DOCUMENTO Nº 5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Dependiendo del tamaño de la institución, del número de personal, del volumen de tareas y del monto de los recursos económicos y materiales, se definirá la estructura de organización que mejor satisfaga las necesidades. Si se trata de una Oficina de Organización de una institución grande su estructura interna podría incluir las siguientes unidades: DIRECCIÓN SUBDIRECCIÓN ASESORÍAS UNIDADES DE APOYO O SERVICIOS UNIDADES OPERATIVAS: - Modernización y Fortalecimiento - Normatividad Administrativa - Desarrollo Organizacional - Mejoramiento de Procesos - Productividad y Competitividad Esta Oficina se representa en el organigrama siguiente: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE UNA OFICINA DE ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN SUBDIRECCIÓN UNIDADES AUXILIARES ASESORÍA LEGAL NORMATIVIDAD MODERNIZACION Y DESARROLLO MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVA FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL DE PROCESOS 1.8.- PERFIL IDEAL DE UN ESPECIALISTA EN ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Dada la importancia y responsabilidad de estas oficinas, como entes rectores de la modernización y fortalecimiento administrativo, es aconsejable que el personal tenga características muy especiales tanto de tipo profesional como humano: 1.8.1.- PROFESIONAL a.- Estudios superiores en ciencias sociales, de preferencia en el área administrativa b.- Cursos de especialización en O Y S, Desarrollo Organizacional y Mejoramiento de Procesos c.- Experiencia en trabajos administrativos en varias instituciones d.- Conocer la estructura de organización de la institución donde presta sus servicios 1.8.2.- HUMANO a.- Amplia capacidad de análisis, juicio crítico e imparcialidad en las recomendaciones que formule ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. 1. AUTORIDAD: Derechos y deberes inherentes a una posición de jefe para dar órdenes y esperar que sean obedecidas 2.ESPECIALIZACION: Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados 3.DEPARTAMENTALIZACION: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. 4.TRAMO DE CONTROL: Se refiere al número de trabajadores que un gerente puede dirigir de manera eficaz y eficiente. Esto determina principalmente, el número de niveles y gerentes que una organización posee. 5. CADENA DE MANDO: Se refiere a la línea continua de autoridad que va desde la parte superior de la organización hasta la última posición, además esclarece quién reporta a quién. "ESTAS DOS SE DIFERENCIA POR COMO VAN LAS LIENAS UBICADAS" 6. CENTRALIZACIÓN/DESCENTRALIZACIÓN: Hablamos de Centralización o Descentralización cuando vemos si la toma de decisiones se concentra o se reparte 7. FORMALIZACION: Este termino de refiere al grado en que los puestos de una organización se encuentra estandarizados. NIVELES ADMINISTRATIVOS La empresa pública y privada constituyen sistemas integrados formados por niveles administrativos, que cumplen las funciones y responsabilidades a ellos asignados por ley, por necesidad o por costumbre, a efectos de lograr metas y objetivos. Tanto la macro así como la micro administración, conformada por departamentos, oficinas y sus instrumentos administrativos de gestión como sistemas, procedimientos y métodos tienen que ser estudiados como unidades sociales, económicas y jurídicas. La reconocida macro y micro administración son conceptos estructurales, funcionales y jurídicos que facilitan el estudio de la gestión de servicio a la comunidad. Este triple enfoque unido a la necesidad de dividir el trabajo, coordinar las tareas, determinar y reconocer la autoridad dentro de un marco fluido de comunicaciones, dio origen a la creación de los órganos administrativos y al establecimiento de los criterios de departamentalización. Los niveles administrativos por lo general responden, a un mismo tipo estructural, funcional y jurídico, diferenciándose únicamente en la amplitud de la responsabilidad, en la jurisdicción que tienen y en el tamaño de sus unidades. En la pirámide siguiente, se indica los niveles administrativos: 1.- LEGISLATIVO 2.- DIRECTIVO-EJECUTIVO 3.- ASESOR 4.- AUXILIAR 5.- OPERATIVO 6.- DESCONCENTRADO 7.- DESCENTRALIZADO 8.- AUTÓNOMO LOS NIVELES ADMINISTRATIVOS antes mencionados adoptan ciertas modalidades según el tipo de institución o empresa, por ejemplo: el Nivel Legislativo se presenta en una empresa como (Junta de Accionistas) en un Municipio (Cámara Municipal), en una empresa pública como PETROECUADOR (Directorio de Petroecuador), en tanto que, en un Ministerio no existe dicho nivel, se parte directamente del Nivel Directivo o Ejecutivo ( Ministro, Subsecretario, etc.) A continuación se explica la definición de cada nivel administrativo: NIVEL LEGISLATIVO En varías entidades públicas y en casi la generalidad de las empresas, existe el nivel legislativo, cuya función básica es la de legislar sobre la política que debe seguir la organización, normar los procedimientos, dictar reglamentos, ordenanzas, resoluciones, etc., decidir sobre los aspectos de mayor importancia de la organización. El nivel legislativo en el caso de una empresa, lo constituye la Junta de Accionistas, en un Municipio la Cámara integrada por los Concejales, en una Cooperativa la Asamblea General de Socios, en una Facultad Universitaria, la Junta de Facultad, en una empresa pública el Directorio. Generalmente el nivel legislativo se integra por un Cuerpo Colegiado, las decisiones se toman por mayoría de votos, excepto en la empresa cuyas decisiones se efectúa en función del monto del capital. NIVEL DIRECTIVO Este nivel toma decisiones sobre políticas generales y sobre las actividades básicas, ejerciendo la autoridad para garantizar su fiel cumplimiento. Además, planea, orienta y dirige ¡a vida administrativa, e interpreta planes, programas y más directivas técnicas y administrativas de alto nivel y los trasmite a los organismos operativos y auxiliares para su ejecución. Detenta el segundo grado de autoridad y es el responsable del cumplimiento de las actividades encomendadas a la unidad bajo su mando. Puede delegar la autoridad que considere conveniente, más no la responsabilidad. El nivel ejecutivo o directivo es unipersonal y se representa por un Presidente, Director o Gerente General. NIVEL ASESOR El nivel asesor aconseja, informa, prepara proyectos en materia jurídica, económica, financiera, técnica, contable, industrial y más áreas que tengan que ver con la entidad o empresa a la cual están asesorando. La asesoría especializada generalmente se presta a los órganos ejecutivos o directivos, pero esto no impide que se la proporcione a los otros niveles administrativos, en los casos que se considere necesario. El nivel asesor esta integrado por expertos que tienen amplio dominio en determinada área del conocimiento. El nivel asesor no tiene autoridad de mando, sino autoridad funcional, por lo tanto, no toma decisiones ni ordena, se limita a dar consejos, recomendaciones, asesoría, proyectos, informes y más instrumentos administrativos y técnicos. NIVEL AUXILIAR El nivel auxiliar ayuda a los otros niveles administrativos en la prestación de servicios con oportunidad y eficiencia. Es un nivel de apoyo a las labores ejecutivas, asesoras y operacionales. Generalmente se le conoce como nivel administrativo complementario. Las actividades de nivel auxiliar tienen que ver con secretaría, archivo, biblioteca, contabilidad, finanzas, estadística, pagaduría, suministros, transportes, seguridad, vigilancia, servicio médico, dental, social, psicológico y más servicios generales, que hacen fluida la vida administrativa de una entidad o empresa. El grado de autoridad es mínimo, pues se limita a cumplir órdenes de los niveles ejecutivo y operacional. NIVEL OPERATIVO El nivel operativo es el responsable directo de ejecutar las actividades básicas de la entidad o empresa. Es el ejecutor material de las órdenes emanadas por los órganos legislativo y directivo. Está integrado por las unidades que tienen a su cargo la producción y explotación de bienes, suministro de servicios al público, atención de trámites, ori- NIVEL DESCONCENTRADO, DESCENTRALIZADO Y AUTÓNOMO INTRODUCCION El Gobierno Nacional desde la década de los 60 ha venido insistiendo en la Modernización del Estado, desarrollando programas generales y sectoriales de reforma administrativa y reestructuración institucional, en su orden, sin que haya conseguido, hasta el momento, resultados satisfactorios en su cometido. Resulta evidente que un serio Plan de Desarrollo que busque con sinceridad el progreso económico, el mejoramiento y la dignidad del hombre, debe estar acompañado necesariamente de una adecuada política administrativa. Para que la Modernización Administrativa del Estado sea exitosa, es necesario que los proyectos que repercuten en el desarrollo económico y social del país, sean acompañados de planes que permitan el mejoramiento administrativo, la reorganización del gobierno y la preparación del personal profesional y técnico. Para solucionar este problema el Gobierno trató de experimentar la DESCON-CENTRACION, para evitar los cuellos de botella que se producían en los Ministerios, creando Subsecretarías en algunas Regiones y Direcciones Provinciales en la mayoría de provincias del país, si bien ayudó algo a la desconcentración administrativa de algunas funciones nacionales, los problemas de fondo no tuvieron ninguna solución, por lo que éste sistema muy pronto quedó caduco frente a las reales necesidades de modernización del Estado, por el contrario se propició una galopante corrupción pública donde campea la impunidad y la injusticia. Cómo es posible que casi ninguno de los miles de corruptos que existen en el país, sólo esté preso uno; cómo es posible que muchas obras se destruyan antes de ser concluidas, cómo es posible que aceptemos la presencia de políticos corruptos que sólo trabajan para su beneficio personal y se dispongan arbitrariamente de los dineros del pueblo. Los administradores ante este triste panorama tenemos que impulsar un verdadero cambio de estructuras en el país a través del cual se acorten las distancias entre ricos y pobres, se distribuya en mejor forma la riqueza y el poder pase al pueblo y no se quede en las clases privilegiadas de siempre. Se ha experimentado, en el país, varios modelos de desarrollo provincial, cantonal y parroquial, por desgracia la mayoría de ellos sin mayor éxito, debido fundamentalmente a que la planificación se la hace en el escritorio por parte de técnicos que muchas veces ni siquiera conocen el área geográfica para la cual preparan el plan, es decir, no se conoce las verdaderas necesidades que requiere determinado conglomerado humano para alcanzar su pleno desarrollo socioeconómico. Por otro lado, técnicamente debemos entender que la desconcentración como tal no es mala, lo que ha fallado es su aplicación, pues se ha delegado funciones y responsabilidades sin la correspondiente autoridad y poder de decisión, aspecto que ha sido la causa fundamental para que el sistema no funcione. Para entender en mejor forma el verdadero alcance de los modelos de la desconcentración, descentralización y autonomías, se efectúa a continuación una definición de los mismos considerando algunos elementos dados en las Leyes de Modernización y Descentralización. DESCONCENTRACION. Se delega, con autoridad y poder de decisión, las competencias, funciones y recursos dentro del mismo régimen hacia sus propias dependencias en otros niveles territoriales. VENTAJAS • Ayuda a desburocratizar • Ayuda a agilitar los trámites • Permite el ahorro de tiempo y recursos • Facilita la simplificación del trabajo • Genera mejores satisfacciones del cliente DESVENTAJAS La delegación no está acompañada del poder de decisión y de la autoridad necesaria. Situación ésta que distorsionó el modelo y contribuyó a su fracaso. Contribuyó al desarrollo de una galopante corrupción pública. Fortalecimiento de las clases privilegiadas de siempre Concepción equivocada de que las Autoridades se hacen más fuertes cuando no delegan la toma de decisiones. DESCENTRALIZACIÓN (AUTONOMÍA INSTITUCIONAL ) La descentralización se produce por la transferencia de competencias, funciones y recursos del Gobierno Central a los CONSEJOS PROVINCIALES, MUNICIPIOS Y JUNTAS PARROQUIALES. La descentralización cubre fundamentalmente las siguientes áreas: Salud, educación, vialidad, tránsito, producción, agua, riego, servicios públicos, turismo, seguridad social, protección ambiental. VENTAJAS - Se fortalece la acción de los Consejos Provinciales, Municipios y Juntas Parroquiales al asumir las competencias transferidas por el Gobierno Central. Tiene capacidad para fijar tasas, contribuciones y derechos por los servicios que se proporcionen. Se garantiza los ingresos provenientes de: asignaciones del Estado para financiar las áreas descentralizadas, la participación en impuestos nacionales, concesiones, transferencias, tasas, contribuciones, derechos y otros. DESVENTAJAS - No es garantía para el desarrollo nacional por la descoordinación existente entre el Consejo Provincial y los Municipios y entre éstos y las Juntas Parroquiales. No es garantía para controlar la evasión tributaría La descentralización de los órganos de control no es el mecanismo más idóneo para garantizar transparencia en las actuaciones. CONCLUSION La tarea de entender a una organización es compleja por cuanto ella se desenvuelve en un mundo en el cual nada está quieto y hay incertidumbre. De otro lado, el líder organizacional es como un piloto de un avión, requiere de instrumentos que en poco tiempo le informen sobre su avión (organización) y las condiciones del vuelo (entorno); a efectos de llevar la nave a su objetivo (alcanzar la visión, cumplir la misión y los objetivos; etc.) Todo esto es posible, si incorporamos modelos sencillos que manejen fácilmente esa complejidad. Estos modelos ya existen, están probados, funcionan y sobre todo han sido diseñados para los tiempos actuales en los cuales las organizaciones están viviendo dia a día transformaciones rodeada de incertidumbre. Queda en manos de los líderes, la implantación y el mantenimiento de estos modelos, y el análisis, interpretación y evaluación de los resultados que se desprendan de ellos. Los líderes organizacionales ya cuentan con instrumentos modernos para entender a su organización e interactuar con su entorno. Sea Ud. uno de ellos.