GA.3,0,4.19.03.08-Intructivo para la realización de copias de

Sistema Integrado de Gestión
INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE
COPIAS DE SEGURIDAD
Versión 4
Código: GA.3,0,4.19.03.08
Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Junio de 2016
Código: GA.3,0,4.19.03.08
INSTRUCTIVO PARA LA
REALIZACIÓN DE COPIAS DE
SEGURIDAD
Fecha: 24/06/2016
Versión: 4
Página 2 de 6
1. OBJETIVO
Proteger la información en bases de datos para garantizar la conservación y
respaldo, como la restauración de la misma en el momento que se necesite.
2. ALCANCE
Inicia: Inicia con la programación que se tiene definida en la Unidad de Sistemas
para hacer copias de seguridad de las bases de datos y archivo de copias de
software original de instalación.
Termina: Con la verificación del Backup (información) y posterior custodia de
dichas copias de seguridad.
3. DEFINICIONES
Backup: Copia de seguridad de los archivos, aplicaciones y/o bases de datos
disponibles en un soporte magnético (generalmente discos o CD`s), con el fin de
poder recuperar la información en caso de un daño, borrado accidental o un
accidente imprevisto. Es conveniente realizar copias de seguridad a intervalos
temporales fijos (diario o semanal, por ejemplo), en función del trabajo y de la
importancia de los datos manejados.
Base de Datos: Conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto
almacenados sistemáticamente. En una base de datos, la información se organiza
en campos y registros. Los datos pueden aparecer en forma de texto, números,
gráficos, sonido o vídeo.
Contingencia: Conjunto de procedimientos de recuperación. Las acciones a
contemplar aplican para Antes- Durante- Después con el fin de reducir las
pérdidas.
Copia de Respaldo o Seguridad: Acción de copiar archivos o datos de forma que
estén disponibles en caso de que un fallo produzca la pérdida de los originales.
Esta sencilla acción evita numerosos, y a veces irremediables, problemas si se
realiza de forma habitual y periódica.
Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad
Código: GA.3,0,4.19.03.08
INSTRUCTIVO PARA LA
REALIZACIÓN DE COPIAS DE
SEGURIDAD
Fecha: 24/06/2016
Versión: 4
Página 3 de 6
Copias de Seguridad: copias de la información en un medio magnético que se
almacena en un lugar seguro.
Fortigate: Marca de plataforma de hardware y software para la seguridad
perimetral.
Log. Registros de trazabilidad que deben generar las plataformas informáticas.
Plan de Contingencia: procedimientos alternativos de una entidad cuyo fin es
permitir el normal funcionamiento de esta y/o garantizar la continuidad de las
operaciones, aun cuando alguna de sus funciones se vean afectadas por un
accidente interno o externo.
Recuperación: Hace referencia a las técnicas empleadas para recuperar archivos
a partir de una copia de seguridad (medio externo); esto se aplica para archivos
perdidos o eliminados por diferentes causas como daño físico del dispositivo de
almacenamiento, borrado accidental, fallos del sistema, ataques de virus y
hackers.
Restauración: Volver a poner algo en el estado inicial. Una Base de Datos se
restaura en otro dispositivo después de un desastre.
Service Pack: Parche de software.
TIC: Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
PHVA
Planeación: Garantizar la realización de respaldo.
Hacer: Desarrollar cada una de las actividades contempladas en el proceso de
Backup. Realizar recuperación de información cuando sea necesario.
Verificación: Registrar en la bitácora de control de Backup’s.
Actuar: Hacer seguimiento al asunto de Backup`s.
4. CONDICIONES GENERALES
Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad
Código: GA.3,0,4.19.03.08
INSTRUCTIVO PARA LA
REALIZACIÓN DE COPIAS DE
SEGURIDAD
Fecha: 24/06/2016
Versión: 4
Página 4 de 6
Insumos
Bases de datos (Snies, Procomputo, SIABUC, Academusoft), Aplicativos.
Productos y/o Información Secundaria
Información en medios magnéticos, discos duros en diferentes equipos, en la nube.
Responsables
Responsable administrativo: Rectoría, Vicerrectoría Administrativa y Planeación
(respaldo en la inversión que se requiera).
Responsable estratégico: PU. de la Unidad de Sistemas
Responsable técnico: Personal de soporte técnico
Responsable operativo: Usuarios finales
Frecuencia backup: semanal y/o mensual (Se incrementa la frecuencia
dependiendo de la actividad.
Responsable: Profesional Universitario de la Unidad de Sistemas y personal de
soporte Técnico (Contratista) en ausencia del anterior.
Conocimiento: Manejo del sistema operativos, herramienta de compresión,
distinguir los diferentes tipos de archivos que generan las bases de datos y
aplicativos, procedimiento del backup manual y herramienta para la realización de
backup.
Recursos esenciales: Sistema de información, instructivos y equipos.
5. ACTIVIDAD
Se describe la actividad y se establecen la relación con formatos, documentos,
Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad
Código: GA.3,0,4.19.03.08
INSTRUCTIVO PARA LA
REALIZACIÓN DE COPIAS DE
SEGURIDAD
Fecha: 24/06/2016
Versión: 4
Página 5 de 6
instructivos, protocolos, entre otros.
ACTIVIDAD
PRINCIPAL
DESCRIPCIÓN. ¿CÓMO?
Descripción de actividades:
1. Determinar o identificar el número de aplicativos y/o bases de datos para
respaldo.
2. Determinar los mecanismos de copias de respaldo según la base de datos a
respaldar: manual o automático.
1. Verificar si el Backup es automático, si el sistema asigna fecha de creación
de la base de datos, si no se debe cambiar la fecha de creación de la misma.
2. Establecer que copias se realizan de forma normal o comprimida.
Proceso de
Backup
3. Para los archivos normales, comprimirlos en formato .rar si la copia se
realiza correctamente.
4. Verificar las copias comprimidas, para verificar que se pueden descomprimir
cuando se necesiten.
5. Si la copia falla al verificarla, volver a realizar copia por segunda vez.
6. Grabar diaria (si es necesario), semanal y anualmente, en equipos y servidor
de la Oficina de Sistemas.
7. Grabar mensualmente en un dispositivo de almacenamiento (CD, DVD, disco
duro o en la Web) todas las copias y enviarlas por medio de nota interna a la
caja fuerte para ser guardadas en la Oficina de Tesorería.
Seguridad
perimetral
Servicio adquirido para la protección de la Red lógica y de los Datos ante posibles
eventos como: ataques internos y externos a la red, protección de los servicios Web,
sistema de prevención de intrusos y prevención de virus.
Nota: Las copias de Backup de las Bases de Datos realizadas en la Unidad de
Sistemas se generan de dos formas: manual y automática, estas últimas
ejecutadas con aplicaciones gratuita para Backup’s. Opcionalmente se tiene copia
de seguridad del Datacenter, el cual es recibido quincenalmente enviado a Caja
fuerte.
Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad
Código: GA.3,0,4.19.03.08
INSTRUCTIVO PARA LA
REALIZACIÓN DE COPIAS DE
SEGURIDAD
Fecha: 24/06/2016
Versión: 4
Página 6 de 6
Nombre
Aprobación de Documentos
Responsable
Profesional
Universitario con
funciones en la
Coordinación de
Sistemas
Firma
Fecha
Elaboró
Esperanza Botero
Idarraga
Revisó
María Isabel Andrade
Representante de
Calidad
24/06/2016
Aprobó
María Isabel Andrade
Vicerrector Institución
Universitaria
Administrativa
24/06/2016
Versión
No.
Fecha de
Aprobación
Control de Cambios
Descripción de los Cambios
20/06/2016
Justificación del Cambio
1
28/08/2014
El documento pasa del proceso de Gestión
de Apoyo a la Docencia al proceso de
Reestructuración
Gestión Administrativa. Se actualiza el código
Administrativa
y se conserva el consecutivo de la versión
para su trazabilidad.
2
24/08/2015
Se actualiza el slogan institucional que rige el Nuevo período de la
Plan Indicativo 2015-2019.
Rectoría
3
09/03/2016
Se modifica nombre y contenido general.
Actualización
Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad