DIPOA-PG-023-RE-003 Tabla de plazos de conservacion

Dirección de Inocuidad de Productos de Origen Animal
Rige a partir de:
30/06/12
Versión:
01
Tabla de plazos de conservación de documentos
Institución:
Servicio Nacional de Salud Animal
Departamento: Auditoría
Sección:
Aves
N°
Serie o Tipo
Documental
Original o copia?
1
Ficha
Original
antemortem de
la parvada
2
Bienestar Animal Original
3
Informe diario de Original
decomisos post
Cuáles
otras
oficinas
tienen el
documento
(y si es “O”
o “C”).
Confeccionada por:
Fecha: 9 de agosto13
Contenido
Medicación,
vacunación,
hallazgos
patológicos
recientes,
ubicación de la
granja y otra
información de la
misma
Evaluación de
las aves antes
del ingreso a la
sala de sacrificio
para
evaluar
ventilación,
estado
del
animal
y
aturdimiento
Se coloca la
cantidad de aves
Soporte
Código:
DIPOA-PG-023-RE-003
Página 1 de 9
Unidad de Gestión de Calidad
Vigencia
para los
documentos
en cada
soporte
Cantidad
en metros
lineales
Fechas
Observaciones
Físico
2 años
2010-2013
Se considera 2
años por la vida
útil del producto
(1
año
en
congelación)
Físico
2 años
2011-2013
Se considera 2
años por la vida
útil del producto
(1
año
en
congelación)
Físico
digital
y 2 años
2010-2013
Para el informe
digital no se
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Tabla de plazos de conservación de documentos
mortem
y
kilogramos
decomisados en
el proceso de
inspección
4
Registro
de Original
inspección preoperacional
5
Registros
operaciones
6
Verificación de Original
puntos críticos
de control
Inspección
Físico
realizada antes
del inicio del
proceso en el
establecimiento
para revisión de
superficies de
contacto y no
contacto
Inspección
Físico
realizada
durante
la
operación
y/o
proceso de la
empresa
Verificación de Físico
los
puntos
críticos
establecidos por
el HACCP del
establecimiento
Original
Código:
DIPOA-PG-023-RE-003
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considera
un
límite de años
para
su
almacenamiento
(periodo
indefinido para
el histórico de
causas
de
decomiso)
Se considera 2
años por la vida
útil del producto
(1
año
en
congelación)
2 años
2010-2013
2 años
2010-2013
Se considera 2
años por la vida
útil del producto
(1
año
en
congelación)
3 años
2010-2013
Por
la
importancia de
la información
que se tiene se
considera
un
año adicional
para
temas
posiblemente de
índole legal.
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Código:
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7
Verificación
semanal
Original
Inspecciones
Físico
diarias
realizadas por el
médico
veterinario
inspector
3 años
2010-2013
8
Comunicados
Original
3 años
2010-2013
9
DAC´s
Original
3 años
2010-2013
10
Análisis
laboratorio
Comunicaciones Físico
realizadas por el
Médico
Veterinario
Inspector hacia
el
establecimiento
de
las
no
conformidades
Comunicaciones Físico
realizadas por el
Médico
Veterinario
Inspector hacia
el
establecimiento
de
las
no
conformidades
Resultados de Físico
laboratorio de
las
pruebas
microbiológicas
y/o toxicológicas
3 años
2010-2013
de Original
C
LANASEVE
y C DIPOA
Por la
importancia de
la información
que se tiene se
considera un
año adicional
para temas
posiblemente de
índole legal.
Por la
importancia de
la información
que se tiene se
considera un
año adicional
para temas
posiblemente de
índole legal.
Por
la
importancia de
la información
que se tiene se
considera
un
año adicional
para
temas
posiblemente de
índole legal.
Se considera 2
años por la vida
útil del producto
(1
año
en
congelación)
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11
Seguimiento de Original
ventana
de
Salmonella spp
12
Correspondencia Original y Copia
enviada
13
Correspondencia Original y Copia
recibida
Circulares
Original y copia
Código:
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Expediente que Físico y
contiene
el Digital
resultado
de
Salmonella spp
emitido por el
LANASEVE, en
casos positivos
la carta de la
DIPOA
comunicando la
desviación,
la
respuesta de la
planta ante el
positivo y la
respuesta de la
granja ante ese
mismo
caso
positivo
Correspondencia Física
enviada de la
parte
oficial
hacia
el
establecimiento
3 años
2010-2013
Indefinido
2011-2013
Registro
de Física
firmas, lista de
productos
químicos
aprobados,
Indefinido
2011-2013
Física
Indefinido
2011-2013
La
copia
depende de si la
nota se envió
desde oficinas
centrales
o
desde la unidad
periférica
La
copia
depende de si la
nota se envió
desde oficinas
centrales
o
desde la unidad
periférica
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Original
14
Correos
referenciados
Auditorías
Externas
(DIPOA)
Copia
Original
DIPOA
oficinas
centrales
15
Permisos
Originales
Copia
DIPOA
16
Certificados
importación
de Copia
Original
Cuarentena
17
Certificado
exportación
de Copia
Copia
Cuarentena
Incluye
las
auditorías
realizadas por el
coordinador de
área así como
las respuestas
del
establecimiento
Certificado
veterinario
de
operación,
certificado
de
exportador,
registro anual y
autorización del
establecimiento
por parte del
CMV
Certificado para
el ingreso de
productos
de
origen aviar al
país,
esto
contiene además
la carta del MV
que el producto
es
apto
y
certificado
de
origen del país
Contiene
certificado
de
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Electrónico
2 años
2012-2013
Física
3 años
2010-2013
Física
2 años
2010-2013
Física
2 años
2011-2013
Física
5 años
2010-2013
El original se
dirige al país
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Animal
18
Control
certificados
exportación
de Original
de
Solicitud
certificados
marchamos
de Copia
y
Control
entrega
resúmenes
embarque
exportación
de Original
de
de
Original
DIPOA
exportación,
resumen
de
embarque, guía
de embarque y
en
ocasiones
según el socio
comercial
certificados de
libre venta y/o
origen. En el
caso de países
como Colombia
se agrega una
certificación de
calidad.
Control de la Física
numeración
asignada a los
certificados que
acompañan el
producto
Autorización a Física
que una persona
retire
documentación o
insumos oficiales
Control
de Física
entrega
de
numeración de
los resúmenes
de exportación
que acompañan
al certificado de
Código:
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destino,
sin
embargo, todas
las 4 hojas que
componen
el
certificado se
firman
en
original
2 años
2010-2013
2 años
2012-2013
2 años
2011-2013
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Control
de
marchamos de
exportación en
establecimientos
con inspección
oficial
permanente
Control
de
certificados de
origen otorgados
en
establecimientos
con inspección
oficial
permanente
Control
de
certificados de
libre
venta
otorgados
en
establecimientos
con inspección
oficial
permanente
Boleta
de
retenido
Original
Socios
comerciales
Copias
Original
Original
Original
exportación
Control
de Física
entrega
de
marchamos que
se coloca en el
contenedor
Código:
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2 años
2011-2013
Original
Control
de Física
entrega
de
numeración de
los certificados
de origen que
acompañan al
certificado
de
exportación
Control
de Física
entrega
de
numeración de
los resúmenes
de exportación
que acompañan
al certificado de
exportación
Física
2 años
2011-2013
Original
2 años
2011-2013
1 año
2013
Solicitudes
a Física
países, reporte
de
no
conformidades,
respuesta a NC
10 años
Control
se
iniciará a partir
del año 2013 (IV
cuatrimestre)
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20
Competencia
técnica
Original
21
Legislación
Copias
Copia
DIPOA
y
carta
de
aprobación
CV, vacaciones, Físico
capacitaciones,
incapacidades,
evaluaciones de
desempeño
Ley SENASA, Electrónico
Ley General de
Salud, Ley de
bienestar animal,
Reglamento
sanitario
de
inspección de
establecimientos
de sacrificio y
procesamiento
de
aves,
Reglamento de
obligatoriedad
del
Sistema
HACCP,
Reglamento de
calidad del agua
potable,
Reglamento de
granjas avícola,
Reglamento de
Defensa
Sanitaria, RTCA
de BPH para
alimentos
no
procesados,
50 años
Código:
DIPOA-PG-023-RE-003
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A partir del Se conserva por
2010
toda la vida del
funcionario
excepto si es
oficializado
Se resguarda
siempre
el
documento
vigente que se
encuentre
disponible en
web
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22
Supervisión
personal
de Copia
Original
DIPOA
Reglamento
General para el
otorgamiento del
CVO, RTCA de
Criterios
Microbiológicos
para la inocuidad
de los alimentos,
listado
de
enfermedades
de animales de
declaración
obligatoria,
RTCA
de
alimentos
preenvasados
Contiene
la Físico
evaluación del
MVI así como
los inspectores
auxiliares, así
como
la
respuesta a las
NC encontradas
durante
la
supervisión del
personal in situ
5 años
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A partir del
2012
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