El asistente administrativo y/o gerente administrativo del Siglo

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UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
Recinto de Río Piedras
Facultad de Administración de Empresas
Departamento de Administración de Sistemas de Oficina
Título del estudio realizado entre los meses de enero a diciembre de 2006
El asistente administrativo y/o gerente administrativo del
Siglo 21 desde la perspectiva del patrono
Realizado por:
Dra. Myrna López de Pinto, Catedrática Auxiliar
Informe sometido:
19 de septiembre de 2007
Tabla de Contenido
UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO ............................................................................. 1
Propuesta del Estudio ...................................................................................................... 3
I. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 6
Justificación ............................................................................................................... 6
Preguntas de investigación ........................................................................................ 7
Método ....................................................................................................................... 8
Instrumentos de investigación ................................................................................... 8
Análisis ....................................................................................................................... 8
Procedimiento del estudio ......................................................................................... 9
II. REVISIÓN DE LITERATURA ............................................................................... 10
III. METODOLOGÍA................................................................................................... 20
1. Descripción de la muestra ................................................................................ 20
2. Instrumentos de investigación .......................................................................... 21
3. Procedimiento ................................................................................................... 21
IV. PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS .......................................................... 23
V. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN ........................ 49
Resumen ................................................................................................................... 49
HALLAZGOS MÁS SIGNIFICATIVOS EN EL CUESTIONARIO ................... 50
HALLAZGOS MÁS SIGNIFICATIVOS EN EL CONVERSATORIO ............... 55
ANALISIS, IMPLICACIONES Y RECOMENDACIONES ................................. 57
BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................... 61
APÉNDICE A – CUESTIONARIO ............................................................................... 64
APENDICE B- PREGUNTAS DEL CONVERSATORIO ............................................ 73
APENDICE C – TRANSCRIPCIÓN DEL CONVERSATORIO ................................... 74
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
Dra. Myrna Pinto
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Propuesta del Estudio
4 de octubre de 2005
Dra. Juanita Rodríguez
Directora
PROPUESTA DE INVESTIGACION
SEGUNDO SEMESTRE ACADEMICO 2005-06
La investigación propuesta complementa la investigación presente sobre la
trayectoria profesional de los egresados de Sistemas de Oficina durante el 1995-20005.
En la misma se pretende investigar las competencias, requisitos de contratación y tareas
que exige el patrono a los asistentes administrativos y/o gerentes administrativos. El
asistente administrativo y/o gerente administrativo del siglo 21 desde la
perspectiva del patrono. Además, se desea auscultar, desde la perspectiva de los
patronos, cuál es la trayectoria y el desarrollo profesional dentro de su organización que
ellos vislumbran para el asistente administrativo. Se inquirirá específicamente, entre
otras preguntas, cuántos asistentes se desempeñan al presente como administradores o
gerentes administrativos, cuáles son las tareas que realizan y en qué nivel de la estructura
de la organizacional se ubican.
Justificación
Al completar la investigación inicial sobre la trayectoria de los egresados del
programa de Sistemas de Oficina, resulta imperativo una vez analizados los resultados de
la misma, obtener la perspectiva del patrono. El insumo que puedan proveer las
organizaciones y la comunidad donde se desempeñan nuestros egresados, es valioso y
necesario para el mejoramiento de nuestro currículo.
De acuerdo a la literatura revisada en la primera investigación, la profesión del
asistente administrativo está sufriendo unos cambios vertiginosos en este momento
histórico debido a la explosión de la tecnología, al igual que los cambios dramáticos en la
manera de hacer negocios. Nuestro Departamento necesita posicionarse, de manera que
pueda responder adecuada e eficientemente a estas nuevas destrezas y conocimientos que
la organización del Siglo 21 requiere del asistente administrativo o del futuro
administrador o gerente de oficina.
La investigación propuesta, la perspectiva del patrono, unida a la información
obtenida en cuanto a la trayectoria de los egresados, tiene la capacidad de proveer una
visión amplia de cuál debe ser la estrategia a seguir en cuanto a los ofrecimientos y la
actualización del programa de Administración de Sistemas de Oficina.
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Pregunta de investigación
La investigación se propone contestar las siguientes preguntas:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
¿Cuántos asistentes administrativos laboran en la empresa?
¿Cuál es el título o nombre oficial de la posición que ocupan los asistentes
administrativos?
¿Qué tareas éstos realizan?
¿Qué preparación académica requiere la empresa para su contratación?
¿Qué espera la empresa de los asistentes administrativos?
¿En qué nivel de la estructura organizacional se ubican los asistentes
administrativos?
¿Qué futuro profesional dentro de la organización vislumbran para los
asistentes administrativos?
¿Cuál es la escala salarial del asistente administrativo?
Método
La población del estudio son patronos de organizaciones públicas y privadas. La
muestra la constituirán aquéllos patronos que podamos contactar a través de un
cuestionario. Los medios para reclutar la muestra serán ofertas de empleo publicadas en
los periódicos, la lista de los veinte mejores patronos publicada en el periódico, se pedirá
la ayuda de la Cámara de Comercio de Puerto Rico, al igual que otros contactos que sean
provistos por nuestra Universidad.
Instrumentos de investigación
Los datos necesarios para realizar el estudio se recopilarán a través de un
cuestionario mayormente de preguntas cerradas que será desarrollado por la investigadora
y un conversatorio con los patronos que provea la dimensión cualitativa de la
investigación. Luego de validado el cuestionario, se enviará por correo.
Análisis
La información recopilada a través del cuestionario será clasificada y codificada
utilizando estadísticas descriptivas. La información recopilada a través del conversatorio
se codificará utilizando una matriz.
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Dra. Myrna Pinto
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Procedimiento del estudio














Revisión de literatura
Marco conceptual
Identificar la población
Identificar la muestra
Diseñar los instrumentos de investigación
Validar los instrumentos de investigación
Comenzar el contacto con la muestra
Enviar el cuestionario por correo
Comenzar la recopilación de datos
Planificar el Conversatorio
Clasificar y codificar los datos recopilados
Analizar los datos
Hallazgos y conclusiones
Informe final
2006
Enero
Revisión de literatura y marco conceptual
Febrero
Identificar población y muestra
Diseñar los instrumentos de investigación
Marzo
Validar los instrumentos de investigación
Comenzar la preparación del “mailing” y contacto inicial
con la muestra
Abril
Enviar el cuestionario por correo
Planificar el Conversatorio
Mayo
Conversatorio con patronos
Recibir y comenzar a codificar los cuestionarios devueltos
Estoy a su disposición para cualquier otra información que estime necesaria.
Myrna López de Pinto, Ed.D.
Catedrática Auxiliar
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I. INTRODUCCIÓN
La presente investigación complementa la realizada en el 2005 sobre la
trayectoria profesional de los egresados del programa de Administración de Sistemas de
Oficina graduados desde el 1995 al 2005.
En este segundo estudio se investigó lo mismo que en la primera investigación,
pero desde la perspectiva del patrono. A través de un cuestionario los patronos indicaron
las tareas que requieren de los asistentes administrativos y la preparación académica que
ellos entienden debe poseer. Además, se auscultó, desde la perspectiva de los patronos,
cuál es la trayectoria y el desarrollo profesional que ellos vislumbran para el asistente
administrativo. Se inquirió específicamente, entre otras preguntas, cuántos asistentes se
desempeñan al presente como administradores o gerentes de oficina, cuáles son las tareas
que realizan y en que nivel de la estructura de la organización se ubican.
Justificación
Al completar la investigación inicial sobre la trayectoria de los egresados del
programa de Sistemas de Oficina, resultó imperativo, una vez analizados los resultados
de la misma, obtener la perspectiva del patrono. Se entiende que el insumo que puedan
proveer las organizaciones y la comunidad donde se desempeñan nuestros egresados, es
valiosa y necesaria para el mejoramiento de nuestro currículo.
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De acuerdo a la literatura revisada en la primera investigación, la profesión del
asistente administrativo está sufriendo unos cambios vertiginosos en este momento
histórico debido a la explosión de la tecnología, al igual que los cambios dramáticos en la
manera de hacer negocios. Nuestro Departamento necesita posicionarse de manera que
pueda responder adecuada y eficientemente a estas nuevas destrezas y conocimientos que
la organización del Siglo 21 requiere del asistente administrativo o del futuro
administrador /gerente de oficina.
El estudio realizado, la perspectiva del patrono, unido a la información obtenida
en cuanto a la trayectoria de nuestros egresados, tiene la capacidad de proveer una visión
amplia de cuál debe ser nuestra estrategia a seguir en cuanto a los ofrecimientos y la
actualización del programa de Administración de Sistemas de Oficina.
Preguntas de investigación
En el presente estudio, se contestan las siguientes preguntas:
i.
¿Cuántos asistentes administrativos laboran en la empresa?
j.
¿Cuál es el título o nombre oficial de la posición que ocupan los asistentes
administrativos?
k.
¿Qué tareas éstos realizan?
l.
¿Qué preparación académica requiere la empresa para su contratación?
m.
¿Qué espera la empresa de los asistentes administrativos?
n.
¿En qué nivel de la estructura organizacional se ubican los asistentes
administrativos?
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o.
¿Qué futuro profesional dentro de la organización vislumbran para los
asistentes administrativos?
Método
La población del estudio son patronos de organizaciones públicas y privadas. La
muestra por disponibilidad la constituyeron aquéllos patronos que se pudieron contactar a
través de un cuestionario y los asistentes al Conversatorio. Los medios para reclutar la
muestra fueron ofertas de empleo publicadas en los periódicos, la lista de los veinte
mejores patronos publicada en el periódico, la guía Business Register y otros contactos
provistos por nuestra Universidad.
Instrumentos de investigación
Los datos necesarios para realizar el estudio se recopilarán a través de un
cuestionario, mayormente de preguntas cerradas, que fue desarrollado por la
investigadora y un Conversatorio con los patronos que proveyó la dimensión cualitativa
de la investigación.
Análisis
La información recopilada a través del cuestionario fue clasificada y codificada
utilizando estadísticas descriptivas realizadas con el programa computarizado SPSS. La
información recopilada a través del Conversatorio se analizó utilizando una matriz.
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Procedimiento del estudio

Revisión de literatura

Marco conceptual

Identificar la población

Identificar la muestra

Diseñar los instrumentos de investigación

Validar los instrumentos de investigación

Comenzar el contacto con la muestra

Enviar el cuestionario por correo

Comenzar la recopilación de datos

Planificar el grupo para el Conversatorio

Clasificar y codificar los datos recopilados

Analizar los datos

Hallazgos y conclusiones

Informe final
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II. REVISIÓN DE LITERATURA
La transformación de las organizaciones y de las oficinas en el Siglo 21 ha sido
notable y vertiginosa en los pasados años. La tecnología ha impactado los procesos, los
equipos, las tareas y las personas que laboran a todo nivel en las empresas. Esta
trayectoria de cambio constante en la profesión del hoy asistente administrativo comenzó
aproximadamente en la década de los mil novecientos ochenta.
Esta trayectoria inexorable exige un profesional que responda a la globalización,
al que se le provea una ventaja competitiva a través un programa de estudios que se
reposicione y se atempere a las demandas educativas y empresariales del siglo 21.
Friedman (2005) afirma que la globalización está encogiendo el mundo a un tamaño más
pequeño y a su vez está aplanando la arena del juego. Esta aseveración se refiere a que
la competencia laboral, según Friedman, es más equitativa con el desarrollo global, lo que
disminuye la ventaja empresarial y laboral que en años pasados disfrutaba el mundo
occidental. Señala también, que el éxito mayormente descansará en el apoderamiento de
los individuos que puedan conectarse y competir con rapidez en este nuevo concepto.
El desarrollo comprensivo e integral del profesional del siglo 21 debe incluir
también actividades educativas que fomenten el desarrollo de una manera nueva de
pensar. Pink, D. (2005) asegura que nos estamos moviendo de una sociedad y una
economía cuyo cimiento ha estado basado mayormente en la lógica y en el movimiento
linear y nos dirigimos hacia el desarrollo de una nueva manera de pensar. Señala que ya
nos encontramos en la transición de la Era del Conocimiento a la Era Conceptual. Esta
nueva Era Conceptual requiere aptitudes que él llama “high concept” y “high touch”. El
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“high concept” fomenta la capacidad para detectar patrones y oportunidades, al igual que
la creación artística, lo emocional, lo artístico y la habilidad de combinar ideas que no
están relacionadas y convertirlo en algo nuevo. El “high touch” se concentra en la
habilidad de relacionarse y demostrar empatía, entender las reacciones e interacciones
humanas, encontrar satisfacción en uno mismo y demostrarlo a otros, al igual que
reconocer más allá de lo cotidiano el propósito y el significado de las cosas.
Ambas posturas, Friedman y Pink, nos describen a un profesional íntegro que está
preparado para competir globalmente y que también pueda distinguirse por sus
cualidades humanas. Cualidades que la literatura y los patronos reclaman y señalan está
escasas en el profesional actual. Nos referimos a las destrezas suaves o esenciales “soft
skills” que se irán mencionando más adelante.
La siguiente revisión de literatura incluye las tendencias principales en los
ámbitos social, organizacional y de educación superior que influyen en la formación de
los egresados del Departamento de Administración de Sistemas de Oficina.
OfficeTeam, una organización dedicada al reclutamiento de profesionales
altamente competitivos y muy reconocida en los Estados Unidos, publicó en el 2006 un
estudio llamado “Office of the Future: 2020”. En el mismo se hacen unas predicciones
en cuanto a la tecnología, las tareas, los roles, las destrezas y la preparación académica
necesaria para el profesional de oficina exitoso y necesario en ese ambiente futuro.
Entre los hallazgos del mencionado estudio, las siguientes predicciones resultan
importantes para el profesional egresado de nuestro Departamento de Administración de
Sistemas de Oficina:
La tecnología continuará impactando el ambiente laboral
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La flexibilidad y la adaptabilidad serán atributos importantes en los empleados
El lugar de empleo y las organizaciones se perfilan cada vez más móviles
Las telecomunicaciones y las nuevas tecnologías inalámbricas le permitirán al
empleado interactuar en cualquier momento y desde cualquier lugar
Las oficinas instantáneas, espacios comerciales, “Plug and Play Business Centre”
estarán equipados y permitirán estar comunicados en todo momento
Como resultado de la portabilidad o movilidad, no todos los empleados estarán
localizados en un mismo lugar y son los profesionales administrativos los que
facilitarán la conexión de esa fuerza de trabajo dispersa
Aún cuando los equipos de trabajo son una forma de organización común, la
forma de estos interactuar está cambiando radicalmente, por ejemplo, la
conferencia virtual, capacita o permite la colaboración efectiva en puntos
distantes
Los profesionales tendrán que ejecutar tareas múltiples para cumplir con todas sus
obligaciones eficientemente
Habrá mayor presión para que se adapten más rápidamente a los cambios, a que
se trabaje más inteligentemente, se aumente la productividad y que se realicen
trabajos que no estén contemplados en la descripción de tareas oficial
OfficeTeam y los expertos de la industria consultados identifican seis destrezas
medulares que todo profesional va a necesitar para tener éxito en este nuevo
ambiente. Utilizan el acrónimo en inglés ACTION para señalarlas:
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 A (Analysis) Análisis – pensamiento creativo que se traduce en el
desarrollo de soluciones innovadoras a los problemas y retos.
 C (Collaboration) Colaboración - capaces de establecer rápidamente la
relación positiva entre los miembros de los equipos, responsivo y sensible
a la diversidad
 T (Technical aptitude) Aptitud técnica – deseo de adoptar nuevas
tecnologías y receptivo al cambio
 I (Intuition) Intuición – que pueda identificar las mejores formas de
proveer apoyo basado en los objetivos y procesos de la empresa y las
necesidades y estilos de trabajo de los colegas
 O (Ongoing education) Educación continua – que sea un eterno aprendiz
 N (Negotiation) Negociación – requiere utilizar el tacto, diplomacia y
empatía para producir resultados positivos
De acuerdo al mencionado estudio, se proyecta que las responsabilidades del
administrador de oficinas, al igual que los roles serán de naturaleza más especializados y
complejos. A continuación cinco roles destacados:
 Control del flujo de trabajo – facilitará el apoyo y recursos necesarios a colegas en
localizaciones variadas, facilita la interacción entre equipos, coordina la
transferencia y utilización de recursos de la compañía tales como, computadoras,
equipo de comunicaciones y otras herramientas tecnológicas.
 Coordinar los recursos – maneja y administra los recursos para los diferentes
proyectos de la organización.
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 Enlazar las telecomunicaciones – facilita y sirve como enlace entre los
colaboradores a distancia y la gerencia.
 Administrador del Conocimiento “Knowledge management” – controla los
archivos, la información que garantiza la continuidad de la organización, la
integridad de la información y la cultura organizacional.
 Organizar reuniones virtuales – planifica y provee el equipo técnico necesario.
La American Management Association realizó una encuesta en el 2004 entre
profesionales administrativos y este grupo señala que las cualidades de trabajo son más
importantes para el éxito en su trabajo que las destrezas de trabajo. La siguiente lista de
cualidades en orden de importancia fue generada como resultado del mencionado estudio

Flexibilidad

Proyección profesional

Manejo del tiempo

Comunicación oral y escrita

Iniciativa

Solución de problemas

Planificación y administración de reuniones

Asertividad

Manejo de proyectos

Habilidad para manejar presupuesto

Planificación de viajes

Diseño de informes y documentos
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
Destrezas de supervisión y gerencia
La National Association of Colleges and Employers (NACE) en su informe “Job
Outlook 2007” indica que a consecuencia del retiro de profesionales de la era de la
Explosión de los Bebés (Baby Boomers), los patronos están en la búsqueda de muchos
nuevos empleados. Idenfican que los bachilleratos de más demanda, en orden de
importancia, son los siguientes, entre siete más:

Contabilidad

Negocios (Business)

Administración/Gerencia (Administration/Management
En el informe NACE se destacan las siguientes cualidades, en orden de importancia,
que los patronos valoran más:
Destrezas de comunicación
Honestidad/integridad
Relaciones interpersonales
Motivación/iniciativa
Ética profesional
Destrezas de trabajo en equipo
Destrezas de computadoras
Destrezas analíticas
Flexibilidad/adaptabilidad
Orientado a detalles
Destrezas organizacionales
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Destrezas de liderazgo
Confianza en sí mismo
Amigable/personalidad agradable
Tacto (tactfulness)
Buenas maneras/cortés
Creatividad
Promedio general de 3.0 ó más
Destrezas empresariales/tomar riesgo calculado
Sentido del humor
Bilingüe
Brownfiel, S., (2004) entiende que la transformación tecnológica ha puesto un
gran precio e importancia a las destrezas técnicas, pero igualmente ha puesto mayor
importancia a las destrezas y cualidades personales. Lewis (2004) enfatiza que la
creatividad dejó de ser algo deseable o recomendable, sino que resulta imperativo para la
organización que desea mantener la ventaja competitiva. La literatura ofrece muchos
ejemplos y predicciones para los negocios en el siglo 21. De acuerdo a Friedman,
estamos entrando en una fase donde vamos a ver la digitalización, la virtualización o el
mundo virtual y la automatización en casi todas las facetas. Este escenario ha creado
retos importantes para la economía y para la fuerza trabajadora. Y dado este escenario,
cada trabajo que se conoce actualmente será afectado.
Timm, J. (2005) señala que las funciones gerenciales tradicionales de planificar,
organizar, dirigir y controlar están siendo usurpadas por las nuevas funciones de creación
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de visión, persuasión, coordinación y conectividad. Las funciones tradicionales las están
llevando a cabo los administradores de oficina. El consultor Marc Rosenberg hace la
distinción entre administrador y gerente refiriéndose a las ventajas que ofrece el que una
organización cuente con un administrador de oficina. Según el Consultor, el gerente
(management) se define como el que planifica e implanta; lidera y hace que las personas
sigan; ayuda que las personas logren su potencial; afecta el comportamiento y la
auditabilidad. La gerencia es referente a lo que es la organización, hacia dónde se dirige
y cómo lo va a realizar. Crea el ambiente para el éxito y sabe delegar. En contraposición,
el administrador (administrator) se enfoca en la vida de día a día de la organización. Sus
funciones incluyen: monitorear e informar sobre los resultados, operaciones diarias,
mantenimiento y mejoramiento de los sistemas, hacer cumplir e interpretar la política de
la organización y apoyar las estructuras del servicio al cliente para lograr mayor
productividad.
En otro estudio realizado por Rosenberg encuestando 72 oficinas de CPA en el
2003, el cual fue comisionado por la American Management Association, el consultor
concluyó que un buen administrador de oficina posee las siguientes habilidades y
destrezas: realiza tareas múltiples, es persuasivo, posee confianza en sí mismo, es
asertivo, posee iniciativa, trabaja con poca supervisión, organiza, resuelve problemas y
sabe delegar. Enfatiza que la característica más importante es que posee destrezas
interpersonales (people skills). Indica además, que la organización debe ver al
administrador como un jefe de operaciones, ya sea con este título o sin título, en lugar de
verlo como una “secretaria glorificada” (glorified secretary).
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Jo Stuteley, gerente regional a cargo del reclutamiento de asistentes
administrativos de OfficeTeam, indica que la profesión no está recibiendo la mejor
publicidad posible. Utiliza el ejemplo del famoso personaje para niños “Bob el
constructor”, quien ha traído una nueva perspectiva sobre la construcción y hoy debido al
auge del personaje y la publicidad, una nueva generación de niños desea ser como Bob el
constructor. Opina Stuteley que debemos desarrollar nuestro propia personaje que brinde
una nueva visión a la profesión del asistente administrativo.
La revisión de literatura realizada nos lleva a concluir que nuestro programa de
estudios y el currículo deben ser desarrollados tomando en consideración las siguientes
categorías de competencias que se desean desarrollar:
Destrezas básicas y medulares – tales como: cultura general, tecnología,
procesos matemáticos básicos, administración, contabilidad, solución de problemas,
comunicación, psicología general, mercadeo, gerencia, manejo de presupuesto y ética.
Destrezas suaves (soft skills) – tales como: relaciones inter-personales, manejo
del tiempo, iniciativa, liderazgo, creatividad, asertividad, integridad, honestidad, empatía,
sentido de humor, responsabilidad, confiabilidad, pensamiento crítico y actitud positiva.
Educación Continua (Lifelong learning) – desarrollar una cultura de
mejoramiento continuo profesional y personal.
En conclusión, la literatura revisada muestra una tendencia clara de cuál es futuro
del profesional de oficina. Demuestra y valida que el asistente administrativo está
dirigido a ser el Administrador e Oficina asumiendo los roles relacionados a la
administración de las operaciones y procesos del día a día de la organización. Un
administrador de oficina que posea múltiples y complejas competencias. De igual
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manera, el desarrollo profesional de este egresado, demanda un cambio curricular y un
cambio en estrategias y métodos de enseñanza.
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III. METODOLOGÍA
En esta sección se describe la metodología utilizada en el presente estudio. Se
divide en tres partes, la primera describe lo referente a los participantes, la segunda parte
describe los instrumentos de investigación y la tercera parte detalla los procedimientos.
La investigación realizada durante el período de mayo-agosto 2006 trata sobre El
asistente administrativo y/o gerente administrativo del siglo 21 desde la
perspectiva del patrono.
A. Población
Se diseño y preparó una base de datos con las direcciones de las empresas,
nombre del presidente y/o ejecutivo a cargo de la empresa, dirección electrónica y otros
datos pertinentes. Se enviaron por correo regular 425 cuestionarios a diferentes empresas
públicas y privadas a través de la Isla. La población la componen los patronos que
respondieron al cuestionario.
Respondieron 69 empresas, lo que equivale a un 16%. A pesar de que
estadísticamente la muestra no representa un por ciento significativo, la investigadora
considera que 69 respuestas de diferentes organizaciones, públicas y privadas, señalan
una tendencia en cuanto a destrezas, conocimientos y preparación académica que los
patronos de hoy exigen. Es importante también destacar que el cuestionario era extenso y
los participantes debían reaccionar a 66 reactores.
1. Descripción de la muestra
Las 69 empresas que devolvieron el cuestionario se desglosa de la
siguiente manera: 80% por ciento son privadas y 20% son públicas.
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Participantes en el conversatorio –Un total de 14 personas participaron
5 representantes de la UPR, RP
3 representantes de empresas públicas
6
representantes de empresas privadas
2. Instrumentos de investigación
i. El cuestionario diseñado por la investigadora consta mayormente
de preguntas cerradas con 66 reactores. Incluye también una
pregunta abierta. (Apéndice___ cuestionario)
ii. Conversatorio – la investigadora preparó, junto a otras profesoras,
unas preguntas guía para llevar a cabo el mismo. (Apéndice____
preguntas guía)
3.
Procedimiento
i. El cuestionario fue diseñado por la investigadora y validado por un
panel de expertos compuesto por profesoras del Departamento de
Administración de Sistemas de Oficina. Se identificó la población
y se preparó una carta de introducción para incluir la misma y se
diseñaron bases de datos, ya que las cartas fueron personalizadas,
al igual que los cuestionarios. Se enviaron 425 cartas y
cuestionarios durante el mes de abril de 2006. En agosto de 2006
se revisaron y clasificaron los 69 cuestionarios recibidos y se
procedió a entrar los datos utilizando los programas
computarizados Excell y SPSS. Una vez los datos fueron entrados
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se le aplicaron las estadísticas descriptivas para el análisis de los
mismos.
El Conversatorio – se preparó una carta personalizada invitando a
participar en el mismo. Se seleccionaron una variedad de empresas
públicas y privadas, un total de 65 empresas. La carta invitación
fue enviada por correo regular y también a través del fax. El
Conversatorio se llevó a cabo el 7 de abril de 2006. Fue grabado
en audio con el consentimiento y conocimiento de los participantes
(Apéndice con la transcripción del mismo) En el Apéndice B se
incluyen las preguntas realizadas, al igual que la transcripción del
Conversatorio. Apéndice C, incluye fotos del mismo.
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IV. PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS
A continuación los resultados obtenidos en el Conversatorio y a través del
análisis de las preguntas del cuestionario. Se presentan gráficas que se explican
por sí solas y muestran la pregunta y los por cientos obtenidos en cada una de
las alternativas provistas en el cuestionario. Las dos preguntas abiertas fueron
completadas por algunos de los participantes y se muestran sus resultados
también.
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Las siguientes gráficas muestran los resultados de la opinión de los patronos en
cuanto a las características personales que debe poseer un asistente administrativo y el
nivel de importancia.
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En las siguientes gráficas se muestra el resultado de la opinión de los patronos en
cuanto a las competencias tecnológicas que los asistentes administrativos deben poseer.
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Las siguientes gráficas muestran los resultados de la opinión de los patronos
consultados en cuanto a las competencias generales de los asistentes administrativos.
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Las siguientes gráficas muestran la contestación de los patronos consultados en
cuanto a las competencias de comunicación que deben poseer los asistentes
administrativos
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A continuación los resultados obtenidos en las dos preguntas abiertas en el
cuestionario contestado por los 69 patronos participantes. La siguiente pregunta abierta
fue contestada.
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Sugerencias y/o recomendaciones para preparar el profesional que requieren
las empresas.
Ética profesional, lealtad a la organización, etiqueta, proyección,
dominiodel vocabulario
Bilingüe, dispuesto a aprender
Vestimenta apropiada, confidencialidad
Tener calidad humana
Enfocarse como empresario, que sea más práctica la educación,
enfatizar valor de la fidelidad
Bilingüe
Fidelidad a la empresa
Actitud hacia el trabajo, manejo de emociones
Tener deseos de superarse y tener paciencia
Servicio al cliente
Dominio del ingles
Mejorar el inglés, redacción en ambos idiomas, manejo de
prioridades
Dominio del inglés, y sistemas de información
Dominio del ingles
Ofrecer cursos de etiqueta y vestimenta, arte de hablar en público,
manejo de relaciones interpersonales
Prácticas en la industria, protocolo, etiqueta y ética
Hacer de la "secretaria" indispensable
Dominio del inglés, auto eficiencia, inteligencia emocional,
construcción de relaciones armoniosas, capacidad para discernir
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
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Enfatizar la capacidad de redacción y dominio del inglés
Organización, dominio del inglés, vestimenta, etiqueta y protocolo
Talleres de comunicación, relaciones interpersonales y servicio al
cliente
Dominio del inglés
Responsabilidad, Etiqueta y Protocolo, profesionalismo
Servicio al cliente, Etiqueta y Protocolo
Etiqueta y Protocolo, dispuesta a cambios
Talleres de comunicación, relaciones interpersonales y servicio al
cliente
Sugiera otras competencias esenciales:
Apariencia física, cuidado personal
Buena Presencia, integridad, honesta, discreta, confiable, puntual
Consistencia en el trato, no preferencias, cumplir las metas y
asumir retos, honestidad
Confidencialidad y lealtad a la empresa
Etiqueta Corporativa
Capacidad de organizar archivos electrónicos
Capaz de redactar de forma clara, rápida y organizado
Puntualidad, compromiso con la empresa
Conocimiento extenso de servicios del banco, puntualidad, pasión
por la perfección
Manejo de reservaciones de vuelo y hoteles. Permisología y
procedimientos en agencias
Trabajo en equipo, confidencialidad, cooperación, esfuerzo
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
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"Update" sobre aspectos generales de la industria
Trabajo en equipo, discreto, demostrar iniciativa, establecer
prioridades
Dominio del ingles
La transcripción del Conversatorio llevado a cabo el 7 de abril de 2006 se
incluye como Apéndice C.
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
Dra. Myrna Pinto
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V. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
En este capítulo se presenta un resumen del estudio llevado a cabo, su
literatura, su metodología, los procesos y una interpretación de los resultados. Utilizando
dichos resultados, se ofrecen conclusiones y recomendaciones que apoyen el problema
bajo estudio planteado.
Se discuten, además, las implicaciones y recomendaciones por los resultados
obtenidos. Se finaliza con sugerencias para futuras investigaciones relacionadas.
Resumen
El propósito del estudio fue investigar y auscultar la opinión de los patronos que
emplean a los egresados del programa de Administración de Sistemas de Oficinas,
Recinto de Río Piedras, en cuanto a la preparación académica que requieren, las
destrezas y competencias que deben poseer, tareas que deben realizar y las actitudes y/o
destrezas esenciales que deben exhibir.
El estudio se dividió en dos áreas, la primera fase se realizó a través de un
Conversatorio con patronos de empresas públicas y privadas. En esta fase se auscultó el
sentir de los patronos utilizando unas preguntas guía. Se enviaron cartas de invitación
para participar en el Conversatorio a 69 empresas públicas y privadas. Participaron en el
mismo catorce personas incluyendo personal docente de la Universidad de Puerto Rico y
patronos de empresas públicas y privadas.
En la segunda fase del estudio, se diseñó un cuestionario. El mismo se envió por
correo regular a diferentes empresas públicas y privadas a través de la Isla. El propósito
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
Dra. Myrna Pinto
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era recoger el sentir de los patronos a una serie de preguntas y determinar qué
preparación académica, destrezas y competencias requieren del asistente administrativo.
Esta fase midió la parte cuantitativa y una gama más amplia de preguntas.
HALLAZGOS MÁS SIGNIFICATIVOS EN EL CUESTIONARIO
Es importante destacar que el 86.5% de los participantes del cuestionario son
empresas privadas y el 14.5% son empresas de gobierno.
A continuación datos generales obtenidos a través del cuestionario a las 69
empresas, públicas y privadas, participantes.
39.10% su tipo de negocio es ofrecer servicios
21.70% emplea 501 personas o más
56.50% recluta sus empleados a través de un departamento de recursos humanos
56.50% emplea entre 1 a 3 secretarios/as y/o asistentes administrativos
36.20% indica que el título oficial en la empresa es – asistente administrativo
53.60% requiere como preparación académica mínima un bachillerato
29% ofrece como salario inicial entre $12,001 a $15,000 anuales
62.30% clasifica al asistente administrativo dentro de la estructura organizacional
como – empleo general
A continuación las características personales que deben exhibir los asistentes
administrativos de acuerdo a los participantes:
88.40% considera muy importante demostrar iniciativa
92.80% considera muy importante exhibir una actitud ética
53.60% clasifica como muy importante demostrar capacidad de análisis
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
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66.70% indica como muy importante demostrar capacidad para
mantenerse al día
63.80% indica como muy importante demostrar aplomo
71% considera muy importante demostrar empatía con otras personas
62.30% considera muy importante actuar asertivamente
68.10% clasifica como muy importante saber tomar decisiones
A continuación las competencias tecnológicas que más valoran los patronos
encuestados:
89.90% considera muy importante que se domine el procesamiento de palabras
electrónico
44.90% clasifica como importante el saber utilizar programas de publicaciones
electrónicas
52.20% clasifica como muy importante el saber utilizar programas de hoja
electrónica, ej. Excel
46.40% clasifica como importante el utilizar programas de base de datos, ej.
Access
47.80% clasifica como muy importante el utilizar programas de presentación
electrónica, ej. PowerPoint
82.60% clasifica como muy importante el utilizar la comunicación electrónica
(e-mail)
56.50% clasifica como muy importante el utilizar el calendario electrónico, ej.
Outlook
50.70% clasifica como muy importante utilizar la Internet
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
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39.10% clasifica como poco importante el diseñar y mantener páginas para el
Web
Las siguientes competencias generales fueron evaluadas por los patronos con los
siguientes resultados significativos:
68.10% clasifica como muy importante el dominar el idioma inglés oral y escrito
50.70% clasifica como poco importante el que pueda tomar dictado en
taquigrafía
34.80% clasifica como importante el preparar actas o minutas de reuniones
56.50% clasifica como muy importante redactar documentos en español
55.10% clasifica como muy importante redactar documentos en inglés
43.50% considera como importante diseñar y preparar formularios
33.30% clasifica como no es importante reconciliar cuentas bancarias
37.70% clasifica como no es importante preparar nómina de empleados
31.90% clasifica como importante manejar el “petty cash”
39.19% clasifica el establecer procedimientos para el manejo y control de
documentos como muy importante y un 40.60% lo considera importante.
36.20% clasifica como importante el saber preparar planes de trabajo
31.90% clasifica como poco importante el preparar informes financieros y un
31.90% lo clasifica como no es importante
36.20% clasifica como poco importante el supervisar empleados
39.10% clasifica como no es importante realizar entrevista a candidatos para
puestos
50.70% clasifica como no es importante reclutar empleados
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29% considera como importante orientar a empleados
33.30% indica como importante mantener inventario
42% clasifica como no es importante supervisar el mantenimiento de la planta
física
42% clasifica como muy importante identificar, analizar y solucionar problemas
73.90% clasifica como muy importante el mantener el calendario del (de la)
ejecutivo/a
43.50% considera no es importante diseñar adiestramientos
33.30% clasifica como no es importante organizar y administrar proyectos
42% considera como importante coordinar seminarios, conferencias y
convenciones
39.10% clasifica como importante el que diseñe procedimientos de oficina
56.50% clasifica como muy importante el diseñar y mantener sistemas de
archivo
69.60% clasifica como muy importante el manejar la correspondencia
40.60% clasifica como no es importante el realizar estudios de necesidades
46.40% clasifica como no es importante realizar estudios de viabilidad
39.10% clasifica como importante el que haga recomendaciones sobre la compra
de equipos
92.80% clasifica como muy importante el mantener buenas relaciones
interpersonales
94.20% clasifica como muy importante el manejar adecuadamente la
comunicación con clientes
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95.70% clasifica como muy importante el manejar adecuadamente las llamadas
telefónicas
92.80% clasifica como muy importante el dominar la comunicación oral
91.30% clasifica como muy importante el dominar la comunicación escrita
92.80% clasifica como muy importante el poder interactuar con todo tipo de
persona
En el cuestionario enviado por correo se incluían dos preguntas abiertas, la
primera:
Sugerencias y/o recomendaciones para preparar el profesional que requieren
las empresas.
Las siguientes sugerencias fueron significativas, ya que no se contemplaron en las
preguntas cerradas y aportaron otras cualidades:
Protocolo y etiqueta
Fidelidad a la empresa
Deseos de superación
Paciencia
Inteligencia emocional
La segunda pregunta abierta: Sugiera otras competencias esenciales. Las siguientes
contestaciones resultaron significativas:
Manejo de reservaciones de vuelo y hoteles
Permisología y procedimientos generales
Buena presencia y cuidado personal
Puntualidad
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HALLAZGOS MÁS SIGNIFICATIVOS EN EL CONVERSATORIO
En consenso todos los participantes señalaron como requisito mínimo el dominio
del idioma inglés, la actitud, la disposición y preferiblemente un bachillerato.
La participante que representó a la Universidad de Puerto Rico señala que el
mínimo de preparación académica continua siendo graduación de escuela superior y
cursos de mecanografía y taquigrafía. En la autoridad de Energía Eléctrica, dependiendo
de la clasificación y la experiencia, puede ser un grado asociado. Igualmente, el Banco
Popular y Procter & Gamble, mencionan que puede darse el caso de un grado asociado,
sin embargo, prefieren un bachillerato.
La mayoría de los participantes le otorga mucha importancia a las destrezas
suaves “soft skills” y enfatizan las siguientes cualidades: servicio al cliente, trabajo en
equipo, comunicación, iniciativa, organizado, relaciones interpersonales y actitudes. A
través del diálogo en el conversatorio, se menciona que el puesto de asistente
administrativo es de difícil reclutamiento por las muchas destrezas que se solicitan y la
gran demanda que existe. Mencionan, también, que algunas de las tareas que realizan los
asistentes administrativos de hoy son las que realizaban los “management trainees” de
unos años atrás. Se percibe, además, que la posición es una en transición y cambio. En
cuanto a sí los secretarios/as y/o asistentes administrativos pueden escalar a otros puestos
en la organización, los participantes afirman que sí es posible, ya que dos de los
participantes son ejemplo de eso. Comenzaron siendo secretarias y continuaron
escalando puestos. Enfatizan que el continuar preparándose y adquiriendo experiencia,
ayuda a lograrlo.
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
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Es importante destacar que al finalizar el Conversatorio se le preguntó a los
participantes que si tuvieran que seleccionar una sola cualidad, destreza o competencia
que determinara si el candidato era contratado o no, cuál sería – las contestaciones
fueron:
actitud – fue seleccionada por 5 participantes
iniciativa
cualificaciones profesionales
Los participantes recomiendan también que los estudiantes se capaciten para trabajar
en equipo, manejar conflictos y a salir de la teoría a la práctica.
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ANALISIS, IMPLICACIONES Y RECOMENDACIONES
Los resultados obtenidos confirman la tendencia señalada en la literatura revisada
en cuanto a la importancia de las destrezas suaves “soft skills” en los empleados. El
estudio de la NACE (National Association of Colleges & Employers) del 2007, reseña las
21 cualidades principales que los patronos buscan en sus posibles candidatos y de esas 21
cualidades 17 de ellas son destrezas suaves. Los patronos participantes igualmente
señalan estas cualidades como determinantes al momento de reclutar empleados. El
informe de la NACE destaca estas cualidades importantes para todos los tipos de trabajos.
La tendencia informada en el informe se refleja también en el presente estudio y
específicamente en la profesión de los asistentes administrativos. De igual manera, en
cuanto a las competencias necesarias para el profesional de oficina y destacadas en el
informe revisado y reseñado en la revisión de literatura, OfficeTeam 2006, identifica
como destrezas medulares para el asistente administrativo el saber analizar y utilizar el
pensamiento crítico, la colaboración y el trabajo en equipo con énfasis en la diversidad,
aptitud técnica, intuición para identificar la mejor manera de proveer apoyo y cumplir con
las metas de la organización, el aprendiz de por vida y técnicas de negociación utilizando
la diplomacia y la empatía para producir resultados positivos.
La American Management Association (2004) igualmente destaca cualidades y
destrezas suaves como importantes para el éxito en el trabajo. Entre ellas, flexibilidad,
proyección profesional, manejo del tiempo, comunicación oral y escrita, iniciativa y
solución de problemas.
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El estudio realizado valida lo expuesto en la literatura revisada. Al analizar las
particularidades de los hallazgos, se percibe que la profesión del asistente administrativo
se encuentra en una etapa de cambio y transición. El impacto de los adelantos
tecnológicos continúa afectando las tareas que se realizan a diario en las organizaciones y
en particular en las oficinas. El secretario/a y/o asistente administrativo en algunas
organizaciones y empresas más tradicionales está ejecutando tareas más afines con las
que solía realizar hace veinte años atrás. En contraposición, en aquellas empresas más
dinámicas y vanguardistas, las tareas que ejecutan los asistentes administrativos han
cambiado mucho. Específicamente si tomamos como ejemplo las empresas
multinacionales, podemos identificar que la estructura organizacional ha cambiado y el
rol del asistente administrativo es mas bien como el de un administrador de oficina. Las
tareas tradicionales de entrar datos utilizando la computadora, tomar dictado y contestar
el teléfono, son asumidas por todos los que trabajan en la empresa. El ejecutivo/a utiliza
la computadora, maneja su correspondencia y el correo electrónico y en muchas
ocasiones contesta su teléfono.
El perfil del asistente administrativo o mejor clasificado como Administrador de
Oficina se puede resumir de la siguiente manera de acuerdo a los patronos y a los
hallazgos de este estudio:
Profesional con un grado académico mínimo de bachillerato, destrezas
suaves “soft skills” bien desarrolladas, dominio de la comunicación oral y
escrita en español e inglés, proficiencia en competencias tecnológicas,
conocimiento general de todas las áreas de la organización y maneja las
operaciones diarias de la empresa.
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
Dra. Myrna Pinto
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Se pueden identificar las siguientes implicaciones para el programa de estudios y
el currículo del Departamento de Administración y Sistemas de Oficina.
Integrar más las destrezas suaves en el programa de estudios
Desarrollar más las destrezas de comunicación oral y escrita en español e inglés
Continuar desarrollando con mayor profundidad las competencias tecnológicas,
incluyendo uso eficiente de programas especializados de computadoras, búsqueda
en Internet, correo y calendario electrónico
Integrar más conocimientos medulares de las operaciones empresariales que le
permitan fungir como administrador de oficina, tales como: mercadeo, finanzas,
estadísticas y otras
Mayor énfasis en las destrezas de análisis y pensamiento crítico
Continuar desarrollando las destrezas necesarias básicas, tales como: manejo de la
correspondencia, diseñar y mantener sistemas de archivo, mantener y manejar el
calendario del ejecutivo/a, manejo adecuado de las llamadas telefónicas,
comunicación adecuada con los clientes
A la luz de los hallazgos del presente estudio, se ofrecen las siguientes
recomendaciones:
1. Revisión curricular que responda a las implicaciones para el programa de
estudios antes mencionadas.
2. Encaminar el programa de Administración y Sistemas de Oficina para
desarrollar un profesional que supla la necesidad de las empresas como
Administrador de Oficina.
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
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3. Realizar más estudios sobre la administración de la oficina, ¿quién
actualmente realiza las labores de administrador?, ¿quién es responsable
de las operaciones empresariales? y ¿qué preparación académica
ostentan?
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
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60
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El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
Dra. Myrna Pinto
63
APÉNDICE A – CUESTIONARIO
1 de mayo de 2006
Saludos:
Muy cordialmente nos dirigimos desde el Departamento de Administración de Sistemas
de Oficina, Facultad de Administración de Empresas, Universidad de Puerto Rico,
Recinto de Río Piedras.
Nuestro Departamento, en su compromiso de ofrecer siempre un programa académico de
calidad, pertinente y atemperado a las demandas de las empresas a las que sirve, le
solicita conteste el cuestionario adjunto. El propósito es auscultar las necesidades de
usted como patrono y posible reclutador de nuestros egresados de cara a una revisión
curricular que responda a las mismas. El insumo que provea será muy valioso para
armonizar nuestro ofrecimiento académico con las competencias que las organizaciones
de hoy requieren y necesitan.
La Universidad de Puerto Rico, como primer Centro Docente, y ustedes, empresas
aliadas comprometidas con una educación de vanguardia para un Puerto Rico mejor
podemos desarrollar profesionales competentes y competitivos.
Confiamos en que colaboren con nosotros en esta gestión educativa que redundará en
crecimiento y renovación de nuestro programa de estudio. Agradecemos devuelva el
cuestionario completado en el sobre predirigido adjunto antes del 1ro de junio de 2006.
Si desea, lo puede enviar vía fax al 787-764-0260.
Cordialmente,
Juanita Rodríguez, Ed.D.
Directora
Myrna López de Pinto, Ed.D.
Catedrática Auxiliar
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
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UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO
Recinto de Río Piedras
FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE OFICINA
Solicitamos su cooperación en el estudio que estamos llevando a cabo en nuestro
Departamento completando el siguiente cuestionario. El mismo tiene como propósito
obtener datos que nos ayuden en la revisión curricular de nuestros programas. El
Departamento de Administración de Sistemas de Oficina tiene como meta que sus
egresados se destaquen como profesionales competitivos y que obtengan los
conocimientos y destrezas requeridas en el mundo laboral.
Preguntas o dudas sobre el Cuestionario puede comunicarse con la Dra. Myrna
López de Pinto al 764-0000 Exts. 3408 ó 3412.
1. Tipo de empresa
______gobierno estatal _____gobierno federal
_______empresa privada
2. Tipo de negocio
____ médico/hospitalario ____ legal ____ farmacéutica
______ banca
_____ educativo
_____ servicio _____manufactura
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
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____venta/mercadeo
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3. Número de empleados en la empresa:
_______0-20 ______ 21-50
_____ 51-100
_____ 101 – 200
______201-300 ______301-400 ______401-500
_______501 ó más
4. El proceso de reclutamiento de empleados lo lleva a cabo
_____Dept. de Recursos Humanos
_____Oficial o persona a cargo
_______ Agencia de empleo independiente
______Supervisor/a
*Secretaria/o y/o asistente administrativo- para efectos de este estudio se define
como el personal de apoyo que asiste al ejecutivo/a en todas las tareas
administrativas.
5. Al presente, cuántas secretarias/os y/o asistentes administrativos laboran en la
empresa.
______1-3
______4-10
______ 11-20
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______ 21-30 _____ 31 ó más
66
6. El título oficial utilizado en su empresa para la secretaria/o y/o asistente
administrativo:
_____secretaria
_____secretaria ejecutiva
_____asistente administrativo
______otro
______secretaria administrativa
¿Cuál? ________________
7. ¿Cuál es la preparación académica que exige su organización al reclutar una (un)
secretaria/o y/o asistente administrativo.
______ curso técnico/vocacional
______ grado asociado
______ dominio de las destrezas básicas
____otro
______ bachillerato
¿Cuál? _____________
8. ¿Cuál es el salario básico anual en su empresa para una (un) secretaria/o y/o
asistente administrativo sin experiencia?
_____$12,000 ò menos
_____$20,001 - $25,000
______$12,001 - $15,000
_______$25,001 - $30,000
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______$15,001 - $20,000
_____$31,000 ò más
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9. En la estructura organizacional de su empresa, las (los) secretarias/os y/o
asistentes administrativos se consideran:
_______en el nivel de la alta gerencia
______en el nivel de supervisor/a
______ en el nivel de la gerencia media
______en el nivel de la empleomanía general
10. ¿Con qué frecuencia en su empresa las (los) secretarias/os y/o asistentes
administrativos son promovidas/os a otros puestos de mayor rango?
____continuamente ___en 3 ó 4 ocasiones ____ en 1 ó 2 ocasiones ____nunca
11. ¿Con qué frecuencia su empresa le provee a las (los) secretarias/os y/o asistentes
administrativos adiestramientos y/o educación continua?
____cada seis meses
____una vez al año
____cada dos años
____nunca
12. ¿Provee estímulo su empresa a los empleados para continuar estudios formales a
través de pago de matrícula o permitiendo tiempo durante horas laborales para
dicho propósito?
______ siempre
______ en ocasiones
______ nunca
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
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13. ¿Cuenta su empresa con un plan de desarrollo para el puesto de secretaria/o y/o
asistente administrativo?
______ Sí
______No
_____informalmente
_______en un futuro
14. Evalúe las siguientes competencias y/o destrezas y señale con una marca de cotejo
la importancia que tiene cada una al emplear secretarias/os y/o asistentes
administrativos en su organización.
CARACTERÍSTICAS PERSONALES:
Reactivos
Muy
Importante Deseable No es
Importante
Importante
Demuestra iniciativa
Exhibe una actitud ética
Demuestra capacidad de
análisis
Demuestra capacidad para
mantenerse al día
Demuestra aplomo
Demuestra empatía
Demuestra asertividad
Sabe tomar decisiones
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COMPETENCIAS TECNOLÓGICAS:
Reactivos
Muy
Importante Deseable No es
Importante
Importante
Domina el procesamiento de
palabras electrónico
Utiliza programas de
publicaciones electrónicas
(Ej. MS Publisher)
Utiliza programas de
presentaciones electrónicas
(Ej. MS PowerPoint)
Utiliza programas de hoja
electrónica (Ej. MS Excel)
Utiliza programas de base de
datos (Ej. MS Access)
Utiliza la comunicación
electrónica
Utiliza el calendario
electrónico
Utiliza la Internet
Diseña y mantiene páginas
para el “Web”
COMPETENCIAS GENERALES:
Reactivos
Muy
Importante Deseable No es
Importante
Importante
Domina el idioma inglés
Toma dictado en taquigrafía
Prepara actas o minutas de
reuniones
Redacta documentos en
español
Redacta documentos en
inglés
Diseña y prepara formularios
Reconcilia cuentas bancarias
Prepara nómina de
empleados
Maneja el “petty cash”
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Reactivos
Muy
Importante Deseable No es
Importante
Importante
Establece procedimientos de
manejo y control de
documentos
Prepara planes de trabajo
Prepara informes financieros
Prepara el presupuesto
Supervisa empleados
Entrevista candidatos para
puestos
Recluta empleados
Orienta empleados
Mantiene inventario
Supervisa el mantenimiento
de la planta física
Identifica, analiza y
soluciona problemas
Mantiene el calendario de o
de la ejecutiva
Diseña adiestramientos
Organiza y administra
proyectos
Coordina seminarios,
conferencias y convenciones
Diseña procedimientos de
oficina
Diseña y mantiene sistemas
de archivo
Maneja la correspondencia
Realiza estudios de
necesidades
Realiza estudios de
viabilidad
Hace recomendaciones sobre
la compra de equipos
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COMPETENCIAS DE COMUNICACIÓN:
Reactivos
Muy
Importante Deseable No es
Importante
Importante
Mantiene buenas relaciones
interpersonales
Maneja adecuadamente la
comunicación con clientes
Maneja adecuadamente las
llamadas telefónicas
Dominio adecuado de la
comunicación oral
Dominio adecuado de la
comunicación escrita
Sabe mantener los canales de
comunicación abiertos
15. Sugerencias y/o recomendaciones para preparar el profesional que requieren
las empresas:
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GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN.
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APENDICE B- PREGUNTAS DEL CONVERSATORIO
7 DE ABRIL DE 2006
PREGUNTAS DEL CONVERSATORIO
¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS MÍNIMOS QUE DEBE POSEER UN ASISTENTE
ADMINISTRATIVO PARA SER CONSIDERADO EN SU EMPRESA?
¿QUE PREPARACIÓN ACADEMICA SE LE PIDE AL ASISTENTE
ADMINISTRATIVO DE SU EMPRESA?
¿QUE CONOCIMIENTOS Y DESTREZAS DEBE POSEER EL ASISTENTE
ADMINISTRATIVO EN SU ORGANIZACIÓN?
¿CUÁL ES LA CUALIDAD MÁS IMPORTANTE QUE DEBE POSEER UN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO?
¿QUÉ OPORTUNIDADES DE CRECIMIENTO Y DESARROLLO LE OFRECE LA
ORGANIZACIÓN A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS?
¿QUÉ RECOMENDACIÓN NOS PUEDEN OFRECER PARA MEJORAR Y/O
ENRIQUECER NUESTRO PROGRAMA DE ESTUDIOS?
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Dra. Myrna Pinto
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APENDICE C – TRANSCRIPCIÓN DEL CONVERSATORIO
CONVERSATORIO PATRONOS
7 DE ABRIL DE 2006
La Dra. Juanita Rodríguez, Directora del Departamento de Administración de
Sistemas de Oficina, ofrece un saludo cordial a todos los presentes.
Dra. Juanita Rodríguez:
Señala la importancia del insumo que ellos como patronos provean, ya que
nosotros en la academia investigamos la literatura y las tendencias, pero el insumo del
que contrata a nuestros egresados es vital para el mejoramiento de nuestro programa
académico. Añade también, que de acuerdo a la literatura podemos determinar algunas
de las destrezas y conocimientos necesarios, sin embargo, son los patronos los que están
en la posición día a día de saber cuáles son sus necesidades. Cita un artículo sobre la
revolución en el mundo del empleo, donde se señala que el empleado de hoy debe ser
una persona que utilice el pensamiento crítico, la creatividad y que se arriesgue a ayudar
a la empresa a lograr sus metas. Que no sólo requieren de una persona que esté en una
máquina. Es por esto que deseamos el insumo de qué competencias los patronos
requieren.
Dr. Paul Latortue:
El Decano de la Facultad de Administración de Empresas da la bienvenida y
señala sobre la participación de ADSO y la importancia que tienen en la Facultad. Indica
que ha cambiado la forma de hacer los negocios en todas las empresas. Por tanto el
El asistente administrativo desde la perspectiva del patrono, 2006
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trabajo de la secretaria ha cambiado. Por consiguiente, las personas que preparan este
personal, deben cambiar. Menciona el cambio curricular que estamos haciendo y
necesita la opinión de los profesores, los patronos y los estudiantes. Juanita ha tomado la
delantera en lograr esto versus otros departamentos. Felicita a la Dra. Juanita Rodríguez
por esto, queremos ser responsables y responsivos. Así que gracias por lo que puedan
aportar y sugiere a los participantes que se identifiquen. Gracias por ayudar a los
estudiantes.
La Dra. Pinto agradece al Decano, y señala que luego nos presentaremos.
La Dra. Myriam Burgos lee una lectura reflexiva de Dr. Bernard Shaw. (Adjunto)
Señala, la doctora Burgos que igualmente como el sastre de la lectura, en el
Departamento de ADSO queremos ser sabios y buscar nuevas medidas para cumplir con
lo razón de porqué estamos celebrando este Conversatorio.
La Dra. Pinto añade que esta era la lectura más apropiada para nuestro propósito.
Los participantes pasan a presentarse, y añade que estamos grabando la sesión para luego
rescatar todo lo discutido. Gracias a Juanita, al Decano, a la Dra. Burgos y a los
participantes.
(ver lista de participantes)
La Dra. Pinto luego de las presentaciones nuevamente establece el propósito del
Conversatorio, 1saber cómo piensan en cuanto a unas preguntas guías. Deseamos que
nuestro egresado continúe siendo competitivo. El grupo es pequeño pero la idea es que
todos puedan participar. Estamos en un proceso de revisión curricular en toda la
Facultad. En ADSO es una revisión profunda, ya que deseamos atemperar nuestro
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ofrecimiento a lo que las empresas del siglo 21 requieren. Nuestro Departamento está
encaminado a una reingeniería en cuanto a los ofrecimientos académicos. Relata el
cambio dramático que ha ocurrido en nuestra profesión, el cambio vertiginoso en los
últimos veinte años y con el advenimiento de la tecnología. Nuestra meta es
posicionarnos de manera que nuestro egresado responda a los nuevos retos. Siéntanse
libres de interrumpir, preguntar y aportar.
Primera pregunta:
¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS MÍNIMOS QUE USTED REQUIERE DE UN
ASISTENTE ADMINISTRATIVO AL MOMENTO DE LA CONTRATACIÓN?
Señala la doctora Pinto que estamos encaminados a un cambio en el título hacia
un gerente de sistemas de oficina, ya que nuestro currículo va encaminado hacia esa
dirección y ver si esa dirección se valida con su insumo.
Alejandra Shehadeh de Procter & Gamble, indispensable el dominio del inglés,
aunque sabemos que la universidad no puede resolver todas las faltas en cuanto el idioma
de años de estudios anteriores. Sin embargo en nuestra empresa, Procter & Gamble nos
damos cuenta que lo pueden leer y escribir pero al hablarlo no. El inglés necesita
mucha, mucha práctica. Al hablarlo tienen pánico total. Es indispensable este requisito y
la iniciativa. El empleado tiene que saber cómo trabajar y el pensamiento crítico.
También la actitud y la disposición que demuestra.
Mariely Rolón de World Net, ya en el proceso de reclutamiento lo primero que
vemos es la actitud y luego nos encaminamos a ver qué destrezas y conocimientos
tienen. Primero es la actitud y si tienen el deseo de aprender. Es requisito un
bachillerato, tener dominio de Word, Excel, vicio, project, depende de la posición.
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Cada departamento tiene diferencias depende si es ingeniería, ventas, la persona tienen
que tener disposición de aprender. Importante actitud y bachillerato.
Brenda Torres de Banco Popular - en el caso del banco nosotros medimos las
cualificaciones. Nos interesa un bachillerato, pero no descartamos si tienen un grado
asociado porque puede. Dominar office completo, Word, PPT, Excel. Aclara que
buscan el bachillerato en sistemas de oficina o en administración de empresas,
aunque han considerado en algunos casos bachilleratos en otras áreas. La entrevista tiene
mucho peso y el inglés, al igual que han señalado otras compañeras. Es un banco
internacional con sucursales en Estados Unidos y es necesario el dominio del inglés. El
99% de nuestros asistentes cuentan con bachillerato en administración de oficinas. En el
aspecto de la entrevista se enfatiza el servicio al cliente, trabajar con otras personas,
en equipo, comunicación, organizada, relaciones interpersonales.
Aida Catinchi de Banco Popular - buscamos la educación que es muy importante,
educación formal y los programas. Conocimientos básicos. Resumiendo como los
demás compañeros las actitudes, iniciativa, el ejecutivo busca que esa persona le
pueda resolver su vida. Alguien que tenga la iniciativa de leerle la menta y resuelva.
Si la persona se retrae y hay que estarle diciendo qué hacer no es bueno. Deben también
tener una cultura genera, que pasa en la economía, pues tienen que recibir gente y muchas
veces no saben que pasa en el mundo. Deben saber de la economía global, saber
comunicarse
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Angel A. Muñiz de Energía Eléctrica. Dos áreas de empleados unionados y la
gerencia, los unionados sólo se requiere cuarto año, pero dependiendo dónde se ubica,
toman un examen y de acuerdo al resultado se ubica. Si va a una oficina de contabilidad
debe saber sobre eso. Si va a la gerencia, requiere. Todavía en la autoridad las que van
a la gerencia deben tomar examen de taquigrafía, mecanografía y dictado. Tienen
todavía que saber esas destrezas, aunque no las usen. Muchas que toman el examen lo
utilizan.
Madeline Arocho, Departamento de Recursos Humanos, UPR, Rio Piedras, nosotros mas
bien lo que consideramos es preparación y experiencia. Evaluamos el récord, hacen una
puntuación, van a una entrevista. Veo en mi trabajo diario que cuando enviamos a
entrevista, aún dentro del recinto el problema del dominio del inglés, hacen buen turno
por preparación y experiencia pero no saben inglés. La convocatoria marca el nivel de
inglés y cuando van a la entrevista no lo pueden. Se debe preparar bien en el inglés y las
actitudes es importante, pero lo más importante que nos están pidiendo aquí en el
recinto es el inglés.
Carmen Zoé Ramirez de Agencia Estatal Aprobadora Dept. Educación - En el
caso de nosotros revisamos los grados asociados en. Exigen en todos los programas
Dept. De Educación. Los supervisores en los programas que se evalúan se requiere
redacción.
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DRA. MYRNA PINTO - 2DA PREGUNTA- ¿LA POSICIÓN DE ASISTENTE
ADMINISTRATIVO REQUIERE UN BACHILLERATO O QUÉ COMPETENCIAS
ESPECÍFICAS?
Madeline Arocho de RH, Recinto de Río Piedras - En el recinto se requiere un
mínimo de 4to año escuela superior, y cursos de mecanografía y taquigrafía. Una
secretaria administrativa 3 o más se requiere bachillerato. Se requiere la taquigrafía
aunque no lo vaya a utilizar.
Pregunta la doctora Pinto si tienen información específica o estadísticas de
cuántas personas utilizan la taquigrafía, ya que es un requisito de contratación.
La representante señala que no, que no saben cuántas sí utilizan la taquigrafía.
La doctora Pinto señala que sigue el requisito pero no saben si es necesario en
verdad. Contesta la señora Arocho que es de lo que se quejan. En mi oficina y en otras
oficinas no se utiliza la taquigrafía, pero lo siguen requiriendo.
La doctora Pinto, pregunta si tienen programa alguna revisión en cuanto a los
requisitos. Contesta que los requisitos vienen de Administración Central de recursos
humanos y aunque ellos hagan señalamiento, ellos determinan cuáles son. En una
convocatoria reciente vino un requisito que fuera un requisito de bachillerato y pedían la
taquigrafía o la escritura rápida. Una vez se dialogó con ellos me permitieron contratar
con bachillerato en administración de oficinas aunque no hubiera tomado la taquigrafía.
Nosotros podemos hacer el señalamiento pero son ellos los que determinan cuáles son los
requisitos.
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La doctora Pinto le pregunta al representante del Banco Popular y a otros de los
participantes si utilizan la taquigrafía como un criterio de contratación.
Responde - En el banco no, son muy pocas las veces que algún asistente
administrativo está tomando un dictado.
El Decano menciona los programas de naturales que en la sesión de verano los
admitidos a su departamento son requeridos de participar en unos cursos de inmersión de
matemáticas y ciencias para llevarlos a un grado óptimo antes de que empiecen el año
académico regular. Hay que preparar el estudiante a un óptimo antes de empezar y
quizás nosotros podamos hacer lo mismo con los cursos de inglés y español. Para eso
hay que saber a qué nivel llega, de manera que un curso intensivo de verano lo lleve a lo
que se requiere. Estos programas pueden ser exitosos. La doctora Pinto señala que en el
Departamento de Administración de Sistemas de Oficina se ha considerado esta
alternativa de un curso intenso.
La doctora Pinto - En nuestro departamento hemos desarrollado una visión y una
misión.
La profesora Corujo lee la misma, ya que también está incluida en los documentos
entregada en sus cartapacios. (documento incluido).
La doctora Pinto señala, analizando nuestra misión, que ya hemos integrado
muchos de los señalamientos que se han hecho en el Conversatorio.
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3RA PREGUNTA- QUE DESTREZA EN PARTICULAR NECESITAN AHORA O
PARA EL FUTURO DE LA ORGANIZACIÓN, ENCAMINADOS A SER GERENTE
DE OFICINA.
Aida, Banco Popular, además del inglés, dominio del procesamiento de palabras,
“spreadsheet”, Word, Excell, cuando digo dominio es dominio verdadero. No sólo el
básico pues ese conocimiento el gerente lo tendrá. El que tiene que tener el dominio es el
asistente administrativo en el programa que sea. Aprender no sólo los Excel sino los
macros, el verdadero asistente que sepa de todo, que podamos depender de ella.
Capacidad analítica para analizar cómo ser más eficientes. No es una secretaria lo que
hable, sino lo que es verdaderamente un asistente administrativo. En cuanto a actitudes,
trabajo en equipo, la ética, los trabajos deben ser proyectos de trabajo de equipo que
incluya presentaciones. Proyectos de trabajos que no sean individuales, pues un asistente
administrativo debe ser una persona que integra. Mejorar las destrezas personales,
actividades que incluyan actitudes. Señala y enfatiza las actitudes. La Dra. Pinto pregunta
cuál es el título de este puesto en el banco. Responde, tenemos tres niveles. El primero
se llama secretaria que es el más simple, normalmente a nivel de ingreso es mas oficinista
que secretaria. Pero se llama secretaria. Secretaria administrativa que combina funciones
administrativas y secretariales y el asistente administrativo. Este es un puesto de
asistente verdadero es un asistente del jefe. Pregunta la Dra. Pinto, esos tres niveles
requieren diferente requisitos. La secretaria podría ser un grado asociado. Cada vez nos
inclinamos más a que sea bachillerato, pero se toma en cuenta la experiencia. La persona
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viene más madura cuando ha experimentado sus cuatro años de universidad. El salario es
diferente en los tres niveles.
Antonio, Energía eléctrica, tenemos los dos, unionados son oficinistas, no secretario, y
depende del departamento que le toque pueden ser oficinista de contabilidad, de servicio
u otros. En lo gerencial, es una auxiliar de sistemas de oficina o asistente de sistemas de
oficina. A los auxiliares se les pide un grado asociado y a los asistentes un bachillerato.
Los salarios varían, a los gerenciales creo que hay un examen diferente para el asistente.
La Dra. Pinto pregunta qué otra cualidad o requisito. Señala que la actitud y
disponibilidad, ya que hay personas que piensan que trabajar en el gobierno es no trabajar
mucho. Por lo que las actitudes considera son importantes.
Alejandra, Procter & Gamble, debo decir que cuando son egresadas de aquí vienen con el
paquete completo. El puesto se llama asistente administrativo, no existe secretaria. La
experiencia lleva diferente escala salarial. Preferimos bachillerato pero hemos tenido
casos de grado asociado con experiencia y otras cualidades, se consideran.
World Net, en el caso de nosotros no hay secretarias, son asistentes administrativos. Hay
una sola secretaria ejecutiva que trabaja con el presidente. Entre las características,
capacidad analítica, ir más allá. El asistente debe ver el macro, ya que el ejecutivo está
muy ocupado. La universidad puede ayudar trayendo proyectos verdaderos a las clases.
Trabajo en equipo y que tengan menos miedo si lo aprenden y practican en el trabajo.
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Decano, pregunta que si esa persona que llaman asistente administrativo, debe tener
algún tipo de “management training”, en otras palabras como me doy cuenta que hay
como tres grupos representados aquí. Un grupo con destrezas internacionales, un grupo
dentro del estado y un grupo intermedio como Banco Popular. Quizás estoy tratando de
ver más en la entrelinea. En lo internacional veo que buscan lo que antes se conocía como
“management training”, algo más cercano a lo que era un graduado de gerencia pero con
las destrezas de ADSO. Tanta preparación de asunto gerencial pero con las destrezas
tradicionales de ADSO. En el caso de la Autoridad no leo ese cambio y en el Popular
veo la transición en un punto medio.
En el caso de World Net, es más de la cultura de organizaciones, hasta ahora no se ha
dado el caso de que un asistente se mueva a un nivel supervisión. No trabajamos con
nivel jerárquico. El Decano comenta que no habla en tipo de puesto en específico sino
más bien en las tareas que realiza un “job trainee”. Ve el trabajo más cerca de un
graduado de gerencia mas cerca de un “management training”. Porque es
verdaderamente un asistente al gerente. El gerente puede entrar datos pero en el teclado,
pero el formateo necesita la secretaria.
Hay que tomar en cuenta lo que necesita un pequeño comerciante, se acerca más a las
competencias que usted menciona. Es el que va a hacer de todo. Trabaja nomina,
recursos humanos, va al correo, al banco. Esas empresas buscan otro tipo de empleado.
Competencias en áreas gerenciales. Que sepa de recursos humanos, contabilidad, que sea
mi verdadera mano derecha. Esto lo piden más los pequeños empresarios que están
comenzando. (Dept. Educación)
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La Prof.Trini Ayoroa, pienso que queremos graduar gente pensante para la economía
globalizada. Necesitarías el apoyo de la empresa para proveer adiestramiento en la
empresa, pero que la universidad pudiera dedicarse a crear este ser pensante con
economía, mercadeo, contabilidad, literatura, historia, sociología, administración,
finanza, mercadeo en términos amplios y lo que pudiera ser el detalle fuera en la
empresa. Hace unos años Harvard desarrolló un programa así donde el detalle
administrativo lo ofrecía la empresa. Creo que estamos otra vez en ese ciclo. Podríamos
decirle a la empresa, yo te preparo un ser pensante y aquí tu preparas el detalle. Pregunta
al Banco Popular si tienen adiestramiento en servicio, le contestan que sí, tienen
prácticas y otros, pero ahora el aspecto económico lo limita un poco más. Lo que limita
es si hay presupuesto para pagar. Ahora mismo hay estudiantes haciendo proyectos en
diferentes áreas. En algunos casos no se puede ofrecer paga.
La Dra. Pinto señala que sí concurre con la representante del Dept. Educación que se
desea suplir la demanda de todos, incluyendo la pequeña empresa. Queremos que
nuestro egresado sepa de todo un poco.
A pregunta de los participantes en cuanto al currículo actual, el cual fue incluido en su
cartapacio, se aclara que nuestros egresados toman cursos medulares en Adm. De
Empresas que incluye contabilidad, mercadeo, ética, sicología y otros.
La representante del Banco Popular señala que utilizando esa descripción de los cursos
que toman, podemos decir que el asistente administrativo de hoy era el “trainee” de antes,
como igual señala el Decano.
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Decano – se trata pues de cuan importante seria para ustedes, una clase de mercadeo
pero con énfasis en servicio. Cuan importante seria que las clases que tomaran fueran
orientadas al servicio, los cursos son los mismos pero enfocados al servicio. No es como
en la manufactura. Han señalado mucho lo de la actitud, todo esto enfocado al servicio,
pregunto sería importante para ustedes?
Banco Popular– esa es una de las competencias que pedimos
QUE PROYECCIÓN TIENE LA POSICIÓN ASISTENTE ADMINISTRATIVO, SON
PROMOVIDOS A OTROS PUESTOS, ES PARA QUEDARSE EN ESA POSICIÓN O
COMO DECÍA EL DECANO SI ES PARA ESCALAR A OTRA POSICIÓN
GERENCIAL
En el Banco Popular tienen la oportunidad que quieran para desarrollarse, depende con
que preparación llegan, si siguen estudiando, tenemos programas de desarrollo interno y
si quieren continuar estudios de maestría, mas aún si demuestran que tienen iniciativa y
se involucran en otras actitividades, se desarrollan hasta donde quieran llegar pueden
seguir.
El Decano pregunta cuántos casos se dan en el banco de personas que comenzaron de
secretaria y se mueven a oficiales de plataforma. Contesta la representante que esto se
da. En las sucursales esto es algo muy común, la representante que está hablando señala
que ella es egresada y continuó escalando. Está en la persona a dónde quiere llegar. Los
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estudios no tienen que ser académicos, pero también pueden ser certificaciones. Yo me
certifiqué y si muestran buena actitud y deseos de desarrollo el banco los apoya.
En la Energía Eléctrica se le da mucho énfasis a la experiencia. No es necesario más
estudios, más énfasis en la experiencia. El movimiento de plazas incluye otros aspectos.
Alejandra en el caso de Procter tenemos la promoción desde adentro que significa que
cuando hay un puesto primero se le da la oportunidad a los empleados de la compañía y
para aquellos que reúnen los requisitos compitan por la plaza. Yo también soy egresada y
he ocupado diferentes puestos. Tenemos muchos casos que comenzaron como asistentes
administrativos y han escalado. En Procter & Gamble hay muchas posibilidades,
dependiendo donde uno quiera llegar.
Banco Popular– depende de la persona y a dónde quiere llegar. El balance educativo y el
que atraer las personas a la facultad. Tenemos personas que no desean crecer y se queda
en el mismo puesto toda la vida.
En la UPR se ha visto movilidad, aquí siempre se respetan las uniones. En el área
secretarial para otros puestos se toma en consideración la experiencia.
En el Dept. de Educación se le da mucho peso a la preparación académica y a las
certificaciones. Si un secretario quisiera un puesto de director u otro tipo, tiene que tener
la preparación específica. En el Dept. como recursos humanos y otros, podría haber más
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movilidad. Si es un puesto de recursos humano tienen que tener la preparación específica
del puesto.
En World Net depende de las aspiraciones de las personas. Cada cual se queda donde
quiera llegar, y si le gusta. Los asistentes también tienen proyectos a cargo, además de
asistir a un ejecutivo.
LA DRA. PINTO -. PREGUNTA CÓMO VISLUMBRAN LA POSICIÓN DE
ASISTENTE ADMINISTRATIVO, HACIA DÓNDE SE ENCAMINA. CONTRATAN
MUCHOS PARA ESTE PUESTO, U OTRAS PERSONAS ESTÁN HACIENDO ESTE
TRABAJO. ESTÁ CRECIENTE.
En la UPR – los asistentes es el más que se busca de puestos, a veces no hay sufientes y
tenemos que recurrir a acervos, es el área donde más se contrata.
En Energía Eléctrica, pasa lo mismo, se puede decir que hay más oficinistas y asistentes
que ingenieros. Contratan mucho.
En el Banco, se contrata en toda la isla y buscan mucho en el área metropolitana todos los
años. Como tenemos movilidad interna a veces lo ocupan otras personas.
La Dra. Pinto – pregunta, el reclutamiento se lleva a cabo a través de ofertas de empleo,
periódicos o cómo, resumé?
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Este puesto en el banco es de difícil reclutamiento, no tenemos un banco de solicitudes.
No publicamos en el periódico, llamamos a la Dra. Juanita Rodríguez, o a través de
Internet. No es fácil conseguir para este puesto.
ULTIMA PREGUNTA, CUAL ES LA CUALIDAD DETERMINANTE PARA
DESTREZA O COMPETENCIA AL TOMAR LA DECISIÓN DE RECLUTAR O
CONTRATAR UN ASISTENTE
Alejandra Shehadeh – Procter & Gamble. Actitud
World net – actitud
Dept. Educación – cualificaciones
Banco Popular – actitud, iniciativa
Energía Eléctrica – actitud
UPR – actitud, cuando los enviamos a entrevista es el factor determinante
Prof. Corujo señala que en todos nuestros prontuarios se incluye en los objetivos la
actitud.
La Dra. Pinto – alguna otra sugerencia que quieran añadir?
Banco Popular – los trabajos en equipo ayudan a desarrollar actitud.
World net- Hay que enseñar a trabajar en equipo
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Como manejar conflicto, en forma respetuosa, sin chisme, se debe empezar en la
universidad pues le va a ayudar luego, es fundamental para lograr los objetivos de la
meta. Salir de la teoría a la práctica.
La participante del Banco Popular pregunta qué otros nombres se han considerado en la
revisión curricular, ya que entiende que la palabra gerente de oficina puede traer
problemas en las estructuras organizacionales, en la clasificación de puestos y en la
compensación y descripción de puesto. El título de administrador impacta más. Que
sugiera mas bien el títulos administrador.
La Dra. Juanita Rodríguez aclara que los títulos que hay en oficinas de gobierno y las
clasificaciones. En el gobierno tienen 4 categorías ESPECIALISTA EN SISTEMAS DE
OFICINA, JUNIOR Y SENIOR Y
EL EXAMEN de proficiencia para secretarias
Certified Administrative Professional (CAP), administrador profesional, el nombre de la
certificación ya cambió. Estamos evaluando diferentes nombres, un estudio entre 40,000
secretarias hace cinco años preferían secretaria ejecutiva. Hoy día se le llama más
asistente administrativo o profesional administrativo.
La Dra. Pinto añade que el Conversatorio que están llevando a cabo en ese
momento es parte del estudio que lleva en la búsqueda del insumo de los patronos en
cuanto a los conocimientos, destrezas y habilidades que ellos como reclutadores de
nuestros egresados requieren. Menciona, también, que el estudio consta de dos
instrumentos para la recopilación de los datos. La parte cualitativa del mismo, el
Conversatorio, de manera que se pudiera dialogar y abarcar de primera mano los temas
de interés. La parte cuantitativa de manera que se pudiera llegar a una población mayor,
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se cubriría a través de un cuestionario que sería enviado por correo a las diferentes
organizaciones públicas y privadas.
La Dra. Rodríguez menciona a los presentes los planes de revisión curricular y el cambio
de nombre de nuestro profesional. Señala la Dra. Pinto el propósito de las
investigaciones llevadas a cabo en la búsqueda de insumo de los patronos en cuanto a las
tareas que el asistente administrativo lleva a cabo hoy día en las empresas. Menciona,
además, sobre el estudio llevado a cabo en el semestre anterior donde se recogió el
insumo de los egresados del departamento graduados durante los años 1995-2005. En el
mismo se buscaba identificar los conocimientos, destrezas y cualidades que entendían
necesarios en sus empleos.
La doctora Pinto agradece nuevamente la participación de las organizaciones, la
presencia y el apoyo del Decano, Dr. Paul Latortue. La Dra. Juanita Rodríguez les
recuerda que pueden acceder la página de Internet de nuestro Departamento
“sistemasdeoficina.com”
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