de archivos judiciales - Consejo de la Judicatura

Secretaría Ejecutiva de Vigilancia y Disciplina
Coordinación de Archivos
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
JUDICIALES
Mtro.. Jorge Núñez Chávez
Coordinador de Archivos
San Luis Potosí, S.L.P., 7 al 14 de marzo de 2011
TEMARIO
Presentación
Temario
Objetivos
I.- Situación actual de los archivos judiciales
- Ámbito internacional
- Ámbito nacional
II.- MARCO JURÍDICO QUE REGULA LOS ARCHIVOS JUDICIALES
- Federal
- Estatal
III.- NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA EN EL PODER JUDICIAL DEL
ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ
- Acuerdos Generales
- Reglamentos
- Circulares
TEMARIO
IV.- PROCESOS ARCHIVÍSTICOS EN LOS ÓRGANOS
JURISDICCIONALES
- Clasificación de expedientes judiciales y administrativos
- Registro de expedientes (manual y electrónico)
- Control del archivo de trámite del juzgado
- Envío de expedientes al Archivo Judicial
- Devolución de expedientes
- Préstamo y consulta de expedientes
- Depuración y baja de expedientes
- Utilización del Sistema de Información de Juzgados
V. RECURSOS CON LOS QUE DEBE CONTAR UN ARCHIVO
- Recursos Humanos
- Recursos Materiales
CONCLUSIONES
OBJETIVOS
Proporcionar a los participantes los conocimientos
básicos de organización de archivos judiciales
conforme a la legislación archivística vigente.
I.- Situación actual de los archivos Judiciales.
Ámbito internacional
➲
➲
➲
➲
España:
Falta de espacio
Falta de personal
Gestión del
patrimonio histórico
judicial
➲
➲
➲
Francia:
Política de
sistematización y
desmaterialización
de los archivos del
Ministerio de
Justicia
Conservación del
patrimonio cultural
Situación de los archivos judiciales Ámbito
nacional
➲
➲
➲
➲
Atender los procesos de valoración
documental
Resguardo y conservación de documentos
con valor histórico
Optimización de espacios para los archivos
Transparencia y acceso a la información
Situación actual de los archivos
judiciales
Conferencia 2° Encuentro
Nacional de Archivos Judiciales
http://www.scjn.gob.mx/RecJur/MemoriaEventos/Paginas/SistemaNacionalde
ArchivosJudiciales2.aspx
MARCO JURIDICO FEDERAL
LEYES Y CÓDIGOS
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
Lineamientos Generales para la Organización de los Archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal
Código Penal Federal
ACUERDOS DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN
Acuerdo General Conjunto número 1/2001
2001 que establece los lineamientos para el
flujo documental, depuración y digitalización del acervo archivístico de los
Juzgados de Distrito, Tribunales Unitarios de Circuito y Tribunales Colegiados de
Circuito.
Acuerdo Complementario al Acuerdo General Conjunto 1/2001 del veintisiete de
agosto de dos mil uno que establece los lineamientos para el flujo documental...
MARCO JURIDICO FEDERAL
Acuerdo de la S.C.J.N
Acuerdo General Conjunto número 1/2009
2009, de veintiocho de septiembre de dos mil
nueve de los Plenos de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y del Consejo de
la Judicatura Federal, relativo a la transferencia, digitalización, depuración y
destrucción de los expedientes generados en los Juzgados de Distrito.
Lineamientos Generales relativos a la Transferencia, Valoración y Depuración de
los Archivos Judiciales.
Lineamientos Generales sobre la conservación de la documentación que resguardan
los Archivos Judiciales.
Lineamientos Generales sobre Transparencia y Acceso a la Información Pública
bajo Resguardo de los Archivos Judiciales.
Judiciales
Antecedentes y fundamentos del Proyecto de Estatutos del Sistema Nacional de
Archivos Judiciales.
MARCO JURIDICO ESTATAL
1.- Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de San Luis Potosí.
2.- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado
de San Luis Potosí.
3.- Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y
Municipios de San Luis Potosí
4.- Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y
Resguardo de la Información Pública del Estado.
5.- Código Penal del Estado
LEY DE RESPONSABILIDADES DE
LOS SERVIDORES PÚBLICOS, SLP
Capítulo II
De las obligaciones de los servidores públicos
Art. 56.- Todo servidor público tendrá las
siguientes obligaciones, para salvaguardar la
legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y
eficiencia que deben ser observadas en el
desempeño de su empleo, cargo o comisión, y cuyo
incumplimiento será causa de responsabilidad
administrativa, la que dará lugar al procedimiento y
a las sanciones que correspondan:
correspondan
Obligaciones de los servidores
públicos
Art. 56, frac. IV.- Custodiar y cuidar la
documentación e información que por razón de su
empleo, cargo o comisión, conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar
su mal uso, sustracción, destrucción, ocultamiento
o inutilización indebidas;
indebidas
CÓDIGO PENAL DEL ESTADO
Art. 276.- Comete el delito de ejercicio indebido de
las funciones públicas quien:
Frac. V.- Sustrae, destruye, oculta, utiliza o
inutiliza ilícitamente por sí o por interpósita
persona, información o documentación que se
encuentra bajo su custodia o a la cual tiene acceso o
de la que tiene conocimiento en virtud de su
empleo, cargo o comisión.
comisión
NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA EN
EL PODER JUDICIAL DEL ESTADO
Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura
Reglamento del Archivo Judicial
Acuerdo General del Consejo de la Judicatura Número Quincuagésimo
Primero que delega en la Secretaría Ejecutiva de Vigilancia y Disciplina la
Organización, Coordinación, Vigilancia, Supervisión y Control de las
Funciones que corresponden al Archivo Judicial, Central de Actuarios, el
Servicio Médico Legal y al Coordinador de Archivos.
Acuerdo General Quincuagésimo Segundo por el cual se dota de
atribuciones al Coordinador de Archivos del Poder Judicial del Estado.
Acuerdo General Quincuagésimo Noveno que establece criterios para la
depuración del acervo documental del Archivo Judicial
¿qué es un archivo judicial?
El conjunto de expedientes judiciales y auxiliares
generados en los órganos jurisdiccionales en
ejercicio de sus funciones sustantivas.
Expediente
➲
“El conjunto de documentos y actuaciones que
sirven de antecedentes y fundamentos a la
resolución administrativa, así como las diligencias
encaminadas a ejecutarlas”
➲
“La serie ordenada de actuaciones administrativas
correspondientes a un asunto o negocio”
(Compilación de Manuales de Tipología Documental de los Municipios, Consejería de
Cultura y Deportes. Comunidad de Madrid, 2007, p. 27)
¿qué es un expediente judicial?
Aquel que recoge las actuaciones que dan origen o
se generan dentro de un procedimiento judicial
hasta su resolución.
(Acuerdo General Conjunto número 1/2009 de 28/09/2009 de los Plenos de la
Suprema Corte de Justicia de la Nación y del Consejo de la Judicatura Federal...)
¿cómo se clasifica un expediente
judicial?
Por materia:
Civil
Familiar
Penal
Se asigna número consecutivo y el año de
apertura, nombres de las partes, tipo de
juicio.
➲
➲
➲
➲
TIPOS DE ARCHIVOS JUDICIALES
➲
➲
➲
➲
En España:
De gestión
Territoriales
Central (Tribunal
Supremo)
➲
➲
➲
➲
➲
Suprema Corte de
Justicia de la
Nación, México:
Archivo reciente
Archivo medio
Archivo de valor
jurídico
Archivo histórico y
de relevancia
documental
TIPOS DE ARCHIVOS EN STJE-SLP
STJE
➲
➲
➲
Archivo activo
Archivo inactivo
Archivo concluido por:
Sentencia definitiva
Inactividad procesal (más de seis meses)
Desistimiento
Tipos de Archivos en el Poder
Judicial del Estado de México
➲
➲
➲
➲
➲
➲
Por su organización territorial
Archivo Central
Archivos Regionales
Archivos Locales
Por su trámite
Archivos de trámite
Archivo de concentración
Archivo histórico
PROCESOS ARCHIVISTICOS
Clasificación de expedientes judiciales y
administrativos
- Registro de expedientes (manual y electrónico)
- Control del archivo de trámite del juzgado
- Envío de expedientes al Archivo Judicial
- Devolución de expedientes
- Préstamo y consulta de expedientes
- Depuración y baja
- Utilización del Sistema de Información de
Juzgados
Descripción de procesos
archivísticos a cargo de los
participantes
Se clasifica de la misma manera
Existe duplicidad de registros manual y electrónico
Diversos controles para promociones, préstamo y consulta de
expedientes, a través de boletas, libros manuales y electrónicos.
Envío de expedientes a través de inventarios
Devolución de expedientes a petición de las partes directamente en el
archivo judicial o a través del juzgado
El préstamo y consulta se divide en interno y externo.
El préstamo externo se realiza a las partes que acrediten su interés
jurídico.
El interno no tiene plazo para su devolución al archivo. La central de
actuarios tiene el mayor porcentaje de expedientes prestados.
¿cómo se clasifica un expediente
judicial?
Por materia:
Civil
Familiar
Penal
Se asigna número consecutivo y el año de
apertura, nombres de las partes, tipo de
juicio.
➲
➲
➲
➲
Archivo de Trámite o archivo de
gestión
Conjunto de documentos que
son el soporte de la gestión
administrativa,
técnica,
económica, fiscal, etc., de
una oficina y son asimismo,
el reflejo documental de una
serie
de
funciones
y
actividades que desarrolla
esa
oficina.
Estos
documentos incluyen los
que han sido producidos en
formatos
electrónicos
y
telemáticos.
(Núñez Fernández, Eduardo. Organización y gestión de
archivos. p.166)
Archivos de concentración,
generales o centrales
Concepto:
unidad
responsable de la
administración
de
documentos
cuya
consulta
es
esporádica por parte
de
las
unidades
administrativas de las
dependencias
y
entidades,
y
que
permanecen en él
hasta su destino final.
Archivo Judicial Querétaro
Archivo Histórico
➲
Unidad
responsable
de
organizar,
conservar, administrar, describir y divulgar
la memoria documental institucional.
Archivo Histórico
Diferencia entre un almacén y un
archivo
ALMACEN DE PAPEL
• Papeles apilados, diarios, boletines,
fotocopias.
• Pocas personas saben lo que hay.
• Los documentos llegan como
pueden.
• Cada persona conserva o elimina lo
que le parece oportuno.
• Es difícil encontrar y consultar un
documento.
• Todo el mundo puede acceder.
• No hay normas de archivo ni de
clasificación.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1. Documentos importantes que hay
que conservar clasificados y ordenados.
2. Inventario de los documentos con la
descripción correspondiente.
3. Traslado organizado.
4. Criterios únicos de conservación y
eliminación.
5. Consulta y préstamo de la
documentación.
6. Acceso para el personal autorizado.
7. Manual de gestión de documentación
y archivos y cuadro de clasificación
corporativo
FUNCIONES DE LOS SERVIDORES
ADSCRITOS A LOS ÓRGANOS
JURISDICCIONALES
Jueces:
Supervisar y verificar que el secretario de acuerdos
resguarde con el debido control, los documentos y
valores que obran en el órgano jurisdiccional,
debiendo dejar constancia de esto en autos; así
como los expedientes que se encuentren en trámite
o en el archivo del juzgado.
juzgado
(Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura, Art. 142, frac. II)
FUNCIONES DE LOS SERVIDORES
ADSCRITOS A LOS ÓRGANOS
JURISDICCIONALES
Secretarios de Acuerdos
Después de ser publicadas las listas de acuerdos, poner a disposición de
las partes para que conozcan su contenido (Art. 144, fracc. II)
Tener a su cargo el archivo del Órgano jurisdiccional, cuidando que se
mantenga ordenado, asimismo, previo acuerdo con el titular, remitir los
expedientes que corresponda al Archivo Judicial (fracc. VI)
Impedir la salida de expedientes del local del órgano jurisdiccional,
salvo casos plenamente justificados;
justificados
Llevar control de los expedientes;
Supervisar que el préstamo de expedientes para consulta se realice
conforme a lo establecido en este reglamento;
reglamento
Agregar a los expedientes, los oficios recibidos y glosar en el minutario
copia de los mismos, y en los casos en que proceda, llevar el control de
éstos en forma sistematizada
Funciones del Secretario de
Acuerdos
Vigilar que los expedientes que se envíen al
Archivo Judicial se encuentren debidamente
firmados, rubricados, foliados y sellados;
Enviar al Archivo Judicial, mediante el sistema
establecido en el reglamento respectivo, los
expedientes y vigilar que el subsecretario asiente en
el libro correspondiente su envío
Subsecretarios
Recibir y registrar las promociones y
correspondencia;
Agregar las promociones a los expedientes y
turnarlas oportunamente al secretario de acuerdos
Prestar a las partes, a sus representantes o
autorizados, a sus defensores o a quienes tengan
interés siempre que se cubran los requisitos que
exige este reglamento
Secretarios de estudio y cuenta
Resguardar bajo su estricta responsabilidad los
expedientes que se le hayan turnado
Actuarios de los órganos
jurisdiccionales
Llevar un libro de registro de expedientes a su cargo,
debidamente autorizado por el secretario de acuerdos,
donde asentarán diariamente las actuaciones y
notificaciones
Entregar al secretario de acuerdos o al subsecretario
los expedientes que tuviera en su poder, a más tardar
al día siguiente a aquél en que hubiere practicado las
diligencias respectivas;
Tener a disposición del órgano jurisdiccional, del
secretario de acuerdos o del subsecretario, los
expedientes que estén bajo su control.
Incremento del volumen documental
en los archivos
➲
El Programa “Recicla para leer” impulsado por
la CONALITEG aporta los siguientes datos:
en el periodo enero – diciembre de 2006 se
habían hecho donaciones de papel por un total de
15,453.704 toneladas de papel para su reciclaje;
en el periodo enero – diciembre de 2007, aumentó
a 17,578.755 toneladas;
al mes de diciembre de 2009 se habían recibido
22,110,047 toneladas de papel para reciclaje
procedentes de 122 instituciones públicas.
Equivalencias de 22,110,047
toneladas de papel
➲
➲
➲
➲
la tala de 254.27 hectáreas de árboles
equivalente a 254,265.53 árboles
la emisión de 663.30 toneladas de
contaminantes;
el uso de 552.750 millones de litros cúbicos
de agua;
el consumo de 90.651 millones de kw/h de
energía eléctrica.
167,327 demandas de amparo contra
la ley del ISSSTE, (mayo 2007)
Existencia de expedientes en el
Archivo Judicial S.L.P.
Diciembre de 2009: 880,255
Diciembre de 2010: 920,205
Incremento: 39, 950
(fuente: página web del PJE. SLP. Estadística Judicial)
Transparencia, acceso a la
información y archivos
Proyección de video
10/03/11
RECURSOS CON LOS QUE DEBE
CONTAR UN ARCHIVO
- Recursos Humanos
- Recursos Materiales
Recursos materiales
➲
➲
➲
➲
Tablas para coser
expedientes
Leznas
Hilo
Archiveros
Local
➲
➲
Edificio Archivo de Bogotá, Col.
Alejado de
mercados, baños,
cocinas, zonas con
riesgo de
inundaciones,
terremotos,
incendios,
vandalismo.
Cerca de las
oficinas
tramitadoras
Local adecuado
➲
Estantería fija
Mobiliario
➲
Estantería móvil
Personal
➲
Personal
capacitado
Proyección de video
C:\Users\COORDINACION\Documents
Documents\TRIFE\video archivo institucional.htm
Información, archivos, justicia
Si la circulación de los documentos procesales es
fluida, la Justicia puede caminar ágil y rauda...
Es preciso por tanto, organizar los archivos
judiciales de la mejor forma que la técnica
archivística permita en cada momento.
(Magistrado Abel Villicaña Estrada, Presidente del Supremo Tribunal de Justicia y
del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de México, ) en: Francisco
Puy Muñoz, La teoría de la justicia del Magistrado Villicaña, Universidad de Santiago de Compostela,
España, 2005.
Fin del archivo
El fin que todo archivo debe perseguir es el de
poder ofrecer un servicio. El que el archivo de
gestión debe prestar es doble: a la propia institución
y a los ciudadanos.
Concepto de cultura archivística
Sin embargo, el mayor problema con el que nos
enfrentamos es la ausencia de una verdadera
cultura del archivo de oficina, al menos en el
sentido archivístico del término, es decir aplicando
y poniendo en práctica...
...los criterios, las técnicas y
los métodos archivísticos necesarios para una
adecuada organización y gestión documental.
Hacia una nueva cultura archivística en
el Poder Judicial de San Luis Potosí
La implantación de una cultura de esas características en una
organización requiere años de práctica en los que se vayan
introduciendo paulatinamente criterios de objetividad, de
normalización y de organización, desalojando poco a poco formas
de hacer y mentalidades ancladas en la subjetividad, la
discrecionalidad, la arbitrariedad, o simplemente la ignorancia o la
negligencia de quien no estando obligado a explicar ante terceros,
ya sean internos a la organización o externos a ella, como es el caso
de los ciudadanos ante la administración pública o los clientes en la
empresa privada, cómo se organiza y conserva sus documentos o su
archivo, esquiva esta obligación impunemente.
(Juan Ramón De la Calle Gotor, Archivos de Oficina y Gestión.
Primer Encuentro Nacional de Archivos, Santo Domingo, República
Dominicana, 16 al 18 de noviembre 2006)
2006
¡GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN!
[email protected]
[email protected]