Plan de Formas Contables

MANUAL
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD
PLAN DE FORMAS
61
Mayo, 2004
MANUAL
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD
62
Mayo, 2004
CAPITULO III PLAN DE FORMAS CONTABLES
Los formularios están conformados por toda la documentación de índole comercial, e
interno y constituyen todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan; estos documentos son utilizados también
por entes públicos; tal es, el caso de FUNDACITE Mérida que de acuerdo con los usos y
costumbres generalizados y las disposiciones emitidas por las diferentes leyes que rigen
esta Fundación le permiten mantener un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en la misma.
Los formularios contables son todas las formas impresas que se elaboran o están
prediseñadas con la finalidad de recaudar información en las diferentes operaciones que
lleva acabo la Fundación para el Desarrollo de la Ciencia y Tecnología del Estado Mérida.
Constituyéndose en un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá
servir como comprobante para garantizar una operación
Su misión es importante, ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las
partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la
realización de alguna acción comercial y por ende, son el elemento fund amental para la
contabilización de tales acciones. De todo lo anteriormente dicho deducimos que su
utilidad esta definida; por constituirse en una constancia de las operaciones realizadas por
la Fundación o la base del registro contable de las operaciones realizadas.
Cabe destacar que el reglamento Nº 04 de la LOAFSP en su articulo Nº 15 Señala la
obligación que tienen los funcionarios responsables de las unidades administradoras de
los órganos de la República y de sus Entes Descentralizados de utilizar los formularios y
registros prescritos en los manuales que forman parte del sistema para la ejecución y
registro contable. El articulo 18 del presente reglamento dice textualmente así:” Las
Transacciones de carácter financiero y la de los demás hechos económ icos que afecten o
la puedan llegar afectar el patrimonio publico deben estar suficientemente documentadas.
Los documentos deben contener información completa y exacta de tales transacciones de
acuerdo como fueron incorporados al sistema y ser archivados de manera tal que estén
disponibles para su examen y permitan el seguimiento de las referidas operaciones”. Lo
anterior guarda relación con el articulo 20 de este mismo Reglamento el cual establece lo
siguiente:”Cada transacción ejecutada en la Administración Publica estará justificada por
comprobantes y documentos los cuales serán identificados mediante un “numero de
Expediente” con indicación de los ejecutores responsables y el proceso especifico que le
dio origen con el objeto de facilitar el ejercicio del control y la auditoria.”
MANUAL
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD
63
Mayo, 2004
En la presente guía se puede observar los diferentes formatos los cuales sirven de
soporte para la contabilización, registro y control de las transacciones que realiza
FUNDACITE Mérida.
MANUAL
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD
64
Mayo, 2004
ÍNDICE DE FORMATOS USADOS POR LA COORDINACIÓN DE FINANZAS Y
CONTABILIDAD
Formato
Descripción
Pág.
001
Formato para Asiento Contable
70
002
Comprobante de Egreso (Vaucher)
71
003
Comprobante de Egreso
72
004
Recibo de Ingreso
73
005
Nota de Pedido
74
006
Orden de Compra
75
007
Solicitud de Viáticos
76
008
Solicitud de Pasajes
77
009
Solicitud de Vacaciones
78
010
Solicitud de Permiso
79
011
Nomina
80
012
Formato para el calculo de los Aportes
81
013
Auxiliar de Caja de Ahorro- CONICIT Deducciones y Aportes
82
014
Auxiliar de Ley de Política Habitacional
83
015
Auxiliar de Fondos de Pensiones y Jubilaciones
84
016
Auxiliar de Antigüedad
85
017
Comprobante de Retención del IVA
86
018
ARC Comprobante de Retención de I.S.L.R
87
019
ARC-V Comprobante de Retención de I.S.L.R por concepto de
sueldos, salarios y demás remuneración similar a personas
Residentes
88
020
Conciliación Bancaria
89
021
Factura
90
MANUAL
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD
65
Mayo, 2004
DESCRIPCIÓN DE LAS FORMAS UTILIZADAS POR LA COORDINACIÓN DE
FINANZAS Y CONTABLIDAD
001
FORMATO PARA EL ASIENTO CONTABLE
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE
Mérida, para registrar las operaciones y transacciones efectuadas administrativamente
por la Fundación
002
COMPROBANTE DE EGRESO(VAUCHER)
Formato prediseñado el cual sirve como soporte de pago especificando la cuenta, el
beneficiario, banco, cheque emitiendo la asignación presupuestaria, así como el asiento
contable que emite el Programa o software o sistema administrativo que maneja la
respectiva Coordinación de la Fundación.
003
COMPROBANTE DE EGRESO
Documento elaborado por FUNDACITE Mérida para las personas naturales que no emiten
facturas y sirve de comprobante donde se especifica que reconocen haber recibido una
determinada suma de dinero mediante cheque, por diferentes conceptos tales como:
Viáticos, subvenciones, y/o servicios prestados por honorarios profesionales.
004
RECIBO DE INGRESO
Documento elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE
Mérida en el cual se deja constancia, el haber recibido una determinada suma de dinero
en efectivo y/o cheque por la prestación de un servicio. Los recibos de Ingreso se
extienden por triplicado. El original se le da a la persona que realiza el pago y la copia es
para la contabilidad y la tercera copia es conservada en el talonario respectivo
005
NOTA DE PEDIDO
MANUAL
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD
66
Mayo, 2004
Documento elaborado por la Unidad de Servicios Generales mediante la cual, formula un
pedido de compra de un bien o la prestación de un servicio a un organización o empresa
Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo tres copias: uno que queda en poder de la Unidad o la
Coordinación que solicita el bien o servicio, otra para la Unidad de Servicios Generales y
la Original para el proveedor.
006
ORDEN DE COMPRAS
Formulario elaborado por la unidad de Servicios Generales mediante la cual se identifica
la mercancías y/o productos que desea comprar a una determinada empresa u compañía
especificando la descripción del producto, el servicio y las condiciones de pago.
007
SOLICITUD DE VIÁTICOS
Formulario elaborado por la Unidad de Servicios Generales que sirve como soporte para
justificar el dinero solicitado por el personal administrativo de FUNDACITE Mérida para
viajes dentro y fuera del país
008
SOLICITUD DE PASAJES
Formulario elaborado por el pool de secretarias de la Fundación, para ser enviado a las
Agencias de Viajes con la finalidad de solicitar los pasajes para viajes estrictamente
necesarios y de carácter laboral dentro y fuera del país para el personal de FUNDACITE
Mérida. Estableciéndose las condiciones de pago y una serie de requerimientos mínimos
para su autorización.
009
SOLICITUD DE VACACIONES
Formulario elaborado por cada trabajador de FUNDACITE MÉRID A, mediante el cual
solicita al jefe el disfrute de este derecho, se especifican los días correspondientes a
disfrutar y los días pendientes por disfrutar
MANUAL
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD
67
Mayo, 2004
Este formulario debe ser previamente revisado y aprobado por la Gerencia de Gestión
Interna, la Consultoría Jurídica, y la Presidencia Respectivamente.
010
SOLICITUD DE PERMISO
Formulario elaborado por cada trabajador de FUNDACITE MÉRIDA, mediante el cual
solicita al jefe la autorización para ausentarse de la Fundación Por motivos justificados
durante un tiempo determinado
Este formulario debe ser previamente revisado y aprobado por la Gerencia de Gestión
Interna y la Coordinación respectiva.
011
NOMINA
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE
MERIDA, la cual sirve para calcular lo correspondiente a las remuneraciones del personal
que labora dentro de la Fundación., con sus respectivas deducciones
012
APORTES
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad, el cual sirve de
soporte del calculo y posterior registro contable de las aportes según la Ley
013
AUXILIAR DE CAJA DE AHORRO- CONICIT DEDUCCIONES Y
APORTES
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad, el cual sirve de
soporte para el cálculo de las deducciones y aportes por concepto de Caja de Ahorro
014
AUXILIAR DE LEY DE POLÍTICA HABITACIONAL
MANUAL
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD
68
Mayo, 2004
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad, el cual sirve de
soporte para el cálculo de los aportes y retenciones por concepto de Ley de Política
Habitacional
015
AUXILIAR DE FONDOS DE PENSIONES Y JUBILACIONES
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad, el cual sirve de
soporte para el cálculo de las deducciones y aportes por concepto del Fondo de
Pensiones y Jubilaciones del Personal de FUNDACITE Mérida.
016
AUXILIAR DE ANTIGÜEDAD
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad, el cual sirve de
soporte para el cálculo de lo correspondiente a prestación de antigüedad del personal de
FUNDACITE Mérida.
017
COMPROBANTE DE RETENCIÓN DEL IVA.
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad cumpliendo con las
disposiciones emitidas por la Ley del Impuesto al Valor Agregado, en el cual la Fundación
como Agente de Retención del Impuesto deberá emitir este documento al respectivo
proveedor del bien o servicios
018
ARC COMPROBANTE DE RETENCIÓN DE I.S.L.R POR
CONCEPTO DE SUELDOS, SALARIOS Y DEMÁS
REMUNERACIONES SIMILARES A PERSONAS RESIDENTES
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE
Mérida, el cual sirve como soporte de las retenciones en materia de Impuesto sobre la
Renta realice la Fundación por concepto de cantidades pagadas a personas naturales,
naturales o jurídicas objeto de las tarifas establecidas para tal fin por la Ley y sus
respectivos reglamentos.
MANUAL
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD
019
69
Mayo, 2004
ARC – V COMPROBANTE DE RETENCIÓN DE I.S.L.R
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE
Mérida, el cual sirve como soporte de las retenciones en materia de m
I puesto sobre la
Renta realice la Fundación por concepto de gravamen anual o cese de actividades para
personas residentes o perceptoras de sueldos y salarios y demás remuneraciones
similares
020
CONCILIACIÓN BANCARIA
Formato elaborado por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE
Mérida, mediante la cual se cotejan los registros que figuran en el extracto bancario con el
libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias. La conciliación
consiste en verificar la igualdad entre los Registros contables y los bancarios, efectuando
el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses
entre la empresa y el banco. La Conciliación Bancaria NO es un registro contable, es una
herramienta de control.
021
FACTURA
Documento con el que se registra la adquisición de bienes o la prestación de servicios
ofrecidos por los proveedores. En él se hacen constar los artículos, productos o servicios
en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la
operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. Para efectos de la Coordinación de
Contabilidad y Finanzas el original estará en su poder para realizar el registro contable de
la operación.
Estos documentos son validos mientras se rijan para su elaboración mediante las
Disposiciones relacionadas con la Impresión y Emisión de Facturas y Otros Documentos
según la resolución Nº 320 del 29 de Diciembre de 1999 en la Gaceta Oficial 36.859