Manual-OperaciónAdministración-LMS (nueva

DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL
GESTIÓN OPERATIVA INTEGRAL DE LA FORMACIÓN EN MODALIDAD VIRTUAL Y A DISTANCIA
Fecha de emisión:
Febrero de 2013
MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS
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MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS
Historial de Versiones
Fecha
Ver.
Elaboró
Reviso
26/01/2014
1.0
Andrés
Villanueva
Claudia Patricia
Forero
Observación
Introducción
El manual de operaciones describe de manera detallada, los procedimientos, actividades, tareas y
lineamientos generales para la operación de las instancias de LMS el entorno de los ambientes
productivos y los demás entornos relacionados con las pruebas que se realicen con el LMS.
El procedimiento tiene como objetivo realizar la apropiada gestión del conocimiento de las actividades de
administración de los diferentes componentes del LMS utilizado en las actividades propias de la ejecución
de la formación del SENA.
Es importante aclarar que cuando se habla del LMS se hace referencia al sistema de LMS y demás
componentes contratados por el SENA para soportar tecnológicamente la ejecución de la formación,
entre ellos:
1. LMS
2. Administrador de Contenidos
3. Sistema de Comunidad
4. Otros
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Tabla Contenido
MANUAL DE OPERACIÓN: ADMINISTRACIÓN DE LMS ........................................................................ 1
Historial de Versiones ..................................................................................................................... 1
Introducción .................................................................................................................................... 1
Roles y Responsabilidades .............................................................................................................. 3
Políticas o Normas de Operación .................................................................................................... 4
Consideraciones Preliminares y Conceptos .................................................................................... 5
Términos Comunes...................................................................................................................... 5
Tareas Programadas ........................................................................................................................ 6
Proceso: Monitoreo Integración SOFIA Plus BlackBoard (MC-LMS-P01) .................................... 6
Proceso: Monitoreo Integración JOSSO - BlackBoard (MC-LMS-P02)........................................ 6
Proceso: Verificación y atención casos Mesa de Ayuda (MC-LMS-P03) ..................................... 6
Proceso: Verificación usuarios creados en el LMS (MC-LMS-P04) .............................................. 7
Operaciones Especiales ................................................................................................................... 8
Proceso: Creación de Usuarios en el LMS (AD-LMS-E01) ............................................................ 8
Proceso: Creación Espacio de Semillas en LMS Pruebas (AD-LMS-E02) ..................................... 8
Proceso: Creación Espacio de Semillas en LMS Producción (AD-LMS-E03) ................................ 9
Proceso: Creación perfiles en el LMS (AD-LMS-E04) ................................................................... 9
Proceso: Cambios en perfiles del LMS (AD-LMS-E05) ............................................................... 10
Anexos ........................................................................................................................................... 11
FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS.xlsx .......................................................................................... 11
FOR-AD-LMS-02.SolicitudCreaciónUsuario.docx ...................................................................... 11
FOR-AD-LMS-03.SolicitudCambioPerfil.docx ............................................................................ 11
FOR-AD-LMS-04.UsuariosCreados.xlsx...................................................................................... 11
FOR-AD-LMS-05.RolesyPermisos-LMS.xlsx ............................................................................... 11
FOR-AD-LMS-06.SolicitudCreaciónPerfil.docx........................................................................... 11
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Roles y Responsabilidades
En esta sección se describen los Roles, las Responsabilidad las dependencias que participan en actividades
definidas en el presente manual y los datos de la persona que actualmente tiene a cargo la ejecución de
las actividades definidas para el Rol.
Rol Responsable
Actividades a Cargo
Área o Dependencia
Personas con el Rol
Funcional
Dirección de Formación Andrés Villanueva
Profesional Gestión
Manjarres
Operativa Integral de la [email protected]
Formación en Modalidad 24 Enero 2014 Virtual y a Distancia
Actualmente
Administrador
de Sistema
Realizar la administración
integral de la aplicación,
realizando los cambios en
configuraciones y de
información solicitados.
Ejecutar las pruebas
preventivas necesarias con el
fin de asegurar el correcto
funcionamiento de los
ambientes de entrenamiento
y Producción.
Coordinadora
Grupo de
Gestión
Operativa
Integral de la
Formación en
Modalidad
Virtual y a
Distancia
Asegurar la atención de las
Dirección de Formación Claudia Patricia Forero
solicitudes realizadas desde la Profesional Gestión
Londoño
Dirección de formación
Operativa Integral de la [email protected]
profesional relacionadas con Formación en Modalidad
el LMS y componentes del
Virtual y a Distancia
mismo necesarios para
atender la ejecución de la
formación del SENA.
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Políticas o Normas de Operación
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma
explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos.
Para la administración del LMS es importante que se mantenga una comunicación directa con la Dirección
de Formación Profesional del SENA para que se tengan los soportes necesarios (En los formatos
establecidos) para los diferentes casos de solicitudes tales como creación de usuarios, asignación de roles,
adecuación de espacios u otras solicitudes necearías para atender los requerimientos solicitados por esta
dirección.
El administrador debe conocer a fondo las situaciones que pueden generar inconvenientes al normal
funcionamiento de los centros del SENA y poderlas responder y solucionar en el menor tiempo posible las
situaciones presentadas. En este sentido es importante contar con toda la documentación elaborada por
los diferentes grupos de la dirección de la Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad
Virtual y a Distancia que permitan adaptar el LMS a las necesidades de los diferentes grupos del SENA que
puedan interactuar con el LMS.
Todos los casos que se manejan en el nivel 3 del LMS deben ser enviados a la cuenta de correo
[email protected], el cual se ha designado para atender todas las solicitudes que directamente
envían los funcionarios de dirección de formación.
Solo debe existir un usuario con rol “Administrador” en el LMS. La gestión de usuarios con roles
diferentes a Aprendiz o Instructor, está a cargo únicamente de este usuario.
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Consideraciones Preliminares y Conceptos
El rol administrador del LMS se creó para llevar control sobre las solicitudes requeridas y los problemas
presentados por los usuarios en el LMS y para realizar actividades preventivas y correctivas en el normal
funcionamiento de esta herramienta.
La persona que asume este rol, habitualmente se encontrara con diferentes términos que se
especificaran en esta sección para tener algo de claridad en el proceso.
El encargado de la administración del LMS deberá realizar la atención de los casos enviados por la
dirección del grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y a Distancia, las
solicitudes enviadas por la dirección de los centros a nivel nacional, y mesa de servicio, los cuales deben
ser resueltos cumpliendo con los tiempos estipulados de acuerdo a la prioridad del caso o la importancia
del proceso.
Términos Comunes.
Instancias: Hace referencia a la instalación de LMS Contratado por el SENA y enfocado a atender una
comunidad especifica de usuarios SENA.
Perfiles: Caracterización de las diferentes funciones de los funcionarios en el LMS, estos se definirán
desde la dirección del grupo de Gestión Operativa Integral de la Formación en Modalidad Virtual y se
modelarán atendiendo las funciones y el alcance de cada rol establecido en el SENA.
Administrador del Sistema: Usuario con el rol “Administrador del sistema”, encargado de la gestión de
perfiles, vinculación de funcionarios, asignación de roles, activación de herramientas o espacios, entre
otros.
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Tareas Programadas
En esta parte del documento se describen las actividades y procesos relacionados con las operaciones
diarias, según el orden de importancia.
Proceso: Monitoreo Integración SOFIA Plus BlackBoard (MC-LMS-P01)
Verificaciones Preliminares
Descripción
Roles que Participan
Hora de Ejecución
Formato
de
Soporte
Aprobación
Diagrama de Proceso:
Proceso: MC-LMS-P01
Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
1. Establecer una conexión a cada una de las instancias del
LMS.
2. Verificar el reporte de logs de la interoperabilidad.
3. Si en la revisión de los logs se encuentra que algunas
tareas no se han ejecutado se debe abrir el caso en la
herramienta de soporte provista por el proveedor
(Behind).
4. Cerrar sesión en el LMS.
Administrador del LMS
8:00 am Lunes a Domingo
o FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS
Proceso: Monitoreo Integración JOSSO - BlackBoard (MC-LMS-P02).
Verificaciones Preliminares
Descripción
Roles que Participan
Hora de Ejecución
Formato
de
Soporte
Aprobación
Diagrama de Proceso:
Proceso: MC-LMS-P02
Conexión a Internet
Usuario aprendiz o instructor con acceso a SOFIA.
1. Ingresar a SOFIA Plus.
2. Hacer clic en la opción “Regístrese”. Se debe abrir una
ventana de login. Si no se abre dicha ventana, se debe
reportar el caso a SOFIA Plus.
3. Loguearse en SOFIA Plus con un usuario que tenga el rol
de Instructor o Aprendiz
4. Hacer clic en la Opción “Ingresar a BlackBoard”.
5. Seleccionar una ficha de la lista.
6. Se debe abrir una ventana de login. Si no se abre dicha
ventana, se debe abrir un caso en la herramienta de
soporte provista por el proveedor (Behind).
7. En la ventana que se abre, realizar un nuevo login con los
mismos datos de acceso.
Administrador del LMS
8:00 am Lunes a Domingo
o FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS
Proceso: Verificación y atención casos Mesa de Ayuda (MC-LMS-P03)
Verificaciones Preliminares
Proceso: MC-LMS-P03
Conexión a Internet
Usuario aprendiz o instructor con acceso a SOFIA.
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Descripción
Roles que Participan
Hora de Ejecución
Formato
de
Soporte
Aprobación
Diagrama de Proceso:
1. A los integradores de nodo llegan casos con
inconvenientes en el LMS, la Oficina Virtual o el Correo
@misena, si el inconveniente no puede ser solucionado
por ellos estos escalan el caso a nivel 3 del LMS, para ser
analizado y dar una solución definitiva:
2. Hay casos conocidos que se resuelven inmediatamente
para que los centros puedan continuar con el proceso
normal, en estos casos la solución debe ser reportada al
Integrador de NODO.
3. Existen casos que deben ser analizados por el equipo de
formación Virtual para dar una solución o respuesta al
caso. Una vez corregido se prueba en el ambiente de
pruebas (senastage) y se hace el cambio en los dos
ambientes productivos.
4. Si no hay una corrección inmediata ni se genera una
solución dentro del equipo, esta situación debe ser
escalada al proveedor del LMS o a la instancia
correspondiente para que hagan la revisión y la
corrección.
Integradores de Nodo.
Administrador del LMS.
Equipo formación Virtual.
10:00 am Lunes a Domingo
o FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS
Proceso: Verificación usuarios creados en el LMS (MC-LMS-P04)
Verificaciones Preliminares
Descripción
Roles que Participan
Hora de Ejecución
Formato de Soporte
Aprobación
Diagrama de Proceso:
Proceso: MC-LMS-P04
Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
1. Establecer una conexión a cada una de las instancias de
los ambientes productivos del LMS.
2. Hacer una verificación de los usuarios creados con roles
especiales en el LMS (Roles diferentes a Aprendiz e
Instructor).
3. En caso de encontrar inconsistencias con el formato de
usuarios creados se debe validar el caso, reportarlo y
deshabilitarlo.
Administrador del LMS.
Segundo martes de cada mes.
o FOR-AD-LMS-04.UsuariosCreados
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Operaciones Especiales
En esta parte del documento se describen las actividades y procesos que se realizan por demanda, es
decir que se realizan por solicitud de algún Usuario.
Proceso: Creación de Usuarios en el LMS (AD-LMS-E01)
Verificaciones Preliminares
Descripción
Verificaciones Posteriores
Roles que Participan
Hora de Ejecución
Formato
de
Soporte
Aprobación
Diagrama de Proceso:
Proceso: AD-LMS-E01
Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
Solicitud enviada por usuarios autorizados. Deben ser una
autorización firmada o enviada desde la cuenta de correo de
un usuario autorizado.
 Integrante Grupo formación virtual
 Subdirector de Centro
1. Registrar la solicitud en el formato de creación de
usuarios.
2. Loguearse en el LMS con usuario Administrador de
Sistema.
3. Verificar la existencia del usuario solicitado en el LMS.
4. Si ya existe el usuario se debe:
o Registrar la existencia del usuario en el formato
de Usuarios creados.
o Asignar el rol Solicitado.
5. Si no existe el usuario:
o Crear el usuario
o asignar el rol solicitado.
6. Dar respuesta al usuario que hizo la solicitud
7. Cerrar sesión en el LMS.
Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso).
Administrador del LMS.
Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado.
o FOR-AD-LMS-04.UsuariosCreados
FOR-AD-LMS-02.SolicitudCreaciónUsuario
Proceso: Creación Espacio de Semillas en LMS Pruebas (AD-LMS-E02)
Verificaciones Preliminares
Descripción
Verificaciones Posteriores
Roles que Participan
Hora de Ejecución
Proceso: AD-LMS-E02
Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
Solicitud enviada por el funcionario encargado de las líneas
de producción del grupo de formación virtual.
1. Recibir la solicitud enviada por el funcionario encargado.
2. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage con usuario
Administrador de Sistema.
3. Crear el espacio para el desarrollo de la semilla en el
LMS.
4. Enrolar los usuarios registrados en la Semilla del
Programa en SOFIA Plus (Equipo Desarrollador de
Semilla).
5. Dar respuesta al usuario que hizo la solicitud
6. Cerrar sesión en el LMS.
Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso).
Administrador del LMS.
Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado.
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Formato de Soporte o
Aprobación
Diagrama de Proceso:
Proceso: Creación Espacio de Semillas en LMS Producción (AD-LMS-E03)
Proceso: AD-LMS-E03
Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
Solicitud enviada por el funcionario encargado de las líneas
de producción del grupo de formación virtual.
1. Recibir la solicitud enviada por el funcionario encargado.
2. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage con usuario
Administrador de Sistema.
3. Desactivar a los usuarios asociados a la semilla.
4. Realizar un BkUp de la semilla.
5. Descargar la semilla.
6. Loguearse en el LMS de producción correspondiente de
la semilla.
7. Crear un espacio en el LMS con el nombre
correspondiente a la semilla.
8. Importar la semilla descargada de SenaStage en el curso
creado en el LMS de producción.
9. Enrolar el líder de la línea correspondiente a la semilla y
al encartado de las líneas de producción del grupo de
formación Virtual a la semilla en ambiente productivo
para realizar las validaciones finales.
10. Cerrar sesión en el LMS.
Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso).
Administrador del LMS.
Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado.
Verificaciones Preliminares
Descripción
Verificaciones Posteriores
Roles que Participan
Hora de Ejecución
Formato
de
Soporte
Aprobación
Diagrama de Proceso:
o
Proceso: Creación perfiles en el LMS (AD-LMS-E04)
Verificaciones Preliminares
Descripción
Verificaciones Posteriores
Proceso: AD-LMS-E04
Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
Solicitud enviada por un funcionario del grupo de formación
virtual.
1. Recibir la solicitud enviada por el funcionario encargado
en el formato para solicitar cambios los perfiles de
usuarios del LMS.
2. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage.
3. Crear el perfil solicitado.
4. Habilitar las herramientas solicitadas al perfil creado.
5. Informar de la implementación del cambio al usuario
solicitante.
6. Una vez sea recibida la aceptación del usuarios
solicitante el cambio es implementado en el ambientes
productivo indicado en la solicitud.
7. Actualizar el formato de permisos y perfiles.
8. Informar al usuario solicitante el resultado de la solicitud
en el ambiente productivo indicado.
9. Cerrar sesión en el LMS.
Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso).
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Roles que Participan
Hora de Ejecución
Formato de Soporte o
Aprobación
Diagrama de Proceso:
Administrador del LMS.
Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado.
FOR-AD-LMS-06.SolicitudCreaciónPerfil.docx
FOR-AD-LMS-05.RolesyPermisos-LMS.xlsx
Proceso: Cambios en perfiles del LMS (AD-LMS-E05)
Verificaciones Preliminares
Descripción
Verificaciones Posteriores
Roles que Participan
Hora de Ejecución
Formato
de
Soporte
Aprobación
Diagrama de Proceso:
Proceso: AD-LMS-E05
Conexión a Internet
Usuario con rol “Administrador” en el LMS.
Solicitud enviada por un funcionario del grupo de formación
virtual.
1. Recibir la solicitud enviada por el funcionario encargado
en el formato para solicitar cambios los perfiles de
usuarios del LMS.
2. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage.
3. Realizar el cambio solicitado en el formato enviado.
4. Validar que el cambio en el perfil sea completamente
congruente con la justificación
5. Informar de la implementación del cambio al usuario
solicitante.
6. Una vez sea recibida la aceptación del usuarios
solicitante el cambio es implementado en ambientes
productivos.
7. Actualizar el formato de permisos y perfiles.
8. Si no se recibe la aprobación por parte del usuario
solicitante, el cambio es cancelado en ambiente de
pruebas y no se implementará en ambiente productivo.
9. Informar al usuario solicitante el resultado de la solicitud
10. Cerrar sesión en el LMS.
11. Loguearse en el LMS de pruebas SenaStage.
Verificar el acceso del usuario (si se tiene acceso).
Administrador del LMS.
Inmediato después de solicitud de un usuario autorizado.
o FOR-AD-LMS-03.SolicitudCambioPerfil.docx
FOR-AD-LMS-05.RolesyPermisos-LMS.xlsx
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Anexos
FOR-MC-LMS-01.Revision-LMS.xlsx
 Formato para que los encargados de monitorear el servicio del LMS registren el monitoreo de
cada una de las instancias del LMS.
FOR-AD-LMS-02.SolicitudCreaciónUsuario.docx
 Formato para que los funcionarios SENA autorizados a solicitar la creación de usuarios en el LMS
diligencian y envían dichas solicitudes.
FOR-AD-LMS-03.SolicitudCambioPerfil.docx
 Formato que permite a integrantes del grupo de formación virtual solicitar cambios en los perfiles
creados en esta herramienta
FOR-AD-LMS-04.UsuariosCreados.xlsx
 Formato para registrar a los usuarios creados en cualquiera de las instancias de LMS.
FOR-AD-LMS-05.RolesyPermisos-LMS.xlsx
 Matriz en la cual se puede evidenciar las herramientas que tiene cada uno de los roles habilitados
en el LMS
FOR-AD-LMS-06.SolicitudCreaciónPerfil.docx
 Formato que deberán enviar los usuarios del grupo de formación virtual para la creación de
nuevos perfiles en el LMS.