Planificación y diseño de sistemas de información y documentación

Planificación y diseño de sistemas de información y documentación
TEMA 1: LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN: PRINCIPIOS GENERALES
1.− SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1.1.− TEORÍA DE SISTEMAS. CONCEPTOS
• Teoría de sistemas (Bertalanfy s. XX)
♦ Enfoque interactivo: todos los elementos del sistema tiene independencia entre ellos.
♦ Sistemas
⋅ Cualquier entidad o conjunto constituido por parte independientes
componentes o subsistemas que funcionan juntas y en relación con los
demás.
⋅ La estructura y funciones del sistema
⋅ Entorno
• Todos aquellos elementos de naturaleza física, espacial o temporal en
las que operan los sistemas.
• Límites
♦ Fronteras que definen o delimitan un sistema
♦ Permiten la interacciones entre sistemas y entorno.
• Jerarquía
♦ Modo en el que se organiza entre los sistemas (célula,
organismo, individuo...)
◊ Mayor a menor
◊ Menor a mayor
1.2.− CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
♦ Sistemas abstractos
◊ Todos los elementos que constituyen son conceptos.
♦ Sistemas concretos
◊ Al menos dos de sus elementos son tangibles (existe
en el tiempo y en el espacio)
◊ Posee capacidades que van más allá de la suma de
las funciones de cada uno de sus componentes.
♦ Sistemas cerrados
◊ Impermeables a la transmisión de datos, energía o
materia.
♦ Sistemas Abiertos
◊ Permeables a la transferencia de información
(materia, energía o datos)
1.3.− MODELOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
• Generales: EATPUT
• Entorno; todo aquello que es de interés para el sistema de
información que queremos crear
• Adquisición: todos los elementos que forman el entorno tomamos los
que nos interese /componente físico.
• Transmisión: movimiento de transferencia de datos entre los distintos
elementos del sistemas.
• Procesamiento: organización, análisis, tratamiento, descripción de los
datos que se manejan.
1
• Utilización: valoración de todos esos datos, para tomar decisiones
adecuadas.
• Transferencia: elemento de acción del sistema.
• Función
• Orientado a la gestión (MIS−Management Information System)
◊ Resuelve problemas estructurados y de
procedimiento predecible: problemas rutinarios de
cada día
◊ Surgen de la automatización de gestión de carácter
rutinario.
◊ Los más utilizados en empresas y organizaciones.
◊ Orientado a la decisión (DSS:Decisión Support
System)
• Ayuda a la toma de decisiones no
estructurada
• Suministran datos, no respuestas
• Se dedican a un área de trabajo
limitado
• Solo de suelen utilizar en la gestión
de alto nivel.
1.4.− TIPOLOGIA DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN
♦ Criterios (VICKEY)
• Tipo de mensajes con el que trabaja
• Volátiles: tu a tu
• Registrados: proporcionan
documentos en soportes impreso,
electrónico...
• Tipo de destinatarios
• Individuo: una biblioteca
• Masa: medios de comunicación
(Colectivo social)
• Distribución de los destinatarios
• Concentrado: (Homogéneo): muy
definido, por ejemplo bibliotecas
especializadas
• Disperso: (Heterogéneo): población
diversa biblioteca pública.
• Distribución de las fuentes
• Concentrado: cuando las fuentes
utilizadas son las del propio centro
• Disperso: Se nutren de fuentes de
otras instituciones
• Estructura
• Centralizada: dentro del propio
sistemas
• Descentralizada: cuando son tareas
de difusión, intervienen elementos
externos del sistemas
• Orientación de los receptores
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• Investigadores
• Público en general
• Directores, ejecutivos.
• Presentación de la Información
• Documentos
• Referencia
• Datos/ hechos
• Directorios
• Medios de Suministro de
información
• Oral
• Registrada
• Electrónica
• función del sistemas
• Recoge y difunde información de
fuentes propias
• Introduce información en un soporte
determinado
• Distribuye productos documentales
• Análisis de documentos
1.5.− DISEÑO DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
♦ Diseñado del sistemas
◊ Define la estructura
del sistemas
◊ Determinará las
decisiones
posteriores por parte
del Director
(decisiones maker)
♦ Fases
◊ Análisis de la
realidad
◊ Diseño (fase
conceptual)
◊ Implantación
♦ Consideraciones previas
◊ Usuarios
⋅ Reales
⋅ Potenciales
(necesidades,
tipos,
cuantos
son...)
◊ Servicios
requeridos, q que
nivel, frecuencia,
actualidad,
capacidad de
reciclaje,
3
efectividad, calidad.
◊ Fuentes de
información que
vamos a necesitar,
para dar los
servicios, si son
propios, externos,
tema
◊ Medios disponibles:
recursos humanos,
técnicos
◊ Medio para el
suministro de los
servicios.
◊ Efectividad de los
servicios
◊ Efectividad de los
medios escogidos.
◊ Evaluación
2.− UNIDADES DE
INFORMACIÓN
2.1.− CONCEPTO
♦ Aquellas instituciones
documental atendida por
especialistas en información
y documentación que tiene
por objeto la recogida,
análisis y tratamiento de la
información interna y /o
externa o la organización de
la que forma parte
♦ Emplea recursos técnicos,
económico y medios
personales.
♦ Satisfacer las necesidades de
los usuarios
♦ Oferta de productor y /o
servicios de información.
2.2.− FUNCIONES
♦ Seleccionan, tratan y
difundes información
♦ Localizar las fuentes de
información sobre la materia
en cuestión.
2.3.− SERVICIOS DE
INFORMACIÓN
♦ Servicio de referencia
♦ Servicio de Información
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bibliográfica
♦ Servicio de acceso al
documento primario
♦ Servicio de información
elaborada
♦ Servicio de difusión de
información
2.4.− TIPOLOGIA DE UNIDADES
DE INFORMACIÓN
♦ Centros Especializados en
documentos Primarios
◊ Biblioteca, Archivo,
Mediateca
♦ Centros especializados en la
difusión de información
referencia
◊ Centros de
Documentación
♦ Centros para servicios
especializados
◊ Centros de datos,
DSI,etc...
TEMA2: FUNDAMENTOS DE
PLANIFICACIÓN
2.1.− ¿EN QUE CONSISTE LA
PLANIFICACIÓN? (definición)
♦ Es un proceso que implica
una evaluación futura.
♦ Consiste en determinar unos
objetivos, desarrollados
distintas actuaciones y de
todos las alternativas elegir
las acciones adecuadas.
◊ Ventajas
⋅ Respuesta
racional al
cambio
⋅ Se centra en
unos fines y
objetivos
previos
establecidos.
⋅ Establece
unas series
de
prioridades
en la
asignación
de recursos
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⋅ Determina
una
contabilidad
por
departamentos
⋅ Facilita el
control y la
evaluación
de las
actividades
⋅ Difunde
información
de los
usuarios y
el entorno
⋅ Obliga a
identificar
las
oportunidades
de futuro.
2.2.− ELEMENTOS QUE
INTERVIENEN EN EL PROCESO
DE PLANIFICACIÓN.
♦ Tiempo
◊ Corto plazo (12
meses) planificación
de tareas del día a
día
◊ Medio plazo (1/2
años)
◊ Largo plazo (5
años) directivos
♦ Recogida de análisis de
datos: punto básico para
establecer una planificación
correcta.
◊ Recursos que
contamos
◊ Medios
◊ Tipos de usuarios,
necesidad, cantidad
◊ Entorno, contexto
geográfico, social...
♦ Niveles que participan
(personas): en teoría deben
participar todas las personas
que componen el sistema de
información
◊ Largo plazo:
dirección (personal
superior)
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◊ Corto plazo: medio/
alto
♦ Flexibilidad (el más
importante)
◊ Capacidad de
adaptación a las
necesidades
◊ Revisión de los
objetivos a largo
plazo
2.3.− OBJETIVOS Y POLÍTICAS
DE PLANIFICACIÓN
♦ Fines y objetivos
♦ Políticas y procedimientos
♦ Objetivo
◊ Resultado
controlable que se
decide alcanzar en
un tiempo
determinado y que
se consigue gracias
a unos recursos
⋅ Debe ser:
• Preciso
• Realista
y
accesible
• Funcionales
⋅ Y además:
• Naturaleza
cualitativa
• Naturaleza
cuantitativa
♦ Se establece a partir de:
◊ Entorno
◊ Recursos
◊ Prioridades
◊ Situación dentro de
las tareas
◊ Elaboración de un
plan de acción
◊ Comunicación al
personal
responsable
♦ Políticas de planificación
◊ Síntesis de los
objetivos y de los
recursos necesario
para atenderlos
◊ Dirige pensamiento
y acción
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◊ Guía y analiza las
decisiones hacia los
objetivos
◊ Garantiza la
coherencia entre los
objetivos generales
y los específicos
• Análisis del entorno
• Externo
• Identificación de las tendencias,
problemas y oportunidades para el
desarrollo de la unidad de
información
• Interno
• Identificar puntos fuertes y los
débiles de la organización
a) ENTORNO EXTERNO
♦ Tendencias problemas y
oportunidades
♦ Comprende
⋅ Situación
económica,
recursos
financieros,
factores
geográficos,
tecnología,
antecedentes
históricos,
mercado,
demografía,
recursos
humanos,
materiales,
competencias,
entorno
socio
cultural,
entorno
político−
administrativo,
tendencias
de futuro
b)ENTORNO INTERNO
♦ Puntos fuertes y puntos
débiles
♦ Comprende los subsistemas
⋅ Gestión
⋅ Técnico
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⋅ Estructural
⋅ Psicosocial
⋅ Objetivos y
valores
c)EVALUACIÓN DEL ENTORNO
(interno y externo)
♦ Análisis SWOT:
Planificación de estrategias
para materializar e
identificar las oportunidades
y poner solución.
⋅ Elementos
internos
• Puntos
fuertes
• Puntos
débiles
⋅ Elementos
externos
• Oportunidad
• Amenazas
2.4.− TIPOS Y NIVELES DE
PLANIFICACIÓN
• Planificación estratégica
• ¿a dónde queremos llegar?
• Tipo de planificación que se hace a
largo plazo! para objetivos en
general
• Planificación operativa o táctica.
• ¿qué hacer para lograr los objetivos?
• Tipo de planificación a corto plazo !
para objetivos específicos.
1.− Planificación Estratégica
♦ ¿cuál es la situación de
partida?
◊ Análisis de la
realidad !
Diagnostico
◊ Plan de actuación
♦ Formulación de la misión
UID
◊ Objetivos generales
y específicos.
♦ Análisis de la realidad y
definición de objetivos
◊ Que! Análisis de la
realidad
◊ Por que! Análisis de
9
la realidad
◊ A quien !
Necesidades de
información
◊ Para que!
Definición de
objetivos.
♦ Necesidades de
información: análisis o
estudios de usuarios.
◊ Identificación de los
usuarios de la UID
• Interno
• Externo.
◊ Analizar las
necesidades de
información
◊ Servicios y
productos que se va
a ofrecer.
◊ Usuarios
• aquel
individuo
que
necesitan
información
para
el
desarrollo
de
sus
actividades
♦ poten
⋅ Reales
◊ Deseo de
información
◊ Aquella
información que el
10
usuario quiere de
manera consciente
◊ Demanda de
información
◊ Aquella
información que el
usuario pide de
manera expresa a la
UI.
◊ Uso de la
información
◊ Aplicación o uso de
la información que
hemos recibido a
partir de la
demanda.
◊ Necesidad de
información
◊ Toda aquella
información que el
usuario necesita
para su trabajo,
◊ La utilización si la
tuviera disponible y
la conociera.
⋅ Estudio de
usuarios
• Analizar
cualitativa
y
cuantitativam
los
hábitos
de
información
de
los
usuarios
mediante
la
aplicación
de
distintos
métodos
(estadísticos)
• Aplicaciones
11
2.4.1.− ¿Cómo
hacer un análisis de
usuarios?
◊ ETAPA: tipología y
segmentación de
usuarios
◊ Tipología
◊ Buscar criterios
cualitativos que nos
permitan describir
en su variedad una
población de
personas, objetos o
conductos
◊ Abierto: cualquiera
puede ser usuario de
la UID
◊ Restrictivas: sólo
aquellas que reúnen
una serie de
características.
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◊ Segmentación
◊ Clasificar y agrupar
la población −según
los criterios
establecidos en la
tipología − en
segmentos
cualificados
◊ Establecer una
estrategia específica
para cada segmento
de usuario.
◊ ETAPA:
◊ UI que ya existe
◊ Creación de UI para
usuarios internos
◊ Creación de UI para
usuarios externos.
◊ UI QUE YA
EXISTE
⋅ Mejorar la
UI con
nuevos
productos y
servicios
documentales
• Satisfacer
las
necesidades
de
los
usuarios
actuales
• Atraer
a
nuevos
usuarios
a la
UI
⋅ Métodos
• Directos:
♦ Preg
al
usua
!
Mue
• Indirectos:
examen
de
hechos
pasados
!
13
evolución
futura
♦ Núm
y
tipo
de
usua
que
han
utiliz
la
UID
♦ BD
más
utiliz
y
tipos
de
usua
♦ Foto
reali
♦ Cons
bibli
◊ CREACIÓN DE UI
PARA USUARIOS
INTERNOS
⋅ Preguntar
ideas,
sugerencias
y
necesidades
de
información
a los
usuarios
potenciales.
⋅ Métodos:
• Entrevistas
individuales
y/ o
grupos
(grupos
significativos
♦ Cons
actua
de
cada
prod
y
servi
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♦ Posib
14
de
creci
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15
16
17
2.−
Plan
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