manual de calidad

MANUAL DE CALIDAD DEL
INSTITUTO NACIONAL
PENITENCIARIO Y CARCELARIO
INPEC
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CÓDIGO: MNC 001-08 V02
RESOLUCIÓN: 13051 – 06 NOV 2008
APROBADO: T. MOYA S.
ELABORÓ: GRUPO ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS.
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APROBO: G. AGUILLÓN G.
MANUAL DE CALIDAD
DEL INSTITUTO NACIONAL
PENITENCIARIO Y CARCELARIO INPEC
NTCGP 1000:2004
PROCESOS: ESTRATÉGICOS,
MISIONALES, DE APOYO Y DE
EVALUACIÓN DEL INPEC
2008
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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
1 PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
1.1 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD
1.2 OBJETIVOS DEL MANUAL
1.3 ALCANCE
1.4 JUSTIFICACIÓN
1.5 EXCLUSIONES
1.6 CONTROL DEL MANUAL
1.7 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
2 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
3 PRESENTACIÓN DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO
INPEC
3.1 RESEÑA HISTÓRICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN EL INPEC
3.2 CLASIFICACIÓN DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE RECLUSIÓN
3.3 MISIÓN DEL INPEC
3.4 VISIÓN DEL INPEC
3.5 VALORES CORPORATIVOS DEL INPEC
3.6 ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1 REQUISITOS GENERALES
4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL
5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
5.3 POLÍTICA DE CALIDAD
5.4 PLANIFICACIÓN
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS
6.2 TALENTO HUMANO
6.3 INFRAESTRUCTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
7 PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.1 PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO
7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.6 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
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MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1 GENERALIDADES
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO/SERVICIO NO CONFORME
8.4 ANÁLISIS DE DATOS
8.5 MEJORA
9 HISTÓRICO DE ACTUALIZACIONES
10 TABLA COMPLEMENTARIA
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TABLA DE ANEXOS
ANEXO 1.
ORGANIGRAMAS INSTITUCIONALES
ANEXO 1A SEDE CENTRAL
ANEXO 1B DIRECCIÓN REGIONAL
ANEXO 1C ESTABLECIMIENTO DE RECLUSIÓN
ANEXO 2.
MAPA DE PROCESOS - CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
ANEXO 2A MAPA DE PROCESOS
ANEXO 2B CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
ANEXO 3.
MATRIZ INDICADORES POLÍTICA DE CALIDAD
ANEXO 4.
LISTADOS MAESTROS DE DOCUMENTOS EN VERSIONES OFICIALES
(Referenciados en el procedimiento PA 11-001-07 VERSIÓN OFICIAL “Norma
Fundamental del Sistema de Gestión de la Calidad del INPEC”.)
ANEXO 4A LISTADO MAESTRO DE PROCESOS
ANEXO 4B LISTADO MAESTRO DE PROCEDIMIENTOS
ANEXO 4C LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
COMPLEMENTARIOS DEL SGC
LOS DOCUMENTOS SE ENCUENTRAN PARA CONSULTA EN LA RUTA
VIRTUAL DE LA CALIDAD.
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INTRODUCCIÓN
El INPEC en su compromiso con los clientes, usuarios y aporte a la sociedad busca conducir
a la Institución a alcanzar sus objetivos, la excelencia en todas las actividades y funciones
que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad que proporcione una mayor
efectividad de los recursos y del desarrollo del talento humano, a través del mejoramiento
continuo.
El presente Manual de Calidad tiene como finalidad describir la estructura y funcionamiento
del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC
para el aseguramiento de la calidad, lo que permite dirigir y evaluar el desempeño
institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a
cargo del Instituto, cumpliendo con los estándares de calidad de la norma NTCGP
1000:2004; basado en los siguientes capítulos:
4. Sistema de Gestión de la Calidad
5. Responsabilidad de la Dirección
6. Gestión de los Recursos
7. Prestación del Servicio
8. Seguimiento y Medición
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1
PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
1.1
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD
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El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC en cumplimiento de la Norma Técnica
NTC GP 1000:2004, documenta el presente Manual de Calidad compuesto por tres
secciones:
I.
INTRODUCTORIA: establece la finalidad del Manual de Calidad, define los objetivos
del manual, justificación, alcance y exclusiones aplicables al Sistema de Gestión de
la Calidad de acuerdo con la naturaleza de los servicios.
II.
INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN: describe los lineamientos del Instituto, la
estructura organizacional, misión, visión, valores corporativos, reseña histórica y
clasificación de los Establecimientos de Reclusión.
III.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: presenta los procesos y su interrelación e
identifica el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004.
1.2
OBJETIVOS DEL MANUAL
Relacionar los procesos y procedimientos por medio de los cuales se regula el cumplimiento
de las medidas de aseguramiento, la ejecución de las penas privativas de la libertad personal
y de las medidas de seguridad, referidas en la normatividad Penitenciaria y Carcelaria y
demostrar que el Sistema de Gestión de la Calidad cumple con los requisitos de la calidad
establecidos en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 con
el objetivo de:
•
Comunicar a todos los Servidores Penitenciarios y Carcelarios la Política de Calidad, los
procesos, procedimientos y los requisitos del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario
INPEC.
•
Desarrollar una conciencia hacia la calidad generando y manteniendo un ambiente
favorable, en el cual los servidores penitenciarios y carcelarios se involucren totalmente
en el logro de los objetivos institucionales.
•
Establecer a nivel nacional un Sistema de Gestión de la Calidad eficaz.
•
Asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma Técnica NTCGP
1000:2004.
•
Suministrar las bases documentales para las auditorias.
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ALCANCE
El presente manual describe el Sistema de Gestión de la Calidad adoptado por el Instituto
Nacional Penitenciario y Carcelario, el cual se enmarca dentro de los requisitos establecidos
en la NTCGP 1000:2004 para su funcionamiento y aplicación en todas las actividades que
afecten la calidad de los servicios prestados por la institución.
De igual manera, el presente Manual aplica a todos los Servidores Penitenciarios y
Carcelarios, que tengan incidencia en la calidad de los servicios prestados, quienes deben
conocerlo y cumplirlo debidamente.
1.4
JUSTIFICACIÓN
El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, teniendo en cuenta la Norma Técnica
de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, dentro del mantenimiento y
mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad a nivel nacional, bajo la responsabilidad
del Jefe de la Oficina de Planeación quien fue delegado por la Dirección General como
Representante de la misma para la implementación, mantenimiento y mejoramiento de dicho
Sistema, promoviendo una cultura participativa de los estamentos de la Institución.
1.5
EXCLUSIONES
1.5.1
Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio
(7.5.2). Los servicios ofrecidos por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario
INPEC, son verificados y evaluados durante cualquier etapa del proceso.
1.6
CONTROL DEL MANUAL
ƒ
El Manual de Calidad del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, a través del
Grupo de Organización y Métodos de la Sede Central controlará y realizará las
modificaciones al presente documento.
ƒ
Una vez se apruebe el cambio del documento ya sea por modificación o por anulación, y
sea declarado obsoleto o anulado mediante acto administrativo, el responsable del Grupo
de Organización y Métodos de la Sede Central, procederá a actualizar en el formato OP
11-142-07 Versión Oficial “Listado Maestro de Obsoletos”
ƒ
Una vez obtenida la aprobación final del documento mediante resolución, se estampa el
número y fecha de la resolución en su correspondiente casilla, se crean las copias
requeridas y este no podrá ser fotocopiado para divulgación o consulta.
ƒ
La entrega del documento original a la Dependencia interesada, solamente la podrá
realizar el Grupo de Organización y Métodos en la Sede Central, utilizando formato OP
11-093-00 Versión Oficial “Acta”. Si las dependencias requieren copias adicionales de
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documentos, será solicitada mediante formato OP 11-098-00 Versión Oficial
“Memorando”, dicha copia registrada en una Hoja de trabajo en Excel, en la cual el
responsable de Organización y Métodos, llevará el registro del total de copias emitidas de
los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad del INPEC, en la
cual se recopilará la siguiente información: Fecha de Entrega, Código Documento,
Nombre del Documento, Copia Nº, Dependencia Solicitante, Fecha de Solicitud, Destino
del Procedimiento y Observaciones
ƒ
Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, estarán disponibles para consulta
de todos los usuarios del INPEC en formato PDF (Portable Document Format, Formato
de Documento Portátil), este formato es utilizado para el almacenamiento de los
documentos inmodificables para consulta, en la ruta de la calidad virtual, quienes podrán
visualizar copia idéntica del documento aprobado.
ƒ
Una vez divulgado este documento cualquier Servidor Penitenciario podrá proponer la
actualización de su contenido de conformidad con lo establecido en la Norma
Fundamental del Sistema de Gestión de la Calidad en el INPEC, en formato OP 11-07307 Versión Oficial “Solicitud de elaboración o modificación de documentos”, de acuerdo
con las necesidades generadas por las actividades propias de la Institución, revisada con
anterioridad por el responsable del Grupo de Organización y Métodos, quien aprobará o
rechazará dicha solicitud consignando en las casillas correspondientes del formato.
1.7
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de este manual de
acuerdo con lo establecido en la NTCGP 1000:2004:
1.7.1
1.7.2
1.7.3
1.7.4
1.7.5
1.7.6
1.7.7
1.7.8
Acción correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Adquisición de bienes y servicios: cualquier modalidad de contratación, convenio,
concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la misión
de la entidad.
Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto
nivel una entidad.
Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
Auditoría interna: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en
que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.
Calidad: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
Cliente: organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
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Comunidad Académica Penitenciaria: Integrada por entes de educación, docentes,
estudiantes, egresados, auxiliares bachilleres del INPEC, reservistas y familias.
Enfoque basado en los procesos: identificación y gestión sistemática de los
procesos empleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales
procesos se conocen como "enfoque basado en los procesos".
Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a
la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
Interesados: Organización, persona o grupo que tenga un interés en el crecimiento y
buen desempeño de la Institución, la Familia del Interno, la Sociedad, los servidores
públicos, entidades públicas y privadas, comunidad académica Penitenciaria,
organismos de control y de seguridad.
Infraestructura: sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el
funcionamiento de una entidad.
Manual de Calidad: documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de
una entidad.
Mejora continua: acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
Objetivo de la calidad: algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.
Planificación de la calidad: parte de la gestión de la calidad enfocada al
establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos
operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la
calidad.
Política de la calidad: intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la
calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad.
Producto o Servicio: resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Proveedor: organización o persona que proporciona un producto y/o servicio.
Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación,
eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos
objetivos establecidos.
Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos y expectativas.
Sistema de gestión de la calidad: herramienta de gestión sistemática y transparente
que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y
satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está
enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.
Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo
aquello que está bajo consideración.
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La Alta Dirección se compromete al desarrollo de acciones que respondan de cara a la
responsabilidad del Estado en el respeto, promoción, divulgación y protección de los
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Derechos Humanos de las partes interesadas generando una nueva cultura, reconociendo
los derechos y obligaciones de los Internos recluidos en los Establecimientos de Reclusión
del Orden Nacional, así como de los Servidores Públicos al servicio del INPEC.
La Dirección General en cumplimiento del Decreto 4110 del 09 de diciembre de 2004 1 ,
implementa el Sistema de Gestión de la Calidad como prioridad dentro del Plan Estratégico
para el mejoramiento continuo Institucional. El compromiso está orientado hacia el Desarrollo
y Mejoramiento Continuo del Sistema, garantizando el direccionamiento, evaluación y
seguimiento del desempeño institucional en términos de Calidad y satisfacción en la
prestación de los servicios a la sociedad.
Dentro de la búsqueda del Mejoramiento Continuo de la Institución se han adquirido una
serie de compromisos y obligaciones con el Sistema de Gestión de la Calidad; así:
1. Liderar el cumplimiento de la Misión y Visión del INPEC.
2. Asignar los recursos humanos, económicos y técnicos para dar cumplimiento a los
objetivos, con base en las asignaciones establecidas en la Ley General de
Presupuesto.
3. Determinar políticas que permitan el adecuado desarrollo del Talento Humano
4. Establecer y dar a conocer la Política de Calidad a todos los Servidores
Penitenciarios y Carcelarios.
5. Mantener comunicación y difusión constante sobre el Sistema de Gestión de la
Calidad Institucional.
6. Realizar auditorias internas para garantizar la mejora continua y la eficacia del
Sistema de Gestión de la Calidad.
1
“Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública”
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PRESENTACIÓN DEL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO
INPEC
3.1
RESEÑA HISTÓRICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN EL INPEC
El aseguramiento de la Calidad nació como evolución del Control de Calidad, para esto se
crearon sistemas de calidad que incorporan la prevención como premisa principal y que
sirven para anticipar los errores antes que estos se presenten. El eje principal de un Sistema
de Calidad es garantizar que los servicios que ofrece una organización cumple con los
requisitos y especificaciones establecidas previamente por el cliente y la Entidad,
asegurando una calidad continua a lo largo del tiempo.
En el año 1992 mediante Decreto No. 2160 del 30 diciembre nace el Instituto Nacional
Penitenciario y Carcelario INPEC, como una alternativa de cambio para agilizar los procesos
de ampliación y mejoramiento de servicios de los Establecimientos de Reclusión del país,
bajo la “Ley 65 de 1993, se expide el Código Penitenciario y Carcelario, el cual regula el
cumplimiento de las medidas de aseguramiento, la ejecución de las penas privativas de la
libertad personal y de las medidas de seguridad” 2 .
En marzo 31 de 2000 se firmó el Convenio de Cooperación en materia de prisiones entre la
Embajada de los Estados Unidos de América en Colombia y el Ministerio de Justicia y del
Derecho, denominado “Programa de Mejoramiento del Sistema Penitenciario” el cual
contempló entre otros objetivos específicos: “4. Implementar un Sistema de Aseguramiento
de la Calidad”.
Para su aplicación se tomó como Modelo el Establecimiento de Reclusión de Valledupar,
Establecimiento que fue certificado por el ICONTEC en el año 2001 bajo la Norma ISO
9001/94 en los Procesos de Tratamiento al Interno y Administración del Establecimiento.
En el año 2003 se realizó Auditoría de Seguimiento por parte del ICONTEC al certificado de
Aseguramiento de la Calidad No. 1073-1 bajo la NTC-ISO 9002/94 al Establecimiento de
Reclusión de Valledupar el cual fue ratificado por el Consejo Directivo del mismo organismo
realizado el 26 de noviembre de 2003.
El Gobierno Nacional consciente del mejoramiento continuo en la Rama Ejecutiva del Poder
Público y entidades prestadoras de servicios, aprueba la Ley 872/03 la cual ordena:
Creación del Sistema de Gestión de la Calidad. Créase el Sistema de Gestión de
la Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión
sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño
institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los
2
Art.1. Ley 65.
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servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada
en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de
gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los
procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios,
destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento
jurídico vigente.
El 9 de diciembre de 2004, se expidió el Decreto 4110/04, reglamentario de la Ley 872 de
2003, por el cuál las entidades deben adoptar la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública NTC GP 1000:2004, la cual promueve la adopción de un enfoque basado en
procesos, permitiendo identificar y gestionar, de manera eficaz, la interacción de las distintas
actividades. Como base para la elaboración de este documento se emplearon las normas
internacionales de la serie ISO 9000:2000 sobre gestión de la calidad. En consecuencia el
INPEC adelanta las actividades para la transición a la Norma NTC GP 1000:2004.
3.2
CLASIFICACIÓN DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE RECLUSIÓN
El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC a nivel administrativo se encuentra
subdividido en un Nivel Central, seis (6) Direcciones Regionales: Central, Occidental, Norte,
Oriental, Noroeste, Viejo Caldas y ciento cuarenta y un (141) Establecimientos de Reclusión
y demás que se creen o se supriman.
Los Establecimientos de Reclusión a nivel Nacional y de acuerdo con la Ley 65 de 1993 se
definen así:
ƒ
Establecimientos Carcelarios: se entienden aquellos previstos exclusivamente para
retención y vigilancia de sindicados.
ƒ
Establecimientos Penitenciarios: son aquellos destinados a la reclusión de condenados y
en los cuales se ejecuta la pena de prisión, mediante un sistema gradual y progresivo
para el tratamiento de internos.
ƒ
Establecimientos Penitenciarios y Carcelarios: son aquellos en que se cumple la
detención preventiva y los destinados a la reclusión de condenados y en los cuales se
ejecuta la pena de prisión, encontrándose los condenados separados de los sindicados
por pabellones, patios o torres.
ƒ
Casa Cárcel: es el lugar destinado para la detención preventiva y el cumplimiento de la
pena por delitos culposos cometidos en accidente de tránsito.
ƒ
Establecimientos Penitenciarios y Carcelarios de Alta y Mediana Seguridad: son aquellos
destinados para sindicados y condenados, cuya detención y tratamiento requieren mayor
seguridad, sin perjuicio de la finalidad resocializadora de la pena.
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Reclusión de Mujeres: son aquellos Establecimientos destinados para la detención y
descuentos de la pena impuesta a mujeres infractoras, salvo las que deban ser recluidas
en la casa cárcel por delitos culposos, cometidos en accidente de tránsito.
ƒ
Establecimientos para miembros de la fuerza pública: son aquellos Establecimientos en
los cuales cumplirán la detención preventiva los miembros de la fuerza pública; a falta de
estos, se cumplirá en las instalaciones de la unidad a la que pertenezcan.
ƒ
Colonias Agrícolas: son aquellos establecimientos para purgar pena, preferencialmente
para condenados de extracción campesina o para propiciar la enseñanza agropecuaria.
ƒ
Establecimientos de Reclusión Especial: son aquellos destinados para recluir personal
del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, funcionarios y empleados de la
Justicia Penal, Cuerpo de Policial Judicial y del Ministerio Público, Servidores Públicos
de elección popular, funcionarios que gocen de fuero legal o constitucional, ancianos o
indígenas, esta situación se extiende a los exservidores públicos respectivos.
ƒ
Establecimientos de Reclusión de Justicia y Paz: son Establecimientos Penitenciarios y
Carcelarios contemplados en el Artículo 30 de la Ley 975 del 25 de julio de 2005, creados
para recluir a personas que se acojan a dicha Ley.
3.3
MISIÓN DEL INPEC
Administrar el Sistema Penitenciario y Carcelario, garantizando el cumplimiento de la pena
privativa de la libertad, la detención precautelativa, la seguridad, la atención social y el
tratamiento penitenciario de la población reclusa, en el marco de los Derechos Humanos.
3.4
VISIÓN DEL INPEC
Consolidar con eficacia y efectividad el Sistema Penitenciario y Carcelario, garantizando una
organización moderna, humanizada, comprometida con el Estado y sus Instituciones:
mediante la gerencia de los recursos, orientada a la solución integral de la problemática
penitenciaria y carcelaria en el campo de la seguridad y la integración social positiva.
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VALORES CORPORATIVOS DEL INPEC
1. Lealtad: firmeza en la defensa de los intereses del Instituto, representándolo con honor
y sirviéndole con vocación
2. Respeto: actuar, reconociendo en sí mismo y en el otro, sus valores, derechos y
diferencias
3. Honestidad: hacer lo que se debe hacer, obrando con rectitud, ética y moral
4. Responsabilidad: compromiso integral con el Instituto
5. Solidaridad: unión de esfuerzos en el cumplimiento de los objetivos del instituto
3.6
ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, organizacionalmente está constituido
por tres niveles: Central, Regional y de Establecimiento de Reclusión como se refleja en los
respectivos organigramas, anexos al presente Manual. (VER ANEXO 01)
4
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1
REQUISITOS GENERALES
4.1.1 Planificación. El presente Manual de Calidad se documentó de acuerdo con la
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000:2004, la cual promueve la
adopción de un enfoque basado en los procesos; enfoque que permite el control continuo
sobre los vínculos entre los procesos individuales que forman parte de Sistema General por
procesos y su interacción.
Con el objeto de determinar de manera conjunta los procesos del Instituto y teniendo en
cuenta que para su identificación se requieren de funcionarios con conocimiento amplio de la
entidad, mediante acta 016 del 28 de febrero de 05 se integró e impartieron lineamientos a
los delegados y se inició la identificación y construcción del Mapa de Procesos, integración
que fue legalizada por la Dirección General mediante Resolución 4623 del 05 de agosto de
2005 3 con el fin de responsabilizar y obtener la caracterización de los diferentes procesos
previamente identificados y aprobados mediante Resolución 4032 del 08 de julio de 2005 4 y
demás que la modifique o adicione. Los integrantes de dicho grupo de trabajo conformado
por auditores Internos de Calidad del Instituto, previamente adquirieron conocimiento y
formación en la Normatividad y Funcionalidad sobre el INPEC.
3
“Por la cual se conforman unos grupos temporales de trabajo para caracterizar los procesos del
Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC”
4
“Por la cual se aprueban y adoptan los Procesos para el INPEC, el respectivo Mapa de Procesos y
sus interacciones”
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El Mapa de procesos aprobado por la Dirección General se actualiza a segunda versión de
acuerdo con las siguientes recomendaciones (VER ANEXO 2):
Identificación del Proceso Planeación Institucional, como resultado de la Fusión de los
Procesos de Planificación Institucional y Planeación de Recursos, toda vez que las acciones
de estos están integradas en la Planeación Institucional, la cual abarca un conjunto de
fundamentos y actividades que integran la gestión, el direccionamiento estratégico, el
organizacional y el de recursos.
Los procesos Red Social y Postpenado, se excluyen del Mapa de Procesos con ocasión a
que cada uno por su parte se constituyen en actividades que se desarrollan dentro del
proceso de Tratamiento Penitenciario: Red Social como procedimiento de vinculación de
particulares al INPEC, para apoyar algunos programas que despliega la Subdirección de
Tratamiento y Desarrollo desde los Establecimientos de Reclusión; Postpenado, es una
actividad complementaria, contemplada en el Código Penitenciario que igualmente se
direcciona a través del procedimiento y que no se podría caracterizar como proceso toda vez
que no genera valor agregado al tratamiento penitenciario, sino al individuo en particular.
El proceso Servicio Militar, se excluye del Mapa de Procesos por ser una actividad que se
desarrolla dentro del proceso Gestión Académica cuyo objetivo es cumplir con la
capacitación del servidor público al servicio del INPEC en su formación basada en
competencias laborales y el fortalecimiento del desarrollo humano para el logro de la misión
institucional; adicionalmente la especialización de los interesados de la comunidad
académica.
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Estructura Documental. Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad
presentan la siguiente estructura:
NORMATIVIDAD
MANUAL
DE CALIDAD
CARACTERIZACIÓN DE
PROCESOS
REGLAMENTO GENERAL DE
REGIMEN INTERNO
PROCEDIMIENTOS
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
REGISTROS
INSTRUCTIVOS
Interrelación de los Procesos. Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del
INPEC se clasifican en manuales, procesos, procedimientos, instructivos, formatos e
instrucciones.
Agrupación de procesos. De acuerdo con la interrelación de las actividades y la Norma
técnica NTC-GP 1000:2004 los procesos se clasifican en:
ƒ
Procesos Estratégicos: son los que determinan las directrices y lineamientos a los
procesos misionales, incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y
estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la
disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la Dirección.
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ƒ
Procesos Misionales: son la razón de ser de la institución, generan impacto al cliente
creando valor para éste, incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado
previsto por la entidad y el cumplimiento de su objetivo social o su razón de ser.
ƒ
Procesos de Soporte: son los que dan apoyo a los procesos misionales para que puedan
ejecutarse, incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son
necesarios para los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis, y mejora.
ƒ
Procesos de Evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar
datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la
eficiencia, incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones
correctivas y preventivas, y son parte integral de los procesos estratégicos, de soporte y
los misionales.
Sin desconocer los conceptos anteriores, el Mapa de Procesos se fundamenta en el Ciclo de
DEMING, conocido como CICLO PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar); (VER ANEXO
2A)
Dentro de cada una de las etapas del Ciclo PHVA se identificaron los siguientes procesos
(VER ANEXO 2B):
ƒ
Planear
-
ƒ
Gestión Documental: Proceso Soporte, dirigido al control de los documentos internos
y externos del INPEC.
Direccionamiento Estratégico: Proceso Estratégico, el cuál define, orienta y
sensibiliza las políticas Institucionales.
Planeación Institucional: Proceso Estratégico, define las herramientas para el
cumplimiento de las estrategias, políticas y objetivos Institucionales, así mismo
planifica los recursos asignados.
Hacer
-
-
-
Atención al Cliente: Proceso Misional, a través del cual se realiza el seguimiento a la
percepción que tiene el cliente respecto al cumplimiento de los requisitos, con el fin
de brindar una óptima atención de los servicios prestados.
Ingreso: Proceso Misional, cuyo objetivo es fijar, identificar y ubicar a los Internos en
un Establecimiento de Reclusión.
Atención Integral: Proceso Misional, el cual determina los servicios básicos que debe
recibir un Interno para garantizar su calidad de vida en el Establecimiento de
Reclusión, durante su permanencia en el.
Seguridad: Proceso Misional, que establece los métodos y estrategias que garantizan
la permanencia de los Internos en los Establecimientos de Reclusión, conservando la
disciplina a través de la labor del Cuerpo de Custodia y Vigilancia.
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-
-
-
-
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Tratamiento Penitenciario: Proceso Misional, el cual establece los alcances para la
integración social positiva del Interno Condenado, mediante su participación activa en
un Sistema de oportunidades que le permita construir su proyecto de vida.
Gestión Académica: Proceso de Soporte, que establece como garantizar el
cumplimiento de los objetivos planteados para el desarrollo curricular de los cursos
de formación,
complementación, orientación, actualización y capacitación
programados por la Escuela Penitenciaria Nacional.
Contratación y Compras: Proceso de soporte, a través del cual se establece la
metodología para la elaboración de contratos y compras de las distintas
dependencias del INPEC.
Gestión Jurídica: Proceso de soporte, que determina los métodos aplicados para
realizar actividades en las áreas jurídicas en el nivel Central, Regional y dentro de los
Establecimientos de Reclusión.
Administración de Recursos: Proceso de Soporte, el cual determina como se proveen
los recursos financieros, humanos y físicos en el INPEC.
Disciplinario: Proceso de soporte, en el cual se determinan las acciones necesarias a
tomar cuando un Servidor o ex Servidor Público Penitenciario ha incurrido en una
falta.
Verificar
-
ƒ
Hoja
Revisión del Sistema: Proceso de Evaluación, que establece como se realiza la
revisión del Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución.
Seguimiento y Análisis de la Gestión: Proceso de Evaluación, que determina el
seguimiento y la evaluación de los planes y proyectos institucionales
Actuar
-
Gestión de Mejora: Proceso Estratégico, el cual determina la metodología para
comprobar y evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la
Calidad de la Institución.
Los procedimientos se clasifican según las actividades desarrolladas en:
ƒ
ƒ
ƒ
Procedimientos Operativos: son los documentos relacionados con las actividades propias
de seguridad de la organización.
Procedimientos de Tratamiento: son los documentos que contienen la guía de las
acciones para brindarle tratamiento penitenciario y atención social al Interno.
Procedimientos Administrativos: son los documentos que contienen la descripción clara y
precisa de la forma como se desarrollan las actividades de soporte para realizar los
procedimientos operativos y de Tratamiento al Interno, que se ejecutan en el Instituto.
Y de acuerdo con su aplicación en:
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ƒ
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Procedimientos Generales: son aquellos procedimientos que en el desarrollo de sus
tareas involucran todos los niveles de la Institución.
Procedimientos Específicos: son procedimientos que por su contenido específico en el
desarrollo de las tareas son aplicados por una Dependencia, Dirección Regional o
Establecimiento de Reclusión del Orden Nacional.
GESTIÓN DOCUMENTAL
La Gestión Documental en las Entidades del Estado se entiende como un conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de
la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final con el objeto
de facilitar su utilización y conservación. Para el INPEC es importante la organización y
conservación de los documentos y archivos dado que estos son necesarios para evidenciar
las actuaciones sobre el diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos y
deben ser considerados como uno de los principales activos de la Entidad, en el marco de
este numeral el Instituto ha establecido y caracterizado el Proceso de Gestión Documental.
4.2.1 Control de Documentos. El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, en
el año 2001 fue certificado por el ICONTEC bajo la Norma ISO 9002/94, en los procesos de
Tratamiento al Interno y Administración del Establecimiento Penitenciario y Carcelario de Alta
y Mediana Seguridad de Valledupar, desde ese año se han documentado procedimientos
para aplicación en el nivel Central, Regional y de Establecimientos de Reclusión, con la
expedición de la Ley 872/05 y su Decreto reglamentario 4110/04, el Instituto en el año 2004
inicio las actividades tendientes a la actualización de dichos procedimientos bajo los
parámetros establecidos por la Norma NTC GP 1000:2004.
El Instituto mediante Resolución 2971 de 12 de septiembre de 2001 asignó las funciones del
control de documentos a la División de Servicios Administrativos a través del grupo de
Correspondencia y Archivo. Para el desarrollo de esta función el Instituto cuenta con un
Archivo Central ubicado en Carrera 30 # 8-56 en la Ciudad de Bogotá y los archivos de
Gestión ubicados en cada una de las Dependencias y Áreas de las Direcciones Regionales y
de Establecimientos de Reclusión.
El INPEC para controlar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad desarrolló el
procedimiento: PA 11-001-07 Versión Oficial “Norma Fundamental del Sistema de Gestión
de la Calidad del INPEC”, este documento establece la estructuración de los documentos
exigidos en la Norma NTC GP 1000:2004, su control, conservación, divulgación y
seguimiento de los procesos, procedimientos y registros de acuerdo con lo establecido en los
numerales 4.2.3 y 4.2.4 de la Norma citada. La Oficina de Planeación en coordinación con
las Áreas de Planeación de las Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión son
las responsables de realizar el seguimiento en la elaboración, revisión, aprobación,
divulgación y modificación de los documentos y registros del Sistema de Gestión de la
Calidad (VER ANEXO 4).
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Así mismo, el Instituto cuenta con una herramienta metodológica para la producción de
documentos escritos, la cual establece los criterios y parámetros para organizar, agilizar,
comunicar y gestionar las actividades propias del Instituto; consignados en el procedimiento:
PA 22-038-07 Versión Oficial “Metodología para la elaboración de documentos escritos”,
herramienta conocida y aplicada por los funcionarios del Instituto.
Para el control, clasificación, radicación y despacho de la correspondencia producida y
recibida del Instituto se han documentado los siguientes procedimientos: PA 22-032-07
Versión Oficial “Recepción, clasificación, registro y distribución de correspondencia”, PA 22033-02-Versión Oficial “Producción y despacho de correspondencia” y PA 22-034-01
Versión Oficial “Manejo de correspondencia de Internos” y los demás referidos al tema,
relacionados en el Listado Maestro de Procedimientos documentados y publicados por la
Oficina de Planeación, (VER ANEXO 4B).
4.2.2 Control de Registros. De acuerdo con la normatividad vigente, Ley 594 de 2000 5 y
las demás que la modifiquen o adicionen, el INPEC está obligado a crear, organizar,
preservar y controlar sus archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística; responsabilidad
asignada a la Secretaría General por intermedio de la División Administrativa, quien vela por
la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de
archivo y así mismo responde por su organización, conservación y prestación de los
servicios archivísticos.
Mediante Acuerdo 042 de 2002, se establecen los criterios para organización de los archivos
de gestión y el inventario único documental, para lo cual el Instituto cuenta con las Tablas de
Retención Documental aprobadas por el Comité Evaluador de Archivo General de la Nación,
previo análisis y levantamiento documental para el Instituto por parte del Comité
Interdisciplinario de Archivo, creado mediante Resolución 8568 de 21 de noviembre de 1995;
en cumplimiento de dicha normatividad documentó el procedimiento PA 22-037-01 Versión
Oficial “Revisión Tablas de Retención Documental”, el cual permite actualizar las políticas
archivísticas de la Institución en el marco de los principios y reglas generales que regulan la
función archivística del Estado.
De acuerdo con el procedimiento PA 11-001-07 Versión Oficial “Norma Fundamental del
Sistema de Gestión de la Calidad del INPEC”, los registros de Calidad los deben identificar
las personas que intervienen en su elaboración o modificación, el jefe con mayor
responsabilidad en el proceso que se está documentando, con la asesoría de un
representante del grupo de Organización y Métodos de la Oficina de Planeación o Servidor
Penitenciario y Carcelario del Área de Planeación en las Direcciones Regionales y
Establecimientos de Reclusión.
5
“Por medio de la cual se dicta la Ley General de archivos y se dictan otras disposiciones”.
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En la identificación de Registros de Calidad se da prioridad a aquellos que una vez emitidos
permitan demostrar el cumplimiento de la Ley 65 de 1993; la gestión realizada por el INPEC
frente a la Población Interna, las acciones de vigilancia y custodia para garantizar el orden, la
seguridad y la disciplina dentro de cada Establecimiento de Reclusión, las acciones
cumplidas en caso de contingencias (eventos inesperados que permiten continuar operando
con fallas) o emergencias (eventos inesperados que impiden continuar operando), las
acciones correctivas o preventivas implementadas a partir de una no conformidad o
desviación en la aplicación de los procesos; el seguimiento efectuado a indicadores de
gestión, facilitar las investigaciones disciplinarias realizadas a Funcionarios ó Internos,
igualmente los Registros constituyen la evidencia de las Auditorias Internas.
Así mismo en cumplimiento de la NTC GP 1000:2004, los Registros de Calidad son
identificados de acuerdo con los requisitos establecidos en los distintos numerales de la
Norma.
En el numeral 7 de cada procedimiento, se establecen los criterios para la identificación,
organización, conservación y responsables de los Registros de Calidad, surgidos de la
aplicación de los procedimientos los cuales constituyen la evidencia del cumplimiento de los
requisitos y normatividad en la prestación del servicio a la Población Interna y demás
Usuarios del Instituto.
5
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
El compromiso de la Alta Dirección del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario se
encuentra reflejado en el Numeral 2 del presente Manual.
Corresponde a la máxima autoridad de la Entidad, la responsabilidad de establecer,
mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y misión de la organización; como lo establece la Ley 89 de 1998,
artículo 3, literal b.
5.2
ENFOQUE AL CLIENTE
La Alta Dirección de acuerdo con lo establecido en la Ley 65 de 1993, busca la satisfacción
del cliente a través del respeto de los Derechos Humanos, a la dignidad humana y las
garantías constitucionales.
Dentro de cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad del INPEC, se
disponen los procedimientos que hacen parte de su quehacer, la satisfacción del Cliente se
evalúa como se refleja en el numeral 8.2.1 del presente manual. (VER ANEXO 2B)
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POLÍTICA DE CALIDAD
El INPEC ha definido su Política de Calidad orientando todas las actividades a la satisfacción
de las necesidades y expectativas de nuestros clientes, bajo el marco de los Derechos
Humanos y la inviolabilidad de la Dignidad Humana, desplegada de la siguiente forma:
INTERESADO
POLÍTICA
Brindar a la población de Internos, Atención Social y
Tratamiento Penitenciario, con la seguridad necesaria para
proteger su integridad, bajo criterios de equidad. Así mismo
brindar a los interesados servicios que aseguren el análisis y
CLIENTE
respuesta oportuna de los requerimientos, teniendo en cuenta el
aporte de la ciudadanía en general en el marco del
cumplimiento de los principios constitucionales.
Promover un ambiente institucional favorable, fortaleciendo la
formación, capacitación e instrucción apropiadas para lograr un
buen desempeño por parte de los servidores públicos al servicio
FUNCIONARIOS
del INPEC y manejar adecuadamente los recursos con que
cuenta la Institución, para el logro de la transparencia y lucha
contra la corrupción.
SISTEMA DE
GESTIÓN DE
LA CALIDAD
Consolidar una cultura de calidad, apropiando el Mejoramiento
Continuo Institucional como una labor dinámica y permanente.
Generar un proceso de transparencia y eficiencia, que permita
PROVEEDORES asegurar el control y beneficio de nuestros proveedores y
organismos de control.
PC 001-08 V02
5.4
PLANIFICACIÓN
5.4.1
Objetivos de la Calidad. Son objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Lograr un nivel de satisfacción de los clientes, prestando adecuadamente los servicios
enmarcados dentro del Plan de Acción vigente del INPEC.
Promover la participación de todos los servidores públicos del INPEC, en los procesos
del Sistema de Gestión de la Calidad.
Plantear los mecanismos de formación, capacitación e instrucción necesarios para
mejorar la competencia de los servidores públicos al servicio del INPEC.
Mantener una cultura basada en la filosofía de la prevención de riesgos a través de la
identificación de causas.
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ƒ
ƒ
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Promover la cultura de Autocontrol, Autorregulación y Autogestión, efectuando
seguimientos periódicos a través de Auditorías Internas de Calidad y Revisiones
Gerenciales.
Mejorar Continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad.
5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad. De acuerdo con lo expuesto
en el numeral 5.4.2. de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP
1000:2004 una entidad que se oriente al aseguramiento de la calidad, debe planificar todos
los cambios que se realicen sobre sus procesos o en sus actividades como nuevos
proyectos relacionados con las actividades misionales, requerimientos legales específicos
definidos en nuevas leyes, decretos o reglamentos, modificaciones sobre la infraestructura
física, cambios en la tecnología que apoya los procesos misionales, la puesta en servicio de
nuevas sedes en las cuales es necesario prestar los servicios, la supresión o reducción del
alcance de una o varias sedes en las cuales se prestan los servicios, cambios en la
estructura organizacional, la implementación de nuevos enfoques de administración, la
modificación o reglamentación de la normatividad Penitenciaria. La necesidad de efectuar
ajustes a nivel presupuestal motivados por factores internos o externos a la entidad, la
aplicación de operativos de seguridad simulados orientados a verificar en forma temprana las
fallas que se puedan presentar en su ejecución, teniendo en cuenta entre otros los siguientes
aspectos:
1. Identificación del Sistema de Gestión de la Calidad
• Identificar los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad
• Determinar la secuencia de los procesos
2. Descripción de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad
• Definir el propósito y asignar responsable del proceso
• Definir las interacciones de los procesos
• Establecer las mediciones de desempeño de los procesos
3. Definir y documentar métodos para la gestión de los procesos del Sistema de Gestión de
la Calidad
• Identificar etapas de los procesos
• Definir los métodos para operar los procesos
• Establecer los controles para los procesos
Cualquier cambio que se produzca en el Sistema de Gestión de la Calidad derivado de la
planificación se realizará de acuerdo con las disposiciones establecidas en el presente
manual asegurando en todo momento que la integridad del Sistema no se vea afectada por
dichos cambios.
Para asegurar la consecución de cada objetivo de la calidad, en el Instituto Nacional
Penitenciario y Carcelario y de conformidad con lo preceptuado en la Política Gubernamental
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Organizativa para el cuatrienio, los artículos 339, 341 y 343 de la Constitución Política de
Colombia y la Ley 152 del 15 de junio de 1994 “Ley Orgánica del Plan Nacional de
Desarrollo” la Dirección General del INPEC con la participación de los responsables de los
procesos Estratégicos y Misionales, documenta y aprueba los planes Institucionales en los
cuales se materializan las estrategias de la Entidad para dar cumplimiento a la Misión, Visión
y Objetivos, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de sus metas,
los cuales mantienen su integridad con el Sistema de Gestión de la Calidad.
En consecuencia se ha determinado la estandarización de los procedimientos en los cuales
se refleja claramente la planificación de las diferentes actividades, adicionalmente se ha
determinado que frente a las Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión de
cualquier categoría y coordinado desde la Sede Central es relevante la aplicación de los
siguientes procedimientos: Diseño de estructuras funcionales con la coordinación en su
aplicación de la Oficina de Planeación del nivel Central; Implementación de nuevas leyes y
regulaciones referentes al Sistema Penitenciario y Carcelario con la coordinación en su
aplicación de la Oficina Jurídica; implementación de nuevos proyectos administrativos bajo la
coordinación de la Oficina de Planeación; programación de aplicativos bajo la coordinación
de la Oficina de Sistemas e Informática ; implementación de cambios en tecnología de
seguridad bajo la coordinación de la Oficina de Planeación; diagnóstico de necesidades de la
infraestructura física bajo la coordinación de la División de Servicios Administrativos; y
Creación y puesta en marcha de un Establecimiento de Reclusión bajo la coordinación de la
Oficina de Planeación.
Para los Establecimientos de Reclusión el cumplimiento a este requisito se ve reflejado en la
aplicación de los siguientes procedimientos:
•
•
•
PA 13-007-01 Versión Oficial “Elaboración o modificación de los reglamentos de
Régimen Interno de los Establecimientos de Reclusión” por su impacto en el
procedimiento que lo sustenta con la coordinación en su aplicación de la Oficina Jurídica
y del área jurídica de la Regional y Establecimiento de Reclusión.
PT 52-010-07 Versión Oficial “Creación, Fortalecimiento y Administración de Actividades
Productivas por Administración Directa” con la coordinación en su aplicación de la
Subdirección de Tratamiento y Desarrollo y el Área de Tratamiento y Desarrollo de la
Regional y Establecimiento de Reclusión.
Simulacros bajo la coordinación del Comando de Custodia y Vigilancia.
En todo caso cuando los resultados de los procesos no son satisfactorios o cuando se quiere
ampliar la capacidad de los mismos el mejoramiento se desarrolla a través de los Planes de
Mejoramiento, los cuales son de aplicación en los tres niveles, bajo la coordinación,
seguimiento y control de las Oficina de Planeación y Control Interno, respectivamente.
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RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
5.5.1 Responsabilidad y Autoridad. De acuerdo con la Organización Interna del INPEC,
se ha establecido un Manual de Funciones y Competencias Laborales en el cual están
plasmadas las funciones por las cuales debe responder cada funcionario de acuerdo con el
cargo y su jerarquía organizacional, Resoluciones No. 5435/05, 6334/06, 0161/07, 498/07 y
las demás que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
Así mismo la Dirección General del INPEC, mediante el acto de delegación puede transferir
el ejercicio de funciones a sus colaboradores de acuerdo con lo establecido en la Ley 489 de
1998 6 , dentro de las funciones se encuentra la coordinación y control.
5.5.2 Representante de la Dirección. El Director General del INPEC selecciona un
miembro de la Organización del Nivel Directivo que tenga incidencia en toda la Entidad.
Para la Dirección General es importante que la persona seleccionada, tenga conocimiento de
los procesos y dominio sobre el Sistema de Gestión de la Calidad en el INPEC; está persona
será evaluada periódicamente por la Dirección de acuerdo con la implementación,
desempeño y sostenibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad. Este miembro de la
Organización tendrá que desarrollar las siguientes competencias: liderazgo, planeación,
toma de decisiones, trabajo en equipo, colaboración, dirección y desarrollo de personal.
Por esta razón a través de la Resolución 2203 del 17 de abril de 2006 7 , el INPEC da
cumplimiento con lo establecido en la Norma NTC GP 1000:2004 en el numeral 5.5.2, el cual
establece la designación de un representante para implementar el Sistema de Gestión de la
Calidad dentro de la Institución, nombrando al Jefe de la Oficina de Planeación para que
desarrolle estas funciones.
El Director General de la Institución está enterado del avance, desarrollo y novedades del
Sistema de Gestión de la Calidad y prestación del servicio periódicamente, toda vez que
cuenta legalmente con los órganos de asesoría y coordinación entre ellos el Comité de
Coordinación, integrado por los responsables de cada Dependencia al cual también se
podrán invitar todos aquellos funcionarios del Instituto, que considere necesario dependiendo
del tema.
5.5.3 Comunicación Interna. La Dirección General del INPEC, realiza reuniones
semanalmente con el Comité de Coordinación; con el fin de cubrir la Institución a nivel
Nacional, utiliza como medio de comunicación el Avantel, herramienta que poseen los
responsables de los procesos, Directores, Subdirectores y algunos Servidores Penitenciarios
6
“Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional “
“Por la cual se ratifica el representante de la Dirección General para implementación del Sistema de Gestión
de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno”
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y Carcelarios de diferentes niveles de la Institución, quienes tienen la posibilidad de escuchar
y participar de la reunión, en la cual se plantea por parte del Director y sus colaboradores,
soluciones a distintas situaciones y novedades sobre el Sistema Penitenciario.
De igual forma se procede en las Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión
en los cuales en cumplimiento de las disposiciones establecidas legalmente se deben
realizar reuniones con el personal Administrativo y del Cuerpo de Custodia y Vigilancia.
En la Sede Central para llegar a todos los Servidores Penitenciarios se realiza la Relación de
Servicios, Relación General y la Relación de Instrucción, dichas relaciones son convocadas
por la Dirección General, son de participación obligatoria y tienen lugar en el Auditorio
“Defensores de la Justicia”, cuando el Director lo convoque para informar sobre temas de
interés general.
5.6
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Resultados de la Revisión
Para la revisión del Sistema por parte del INPEC la Institución se basa en el procedimiento
PA 11-024-06 Versión Oficial “Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad”, a través de la
Relación General y Relación de Servicios, de conformidad con lo establecido en el numeral 5
del citado procedimiento se presenta según lo dispuesto en la instrucción 6.3.2 del mismo.
Adicionalmente de acuerdo con las propuestas presentadas se analizará y estudiará la
viabilidad para el cumplimiento de las mismas, teniendo en cuenta los aspectos
presupuéstales, de Talento humano, infraestructura, programas y proyectos de Atención
Integral, Tratamiento Penitenciario, seguridad, apoyo de la Red Social y otros elementos
necesarios. Para llevar a cabo lo formulado, se establecen compromisos y responsables,
quienes realizarán seguimiento a las acciones de mejora propuestas previamente en la
documentación de los planes de trabajo, como producto de las mismas, utilizando el formato
OP 11-121-02 Versión Oficial “Plan de trabajo”.
Este numeral es aplicado por la Dirección General, Direcciones Regionales y
Establecimientos de Reclusión o persona delegada como representante para garantizar el
mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad a través del desarrollo
de la revisión, siguiendo los lineamientos establecidos en la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública NTC GP 1000:2004 y en el procedimiento aprobado mediante Resolución
No. 4031 del 08 de Julio de 2005 por parte de la Dirección General.
6
GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1
PROVISIÓN DE RECURSOS
La Dirección General del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, proporciona los
recursos humanos, económicos, físicos y técnicos necesarios para implementar el Sistema
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de Gestión de la Calidad, con el objetivo de alcanzar la satisfacción del cliente y el
mejoramiento continuo, teniendo en cuenta que la relación generada por estos beneficios y
costos sea positiva para la Institución, de acuerdo con lo establecido en la Ley 152 de 1994 8
y la Ley de Presupuesto General de la Nación en vigencia y su Decreto de Liquidación y
demás disposiciones.
6.2
TALENTO HUMANO
6.2.1 Generalidades. La División de Gestión Humana del Instituto Nacional Penitenciario y
Carcelario INPEC a través de los procedimientos: PA 21-009-01 Versión Oficial
“Nombramientos y destinaciones”, busca establecer el método para proporcionar los cargos
vacantes de la planta de personal de la Institución, teniendo en cuenta la formación,
habilidades y competencias de los servidores según lo establecido en el Manual de
Funciones y Competencias del Instituto, para ejercer las distintas funciones y del
procedimiento PA 21-061-01 Versión Oficial “Selección de Personal para Ingreso a Carrera
Penitenciaria” el cual busca establecer los pasos a seguir para el ingreso del personal a la
Carrera Penitenciaria. En todo caso la provisión y nombramiento del personal se realiza de
conformidad con lo establecido en el Decreto 407 de 1994 9 y el Titulo IV “Del ingreso y el
ascenso al empleo Público” de la Ley 909 de 2004 10
6.2.2
1
Competencia, Toma de Conciencia y Formación
El INPEC, como soporte de los requerimientos de los servidores penitenciarios y
carcelarios, estableció:
a. El Manual de Funciones y Competencias, el cuál refleja el perfil del servidor
competente.
b. El Procedimiento PA 21-042-02 Versión Oficial “Organización y Programación del Plan
de Capacitación y Educación Continuada”, el cual establece el orden en que se debe
realizar la organización del plan de capacitación y educación continuada en el Instituto
Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, ya sea a nivel Regional, de
Establecimientos de Reclusión o Sede Central, incluyendo la Escuela Penitenciaria
Nacional, adicionalmente la División de Gestión Humana establece en el formato OP
21-097-01 Versión Oficial “Plan anual de capacitación”, el cual es aprobado por el
Comité de Capacitación.
La Institución cuenta con un presupuesto designado para la capacitación de los
servidores de acuerdo con el procedimiento PA 11-014-01 Versión Oficial “Elaboración
Anteproyecto de Presupuesto”
8
9
“Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo “
“Por el cual se establece el Régimen de Personal del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario
“Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Público, la Carrera Administrativa y se dictan otras
disposiciones”
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c. Dentro de la Institución se debe realizar la evaluación constante al desempeño de los
funcionarios de acuerdo con lo establecido por la Ley y los reglamentos, para esto se
documento el procedimiento PA 21-007-01 Versión Oficial “Evaluación y calificación de
servicios”, el cual establece los lineamientos a seguir para evaluar y calificar a los
funcionarios inscritos en la Carrera Penitenciaria del INPEC.
d. El Instituto a través de los Acuerdos de Gestión busca que tanto los servidores públicos
y particulares que ejercen funciones públicas sean concientes de la importancia de sus
actividades. Se cuenta con la Guía Metodológica para la elaboración de los formatos de
Acuerdos de Gestión publicada por el Departamento Administrativo de la Función
Pública DAFP.
El seguimiento al Nivel Directivo se realiza trimestralmente a cargo de la Oficina de
Planeación; lo anterior de acuerdo con lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 909 de
2004, que en su numeral 3 estipula: “El acuerdo de gestión será evaluado por el
superior jerárquico en el término máximo de tres meses después de acabar el
ejercicio, según el grado de cumplimiento de los objetivos”.
La evaluación de competencias gerenciales para la provisión de empleos de libre
nombramiento y remoción se realiza anualmente a cargo de la Oficina de Control
Interno o quien haga sus veces, se actúa bajo lo establecido en el Decreto 1601 del 20
de mayo de 2005 y el personal de Carrera se evalúa semestralmente a través de la
Evaluación del Desempeño Laboral; en concordancia con la Normatividad vigente.
e. El INPEC en cumplimiento del numeral 4.2 del presente manual, mantiene actualizados
los registros de la educación, formación, habilidades y experiencias de los servidores
públicos y particulares que ejercen funciones públicas.
6.3
INFRAESTRUCTURA
El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, cuenta con la siguiente
infraestructura, necesaria para dar cumplimiento con los requisitos establecidos para la
prestación del servicio:
A. Obras civiles. De acuerdo con los requerimientos, se documentó el procedimiento PA. 22040-06 Versión Oficial “Diagnóstico de Necesidades de la Infraestructura Física”, el cuál
establece los pasos a seguir para identificar las necesidades de mantenimiento y adecuación
de las instalaciones físicas de los Establecimiento de Reclusión y edificaciones del Instituto.
Igualmente se documento el procedimiento PA 22-031-06 Versión Oficial “Programación y
Ejecución para el Mantenimiento y Adecuación de la Infraestructura Física”, el cual establece
la metodología para realizar una programación sobre el mantenimiento correctivo y/o
preventivo y adecuaciones menores de la infraestructura física de los Establecimientos de
Reclusión y las demás edificaciones del Instituto.
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B. Equipos para los procesos (Hardware y Software). Dentro de los recursos disponibles en
el Instituto, se encuentra la página Web, servicio de correo electrónico para los funcionarios,
Intranet, cinco servidores de bases de datos, transmisión de datos y voz a través del
NetMeeting, al igual cuenta con dispositivos de seguridad para el almacenamiento de
información (back up).
La Oficina de Sistemas e Informática presta soporte técnico a nivel nacional, cuenta con tres
grupos de apoyo: grupo de soporte, encargado de realizar mantenimiento correctivo y
preventivo; grupo de análisis y diseño, el cual es el encargado de realizar las
programaciones del sistema y el grupo de comunicaciones el cual regula el funcionamiento
de las redes a nivel nacional.
Dentro de la División de Servicios Administrativos se documentó el procedimiento PA 22028-01 Versión Oficial “Mantenimiento Preventivo de Equipos”, en el cual se establecen las
actividades que se desarrollan, para realizar el mantenimiento preventivo de todos los
equipos electrónicos, incluyendo fotocopiadoras, equipos asociados al cuarto inteligente,
planta de tratamiento de aguas, planta eléctrica, equipos del rancho, lavandería, talleres, aire
acondicionado, odontológicos y médicos ubicados en las áreas de sanidad.
6.4
AMBIENTE DE TRABAJO
El Instituto a través de la División de Gestión Humana, busca proporcionar un ambiente de
trabajo favorable a los funcionarios, para cumplir con la conformidad de los requisitos del
servicio.
A través de los programas de Bienestar Social la Institución busca crear una cultura de
mejoramiento continuo en todos los niveles, brindar seguridad laboral a los funcionarios, así
como generar el compromiso institucional y el sentido de pertenencia hacia esta. Dentro de
los procedimientos se encuentran: procedimiento PA 21-030-01 Versión Oficial
“Implementación programa de Salud Ocupacional”, en el cual se definen los métodos para
identificar y establecer las actividades para la prevención y control de los riesgos
ocupacionales dentro de la Institución y el procedimiento PA 21-045-08 Versión Oficial
“Conformación Comité Paritario de Salud Ocupacional”, el cual se integra y cumple sus
funciones de acuerdo con lo reglamentado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
7
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.1
PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
La Dirección General del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, planifica y
desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio dentro del Plan de Acción
anual y de acuerdo con los requisitos de la Norma NTC GP 1000:2004.
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La planificación del servicio es coherente con los requisitos del Sistema de Gestión de la
Calidad toda vez que los procesos son parte integral del Sistema de Gestión de la Calidad
como se refleja en el Mapa de Procesos (VER ANEXO 02), de la misma forma son revisados
periódicamente por la Alta Dirección para verificar la ejecución y cumplimiento de los
objetivos, requiriendo y aplicando recursos específicos de acuerdo con el numeral seis de
este manual, actividades que influyen directamente en la satisfacción de los usuarios.
La Dirección General del INPEC establece que:
•
•
•
•
7.2
Cada uno de los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad posean
un objetivo general congruente con los objetivos de Calidad y los requisitos para el
servicio.
Los procesos y procedimientos se encuentran documentados y cuentan con los recursos
necesarios para la prestación del servicio.
El seguimiento se realiza a través de indicadores, según las políticas institucionales.
Se realiza un control de registros como evidencia del cumplimiento de los requisitos del
servicio.
PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el Servicio. En el Instituto
Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC los requisitos del servicio son establecidos
mediante disposiciones legales y reglamentarias, en cada uno de los procesos y
procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad se referencia los requisitos legales
aplicables.
Dentro de las disposiciones legales sobre la prestación del servicio se encuentran:
•
•
•
Ley 65 del 19 de Agosto de 1993 – Código Penitenciario y Carcelario.
Ley 489 del 29 de Diciembre de 1998– Por el cual se dictan normas sobre la
organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las
disposiciones, principios y reglas. Artículo 17 Numeral 11: Diseño de mecanismos,
procedimientos y soportes administrativos orientados a fortalecer la participación
ciudadana en general y de la población usuaria en el proceso de toma de decisiones, en
la fiscalización y el óptimo funcionamiento de los servicios.
Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003 “Por el cual se crea el Sistema de Gestión de la
Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público”. – Artículo 5 literal b: Obtener
información de los usuarios, destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y
expectativas relacionadas con la prestación de los servicios o cumplimiento de las
funciones a cargo de la entidad, y la calidad de los mismos. Artículo 6 numeral 4: Los
controles o principios de calidad mínimos que deben cumplirse en el desarrollo de la
función o la prestación del servicio y en los procesos de comunicación y atención a
usuarios destinatarios.
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•
•
•
•
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Resolución 7302 de 2005, “Por medio de la cual se revocan las Resoluciones 4105 del
25 de septiembre de 1997 y 5964 del 09 de diciembre de 1998 y se expiden pautas para
la atención integral y el Tratamiento Penitenciario.
Ley 734 del 5 de febrero de 2002, “Por la cual se expide le Código Disciplinario Único”
Ley 87 de 1993, " Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno
en las Entidades y Organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.
Ley 909 del 23 de septiembre de 2004, “Por la cual se expiden normas que regulan el
empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras
disposiciones”.
Decreto 407 de 1994, “Por el cual se establece el régimen del personal del Instituto
Nacional Penitenciario y Carcelario”.
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el servicio. La Institución realiza la
revisión de los requisitos de la prestación del servicio registrados en los procesos que hacen
parte del Sistema de Gestión de la Calidad asegurando que:
•
•
Cuenta con los requisitos para la prestación del servicio claramente definidos, como lo
establece el numeral 7.2.1.
El INPEC tiene la capacidad y cuenta con los recursos necesarios para la prestación del
servicio.
De acuerdo con lo establecido en el numeral 4.2 del presente Manual, se deben mantener
registros de los resultados de las revisiones y las acciones derivadas de estas. De igual
modo si se realiza alguna reforma a los requisitos del servicio, la documentación será
modificada y divulgada para conocimiento de todos los interesados.
7.2.3 Comunicación con el Cliente. El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario
INPEC, cuenta con los medios necesarios para establecer una comunicación eficiente con
los clientes a través de:
•
•
•
•
•
•
La página Web http://www.inpec.gov.co
Intranet
Correo electrónico
Vía telefónica
Correspondencia interna
Atención personalizada
Dentro de las disposiciones que el INPEC adopta para establecer una comunicación eficiente
con el cliente, la Ley 489 del 29 de Diciembre de 1998 en el Artículo 17; Numeral 11 dicta:
“Diseño de mecanismos, procedimientos y soportes administrativos orientados a fortalecer la
participación ciudadana en general y de la población usuaria en el proceso de toma de
decisiones, en la fiscalización y el óptimo funcionamiento de los servicios”.
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El desarrollo del proceso de Atención al Cliente tiene su principio en los Establecimientos de
Reclusión, donde el Interno recibe los beneficios de la Institución. En la Sede Central se
ofrece la atención a la familia del Interno, atención de quejas y reclamos, derechos de
Petición y acciones de Tutela a través de los Grupos Atención al Ciudadano, Derechos
Humanos, Tutelas y la Oficina Jurídica respectivamente.
7.3
DISEÑO Y DESARROLLO
El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, regula su gestión de acuerdo con lo
preceptuado en las normas de política criminal y penitenciaria. No obstante para el
cumplimiento de algunos procesos, diseña y desarrolla servicios necesarios para cumplir los
requisitos establecidos por las partes interesadas.
7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo. El INPEC planifica el diseño y desarrollo de
los servicios necesarios para el cumplimiento de la misión Institucional, a través del
desarrollo de las actividades referidas en la caracterización de los procesos, asignando los
responsables para cada una de estas, reflejados en los respectivos cronogramas, planes de
trabajo y comunicados para su cumplimiento mediante pautas o directivas, entre otros.
Los elementos de la planificación deben ser actualizados, cuando se presenten novedades o
resultados no deseados durante el diseño y desarrollo de los servicios.
7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo. Los elementos de entrada para
el diseño y desarrollo de los servicios en el INPEC, definidos en las normas vigentes que
permiten la funcionalidad del Instituto, así como aquellas que regulan la prestación del
servicio, igualmente se encuentran determinados en la caracterización de cada uno de los
procesos y los distintos procedimientos necesarios para la ejecución de estas actividades.
7.3.3 Resultado del diseño y desarrollo. Los resultados del diseño y desarrollo de los
servicios se registran en los documentos conexos al proceso y establecidos en los
respectivos procedimientos según sea el tema, proporcionando la información necesaria a
los interesados para el adecuado desarrollo de los mismos.
7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo. El responsable del proceso junto con el equipo
de trabajo que participa en el diseño y desarrollo del servicio realizan la revisión de las
actividades planeadas, a través de videoconferencias, reuniones, programas de avantel,
medios electrónicos, entre otros, dejando los respectivos registros de calidad.
En el evento de presentarse recomendaciones o cambios en las acciones determinadas, se
procederá por parte del responsable del proceso a adecuarlo y de igual manera procederá a
comunicar los cambios a las partes interesadas.
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7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo. La verificación del diseño y desarrollo del
servicio se realiza para asegurar el cumplimiento de la planificación del mismo, utilizando los
registros necesarios. (Ver 7.3.1)
7.3.6 Validación del diseño y desarrollo. La validación del diseño y desarrollo se realiza
sobre lo establecido en el numeral 7.3.1, para asegurar que cumple con los requisitos
establecidos por las partes interesadas y su aplicación es adecuada.
7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo. Acorde con lo establecido en el
segundo párrafo del numeral 7.3.4 del presente manual y cuando sea necesario se deben
revisar, verificar y validar los cambios al diseño y desarrollo del servicio.
7.4
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
7.4.1 Proceso de adquisición de bienes y servicios. El Instituto Nacional Penitenciario y
Carcelario INPEC, se basa en las disposiciones legales que cobijan a las Entidades
Públicas. La División de Servicios
Administrativos del INPEC ha documentado el
procedimiento: PA 22-001-02 Versión Oficial “Elaboración Plan General de Compras”, el cual
permite determinar los bienes a adquirir con los recursos asignados en el presupuesto del
Instituto por el rubro adquisición de bienes priorizando las necesidades de los
Establecimientos de Reclusión y Dependencias.
De igual forma se documentaron los siguientes procedimientos: PA 22-047-07 Versión Oficial
“Contratación de Mínima Cuantía”, en el que se establecen los pasos a seguir para la
adquisición de bienes muebles o servicios para el INPEC cuya cuantía sea igual o inferior al
10% de la menor cuantía, determinado en función el presupuesto anual de la entidad,
expresado en salarios mínimos legales vigente y los recursos propios que adquiera cada
Establecimiento y el procedimiento PA 22-009-01 Versión Oficial “Orden de Trabajo” en el
cual se determinar los pasos a seguir para la adquisición de servicios de la División de
Servicios Administrativos, Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión cuya
cuantía sea inferior o igual a 50 salarios mínimos legales vigente, tomando como base legal
la Ley de Contratación Administrativa Nº 80 de 1.993, artículo 24, Manual de
procedimientos de Contratación, Resolución No. 036 de 1.998 del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.
7.4.2 Información para la adquisición de bienes y servicios. La información requerida
para la adquisición de bienes y servicios se centra en el cumplimiento de las leyes vigentes.
Se documentó el procedimiento: PA 22-046-07 Versión Oficial “Licitación o Concurso Público
y Contratación Directa”, por el cual se determinan los pasos a seguir para la adquisición de
bienes o servicios por licitación o concurso público en cuantía mayor a los 1000 salarios
mínimos legales vigentes; por contratación de menor cuantía, llamada Convocatoria será
hasta 1000 salarios mínimos legales vigentes, es decir mayor al 10% de la menor cuantía,
determinados en función del presupuesto anual de la entidad, expresado en salarios
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mínimos legales vigentes como lo establece el Numeral 1, Literal , Artículo 24 de la Ley 80
de 1993 y el parágrafo 1, artículo 1 del Decreto 2170 de 2002.
7.4.3 Verificación de los productos y bienes adquiridos. La División de Servicios
Administrativos, en conjunto con la dependencia directamente involucrada en la necesidad
de la adquisición del bien o servicio, realiza la verificación teniendo en cuenta los pliegos de
peticiones, términos de referencia y métodos para la aceptación del producto y/o servicio.
7.5
PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio. El control de la
prestación del servicio del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, se encuentra
expuesto en la respectiva caracterización de cada proceso, además la Institución establece
controles generales con base en reglamentos, acuerdos, estatutos y resoluciones. (VER
ANEXO 03)
La Dirección General de la Institución busca que cada proceso que hace parte del Sistema
de Gestión de la Calidad disponga para la prestación del servicio de:
a) Procedimientos que hagan parte de los procesos, en los cuales se describan las
actividades y controles necesarios para la prestación del servicio.
b) Equipos necesarios para la prestación del servicio, a los cuales se les hará
mantenimiento.
c) Actividades para la implementación del servicio.
La Subdirección de Tratamiento y Desarrollo, documentó el procedimiento PT 50-012-07
Versión Oficial “Evaluación, selección, asignación, seguimiento y certificación de actividades
válidas para redención de pena”, en el cual se establecen los pasos a seguir para la
evaluación, selección, aprobación y asignación de Internos e Internas dentro del sistema de
oportunidades del Establecimiento de Reclusión en actividades ocupacionales de trabajo,
estudio y enseñanza, además del seguimiento y evaluación del desempeño, regulado a
través de la Junta de Evaluación de Trabajo, Estudio y Enseñanza (JETEE).
7.5.2
Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio
(EXCLUSIÓN)
7.5.3 Identificación y Trazabilidad. La Dirección General del
Instituto Nacional
Penitenciario y Carcelario INPEC aprobó el procedimiento PA 11-001-07 Versión Oficial
“Norma Fundamental del Sistema de Gestión de la Calidad del INPEC”, en la cuál se
establece la estructura de los documentos, el control, conservación, divulgación y
seguimiento de los procesos, procedimientos y registros. Los procedimientos que desarrolla
el INPEC son identificados durante las diferentes etapas de gestión.
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7.5.4 Propiedad del Cliente. Se considera propiedad del cliente los documentos con
información proporcionada por el mismo, necesarios para prestar el servicio, cuando se
realiza la recepción de los documentos se verifica la información suministrada por el usuario.
Los elementos que son propiedad del usuario se protegen y salvaguardan bajo archivo y allí
sólo tiene acceso el personal involucrado y designado para tal fin. En caso de pérdida o
deterioro de los elementos de los usuarios, el funcionario designado para salvaguardar y
proteger los mismos, comunica al usuario y realiza el respectivo registro en el formato OP
11-115-01 Versión Oficial “Reporte de acciones correctivas y preventivas”.
7.5.5 Preservación del servicio. El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC,
preserva la prestación del servicio durante el proceso interno hasta la entrega del resultado
del mismo. Esta preservación incluye la identificación, manipulación, embalaje,
almacenamiento y protección de algunos elementos que son necesarios y adecuados para la
buena prestación del servicio y dada la naturaleza de los procesos, de la información,
incluyendo control de acceso al área de servidores y la realización de backups de respaldo
de la misma.
La División de Servicios Administrativos en coordinación con la Oficina de Planeación
distribuyen los recursos para los rubros de compra de equipos, materiales y suministros con
su debida justificación de acuerdo a los Objetivos, Planes, Proyectos y Programas
Institucionales.
7.6
CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Dentro de los Procedimientos Generales realizados por el Instituto Nacional Penitenciario y
Carcelario INPEC, no se utilizan herramientas de medición que requieran de calibración. Sin
embargo, existen Procedimientos Específicos en el
Establecimiento Penitenciario y
Carcelario de Alta y Mediana Seguridad de Valledupar EPCAMSV se documento el
Procedimiento PA 50-039-01 Versión Oficial “Control de equipos de inspección, medición y
ensayo”, este procedimiento establece disposiciones para el control, calibración y
mantenimiento de equipos de inspección, medición y ensayo con el propósito de asegurar
que son apropiados para el uso.
El mantenimiento, calibración y uso de los equipos necesarios para la prestación de los
diferentes servicios se realiza de acuerdo con lo establecido en los manuales de uso
suministrados durante su adquisición por los proveedores, los cuales deben estar ubicados
cerca del respectivo equipo y previa difusión a los responsables de su operación.
Dentro del manejo de Cajas Especiales se destina una partida al rubro denominado: Cajas
Especiales- Fondo de maquinaria, cuyos recursos son utilizados para la compra de nuevos
equipos o el mantenimiento preventivo o correctivo de los mismos, previa consolidación del
Plan de Mantenimiento a nivel Nacional y priorización de necesidades.
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APROBADO: T. MOYA S.
ELABORÓ: GRUPO ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS.
REVISÓ:
8
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1
GENERALIDADES
APROBO: G. AGUILLÓN G.
El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, ha definido los mecanismos de
seguimiento, medición, análisis y mejora, con el objeto de lograr un adecuado servicio a los
usuarios y un mejoramiento continuo de los procesos.
Para ello ha establecido análisis de información de los diferentes procesos, indicadores de
gestión, información estadística y auditorias internas, soportado en personal competente,
procedimientos e instructivos.
8.2
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8.2.1 Satisfacción del Usuario. La aplicación de encuestas a los usuarios de los servicios
ofrecidos por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, permiten obtener un
panorama más amplio y fiable acerca de lo que piensan y sienten los usuarios.
En el marco del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo
Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005”, se aplicó la
Encuesta de Diagnostico MECI en la Sede Central, Direcciones Regionales y
Establecimientos de Reclusión como herramienta de control estratégico, de gestión y de
evaluación con miras al mejoramiento continuo.
8.2.2 Auditoría interna. El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, cuenta con
el procedimiento PA 12-001-06 Versión Oficial “Realización de Auditorias Internas del
Sistema de Gestión de la Calidad”, el cual establece la programación, planificación y
ejecución para el desarrollo de las Auditorias Internas en el Sistema de Gestión de la Calidad
del INPEC. La programación de Auditorias Internas en el Instituto Nacional Penitenciario y
Carcelario INPEC es una (1) vez por trimestre, en la Sede Central a cargo de la Oficina de
Control Interno, en las Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión el área
encargada de esta actividad.
Las Auditorias Internas aplican a todos los documentos definidos para la Sede Central,
Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión y que forman parte del Sistema de
Gestión de la Calidad.
8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos. La Oficina de Control Interno
documentó los procedimientos; PA 12-002-01 Versión Oficial “Verificación y Seguimiento a
los Procesos de Administración de Recursos Físicos” cuyo objetivo es realizar la
verificación y seguimiento de la aplicación de las normas de administración de recursos
físicos del Instituto y el procedimiento PA 12-003-01 Versión Oficial “Verificación y
seguimiento a los procesos establecidos en la División de Gestión Humana Sede Central,
Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión”, en el cual se establece como se
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APROBO: G. AGUILLÓN G.
realiza la verificación y seguimiento al cumplimiento de las normas de administración de
personal, en la eficiencia de los programas establecidos en la Sede Central, Direcciones
Regionales y Establecimientos de Reclusión.
8.3
CONTROL DEL PRODUCTO/SERVICIO NO CONFORME
El Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC
para el control del producto/servicio no conforme establece, implementa y mantiene el
procedimiento PA 11-025-07 Versión Oficial “Identificación, tratamiento y seguimiento del
producto/servicio no conforme”. En éste se describen las actividades a seguir en el caso en
que se identifique un producto/servicio que no cumple con las características de calidad y
para evitar el uso no intencionado del mismo. Este procedimiento aplica a todos los servicios
Institucionales que se desarrollan dentro del Sistema de la Gestión de la Calidad.
8.4
ANÁLISIS DE DATOS
El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC para el Sistema de Gestión de la
Calidad determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad,
eficacia, eficiencia y efectividad del mismo. La Oficina de Planeación documentó el
procedimiento PA 11-021-02 Versión Oficial “Recolección Consolidación, Análisis y
Divulgación de la Información Estadística”, cuyo objetivo es recopilar, clasificar, sistematizar,
analizar, proyectar, mantener actualizada y divulgar la información estadística de la
población interna del Instituto generada en los Establecimientos de Reclusión, como
herramienta que permita la toma de decisiones por parte de la Dirección General, Dirección
Regional, Establecimiento de Reclusión, Entidades del Sector Justicia Entidades de Control,
como medio de información ilustrativo para las demás entidades del Gobierno y comunidad
en general.
La Oficina de Planeación documentó la Matriz de Indicadores de la Política de Calidad (VER
ANEXO 03), toda vez que refleja cuantitativamente el desempeño de la Institución, indicando
los documentos que evidencian el cumplimiento de la política de Calidad, frecuencia de
evaluación y objetivos del periodo reflejando la congruencia entre las directrices de la Política
de Calidad y objetivos de Calidad.
8.5
MEJORA
8.5.1 Mejora Continua. El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, a través de
la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por parte de la Dirección, el cumplimiento de
la Política de Calidad y seguimiento de los Objetivos de Calidad busca el mejoramiento
continuo.
De igual forma el Instituto cuenta con otras herramientas para establecer la mejora continua
como el seguimiento a los resultados de las auditorias, los planes de mejoramiento y la toma
de acciones correctivas y preventivas. Adaptando nuevos enfoques para mejorar la calidad
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de los servicios prestados, metodologías para medir la productividad del trabajo e
indicadores de eficiencia y eficacia como lo señala la Ley 489 de 1998 en el Articulo 17,
numeral 5. El Instituto cuenta con el Proceso Gestión de Mejora cuyo objetivo es verificar y
evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin
de lograr la Mejora Continúa.
8.5.2 Acción Correctiva y Acción Preventiva. Se encuentra documentado el
procedimiento PA 11-002-01 Versión Oficial “Control de Acciones Correctivas y Preventivas”,
en donde se describe la secuencia de pasos que se siguen en el Instituto Nacional
Penitenciario y Carcelario INPEC, para identificar, registrar, analizar, proponer soluciones y
efectuar seguimiento a resultados que se encuentren por fuera de los parámetros operativos,
administrativos o jurídicos de funcionamiento de la entidad. Así mismo describe el proceso
para determinar acciones correctivas o preventivas orientadas a reducir o eliminar la
intensidad de las causas que las originan.
9
HISTÓRICO DE ACTUALIZACIONES
FECHA
06/11/08
REVISÓ
G. Aguillón G
APROBÓ
T. Moya S
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO
Inclusión de términos al glosario
Mejoramiento de la Política de Calidad
Mejoramiento del numeral 7.2.1 Determinación
de los requisitos relacionados con el producto
y/o servicio
Inclusión del numeral 7.3 Diseño y Desarrollo
Mejoramiento del numeral 7.6 Control de los
dispositivos de seguimiento y medición
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ELABORÓ: GRUPO ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS.
REVISÓ:
APROBO: G. AGUILLÓN G.
TABLA COMPLEMENTARIA
NOMBRE
CONTROL
FECHA
NOVEDAD OBSERVACIONES
DEL
DEPENDENCIA PLANEACIÓN
DOCUMENTO
FIRMA:
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