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MGP Alcaldía Mayor de Bogotá
Plan de Gerencia del Tiempo
ANEXO C
PLAN DE GERENCIA DEL TIEMPO
CONTENIDO
FUNDAMENTOS ............................................................................................................................... 2
ELEMENTOS DE TRABAJO............................................................................................................. 2
RESPONSABLES ............................................................................................................................... 3
CONTROL DEL TIEMPO .................................................................................................................. 4
CONTROL DE TIEMPO (PERIÓDICO Y POR HITO/ENTREGABLE) .......................................... 4
FORMATOS DEL PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO .................................................................. 5
LISTA DE CONTROLES PERIÓDICOS, HITOS / ENTREGABLES ............................................. 5
LISTA DE ACTIVIDADES ................................................................................................................ 6
ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO .......................................................................... 6
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Plan de Gerencia del Tiempo
FUNDAMENTOS
La gerencia del tiempo permite gestionar la duración del proyecto desde su inicio hasta el fin.
La programación del proyecto, representada en el cronograma del proyecto, con el apoyo de una
herramienta computarizada permite establecer el orden de ejecución de las actividades.
El cronograma debe ser de carácter público entre todos los interesados durante todo el ciclo de vida
del proyecto.
El propósito del Plan de Gerencia del Tiempo es establecer los elementos a tener en cuenta para
crear el cronograma del proyecto. Además, el plan también determinará lo que hay que hacer para
realizar el seguimiento y control al cronograma, así como el control de cambios a la línea base del
cronograma.
ELEMENTOS DE TRABAJO
En esta sección se describen los aspectos a tener en cuenta para desarrollar la programación del
proyecto. Es muy recomendable que se haga uso, en la vida real, de una herramienta de cómputo
como, por ejemplo, MS/Project.
La programación consta de una serie de actividades necesarias para realizar los entregables del
proyecto; consta también de los puntos de control periódico, por hitos y/o entregables, los recursos
que se necesitan y los responsables de cada actividad.
Se recomienda que los nombres de los entregables (en la EDT) se usen en el cronograma y a partir
de ellos se creen las actividades necesarias para desarrollarlos.
El orden para desarrollar la programación es el siguiente:


Partir de la EDT
Tener en cuenta el Diccionario de la EDT
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









Definición de actividades de cada entregable o paquete de trabajo.
La secuencia de las actividades y de los entregables
Las actividades incluyen las de control periódico y por hito/entregable
Las actividades también contemplan las relacionadas con la documentación de cada
entregable
El esfuerzo de cada actividad
La disponibilidad en horas y días del proyecto
La disponibilidad en horas y días de cada recurso de cada actividad
La responsabilidad de cada actividad
La nivelación de los recursos para que no haya ni sobre ni subasignaciones en la carga de
cada recurso
Fecha de Inicio para calcular la fecha de Fin o fecha de Fin para calcular la fecha de Inicio.
RESPONSABLES
El Gerente de Proyecto y cada interesado deben figurar en el cronograma, ya que todos tienen
responsabilidades que cumplir.
El Gerente de Proyecto es el responsable de todo el proyecto.
El Directivo Encargado es el responsable estratégico del proyecto.
El equipo desarrolla las actividades del cronograma.
Los entes de control, cuando apliquen, también deben figurar entre los responsables.
El documentador, quien será responsable de llevar toda la historia del proyecto.
El asegurador de calidad, quien tiene la misión de vigilar el cumplimiento de los procesos del
producto y del proyecto.
El controlador de calidad, que será el responsable de la calidad del respectivo producto o
subproducto.
Y otros interesados que puedan afectar al cronograma o se sientan afectados por él.
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CONTROL DEL TIEMPO
El control del tiempo se debe hacer durante la ejecución del proyecto y debe asegurar que se cumpla
el cronograma establecido.
El control, recuerde, debe ser periódico (semanal o quincenal) y por hito/entregable.
El cronograma es público y debe ser conocido por los interesados del proyecto.
Como se muestra a continuación, el control del avance del proyecto debe apoyarse en una guía y en
el uso de la herramienta computarizada.
CONTROL DE TIEMPO (PERIÓDICO Y POR HITO/ENTREGABLE)
Fecha planeada de
fin del proyecto
(cronograma
acordado)
Porcentaje de
avance
planeado a la
fecha del
informe (AVE)
Porcentaje de
avance real a la
fecha del
informe
(AVR)
Indicador de grado
de avance a la
fecha del informe
(IC = AVR/AVE)
Fecha real
proyectada
de fin del
proyecto
Observaciones
Estos controles se llevan a cabo en las reuniones respectivas; normalmente dirigidas por el Gerente
de Proyecto respectivo.
Las variaciones detectadas deben resolverse mediante acciones correctivas y preventivas para llevar
el cronograma hacia lo acordado entre las partes. Paralelamente a eso, pueden suscitarse solicitudes
de cambio que deberán ser analizadas de manera integral. Las solicitudes de cambio pretenden
cambiar los acuerdos (línea base) entre las partes.
Nota: los tiempos son estimados, por ende deben tenerse en cuenta márgenes (colchones) para
intentar corregir las deficiencias de la estimación. Estos márgenes o porcentajes se tendrán que
acordar antes de pretender dar una versión definitiva de la duración del proyecto.
Si se requiere un control de cambios al tiempo, debe determinarse su impacto en las otras siete áreas
(Alcance, Costo, Calidad, Recursos Humanos, Riesgos y Adquisiciones) y con ello la viabilidad de
la solicitud y la decisión a tomar.
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FORMATOS DEL PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO
A continuación se presentan los formatos sugeridos para gestionar el tiempo:


Lista de Controles periódicos, hitos/entregables
Lista de actividades
LISTA DE CONTROLES PERIÓDICOS, HITOS / ENTREGABLES
Aquí usted encontrará los tipos de controles con su descripción.
Título del Proyecto: ______________________________________________
Fecha de Preparación: ____________________________________________
Control Periódico
Control por Hito /
Entregable
Nombre del tipo de
control
Descripción del control
hito/entregable
Observaciones
Descripción del tipo de control. Debe
mostrar lo que se va a hacer en ese tipo
de control para ese entregable específico
Ejemplo: Entregable
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LISTA DE ACTIVIDADES
En este formato se explica cada uno de los entregables, sus correspondientes actividades y la
respectiva descripción.
Título del Proyecto: ______________________________________________
Fecha de Preparación: ____________________________________________
Identificación del
entregable
Actividad en cada
entregable
Descripción del trabajo
a realizar por la
actividad
Observaciones
ACEPTACIÓN DEL DIRECTIVO ENCARGADO
_________________________________________
Fecha:__________________
Cargo del Directivo Encargado
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