Manual de Funciones - DSpace en Uniandes
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES-IBARRA” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA. TEMA “ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS FINANCIERAS, PARA LA EMPRESA MADE GRAPHICS DE LA CIUDAD DE IBARRA” AUTOR: PAREDES MENA MÓNICA JAQUELINE TUTOR: DR. ARCINIEGAS GERMANIA, MSC. IBARRA-ECUADOR 2015 CERTIFICACIÓN DEL ASESOR En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la tesis cuyo título es “ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS FINANCIERAS, PARA LA EMPRESA MADE GRAPHICS DE LA CIUDAD DE IBARRA”, fue elaborado por: Mónica Jaqueline Paredes Mena, y cumple con los requisitos metodológicos que la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes. Ibarra, 20 de Febrero del 2015 Atentamente, MSC. Germania Arciniegas. ASESORA DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” declaro que el contenido de la tesis “ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS FINANCIERAS, PARA LA EMPRESA MADE GRAPHICS DE LA CIUDAD DE IBARRA”, presentada como requisito de graduación de Ingeniero en Contabilidad Superior y Auditoría en Finanzas CPA, es original, de mí autoría y total responsabilidad. Atentamente, Srta. Mónica Jaqueline Paredes Mena C.I. 100297435-8 AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por su inmensa bondad, por guiarme al camino correcto el cual me permitió continuar con los proyectos y metas, a mi madre, esposo, hermana e hija por ser el apoyo constante tanto en lo espiritual como financiero y por depositar toda la confianza y esperanza en mí. Así también a los docentes por impartir sus conocimientos y destrezas mediante sus metodologías de enseñanza e imparcialidad. Agradezco por toda la colaboración y consejos en la formación profesional los cuales los llevaré presente para el adecuado desempeño en mi vida diaria. De igual manera un profundo agradecimiento a la Msc. Germania Arciniegas por la invalorable ayuda y orientación para la realización de esta investigación. Srta. Mónica Paredes DEDICATORIA Dedico este trabajo investigativo. A Dios por que ha estado conmigo en cada paso que doy, derramando su gracia y bendición, quien me da la vida, salud y las fuerzas necesarias para seguir adelante cada día. A mi madre Consuelo por su comprensión y ayuda en momentos buenos y malos, me ha enseñado a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento. Me ha dado todo lo que soy como persona, mis valores, mis principios, mi perseverancia y mi empeño, y todo ello con una gran dosis de amor y sin pedir nunca nada a cambio. Para mi esposo Mauricio, por su paciencia, por su comprensión, por su empeño, por su fuerza, por su amor, por ser tal y como es,… porque lo quiero. Es la persona que más directamente ha sufrido las consecuencias del trabajo realizado. Realmente el me llena por dentro para conseguir un equilibrio que me permita dar el máximo de mí. Nunca le podré estar suficientemente agradecido. Para mi hija y hermana Victoria y Emily. Que también a pesar de su corta edad me dieron su comprensión al darme su tiempo tan valioso que no pude estar con ellos en sus juegos y momentos en los cuales debimos estar juntos. Ellos son lo mejor que nunca me ha pasado, y ha venido a este mundo. Es sin duda mi referencia para el presente y para el futuro. A todos ellos, muchas gracias de todo corazón. Mónica Paredes. ÍNDICE INTRODUCCIÓN. .............................................................................................................. 1 Antecedentes de la investigación…………..……………………………….....................1 Planteamiento del problema…………..….……………………………………………...1 Formulación del problema……….…....………….……………...………………………1 Delimitación del problema……………………….………...……………………………1 Objeto de investigación y campó de acción……………..………………………………1 Identificación de la línea de investigación……....………………………………………1 Objetivos…………...……………………………………………………………………2 Idea a defender………….………………………………………………………………2 Metodología investigativa……….………………………………………………………2 Novedad, aporte teórico y significación practica…..……………………………………2 CAPÍTULO I ........................................................................................................................ 3 MARCO TEÓRICO ............................................................................................................ 3 1.1. Origen y evolución de los procesos financieros. ......................................................... 3 1.2. Análisis de las principales teorías de los procesos financieros. ................................ 4 1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre los procesos financieros. ............................................................................................ 5 1.3.1. Administración. .......................................................................................................... 5 1.3.1.1. Tipos de administración........................................................................................... 5 1.3.1.2. Funciones de la administración. .............................................................................. 5 1.3.1.3. Elementos de la administración. .............................................................................. 6 1.3.1.4. Diferencia entre administración y organización. ..................................................... 6 1.3.1.5. Variables de la organización.................................................................................... 6 1.3.1.6. Necesidad universal de la Administración. ............................................................ 7 1.3.1.7. Administración Estratégica...................................................................................... 7 1.3.1.8. Cultura organizacional. ............................................................................................ 7 1.3.1.9. Tipos de estrategias organizacionales...................................................................... 8 1.3.1.10. Proceso de la Administración Estratégica ............................................................... 8 1.3.1.11. Planeación. ............................................................................................................... 9 1.3.1.12. Planeación estratégica. ............................................................................................. 9 1.3.1.13. Dirección. ................................................................................................................ 9 1.3.1.14. Control. .................................................................................................................... 9 1.3.1.15. Liderazgo. ................................................................................................................ 9 1.3.2. Contabilidad. ............................................................................................................ 10 1.3.2.1. Concepto. ............................................................................................................... 10 1.3.2.2. Objetivo de la contabilidad. ................................................................................... 10 1.3.2.3. Importancia de la contabilidad. ............................................................................. 10 1.3.2.4. Principios contables. .............................................................................................. 11 1.3.3. Manuales. ................................................................................................................. 12 1.3.3.1. Concepto. ............................................................................................................... 12 1.3.3.2. Importancia de los manuales. ................................................................................ 12 1.3.3.3. Tipos de manuales. ................................................................................................ 12 1.3.3.4. Diagramas de flujo................................................................................................. 12 1.3.3.5. Simbología. ............................................................................................................ 13 1.3.4. Estrategias. ............................................................................................................... 14 1.3.4.1. Definición y elementos. ......................................................................................... 14 1.3.4.2. Nivel táctico o funcional........................................................................................ 14 1.3.4.3. Pasos para el proceso de planeación estratégica. ................................................... 14 1.3.4.4. Nivel operacional. .................................................................................................. 15 1.3.4.5. Jerarquía de estrategias. ......................................................................................... 15 1.3.4.6. Modelos estratégicos. ............................................................................................ 16 1.4. Análisis crítico sobre los procesos financieros actuales de la empresa. ................. 17 1.5. Conclusiones parciales del capítulo. .......................................................................... 18 CAPÍTULO II .................................................................................................................... 19 MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ........... 19 2.1. Caracterización de la empresa Made Graphics. ...................................................... 19 2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación. ...................................................................................................................... 20 2.2.1. Metodología de la Investigación. ............................................................................. 20 2.2.2. Tipos de Investigación. ............................................................................................ 20 2.2.3. Métodos.................................................................................................................... 20 2.2.4. Población y muestra. ................................................................................................ 21 2.2.5. Técnicas. .................................................................................................................. 21 2.2.6. Instrumentos. ............................................................................................................ 21 2.2.7. Análisis de las entrevistas. ....................................................................................... 22 2.2.7.1. Entrevista dirigida al Gerente. ............................................................................... 22 2.2.7.2. Entrevista dirigida a la secretaria. .......................................................................... 23 2.2.7.3. Entrevista dirigida al Contador. ............................................................................. 23 2.2.7.4. Entrevista dirigida a los empleados del área operativa y ventas. .......................... 24 2.3. Esquema de la propuesta del investigador. .............................................................. 25 2.4. Conclusiones parciales del capítulo. .......................................................................... 26 CAPÍTULO III ................................................................................................................... 27 3.1. Tema............................................................................................................................. 27 3.2. Objetivo de la propuesta. ........................................................................................... 27 3.3. Desarrollo de la propuesta. ........................................................................................ 27 3.3.1. Análisis de la situación actual de la empresa. .......................................................... 27 3.3.2. Análisis FODA. ........................................................................................................ 27 3.3.3. Matriz de cruce FODA. ............................................................................................ 28 3.4. Manual Administrativo. ............................................................................................. 30 3.4.1. Filosofía empresarial. ............................................................................................... 30 3.4.1.1. Misión. ................................................................................................................... 30 3.4.1.2. Visión..................................................................................................................... 30 3.4.1.3. Principios y valores. .............................................................................................. 30 3.4.1.4. Objetivos estratégicos. ........................................................................................... 31 3.4.1.5. Políticas. ................................................................................................................ 31 3.4.1.6. Organigrama estructural. ....................................................................................... 32 3.5. Estructura Funcional.................................................................................................. 33 3.5.1. Manual de funciones. ............................................................................................... 33 3.6. Estructura técnica. ...................................................................................................... 51 3.6.1. Manual de procedimientos. ...................................................................................... 51 3.6.1.1. Proceso de adquisición de materia prima. ............................................................. 51 3.6.1.2. Adquisiciones y Pagos ........................................................................................... 54 3.4.1.3. Proceso de ventas ................................................................................................... 57 3.4.1.4. Cuentas por cobrar. ................................................................................................ 59 3.4.1.5. Apertura y cierre de caja. ....................................................................................... 61 3.4.1.6. Caja chica. ............................................................................................................. 65 3.4.1.7. Selección y contratación del personal. .................................................................. 67 3.5. Validación de la propuesta. ........................................................................................ 69 3.6. Conclusiones parciales del capítulo. .......................................................................... 71 CONCLUSIONES GENERALES. ................................................................................... 72 RECOMENDACIONES. .................................................................................................. 73 BIBLIOGRAFÍA. ANEXO. ÍNDICE DE FIGURAS. Figura N° 1: Funciones ......................................................................................................... 5 Figura N° 2: Variables. ......................................................................................................... 6 Figura N° 3: Necesidad de la administración. ...................................................................... 7 Figura N° 4: Tipos de estrategias. ......................................................................................... 8 Figura N° 5: Proceso de administración estratégica. ............................................................ 8 Figura N° 6: Simbología de los diagramas de flujo. ........................................................... 13 Figura N° 7: Proceso de planeación estratégica.................................................................. 14 Figura N° 8: Jerarquía de estrategias .................................................................................. 15 Figura N° 9: Modelo de planeación estratégica .................................................................. 16 Figura N° 10: Estructura de tesis. ....................................................................................... 25 Figura N° 11: Análisis FODA de la empresa Made Graphics. ........................................... 28 Figura N° 12: Cruces Estratégicos. ..................................................................................... 29 Figura N° 13: Estructura Organizacional de la empresa Made Graphics. .......................... 32 ÍNDICE DE TABLAS Tabla N° 1: Población de la empresa Made Graphics ......................................................... 21 RESUMEN EJECUTIVO Se ha realizado el presente trabajo de investigación en la empresa “Made Graphics.” de la ciudad de Ibarra, elaborando estrategias de acuerdo a las necesidades que hasta el momento se han ido presentando con el fin de cubrir la insuficiencia que se evidenció en el diagnóstico, como la falta de organización en algunas áreas, la duplicidad de funciones y los escasos controles que se realizan en los procesos. Se detalló todo lo referente al estudio que se ha realizado sobre las estrategias administrativas financieras, la preparación del marco teórico para poder fundamentar y para dar solución al problema, se conceptúan algunos puntos importantes como son: estrategias, contabilidad, administración y manuales. El presente trabajo se centró en la necesidad de realizar un diagnóstico de la empresa, con fin de describir el estado administrativo financiero actual y real de la organización, determinar falencias mediante la aplicación de una metodología de investigación en las diversas áreas de la empresa, siguiendo la misma línea de investigación que es administración financiera y responsabilidad social, para de esta forma proponer soluciones que permitan la optimización de recursos económicos, materiales, humanos y tiempo. Es así que la propuesta plantea el diseño y aplicación de manuales administrativos, de funciones, y procedimientos, que tienden a seguir la normativa interna como externa en la que se encuentra regida la empresa, esto mejorará su nivel competitivo, podrá participar en mercados más exigentes, adoptando soluciones que le permitirá llegar a ser una empresa líder en el mercado. EXECUTIVE SUMMARY The present research work at the company "Made Graphics." from Ibarra city, elaborating strategies according to the needs that have been occurring in order to cover the failure, which was evident in the diagnosis, such as the lack of organization in some areas, duplication of functions and few controls that are carried out in the process. It was explained everything related to the study being done on the financial administrative strategies, the preparation of the framework to be able to base and to solve the problem, some important points are conceptualized as they are: strategies, accounting, administration and manuals. This study focused on the need to make a diagnosis of the enterprise, in order to describe the current and actual financial administrative State of the Organization, to determine shortcomings through the application of a research methodology in the various areas of the company, following the same line of investigation which is the financial management and social responsibility, for thus propose solutions enabling the optimization of financial resources, materials, human beings and time. So the proposal presents the design and implementation of administrative, functions, and procedures manuals, that tend to follow the internal as well as the external normative, in which it is governed the company, it will improve its competitive level, it could participate in more demanding markets, adopting solutions that will allow it to become a leader in the market. INTRODUCCIÓN. En la actualidad las empresas dedicadas al arte gráfico tiene incidencia en áreas de producción empresariales, publicitarias, educativas y otras, las cuales requieren de publicidad mismas que pueden ser, diseños gráficos e impresiones, circunstancias que motiva a este sector a seguir creciendo notoriamente, las empresas tratan de ubicar sus productos en las mejores plazas de mercado, en donde se pueda competir con buenas condiciones de precios y calidad en el mercado; se hace imprescindible el estudio y análisis de los procesos que maneja la empresa, pues es donde se extrae la materia prima, se transforma en producto terminado y se envía a bodega. (Rojas, 2005) “Made Graphics S.A.” es una compañía de Sociedad Anónima, es decir que pueden establecerse con dos o más accionistas, los cuales son responsables hasta por el valor de sus aportes al capital de la compañía y que emiten acciones libremente negociables, dedicada a la elaboración y comercialización de textos, tarjetas para todos compromisos sociales, facturas, comprobante de retención, guías, notas de crédito, sellos, rollos numerados, carpetas, sobres todos los tamaños, afiches, volantes, catálogos, etiquetas, agendas, trípticos etc, que consiste en aplicar una tinta generalmente oleosa, sobre unas piezas metálicas llamadas tipos, para transferirla al papel por presión, manteniendo características de origen y calidad, asegurando una relación personal con los clientes. El problema que aqueja a la empresa Made Graphics, es el inadecuado manejo de los recursos administrativos y financieros, que impide mejorar los procesos productivos y su rentabilidad, por ende no saben si realmente están obteniendo una utilidad que por lo general arrojan sus datos, los cuales influyen en una mala toma de decisiones o a la ineficiencia en el manejo de los recursos materiales como económicos de la empresa. Para el presente estudio se tomó como objeto de investigación procesos financieros, el campo de acción es la gestión financiera, que se va a realizar en la ciudad de Ibarra en el año 2015. El tema corresponde a la línea de investigación la Administración Financiera y Responsabilidad Social, por lo que, con la aplicación de las estrategias administrativas financieras permite mejorar los procesos productivos y la rentabilidad en la empresa Made Graphics de la ciudad de Ibarra. 1 El objetivo general de la presente investigación es, diseñar estrategias administrativas financieras que mejoren los procesos productivos y la rentabilidad para la empresa Made Graphics de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura. Tomando en cuenta los siguientes objetivos específicos; sustentar teóricamente el desarrollo de las estrategias administrativas financieras, los procesos productivos y rentabilidad; diagnosticar la situación actual de los procesos productivos y la rentabilidad de la empresa Made Graphics; identificar parámetros que permitan el diseño de estrategias administrativas financieras y; validar la propuesta, mediante el criterio de expertos. En vista de los problemas que enfrenta la empresa de Made Graphics por la falta de un control adecuado de la situación financiera, se hace necesario realizar esta investigación, planteando estrategias administrativas, financieras que permitan determinar de una manera técnica y práctica la situación financiera real de la empresa. Se utiliza la modalidad de la investigación, cualitativa permite describir, interpretar cualidades considerando ciertas características de los diversos hechos y fenómenos que requiere para el desarrollo de estrategias y cuantitativa porque permite aplicar operaciones matemáticas y estadísticas en el proceso investigativo, utilizando el los tipos de investigación aplicada, de campo, bibliográfica, se utilizó métodos inductivo-deductivo, analítico-sintético y sistemático, se aplicó encuestas y entrevistas. El aporte teórico es que las estrategias administrativas financieras son un marco de referencia para la empresa, lo que permitirá la satisfacción de la misma, tomando en cuenta los factores de financiamiento y las decisiones a tomar en cuanto a resultados, que permitirá una planeación adecuada de fondos que acceda maximizar la utilidad, mediante un análisis interno y externo e implementar soluciones que busquen rentabilidad. La significación práctica es que con las estrategias administrativas financieras, permite a la empresa Made Graphics y el talento humano tener mayor previsión de las actividades, con dichas estrategias se da el buen manejo de los recursos financieros, humanos y mejorar los procesos de producción para lograr un mayor posicionamiento en el mercado que le permita mejorar su rentabilidad y competitividad; obtener adecuados niveles de eficiencia y eficacia. 2 CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 1.1. Origen y evolución de los procesos financieros. A principios de la década de 1900, cuando la administración financiera surgió como un cuerpo de estudio independiente, la mayor importancia se otorgaba a los aspectos legales de las fusiones, a la formación de nuevas empresas y a los diversos tipos de valores que podían emitir los negocios para obtener fondos. Esta fue una época en la que la industrialización invadía Estados Unidos: lo “Grande” era considerado como “Poderoso”, por lo que se realizaron muchas adquisiciones empresariales y fusiones para crear corporaciones de gran tamaño. Sin embargo, durante la era de la depresión observada en la década de los años treinta, un número sin precedentes de fracaso de negocios ocasionó que la importancia en las finanzas se desplazara de la quiebra y la reorganización hacia la liquidez corporativa y la regulación de los mercados de valores. Durante la década de los años cuarenta y a principios de la década de los cincuenta, las finanzas se enseñaban como un cuerpo descriptivo de tipo institucional, enfocándolos más desde el punto de vista externo que desde la perspectiva de la administración. Sin embargo, con el advenimiento de las computadoras para el uso general de los negocios, el foco de atención empezó a cambiar hacia el punto de vista interno y la importancia de la toma de decisiones financieras de la empresa. Durante la década de los setenta surgió un movimiento hacia el análisis teórico, y el foco de atención cambió hacia las decisiones relacionadas con la elección de los activos y los pasivos necesarios para maximizar el valor de la empresa. En los últimos veinte años, los procesos financieros experimentaron un cambio revolucionario. Grandes avances en las Ciencias Económicas, mayor competencia en los servicios financieros y los enormes adelantos en tecnología informática, mejoraron e incrementaron las opciones de los inversores comunes. (Ramirez, 2009) 3 1.2.Análisis de las principales teorías de los procesos financieros. 1.2.1. Para Taylor y Fayol.- cuando se refiere a procesos financieros intuitivamente quizá se piensa en un modelo de proyecciones que arroje los estados financieros de resultados, balance y flujos de recursos con sus respectivos indicadores. Sin embargo, aquella comprende todo un conjunto de actividades, las cuales se desarrollan principalmente en el nivel estratégico tanto de negocio como funcional y en menor grado, en el nivel operativo. También entran en consideración la situación financiera que la empresa tiene en ese momento y las perspectivas a futuro. Y lo más importante, siempre deberá tener una alternativa ante el posible fracaso, es decir, una alternativa viable que permita la recuperación o que no haga dura la caída. 1.2.2. Para Ford.- los procedimientos financieros son aquellos que de cierta manera nos sirven para llevar un bueno mantenimiento de los ingresos económicos de una empresa o sobre algo para hacer que los ingresos que entren en este sirvan para que alcance perfectamente y para que se pueda repartir en una forma equitativa. Los procesos financieros, que busca mantener el equilibrio económico en todos los niveles de la empresa, están presentes tanto en el área operativa como en la estratégica. La estructura operativa se desarrolla en función de su implicación con la estrategia. 1.2.3. Jensen y Smith.- la teoría apoyada en hechos y comportamientos y sostenida por estudios y verificaciones empíricas, se ha enriquecido progresivamente, ante la pluralidad de enfoques y puntos de vista. Un análisis del proceso evolutivo de la teoría financiera de la empresa muestra el cambio de orientación experimentado que surge de la ramificación de la teoría de los mercados de capitales para progresivamente irse convirtiendo en una teoría más positiva e institucionalista en cuyo seno el mercado se redefine para incluir la negociación de los contratos financieros suscritos entre los individuos y la empresa. Básicamente, los procesos financieros buscan mantener el equilibrio económico en todos los niveles de la empresa, ya sea en la parte operativa como en la parte estratégica. 4 1.3.Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre los procesos financieros. 1.3.1. Administración. La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. (Koontz, 2011) Para Chiavenato, (2006) es importante la administración porque se volvió fundamental en la conducción de la sociedad moderna. Ella no es un fin en sí misma, sino un medio de lograr que las cosas se realicen de la mejor manera, al menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia. 1.3.1.1. Tipos de administración. Según Coulter, (2010) existen la Administración Pública que comprende el conjunto de organizaciones públicas que realizan la función administrativa y de gestión del Estado y de otros entes públicos con personalidad jurídica, ya sean de ámbito regional o local. La administración mixta o cuasi-pública se refiere a las actividades de aquellos organismos que están bajo jurisdicción tanto del poder público como del sector privado, ya ellos corresponden las instituciones de participación estatal, descentralizadas o autónomas. La administración privada es la ejercida en todas las empresas que sus recursos son de origen privado, ejemplo los accionistas de las empresas. A diferencia de las administraciones públicas que sus recursos son públicos. 1.3.1.2. Funciones de la administración. Planeación Definir Organización Dirección objetivos, Determinar lo que es Motivar, establecer necesario estrategias desarrollar Control dirigir realizar, cualesquier y Dar seguimiento a otras las actividades para y como llevarlo a cabo acciones planes y de actividades. con quien se involucradas cuenta para hacerlo. garantizar que se con logren conforme a dirigir al personal. Figura N° 1: Funciones Fuente: (Coulter, 2010) 5 lo planeado. 1.3.1.3. Elementos de la administración. Los elementos de la administración, es decir las funciones son: -Investigación. -Previsión. -Coordinación. -Planeación. -Dirección. -Organización. -Control. (Chiavenato, 2006) 1.3.1.4. Diferencia entre administración y organización. La administración constituye un todo, del cual la organización es una de las partes, su concepto amplio y comprensivo de administración, como conjunto de procesos estrechamente relacionados, incluye aspectos que la organización por sí sola no abarcaría, como planeación, dirección y control. (Reyez, 2006) 1.3.1.5. Variables de la organización. Competitividad Tecnología. Personas. Organización. Ambiente. Estructura. Tareas. Figura N° 2: Variables. Fuente: (Chiavenato, 2006) 6 Las variables de la organización está constituida por los siguientes factores o elementos que son: la competitividad, la tecnología, las personas, la estructura, las tareas y el ambiente. 1.3.1.6. Necesidad universal de la Administración. Organización de cualquier tamaño: pequeñas, grandes. Todas las áreas de la organización manufacturaMarketingRecursos humanosContabilidadSistemas de información. La administración es necesaria en. Todo tipo de organización lucrativas-no lucrativa. Todos los niveles de la organización. Inferiores, Superiores Figura N° 3: Necesidad de la administración. Fuente: (Coulter, 2010) 1.3.1.7. Administración Estratégica. La administración estratégica es lo que hacen los gerentes para desarrollar las estrategias de la organización (Delgado H. , 2011). Es muy importante la tarea que involucra todas las funciones básicas de la administración, como planeación, organización, dirección y control. 1.3.1.8. Cultura organizacional. Según Bateman, (2009) la cultura organizacional es un conjunto de ideas importantes acerca de la organización, así como de las metas y prácticas que comparten los miembros de la misma. Es un sistema de valores compartidos sobre lo que es importante y de creencias sobre la manera en que funciona el mundo. 7 1.3.1.9.Tipos de estrategias organizacionales. Corporación multinegocios Unidad comercial estratégica 1 Investigación y desarrollo Unidad comercial estratégica 2 Manufactura. Marketing. Unidad comercial estratégica 3 Recursos humanos. Finanzas. Figura N° 4: Tipos de estrategias. Fuente: (Coulter, 2010) 1.3.1.10. Proceso de la Administración Estratégica Identificar la misión actual de la organización, sus objetivos y estrategias. Análisis externo: Oportunidades Amenazas. Análisis SWOT Formulación de estrategias. Implementación de estrategias. Evaluación de resultados. Figura N° 5: Proceso de administración estratégica. Fuente: (Dess, 2003) 8 Análisis interno: Fortalezas. Debilidades. Los pasos de la administración estratégica en primer lugar se identifica la actividad a la que se dedica la organización y los logros que esperan tener, luego se realiza un análisis interno como externo para formular estrategias, e implementarlas para poder evaluar los resultados. 1.3.1.11. Planeación. La planeación implica definir los objetivos de la organización, establecer estrategias para lograr dichos objetivos y desarrollar planes para integrar y coordinar actividades de trabajo (Bixio, 2005). Tiene que ver tanto con los fines (qué) como con los medios (cómo). 1.3.1.12. Planeación estratégica. La planeación estratégica involucra la toma de decisiones acerca de las metas y estrategias de largo plazo de la organización, los planes estratégicos tienen una orientación externa muy fuerte y cubren grandes posiciones de la organización. (Bateman T. , 2009) 1.3.1.13. Dirección. Según Del Acero, (2009) la dirección es estimular a las personas a desempeñarse mejor, incluye la motivación y la comunicación con empleados, individual o grupalmente, así como el contacto estrecho y cotidiano con las personas y la guía e inspiración hacia metas de equipo y de la organización. La dirección ocurre en equipos, departamentos y divisiones, así como en la cima de grandes organizaciones. 1.3.1.14. Control. La planeación, la organización, y la dirección no garantizan el éxito, la cuarta función, el control es el monitoreo del desempeño y la implementación de los cambios necesarios (Del Acero, 2009). A través del control los directivos pueden asegurarse de que los recursos de la organización son utilizados de acuerdo con los planes y que la organización está cumpliendo con su metas de calidad y seguridad. 1.3.1.15. Liderazgo. El líder de un grupo encargado de la toma de decisiones debe intentar minimizar los problemas relacionados con el proceso, debe evitar dominar la discusión o permitir que otros lo hagan. (Ramirez, 2009) 9 Según Chiavenato, (2006) el liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situación, orientada a la consecución de uno o diversos objetivos específicos mediante el proceso de comunicación humana. 1.3.2. Contabilidad. 1.3.2.1. Concepto. Para Moreno, (2000) la contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. 1.3.2.2.Objetivo de la contabilidad. “El objetivo es proporcionar información a los dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, las cosas poseídas por los negocios” (Cuéllar Díaz, 2012, pág. 68). Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar: Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos. Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada. 1.3.2.3. Importancia de la contabilidad. Para Rey, (2009) la contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. 10 La contabilidad se hace imprescindible en proporcionar información; para obtener la misma nos vemos en la necesidad de practicar registros (anotaciones) de las operaciones que se susciten a lo largo de un determinado tiempo de trabajo, ya sea diario, semanal o anual, de dinero, mercaderías y/o servicios por muy pequeñas o voluminosas que sean estas. (Moreno, 2000) 1.3.2.4. Principios contables. Según Sarmiento, (2006) los principios de contabilidad son conceptos y normas básicas que establecen la delimitación e identificación del ente económico, la forma de cuantificación y técnicas de presentación de informe financieros. En toda actividad económica se aplican los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, en el presente proyecto se consideran los siguientes: Ente contable. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la actividad económica de la empresa. Equidad. La contabilidad debe basar su registro y entregar los resultados en forma equitativa, es decir cómo se presenta la transacción, sin inclinar la preferencia para ninguno de los sectores interesados. Medición de recursos. La medición se ocupa de medir los recursos y obligaciones económicas y los cambios operados en ellos. Es decir que la contabilidad registra en forma cuantitativa las transacciones realizadas por la empresa. (Horngren, 2006) Los principios contables se refieren a conceptos básicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse todo desarrollo posterior (Ayaviri, 2000, pág. 40). Su misión es la de establecer delimitaciones en los entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera. Para Galindo, (2006) los principios de la contabilidad se establecieron para ser aplicados a la denominada contabilidad financiera y, por extensión, se suelen aplicar también a la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa se planeará de acuerdo a las necesidades o preferencia de cada empresa, la cual podrá imponer sus propias regulaciones. 11 1.3.3. Manuales. 1.3.3.1.Concepto. Los manuales son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.) como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñen mejor sus tareas. (Franklin, 2009) 1.3.3.2. Importancia de los manuales. Según Naumov, (2011) Un manual es importante porque es un documento diseñado por la administración de la empresa para mejorar el desempeño laboral de la misma, contribuye a la consecución de las metas y objetivos señalados, porque contienen la descripción sistemática de objetivos, políticas, funciones, procedimientos y demás actividades, dependiendo de su finalidad. 1.3.3.3. Tipos de manuales. Manual de funciones.- Comprende el detalle de las funciones que cumplen cada uno de los puestos tanto operativos como administrativos de la empresa. Manual de procedimientos.- En éste se detalla los procedimientos que se debe cumplir para la realización de las diferentes actividades que se cumplen en la institución. (Naumov, 2011) Manual de políticas.- Se describe las políticas que se implementan en la organización para el logro de la misión, visión y los objetivos que se trazan tanto a corto como a largo plazo. Manual contable.- En el manual contable se encuentran especificados todos los procedimientos a seguirse para el registro y reporte de la información contable. Manual financiero.- Para Naumov, (2011) este manual permite el manejo oportuno de los recursos económicos de la organización, para evaluar las operaciones que sustentan los estados financieros. 1.3.3.4.Diagramas de flujo. Son las representaciones gráficas de los procesos a seguirse. Mediante estos se puede comprender de manera fácil donde inicia el proceso, las etapas que debe seguir y la finalización. (Robledo, 2012) 12 1.3.3.5. Simbología. La simbología que se utiliza en los diagramas es la siguiente: SÍMBOLO INTERPRETACIÓN. INICIO O FIN DEL PROCEDIMIENTO OPERACIÓN, ACCIÓN FORMULARIO, DOCUMENTO VARIAS COPIAS DOCUMENTO. ALMACENAMIENTO DE ACCESO DIRECTO. DECISIÓN ALMACENAMIENTO O ARCHIVO CONECTOR DE PÁGINA Figura N° 6: Simbología de los diagramas de flujo. Fuente: (Vasquez, 2007) 13 1.3.4. Estrategias. 1.3.4.1.Definición y elementos. Las estrategias constituyen una orientación y alcance de los objetivos, propósitos o metas a largo plazo, que define el campo de acción de los negocios, proveedores y la organización humana, tecnológica y económica que requiere una empresa para satisfacer las necesidades (Jhonson, 2010). Para Del Acero, (2009) los elementos fundamentales que se toma en cuenta en las estrategias son: Objetivos claros, Comprensión del entorno, Apreciación de las fortalezas, Efectiva implementación. 1.3.4.2. Nivel táctico o funcional. El nivel táctico, se relacionan con decidir qué acciones se llevarán a cabo en cada área de la empresa, producción, marketing, personal, finanzas y compras para conseguir los objetivos planteados dentro de una organización (Kaplan, 2004). 1.3.4.3. Pasos para el proceso de planeación estratégica. Visión Misión Objetivos Oportunidad y fortalezas Producto y mercado Peligros, potencialidades y debilidades Proceso de planeación estratégica Problemas Momento de intuición Estrategia Investigación y desarrollo Figura N° 7: Proceso de planeación estratégica Fuente: (Palacios, 2010) 14 Pronóstico y recopilación de información sistemática En términos sencillos el completo proceso de planeación estratégica lo componen cuatro etapas: diagnóstico estratégico, formulación estratégica, difusión estratégica, monitoria estratégica. 1.3.4.4. Nivel operacional. “La perspectiva operacional es la que corresponde al desarrollo de las tareas con el propósito de darle valor agregado al producto o servicio, se basa en la lógica del sistema de optimización y maximización de los resultados” (Palacios, 2010, pág. 43). 1.3.4.5. Jerarquía de estrategias. Las estrategias, al igual que los objetivos de los cuales se derivan, se encuentran en todos los niveles de la organización, dependiendo de esto se jerarquizan, a su vez, en: Jerarquía de estrategias Estrategias corporativas Define en que negocio debe estar la organización. Estas estrategias se refiere principalmente a organizaciones que tiene varias líneas de negocio: es la estrategia de la empresa. Estrategias de negocio Estrategia funcional Esta estrategia se refiere no tanto a la de un negocio concreto sino a la estrategia desarrollada por una unidad de negocios, que generalmente es un departamento división de una organización. Comprenden las acciones derivadas de los objetivos de cada unidad estratégica de negocios; esta toma las decisiones estratégicas anteriores creando un marco de referencia para las áreas funcionales de la organización. Figura N° 8: Jerarquía de estrategias Fuente: (Delgado H. , 2011) 15 1.3.4.6. Modelos estratégicos. 1. OBJETIVOS CORPORATIVOS Investigación 2. Externa 5. Interna 3. Entorno 4. Mercado Económico Social Político Tecnológico Cultural Legal Ambiental Ecológico Consumidor Canales Competencia 6. Antecedentes Historia 7. Base de datos Volumen venta Canales Participaciones 8. Marketing Ciclo de vida Posicionamiento Comunicación 9. Análisis DOFA 10. Estrategia global Interno Fortalezas Debilidades Externo Oportunidades Amenazas 11. Revisar Posicionamiento Comunicación 12. Presupuesto Ventas/Gastos/Inversiones 13. Plan de acción Objetivos/Estrategias/Costos/Fechas/Responsabl es para cada evento del marketing mix 14. Corregir/actualizar Figura N° 9: Modelo de planeación estratégica Fuente: (Lerma, 2012) Considerando a Serna, (2005) los modelos buscan elaborar análisis internos y externos fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para establecer estrategias. 16 1.4.Análisis crítico sobre los procesos financieros actuales de la empresa. En la actualidad la empresa pretenden incrementar sus activos intangibles que le permitan desarrollar espacios de mercado en un mundo tecnológicamente cambiante, entre los activos intangibles, está la capacitación al personal, el desarrollo organizacional, que van acompañadas de las herramientas administrativas como son: los manuales, estrategias, estados financieros, análisis situacional de las empresas, que permitan consolidar su información y evaluar si en realidad está yendo por el buen camino. La administración financiera de la empresa Made Graphics se encuentra a cargo de su dueño el Sr. Jairo Rojas misma que se basa en la experiencia y en el buen juicio para enfrentar los problemas que se presentan derivados de la actividad de la empresa; pero esto no es suficiente en la administración financiera moderna para ello se requiere de un cambio radical en el manejo económico. En la realidad se puede claramente detectar el mal manejo y uso de los controles administrativos y financieros, el flujo de información contable financiera no se genera diariamente con estrictez ocasionando la demora en el asentamiento de las transacciones así como en la obtención de los informes financieros, situación que obliga a que los ejecutivos tomen decisiones con desconocimiento de lo que realmente sucede en la empresa. La escasa capacitación, evaluación de desempeño de trabajadores y no tener definido los puestos de trabajo (inestabilidad), afecta en los procesos productivos, lo que genera demora en la entrega de los productos, que trae como consecuencia la insatisfacción de los rasgos y características del servicio. En la empresa se ha determinado que existe carencia de una estructura orgánica funcional, no tiene normas administrativas y financieras que en la actualidad se deben aplicar, para el cumplimento de metas, objetivos, estrategias y planes, los elementos utilizados de la planificación son escasos, utilizando tiempo de trabajo adicional para la ejecución de las actividades. 17 1.5. Conclusiones parciales del capítulo. Los aspectos teóricos y científicos detallados en este capítulo son bases sólidas de investigaciones bibliográficas realizadas y su aplicación determina métodos y criterios necesarios tanto para la operatividad como para el control de los procesos. Mediante un diagnóstico FODA se evidencia las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa para ser analizadas y seleccionar estrategias que permitan a la empresa alcanzar de la mejor manera su misión y sus objetivos. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientando a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección y control. El análisis financiero es el proceso crítico dirigido a evaluar la posición financiera, presente y pasada, y los resultados de las operaciones de una empresa, con el objetivo de establecer las mejores estimaciones y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros. Es necesaria la implementación de aspectos innovadores que permitan mejorar y fortalecer el desarrollo administrativo financiero, mediante estrategias las cuales no se debe desarrollar bajo esquemas tradicionales y procesos definidos que ocasionen desperdicio de los recursos económicos materiales, pérdida de tiempo al cliente y sobre todo insatisfacción. 18 CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA 2.1. Caracterización de la empresa Made Graphics. La empresa Made Graphics, se encuentra ubicada en la Provincia de Imbabura, Cantón Ibarra, exactamente en las calles Juan José Flores y Av. Jaime Rivadeneira, tiene como inicio de sus funciones hace 9 años, exactamente se consolido el 25 de Agosto del 2005, partiendo de la idea de formar una microempresa artesanal de elaboración de encuadernados, facturación y principios de caracteres de imprenta, a medida que ha crecido gracias a la aceptación del consumidor, se introdujo la elaboración de sellos, y la venta de los mismos, así es como ha surgido en el mercado competitivo iniciando con un personal de tres operarios y su dueño o patrono. El participe y promotor de la idea de crear esta empresa, Jairo Rojas, puso en marcha este proyecto con fines lucrativos y laborales, es decir dar la oportunidad a jóvenes universitarios de colocarlos en un campo laboral productivo de acorde con su preparación académica, debido a la demanda de trabajo y el crecimiento como empresa se vio en la necesidad de mejorar e incrementar maquinaria e implementos necesarios para su desarrollo, sin embargo la empresa no cuenta con un sistema de contabilidad, pues la misma es llevada por un contador a medio tiempo para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, tampoco cuenta con un presupuesto anual lo que ha impedido que se tenga una información clara sobre la productividad del negocio. Made Graphics, persigue incrementar las ventas día tras día en los productos que comercializa, con la finalidad de cumplir con los planes de crecimiento y lograr el éxito institucional en el sector al que pertenecen, por lo tanto es indispensable aplicar estrategias administrativas financieras, que permitan conocer a los propietarios si realmente están obteniendo una utilidad que por lo general arrojan sus datos, los cuales influyen en una mala toma de decisiones o a la ineficiencia en el manejo de los recursos materiales como económicos de la empresa. 19 2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación 2.2.1. Metodología de la Investigación. La modalidad de la investigación empleada es cualitativa y cuantitativa; Cualitativa porque permitió describir, interpretar cualidades considerando ciertas características de los diversos hechos y fenómenos que requiere para el desarrollo de estrategias y Cuantitativa porque se aplicó en el levantamiento de información en los estados financieros. 2.2.2. Tipos de Investigación. Aplicada. Permitió la aplicación de los conocimientos adquiridos para determinar las teorías existentes y darle una solución a los problemas encontrados y así lograr con el cumplimiento de la misma. De campo. Se aplicó para determinar la situación actual de la empresa y así obtener una información veraz, mediante las necesidades que requiera la empresa. Bibliográfica. Permitió recolectar y analizar información de diversas fuentes bibliográficas para aplicarlas en la elaboración y desarrollo de la propuesta. Descriptiva.-Mediante la aplicación de esta investigación se describió los pasos a seguir para realizar un modelo de estrategias administrativas financieras. 2.2.3. Métodos. Inductivo-Deductivo.- partiendo de los antecedentes históricos de la empresa Made Graphics y conociendo sus necesidades se logrará adaptar los conocimientos financieros a estrategias administrativas-financieras. Mediante los conocimientos teóricos- prácticos sobre las finanzas y administración, implantar un modelo metodológico y práctico para mejorar la organización y control de la empresa. Analítico-Sintético.- mediante el diseño de estrategias administrativas financieras se va a adaptar a Made Graphics mediante un diagnóstico de la empresa y así realizar un análisis respectivo de las estrategias administrativas-financieras a adaptarse en la empresa. Sistemático. Permitió determinar los diferentes componentes a utilizarse de manera lógica y ordenada en el desarrollo del trabajo de investigación. 20 2.2.4. Población y muestra. Para la presente investigación se tomó en cuenta dos poblaciones, la primera se relaciona con los empleados del área operativa de la empresa Made Graphics, y la segunda es la parte administrativa de la empresa; como se muestra en la siguiente tabla: Tabla N° 1: Población de la empresa Made Graphics Nombre Número Gerente 1 Secretaria 1 Contador 1 Auxiliar contable 1 Vendedor 1 Diseñador Gráfico 1 Prensista 3 Terminador gráfico 2 Verificador de calidad. 1 TOTAL 12 Fuente: Made Graphics año 2014. Como el universo a investigar es menor a 50 se realizó una entrevista a todo el personal de la empresa tanto al área administrativa como al área operativa. 2.2.5. Técnicas. Entrevista.-Permitió entrevistar al gerente y personal administrativo de la empresa, para obtener información relevante del negocio y su funcionamiento, lo cual ayudó a determinar cuáles son las necesidades y requerimientos del mismo. 2.2.6. Instrumentos. Guía de Entrevista. Se elaboró con contenidos básicos, sobre las cuales abordan las temáticas que se necesita conocer, cuya información es guardada en una radio-grabadora. 21 2.2.7. Análisis de las entrevistas. 2.2.7.1.Entrevista dirigida al Gerente. La empresa Made Graphics está en funcionamiento en la ciudad de Ibarra por más de 9 años, satisfaciendo las necesidades de los consumidores, no tiene una misión establecida pero trabajan para satisfacer al máximo las expectativas del cliente, estableciendo una relación de confianza y amistad, optimizando sus recursos, de igual manera la visión desean ser una empresa líder en el mercado nacional en la rama de las artes gráficas, que exceda las expectativas de los clientes entregando productos de calidad. La empresa si tiene un organigrama establecido, aunque la empresa ha venido creciendo y es necesario reestructurarlo, para tener claro la estructura administrativa. En la empresa no existe manuales de funciones, esta es una debilidad que posee ya que al señalar en forma verbal las funciones y responsabilidades a los empleados es posible que estos las puedan omitir o simplemente no cumplir a cabalidad todo lo que deben hacer , es importante que exista un documento que contenga lo que debe hacer cada persona. Al gerente no le ha sido entregado por escrito las funciones que debe realizar el contador de la entidad, esto se debe a la inexistencia de un manual contable – financiero. Me gustaría que exista un manual en la empresa ya que en realidad a partir del año 2013 llevan contabilidad. Al contar la empresa con un manual de funciones sí estaría dispuesto a difundirlo a todos los empleados, para que tengan un claro conocimiento de las funciones que van a realizar cada uno de ellos, facilitando el desarrollo de sus actividades. Los sueldos son pagados cada 29 de cada mes, con sus respectivas bonificaciones, no tenemos inconvenientes. Para controlar el trabajo, en este caso lo hace personalmente, evaluando en base a las notas de pedido, al cumplimiento que ellos tienen, a la agilidad con la que se mueven y el resultado que obtienen en cada uno de los procesos que han sido encargados y las responsabilidades que tienen. Para lo cual a través de un reporte mide el rendimiento durante un período semanal, mensual. 22 2.2.7.2. Entrevista dirigida a la secretaria. La empresa no cuenta con un control riguroso de bienes y de personal pero se hace un control manual que la satisfacción es insuficiente. La empresa no cuenta con un plan anual, ni un presupuesto acorde a los gastos y egresos a los que debe incurrir la empresa ni planifica sus ingresos, pero se debería hacer para mejorar la rentabilidad. El riesgo que corre la empresa al no contar con controles en los diversos departamentos es inminente ya que no se puede planificar las actividades, ni el trabajo que desempeñan los empleados. Es necesario e importante incorporar estrategias que desde hace algunos meses hemos estado pensando en realizar un estudio que nos guie en la administración, control interno y financieramente dentro de la línea de negocio. Sería de gran utilidad la estrategias administrativas financieras porque se podría detallar las respectivas funciones de los departamento a crearse, lo que realiza cada uno de los empleados y su evaluación dependiendo de lo que realicen dentro de la empresa. 2.2.7.3.Entrevista dirigida al Contador. Esta empresa está reglamentada por: La constitución, Ley de Régimen Tributario Interno, Ley de Cheques, Ley de Consumidor, Código de Comercio, Código de Trabajo, Código Civil, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Ordenanzas Municipales entre otros, a partir del año 2013 las ventas sobrepasaron el monto establecido por el SRI en cuanto a ventas por tal motivo Made Graphics está obligada a llevar contabilidad. La empresa no posee un plan de cuentas bien diseñado, posee uno que se ajusta a las necesidades que tiene la empresa para realizar las diferentes operaciones contables y registrar las transacciones que diariamente la realizan, el arqueo de caja chica es manejado por el gerente de la empresa, quien lleva los registros documentos de respaldo y reportes de Caja Chica en síntesis, si realizan arqueos la fecha no es planificada. En la empresa si se reciben diariamente los comprobantes tanto de ingreso como de egreso para contabilizar y registrar adecuadamente en los auxiliares correspondientes, este proceso es muy importante que se lo realice a diario para evitar posibles errores, y más que todo para poder obtener reportes diarios. 23 Como la empresa no cuenta con un manual de funciones pues a mí tampoco se me ha entregado un escrito en el que se detalle las obligaciones que se tiene como Contador dentro de la empresa, más bien las realizo por ética y profesionalismo, me parece pertinente que la empresa cuente con estrategias administrativas financieras que facilite la realización de las actividades, ya que con esto me permitirá hacer las actividades más organizadamente y con menos tiempo. 2.2.7.4. Entrevista dirigida a los empleados del área operativa y ventas. El personal de la empresa Made Graphics, en su mayoría tiene un tiempo de trabajo superior a un año y menos de la mitad de los empleados tienen un tiempo de trabajo inferior a un año, tienen experiencia en la realización de sus tareas diarias. Un importante número conocen poco acerca de las funciones que realizan en la entidad, esto se debe a que no existen las funciones delimitadas y no son puestas en conocimiento a los trabajadores por parte los administradores. Es importante el conocimiento de los objetivos de la empresa porque direccionan a los trabajadores el camino al cual se pretende llegar, en este caso en la empresa Made Graphics, sus trabajadores no conocen los objetivos, siendo esencial contribuir al desarrollo de la misma. Al momento de designar las actividades al personal de la empresa en su mayoría las órdenes son verbales en las cuales no hay ningún documento escrito que certifique que se ha designado una actividad a realizar, en caso de necesitar un respaldo. En la empresa apenas un mínimo porcentaje conoce sobre sus normativas que esta tiene, y la mayoría del personal no conoce ninguna normativa existente en la empresa causando que no sepan cómo deben desempeñarse en sus funciones. Manifiestan que quieren que la empresa cuente con un manual de funciones que direccione los deberes, obligaciones, responsabilidades, ayudando así a realizar sus actividades eficiente y eficazmente en la empresa Made Graphics. En su totalidad, consideran que se debe difundir a todos los empleados acerca de las funciones que deben realizar y que además se debe ir actualizando permanentemente, para garantizar un rendimiento óptimo y cumpliendo los objetivos. En la empresa un mínimo número de empleados dice que no existe ningún método de supervisión de sus labores, por tanto se debe implementar o informar sobre la manera en que se controla el desempeño de los empleados. 24 2.3.Esquema de la propuesta del investigador. Diagnóstico Análisis FODA Estrategias. Estrategias Administrativas. Estrategia Financiera. Matriz FODA Manual administrativo Manual de funciones. Manual de procedimientos Diagramas de Flujo. Figura N° 10: Estructura de tesis. 25 2.4.Conclusiones parciales del capítulo. La empresa Made Graphics, para el desarrollo de sus actividades se basa en herramientas poco técnicas y adecuadas para su desenvolvimiento normal, lo cual influye en un menor rendimiento administrativo y financiero. En lo referente al talento humano se puede evidenciar que los procedimientos administrativos que permiten un correcto manejo del personal relativo a: cargos, perfiles, competencias y funciones, que garanticen estabilidad y buen desempeño laboral, no son adecuados para la comercializadora. Con respecto a los procesos de calidad, que contribuyan a una oportuna recuperación de valores y entrega de productos en forma ágil y eficiente; los procedimientos los realizan en forma rutinaria; debido a la falta de un manual de funciones y procedimientos que definan en forma clara estas actividades. Para mejorar los niveles de calidad en la atención, se hace imperativo que la empresa disponga de estrategias administrativas-financieras, que corrigiendo falencias internas como duplicidad de tareas, falta de claridad de responsabilidades, procedimientos incorrectos, demora de trámites, pueda mejorar sus niveles de atención externa a sus clientes. 26 CAPÍTULO III 3.1. Tema: ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS FINANCIERAS, PARA LA EMPRESA MADE GRAPHICS DE LA CUIDAD DE IBARRA. 3.2.Objetivo de la propuesta. Brindar un soporte administrativo a los procesos empresariales de las diferentes áreas funcionales de la empresa, a fin de lograr resultados efectivos y con una gran ventaja competitiva. 3.3.Desarrollo de la propuesta. 3.3.1. Análisis de la situación actual de la empresa. En este punto con base en la experiencia, los datos disponibles y el conocimiento general de la organización, se establezcan de la manera más objetiva una lista cada una de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. 3.3.2. Análisis FODA. El análisis FODA de la empresa Made Graphics, permitirá conocer el medio ambiente en el que se desempeña cada una de sus actividades, para lo cual registra su ambiente interno con las fortalezas y debilidades y su ambiente externo con las amenazas y oportunidades. FORTALEZAS AMENAZAS - Está legalmente constituida tiene conocimientos - Fuerte competencia en el sector. sobre leyes y registros. -La crisis económica mundial y del - La empresa cuenta con maquinaria y tecnología Ecuador. adecuada. - Decretos gubernamentales y cambio de - Capital propio. políticas económicas. - El producto a distribuirse es de buena calidad. - La globalización por cuanto vienen - Tiene una cartera de clientes establecidos. otras empresas con bajos precios en las -Los pedidos son entregados oportunamente. prendas. - Facilidad en la adquisición de materia prima. - Incremento en los costos del producto. 27 DEBILIDADES -La empresa no cuenta con OPORTUNIDADES una filosofía y -Expansión y crecimiento a nivel organigrama establecido. nacional a pesar de la crisis económica. - El talento humano no tiene delimitado sus funciones. - Actividad económica ligada a un -La empresa no cuenta con herramientas desarrollo del aspecto social y administrativas como parte de un sistema de control productivo de la población. interno. - Imagen empresarial confiable. - Existe dificultad en la comunicación de las -Posibilidad de captar nuevos clientes. actividades por la falta de un documento escrito que - Diversificación de nuevos productos. describa sus tareas. -No existe un procedimiento definido para la - Realizar alianzas estratégicas. contratación de personal. -Mejoramiento de la productividad para - No cuenta con un sistema contable adecuado. ser más competitivos en el mercado. - Inexistencia de políticas en el área administrativa financiera. Figura N° 11: Análisis FODA de la empresa Made Graphics. 3.3.3. Matriz de cruce FODA. FORTALEZAS AMENAZAS (FA) FORTALEZAS OPORTUNIDADES (FO) -La empresa cuenta con maquinaria y tecnología - La marca es reconocida en el mercado lo que adecuada lo que permite contrarrestar los altos permite el crecimiento a nivel nacional. niveles de competencia en el sector. - La facilidad de adquisición de materia prima -La empresa cuenta con capital propio, lo que le favorece la producción de nuevos productos. permite tener una estabilidad económica, frente a - La entrega oportuna de los pedidos hacen que la la crisis mundial. empresa cuente con un buen nivel de credibilidad -La marca es reconocida en el mercado por su por parte de sus clientes. calidad, lo que le permite contrarrestar los bajos -Se puede captar nuevos clientes ya que se ofrece precios ocasionados por la globalización. y distribuye un producto de calidad actualmente. -Con productos de buena calidad, la empresa -Las alianzas estratégicas servirán para proveer a estará en capacidad de mejorar la competitividad. los clientes actuales nuevos productos a por ser -Se debe fortalecer la cartera de clientes para distribuidor exclusivo. minimizar la crisis financiera del país. -La correcta utilización y control de recursos de la empresa, así como el aprovechamiento del 28 mercado, sustenta la creación de nuevas sucursales. DEBILIDADES OPORTUNIDADES (DO) DEBILIDADES AMENAZAS (DA) -Determinar políticas, procedimientos, manuales y - Al no disponer de políticas, manual de reglamentos para que los empleados puedan funciones, regirse y cumplir con sus funciones. - La implementación de una organigrama, que orienten al trabajador, el cumplimiento de las labores lo filosofía y estarían haciendo de una forma empírico, organigrama funcional permitirá mejorar la corriendo el riesgo de que exista una ineficiencia eficiencia y eficacia dentro de la empresa. y demora en el trabajo. - Un adecuado sistema de control interno ayudará -El a salvaguardar los bienes de la empresa. desconocimiento de las herramientas administrativas por parte del talento humano que -Sistematizar los procesos de tal forma que exista labora en la empresa, provoca pérdida del fluidez en el cumplimiento de los mismos, mercado favoreciendo en gran parte a la garantizando eficiencia y eficacia en el desarrollo competencia. de las actividades diarias en la empresa. - Al no disponer de un sistema contable adecuado dificulta determinar el costo real del producto lo que le impide a la empresa tener precios competitivos. - Mejorando los procedimientos de contratación de personal de tal forma que permita elevar el nivel académico del trabajador para lograr posicionar de mejor forma a la empresa. Figura N° 12: Cruces Estratégicos. Una vez realizado el diagnóstico de la empresa, se puede identificar los siguientes problemas: La empresa no cuenta con un Manual de Funciones que permitan un adecuado funcionamiento del personal; la existencia de este documento facilitará el correcto funcionamiento de las actividades diarias. Made Graphics carece de un organigrama que permita conocer sus relaciones y unidades que la integran. Dentro de la empresa se evidencia la falta de un Manual de procedimientos, el mismo que permitirá definir los procedimientos que deben llevar a cabo todos los miembros de la empresa, y por último un manual contable para tener mayor control financieramente. 29 3.4. Manual Administrativo. 3.4.1. Filosofía empresarial. 3.4.1.1.Misión. “Somos una empresa orgullosamente ecuatoriana, dedicada a la impresión y diseño gráfico, utilizando tecnología de punta, apoyado en un sólido equipo de colaboradores calificados, comprometidos y motivados, para brindar un excelente servicio y atención personalizada, teniendo alianzas estratégicas con nuestros proveedores, que garantiza la calidad del trabajo solicitado de nuestros socios estratégicos”. 3.4.1.2.Visión. “Ser en 5 años una de las imprentas más reconocidas en la región norte del país, en constante evolución de acuerdo al mercado, trabajando continuamente para mejorar los procesos de producción, brindando productos y servicios de calidad, a través del desarrollo del talento humano, la inversión en tecnología de vanguardia y la orientación a la protección del ambiente, y así mantener una estrecha relación con nuestros clientes y colaboradores”. 3.4.1.3.Principios y valores. Honestidad.- Respetar la ley, el medio ambiente, y la moral, es el compromiso como organización y personas. Autenticidad.- Por medio de los productos y servicios, ser reconocidos a nivel nacional e internacional. Responsabilidad.- En el desarrollo de todas las actividades se realiza el trabajo con compromiso, cumpliendo con los principios de orden moral, social y ético brindando al cliente verdad en los ofrecimientos. Solidaridad.- Ser parte de una sociedad, y saber retribuir al desarrollo de ésta, creando fuentes de empleo para los ciudadanos. Permanencia.- Buscar permanecer como empresa líder, en las artes gráficas de óptima calidad. Compromiso.- Comprometerse con nuestros clientes, pues ofrecerles productos de calidad e innovadores. Trabajo en equipo.- En la empresa se conjugan el trabajo y la amistad logrando el respeto para con todos los miembros del grupo, realizando tareas individuales que se 30 complementan en el desarrollo de sus funciones, estableciéndose como unidad organizada eficiente. Tolerancia.- Respeto a las ideas, creencias o prácticas de los demás cuando son diferentes o contrarias a las propias. Creatividad.- Diseñar propuestas novedosas para el desarrollo de las actividades normales de la organización. 3.4.1.4.Objetivos estratégicos. Producir con calidad, eficiencia y rentabilidad los productos. Ingresar la empresa a nuevos mercados. Optimizar los recursos existentes en la empresa. Minimizar costos de producción. Lograr mayor eficiencia y eficacia administrativa de los recursos. Capacitar permanente a todo el personal. Obtener mayor nivel de satisfacción para los clientes; y mayor contribución de mercado. Aumentar su capacidad de producción en un 100%. Establecer una eficiente organización administrativa, financiera que garantice el buen funcionamiento de las operaciones. Innovar nuestra maquinaria – Tecnología. Crear una línea propia de productos. 3.4.1.5. Políticas. Todo el trabajo debe realizarse con excelencia, siempre cuidando cada paso del proceso, buscando la satisfacción y fidelidad del cliente. Siempre se debe brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y reclamos considerando que el fin de la empresa es el servicio a la comunidad. La atención eficiente al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo cual deberán conocer los procedimientos a fin de orientarlos. Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético. Manejar precios accesibles para todo tipo de cliente, es importante siempre dar la opción para cada necesidad contando con variedad de productos. 31 Se efectuara una reunión semanal informativa documentada del trabajo de cada puesto, a fin de coordinar, evaluar, definir prioridades y plantear soluciones. El sistema de información de la empresa debe estar siempre actualizado, en el área que le corresponde a cada trabajador en cumplimiento de sus funciones. 3.4.1.6. Organigrama estructural. La estructura orgánica, de la empresa “Made Graphics” está integrada por los niveles administrativo y operativo, los mismos que se detallan en la siguiente figura: Junta de Accionistas Secretaria Dep. de Administrativo Financiero Dep. de Producción. Dep. de Ventas Contador General Jefe de Producción. Jefe de Ventas. Auxiliar de contabilidad. Jefe de RRHH. Prensista. Diseñador Gráfico. Terminador Gráfico. Verificador de calidad y empacador. Figura N° 13: Estructura Organizacional de la empresa Made Graphics. 32 3.5.Estructura Funcional. 3.5.1. Manual de funciones. El siguiente instrumento de trabajo contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada colaborador en sus actividades cotidianas y está elaborado técnicamente basándose en los respectivos procedimientos y normas que se desarrollan en las labores cotidianas, para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión. Manual de Funciones NIVEL: EJECUTIVO ÁREA: ADMINISTRATIVA CARGO: Gerente SUPERVISA: Todos los empleados. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades que se ejecutan en la empresa, por medio de sus subordinados. Promover el desarrollo y proyección de la organización y de quienes laboran en ella, a mediano y largo plazo; procurando el mayor rendimiento posible la inversión realizada por los accionistas de la compañía. FUNCIONES BÁSICAS RESPONSABILIDADES Representar judicial y extrajudicial a la Responsable por el cumplimiento de empresa. Administrar los las políticas, objetivos y gestión de recursos económicos y la empresa. Establecer adecuados canales de humanos. Supervisar y coordinar directamente a todo el comercialización, promoción y desarrollo de los productos que la personal. Canalizar el trato a los clientes. empresa ofrece al mercado. Establecer la apertura de nuevos mercados. Despachar diariamente los asuntos a Realizar un control de proveedores. su cargo, dictando las órdenes, Velar por la buena marcha de le empresa. solicitando informes a cada uno de Aprobar conjuntamente políticas de venta con los departamentos. 33 el jefe de ventas, en lo que corresponda a los Revisar montos para créditos a clientes. los operaciones Autorizar los pagos de las obligaciones de la balances, económicas de las de la empresa. Revisar y firmar los acuerdos, empresa. Calificar a los aspirantes a un cargo y órdenes de pago, órdenes de remover a los empleados de la empresa de compra, cheques, pagarés, planillas acuerdo normas vigentes dentro de la empresa y otros documentos análogos, por y del código del trabajo. los montos y niveles autorizados. Controlar el óptimo uso de los recursos Aprobar el precio final del producto. humanos, financieros, técnicos y materiales Planificar y programar cursos y de la empresa. Realizar talleres de capacitación, al personal, conjuntamente unidades administrativas, con un las demás Plan de eligiendo temas dirigidos a fortalecer el rendimiento Desarrollo Institucional a corto, mediano y crecimiento largo plazo. empleados. laboral personal y de el los ANÁLISIS DEL PUESTO PERSONALES. REQUISITOS MÍNIMOS 4 Años en administración de empresas, o en puesto similares. Experiencia. Cursos en administración de empresas y relaciones humanas Personalidad dinámica, proactiva y con capacidad de tomar decisiones en circunstancias normales de trabajo y bajo Perfil. constante presión. Excelente nivel de comunicación para manejar relaciones internas y externas de la entidad. Criterio técnico profesional para proponer el desarrollo empresarial, con ideas de innovación. Instrucción. Título Universitario, Ingeniero en Administración de empresas, o carreras afines Especialización en la elaboración de artículos promocionales o en áreas de Diseño Gráfico. Competencias. Liderazgo, toma de decisiones, capacidad analítica, tolerancia a la presión. 34 Manual de Funciones ÁREA: ADMINISTRATIVA CARGO: Secretaria. SUPERVISA: SUPERVISADO: Gerente. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Asistir a la gerencia, y diferentes departamentos en las labores secretariales, coadyuvar en la gestión, organización y operación de la comunicación oral y escrita, en el ámbito interno y externo de la empresa, además proporcionar atención adecuada al público en general. FUNCIONES BÁSICAS RESPONSABILIDADES Organizar, actualizar y mantener un adecuado control de Recibir, ingresar, distribuir los documentos del archivo. y controlar la Atender y corresponder llamadas telefónicas. correspondencia que salga Atender visitas a reuniones programadas por la gerencia. de la empresa o llegue a la Mantener actualizado los expedientes del gerente y el misma. Comunicar las novedades archivo de los acuerdos. Organizar y llevar actualizada la agenda de Gerencia que los clientes tienen Llevar control de existencia de papelería y útiles de la acerca de pedidos, facturas, precios. unidad respectiva. ANÁLISIS DEL PUESTO PERSONALES. Experiencia. REQUISITOS MÍNIMOS 2 años en actividades de secretaría. Personalidad dinámica, proactiva, con capacidad de organización y trabajo bajo presión. Perfil. Excelente nivel de comunicación para manejar relaciones internas y externas de la entidad. Instrucción. Título Bachiller en Secretariado, 1 año mínimo Educación Superior. Competencias. Tolerancia a la presión, Proactividad, Facilidad de palabra. 35 Manual de Funciones ÁREA: ADMINISTRATIVA CARGO: Jefe de Recursos Humanos. SUPERVISA: Dep. Financiero, SUPERVISADO: Gerente General. Dep. Ventas y Dep. Producción DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Desarrollo y aplicación de las técnicas y herramientas de administración, diseñar estrategias para el manejo de los recursos de la empresa. Administrar y controlar el talento humano. FUNCIONES BÁSICAS RESPONSABILIDADES Desarrollar adecuadamente la cultura organizacional de la Ser un apoyo directo empresa. para la gerencia. Supervisar que los cambios en las condiciones de trabajo Proponer e implementar sean debidamente planeadas y coordinadas para asegurar la la productividad de la empresa. capacitación Organizar, actualizar y mantener un adecuado control de política de y desarrollo del recurso humano aprobado por los documentos del archivo. Llevar registros del talento humano Gerencia General. Pagar la nómina y todos los beneficios de ley a tiempo. Comunicar las Reclutar y ambientar al personal. novedades Elaboración de contratos de trabajo y liquidaciones. clientes tienen acerca de Evaluación del desempeño. pedidos, Otras relacionadas con su puesto y que le sean asignadas. precios. que facturas los y ANÁLISIS DEL PUESTO PERSONALES. Experiencia. REQUISITOS MÍNIMOS 2 Años en administración de empresas, o en puesto similares. Personalidad dinámica, proactiva, con sólidos conocimientos del manejo Perfil. de información administrativa, trabajo bajo presión, confiabilidad. Instrucción. Ingeniero o egresado en Administración de empresas, o carreras afines. Competencias. Tolerancia a la presión, proactividad, facilidad de palabra. 36 Manual de Funciones ÁREA: CONTABILIDAD. CARGO: Contador SUPERVISA: Auxiliar contable. SUPERVISADO: Gerente. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Coordinar y dirigir las actividades contables de la empresa. Velar por el cumplimento de las leyes tributarias, además de proponer de manera permanente el mejoramiento en los procedimientos que aseguren el oportuno registro e información contable. FUNCIONES BÁSICAS RESPONSABILIDADES Preparar informes, presupuestos, balances y estados Observar bajo estricta financieros sobre el comportamiento de los recursos y responsabilidad y criterio obligaciones institucionales. profesional la correcta Coordinar con todas las áreas la emisión de información aplicación de los PCGA, para la formulación del presupuesto anual. Al igual que NAGA, NIIF, Código de evaluar el avance y cumplimiento del mismo. Ética Profesional, cuando Proponer a gerencia estrategias y políticas en los contable. ámbitos contables. Generación Buscar, alternativas de inversión. Revisar y aprobar las declaraciones y balances de Supervisión de los registros contables directos y generar información financiera. Cumplir con la realización de conciliaciones bancarias, pago, arqueos de la Estructura Organizativa. Análisis de los Estados el respectivo comprobante contable. de de Plantación impuestos. roles se prepare la información sorpresivos de Financieros. caja Mantener debidamente procedimientos de control para el pago correcto de los referenciado y completo impuestos el al S.R.I, y demás responsabilidades archivo documentación tributarias. Elaboración y presentación de formularios de pago de Décimo Tercero y Cuarto Sueldos, Utilidades. 37 respaldo institucional. de de contable Verificar que todas las transacciones efectuadas dentro del proceso estén registradas en la Aplicación Informática a la fecha utilizada. Realizar Arqueos de Caja y Flujo de efectivo que se emitan Institucionalmente. Elaborar reportes e informes requeridos por la gerencia o la junta de accionistas. Generar, verificar y firmar conjuntamente con la Gerencia los informes financieros básicos y de ejecución presupuestaria institucional, mensual y anual que son requeridos por las autoridades superiores y organismos de control. Elaboración de análisis financieros. ANÁLISIS DEL PUESTO PERSONALES. REQUISITOS MÍNIMOS 4 años manejando actividades contables. Experiencia. Experiencia en el manejo de costos, legislación tributaria y legislación laboral. Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office. Manejo de Software Contable y herramientas informáticas (Programas SRI). Excelente nivel de comunicación para promover el mejoramiento contínuo. Perfil. Criterio técnico profesional para tomar decisiones bajo presión. Demostrar un alto nivel de compromiso con los objetivos de la empresa. Instrucción. Título universitario en Contabilidad Auditoria y Finanzas CPA Competencias. Experiencia en trabajo en grupo, tolerancia a la presión, interpretación de números, objetividad. 38 Manual de Funciones CARGO: Auxiliar contable. ÁREA: CONTABILIDAD. SUPERVISA: SUPERVISADO: Contador. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Realizar tareas de registros contables, conciliaciones bancarias, registros de facturación, etc. Obtener y registrar datos contables, apoyar y colaborar al contador en la realización de las operaciones tanto de egresos como ingresos derivados de la empresa. FUNCIONES BÁSICAS RESPONSABILIDADES Digitación en el sistema de todas las operaciones Observar bajo estricta responsabilidad y criterio contables. profesional la correcta Recopilar informes estadísticos financieros, aplicación los Principios de contables o de auditoría y tablas concernientes a Contabilidad Generalmente Aceptados, NIIF. esta materia tales como recibos de caja, gastos, Responsabilidad código de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, ganancias y Ética Profesional, cuando se pérdidas. prepare la información contable. Llenar y enviar los formularios de compensación a Emitir reportes de Cuentas por trabajadores, formularios de contribución de Cobrar y Cuentas por Pagar. pensión y otros documentos gubernamentales Pago oportuna de (legales). proveedores. Mantener un registro contable y financiero de las Dar soporte en la Elaboración de informes periódicos sobre diferentes transacciones. el comportamiento contable Realizar costos de producción. financiero y presupuestario. Calcular salarios a pagar partiendo de los registros de horas trabajadas por cada trabajador. Emisión de roles de pago. Encargarse de caja chica, realizando pagos y cobros. Elaborando comprobantes de egreso, ingreso, diarios con sus respectivos respaldos, así como el ingreso al sistema contable. 39 Elaborar conciliaciones bancarias. Controlar y actualizar los activos fijos y calcular su respectiva depreciación. Coordinar con el Contador el cuadre de los movimientos a fin de mes, conciliando la ejecución del presupuesto con los cheques girados. Mantener al día el archivo correspondiente a Comprobantes de Egreso, Comprobantes de Ingreso, Conciliaciones Bancarias, Estados de cuenta, Diarios de Cierre y demás documentos que se requiera dentro del área Financiera Contable. ANÁLISIS DEL PUESTO PERSONALES. REQUISITOS MÍNIMOS Mínimo de 2 años en manejo en actividades Experiencia. contables. Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office. Manejo de Software Contable y herramientas informáticas (Programas SRI). Excelente nivel de comunicación para promover el mejoramiento contínuo. Perfil. Criterio técnico profesional para tomar decisiones bajo presión. Demostrar un alto nivel de compromiso con los objetivos de la empresa. Instrucción. Estudiante / Contabilidad Egresado universitario de Superior, Economía o Administración de Empresas Competencias. Tolerancia a la presión, disposición de tiempo completo, números. 40 objetividad. Ser bueno para los Manual de Funciones CARGO: Jefe de ventas. ÁREA: COMERCIALIZACIÓN. SUPERVISA: SUPERVISADO: Gerente. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de ventas, postventa y cobranzas de la empresa; así como también corresponsable de la imagen corporativa dentro de un ámbito de desarrollo e innovación permanente, que permita mantener el entusiasmo de los clientes hacia los productos que Made Graphics ofrece. FUNCIONES BÁSICAS RESPONSABILIDADES Proponer las políticas del área de ventas. Responsable de administración y la Estudiar la competencia y rendir elaboración, cumplimiento del presupuesto general de ventas. calidad. Realizando un seguimiento de los Vender los productos a nuevos clientes. Promover el producto, efectuar la venta y venta de resultados, de las ventas y optimizando los márgenes. realizar el seguimiento respectivo. la Mantener buenas relaciones con los clientes brindando un servicio de Buscar nuevos clientes. Supervisa cuentas al área de ventas y gerencia. productos Reclutamiento, selección y demandados por los clientes, realizando la entrenamiento de la fuerza de ventas. apropiada revisión de empaque, pesos y Controlar que todos los productos se demás requisitos exigidos por el cliente en entreguen a tiempo y tengan la mejor el producto. calidad. Entrega al departamento Contable las cantidades de dinero recibidos por concepto de venta de esta manera se generaran las comisiones correspondientes según los periodos establecidos. Realiza las actividades requeridas para la 41 Manejo de quejas y sugerencias de clientes. Cumplir con las tareas asignadas. promoción de los productos, servicios y beneficios, disponiendo de los suministros necesarios. Cumplir con las metas de ventas y disposiciones de Gerencia. Elaboración de reportes de ventas y comisiones Manejo de datos de clientes y proveedores. ANÁLISIS DEL PUESTO PERSONALES. REQUISITOS MÍNIMOS 2 Años de experiencia en el ámbito de Experiencia. ventas. Personalidad dinámica, criterio innovador y altamente perceptivo para entender las condiciones del mercado y expectativas Perfil. del cliente. Capacidad de negociación con los clientes. Excelente presentación personal. Excelente nivel de comunicación y organización. 2 años de educación superior, Ingeniería Instrucción. en Marketing o similares, Especialista en ventas o carreras afines. Facilidad de palabra, Buena presencia, Competencias. Conocimiento de Técnicas de persuasión al cliente. 42 Manual de Funciones CARGO: Jefe de producción. ÁREA: PRODUCCIÓN. SUPERVISA: Operarios. SUPERVISADO: Gerente. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Planificar, organizar, dirigir y controlar la producción de la empresa dentro de los índices de eficiencia establecidos, optimizando los recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos. Realizar todas las actividades relacionadas con gestión de adquisiciones de obras, bienes y servicios, custodio y administrador de los bienes y material de oficina que en ella se encuentren. FUNCIONES BÁSICAS RESPONSABILIDADES Elaborar y dirigir los planes de producción, la Elaboración de planes a corto, política de compras y logística de materias medio primas. actividades de producción de la Planificar la especificaciones fabricación de según materiales, las procesos, plazos, instalaciones etc. y largo plazo. las empresa. Planificación, coordinación y entrega a tiempo de los pedidos y Coordinar y supervisar el diseño, conforme se especifique en las Órdenes de Producción. muestras. Controlar que se utilicen Recibir, almacenar y registrar el ingreso de la adecuadamente los accesorios que materia prima e insumos en el sistema, los trabajadores necesitan para la conciliando los datos físicos con el documento. elaboración de los artículos. Realizar la recepción de cotizaciones de varias Mantener en orden la bodega. empresas y la comparación de varios precios para coordinar un histórico. Distribución de materia prima o artículos según corresponda a las Realizar una correcta distribución de materiales a los diferentes colaboradores del departamento áreas de acuerdo a las órdenes de producción. Emitir comprobantes de entrega de de Producción. Verificar el mantenimiento de maquinarias de 43 materiales para la elaboración de Producción para un trabajo óptimo. los artículos. Presentar un informe periódico a la Gerencia, Departamento contable de las compras que se realicen. Coordinar el adiestramiento del personal nuevo y/o so reubicación. Establecer controles de inventarios. Realizar la devolución física al proveedor, por falla en la materia prima y /o insumos. Recibir y, almacenar y registrar los sobrantes de materia prima e insumos. ANÁLISIS DEL PUESTO PERSONALES. Experiencia. REQUISITOS MÍNIMOS 3 Años en la producción de artículos promocionales, diseño gráfico. Experiencia en manejo de bodega. Alto nivel de comunicación para manejar las relaciones laborales internas y promover un óptimo Perfil. clima laboral. Capacidad de organización en la distribución de recursos que posee la empresa, como los que se necesite para ejecutar las actividades. Capacidad para toma de decisiones en lo relacionado a la adquisición de bienes o servicios. Capacidad de organización y de control de materia prima e insumos. Instrucción. 2 años de educación superior, Ingeniería Comercial o Diseñador gráfico. Competencias. Liderazgo, Toma de decisiones, Tolerancia a la presión. 44 Manual de Funciones CARGO: Prensista. ÁREA: PRODUCCIÓN. SUPERVISA: SUPERVISADO: Jefe de producción. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Organizar, dirigir, ejecutar, controlar tareas productivas, de instalación y mantenimiento, de acuerdo a programas y normas técnicas y de calidad en la producción de bienes y servicios. FUNCIONES BÁSICAS RESPONSABILIDADES Impresión en líneas. Es Impresión de todo tipo de líneas en papel y responsable con carácter constante por el uso de materiales, equipos y herramientas tales como: plástico, con colores/policromía. Impresión de medio tono. papel, tonner, cartulinas, borrador Matizado de tinta y revelado de planchas. de Capacidad impresora, prensa para aplicar conocimientos planchas, stencil, plana, rotativa, fotocopiadora, tecnológicos. Capacidad para asimilar nuevas tecnologías. Capacidad para utilizar la computadora con máquina multígrafo, reveladora de placas, entre otros. Responsable mantenimiento programas aplicativos; realiza ajustes y de mantenimiento preventivo de máquinas de herramientas impresión. indirecta y con carácter periódico. Aplicar Normas Técnicas de calidad y seguridad industrial/ambiental. Digitalizar originales (capturar con escáner). Retocar imágenes, variaciones de color, fotomontajes digitales. Diagramar, y revisar originales. Realizar pruebas de color, efectuar 45 los del equipos de y manera correcciones de color. Realizar matrices para imprimir (en offset, serigrafía.) Identificar, examinar y efectuar ajustes y regulaciones en equipos de preprensa. Aplicar conocimientos tecnológicos que le facilitan un buen desempeño. Generar órdenes de trabajo. Realizar impresión digital. ANÁLISIS DEL PUESTO PERSONALES. REQUISITOS MÍNIMOS Experiencia de un 1 año a nivel operativo / Experiencia. técnico. Manejo de máquinas litográficas y mezclas de colores. Normas de Higiene y Seguridad Integral. Alto nivel de comunicación para manejar las Perfil. relaciones laborales internas y promover un óptimo clima laboral. Habilidad para realizar tareas bajo presión. Empoderamiento del cargo que ocupa. Instrucción. Bachiller más curso de Operador de Prensas de Impresión y/o Artes Gráficas y/o Fotolito y Montaje; menor o igual a tres (3) meses de duración. Competencias. Liderazgo, Creatividad, Toma de decisiones, Tolerancia a la presión. 46 Manual de Funciones CARGO: Diseñador gráfico. ÁREA: PRODUCCIÓN. SUPERVISA: SUPERVISADO: Jefe de producción. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Planificación y coordinación de los artes, positivos, diseños de los pedidos, según los requerimientos de los clientes. FUNCIONES BÁSICAS RESPONSABILIDADES Estudio y realización de proyectos Es la persona encargada de la imagen de gráficos en original, para su marca. producción posterior y empleo como Tiene la responsabilidad de mantener un soporte en las ventas del sector estándar alto de calidad en las ideas y industrial y comercial. propuestas para satisfacer al cliente. Organiza, dirige, verifica los trabajos de diseño y producción de acuerdo a Planificación y coordinación de los positivos, diseños de clientes. Responsable de aprobación de artes y paso criterios de calidad y productividad. artes, Responsable de la entrega de muestras a los de pedido a producción. los pedidos. Elaboración y entrega de órdenes de producción interna y externa. Formar el órgano oficial de comunicación de la empresa mediante el diseño del Logo y la representación de la imagen de la empresa. Elaborando y manteniendo actualizada la página web. Elaborar y actualizar los catálogos del producto. 47 Realizar las campañas y promoción de la empresa. Realizar el seguimiento de los artes enviados, mediante la comunicación con los clientes y con el departamento de comercialización y ventas. ANÁLISIS DEL PUESTO PERSONALES. REQUISITOS MÍNIMOS 2 Años en la producción de artículos Experiencia. promocionales, Conocimientos diseño en gráfico. mercadotecnia estratégica, habilidades persuasivas, conductas de consumo. Personalidad creativa y buen gusto. Alto nivel de conocimiento en diseño Perfil. de productos, materia prima e insumos que se requiere para elaborar un artículo. Demostrar alto nivel de compromiso con los objetivos de la empresa. 3 años de educación superior, en Instrucción. Diseño gráfico. Liderazgo, Competencias. Toma de decisiones, Capacidad analítica, tolerancia a la presión. 48 Manual de Funciones CARGO: Terminador gráfico. ÁREA: PRODUCCIÓN. SUPERVISA: SUPERVISADO: Jefe de producción. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Realizar todas las actividades relacionadas con gestión de adquisiciones de obras, bienes y servicios, custodio y administrador de los bienes y material de oficina que en ella se encuentren. FUNCIONES BÁSICAS RESPONSABILIDADES Terminados de imprenta. Verificar la calidad de impresión Intercalaciones. en Cortar. satisfacción del cliente. cada Además Distribución, codificación. es artículo, para responsable de Hacer empaques. calcular tiempos reales que se Realizar sellos. requiere para cada artículo. Orden, limpieza y cuidado de Pegar las pastas con goma. instalaciones y máquinas. Optimizar los recursos materiales empleados. ANÁLISIS DEL PUESTO PERSONALES. Experiencia. REQUISITOS MÍNIMOS 1 año de experiencia como terminador grafico o producción de artículos promocionales, diseño gráfico. Habilidad para realizar tareas bajo presión. Empoderamiento del cargo que ocupa. Perfil. Iniciativa para participar en el mejoramiento contínuo del área de operación. Capacidad de organización y control del personal. Instrucción. Título de bachiller cualquier especialidad. Competencias. Liderazgo, Toma de decisiones, Tolerancia. 49 Manual de Funciones CARGO: Verificador de calidad y empacador. ÁREA: PRODUCCIÓN. SUPERVISA: Terminador gráfico SUPERVISADO: Jefe de producción. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Desempeñar actividades relacionadas con la calidad en todas las componentes del producto. Cumplir con la normativa de calidad, realizando las actividades relativas a la mejora de procesos de todas las áreas. FUNCIONES BÁSICAS RESPONSABILIDADES Cumplir las políticas de calidad de la empresa. Responsable Inspeccionar el producto terminado a fin de asegurarse de que se encuentre conforme a la normativa vigente. Colocar las etiquetas en cada producto según el número de establecer medidas de seguridad para minimizar costos. Entregar la producción a de pedido. Dar respuestas y prioridad a los productos dispuestos a tiempo. Producto terminado y terminar por el gerente. Realizar funciones de apoyo a los demás miembros de la empacado. Control de inventario de empresa. Empacar el producto, organizarlos, por pedido, cantidad, productos terminados. órdenes de producción y clientes, en la bodega hasta su entrega. ANÁLISIS DEL PUESTO PERSONALES. Experiencia. REQUISITOS MÍNIMOS Experiencia en manejo de bodega. Control de inventario Habilidad para realizar tareas bajo presión, Perfil. empoderamiento del cargo que ocupa, trabajo en equipo. Instrucción. Bachiller en administracion, o 2 años en educación superior en administracion de empresas o similares. Competencias. Liderazgo, Toma de decisiones, Tolerancia a la presión, motricidad. 50 3.6.Estructura técnica. 3.6.1. Manual de procedimientos. El presente Manual de Políticas y Procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se ha creado para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral sobre políticas, funciones y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en la empresa Made Graphics. Una vez que ya se han delimitado las funciones del área administrativa y operativa, es importante desarrollar el diseño de un manual de procedimientos que guie las acciones a ejecutarse en cada uno de los puestos de trabajo. Se detalla de la forma más clara y concisa los pasos que intervienen en el desarrollo de cada función con el objeto de que este manual constituya una ayuda para la correcta aplicación y entendimiento de tareas asignadas a cada una de las áreas. Objetivos: - Describir las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización, la secuencia lógica de cada una de las actividades y los puestos responsables de su ejecución. - Facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos. - Servir de guía de consulta para los procesos de inducción y adiestramiento del personal a través de una descripción detallada de los procedimientos y políticas. - Aumentar la eficiencia del personal en el desarrollo de sus funciones, a través de una guía que les indica lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. 3.6.1.1.Proceso de adquisición de materia prima. Objetivo. Mantener un control adecuado de adquisiciones de materia prima que realice la empresa, mediante requerimientos, autorizaciones y documentos de respaldo. Políticas. - Toda adquisición será destinado estrictamente para las actividades de la entidad, deberá estar sustentado con el respectivo requerimiento de compra, en el cual constarán de manera obligatoria las firmas de quien autoriza.(ANEXO5) 51 elabora, quien revisa y quien - El Gerente será la persona que se encargará de gestionar las negociaciones de la adquisición de materia prima. - Para adquisiciones de materia prima, la erogación será realizado por el Gerente y los fondos serán mediante cheque firmado por Gerente y Contador conjuntamente. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. ADQUISICIÓN DE MATERIA PRIMA CÓDIGO: 001 FECHA: PÁGINA: RESPONSA FLUJOGRAMA ACCIÓN BLE Determinar la necesidad de compra de INICIO materia prima en base al límite de las existencias Determina la necesidad de materia prima. Jefe de Producción. Elabora orden de requisición. Elabora las órdenes de requisición en el original y copia (Anexo 5). La orden de requisición original se envía al Gerente para que la revise y autorice dicha adquisición, para ello sumillará y pondrá la fecha de aprobación. La Orden de requisición. NO Gerente. Fin copia de la orden queda en el archivo del jefe de producción. Si existe la aprobación de la compra de Aprobación . materia prima, el Gerente gestionará Elaboración de orden de compra. El Contador emite la orden de compra las negociaciones. SI Contador. de materia prima en original y dos copias, el original se le entrega al proveedor, la primera copia al auxiliar 1 contable y la segunda copia Contador/a. (Anexo 6). 52 al El contador/a procede a la emisión del cheque para el pago a los proveedores, firmas conjuntas Gerente- Contador. 2 El contador/a verifica la factura y los documentos de respaldo, los mismos que serán archivados. Orden de compra. Gerente. Las compras de crédito son realizadas a Elaboración de cheques y comprobantes de retención. través de proveedores, con los legalizadas con las firmas del gerente en los plazos y condiciones Realiza pago a proveedor. convenios especificados en las facturas. Auxiliar Contable. Factura de materia prima. El auxiliar contable revisa y cuenta independientemente cada producto recibido y compara con la orden de Verificación del documento. compra de materia prima y la factura del proveedor. Si Registra contablemente. la cantidad y demás especificaciones son las correctas el auxiliar contable actualizará en el sistema de inventarios. Fin. En caso de devolución se realiza la guía de remisión el auxiliar contable debe llenar una Orden de Devolución en original y dos copias, la Orden original es para el proveedor, una para el auxiliar contable y otra para contabilidad. (Anexo 7) 53 3.6.1.2. Adquisiciones y Pagos Objetivo - Mantener un control adecuado de los pagos y adquisiciones que realice la entidad, mediante requerimientos, autorizaciones y documentos que respalden todas las erogaciones de fondos. Políticas - Para proceder al pago de alguna erogación, deberá existir la autorización expresa del Gerente de la empresa o del Contador, según corresponda el tipo de egreso. - Todo gasto o adquisición será destinado estrictamente para las actividades de la empresa y deberá estar sustentado con el respectivo respaldo, en el cual constarán de manera obligatoria las firmas de quien elabora, quien revisa y quien autoriza. (ANEXO 5). - Para pagos o adquisiciones de bienes o servicios menores a $50 dólares, la erogación será autorizada por el Contador y se utilizará el fondo de caja chica. El gasto deberá estar respaldado mediante comprobantes de Caja Chica pre impresos y numerados secuencialmente. (ANEXO 8). - Para el caso de pagos o adquisiciones de bienes o servicios mayores a $50 dólares, la erogación será autorizada por el Gerente y los fondos serán proporcionados mediante cheque firmado por Gerencia. - Se consideran comprobantes deducibles aquellos comprobantes emitidos a nombre de Made Graphics, con su respectivo RUC, dirección, teléfono y que reúnan todos los requisitos pre impreso que exige el SRI. - En el caso de pagos a empleados de la entidad, se realizara a través de un Rol de Pagos que deberá ser firmado por quien elabora el rol, quien autoriza el pago y quienes reciben la remuneración. Los pagos a empleados se efectuarán mediante cheque. 54 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. ADQUISICIONES Y PAGOS. CÓDIGO: 002 FECHA: PÁGINA: RESPONSA FLUJOGRAMA ACCIÓN BLE El Auxiliar Contable deberá Auxiliar INICIO elaborar los requerimientos necesarios para la adquisición Contable. Elabora requerimientos para adquisición o pagos Requerimiento de fondos. o Revisa requerimiento. (ANEXO 5). Posteriormente estos requerimientos serán entregados al Contador. El Contador. pagos Contador revisa el requerimiento; si el monto de la adquisición o pago es menor a $50 USD, autoriza a la secretaria para usar el ¿Pago mayor a $50? fondo de Caja Chica. Por el contrario si el egreso es mayor a 50 USD solicita NO Gerente. SI Requerimiento aprobado autorización a Gerencia. Si amerita el caso, el Gerente aprueba la adquisición o pago Autoriza uso de caja chica o entrega de fondos. autoriza a Contabilidad la emisión del cheque respectivo. 1 En el caso de pago de sueldos a los empleados de Made 55 Graphics. El Auxiliar Contable elabora el rol de 2 pagos y posteriormente lo entrega al Contador quien revisa el rol y procede a Caja chica o cheque. elaborar los cheques respectivos. Contador. Realiza adquisición o pago. El Contador emite y firma el cheque, conjuntamente con el Gerente Factura de adquisición, factura de gasto, rol de pagos. Auxiliar Contable. y se procede a entregar al usuario del fondo. En el caso de adquisiciones o pagos de la empresa, el Verifica documento de pago. Contador entrega los fondos (efectivo o cheque) al Auxiliar Contable es quien Registra contablemente. realiza la compra, ejecuta el pago y solicita la factura o documentos que respaldan los Fin. gastos. Para la contabilización del Contador. gasto, el Auxiliar entrega la factura y/o documentos de pago al Contador Contador. El verifica los documentos que sustentan los pagos, contabiliza los gastos de acuerdo a la naturaleza del mismo conforme al catálogo de cuentas y archiva los pagos. 56 3.4.1.3. Proceso de ventas Objetivo - Mantener un registro actualizado de las ventas a través de un control minucioso de los saldos, de la gestión de cobranza y el control de los plazos de crédito. Políticas - El Vendedor, estará encargado de la cobranza de facturas emitidas y entregadas a los clientes. - Los pagos que efectúen los clientes serán recaudados por el vendedor, que serán depositados posteriormente, dentro de las 24 horas posteriores a su recaudación. - Se podrá conceder crédito a aquellos clientes con los cuales la empresa mantenga relaciones comerciales por más de 6 meses. - El plazo máximo de crédito que se podrá otorgar a los clientes es de 30 días. - Para el caso de clientes que sobrepasen el plazo de crédito; el Vendedor será el encargado de efectuar la gestión de cobranza de los montos adeudados, a través de visitas directas, comunicación telefónica y/o vía correo electrónico con los clientes. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCESO DE VENTAS. CÓDIGO: 003 FECHA: PÁGINA: RESPONSA FLUJOGRAMA ACCIÓN BLE Cuando el cliente selecciona el Vendedor. INICIO producto con vendedor/a. Emite factura por compra de producto. la El ayuda del vendedor/a determina los precios y descuentos de acuerdo a las normas establecidas. El vendedor entrega las respectivas 1 facturas de venta a sus clientes, recepta 57 los comprobantes de retención en los casos en que se 2 efectúen retenciones y entrega dicho comprobante al Auxiliar Contable. (ANEXO 9) Facturas 1,2,3. Auxiliar contable. El Auxiliar Contable recibe la Registra factura para declaración, y la otra entrega a cliente retención, la registra para control, archiva documento Registra factura para declaración. una y fotocopia del entrega el comprobante original al Contador para su contabilización. Registra factura para declaración. Si el cliente efectúa el pago en efectivo, el Vendedor recibe el Registra comprobante y archiva 1 fotocopia. efectivo que será depositado. La factura original se le entrega al Procede a cobrar factura. cliente para que retire su producto. La primera copia va a contabilidad y la segunda va al archivo. Recauda SI y registra pago. ¿Compra en efectivo? Cuando el pago de la factura es a crédito el vendedor registra el crédito y procede con el cliente para fijar las condiciones y plazo NO Registra cuentas por cobrar. máximo de pago. El Vendedor durante los primeros 5 Efectúa la cobranza vía telefónica o visitas personales al cliente. días del mes deberá elaborar y entregar a Gerencia y Contabilidad un informe de facturas de venta Emite informes de ventas y cartera vencida. emitidas durante el mes anterior y de las cuentas pendientes de cobro indicando Fin. las fechas de vencimiento y los saldos que ya se encuentran vencidos. (ANEXO 10). 58 3.4.1.4. Cuentas por cobrar. Objetivo - Optimizar los procesos de recuperación de cartera corriente y vencida en busca de efectividad y eficiencia, con el objeto prevenir la acumulación de cartera e incrementar la liquidez de la empresa. Políticas - Verificar las cuentas por cobrar. - Verificar el tiempo en mora. - Notificar la obligación a pagar. - Crear provisión para cuentas incobrables. - Dar de baja las cuentas verificadas como incobrables. - El pago realizado por los clientes será registrado inmediatamente en el sistema y se entregará el correspondiente recibo de cobro. - El único documento válido para el reclamo del cliente por inconformidad con el saldo pendiente serán los recibos de cobro emitidos por el cajero – vendedor. - La segunda semana del mes se imprimirá el reporte de cuentas por cobrar y se entregará al Jefe de Ventas para iniciar la gestión de recuperación de cartera. - Durante la segunda y tercera semana del mes se procederá a realizar la gestión de cobro. - La cuarta semana del mes el Jefe de Ventas entregará a Contabilidad el reporte de novedades de la gestión de cobro. 59 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCESO CUENTAS POR COBRAR. CÓDIGO: 004 FECHA: PÁGINA: RESPONSA FLUJOGRAMA ACCIÓN BLE Recibe al cliente, saluda amablemente y escucha su requerimiento. INICIO Vendedor. Cliente informa los datos de la cuenta Cliente. Personal de ventas recibe al cliente amablemente. Vendedor. Personal de ventas busca información del cliente en la base de datos. Cliente. Personal de ventas verifica, recibe el pago, imprime comprobante. Vendedor. Personal de ventas entrega el comprobante al cliente le informa el saldo pendiente y agradece el pago. Informa al personal de ventas los datos de la cuenta. Ingresa al sistema los datos dados por el cliente y verifica el estado de la cuenta, saldo y vencimiento e informa al cliente; recibe el pago y lo registra. Imprime el comprobante y entrega al cliente para que firme. Revisa, firma y entrega el comprobante al personal de ventas. Entrega el comprobante original al cliente y de haber Comprobantes 1, 2 saldo pendiente, le informa el valor Cliente recibe el documento de pago Fin. 60 y vencimiento. la fecha de 3.4.1.5. Apertura y cierre de caja. Objetivo - Precautelar el manejo de efectivo y otros valores del movimiento diario de la empresa. Políticas - El fondo de cambios será entregado por el Auxiliar Contable, o en su ausencia, por el jefe de ventas al cajero que realiza la apertura y cierre de la caja. - En caso de que se hubieren billetes o monedas falsos se procederá a descontar el valor vía rol de pagos a los responsables. - En caso de existir faltantes de caja se procederá a descontar el valor vía rol de pagos a los responsables. - Existirá un nivel de tolerancia en faltantes o sobrantes de dinero en más menos veinte y cinco centavos. - Los pagos que se efectúen del efectivo de ventas del día serán autorizados únicamente por el Gerente, y los documentos legales de respaldo se adjuntarán en el cierre de caja. - Los valores recibidos del cierre de caja serán depositados máximo hasta las 10:00am del siguiente día laborable. - Los cierres de caja del fin de semana o días feriados serán entregados al Jefe de Ventas, mismo que custodiará los valores hasta su entrega al Auxiliar de Contabilidad. - Se realizarán arqueos de caja una vez a la semana. 61 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCESO DE APERTURA Y CIERRE DE CAJA. CÓDIGO: 005 FECHA: PÁGINA: RESPONSA FLUJOGRAMA ACCIÓN BLE Al momento que se realice la Auxiliar contable INICIO apertura del almacén se entrega el fondo de cambios al cajero de Auxiliar Contable entrega el fondo de sueltos a la persona responsable. turno. Recibe y constata el valor del fondo de cambios. Cajero recibe y verifica los valores Vendedor. El efectivo y otros valores que sean recibidos por concepto de pago de ventas se los deberá Al cierre. verificar tanto en cantidad como Cajero cuadra valores tanto de efectivo como tarjetas. Compara con el documento del sistema en autenticidad. Al momento del cierre del almacén se procede a realizar las siguientes actividades: Hacer los cierres de los POS de las tarjetas. Si hay alguna novedad revisa valor de las facturas y el de las tarjetas, una vez cuadrado Hacer el visualizando cierre por del sistema pantalla los respectivos saldos. Cuadrar los valores del sistema con los valores físicos de las 1 diferentes formas de pago es decir: efectivo, cierres de las tarjetas y cheques por depositar. 62 En caso de existir alguna diferencia en los valores, revisar 2 las facturas realizadas y comprobar la forma de pago. Imprime el documento de respaldo Una vez rectificadas las diferencias visualizar por pantalla el cierre de caja y cuadrar Contabilidad recibe el reporte y verifica nuevamente valores. Si ya no existen diferencias, Auxiliar Contable registra el depósito proceder a imprimir el cierre de caja. Adjuntar al Cierre de Caja Físico la siguiente documentación de Fin. respaldo: -Comprobantes de venta (Facturas, Notas de Crédito) -Recibos de Cobros a clientes Efectivo: Dinero y comprobante de depósito; en caso de que haya algún movimiento extraordinario de caja, adjuntar además los recibos de gastos debidamente legalizados y autorizados. Tarjetas: Cierres de los POS de las tarjetas con comprobantes todos los debidamente firmados y en las cantidades que registra el emisor. Cheques. 63 En caso de existir faltantes o sobrantes de caja, detallar el valor y firmar los responsables. Entregar el Cierre de Caja a Contabilidad firmado debidamente para su revisión y comprobación. Auxiliar contable. Revisa el cierre de caja y verifica que los valores detallados en el mismo sean iguales a entregados físicamente. Si los se detecta alguna falla se entregará el cierre de caja al Jefe de ventas para que se realice las rectificaciones correspondientes. Si no existen novedades, se realiza las respectivas papeletas de depósito y envía al personal de ventas a realizar el trámite en el banco. Realiza el depósito en el banco Vendedor. asignado y entrega comprobante al el Auxiliar Contable. Auxiliar contable. Adjunta depósito el comprobante con todos documentos entregados de los en el cierre de caja y entrega al contador archivo. 64 para su registro y 3.4.1.6.Caja chica. Objetivo - Administrar, controlar y mantener en permanente disponibilidad el Fondo de Caja Chica para ser usado apropiada y oportunamente. Políticas - El responsable del fondo de caja chica será el Auxiliar Contable. - La apertura y valor del Fondo de caja chica será autorizado por la Gerencia. - Los gastos atribuibles a caja chica serán menores a treinta dólares (USD 30.00). - La reposición de fondo de caja chica se lo realizará cuando su valor esté consumido en un 80%. - El último día laborable del mes se realizará la reposición del fondo de caja chica sin importar si el valor está consumido el porcentaje establecido por la política. - Los documentos habilitantes para sustentar gastos del fondo de caja chica serán: facturas, notas de venta, recibos que estén legibles, sin enmendaduras y deberán debidamente firmados por las personas quienes hayan realizado el gasto. - El reporte de reposición del fondo de caja chica será revisado por el Contador y aprobado por la Gerencia. - Si las reposiciones del Fondo de Caja Chica son demasiado frecuentes se procederá a realizar el aumento del fondo, mismo que será solicitado por Contabilidad y autorizado por Gerencia. - Son gastos restringidos del fondo de caja chica los siguientes: -Anticipos para compras de bienes o servicios. -Préstamos o Anticipos al personal. -Gastos por montos mayores a treinta (USD 30.00). -Facturas o Notas de Venta que no estén con los datos del almacén. - Se realizarán Arqueos al Fondo de Caja Chica una vez al mes y el responsable de realizarlos será el Contador. 65 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCESO DE CAJA CHICA. CÓDIGO: 006 FECHA: PÁGINA: RESPONSA FLUJOGRAMA ACCIÓN BLE Entrega el valor destinado para fondo de Contador. INICIO Auxiliar contable Caja Chica al Auxiliar Contable. Recibe el fondo de caja chica, constata y Contador entrega el valor asignado al Auxiliar Contable. destina los fondos para los gastos que según las políticas del almacén le permita cubrir. Mismos que serán respaldados por los Auxiliar contable recibe el fondo de Caja Chica y destina el dinero para los gastos menores, que le sean permitidos documentos habilitantes que justifiquen dichos gastos. Una vez que el valor del fondo de caja chica este consumido en el porcentaje que lo determina la política se realizará el reporte para la reposición de Imprime el documento para la reposición Contador. caja chica en el formato preestablecido y entrega al Contador. (ANEXO 12) Recibe el reporte de reposición entregado Contador - Recibe el reporte de reposición revisa los documentos de respaldo adjuntos por el Auxiliar Contable, revisa los documentos adjuntos, emite el cheque y entrega al Gerente para que lo firme y conjuntamente con el reporte apruebe la Contador emite documento de egreso y el cheque Revisa el reporte, aprueba la reposición, firma el cheque y entrega a Contabilidad. Gerente. Gerente revisa el reporte y firma Contador. Recibe el cheque y el reporte debidamente firmados y aprobados de Gerencia, archiva los documentos y entrega el cheque al Auxiliar contable recibe el cheque Auxiliar contable. reposición. Auxiliar Contable. Cambia el cheque y realiza la reposición al fondo. Fin. 66 3.4.1.7. Selección y contratación del personal. Objetivo - Incorporar trabajadores idóneos, eficientes y eficaces dispuestos al cumplimiento de tareas, deberes y responsabilidades, con la finalidad de satisfacer las necesidades de personal y de la empresa. Políticas - La empresa realizará la selección del talento humano siempre y cuando exista la necesidad de cubrir una vacante. - La hoja de vida deberá tener una fotografía del o la aspirante, así como también deberá detallar los datos personales, dirección, números de teléfono, estado civil, estudios realizados, título obtenido, cursos realizados, experiencia laboral y datos de las referencias personales. - Formato archivo de candidatos (ANEXO 13) - Publicación de carteles y avisos a concurso (ANEXO 14) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. PROCESO SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL. CÓDIGO: 007 FECHA: PÁGINA: RESPONSA FLUJOGRAMA ACCIÓN BLE Jefe departame ntal. Gerente. INICIO Identificar necesidad de vacante Receptar perfil de los interesados Realizar primera entrevista Jefe de talento humano. Identificar la necesidad de una vacante y solicitar al gerente general que esta sea cubierta. Autorizar al jefe de talento humano, iniciar un proceso de selección del personal. ¿Candidato sigue en el proceso? Receptar perfil de los interesados, revisar y analizar el perfil de los candidatos. 1 Realizar primera entrevista de los preseleccionados con el fin de validar las condiciones del candidato y definir 67 si sigue o no en el proceso. 2 Gerente. Aplicar pruebas de idoneidad Elaborar informe de preselección Jefe de talento humano. Seleccionar al candidato Verificar datos y referencias Inicio de la contratación Solicitar documentos para efectivizar el contrato Gerente. Elaborar el contrato Firmar el contrato Revisar el contrato Legalizar el contrato Archivar la documentación Entregar la documentación al contador Seleccionad o. Elaborar un informe de Realizar la entrevista de selección a los finalistas. Seleccionar al candidato. Verificar datos y referencias para conocer el desempeño y conducta en empleos anteriores. Aprobación para contratación. Recibir documentos Jefe de talento humano Aplicar pruebas de idoneidad ( Pruebas de conocimiento o de capacidad, pruebas de desempeño en el puesto de trabajo, test de personalidad) que inicie Solicitar documentos necesarios para hacer efectivo el contrato. -Certificados de estudios (primaria, secundaria, superior) -Certificados de empleos anteriores (originales) -Fotografías tamaño carné -Copia de la cédula de ciudadanía -Certificado de votación -Récord policial -Certificados de cursos realizados. Elaborar el contrato. Firma el contrato. Elaborar el rol de pagos Revisar el contrato. Gerente. Fin Legalizar el contrato. Archivar la documentación. Jefe de RRHH. Entregar documentación al contador. Contador Elaborar el rol de pagos. 68 la 3.5. Validación de la propuesta. 69 70 3.6. Conclusiones parciales del capítulo. Al realizar un estudio minucioso de la matriz FODA de la empresa Made Graphics, refleja un débil direccionamiento empresarial, por lo que se estableció estrategias administrativas financieras con las cuales se pueden contrarrestar las debilidades y amenazas existentes. La empresa, no contaba con una estructura organizacional que ayude a definir la función que cada uno de los empleados, lo cual ocasionaba que haya la duplicidad de funciones y pérdida de tiempo por lo cual se generaban tiempo ocioso que impedía un trabajo de calidad. Por medio de las políticas y procedimientos que se aplica en cada una de las áreas, ayuda a la pequeña empresa a desarrollar sus actividades dentro del marco legal, evitando conflictos y eliminando prácticas y procesos incorrectos e inadecuados. Con la aplicación de las estrategias, se contribuye enormemente para que la empresa Made Graphics, deje de formar parte de las pequeñas empresas y sea una empresa nutrida con herramientas administrativas y financieras. 71 CONCLUSIONES GENERALES. La organización no ha desarrollado estrategias administrativas financieras, es así que los registros se los lleva de forma rudimentaria y en papel, que afecta la oportunidad y veracidad de la información, para la toma de decisiones adecuadas y oportunas. La predisposición por parte del gerente para adoptar propuestas de cambio, fue de gran ayuda para el establecimiento de los objetivos de la propuesta, permitiendo continuar con el desarrollo de la misma. La propuesta realizada se sustenta en una base teórica y científica, por medio de una investigación bibliográfica, documental, de campo, para lograr un marco teórico que sirvió de referencia conceptual y técnica de todas las fases del estudio y diseño de la propuesta. Mediante la aplicación de entrevistas, tanto a directivos como a empleados de la empresa, se logró determinar la necesidad de normar todos los procedimientos, funciones y responsabilidades a través de estrategias administrativas financieras. Mediante la investigación realizada se puede determinar que la empresa no tiene una adecuada asignación de funciones, ni están establecidos los niveles jerárquicos y no lleva un adecuado registro de las actividades que se realizan diariamente. Con la inexistencia de un manual de procedimientos, es un factor que no permite al trabajador realizar sus funciones y tareas de forma mucho más técnica y profesional, afectando de esta manera la calidad e imagen de los productos y la organización. 72 RECOMENDACIONES. El Gerente-Propietario debe poner énfasis en la creación, implementación y comunicación a los colaboradores de la misión, visión, objetivos, principios, estrategias y productos que ofrece la organización y el mercado meta al que se encuentran enfocado. Crear canales de comunicación e integración entre el personal administrativo y los empleados, con el propósito de mejorar el ambiente laboral y dar a conocer claramente los objetivos trazados en la empresa a través de la aplicación del organigrama funcional. Elaborar nuevas estrategias que permitan aprovechar al máximo los recursos para lograr un mejor crecimiento empresarial. Se deberá ejecutar las estrategias propuestas y hacer un seguimiento del cumplimiento de las mismas para de esta manera tratar de enmendar errores y solucionar problemas detectados. Actualizar las estrategias, de acuerdo al logro y medición de las metas planteadas e indicadores seleccionados para cada acción estratégica. 73 BIBLIOGRAFÍA. Ayaviri, D. (2000). Contabilidad Básica y Documentos Mercantiles. 4°. Madrid: Ecoe Ediciones. Baena, D. (2010). Análisis financiero enfoque y proyecciones. 1°. Bogotá: Ecoe Ediciones. Barandiarán, R. (2008). Diccionario de terminos financieros. 6°. México: Trillas. Bateman, S. (2009). Administración Liderazgo y colaboración en un Mundo Competitivo. 8. México: Mc Graw Hill. Bixio, C. (2005). Como construir proyectos (1° ed.). México: Homo Sapiense. Block, S. (2005). Administración Finaciera. 11°. México: Mc Graw Hil. Chiavenato, I. (2006). Introducción a la Teoría General de la Administración. 7°. México: Mc Graw Hill. Chiavenato, I. (2011). Planeación estratégica fundamentos y aplicaciones (2° ed.). México: McGraw Hill. Chiriboga, A. (2010). Estrategias Administrativas Financieras de la comercializadora Cevallos López de la ciudad de Atuntaqui. Coulter, M. (2010). Administración. 10. Pearson Educación. Cuéllar Díaz, L. (2012). Contabilidad un enfoque práctico. Bogotá: Alfaomega. Del Acero, E. (2009). Como crear tu nueva empresa (1° ed.). Madrid: Paraninfo. Delgado Castillo, H. (2009). Análisis de estados financieros. 2°. México: Trillas. Delgado, H. (2011). Administración Estratégica (1° ed.). México: Trillas. Dess, G. (2003). Dirección estratégica (3° ed.). Madrid: McGraw Hill. Diana, R. (2010). Tésis Administrativa Financiera-Contable para una empresa textilera de la ciudad de Ibarra. Franklin, B. (2009). Organizacion de empresas. Madrid: Mc Graw-Hill . Galindo, C. (2006). Manual para la creación de empresas (2° ed.). Bógota: Ecoe ediciones. Garrido, S. (2003). Dirección estratégica (1° ed.). Madrid: McGraw Hil. Gerry, J. (2010). Fundamentos de Estrategia. 1. Madrid: Pearson Educación. Gitman, L. (2010). Administración Financiera. 10. México: Pearson Educación. Hill, C. (2005). Administración Estratégica un enfoque integrado (6° ed.). México: McGraw Hill. Hitt, M. (2000). Administración estratégica (3° ed.). México: Thomson edición. Horngren, C. (2006). Contabilidad administrativa. 13°. México: Pearson Educación. Jhonson, G. (2010). Fundamentos de estrategia (1° ed.). Madrid: Pearson Educación. Kaplan, R. (2004). Mapa estratégicos . Barcelona: Gestión 2000. Koontz, H. (2011). Administración un perspectiva global. 7. México: Mc Graw Hill. Kottler, P. (2004). Plan Estratégico de Marketing (6° ed.). Bogotá: Pearson Educación. Lerma, A. (2012). Planeación estratégica por áreas funcionales (1° ed.). México: Alfaomega. Manual de investigación orientado a asesorías de tésis de pregrado y posgrado preparacion de proyectos de investigación. (2012). Uniandes. Mckean, D. (2011). Estrategia. 1. México: Pearson Educación. Moreno, J. (2000). Contabilidad Básica. Naumov, S. (2011). Organización Total. Madrid: Mc Graw Hill. Nogueira, M. (2002). Marketing de servicios; conceptos y estrategias. (1° ed.). Bogotá: McGraw Hill. Ogliastri, E. (2002). Manual de planeación estratégica. Tercer mundo. Ojeda, F. (2006). Diccionario de administración de empresas (1° ed.). Colombia: Heliasta. Órtiz, A. (2005). Gerencia estratégica y diagnóstico estratégico (2° ed.). México: McGraw Hill. Palacios, L. (2010). Dirección Estratégica (1° ed.). Bogotá: Ecoe. Pallerola, J. (2013). Gestión Financiera. 4°. Bogotá: Ediciones de la U. Ramirez, C. (2009). Fundamentos de Administración. 3. Bogotá: Ecoe Ediciones. Rey, J. (2009). Contabilidad General. 2°. España: Ediciones Paraninfo. Reyez, B. (2006). Administración y Finanzas. 1. Bogotá: Pearson Educación. Robledo, E. (2012). Desarrollo Organizacional: Enfoque convergente de Investigación,. 2° Edición. Madrid: Trillas. Rojas, J. (2005). Estudio de factibilidad para la creación de una empresa que suministre papel al sector productivo de las artes gráficas en la Provincia de Imbabura. Saldívar, A. (2007). Planeación financiera de la empresa. 3°. México: Trillas. Sarmiento, R. (2006). Laboratorio de contabilidad general. 10°. Quito: Editorial Voluntad. Serna , H. (2005). Planificación y Gestión Estratégica (7° ed.). Colombia: Continental. Vasquez, V. (2007). Organización Aplicada. 4°. ANEXO 1 UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES ENTREVISTA FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES. “Propuesta de Estrategias administrativas financieras para mejorar los procesos productivos y su rentabilidad de la empresa Made Graphics en la ciudad de Ibarra.” Entrevista dirigida al Gerente respecto a la Implementación de estrategias Administrativas Financieras. Banco de Preguntas: 1. ¿Cuánto tiempo está laborando la empresa en el mercado? 2. ¿Cuál es la misión de la empresa? 3. ¿Cuál es la visión de la empresa? 4. ¿Dispone la empresa de un organigrama estructural? 5. ¿Existe manuales de funciones y procedimientos diseñados en la empresa? 6. ¿Le han sido entregadas por escrito las actividades contables financieras que debe realizar el contador? 7. ¿Le gustaría que la empresa cuente con un manual contable- financiero para un mejor desarrollo de las actividades en esta área? 8. ¿De contar la empresa con estrategias administrativas financieras usted estaría dispuesto a difundirlo por escrito para que todos tengan un claro conocimiento de las actividades que van a realizar? 9. ¿Cómo se maneja la empresa en el pago de sueldos a los empleados? 10. ¿Cómo es la relación con sus proveedores? ANEXO 2 UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES ENTREVISTA FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES. “Propuesta de Estrategias administrativas financieras para mejorar los procesos productivos y su rentabilidad de la empresa Made Graphics en la ciudad de Ibarra.” Entrevista dirigida al Administrador respecto a la Implementación de estrategias Administrativas Financieras. Banco de Preguntas: 1. ¿Cuenta la empresa con un registro de ventas y ganancias desde la fecha de inicio del negocio? 2. ¿Cuenta la empresa con algún sistema de control de bienes y de personal? 3. ¿Cómo se planifica el trabajo diario, mensual o anual? 4. ¿Cuenta la empresa con un plan anual, presupuesto anual y como se lo administra? 5. ¿Qué riesgo corre la empresa al no contar con controles en los diversos departamentos? 6. ¿Cree que es importante incorporar estrategias administrativas y financieras dentro de la empresa? 7. ¿En qué medida beneficiaría a los propietarios y administradores de la empresa implementar un de control administrativo y financiero? ANEXO 3 UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES ENTREVISTA FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES. “Propuesta de Estrategias administrativas financieras para mejorar los procesos productivos y su rentabilidad de la empresa Made Graphics en la ciudad de Ibarra.” Entrevista dirigida al Contador respecto a la Implementación de estrategias Administrativas Financieras. Banco de Preguntas: 1. ¿Qué tipos de leyes regulan el funcionamiento de la empresa? 2. ¿Indique si la empresa lleva contabilidad? 3. ¿La empresa posee un plan de cuentas adecuado? 4. ¿Se realizan arqueos de Caja Chica? Si su respuesta es positiva ¿con que frecuencia y quién los realiza? 5. ¿Se recibe diariamente los comprobantes de egreso e ingreso para su análisis, aplicaciones necesarias de los resultados en sus auxiliares? 6. ¿Las funciones que usted realiza le han sido entregadas por escrito? 7. ¿Le gustaría que la empresa cuente con estrategias administrativas financieras que le facilite realizar las actividades? ANEXO 4 UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES ENTREVISTA FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES. “Propuesta de Estrategias administrativas financieras para mejorar los procesos productivos y su rentabilidad de la empresa Made Graphics en la ciudad de Ibarra.” Entrevista dirigida al diseñador gráfico, prensistas, terminadores gráficos, respecto a la Implementación de estrategias Administrativas Financieras. Banco de Preguntas: 1. ¿Qué tiempo usted trabaja en la empresa Made Graphics? 2. ¿Conoce usted claramente las funciones que realiza en la empresa? 3. ¿Usted conoce los objetivos de la empresa? 4. ¿Las actividades que se realizan en la empresa son efectuados considerando disposiciones? 5. ¿Conoce usted si en la empresa Made Graphics existen normativas tales como manuales, reglamentos, entre otros? 6. Si no existe. ¿Quisiera que la empresa diseñe un Manual de Funciones para que tenga claro las funciones que debe realizar? 7. ¿Le han entregado por escrito las funciones que usted debe realizar en el desempeño de su cargo? 8. ¿Cree usted que se debe difundir a todos los empleados y trabajadores las funciones que tiene que realizar y que se debe ir actualizando permanentemente? 9. ¿Cuenta la empresa Made Graphics con un sistema de control interno que permita proteger los recursos humanos, materiales y económicos? 10. ¿Cree usted que la empresa Made Graphics cuenta con algún método que permita supervisar el trabajo y evaluar el desempeño de los empleados? ANEXO 5 Orden de requisición. Ibarra-Ecuador Calle: Flores 12-32 y Av. Jaime Rivadeneira. Teléfono: 02607499 Cel: 0988523687 ORDEN DE REQUISICIÓN. Fecha: PROVEEDOR PRODUCTO CANTIDAD DEPARTAMENTO OBSERVACIÓN ………………………… JEFE DE PRODUCCIÓN. ……………………… GERENTE. ANEXO 6 Orden de compra. Ibarra-Ecuador Calle: Flores 12-32 y Av. Jaime Rivadeneira. Teléfono: 02607499 Cel: 0988523687 ORDEN DE COMPRA. Fecha: PROVEEDOR: PRODUCTO CANTIDAD DEPARTAMENTO OBSERVACIÓN ………………………… CONTADOR. ……………………… GERENTE. ANEXO 7 Guía de remisión. Ibarra-Ecuador Calle: Flores 12-32 y Av. Jaime Rivadeneira. Teléfono: 02607499 Cel: 0988523687 GUÍA DE REMISIÓN. S001 001 N° 00XX Fecha de inicio del traslado: AUTORIZACIÓN SRI XXX Comprobante de venta: Fecha de terminación del traslado: Fecha de emisión: MOTIVO DEL TRASLADO: ( ) Venta ( ) Traslado entre establecimientos ( ) Devolución. ( ) Compra ( ) De una misma empresa ( ) Importación. ( ) Transformación ( ) Traslado por emisor itinerante ( ) Exportación. ( ) Consignación. ( ) De comprobantes de venta ( ) Otros. FECHA DE EMISIÓN: PUNTO DE PARTIDA: DESTINATARIO: PUNTO DE LLEGADA: ID. DE LA PERSONA ENCARGADA DEL TRANSPORTE: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: RUC/C.I.: RUC/C.I.: BIENES TRANSPORTADOS: CANTIDAD UNIDADES PREPARADO POR: IMPRESORA: XXXXXXXXXX 2da copia sin fines tributarios. CÓDIGO DESCRIPCIÓN TRANSPORTE RECIBÍ CONFORME ORIGINAL: Adquiriente. COPIA: Emisor. ANEXO 8. Comprobante de caja chica. Ibarra-Ecuador Calle: Flores 12-32 y Av. Jaime Rivadeneira. Teléfono: 02607499 Cel: 0988523687 COMPROBANTE DE CAJA CHICA. NÚMERO:……………………. Fecha: PROVEEDOR: DETALLE CANTIDAD …………………………… SECRETARIA. PRECIO ANEXO 9. Factura. ANEXO 10. Informe de ventas. Ibarra-Ecuador Calle: Flores 12-32 y Av. Jaime Rivadeneira. Teléfono: 02607499 Cel: 0988523687 INFORME DE VENTAS. MES: Fecha de entrega: N° FACTURAS CONTADO CRÉDITO ………………………… VENDEDOR. SALDO FECHA DE VENCIMIENTO ANEXO 11. Comprobante de sobrantes y faltantes. Ibarra-Ecuador Calle: Flores 12-32 y Av. Jaime Rivadeneira. Teléfono: 02607499 Cel: 0988523687 COMPROBANTE DE SOBRANTES Y FALTANTES. N°:………………. DINERO QUE FALTA: DINERO QUE SOBRA: OBSERVACIONES: ………………………… VENDEDOR. ANEXO 12. Reposición de caja chica. Ibarra-Ecuador Calle: Flores 12-32 y Av. Jaime Rivadeneira. Teléfono: 02607499 Cel: 0988523687 REPOSICIÓN DE CAJA CHICA. RESPONSABLE: Fecha: FECHA DESCRIPCIÓN DOCUMENTO REFERENCIAL TOTAL TOTAL A REPONER ………………………… CONTADOR. ……………………. SECRETARIA. ANEXO 13. Formato para archivo de candidatos. Ibarra-Ecuador Calle: Flores 12-32 y Av. Jaime Rivadeneira. Teléfono: 02607499 Cel: 0988523687 FORMATO PARA ARCHIVO DE CANDIDATOS N° Nombres Edad Instrucción Cargo Cargos Capacitación habilidades y Actual Desempeñados Apellidos Tiempo de servicio ANEXO 14. Publicación de carteles y avisos a concurso. Ibarra-Ecuador CONVOCATORIA Se convoca a concurso público, la plaza de…………………………., para el departamento de……………., en la ciudad de……………... REQUISITOS: CONOCIMIENTOS: Título de tercer nivel, en…………………………….. Conocimiento en...………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………….. EXPERIENCIA: XX años en cargos relacionados. CUALIDADES: Compromiso social e institucional, pensamiento analítico y crítico, orientación al logro. CRONOGRAMA: Presentación de Expedientes Del XX al XX de XXXXX del XXXX Evaluación de Expedientes XX y XX de XXXXX del XXXX Publicación de Resultados XX y XX de XXXXX del XXXX IMPORTANTE Indicar su pretensión de sueldo Mayor información en la secretaría de la Cooperativa DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO. ANEXO 15. Formato arqueo de caja chica Ibarra-Ecuador Calle: Flores 12-32 y Av. Jaime Rivadeneira. Teléfono: 02607499 Cel: 0988523687 ARQUEO DE CAJA CHICA. RESPONSABLE:………………………………………………….. Fecha: …………………………................... Hora: ……………………………………….. SE PRACTICÓ: - Arqueo de Caja Chica (...... …..) EFECTIVO: (….. ) Moneda (....... ) Billete de S/. Total _______________ ___________________________________________________________________ RESULTADO Fondo Arqueable FONDO ARQUEADO Efectivo Vales y comprobantes ___________________________________________________________________ Saldo --------------------------------Responsable del Arqueo --------------------------------------Responsable del Fondo Asignado ANEXO 16. Instrumentos de validación. ANEXO 17. PERFIL DE TESIS. UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA PERFIL DE TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA EN FINANZAS CPA. TEMA: “ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS FINANCIERAS, PARA LA EMPRESA MADE GRAPHICS DE LA CIUDAD DE IBARRA” AUTOR: PAREDES MENA MÓNICA JAQUELINE TUTOR: MSC. GERMANIA ARCINIEGAS. IBARRA-ECUADOR 2014 1. TEMA “ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS FINANCIERAS, PARA LA EMPRESA MADE GRAPHICS DE LA CIUDAD DE IBARRA” 2. DESARROLLO 2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN. En la actualidad las empresas dedicadas al arte gráfico tiene incidencia en áreas de producción empresariales, publicitarias, educativas y otras, las cuales requieren de publicidad mismas que pueden ser, diseños gráficos e impresiones, circunstancias que motiva a este sector a seguir creciendo notoriamente, las empresas tratan de ubicar sus productos en las mejores plazas de mercado, en donde se pueda competir con buenas condiciones de precios y calidad en el mercado; en donde se hace imprescindible el estudio y análisis de los procesos que maneja la empresa, pues es donde se extrae la materia prima, se transforma en producto terminado y se envía a bodega. Según la tesis “Estudio de factibilidad para la creación de una empresa que suministre papel al sector productivo de las artes gráficas en la Provincia de Imbabura” (Rojas, 2005) Luego de realizar una revisión en la presente investigación, se encontró un trabajo realizado por la autora (Chiriboga, 2010) donde realizó la tesis “Estrategias Administrativas Financieras de la comercializadora Cevallos López de la ciudad de Atuntaqui” este trabajo apenas indaga un sistema de organización y administración empresarial de mejora de diversos procedimientos técnicos, operativos y el control interno de la empresa y así poder normar todos los procedimientos, funciones y responsabilidades a través de un manual. Además se realiza un trabajo similar elaborado por (Diana, 2010) qué consistió en desarrollar una Tesis Administrativa Financiera - Contable para una empresa textilera de la ciudad de Ibarra, donde se limita dar a conocer las funciones de cada cargo, un organigrama estructural, plan de cuentas, utilización de cada una de las cuentas contables y los formatos del manejo contable y estados financieros que presenta la textilera en su estructura contable. 2.2. SITUACIÓN PROBLÉMICA “Made Graphics S.A.” es una compañía de Sociedad Anónima, es decir que pueden establecerse con dos o más accionistas, los cuales son responsables hasta por el valor de sus aportes al capital de la compañía y que emiten acciones libremente negociables. Es una industria dedicada a la elaboración y comercialización de textos, tarjetas para todos compromisos sociales, facturas, comprobante de retención, guías, notas de crédito, sellos, rollos numerados, carpetas, sobres todos los tamaños, afiches, volantes, catálogos, etiquetas, comprobantes de venta, agendas, trípticos, que consiste en aplicar una tinta, generalmente oleosa, sobre unas piezas metálicas, llamadas tipos, para transferirla al papel por presión, manteniendo características de origen y calidad exigidas por el mercado, asegurando una relación personal, justa y transparente con los clientes, proveedores, la comunidad y el medio ambiente. Los principales problemas que aquejan a las empresas, es el no saber si realmente están obteniendo una utilidad que por lo general arrojan sus datos, los cuales influyen en una mala toma de decisiones o a la ineficiencia en el manejo de los recursos materiales como económicos de la empresa. En la realidad se puede claramente detectar el mal manejo y uso de los controles administrativos y financieros, el flujo de información contable financiera no se genera diariamente con estrictez ocasionando la demora en el asentamiento de las transacciones así como en la obtención de los informes financieros, situación que obliga a que los ejecutivos tomen decisiones con desconocimiento de lo que realmente sucede en la empresa. Para el cumplimento de metas y objetivos, los elementos utilizados son escasos, utilizando tiempo de trabajo adicional para la ejecución de las actividades, como también existe falta de comunicación individual y de grupo para lo cual son pocas las herramientas utilizadas por las empresas, limitándose al cumplimiento de objetivos y metas; creándose un ambiente de trabajo inadecuado. El estilo de administración y organización en uso no ha mejorado la economía y trabajo de las empresas, que si bien es cierto van enfocados a la simplicidad de su trabajo, no miden el grado de responsabilidad de cada departamento. La escasa capacitación, evaluación de desempeño de trabajadores y no tener definido los puestos de trabajo (inestabilidad), afecta en los procesos productivos, lo que genera demora en la entrega de los productos, que trae como consecuencia la insatisfacción de los rasgos y características del servicio. La falta de programación en la entrega de los productos, la administración no ha logrado reducir los tiempos de trabajo, la pérdida de imagen de la comercializadora es también una consecuencia de la falta de gestión administrativa, provocando la disminución de los ingresos generados por las actividades que se realiza. 2.3.PROBLEMA CIENTÍFICO Inadecuado manejo de los recursos administrativos y financieros, impide mejorar los procesos productivos y su rentabilidad. 2.4.OBJETO DE INVESTIGACIÓN Y CAMPO DE ACCIÓN. 2.4.1. Objeto de Investigación. Procesos Financieros.- Según, (Block, 2005) es la serie de etapas sucesivas del ciclo contable que permite transformar datos contables en informes contables, el proceso comienza con la selección de los hechos económicos y continúa con su anotación en diversos registros hasta llegar a la emisión de los estados contables. Un proceso contable sirve para conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir los recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período. 2.4.2. Campo de Acción. Gestión Financiera.-Según (Gitman, 2010) la gestión financiera es una de las tradicionales áreas funcionales de la gestión, hallada en cualquier organización, competiéndole los análisis, decisiones y acciones relacionadas con los medios financieros necesarios a la actividad de dicha organización. Así, la función financiera integra todas las tareas relacionadas con el logro, utilización y control de recursos financieros. 2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE INVESTIGACIÓN. Administración Financiera y Responsabilidad Social. 2.6. OBJETIVO GENERAL Diseñar estrategias administrativas financieras que mejoren los procesos productivos y su rentabilidad para la empresa MADE GRAPHICS de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura. 2.7. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Sustentar teóricamente el desarrollo de las estrategias administrativas financieras, los procesos productivos y rentabilidad. Diagnosticar la situación actual de los procesos productivos y la rentabilidad de la empresa Made Graphics. Identificar parámetros que permitan el diseño de estrategias administrativas financieras. Validar la propuesta, mediante el criterio de expertos. 2.8. IDEA A DEFENDER. Con las estrategias administrativas financieras se mejora los procesos productivos y su rentabilidad en la empresa Made Graphics de la ciudad de Ibarra. 2.9. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN. 2.9.1. Variable Independiente: Estrategias Administrativas Financieras. 2.9.2. Variable Dependiente: Mejora de los Procesos Productivos y su Rentabilidad. 2.10. METODOLOGÍA A EMPLEAR.: MÉTODOS, TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS EMPLEADAS EN LA INVESTIGACIÓN 2.10.1. Modalidad 2.10.1.1. Cuali-Cuantitativa.- Porque permitirá determinar las características de los diversos hechos y fenómenos que se requiere para el desarrollo de estrategias y cuantitativa porque permitirá aplicar operaciones matemáticas y estadísticas en el proceso investigativo. 2.10.2. Tipos de investigación. 2.10.2.1. Aplicada. Permitirá la aplicación de los conocimientos adquiridos para determinar las teorías existentes y poder darle una solución a los problemas encontrados y así lograr con el cumplimiento de la misma. 2.10.2.2. De campo. Se aplicará para determinar la situación actual de la empresa y así obtener una información veraz, mediante las necesidades que requiera la empresa. 2.10.2.3. Bibliográfica. Permitirá recolectar y analizar información de diversas fuentes bibliográficas para aplicarlas en la elaboración y desarrollo de nuestra propuesta. 2.10.2.4. Descriptiva.-Mediante la aplicación de esta investigación se describirá los pasos a seguir para realizar un modelo de estrategias administrativas financieras. 2.10.3. Métodos 2.10.3.1. Inductivo-Deductivo. Se aplicará en el análisis de los procesos productivos. 2.10.3.2. Analítico-Sintético. Se aplicará para analizar las necesidades y comportamiento del mercado. 2.10.3.3. Sistemático. Permitirá determinar los diferentes componentes a utilizarse de manera lógica y ordenada en el desarrollo del trabajo de investigación. 2.10.4. Técnicas 2.10.4.1. Entrevista. Permitirá entrevistar al gerente y personal administrativo de la empresa, para obtener información relevante del negocio y su funcionamiento, lo cual ayudará a determinar cuáles son sus necesidades y requerimientos del mismo. 2.10.4.2. Encuesta. Permitirá formular preguntas que ayuden a medir una o más variables para obtener información de aspectos en cuanto a las estrategias administrativas financieras. 2.10.5. Herramientas 2.10.5.1. Cuestionario. Permitirá obtener y recaudar información necesaria para el desarrollo de estrategias administrativas financieras el cual se utilizará con preguntas ordenadas y lógicas. 2.10.5.2. Guía de Entrevista. Será elaborada con contenidos básicos, sobre las cuales abordarán las temáticas que se necesitarán conocer cuya información será guardada en una radio-grabadora. 2.11. ESQUEMA DE CONTENIDOS. 2.11.1 ADMINISTRACIÓN 2.11.1.1. Definición e importancia. 2.11.1.2. Tipos de Administración. 2.11.1.3. Procesos Administrativos. 2.11.1.4. Funciones de la Administración. 2.11.1.5. Elementos de la Administración. 2.11.1.6. Diferencia entre Administración y Organización. 2.11.1.7. Necesidad Universal de la Administración. 2.11.1.8. Administración Estratégica. 2.11.1.9. Proceso de la Administración Estratégica. 2.11.1.10. Tipos de Estrategias Organizacionales. 2.11.1.11. Cultura Organizacional. 2.11.1.12. Planeación. 2.11.1.13. Organización. 2.11.1.14. Dirección. 2.11.1.15. Control. 2.11.1.16. Retroalimentación. 2.11.2. CONTABILIDAD 2.11.2.1. Conceptos Fundamentales 2.11.2.2. Objetivo de la Contabilidad. 2.11.2.3. Importancia de la Contabilidad. 2.11.2.4. Principios y Procedimientos contables. 2.11.3. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA 2.11.3.1. Sistema de Información Financiera. 2.11.3.2. Objetivos de la Información Financiera. 2.11.3.3. Oportunidades de Carrera en las Finanzas Administrativas. 2.11.3.4. Reportes Financieros. 2.11.3.5. Procesos Contables. 2.11.3.6. Rentabilidad. 2.11.3.7. Tipos de Utilidades, Inversiones y Rentabilidad. 2.11.3.8. Rentabilidad de los Activos. 2.11.3.9. Rentabilidad del Capital. 2.11.3.10. Componentes de la Rentabilidad del Capital. 2.11.3.11. Objetivo del Análisis de la Liquidez. 2.11.3.12. Ciclo Operativo y Liquidez. 2.11.3.13. Relación con las estrategias de la Empresa. 2.11.3.14. Análisis del Flujo de Efectivo de la Empresa. 2.11.3.15. Flujo de Efectivo Operativo. 2.11.3.16. Flujo de Efectivo Libre. 2.11.3.17. Análisis de Razones Financieras. 2.11.3.18. Razones de Rentabilidad. 2.11.3.19. Razones de Liquidez. 2.11.3.20. Apalancamiento Operativo. 2.11.3.21. Análisis del Costo Beneficio. 2.11.4. ESTRATEGIAS 2.11.4.1. Definición y elementos. 2.11.4.2. Nivel táctico o funcional. 2.11.4.3. Nivel Operacional. 2.11.4.4. Pasos para el proceso de planeación estratégica. 2.11.4.5. Estrategias para hacer competitivas las empresas. 2.11.4.6. Jerarquía de estrategias. 2.11.4.7. Modelos estratégicos. 2.12. APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACIÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD. 2.12.1. Aporte Teórico. Según (Gitman, 2010) la Administración Financiera contiene los conceptos, las técnicas y las prácticas que se requieren para tomar decisiones eficaces en un ambiente de negocios cada vez más competitivo. Según (Palacios , Dirección Estratégica, 2010) las estrategias son un conjunto de objetivos (propósitos o metas), planes, políticas y programas relacionados con su medio ambiente, las cuales define el campo de acción de los negocios, los proveedores y la organización humana, tecnológica y económica que requiere una empresa para satisfacer a clientes, accionistas y empleados con ventajas competitivas. Las estrategias administrativas financieras son un marco de referencia para la empresa, lo que permitirá la satisfacción de la misma, tomando en cuenta los factores de financiamiento y las decisiones a tomar en cuanto a resultados, que permitirá una planeación adecuada de fondos que acceda maximizar la utilidad de la empresa mediante un análisis interno y externo e implementar soluciones que busquen rentabilidad. 2.12.2. Significación Práctica. Con las estrategias administrativas financieras, permitirá a la empresa Made Graphics y el talento humano tener mayor previsión de las actividades, con dichas estrategias sedará el buen manejo de los recursos financieros, humanos y mejorar los procesos de producción para lograr un mayor posicionamiento en el mercado que le permita mejorar su rentabilidad y competitividad y obtener adecuados niveles de eficiencia. 2.12.3. Novedad. Con las Estrategias Administrativas Financieras permitirá mejorar en la eficiencia, eficacia y control tanto de los procesos productivos, financieros y del talento humano la cual llevara a una toma de decisiones oportunas. 3. BIBLIOGRAFÍA Bateman, S. (2009). Administración Liderazgo y colaboración en un Mundo Competitivo. 8. México: Mc Graw Hill. Block, S. (2005). Administracion Finaciera. 11. México, México: Mc Graw Hil. Chiavenato, I. (2006). Introducción a la Teoría General de la Administración. 7. México: Mc Graw Hill. Chiriboga, A. (2010). Estrategias Administrativas Financieras de la comercializadora Cevallos López de la ciudad de Atuntaqui. Coulter, M. (2010). Administracion. 10. Pearson Educacion. Delgado, C. (2011). Administración Estrarégica. 1. México: Trillas. Diana, R. (2010). Tesisi Administrativa Financiera-Contable para una empresa textilera de la ciudad de Ibarra. Gerry, J. (2010). Fundamentos de Estrategia. 1. Madrid: Pearson Educacion. Gitman, L. (2010). Administracion Financiera. 10. México: Pearson Educacion. Hill, C. (2005). Administración Estratégica un enfoque integrado. 6. México: Mc Graw Hill. Koontz, H. (2011). Administración un perspectiva global. 7. México: Mc Graw Hill. Mckean, D. (2011). Estrategia. 1. México: Pearson Educación. Moreno, J. (2000). Contabilidad Básica. Palacios , L. (2010). Dirección Estratégica. 1. Bógota: Ediciones. Ramirez, C. (2009). Fundamentos de Administracion. 3. Bógota: Ecoe Ediciones. Rodriguez, L. (2012). Análisis de Estados Financieros. 1. México: Mc Graw Hill. Rojas, J. (2005). Estudio de factibilidad para la creación de una empresa que suministre papel al sector productivo de las artes gráficas en la Provincia de Imbabura.
