Coordinador de Logística

MF-LO02
MANUAL DE CARGOS Y PERFILES
NOMBRE DEL
CARGO:
COORDINADOR DE
LOGÍSTICA
MISIÓN DEL
CARGO
Coordinar el almacenamiento de inventarios, equipos, instrumental e implantes, a traves del
control fisico y en sistema en bodegas principales y de consignación conforme a los
procedimientos establecidos, para garantizar las entregas a los Clientes en cantidad y tiempo.
ÁREA LOGISTICA
SUPERIOR
GERENTE DE OPERACIONES
INMEDIATO
DESCRIPCIÓN ALCANCE DEL CARGO
FUNCIONES
ACTIVIDADES
PROCESO EN
EL QUE SE
INSCRIBE
AUTORIDAD
• Cumplir con los procedimientos P-LO01 Compras Nacionales
y P-LO02 Compras Importadas.
• Controlar la recepción fisica y en sistema de los traslados de
material entre las sucursales.
LOGÍSTICA
• Auditar todos los dias los traslados recibidos para garantizar
que solo quedan los que realmente estan en transito y que las
inconsistencias se solucionen en 3 dias habiles.
Sujeto a
directriz y
autorización de
su jefe
inmediato.
• Organizar productos por referencia y lote.
• Separar en un sitio asignado los productos defectuosos,
vencidos o con vencimiento corto.
• Mantener el sitio de almacenamiento en optimas condiciones
LOGÍSTICA
y limpio.
• Revisar permanentemente la temperatura a la que se deben
almacenar los productos para garantizar que se mantenga o
para tomar los correctivos necesarios.
Decisión de
acuerdo a la
norma INVIMA,
las politicas y
procedimientos
para almacenar
los productos
3. Mantener la
bodega en
condiciones optimas
para su correcto
funcionamiento
• Revisar que el instrumental e implantes esten en su sitio
correspondiente dentro de la bodega.
• Verificar lotes, vencimiento y cantidades de productos
importados.
LOGÍSTICA
• Elaborar e imprimir sticker para organización de productos.
• Ordenar los productos en estantería bajo el criterio “Primeros
en Entrar, Primeros en Salir”.
Sujeto a
directriz y
autorización de
su jefe
inmediato.
4. Salidas de
Mercancia
•
Administrar
los
pedidos
mediante
la
Agenda.
• Revisar en la agenda la programacion de cirugias, las
cirugias
canceladas
y
todas
las
novedades.
• Responder a las solicitudes de pedido si hay alguna novedad.
• Definicion y programacion del medio de transporte.
• Velar por la entrega de la mercancia y de los equipos en el
tiempo acordado.
• Velar por que se programe la recogida del material sobrante y
los equipos.
LOGÍSTICA
• Gestionar el proceso de traslados a nivel nacional de la
compra
recibida
tanto
fisico
como
en
sistema.
• Coordinar el alistamiento y despacho a bodegas principales,
consignaciones y clientes externos.
• Ordenar los productos en estantería bajo el criterio “Primeros
en Entrar, Primeros en Salir” o "Primeros en Expirar, Primeros
en Salir".
• Controlar y buscar alternativas para optimizar el gasto de
fletes y acarreos.
Decisión de
acuerdo a la
norma INVIMA,
las politicas y
procedimientos
para realizar la
distribucion
1. Entradas de
Mercancia
2. Almacenamiento
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NOMBRE DEL
CARGO:
COORDINADOR DE
LOGÍSTICA
5.Instrumental
utilizado en las
cirugias
• Mantener actualizada la relacion del instrumental asignado a
su bodega para garantizar el conocer que entidad lo tiene.
• Revisar cada que se reciba un instrumental que llegue
completo y en optimas condiciones, reportando el mismo dia
cualquier anomalia y realizando seguimiento de que se
Sujeto a
resuelva en 3 dias habiles.
Mantenimientos
directriz y
• Solicitar al encargado de los mantenimientos la ficha tecnica
y Operaciones autorización de
y la programacion para los mantenimientos preventivos para
Logisticas
su jefe
enviarlos de acuerdo a la programacion definida, realizando el
inmediato.
seguimiento de que se devuelva oportunamente.
• Solicitar cada que se requiera por daño o porque el equipo
llego incompleto las partes que se requieran para garantizar
que siempre el instrumental esta completo y en optimas
condiciones.
ÁREA LOGISTICA
SUPERIOR
GERENTE DE OPERACIONES
INMEDIATO
• Realiza las requisiciones de personal para su área.
• Vela por el adecuado manejo de los procesos de selección.
• Lidera la evaluación de desempeñó y realiza el seguimiento
al personal del área.
• Identifica las necesidades de entrenamiento del personal a
cargo.
• Es el responsable del control disciplinario del grupo a su
cargo.
6. Administrar los
• Responde por el mantenimiento de un apropiado clima
recursos técnicos y
LOGÍSTICA
organizacional y relaciones en su equipo de trabajo.
humanos de su área.
• Vela por la apropiada asignación y administración de los
recursos físicos y técnicos.
• Verificar y autorizar las horas extras.
• Manejar adecuadamente la caja menor.
• Gestionar el proceso de distribución nacional de la compra
recibida.
• Solicitar cotizaciones de transporte, evaluarlas y presentar las
propuestas a la gerencia para definir el proveedor.
7. Registrar y
presentar
oportunamente la
información generada
en el área de
logística
• Presentar informe mensual de cirugías.
• Asegurar el cumplimiento de las normas INVIMA.
• Hacer seguimiento a los Indicadores de Gestion del área.
• Analiza informes de Gestion de su area y presenta
propuestas de mejora para el área.
Decisión de
selección,
movimientos,
llamados de
atención y
desvinculación
del personal a
cargo y
participar en la
selección del
proveedor de
transporte
Decisión de
acuerdo a la
Indicadores de
norma INVIMA,
Gestion
las politicas y
procedimientos
8. Velar por las necesidades de mantenimiento y el buen funcionamiento y uso de equipos e instalaciones.
9. Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
10. Cumplir con lo establecido dentro de los programas de Gestion de H. S. y E, y Sistemas de Calidad siguiendo las
políticas definidas en cada uno y participar activamente en la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora de
acuerdo a su alcance.
11.Verificacion de inventario virtual y fisico bodegas principales y consignaciones
RESPONSABILIDADES Y/O OBLIGACIONES DEL CARGO
1. Conocer el Sistema de Gestion de Calidad, objetivos, politica y manejo de docuemntacion de SGC que su posicion
2. Atender las citaciones y solicitudes de Gestion Humana
3. Cumplimientos del horario laboral y normas contenidas en el Regalmento Interno de Trabajo y Manual de
4.Conocer y tener clara la politica de Seguridad y Salud en el Trabajo
5. Procurar el cuidado integral de su salud
6. Suministrar informacion clara, completa y veraz sobre su estado de salud
7. Cumplir las normas de Seguridad e Higiene propias de la empresa
8. Participar en al prevencion de riesgos laborales, mediantes las actividades que se realizan en la empresa
9. Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato
10.Reportar todo accidente y/o incidente de trabajo
11.Atender y cumplir las politicas de la compañía
12.Entregar completo y oportuno los requerimientos de los clientes
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COORDINADOR DE
LOGÍSTICA
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SUPERIOR
GERENTE DE OPERACIONES
INMEDIATO
ÁREA LOGISTICA
13.Conocer y manejar cada linea de producto
14.Cumplir las politicas de entrega teniendo en cuenta los acuerdos con las instituciones
CONTROL DE REALIZACIÓN DE LOS OBJETIVOS
Este cargo toma como mecanismos de control los siguientes objetivos:
• Cantidad de Entregas a Tiempo (Mensual).
• Cantidad de Despachos Incompletos (Mensual).
• Cantidad Cirugías Efectivas (Mensual).
• Cantidad de Cirugías Candeladas por BIOART (Mensual).
• Confiabilidad del inventario
EDUCACIÓN
FORMACIÓN
(Conocimientos
Especializados)
IDIOMA
PERFIL POR COMPETENCIAS
Profesional o Tecnólogo en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o carreras afines
al área de almacenamiento y/o logística.
Sistema UNO Version 8,5
No aplica
AREA
EXPERIENCIA
TIEMPO
2 años
2 años
2 años
Inventarios
Almacenamiento y Distribucion
Administración de personal
RESPONSABILIDADES
AREA DE
RESPONSABILIDAD
PRESUPUESTO
INFORMACION
DECISIONES
RELACIONES
INTERNAS
RELACIONES
EXTERNAS
EQUIPOS Y
MATERIALES
Riesgos Inherentes
Horario de Trabajo
ALCANCE
No aplica
Confidencial
Consultadas
Todas las Areas de la Organización
Proveedores, Clientes
Equipos e implementos de oficina. Instrumentales e inventario de productos
CONDICIONES DE TRABAJO

Ergonómico

Psicosocial

Fisico

Mecánico

Químico
Lunes a Viernes de 8:00 am a 5:30 pm
EJE DE EVALUACIÓN
DEFINICION
PESO
Habilidad para actuar con sensibilidad hacia las
necesidades que tienen los clientes internos y
1. ORIENTACIÓN AL
externos, dándoles satisfacción a sus
CLIENTE
requerimientos, entregando productos y servicios,
con valor agregado, que superen sus expectativas.
6
Es la preocupación por lograr los objetivos
2. ORIENTACIÓN AL organizacionales y por sobrepasar los estándares
RESULTADO
de excelencia personales y los establecidos por el
trabajo.
6
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NOMBRE DEL
CARGO:
MF-LO02
COORDINADOR DE
LOGÍSTICA
ÁREA LOGISTICA
3. ORIENTACIÓN
INTERPERSONAL
Es la disposición y capacidad para, en su entorno
laboral, orientarse positivamente a los demás,
demostrando empatía, respeto por la diferencia,
actitudes colaborativas y participativas, escucha
activa y comunicación asertiva. Supone
comprender la repercusión de su trabajo y
acciones en los procesos del resto de la
organización, y exige poner en acción habilidades
para trabajar en equipo, informar con
oportunidad, comunicarse con efectividad y
resolver con asertividad situaciones de diferencia
con otros.
4
4. GESTIÓN DEL
CAMBIO
Es la capacidad para prever necesidades de cambio
y de planear y desarrollar acciones que posibiliten
la adaptación propia y la de los demás a nuevas
formas de desarrollar el trabajo. Capacidad para
aprender y aplicar nuevas ideas o conceptos.
Habilidad para interpretar la realidad de nuevas
maneras y desarrollar los aprendizajes necesarios.
4
Se identifica con los valores y cultura
organizacionales y actúa de manera que estos se
5. COMPROMISO
vean reflejados en cada actividad realizada. Trabaja
ORGANIZACIONAL
por el logro de los objetivos empresariales y del
área donde se encuentre ubicado.
5
COMPETENCIAS
ORGANIZACIONAL
ES
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GERENTE DE OPERACIONES
INMEDIATO
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NOMBRE DEL
CARGO:
COORDINADOR DE
LOGÍSTICA
ÁREA LOGISTICA
EJE DE EVALUACIÓN
SUPERIOR
GERENTE DE OPERACIONES
INMEDIATO
DEFINICION
PESO
Conocimientos y dominio de aspectos relacionados
HABILIDAD TECNICAcon el proceso a cargo, organización, producto,
6
entorno, cliente y calidad.
ORGANIZACIÓN &
CONTROL DE
ACTIVIDADES
Capacidad de organizar y desarrollar sus
actividades y responsabilidades dentro de los
plazos establecidos, efectuando la comprobación y
control de su trabajo para garantizar una ejecución
oportuna y de calidad en su tarea.
5
PLANEACIÓN,
ORGANIZACIÓN Y
CONTROL
Definicion eficaz de metas y prioridades,
estipulando la accion, plazos y los recirsos
requeridos para concretar resultados, en su porpio
trabajo y en el grupo a cargo. Habilidad para
ejercer supervision, control y evaluacion de sus
resultados, tanto en lo que respecta a si mismo,
como en la participacion de otros en un proceso
determinado.
5
LIDERAZGO Y
DESARROLLO DE
PERSONAS
Capacidad para seleccionar, entrenar e Influir
positivamente en su equipo de trabajo dirigiéndolo
para lograr su compromiso en dirección a las metas
establecidas, empoderándolos y facilitando el
desarrollo de sus competencias.
7
IMPACTO E
INFLUENCIA
Habilidad para convencer e influir a otros,
atrayendo con argumentos relevantes y para
efectuar intercambios, concertar posiciones, llegar
a soluciones compartidas y establecer acuerdos de
beneficio mutuo.
5
Capacidad para la toma de decisiones necesarias
para el logro de los objetivos de forma agil y
poractiva, apoyada en la informacion relevante
TOMA DE DECISION para facilitar la eleccion de la mejor alternativa
(mediante la consulta a la fuentes mas adecuadas,
contrastandola e integrandola) y evaluando los
criterios de riesgo en situaciones de incertidumbre.
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COMPETENCIAS
FUNCIONALES
ELABORADO POR:
GERENTE DE
OPERACIONES
APROBADO POR:
Fecha de Modificación
Versión
GERENCIA GENERAL
2016-09-19
02