Nicolas Arbelaez Garcia FORMULACION DE PROYECTOS

Nicolas Arbelaez Garcia
FORMULACION DE PROYECTOS
1. DEFINICION DE PROYECTO
La formulación de proyectos se concibe como un conjunto de actividades que se
pueden identificar, y administrase en forma independiente. Sus características
más relevantes son su temporalidad y singularidad. Son entonces esquemas
específicos de acción que desarrollan un componente particular, al interior de un
plan, un programa o un subprograma, en un período definido.
Conjunto de antecedentes que permiten juzgar cualitativa y cuantitativamente
las ventajas y desventajas que presenta la asignación de recursos a una
determinada iniciativa.
Propuesta ordenada de acciones que pretende la solución o reducción de la
magnitud de un problema que afecta a un individuo o a un grupo, en la que se
plantea el tamaño, características, tipos y períodos de los recursos requeridos,
dentro de las limitaciones técnicas, sociales, económicas y políticas en las
que se desenvolverá.
El proyecto se considera como la estrategia operativa de gestión para ejecutar los
planes y programas, porque hace posible pasar de la idea a la realidad y de la
teoría a la práctica. Su capacidad para transformar situaciones concretas es mayor
que la de los planes. La ejecución de los proyectos da lugar a productos
identificables susceptibles de evaluación y en esta medida puede ser la base de
control del gasto público social.
Características de los proyectos:
Entre las principales características de los proyectos podemos decir las siguientes:
La duración: los proyectos tienen un principio y un fin, tienen un comienzo desde
la generación de la idea. Su formulación, ejecución y evaluación dan un límite de
tiempo determinado.
Lo particular es que no hay proyectos iguales. Todos son muy diferentes. Esto
hace que la experiencia de unos no sea totalmente transferible a los otros.
La propiedad: el proyecto no se pertenece a sí mismo, no tiene significado de por
vida tiene su origen en un plan de negocios, en un programa o en una
organización, por lo tanto sus objetivos son determinados por su creador sus
esquemas de decisión más amplios que garanticen la integralidad de la gestión y
propendan por la unión de los esfuerzos.
La interacción con el medio: por su temprana edad, los proyectos pueden ser
instrumentos de gestión, cambiantes y versátiles, y por lo mismo dan
oportunidades de cambio para las organizaciones, condición importante en un
mundo donde la adaptación al medio es cada vez más fundamental para
sobrevivir.
La debilidad: por su temporalidad, los proyectos son también muy débiles y
pueden afectarse por los cambios de los medios externos e internos de las
organizaciones. La debilidad es el precio que pagan los proyectos por su alta
fragilidad.
La globalidad: los buenos proyectos son como la miel a la abeja muy llamativos
atraen a todo lo que tiene que ver con ellos de manera importantes. Esta
propiedad les permite transitar por muchos campos por las áreas y relacionarse
con varios de sus sesiones. Por eso pueden actuar como factores determinantes
en la unión de la empresa o entidad.
La Innovación: Los proyectos pueden dar ideas que conllevan a brindar nuevas
oportunidades y nuevas imaginaciones, innovaciones y originalidad. Sus procesos
no deben ser repetitivos y exigen siempre nuevas alternativas planteamientos y
visiones.
Conceptos Generales de la formulación y Gestión de Proyectos
1. IMPORTANCIA DE UN PROYECTO
Facilita a las personas el análisis de las posibilidades y beneficios que se
obtendrán al ampliar las instalaciones existentes, modificar los procesos
utilizados, fabricar productos, prestar nuevos servicios, montar nuevas plantas,
abrir sucursales, etc.
Posibilita la identificación, análisis y selección de alternativas de solución
adecuadas a necesidades o problemas específicos.
Aporta a la toma de decisiones, al recomendar la solución técnica más
adecuada e indicar los resultados que se esperan obtener con su implementación
y operación.
2. TIPOS DE PROYECTOS:
¿QUÉ ES LA FORMULACION Y GESTIÓN DE PROYECTOS?
La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los
requisitos del proyecto. La gestión de proyectos se logra mediante la aplicación e
integración de los procesos de gestión de proyectos de inicio, planificación,
ejecución, seguimiento y control, y cierre. El director del proyecto es la persona
responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
3. ¿QUÉ ES LA FORMULACION Y GESTIÓN DE PROYECTOS?
La gestión de un proyecto incluye:
3.1. Identificar los requisitos
3. 2. Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar
3. 3. Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos
3. 4. Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas
inquietudes y expectativas de los diferentes interesados
4. CICLOS DE UN PROYECTO:
4. 1. PREINVERSION: Corresponde a todos los estudios que se precisan
adelantar antes de tomar la decisión formal de canalizar o no recursos
hacia algún objetivo particular. Incluye los procesos de:
4. 1.1 Identificación: Explicación de los aspectos principales de la necesidad
u oportunidad y el planteamiento de las posibles alternativas de solución.
4. 1.2 Selección: Elección de él o los proyectos que maximizan los
beneficios, teniendo en cuenta las restricciones de capital y, desde luego, la
magnitud del riesgo.
4. 1.3 Formulación: Permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar en
detalle las partes que lo componen. En este nivel encontramos las siguientes
etapas:
4.1.3.1 Etapa de idea: Tiene por objetivo clarificar una opción que se
presenta entre muchas, para atender una necesidad, una carencia, un problema o
aprovechar una oportunidad, teniendo en cuenta los aspectos económicos,
técnicos, institucionales, ambientales, sociales y financieros.
4.1.3.2 Etapa de perfil: Aquí se realiza un análisis profundo de la
necesidad u oportunidad a partir de información, obtenida principalmente de
fuentes secundarias.
Para este análisis:
 Se preparan soluciones elaboradas.
 Se definen objetivos.
 Se contrasta el producto o servicio frente a la población objeto
(caracterización del mercado).
 Se determina la viabilidad técnica, la cual debe contener las posibles
localizaciones, el tamaño, el proceso productivo y los modelos
organizacionales para la instalación y operación.
4.1.3.3 Pre factibilidad: Tiene por objeto depurar, con mayor detalle, los
aspectos de análisis del mercado, técnicos, financieros, institucionales,
administrativos (legales y organizacionales) y ambientales.
En el estudio de pre factibilidad es importante incluir el análisis de
sensibilidad que permita observar el comportamiento del proyecto ante
cambios en las variables más relevantes.
4.1.3.4 Factibilidad: Busca reducir al máximo la incertidumbre asociada con
la realización del proyecto y obtener mejores y más confiables soportes a los
indicadores de evaluación. La decisión de iniciar esta etapa es de la alta
gerencia, pues implica altos gastos financieros, inversión de tiempo y, en
algunos casos, costos políticos y de oportunidad.
En este estudio solamente se evalúa una alternativa, la cual puede pasar al
rechazo del proyecto, a su mejoramiento tomando las recomendaciones de
los expertos, o al diseño técnico definitivo para su ejecución.
4.1.3.5 Diseño definitivo: Esta etapa se aplica especialmente a proyectos de alta
complejidad y que exigen unas grandes inversiones.
Aquí se define con claridad cuál será el ente administrativo y gerencial que
asumirá la responsabilidad de su ejecución y se seleccionan los servicios de
ingeniería requeridos y los servicios complementarios (interventora, auditoría
contable, asesoría jurídica, licitaciones.
4.2. INVERSIÓN O EJECUCIÓN O IMPLEMENTACIÓN: Inicia en el
momento en que se toma la decisión de ejecutar el proyecto y termina
cuando finaliza la ejecución, y la empresa o negocio queda listo para iniciar
operaciones. En esta etapa se distinguen dos momentos que son la consecución
de la autorización y financiamiento (legalización de la empresa, permisos y
licencias) y la de ejecución propiamente.
La ejecución es básicamente una etapa de movilización de recursos
humanos, financieros y físicos con el propósito de garantizar los medios
idóneos para el cumplimiento posterior del objetivo social de la empresa.
En esta fase las etapas son:
 Diseño definitivo del proyecto (para proyectos complejos y de grandes
inversiones).
 Adquisición e instalación de maquinaria, equipos, muebles e
 Inmuebles.
 Realización de obras físicas como construcciones, adecuaciones y
obras complementarias.
 Adquisición de las materias primas.
 Desarrollo procesos productivos.
En estas fases se realizan las inversiones y desembolsos que permitan la
ejecución de las acciones, hace parte de la fase de ejecución. Aquí se
adquieren los muebles e inmuebles, se realizan las construcciones,
adecuaciones y obras complementarias; se compran y montan los equipos y
maquinaria, y se hacen las pruebas necesarias para poner a punto de operación.
4.3. OPERACIÓN: Comprende dos etapas que pueden generarse de forma
simultánea: La producción y la comercialización.
Pasos para la generación de ideas de proyectos
4.3.1. Elaborar un buen diagnóstico (existencia de necesidades no
satisfechas o parcialmente satisfechas, disponibilidad de recursos naturales,
conocimiento de las características sociales y culturales de la población,
disponibilidad de servicios y vías de comunicación, procesos productivos
eficientes, políticas gubernamentales positivas, avances tecnológicos, presencia
de conflictos sociales etc.)
4.3.2. Ser creativo e innovador (factor fundamental en la generación de
ideas).
4.3.3. Plantear una serie de interrogantes como:
¿Cuál es la principal actividad económica de la zona?
¿Qué número de personas se beneficiarán directa e indirectamente?
¿Qué servicios se prestarán y cuál es la calidad de los mismos?,
¿Existe suficiente disponibilidad de recursos humanos y físicos en la zona?
¿Cuál es el nivel de ingreso de la población?
¿Cuál es la situación de empleo de la región?
Programas de capacitación del personal responsable.
En este ciclo los recursos humanos, técnicos y administrativos son orientados
hacia la producción de un bien o prestación de un servicio, que constituye el objeto
social de la empresa y se realizan de forma permanente las actividades de
aprovisionamiento de materias primas e insumos, como la utilización de mano de
obra, la comercialización y las actividades de tipo administrativo. Representa el
ciclo típico de la acción administrativa: planeación, acción y control.
5, EVALUACIÓN EX – POST:
En este ciclo se analizan los resultados de cada etapa del proyecto a partir de
indicadores de costos, cumplimiento y eficiencia. Este análisis permite mejorar la
formulación de proyectos futuros. Los indicadores usados en este ciclo son
5.1. LIQUIDACIÓN: Es el corte que se hace a un proyecto para poder evaluarlo.
No significa necesariamente que ahí se termina y se cierra la planta o empresa,
pues para la realización de esta fase es importante hacerse la siguiente pregunta
¿Al cabo de cuánto tiempo es conveniente cambiar o terminar el proyecto?, por lo
que es importante definir en cada una de las fases su duración y, de esta manera,
determinar si se ha planeado bien su ejecución.
Ejemplo de estas fases es la adquisición de un vehículo de servicio público de
transporte urbano.
Fase pre operativa = 6 meses: Corresponde a todas las actividades de análisis,
consulta, observación y, en general, de conocimiento de todo lo que tiene que ver
con las acciones antes de poner el vehículo en operación.
Fase operativa = 5 años: Se inicia cuando el bien o servicio entra a prestar el
servicio. En este caso o se comienza a comercializar el bien, y se identifica
fácilmente por qué se comienzan a recibir unos ingresos (por cobro de una tarifa),
pero también se incurren en unos costos y gastos indispensables para el
funcionamiento.
Fase de liquidación = 6 meses: Es el corte que se hace al proyecto para evaluar
las bondades en un determinado período. En el caso propuesto se recomienda
hacer esta evaluación a los cinco años, teniendo en cuenta el desgaste del
vehículo, y la necesidad de buscar otras alternativas de mejoramiento del mismo o
cambiar definitivamente de actividad
6. PARTES DE UN PROYECTO
Enlazando con lo anterior y entrando ya en un aspecto más práctico, se explican
con detenimiento las fases por las que debe pasar un proyecto:
 Análisis interno de la organización (situación actual y necesidades) y
externo (otras organizaciones);
 Definición del proyecto: describir de qué se trata y qué objetivos se plantea;
 Diseño de aspectos metodológicos, documentales, tecnológicos y legales;
 Planificación de las tareas (cuáles son, en qué orden se van a realizar) y de
los recursos humanos, tecnológicos y económicos necesarios para su
implantación;
 Ejecución, donde se incluye el control y seguimiento, la definición del
equipo que lo va a llevar a cabo, los procesos de evaluación y difusión, y la
documentación que se va generando a lo largo de todo el proceso desde la
etapa de análisis en forma de informes.
7. TIPOS DE PROYECTOS
Los proyectos se pueden tipificar de acuerdo con las características de los bienes
que se elaboran, los servicios que se prestan y los beneficios que aportan de
estos tenemos los públicos y los privados y según su carácter tenemos;
Sociales y financieros, los cuales se diferencian por su naturaleza y rango de
aplicación.
Según el sector económico los podemos clasificar de la siguiente forma:
7. 1. Agropecuarios. Dirigidos al campo de la producción animal y vegetal; las
actividades pesqueras y forestales; y los proyectos de riego, colonización, reforma
agraria, extensión y crédito agrícola y ganadero, mecanización de faenas y abono
sistemático.
7. 2. Industriales. Comprenden los proyectos de la industria manufacturera, la
industria extractiva y el procesamiento de los productos extractivos de la pesca, de
la agricultura y de la actividad pecuaria.
7. 3. De infraestructura social. Dirigidos a atender necesidades básicas en la
población, tales como: Salud, Educación, Recreación, Turismo, Seguridad Social,
Acueductos, Alcantarillados, Vivienda y Ordenamiento espacial urbano y rural.
7.4. De infraestructura económica. Se caracterizan por ser proyectos que
proporcionan a la actividad económica ciertos insumos, bienes o servicios, de
utilidad general, tales como: Energía eléctrica, Transporte y Comunicaciones.
Incluyen los proyectos de construcción, ampliación y mantenimiento de carreteras,
Ferrocarriles, Aeropuertos, Puertos y Navegación; Centrales eléctricas y sus
líneas y redes de transmisión y distribución; Sistemas de telecomunicaciones y
sistemas de información.
7. 5. De servicios. Se caracterizan porque no producen bienes materiales. Prestan
servicios de carácter personal, material o técnico, ya sea mediante el ejercicio
profesional individual o a través de instituciones. Dentro de esta categoría se
incluyen los proyectos de investigación tecnológica o científica, de
comercialización de los productos de otras actividades y de servicios sociales, no
incluidos en los proyectos de infraestructura social.
Bibliografía:
Córdoba J, et al. Información y control en la administración de Proyectos. San
José, Costa Rica: ICAP; 1988.
Leñero J. Teoría de sistemas y administración de Proyectos. San José, Costa
Rica: ICAP; 1988.
Cerda-Gutiérrez H. Cómo elaborar proyectos: Diseño, ejecución y evaluación de
Proyectos sociales y de educación. Colección Mesa Redonda. Santafé de Bogotá:
Editorial Magisterio; 1994. 120p.
Martínez-Ruiz O, Vargas Peña GS. Gestión de Proyectos: Módulo de
autoinstrucción. Cali Colombia: FUNDAPS; 1999. 124p.