Instructivo para el respaldo y el envío de las bases del sistema

DIRECCIÓN NACIONAL DE MATERNIDAD E INFANCIA
AREA DE RELEVAMIENTO EPIDEMIOLÓGICO Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA MUJER Y PERINATAL
INSTRUCTIVO PARA EL RESPALDO Y EL ENVÍO DE LAS BASES DEL SISTEMA
INFORMÁTICO PERINATAL POR INTERNET
DOCUMENTO TÉCNICO SIP GESTIÓN N° 1
PRESENTACION DEL DOCUMENTO
La Dirección Nacional de Maternidad e Infancia , a través del Área de Relevamiento
Epidemiológico y Sistemas de Información de la Mujer y Perinatal, ofrece una serie de
documentos técnicos para el mejoramiento de los circuitos de información,
el
procesamiento local de los datos y la continuidad en las tareas de relevamiento, apuntando
al proceso de construcción de un sistema de información sustentable.
En este documento describimos los procesos necesarios para poder respaldar,
comprimir y enviar la Base SIP vía mail
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Cuando se realizan tareas con bases de datos SIP, necesitamos:
a) Respaldar la base de datos
b) Realizar el envío vía mail
Este documento sirve como guía para operar correctamente ambos puntos.
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El SIP por defecto va a instalarse en una carpeta C:\Archivos de programa\sip
Lo que significa que a menos que modifiquemos con el botón “Cambiar” el directorio, la base
SIP se encontrará en esta carpeta. Para acceder a ella sencillamente abrimos el explorador de
Windows y nos dirigimos a la carpeta Archivos de Programa y dentro de ella a la carpeta SIP.
Desde la Dirección Nacional de Maternidad e Infancia e ha propuesto cambiar la carpeta de
destino creando la carpeta C:\sip 2007\ para que sea operativo en todos los sistemas
operativos de Windows debido a que en los sistemas operativos como Windows Vista o
Windows 7 el programa debe instalarse en una carpeta diferente a la que por defecto instala
el SIP, esto es, archivos de programa. , no así el caso de operar con Windows XP donde no se
presentan estos inconvenientes.
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La forma de cambiar la carpeta destino creándola al mismo tiempo que se instala por vez
primera el SIP es:
C:\SIP 2007\
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C:\SIP 2007\
Ahora estamos en condiciones de saber dónde ubicar la base SIP.
Hay dos formas de hacer un respaldo de la base:
a) Desde el Explorador de Windows
b) Desde el propio SIP en pantalla
A) RESPALDO UTILIZANDO EL EXPLORADOR DE WINDOWS
¿Cómo identificamos a la base SIP en nuestra computadora?
 Es lo primero que tenemos que saber, ya que la base SIP, que es una base en formato
ACCESS, podría ser confundida con otras bases en ACCESS que se encuentren en el
mismo directorio. Por defecto, al instalar el SIP, el programa crea una base en blanco
denominada SIP.mdb. De no modificar el nombre de la misma, ese será el que
identifique a nuestra base.
Siempre el SIP va a mostrar cuál es la base activa en el extremo inferior
izquierdo de la pantalla,
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En este caso nos dice :
 dónde está ubicada (Carpeta c:\sip\ y
 cómo se llama la base: sip_mi hospital.mdb
Ya sé entonces donde encontrarla:
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Una vez identificada la base, siempre hay que hacer una copia antes de trabajar con la misma,
evitando involuntariamente borrados, modificaciones o pérdidas de la base. Para hacerlo se
pueden emplear dos métodos y elegir el que resulte más cómodo:
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1) Con el propio SIP
Desde programas de administración, elegimos Respaldo de base de datos activa
La pantalla mostrará la Base activa, con la cantidad de registros que contiene y la Base de
datos Destino, que no es otra cosa que la nueva base , copia de la base activa y que por
defecto el SIP le dará de nombre SIP seguido de la fecha, según año/mes/día
Puedo cambiarle el nombre simplemente situando el mouse en el cuadro de texto donde está
identificada la Base de datos destino. En este caso colocamos el mismo nombre de la base
pero identificando el año.
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Además debemos comprimirla, para lo cual clickeamos donde dice ZIP
Grabamos con el icono del diskette y el SIP nos dice dónde se grabó el respaldo y con qué
nombre
 Ahora debemos buscar esa base para enviar por mail.
Por defecto, SIP envía estas bases de respaldo dentro de la carpeta SIP_RESPALDO.
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Una vez ubicada en dentro de la carpeta de SIP respaldo, podemos adjuntarla al mail donde
haremos el envío.
2) Con el explorador de Windows
En esta otra opción de respaldo, en lugar de operar con el SIP, lo hacemos directamente con el
explorador de Windows, ejecutando copiar y pegar. Para ello nos situamos con el mouse sobre
la base SIP, en nuestro ejemplo SIP mi hospital.mdb y hacemos click derecho, apareciendo el
menú de copiado:
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Al pegar quedará el archivo nombrado como copia con el mismo nombre de la base que le dio
origen:
Esta base debe ser comprimida para su envío. Para hacerlo, abro el menú contextual de
Windows con click derecho, situándome en la base copia. Allí, dependiendo del programa que
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tenga para poder crear archivos comprimidos, aparecerá la opción. En este caso, está instalado
el WinRar, por lo que ofrece varias opciones.
Elegimos añadir a SIP mi hospital copia.rar, de forma que quede identificada la base con su
nombre tal cual la hemos creado en la copia.
Una vez ubicada dentro de la carpeta de SIP respaldo, podemos adjuntarla al mail donde
haremos el envío procediendo como cualquier otro archivo que se desee adjuntar y enviar por
vía electrónica.
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La base SIP ya está preparada para el envío por mail, ya que:
a) la hemos respaldado en una copia distinta a la original, evitando riesgos de utilizar la base
original
b) la hemos comprimido para que pueda ser enviada vía electrónica sin ser rechazada por el
tamaño.
Una vez abierto el mail, en adjuntar, ubicamos nuestra base comprimida y la enviamos.
RESPALDANDO LA BASE EN OTRO EQUIPO
Este paso es fundamental para que tengamos una copia de la Base SIP en un Pendrive, en un
CD o en otra PC. Una vez que hemos realizado la copia, la comprimimos y la identificamos en
una carpeta, podemos ya entonces grabarla comprimida en otro equipo.
Para ello simplemente ubicamos la base comprimida en la carpeta y hacemos clic derecho
Y enviamos a la unidad que deseemos la base comprimida que es copia de la original. De esta
forma no corremos riesgo de hacer alguna modificación, error o borrado de la original.
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DESCOMPRIMIENDO UNA BASE RESPALDADA
Una vez que copiamos la base comprimida a nuestra carpeta de destino, debemos
descomprimirla. Para ello grabémosla en una carpeta que destinemos a tal fin.
Desde el Pendrive , CD, HD portátil u otro elemento externo, copiamos la base a nuestra
carpeta de destino
Hacemos clic derecho con el mouse posicionado sobre la base comprimida elegida para copiar
al disco rígido de nuestra computadora:
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CAMBIAR EL NOMBRE DE LA BASE
Si en cambio, queremos modificar el nombre de la base SIP.mdb por el que lleva la
institución, por ejemplo que sea SIP_Mi Hospital.mdb sencillamente:
 creamos una base de datos vacía donde grabaremos los datos previamente existentes
en la base original donde se cargaban los datos, es decir, desde SIP.mdb pasaremos
todas las historias clínicas a SIP_Mi Hospital.mdb.
Esto crea otra base, con el nuevo nombre, que contendrá todos los registros de la base
original (sin modificarla, o sea no perdemos ningún dato). Es muy parecido a hacer una copia
de la base original pero con un nombre nuevo. Supongamos que tenemos como base activa la
que el SIP crea por defecto al instalarse: sip.mdb y deseamos crear una base con el nombre de
la institución:
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El SIP mostrara la pantalla de crear base de datos vacía:
Pero aquí podemos cambiar el nombre a la base directamente manteniendo el cursor dentro
del espacio donde dice Base de datos destino, por ejemplo SIP_MI HOSPITAL
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Y grabamos con el icono del diskette.
 Ahora nuestro segundo paso será considerar cambiar la base de datos activa por la
nueva creada
Busco con el icono del largavista, que abrirá el explorador de Windows en el directorio donde
está instalado el SIP. Esto es importante, porque si hemos grabado nuestra base en otro
directorio, debemos buscarla alli con el mismo explorador de Windows
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Aquí me muestra la base sip.mdb, original y la que yo creé desde el SIP para contar con una
base con nombre propio de mi hospital.
Grabamos con el ícono del diskette
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Y cambia la base activa anterior a la nueva que hemos creado.
Ahora bien, pueden ocurrir dos situaciones:
a) Que estemos por grabar desde el registro 1 la nueva base,
b) Que querramos respaldar todos los datos que teniamos en nuestra anterior base, la
sip.mdb a la nueva con el nombre del hospital.
 Para el caso a) , no hay mas que grabar las historias como se hace habitualmente,
 para el caso b) hay que consolidar los datos de la base sip.mdb (mas antigua) a la
nueva (la creada por nosotros con el nombre nuevo)
Esto hará que todos los nacimientos de la base anterior sean grabados en la nueva (sin que se
borren en la anterior, solo los está copiando)
 Desde programas de administración seleccionamos Consolidar base de datos
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Luego debemos buscar con el ícono del largavista la base a consolidar. En nuestro ejemplo
sería la base sip.mdb (mas antigua) a la nueva que no tiene aún ningún registro (sip mi
hospital.mdb)
Aparecerán todas las bases posibles (sip) para unirse , lo que debemos hacer es dejar
clickeada sólo aquella que querramos consolidar a la nueva ,
Dejamos solo sip.mdb, siendo la base destino c:\sip\sip_mihospital.mdb
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La llamada de alerta siguiente nos dice que todos los registros de la base sip.mdb serán
agregados a sip_mi hospital.mdb
 Ahora la base sip mi hospital tiene los registros originales de la base sip.mdb pero con
el nombre identificatorio de la base del hospital.
El número de registros se puede observar en el extremo inferior derecho de la pantalla SIP
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 También es posible directamente hacer un cambio de nombre de la base
posicionándose con el mouse en el archivo de la base y seleccionar cambiar nombre
con el menu.
Sin embargo, de realizar este paso tengamos en cuenta que:
 Para ello debemos primeramente cerrar el SIP, de forma de desbloquear la base.
 Si modificamos el nombre de la base con el explorador, al abrir nuevamente el sip dará
un mensaje de “ no se encuentra la base…. Se restaurará la configuración original” y
se cerrará el SIP, debiendo abrirlo nuevamente y traerá una base vacía, la sip.mdb.
 Seguidamente debemos hacer desde Programas de Administracion, cambiar base de
datos activa, y buscar nuestra base original con el nombre modificado
Para dudas y contactos:
escríbanos a la dirección de correo de SIP de la Dirección Nacional de Maternidad e Infancia:
dinamisipgestió[email protected]
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