Plan de Acción Secretaría Educación Distrital de 2016

DEPDFPPA-F01
Versión: 2
Aprobación: 31/08/2012
FORMULACION DEL PLAN DE ACCION DESDE LAS ACTIVIDADES INHERENTES A LA GESTION ADMINISTRATIVA
VIGENCIA 2016
2.1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O
ENTIDAD:
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL
2.2. ELABORADO POR:
ERASMO JÁCOME PUERTA
2.7. CRONOGRAMA
2.3 NOMBRE DE LA ACCION
2.4 METAS
2.5. ACTIVIDADES
2.6. RESPONSABLE
Elaborar el Programa de Inversiones 2017 a
Registro y aprobación de los proyectos a Registro de Proyectos
través de la viabilización y registro de los
desarrollar en la vigencia 2017 en el banco Estimación de Ingresos
proyectos presentados
de proyectos
Asignación de Recursos
Area de Planeacion y
gestion financiera
Equipo de Atención al
Revisión de instructivos y actualización de
ciudadano - Oficina de
formatos de acuerdo a la agilización del
Comunicaciones diligenciamiento de trámites que se realizan
Todos los funcionarios
en la Secretaría de Educación.
de la SED
Clasificación, codificación y conservación de
documentos según tablas de retención
Mejoramiento archivístico, conservación
documental de archivos de gestión y
archivo central al 100%
Autenticación de documentos de hoja de vida, Gestión Administrativa
si lo requieren.
Docente
Elaborar el 100% de los certificados de
Gestión Administrativa
servicios y salarios solicitados por los
Docente
Docentes y Directivos Docentes.
Profesional de Sistema
Realizar mesas de trabajo para verificar la
de Gestión de Calidad aplicación de las tablas de retención según
Todos los funcionarios
las establecidas por el ente territorial
de la SED
Administración de Riesgos (Identificación,
valoración y control)
Control de Servicios no conformes
Medición de la satisfacción del cliente
Realizar una medición periodica ( cada 4
meses) de la efectividad de los controles
Diligencia de formato de Gestión del Riesgo
Profesional de Sistema
de la SED, evaluación, seguimiento y Plan de
de Gestión de Calidad
Mejoramiento
Profesional de Sistema
Realizar una medición periodica ( cada 4 Realizar medición de la prestación de los
de Gestión de Calidad meses ) de la prestación de los servicios y servicios no conformes y establecer planes
Todos los funcionarios
establecer planes de mejoramiento
de mejoramiento
de la SED
Realizar una medición periodica ( cada 4
meses ) de la efectividad de los controles
cada 2 meses
Diseñar y distribuir
satisfacción
las
encuestas
de
Equipo de atencion al
Ciudadano
Asesor de atencion al
ciudadano
Seguimiento al Plan de acción, Informe de
Oficina de Planeacion
Gestión y Boletín Estadístico de la SED.
Someter a revisión y sustentar la evaluación Auto-evaluación y Planes de Mejoramiento
Gestion organizacional
de la gestión cada 4 meses
Recibir, Revisar y Consolidar la información
Oficina de Fondos de
contable de los Fondos de servicios
Servicios Educativos
educativos.
Revisión por la Dirección
ENE FEB MAR
ABR
MAY
JUN
JUL AGO
SEP
OCT NOV DIC
2.7. CRONOGRAMA
2.3 NOMBRE DE LA ACCION
2.4 METAS
2.5. ACTIVIDADES
2.6. RESPONSABLE
Elaborar el
Programa
Registro y aprobación de los proyectos a
Revisión
porde
la Inversiones
Dirección 2017 a
Area de Planeacion y
seisen(6)
periódicas
(cada
través de la viabilización y registro de los Realizar
desarrollar
la reuniones
vigencia 2017
en el banco
gestion financiera
dos meses) conde
cada
una de las áreas de la
proyectos presentados
proyectos
SED. A fin de crear espacios de que
Líder de Atención al
Planificación de reuniones Elaboración de un
permitan la circulación y el empoderamiento
ciudadano - Lideres de
cronograma mensual de reuniones
de los funcionarios de la oficina de AC,
proceso
generando oportunidades de mejora en la
prestación del servicio.
Establecer un cronograma de trámites
cíclicos anuales que permita realizar una
Cumplimiento del cronograma
planificación proactiva en la oficina atención Diseño y preparación del cronograma
al ciudadano y el área responsable de cada
trámite.
Campañas a traves de redes sociales twitter,
youtube,sac
Sensibilizar a los docentes de las IED con el 1500 docentes de las IED sensibilizados
Brochure de informacion con la ruta de
uso y utilización del los servicios de trámites con el uso y utilización del los servicios de
acceso
en línea a través del SAC.
trámites en línea a través del SAC.
Creación de claves y usuarios a los docentes
nuevos
Realizar 700 encuestas de satisfacción
permanente que permitan conocer el grado
Diseñar y distribuir las encuestas de
Encuestas de satisfacción
de satisfacción del Usuario al igual que sus
satisfacción
necesidades generando oportunidades de
mejora.
Diseñar y desarrollar el Programa de
Bienestar Docente y Directivo Docente.
Administrar la planta de personal de
Docentes y Directivos Docentes
Líder de Atención al
Ciudadano
Líder de Atención al
Ciudadano
Equipo de Atencion al
Ciudadano
Equipo de Atencion al
Ciudadano
Equipo de atencion al
Ciudadano
Lider
de atencion al
ciudadano
Planificación de actividades requeridas por el
Ejecutar el 90% de las actividades
MEN,
Se
realizan
convocatorias
e
establecidas en el Programa de Bienestar
inscripciones, desarrollo de las actividades de
Docente y Directivo Docente.
bienestar docente y directivos docentes.
Convocar a Comité de Amenazados cada Recibir
solicitudes
de
traslados
por
vez que se requiera y gestionar las aciones amenazas, convocar al comité de
Elaboracion de reporte a fiduprevisora e
ingreso de información de novedades al
sistema humano.
Ingresar vinculaciones temporales, traslados,
periodo de prueba, mejoras salariales y
promoción a propiedad .
Realizar traslados por permuta de los
Reportar el 100% de las novedades del
docentes que lo requieran, en los tiempos de
personal docente .
ley.
Planta y Personal
Realizar el 100% de las actuaciones
administrativas de los Docentes y Directivos
Docentes que asignen en los tiempos de ley.
Elaborar el 100% de los actos administrativos
por días no laborados de los docentes.
Liquidar de nomina de personal Docente y
Directivo Docente
Revisar las novedades de todos los procesos
Liquidar el 100% de la nomina de planta
de la Oficina
personal
docente
en
los
tiempos
establecidos por la ley.
Liquidar nómina en los tiempos establecidos
Recibir solicitud de ascenso, revisión de
documentación,
proyección
de
acto
administrativo que niega o concede el
Proyectar el 100% de los ascensos de ascenso.
escalafón y reubicación de Docentes de
entes oficiales y privados, según lo Convocatoria del MEN, revisión de listados
Otorgamiento de ascensos, reubicaciones en requieran los docentes.
enviado por MEN, revisión de documentos de
el escalafon al personal Docente y Directivo
los
docentes,
proyección
del
acto
Docente
administrativo que concecede o niega el
ascenso
Nómina
Escalafón
ENE FEB MAR
ABR
MAY
JUN
JUL AGO
SEP
OCT NOV DIC
2.7. CRONOGRAMA
Otorgamiento de ascensos, reubicaciones en
el escalafon
al personal
y Directivo
2.3 NOMBRE
DEDocente
LA ACCION
Docente
2.4 METAS
Escalafón
2.6. RESPONSABLE
2.5. ACTIVIDADES
Elaborar el Programa de Inversiones 2017 a
Registro y aprobación de los proyectos a
través de la viabilización y registro de los Proyectar
desarrollarelen
la vigencia
en el banco
100%
de las 2017
protocolizaciones
proyectos presentados
de proyectos
de colegios privados,
según lo requieran los
docentes.
Otorgamiento de cesantias y pensiones al
personal Docente y Directivo Docente
Recibir la protocolización de los colegios Area de Planeacion y
privados, recibir las solicitudes de los
gestion financiera
docentes, revisar los libros entregados por los
colegios, proyectar la certificación de
protocolización.
Proyectar el 100% de las resoluciones por Recepción de documentación completa, se Cesantias Parciales
retiros parciales y/o definitivos de cesantías realiza acto administrativo de reconocimiento, Fondo de Pensiones y
y pensión por jubilación, jubilación por
se envia como proyecto a entidad
cesantias definitivas
Elaboracion de un plan en el año de POAIV Elaboracion del Plan Operativo Anual
Control y vigiliancia a los establecimientos
educativos
Equipo Plan Operativo
(Tecnico Operativo
insp, y Vig,
Verificacion de cumplimiento de actividades Seguimiento al cumplimiento de actividades
Supervisores Unales,
de acuerdo a cronograma de POAIV
de POIV
Coordinador Unales)
Respuesta Oportuna
100% de
atendida
respuestas
oportunamente Dar respuesta oportuna a los requerimientos,
Todos los funcionarios
de los ciudadanos
Seguimiento al cumplimiento de todos los
Equipo de Legalización
requisitos legales
Comisionar
a
traves
de
Visitas
a
establecimientos educativos la verificacion
Equipo de Legalización
y/o constatacion de requisitos legales y
reglamentarios
Verificacion de cumplimiento de actividades
Legalizacion de establecimientos educativos de acuerdo a los requisitos legales y
reglamentarios.
Socializacion
de
las
normas
reglamentaciones
actualizadas
a
establecimientos educativos
y
los
Equipo de Inspección y
Vigilancia,
Coordinadores de
UNALE, Supervisores,
directores de núcleo
Realizar comisionenes de verificacion de Equipo de Inspección y
hechos
Vigilancia.
Administración de los Riesgos del Mapa de
Riesgos de Corrupción
Realizar seguimiento y monitoreo
cuatrimestral a los controles
implementados para los riesgos
corrupción identificados
Control Al riesgo deTramites y Servicios
Identificación de Trámites
Racionalización y Priorización de Trámites
Líder de Atención al
Monitoreo de controles establecidos con
Ciudadano
énfasis en los eventos de mayor probabilidad
de
Planeación Educativa Gestión Organizacional
Líder de Atención al
1. Implementar plan de mejoramiento con Ciudadano
base en el diagnóstico de percepción ética
Planeación Educativa Gestión Organizacional
Gestionar ante la DAFP que el 70% de los
Líder de Atención al
70% de los trámites con estado CREADO trámites
con
estado
CREADO sean
Ciudadano
sean INSCRITOS en el Sistema Único de INSCRITOS en el Sistema Único de
Planeación Educativa Información de Trámites –SUIT
Información de Trámites –SUIT
Gestión Organizacional
90% de los tramites homologados
Homologar los trámites propuestos por el Líder de Atención al
DAFP con los trámites registrados en el Ciudadano
manual.
Planeación Educativa Gestión Organizacional
ENE FEB MAR
ABR
MAY
JUN
JUL AGO
SEP
OCT NOV DIC
2.7. CRONOGRAMA
2.3 NOMBRE DE LA ACCION
2.4 METAS
Elaborar el Programa de Inversiones 2017 a
Registro y aprobación de los proyectos a
través de la viabilización y registro de los
desarrollar en la vigencia 2017 en el banco
proyectos presentados
de proyectos
2.5. ACTIVIDADES
2.6. RESPONSABLE
Area de Planeacion y
gestion financiera
ENE FEB MAR
ABR
MAY
JUN
JUL AGO
SEP
OCT NOV DIC