manual de auditorías internas

MANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS
Bogotá D.C., Junio de 2015
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
TABLA DE CONTENIDO
Contenido
1.
OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------- 4
2.
ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------- 4
3.
TERMINOS Y DEFINICIONES ---------------------------------------------------------------- 4
4.
LINEAMIENTOS PARA LA COORDINACIÓN DE LAS AUDITORIAS ------------ 6
4.1 Creación del Programa en el Modulo Revisiones – Auditoria. ------------------- 6
4.2 Selección de los Auditores Internos de Calidad -------------------------------------- 12
4.2.1
5.
Asignación y Programación de Auditores Internos -------------------------------- 14
4.3
Definición y socialización de alcance y directrices ----------------------------------- 15
4.4
Elaboración y Aprobación del Plan General de Auditoría -------------------------- 15
LINEAMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS ---------------- 18
5.1 Recopilación, revisión y análisis de la documentación ----------------------- 18
5.2
Técnicas para obtener evidencias ---------------------------------------------------- 21
5.3
Reunión de Apertura ------------------------------------------------------------------------- 22
5.4
Desarrollo de la Auditoría ------------------------------------------------------------------- 22
5.4.1
Determinación de la muestra de Auditoría. ----------------------------------------- 23
5.4.2
Registro de resultados parciales ------------------------------------------------------- 26
5.4.3
Redacción de Hallazgos ----------------------------------------------------------------- 28
5.5
Reunión de Cierre ---------------------------------------------------------------------------- 32
6.
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL
INFORME DE AUDITORIA --------------------------------------------------------------------------- 33
6.1 Elaboración del Informe de Auditoría ------------------------------------------------ 33
6.1.1
6.1.1.1
Revisión del Informe de Auditoria por el auditado ------------------------------ 34
6.1.1.2
Revisión de Descargos ---------------------------------------------------------------- 35
6.1.1.3
Informe Final ------------------------------------------------------------------------------ 35
6.2
7.
8.
9.
Aprobación del Informe de Auditoría -------------------------------------------------- 33
Informe de Conclusiones Generales de las Auditorías Internas de Calidad 36
SOLICITUD Y FORMULACIÓN DE MEJORAS ---------------------------------------- 37
EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS ------------------------------------------- 38
SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO39
10. MARCO LEGAL: ----------------------------------------------------------------------------- 39
2
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
11.
REQUISITOS TÉCNICOS: ----------------------------------------------------------------- 40
12.
DOCUMENTOS ASOCIADOS: ----------------------------------------------------------- 40
13.
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO -------------------------------------------------- 40
3
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para garantizar la coordinación y ejecución de las
auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República,
con el propósito de determinar la conformidad del Sistema frente a las disposiciones
planificadas y los requisitos aplicables así como establecer si el Sistema se mantiene
de manera eficaz, eficiente y efectiva.
2. ALCANCE
El presente manual aplica para todas las auditorías internas de acuerdo con la
planeación establecida en el Programa Anual de Auditorias para cada vigencia fiscal.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Auditoría Interna: Proceso sistemático independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoria y evaluarlas objetivamente para determinar la extensión en
que se cumplen los criterios de auditoría. Denominadas como de primera parte.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
Auditado: Organización, dependencias y/o proceso que es auditado.
Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de una auditoria, que incluye
generalmente una descripción de las ubicaciones, las dependencias de la entidad,
procesos y actividades, así como el período de tiempo cubierto.
Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia.
Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos.
4
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Evidencia de Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Estas pueden ser cuantitativas o cualitativas.
Entrevista: Técnica de Auditoria que busca a través de la conversación, obtener
información.
Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo,
si es necesario, de expertos técnicos.
Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al
equipo auditor.
Hallazgo de la Auditoria: Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria
recopilada frente a los criterios de la auditoría.
Nota: Los hallazgos de la auditoria pueden indicar: conformidad o no
conformidad con respecto a criterios de auditoría, así como oportunidades de
mejora.
Muestreo de Auditoría: es la aplicación de un procedimiento de auditoría a menos
del 100% de los elementos de una población y/o universo con el objetivo de obtener
conclusiones acerca de toda la población.
Observador: Persona que acompaña al equipo auditor, pero no influye ni interfiere en
la realización de la auditoría.
Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y programación para cada
auditoria.
Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un
período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Prueba de Recorrido: Técnica de Auditoria que consiste en observar las actividades
realizadas por los auditados.
5
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Prueba Selectiva: Técnica de Auditoria que consiste en seleccionar una muestra
para revisión, verificación y obtención de evidencia sobre los temas que se están
auditando.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia,
eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos
establecidos.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.
Técnicas de Auditoria: Son los métodos que se aplican para obtener evidencias
necesarias y suficientes sobre las cuales se emite una opinión respecto al proceso
auditado, necesarios para alcanzar los objetivos de auditoría establecidos a fin de
formarse un juicio profesional y objetivo sobre el tema objeto de revisión.
Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia de que se han
cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.
4. LINEAMIENTOS PARA LA COORDINACIÓN DE LAS AUDITORIAS
4.1 Creación del Programa en el Modulo Revisiones – Auditoria.
Teniendo en cuenta el Programa Anual de Auditorías elaborado con base en la Guía
para la Planeación y Gestión de la Oficina de Control Interno G-EM-02 y
aprobado en el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, se procede a
crear el Programa Anual de Auditorías Internas tanto de Gestión como de Calidad, en
el aplicativo SIGEPRE – Modulo Revisiones – Auditorías – Crear Programas,
como se indica a continuación:
6
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
4
1
2
3
En el campo Nombre:*, se registra el nombre del Programa Anual de Auditoria, como
se muestra en la ilustración anterior.
En el campo Responsable:* se registra el nombre del Jefe de la Oficina de Control
Interno, quien es el garante del Programa Anual de Auditorías.
En el campo Descripción, se detallaran los siguientes aspectos:
a) Objetivo del Programa de Auditorias
b) Alcance del Programa de Auditorias
Una vez diligenciados los campos, se guarda la información y el aplicativo indicará
operación exitosa.
7
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Seguidamente, se procederá a “Crear Auditoría” como se observa en la siguiente
ilustración
5
El aplicativo le mostrará el formato que deberá ser diligenciado con la información
básica de la Auditoria, la cual deberá concordar con lo diligenciado en el Plan General
de Auditoria. A modo de ejemplo se muestra lo siguiente:
8
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Nota 1
Nota 2
Nota 3
Seleccione y agregue los auditores
asignados por el Jefe de Control
Interno
Seleccione y agregue el (los)
proceso(s) sujeto(s) de auditoria
6
9
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Nota 1: Al seleccionar las fechas inicial y final, tenga en cuenta los tiempos
establecidos desde la remisión del Plan General de Auditoria hasta la presentación
del informe versión Final de Auditoria y/o la solicitud de la mejora.
Nota 2: En relación al campo Seleccione una opción, seleccione externa para el
caso que se opte por registrar en el módulo de auditorías, una auditoria de ente
externo (ICONTEC, Contraloría General de la República, entre otros).
Nota 3: En relación al campo Plan asociado, el plan se asociará una vez se cree la
auditoria Interna de Calidad. El Plan se formulará atendiendo las orientaciones
establecidas en la Guía para la planeación estratégica y operativa institucional-GDE-02.
Una vez creado el Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad en el Aplicativo
SIGEPRE – Modulo Planes, se registran como categorías, las siguientes etapas:
1. Planeación y Coordinación de las Auditorías Internas
2. Ejecución del Ciclo de Auditorias
3. Cierre y Conclusiones de las Auditorías Internas
A cada categoría se le agregan las tareas correspondientes para su ejecución,
conforme a los criterios establecidos en el presente Manual.
El líder asignado para cada auditoria, es el responsable de ejecutar las actividades de
los planes de auditorías internas y de registrarlas en el aplicativo SIGEPRE Modulo
Revisiones – Auditorías y Planes, adjuntando las evidencias que soportan su
ejecución.
10
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Versión 05
Código: M-EM-01
01010101##
Una vez creada la Auditoria, podrá consultar en Mis Responsabilidades la auditoria
asignada y se visualizará lo siguiente:
Al oprimir el clic
izquierdo, le mostrará la
opción de Editar.
Selecciónelo.
Al seleccionar la opción Editar, le permitirá al Auditor Líder o Equipo Auditor registrar
los comentarios necesarios en la ejecución de la Auditoria, de acuerdo con los
criterios establecidos en el presente Manual.
Enumere e Indique el nombre del comentario en el orden de ejecución de la Auditoria.
Describa brevemente la ejecución de la actividad concerniente con la Auditoria, verifique la ortografía y
la redacción y luego, adjunte los respectivos soportes.
Podrá finalizar la auditoria en el
aplicativo, solo cuando se
registre el informe final de la
misma y/o solicite las mejoras.
Guardado el comentario,
quedará creado en el aplicativo
y éste mostrará el estado de la
Auditoria “en Desarrollo”.
A modo de ejemplo:
11
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Nota 4: Una vez creado y guardado el comentario, el mismo no se podrá eliminar.
Creado el comentario, el responsable del Programa no podrá eliminar la auditoria
creada ni el programa creado en el aplicativo – Modulo Revisiones – Auditoria.
4.2 Selección de los Auditores Internos de Calidad
El Jefe de la Oficina de Control Interno selecciona a los auditores internos teniendo en
cuenta el perfil de los servidores públicos de la Entidad en cuanto a su educación,
formación, experiencia y habilidades, información que es registrada en el Formato
Evaluación Competencias Auditores Internos (F-EM-12):
Para la selección de auditores, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos, los
cuales serán validados con el Proceso de Talento Humano:
12
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
a) Educación:


Auditor Líder: Mínimo Profesional en cualquier disciplina (evaluada por
certificados).
Equipo Auditor: Mínimo Tecnólogo en cualquier disciplina (evaluada por
certificados).
b) Formación:

Auditor Líder: Curso con una intensidad horaria de mínimo 40 horas en los
modelos referenciales: NTCGP 1000, MECI 1000 y en técnicas de auditoría
(evaluado por certificados y/o registros de asistencia y aprobación)

Equipo Auditor: Curso con una intensidad horaria de mínimo 16 horas en
los modelos referenciales: NTCGP 1000, MECI 1000 y Técnicas de
Auditoría (evaluado por certificados y/o registros de asistencia y
aprobación)
c) Experiencia:

Auditor Líder: Mínimo 8 horas de auditoría Interna, (Registro de auditor líder
en programación de auditores e informe de auditoría).

Equipo Auditor: Mínimo 4 horas de auditoría Interna como observador
(Registros de acompañamiento en programación de auditores e informe de
auditoría).
 Observador: No requiere de experiencia dado que no influye ni interfiere en
la realización de la auditoría.
d) Habilidades:

Auditor Líder y Equipo Auditor: Capacidad de planeación, buenas relaciones
interpersonales, objetividad, respetuoso, diplomático e interesado en lo que
se está haciendo.
13
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
e) Responsabilidades:

Desarrollar el ejercicio auditor según lo planificado, documentar las
actividades de auditoría, mantener la confidencialidad y reportar los
hallazgos detectados con interés de agregar valor.
Nota 5. Las Auditorías Internas de Gestión, serán ejecutadas por los Auditores
Internos de la Oficina de Control Interno.
Nota 6. Cuando se requiera, las auditorías internas tanto de Gestión como de
Calidad, podrán ser ejecutadas por auditores y/o expertos técnicos externos.
4.2.1 Asignación y Programación de Auditores Internos
Una vez seleccionados los auditores internos, el Jefe de la Oficina de Control Interno
realiza la asignación de un auditor líder y de un equipo auditor competente para cada
uno de los procesos y/o dependencias a auditar, y se consignan en el Formato
Programación Auditores Internos (F-EM-19), con las fechas aprobadas en el
Programa Anual de Auditorias.
Nota 7. Los auditores asignados a cada proceso deben ser independientes a la
dependencia a evaluar, con el fin de mantener la objetividad a lo largo del proceso de
auditoría y asegurar que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados
sólo en la evidencia objetiva.
Nota 8. El responsable del Proceso podrá solicitar a través de comunicación escrita,
la reprogramación de la fecha inicial de Auditoria al Jefe de la Oficina de Control
Interno, quien a su vez aprobará los ajustes en la Programación Auditores Internos
(F-EM-19) y en el Plan General de Auditoría, así mismo, de ser necesario se ajusta la
fecha registrada en el Programa Anual de auditorías en el aplicativo SIGEPRE –
Modulo Planes y Modulo Auditorias.
14
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
4.3 Definición y socialización de alcance y directrices
El Jefe de la Oficina de Control Interno define el alcance de las auditorías, teniendo en
cuenta el objetivo, extensión de tiempo requerido, complejidad, sedes, equipo auditor
disponible y establece los criterios y requisitos con respecto a los cuales se realizará
la auditoría, estos pueden ser: de los clientes, legales, técnicos y los establecidos por
la organización.
Posteriormente, el Jefe de la Oficina de Control Interno convoca a los auditores
internos de calidad y/o de Gestión, para efectuar la reunión de socialización de los
aspectos generales a tener en cuenta para el desarrollo de las auditorías.
4.4 Elaboración y Aprobación del Plan General de Auditoría
Teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Jefe de la Oficina de Control
Interno y dados a conocer mediante reuniones con los Auditores Internos de Calidad
como de Gestión, el auditor líder y el equipo auditor planean la auditoria, realizan una
revisión documental inicial y elaboran el Plan General de Auditoría en el formato (FEM-09).
En la revisión inicial se debe tener en cuenta la estructura del SIGEPRE y la
armonización entre los elementos que lo conforman así como conocer las
características y aspectos mínimos del proceso a auditar y su interacción con otros
procesos establecidos en el Manual del Sistema Integrado de Gestión de la
Presidencia de la República SIGEPRE M-DE-02.
15
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Nota 9
Nota 9. El número de Auditoria del Proceso y/o dependencia, es el asignado en el
Programa Anual de Auditorias, publicado en el aplicativo SIGEPRE – Modulo Planes y
en el Modulo Revisiones – Auditorias.
Seguidamente en el mismo Formato Plan General de Auditoría (F-EM-09), se
determina la agenda a desarrollar, los responsables a entrevistar y las actividades a
ejecutar, las cuales deberán estar encaminadas a verificar las acciones definidas por
los procesos para la prestación del servicio, las fechas específicas y las horas en las
cuales se realizará el trabajo de campo.
16
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Auditor líder y/o equipo auditor
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Nombre y cargo, en este caso
del Jefe de la Oficina de Control
Interno
En el campo Observaciones, se podrá hacer énfasis sobre la importancia de la
disponibilidad del Responsable del proceso y de su equipo para garantizar la
adecuada ejecución de la auditoria, disponer de los documentos y demás soportes
que den cuenta del seguimiento, control, coordinación, medición de las actividades y
metas propuestas.
Una vez el Plan General de Auditoria sea presentado por el Auditor Líder al Jefe de la
Oficina de Control Interno, se procederá a revisarlo y de ser necesario se realizaran
los comentarios y los ajustes junto con el Auditor Líder. De lo contrario, se aprobará y
se remitirá a través de comunicación escrita al Responsable del Proceso a Auditar, en
un término mínimo de ocho (8) días calendario, antes de la ejecución de la
Auditoría.
Nota 10. En caso de requerirse comisiones y desplazamientos por parte de los
auditores, la Oficina de Control Interno gestionará con el Área de Talento Humano,
atendiendo los lineamientos establecidos para la solicitud de viáticos al interior en el
Procedimiento Viáticos y gastos de viaje al interior y exterior de Militares,
funcionarios y contratistas P-TH-11.
17
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Nota 11. En el caso de la Auditoria Interna de Calidad, si el equipo auditor requiere
más tiempo para el desarrollo del proceso auditor, podrá informarlo al responsable del
Proceso y/o dependencia, en la reunión de apertura de cada auditoria.
Nota 12. En el caso de Auditoria Interna de Gestión, el Jefe de la Oficina de Control
Interno podrá solicitar al responsable del proceso mediante comunicado, la ampliación
del tiempo de ejecución de la Auditoria con la justificación correspondiente.
5. LINEAMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS
5.1 Recopilación, revisión y análisis de la documentación
El auditor líder en coordinación con el equipo auditor recopilan, revisan y analizan la
documentación asociada al Proceso a Auditar, como: caracterizaciones, manuales,
guías, lineamientos, instructivos, procedimientos, formatos, requisitos legales y
requisitos de normas técnicas, así como los informes de gestión, de resultados, de
auditorías anteriores, de análisis de datos, riesgos, mejoras, planes, entre otros. Esto
con el propósito de preparar la auditoría y tener un conocimiento más cercano a las
actividades, documentos, registros y requisitos que deben tenerse en cuenta al
momento de efectuar la auditoría de campo.
La mayor parte de la información mencionada, está disponible en el Aplicativo
SIGEPRE, ingresando por la Intranet de la Entidad, como se muestra a continuación:
Paso 1: Ingresar al Aplicativo SIGEPRE: en la página principal del computador
identifique el ícono del SIGEPRE, como se muestra a continuación con la marcación
verde:
Clic
18
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Paso 2: Registrar los datos: Dominio – seleccionar Presidencia.int; Usuario: escriba
el usuario con el cual ingresa a su computador; Contraseña: escriba su contraseña,
con la cual inicia sesión en su computador e ingresar como se muestra en el
pantallazo siguiente:
Paso 3: Explore los Reportes: A continuación se presenta la información asociada a
cada proceso la cual se podrá explorar ingresando por el Mapa de Procesos en el
Aplicativo SIGEPRE, así mismo podrá consultar la misión, visión, política del
SIGEPRE, objetivos institucionales, el seguimiento a la planeación estratégica e
institucional.
Al explorar el Mapa de Procesos, el aplicativo le mostrará la siguiente información:
19
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Seguidamente, podrá explorar el proceso que va a auditar, a modo de ejemplo se
selecciona el Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento (marcación en azul), el
cual presenta la siguiente información, para revisión y análisis:
Derivado del análisis de la documentación asociada al Proceso, se registra en el
formato Plan Detallado de Auditoría (F-EM-02) siguiendo el Ciclo P.H.V.A1., los
aspectos a evaluar y la base informativa (documentos y registros) para ser verificados
en el trabajo de campo, a modo de ejemplo se presenta el siguiente plan detallado:
¿Qué aspectos se tuvieron en cuenta para
la elaboración del Programa Anual de
Auditorías?
Guía para la Planeación
y Gestión de la Oficina
de Control Interno
Este plan detallado se constituye en papel de trabajo del auditor, cuyo fin es
documentar los aspectos importantes de la auditoría que proporcionan evidencia que
el ejercicio auditor, se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoría
1
Planear, Hacer, Verificar y Actuar
20
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo se pueden registrar en físico o
electrónico y deben ser legibles, lógicos, completos y fáciles de entender.
Nota 13: El Plan detallado se deberá aplicar en las Auditorías Internas de Calidad, y
es facultativo en las Auditorías Internas de Gestión.
5.2 Técnicas para obtener evidencias
Son las técnicas o métodos de auditoría que se aplican para obtener evidencias
suficientes sobre las cuales se emite un concepto respecto al proceso auditado,
necesarios para alcanzar los objetivos de la auditoria establecidos.
Las técnicas o métodos que se aplican, son los siguientes:
TÉCNICAS DE AUDITORIA
Consiste en realizar preguntas al personal del proceso auditado o a
terceros y obtener sus respuestas orales o escritas.
Consulta
Los tipos de consulta más formales incluyen entrevistas, encuestas y
cuestionarios.
Observación o
prueba de
recorrido
Consiste en observar a las personas, los procedimientos o los
procesos.
Consiste en estudiar documentos y registros, y en examinar
físicamente los recursos tangibles.
Inspección
Revisión
documental
Prueba
selectiva
Los auditores internos deben reconocer y considerar su nivel de
competencia (en otras palabras, su capacidad para comprender lo que
leen y lo que ven).
La revisión de comprobantes se realiza específicamente para probar la
validez de la información documentada o registrada.
Se realiza específicamente para probar la integridad de la información
documentada o registrada en poblaciones o universos numerosos o
muy grandes; la aplicación de la muestra se realiza a criterio del auditor
“muestreo no estadístico” o con fórmula para su cálculo por “muestreo
estadístico”.
Fuente: Guía de Auditoría para Entidades Públicas. P. 65-66.
21
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
5.3 Reunión de Apertura
El auditor líder y el equipo auditor realizan la reunión de apertura con el responsable
del proceso y los auditados, para presentar el plan general de auditoría y el equipo
auditor, definiendo roles y responsabilidades para la auditoría.
Se debe ilustrar al auditado de una manera clara y detallada acerca del objetivo,
alcance, criterios, informe y plan de acción que se relacionan con la auditoría así
como el establecimiento de los canales de comunicación formales entre el equipo
auditor y el auditado y la confirmación de los temas relacionados con la
confidencialidad y la seguridad de la información que el auditado proporcione, cuando
aplique.
Adicionalmente, el auditor deberá resolver cualquier inquietud o duda que en tal
sentido tenga el auditado.
5.4 Desarrollo de la Auditoría
De acuerdo con la agenda establecida, se aplican las técnicas de auditoría en el
tiempo previsto, para lo cual las preguntas o intervenciones del auditor deben ser
cortas, precisas, claras y correctamente formuladas.
Es recomendable:
a. Que el manejo de las entrevistas sea una responsabilidad directa del Auditor
Líder.
b. Durante el desarrollo de la entrevista, se deben considerar todos los aspectos
específicos que se han relacionado previamente en el formato de plan detallado.
c. Lo anterior, no debe limitar el alcance y profundidad de la entrevista, la cual en
un determinado momento pueda requerir de la verificación de aspectos que no se
han considerado previamente.
22
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Recuerde:
a. Se
deben
evitar
las
distracciones,
respuestas
generales o fuera de contexto.
b. Desarrollar la Auditoria en un
ambiente
de
respeto
y
amabilidad.
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Tenga en cuenta:
a. El registro de las notas
relacionadas
con
las
observaciones debe ser tomado en
el momento en que se obtienen.
b.
Se
deben
evitar
las
generalizaciones y ambigüedades
al redactar los hallazgos.
El auditor selecciona las evidencias que requiere revisar, solicitándolas de la manera
más precisa posible. La explicación de los registros debe ser dada por el AUDITADO.
Cuando se trate de Auditoria Interna de Gestión, las solicitudes de información se
realizarán a través del Jefe de la Oficina de Control Interno o líder de auditoría al
responsable del proceso y el término de respuesta, se definirá de acuerdo a la
complejidad de la información solicitada.
Así mismo, el responsable del proceso podrá solicitar prórroga y se le otorgará por
cinco (5) días más al plazo inicial establecido.
5.4.1 Determinación de la muestra de Auditoría.
Durante la ejecución de la auditoría “in situ” se recopila información aplicando alguna
técnica de auditoría, con el fin de determinar de un total de universo la cantidad de
elementos que se requieren para ser evaluados, como las transacciones de pagos,
comisiones, contratos, elementos de almacén entre otros, esto se conoce como la
muestra de auditoría.
5.4.1.1
Diseño de la muestra
1. Métodos de muestreo estadístico2: se basa en la teoría de la distribución normal, la
cual requiere de una fórmula para su cálculo y se aplica para poblaciones finitas,
como se observa a continuación:
2
Contraloría General de la República. Contraloría Delegada para el Sector Social. Agosto 2011
23
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
𝑛=
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
𝑃 ∗ 𝑄 ∗ 𝑧2 ∗ 𝑁
(𝑁 ∗ 𝐸 2 ) + (𝑧 2 ∗ 𝑃 ∗ 𝑄)
Las variables expresan:
Z = Valor de la distribución normal estándar de acuerdo al nivel de confianza
E = Error de muestreo (precisión)
N = Tamaño de la Población
P = Proporción de Éxito
Q = 1-P
INGRESO DE
PARÁMETROS
DESCRIPCIÓN
Identifique el tamaño o universo de la población objeto de cálculo (total de
contratos, comprobantes, total de PSQR, transacciones, órdenes de compra, etc.). números enteros-
Tamaño de
la
Población
(N)
500
Error
Muestral
(E)
5%
Ejemplo: 500 PSQR.
17.221 transacciones financieras.
13.526 comprobantes.
Se puede escoger el error de muestreo que acepta cometer (digite números enteros
entre 1% y máximo 10%).
El auditor debe tener en cuenta que este es el error que va a asumir en la selección
de la muestra, es decir, si asume solo el 1% de error, la muestra será más grande;
si escoge el 10% la muestra será más pequeña, pero asume un mayor riesgo de
auditoría. Es decir, que el nivel de confianza es del 99% y 90% respectivamente.
Para los ejercicios auditores se recomienda aplicar el 5%.
La proporción de éxito corresponde al % de elementos de la población que se
estima no cumplen con el control que se está probando. Ej. Se estima que el xx%
de las PSQR no se respondieron en los términos establecidos en la Ley.
Proporción
de Éxito
17%
(P)
Si se quiere estimar el % de las PSQR que no se respondieron en los términos
establecidos en la ley, debe investigar si en una auditoría anterior se cuenta con
este porcentaje; en caso afirmativo, utilice ese valor como una estimación de (P).
Ej. En la Auditoria de la vigencia anterior se determinó que el 17% de las PSQR se
respondieron fuera de los términos de ley. Por tanto (P) = 17%.
En caso contrario que no disponga de estimación histórica, se deberá tomar el 5%
como se explica en forma amplia en el siguiente título “Alcance del método
estadístico”.
Nivel de
Confianza
Nivel de
Confianza
(Z) (1)
95% Al utilizar el 5% de error muestral, el nivel de confianza corresponde al 95%.
1.96 Al estandarizar el nivel de confianza en 95%, el nivel de confianza Z es 1.96
24
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
A continuación se presenta cómo se calcula la muestra de acuerdo a los parámetros
explicados anteriormente, la fórmula se alimentará con los valores parametrizados
que están marcados en color azul, dado que se tomaran como constantes, y en color
rojo los valores que varían de acuerdo al tamaño de la población y la proporción de
éxito.
Conforme a lo anterior, la formula quedaría así:
𝒏=
((17%) ∗ (1 − 17%) ∗ ((1.96)2 ) ∗ 500)
(500 ∗ ((5%)2 ) + ((1.96)2 ) ∗ (17%) ∗ (1 − 17%))
El resultado corresponde a la muestra óptima a evaluar, que para el ejemplo es de:
n = 151 PSQR.
Alcance del método estadístico
El método estadístico se aplicará en la ejecución de Auditorías Internas de Gestión
que involucren bases de datos extensas y voluminosas como por ejemplo viáticos,
contratos, transacciones financieras, PSQR y demás bases de este tipo, las cuales
requieren del uso de una muestra para su análisis.
Para la aplicación inicial de la fórmula en el evento que no se dispone de una
proporción de éxito histórica, se deberá tomar el 5% en la variable Proporción de
Éxito (P) para poblaciones o universos iguales y superiores a 200 con el fin de reducir
la subjetividad a la hora de evaluar las dependencias.
Quedando así:
𝒏=
((5%) ∗ (1 − 5%) ∗ ((1.96)2 ) ∗ 200)
(200 ∗ ((5%)2 ) + ((1.96)2 ) ∗ (5%) ∗ (1 − 5%))
n=
53 contratos
Para los eventos que la población sea menor a 200, prevalecerá la aplicación del
criterio del auditor en la prueba selectiva que oscila entre el 1% y el 20% del total de
la población.
25
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Ejemplo:
n = 170 * 20% = 34 contratos
n = 150 * 10% = 15 contratos
2. Métodos de Muestreo No Estadístico3: se presenta cuando el auditor selecciona la
muestra sin emplear una técnica estructurada, pero evitando cualquier desvío
consciente o predecible.
Se aplica un muestreo discrecional, donde el auditor sitúa un desvío en la selección
de la muestra, por ejemplo:




todas las unidades superiores a determinado valor,
todas las que cumplan una característica específica,
todas las negativas,
todos los nuevos usuarios,
Entre otros que puedan tenerse en cuenta a criterio del auditor y a partir de los cuales
se selecciona la muestra.
El auditor debe seleccionar los elementos de la muestra de forma tal que la misma
sea representativa de la población y basado en otros trabajos y de acuerdo a su
experiencia, puede determinar las transacciones más riesgosas y enfatizar en ellas.
5.4.2 Registro de resultados parciales
Una vez ejecutada la auditoria “In Situ” y teniendo la seguridad que existen evidencias
objetivas que soportan un determinado aspecto conforme o no conforme, se
registraran en forma resumida en el Plan Detallado de Auditoria (F-EM-02) Resultados, con el fin de facilitar la presentación formal de las conclusiones de la
auditoria en la reunión de cierre.
3
Guía de Auditoría para Entidades Públicas, pág. 70
26
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
¿Qué aspectos se tuvieron en cuenta para
la elaboración del Programa Anual de
Auditorías?
Guía para la Planeación y
Gestión de la Oficina de
Control Interno
Código: M-EM-01
01010101##
X
Versión 05
No
se
encuentra
documentado el programa de
auditorías ni se consideraron
los resultados de auditorías
anteriores.
Los resultados se registran marcando con una X, si el aspecto evaluado es Conforme
o No Conforme. Si es No Conforme, identifique si es por Documentación, Aplicación o
por Resultado y detalle la evidencia encontrada que sustenta tanto el aspecto
Conforme como el No Conforme.
En forma resumida en el siguiente esquema, se puede observar la conclusión del
ejercicio auditor:
1. Requisito
2. Aplicación del
Requisito
Requisito:
Legales,
técnicos,
Entidad y del
Cliente
Cómo
se
desarrolla
la actividad
3. Cumplimiento
¿Se
desarrolla
conforme
al
requisito?:
SI=
Conforme/OM
NO= NCR/NCP:
Descripción
problema.
del
27
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Ejemplo
Requisito:
Numeral
4.2.4
Control de los
registros de la
Norma NTC GP
1000:2009.
Cómo se desarrolla
la actividad:
¿Se desarrolla conforme al
requisito?:
Se revisaron las
actas
de
los
Comités
Institucionales de
Desarrollo
Administrativo
No
se
encuentran
numeradas, firmadas y
elaborada en una versión
desactualizada.
5.4.3 Redacción de Hallazgos
Con base en los resultados de las encuestas, de las pruebas selectivas, de recorrido y
el análisis de la documentación asociada y/o aportada por el Proceso, el auditor
realiza un análisis ágil y metódico con el propósito de facilitar la concreción de los
hallazgos, teniendo en cuenta lo siguiente:
a) Características de los Hallazgos:
Los auditores deben asegurarse de tener la suficiente evidencia objetiva que soporte
cada uno de los hallazgos, para lo cual es importante tener en cuenta las siguientes
características:
Característica del
Hallazgo4
Objetivo
Factual
Claro y Preciso
Concepto
Se debe establecer con fundamento en la comparación entre el
criterio y la situación encontrada.
Basado en hechos y evidencias precisas.
Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades,
que esté argumentado y que sea válido para los interesados.
4
Tomado de la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República, agosto 22 de 2011. Características y requisitos del
hallazgo Pág. 59
28
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.
Verificable
Da valor agregado
Que su establecimiento contribuya al mejoramiento continuo de la
Entidad
b) Clasificación de los Hallazgos:
El auditor líder clasifica los hallazgos obtenidos, según estos sean:
Conformidad
Cumplimiento de
los requisitos ya
sean
técnicos.
Legales, del cliente
y organización
No Conformidad Real
Incumplimiento de un
requisito técnico, legal,
cliente u organización.
Se constituye cuando
existe evidencia objetiva
del incumplimiento.
No conformidad
Potencial
(Observación)
Hecho o situación que
podría
generar
el
incumplimiento de un
requisito.
Oportunidad de Mejora
(Recomendación)
Hecho o situación que se
puede fortalecer, para
incrementar el grado de
satisfacción
de
los
clientes o de las partes
interesadas.
A modo de Ejemplo, se describen algunos casos en los cuales se podría generar un
hallazgo:
 Conformidad:
La situación encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto a las
operaciones, actividades o procesos desarrollados por el auditado, cumple los
criterios.
El aspecto conforme se entenderá como aquella situación de conformidad y que
generó algún beneficio de valor agregado para la Entidad.
 No Conformidad Real:
La situación encontrada no se ajusta a los criterios,
 Por la utilización de documentos obsoletos
 Por el incumplimiento de algún requisito técnico, legal, del cliente y de la
organización, de manera recurrente.
29
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
 Por ausencia de formulación y ejecución de acciones correctivas o
preventivas, asociadas a no conformidades reales o potenciales detectadas.
 Por incumplimiento de planes de mejoramiento generados por no
conformidades reales o potenciales (observaciones) detectadas en las
auditorías internas o externas anteriores.
 Por el no seguimiento al desempeño del proceso, con el análisis de datos
para la toma de acciones.
 No conformidad potencial (Observación):
La situación encontrada se ajusta parcialmente a los criterios,
 Por falta de relación entre las actividades y los registros obtenidos.
 Por el diligenciamiento incorrecto o incompleto de registros, siempre y
cuando el hecho no sea recurrente.
 Por el incumplimiento parcial de un requisito técnico o de procedimiento
de forma no regular (esporádico).
 Oportunidades de Mejora (Recomendación):
La situación encontrada se ajusta satisfactoriamente a los criterios y son aspectos
que pueden mejorar el nivel de desempeño del proceso, el producto y/o prestación del
servicio.
 El proceso cuenta con formatos que le permiten controlar las actividades
pero es factible automatizar estas herramientas.
 El proceso tiene actividades secuenciales pero es posible simplificarlas para
hacer más eficiente su gestión.
30
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
c) Redacción de hallazgos:
a. No Conformidad Real o Potencial
Una vez el hallazgo cumpla con las características y la clasificación mencionadas, se
debe redactar atendiendo los siguientes elementos:
1. Descripción
del Problema
2. Evidencia
Objetiva
3. Requisito
que Incumple
¿Cuál es el requisito
Incumplido
con
Respecto
a
los
Criterios de Auditoría?
Son los registros, declaraciones
de hechos o información que son
pertinentes y verificables para los
Criterios de Auditoria
Capítulo, Cláusula o
Ítem
incumplido
relacionado con los
Criterios de Auditoría
A modo de ejemplo, se presenta el siguiente hallazgo redactado con los tres
elementos constitutivos:
1. Descripción
del Problema
2. Evidencia
Objetiva
Las actas del Comité
Institucional de Desarrollo
Administrativo
no
se
encuentran
numeradas,
firmadas y están elaboradas
en
una
versión
desactualizada.
Como se evidenció en las actas
de las sesiones trimestrales de
la vigencia 2015, archivadas en
la carpeta Actas de Comité del
Proceso de Direccionamiento
Estratégico.
3. Requisito
que Incumple
Incumpliendo lo establecido
en el numeral 4.2.4 Control
de los registros de la Norma
NTC GP 1000:2009.
Las actas del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo no se encuentran
numeradas, firmadas y están elaboradas en una versión desactualizada, como se
evidenció en las actas de las sesiones trimestrales de la vigencia 2015, archivadas en
31
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
la carpeta Actas de Comité del Proceso de Direccionamiento Estratégico.
Incumpliendo lo establecido en el numeral 4.2.4 Control de los registros de la Norma
NTC GP 1000:2009.
Recuerde, la redacción clara de los hallazgos incluyendo los tres
elementos, facilita su comprensión para la formulación de acciones
preventivas, correctivas y de mejora.
Nota 14: En el caso de las No Conformidades Potenciales la redacción se podrá
realizar incluyendo el término POSIBLE. Ejemplo: Posible incumplimiento a lo
establecido en el numeral 8.2.2 Auditoría Interna de la Norma NTC GP 1000:2009.
b. Aspectos conformes y oportunidades de mejora
Para la redacción tanto de los aspectos conformes y oportunidades de mejora, no se
requiere incluir los elementos constitutivos del hallazgo pero si se debe, para el caso
del aspecto conforme efectuar su redacción describiendo lo relevante y el beneficio
obtenido. Ejemplo:
El compromiso e interés de la Alta Dirección ha permitido mantener y mejorar el
Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República.
En el caso de la Oportunidad de Mejora, se describirá la situación que se recomienda
mejorar y el beneficio que se obtendría. Ejemplo:
Fortalecer el acompañamiento a la labor que desempeñan los enlaces del
SIGEPRE permitirá el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión.
5.5 Reunión de Cierre
Es la última actividad programada en la agenda del Plan de Auditoría, donde el
auditor líder presenta algunos posibles aspectos conformes y no conformes así como
las conclusiones generales de la auditoría, al responsable del proceso y demás
auditados.
32
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Nota 15: Cuando se presenten aspectos no conformes como resultado de la auditoría
a otro proceso y no sean comunicados en la reunión de cierre del Proceso
Responsable, éstos serán presentados en el Informe Preliminar de Auditoría.
6. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME
DE AUDITORIA
6.1 Elaboración del Informe de Auditoría
 Auditoría Interna de Calidad, el Auditor Líder y el Equipo Auditor, elaboran el
Informe en el formato Informe de Auditoria Interna (F-EM-03) y deberán remitirlo a
la Oficina de Control Interno en un tiempo máximo de cinco (5) días después de la
reunión de cierre.
 Auditoria Interna de Gestión, el Líder de la Auditoría consolidará y presentará los
resultados en documento y lo remitirá al Jefe de la Oficina de Control Interno, en
un tiempo máximo de diez (10) días después de la reunión de cierre. Ajustar
alineación con el documento.
La relación de aspectos no conformes puede variar de los presentados en la reunión
de cierre en casos, como:
i.
Si una vez realizada la reunión de cierre y analizados los registros
entregados durante la auditoria, se constituye evidencia objetiva para
presentar un nuevo aspecto no conforme.
ii.
Por los aspectos transversales detectados como resultados de auditorías a
otros procesos.
6.1.1 Aprobación del Informe de Auditoría
 Informe de Auditoría Interna de Calidad, el Jefe de la Oficina de Control
Interno y su equipo de trabajo revisan el informe de auditoría con sus
respectivos soportes y en caso de ser necesario, se efectúan los ajustes
con el auditor líder.
33
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
 Informe de Auditoria Interna de Gestión, el Jefe de la Oficina de Control
Interno revisa el informe de auditoría con sus respectivos soportes y en caso
de ser necesario, efectúa los ajustes con el auditor líder.
Una vez el Informe es aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, se
remitirá la versión preliminar del mismo al Responsable del Proceso y/o Jefe de la
dependencia, en un tiempo máximo de dos (2) días después de aprobado.
En el caso de la Auditoria Interna de Gestión, realice el registro de la acción y adjunte
los documentos soportes en el Módulo Revisiones - Auditorias, como se observa a
continuación:
Recuerde que en la ejecución de la Auditoria de Gestión, se debe registrar la
acción y adjuntar el Informe versión Preliminar en el módulo de Auditorias. Véase
página 12, del presente manual.
Adjunte el
comunicado de
remisión y el
Informe Preliminar
Guarde la acción
En el caso de las Auditorías Internas de Calidad se registra la acción y se adjunta el
Informe Preliminar en el Plan creado en el Modulo Planes, como se indicó en la
página 10 del presente manual.
6.1.1.1
Revisión del Informe de Auditoria por el auditado
El Responsable del proceso revisará el Informe de Auditoria y en caso que presente
comentarios o esté en desacuerdo con el Informe de Auditoría Interna de Calidad y/o
de Gestión versión Preliminar, podrá tomar cualquiera de las siguientes alternativas:
1. Solicitar una reunión (mesa de trabajo), dentro de los cinco (5) días
siguientes al recibo del mismo, para que presente los argumentos y
soportes que permitan desvirtuar el aspecto no conforme.
34
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Nota 16: La elaboración del acta y suscripción es responsabilidad de quien
solicita la reunión.
2. Remitir el informe de descargos, dentro de los cinco (5) días siguientes al
recibo del mismo, en el cual se señalen las respuestas concretas, claras y
precisas con los soportes de los aspectos en discusión.
3. Hacer uso de las dos opciones 1 y 2: el Auditado una vez remita el Informe
de Descargos, también podrá solicitar mesa de trabajo con el propósito de
discutir y comprender con mayor acierto, los argumentos planteados en la
respuesta.
6.1.1.2
Revisión de Descargos
Si una vez analizadas las respuestas del auditado por el equipo auditor, estas
satisfacen y desvirtúan de manera idónea y soportada el aspecto no conforme, se
efectúan los ajustes en el Informe, dejando constancia de las razones de la decisión
tomada por el equipo auditor así como de las evidencias que la soportan. De lo
contrario, se confirmaran los hallazgos inicialmente presentados y se dejará la
anotación en el informe.
6.1.1.3
Informe Final
Se remitirá al Responsable del Proceso, el Informe de Auditoria Interna de Calidad y/o
de Gestión versión Final, con los aspectos conformes y no conformes confirmados en
la mesa de trabajo o a través del análisis del Informe de descargos del Proceso
Auditado o con los aspectos presentados en la versión preliminar, sobre los cuales no
se pronunció el proceso auditado en los términos señalados.
En el caso de la Auditoria Interna de Gestión, realice el registro de la acción y adjunte
los documentos soportes en el Modulo Revisiones - Auditorias, como se observa a
continuación:
35
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Recuerde que en la ejecución de la Auditoria de Gestión, se debe registrar la
acción y adjuntar el Informe versión Final en el módulo de Auditorias. Si requiere
mejoras, continúe en el numeral 7. De lo contrario podrá finalizar la Auditoria.
Adjunte el
comunicado de
remisión y el
Informe Versión final
Guarde la acción,
si continua en el
numeral 7.
Finalice la acción,
si no solicita
mejoras.
Recuerde que deberá quedar registrado en los comentarios de ejecución de la
Auditoria, los pasos dispuestos en el presente manual, esto es el registro de los
Lineamientos Generales, Plan General, Reuniones de apertura y cierre, Informe
preliminar, mesa de trabajo (si aplica), informe Final y relación de mejoras (si aplica).
En el caso de las Auditorías Internas de Calidad se registra la acción y se adjunta el
Informe Final en el Plan creado en el Modulo Planes, como se indicó en la página 11
del presente manual.
6.2
Informe de Conclusiones Generales de las Auditorías Internas de
Calidad
Teniendo en cuenta los resultados de las Auditorías Internas de Calidad, la Oficina de
Control Interno elabora el Informe de Conclusiones Generales de Auditorías
Internas (F-EM-10), el cual se envía al Proceso de Direccionamiento Estratégico –
Oficina de Planeación, como insumo para la revisión que realiza la Alta Dirección al
Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE, una vez
al año. Ver Procedimiento Revisión del Sistema Integrado de Gestión (P-DE- 06).
36
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
7. SOLICITUD Y FORMULACIÓN DE MEJORAS
El Jefe de la Oficina de Control Interno procederá dentro de los cinco (5) días
siguientes al envío del Informe Final, a solicitar las mejoras de los Aspectos No
Conformes detectados mediante las Auditorías Internas de Calidad y/o de Gestión, en
el Módulo MEJORAS - Aplicativo SIGEPRE de conformidad con el Procedimiento
Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06.
En el caso de solicitar la Mejora desde el Modulo Revisiones – Auditoria, el líder de la
Auditoria podrá solicitarla o asociarla, de la siguiente manera:
Ingrese al módulo Revisiones – Auditoria, seleccione “Mis Responsabilidades”:
Al oprimir el clic
izquierdo, le mostrará la
opción de Editar.
Selecciónelo.
Luego, el sistema le mostrará la auditoria en desarrollo y podrá efectuar la selección
pertinente, así:
37
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Seleccione esta opción
“Solicitar” para crear la
mejora en el Modulo
Mejoras, conforme al
(P-EM-06)
Seleccione esta opción
“Agregar”, cuando la
mejora ya esté creada
en el Módulo Mejoras
Seguidamente, los responsables de los Procesos auditados deben iniciar la
formulación del Plan de Mejoramiento, de conformidad con el Procedimiento
Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento -P-EM-06.
Teniendo en cuenta el Procedimiento (P-EM-06), las Oportunidades de Mejora
(Recomendaciones) presentadas en los Informes de Auditoría, podrán ser solicitadas
por los responsables de los Procesos en el Módulo MEJORAS - Aplicativo SIGEPRE.
8. EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS
La evaluación de Auditores Internos aplica para todos los auditores que participen
tanto en el Ciclo de Auditoria Interna de Calidad como en las Auditorías Internas de
Gestión, para lo cual el Jefe de la Oficina de Control Interno solicitará mediante correo
electrónico la aplicación de la evaluación del equipo auditor una vez finalice la
Auditoria, en la modalidad de encuesta digital.
El Responsable del Proceso Auditado, evaluará de manera objetiva el desempeño de
los auditores diligenciando el link de la encuesta. La Oficina de Control Interno
realizará el análisis de los resultados una vez al año, con base en la información
consolidada y remitida por el Área de Información y Sistemas.
38
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
Con base en los resultados de los aspectos evaluados sobre el desempeño de los
Auditores Internos, el Jefe de la Oficina de Control Interno adoptará las acciones
pertinentes, orientadas al fortalecimiento de las competencias que se requieran para el
mejoramiento continuo del proceso, las cuales se llevaran a cabo según lo definido en
el procedimiento Elaboración del PIC, Bienestar Social e Incentivos (P-TH-05).
9. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
En cumplimiento del rol de evaluación y seguimiento de la Oficina de Control Interno,
se determinó que para los casos en que se requieran verificaciones a actividades
puntuales, como revisar el reporte de información en cumplimiento a un requisito
legal, técnico o de la organización, los auditores deberán efectuar la verificación
correspondiente sin requerir de la aplicación total del procedimiento de Auditorías
Internas, esto es no elaborar Plan General de Auditoria ni reunión de apertura o
cierre. Se cumplirá con lo establecido en el Procedimiento en cuanto a la presentación
del informe versión preliminar, mesa de trabajo y versión final.
El informe se constituye con la presentación del Formato Seguimiento y Verificación
(F-EM-14) debidamente diligenciado por el auditor.
En el mismo sentido de efectuar seguimiento por parte de la Oficina de Control
Interno, se determinó que trimestralmente se deberá presentar un informe de
seguimiento a la gestión adelantada por los procesos y/o dependencias en
cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Esta actividad se realizará por
los auditores de la Oficina de Control Interno y se deberá registrar en el Formato
Seguimiento a la Gestión de los Procesos y/o dependencias (F-EM-18), para
presentación al Jefe de la Oficina.
Por lo anterior, no requiere de la aplicación del Procedimiento de Auditorías Internas.
10. MARCO LEGAL:
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos Evaluación, control
y mejoramiento – Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se
consulta el documento.
39
MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Código: M-EM-01
01010101##
Versión 05
11. REQUISITOS TÉCNICOS:
 Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Numeral 4.2.1
“Generalidades” literal d) los documentos, incluido los registros requeridos por la
entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la
eficaz planificación, operación y control de sus procesos.
 Modelo Estándar de Control Interno MECI: Módulo de Evaluación y Seguimiento.
 Norma Técnica Colombiana NTC – ISO 19011:2012 Directrices para la Auditoría
de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental.
12. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos Evaluación, Control
y Mejoramiento, Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados
cuando se consulta el documento.
13. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Oficina de Control Interno
40