Domina tu tiempo

Domina tu tiempo
52 técnicas para gestionar el tiempo de Investigadores
Posiblemente te habrás preguntado, en más de una ocasión si a lo largo de un día podrías haber aprovechado una hora más. El secreto está en adoptar
pequeños cambios que te ayuden a aprovechar esa hora e incluso alguna que otra más. A continuación te proponemos 52 consejos rápidos y sencillos:
1 - Confecciona un listado en el que priorices tu
11 -¿Tienes algo fastidioso que hacer? Déjalo para
tareas. Clasifícalos del siguiente modo:
A- para las tareas más importantes B- para las
tareas importantes C- para las tareas poco
importantes D- para las tareas sin ningún tipo
de importancia
Dale prioridad a las tareas del tipo A antes que a las
del B y trata de deshacerte de todas las tareas tipo D
(delegándolas a otra persona). Realiza las tareas
tipo C únicamente cuando tengas tiempo de sobra.
mas tarde- igual que cuando te dejas los bordes de
una pizza o pastel para el final. NO te pongas
excusas para no hacerlo pero permítete el lujo de
posponerlo.
2 -Haz un esquema con los aspectos básicos- esto
ni siquiera te llevará un minuto; de este modo,
podrás reducir tu listado de tareas.
3 -Reserva algo de tiempo todas las noches para
planear tu trabajo del día siguiente: saber qué harás
mañana te ayudará también a dormir mejor.
Planificar la noche antes te ayudará a estar más
descansado y a concentrarte mejor en tu trabajo el
día siguiente.
4 -Trabaja en un lugar y en un escritorio que estén
siempre limpios y ordenados. Trabajar en un lugar
poco ordenado te hará perder de 60 a 90 minutos
diarios buscando cosas; o bien te hará perder la
concentración en tu trabajo. Un lugar de trabajo
desordenado puede quitarte una cantidad de tiempo
y energía muy importante para tu trabajo.
5
-Prográmate el tiempo que te llevará organizar tu
lugar de trabajo con el fin de centrarte mejor en él.
6
-Reduce el flujo continuo de documentos
innecesarios mediante la eliminación de informes y
listas de correo basura; de este modo, no tendrás
esos documentos o correos en lugar preferente.
7
-Selecciona los documentos con el fin de que
solo los elementos más importantes terminen sobre
tu escritorio. Si no tienes a nadie que te lo haga, lo
puedes realizar mediante equipos de auto-selección.
Nombra a cuatro personas para que te ayuden. Los
lunes puedes ocuparte tú de seleccionar los
documentos entrantes para el resto del equipo; el
martes, la segunda persona lo realiza para el resto
del equipo; y así sucesivamente. Rotar la actividad
durante toda la semana entre los miembros del
equipo permitirá llevar a cabo esta tarea sin que
resulte demasiado pesada.
8
-Realiza un experimento completo al día.
Focaliza tu atención en un solo experimento diario,
así aprovecharas mejor tus recursos. Si tienes que
esperar a que termine el experimento (“tiempos
muertos”), usa este tiempo para actividades
complementarias.
9
-Trabaja por tiempos. Por ejemplo, tienes una
propuesta de envergadura y, prepararla te va a
llevar tres horas de trabajo. Por consiguiente,
segmenta el tiempo; utiliza los primeros 20 minutos
para realizar un esquema y un listado de recursos. A
continuación, anota la parte para el día siguiente.
Puede que tengas que dedicarle cuatro o cinco días,
pero así te asegurarás de terminar la tarea aunque
sea de manera segmentada.
10
–Planifica bien, pero agrega un poco de
flexibilidad al plan por si tienes que hacer cambios
urgentes.
12 -Márcate plazos. Ponle un plazo a una tarea y
termínala. Aquellas tareas que se programan para
hacer “lo antes posible” acaban apiladas todas
juntas y al final se posponen. Márcate plazos de una
manera realista y establece, además, un tope de
tiempo.
13 -Evita aquellos procedimientos que te lleven a
una crisis de gestión. Si esperas a que falte poco
para que cumplan los plazos tendrás que hacer
frente a un estrés añadido y tendrás que apurar al
máximo para terminar esas tareas: tu única opción
será volver atrás y rehacerlas. Si te encuentras en
esta situación con mucha frecuencia, entonces
probablemente tendrá mucho más que ver con una
falta de previsión que con tus responsabilidades
diarias.
14
-Fíjate tu propia meta con el fin de leer
solamente la primera página. Si te ves en la
necesidad de leer información muy extensa y
tediosa como resultados o datos de laboratorio o un
artículo científico muy largo, comprométete a leer
solo la primera página en cinco minutos. Antes de
que te des cuenta ya habrás terminado.
15 -No aspires a la perfección.
Se trata del juego
de la regla 20/80 en la cual, invirtiendo el 20% de
tu tiempo consigues el 80% del resultado y así
avanzas. Si sufres de perfeccionismo, el 80 % no
será suficiente, querrás que tus resultados sean
perfectos. Pero puede que te cueste otro 80% del
tiempo que has dejado para conseguir ese 20%
extra del resultado, haciéndolo 16 veces más caro.
16
-Delega parte de tu trabajo. Si quieres sacarlo
adelante no siempre tendrás que hacerlo tu solo,
especialmente cuando se te eche el tiempo encima.
Cédele algo de trabajo a tus compañeros.
17 -Sé razonable cuando delegues. Intenta delegar
sin ponerte posesivo y sin que parezca que de ello
dependerá que te den el proyecto o subvención de
tu vida; llévate bien con tus compañeros de
investigación de los laboratorios adyacentes.
18 -Deja a un lado esa tarea que te gusta controlar.
Pásasela a la persona apropiada y proporciónale el
apoyo y los instrumentos necesarios. Deja que tome
sus propias decisiones y que se equivoque y
ofrécele algo de feedback con el objeto de
maximizar los resultados.
19
-Contrata a algún especialista que te haga
ciertos trabajos. Busca a un experto que te haga la
declaración de la renta, paga a alguien para que te
corte el césped, contrata servicios profesionales
para la elaboración de currícula, etc. Consulta tu
lista de tareas, reuniones y eventos programados y
hazte esta pregunta: ¿estoy aprovechando el tiempo
como es debido? Si la respuesta es “no”, entonces
delega todo aquello que creas conveniente.
necesario en una reunión concreta, si sacarías
provecho de ella y en qué podrías contribuir.
21 -Confecciona una agenda de reuniones. Si una
reunión es absolutamente necesaria, entonces
deberás crear una agenda con los tiempos y
adherírsela a la reunión en cuestión. Desarrolla los
puntos clave de la reunión y determina quién va a
hacer un seguimiento de ellos, de manera que no se
repitan los puntos de un mes a otro.
22
-En las reuniones asígnale un tiempo a cada
uno de los puntos de la agenda del día. Por ejemplo:
2.00-2.20 Nuevas tareas rotativas de laboratorio
2.20-2.45 Cambios en los procedimientos de
seguridad. Esto reforzará la discusión.
23 -Convoca reuniones en lugares apropiados. Si
tienes una reunión con un representante comercial y
no quieres que se extienda demasiado, sugiérele,
por ejemplo, que la reunión tenga lugar en una
cafetería o local de comida rápida. Pero si, por el
contrario, te interesa que sea más larga, propón un
restaurante que resulte agradable. Solo por la
elección del sitio podemos influir en el tiempo y en
la calidad de la reunión.
24
-Registra las interrupciones. Existen
interrupciones buenas y malas. De hecho, a ti te
pagan para que te encargues de las interrupciones
tipo A y B, porque las del tipo C y D te quitarán un
tiempo muy valioso y te traerán problemas.
25 -Apunta todas las interrupciones en una libreta:
el registro de interrupciones puede parecer una
auténtica lata aunque solo te llevará unos segundos.
Si esperas al final de día para rellenar dicho
registro, se te olvidará; por eso debes ocuparte de
esto después de cada interrupción.
26 -Elabora dos registros para las interrupcionesuno de tipo "presencial" y otro "telefónico". Separar
estos registros es necesario porque ambos miden
parámetros distintos.
27 -Realiza los registros de tres a cinco días: esto
te dará una visión más exacta de un día normal de
trabajo. Observa quién o qué te interrumpió, de qué
se trataba, cuánto tardaste en gestionarlo y si se
trataba de una A, B, C o D. Haz todo lo posible
para evitar interrupciones del tipo C y D.
28 -No respondas al teléfono. Si se trata de algo
importante volverán a llamar; y por supuesto, si
estás esperando una llamada importante, atiéndela
(aunque la mayoría de las llamadas no son
relevantes, por lo que puedes dejarlo sonar). Debes
enseñar a las personas cómo deben tratarte: si
siempre que te llaman al teléfono estás disponible,
lo que les estás transmitiendo es que pueden
llamarte a cualquier hora.
29
-No te preocupes si no recuperas el tiempo
perdido por culpa de las interrupciones;
normalmente, la gente pierde la mitad del tiempo de
trabajo por culpas de ellas. Con solo recuperar una
hora y media al día o siete horas y media
semanales, al final se traducirá en que habrás
recuperado nueve semanas de trabajo en un año.
20
-No desperdicies tiempo en reuniones
innecesarias. Pregúntate si eres estrictamente
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52 técnicas para gestionar el tiempo de Investigadores
30 -Trata de identificar la cantidad de tiempo que
empleas en aquellas cosas que mejor se te dan.
Después haz los ajustes necesarios para encontrar
tiempo de trabajo y dedícaselo a las cosas que
aumentan notablemente tu trabajo y tu
productividad personal.
31 -Si lo que realmente quieres es gestionar mejor
tu tiempo y eres consciente de cómo lo estás
haciendo, tendrás que ser capaz de identificar
modos eficientes y rápidos que te permitan ocuparte
de tus tareas diarias.
32 -Busca el equilibrio. Tener muchas cosas que
hacer y el tiempo escaso solo te provocará estrés,
frustración y te pondrá en una situación de crisis
organizativa. Aprende a buscar equilibrio en las
siete facetas de tu vida: salud, familia, dinero,
relaciones, carrera profesional e intelectual,
espiritual. Con que solo una de estas facetas no esté
en equilibrio conseguirá afectar al resto. No
permitas que tu salud, tu familia o tu trabajo sean
los que dominen tu tiempo.
33 -No distribuyas tu tiempo en función de quien
más lo necesita sino de quien más lo merece. No
seas negativo ni arrogante si esto implica que
alguien “no merezca tu tiempo”. No permitas que la
demanda de tu tiempo supere notablemente a la
oferta.
34
-Utiliza un calendario o aplicación para
priorizar tu tiempo. Llévalo contigo a todos sitios,
al laboratorio y a cualquier compromiso social o
familiar. El control empieza cuando, en lugar de
tratar de recordar las cosas, las anotamos.
35 -Mantén todas tus citas y eventos programadosde trabajo y personales- en un único lugar. De este
modo, no correrás el riesgo de programar
responsabilidades de trabajo y un compromiso
personal a la misma hora.
36
-Sé puntual y no llegues tarde. Si llegas tarde,
tu probabilidad de ir dejando las cosas para después
irá en aumento.
37 -No vayas dejando las tareas tipo A y B para
después. A la hora de enfrentarte al hecho de “ir
dejando todo para luego”, conviértelo en un juego:
date una recompensa al final por haberlo hecho.
38 -Cíñete
al trabajo. Son las dos de la tarde y
tienes que trabajar en ese experimento largo y
tedioso con cultivos celulares. Pretendes marcharte
a las 5 pero pierdes casi una hora y media buscando
material, vas a por café, etc.; y piensas, “vaya, ya es
demasiado tarde para ponerme con esto”. En lugar
de eso, quédate en la zona de experimentos y
convéncete de que no puedes irte hasta que hayas
terminado el trabajo. Cuando hayas acabado sé
positivo contigo mismo o date una recompensa.
39
-En vez de decir, “lo voy a hacer todo”, dí lo
siguiente: “voy a hacer todo aquello que es más
importante”. Esto te permitirá que te centres en la
calidad y no en la cantidad.
40
-No te conviertas en víctima de las “cosas
irrelevantes”, es decir, todas las exigencias,
peticiones y responsabilidades de trabajo que se
acumulan en un cajón sin fondo y que nunca puedes
acabar. Al final del día no has terminado todo
aquello que es más importante porque te has visto
abstraído por todas esas “cosas”. El único modo de
disponer de más
aprovechándolo.
tiempo
es
sencillamente
41 -No justifiques tu productividad por lo que has
dejado sobre tu mesa: hazlo por lo que has
conseguido. Siempre que los puntos que hayas
realizado sean más importantes que los que te has
dejado se traducirá en que tu día de trabajo ha sido
productivo.
42 -No pases todos los puntos incompletos al día
siguiente. En vez de eso, pásalos al siguiente día
que te venga bien para su conclusión- un día que
sepas que vas a tener tiempo de sobra para ello.
43
-Planifica siempre teniendo en cuenta las
interrupciones. Es posible que la mayoría de las
interrupciones se produzcan a primera hora de la
mañana y al comienzo de la semana. Esto implica
que, si lo primero que has planificado es llevar a
cabo un proyecto vital el lunes por la mañana,
sentirás frustración nada más empezar porque el
teléfono te empezará a sonar o el personal técnico
no parará de entrar donde tu estés. Planifica, pues,
tus proyectos más importantes más tarde ese mismo
día y a lo largo de la semana cuando sepas que
tendrás menos probabilidades de que te
interrumpan.
44
-Evita el agotamiento. Los investigadores, a
menudo dicen: “haré todo lo que haga falta para
terminar este proyecto”; desde luego, se trata de
una ética de trabajo encomiable. Pero si te
“quemas” y, entonces, te marchas, al final no gana
nadie; el organismo o institución para el que
trabajas tendrá que contratar a otra persona para
reemplazarte y el valor de tu experiencia se perderá
y habrá que empezar de nuevo. Cambiar de trabajo
para experimentar nuevas oportunidades y mejorar,
a veces, puede ser una buena táctica, pero
abandonar un puesto, por mero agotamiento, por el
solo hecho de aceptar otro puesto y “quemarte” de
nuevo es contraproducente.
tu vida, visualiza las cosas de manera positiva.
Bloquea los mensajes negativos. Lee algo positivo
o estimulante. Camina, haz ejercicio, desayuna
bien, dúchate. Controla tu mente, tu cuerpo y tu
entorno.
49 -Ten claro si eres un caballo de carreras o una
tortuga. Un caballo de carreras es alguien que
trabaja perfectamente con una sobrecarga. Lo que
realmente le inyecta una carga de adrenalina a un
caballo de carreras es tener mucho trabajo que
hacer. Una tortuga es alguien que funciona mejor a
un ritmo más medido. Tanto los caballos de
carreras como las tortugas logran muchas cosas en
este mundo. Sencillamente lo hacen de una manera
diferente. Si eres caballo agrupa todas las reuniones
de trabajo que puedas, pero si eres una tortuga lo
mejor es ponerlas distantes.
50
-Ponte una meta. Si no sabes adonde vas,
cuando llegues nunca lo sabrás. Cuando hagas las
cosas que tienes que hacer, no dejes que los “tengo
que” te absorban: nunca vivirás una vida plena y
satisfactoria a menos que le dediques algo de
tiempo a los “quiero hacer”.
51 -Escribe tu plan de acción y los pasos a seguir
para lograr tus objetivos. Revísalo con cierta
periodicidad y haz los cambios oportunos.
52 -Relájate un poco. No tienes que ser productivo
el 100 por 100 del tiempo. Una de las mayores
ventajas de aprender a gestionar mejor el tiempo es
que al final acabas teniendo más tiempo para ti
mismo. Lo necesitas.
Disfruta con tu trabajo, con cada momento y cada
relación personal al máximo. Aprende de todas las
experiencias (incluso de las negativas) de manera
que puedas aplicarlas de forma productiva.
45 -Aprovecha tu agenda con el fin de programar
reuniones o eventos entorno a ella. Digamos que un
colega investigador de Madrid quiere concertar una
cita el 26 de septiembre para hablar sobre una
colaboración contigo, pero te das cuenta de que será
el día 29 cuando estarás en la ciudad. Trata de
combinar citas en un mismo día para ahorrar
tiempo.
46 -No te cargues de negatividad antes de irte a la
cama. No veas las noticias de la noche; en vez de
eso, pon tu programa de humor favorito, lee una
novela que te distraiga o ten una conversación
agradable con una persona que sea especial para ti.
Dormirás mejor y te despertarás con una sensación
fantástica.
47 -Duerme lo suficiente. Los estudios demuestran
que el 75 por ciento de la población se encuentra
cansada prácticamente a cualquier hora del día
principalmente por el modo de llevar la semana.
Muchísimas personas sufren días de mucho estrés
por no planificar bien; por eso, su descanso no es de
calidad. Sin una buena noche de descanso no
estarás en las mejores condiciones.
48 -Levántate una hora antes de lo normal. Todos
necesitamos tener una hora a la que levantarnos.
Saca provecho de esto: levántate todos los días una
hora antes de lo habitual y arrancarás el día con
buen pie. Céntrate en las circunstancias normales de
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