Código de Conducta y Ética

Alaska Air Group
Código de Conducta y Ética
EC-5 (Revisado 12/13)
Reemplaza a: 10/11
i
Nuestros valores
Nuestras empresas comparten valores favorables que definen nuestro carácter, guían la toma de decisiones y el
comportamiento, y sustentan nuestras relaciones con clientes, accionistas, socios comerciales, comunidades y
entre nosotros mismos.
El espíritu de Alaska • Profesionalismo • ATENCIÓN
Inventiva • Integridad • Sensibilidad • Colaboración
Innovación/Iniciativa • Mejora continua
ii
Índice
Mensaje del Presidente y Director Ejecutivo.............................................................................................. iii
1. Cómo entender nuestro Código de Conducta y Ética....................................................................................1
Aplicación del Código .....................................................................................................................................1
Responsabilidad del cumplimiento ..............................................................................................................1
Lo que se espera . .............................................................................................................................................1
¡Hable sin temor! Hacer preguntas e informar inquietudes..................................................................... 2
Con quién comunicarse.................................................................................................................................. 2
Prohibición de represalias.............................................................................................................................. 3
Denuncias sin castigo..................................................................................................................................... 3
2. Cumplimiento de las políticas y los procedimientos internos......................................................................4
3. Cumplimiento de leyes y reglamentos............................................................................................................4
Reglamentos que afectan a nuestra industria..............................................................................................4
Precisión de los informes financieros y otras comunicaciones públicas................................................. 5
Uso indebido de información privilegiada y leyes de valores.................................................................... 5
Competencia leal y leyes antimonopolio...................................................................................................... 6
Leyes anticorrupción y antisoborno ............................................................................................................. 6
Salud y seguridad..............................................................................................................................................7
Drogas y alcohol................................................................................................................................................7
Protección ambiental.......................................................................................................................................7
Hostigamiento y discriminación................................................................................................................... 8
4. Cooperación con investigaciones gubernamentales e internas................................................................... 9
5. Protección de la información y los activos de la Empresa...........................................................................10
Protección de los activos de la Empresa......................................................................................................10
Propiedad intelectual......................................................................................................................................10
Información confidencial ............................................................................................................................. 11
Medios sociales de comunicación y otras actividades en línea................................................................12
Sin expectativas de privacidad.......................................................................................................................12
6. Evitar conflictos de interés...............................................................................................................................13
Inversiones en clientes, proveedores y socios comerciales.......................................................................13
Aceptación de regalos y otras cortesías comerciales..................................................................................14
Otorgamiento de obsequios y otras cortesías comerciales.......................................................................15
Regalos al poder legislativo y al poder ejecutivo ........................................................................................15
Empleos o cargos en consejos directivos de empresas externas..............................................................15
Participación en actividades cívicas o políticas...........................................................................................16
7. Oportunidades corporativas.............................................................................................................................17
8. Trato justo...........................................................................................................................................................17
9. Exenciones y modificaciones...........................................................................................................................17
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
iii
Para: Todos los empleados de Alaska Airlines y Horizon Air
Cuando pienso en todo lo que más me enorgullece de formar parte de Alaska Air Group, lo primero en la lista es el hecho de
que Alaska Airlines y Horizon Air han asumido el compromiso de actuar con honestidad, justicia y comportamiento ético.
La prueba de ese compromiso se refleja una y otra vez en los actos de los empleados que hacen lo correcto de la manera
correcta todos los días.
El Código de Conducta y Ética de Alaska Air Group es una herramienta importante que resume las reglas, los principios y los
comportamientos que hacen eco de nuestros valores básicos. Fue creado para promover una cultura de comunicación abierta
y honesta, y un entorno en el que todos se sientan en libertad de plantear dudas o inquietudes acerca de lo que constituye el
comportamiento ético.
Lo que espero de mí mismo, de los funcionarios de la empresa, del consejo directivo y de cada uno de ustedes es que adoptemos
los principios dispuestos en este documento y los usemos como guía de nuestros actos.
Si tiene dudas sobre cómo se debe manejar una situación, cuento con que solicite ayuda o, de no ser posible, que use su
sentido común para hacer lo correcto para nuestros clientes, proveedores y otros empleados. Deseo que cada uno de ustedes
sepa que cuando hagan eso, pueden contar con el respaldo de los directivos de esta empresa.
Espero que usted esté tan orgulloso como yo de identificarse con nuestros valores. Hacer negocios en concordancia con estos
valores ha sido fundamental para nuestro éxito en el pasado y constituye la base para un futuro brillante mientras continuemos
fomentando la confianza y la credibilidad entre nosotros y en las comunidades en las que residimos.
Dedique unos minutos a leer el Código de Conducta y a comentar las dudas que pueda tener con su supervisor o llame a la
Línea directa de Ética y Cumplimiento al (888) 738-1915.
Brad Tilden
Presidente y Director Ejecutivo
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
1
1. CÓMO ENTENDER NUESTRO CÓDIGO DE
CONDUCTA Y ÉTICA
Tenemos el compromiso
con nuestros empleados,
nuestros clientes y
nuestros accionistas de
comportarnos con ética
y en cumplimiento de
la ley.”
Aplicación del Código
El Código de Conducta y Ética de Alaska Air Group (el “Código”) rige los actos de
todos los empleados, funcionarios y miembros del consejo directivo de Alaska
Air Group, Alaska Airlines y Horizon Air (la “Empresa”). Excepto cuando se
disponga expresamente lo contrario, las referencias a “usted”, los “empleados”
o “nosotros”, incluyen a todos los miembros de estos grupos.
Responsabilidad del cumplimiento
El cumplimiento del Código es obligatorio. El incumplimiento del Código
puede causar la aplicación de medidas disciplinarias, que pueden incluir el
despido. La conducta que infrinja el Código también puede infringir la ley.
Esto puede tener como resultado consecuencias civiles o penales graves para
usted o la Empresa.
Lo que se espera
Como empleados de la Empresa, debemos comprometernos a cumplir las
más altas normas de ética comercial y personal, mientras promovemos en
todo momento los mejores intereses de la Empresa. Lea, entienda y siga los
principios del Código. Realice su trabajo de manera honesta y cortés mientras
cumple todas las leyes, reglamentos y políticas de la Empresa vigentes.
Actúe con dignidad y respeto hacia a los demás. Evite situaciones que puedan
involucrar o dar la impresión de un conflicto entre los intereses personales y
los intereses de nuestra Empresa.
Expectativas adicionales de la Administración. Si dirige a otras personas, también
tiene la responsabilidad de ayudar a sus empleados a entender y cumplir el
Código y a promover un entorno abierto y de apoyo en el que los empleados se
sientan en libertad de hacer preguntas y expresar sus inquietudes.
Los gerentes deben estar alertas a cualquier situación que pueda infringir
el Código, la política de la Empresa, las leyes o los reglamentos, y tomar
medidas de inmediato para resolver dichas situaciones. Los gerentes nunca
deben tomar ni tolerar que se tomen represalias contra la persona que exprese
inquietudes o denuncie de buena fe un problema ético o de cumplimiento.
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
2
¡Hable sin temor! Hacer Preguntas e informar inquietudes
Los principios contenidos en el Código no son exhaustivos ni tratan todas las
situaciones posibles, sino que se presentan como guía de las diversas leyes
y políticas fundamentales que rigen la actividad comercial de manera legal
y ética. Es posible que encuentre situaciones en las que la opción o línea de
conducta correctas no están claramente definidas. Si alguna vez tiene dudas,
debe preguntar y buscar las explicaciones.
Si tiene la inquietud razonable de que se ha infringido la ley, un reglamento,
este Código u otra política de la Empresa, tiene la obligación de denunciarlo.
Con quién comunicarse
Si tiene preguntas acerca del Código o alguna inquietud sobre una conducta
que, en su opinión, puede infringir el Código, la política de la Empresa, una
ley o reglamento, es importante que plantee esas preguntas o inquietudes
a través de uno de los muchos recursos a su disposición. Le exhortamos a
comunicarse con alguno de los siguientes para solicitar orientación o informar
una inquietud:
•
•
•
•
•
•
Hable con su supervisor. Su supervisor debe poder responder a sus
preguntas y ayudarle a determinar qué debe hacer a continuación.
Hable con otro miembro del equipo de la gerencia en su división.
LÍNEA DIRECTA DE ÉTICA Y
CUMPLIMIENTO
Haga una pregunta o
informe una inquietud
por teléfono
Desde Estados Unidos y Canadá:
(888) 738-1915
Desde México: 001 (866) 737-6850
(en inglés)
Desde México: 001 (800) 840-7907
(en español)
En línea
www.AAG.ethicspoint.com
Confidencial * Gratuito
Las 24 horas del día * Los 7 días de
la semana
Comuníquese a Recursos Humanos (Human Resources).
Póngase en contacto con el departamento identificado en la sección correspondiente del Código (Jurídico (Legal),
División de Seguridad (Safety Division), etc.).
Comuníquese con un miembro del Equipo C de su división (representante de cumplimiento). La mayoría de
las divisiones cuenta con personal cuya tarea consiste en supervisar las responsabilidades de cumplimiento
correspondientes a esa división.
Comuníquese con la Oficina de Ética y Cumplimiento (Office of Ethics and Compliance) al número (206) 392-5021 o
por escrito a [email protected].
La Línea directa de Ética y Cumplimiento es otro recurso donde puede hacer preguntas, buscar explicaciones o informar
inquietudes. La Línea directa está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana y opera de manera independiente
para asegurar la confidencialidad. Se pueden presentar informes llamando a los números de teléfono sin costo o iniciando
sesión en la página Web segura. Si lo desea, los informes pueden ser anónimos. Las llamadas telefónicas y los informes en
línea nunca se registran o rastrean. Todos los informes se enviarán a la Empresa para poder responder de manera rápida.
Si no está seguro de que algo cause un problema ético, hágase las siguientes preguntas:
• ¿Mi decisión es coherente con nuestros valores?
• ¿Me sentiría cómodo contándoles a mis amigos, familiares y compañeros de trabajo lo que hice?
• ¿Me sentiría bien si un compañero de trabajo, un proveedor o un socio comercial actuaran de esta
manera conmigo?
• ¿Esto afectará mi capacidad o motivación para actuar siempre en beneficio de la Empresa?
• ¿Me gustaría que mis actos (u omisiones) aparecieran descritos en los medios de comunicación?
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
3
Preguntas y
respuestas
Cuando presente un informe a través de la Línea directa, se analizará de
inmediato y se iniciará la investigación correspondiente. Las inquietudes
se tratarán de manera discreta y la información se compartirá solo con las
personas que necesitan conocerla, como las que puedan estar involucradas en
responder sus preguntas o investigar.
P. Escuché cierta información que me preocupa
sobre un compañero de trabajo. La información
provino de una fuente confiable, pero no sé si
es verdad. Si lo es, creo que mi compañero de
trabajo estaría infringiendo las políticas de la
empresa. ¿Debo informar la situación aunque no
estoy completamente seguro de que sea cierta?
Ningún elemento de este Código prohíbe a los empleados el ejercicio de su
derecho legal de ponerse en contacto con una dependencia gubernamental
de manera confidencial cuando tengan inquietudes razonables respecto a las
implicaciones legales o de seguridad de una medida tomada por empleados
u otra persona que actúe en nombre de la Empresa. La Empresa también
exhorta a los empleados a plantear dichas inquietudes a un miembro de la
administración (incluidos los miembros de la División de Seguridad de la
Empresa), de acuerdo con la política de puertas abiertas. Dichas inquietudes
recibirán un trato confidencial en la medida de lo posible y no se tolerarán las
represalias ni el hostigamiento en contra de los empleados que las expresen.
R. Sí. Todos debemos tener cuidado de
no participar en la difusión de rumores
sobre nuestros compañeros de trabajo ni
fomentarla. Sin embargo, los empleados
tienen la obligación según el Código de
informar sobre posibles infracciones.
Como primer paso, debe informar al
supervisor. Si le preocupa hablar de
esto con la gerencia local, comuníquese
con los directivos de la división, con
Recursos Humanos o con la Oficina
de Ética y Cumplimiento. De cualquier
manera, su informe se tomará
con seriedad y se investigará.
Si es un empleado cuya inquietud está reglamentada por un contrato colectivo
de trabajo, es necesario que siga los procedimientos y los recursos disponibles
en dicho contrato.
Prohibición de represalias
La Empresa no tolera las represalias de ningún tipo por haber expresado
inquietudes o presentar una denuncia de buena fe sobre un problema ético
o de cumplimiento. Que la denuncia se haga de “buena fe” no significa que
tiene que ser cierta; sin embargo, significa que debe proporcionar información
completa y precisa, y que debe tener la convicción razonable de que puede ser
verdad.
Denuncias sin castigo
Reconocemos que nadie es perfecto y que algunas veces se cometen errores.
La política de la Empresa es alentar al personal a denunciar problemas de
cumplimiento que involucran su propia conducta. Con tal objeto, disponemos
de varios programas de autodenuncia sin castigo.
Estos incluyen:
• Programas de acción de seguridad aérea (Aviation Safety Action Programs,
ASAP)
• Programa de acción de seguridad terrestre (Ground Safety Action Program,
GSAP)
• Programa de informes sobre la seguridad de empleados de Horizon Air
(Horizon Air Employee Safety Reporting Program, ESRP)
Recuerde que debe cumplir las normas de un programa específico de
denuncias sin castigo para tener derecho a la protección que ofrece.
La autodenuncia no es, en sí, una manera de evitar las consecuencias de
problemas de conducta o desempeño que no cumplen los criterios de un
programa de denuncias sin castigo. Si tiene preguntas sobre la aplicación de
alguno de estos programas, debe hablar con su supervisor, comunicarse con
la División de Seguridad o con la Oficina de Ética y Cumplimiento.
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
4
2. CUMPLIMIENTO DE LAS POLÍTICAS Y
Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS
Además de las leyes y las disposiciones reglamentarias, todos tenemos la
obligación de entender y seguir las políticas y los procedimientos internos de
la Empresa que se refieren a nuestros puestos de trabajo y al desempeño de
nuestras tareas. Los Reglamentos del Sistema (System Regulations) de Alaska
Airlines están disponibles en línea en www.alaskasworld.com. Las políticas
de Horizon Air están disponibles en línea en www.onyourhorizon.com.
Además, las divisiones operativas y muchas unidades comerciales poseen sus
propios manuales que cubren políticas y procedimientos específicos de los
grupos de trabajo. Hable con su supervisor para asegurarse de recibir las copias
de las políticas y los procedimientos pertinentes, saber cómo puede acceder a
ellos y tener la oportunidad de analizarlos y hacer preguntas.
PARA OBTENER MÁS
INFORMACIÓN:
Políticas y Manuales:
• Los Reglamentos del Sistema de
Alaska Airlines y otros manuales
específicos de cada división se
encuentran en alaskasworld.com,
bajo Manuales y formularios
(“Manuals & Forms”).
• Las políticas y los manuales de
Horizon Air se encuentran en
onyourhorizon.com.
3. CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGLAMENTOS
Nuestra empresa tiene gran alcance y es compleja. La industria aeronáutica
está sumamente reglamentada, las dependencias federales, estatales y locales,
así como los gobiernos de los países donde tenemos actividades comerciales,
reglamentan nuestra actividad y tienen jurisdicción prácticamente sobre
cada aspecto de nuestras operaciones, mediante una gran variedad de leyes
y reglamentos. Usted tiene la responsabilidad de conocer las leyes y los
reglamentos que rigen su trabajo en la Empresa. Las siguientes secciones
no son exhaustivas sino que cubren algunas de las leyes y disposiciones
reglamentarias importantes que pueden afectar su actividad. Si no está
seguro de que una acción que considera realizar cumple con la ley o el
reglamento pertinente, o es la apropiada, debe hablar con su supervisor,
llamar al Departamento Jurídico o comunicarse con la Oficina de Ética y
Cumplimiento.
Reglamentos que afectan a nuestra industria
Los Reglamentos Federales de Aviación (Federal Aviation Regulations) rigen
muchos aspectos de la manera en que operamos y mantenemos a nuestras
aeronaves y llevamos a cabo las operaciones terrestres. Los reglamentos del
Departamento de Seguridad Nacional (Department of Homeland Security)
rigen la seguridad y los viajes internacionales de nuestros pasajeros, empleados
y aeronaves. Los reglamentos del Departamento de Transporte (Department
of Transportation) rigen los requisitos de protección de los usuarios de
aerolíneas, por ejemplo, cómo manejamos los vuelos demorados, cancelados
o sobrevendidos, cómo brindamos acceso a los pasajeros con discapacidades
y cómo anunciamos nuestros horarios y tarifas. Estos reglamentos, junto
con muchos otros, afectan a casi todos los empleados de la Empresa. Se ven
afectados en particular los empleados en las divisiones de Operaciones de
Vuelo (Flight Operations), A Bordo (Inflight), Mantenimiento e Ingeniería
(Maintenance and Enigneering), Servicios al Cliente (Customer Services),
Finanzas (Finance) y Mercadotecnia (Marketing). La estricta adhesión a
los reglamentos gubernamentales y a la política y los procedimientos de la
Empresa es fundamental para alcanzar nuestra principal meta corporativa de
seguridad y cumplimiento.
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
5
Preguntas y
respuestas
P. Me pidieron que informe y consigne datos
de manera que parece engañosa porque no
describe con precisión “el panorama completo”.
No quiero ser responsable de informes
incorrectos o engañosos. ¿Qué debo hacer?
R. Hable con el gerente u otro directivo
de su división. Es importante informar
siempre datos precisos y correctos.
También es importante seguir el
procedimiento adecuado al informar
los datos. El gerente o el directivo de la
división deben poder explicar claramente
la metodología empleada, de manera
que usted comprenda plenamente cómo
cumple con los requisitos de información.
Si aún así tiene inquietudes o preguntas,
comuníquese con el Departamento Jurídico
o la Oficina de Ética y Cumplimiento.
P. ¿Qué es exactamente “información
privilegiada esencial”?
R. “Privilegiada” significa que no
está a disposición del público.
“Esencial” significa información que sería
importante para que un inversor razonable
tome la decisión de comprar o vender acciones
de Alaska Air Group. Por ejemplo, esto
podría incluir resultados financieros
que todavía no fueron publicados,
información de rutas o programación,
o cambios en alianzas o sociedades.
Precisión de los informes financieros y otras comunicaciones públicas
Como empresa que cotiza sus acciones en la bolsa de valores, es de crucial
importancia que proporcionemos información completa, precisa y oportuna
sobre Alaska Air Group. Comunicamos esta información de diversas maneras,
incluidos los informes presentados ante la Comisión de Valores y Bolsas (SEC,
por sus siglas en inglés), boletines de prensa, transmisiones por Internet y
conferencias sobre la industria y finanzas. Aunque usted no prepare estos
informes y comunicaciones directamente, es posible que participe en el
proceso de asentar en libros o reunir la información que las fundamente.
Todas las personas que participan en el proceso de mantener, analizar, asentar
en libros, reunir o registrar la información financiera deben hacerlo en estricto
apego a las reglas contables pertinentes y los procedimientos de la Empresa.
Si se le pide que desempeñe u observa a otra persona cuando desempeña una
de estas funciones de manera que usted crea que es engañosa, fraudulenta o
incongruente con las prácticas correctas, debe negarse a hacerlo y denunciar
la petición u observación a uno de los muchos recursos a su disposición.
Uso indebido de información privilegiada y leyes de valores
Es posible que usted posea acciones de Alaska Air Group a través de un plan de
compra de acciones para empleados, su 401(k), o por actividades personales de
inversión.
Es fundamental que todos los inversionistas de Alaska Air Group puedan
tomar decisiones de inversión en circunstancias igualitarias, lo cual significa
que tenga el mismo acceso a información esencial.
Nunca debemos realizar transacciones bursátiles o alentar a otras personas
a realizarlas con acciones de Alaska Air Group basándonos en información
privilegiada esencial. Asimismo, tampoco es correcto realizar transacciones
bursátiles o alentar a otras personas a realizarlas con las acciones de otra
entidad mientras se tiene conocimiento de información privilegiada esencial
acerca de esa entidad obtenida gracias a su empleo en la Empresa.
Las transacciones con información privilegiada pueden hacerle acreedor
a medidas disciplinarias y/o sanciones civiles o penales por parte de las
autoridades estatales o federales. Algunos de los empleados, debido a sus puestos de trabajo en la Empresa, pueden estar
sujetos a márgenes de apertura y períodos de bloqueo para hacer transacciones bursátiles. Debe asegurarse de conocer y
respetar dichas restricciones.
La política del Reglamento FD (divulgación equitativa) de la empresa, según lo exige la SEC, limita lo que podemos
comunicar a corredores, analistas, banqueros y otros profesionales de finanzas sin comunicarlo simultáneamente al
público. Usted no debe divulgar ningún tipo de información privilegiada esencial sobre la Empresa a menos que la misma
se divulgue al público abiertamente al mismo tiempo. Si desea preguntar sobre el procedimiento apropiado, debe ponerse
en contacto con la oficina del Director Jurídico para solicitar explicaciones u orientación.
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN:
Políticas y Manuales:
• Control Financiero (System Regulations 5.000)
• Política sobre medios de noticias (System Regulations 1.400 y QX Policies/Guidelines)
• Política sobre uso indebido de información privilegiada (System Regulations 11.200 y
QX Policies/Guidelines)
• Resumen de los reglamentos de trato justo y declaración de la política
(System Regulations 11.400)
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
6
Competencia leal y leyes antimonopolio
Estamos comprometidos a llevar a cabo nuestra actividad
comercial cumpliendo todas las leyes antimonopolio
federales y estatales. Estas leyes rigen los actos y las
relaciones entre competidores, proveedores y clientes, y
prohíben determinadas conductas que atentan contra la
competencia.
Las leyes antimonopolio prohíben los acuerdos o
entendimientos con competidores que restringen el
comercio sin justificación. Estos incluyen acuerdos
para fijar precios, dividir los mercados, asignar clientes,
restringir la capacidad o negarse a hacer tratos comerciales
con determinados clientes o proveedores. Asimismo, los
arreglos exclusivos y el tratamiento preferencial de un
cliente que es competidor de otros clientes pueden presentar
riesgos de incumplimiento de las leyes antimonopolio y
deben analizarse con cuidado. Usted no debe participar
en conversaciones o comunicaciones no verbales (por
ejemplo, señalamiento de precios) con los competidores
sobre estos o temas similares sin la aprobación previa del
Departamento Jurídico. Algunas veces está permitido que
los socios de intercambio de códigos conversen y lleguen a
acuerdos sobre algunos de estos temas, pero debe consultar
con el Departamento Jurídico antes de participar en dichas
conversaciones.
Como las leyes antimonopolio son sumamente complejas,
no se puede detallar el alcance completo de las mismas.
Un principio fundamental es que toda comunicación,
coordinación o acuerdo (sea verbal o no) que tenga
inclinación a disminuir artificialmente la competencia o
aumentar el poder monopólico son sospechosos y pueden
ser ilícitos, y deben evitarse a menos que estén aprobados
por el Departamento Jurídico.
Leyes anticorrupción y antisoborno
Estamos comprometidos al cumplimiento de la Ley de
Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos
(U.S. Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) y leyes similares
anticorrupción en el extranjero. En general, estas leyes
prohíben que se hagan pagos para obtener una ventaja
comercial indebida. Estas leyes rigen a la Empresa, a los
agentes y las filiales, y a los empleados en lo individual.
La infracción de estas leyes lleva consigo sanciones penales y
civiles importantes. El cumplimiento de estas leyes requiere
el estricto apego a la política y las directivas de la Empresa.
Los empleados y todos los agentes que trabajan en nombre
de la Empresa no deben autorizar, ofrecer o prometer pagar
o dar, de manera directa o indirecta, algo de valor, como
dinero, regalos o servicios (que podrían incluir la exención
de cargos, mejoras u otras cortesías comerciales) a personas
si el propósito es obtener una ventaja comercial indebida
para la Empresa. Los empleados o agentes de la Empresa
tampoco pueden recibir un beneficio financiero o de otro
tipo a cambio de una ventaja indebida. Esas conductas
pueden infringir diversas leyes anticorrupción.
Las costumbres locales o las prácticas comerciales no lo
eximen a usted, a la Empresa o a nuestros agentes del
cumplimiento de las leyes de Estados Unidos y extranjeras
anticorrupción.
Para obtener más orientación sobre el cumplimiento de las leyes
anticorrupción, comuníquese con el Departamento Jurídico.
Preguntas y respuestas
P. Represento a la Empresa en un comité conformado por representantes
de diversas aerolíneas. En una de las reuniones, un representante de otra
empresa de transporte propuso que todos impusiéramos un recargo al
pasaje para compensar el alto costo del combustible. ¿Eso está bien?
R. No. Las leyes antimonopolio prohíben estrictamente
que los competidores acuerden el precio o un componente
del precio. Si se encuentra en esta situación, debe salir de
la reunión o declarar explícitamente que Alaska no puede
hablar de tarifas o cargos con sus competidores.
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN:
Políticas y /Manuales:
• Política antimonopolio (System Regulations 11.600
y QX Policies/Guidelines)
• Política anticorrupción (System Regulations 11.700
y QX Policies/Guidelines)
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
7
Preguntas y
respuestas
P. Las políticas de seguridad de nuestro lugar de
trabajo son más restrictivas de lo que exige la ley.
Comprendo que la seguridad es nuestra máxima
prioridad, pero ¿no es suficiente con cumplir la ley?
R. La seguridad y el cumplimiento han sido,
y siguen siendo, nuestro objetivo principal.
En muchas situaciones establecemos
políticas que superan las normas federales,
estatales o locales mínimas. Ir un poco más
allá en un esfuerzo por reducir o eliminar
los riesgos para nuestros empleados coincide
en gran medida con nuestros valores.
P. Me preocupa que un compañero de trabajo
tenga un problema de adicción y pueda estar
consumiendo alcohol durante el horario de trabajo.
Preferiría no involucrarme. ¿Qué debo hacer?
R. Los empleados que observen, crean o
sepan que un colega está bajo la influencia
del consumo de drogas o alcohol en el
trabajo deben informarlo de inmediato
al supervisor de manera confidencial.
Si no puede informarlo al supervisor,
comuníquese con otro miembro del equipo
de dirección o con Recursos Humanos.
Salud y seguridad
La seguridad de nuestros empleados y clientes es la máxima prioridad de
la Empresa. La política de la Empresa exige que cumplamos todas las leyes
y reglamentos de salud y seguridad, dispone y exige el uso de equipos y
procedimientos de seguridad adecuados e insiste en que se realicen todos los
trabajos de manera segura y responsable. Usted encontrará que en muchas
circunstancias la política de la Empresa excede lo exigido por la ley. Todos los
empleados tienen la obligación, y la autorización, para impedir o abstenerse de
la actividad laboral si hay sospecha de problemas o riesgos para la seguridad
hasta que se resuelvan esos problemas.
Un entorno de trabajo seguro también significa un lugar de trabajo sin violencia.
No debemos participar en ninguna forma de violencia ni tolerarla. No se tolerarán
las amenazas o la intimidación de empleados, proveedores o clientes. Se prohíbe a
los empleados hacer amenazas o participar en actividades violentas, como peleas, o
dañar intencionalmente los bienes de la Empresa o de otro empleado.
Drogas y alcohol
Usted debe presentarse a trabajar libre de la influencia de sustancias que
podrían impedir que realice sus tareas de manera segura y eficaz. No debe usar
o tener en su poder sustancias prohibidas o ilegales ni recipientes abiertos de
alcohol mientras está en el trabajo o de guardia. Además, los empleados que
realizan determinadas tareas importantes para la seguridad están sujetos a
los reglamentos de drogas y alcohol del Departamento de Transporte (DOT,
por sus siglas en inglés)/Administración Federal de Aviación (FAA, por sus
siglas en inglés). Todos los empleados tienen la responsabilidad de conocer las
restricciones específicas pertinentes a sus puestos de trabajo en la Empresa.
En algunas circunstancias y con autorización previa se permite el consumo de
alcohol que se sirve en funciones de la Empresa. Si se consume alcohol en un
evento de la Empresa, debe respetar las reglas de consumo previo al turno de
trabajo y no podrá regresar a trabajar ese mismo día.
Protección ambiental
Estamos comprometidos al cumplimiento de todas las leyes ambientales federales, estatales y locales en las jurisdicciones
correspondientes en las que operamos. También nos esforzamos por hacer mucho más. Estamos comprometidos a ser
líderes de nuestra industria en la protección del medio ambiente. Creemos que la responsabilidad ambiental es una parte
esencial de ser ciudadanos corporativos responsables y coincide con nuestros valores corporativos y las expectativas de
nuestros clientes. Estamos construyendo una cultura en la que las prácticas ambientales sustentables están integradas
a nuestro negocio de proporcionar un transporte aéreo seguro y confiable con el mejor servicio de su tipo y la mejor
experiencia para los clientes. Estamos trabajando para reducir considerablemente nuestro impacto en el medio ambiente
mediante la reducción de desechos y el reciclado, y la conservación de energía en equipos e instalaciones. Conozca las
políticas y los requisitos ambientales específicos de sus tareas y lugar de trabajo.
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN:
Políticas y Manuales:
• Manual de Seguridad de AAG
• Manual Ambiental de AAG
• Política de Seguridad y Salud (QX Policies/Guidelines)
• Violencia en el lugar de trabajo (QX Policies/Guidelines)
• Guía de Recursos Humanos (System Regulations 2.000)
• Política sobre drogas y alcohol (System Regulations y QX Policies/Guidelines)
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
8
Hostigamiento y discriminación
Preguntas y
respuestas
La Empresa ofrece igualdad de oportunidades laborales. Esto significa que
estamos comprometidos a brindar igual consideración en todas las decisiones
de empleo (incluido, sin limitaciones, el reclutamiento, la contratación, la
capacitación, los ascensos, las prácticas de pago, las prestaciones, las medidas
disciplinarias y los despidos) sin tener en cuenta la edad, la raza, el color, el
género, el origen nacional, la religión, el estado civil, la orientación sexual, la
discapacidad, la condición de veterano o cualquier otra clasificación protegida
por leyes federales, estatales o locales.
P. Uno de mis compañeros de trabajo cuenta
chistes que son ofensivos para mí y para otras
personas de mi grupo de trabajo. He intentado
ignorarlos con la esperanza de que deje de hacerlo,
pero no ha sucedido. ¿Qué más puedo hacer?
Nos dedicamos a proporcionar un entorno laboral positivo, respetuoso e
incluyente en el que los empleados se sientan valorados, comprometidos y
conectados. No toleraremos ninguna forma de discriminación o acoso que
fomente o pueda crear un entorno laboral ofensivo, hostil o intimidatorio.
El hostigamiento puede expresarse de muchas maneras, como bromas o
apodos ofensivos o despectivos; contacto físico o gestos desagradables;
o exhibir o hacer circular materiales despectivos u ofensivos.
R. Si no le incomoda hablar con su
compañero de trabajo sobre esto,
debe hacerlo. De lo contrario, hable
con el supervisor o comuníquese con
el representante del equipo local de
Recursos Humanos o la Oficina de Ética
y Cumplimiento para pedirles que le
ayuden a manejar esta situación.
La política de la Empresa que prohíbe el hostigamiento y la discriminación
se aplica al lugar de trabajo al igual que a las situaciones relacionadas con el
trabajo, como los eventos patrocinados o autorizados por la Empresa. Los actos
de discriminación y hostigamiento no solo infringen los valores y las políticas
de la Empresa, sino que también infringen las leyes federales, estatales y
locales, y están estrictamente prohibidos.
Usted tiene la responsabilidad de asegurarse de que su conducta no incluya
actos que constituyan hostigamiento o discriminación. Si usted dirige a otras
personas, tiene la responsabilidad de promover un entorno laboral en el que no
se tolere el hostigamiento ni la discriminación.
Ofrecemos igualdad de oportunidades laborales
PARA OBTENER MÁS
INFORMACIÓN:
Políticas y Manuales:
• Guía de Recursos Humanos
(System Regulations 2.000)
• Política contra el hostigamiento
(QX Policies/Guidelines)
• Igualdad de oportunidades
laborales
(QX Policies/Guidelines)
• Programa de adaptación por
discapacidad
(QX Policies/Guidelines)
y reconocemos el valor de una fuerza laboral
diversa.”
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
9
Preguntas y
respuestas
P. Acabo de recibir un “memorándum
de retención legal”. ¿Podría hablarme
de esto y qué significa?
R. Cuando hay una demanda en curso,
o alguna otra cuestión legal, la Empresa
tiene la obligación de preservar los
documentos relacionados y garantizar que
no se destruyan, borren o modifiquen.
Los “documentos” generalmente se
definen de manera muy amplia e incluyen
datos almacenados en diversos formatos.
Es importante que lea atentamente el
memorándum de retención y que tome
las medidas necesarias para preservar
los datos identificados. A menudo esto
significa retener documentos durante más
tiempo de lo que estipula el Programa
de Administración de Registros. Si se
determina que la Empresa no preservó
esos documentos, pueden aplicarse
fuertes sanciones o fallos adversos. Los
empleados pueden enfrentar medidas
disciplinarias, que podrían incluir el
despido, por no preservar adecuadamente
los documentos. Debe comunicarse
con el Departamento Jurídico si tiene
alguna duda sobre el cumplimiento.
4. COOPERACIÓN CON INVESTIGACIONES
GUBERNAMENTALES E INTERNAS
La Empresa está sujeta a muchas interacciones que son parte de nuestra
relación normal con diversas dependencias normativas (como FAA, TSA, IRS
y DOT). Si usted recibe una solicitud de información rutinaria como parte
de la supervisión normal de la Empresa por parte de una dependencia, debe
informar a su gerente y coordinarse con el representante de cumplimiento de
su división.
Además, una dependencia normativa o judicial puede solicitar información
o documentos como parte de una investigación de la Empresa u otra firma
comercial, persona o empleado de la Empresa. También pueden presentarse
en el lugar de trabajo inesperadamente. Es nuestra política cooperar con estas
investigaciones, en concordancia con nuestros derechos legales de defender
a la Empresa y a sus empleados. Si usted recibe un citatorio, carta, llamada
telefónica, visita personal u otra solicitud de una dependencia gubernamental
o judicial de dicha información, debe comunicarse con el Departamento
Jurídico de inmediato.
Investigaciones internas
Usted debe cooperar plenamente con las investigaciones internas relacionadas
con posibles infracciones a la ley o la política de la Empresa. En concordancia
con todas las investigaciones, esto incluye no destruir ni alterar documentos,
entregar todos los documentos solicitados y manifestarse de manera franca
y veraz en todas las respuestas a preguntas del personal autorizado de la
Empresa.
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN:
Políticas y Manuales:
• Respuesta a solicitudes de documentos, registros e información (System Regulations 1.550)
• Solicitudes de información de dependencias judiciales (System Regulations 9.200)
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
10
5. PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN Y ACTIVOS
DE LA EMPRESA
Protección de los activos de la Empresa
Los activos de la Empresa incluyen los activos financieros, los activos físicos
como edificios, vehículos, equipos de oficina y de computación, así como
activos intangibles como software y bases de datos, la información almacenada,
creada o transmitida por equipos de la Empresa o personales, la información
exclusiva y la propiedad intelectual, como marcas comerciales, derechos
de autor y patentes. Cada empleado tiene la responsabilidad de prevenir la
pérdida, los daños, el uso indebido o el robo de los activos y registros de la
Empresa. Usted debe usar los activos de la Empresa solamente para realizar
actividades comerciales legítimas de la Empresa y no para asuntos personales.
Se permite el uso incidental de elementos como fotocopiadoras, correo
electrónico y teléfonos siempre y cuando dicho uso no represente un gasto
importante para la Empresa ni lo distraiga del desempeño de su trabajo.
Propiedad intelectual
La protección de la propiedad intelectual de la Empresa, incluidas marcas
comerciales, patentes, derechos de autor, secretos comerciales y metodologías
comerciales, es esencial para mantener la ventaja competitiva de la Empresa.
Toda propiedad intelectual que usted cree para la Empresa en el transcurso
de su empleo pertenece a la Empresa. Esto se considera como “producto
del trabajo” e incluye, sin limitaciones, ideas, inventos, mejoras, códigos de
computación y otra tecnología exclusiva, manuales, marcas comerciales y
de servicio, diseños, textos publicitarios u obras de autor. Este producto de
trabajo es propiedad de la Empresa si se desarrolla o crea en el horario de la
Empresa, como parte de sus obligaciones o mediante el uso de recursos o
información de la Empresa que usted obtuvo a través de su empleo. Sin el
consentimiento expreso de la Empresa, usted no puede otorgar licencias, ceder
o usar la propiedad intelectual desarrollada durante el transcurso del empleo
en la Empresa para su propia ganancia o para competir con la Empresa y debe
tratarla con el mismo cuidado que a otra información confidencial. De igual
manera, toda la propiedad intelectual creada por contratistas o consultores
externos empleados por la Empresa debe transferirse en beneficio de esta.
Es esencial que existan todos los acuerdos o exenciones de responsabilidad
necesarios antes de comenzar un trabajo.
PARA OBTENER MÁS
INFORMACIÓN:
Políticas y Manuales:
• Protección de los Bienes de
la Empresa (QX Policies/
Guidelines)
• Propiedad Intelectual
(System Regulations 2.130 y
QX Policies/Guidelines)
• Política de Seguridad
Tecnológica y de la Información
(System Regulations 10.600 y
QX Policies/Guidelines)
Preguntas y
respuestas
P. Leí un artículo en una publicación del gremio
que justo se refiere a lo que hablaremos en
nuestra próxima reunión de personal.
No vi ningún tipo de aviso de derechos
de autor en el artículo. ¿Puedo hacer
copias para distribuir en la reunión?
R. Excepto si se concede una aprobación
específica para el copiado en el artículo,
las protecciones de los derechos de autor
generalmente evitan que se hagan copias
para distribución sin el permiso del autor
y/o el editor. Casi todo está protegido
por derechos de autor al momento en
que se escribe sin que sea necesario un
aviso. Consulte con el Departamento
Jurídico cómo obtener permiso o de
qué otra manera se puede compartir
la información adecuadamente.
Nuestras marcas comerciales son activos esenciales y componentes importantes de nuestra marca e identidad. Todos los
empleados, así como nuestros socios comerciales, deben ayudar a protegerlas. Toda persona que desee usar una marca
comercial de la Empresa debe obtener primero el permiso por escrito y la autorización del Departamento Jurídico y/o de
Mercadotecnia antes de usarla.
Nosotros respetamos los derechos exclusivos de los demás. Asegúrese de tener autorización antes de usar materiales con
derechos de autor o marcas comerciales de terceros. No puede usar, copiar, distribuir ni modificar marcas comerciales,
materiales con derechos de autor u otra propiedad intelectual de terceros a menos que la Empresa obtenga primero el
consentimiento por escrito del propietario.
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
11
Preguntas y
respuestas
P. ¿Se puede enviar información
confidencial a un destinatario
autorizado por correo electrónico?
R. Sí. Puede usar el correo electrónico si
activa y usa la codificación “AAG Secure”
cuando comparte información confidencial
autorizada, incluida la información de
identificación personal de nuestros
clientes o empleados. Además, debe
confirmar que se hayan cumplido todos
los demás requisitos de la Política de
Seguridad de Tecnología e Información.
Información Confidencial
Mediante su empleo en la Empresa, obtendrá conocimientos e información
que no se han dado a conocer al público y que son exclusivos. Usted puede
tener conocimiento u obtener acceso a Información Confidencial a través de
conversaciones, documentos electrónicos o impresos u otros datos.
Con fines de simplicidad, nos referimos a esta información en su conjunto
como “Información Confidencial”. La Información Confidencial incluye,
entre otra, información personal de los empleados (como los expedientes de
desempeño o la información de nómina), información de los clientes, estadísticas
financieras u operativas, estrategias de mercadotecnia y planificación actuales
y futuras, nuevos productos o servicios en desarrollo, manuales internos de la
Empresa, contratos u otros detalles de relaciones comerciales, desarrollos de
patentes o tecnológicos u otra información que, de divulgarse, podría poner en
riesgo la posición competitiva de la Empresa o dañar la identidad de una persona.
Usted tiene la responsabilidad de proteger la Información Confidencial y limitar
el acceso a las personas que tengan necesidad de conocerla para realizar su
trabajo. La Información Confidencial solo debe usarse en fines legítimos de la
Empresa y nunca en beneficio personal o de otra manera indebida. Nunca debe
divulgar la Información Confidencial a otras personas, dentro o fuera de la
Empresa, a menos que tenga autorización para hacerlo. Evite hablar de
Información Confidencial o transmitirla de otro modo en áreas comunes
del lugar de trabajo, durante viajes o en otras áreas públicas. La Información
Confidencial debe almacenarse y eliminarse de manera segura. La divulgación
de Información Confidencial fuera de la Empresa debe limitarse a las
situaciones en las que exista una obligación legal de hacerlo o cuando el
destinatario tenga la necesidad de conocerla y haya firmado antes el Acuerdo de
No Divulgación, debidamente aprobado por el Departamento Jurídico.
Debe ejercer el mismo cuidado cuando tenga en su poder Información
Confidencial de terceros que la Empresa recibió debidamente en virtud de
acuerdos de no divulgación o de otra índole.
Para obtener más orientación sobre la manera de conservar y administrar la
Información Confidencial, comuníquese con Privacidad y Seguridad o con el
Departamento Jurídico.
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
12
Preguntas y
respuestas
P. Paso mucho tiempo en Facebook y me gusta compartir
información sobre mi trabajo con mis amigos y familiares.
Pero no estoy seguro de qué es exactamente lo que puedo y
lo que no debo compartir. ¿Cómo sé lo que es correcto?
R. Como regla general, puede compartir toda la
información que se encuentra disponible públicamente.
Por ejemplo, alentamos a que todos los empleados
indiquen “Me gusta” en la página de Facebook de Alaska
Airlines y Horizon Air para mantenerse actualizados con
respecto a lo que hablan los representantes y los clientes
de la Empresa. Esta es también una manera excelente de
conocer las ventas, promociones o nuevas ofertas actuales,
y de compartir esta información. Lo que no está bien es
compartir información confidencial o exclusiva sobre
nuestra empresa, clientes o proveedores. Esto podría
incluir información o actividades laborales específicas de
las que se habla en las reuniones comerciales o a través
de otras comunicaciones internas solamente. Si tiene
dudas respecto a que sea adecuado comentar un tema
particular en línea, debe conversarlo con el gerente.
P. ¿Puedo publicar recomendaciones sobre hoteles u otros
destinos de viaje?
R. Sí, puede compartir sus opiniones personales.
Tenga en cuenta que debe hacer los comentarios
en primera persona y dejar en claro que no habla
en nombre de Alaska ni Horizon. Puede hacerlo
agregando un simple descargo de responsabilidad:
“Estas son mis opiniones personales y no reflejan
necesariamente las de mi empleador”.
P. Recientemente vi algunas publicaciones negativas en
línea sobre la empresa. Me gustaría expresar mi opinión
para ayudar a aclarar las cosas. ¿Puedo hacerlo?
R. No. Aunque es tentador incorporarse a la conversación
y contestar de manera inmediata, no responda a las
publicaciones negativas en línea sobre la empresa.
Sin embargo, lo que puede hacer es enviar el enlace
de la conversación a Atención al Cliente y/o a
Comunicaciones Corporativas. Esto ayudará a que la
Empresa sea coherente y oportuna en nuestras respuestas,
y asegurará que participen las personas correctas.
Medios sociales de comunicación y otras actividades en
línea
Al usar los medios sociales de comunicación y realizar otras
actividades en línea debe tener cuidado de cumplir con las
políticas de nuestra Empresa. No debe revelar información
confidencial ni privada acerca de la Empresa, las empresas
con las que realizamos actividades comerciales, nuestros
clientes o compañeros de trabajo. Si su perfil o cualquier
publicación incluyen información que puede identificarlo
como empleado, aclare que las opiniones publicadas son
propias y no de la Empresa. Cuando hable de la Empresa,
sea siempre honesto y preciso.
Sin expectativas de privacidad
Cuando origine, envíe o almacene información en las
computadoras, los archivos físicos u otros recursos de
la Empresa, no debe tener expectativas de privacidad
con respecto a esa información, aunque esté protegida
por contraseñas. La Empresa se reserva el derecho de
supervisar, almacenar, revisar y acceder a todos los mensajes
de correo electrónico, archivos electrónicos y físicos, y
cualquier otra información originada o recibida por usted
en nuestras instalaciones o nuestros equipos. Esto podría
incluir mensajes de correo electrónico personales, archivos
compartidos y otra información. De acuerdo con las leyes
correspondientes, podemos revelar toda esa información a
dependencias judiciales o a otros, según nuestro criterio y
por cualquier razón.
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN:
Políticas y Manuales:
• Política de seguridad tecnológica y de la
información (System Regulations 10.600 y
QX Policies/Guidelines)
• Guía de normas de etiqueta en línea
(alaskasworld.com)
• Política sobre medios de noticias
(System Regulations 1.400 y
QX Policies/Guidelines)
P. Conservo algunos archivos relacionados con un negocio
personal en el disco duro de la computadora. Puesto
que la carpeta está marcada como “personal”, y cada
archivo está protegido con contraseña, permanecerán
privados y solamente yo tendré acceso a ellos, ¿cierto?
R. No, no necesariamente. Toda la información almacenada
en un equipo propiedad de la Empresa (o transmitida a
través de sistemas de la Empresa) se considera propiedad
de Alaska u Horizon. La Empresa se reserva el derecho
de acceder a toda la información almacenada en sus
recursos computacionales y a revisarla, en cualquier
momento, incluso si está protegida por contraseñas.
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
13
6. EVITAR CONFLICTOS DE INTERÉS
Un conflicto de interés sucede cuando sus intereses o actividades personales,
o los de sus familiares directos, interfieren con su capacidad para tomar
decisiones lógicas y objetivas en beneficio de la Empresa. Debe evitar las
actividades que creen, o den la impresión de crear, un conflicto de interés con la
Empresa. Incluso con las mejores intenciones, si se da la impresión de que hay
un conflicto de interés puede dañar el prestigio de la Empresa y de usted.
Inversiones en clientes, proveedores y socios comerciales
Es política de la Empresa otorgar negocios solamente de acuerdo a
consideraciones comerciales legítimas, incluida la calidad, el servicio y el precio
competitivo. Usted y sus familiares directos deben evitar las inversiones u
otras actividades financieras que podrían interferir, o dar la impresión de que
interfieren, con su capacidad para mantenerse objetivo y leal a la Empresa.
De la misma manera, la elección de la Empresa de proveedores, abastecedores
y socios no debe estar influenciada, ni dar la impresión de que está
influenciada, por los intereses o las actividades personales de los empleados o
sus familiares directos. Los ejemplos de conflictos de interés prohibidos por el
Código, incluyen, entre otros:
• La Empresa no realizará transacciones comerciales (aparte de la prestación
de servicios de la aerolínea) con otra entidad como proveedor, cliente o
abastecedor cuando esa entidad sea propiedad (superior al 1%) de un
empleado o el familiar directo de un empleado, sin el consentimiento previo
por escrito del funcionario de Cumplimiento.
• Los empleados no pueden poseer una participación sustancial (de 1% o más)
en un competidor de la Empresa, sin el consentimiento previo por escrito
del funcionario de Cumplimiento.
• Los empleados no deben hacer ni recibir un préstamo de ninguna entidad
con la cual la Empresa tenga o pretenda tener relaciones comerciales, a
excepción de instituciones bancarias o de crédito establecidas conforme a los
términos disponibles para los clientes de la institución en general.
Preguntas y
respuestas
P. Recientemente, la Empresa contrató a mi
cuñado. Nadie sabe que somos familiares, y
yo no tuve nada que ver en su contratación.
Resulta que vamos a trabajar juntos en un
nuevo proyecto, pero concentrados en áreas
diferentes. ¿Debo revelar nuestra relación?
R. No hay ninguna política que exija
que se revele. Sin embargo, para evitar
incluso una impresión de nepotismo
(favoritismo mostrado por una relación
personal), debe hacerlo. Siempre es
mejor revelar cualquier relación. De esa
manera se puede evitar cualquier posible
inquietud o sentimiento negativo.
P. Mi esposa es gerente de una empresa que
puede ofrecer a Alaska un servicio mucho
mejor y costos más bajos que el proveedor con
el que tratamos ahora para ciertas piezas de
uniformes. ¿Está bien que ella se acerque a
la Empresa para convertirse en proveedor?
R. En términos generales, la Empresa
prohíbe comprar productos y servicios
a empleados de Alaska u Horizon, sus
familiares directos y cercanos.
Hacerlo podría poner en riesgo el
prestigio de integridad e imparcialidad
de la Empresa. Sin embargo, si usted
no forma parte del proceso de toma
de decisiones, y tanto usted como
su esposa revelan la relación, no se
le prohíbe a ella que presente una
oferta o propuesta comercial. En estas
circunstancias, si después de analizar
todas las consideraciones, la persona que
toma las decisiones definitivas cree que
lo mejor para la Empresa es conceder
el contrato a un empleado o al familiar
de un empleado, puede hacerlo después
de obtener el consentimiento previo por
escrito del funcionario de Cumplimiento.
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
14
Preguntas y
respuestas
P. Un proveedor de la Empresa es
copatrocinador de una exposición comercial
y me ha pedido que asista como su invitado.
Este es un evento de cuatro días, fuera de la
ciudad, que me brindará la oportunidad de
conocer mejor a este y a otros proveedores, y de
establecer contacto y socializar con colegas de la
industria. ¿Está bien que asista a este evento?
R. Debe hablar de esta oportunidad con
su supervisor antes de aceptarla. Si el valor
del viaje supera los $500, debe obtener la
aprobación por escrito del vicepresidente de
su división después de que este lo consulte
con el funcionario de Cumplimiento.
Aceptación de regalos y otras cortesías comerciales
La aceptación de regalos u otras cortesías comerciales cuando dicha
aceptación está de alguna manera relacionada con el hecho de que usted
forma parte de la Empresa es otra situación en la que sus intereses pueden
entrar o dar la impresión de entrar en conflicto ya que podría interpretarse
como el intento de influir indebidamente en sus decisiones comerciales.
Los regalos o las cortesías comerciales pueden incluir descuentos, pases,
uso de equipos o instalaciones, favores personales, comidas, bebidas o
entretenimiento, como entradas a eventos culturales o deportivos.
Los privilegios de pases de acuerdo con los convenios entre Alaska Airlines/
Horizon Air y otras aerolíneas están exceptuados, como también las tarifas
de "descuentos de la industria turística” en hoteles, alquileres de vehículos
y similares que generalmente tienen a su disposición las personas que
participan en la industria turística. Puesto que las decisiones comerciales
de la Empresa siempre deben tomarse únicamente en consideración
de intereses comerciales legítimos, usted debe tener cuidado en todas
las circunstancias que incluyan el ofrecimiento de regalos o cortesías
comerciales.
Como no siempre está claro cuáles son los regalos o las cortesías comerciales que son aceptables, las decisiones de aceptar
o rechazar el ofrecimiento del regalo o cortesía requieren el uso del sentido común y buen criterio comercial. Por lo tanto,
debe hacer todos los esfuerzos para asegurarse de que su decisión sea la apropiada.
En algunas circunstancias el intercambio de regalos o cortesías es aceptable. Algunas veces, por ejemplo, la estrategia
comercial sensata impone entablar una buena relación de trabajo con un abastecedor o proveedor. Las oportunidades para
mejorar la relación comercial mediante la participación en eventos sociales, culturales o deportivos como huésped de un
abastecedor o proveedor pueden justificarse siempre que sean razonables y apropiadas en virtud de las circunstancias.
En sus tratos comerciales, nunca acepte un regalo o gratificación de dinero en efectivo o equivalente (como tarjetas de
crédito o tarjetas de regalo). Nota: se puede aceptar una tarjeta de regalo de valor mínimo, $25 o menos, siempre que se
cumplan todas las otras pautas y criterios relacionados con los regalos y cortesías comerciales.
Muchas decisiones no son tan obvias. Estas son algunas pautas y criterios generales a seguir:
•
Usted y sus familiares directos no pueden aceptar un regalo o cortesía comercial si podría considerarse
razonablemente que dicha aceptación limita o influye en su capacidad de tomar decisiones comerciales basadas
exclusivamente en el mejor interés de la Empresa. Si es cuestionada, la decisión de lo que es razonable será
tomada por el funcionario de Cumplimiento en consulta con el funcionario de la división correspondiente, un
miembro del Comité Ejecutivo o el presidente del Comité de Auditoría del Consejo Directivo.
•
Debe ser especialmente cuidadoso al aceptar regalos o cortesías cuando participa o está involucrado activamente en la
toma de decisiones comerciales de compra de bienes o servicios del oferente. Todos los ofrecimientos de entidades en
las que usted es quien toma decisiones o de las cuales es comprador deben informarse al vicepresidente de su división
y al funcionario de Cumplimiento.
•
Solo puede aceptar un regalo o cortesía comercial si está dentro del rango de regalos y cortesías comerciales habituales y
acostumbradas que se intercambian en circunstancias similares en la industria.
•
Debe informar por escrito a su supervisor la aceptación de regalos o cortesías comerciales cuyo valor sea superior a
$250.
•
La aceptación de regalos o cortesías comerciales cuyo valor sea superior a $500 debe estar previamente aprobada por
escrito por el vicepresidente de la división (los vicepresidentes deben obtener la aprobación del miembro del Comité
Ejecutivo correspondiente, los miembros del Comité Ejecutivo deben obtener la aprobación del Director Ejecutivo y el
Director Ejecutivo debe obtener la aprobación del funcionario de Cumplimiento). Las decisiones sobre la aprobación de
regalos o cortesías dispuestas en esta sección deben tomarse en colaboración con el funcionario de Cumplimiento.
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
15
•
Usted no puede solicitar regalos o cortesías comerciales
a personas que realizan negocios con la Empresa o a
quienes desean realizar negocios con la Empresa.
Ocasionalmente, determinadas divisiones pueden fijar
políticas más restrictivas relacionadas con la aceptación y el
ofrecimiento de regalos a sus empleados.
Si tiene dudas acerca del ofrecimiento de un regalo o
cortesía comercial, debe hablar con su supervisor o con el
funcionario de Cumplimiento.
Otorgamiento de regalos y otras cortesías comerciales
Los regalos y las cortesías comerciales que se ofrecen
u otorgan en nombre de la Empresa deben apoyar los
intereses comerciales legítimos de la Empresa y ser
razonables y adecuados a las circunstancias. No debe
otorgarse ningún regalo, aunque sea modesto, si podría
interpretarse razonablemente como un intento de promover
indebidamente las actividades comerciales de la Empresa.
También debe preguntar y tener en cuenta la política de
regalos de la empresa con la que tiene tratos comerciales.
Regalos al poder legislativo y al poder ejecutivo
Existen reglas estrictas que se aplican cuando se realizan
negocios con funcionarios gubernamentales de Estados
Unidos. La política de la Empresa prohíbe a los empleados
que actúan en su capacidad profesional otorgar regalos
a miembros del Poder legislativo, a su personal o a
funcionarios del Poder ejecutivo. Esta prohibición incluye la
entrega de regalos incluso de valor nominal (por ejemplo,
artículos promocionales, ascensos de categoría, excepción
de tarifas, etc.). Existen límites similares para regalos a la
mayoría de los funcionarios estatales y locales. Si bien hay
excepciones limitadas, usted debe obtener la aprobación
previa del Departamento de Asuntos Gubernamentales
antes de ofrecer regalos.
Empleo o cargos en consejos directivos de empresas
externas
Recuerde que existe conflicto de intereses si sus intereses
comerciales externos pueden afectar o dar la impresión de
que afectan su capacidad de tomar decisiones a favor de
los mejores intereses de la Empresa. Por lo tanto, no puede
tener otro empleo en una organización externa si dicho
empleo crearía un conflicto de intereses real o aparente,
como el empleo con un proveedor, cliente o competidor.
Si bien generalmente se desalientan este tipo de situaciones,
puede haber circunstancias específicas y limitadas en las
que se aprueben. El vicepresidente de su división debe
conceder la aprobación por escrito y por anticipado.
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN:
Políticas y Manuales:
• Política de obsequios al poder legislativo y el poder
ejecutivo (System Regulations 11.500 y
QX Policies/Guidelines)
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
16
De manera similar, usted debe obtener el consentimiento
previo por escrito del funcionario de su división (o un
miembro del Comité Ejecutivo, cuando corresponda; los
miembros del Comité Ejecutivo necesitan la aprobación
del Director Ejecutivo) antes de establecer otras afiliaciones
comerciales, tales como desempeñarse como funcionario
o en el consejo directivo de un proveedor, un cliente o un
competidor, o cualquier entidad con la que la Empresa
tiene relaciones comerciales (además de la prestación de
los servicios de la aerolínea). En instancias en las que se le
ofrezca al Director Ejecutivo alguna de estas oportunidades,
este solicitará la aprobación del Comité de Gobierno/
Nominador del Consejo antes de aceptar la oferta.
Para garantizar la coherencia, el funcionario de la división
o el miembro del Comité Ejecutivo deben consultar con el
funcionario de Cumplimiento antes de otorgar el permiso para
cualquier empleo externo o afiliaciones comerciales conforme a
lo descrito antes.
Participación en actividades cívicas o políticas
La participación en los asuntos públicos (como tener un
cargo en el gobierno local o expresar su opinión en el pleno
del ayuntamiento) y las actividades políticas (tales como
asistir a un evento de recaudación de fondos para un partido
político o un candidato en particular) deben realizarse en
su propio tiempo y ser de carácter personal. Sus actividades
públicas o políticas no deben interferir con su desempeño
laboral o crear un conflicto de intereses real o posible para la
Empresa.
Los funcionarios electos de la Empresa pueden autorizar
las contribuciones públicas o políticas en nombre de la
Empresa, sujetas a la aprobación previa del Departamento
de Asuntos Gubernamentales o el Director Jurídico.
Incluso cuando la otra entidad no sea proveedor, cliente o
competidor, si la oportunidad de una afiliación comercial
externa (p. ej., un puesto en el consejo directivo) surge
directamente de su afiliación con la Empresa, debe revelar
la oportunidad a su supervisor antes de aceptar el puesto.
En todos los casos, se le prohíbe tener un segundo
empleo o convertirse en funcionario o miembro del
consejo directivo de cualquier entidad externa cuando esa
actividad le distraiga del desempeño óptimo de su trabajo
en la Empresa o pueda considerarse razonablemente que
causará un impacto negativo en la imagen o el prestigio de
la Empresa. El funcionario de la división en coordinación
con el funcionario de Cumplimiento, determinarán si son
apropiados segundos empleos o afiliaciones comerciales
que surjan conforme a este párrafo. Cuando se determine
que no se puede aceptar el segundo empleo o la afiliación
comercial externa porque pueden afectar a la imagen o el
prestigio de la Empresa, el empleado puede solicitar que el
Comité Ejecutivo reexamine la determinación.
Cuando se aprueban el empleo y las afiliaciones comerciales
externas, los empleados permanecen sujetos a todos los
acuerdos y los requisitos de confidencialidad para proteger la
información exclusiva o confidencial de la Empresa.
Por supuesto que los miembros del consejo directivo
de la Empresa pueden tener un empleo externo y
otras afiliaciones con organizaciones comerciales o de
beneficencia. Todas esas relaciones deben ser coherentes
con las Pautas de Gobierno Corporativo de la Empresa.
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN:
Políticas y Manuales:
• Empleo (Guía de Recursos Humanos:
System Regulations 2.103)
• Pautas de Gobierno Corporativo, en línea en
alaskaair.com
17
7. OPORTUNIDADES CORPORATIVAS
9. EXENCIONES Y MODIFICACIONES
Oportunidades corporativas son los posibles tratos
comerciales con un tercero que podrían ser beneficiosos
para la Empresa. Contamos con que si surge una
oportunidad corporativa en el transcurso de su empleo o
servicio en la Empresa, la presentará primero a la Empresa.
Si la Empresa decide no aprovechar la oportunidad, puede
presentarla a otra entidad con la que esté relacionado o
aprovecharla usted mismo.
Ninguna de las disposiciones de este Código podrá ser
eximida excepto por el funcionario de Cumplimiento,
en colaboración con el vicepresidente de la división
correspondiente o un miembro del Comité Ejecutivo.
Las exenciones que involucran a funcionarios o miembros
del consejo directivo deben ser aprobadas por el Comité
Auditor de AAG. La Empresa divulgará públicamente toda
exención otorgada a un funcionario ejecutivo o miembro del
consejo directivo.
8. TRATO JUSTO
Para el éxito de la Empresa, es necesario que compitamos
enérgicamente con nuestros competidores y que nos
esforcemos por obtener los mejores términos posibles
con nuestros proveedores y socios comerciales. Al mismo
tiempo, debemos mantener un trato justo con los demás
mientras se intenta lograr esos objetivos. Esto significa
demostrar integridad, cumplir nuestros compromisos y no
aprovecharse de manera injusta de los demás. Debe evitar la
manipulación, el uso indebido de la información exclusiva,
la distorsión de hechos materiales y otras prácticas abusivas.
Una manera de considerar este tema es preguntarse
“¿Nos estamos comportando como una empresa con la que
quisiéramos hacer negocios?”.
Los principios y las políticas de apoyo mencionados en este
Código pueden cambiar ocasionalmente. Los empleados
son responsables de conocer y cumplir con las leyes, los
reglamentos, las políticas y los procedimientos vigentes que
rigen nuestro trabajo. Los cambios sustanciales al Código
requieren la aprobación y la adopción del Comité Auditor
de AAG. La versión más reciente del Código se publicará
internamente como parte de los Reglamentos del Sistema
de Alaska Airlines y las Políticas y Pautas de Horizon Air,
que estarán a disposición del público en
www.alaskaair.com.
Alaska Air Group Código de Conducta y Ética
©2013 Alaska Air Group, Inc. Todos los derechos reservados.