UNIVERSIDAD DE PLAYA ANCHA FACULTAD DE CIENCIAS INGENIERÍA EN INFORMÁTICA TEORÍA DE SISTEMAS ANÁLISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS AUTORES : FECHA : RESUMEN. Se estudia el funcionamiento de la sección de consumos básicos de la Ilustre Municipalidad de Viña del Mar y conforme a nuestras observaciones, se le aplican mejoras tanto en el ámbito estructural como en el informático, con el fin de optimizar este sistema, todo esto, en base a los conocimientos adquiridos durante el actual semestre en el curso de Teoría de sistemas. ÍNDICE. RESUMEM.......................................................................................................... 1 • DEFINICIÓN DEL PROBLEMA........................................................................... 2 1.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN......................... 2 1.2 DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN Y SU ENTORNO............................... 3 • ANÁLISIS SISTEMA ACTUAL............................................................................. 5 2.1 MODELO DEL SISTEMA FÍSICO ACTUAL............................................. 5 2.2 MODELO DEL SISTEMA LÓGICO ACTUAL........................................... 12 • MODELO DEL SISTEMA NUEVO........................................................................ 17 3.1 MODELO DEL SISTEMA LÓGICO NUEVO............................................. 17 3.2 DÓMINIO DEL CAMBIO........................................................................... 21 3.2.1 ALTERNATIVAS DE AUTOMATIZACIÓN.................................... 21 3.2.2 ESPECIFICACIONES DE LA AUTOMATIZACIÓN...................... 21 • DOCUMENTACIÓN DE LOS 1 PROCESOS MANUALES DEL SISTEMA PROPUESTO........................ 22 3.4 DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO.................... 23 • DEFINICIÓN DEL PROBLEMA. • DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN. La Ilustre Municipalidad de Viña del Mar tiene como objetivo ofrecer las condiciones necesarias para una vida grata de sus residentes y turistas velar por el bienestar de ellos prestando una innumerable cantidad de servicios a la comunidad, ayudando a impulsar las actividades económicas a través del rubro inmobiliario, turístico comercial y educacional. También destaca la importancia que la Ilustre municipalidad de Viña del mar da a las actividades culturales. Para lograr estos y muchos otros objetivos, la Ilustre Municipalidad de Viña del mar está organizada jerárquicamente como muestra el siguiente organigrama. • DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN Y SU ENTORNO. Los límites de nuestro sistema serán la dirección de administración y finanzas en el departamento de finanzas y en el departamento de infraestructura y recursos materiales abocándonos principalmente a su sección de servicios generales y consumos básicos, tal como muestra el diagrama siguiente. La sub−sección de consumos básicos es la encargada de llevar todas las cuentas y/o gastos que tiene la Municipalidad (llámense electricidad, telefonía, etc.), se encarga de recibir dichas cuentas, archivarlas y enviarlas al departamento de finanzas para su posterior cancelación. En la siguiente tabla se especificarán los servicios contratados, en que son ocupados, y sus respectivos proveedores. SERVICIO USO PROVEEDOR ELECTRICIDAD AGUA POTABLE INTERNET TELEFONIA FIJA ARRIENDO FOTOCOPIAS GAS LICUADO SEGURIDAD CORREOS TELEGRAMA TELEFONIA MOVIL Semáforos, instalaciones, estadios Instalaciones, estadios, grifos Computadores de instalaciones Todas las instalaciones Instalaciones, imprenta Instalaciones en general, estadios Instalaciones con valores (museos, tesorerías) Instalaciones en general Cargos importantes y emergencias Funcionarios, alcalde, concejales CHILQUINTA Y CONAFE ESVAL TERRA, ENTEL TELEFÓNICA XEROX GASCO ADT Y GUARD SERVICE CORREOS DE CHILE TELEX CHILE TELEFÓNICA MOVIL Y BELLSOUTH DATA RED 2 SISTEMA RED TELEFÓNICA RADIO TRANSMISORES Todas las instalaciones están conectadas con anexos Radio−patrullas municipales. GALLYAS 2. ANÁLISIS SISTEMA ACTUAL. 2.1 MODELO DEL SISTEMA FÍSICO ACTUAL. NIVEL 0 NIVEL 1 / 1 CORREOS DE CHILE NIVEL 2 / 1.1 SECRETARÍA DE RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA NIVEL 2 / 1.2 DEPARTAMENTO DE FRANQUEO NIVEL 2 / 1.3 DEPARTAMENTO DE CLASIFICACIÓN NIVEL 2 / 1.4. DEPARTAMENTO DE REPARTIDORES NIVEL 3 / 1.4.1 CARTERO O REPARTIDOR NIVEL 1 / 2 ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE VIÑA DEL MAR NIVEL 2 / 2.1 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES NIVEL 3 / 2.1.1 DEPARTAMENTO DE CONSUMOS BÁSICOS NIVEL 4 / 2.1.1.1 RECEPCIÓN DE CUENTAS NIVEL 4 / 2.1.1.2 CONTADOR Y ENCARGADO DE CONSUMOS BÁSICOS NIVEL 2 /2.2 DEPARTAMENTO DE FINANZAS NIVEL 3 / 2.2.1 CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO NIVEL 4 / 2.2.1.1 SECETARÍA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO NIVEL 4 / 2.2.1.2 ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO NIVEL 3 / 2.2.2 DIRECTOR DE FINANZAS NIVEL 3 / 2.2.3 TESORERÍA • MODELO DEL SISTEMA LÓGICO ACTUAL. NIVEL 0 NIVEL 1 / 1 CORREO NIVEL 1 / 2 MUNICIPALIDAD 3 NIVEL 2 / 2.1 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES NIVEL 3 / 2.1.1 DEPARTAMENTO DE CONSUMOS BÁSICOS NIVEL 4 / 2.1.1.1 ENCARGADO DE CONSUMOS BÁSICOS NIVEL 2 / 2.2 DEPARTAMENTO DE FINANZAS NIVEL 3 / 2.2.1 CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO NIVEL 4 / 2.2.1.1 ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO NIVEL 3 / 2.2.2 DIRECTOR DE FINANZAS NIVEL 3 / 2.2.3 TESORERÍA NIVEL 0 NIVEL 1 / 1 MUNICIPALIDAD NIVEL 2 / 1.1 DEPARTAMENTO DE FINANZAS NIVEL 3 / 1.1.1 SECCIÓN DE CONSUMOS BÁSICOS NIVEL 3 / 1.1.2 CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO NIVEL 3 / 1.1.3 DIRECCIÓN DE FINANZAS NIVEL 3 / 1.1.4 TESORERÍA NIVEL 1 / 2 TRANSACCIÓN BANCARIA NIVEL 2 / 2.1 BANCO 3.2 DOMINIO DE CAMBIO EL PROBLEMA. El problema que se detecta en esta área es la gran cantidad de procesos por los que tiene que pasar la recepción, y luego cancelación de cuentas, deben pasar por dos departamentos y en cada uno de ellos por sus distintas secciones, lo que aumenta el tiempo entre que llega la cuenta hasta que es finalmente cancelada. 3.2.2 ESPECIFICACION DE LA AUTOMATIZACION INICIO SI LLEGA_CUENTA AND VERIFICA_CUENTA ENTONCES ENVIAR_A (DEPARTAMENTO_DE_FINANZAS.CONSUMOS_BASICOS , CUENTA) RESPALDAR_EN_CONTABILIDAD 4 ENVIAR_POR_EMAIL_A(DEPTO_DE_PRESUPUESTO_Y_CONTABILIDAD,CUENTA) FIN−SI SI NO_APRUEBA_PRESUPUESTO(CUENTA) ENTONCES ENVIAR_A(CONTRALOR , CUENTA) SI CONTRALOR_APRUEBA(CUENTA) ENTONCES ENVIAR_A(TESORERIA , CUENTA) FIN−SI SINO ENVIAR_A(TESORERIA , CUENTA) SI ESTA(TESORERIA,CUENTA) ENTONCES ENVIAR_A(CUENTA_EN_LINEA_INF,CUENTA) CUENTA_EN_LINEA(CUENTA,BANCO,EMPRESA) FIN−SI FIN 3.3 DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MANUALES DEL SISTEMA PROPUESTO. Se pueden apreciar diferencias entre el actual y el nuevo, por ejemplo está el ahorro de tiempo al incluir en sólo un departamento tanto la sección de consumos básicos como el departamento de finanzas, lo que agiliza el movimiento de documentos entre estos por estar ubicados en las mismas dependencias. Se observa también un mayor aprovechamiento de los servicios "en línea" para el envío de documentos importantes y para hacer transacciones comerciales, depósitos y giros bancarios. En fin, el sistema es optimizado minimizando el tiempo de espera en el pago de cuentas, también se evita el extravío de documentos por correo o por baliza, pues ahora todos estos son "movidos" por Internet. 3.4 DICCIONARIO DE DATOS Nivel 0 : Proveedores: Entidades encargadas de suministrar los servicios básicos que la Municipalidad necesita, tales como agua, electricidad, telefonía, etc. Cuenta: Documentos en el que se indica el valor de un servicio cualquiera luego de un determinado tiempo de la entrega de este servicio. 5 Correo: Entidad encargada de transportar la correspondencia dentro y hacia fuera del pais. La correspondencia después de este proceso sale franqueada, con timbres que indican que dichos documentos u encomiendas están a cargo de correos hasta que llegue a su destino. Cuentas Franqueadas: Documento o carta timbrada por correos que indican el pago del servicio de transporte o de correspondencia, quedando esta bajo responsabilidad del correo mientras hasta que llegue a su destino, Municipalidad: Organización encargada de velar por la ciudad o un término jurisdiccional regido por un ayuntamiento en ella existen varios departamentos vinculados al progreso de esta. Pago: Satisfacer [una deuda o una carga pública]: Nivel 1 Servicios: Utilidad o provecho que a uno resulta de lo que otro hace en su favor. Oficio: Comunicación escrita referente a los asuntos del servicio público en las dependencias del estado y, por extensión, la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellos. Valija : Saco de cuero, cerrado con llave, donde llevan la correspondencia los correos. La cerrada y precintada, que contiene la correspondencia oficial entre un gobierno y sus agentes diplomáticos en el extranjero y que, por su importancia, no se confía al servicio de correos. O bien El mismo correo. Contralor : funcionario encargado de examinar la contabilidad oficial. Inspección, control. Contabilidad : Orden adoptado para llevar las cuentas en debida forma. La que llevan algunas empresas, para falsear los resultados con fines fiscales. Sistema contable que permite una representación cuantitativa simplificada de la economía. Conjunto de procedimientos que rigen la ejecución financiera y la comprobación de las operaciones del estado y demás entes públicos. Informe de sobreconsumo: este documento se entrega en caso de que las cuentas sobrepasen el presupuesto estimado de acuerdo al promedio de años anteriores. Tesorería: Cargo administrativo de la persona encargada de custodiar y distribuir los caudales de una colectividad. Recursos: Medio para conseguir algo en caso de apuro. Bienes, medios de subsistencia Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o llevar a cabo una empresa . Expedientes, arbitrios para salir airoso de una empresa 6 3.2.1 ALTERNATIVAS DE AUTOMATIZACION Analizando el diagrama de flujo se visualizo una manera de agilizar el pago de cuentas , un método que se inicia a partir del auge de Internet, en la cual nos vamos a apoyar para también agilizar la "valija, con lo que se incrementa el flujo de información cuando las cuentas llegan , hasta cuando son despachadas vía Internet * valija Bodega de cuentas Bodega de cuentas proveedores Departamento de clasificación Bodega de cuentas Departamento de repartidores Departamento de franqueo Depto de clasificación I. municipalidad de viña del mar Depto de clasificación viña del mar 7 Correos de Chile Correos de Chile Contador y encargado de consumos básicos Recepción de cuentas Libro de ingresos Encargado de contabilidad y presupuesto valija Secretaria de contabilidad y presupuesto Oficio Tesorería Contabilidad y presupuesto Director de finanzas proveedores Informe de sobreconsumo sólo si el monto es superior al presupuesto órgano contralor Proveedores municipalidad Depto de finanzas Correos de Chile Depto de finanzas Director de finanzas Depto de servicios generales Director de finanzas Órgano contralor Dir. De finanzas proveedores 8 3 MODELO DEL SISTEMA NUEVO. 3.1 MODELO DEL SISTEMA LÓGICO NUEVO. Consumos básicos Dirección de finanzas Tesorería transacción bancaria municipalidad Proveedores municipalidad * valija valija valija 9