MODELO DE GESTION - Ministerio de Salud Pública

INCLUIR LOGOTIPO DE INSTITUCIÓN
MODELO DE GESTION
Nombre de la proyecto/programa/
estrategias……..
FECHA 2014
1
INDICE DE CONTENIDOS
1.
BASE LEGAL DEL PROGRAMA/PROYECTO/ESTRATEGIA ........................... 3
2.
DETECCIÓN DE LA NECESIDAD DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN ...... 3
3.
ALCANCE ................................................................................................................. 3
4.
DISEÑO DE LA GESTIÓN ...................................................................................... 3
5.
RELACIONAMIENTO INTERINSTITUCIONAL E INSTITUCIONAL............... 4
a)
Identificación de actores ............................................................................................ 4
b) Mapa de relacionamiento Institucional por nivel.......................................................... 5
c) Mapa de relacionamiento interinstitucional .................................................................. 5
6.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ............................................................... 6
7.
ESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN ...................................................................... 6
8. ANÁLISIS DE BRECHAS/ REQUERIMIENTOS Y RECURSOS ........................... 7
9. PLANIFICACIÓN DE ACCIONES DE TRANSICIÓN ........................................... 7
Cronograma (hoja de ruta para implementación) ....................................................... 8
10. CONTROL Y SEGUIMIENTO ................................................................................. 9
2
1.
BASE LEGAL DEL PROGRAMA/PROYECTO/ESTRATEGIA
Síntesis concisa del marco jurídico que ampara la institucionalización de
programas/proyecto/estrategias que sustenta la consecuente formulación del modelo de
gestión, tomando en consideración la jerarquización de los instrumentos legales y
mencionando los oficios pertinentes en orden cronológico
-Ley o Decreto de creación del programa/proyecto/estrategia
-Normativa con particularidades propias del programa/proyecto/estrategia
-Oficios/ memorandos
2.
DETECCIÓN DE LA NECESIDAD DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN
Breve análisis de la pertinencia del pedido y objeto de la institucionalización partiendo de la
situación actual en la gestión institucional.
-Análisis de Situación Actual
-Descripción de Problemática y Solución
Mencionar los insumos de institucionalización si fueren el caso
3.
ALCANCE
Se debe especificar la presencia en territorio del programa/proyecto/estrategia (zona/ distrito).
- Describir el alcance de la subsecretaría o dirección para operar y su accionar a nivel
desconcentrado si fuere el caso.
- Incluir un cuadro que incluya zona o distrito, ubicación de coordinación y oficinas técnicas.
- Incluir particularidades si fuere el caso por la tipología establecida.
- Gráfica de modelo de gestión a nivel desconcentrado.
4.
DISEÑO DE LA GESTIÓN
Se detalla gráficamente los macroprocesos sustantivos con base a la competencia y las
atribuciones del programa/proyecto/ estrategia y del Ministerio de Salud
EJEMPLO: La gestión de la
en……..macroprocesos sustantivos:
Dirección
Nacional
de
…..…….
se
resume
Detallar los macroprocesos sustantivos e incluir la gráfica
Ejemplo:
3
Cuadro resumen de los productos y servicios por nivel:(son a nivel general los productos y
servicios, la intención es visualizar por niveles que facultades tiene la Institución)
NIVEL DESCONCENTRADO
PRODUCTOS Y SERVICIOS DEL …….
POR NIVELES
5.
NIVEL
FACULTAD
PRODUCTOS / SERVICIOS
CENTRAL
RECTORÍA….etc
POLÍTICAS PÚBLICAS SECTORIALES; etc...
ZONAL
Planificación, etc
PROPUESTA ….etc
DISTRITAL
Gestión, etc
INFORME DE MONITOREO ….etc
RELACIONAMIENTO INTERINSTITUCIONAL E INSTITUCIONAL
a) Identificación de actores
4
Se enlista los actores que se encuentran involucrados en la gestión y prestación del servicio,
con participación sectorial y transversal, partiendo de cada macroproceso e identificando los
siguientes aspectos: funciones y objetivo que persigue y nivel de capacidad que contribuye en
sus acciones.
Se debe adjuntar un gráfico donde conste el mapa de relacionamiento con los distintos
actores, en función de: Nivel de relacionamiento y macroproceso.
Se debe adjuntar cuadro donde consten los procesos, actores responsables del proceso y la
coordinación con los actores.
Identificación de actores principales:
MACRO PROCESO
ACTOR RESPONSABLE
COORDINACIÓN
CON:
b) Mapa de relacionamiento Institucional por nivel
Se deberá incluir el relacionamiento entre Subsecretarías, direcciones y unidades del
Ministerio de Salud Público
MINISTRA
DIRECCIÓN
NACIONAL DE-….
Insumos de procesos y
proyectos de mejora en la
gestión
COORDINACIÓN GENERAL
DE…..
Disposiciones…. xxxx
Pedido fondos para
proyectos…..
Pedidos de compra
DIRECCIÓN
NACIONAL DE...
Pedido promoción………...
DIRECCIÓN NACIONAL DE …...
DIRECCIÓN ……….
Normativa/ reglamentación
xxxxxx
SUBSECRETARIA DE……...
SUBSECRETARÍA DE
….
XXXXXX
XXXX
DIRECCIÓN-…..
XXXXX
SUBSECRETARIA
DE…….
DIRECCION DE ….
DIRECCION DE….
c) Mapa de relacionamiento interinstitucional
El mapa de relacionamiento interinstitucional muestra las relaciones que mantiene la
Institución …… con otras entidades que participan directa e indirectamente.
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A continuación se presenta el mapa de relacionamiento con las entidades directamente
articuladas:
Incluir gráfica y dar una breve explicación.
Consejo Sectorial…..
Directrices de procesos y
proyectos de mejora en la
gestión
SNAP
SENPLADES
Seguimiento de planes
estratégicos. Aprobación de
planificación anual
PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA DEL ECUADOR
Generar políticas y
acciones del sector
Seguimiento de compromisos
Presidenciales
Articular políticas, programas
y proyectos intersectoriales
MINISTERIO COORDINADOR…….
Ejecución de obras y acciones en
el ámbito de su competencia.
Actualización de información
Otros Consejos Sectoriales
Suscribir acuerdos y convenios
Otras instituciones del
Ejecutivo
GAD´s
Suscribir acuerdos y convenios
Gestionar instrumentos
para el desarrollo
Organismos
Internacionales
Acuerdos de Cooperación
Internacional
Sector Privado
SETECI
6.
Cooperación
Internacional
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Misión
La Dirección Nacional de …… tiene la misión de………..
Valores (Homologar con MSP)
Objetivos estratégicos y estrategias
Objetivos estratégicos
7.
Estrategias
ESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN
6
a) Estructura actual
La estructura orgánica actual del programa/proyecto/ estrategia:
Incorporar la gráfica de la estructura actual
b) Estructura Propuesta dentro del MSP
La estructura propuesta es la siguiente:
Incorporar la gráfica de la estructura propuesta
A continuación se detallan las principales funciones de cada cargo:
8. ANÁLISIS DE BRECHAS/ REQUERIMIENTOS Y RECURSOS
Se debe realizar un ejercicio de comparación basada en la realidad actual vs la propuesta y
mejora que se plantea con el modelo de gestión. El análisis de brechas se puede realizar
desde la perspectiva del Talento Humano, requerimientos de infraestructura, equipamiento,
etc.
Los recursos financieros para los puestos permanentes se deben planificar como gasto
corriente de la Dirección que asumirá las competencias del programa/proyecto/estrategia
9. PLANIFICACIÓN DE ACCIONES DE TRANSICIÓN
Diseñar los programas de acción a mediano y largo plazo relacionados con el fortalecimiento
institucional y de los servicios, gracias a la implementación del modelo de gestión.
Para la implementación del modelo de gestión propuesto se estima realizarlo en “N” fases, las
mismas que contempla “N” meses desde su aprobación; fases que son las siguientes:
EJEMPLO:
Fase 1: Socialización y comunicación institucional
Fase 2: Procesos
Fase 3: Optimización de talento humano (personal que se
programa/proyecto/estrategia)
Fase 4: Espacios físicos
Fase 5: Recursos materiales (muebles y equipos de oficina y tecnología)
Fase 6: Recursos humanos (cubrir brechas/ contratación)
Fase 7: Monitoreo y control
tiene
en
el
7
Breve resumen de cada una de las fases
FASES
NOMBRE
PROGRAMAS Y PLANES DE ACCIÓN
SOCIALIZACIÓN Y
PLAN DE COMUNICACIÓN
FASE 1 COMUNICACIÓN
INSTITUCIONAL
INSTITUCIONAL
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE
PROCESOS AGREGADORES DE VALOR
A C T IV ID A D E S
P LA Z O / D UR A C IÓ N
M A ILING (B OLETIN
INSTITUCIONA L, REVISTA
DIGITA L, B A NNERS)
CORTO
TA LLERES
CORTO
P A GINA WEB
CORTO
A UTOM A TIZA CIÓN DE
P ROCESOS
M EDIA NO
P RUEB A S DEL NUEVO
SISTEM A M INERO
M EDIA NO
CA P A CITA CIÓN A L
P ERSONA L SOB RE EL
NUEVO SISTEM A M INERO
M EDIA NO
ESTA B LECER NUM ERO DE
P ERSONA S Y CA RGA
LA B ORA L EN CA DA A REA
M EDIA NO
ESTUDIO DE DISTRIB UCIÓN
DE ESP A CIOS FISICOS
M EDIA NO
TRA SLA DO Á REA TÉCNICA
A ZA M ORA
M EDIA NO
PLAN DE ADQUISICIÓN DE ACTIVOS
FIJOS Y EQUIPOS DE COMPUTO
TDR`S COM P RA DE
A CTIVOS
M EDIA NO
PROGRAMA DE CONTRATACIÓN DE
PERSONAL Y FORTALECIMIENTO EN
EL CONCURSO DE MÉRITOS Y
OPOSICIÓN
CONCURSO DE M ÉRITOS Y
OP OSICIÓN
M EDIA NO
CONTRA TA CIÓN DE
P ERSONA L
M EDIA NO
F E C H A IN IC IO
12/08/2014
F E C H A F IN A LIZ A C IÓ N
29/12/2014
FASE 2 PROCESOS
CAPACITACIÓN DEL NUEVO SISTEMA
OPTIMIZACIÓN
FASE 3 TALENTO
HUMANO
PROYECTO DE DIMENSIONAMIENTO
Y OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
ESPACIOS
FASE 4
FÍSICOS
PLAN DE DISTRIBUCIÓN DE
ESPACIOS FISICOS Y TRASLADO DEL
ÁREA TÉCNICA A ZAMORA
RECURSOS
MATERIALES
(MUEBLES Y
FASE 5
EQUIPOS DE
OFICINA Y
COMPUTO)
FASE 6
RECURSOS
HUMANOS
FASE 7 MONITOREO
MONITOREO, SEGUIMIENTO,
CONTROL Y MEJORA CONTINUA
EVA LUA CIÓN DEL M ODELO
LA RGO
Cronograma (hoja de ruta para implementación)
8
EN ER O
FASES
A C T IV ID A D E S
R E S P O N S A B LE
1
2
3
F EB R ER O
4
1
2
3
M ARZO
4
1
2
3
A B R IL
4
1
2
3
M A YO
4
1
2
3
4
M A ILING (B OLETIN INSTITUCIONA L, REVISTA
DIGITA L, B A NNERS)
FASE 1
TA LLERES
P A GINA WEB
A UTOM A TIZA CIÓN DE P ROCESOS
FASE 2
P RUEB A S DEL NUEVO SISTEM A M INERO
FASE 3
CA P A CITA CIÓN A L P ERSONA L SOB RE EL
NUEVO SISTEM A M INERO
ESTA B LECER NUM ERO DE P ERSONA S Y
CA RGA LA B ORA L EN CA DA A REA
ESTUDIO DE DISTRIB UCIÓN DE ESP A CIOS
FISICOS
FASE 4
TRA SLA DO Á REA TÉCNICA A ZA M ORA
FASE 5
TDR`S COM P RA DE A CTIVOS
CONCURSO DE M ÉRITOS Y OP OSICIÓN
FASE 6
CONTRA TA CIÓN DE P ERSONA L
FASE 7
EVA LUA CIÓN DEL M ODELO
10. CONTROL Y SEGUIMIENTO
Mecanismos de control y evaluación de la implementación del Modelo de Gestión, así como
indicadores que evidencien su efectiva aplicación y un cronograma sobre implementación del
modelo de gestión (actividades, responsables y plazos)
Para el control y seguimiento del cumplimiento de la implementación de la nueva estructura
del programa/proyecto/ estrategia según el modelo de gestión se tomará en cuenta el periodo
........ Para lo cual se han definido los siguientes indicadores: (EJEMPLO PARA SU
CONSIDERACION)
Plan o proyecto a implementar
PLAN DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
Indicador
% del plan
implementado
Meta
100%
Fórmula de cálculo
Actividades ponderadas planificadas /
total de actividades
Frecuencia
Mensual
PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
AGREGADORES DE VALOR
CAPACITACIÓN DEL NUEVO SISTEMA
PROYECTO DE DIMENSIONAMIENTO Y OPTIMIZACIÓN
DE RECURSOS HUMANOS
PLAN DE DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS FISICOS Y
TRASLADO DEL ÁREA TÉCNICA A ZAMORA
PLAN DE ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS Y EQUIPOS
DE COMPUTO
PROGRAMA DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL Y
FORTALECIMIENTO EN EL CONCURSO DE MÉRITOS Y
OPOSICIÓN
MONITOREO, SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA
CONTINUA
EJEMPLO: El control y evaluación de la implementación del Modelo de Gestión estará a
cargo del equipo interno de XXXXXXXX, el mismo que se valdrá de las siguientes
estrategias de monitoreo y control:
- Reuniones quincenales con los responsables directos de la implementación, con la finalidad
de retroalimentar el proceso.
- Control periódico de la hoja de ruta
- Control y cumplimiento de atribuciones según matriz de competencias.
- Control y evaluación de implementación de cambios organizacionales planteados.
- Evaluación de los usuarios a través de estrategias de medición del portafolio de servicios
implementado.
9
- Procesos de mejora continua.
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