PR-P4-S2-01 Auditorías de Control Interno

PROCESO EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PR-P4-S2-01
AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO
AUDITORIAS DE CONTROL
INTERNO
Código: PR-P4-S2-01
Versión: 02
1. OBJETIVO:
Realizar un análisis sistemático, objetivo e independiente de los procesos, con la finalidad
de implementar una mejora continua y servir de apoyo a la Gerencia en la toma de
decisiones.
2. RESPONSABLE:
Es responsabilidad del Coordinador de Control Interno el cumplimiento y aplicación de
este procedimiento.
3. ALCANCE:
Comprende la programación general de auditoría, para posteriormente realizar la
planeación de la misma sobre la base de análisis de riesgos relevantes, la ejecución, la
comunicación de resultados y seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
4. CONTENIDO
4.1 Auditorias de Control interno
No
1
2
3
ACTIVIDAD
Planeación de la
auditoría
Programa Anual
de Auditoria
Presentación del
programa
CICLO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
P
Elaboración del Plan Anual de
Auditorías con base en el
análisis de los procesos de la
entidad. Se incluyen auditoria
legales y complementarias.
Equipo de Control
Interno
FO-P4-S2-01
Plan Anual de
Auditoria
P
Analizar
y
verificar
la
pertinencia de las auditorias
dentro del Programa Anual de
acuerdo a las necesidades del
Canal.
Equipo de Control
Interno
FO-P4-S2-01
Plan Anual de
Auditoria
H
Presentación del Programa
Anual de Auditorías al Comité
Coordinador de Control Interno
para su aprobación.
Coordinador de
Control Interno
FO-P4-S2-01
Plan Anual de
Auditoria
AUDITORIAS DE CONTROL
INTERNO
No
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
H
Construcción del programa de
auditoria
determinando
el
alcance, objetivo, procedimiento
y normograma
Coordinador de
Control Interno
FO-P4-S2-02
Programa
anual de
auditoria
H
- Selección de la auditoría.
- Reunión de apertura
- Solicitud
de
información
requerida a los responsables
de los procesos.
- Determinación de la muestra
de la auditoría.
- Diseño de papeles de trabajo.
- Diseño
de
pruebas
de
auditoría.
- Análisis de datos.
- Formulación de hallazgos.
- Reunión de cierre.
Equipo de Control
Interno
FO-P4-S2-01
Plan de
auditoria
H
Elaboración del pre informe de
auditoría con base en las
evidencias y observaciones
encontradas dentro de la
ejecución.
Técnico de
Control Interno
Pre informe
H
Analizar y verificar la idoneidad
del pre informe.
Coordinador de
Control Interno
Pre informe
H
Socialización del pre informe
con las personas incluidas en
la auditoría. El pre informe se
envía con copia a la Gerencia.
Coordinador de
Control Interno
Pre informe
El jefe del proceso auditado
responde las observaciones con
sus respectivas evidencias para
lo cual dispondrá de un término
de 10 días hábiles, si en este
tiempo no se responde se
entenderá que son aceptadas.
Responsable del
proceso auditado
Comunicación
Interna
4
Ejecución del
Plan Anual de
auditorías
6
7
8
Elaboración de
pre informe
Revisión y
aprobación del pre
informe
Socialización del
pre informe
Respuesta
Observaciones
9
Versión: 02
CICLO
Plan de auditoria
5
Código: PR-P4-S2-01
H
Técnica de
Control Interno
AUDITORIAS DE CONTROL
INTERNO
No
ACTIVIDAD
10
Ajustes del
informe final
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
Se realizan los ajustes al
informe final de acuerdo a las
objeciones.
Técnico de
Control Interno
Informe final
H
H
- Se envía a los responsables
con copia a la Gerencia, para
la verificación de los ajustes.
Coordinador de
Control Interno
Informe final
Se radica informe final dirigido a
la Gerente con copia a los
responsables
del
proceso
auditado.
Técnica
Administrativa
Técnica de
Control Interno
11
H
12
Radicación del
informe final
Relación de los
hallazgos
H
Relacionar los hallazgos en el
FO-P4-S3-01
Planes
de
Mejoramiento Control Interno.
H
14
Envío del formato
Planes de
Mejoramiento
Enviar a los responsables el
formato FO-P4-S3-01 Planes de
Mejoramiento Control Interno,
para su debido diligenciamiento.
15
Formulación de
Planes de
Mejoramiento
16
Ejecución del Plan
de Mejoramiento
13
Seguimiento de los
Planes de
Mejoramiento
Versión: 02
CICLO
Envió informe final
con los ajustes
17
Código: PR-P4-S2-01
Comunicación
interna
FO-P4-S3-01
Planes de
Mejoramiento
Control Interno
Coordinador de
Control Interno
FO-P4-S3-01
Planes de
Mejoramiento
Control Interno
H
El Director o responsable del
plan
de
mejoramiento
a
ejecutar, debe enviar formato
con su acción correctiva, fecha
de
implementación
y
responsable al Coordinador de
Control Interno.
Director Unidad
de Gestión
responsable del
hallazgo
FO-P4-S3-01
Planes de
Mejoramiento
Control Interno
A
El Director o responsable del
plan
de
mejoramiento,
procederá a ejecutarlo y cumplir
con la acción correctiva.
Director Unidad
de Gestión
FO-P4-S3-01
Planes de
Mejoramiento
Control Interno
V
Seguimiento a las acciones
correctivas implementadas y
Técnica Control
Interno
FO-P4-S3-01
Planes de
Mejoramiento
Código: PR-P4-S2-01
AUDITORIAS DE CONTROL
INTERNO
Versión: 02
No
ACTIVIDAD
CICLO
DESCRIPCIÓN
medición de la eficacia de la
misma.
RESPONSABLE
REGISTRO
18
Elaboración de
informe final
seguimiento a
Planes de
Mejoramiento
H
Elaboración del informe final con
los resultados obtenidos.
Técnica Control
Interno
Informe final
19
Revisión y
aprobación del
informe final
V
Análisis y verificación de la
idoneidad del informe final.
Posteriormente se radica.
5.
Coordinador de
Control Interno
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Modelo Estándar de control Interno MECI
Ley 87 de 1993
Decreto 1826 de 1994
Decreto 1537 de 2001
Decreto 943 de 2014
Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
Manual DAFP
6.
Comunicación
interna
INTERNO
EXTERNO
X
X
X
X
X
X
REGISTROS:
Código
Nombre
Responsable
Almacenamiento
Tiempo de
Retención
Archivo de
Gestión
Disposición Final
Almacenar
Destruir
AC
AH
FO-P4-S2-02
Programa Anual de
auditorías
Técnico
de
Control Interno
Físico
2 años
SI
NA
NA
FO-P4-S2-01
Plan de Auditoria
Técnico
de
Control Interno
Físico
2 años
SI
NA
NA
FO-P4-S3-01
Planes
de
Mejoramiento
de
Control Interno.
Director
unidad
de gestión
Físico
2 años
SI
NA
NA
AUDITORIAS DE CONTROL
INTERNO
7.
Código: PR-P4-S2-01
Versión: 02
DEFINICIONES Y TERMINOS
Acción Correctiva: Es aquella emprendida para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación no deseada, con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir.
Auditoría: Proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias y
evaluarlas de manera objetiva, constituyéndose en una herramienta de retroalimentación
para el sistema de control interno que examina las debilidades y fortalezas del control en
la operación de la entidad.
MECI: Modelo Estándar de Control Interno.
Plan Anual de Auditoria: Es el documento de trabajo detallado que se constituye en la
guía para la ejecución de los programas de auditoria interna a desarrollar por la oficina de
Control Interno o quien haga sus veces quien desarrolla las funciones de elaboración,
ejecución, evaluación y seguimiento significativos que se realicen durante el ejercicio
deberán ser conocidas y aprobadas por el Comité Coordinador del Sistema de Control
Interno.
Planes de Mejoramiento: Es un conjunto de Elementos de Control, que consolidan las
acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el
Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como
consecuencia de los procesos de Autoevaluación, Evaluación Independiente y de las
observaciones formales provenientes de los Órganos de Control. El objetivo primordial del
Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos de las entidades se
desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de
las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al
mejoramiento continuo.
Programa de Auditoria: Enunciado lógicamente ordenado y clasificado, de los
procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar y la
oportunidad en que se han de aplicar. Dado que los programas de auditoría se preparan
anticipadamente en la etapa de planeación, estos pueden ser modificados en la medida
en que se ejecute el trabajo, teniendo en cuenta os hechos concretos que se vayan
observando.
8.
CONTROL DE CAMBIOS:
VERSION
FECHA
02
14-03-2014
RAZON DE LA ACTUALIZACION
Proviene de la transformación del proceso y se incluyen los
siguientes elementos: Portada, Codificación, Contenido,
Registros y Control de Cambios.