Guía de Trámites - Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos

Guía de Trámites para el Registro de la Responsabilidad
Profesional ante el CFIA
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Generalidades
1. En cumplimiento con el Artículo 54 de la Ley Orgánica del Colegio Federado de Ingenieros y de
Arquitectos de Costa Rica todos los planos deberán acompañados del número de registro y
nombre del, o los, profesional responsable, para la primera fase –diseño–, y para la segunda
fase –ejecución de la obra–, esta última cuando corresponda.
2. Los planos que se tramiten ante el Colegio Federado, no podrán contener el nombre, el
logotipo o cualquier otro signo distintivo de una persona física o jurídica que no sea miembro
del Colegio, y que no guarde relación directo con el respectivo proyecto de obra.
Índice de la Guía
1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
Requisitos previos
Previo al ingreso de APC
Clave APC
Cuaderno de Bitácora
Requisitos documentales
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2
2
2
3
2
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.3
2.3.1
2.3.2
Ingreso de proyectos
Contrato ordinario y de interés social para obras definitivas y temporales
Planos constructivos
Exoneración de obra
Boleta de sellado eléctrico
Declaratoria de interés social
Contratos diversos
Levantamiento documental
Modificación o transformación a condominio
Nacionalización de planos
Planos tipo
Registro de contratos sin presentación de planos
Trámites de topografía
Sellado de planos de agrimensura
De la pérdida y reposición del protocolo
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3
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3
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4
4
4
5
5
6
6
6
6
3
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.1.7
3.1.8
Trámites administrativos y otros
Declaración jurada para proyectos eléctricos
Resello
Traslado de sellos
Renuncia, rescisión o sustitución de profesional responsable
De la pérdida y reposición del cuaderno de bitácora
Solicitud de bitácora adicional
Apelación del resultado de tasación
Solicitud de exoneración de obras
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1.
Requisitos previos
1.1.
Previo al ingreso de APC
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1.1.1 Clave APC. Pin de ingreso a la Plataforma Virtual. En caso que el profesional tenga firma
digital, no se requiere solicitar esta clave.
 Si es a título personal, el profesional debe apersonarse a la Plataforma de Servicios de la Sede
Central o Sedes Regionales y presentar la cédula de identidad. Asimismo debe estar al día con
sus obligaciones con el CFIA.
o Si un tercero solicita la clave a nombre del profesional, se debe presentar: Poder especial
debidamente autenticado por un abogado, en el cual se le faculte a realizar dicho trámite a nombre
del profesional, y en el cual éste manifieste en forma expresa, que exime al CFIA de toda
responsabilidad por entrega de la clave APC a un tercero. Asimismo deberá presentar fotocopia de
la cédula del autorizado.
o En caso de que exista un Poder Generalísimo para gestionar el trámite de solicitud y retiro de la
clave de APC, se debe aportar una certificación notarial o registral en la que conste la inscripción y
vigencia del poder. No es necesario que aportar la fotocopia de cédula de identidad del profesional
que autoriza.
 Si es a nombre de una Empresa Consultora Constructora, el representante legal debe
apersonarse a la Plataforma de Servicios de la Sede Central o Sedes Regionales, y presentar su
cédula de identidad, original y fotocopia de la Personería Jurídica de la empresa (3 meses de
vigencia). La empresa debe estar al día con sus obligaciones con el CFIA.
o Si un tercero solicita la clave a nombre del representante legal, se debe presentar: Poder especial
debidamente autenticado por un abogado, en el cual se le faculte a realizar dicho trámite a nombre
del representante legal de la empresa, y en el cual éste manifieste en forma expresa que exime al
CFIA de toda responsabilidad por entrega de la clave APC a un tercero. Asimismo deberá presentar
la Personería Jurídica (3 meses de vigencia), u original y fotocopia de cédula jurídica de la empresa,
y fotocopia de la cédula del autorizado.
o En caso de que exista un Poder Generalísimo para gestionar el trámite de solicitud y retiro de la
clave de APC, se debe aportar una certificación notarial o registral en la que conste la inscripción y
vigencia del poder. Para este caso, no es necesario que se aporte personería jurídica vigente de la
empresa que otorgó el poder generalísimo.
1.1.2
Cuaderno de Bitácora. Si se va a tramitar el servicio de dirección técnica o administración,
es necesario adquirir previamente el cuaderno de bitácora en cualquiera de las sedes del
CFIA. Cuando el profesional ingresa a llenar el contrato, la casilla de bitácoras desplegará
un listado con los números de los cuadernos de bitácora adquiridos previamente.
 Si es a título personal, el profesional debe apersonarse a la Plataforma de Servicios de la Sede
Central o Sedes Regionales y presentar la cédula de identidad. Asimismo debe estar al día con
sus obligaciones con el CFIA.
o Si un tercero solicita la bitácora a nombre del profesional, se debe presentar: Una carta donde el
profesional autoriza a la compra de los cuadernos de bitácora. La carta debe indicar la cantidad de
bitácoras a comprar y el tamaño de las mismas.
o Si es a nombre de una Empresa Consultora Constructora, los cuadernos de bitácora pueden ser
adquiridos por el representante legal o alguno de los profesionales inscritos en la empresa. Para tal
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efecto debe apersonarse a la Plataforma de Servicios de la Sede Central o Sedes Regionales y
presentar la cédula de identidad
o Si un tercero solicita la clave a nombre de la empresa, se debe presentar: Una carta donde el
representante legal autoriza a la compra de los cuadernos de bitácora. La carta debe indicar la
cantidad de bitácoras a comprar y el tamaño de las mismas.
1.1.3
Requisitos documentales. Si el profesional va a tramitar por el APC algún proyecto que
requiera la revisión del INVU, Ministerio de Salud, AyA, Bomberos o cualquier otra
institución, deberá tener listos los requisitos documentales que estas instituciones
solicitan para adjuntarlos a la hora de llenar el contrato. El listado de requisitos
documentales
se
encuentra
publicado
en
la
página
http://www.tramitesconstruccion.go.cr/
2.
Ingreso de proyectos
2.1 Contrato ordinario y de interés social para obras definitivas y temporales.
2.1.1
o
o
o
o
o
Planos constructivos. Legibles y cuya escala concuerde con el dibujo. Debe venir en
formato PDF, como archivos PDF independientes o como páginas individuales de un
mismo archivo PDF (excepto la boleta eléctrica que siempre debe ser un archivo
independiente).
Nombre del propietario
Nombre y número de carné de los profesionales participantes.
Ubicación y localización
Información registral
Tabla de acabados (http://www.cfia.or.cr/formularios.htm)
2.1.2
Exoneración de obra. Cuando aplique. No proceden exoneraciones parciales de
honorarios.
 Cuando aplique, Formulario para la Solicitud de Exoneración de Honorarios Profesionales
(http://www.cfia.or.cr/formularios.htm). Si el contrato es sin cobro de honorarios, debe
marcar en “cero” los servicios a contratar, y la leyenda: “No se cobran honorarios por los
servicios profesionales indicados en este contrato”. El formulario de solicitud de exoneración
de honorarios profesionales se debe presentar, de forma física, en cualquier oficina del
Colegio Federado. En caso que el profesional responsable y el propietario cuenten con firma
digital, el documento de exoneración se puede anexar dentro del archivo comprimido donde
se envían los planos (zip).
2.1.3
Boleta de sellado eléctrico. Se debe enviar en formato PDF. Se descarga de
http://www.cfia.or.cr/formularios.htm. El archivo debe venir como un documento
independiente de los planos, dentro del mismo .zip que se adjunta al final del llenado del
APC.
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 Para obras menores: residenciales y comerciales (y otras no industriales) de áreas menores o
iguales a 80 m2, con carga monofásica conectada inferior o igual a 15 kilovoltios-amperios,
con tensión 120-240 voltios en corriente alterna, con un medidor y con menos de 6 líneas
telefónicas
o Profesional responsable (carné con siglas IC, A, ICO, IMI, IE o IME).
 Para obras mayores: el resto de obras (incluye todas las obras industriales y proyectos
eléctricos especiales de cualquier área: Piscinas, estaciones surtidoras de combustibles,
clínicas de cirugía, salas de Rayos X, laboratorios, Hospitales, Centros de Cómputo y Centros
de atención de llamadas.
o Profesional responsable (carné con siglas IMI, IE o IME).
2.1.4
Declaratorio de interés social. Se debe indicar el número de bono al llenar el contrato de
interés social. Todas las entidades responsables se encuentran conectadas al APC, y dan el
visto bueno al proyecto, previa revisión.
2.2 Contratos diversos
Este tipo de contrato se tramita en la misma plataforma digital de APC, por medio de un contrato
de servicios profesionales y los planos correspondientes al proyecto. Favor solicitar los requisitos
específicos de estos procedimientos al Call Center 2202-3990 o a los correos
[email protected], [email protected] o [email protected].
2.2.1
Levantamiento documental. Aplica únicamente para aquellos casos en que la obra es
existente que cuenta con los permisos correspondientes, y que por alguna situación
específica se requiera documentar la obra.
 Cuando aplique, Formulario para la Solicitud de Exoneración de Honorarios Profesionales
(http://www.cfia.or.cr/formularios.htm). Si el contrato es sin cobro de honorarios, debe
marcar en “cero” los servicios a contratar, y la leyenda: “No se cobran honorarios por los
servicios profesionales indicados en este contrato”. El formulario de solicitud de exoneración
de honorarios profesionales se debe presentar, de forma física, en cualquier oficina del
Colegio Federado. En caso que el profesional responsable y el propietario cuenten con firma
digital, el documento de exoneración se puede anexar dentro del archivo comprimido donde
se envían los planos (zip). No proceden exoneraciones parciales de honorarios.
2.2.2
Modificación o transformación a condominio. Proyecto (s) registrado (s) ante el CFIA que
se van a transformar a régimen de condominio. Se debe indicar el número de registro
original del proyecto.
 Si hay obras adicionales o ampliaciones en el contrato se debe indicar el monto estimado de
las obras nuevas, con base en las tarifas mínimas aplicables. No proceden exoneraciones
parciales de honorarios.
 Si no hay obras adicionales o ampliaciones, se debe indicar en “cero colones” el valor
estimado, y en “Otros Servicios”, el porcentaje por honorarios que el profesional considere.
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 Cuando aplique, Formulario para la Solicitud de Exoneración de Honorarios Profesionales
(http://www.cfia.or.cr/formularios.htm). Si el contrato es sin cobro de honorarios, debe
marcar en “cero” los servicios a contratar, y la leyenda: “No se cobran honorarios por los
servicios profesionales indicados en este contrato”. El formulario de solicitud de exoneración
de honorarios profesionales se debe presentar, de forma física, en cualquier oficina del
Colegio Federado. En caso que el profesional responsable y el propietario cuenten con firma
digital, el documento de exoneración se puede anexar dentro del archivo comprimido donde
se envían los planos (zip). No proceden exoneraciones parciales de honorarios.
 Cuando aplique, Boleta de Sellado Eléctrico firmada por el profesional responsable (carné con
siglas IC, A, ICO), si se trata de obra menor, o por un profesional con carné siglas IMI, IE o IME,
si es obra mayor.
2.2.3 Nacionalización de planos.
 Cuando aplique, Formulario para la Solicitud de Exoneración de Honorarios Profesionales
(http://www.cfia.or.cr/formularios.htm). Si el contrato es sin cobro de honorarios, debe
marcar en “cero” los servicios a contratar, y la leyenda: “No se cobran honorarios por los
servicios profesionales indicados en este contrato”. El formulario de solicitud de exoneración
de honorarios profesionales se debe presentar, de forma física, en cualquier oficina del
Colegio Federado. En caso que el profesional responsable y el propietario cuenten con firma
digital, el documento de exoneración se puede anexar dentro del archivo comprimido donde
se envían los planos (zip). No proceden exoneraciones parciales de honorarios.
 Cuando aplique, Boleta de Sellado Eléctrico firmada por el profesional responsable (carné con
siglas IC, A, ICO), si se trata de obra menor, o por un profesional con carné siglas IMI, IE o IME,
si es obra mayor.
 Como mínimo en el contrato se deben indicar los servicios de anteproyecto y planos
constructivos
2.2.4 Planos tipo.
 Solicitud por escrito dirigida a la Subdirección de Proyectos para la inscripción de Proyecto
Tipo indicando:
o Promotor del proyecto (institución, persona física o jurídica)
o Definición de los usuarios de los planos: profesionales responsables de la elaboración de
los planos (cada profesional será responsable del diseño en la disciplina que le
corresponde).
 Carta suscrita por los profesionales diseñadores del proyecto en sus diferentes disciplinas,
aceptando la responsabilidad del proyecto y autorizando su uso con definición del promotor y
usuarios de los planos.
 En caso que todas las partes involucradas en la firma de la carta tengan firma digital, la misma
se puede anexar dentro de los documentos enviados. Si no cuenta con firma digital, deberá
entregar el documento, original firmado, en las plataformas de servicio del CFIA.
 La compensación económica que perciban los profesionales por el derecho de uso de su
proyecto en forma reiterada, será de 1.6 veces el presupuesto o el valor de mercado de la
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obra o unitaria o proyecto prototipo (que corresponde a anteproyecto y planos constructivos
y especificaciones técnicas).
 Boleta de Sellado Eléctrico para la aprobación del diseño eléctrico del modelo de plano tipo
aprobado, firmada por el profesional responsable (carné con siglas IC, A, ICO), si se trata de
obra menor, o por un profesional con carné siglas IMI, IE o IME, si se trata de obra mayor.
2.2.5
Registro de contrato sin la presentación de planos. Estudios de pre factibilidad y
factibilidad, avalúos, diseño interior, peritajes, instalación de procesos industriales,
cómputo e ingeniería de sistemas, estudios de mercado, dirección de montaje, puesta en
marcha, contaminación ambiental y estudios ecológicos, estudios hidrológicos
 Cuando aplique, Formulario para la Solicitud de Exoneración de Honorarios Profesionales
(http://www.cfia.or.cr/formularios.htm). Si el contrato es sin cobro de honorarios, debe
marcar en “cero” los servicios a contratar, y la leyenda: “No se cobran honorarios por los
servicios profesionales indicados en este contrato”. El formulario de solicitud de exoneración
de honorarios profesionales se debe presentar, de forma física, en cualquier oficina del
Colegio Federado. En caso que el profesional responsable y el propietario cuenten con firma
digital, el documento de exoneración se puede anexar dentro del archivo comprimido donde
se envían los documentos (zip). No proceden exoneraciones parciales de honorarios.
 Se debe adjuntar el documento correspondiente en formato pdf en la pantalla de Archivos de
Proyectos, todo dentro de un documento comprimido en formato zip.
 En los registros que no impliquen dirección técnica, la tarifa es libre.
2.3 Trámites de topografía
2.3.1
Sellado de planos de agrimensura. El profesional puede solicitar al CFIA el registro de la
responsabilidad profesional de planos de curvas de nivel y por estudios de uso de
terrenos.
 Copia de los planos firmados por el profesional responsable.
 Contrato de Servicios Profesionales para Agrimensura.
o Si el trámite se va a realizar digitalmente debe ingresar al Administrador de Proyectos de
Topografía APT http://www.cfia.or.cr/apt.htm
 Protocolo y copia del folio del protocolo.
2.3.2 De la pérdida y reposición del protocolo.
 Carta del profesional explicando lo ocurrido al Departamento de Responsabilidad Profesional,
con copia al Colegio de Ingenieros Topógrafos.
 Denuncia ante el Organismo de Investigación Judicial, si el protocolo fue robado.
 Fotocopia de los folios utilizados del Protocolo. Si hace falta un folio del protocolo, debe
acompañarse copia del plano correspondiente.
 Comprobante de pago de publicación en La Gaceta, nuevo protocolo y costos administrativos.
 Presentarse a firmar el acta correspondiente.
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3.
Trámites administrativos y otros
3.1.1
Declaración Jurada para proyectos eléctricos. Trámite necesario para solicitar la conexión
de medidores eléctricos para obras definitivas y temporales, con motivo de la publicación
del Decreto Ejecutivo No. 36979­MEIC “RTCR 458:2011 Reglamento de Oficialización del
Código Eléctrico de Costa Rica para la Seguridad de la Vida y de la Propiedad”, en La
Gaceta Nº 33 del 15 de febrero del 2012. El procedimiento para este trámite se encuentra
en http://www.cfia.or.cr/descargas_2012/formularios/procedimiento_registro.pdf.
3.1.2






Resellos. Sellar nuevamente un plano para actualizar responsabilidades profesionales,
valor tasado del proyecto, y vigencia del sello del CFIA. La vigencia del sello del CFIA es de
un año. (Según el Artículo 4 del “Reglamento Especial que regula el Procedimiento de
Devoluciones”).
Los planos sellados por el CFIA anteriormente.
Las láminas nuevas con rediseño estructural, ya que a partir del 13 de enero de 2013, entró a
regir la normativa del Código Sísmico 2010, según Decreto Ejecutivo Nº 37070-MIVAH-MICITMOPT, publicado el 13 de julio de 2012, en el Alcance Digital Nº 94, del Diario Oficial La
Gaceta aplicando lo establecido en el Código Sísmico 2010.
En caso de que haya rediseño estructural aplicando la normativa del Código Sísmico 2010, se
debe presentar un contrato nuevo por los servicios Estudios Preliminares, Anteproyecto,
Planos de Construcción y Especificaciones Técnicas, y Dirección Técnica, firmado por él/los
profesionales responsables de la actualización del diseño estructural del proyecto. Si hay
aumento en el monto estimado de la obra, en el contrato nuevo aportado, se debe indicar la
diferencia de valor del monto indicado inicialmente, contra el valor actual de la obra.
Si no se requiere realizar correcciones en la parte estructural, debido a que el proyecto
tramitado cumple con el Código Sísmico 2010, debe aportar una Declaración Jurada
autenticada por abogado, en donde se señale lo mencionado. Dicho documento debe venir
firmado por él/los profesionales responsables de la parte estructural del proyecto registrado,
y el propietario de la obra.
Si no hay rediseño estructural el Contrato de Servicios Profesionales que debe aportar es solo
por el servicio de Dirección Técnica. Si hay aumento en el monto estimado de la obra, en el
contrato nuevo aportado, se debe indicar la diferencia de valor del monto indicado
inicialmente, contra el valor actual de la obra.
Cuando aplica, Boleta de Sellado Eléctrico (de debe utilizar la versión vigente la que se puede
descargar de la siguiente dirección: http://www.cfia.or.cr/formularios.htm)
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3.1.3
Traslado de sellos. Sellar nuevamente un plano por modificaciones al proyecto tramitado,
cambio o corrección en el nombre del propietario, nombre del proyecto, actualización o
corrección de algún dígito del número de catastro reportado, correcciones solicitadas por
otras instituciones:
 El trámite se realiza en línea, por medio de la plataforma APC. En el siguiente link se
encuentra
una
guía
para
realizar
el
trámite
http://www.apc.cfia.or.cr/APC/Ayuda/TramiteDigital.pdf. El pago se puede realizar en
https://servicios.cfia.or.cr/VentanillaPagos/.
3.1.4 Renuncia, rescisión o sustitución de profesional responsable.
 Formulario de Renuncia, Rescisión, y Cambio de Responsabilidad Profesional, anexando los
documentos solicitados en éste. (http://www.cfia.or.cr/formularios.htm)
 Contrato de Consultoría por los servicios de Dirección Técnica o Administración
(http://www.cfia.or.cr/formularios.htm).
 En el caso de que la solicitud sea para la sustitución de la inspección eléctrica, se deberá
presentar una nueva Boleta de Sellado Eléctrico, completa y firmada, por el nuevo profesional
que asume la obra.
3.1.5 De la pérdida y reposición del cuaderno de bitácora.
 Antes del inicio de la obra:
o Solicitud del profesional responsable
o Comprobante de pago de:
o Nueva bitácora
o 50% adicional de lo pagado originalmente por Cupón de Registro (no aplica para
interés social)
o Publicación en La Gaceta.
 Durante el proceso constructivo o al final
o Solicitud del profesional responsable
o Fotocopia de folios firmados
o Comprobante de pago de:
o Nueva bitácora
o 50% adicional de lo pagado originalmente por Cupón de Registro (no aplica para
interés social)
o Publicación en La Gaceta.
3.1.6
Solicitud de bitácoras adicionales. Es agregar un nuevo cuaderno de bitácora a una obra,
cuando la anterior se llenó. Este trámite no aplica para extravío o pérdida.
 Por medio de la plataforma de APC se agrega una nueva bitácora al proyecto. La bitácora se
debe haber adquirido previamente.
 En caso de realizar el trámite de forma física, se debe llevar la bitácora llena a cualquier
plataforma de servicios del CFIA, y solicitar una adicional.
 Comprobante de pago de nueva bitácora
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 Esta opción no se puede utilizar cuando la bitácora ha sido extraviada o robada, y se debe
seguir el procedimiento respectivo.
3.1.7 Apelación del resultado de la tasación por el Colegio Federado.
 Plano del proyecto sellado por el Colegio Federado.
 Carta del profesional responsable apelando la estimación emitida.
 Presupuesto detallado (que incluya desglose de actividades con cantidades de materiales y
costo unitario), firmado por el profesional responsable.
3.1.8




Solicitud de exoneración de obras promovidas por asociaciones, cooperativas o
fundaciones.
Solicitud dirigida a la Dirección Ejecutiva, firmada por el Apoderado Generalísimo o quien
tenga la representación judicial, explicando el tipo de proyecto que se va a realizar e
indicando número de fax para recibir notificaciones.
Certificación de Personería original, con no más de un mes de expedida.
Las Asociaciones, Cooperativas, Fundaciones y demás instituciones que hayan sido declaradas
de interés público, deberán aportar documento que acredite dicha condición.
Todas las fotocopias que aporten los solicitantes deberán venir certificadas por notario
público y se deberá aportar el original de dicha certificación (cédula de identidad del
representante, fotocopias del pacto social, etc.)