Inscripción y selección de aspirantes POSTGRADO Edu VIRTUAL

PROCEDIMIENTO POSTGRADO
CÓDIGO:
INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA
DE ASPIRANTES
EDUCACION VIRTUAL
VERSION:
FECHA DE VIGENCIA:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Coordinador de Calidad
Representante de la Dirección
Rector
1. OBJETO
Establecer el procedimiento para la inscripción, selección y matrícula de estudiantes nuevos en
programas de Postgrado modalidad virtual, en la Universidad Piloto de Colombia.
2. ALCANCE
Este procedimiento relaciona las actividades que tienen que ver con la inscripción, selección de
aspirantes y matrícula de estudiantes. Inicia desde el momento en que el aspirante solicita información
sobre los programas de postgrado modalidad virtual que ofrece la Universidad, hasta la matrícula de
los estudiantes en las aulas virtuales.
3. REQUISITOS DE ADMISIÓN
• Formulario de inscripción en línea, debidamente diligenciado, incluyendo información de experiencia
y datos de hoja de vida incluidos en dicho formulario. En el formulario habrán preguntas sobre
los motivos por los cuales aspira a ingresar al programa.
• Copia del documento de identidad. Para extranjeros: copia de pasaporte.
• Copia del diploma y del acta de grado del título profesional universitario (pregrado). A los egresados
UPC se les acepta el Acta de Grado que se encuentra en Secretaría General.
• Libreta militar para estudiantes varones residentes en Colombia.
• Foto reciente 3X4
Para extranjeros
Las personas que residen en el extranjero y desean realizar los estudios de la Especialización deben
cumplir con el proceso de convalidación y el apostille de los documentos que así determina el Ministerio
de Educación Nacional.
Cualquier documento impreso que no tenga el sello de COPIA CONTROLADA se considera solo de referencia como “ Copia
No Controlada “.
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.
CODIGO:
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
PO-DO-RC-01
VERSIÓN:
1.0
INSCRIPCIÓN, SELECCIÓN Y MATRICULA DE
ASPIRANTES
4. ACTIVIDADES PARA LA INSCRIPCIÓN, SELECCIÓN Y
MATRICULA DE ASPIRANTES
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
DOCUMENTO Y/O
REGISTRO
1. El interesado consulta y solicita información
Interesado
Formulario solicitud de
información.
Asesor Comercial
Postgrados –
Universidad
Convenio
Folletos informativos
de los programas de
Postgrados de
Educación Virtual
Interesado
Formulario de
Inscripción.
sobre el programa de Postgrado modalidad
virtual a través de los portales institucionales de
la Universidad Piloto de Colombia. Diligencia
datos de contacto básicos en un formulario o
puede contactar al asesor via chat o voz.
2. El Asesor Comercial realiza seguimiento a la
solicitud del interesado vía telefónica o vía
correo electrónico. Informa al aspirante de los
requisitos de admisión, valor de matrícula,
facilidades de pago, y las fechas de inicio del
programa de postgrado modalidad virtual.
3. El interesado se inscribe en el programa de
Postgrado modalidad virtual a través del
formulario de inscripción (Se anexa a este
documento).
4. El interesado adjunta a través del formulario de
inscripción
los
(COMPLETOS).
documentos
Interesado

Fotocopia del
Título Profesional y
Acta de Grado.

Fotocopia Cedula
Ciudadanía
(Estudiantes con
residencia en
Colombia).

Libreta Militar
ampliada (Solo
para estudiantes
varones con
residencia en
Colombia)

Fotografía digital
3X4

Copia de carné o
constancia de
afiliación a Entidad
Prestadora de
Salud EPS. (Sólo
para los
estudiantes con
requeridos
Cualquier documento impreso o fotocopiado que no tenga el sello de COPIA CONTROLADA
se considera sólo de referencia como copia no controlada “
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CODIGO:
PO-DO-RC-01
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
VERSIÓN:
1.0
INSCRIPCIÓN, SELECCIÓN Y MATRICULA DE
ASPIRANTES
residencia en
Colombia)
5. Mercadeo recibe los documentos del aspirante,
Asesor Comercial
los valida y los retransmite a Registro y control
a traves del portal institucional.
6. Registro y Control verifica la completitud de
todos los requerimientos crea al aspirante en el
sistema académico y si son estudiantes
antiguos, permite automatrícula (carga manual)
en el mismo.
Portal institucional: flujo
creación del inscrito.
Auxiliar de
Admisiones –
Registro y Control
7. Registro y control genera el código estudiantil.
Auxiliar de
admisiones –
Registro y Control
8. Registro y Control confirma la aceptación del
Auxiliar de
Admisiones –
Registro y Control
Portal
institucional:
Actualiza el estado de
la
solicitud
de
inscripción
a
“Aceptado”, se notifica
a
dirección
de
posgrados, mercadeo y
al
estudiante
del
resultado
de
la
admisión. Se genera
una lista pública de
admitidos en el portal
institucional,
que
muestra los aspirantes
admitidos durante los
últimos 4 meses. Se
abre
vínculo
a
selección de módulos.
Interesado o
Coordinador
académico
Registro en el sistema
académico,
usando
funcionalidad
que
actualmente se aplica
en pregrado.
estudiante y se envía aviso a
posgrados, a Mercadeo y al
correo electrónico. Proceso
semiautomático. Se copia
Tesorería de este evento.
la dirección de
estudiante vía
de Aceptación
igualmente a
9. El estudiante selecciona la(s) materia(s) que
cursará a través de Portal PSA. Si es primera
vez, este paso lo realiza El coordinador
académico en lugar del estudiante.
10. Tesorería (SAP) genera recibo de matrícula e
informa vía web o correo electrónico a la
Dirección de Posgrados, enviando una copia
en formato electrónico del recibo. El recibo
contendrá el valor de materia mas la
inscripción.
11. La Dirección de Posgrados (portal PSA UXXI)
envía recibo de matrícula al admitido vía web o
correo electrónico.. La dirección de posgrados
tendrá en cuenta la política de créditos
financieros de la UPC al momento de autorizar
cualquier tipo de financiación.
Tesorería /Portal
PSA
Recibo de Matrícula
Dirección de
Posgrados/ Portal
PSA
Se actualiza el estado
del flujo de admisión del
estudiante en el portal
institucional
y
se
notifica al estudiante
adjuntando una copia
del recibo.
Cualquier documento impreso o fotocopiado que no tenga el sello de COPIA CONTROLADA
se considera sólo de referencia como copia no controlada “
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CODIGO:
PO-DO-RC-01
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
VERSIÓN:
1.0
INSCRIPCIÓN, SELECCIÓN Y MATRICULA DE
ASPIRANTES
12. El aspirante realiza el pago del valor de la
Aspirante
Pago online / Banco
Aspirante
Recibo Cancelado
Tesorería
Cambio de estado en
Portal institucional.
Auxiliar de
admisiones –
Registro y Control
Carpeta física con la
hoja de vida del
estudiante
Auxiliar de
admisiones –
Registro y Control
Formato para
carnetización
matrícula a través de los medios dispuestos por
la universidad.
13. Si es un pago manual en banco, el aspirante
envía vía web (mail) a tesorería el soporte de
pago de matrícula a la Universidad.
14. Tesorería verifica la realización del pago e
informa a Registro y Control. (activación
manual de la matrícula)
15. Si es primera vez, Registro y Control abre la
hoja de vida del estudiante.
16. Si es primera vez, Registro y Control diligencia
el formato para la carnetización.
17. Si es estudiante nuevo, Citius corre el proceso
Citius
Directorio
activo,
Correo electrónico
Citius
Portal de servicios web:
cambia
estado
a
estudiante matriuclado
con servicios activos.
de generación de correo electrónico
institucional y replica una alerta vía correo
electrónico al estudiante, informando usuario y
contraseña. Para estudiantes antiguos, Citius
valida que el estudiante si se encuentra
matriculado y determina si se bloquea la carga
académica o no.
18. Citius informa vía web o correo electrónico al
administrador de aulas virtuales sobre el
cumplimiento de la actividad 18.
19. El Administrador de aulas virtuales asocia los
estudiantes virtuales y docentes a las aulas
virtuales del programa académico.
20. El administrador de aulas virtuales, informa al
director académico del programa, con copia al
director de educación virtual y al coordinador
de educación virtual, de las aulas virtuales
activas.
21. El director académico del programa envía
mensaje de bienvenida e inducción a los
estudiantes a través del aula virtual.
22. El director académico del Programa envía
mensaje al docente informando del inicio de la
asignatura virtual a su cargo, incluyendo guía
de funciones a desarrollar con los estudiantes.
Administrador de
Aulas Virtuales
Aulas Virtuales
Administrador de
Aulas Virtuales
Mail
Director del
Programa
Mensaje de bienvenida
al estudiante a través
del portal insittucional
que cierra el flujo de
inscripción
del
estudiante.
Director del
Programa
Aulas Virtuales
Cualquier documento impreso o fotocopiado que no tenga el sello de COPIA CONTROLADA
se considera sólo de referencia como copia no controlada “
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