PLAN DE ACOGIDA DEL PERSONAL DE NUEVO INGRESO

TEMA 16
PLAN DE ACOGIDA DEL
PERSONAL DE NUEVO INGRESO
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Reclutamiento, selección y acogida
CONSIDERACIONES DE CARÁCTER PRELIMINAR
El Plan de Acogida debe tener por finalidad facilitar la integración del Personal
de Nuevo Ingreso, informándole y orientándole acerca de aspectos propios de la
Organización que precisa conocer con carácter previo a su incorporación a dicha
Organización.
Por ello, es preciso contar con un Sistema de Acogida organizado y estructurado que
permita conceder una sistemática y homogeneidad al proceso, de forma que la adecuada
transmisión de los valores culturales a los nuevos empleados facilite la rápida integración
de los mismos.
En definitiva, se trata de formalizar la entrada de los nuevos empleados en la Empresa,
tratando de evitar en todo momento aquellas situaciones derivadas de la ausencia de un
seguimiento y una planificación adecuada con respecto a los recién incorporados.
DEFINICIÓN Y OBJETIVOS
¿Cuántos de nosotros, al incorporarnos por primera vez a una organización, nos hemos
sentido solos durante un plazo más o menos corto?
Recursos Humanos
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Aunque parezca innecesario, porque a fin de cuentas todos acabamos adaptándonos al
medio en el que nos movemos, la organización no puede perder la oportunidad de ofrecer
al recién incorporado una sensación de recibimiento cálido, de acogida, es el primer paso
para hacerle sentir parte de nuestro equipo, uno más entre nosotros, recordemos que
nunca hay una segunda oportunidad para una primera impresión y ésta debe ser positiva.
Volviendo al punto de vista del nuevo empleado, son muchas las cuestiones que se
plantea al ingresar a su nuevo empleo y no podemos olvidar que esas simples preguntas
pueden ser aportaciones o sugerencias desde un punto de vista aún objetivo, dado que
por su corta experiencia, carece de la formación informal que impregna la organización
cuando ya se lleva algún tiempo de permanencia, es decir, saber quienes son los líderes
informales, qué departamentos tienen mayor peso, e incluso a qué restaurante vale la
pena ir para recuperar fuerzas sin dañar el bolsillo en exceso.
En definitiva, tras este preámbulo, podemos definir el plan de acogida, como aquella
estrategia que debe impulsar la organización para adaptar e integrar al nuevo
colaborador en su nuevo hábitat laboral. Acomodar y facilitar todo aquello que pueda ser
necesario y útil, tanto en el ámbito personal como en el profesional, para hacer llevadera
su estancia en la empresa desde el primer día.
El concepto de empatía será clave para pensar como se puede sentir, desde el inicio, el
nuevo colaborador, nos servirá también la propia experiencia personal vivida, así
entenderemos un poco más las necesidades y las mejoras que podemos aportar a uno
más de los nuestros.
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Reclutamiento, selección y acogida
Deberemos ser conscientes de las diferencias de caracteres y de la importancia de la
convivencia para alcanzar objetivos comunes y generar el bien colectivo.
ASPECTOS BÁSICOS DEL PLAN
Los responsables: El orientador y el tutor
No hay un número de responsables preestablecido, irá en función de la envergadura de la
organización, se puede recomendar que sean dos en función de la demanda que se trate,
si es una cuestión puramente formal o informal.
Es decir, proponemos que uno de ellos sea el orientador, para tratar cuestiones puras de
su relación laboral como el contrato de trabajo, la retribución, el cómputo de las
vacaciones o explicaciones de sus funciones. Esta competencia suele y debe ser
compartida
por
todos
los
miembros
del
departamento
de
recursos
humanos,
encargándose cada uno de su área.
La figura de este orientador puede ser retomada por el responsable del departamento del
propio colaborador en ausencia de departamento de recursos humanos, aunque no se
recomienda por el respeto y recelo inicial que se existe hacia el nuevo superior
jerárquico.
Recursos Humanos
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Es aconsejable que el departamento de recursos humanos genere un manual actualizable
de bienvenida al empleado, que recoja estos aspectos legales y formales, se puede
proponer una lectura en conjunto de aquellos puntos de alto interés, que tanto preocupan
al empleado y que es necesario para la organización que sean conocidos para un mejor
desarrollo inicial.
El segundo responsable puede pertenecer al departamento que acoge al nuevo
colaborador, siempre surge la duda de a quién dirigirse si no funciona la impresora,
dónde voy a almorzar o dónde puedo aparcar con facilidad por la mañana, estas y otras
cuestiones deben ser resueltas por el tutor, se encargará de las cuestiones informales,
esta figura juega un papel realmente integrador. Se recomienda que el cargo de tutor sea
rotativo entre todo el personal.
Su duración
La exposición de la normativa interna por parte de recursos humanos podrá durar
alrededor de una hora, si bien este departamento estará a disposición del nuevo
colaborador toda la duración de la relación laboral como una función propia, inherente a
ese departamento.
La tutoría informal, pero personalizada, durará lo que se prevea en cada organización,
aunque se recomienda que no sea inferior a 15 días, ni superior al mes, no todas las
personas somos iguales, ni nos adaptamos a las novedades con la misma rapidez,
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Reclutamiento, selección y acogida
tampoco se trata de que el tutor informal se convierta en la sombra del nuevo
colaborador, pero si de que esté a su disposición para atenderle como es debido.
Posibles resistencias
Posiblemente, la resistencia más importante para el éxito de un plan de acogida, sea el
carácter humano de los personajes puestos a escena, nuevo colaborador y tutor.
Dejamos de lado al orientador, debido a que su cometido está más relacionado con sus
funciones profesionales, como decíamos el orientador pertenece al departamento de
recursos humanos y, por lo tanto, explicar al nuevo colaborador los puntos de su relación
laboral formal son de su competencia.
No cabe duda que para el éxito del plan, debemos contar con el interés y la buena
predisposición de colaborador y tutor, si no es así, el fracaso está garantizado.
El hecho de ser tutor, en principio, debe ser voluntario, la persona que muestra
desinterés no puede ser propuesta, no ayudaría a conseguir nuestro objetivo.
El perfil ideal de tutor es aquel de talante comprensivo, amable, un tanto empático y
paciente, por lo cual las personas que no cumplan en grado mínimo estos requisitos se
deberían descartar, con ellas sería mejor obviar todo tipo de plan de bienvenida.
Recursos Humanos
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También es evidente que el tutor debe tener una cierta antigüedad en la organización, al
menos, unos seis meses, periodo que consideramos prudente para conocer lo formal y lo
informal.
Se puede contemplar la posibilidad de compensar al tutor económicamente con un
pequeño incentivo o un regalo a posteriori para premiar y agradecer su dedicación una
vez evaluada, es importante evitar la idea de que ser tutor nos permite ganar más
dinero.
Es más fácil desarrollar el papel del nuevo colaborador por varias razones, la principal es
que, como recién llegado, le preocupe el funcionamiento de la organización en todos sus
niveles, su posible “primer aliado” en esa conquista será el tutor, no tienen la obligación
de establecer una relación de amistad, pero si de ser cómplices en sus objetivos, iniciar y
ser iniciado.
Otra resistencia importante es el tiempo, la figura del tutor como tal debe caducar,
debemos recordar que el tutor también es colaborador y tiene sus funciones como tal,
como orientación se puede fijar el plazo de un mes para que haya presentado al nuevo
colaborador a todos los departamentos y le haya explicado los principales entresijos de la
organización.
Después informalmente, el nuevo empleado solicitará aquella información que precise a
la persona que él mismo considere, pero la figura del tutor ya estará extinguida y su
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Reclutamiento, selección y acogida
periodo de adaptación lanzado, la ruptura del hielo, se hará desde fuera, pero se facilitará
desde dentro.
Recursos Humanos
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PLAN DE ACOGIDA Y SEGUIMIENTO
EL EJEMPLO DEL HUEVO FRITO
¿Cómo podemos entender qué es un programa de acogida a trabajadores que se inician
en un nuevo puesto de trabajo?
Pongamos como ejemplo, fuera del mundo del trabajo, un joven que se inicia en
prepararse un huevo frito para su cena. La instrucción y preparación para ello por parte
de sus padres, puede hacerse de dos formas.
ASÍ NO
“Mira, es fácil. Enciendes el fuego, pones en una sartén un dedo de aceite, esperas a que
se caliente, viertes el huevo, cuando esté hecho lo retiras y apagas el fuego.”
Y ese mismo día, su padres se van al cine porque entienden que es un trabajo fácil y que
su hijo no tendrá ninguna dificultad en realizarlo. Y desde luego, que no corre ningún
riesgo.
ASÍ SÍ
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Reclutamiento, selección y acogida
1º.
Además de la instrucción anterior los padres le indican que hay algunos accidentes
con lesiones graves en los trabajos de cocina, le indican que al hacerse el huevo
frito coloque el mango de la sartén hacia adentro ya que si no podría tropezar y
derramársele encima el aceite caliente.
2º.
Le advierten también que nunca ponga bajo el grifo de agua una sartén con aceite
caliente.
3º.
Sus padres están presentes durante los primeros días en que se hace el huevo frito,
atentos a cualquier recomendación sobre el desarrollo correcto de dicha operación.
4º.
En pocos días su padres comprueban que su hijo sabe hacer unos huevos fritos
ricos, ricos, pero ante todo seguro, seguro.
PLAN DE ACOGIDA DEL PERSONAL DE NUEVO INGRESO
En la actualidad, la mayoría de las organizaciones adolecen de un Plan de Acogida
estructurado y organizado, de suerte que el personal accede a la Organización para
ocupar un puesto predeterminado, esto es, la cobertura de vacantes, se viene realizando
en ausencia de una línea estructurada y claramente definida al respecto.
Proponemos la aplicación de un Plan de Acogida organizado en cuatro grandes fases, que
permita minimizar las lagunas que hasta ahora viene padeciendo la Organización a este
Recursos Humanos
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respecto, y logre proporcionar adecuada información en relación al personal de Nuevo
Ingreso a través de la atención y el seguimiento permanente de este colectivo.
‰
Acogida del personal
‰
Experiencias en servicios centrales
‰
Experiencias en red
‰
Formación especializada en gestión comercial
‰
Asignación efectiva
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Reclutamiento, selección y acogida
Etapa A: Acogida del personal
Esta fase constituye la jornada inicial o bienvenida a la Entidad, en la que tras un
contacto inicial con la Dirección General, se procede a la realización de charlas
monográficas con cada uno de los Responsables de las grandes Áreas en las que se
estructura la Organización.
La información otorgada en esta fase inicial tiene carácter general, ya que se busca una
mera toma de contacto con la realidad de cada una de las Áreas representadas, a fin de
que los recién incorporados tengan un conocimiento previo de la estructura, organización
y principales funciones desarrolladas en la Organización.
En nuestra opinión sería conveniente entregar a los recién llegados soporte documental
escrito instrumentado en una carpeta o dossier en la que aparezca contenida la
información de interés general siguiente:
‰
Convenio Colectivo de la Organización.
‰
Estatutos de la Organización.
‰
Organigrama.
‰
Documentación relativa al Modelo de Gestión de Recursos Humanos.
‰
Documentación relativa a todos aquellos temas que revistan un especial interés.
Recursos Humanos
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Etapa B: Experiencias en servicios centrales
Esta fase tiene por objeto mostrar a los recién incorporados el funcionamiento y los
principales aspectos que deben conocer acerca de los Servicios Centrales de la
Organización. La duración de la rotación se estima no superior a 5/7 días, durante los
cuales los recién llegados acceden a cada una de las Áreas principales que conforman la
estructura base de la Organización.
La Formación que se obtiene durante la estancia en Servicios Centrales es una Formación
puramente teórica, basada en metodología impartida por los Responsables de las
principales Áreas.
Etapa C: Experiencias en red
En esta fase las recientes incorporaciones acceden a la Red, siendo objeto de la inmersión
y toma de contacto con todos los puestos de trabajo. La duración de la fase es de 8/10
días, en los que irán rotando por Oficinas de distinto tamaño, con el fin de obtener un
conocimiento claro de la operativa en Red.
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Reclutamiento, selección y acogida
Etapa D: Formación especializada
Esta fase consiste, por ejemplo, en un curso de Ventas o un curso de Liderazgo o un
curso de Comunicación, etc. impartido a favor de los recién llegados, cuya duración
estimada es de 2 días.
La realización de un curso monográfico supone un auténtico valor añadido en el marco
del Plan de Acogida, ya que desde el inicio en la prestación de servicios de los recién
llegados, se trata de orientar su esfuerzo y conocimiento hacia el ámbito que deben
desarrollar con mayor profusión: el ámbito comercial, el ejercicio del mando, la función
de soporte técnico, etc.
Este curso de Formación está dotado de una estructura teórico / práctica, siendo objeto
del mismo la realización de simulaciones y talleres, con el fin de ensayar el
comportamiento de los futuros Comerciales, Mandos, Técnicos, etc.
Etapa E: asignación efectiva
Constituye la fase final del Plan de Acogida de la Organización, en la que se otorga un
destino
efectivo
a
cada
uno de
los
recién
incorporados
y
se
le
correspondientes responsabilidades inherentes a su nuevo puesto de trabajo.
Recursos Humanos
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asignan
las
Esta fase de puesta en marcha se inicia con una jornada informativa en Servicios
Centrales en la que se convoca a los recién llegados con el fin de comunicar su nuevo
destino y la asignación de objetivos concretos. Posteriormente se procede a efectuar su
nombramiento y se da por concluido el Plan de Acogida.
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO DEL PERSONAL DE NUEVO INGRESO
Introducción y objetivos
Es necesario disponer de un Programa de Seguimiento dirigido al Personal de Nuevo
Ingreso, con los siguientes fines:
‰
Contrastar y validar los Procesos de Selección llevados a cabo externamente.
‰
Ayudar en la integración del Personal de Nueva Incorporación, a través de la
disposición de un Programa de Seguimiento que permita dilucidar una visión de
futuro de forma individual.
La duración del Programa de Seguimiento del Personal de Nuevo Ingreso es de seis
meses, de forma que una vez transcurrido dicho periodo, estemos en disposición de
establecer la conveniencia o no de prolongar la relación laboral con el empleado en
cuestión.
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Reclutamiento, selección y acogida
Por el contrario, si una vez finalizado el programa el empleado demostrase un Alto
Rendimiento en el desempeño de las funciones que le han sido encomendadas, debería
ser incorporado a un Programa de Desarrollo de Competencias de Gestión que permita
interrelacionar los objetivos y necesidades del personal incorporado con la Estrategia de
Negocio de la Organización, asegurando por tanto, la cobertura futura de puestos clave
en la Organización.
Desarrollo del programa
El Programa de Seguimiento del Personal de Nuevo Ingreso se desarrollará siguiendo los
siguientes pasos:
‰
Plan de Acogida (anteriormente mencionado), que posibilite la integración en el
menor tiempo posible, comenzando con la transmisión de un mensaje de carácter
institucional por parte de la Dirección General, como apoyo a la Dirección de
Recursos Humanos de la Organización.
‰
Tutorías
ƒ
Asignación de Tutor, como representante de la Caja y responsable del apoyo y
del logro de los propósitos establecidos.
ƒ
Nombramiento
del
Responsable
del
empleado
de
nueva
incorporación,
establecido en función del área / puesto de rotación del programa.
Recursos Humanos
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RR.HH como gestor, supervisor y último responsable del programa.
ƒ
Nota:
Se recomienda que tanto el Tutor, como el Responsable asignados, mantengan
una primera reunión formal con los empleados asignados pertenecientes al Programa,
con el fin de tomar contacto y explicar el objetivo y características del mismo, así como
acordar la dinámica y periodicidad de los encuentros a mantener durante la vigencia del
Programa.
‰
Rotación por las diferentes unidades organizativas
ƒ
Servicios Centrales, con el fin de adquirir conocimientos operativos en las
distintas unidades organizativas.
ƒ
Red Comercial, con el fin de adquirir el conocimiento necesario acerca de la
operativa de la Organización.
‰
Formación que permita facilitar los conocimientos necesarios para el correcto
desempeño del trabajo a desarrollar por el empleado, profundizando en áreas de
mejora.
La duración del programa estará establecida en 6 meses, durante los cuales será
necesario, al menos, realizar tres Evaluaciones de las Responsabilidades Asignadas.
Dichas evaluaciones serán llevadas a cabo por el Tutor y el Responsable y se entregarán
al Departamento de Recursos Humanos, quien valorará las capacidades de gestión y el
rendimiento efectuado para cada uno de los empleados participantes en el programa.
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Reclutamiento, selección y acogida
La Evaluación de las Responsabilidades asignadas es el instrumento que permite dilucidar
las capacidades del Personal de Nuevo Ingreso y determinar el rendimiento alcanzado por
cada empleado. Es requisito indispensable que se realice de forma sistemática, periódica
y objetiva. Dicha evaluación se configura como el núcleo del Programa y puede
representar un criterio discriminatorio que decide la continuidad del Personal de Nuevo
Ingreso en la Organización. Asimismo, nos permitirá validar la efectividad de los Procesos
de Selección llevados a cabo en la Organización.
Una vez finalizado el periodo de seguimiento y teniendo en consideración el perfil de los
empleados
en
cuestión,
el
Departamento
de
Recursos
Humanos,
tomando
en
consideración el resultado de las evaluaciones provenientes tanto del Tutor como del
Responsable, procederá o bien a la ubicación y nombramiento de cada uno de los
empleados pertenecientes al programa incorporándolos a un Programa de Desarrollo de
Competencias de Gestión o bien procederá a la extinción de la relación laboral.
Recursos Humanos
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FICHA VALORACIÓN DEL PERIODO DE PRUEBA
FECHA DE ENTRADA:
FECHA DE FIN DE PERIODO DEPRUEBA:
DON/A______________________________________________PUESTO_____________________
ASPECTOS A VALORAR
T
A
CONOCIMIENTO DEL
TRABAJO
ORGANIZACIÓN DEL
TRABAJO
B
CALIDAD DEL TRABAJO
R
A
J
EFICACIA DE SU TRABAJO
P
INTEGRACIÓN
O
F
DEFIC NORMAL BUENO ESCEL. OBSERVACIONES
CANTIDAD DE TRABAJO
O
R
MALO
INICIATIVA
RESPONSABILIDAD
E
AFAN DE SUPERACION
S
DISCIPLINA
I
COMPORTAMIENTO
O
EQUILIBRIO MADUREZ
N
A
REPRESENTACION
L
CLASIFICACION GLOBAL
CUALIDADES DESTACADAS:
DEFICIENCIAS OBSERVADAS:
DE ACUERDO CON ESTA VALORACIÓN, EL EMPLEADO DEBERÁ SER:
CONFIRMADO EN SU PUESTO ACTUAL
NO CONFIRMADO EN SU EMPLEO ACTUAL
MOTIVO:
POSIBILIDADES FUTURAS:
FORMACIÓN NECESARIA:
JEFE INMEDIATO
DIRECTOR
Dº/ª_______________________________
Dº/ª_________________________________
FIRMA:
FIRMA:
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Reclutamiento, selección y acogida
ESPECIFICACIONES
SOBRE
EL
PROCESO
DE
ACOGIDA
DEL
PERSONAL EN LA ORGANIZACIÓN “XX-YY”
PASOS
SOPORTE
01.- DEFINICIÓN: Es el proceso de incorporación de las personas en XXYY, una vez
que se les ha comunicado la confirmación de su elección, hasta el momento en que
se considera superado el "periodo de adaptación".
02.- OBJETIVO: Lograr una rápida y eficaz integración en XXYY de los nuevos
ingresados, reduciendo tiempos y problemas que suelen darse a la hora de la
incorporación y creando una imagen acogedora de la Organización.
03.- TUTORÍA: El Responsable del Departamento al que se incorporará el nuevo
empleado nombrará un Tutor para que acompañe a la persona de reciente ingreso
durante el tiempo de acogida con la colaboración de RR.HH.
04.-
MEDIOS
PARA
LA
ACOGIDA:
El
Responsable
del
Departamento deberá proveer de la documentación adecuada,
que se entregará al nuevo empleado (Manual de Funciones,
Desarrollo del Plan de Calidad de XXYY, Plan Estratégico,
DOSSIER DE
ACOGIDA.
OTROS
DOCUMENTOS.
Reglamento de Régimen Interior, Manual de Prevención de
riesgos, etc.) y concretará el Plan de Acogida.
05.- INFORMACIÓN DEL PROCESO: El Departamento de RR.HH. confirmará al
interesado la incorporación a XXYY del nuevo empleado.
06.-
RECURSOS:
Simultáneamente,
el
Responsable
del
Departamento o el Tutor, si así se decidiera, se preocupará de
los medios materiales que pueda requerir la persona recién
seleccionada, según la Ficha de Medios, con el fin de que
cuando se incorpore al puesto de trabajo esté todo preparado.
Recursos Humanos
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FICHA DE
MEDIOS.
07.- RECEPCIÓN: El responsable de coordinar este proceso por parte de RR.HH.,
recibirá al nuevo empleado y le acompañará a la Sala o Despacho donde se
desarrollará la primera parte del Plan de Acogida.
‰
Saludarle expresándole, como compañero, su alegría.
‰
Revisar los aspectos del Plan de Acogida, con el fin de aclararlos.
‰
Ayudarle a rellenar los datos necesarios para la Administración de
Personal y formalización del Contrato.
‰
Explicarle someramente el contenido de la documentación entregada.
08.- PRESENTACIÓN: El Responsable del Departamento se
encargará de saludarle personalmente. Con el fin de que no
queden
aspectos
sin
considerar
se
seguirá
la
Guía
de
GUÍA DE
INTRODUCCIÓN
DEL NUEVO
EMPLEADO
Introducción del Anexo.
09.- ACTIVIDADES INICIALES: La reunión formal del Tutor con el nuevo compañero
tendrá en cuenta los siguientes puntos.
09.01.-
Cumplimentación
de
la
FICHA
DE
CURRICULUM
FAMILIAR por parte del empleado.
FICHA DE
CURRICULUM
FAMILIAR
09.02.- Cumplimentación del Inventario de RR.HH., proporcionado por Personal,
conteniendo los datos personales y profesionales necesarios para administración de
personal y desarrollo profesional del candidato.
09.03.- Se repasará con el nuevo empleado el material que se
FICHA DE MEDIOS
ha solicitado, y el estado en que está la gestión.
09.04.- En el momento de la Acogida, se redactará una
pequeña nota para ser colocada en el tablón de Anuncios y en
el Boletín de Empresa, (si existiera) junto con la fotografía
NOTA PARA EL
TABLÓN DE
ANUNCIOS
BOLETÍN
aportada por el candidato. Ambas se harán llegar junto con el
Inventario de RR.HH. al Dpto. de RR.HH.
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Reclutamiento, selección y acogida
09.05.-El Dossier sobre XXYY se entregará al recién ingresado,
siendo comentado por el Tutor, respondiendo a las dudas que
DOSSIER DE
ACOGIDA.
el nuevo empleado pudiera tener.
09.06.-
Se
suministrará
copia
del
Calendario
Laboral,
explicando los principales aspectos a tener en cuenta.
09.07.- Conviene explicar al comentar los canales y medios de
Información de la Organización la existencia del Boletín (si
CALENDARIO
LABORAL
BOLETÍN O
PERIÓDICO DE
EMPRESA
existiera), entregando al recién ingresado varios ejemplares.
10.- REVISIÓN DE LA ACOGIDA: Con el fin de comprobar,
rectificar o mejorar el proceso de Acogida se realizará una
CUESTIONARIO DE
OPINION SOBRE
LA ACOGIDA
evaluación del mismo a las cuatro semanas del ingreso del
nuevo empleado, la persona recién ingresada cumplimentará
una ficha, conteniendo sus opiniones y sugerencias sobre la
Acogida que se ha realizado. Este documento se le entregará
junto con la documentación inicial, el primer día. El Tutor la
entregará a RR.HH. para que la incorpore a su expediente.
11.- SEGUIMIENTO: Conviene que se realice, por parte de la Organización, una
acción de seguimiento en dos fases.
11.01.- A la semana aproximadamente de estar el nuevo
empleado en el Departamento correspondiente, por parte del
FICHA DE
OBSERVACIÓN
Responsable de la Acogida y el Tutor.
11.02.- Tras el primer semestre de incorporación en el Puesto
de
Trabajo
se
realizará
un
seguimiento
por
parte
del
Responsable del Departamento en que se integre el nuevo
empleado.
Recursos Humanos
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CUESTIONARIO DE
SEGUIMIENTO
11.03.- El resultado de este seguimiento conviene comunicárselo al interesado, tanto
lo que se refiere a la información sobre los puntos fuertes observados, como sobre
los aspectos mejorables.
12.- La documentación generada en el proceso de Acogida se archivará y formará
parte del expediente del empleado.
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Reclutamiento, selección y acogida
Recursos Humanos
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