preguntas frecuentes sobre el proceso de certificación de

PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE EL PROCESO DE
CERTIFICACIÓN DE GASTOS EN EL
POCTEFA 2007-2013
Nota: Este documento recoge una serie de aclaraciones sobre el
proceso de certificación de gastos en el POCTEFA. No obstante
la “Memoria de documentación Justificativa a presentar en el
marco del Control de Primer Nivel” publicada en la web del
programa, constituye el documento de referencia a seguir en el
proceso de certificación de gastos.
PERIODOS DE CERTIFICACIÓN
1. ¿Cuántas certificaciones como máximo puede realizar un beneficiario en un
año? ¿Este número máximo es por beneficiario o por el proyecto en su
conjunto?
Por norma general el número máximo de declaraciones de gasto que puede
hacer un beneficiario en un año son dos. Sin embargo la Autoridad de Gestión
podrá solicitar a los beneficiarios realizar una certificación adicional cuando la
necesidad de cumplir el objetivo N+2 del año así lo requiera.
Cada beneficiario deberá elegir dos periodos de certificación de los tres
disponibles por año.
Se recomienda que el jefe de fila coordine la elección de estos dos periodos en
los que participarán declarando gasto todos los socios del proyecto.
Los periodos de certificación de un año n son:
- 1er Periodo: Comienza en Enero del año n (aproximadamente 2 de enero).
- 2º Periodo: Comienza en Mayo del año n (aproximadamente el 7 de mayo).
- 3er Periodo: Comienza en Septiembre del año n (aproximadamente el 1 de
Septiembre).
Nota: Este periodo de certificación es clave para determinar si se ha
alcanzado o no el objetivo de N+2 del ejercicio (Para más información
consultar pregunta Nº5).
Las fechas que figuran entre paréntesis son fechas orientativas constituyen la
fechas límite en la que se deben enviar los documentos oficiales y documentos
justificativos de los gastos al controlador de primer nivel. El Secretariado
Técnico conjunto enviará un correo electrónico a todos los jefes de fila de los
proyectos programados comunicando dichas fechas límite. Estas
comunicaciones se realizarán en cada uno de los tres periodos de certificación
disponibles al año.
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2. En el caso en que el jefe de fila no participe en un determinado periodo de
certificación pero sí lo haga algún socio, ¿Debe el jefe de fila elaborar
igualmente un informe intermedio de la operación en el momento de la
consolidación o bastaría con proporcionar el informe intermedio del
beneficiario que ha declarado gasto en el periodo de certificación en
cuestión?
Siempre que el jefe de fila realice una consolidación de gastos (tanto si éste ha
participado en la certificación de gastos como si no) debe realizarse un informe
intermedio de ejecución de la operación. Este informe debe resumir la
ejecución del proyecto en su globalidad: Resumen de las acciones realizadas,
valoración de los indicadores previstos, etc.
El modelo obligatorio a seguir para la elaboración de este informe se encuentra
disponible en la página web del programa (Apartado Descargas → Guías →
Anexo O3 Informe intermedio de ejecución de la operación).
3. ¿Si declaramos gasto en un periodo certificación del año n, quiere decir que
sólo se pueden declarar gastos realizados y pagados en el año n?
Se pueden declarar gastos pertenecientes a otras anualidades establecidas en
la tabla de costes del beneficiario. Sin embargo es necesario declarar el gasto
conforme el gasto se realiza y se paga y ajustándose a las anualidades de la
tabla de costes de la estructura que forma parte del convenio FEDER.
REGLA DE LIBERACIÓN DE FONDOS N+2
4. ¿Cómo funciona exactamente la liberación de fondos y como se aplica a un
proyecto concreto?
Se trata de una regla establecida para el conjunto del programa definida en el
artículo 93 del Reglamento 1083/2006.
El programa tiene establecido un objetivo financiero para cada año del periodo
de duración del programa 2007-2013. Estos objetivos constituyen el importe de
gastos presentados por los beneficiarios de los proyectos que han sido
validados por el controlador de primer nivel y presentados a la Comisión
Europea para que proceda a su reembolso. El objetivo del año n, en términos
de ejecución del plan financiero del Programa, deberá alcanzarse antes del 31
de diciembre del año N+2 o por el contrario la Comisión procederá a la
liberación automática de los fondos destinados al programa POCTEFA.
La regla de la liberación de fondos (también conocida como regla N+2) es una
regla solidaria: La responsabilidad del alcance del objetivo N+2 por parte de la
Comisión Europea recae sobre los beneficiarios de los proyectos del programa.
En el caso en que no se alcance el objetivo N+2 y por tanto se produzca una
liberación de fondos, las autoridades del programa deberán decidir si liberar
esa cantidad de las convocatorias de proyectos futuras o liberarla de los
proyectos que no han ejecutado sus gastos conforme a su calendario
establecido en su tabla de costes individual.
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El 3er periodo de certificación del año comienza a finales del mes de agosto y es
clave para determinar si se ha alcanzado o no el objetivo de N+2 del ejercicio.
En el caso que no se alcance el objetivo N+2, la Autoridad de Gestión podría
realizar un periodo de certificación de gastos adicional.
5. ¿Qué podemos hacer a nivel de beneficiario si estimamos que no vamos a
poder certificar los costes previstos de acuerdo al calendario figurado en el
Convenio FEDER?
En este caso el beneficiario debe anticipar este hecho y ponerse en contacto
con el jefe de fila del proyecto y con la Autoridad de Gestión lo antes posible y
a través de una carta oficial. De este modo se puede reajustar y adaptar el plan
de costes a nivel de proyecto y de programa en su globalidad.
INTRODUCCIÓN DE GASTOS EN SIGEFA
6. En el proceso de introducir gastos en SIGEFA, existe la posibilidad de adjuntar
un archivo. ¿Qué tipo de archivo debemos adjuntar?
SIGEFA permite adjuntar, sin que sea obligatorio, un archivo relacionado con la
declaración de un determinado gasto. No se pretende que se adjunte la factura
o el justificante del pago del gasto declarado ya que es obligatorio que estos se
envíen físicamente al controlador de primer nivel. Sin embargo, en algunos
casos puede resultar conveniente adjuntar un archivo explicativo en referente a
un gasto determinado: explicación de la prorrata de imputación del gasto al
programa, etc.
7. ¿Se deben introducir los gastos con o sin IVA? ¿De qué manera hay que
realizarlo en SIGEFA?
En el momento de la presentación del dossier del proyecto al programa (antes
de la concesión de la subvención FEDER), cada beneficiario aporta una
declaración de IVA sobre si recupera o no el IVA de los gastos que forman parte
de la tabla de costes del proyecto. En el caso que el beneficiario no recupere el
IVA correspondiente a sus gastos y por tanto sea elegible ya que supone un
mayor gasto, deberá introducir en SIGEFA los gastos con IVA incluido.
Si no estamos seguros de si recuperamos el IVA o no de un gasto concreto, se
recomienda introducir el gasto en SIGEFA sin IVA en un inicio pudiendo
declararse el IVA posteriormente si efectivamente no es recuperable.
Ejemplo de la introducción de un gasto en SIGEFA:
Factura:
Base imponible 1.000€
IVA (16%): 160 €
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Caso el IVA es recuperable:
- Campo “Montante total”: Importe de la factura total con IVA
= 1.000 + 160 = 1.160€
- Campo “Importe imputado a la certificación”: Como el IVA se recupera
no hay que imputarlo a la certificación.
a) Si se imputa el 100% de la factura al proyecto:
= 1.000 € x 100% = 1.000€
b) Si se imputa un % de la factura al proyecto (por ejemplo 70%):
= 1.000€ x 70% = 700€
- Campo “IVA imputado a la certificación”: Importe del IVA que no se
recupera de la factura: 0 €
Caso el IVA no es recuperable (supone mayor gasto para el beneficiario):
- Campo “Montante total”: Importe de la factura total con IVA
= 1.000 + 160 = 1.160€
- Campo “Importe imputado a la certificación”: Como el IVA no se
recupera hay que imputarlo a la certificación
a) Si se imputa el 100% de la factura al proyecto:
= (1.000 + 160) x 100% = 1.160€
b) Si se imputa un % de la factura al proyecto (por ejemplo 70%):
= (1.000 + 160) x 70% = 812€
- Campo “IVA imputado a la certificación”: Importe del IVA que no se
recupera de la factura:
a) Si se imputa el 100% de la factura al proyecto:
= 160 x 100% = 160€
b) Si se imputa un % de la factura al proyecto (por ejemplo 70%):
= 160 x 70% = 112€
8. ¿Cuántos apuntes (líneas de gasto) debo introducir en SIGEFA para declarar
los costes salariales relativos a un trabajador del proyecto y correspondientes
a un periodo de tiempo determinado?
SIGEFA está diseñado para introducir los gastos individualmente con el fin de
garantizar un seguimiento de los gastos por parte de las autoridades del
programa.
Por tanto si queremos introducir los gastos salariales de un trabajador
correspondiente a un mes, bastaría con introducir dos gastos (dos apuntes en
SIGEFA):
- En el caso de socios españoles:
1. Salario bruto en nómina (contiene la Seguridad Social a cargo del
trabajador y el IRPF retenido al trabajador en la nómina)
2. Seguridad social a cargo de la empresa relativa al trabajador
- En el caso francés: salario bruto y cargas patronales.
Sin embargo pueden realizarse apuntes globales en los que se introduzcan la
totalidad de gastos salariales relativos a un trabajador y un periodo de tiempo.
Ejemplo: Si queremos declarar los costes salariales de un trabajador de enero a
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junio se permite realizar dos apuntes en el que introduciríamos el importe
global de:
- En el caso español:
1. Total Salario bruto en nómina correspondiente al periodo enerojunio
2. Total Seguridad social a cargo de la empresa relativa al
trabajador correspondiente al periodo enero-junio
- En el caso francés: Total salario bruto y el total de cargas patronales
correspondiente al periodo enero-junio.
Siempre que se realicen apuntes en SIGEFA globales (como en este caso
anterior) es necesario presentar al controlador de primer nivel una tabla con el
importe global desglosado y detallado con el fin de facilitar el proceso de
verificación del gasto.
Nota: Los costes relativos a los apartados 1 y 2 se imputarán según el
porcentaje de afectación del trabajador al proyecto (Porrata de tiempo
pasado).
9. ¿Un gasto declarado en un periodo de certificación y considerado no elegible
por parte del controlador de primer nivel, puede volver ser presentado en un
periodo de certificación posterior?
Es posible dependiendo de la causa por la cual el controlador de primer nivel
consideró dicho gasto no elegible. Las causas pueden ser las siguientes:
- El gasto es no elegible desde el punto de vista de los reglamentos que
regulan los fondos FEDER y el Programa: En este caso no se puede volver a
declarar el gasto ya que es en sí mismo no elegible.
- El gasto se consideró no elegible al no tener asociada una documentación
justificativa del gasto (facturas, justificante de pago, etc.):
en este caso el beneficiario debe introducir de nuevo el gasto a través del
menú “Gastos pagados” en SIGEFA y deberá indicar que procede de un
gasto rechazado anteriormente. Al señalar “Si”, el sistema generará un
buscador en el cual se debe señalar el gasto rechazado inicialmente.
El beneficiario deberá enviar la documentación justificativa de este gasto
para que sea considerado elegible.
JUSTIFICACIÓN DE LOS GASTOS
10. ¿Puede un beneficiario declarar al controlador de primer nivel más gasto que
el coste total del beneficiario que figura en la tabla de costes del Convenio
FEDER del proyecto?
El controlador de primer nivel puede validar más gasto que el aprobado en el
convenio FEDER del proyecto siempre y cuando el gasto sea elegible.
Existen varias posibilidades:
- Si a nivel global del proyecto el gasto total declarado no supera el coste
total elegible del proyecto recogido en el convenio FEDER: Es necesario
realizar una adenda al proyecto en el que se modificará la tabla de costes y
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-
el plan de financiación. Esta adenda debe ser aprobada en un comité de
programación.
Si a nivel global del proyecto el gasto total declarado supera el coste total
elegible del proyecto recogido en el convenio FEDER: La ayuda FEDER
máxima que se reembolsará para el conjunto del proyecto será la que figure
en el convenio FEDER.
11. En el proceso de certificación de los gastos de un beneficiario, ¿cuando es
necesario enviar los justificantes de pago al controlador de primer nivel?
Sólo se exime de la obligación de enviar los justificantes de pago relativos a los
gastos declarados cuando el responsable financiero de la estructura del
beneficiario, y que firma por tanto el “formulario de gastos del beneficiario”,
es un tercero cualificado.
Se consideran terceros cualificados las siguientes figuras:
- Interventor del Estado (tiene atribuido un número de interventor)
- Auditor (tiene atribuido un número ROAC: Registro Oficial de Auditores de
Cuentas)
Los interventores de algunas administraciones no disponen de un número de
interventor. En este caso es necesario enviar tanto a la Autoridad de Gestión
como al controlador de primer nivel el decreto o documento oficial por el que
se produce el nombramiento del interventor.
Es necesario indicar en SIGEFA (Menú “Formulario de Candidatura” → Lista y
datos de los socios) que el responsable financiero es un tercero cualificado.
Existen dos posibilidades:
- Comunicar al Secretariado Técnico Conjunto este hecho para que se
modifiquen los datos del responsable financiero.
- Cuando el beneficiario crea una certificación con el fin de declarar sus
gastos, la primera pantalla que debe completarse constituye los datos
relativos al responsable financiero. En el campo “número de interventor”
señalaremos, bien el número ROAC (si se trata de un auditor de cuentas) o
el número de interventor (si se trata de un interventor público).
12. En nuestra estructura realizamos transferencias bancarias en la que pagamos
varias facturas de forma conjunta, ¿Cómo se deben justificar los pagos en
este caso?
Existen dos posibilidades:
- Si el responsable financiero que firma el “formulario de gastos” es un
tercero cualificado (interventor, auditor, etc.) no es necesario enviar la
prueba del pago. Es suficiente con enviar la factura.
- Si el responsable financiero que firma el “formulario de gastos” no es un
tercero cualificado debemos enviar los siguientes documentos:
El justificante de la transferencia conjunta: En este justificante debe
estar contemplado el número de la factura que queremos declarar
(bien en el concepto de la transferencia o en otro campo texto del
justificante de la transferencia).
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Se debe subrayar a mano en el justificante de la transferencia la factura
que queremos declarar.
No es necesario enviar al controlador todas las facturas que forman
parte del pago agrupado. Basta con enviar la factura que queremos
declarar.
13. ¿Podemos introducir los gastos en SIGEFA volcando los datos de nuestro
sistema propio de contabilidad y gestión?
SIGEFA no permite el volcado de datos procedentes de otros sistemas de
gestión.
La introducción de gastos en SIGEFA debe hacerse individualmente, esto es
gasto a gasto.
14. ¿Cómo deben imputarse los costes salariales al proyecto?
Caso socios españoles:
El método de cálculo es el siguiente:
Importe bruto de la nómina
+ Seguridad social a cargo de la empresa
= Total costes Salarios
÷ Nº total de horas trabajo en convenio
= Coste hora total salarial
× Nº total de horas reales trabajadas en el proyecto
= Total Coste salarial imputable al proyecto
Los costes salariales declarados deben estar efectivamente pagados.
Nota: En el caso en que alguna mensualidad de la seguridad social a cargo de la
empresa no se haya pagado en la fecha en que se declaran los gastos al controlador
de primer nivel, ésta no debe incluirse en el cálculo del coste hora pudiéndose incluir
en el siguiente periodo de certificación. Esta nota no es aplicable a los socios
franceses.
Caso socios franceses:
Salaires net (sur la période de certification en cours)
(+) charges patronales
(+) charges salariales
(+) traitements accessoires
= Total des frais salariales pour la période (b)
÷ Nombre d’heures totales travaillées (selon contrat ou convention)
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= Coût horaire salarial
× Nombre d’heures travaillées sur le projet
= Total Coût salarial imputable au projet
15. ¿Se pueden declarar los gastos de personal a través de un coste hora
previsional?
El coste hora debe siempre estar calculado a través de gastos reales y en
ningún caso previsionales.
16. ¿Cómo se deben incluir las pagas extra en la imputación de los costes
salariales al proyecto?
Las pagas extras no deben prorratearse mensualmente salvo que se paguen
mensualmente. En el caso que se paguen en un mes determinado, se deberá
imputar el coste de la paga extra cuando esta haya sido pagada al trabajador.
17. Somos una administración pública territorial de una Comunidad Autónoma y
no tenemos acceso a las nóminas de los trabajadores. ¿Podemos presentar un
documento oficial elaborado por el departamento de recursos humanos en
donde se declaran y detallan todos los costes salariales relativos a las
personas que trabajan en el proyecto?
Tal y como se detalla en la “Memoria de documentos justificativos para el
control de primer nivel” se requieren las nominas, TC, y modelos de IRPF para
justificar los gastos salariales. Esta es la norma general y la que se debe seguir
para justificar los gastos de personal.
Cualquier otro modo de justificación de los gastos será evaluado por el
controlador de primer nivel y éste deberá pronunciarse sobre si los
documentos justificativos presentados garantizan la comprobación del gasto de
personal con total seguridad.
18. ¿Es obligatorio presentar los partes de tiempo? ¿Existe algún modelo
disponible?
La presentación de partes de tiempo es obligatoria siempre y cuando el
trabajador esté afecto al proyecto en un porcentaje inferior al 100 %
(independientemente de si el contrato es a tiempo parcial o a jornada
completa).
Cada beneficiario puede utilizar su propio modelo de partes de tiempo.
En la página web del programa se pone a disposición un modelo de partes de
tiempo de uso facultativo: www.poctefa.eu (Apartado Descargas> Guías> Hoja
de tiempo)
19. ¿Podemos imputar dentro del capítulo de gastos generales los sueldos y
salarios del personal indirecto al proyecto (secretariado, asistente, etc.)
Los sueldos y salarios del personal que trabaja en el proyecto (directo o
indirecto) deben declararse sobre la categoría de “recursos humanos internos”
y no como “Gastos generales”.
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Los documentos justificativos serán los mismos que para justificar el personal
directamente afectado al proyecto.
20. ¿Cómo debemos justificar los costes de amortización?
El beneficiario tiene la facultad de decidir qué método aplicar en la declaración
de sus gastos de amortización. Sin embargo este método debe ser conforme a
la normativa contable vigente.
21. En nuestra estructura es habitual que los departamentos internos de la
estructura se facturen las prestaciones de ciertos servicios entre sí, ¿Se
permite justificar un gasto a través de una factura interna?
Es posible pero deben aportarse los costes reales incurridos que justifiquen la
factura (del mismo modo que para los gastos generales).
22. Todos los socios del proyecto somos organismos clasificados como públicos y
por tanto sometidos a la ley de Contratación pública. En el caso de iniciar un
procedimiento de licitación global para todos los socios, es posible fraccionar
el contrato global y que cada socio inicie su procedimiento de licitación
individualmente?, ¿Cómo deben certificarse los gastos de la licitación?
Si la prestación del contrato está destinada a varios o a la totalidad de los
socios del proyecto, el procedimiento de licitación debe hacerse globalmente a
través de un contrato abierto. El procedimiento de licitación será lanzado por
un beneficiario del proyecto (el jefe de fila u otro beneficiario). Si cada socio
lanzase su procedimiento de licitación individualmente mediante contratos
menores se podría incurrir en un fraccionamiento ilegal de contrato. No
obstante, la normativa de aplicación permite la división del contrato en
distintos lotes siempre y cuando éstos constituyan una unidad funcional
distinta.
El prestatario del servicio puede acordar dos modos de pago:
a) Facturar la totalidad del gasto al beneficiario que lanza el procedimiento de
licitación:
En este caso existen a su vez dos posibilidades:
1. Que el beneficiario que lanza el procedimiento de licitación tiene
contemplado la integralidad del gasto en su tabla de costes:
En este caso el beneficiario declarará la totalidad de la factura al
controlador de primer nivel y se le reembolsará en consecuencia el
FEDER correspondiente.
2. Que cada beneficiario tenga contemplado en su tabla de costes una
parte correspondiente al gasto derivado del procedimiento de licitación:
En este caso es necesario que los beneficiaros realicen una memoria o
convenio interno detallando la repartición de la totalidad del gasto
entre los beneficiarios.
Dado que el importe total del gasto se ha facturado y pagado por un
único socio, cada beneficiario deberá reembolsar al beneficiario que ha
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pagado la prestación su parte correspondiente. En el proceso de
certificación del gasto cada beneficiario presentará:
- Contrato global de licitación
- Convenio o memoria interna explicativo de la repartición del
contrato entre los beneficiarios.
- Prueba del reembolso al beneficiario que ha pagado la prestación en
su totalidad.
b) Facturar individualmente a cada beneficiario su parte correspondiente del
gasto:
Es necesario que cada beneficiario tenga contemplado en su tabla de costes
una parte correspondiente al gasto derivado del procedimiento de
licitación.
OTRAS
23. Si el responsable financiero del proyecto es un tercero cualificado se nos
exime de presentar los justificantes de pago relativos a los gastos declarados.
¿Quiénes pueden ser considerados como un tercero cualificado?
Son considerados como terceros cualificados las siguientes figuras:
- Interventor público (debe proporcionarse el número de interventor)
- Auditor externo (debe proporcionarse el número ROAC)
- Otros (ver ficha Nº1 de la guía de procedimientos POCTEFA y de utilización
del SIGEFA)
24. En la presentación del dossier del proyecto para su instrucción se tuvo en
cuenta una fecha de inicio del proyecto que fue aplazada debido a un retraso
importante en la aprobación del proyecto. ¿Qué procedimientos hay
disponibles para aplazar la fecha de finalización del proyecto?
Existen dos casos:
1. En el caso que los proyectos no se haya firmado todavía el convenio FEDER
y con presupuesto previsto en su tabla de costes anteriores a 2010.
El Secretariado Técnico Conjunto permite aplazar la fecha de inicio a través de
un procedimiento sencillo.
2. En el caso de los proyectos que ya tienen el convenio FEDER firmado:
En este caso se trata de un procedimiento complejo. Es necesario realizar una
solicitud de modificación del convenio FEDER al Secretariado Técnico Conjunto,
reflejando el cambio de la fecha de inicio y de finalización del proyecto así
como de su impacto en la tabla de costes del proyecto.
Esta solicitud debe someterse a la decisión del comité de programación el cual
pudiera no aprobar dicha modificación.
25. ¿Qué gastos bancarios son elegibles?
La elegibilidad de los gastos financieros y costes de garantías se define en el
artículo 49 del Reglamento 1828/2006:
Serán subvencionables por el FEDER los siguientes gastos y costes:
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a) los gastos derivados de las transacciones financieras transnacionales;
b) cuando la ejecución de una operación requiera la apertura de una cuenta o
cuentas independientes, los gastos bancarios de apertura y gestión de la cuenta
o las cuentas;
c) los honorarios en concepto de asesoramiento jurídico, gastos notariales,
honorarios de expertos técnicos y financieros, así como los gastos de
contabilidad y auditoría, cuando estén directamente vinculados a la operación
cofinanciada y sean necesarios para su preparación o ejecución o, en el caso de
los gastos de contabilidad y auditoría, cuando estén relacionados con los
requisitos impuestos por la autoridad de gestión;
d) el coste de las garantías aportadas por un banco u otro organismo financiero
será subvencionable en la medida en que la legislación nacional o comunitaria
exija dichas garantías.
Las multas, sanciones económicas y gastos derivados de litigios no serán
subvencionables.
26. Una vez realizada la consolidación por el jefe de fila y enviado el “Estado
financiero del FEDER recibido”, ¿Cuál es el periodo medio de cobro de la
ayuda FEDER?
Se podría considerar como plazo orientativo 5 meses a partir de la fecha de
recepción por parte de la Autoridad de Gestión del “Estado financiero del
FEDER recibido“ para que la Autoridad de Certificación reembolse el FEDER
correspondiente al Jefe de Fila. Este plazo no recoge el tiempo empleado por el
jefe de fila en redistribuir el FEDER entre sus socios.
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