5. Sistema de Compras - empresa nacional del carbon sa

ENACAR S.A.
Empresa Nacional del Carbón S.A.
NORMAS SOBRE ADQUISICIÓN DE BIENES
Y CONTRATACIONES SERVICIOS
EMPRESA NACIONAL DEL CARBÓN S.A.
Año 2009
ENACAR S.A.
Empresa Nacional del Carbón S.A.
NORMAS SOBRE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIONES
SERVICIOS
_________________________________________________________________
I. INTRODUCCIÓN.
El presente procedimiento contempla las normas e instrucciones que regirá en la
Empresa Nacional del Carbón S.A. en materia de adquisición y contratación de
servicios; regula las atribuciones; fija los montos y niveles de autorización y
determina el procedimiento al que deben ceñirse en las referidas contrataciones.
II. DEFINICIONES.
Previo al desarrollo del procedimiento se indican algunos conceptos que están
referidos principalmente a los agentes y documentos que intervienen y participan
en una agestión de compra, cuya definición permitirá aclarar términos
normalmente usados en dicha operación:
1. Usuario: Es la unidad o persona que comienza y cierra el ciclo de compra con
la emisión de la Solicitud de Adquisición.
2. Contrato: el acto mediante el cual se encomienda a una persona natural o
jurídica la ejecución de una obra material, la prestación de un servicio o la
adquisición de un bien físico mediante la formalización de un documento escrito
firmado entre las partes.
3. Compra directa: la adquisición de materiales, equipos, muebles y otras
especies necesarias para el funcionamiento de la Empresa, sin que medie en ello
la formalización de un contrato escrito, sin perjuicio de la cotización simple o
formal previa a la decisión de compra.
4. Cotización simple: aquella que se realiza directamente a un proveedor.
5. Cotización formal: es el documento oficial mediante el cual la Empresa
estipula las condiciones que requiere, se solicita por escrito o por medio
electrónico al menos a tres proveedores para la adquisición de un bien o servicio,
para cuya decisión se comparan las ofertas recibidas.
6. Licitación: aquella en que las ofertas deben solicitarse en sobre cerrado, los
que deben ser abiertos en una fecha y hora determinada ante una comisión
designada por el Gerente General, ceremonia a la que eventualmente pueden
asistir los oferentes. Puede ser de carácter público o privado.
• Licitación pública: se refiere a aquellas cuyo llamado se efectúa a cualquier
oferente mediante un aviso en prensa.
• Licitación privada: el llamado se hace por invitación a determinados
proveedores, sin publicación en prensa u otro medio.
7. Servicios menores: actividades realizadas por una persona natural o jurídica
distintas a los trabajadores de la Empresa, que reportan una utilidad o beneficio
requerido por la empresa, tales como labores de mantenimiento, de limpieza, etc.,
en las cuales no se requiera su formalización mediante un contrato escrito.
8. Solicitud de Compra: Es el documento en que se solicita el material o servicio
por parte de la unidad solicitante, se envía al Encargado de Compra,
especificando el material, cantidad y características requeridas. Debe llevar la
firma del usuario o solicitante y es autorizada por el Jefe de la unidad.
9. Orden de Compra: Es un documento que compromete a la Empresa a cancelar
los materiales y/o servicios, una vez recibidos conforme, de acuerdo a las
condiciones y especificaciones establecidas y pactadas con el proveedor, el que
se compromete a cumplirlas entregando los materiales solicitados. Es autorizada
por el Gerente General.
III. NORMAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.
1. NORMA GENERAL.
La adquisición de bienes y servicios se efectuará de acuerdo al procedimiento
general establecido en la Empresa, que se detalla más adelante, sin perjuicio de
las facultades asignadas a los distintos niveles jerárquicos por la Gerencia
General.
El procedimiento general es aplicable a todo tipo de compras y contratación de
servicios, a menos que opere una excepción o caso especial que se indica más
adelante.
En la Unidad de Compras deben centralizarse las gestiones pertinentes,
perteneciente al departamento Contable de la Empresa.
Los contratos que se efectúen deberán ser visados por Asesoría Legal de la
Empresa.
Los Jefes de áreas corresponden al Contador General, Jefe de Ventas y Jefe de
Administración de Beneficios.
2. MECANISMOS DE COTIZACIÓN.
De acuerdo a su naturaleza y monto involucrado, para la adquisición de bienes y
servicios, la Empresa utilizará los siguientes mecanismos y con los límites que se
indican:
TIPO DE
COTIZACIÓN
Simple
Formal
Licitación
MONTO DE
COMPRA
OBSERVACIONES
Hasta UF 10
Aplicable sólo a compras menores
> UF 10, hasta UF Mínimo 3 cotizaciones para cada
500
compra
> UF 500
Puede ser Pública o Privada
3. NIVELES DE AUTORIZACIÓN.
Las compras o contratación de servicios que soliciten las distintas unidades de la
Empresa deberán ser aprobadas conjuntamente por las jefaturas que se indican a
continuación, de acuerdo al monto involucrado y en forma previa a la operación
respectiva:
a. Hasta UF 10:
• Unidad solicitante
• Jefe Área solicitante
b. De UF 11 hasta UF 250
• Jefe Área solicitante
• Gerente General
c. De UF 251 o superior UF 5.000:
• Acuerdo de Directorio
El Gerente General deberá informar, previamente, de las operaciones realizadas
cuando superen los UF 475 en la sesión de Directorio correspondiente.
Estos niveles de autorización se pueden esquematizar en el siguiente cuadro:
Rango Montos
UF
Solicitante
Jefe Área
Gerente
General
0 - 10
P
A
11 - 250
P
V
A
Sobre 251
P
V
V
P: propone
V: visa previa
Directorio
A
A: Aprueba
4. FORMALIZACION DE LAS COMPRAS.
Las compras deberán estar en todos los casos respaldadas por la o las
cotizaciones, o por el contrato, según corresponda. Todo contrato que formalice
la compra de un bien o contratación de un servicio será firmado por el Gerente
General, independientemente del monto involucrado. No se requerirá su firma
posterior en ningún otro documento que diga relación con dicho contrato,
excepto aquellos que sean pertinentes a la correcta recepción del bien o servicio
contratado en forma específica por la Gerencia General. Los contratos deberán
ser previamente visados por el Asesor Legal en señal de conformidad.
5. EXCEPCIONES Y CASOS ESPECIALES.
Se podrá excepcionar de seguir el procedimiento general de cotización – pero no
las atribuciones - sólo con la autorización expresa de Gerente General, el cual
deberá informar oportunamente al Directorio si el monto involucrado es superior
a UF 251, en las siguientes situaciones:
a) En caso de real urgencia o emergencia.
b) En la contratación de servicios especializados, cuando no existan alternativas
rentables en el mercado.
c) Si existen ventajas comerciales o estratégicas que así lo justifiquen.
En cada uno de los casos señalados precedentemente, el Área solicitante deberá
requerir la respectiva autorización a la Gerencia General y dejar constancia
escrita de los fundamentos tenidos en vista para aplicar la excepción de que se
trate.
La excepción deberá ser clasificada como tal en forma previa a la compra, de
acuerdo al nivel de atribuciones respectivo.
6. COMPRAS MEDIANTE LICITACIÓN.
El Gerente General ó el Directorio, según los niveles de atribuciones definidos,
determinarán, en los casos que a su juicio estimen necesarios, la compra de
bienes o contratación de servicios mediante licitación y si ella debe ser pública o
privada.
En estos casos, se requerirá que las ofertas se hagan en sobre cerrado dirigido al
Coordinador del Proceso. Para la apertura de los sobres deberán estar presentes el
Asesor Legal, Unidad requirente, Gerente General o quien éste designe en su
reemplazo, quienes firmarán un acta preparada para tal efecto por esta última.
7. VISACION DE CONTRATOS.
El Gerente General y Asesoría Legal deberán visar los contratos de adquisición
de bienes y contratación de servicios. Asimismo, deberán visar las bases
administrativas de las licitaciones.
8. NUMERACIÓN, REGISTRO DE CONTRATOS Y RENOVACIONES.
Todo contrato que no se refiera a contratación de personal se individualizará,
previo a su firma y a la visación señalada precedentemente, con un número
correlativo que deberá registrar en el documento original la Secretaría de
Gerencia, dependencia que llevará Registro de los mismos. Esta unidad deberá
realizar el seguimiento de los contratos hasta su formalización, luego de lo cual
mantendrá siempre una copia del original firmado por las partes.
Para efectos del cumplimiento de lo contratado, la responsabilidad corresponderá
al trabajador denominado administrador del Contrato.
Sin perjuicio de la existencia o no de cláusula de renovación automática, la
Secretaría de Gerencia llevará un control actualizado de las fechas de
vencimiento de los contratos, las que informará periódicamente a la Gerencia
General con una anticipación de 90 días a la fecha de vencimiento respectiva o
30 días antes de la fecha en que se deba comunicar la renovación o término, en su
caso.
IV. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES.
Para las compras de bienes y contratación de servicios se seguirá el siguiente
procedimiento:
1. EMISIÓN SOLICITUD:
1.1. La unidad que requiera la compra de un bien o contratación de servicio
deberá emitir una Solicitud de Compra, la cual deberá enviarse debidamente
llenada al Encargado de Compra (Contabilidad) firmada por el solicitante y el
Jefe de Área respectivo. Especial importancia tiene una clara definición de las
características del bien o servicio a obtener, una fundamentación adecuada de las
razones y destino de éste y el costo aproximado de la compra o servicio.
1.2. El Encargado de Compra, previa revisión de la capacidad presupuestaria
existente, y verificación de los V°B° de acuerdo a los niveles de decisión
existentes, procederá a gestionar las cotizaciones.
2. COTIZACIONES:
2.1. Verificados los V°B°, se inicia la cotización, de acuerdo a la naturaleza y
montos involucrados.
2.2. Se deberán obtener al menos tres cotizaciones, de distintos proveedores, si
corresponde, exceptuando los artículos o servicios en que no existan más
proveedores o de aquellos casos en que opere una excepción como las señaladas
en el número III.5 de este documento.
2.3. Una vez recibidas las cotizaciones, idealmente, se confeccionará un cuadro
resumen que contendrá la siguiente información:
• Identificación del proveedor.
• Nombre de los artículos (en el caso de compras) o servicio a contratar.
• Precios unitarios de los artículos.
• Valor total de la compra o servicios.
Además, este resumen deberá contener la identificación del solicitante, la unidad
a que pertenece, el tipo de compra y las observaciones que correspondan.
2.4 En aquellos casos que el solicitante estime necesario efectuar la compra u
obtención del servicio a un determinado proveedor, por razones técnicas o de otra
índole, podrá sugerir y/o adjuntar las respectivas cotizaciones, lo cual deberá
quedar claramente justificado en la solicitud correspondiente. No obstante, el
Encargado de Compra, se reservará el derecho a instruir nuevas cotizaciones y
rechazar lo sugerido si el precio y/o condiciones técnicas así lo aconsejan.
3. COMPRAS:
3.1 Aprobada la compra por los niveles correspondientes y seleccionado el o los
proveedores, se confeccionará una Orden de Compra (u orden de servicio, según
corresponda) en duplicado.
3.2 La Orden de Compra se enviará por fax o correo electrónico ú otro medio, al
proveedor, verificándose posteriormente, en forma telefónica, su recepción.
3.3 La factura o boleta de prestación de servicios correspondiente se ingresará
por secretaria de las Oficinas de Santiago, Lota o Curanilahue, según
corresponda, se verificará contra la orden de compra por el Encargado de
Compra y se visará por el Jefe de Área solicitante y Gerente.
3.4 Cuando la compra no se realice a través del Encargado de Compra, éste
requerirá que la recepción conforme de los bienes o del servicio contratado se
respalde en cada oportunidad con la guía de despacho o con la boleta o factura de
prestación de servicios, según corresponda, documentos que deberán venir con el
V°B° de la persona que recibe los bienes físicos o el servicio, con su nombre,
firma y timbre y el V°B° del Jefe de Área respectivo.
4. REGISTRO Y ENVIO A PAGO:
4.1 Cuando se trate de compras, una vez verificada la correcta emisión de la
factura, se ingresará al sistema computacional de abastecimientos. Si la compra
se refiere a materiales inventariables, se confeccionará un formulario de alta de
Activo Fijo que alimentará el inventario de activo fijo.
4.2 El Encargado de Compras enviará la siguiente documentación a
Contabilidad:
• Original de Guía de Recepción
• Original y copia de Factura
• Original y copia de Orden de Compra
Legajo con resumen de cotizaciones, solicitud de compra y las cotizaciones
recibidas.
5. DESPACHO DE MATERIALES:
5.1 El Encargado de Compras despachará los materiales adquiridos a las
unidades solicitantes rebajando del sistema de abastecimientos los ítems que
corresponda, adjuntando copia de la Solicitud de Compra y copia de Factura.