MF-LO02 MANUAL DE CARGOS Y PERFILES NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE LOGÍSTICA MISIÓN DEL CARGO Coordinar el almacenamiento de inventarios, equipos, instrumental e implantes, a traves del control fisico y en sistema en bodegas principales y de consignación conforme a los procedimientos establecidos, para garantizar las entregas a los Clientes en cantidad y tiempo. ÁREA LOGISTICA SUPERIOR GERENTE DE OPERACIONES INMEDIATO DESCRIPCIÓN ALCANCE DEL CARGO FUNCIONES ACTIVIDADES PROCESO EN EL QUE SE INSCRIBE AUTORIDAD • Cumplir con los procedimientos P-LO01 Compras Nacionales y P-LO02 Compras Importadas. • Controlar la recepción fisica y en sistema de los traslados de material entre las sucursales. LOGÍSTICA • Auditar todos los dias los traslados recibidos para garantizar que solo quedan los que realmente estan en transito y que las inconsistencias se solucionen en 3 dias habiles. Sujeto a directriz y autorización de su jefe inmediato. • Organizar productos por referencia y lote. • Separar en un sitio asignado los productos defectuosos, vencidos o con vencimiento corto. • Mantener el sitio de almacenamiento en optimas condiciones LOGÍSTICA y limpio. • Revisar permanentemente la temperatura a la que se deben almacenar los productos para garantizar que se mantenga o para tomar los correctivos necesarios. Decisión de acuerdo a la norma INVIMA, las politicas y procedimientos para almacenar los productos 3. Mantener la bodega en condiciones optimas para su correcto funcionamiento • Revisar que el instrumental e implantes esten en su sitio correspondiente dentro de la bodega. • Verificar lotes, vencimiento y cantidades de productos importados. LOGÍSTICA • Elaborar e imprimir sticker para organización de productos. • Ordenar los productos en estantería bajo el criterio “Primeros en Entrar, Primeros en Salir”. Sujeto a directriz y autorización de su jefe inmediato. 4. Salidas de Mercancia • Administrar los pedidos mediante la Agenda. • Revisar en la agenda la programacion de cirugias, las cirugias canceladas y todas las novedades. • Responder a las solicitudes de pedido si hay alguna novedad. • Definicion y programacion del medio de transporte. • Velar por la entrega de la mercancia y de los equipos en el tiempo acordado. • Velar por que se programe la recogida del material sobrante y los equipos. LOGÍSTICA • Gestionar el proceso de traslados a nivel nacional de la compra recibida tanto fisico como en sistema. • Coordinar el alistamiento y despacho a bodegas principales, consignaciones y clientes externos. • Ordenar los productos en estantería bajo el criterio “Primeros en Entrar, Primeros en Salir” o "Primeros en Expirar, Primeros en Salir". • Controlar y buscar alternativas para optimizar el gasto de fletes y acarreos. Decisión de acuerdo a la norma INVIMA, las politicas y procedimientos para realizar la distribucion 1. Entradas de Mercancia 2. Almacenamiento MF-LO02 MANUAL DE CARGOS Y PERFILES NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE LOGÍSTICA 5.Instrumental utilizado en las cirugias • Mantener actualizada la relacion del instrumental asignado a su bodega para garantizar el conocer que entidad lo tiene. • Revisar cada que se reciba un instrumental que llegue completo y en optimas condiciones, reportando el mismo dia cualquier anomalia y realizando seguimiento de que se Sujeto a resuelva en 3 dias habiles. Mantenimientos directriz y • Solicitar al encargado de los mantenimientos la ficha tecnica y Operaciones autorización de y la programacion para los mantenimientos preventivos para Logisticas su jefe enviarlos de acuerdo a la programacion definida, realizando el inmediato. seguimiento de que se devuelva oportunamente. • Solicitar cada que se requiera por daño o porque el equipo llego incompleto las partes que se requieran para garantizar que siempre el instrumental esta completo y en optimas condiciones. ÁREA LOGISTICA SUPERIOR GERENTE DE OPERACIONES INMEDIATO • Realiza las requisiciones de personal para su área. • Vela por el adecuado manejo de los procesos de selección. • Lidera la evaluación de desempeñó y realiza el seguimiento al personal del área. • Identifica las necesidades de entrenamiento del personal a cargo. • Es el responsable del control disciplinario del grupo a su cargo. 6. Administrar los • Responde por el mantenimiento de un apropiado clima recursos técnicos y LOGÍSTICA organizacional y relaciones en su equipo de trabajo. humanos de su área. • Vela por la apropiada asignación y administración de los recursos físicos y técnicos. • Verificar y autorizar las horas extras. • Manejar adecuadamente la caja menor. • Gestionar el proceso de distribución nacional de la compra recibida. • Solicitar cotizaciones de transporte, evaluarlas y presentar las propuestas a la gerencia para definir el proveedor. 7. Registrar y presentar oportunamente la información generada en el área de logística • Presentar informe mensual de cirugías. • Asegurar el cumplimiento de las normas INVIMA. • Hacer seguimiento a los Indicadores de Gestion del área. • Analiza informes de Gestion de su area y presenta propuestas de mejora para el área. Decisión de selección, movimientos, llamados de atención y desvinculación del personal a cargo y participar en la selección del proveedor de transporte Decisión de acuerdo a la Indicadores de norma INVIMA, Gestion las politicas y procedimientos 8. Velar por las necesidades de mantenimiento y el buen funcionamiento y uso de equipos e instalaciones. 9. Cumplir con el reglamento interno de trabajo. 10. Cumplir con lo establecido dentro de los programas de Gestion de H. S. y E, y Sistemas de Calidad siguiendo las políticas definidas en cada uno y participar activamente en la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora de acuerdo a su alcance. 11.Verificacion de inventario virtual y fisico bodegas principales y consignaciones RESPONSABILIDADES Y/O OBLIGACIONES DEL CARGO 1. Conocer el Sistema de Gestion de Calidad, objetivos, politica y manejo de docuemntacion de SGC que su posicion 2. Atender las citaciones y solicitudes de Gestion Humana 3. Cumplimientos del horario laboral y normas contenidas en el Regalmento Interno de Trabajo y Manual de 4.Conocer y tener clara la politica de Seguridad y Salud en el Trabajo 5. Procurar el cuidado integral de su salud 6. Suministrar informacion clara, completa y veraz sobre su estado de salud 7. Cumplir las normas de Seguridad e Higiene propias de la empresa 8. Participar en al prevencion de riesgos laborales, mediantes las actividades que se realizan en la empresa 9. Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato 10.Reportar todo accidente y/o incidente de trabajo 11.Atender y cumplir las politicas de la compañía 12.Entregar completo y oportuno los requerimientos de los clientes MANUAL DE CARGOS Y PERFILES NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE LOGÍSTICA MF-LO02 SUPERIOR GERENTE DE OPERACIONES INMEDIATO ÁREA LOGISTICA 13.Conocer y manejar cada linea de producto 14.Cumplir las politicas de entrega teniendo en cuenta los acuerdos con las instituciones CONTROL DE REALIZACIÓN DE LOS OBJETIVOS Este cargo toma como mecanismos de control los siguientes objetivos: • Cantidad de Entregas a Tiempo (Mensual). • Cantidad de Despachos Incompletos (Mensual). • Cantidad Cirugías Efectivas (Mensual). • Cantidad de Cirugías Candeladas por BIOART (Mensual). • Confiabilidad del inventario EDUCACIÓN FORMACIÓN (Conocimientos Especializados) IDIOMA PERFIL POR COMPETENCIAS Profesional o Tecnólogo en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o carreras afines al área de almacenamiento y/o logística. Sistema UNO Version 8,5 No aplica AREA EXPERIENCIA TIEMPO 2 años 2 años 2 años Inventarios Almacenamiento y Distribucion Administración de personal RESPONSABILIDADES AREA DE RESPONSABILIDAD PRESUPUESTO INFORMACION DECISIONES RELACIONES INTERNAS RELACIONES EXTERNAS EQUIPOS Y MATERIALES Riesgos Inherentes Horario de Trabajo ALCANCE No aplica Confidencial Consultadas Todas las Areas de la Organización Proveedores, Clientes Equipos e implementos de oficina. Instrumentales e inventario de productos CONDICIONES DE TRABAJO Ergonómico Psicosocial Fisico Mecánico Químico Lunes a Viernes de 8:00 am a 5:30 pm EJE DE EVALUACIÓN DEFINICION PESO Habilidad para actuar con sensibilidad hacia las necesidades que tienen los clientes internos y 1. ORIENTACIÓN AL externos, dándoles satisfacción a sus CLIENTE requerimientos, entregando productos y servicios, con valor agregado, que superen sus expectativas. 6 Es la preocupación por lograr los objetivos 2. ORIENTACIÓN AL organizacionales y por sobrepasar los estándares RESULTADO de excelencia personales y los establecidos por el trabajo. 6 MANUAL DE CARGOS Y PERFILES NOMBRE DEL CARGO: MF-LO02 COORDINADOR DE LOGÍSTICA ÁREA LOGISTICA 3. ORIENTACIÓN INTERPERSONAL Es la disposición y capacidad para, en su entorno laboral, orientarse positivamente a los demás, demostrando empatía, respeto por la diferencia, actitudes colaborativas y participativas, escucha activa y comunicación asertiva. Supone comprender la repercusión de su trabajo y acciones en los procesos del resto de la organización, y exige poner en acción habilidades para trabajar en equipo, informar con oportunidad, comunicarse con efectividad y resolver con asertividad situaciones de diferencia con otros. 4 4. GESTIÓN DEL CAMBIO Es la capacidad para prever necesidades de cambio y de planear y desarrollar acciones que posibiliten la adaptación propia y la de los demás a nuevas formas de desarrollar el trabajo. Capacidad para aprender y aplicar nuevas ideas o conceptos. Habilidad para interpretar la realidad de nuevas maneras y desarrollar los aprendizajes necesarios. 4 Se identifica con los valores y cultura organizacionales y actúa de manera que estos se 5. COMPROMISO vean reflejados en cada actividad realizada. Trabaja ORGANIZACIONAL por el logro de los objetivos empresariales y del área donde se encuentre ubicado. 5 COMPETENCIAS ORGANIZACIONAL ES SUPERIOR GERENTE DE OPERACIONES INMEDIATO MF-LO02 MANUAL DE CARGOS Y PERFILES NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE LOGÍSTICA ÁREA LOGISTICA EJE DE EVALUACIÓN SUPERIOR GERENTE DE OPERACIONES INMEDIATO DEFINICION PESO Conocimientos y dominio de aspectos relacionados HABILIDAD TECNICAcon el proceso a cargo, organización, producto, 6 entorno, cliente y calidad. ORGANIZACIÓN & CONTROL DE ACTIVIDADES Capacidad de organizar y desarrollar sus actividades y responsabilidades dentro de los plazos establecidos, efectuando la comprobación y control de su trabajo para garantizar una ejecución oportuna y de calidad en su tarea. 5 PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y CONTROL Definicion eficaz de metas y prioridades, estipulando la accion, plazos y los recirsos requeridos para concretar resultados, en su porpio trabajo y en el grupo a cargo. Habilidad para ejercer supervision, control y evaluacion de sus resultados, tanto en lo que respecta a si mismo, como en la participacion de otros en un proceso determinado. 5 LIDERAZGO Y DESARROLLO DE PERSONAS Capacidad para seleccionar, entrenar e Influir positivamente en su equipo de trabajo dirigiéndolo para lograr su compromiso en dirección a las metas establecidas, empoderándolos y facilitando el desarrollo de sus competencias. 7 IMPACTO E INFLUENCIA Habilidad para convencer e influir a otros, atrayendo con argumentos relevantes y para efectuar intercambios, concertar posiciones, llegar a soluciones compartidas y establecer acuerdos de beneficio mutuo. 5 Capacidad para la toma de decisiones necesarias para el logro de los objetivos de forma agil y poractiva, apoyada en la informacion relevante TOMA DE DECISION para facilitar la eleccion de la mejor alternativa (mediante la consulta a la fuentes mas adecuadas, contrastandola e integrandola) y evaluando los criterios de riesgo en situaciones de incertidumbre. 7 COMPETENCIAS FUNCIONALES ELABORADO POR: GERENTE DE OPERACIONES APROBADO POR: Fecha de Modificación Versión GERENCIA GENERAL 2016-09-19 02