trabajo final de práctica profesional

Universidad Latinoamericana de Ciencia y Tecnología
Escuela de Ciencias Empresariales
Practica profesional de Administración de Negocios
Manejo de archivos y actividades de oficina en Scotiabank Sucursal de Tibàs
Estudiante
Kenneth José Mora Obando
25 de abril de 2008
I CO 2008
MARCO CONTEXTUAL
El nombre de la empresa en la cual se desarrollará el proyecto de práctica profesional es
Scotiabank de Costa Rica S.A. Esta es una subsidiaria de The Bank of Nova Scotia, la que
es una de las más importantes instituciones financieras en Norte América y el banco
canadiense con mayor presencia internacional.
Scotiabank de Costa Rica S.A. le pertenece en un cien por ciento de su capital accionario
al Grupo BNS de Costa Rica. Este grupo, a su vez forma parte en su totalidad de The Bank
of Nova Scotia.
La empresa se dedica al otorgamiento de servicios financieros especializados , acorde a
las políticas del Grupo Scotiabank , en general de su casa matriz , The Bank of Nova Scotia
y en respeto de la legislación costarricense.
En si, la entidad en específico para el desarrollo del proyecto será en la sucursal de Tibás,
ubicada en frente de MC Donad, sobre la vía principal de este cantón josefino,
cuatrocientos metros norte de la Municipalidad de la localidad.
El staff de la sucursal actualmente, esta conformado por un ejecutivo de pensiones , cuatro
cajeros, dos asistentes de banca personal, tres oficiales de banca personal, un oficial de
relaciones, un asistente de operaciones y servicios y una gerente de sucursal .
Actualmente el practicante, labora en la sucursal como cajero con experiencia de alrededor
de 7 meses dentro de la empresa.
Por ende, debido a la necesidad de un manejo adecuado de la información dentro del
funcionamiento normal del negocio y siendo este rubro factor determinante en la detección
de necesidades y mejora en el desempeño del staff en pos de la consecución de los
objetivos de la organización, se pretende impulsar un proyecto de práctica profesional que
permita una mejora en el manejo de información vital para el negocio.
Descripción del proyecto
El desarrollo de este proyecto consiste posee dos fases, en donde la primera consiste en la
obtención del conocimiento general del manejo de la información y conservación de la
misma por medio de la verificación del estado de expedientes de préstamos hipotecarios,
prendarios y personales, expedientes del área de cajas, sumado al análisis de los
procedimientos de conservación de la información, lo cual, permitirá la elaboración de un
plan de acción para la sucursal que le permita mejorar el manejo de los archivos.
En la segunda etapa, se pretende impulsar ese plan de acción, con los fines anteriormente
planteados, sumada a la participación del practicante dentro de otras áreas en las que el
estudiante podría capacitarse
para mejorar en el desempeño del puesto actual y
comprensión de los puestos de los compañeros de trabajo. A ello, es necesario mencionar
que el proyecto permite dentro de sus alcances la inclusión dentro del mismo de aquellas
actividades que la entidad financiera solicite la participación del practicante en jornada
extralaboral (entiendase fines de semana, feriados, actividades con el fin de cimentar el
negocio)
Justificación del proyecto
Durante el tiempo del desarrollo de este proyecto, la sucursal de Scotiabank de Tibás esta
siendo sujeta a una revisión rápida de procedimientos por parte de las entidades de
auditoras, en donde el manejo y la conservación de la información son vitales para el
desarrollo del negocio bancario, debido a que un adecuado manejo de datos precisos,
exactos y fáciles de localizar permiten reducir los tiempos de búsqueda, lo que facilita
brindar un servicio al cliente de manera ágil y eficaz.
Objetivo general
Analizar el procedimiento de la conservación y custodia de la información de la sucursal y
los existentes de acuerdo al puesto.
Objetivos específicos
A. Identificar las principales falencias que presenten los procedimientos de conservación
de la información en la entidad financiera.
B. Crear un instructivo de conservación de la información para la sucursal.
Resultados esperados:
Se espera la mejora en el manejo de la información, la conservación de los files en
los archivos dentro de un rango de aceptable a consideración de la gerente de la
agencia bancaria.
Además, se proyecta la creación del Plan de Acción para Cumplimiento, el cual
pueda ser actualizado al menos dos veces al año, y que permita la mejoría en
aspectos de auditoria.
Estrategia metodológica
El proyecto se llevara a cabo mediante el análisis de datos e información en relación a los
distintos procedimientos de conservación de información y cumplimiento, con la finalidad
de crear instructivos que permitan la asimilación de conocimiento de los procedimientos por
parte de cada uno de los colaboradores.
Además, el proyecto permite el desarrollo del practicante dentro de las normas de
urbanidad laboral, en donde la constante interacción con los compañeros de trabajo, la
dotación de propuestas creativas por parte ellos, las mismas que podrán ser formuladas
mediante cuestionarios, permitirá lograr los objetivos del proyecto.
Resultados obtenidos
•
Informe del manejo de documentos del área de cajas el cual sirva para fines de
capacitación y mejora de procedimientos operativos.
•
Mejora en la organización de expedientes y suministros del área de cajas
•
Mejora del estado de los archivos y su presentación general de los mismos acorde
a los lineamientos del políticas del Banco.
Aplicación y desarrollo de destrezas.
En relación al aprendizaje obtenido durante la práctica profesional, se ha dado una mejora en
el manejo del área operativa por parte del practicante dentro de sus labores diarias, así como
un mejor manejo de conocimientos en relación a una serie de productos o servicios que brinda
la entidad financiera.
De acuerdo a los lineamientos de ULACIT, la práctica profesional es un escenario práctico de
aquellas situaciones de trabajo en donde se permite la aplicación de una serie de destrezas
adquiridas mediante el estudio teórico, del área de interés del practicante, en este caso de la
administración de negocios. Por ende, por medio de la observación el practicante ha ido
aprendiendo el manejo adecuado en la resolución de situaciones de estrés, manejo de
conflictos tanto por parte de la gerente como por parte del sub gerente de la sucursal.
Sumado a este aprendizaje, el mejoramiento efectivo del manejo de las relaciones
interpersonales, la puesta en práctica del trabajo en equipo y otras series de conocimientos que
vistos desde el punto de vista del manejo de recursos humanos son esenciales para el
desenvolvimiento dentro de las normas de urbanidad laboral.
Conclusiones
El manejo de los archivos es herramienta de suma importancia para el negocio bancario debido
a que provee información valiosa para la detección de necesidades financieras de los clientes y
de esta manera implementar los mecanismos necesarios para el mejoramiento continuo de los
diferentes procedimientos en pos de la satisfacción del cliente.
Es importante destacar que el manejo adecuado de los documentos de cajas , genera
información sumamente valiosa en relación con aspectos como la adecuada administración del
efectivo de la sucursal acorde a las fechas del mes, información en relación a probables
transacciones inusuales dentro del banco en pos del mejoramiento de las políticas de control
de lavado de dinero, sumado a un mejor control de la disponibilidad de documentos necesarios
para el desempeño de los cajeros como los cheques de gerencias , documentos que también
brindan información veraz en relación a movimientos de la sucursal, lo cual permite un mejor
control del funcionamiento de la entidad.
Recomendaciones
Se decidió impulsar una reorganización de los archivos , en primer distribuyendo los archivos
en expedientes individuales y procediendo a ser rotulados con el nombre del beneficario y
numero de la operación , tanto en el caso de los archivos de créditos como el manejo de los
archivos de certificados de inversión.
Es importante realizar una revisión periódica del estado de los archivos, por los menos una vez
a la semana, primordialmente los días sábados, debido a que en estos días , el flujo de clientes
es menor , para proceder a archivar y verificar el estado de los archivos acorde a los
estándares de Scotiabank.
Además es importante crear un documento electrónico con información por el nombre del
cliente acerca de cada uno de los productos , que este posee en la sucursal de Tibas, para en
futuros procesos de capacitación de personal nuevo, estos conozcan de una mejor manera a
los clientes de la sucursal.