Análisis de Problemas y Toma de decisiones Contribución a la

25/01/2012
Análisis de Problemas y
Toma de decisiones
Contribución a la capacitación
FUENTE
P.E
NECESIDAD A
CUBRIR
DESARROLLO
DE
HABILIDADES
GERENCIALES
CURSO
COMPAÑÍA
ANALISIS DE
PROBLEMAS
Y TOMA DE
DECISIONES
EMBE
PACABTUN
EMBE
CAMPECHE
ADPECO
BEPERSONAL
CRISTAL
METAPLUS
MEGA
LOGIMAYAB
1
25/01/2012
¿Qué ESPERAN del curso?
¿Para qué les servirá?
¿lo han escuchado?
¿han resuelto algún problema crítico?
¿Qué esperan aprender o mejorar?
*nombre y área
OBJETIVO
• Este curso tiene como objetivo el desarrollar las habilidades necesarias para enfrentar los problemas con mayor efectividad. • Además conocerá los probados métodos de análisis y toma de decisiones. Podrá utilizar procesos definidos para la resolución de problemas de diferentes índoles.
2
25/01/2012
Contenido
Día Uno 1.- Conocer y definir la
naturaleza de los problemas.
2.- Establecer la necesidad de
la solución de problemas.
3.- Enfrentar diferentes tipos
de problemas y conflictos.
4.- Conocer diferentes
sistemas y técnicas de
solución de problemas.
Día Dos
5.- Saber utilizar los métodos de
recopilación y análisis de
información.
6.- Establecer una metodología
para tomar acción.
7.- Desarrollar habilidades y
competencias para la solución de
problemas.
8.- El seguimiento del problema
como parte de implementación.
Casos de Estudio
3
25/01/2012
1.- Conocer y definir la
naturaleza de los problemas.
Primer Día
2.- Establecer la necesidad de
la solución de problemas.
3.- Enfrentar diferentes tipos de
problemas y conflictos.
4.- Conocer diferentes
sistemas de solución de
problemas.
4
25/01/2012
¿Cómo RESUELVES problema?
¿Cómo lo detectas?
¿Cuándo una situación se convierte en problema?
¿Busco responsables o soluciones?
¿cómo prevengo que vuelvan a pasar?
• Obtienes Información
• Observas Síntomas
• Tienes Objetivos
• Defines bandas de control
5
25/01/2012
En la empresa:
3% los visionarios de la empresa
*Harvard Publishing
En la empresa:
3% los visionarios de la empresa
30% los que resuelven
problemas
*Harvard Publishing
6
25/01/2012
En la empresa:
3% los visionarios de la empresa
30% los que resuelven
problemas
67% Los que generan problemas
*Harvard Publishing
Recuerden:
Nos pagan o pagamos para
evitar o resolver problemas,
Nunca para generalos
7
25/01/2012
LAS OCHO DISCIPLINAS a desarrollar durante el curso
D1 Trabajar en Equipo.
1) Composición del equipo
2) Objetivos del equipo
3) Funciones del equipo
4) Procedimientos del equipo
5) Desarrollo del equipo
8
25/01/2012
Barquitos de papel
•
•
•
A que situaciones se enfrentaron?
Como las resolvieron?
Que aprendieron?
De que se dieron cuenta…..
técnica
Una vez que contamos con una sólida para la solución de problemas, dejamos de tener la necesidad de conocer todos los detalles técnicos del funcionamiento de las cosas.
metodología
La ayuda a obtener la información de las personas expertas en el campo.
Además, le ayudará a identificar las áreas en donde se necesita información adicional.
9
25/01/2012
Matriz de la Administración de personal
NO QUIERE
SI PUEDE
Oriéntalo
SI QUIERE
Dale Objetivos
y Déjalo Trabajar
Motívalo
Cambio de rol
NO PUEDE
Capacítalo
Ordenarle
o ……
Fórmalo
Identificar un proceso de trabajo en equipo para el
análisis de problemas y toma de decisiones.
Utilizar un enfoque sistemático para:
•Analizar problemas.
•Tomar decisiones.
•Implementar acciones interinas de
contención de fallas.
•Identificar la causa raíz de los problemas.
•Implementar acciones correctivas
permanentes.
•Evitar problemas futuros o la reincidencia.
•Manejar hechos y datos.
•Elaborar reportes confiables y útiles.
10
25/01/2012
11
25/01/2012
LAS OCHO DISCIPLINAS a desarrollar durante el curso
D2 Describir el Problema.
1) Revisar los datos existentes
2) Subdividir el problema
3) Establecer la definición operacional
4) Describir el problema
5) Hacer visible el plan de recolección de información
6) Confirmar con el cliente la descripción del problema
La naturaleza de los problemas
El problema
10%
Actitud
45%
Aptitud
45%
12
25/01/2012
13
25/01/2012
Recuerda:
El Fracaso NO existe ….
Solo EXISTEN los Resultados
Riegos
Estrés
Riesgo
25%
Recompensa
75%
Miedo
Vanidad
RECOMPENSA
14
25/01/2012
Video Caso 1
limonada
Orientación al mercado del producto
Xerox
Vendemos
productividad
Fabricamos equipo
en su oficina
de fotocopiado
Revlon
Fabricamos Cosméticos
Vendemos
Estudios Universal
Esperanza
Hacemos Películas
Nike
Fabricamos Zapato Deportivo
Vendemos diversión, ejercicio,
autoestima y la oportunidad de
conocer gente
Vendemos
Diversión
© 2001 Andersen Todos los derechos reservados.
15
25/01/2012
Debemos…..
• Encontrar nuestro espacio en el plantea y ser el mejor en ese lugar.
• Nuestro desafío es crear mercados
Técnicas
32
16
25/01/2012
HERRAMIENTAS ESTADÍSTICAS Y DE PROCESO UTILIZADAS
a) Diagramas de causa y efecto.
1) Diagramas de causa y efecto
2) Espinas de pescado del flujo del proceso
3) Beneficios de los diagramas de causa y efecto
b) Otras herramientas estadísticas.
1) Herramientas para los datos numéricos
2) Herramientas para los datos no numéricos
Lo elemental…….
•
Datos
– Información de hechos
• Decisiones
*Acciones
+Evaluación
y retroalimentación
* Visión
Caja de herramientas
Nos pagan para resolver problemas
17
25/01/2012
Como se elabora el ÁRBOL DE PROBLEMAS:
•
PASO 1: Identificar los principales problemas con respecto a la situación en cuestión. PASO 2: Formular en pocas palabras el problema central. PASO 3: Anotar las causas del problema central. PASO 4: Anotar los efectos provocados por el problema central. PASO 5: Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un Árbol de Problemas. PASO 6: Revisar el esquema completo y verificar su lógica e integridad.
I. Determinar
quien es su
público
V.
Planear
II. Investigar a la
competencia
IV. Ser
cuidadosamente
creativo
VI. Presupuestar
tiempo y
recursos
III. Conocerse a
si mismo.
VII. Actuar
VIII. Medir los
resultados
IX. Repetir o adecuar
acciones
36
18
25/01/2012
Diagrama de Flujo
19
25/01/2012
FODA ‐DAFO
Debilidades
Fortalezas
Oportunidades
Amenazas
Ejemplo de una pirámide presupuestal
A los Clientes
quiérelos,
No intentes
entenderlos
solo acéptalos
40
Ejer2
20
25/01/2012
Inteligencia de mercados
La investigación de mercados son un conjunto
de métodos para encontrar respuestas a las
preguntas básicas :
•
•
•
•
•
•
Dónde
Cuando
Cómo
Por qué
Quiénes
Y en qué cantidad
} }
Venden
Compran
Usan
Productos
Servicios
}
Competidores
Nuestros
41
Ejer4
21
25/01/2012
Interpretación
60%
Información
40%
Clasificación de los métodos de pronósticos de ventas
Áreas de aplicación en empresas manufactureras
Cualitativos
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Fijacion de precios
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Método Delphi
X
Estimación de la fuerza de ventas
X
X
X
X
X
X
Pronósticos de Nuevos Productos
Investigación de mercados
Presupuestación anual
X
X
X
X
X
X
X
X
Productos Nuevos
X
Desagregadas Largo Plazo
X
X
Desagregadas Mediano Plazo
Agregadas Corto Plazo
Inventarios
Requerimientos de material
X
X
X
X
X
X
X
Desagregadas Corto Plazo
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Agregadas Mediano Plazo
Enfoque Gráfico
Método ingenuo
Promedio simple
Promedio Móvil
Series de Promedio Móvil Lineal
Tiempo
Suavización exponencial simple
Suavización exponencial doble
Descomposición de Series de Tiempo
Promedio Móvil Autoregresivo
Métodos
Regresión simple
explicativos Regresión múltiple
Árboles de decisión
Agregadas Largo Plazo
Cuantitativos
Método de Pronóstico
Programación de la producción
Ventas
X
X
X
X
X
X
X
Basado en: Spyros Makridakis, Técnicas de Pronósticos.
22
25/01/2012
23
25/01/2012
Busca algo…
• Que genere dinero –Con algo que no saben hacer
–Con algo que no puedan hacer
–Con algo que no quieran hacer
• Los productos son SOLUCIONES, piensa en algo que quieran resolver – T‐a‐R‐
Video Caso 2
agua
24
25/01/2012
LAS OCHO DISCIPLINAS a desarrollar durante el curso
D3 Implementar y Verificar las Acciones Interinas de Contención (AIC).
1) Decidir si se requiere una AIC
2) Establecer los criterios de decisión
3) Escoger la mejor AIC
4) Probar la factibilidad de la AIC
5) Implementar la AIC
6) Continuar monitoreando la efectividad de la AIC
25
25/01/2012
Generación de ideas
¿Qué ven?
Solo que…
No confundan
Creatividad con
Improvisación
26
25/01/2012
Solo que…
No confundan
Creatividad con
Improvisación
Solo que…
No confundan
Creatividad con
Improvisación
27
25/01/2012
Solo que…
No confundan
Creatividad con
Improvisación
Si hubiera magia en los negocios sería ……
28
25/01/2012
La Magia en los negocios
la HACEN ustedes
29
25/01/2012
LAS OCHO DISCIPLINAS a desarrollar durante el curso
D4 Identificar, Definir y Verificar la Causa Raíz.
1) Revisar y mejorar la descripción del problema
2) Elaborar un análisis comparativo
3) Enlistar las posibles causas
4) Seleccionar las causas más probables
5) Determinar que métodos y datos son necesarios para la verificación de la causa raíz.
30
25/01/2012
31
25/01/2012
Estrategia de ajuste
Precio
Incremento de
la competencia
Exceso de
confianza en
costos
Más altos que
la compe
Bajo nivel de
impacto
Se están
utilizando
medios
incorrectos
Se necesita
más publicidad
Falta de
liderazgo
Evaluación
incorrecta
Falta de
No hay
disciplina
No existe
suficiente
Faltantes
estrategia ante entrenamiento
Deficientes
la competencia
Falta de
Sin apoyo de la
sistemas de
información
Dirección
control
No está
actualizado
Deficiente
creatividad
Deficiente
dirección de
ventas
Deficiente
entrenamiento
en ventas
El precio no es
competitivo
Sin descuentos
Esqueleto de pez
La ingeniería
del prod no
Exceso de
incrementa su
permisos y
valor
Precio muy alto ausencias
Nueva
tecnología
disponible
El producto no
es competitivo
Deficiente
sistema de
planificación
Deficiente
planeación de
personal
Poca
motivación y
bajos salrios
No hay
suficientes
vendedores
Las ventas
están por
debajo de la
meta
Falta de
información
Deficiencias en
los niveles de
dirección
Objetivo de
mercado
incorrecto
64
32
25/01/2012
Círculos de control de calidad y Grupos de Trabajo
66
33
25/01/2012
Círculos de control de calidad y Grupos de Trabajo
67
Matriz de la Administración De ideas
Alto impacto
Bajo impacto
VIABLE
NO VIABLE
34
25/01/2012
Priorización de las acciones a realizar
Matriz de la Administración del Tiempo
URGENTE
IMPORTANTE
Actividades:
NO URGENTE
I
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas
vencen
NO IMPORTANTE
Actividades:
III
Interrupciones, algunas
llamadas
Correo, algunos
informes
Algunas reuniones
Actividades populares
Actividades:
II
Prevención
Construir relaciones
Reconocer nuevas
relaciones
Planificación, recreación
Actividades:
IV
Trivialidades, ajetreo inútil
Algunas cartas
Algunas llamadas
telefónicas
Pérdidas de tiempo
35
25/01/2012
Problemas
Efectos
1.
Falta de estandarización
Tiempos muertos en exceso.
del proceso productivo
Altos niveles de desperdicios.
1.
Falta de implementación
Peligros latentes en el manejo
de normas de seguridad
de residuos tóxicos.
e higiene.
Diagrama de Gantt
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
A X X X
B X X X X X
C
D
X X X
X X X X
E
F
X X X X X X X X
X X
G
H
I
J
X X X X
X X
X X X X X
X X X
36
25/01/2012
Redes
D
2
5
A
E
F
4
6
1
C
8
I
7
3
9
H
G
B
J
A
Ruta critica?
37
25/01/2012
LAS OCHO DISCIPLINAS a desarrollar durante el curso
D5 Escoger y Verificar Acciones Correctivas Permanentes (ACP).
1) Establecer los criterios de decisión para la ACP
2) Evaluar La composición del equipo
3) Crear una lista de opciones de ACP
4) Escoger la mejor ACP
5) Planificar la factibilidad de la APC / Pruebas de Verificación
6) ¿El cliente está de acuerdo con la ACP, su implementación no creará problemas adicionales con otros clientes?
7) Volver a evaluar las AIC´S
8) Comprometerse con la elección final de ACP
La visión – es la cualidad indispensable de un líder
Actividades iguales
Producen resultados
iguales
Por lo tanto,
Hagamos cosas
diferentes y
probablemente
obtendremos
resultados diferentes
38
25/01/2012
Visión Multidisciplinaria
•De Finanzas
•De Recursos Humanos
•De Mercadotecnia y ventas
•De Alta Dirección
•De Operaciones
•De Planeación
•Buen juicio
•…
39
25/01/2012
Generación de ideas
•Haga una lista en de todos los nombres que empiecen
con “J”
• Describan el mayor número posible de actividades que
podrían realizar los pacientes en la sala de espera de
un dentista
•Una con cuatro líneas rectas a los nueve puntos, sin
separar el lápiz :
•Plante cuatro árboles equidistante los unos de los otros
Video Caso 3
tricitaxis
40
25/01/2012
Tienes o te piden un proyecto o necesitas evaluar un proyecto
¿Qué estudios mandas hacer?
41
25/01/2012
Análisis de Mercado
•Tamaño del mercado
•Hábitos de consumo ‐ compra
•Competidores y complementos
•Precio estimado
•Demanda esperada
•Crecimiento y desarrollo
•Ubicaciones
•Amenazas y Oportunidades
Análisis Técnico Operativo
•Proveedores y materiales
•Maquinaria y equipo
•Estrategias de Distribución y abasto
•Regulaciones ambientales
•Capacitación •Seguridad •Calidad y Productividad
•Vida útil del equipo y su mantenimiento
•Tecnología y sistemas
42
25/01/2012
Análisis Socio‐Económico
•Ciclos económicos de la región
•Pirámide poblacional
•Nivel y opciones educativas
•Apoyos y subsidios
•Líneas estratégicas y vocación del Estado
•Migración y emigración
•Niveles Socioeconómicos
•Hábitos de consumo regional
•Ambiente de negocios
•Tipo de empresas y de inversión (privada o pública)
Análisis Económico‐Financiero
•Proyecciones de Flujos de efectivo esperados y su VPN
•TIR vs TREMA vs WACC
•Inflación, tipo de cambio, PIB, …
•Punto de equilibrio
•Volumen esperado, distribución y su rotación
•Estrategia de Precio y costo
•Patentes, impuestos, subsidios, nomina
•Tasa de crecimiento esperado
•Escenarios
43
25/01/2012
Si bien esta metodología no garantiza el éxito…
si reduce el nivel de riesgo de inversión.
*** y si ya esta en marcha el proyecto?
Definición del proyecto
• La definición del proyecto se encuentra constituida por las siguientes fases:
• Fase I. Entender el problema o la oportunidad. • Fase II. Identificar la solución más adecuada u óptima
• Fase III. Desarrollo de la solución y elaboración de un plan • Fase IV. Lanzamiento del proyecto 44
25/01/2012
Tus mejores amigos en planeación:
• Qué?
• Quién?
• Cómo?
Dónde?
Cuánto?
Por qué?
Cuándo?
45
25/01/2012
Soluciones a través de proyectos
46
25/01/2012
LAS OCHO DISCIPLINAS a desarrollar durante el curso
D6 Implementar las Acciones Correctivas Permanentes.
1) Evaluar la composición del equipo
2) Desarrollar un plan de implementación
3) Identificar e implementar indicadores de control y monitoreo
4) Implementar la ACP y retirar la AIC
5) Evaluar la efectividad de la ACP
6) Establecer controles continuos
7) Notificar a todo el personal afectado y formalizar la acción de cambio
47
25/01/2012
• Liderazgo por imposición • Liderazgo por convicción
ASPECTOS DEL
LIDERAZGO
JEFE IDEAL
(Líder)
JEFE
AUTORITARIO
Guía a sus hombres
Los arrea
Obtiene obediencia
voluntaria
La obtiene imponiendo
su autoridad
Inspira confianza y
despierta entusiasmo
Inspira temor o
inquietud
Dice "NOSOTROS"
Dice "YO"
Llega antes de la hora
señalada
Dice: "preséntese a
tiempo"
Señala la infracción
Señala la pena para la
infracción
Enseña como hacer
"Sabe" cómo se hace
Hace que sus hombres
encuentren interesante
su trabajo
Hace penoso el trabajo
Dice “vamos”
Dice "ve"
Piensa en los hombres
y en el objetivo
Se preocupa sólo por
el objetivo.
48
25/01/2012
«Si quieres construir un
barco, no empieces por
buscar madera, cortar
tablas o distribuir el trabajo;
sino que primero has de
evocar en los hombres el
anhelo del mar libre y
ancho»
Antoine de Saint-Exupery
49
25/01/2012
Guías del Cambio
•Desarrollan estrategias prospectivas
•Proponen cambios retadores
•Conecta a la empresa con el mundo exterior
Enfoque en los resultados
•Orientación a resultados
•Establece estrategias ganadoras
•Toma iniciativas
Carácter
•Irradia Integridad y honestidad
•Actitud
Capacidades Personales
•Experiencia técnica
•Capacidad de análisis resolución de problemas
•Innovación
•Practica el autodesarrollo
By Zenger Folkman 2008
Habilidades Interpersonales
•Habilidades de Comunicación clara y oportuna
•Inspira y motiva a los demás a superarse
•Construye relaciones •Desarrollo a los demás
•Propicia el trabajo en equipo
Investigación realizada en la Universidad de Stanford
(20,000 líderes y 200,000 colaboradores)
NO
ES
DOBLEGAR
CONDUCIR
Y
NOES
SON
INTENCIONES
LIDEREAR
SON
RESULTADOS
NO
ESES
DAR
ÓRDENES
EDUCAR
MOTIVAR
VOLUNTADES
© Derechos reservados
50
25/01/2012
Rompecabezas
51
25/01/2012
LAS OCHO DISCIPLINAS a desarrollar durante el curso
D7 Evitar la Reincidencia.
1) Estudiar la historia del problema, identificar los sistemas, las prácticas y los procedimientos que permitieron la aparición del problema
2) Identificar cambios, refuerzos y mejoras
3) Revisar las recomendaciones con la gerencia, hacer planes para coordinar las acciones necesarias
4) Implementar el plan de mejoramiento y evaluar los resultados
Hoy , mañana y siempre
• El negocios de los negocios son las personas
• Todo problema tiene su origen en situaciones humanas
•
•
•
•
•
De comunicación
De emociones
De sensaciones
De estados de ánimo
De personas
52
25/01/2012
“Dime y olvidaré.
Como eres…
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Muéstrame y
puede que lo
recuerde.
desierto o selva ‐ soledad, o gregario‐
guitarra o violín ‐tocar para relacionarse‐
rio o la mar ‐ respetas especias o todo o nada, intenso‐
perro o gato ‐hogareño o individualista‐
vaca o águila ‐ comparto, ayudo o egoísta‐
día o noche ‐ claridad o opaco +ocultas‐
hoja blanco o pergamino ‐ aprendiz o experiencia, poco flexible‐
llovizna o tormenta ‐ecuanimidad paso a paso, persistente o intenso‐
pelota pin pong o remo ‐aprovecho circunstancias o consigo a través de mi esfuerzo‐
mango o carne ‐ siempre listo o bebe tener un proceso‐
desayuno o cena ‐privilegio, afortunado, lo mas importante+lider o scundario+colaborador‐
pelota o libro ‐libre o estructurado, inflexible, la visa es seria‐
axioma o oración ‐ tu ordenas o eres flexible‐
iceberg o sol ‐muestra lo que quiero o trasparencia‐
automovil o bicicleta ‐comodino o eco responsable‐
formula math o cuento ‐ racional con argumentos objetivo o carnaval de vida ‐
Involúcrame y
entenderé“
Confucio,
a.C.
–
–
450
sol o nieve ‐ intenso,quemo o fragil,cedo ‐
niño o adulto ‐divertido, alegre o madurando en proceso‐
53
25/01/2012
LAS OCHO DISCIPLINAS a desarrollar durante el curso
D8 Felicitar al Equipo.
1) Razón fundamental del reconocimiento
2) Formas de reconocimiento
3) Aspectos a cuidar en el reconocimiento
54
25/01/2012
Motivación
Hoy , mañana y siempre
• Persevera…..tendrás éxito, pero con obstáculos
• Suspira poco y expira mucho… trabájale
• Todo problema tiene su origen en situaciones humanas
•
•
•
•
•
De comunicación
De emociones
De sensaciones
De estados de ánimo
De personas
55
25/01/2012
Planear con
Rigor
Pero
Actuar con
Flexibilidad
A‐C
56
25/01/2012
Muchas
gracias y
hasta
pronto
.
57