Lineamiento Uso y Administración de Correo Institucional

PROCESO: MANTENIMIENTO Y SOPORTE TIC
LINEAMIENTO PARA EL USO Y
ADMINISTRACION DEL CORREO ELECTRONICO
INSTITUCIONAL.
Código:L-TE-002
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Fecha: 28/09/2015
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TABLA DE CONTENIDO
1
OBJETIVO GENERAL. ......................................................................................................................... 2
2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ................................................................................................................ 2
3
ALCANCE. ............................................................................................................................................ 2
4
VIGENCIA. ............................................................................................................................................ 2
5
MARCO CONCEPTUAL. ...................................................................................................................... 2
6
JUSTIFICACIÓN. .................................................................................................................................. 3
7
ANTECEDENTES ................................................................................................................................. 3
8
NORMATIVIDAD. .................................................................................................................................. 4
9
PRINCIPIOS. ......................................................................................................................................... 5
10
AREAS O EJES TEMATICOS. ......................................................................................................... 5
10.1
FUNCIÓN DEL USUARIO. ........................................................................................................... 5
10.2
CORREO INSTITUCIONAL .......................................................................................................... 7
10.3
ADMINISTRADOR ........................................................................................................................ 8
11
EVALUACION DEL LINEAMIENTO. .............................................................................................. 10
12
RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS. .............................................................................. 10
13
ADMINISTRACIÓN DEL LINEAMIENTO. ...................................................................................... 10
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OBJETIVO GENERAL.
Adoptar medidas de control y buenas prácticas para el uso del correo electrónico
institucional, teniendo en cuenta las herramientas colaborativas con las que cuente la
Secretaria Distrital de Integración Social.
2
3
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

Asegurar que el correo electrónico institucional opere correctamente.

Utilizar eficientemente los recursos tecnológicos con los que cuenta y están a
disposición de los funcionarios en la Secretaria Distrital de Integración Social.

Ser de utilidad para cualquiera que tenga la responsabilidad de la administración y
mantenimiento del correo electrónico institucional.

Aplicar las medidas de control adecuadas en los accesos a la información propiedad
de la Secretaria Distrital de Integración Social.
ALCANCE.
Este lineamiento surge para definir los conceptos y condiciones generales que se deben
seguir en el uso, creación y la administración de las cuentas de correo electrónico
institucional asignadas por la Alta Consejería Distrital de TIC a la Secretaria Distrital de
Integración Social (@sdis.gov.co).
Aplica para los funcionarios de planta o contratistas que cuenten con una cuenta de correo
electrónico institucional y para los Administradores de la plataforma.
4
VIGENCIA.
El desarrollo de este lineamiento se aplicara a partir de su publicación y hasta que la
Subdirección de Investigación e Información actualice su contenido.
5
MARCO CONCEPTUAL.
Información Institucional: Corresponde a todo dato creado, procesado, adquirido,
modificado, y/o almacenado utilizando o no los sistemas informáticos de la Secretaria
Distrital de Integración Social y para la cual se adoptan directrices con el fin de garantizar su
Integridad, Confidencialidad y Disponibilidad.
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Backup: Proceso en el cual se hace una copia de los datos originales de algún proceso,
este paso se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su
pérdida.
Usuario del sistema: Funcionario, servidor público, contratista o tercero que hace uso
autorizado de los recursos tecnológicos, sistemas y servicios informáticos de la entidad.
Restauración: Proceso al que se puede someter diferentes objetos, sistemas o
instituciones para mejorar su funcionamiento o aspecto.
Rol: Definición que da alcance al uso de las funcionalidades de los servicios y/o sistemas
informáticos o software aplicativo y de gestión a los usuarios de sistema.
6
JUSTIFICACIÓN.
Las condiciones que aquí se exponen pueden ser actualizadas para adecuarlas a nuevas
situaciones. En particular al cambio de plataforma tecnológica, la creación y los tiempos que
una cuenta de correo electrónico institucional tendrá para que esté activa en función de las
necesidades del servicio y de su evolución en el tiempo.
Los usuarios deben tener presente que utilizan una cuenta de correo institucional, por tal
motivo la información creada, procesada, modificada y/o actualizada es de índole
confidencial.
7
ANTECEDENTES
Fortalecer el acceso universal, el uso y la apropiación social de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones (TIC), así como su aplicación estratégica y coordinada
en las entidades distritales para reducir la brecha digital e incrementar la eficacia de la
gestión pública, disponer de información pertinente, veraz, oportuna y accesible, en los
procesos de toma de decisiones, prestación de servicios a la ciudadanía, rendición de
cuentas y control social, contribuyendo al Plan de Desarrollo 2012 – 2016 BOGOTÁ
HUMANA para la consolidación de la ciudad incluyente e inteligente y al desarrollo
económico, social y cultural de su población.
Los proyectos prioritarios de este programa son:

Bogotá: hacia un Gobierno Digital y una Ciudad Inteligente: Promover e
incorporar de manera estratégica y coordinada el uso intensivo de las TIC para
incrementar la aplicación y uso de los medios digitales en la gestión de las
entidades distritales, con el fin de mejorar su eficacia y su capacidad de atención y
respuesta a las necesidades y demandas ciudadanas, garantizando su
participación.
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
Bogotá: las TIC, dinamizadoras del conocimiento y del emprendimiento:
Promover el uso y apropiación de las tecnologías de la información y la
comunicación para brindar a la población mayores oportunidades de acceso al
conocimiento y al esparcimiento, así como al desarrollo económico y social con
emprendimiento, contribuyendo de esta manera a superar la exclusión social y a
cerrar las brechas existentes entre las diversas ciudadanías. Crear el centro de
apropiación tecnológica para la reducción de la brecha digital y la alfabetización
tecnológica en Bogotá. Avanzar en la formulación de la política pública para las TIC
para la implementación de la biblioteca del Distrito, la cual prestará el servicio de
información en línea con acceso a volúmenes y archivos digitales del Distrito
Capital.

Fortalecimiento de los medios comunitarios: Promover y fortalecer los procesos
comunitarios distritales o locales de comunicación en la ciudad con el propósito de
impulsar la equidad en el acceso a los espacios y medios de comunicación y de
fomentar la circulación democrática de opiniones e informaciones como está en el
proyecto de acuerdo 292 de 2007 y en el Decreto 149 de 2008.

Promover la utilización del software libre en el Distrito Capital: Implementar en
las entidades distritales el uso de medios electrónicos para la realización de cobros,
pagos y demás diligencias que deban realizar los ciudadanos.
Contrato 437-2013: En el cual se estipula el funcionamiento una plataforma colaborativa
de servicios de correo electrónico para las entidades del Distrito para optimizar los recursos
y avanzar en los procesos de estandarización.
8
NORMATIVIDAD.
Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014: De conformidad con lo dispuesto en la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, cualquier persona podría
acceder a la información pública de dos formas, la primera, acudiendo a la página web de
los sujetos obligados quienes por disposición de los artículos 4° y 9° de la Ley 1712 de 2014
deben publicar proactivamente una información mínima obligatoria en los sistemas de
información del Estado o en otras herramientas que lo sustituyan. La otra forma de acceder
a la información pública es ejerciendo el derecho fundamental de acceso a la citada
información mediante una solicitud dirigida al sujeto obligado, la cual deberá ser respondida
de manera veraz y oportuna.
Así las cosas, el sujeto obligado tiene el deber de publicar proactivamente la información
pública en su condición de tal y, si la información que requiere la persona no se encuentra
disponible por ejemplo en la página web del sujeto obligado, la persona podrá ejercer su
derecho fundamental de acceso a la información pública mediante una solicitud o una
petición de información pública.
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Información reservada: Por su parte, el artículo 19 de la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública establece que se exceptúa el otorgar una
determinada información por daño a los intereses públicos, razón por la cual la califica de
reservada y es por ello que el acceso a la misma podrá ser rechazado o denegado de
manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso
estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional, en la siguientes
causales:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
La defensa y seguridad nacional;
La seguridad pública;
Las relaciones internacionales;
La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias,
mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de
cargos, según el caso;
El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales;
La administración efectiva de la justicia;
Los derechos de la infancia y la adolescencia;
La estabilidad macroeconómica y financiera del país;
La salud pública.
Del mismo modo y según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de
2014, se exceptúan los documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que
formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos.
9
PRINCIPIOS.
Seguir las recomendaciones y directrices que brinda la Política de Seguridad Informática
vigente en la entidad la cual permite asegurar la autenticidad, integridad, disponibilidad y
confidencialidad de los activos de información institucional de la Secretaria Distrital de
Integración Social.
10 AREAS O EJES TEMATICOS.
10.1 FUNCIÓN DEL USUARIO.
Los usuarios recibirán una primera contraseña de acceso (predefinida) la cual les permitirá
iniciar sesión en sus correos institucionales; esta contraseña debe ser cambiada por
seguridad al momento de iniciar sesión la primera vez.
La contraseña tiene los siguientes requisitos:
• Debe tener al menos una letra.
• Debe tener al menos una letra en mayúscula.
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• Debe tener al menos un número.
• No debe tener múltiples caracteres iguales consecutivos.
• No debe ser igual que el nombre de usuario.
• Debe tener al menos 8 caracteres.
• No puede ser una contraseña común.
• No puede ser una contraseña utilizada en el último año.
Los usuarios deben tener presente que utilizan una cuenta de correo institucional, por tal
motivo la información creada, procesada, modificada y/o actualizada es de índole
confidencial.
Los usuarios son responsables de informar cualquier inconveniente que se presente con su
cuenta de correo institucional a través de los medios de soporte que tiene a disposición la
SDIS.
Está prohibido facilitar o intercambiar la contraseña de acceso para ingresar a la cuenta de
correo electrónico institucional a terceras personas.
Los usuarios son completamente responsables de todas las actividades realizadas con sus
cuentas de correo electrónico institucional en la SDIS.
El aseguramiento, guarda y custodia la información contenida en las carpetas (Etiquetas)
personales del correo electrónico son de responsabilidad del usuario.
Está prohibido utilizar el correo electrónico institucional para cualquier propósito comercial,
político o financiero.
Los usuarios del correo electrónico institucional no deberán distribuir material que se pueda
de alguna manera considerar como ofensivos, difamatorios o que contenga material
pornográfico, sexista, racista, político o comercial.
Los usuarios del correo electrónico institucional deben tener especial cuidado al momento
de descargar archivos adjuntos que puedan contener software malicioso el cual pueda
afectar la plataforma tecnológica de la entidad.
La imagen o foto de perfil de las cuentas de correo electrónico institucional y el
perteneciente a Google+ no debe hacer alusión a ningún grupo político, deporte, dibujo
animado, etc. Se hace énfasis en que es un correo electrónico institucional y no personal.
Los usuarios del correo electrónico institucional son responsables por el contenido de los
mensajes enviados desde su cuenta, así como del intercambio de los mismos.
Es obligación del usuario que realiza el envío de correos masivos la plena identificación del
remitente.
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10.2 CORREO INSTITUCIONAL
Para la creación del correo electrónico institucional es necesario que el usuario diligencie el
Formato de Gestión y Creación de Usuarios y Asignación de Perfiles el cual está
disponible en la intranet de la entidad siguiendo la ruta que a continuación se describe:
http://intranetsdis.integracionsocial.gov.co/anexos/documentos/3.1_proc_adminis_mantenim
iento_soporte_tic/(30072013)FormatoCreaci%C3%B3nUsuariosVersi%C3%B3n1.pdf
Este formato confirma la asignación de perfiles, roles y permisos que el usuario tendrá en la
Entidad, se debe seleccionar la casilla de creación de correo electrónico institucional y
debe estar firmado por el jefe inmediato. Dicho formato debe canalizarse a través de los
procesos o procedimientos definidos en la SDIS (Icono de Autoservicio instalado en cada
PC
(cruz
amarilla),
call
center
línea
1035,
correo
electrónico
[email protected] y/o los memorandos tanto internos como externos
dirigidos a la Subdirección de Investigación e Información).
Los usuarios del correo electrónico institucional son los únicos responsables de realizar el
backup y restauración a sus cuentas según lo crean pertinente respecto a la periodicidad y
al tipo de información que desean salvaguardar ya que esta información es confidencial,
también son responsables del aseguramiento, guarda y custodia de la información
contenida en el backup. El usuario debe seguir la Guía para Realizar Backup al Buzón del
Correo Electrónico Institucional.
Los usuarios del correo electrónico institucional ya sean de planta o contratistas y que se
desvinculen de la entidad o se les termine su contrato, deben entregar en medio digital o
magnético al supervisor del contrato o jefe inmediato la información o backups
salvaguardados a la fecha.
Los usuarios del correo electrónico institucional ya sean de planta o contratistas y que se
desvinculen de la entidad o se les termine su contrato, solo podrán realizar o solicitar
backups 5 días hábiles después de la terminación de su contrato o retiro, culminado este
tiempo se dispondrá de la cuenta para un nuevo usuario y la SDIS no se hace responsable
por información no salvaguardada.
Si después de culminar los 5 días hábiles el usuario necesita una copia adicional del
backup a su cuenta de correo electrónico, solo tendrá los siguientes 25 días hábiles
siguientes para realizar la solicitud. Dicha solicitud la debe realizar el jefe inmediato del área
a la cual pertenecía al momento de su terminación del vínculo laboral y dirigirla a la
Subdirección de Investigación e Información a través del correo institucional o memorando
interno.
La Subdirección de Investigación e Información realizará la atención de requerimientos
especiales como el envío de correos masivos, por medio del documento institucional
vigente, previa autorización formal de los jefes de área.
Se debe informar oportunamente a la SII cuáles son los usuarios que necesitan ser
traslados o cambiados dentro de los grupos de distribución del correo electrónico
institucional en la SDIS, a través de los medios que tiene a disposición.
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La SDIS en cabeza de la Subdirección de Investigación e Información no se hace
responsable por la información creada, procesada, modificada, almacenada y/o actualiza en
correos electrónicos que no tengan el dominio @sdis.gov.co.
Se tendrán en cuenta los siguientes estados para las cuentas de correo electrónico
institucional:

Activa: Una cuenta de correo está activa cuando puede enviar y recibir mensajes con
normalidad.

Suspendida: Una cuenta de correo está suspendida cuando no puede enviar o
recibir mensajes.
Las causas posibles para la suspensión de una cuenta de correo electrónico institucional se
deben a uno de los siguientes escenarios:

Por solicitud de la Subsecretaria, Directores, Jefes de Oficina, Subdirectores
técnicos y locales, infracciones (graves o muy graves) o por requerimiento legal.

Las cuentas de correo electrónico institucional que tengan una inactividad o que
presenten una última conexión mayor a 3 (tres) meses. Transcurridos estos tres
meses se dispondrá de la licencia y será asignara a un nuevo usuario.

El proveedor del servicio acompañado de la Alta Consejería para las TICs realiza
monitoreos constantes a las cuentas con dominio @sdis.gov.co; en dicho proceso
las cuentas que tengan una inactividad de 3 (tres) meses pasarán a un estado de
archivado en la plataforma predefinida.

Cuando se detecten cuentas que tengan una última conexión mayor a 3 (tres)
meses, y teniendo en cuenta el tipo de vinculación con la SDIS se evalúa y verifica
que estas cuentas de usuario no presenten alguna de las siguientes novedades:
suspensión del contrato, calamidad doméstica, licencia de maternidad,
incapacidades, pensión, licencias no remuneradas. Estas novedades deben ser
informadas por parte de la Subdirección de Gestión y Desarrollo de Talento Humano
y la Subdirección de Contratación.
10.3 ADMINISTRADOR
El Software y/o proveedor de los servicios de correo electrónico habilitará y otorgará
permisos de administrador al usuario designado por la Subdirección de Investigación e
Información para la administración y creación de las cuentas de correo electrónico
institucional en la SDIS.
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El Administrador de la plataforma de correo electrónico debe contar con una contraseña
con las mínimas características de seguridad para ingresar a la plataforma.
El Administrador de la plataforma de correo electrónico, será el único responsable en la
creación, renombre y eliminación de cuentas de correo electrónico institucional.
El Administrador de la plataforma de correo electrónico será el único responsable en la
creación, renombre y eliminación de listas de distribución o grupos en el correo electrónico
institucional.
Como lineamiento de asignación o creación de las cuentas de correo electrónico
institucional, se dará prioridad de creación de los usuarios con vinculación de planta y luego
para los usuarios por contrato en la SDIS.
La asignación o creación de las cuentas de correo electrónico institucional, se realizará en
el orden de recepción. Dicha recepción se registrara en el documento “Usuarios para
creación de correo 2015”, el cual será administrado por la Subdirección de Investigación e
Información y almacenado en la herramienta Google Drive para su consulta, seguimiento y
cierre.
El Administrador de la plataforma de correo electrónico en la SDIS será el único
responsable y autorizado para realizar el proceso de cambio o restablecimiento de las
contraseñas de los usuarios de correo electrónico institucional.
El Administrador de la plataforma del correo electrónico realizará el proceso de
identificación de las cuentas que presentan una inactividad o una última conexión mayor a
3 meses, las cuales se suspenderán y se renombraran para ser asignadas a nuevos
usuarios.
Dentro del proceso de renombre, de ser necesario se realizará el correspondiente backup a
la información almacenada en Google Drive del usuario y para la información almacenada
en el correo electrónico no es necesario realizar backup ya que el proveedor almacena esta
información en una herramienta que permite ser salvaguardada y consultada por varios
años, siempre y cuando la cuenta no se elimine.
El Administrador de la plataforma de correo electrónico solo realizará backup específicos a
las cuentas de correo electrónico a solicitud de la Subsecretaria, Directores, Jefes de
Oficina, Subdirectores técnicos y locales. Se realizará backup a la información almacenada
en Google Drive de la cuenta del usuario. Este backup será salvaguardado en uno de los
servidores que asigne la Subdirección de Investigación e Información y solo se podrá tener
acceso a dicha información realizando la respectiva solicitud a la Subdirección de
Investigación e Información.
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11 EVALUACION DEL LINEAMIENTO.
El presente lineamiento será evaluado por el Equipo de Infraestructura a cabeza de la
Subdirección de Investigación e Información, en la cual el Administrador de la Plataforma de
Google Apps realizará un informe trimestral mostrando el comportamiento de uso he inactividad
de las cuentas de correo electrónico asignadas por la Alta Consejería de las TICs
Como segunda evaluación se realizará un reporte trimestral de los requerimientos relacionados
con correo electrónico que fueron recepcionados, atendidos y solucionados por los diferentes
medios de soporte que brinda el Equipo de Mesa de Servicio (Cruz amarilla, call center línea
1035, correo electrónico y memorandos).
12 RESPONSABILIDADES Y COMPETENCIAS.
Estas serán las responsabilidades que permitirán la correcta aplicabilidad, seguimiento y
evaluación al Lineamiento para el Uso y Administración del Correo Institucional:

El liderazgo en la ejecución, el seguimiento y la evaluación del lineamiento estará a
cargo de la Subdirección de Investigación e Información.

Solo a la Subsecretaria, Directores, Jefes de Oficina, Subdirectores técnicos y
locales se les otorgará el permiso para enviar correos masivos a la SDIS.

El acompañamiento y revisión del lineamiento estará a cargo de la Dirección de
Análisis y Diseño Estratégico.

La auditoria del Lineamiento para el Uso y Administración del Correo Institucional
será realizada por el administrador de la plataforma o en su defecto el Equipo de
Infraestructura Tecnológica.
13 ADMINISTRACIÓN DEL LINEAMIENTO.
La Subdirección de Investigación e Información - Equipo de Infraestructura – Administrador
Herramientas Google Apps serán los encargados de mantenerlo actualizado según las
disposiciones de las normas, leyes distritales o nacionales.
NOMBRE
CARGO
ELABORO
REVISO
APROBO
Ing. David Leonardo Calao Porras
Virginia Alemán Casas
Carlos Vladimir Cobo Ramírez
Subdirectora Investigación
e Información
Director de la Dirección de
Análisis y Diseño Estratégico
DADE
Lider del Proceso de
Mantenimiento y Soporte de TIC
Contratista – Subdirección de
Investigación e Información
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