Seguimiento al informe de la Contraloría General de la

FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
OBSERVACIONES CONSOLIDADAS UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL NIVEL CENTRAL Y REGIONAL
MÓDULO DE ABASTECIMIENTOS
1
INF
1
Igualmente, el módulo de Abastecimiento del Almacén Misceláneo
se ve afectado por el módulo de Cuentas por Pagar, al generarse
la cuenta (Central de Cuentas), por adquisición de elementos
donde se realiza el cálculo al impuesto IVA y el cual es cargado
automáticamente en el kárdex de Almacén, originando en la
información sobre los valores entre las Existencias (inventarios),
Contabilidad y movimientos GL CLASS (Cuentas o agrupaciones
22 02 100 de inventarios). Evidenciado al corte de septiembre 30 de 2003
donde, existe en GL CLASS una cifra acumulada en kárdex por
$1.998,7 millones desde 1999 de impuesto de IVA, facturado por
concepto de Materiales y Suministros, Herramientas y Repuestos
y Otros Elementos de Consumo, Además existen diferencias entre
el kárdex de Almacén y Contabilidad por $2,7 millones pendientes
de corregir en forma definitiva por parte de la firma STRUCTURED
INTELLIGENCE.
Mediante oficio No. 3400.351.07 de Fecha 31 de Julio de 2007, la Directora
de Informática ( E), remite el informe y la documentación asociada a la
solución del hallazgo uno. Se efectuaron las siguientes tareas:
1. Se hicieron ajustes en JDedwards para que en la solicitud de ordenes se
deba ingresar de manera individual por cada artículo, bien o servicio a
adquirir el área Fiscal que le corresponda.
2. El líder funcional del
Almacén a través del formato PR-07 Control de cambios, Llamada No. RA6993, de Junio 14 de 2007. solicita realizar los ajustes necesarios a las
diferencias que se presentan entre las cuentas de inventarios por el
cambio de área fiscal en transacciones generadas en cuentas por pagar.
3. La Dirección de Informática, a través de la líder técnica del PAF, hace
seguimiento a la solución al control de cambios solicitado por el Almacén
por parte de la U.T. Structured Intelligence (Ahora Amazing). La solución
técnica que se dió fue: Cambio de la cuenta
Revisar en conjunto las Direcciones Administrativa,
Financiera e Informática el procedimiento que afecta los
módulos de inventario y contabilidad para definir el plan de
acción, estableciendo tiempos de ejecución y de
seguimiento
Asegurar que las conciliaciones
mensuales sean efectivas a las
transacciones normales de inventarios
que se reflejan en contabilidad
Aplicación del procedimiento que
afecta los módulos de inventario y
contabilidad entregado por la firma
Consultora
STRUCTURED
Reportes del PAF
INTELLIGENCE, para evitar errores en
los costos promedios de artículos a
través de la creación de áreas fiscales
por producto.
100%
25-Nov-06
31-Jul-07
35
1,0
100%
35,43
35,43
35,43
Se verificó que mediante oficio No. 3400.351.07 de Fecha 31 de Julio de
2007, la Directora de Informática ( E), remite el informe y la
documentación asociada a la solución del hallazgo uno. Se efectuaron
las
siguientes
tareas:
1. Se hicieron ajustes en JDedwards para que en la solicitud de ordenes
se deba ingresar de manera individual por cada artículo, bien o servicio
a adquirir el área Fiscal que le corresponda.
2. El líder funcional
del Almacén a través del formato PR-07 Control de cambios, Llamada
No. RA-6993, de Junio 14 de 2007. solicita realizar los ajustes
necesarios a las diferencias que se presentan entre las cuentas de
inventarios por el cambio de área fiscal en transacciones generadas en
cuentas por pagar.
3. La Dirección de Informática, a través de
la líder técnica del PAF, hace seguimiento a la solución al control de
cambios solicitado por el Almacén por parte de la U.T. Structured
Intelligence (Ahora Amazing). La solución técnica que se dió fue: Cambio d
ICA de variación (4330) por la cuenta de inventarios; Se realizó la
conciliación de las 7 regionales a julio 6 de 2007, realizando los ajustes a
las diferencias (ver informe de la consultoría); modificación del proceso de
conciliación.
Se generó Directirz de la Dirección Administrativa, mediante memorando
N°3200 -0061A-07, la cual fue divulgada a través del correo electrónico y
enviada a los ordenadores del gasto con l día 02 de mayo de 2007. Se
anexa Memorando.
Se verificó el memorando de la Dirección Administrativa, mediante
memorando N°3200 -0061A-07, la cual fue divulgada a través del correo
electrónico y enviada a los ordenadores del gasto con l día 02 de mayo
de 2007. Se anexa Memorando.
Se verificó que mediante contrato N° 7000072- OH- 2007, brindó una
solución a través de un prestador de servicio de comunicaciones vía
satélite, la cual se encuentra en funcionamiento, integrándola al equipo
multiplexor -prómina
AUDITORIA ESPECIAL VIGENCIA 2003
SSO
Sistema de comunicación ATC en
Contratar enlace de microondas Cerro Maco- aeropuerto Facilitar los servicios de Comunicación
servicio, a través de un medio de
de Corozal para las comunicaciones ATC.
ATC.
transmisión UHF.
SSO
Contratar sistema radio ayudas VOR - DME
Facilitar los servicios de ayudas a la
Sistema de VOR - DMD en servicio
navegación aérea VOR - DME
Contrato
1
Contrato firmado y
adjudicado
01-Feb-07
28-Feb-07
4
15-Ene-07
30-Jul-07
28
100%
3,86
3,86
3,86
La Entidad no contrató el Enlace de Microondas, pero brindó una solución
a través de un prestador de servicio de comunicaciones vía satélite, la cual
se encuentra en funcionamiento, integrándola al equipo multiplexor prómina adquirido mediante contrato N° 7000072- OH- 2007.
1
100%
28
28,00
28,00
Mediante Contrato N° 7000116-OK-2007 se adelanta la instalación la Se verificó que mediante Contrato N° 7000116-OK-2007 se suministró
adquisición y puesta en servicio de dos sistemas DVOR/DME, para los la adquisición y puesta en servicio de dos sistemas DVOR/DME, para
los aeropuertos de Corozal y Armenia.
aeropuertos de Corozal y Armenia.
1,00
1
2
SSO
3
En el Aeropuerto de Corozal (Sucre): Se requiere de una
máquina de Bomberos T-1000 de 600 galones de espumas, una
ambulancia sanidad Aeroportuaria, Instalación de un sistema VOREvaluar
el
desarrollo
de
DME, , Sistema de comunicación satelital ATC, repetidora de
Informar resultado de estudio de costos y gestionar
aeronavegación a futuro en
12 02 100 banda UHF, ampliación de pista, repavimentación de pista 45.900
recursos
aeropuerto de Corozal
m2, señalización de pista y plataforma, nivelación zona de
seguridad 20 has paralela a la pista, luces de pistas general (eje
central y borde de pista), remodelación de la torre de control,
limpieza de canales drenaje de agua lluvia entre otros.
la
Estudio
técnico
el
ampliación de pista
de
costos
de
Pista repavimentada y señalizada,
Contratar el mantenimiento y señalización de la pista,
plataforma señalizada, mantenimiento
mantenimiento del Terminal, mantenimiento de la Torre de Minimizar los riesgos de seguridad
zonas de seguridad y limpieza de
Control, mantenimiento de zonas de seguridad y canales y operacional
canales, mantenimiento torre de
contratar la señalización de la Plataforma.
control.
SSO
Estudio de costos
Solicitud de
recursos
2
23-Nov-06
20-Oct-07
47
2
100%
47,29
47,29
47,29
Esta obra no se adelantó por la Aerocivil por cuanto El Aeropuerto se
encuentra concesionado mediante Resolución N° 0829 del 3 de marzo de
2008 a la firma " Sociedad Operadora de Aeropuertos Centro Norte SA" la
cual a parrir de la concesión es la responsable de la administración,
operación, explotación comercial , adecuación modernización y
mantenimiento de este aeropuerto
Se verificó que esta obra no se adelantó por la Aerocivil por cuanto El
Aeropuerto se encuentra concesionado mediante Resolución N° 0829
del 3 de marzo de 2008 a la firma " Sociedad Operadora de
Aeropuertos Centro Norte SA" la cual a parrir de la concesión es la
responsable de la administración, operación, explotación comercial ,
adecuación modernización y mantenimiento de este aeropuerto
Contratos
4
19-Oct-06
15-Oct-07
52
4
100%
51,57
51,57
51,57
Mediante contrato NO. 6000387-OH-06, se atiende el mantenimiento del
terminal y y mediante contrato No.6000 -06, se atiende el mantenimiento
de la torre de control, en cuanto a zonas de seguridad y canales, se
asignaron los recursos a la Dirección Regional Atlantico en vigencias
2006 y 2007 para atender mantenimiento de zonas de sguirdad y canales
mediante contrato 7000052 OH, se anexa copia del contrato.
Se verificó que mediante contrato N° 6000387 OH-06 se contrató el
mantenimiento del terminal y mediante contrato de la Dirección Regional
se contrató el mantenimiento de la torre de Control y se realizaron los
mantenimientos de las zonas de seguridad contrato 7000052 OH,
AUDITORIA GUBERNAMENTAL ABREVIADA VIG.2004
3
DTH
4
4
CS
5
Scanear las hojas de vida de los años
La Sección de Archivo de Hojas de Vida, se encuentra Actualizar las historias laborales de acuerdo con los
2005 y 2006 y paulatinamente se irán Historias laborales escaneadas.
desactualizada, …
documentos que se van recepcionando
escaneando las demás hojas de vida.
16 03 002
Verificar a través del supervisor del contrato que el
En la Segunda Pista del Dorado se encuentran deterioradas las
Mejorar la infraestructura
concesionario incluya dentro del plan de inversión las
casetas de vigilancia, por la falta de mantenimiento adecuado.
casetas de vigilancia
casetas de vigilancia.
de
las
El supervisor del contrato verificara
previa aprobación del plan de inversión
que las obras estén incluidas.
Archivo laboral
1
01-Dic-06
30-Jul-07
34
1,0
100%
34,43
34,43
34,43
La Dirección de Talento Humano ha dado cumplimiento en lo que tiene que
Se verificó que se escanearon las historias laborales de los años 2006 y
ver con los años 2006 y 2007, en cuanto a las historias laborales del año
2007 y que las correspondientes al 2005 están escaneadas en un 100%
2005 está en un 100%.
plan de inversión
1
01-Sep-07
31-Dic-07
17
1,0
100%
17,29
17,29
17,29
El Concesionario OPAIN SA ha contrato la construccion de casetas en PVC
para reemplazar las existentes, programa que tiene una duracion de un (1)
mes a partir del 1 de novimebre de 2007. Adicionalmente OPAIN SA
Se verificó el contrato de compra de casetas
adelanta un estudio para implementar un sistema electronico de control
perimetral, que conduce a la eliminación de algunos puestos de vigilancia
atendido por personas.
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FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
ITEM
AREA
No.
Código
hallazgo
30/04/2008
5
CS
6
21 05 001
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Se constató y se dejó constancia fotográfica de las condiciones
físicas y ambientales inadecuadas en sitios de trabajo y atención
al público, tanto en las oficinas administrativas como en el
Aeropuerto El Dorado, no cumpliendo a cabalidad con las
disposiciones contempladas en el Decreto 614 de 1984 sobre
salud ocupacional .
Verificar a través del supervisor del contrato que el
concesionario incluya dentro del plan de inversión las
obras.
Mejorar los niveles de servicio al
usuario y al funcionario
El supervisor del contrato verificará
previa aprobación del plan de inversión
que las obras estén incluidas.
plan de inversión
1
01-Sep-07
31-Dic-07
17-Ene-00
1,0
100%
17,29
17,29
17,29
La Aeronautica Civil se ha preocupado por el bienestar de sus funcionario
contando con un programa de salud Ocupacional. Las oficinas de los
funcionarios y los sitios de atencion al publico son adecuados y cumplen lo
exigido en el decreto 614 de 1984.
2
100%
30,29
30,29
30,29
La Dirección de Desarrollo ha reiterado la solicitud de estabilidad de la La DDA, contestó esta observación pero no se verificaron los oficios,
obra a la Dirección Administrativa. Se anexan Oficios.
falta seguimiento por parte de DDA
Se verificó que la Administradora del Aeropuerto envió a la Dirección
La Administradora del Aeropuerto envió a la Dirección Regional el listado
Regional el listado de elementos para dar de baja, en el año 2007 se
de elementos para dar de baja, en el año 2007 se produjo la Resolución de
produjo la Resolución de baja, aclarando que todos los años salen
baja, aclarando que todos los años salen elementos para dar de baja.
elementos para dar de baja.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Se verificó el acta de liquidación del contratro N° 6000338-OH-2006
cuyo pbjeto era mantenimiento de áreas deportivas, gimnasio, áreas
administrativas, sexto piso talento Humano, Módulo de Exención de
Impuestos, Salud Ocupacional, SEI y SAR, Antigüo Centro de Control,
Oficinas CNA, Parqueadero de Funcionarios, Almacén General del
Aeropuerto El Dorado.
AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL AL AEROPUERTO BENITO SALAS DE NEIVA
6
DDA
8
1102100
El muro de cerramiento presenta perforaciones e inestabilidad en
algunos en algunos módulos construidos, debido a deficiencias de Con base en los informes de la visita, requerir al Recuperar la estabilidad del muro de
oficiar al contratista y a la aseguradora.
control e interventoria, que ocasionan afectaciones a la Contratista y a la Aseguradora
cerramiento
durabilidad y estabilidad de la estructura construida.
7
RC
9
1803002
El inventario general e individual se encuentran desactualizados
incumpliendo el manual de inventarios, por falta de un adecuado
control y seguimiento, se omiten procedimientos que conllevan a
desorden administrativo y posibles perdidas de elementos.
Coordinar con el funcionario responsable de los
inventarios, la actualización de los inventarios de cada uno
Resoluciones,
2. Verificación individual de inventarios,
de los cuentadantes del aeropuerto y remisión de la Mantener actualizados los inventarios,
Documentos de
realizar ajustes necesarios y elaborar
información a la Dirección Regional. Así mismo efectuar por cada uno de los cuentadantes.
traslado y reintegro
las bajas requeridas.
seguimiento trimestral al manejo de los mismos y firma de
de elementos.
cada cuentadante en el inventario.
1202
Los indicadores de gestión no han sido implementados en la
unidad administrativa para cuantificar las actividades, por falta de
una adecuada planeación del nivel central no permite medir el
grado de cumplimiento de las metas programadas.
Adelantar una contratación en consultoría para las
Direcciones Regionales, en la cual se van a levantar los
procesos, implementar los indicadores y riesgos para
posteriormente llevarlos a los diferentes aeropuertos,
aclarando que ya existen indicadores de gestión en el nivel
central bajo la metodología del balanced score card.
Solicitud de
Consultoría.
OAP
11
8
presupuesto
para
la
Oficios
2
19-Oct-06
19-May-07
30
100%
01-Ago-06
30-Dic-06
22
1
100%
21,57
21,57
21,57
Oficio enviado
1
01-Dic-06
30-Dic-06
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Proceso
Precontractual
1
25-Feb-07
30-Jun-07
18
1
100%
0,00
0,00
17,86
Lograr la implementación de los
procesos, indicadores y mapas de
riesgos de toda la Entidad en el nivel
central y en el Regional.
Adelantar proceso precontractual y
contractual.
OAP
Mediante Resolución No. 06657 del 28 de diciembre de 2007 el Jefe de la
Oficina Asesora de Planeación de la UAEAC, declaró desierto el proceso
de selección de contratista. El contratista presentó recurso de reposición
el cual se resolvió mediante resolución 00773 de febrero 27 de 2008. La
cual quedo ejecutoriada el 4 de marzo de 2008. en Marzo 6, se solicitó
CDP para la nueva contratación
Se verificó que Mediante Resolución No. 06657 del 28 de diciembre de
2007 el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de la UAEAC, declaró
desierto el proceso de selección de contratista. El contratista presentó
recurso de reposición el cual se resolvió mediante resolución 00773 de
febrero 27 de 2008. La cual quedo ejecutoriada el 4 de marzo de 2008.
en Marzo 6, se solicitó CDP para la nueva contratación
AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL A LAS CONCESIONES AEROPORTUARIAS
9
CS
16
10
CS
17
Las Normas Aeronáuticas internacionales OACI, se
Conforme a la información dada por la entidad, consistente en encuentran incluidas en la revisión de los planes maestros
que “la supervisoría de contratos de concesión no ha tramitado de los aeropuertos concesionados, que corresponden a
ninguna conformidad OACI para ninguno de los aeropuertos Inversiones obligatorias de los contratos de concesión
concesionados”, se concluye que no se ha tenido en cuenta el 0186-96 de Cartagena y 001-CON-97de Barranquilla y
numeral 3 de las funciones del interventor y/o supervisor, por inversiones adicionales e imprevistas del contrato de
relacionado con el conocimiento sobre la organización y concesión No. 058-2000 de Cali. Aerocivil remitió oficio de
disposiciones normativas de la Unidad Administrativa Especial de consulta al Ministerio de Hacienda Dirección General de
Aeronáutica Civil y otras autoridades Aeronáutica Internacionales Presupuesto, mediante oficio No. 3300105.040.2006 de
(FAA, OACI, MANUAL DE REGLAMENTOS AERONÁUTICOS, fecha enero 25 de 2006 para disponer del valor del 70%
etc.).
de la contraprestación de conformidad con lo establecido
en los contratos de concesión Barranquilla y Cartagena.
A pesar que dentro de las funciones de supervisión
reglamentadas, está la de “Disponer, administrar y mantener
instalaciones cerca de la obra”, el sistema que tiene establecido la
14 04 004 Aerocivil para ejercer la supervisión es centralizado, lo que no
permite el cumplimiento de esta obligación de permanecer cerca
de la obra, y en el mejor de los casos máximo se realizan dos
visitas al año.
1- solicitar aprobación del 100% de la
Tramitar las no conformidades OACI contraprestación a Minhacienda
1- Asignación de
con el fin de obtener la certificación de 2-Aprobar y ejecutar las obras por
presupuesto.
los
aeropuertos
internacionales inversiones obligatorias necesarias en
2- Aprobación de
concesionados, de acuerdo a lo cada aeropuerto de acuerdo con lo
obras
establecido en los contratos de manifestado por OACI y por el Comité
3- Ejecución de las
concesión
y
a
disponibilidad Interdisciplinario de Aerocivil que
mismas
presupuestal de Minhacienda
trabaja en pro de las certificaciones de
aeropuertos
La Aerocivil nombrará y/o contratará y/o asignará un
Ejercer las funciones de supervisión
profesional especializado en el área de ingeniería para la
de la interventoría de los contratos de
supervisión de la interventoría obras plan maestro e
concesión
inversiones obligatorias.
Nombrar,
contratar
y/o
asignar
personal
especializado
en
las
Direcciones
Regionales
de
los
aeropuertos concesionados
Contrato - Oficio
3
01-Jun-06
30-Abr-07
48
3
100%
47,57
47,57
47,57
2
30-Jun-06
31-Dic-06
26
2
100%
26,29
26,29
26,29
Página 2 de 80
En la actualidad se encuentran aprobadas y en ejecución las siguientes
obras:Barranquilla:
,Señalización
Vertical,
2.Suministro y Construcción canalización circuitos eléctricos de pista e
Interventoría. 3, Ampliación y Rehabilitación márgenes de pista. 4. Estudios y diseños construcción 20 losas de concreto calles de rodaje. 5.
Se verificó la carta de aprobación de MinHacienda de fecha 12 de mayo
Sistema de recolección de aguas residuales terminal de carga,
de 2006 y el acta de priorización de obra del 13 de junio de 2006, Se
6.Reposición de equipos de seguridad.
Cartagena:
anexa avances de las obras en los informes de supervisión.
1.Proyecto Colectores de Drenaje pluviales,
2,
Sistema integrado de seguridad aeroportuaria.
Cali:
1. El Proyecto de obras encaminadas a la certificación se encuentra en
revisión
por
cuenta
de
Aerocivil.
Se verificó que mediante oficio 1070.516-790-07 se designó al Director
Mediante oficio 1070.516-790-07 se designó al Director Regional de la
Regional de la interventoría de las obras de los aeropuertos de
interventoría de las obras de los aeropuertos de Cartagena y Barranquilla.
Cartagena y Barranquilla. Se anexan informes de las Interventorías.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
30/04/2008
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
La Aerocivil establecerá un área adecuada para el archivo
de las concesiones, el jefe del Grupo de archivo de
Aerocivil dictará la capacitación correspondiente a los
funcionarios de la oficina de Comercialización, que se
encargarán de realizar dicha función.
Organizar y actualizar el archivo de las
concesiones.
Adecuación Aérea para el archivo.
Capacitación funcionarios
Organizar la documentación.
Diligenciar el formato único de
inventario documental y las tablas de
retención documental.
Área para el
archivo, Charla de
capacitación.
Organización de la
documentación
(Archivo).
3
10-Abr-06
30-Jun-06
12
3
100%
11,57
11,57
11,57
Actualmente existen los espacios físicos para los archivos y el proceso de
clasificación de los documentos está al 100%. Se anexa tabla de
retención documental que muestra el proceso de sensibilización y
desarrollo de la gestión documental.
Contrato de
consultoría
plenamente
ejecutado.
1
01-Jul-06
30-Jun-07
52
0,5
50%
26,00
26,00
52,00
Se verificó que la Oficina de Comercialización e Inversión ha venido
La Oficina de Comercialización e Inversión ha venido revisando el Manual
revisando el Manual de VELNEC LTDA, con el fin de recoger los
de VELNEC LTDA, con el fin de recoger los elementos que permitan la
elementos que permitan la actualización de dicho Manual ya sea
actualización de dicho Manual ya sea mediante modalidad de contrato o
mediante modalidad de contrato o con funcionarios de las diferentes
con funcionarios de las diferentes áreas de la Entidad.
áreas de la Entidad.
2
01-Abr-06
30-Sep-06
26
2
100%
26,00
26,00
26,00
La Oficina de Control Interno conformó un equipo de trabajo integrado por
seis profesionales. A partir de ello, se implementó una metodología para
auditar la supervisión de los aeropuertos concesionados, la cual se
encuentra en ejecución actualmente y de la cual se espera obtener
informes de avance antes de finalizar el año 2007
Se verificó el seguimiento realizado al Plan de Mejoramiento de las
Concesiones y además la Oficina de Control Interno conformó un
equipo de trabajo integrado por seis profesionales, quienes
implementaron una metodología para auditar la supervisión de los
aeropuertos concesionados, la cual se encuentra en ejecución
actualmente y de la cual se espera obtener informes de avance antes
de finalizar el año 2007
52,00
Las obras necesarias están contenidas en: APENDICE D del Contrato de
Concesión, Numeral 10 Trabajos Adicionales. 10.1 Obras necesarias para
certificación ICAO. 10.1.1 Nivelación de las Franjas y RESAS de la Pista
Norte y 10.1.3 Construcción de superficie de protección Antierosión por
chorro de turbina en la franja de las cabeceras de la pista norte.
Estas obras hacen parte del Numeral 11.1.3 Hito 3 del Apéndice D y deben
ser concluidas a mas tardar 24 meses después de suscrita el Acta de
modernización y Expansión, la cual se firmó en septiembre de 2007. YA
CORRESPONDE LA EJECUCION A OPAIN
Se verificó el APENDICE D del Contrato de Concesión, Numeral 10
Trabajos Adicionales. 10.1 Obras necesarias para certificación ICAO.
10.1.1 Nivelación de las Franjas y RESAS de la Pista Norte y 10.1.3
Construcción de superficie de protección Antierosión por chorro de
turbina en la franja de las cabeceras de la pista norte.
Estas obras hacen parte del Numeral 11.1.3 Hito 3 del Apéndice D y
deben ser concluidas a mas tardar 24 meses después de suscrita el
Acta de modernización y Expansión, la cual se firmó en septiembre de
2007. YA CORRESPONDE LA EJECUCION A OPAIN
Se verificó el APENDICE D del Contrato de Concesión, Numeral 10
Trabajos Adicionales. 10.1 Obras necesarias para certificación ICAO.
10.1.1 Nivelación de las Franjas y RESAS de la Pista Norte y 10.1.3
Construcción de superficie de protección Antierosión por chorro de
turbina en la franja de las cabeceras de la pista norte.
Estas obras hacen parte del Numeral 11.1.3 Hito 3 del Apéndice D y
deben ser concluidas a mas tardar 24 meses después de suscrita el
Acta de modernización y Expansión, la cual se firmó en septiembre de
2007.
No.
Unidad de medida
de las Metas
Código
hallazgo
Descripción de las Metas
AREA
Objetivo
ITEM
Acción correctiva
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
11
CS
18
14 04 100
A pesar de tener establecida la responsabilidad sobre la
necesidad de contar con archivos organizados y actualizados de
los contratos a cargo de la supervisión; se evidenció un manejo
desorganizado y poco seguro tanto de los documentos que se
radican en la Supervisión, como de los que son suscritos por ésta,
incumpliendo lo establecido en la Ley de Archivos -Ley 594 de
2000
12
CS
22
Existe un manual de supervisión que fue realizado en el año de
1997 por la firma VELNEC S.A., que fue utilizado durante tres(3)
años. Sin embargo, , desde el año 2001, dicho manual no está
14 04 004 siendo utilizado, sin que exista un acto administrativo que
modifique o derogue dicho manual, por lo tanto esta actividad se
realiza informalmente y no se han estandarizado procedimientos
para efectuar la supervisión.
Realizar estudio previo de las herramientas modernas
Elaborar y adoptar el Manual de Contratar estudio y diseño del Manual
disponibles en el mercado como manuales OACI. ACI, IATA
Supervisión
de
Aeropuertos de Supervisión Aeroportuaria para su
Y VELNEC entre otros, para adoptar un manual de
Concesionados
posterior adopción e implementación
supervisión de aeropuertos concesionados.
23
La oficina de control interno no ha realizado actuaciones a la
supervisión de los aeropuertos concesionados, en aras de
verificar el cumplimiento de las funciones correspondientes.
Teniendo en cuenta, por una parte, que los funcionarios de la
19 05 002
Oficina de Comercialización e Inversión, realizan labores de
supervisión sin tener la competencia para ello; y por otra, en el
SIGER, las actividades de dicha oficina se encuentran en su
mayoría en riesgo alto
Durante la presente vigencia y en cumplimiento del plan de
acción de la Oficina se realizará seguimiento especial a los
aeropuertos concesionados, se revisarán los procesos
levantados por el SIGER y se trabajará en la
administración de los riesgos.
25
Incorporar la RESA en la cabecera 13L, implicaría cambiar
las luces del ALS que en la actualidad se encuentran
elevadas por luces empotradas, afectando principalmente
los primeros 300 metros del ALS.
La magnitud de la obra radica en el cambio total de las
lámparas, por 60 lámparas rojas unidireccionales, 69
lámparas unidireccionales blancas y 5 lámparas de
destellos. El costo de los elementos es del orden de 650
No existe la RESA o área de seguridad en el extremo de pista en
millones de pesos. No se incluyen las obras civiles,
la cabecera ECO, por cuanto el espacio disponible está ocupado
Adecuar y reconformar el área de
cableados y otras obras adicionales que no se han
11 03 002 por las luces de aproximación ALS, lo cual puede generar
seguridad en el extremo de Pista en la
determinado. El valor de dichas obras civiles puede ser del
problemas en la seguridad aérea en el evento de presentarse una
cabecera Eco de la Pista 13L-31R.
orden de 350 millones de pesos. Las obras se realizarían
emergencia
en ciento cincuenta días calendario, una vez se haya
podido adjudicar el contrato respectivo. Las obras civiles
se realizarán en forma paralela a la construcción de la
RESA, por lo tanto se incluirán en la adjudicación de dicho
contrato. La Entidad está adelantando la gestión ante el
DNP para que le sean apropiados los recursos necesarios
para construir la resa, obra necesaria, dentro de los
procesos de certificación.
1- Asignación de
Asignación de presupuesto para la
presupuesto.
reconformación de las cabeceras, 2- Aprobación de
Contratación de la obra y ejecución de
obras
la mismas.
3- Ejecución de las
mismas
1- Adelantar inspección
2- Elaborar diagnóstico de áreas
aledañas
3- Adelantar obras necesarias de
compactación
13
14
OCI
CS
15
CS
26
En las cabeceras ECO y ALFA se evidencian ahuellamientos
dejados al paso vehicular en la franja contigua a la cabecera
pavimentada en los extremos de pista, generado por deficiencias
La U.A.E.A.C hará inspección de campo y realizará
del material existente o baja capacidad portante del suelo, lo cual
11 03 002
diagnóstico de las áreas contiguas, para proceder a
puede acentuar el nivel de riesgo en la maniobrabilidad de las
programar las compactaciones necesarias
aeronaves en caso de que se efectúe un aterrizaje demasiado
corto o que se salga del extremo de la pista, además dificulta el
acceso de vehículos de salvamento o de extinción de incendios.
16
CS
27
14 05 003
En la zona donde están ubicadas las ALS se tiene dificultad de
acceso y presenta una vegetación crecida, que en ocasiones
supera en altura a las luces ALS aledañas, por ausencia de
mantenimiento en este sector, lo cual puede dificultar la visibilidad
de los pilotos dichas luces por parte de los pilotos, generando
riesgos en las operaciones aéreas.
Realizar la poda de acuerdo con lo establecido en los
planes de mantenimiento de la Gerencia de El Dorado,
estas áreas hacen parte del proyecto de la nueva
concesión y su mantenimiento será asumido por el nuevo
concesionario.
Realizar evaluaciones del sistema de
control interno a los aeropuertos
concesionados
y
presentar
las
Informes, planes de
1.
Seguimiento
al
plan
de
recomendaciones del caso para el
mejoramiento de la
mejoramiento interno y al de la CGR.
mejoramiento
del
proceso
de
CGR
supervisión de los contratos de
concesión.
Adecuar, reconformar las cabeceras
Eco y Alfa, colocando material de
mayor soporte que no permita el
ahuellamiento o se deteriore con el
paso de vehículos.
Realizar la poda de la zona adyacente
Elaboración
de
cronograma
a las luces ALS, mejorando de esta
mantenimiento por parte
de
manera la visibilidad de las luces por
Gerencia del Aeropuerto El Dorado
parte de los pilotos.
de
la
3
01-Jun-06
31-May-07
52
2
67%
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
34,67
34,67
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Se verificó que existen los espacios físicos para los archivos y el
proceso de clasificación de los documentos está al 100%. Se anexa
tabla de retención documental que muestra el proceso de
sensibilización y desarrollo de la gestión documental.
Cabeceras Eco y
Alfa mejoradas.
2
01-Jun-06
31-May-07
52
1
50%
26,00
26,00
52,00
Las obras necesarias están contenidas en: APENDICE D del Contrato de
Concesión, Numeral 10 Trabajos Adicionales. 10.1 Obras necesarias para
certificación ICAO. 10.1.1 Nivelación de las Franjas y RESAS de la Pista
Norte y 10.1.3 Construcción de superficie de protección Antierosión por
chorro de turbina en la franja de las cabeceras de la pista norte.
Estas obras hacen parte del Numeral 11.1.3 Hito 3 del Apéndice D y deben
ser concluidas a mas tardar 24 meses después de suscrita el Acta de
modernización y Expansión, la cual se firmó en el mes de septiembre de
2007.
Cumplimiento del
plan de
mantenimiento
(podas)
1
01-Ene-06
31-Dic-06
52
1
100%
52,00
52,00
52,00
CODAD, anexa el cronograma con el cual se realiza el mantenimiento a las
Se verificó que en los informes de interventoría se evidencia la poda a
áreas que le corresponden según contrato de concesión y que pertenecen
los sectores mencionados en el contrato de concesión 0110 - OP - 95.
al sector de las ALS.
Página 3 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
17
CS
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
28
Se presentan algunos obstáculos no frangibles en la zona de
seguridad, que incumplen la reglamentación de la OACI, tanto en
las cabeceras como en la franja paralela a la Pista, tales como: Realizar una nivelación en la franja de pista, lo que Eliminar los obstáculos no frangibles 1-Realizar renivelación
11 03 002 bases de concreto de las luces, cajas de inspección, caseta de permitirá cuantificar los volúmenes de relleno, para que se presentan en la zona de 2- Cuantificar los volúmenes de relleno
equipos de comunicaciones, montículos en donde estaban las posteriormente programar su intervención
seguridad
3- Programar intervención
antiguas luces PAPI y cabezales de alcantarilla, porque no se
adecuaron en forma debida a la cota del terreno
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Se verificó que el concesionario OPAIN SA está obligado
contractualmente adelantar las obras de mejoramiento de las zonas de
seguridad, tal como reza en el Contrato de Concesión: Apéndice D. 10
Trabajos Adicionales. 10.1 Obras Necesarias para Certificación ICAO.
10.1.1 Nivelación de las Franjas y RESAS de la Pista Norte.
Estas obras están programadas en el HITO 3 Numeral 11.1.3 del
Apéndice D y deberán concluirse a mas tardar veinticuatro (24) meses
después de firmada el Acta de Inicio de la Etapa de Modernización y
Expansión.la cual debe firmarse a finales del mes de septiembre de
2007
67%
34,67
34,67
52,00
3
01-Jun-06
31-May-07
52
3
100%
52,00
52,00
52,00
Se verificó que se ejecutó el contrato N° 6000461 OH - 2006
Se ejecutó el contrato N° 6000461 OH - 2006 Adquisición, Instalación y
Adquisición, Instalación y puesta en servicio de señalización del Dorado
puesta en servicio de señalización del Dorado Fase II, orientado a cambiar
Fase II, orientado a cambiar la señalización de la calle paralela Alfa del
la señalización de la calle paralela Alfa del Aeropuerto.
Aeropuerto.
Cumplimiento del
cronograma de
actividades
3
01-Jun-06
31-May-07
52
2
67%
34,67
34,67
52,00
Se verificó que en el Apéndice D. 10, se contempla que los desniveles
Los desniveles presentados en las cabeceras ALFA y ECO y en los bordes
presentados en las cabeceras ALFA y ECO y en los bordes laterales de
laterales de la pista, entre el área pavimentada y las zonas de seguridad,
la pista, entre el área pavimentada y las zonas de seguridad, serán
se resolverá con la ejecución de las obras contenidas en el Apéndice D. 10
resueltos con la ejecución de las obras contenidas Trabajos
Trabajos Adicionales. 10.1 Obras Necesarias para Certificación ICAO.
Adicionales. 10.1 Obras Necesarias para Certificación ICAO. 10.1.1
10.1.1 Nivelación de las Franjas y RESAS de la Pista Norte. Obras a
Nivelación de las Franjas y RESAS de la Pista Norte. Obras a
desarrollar en el HITO 3 Numeral 11.1.3 del Apéndice D, cuya
desarrollar en el HITO 3 Numeral 11.1.3 del Apéndice D, cuya
programación ya se mencionó.
programación ya se mencionó.
Cumplimiento del
objeto del contrato
1
01-Ene-07
31-Dic-07
52
0,5
50%
26,00
26,00
52,00
De acuerdo con el Laudo Arbitral entre CODAC y la UAEAC, el cual fue
aclarado por la OAJ, en fecha Agosto 28 de 2007, es la Entidad quien debe
Se verificaron los oficios N°s 1051084-691 del 2007 de la OAJ, donde
acometer las obras, por tal motivo se debe realizar un estudio de
se emite el concepto de la sentencia del Laudo Arbitral y el oficio
factibilidad y conveniencia con el objeto de poder establecer los términos
1070515,1,738-07 del Supervisor de la Concesión.
técnicos y los costos definitivos para poder programar la inversión. A 31 de
Diciembre se tendrá el estudio de factibilidad desarrollado.
2
01-Jun-06
31-May-07
52
2
100%
52,00
52,00
52,00
En el informe de interventoría de agosto-septiembre 2006, se evidencia el Se verificó el el informe de interventoría de Abril y Mayo de 2007, se
seguimiento al mantenimiento del canal No. 4 por parte del concesionario evidencia el seguimiento al mantenimiento del canal No. 4 por parte del
CODAD. (anexo copia de informe)
concesionario CODAD. (anexo copia de informe)
30
11 03 002
Al final de la cabecera de Pista ALFA, en el empalme entre el
pavimento y la zona de seguridad de franja de pista, la
conformación del terreno presenta desnivel y apozamiento de
Realizar una nivelación en la franja de pista, lo que
agua. De igual manera en la cabecera ECO y en los sitios de
permitirá cuantificar los volúmenes de relleno, para
transición entre las calles de rodaje y la pista principal, la
posteriormente programar su intervención
conformación del terreno junto a las bermas del pavimento,
muestra desniveles, debido a la falta de una conformación
adecuada del terreno
20
DT
31
14 05 003
El cableado de las luces de borde de pista se encuentra expuesto
a la intemperie y algunas de las ollas de dichas luces están
Elaborar proyecto a través de la Dirección de Eliminar la exposición a la intemperie
inundadas, lo que genera riesgos de daño en las instalaciones
Contratación
de
la
telecomunicaciones para que con presupuesto de 2007 se del cableado de las luces de pista y
eléctricas y riesgos en la operación aérea. Al respecto, las partes
presupuesto del 2007
realice la contratación de esta obra.
de algunas ollas.
(Concesionario y Aerocivil) no han establecido acciones para
solucionar esta problemática
36
El canal ubicado en la parte sur de la calle FOXTROT, frente al
Puente Aéreo, presenta vegetación que impide el normal curso
del agua. Así mismo, el canal 4 en el tramo final, paralelo a la vía
de Engativá, desemboca en el antiguo cauce del Río Bogotá en
donde las aguas permanecen quietas o lo peor, están en contra
14 05 003 flujo cuando el nivel freático es alto o el Río Bogotá tiene niveles o
cotas máximas. Estas situaciones se generan por un bajo nivel de
mantenimiento, razón por la cual no hay una adecuada
evacuación de las aguas en este sector, lo que puede dar lugar a
la colmatación de las paredes y fondo del canal, desestabilización
de los taludes, y la inoperatividad del canal
CS
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
2
CS
21
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
52
19
Corregir e identificar las obras
requeridas por parte de la Entidad,
para no incurrir en un posible
incumplimiento contractual, una vez
corregidas exigirle al Concesionario
realizar el mantenimiento que esta
bajo su cargo.
Avance físico de
ejecución de las
metas
31-May-07
29
El concesionario al encontrar que los niveles de
contaminación de aguas negras del canal 4 han
disminuido, según el oficio RHR-072-AC-06 informa que el
mantenimiento del canal 4 lo inicia el día 3 de marzo de
2006, tal como lo pudo constatar la Interventoría al
contrato de Concesión. Con respecto al canal ubicado en
las parte sur de la calle FOXTROT, frente al puente aéreo
corresponde al canal 1 que limita con el canal 4, en su
punto de partida, como se mencionó el canal 4, el
Concesionario ha vuelto a mantenerlo de tal forma que la
vegetación que impedía el curso del agua ya se ha
podado; el tramo final del canal 4 paralelo a la vía de
Engativa se encuentra represado por el relleno que se
hace en la cabecera occidental del aeropuerto, una vez se
termine la adecuación del relleno este se normalizará.
Plazo en
semanas de
las Metas
01-Jun-06
DT
con
Fecha
terminación
Metas
3
18
obra
Fecha
iniciación
Metas
El concesionario OPAIN SA está obligado contractualmente adelantar las
obras de mejoramiento de las zonas de seguridad, tal como reza en el
Contrato de Concesión: Apéndice D. 10 Trabajos Adicionales. 10.1 Obras
Necesarias para Certificación ICAO. 10.1.1 Nivelación de las Franjas y
RESAS de la Pista Norte.
Estas obras están programadas en el HITO 3 Numeral 11.1.3 del Apéndice
D y deberán concluirse a mas tardar veinticuatro (24) meses después de
firmada el Acta de Inicio de la Etapa de Modernización y Expansión.la cual
debe firmarse a finales del mes de septiembre de 2007 .
Cumplimiento del
Cronograma de
actividades
Se adjudicó en diciembre de 2005 un contrato No 5000558
OH cuyo objeto es la ADQUISICIÓNE INSTALACIÓNDE
SISTEMAS DE SEÑALIZACIÓN DEL AEROPUERTO EL
DORADO ( Fase 1) por valor de 317.170.680 el cuál se
inicio el 31 de diciembre de 2005, con un plazo de 150
1-Asignar
presupuesto
para
la
La señalización vertical de la pista 13L – 31 R no está cumpliendo
días calendario. El alcance del mismo, se ha centrado en Actualizar en una primera y segunda actualización de las señales verticales
CDP,
con las especificaciones recomendadas por la OACI
11 03 002
la modernización de los avisos (señalización vertical) de fase la señalización vertical existente de la pista 13L-31R
Contrato,
(dimensiones, forma y emplazamiento), porque las existentes
salida de pista. Se ha proyectado una segunda fase para en la pista 13L-31R.
2- Elaborar contratos
Ejecución de obras
están desactualizadas y algunas presentan deterioro
ser ejecutada en el 2006, cuyo alcance es la
3- Ejecutar las obras
modernización de los avisos ( señalización vertical) para
las calles de rodaje con un costo aproximado de
300.000.000 millones de pesos, la cual se encuentra en
etapa precontractual.
nivelar el pavimento y los terrenos
1-Realizar renivelación
adyacente al final de la cabecera de
2- Cuantificar los volúmenes de relleno
pista ALFA y ECO en los sitios de
3- Programar intervención
transición.
Dimensió
n de la
meta
Adelantar las obras
necesarias para la
adecuación del
De acuerdo con el contrato de
relleno por parte de
Concesión Nº 0110-OP-95, dentro de
la Aerocivil para
las especificaciones de mantenimiento
que el
se debe
propender
porque el
concesionario
Concesionario realice el mantenimiento
pueda realizar el
especificado en la sección 2 del tomo II
programa de
en cuanto a los canales y drenajes
mantenimiento a la
existentes en el Aeropuerto.
zona del canal que
se encuentra en mal
estado.
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FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
22
CS
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
La unidad tiene claro, cuales son las condiciones técnicas
que debe cumplir el particular para darle trámite a la
ejecución del relleno; especificaciones que estan
consignadas en la Resolución emitida por la CAR, que a la
letra reza en el CONCEPTO TÉCNICO: " El material
utilizado para la nivelación, será de carácter inherente,
debidamente esparcido y compactado, otorgando una
pendiente suave que garantice un drenaje técnico hacia
los sistemas de drenaje correspondiente..", adicional a lo Exigir al contratista la Licencia
anterior, la Unidad a través de la Dirección de Desarrollo ambiental y el cumplimiento de los
Aeroportuario emitió especificaciones técnicas para este requerimientos de carácter técnico del
relleno. Adicionalmente, se establecen las obligaciones a relleno.
tener en cuenta para la ejecución de los rellenos de
nivelación en áreas de cabecera 13 L entre las que se
cuentan: Rellenar y compactar las áreas autorizadas,
Mantener en óptimo estado las vías internas para efectuar
los rellenos. Cumplir estrictamente con las normas de
seguridad del Aeropuerto El Dorado de Bogotá, Disponer
de un ingeniero Civil residente en el área de trabajo que
coordine con la Aerocivil las actividades tendientes al correct
La Gerencia Aeroportuaria del Dorado
ordenó la suspensión de la obra, por
Oficio de
cuanto el contratista no pudo adquirir requerimiento al
la renovación licencia en el tiempo
Contratista.
previsto. Si a 30 de Sep de 2006, no Tramites para sacar
ha presentado este requisito la Entidad
una licencia .
procederá a tramitar directamente por
Ejecución de la
la AEROCIVIL una licencia para ser primera etapa de la
operada por terceros y supervisada
Obra
por la Autoridad Aeronáutica.
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
8,71
8,71
21,86
21,86
21,86
Mediante Contrataciones N° 600253-OJ Y 600274 -OH de 2006, con la
cual se intervinieron 138 viviendas, y de acuerdo con el presupuesto
disponible en el año 2006 la entidad realizó las obras e interventoría
técnica para las obras de adecuación y mantenimiento mediante la
insonorización de la Unidad Residencial de los Almendros,. Para el año
2007 se adelanta la contratación N° 7000123_OL con la cual se superará
la meta establecida en el Plan de Mejoramiento,
0,8
24,46
24,46
30,57
El contrato de concesión ordena la reubicación de la bascula de
aeronaves, para mejorar los accesos a la misma, el contrato de concesión
No. 6000169-OK-2006 en el Apéndice D, Numeral 6.10 Reubicación de la
Se verificó el diagrama de ejecución de obra, donde muestran las
báscula de aeronaves: “La actual báscula para aeronaves localizada al
fechas e hitos de conclusión de obra.
Norte de los terminales de carga nacional debe ser reubicada en la calle
de rodaje D, entre las calles M y W…”; obras que se realizarán una vez
comience la obra de remodelación del Dorado.
100%
47,71
47,71
47,71
Se realizaron 62 visitas a los hangares y empresas aéreas que funcionan
en el Terminal Aéreo de Eldorado, tal como consta en el listado de visitas
ambientales. Los registros e informes de la mencionada gestión se
encuentran archivados en dos tomos que reposan en los archivos del
Grupo de Gestión Ambiental.
1
15-Abr-06
15-Jun-06
9
1
100%
8,71
Cubrir con la medida de mitigación la
totalidad de los predios afectados por
los niveles de ruido superiores a 65
dB de acuerdo a las exigencias del
Ministerio de Ambiente Vivienda y
Desarrollo Territorial
De acuerdo con el presupuesto
Viviendas
disponible de Entidad, intervenir las intervenidas con las
viviendas faltantes por medidas de
medidas de
mitigación
mitigación
150
15-Jul-06
15-Dic-06
22
150
100%
1
01-May-06
Dic-06
31
1
50
15-Ene-06
15-Dic-06
48
50
44
24
CS
45
Acorde con las condiciones presupuéstales de la entidad
se interviene en la presente vigencia 150 viviendas con
Transcurridos aproximadamente siete años, aún falta por
programas de mitigación de ruido de las viviendas
21 05 001 intervenir un 4% de los predios cobijados por la medida de
faltantes, ubicadas en la zona de influencia del Aeropuerto,
insonorización.
de conformidad con las exigencias del Ministerio de
Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial.
25
CS
47
La zona donde se encuentra instalado el sistema de pesaje,
presenta un factor de riesgo para las aeronaves que acceden al
11 03 002 sistema, toda vez, que el área de parqueo limítrofes a la calle
Bravo tienen problemas de parqueo dado que afecta la
operatividad de la báscula
El parqueo considerado en áreas adyacentes al taxeo
bravo, se admitió en su oportunidad por arreglos sobre la
plataforma de carga nacional, adyacente al puente aéreo.
Mejoramiento
de
la
Esta situación ha sido corregida por la terminación de las
operacional del aeropuerto
obras, lo cual deriva en la correcta implementación de los
sitios de parqueo, adicionalmente, se demarcarán las
zonas de parqueo sobre el área mencionada.
48
De dicha actividad se coligió que dentro de la muestra de
hangares la implementación por parte de las empresas de
11 03 002
sistemas de tratamiento de aguas industriales es bastante
reducida
Continuar con las visitas de inspección ambiental y los
requerimientos específicos para garantizar un adecuado
manejo de estos residuos. Adicionalmente, se solicitará a
la Gerencia del Aeropuerto El Dorado se exija el
cumplimiento del Manual de Operaciones Aeroportuarias,
en lo referente al área ambiental y se recuerde la
responsabilidad ambiental de cada generador ante la
Entidad y la Autoridad ambiental competente.
seguridad Demarcar las zonas de parqueo sobre Notam de aviso de
la plataforma de carga nacional
meta cumplida
Lograr un mecanismo de control más
eficiente a los hangares y empresas
generadores de residuos industriales
a fin de mejorar las condiciones
ambientales del Aeropuerto.
Realizar
visitas
de
seguimiento
ambiental a las empresas generadoras
de residuos y oficiar a la Gerencia del
Aeropuerto el Dorado
Visitas de
seguimiento
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30-May-07
52
3
Seguimiento OCI
La Aeronáutica civil es la encargada de definir las alturas de las
construcciones que se adelanten en cercanías de los aeropuertos con el
propósito de evitar que esas edificaciones se conviertan en un obstáculo
para la operación aérea, los demás parámetros como usos del suelo son
manejados por la Oficina de Planeación Distrital a través del Plan de
Ordenamiento Territorial (POT), en consecuencia la proliferación de
vivienda alrededor del aeropuerto El Dorado no es responsabilidad de la Se verificó la Reglamentación para las alturas de construcciones en
Aeronáutica Civil que no cuenta con las herramientas legales para impedir predios aledaños a los aeropuertos y eliminación de obstáculos.
su construcción. El Gobierno Nacional a través de la Dirección Nacional de
Planeación se encuentra adelantado un estudio sobre las construcciones
aledañas al Aeropuerto El Dorado en lo que se ha denominado “Plan de
Regularización del Aeropuerto El Dorado”, que se propone cambiar la
vocación de los terrenos aledaños al aeropuerto, para eliminar el impacto
sobre las viviendas que el Terminal aéreo genera.
Elaboración de comunicaciones a las
Autoridades Distritales y Curadurías Reglamentación de
Remisión Manual de Usos del suelo en
usos del suelo
las áreas próximas a los Aeropuertos
CS
01-Jun-06
Respuesta de las áreas
51,86
Buscar que las Autoridades Distritales
en cumplimiento a la normatividad de
usos de suelos en los alrededores de
los Aeropuertos
con el fin de
garantizar la seguridad aérea y la
calidad de vida de los residentes de la
capital.
3
Puntaje atribuido
metas vencidas
Al momento de la entrega del aeropuerto al concesionario, los convenios
vigentes fueron cedidos a la firma concesionaria, la Aeronáutica Civil había
suscrito un convenio con la firma CONVILTOR LTDA El concesionario dio
por terminado ese convenio en razón a la mala calidad de la ejecución,
pues los materiales que estaban depositando no cumplen normas para
Se verificó el documento de terminación del contrato de la firma
este tipo de obras. Los sitios intervenidos en el convenio terminado serán
CONVILTOR LTDA, y OPAIN es el responsable.
adecuados una vez se inicien las obras del Aeropuerto El Dorado. Se
aclara que las metas establecidas no fueron ejecutadas dado que el
convenio se dió por terminado al ser entregado en Concesión El
Aeropuerto Eldorado. Actualmente OPAIN es el responsable de este
relleno.
Existe un relleno que realiza un particular autorizado por la
Gerencia del Aeropuerto El Dorado, quien tiene autorización de la
11 03 002 CAR, y que en algunas áreas y sitios son competencia del
concesionario. El relleno no cumple las especificaciones técnicas
de la autorización de la CAR
23
CS
Unidad de medida
de las Metas
37
Para lograr una mayor interacción con las autoridades
distritales se remitirá nuevamente el "Manual de usos del
suelo en las áreas próximas a los aeropuertos" que
contiene todos los conocimientos, prohibiciones y
normatividad tanto nacional como internacional sobre los
A pesar de existir lineamientos al respecto, cabe señalar que las usos del suelos en los alrededores del Aeropuerto, con el
autoridades administrativas competentes de controlar y vigilar su fin que sean tenidos en cuenta en la formulación o
21 05 001
cumplimiento no han sido muy eficientes, y muestra de ello ha modificación de los Planes de Ordenamiento Territorial.
sido la dinámica en construcción que muestra el sector.
Adicionalmente, se reiterará a la Administración del Distrito
Capital la necesidad del control y vigilancia para evitar
desarrollos residenciales en las áreas próximas al
Aeropuerto, así como también, que se abstengan de
otorgar licencia de construcción de tipo residencial en esta
zona.
26
Descripción de las Metas
100%
51,86
51,86
Se verificó que mediante Contrataciones N° 600253-OJ Y 600274 -OH
de 2006, con la cual se intervinieron 138 viviendas, y de acuerdo con el
presupuesto disponible en el año 2006 la entidad realizó las obras e
interventoría técnica para las obras de adecuación y mantenimiento
mediante la insonorización de la Unidad Residencial de los Almendros,.
Para el año 2007 se adelanta la contratación N° 7000123_OL con la
cual se superará la meta establecida en el Plan de Mejoramiento
Se verificó el listado de las 62 visitas a los hangares y empresas
aéreas que funcionan en el Terminal Aéreo de Eldorado, realizadas por
el Grupo Gestión Ambiental. Los registros e informes de la mencionada
gestión se encuentran archivados en dos tomos que reposan en los
archivos del mencionado Grupo.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
27
28
CS
CS
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
50
Con el fin de cumplir las normas ambientales, la Aerocivil efectúo
la adquisición del nuevo horno, con una inversión del orden de
$361.1 (para el período comprendido entre los años 98-01), sin
21 02 001 embargo, las deficiencias y limitaciones operativas del horno
PROINDUL, ocasionaron que no saliera de operación el horno
antiguo, y por el contrario requirió que la Aerocivil efectuará unas
inversiones del orden de $34.6 millones
Con la expedición de la nueva normatividad sobre
emisiones atmosféricas se hace necesario la adquisición
de un nuevo horno incinerador, que cumpla con todos los
requisitos exigidos por la Autoridad Ambiental, el cual se
Cumplir con la normatividad sobre Adquisición e instalación de un nuevo
encuentra en proceso de contratación de conformidad con
emisiones atmosféricas a fin de horno incinerador para el Aeropuerto
los Acuerdos suscrito con el DAMA. Mientras entra en
minimizar los impactos ambientales.
El Dorado
operación el nuevo equipo con toda la infraestructura
necesaria, se requerirá de manera inmediata al contratista,
la instalación de tapas a los contenedores donde se
almacenan las cenizas.
51
Al analizar las Actas de Revisión de Ingresos, que son de carácter
mensual de acuerdo con lo establecido en la cláusula 21.2 y 19.2,
18 01 003 y que deben ser firmadas por El Director General de la Aerocivil,
el Gerente General del Concesionario y la interventoría, se
observó lo siguiente: ...
Elaborar y firmar el documento de Elaborar y firmar el documento de
Elaborar documento a firmar entre las partes donde se
revisión de ingresos del periodo en el conciliación de ingresos del periodo en
ratifiquen las cifras de revisión de ingresos durante los
que no se elaboraron actas, como lo que no se realizaron actas mensuales
quince meses en los que no se elaboraron y firmaron las
estipula el contrato de Concesión Nº de
revisión
de
ingresos
del
actas correspondientes.
0110-OP-95.
Concesionario.
CS
29
Levantamiento topográfico del terreno
55
CS
CS
Descripción de las Metas
El inmueble ubicado al oriente de la pista, de propiedad de la
Aerocivil, el cual no fue entregado al concesionario, ha sido
16 04 001 sujeto de subdivisiones (aproximadamente 80) ante el Instituto
Geográfico Agustín Codazzi, sin que la Aerocivil fuera puesto en
conocimiento de dicha situación
El Grupo de Administración de Inmuebles realizó el
levantamiento topográfico y elaboró el plano conforme a
las divisiones físicas encontradas; se adquirieron las fichas
catastrales correspondientes a la prediación (85 lotes)
inscrita en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi - IGAC
sobre terrenos de propiedad de la AEROCIVIl, las cuales
fueron objeto de análisis y registro en una base de datos
que contiene información detallada de los lotes y de
las
acciones
jurídicas
quienes aparecen inscritos como propietarios en la Oficina Realizar
de Catastro. Se elaboró el informe del estudio de titulación tendientes a la recuperación de los
realizado para el aeropuerto de Cartagena, en el que se predios titulados ilegalmente.
describe la situación encontrada y la gestión adelantada
para obtener los documentos e información que sirva de
soporte de las acciones judiciales tendientes a la
recuperación de los predios invadidos y a la nulidad de los
registros realizados en forma irregular en favor particulares
tanto en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos
como en el IGAC . En la actualidad este informe se
encuentra en revisión para ser entregado a la Oficina Asesor
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Adquisición e
instalación de un
nuevo horno
incinerador
1
01-Mar-06
31-Dic-06
44
1
100%
Documento de
conciliación de
ingresos
1
Plano
1
01-Jun-06
01-Abr-06
31-Dic-06
01-Dic-06
30
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
43,57
43,57
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
43,57
Mediante contrato de compraventa N° 6000162OJ de 2006 se contrató la
Adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de un horno
incinerador para el Aeropuerto Internacional El Dorado, mediante Acta N°
1 de Recibo Parcial donde consta el recibo de la adquisición e instalación
del horno incinerador. Se adjunta copia del contrato de compra venta y
copia del Acta de recibo parcial.
Seguimiento OCI
Se verificó que mediante contrato de compraventa N° 6000162OJ de
2006 se contrató la Adquisición, instalación y puesta en funcionamiento
de un horno incinerador para el Aeropuerto Internacional El Dorado,
mediante Acta N° 1 de Recibo Parcial donde consta el recibo de la
adquisición e instalación del horno incinerador. Se adjunta copia del
contrato de compra venta y copia del Acta de recibo parcial.
1
100%
30,43
30,43
30,43
Se verificó que el El Tribunal de arbitramento dirimió la controversia y en
El Tribunal de arbitramento dirimió la controversia.
el punto 3 de la parte resolutiva del laudo, declaró que dentro del
El punto 3 de la parte resolutiva del laudo, declaró que dentro del Contrato
Contrato de Concesión 0110-OP-95 se encuentran pactados Ingresos
de Concesión 0110-OP-95 se encuentran pactados Ingresos Minimos
Minimos Garantizados y que la UAEAC ha cumplido la totalidad de las
Garantizados y que la UAEAC ha cumplido la totalidad de las obligaciones
obligaciones referidas a este concepto, por lo que en el periodo
referidas a este concepto, por lo que en el periodo cuestionado aún sin
cuestionado aún sin Actas firmadas de revisión de ingresos, estos están
Actas firmadas de revisión de ingresos, estos están soportados en el pago
soportados en el pago de las diferencias por Ingresos Minimos
de las diferencias por Ingresos Minimos Garantizados y por ende el fallo de
Garantizados y por ende el fallo de laudo ratifica las cifras consignadas
laudo ratifica las cifras consignadas en las comunicaciones cruzadas entre
en las comunicaciones cruzadas entre las partes, avalando tales
las partes, avalando tales ingresos y documentos que reposan en los
ingresos y documentos que reposan en los archivos correspondientes a
archivos correspondientes a disposición de la CGR
disposición de la CGR.
1
100%
34,86
34,86
34,86
Se hizo el levantamiento topográfico de los terrenos adquiridos para el
aeropuerto Rafael Nuñez de Cartagena encontrando que físicamente no
Se verificó la existencia de dos planos donde se registran las áreas
existen cercas o cerramientos que delimiten la totalidad de los lotes o
invadidas . Se anexa CD con los soportes
prediaciones que se registran en el IGAC. En el plano elaborado se
registraron las cercas existentes en el momento de la visita.
35
análisis de las fichas catastrales que
reposan en el IGAC referente a las
divisiones realizadas en forma irregular
sobre este predio
Informe
1
1
100%
0,00
0,00
0,00
Se realizó el estudio de todas las fichas catastrales remitidas por el IGAC,
Se constató la base de datos de las fichas catastrales aportadas por el
Seccional Bolívar, dejando registrada la información que aparece en cada
IGAC. Se anexa CD con los soportes
una de ellas en una base de datos.
Remitir a la Oficina Asesora Jurídica
para inicio de las acciones judiciales.
Oficios
1
1
100%
0,00
0,00
0,00
Con oficio 3001543-0273 del 23 de marzo de 2007, se remitió el informe
del estudio de titulación del aeropuerto de Cartagena, junto con los
soportes necesarios, para que la Oficina Asesora Jurídica inicie las
acciones judiciales a que haya lugar
Página 6 de 80
Se verificó el oficio 3001543-0273 del 23 de marzo de 2007, donde se
remite el informe del estudio de titulación del aeropuerto de Cartagena,
junto con los soportes necesarios, para que la Oficina Asesora Jurídica
inicie las acciones judiciales a que haya lugar.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
AREA
No.
30
DISC
58
31
CS
Código
hallazgo
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Con base en las situaciones expuestas se determina que, el
aplazamiento de la implementación de la barrera contra el ruido Iniciar indagación preliminar por parte del Grupo de
como obra de mitigación del área de influencia, por las Investigaciones Disciplinarias y por otra parte se revisará y
Realizar efectivo control y seguimiento
21 05 001 operaciones aéreas del aeropuerto internacional “Rafael Núñez” se ajustarán los próximos pliegos de condiciones para que
a las concesiones aeroportuarias
de la Ciudad de Cartagena, es el resultado de la inadecuada en hechos futuros esta obligación sea cumplida a
programación de dicha obra dentro del Plan Maestro, en haberla cabalidad para poder hacer seguimiento y control.
fragmentado a través del tiempo
59
A partir fallo del Consejo de Estado, se involucraron diversas
entidades a desarrollar obligaciones, cada una dentro de su
órbita. De lo anterior, se detecta un factor de riesgo para dar
21 05 001
cumplimiento a la implementación de la barrera de insonorización
por no existir un accionar coordinado con ACUACAR, la cual a
noviembre de 2005 no ha iniciado la compra del 25% los predios
La Aerocivil respetuosa de la sentencia judicial cumplió lo
ordenado en el fallo de comprar el 75% de los predios
ubicados en la franja de 1000 mts por 50 mts, en cuanto a
la segunda obligación de construir la barrera de sonido
artificial se realizará por parte del concesionario. En
Cumplir con el fallo judicial
cuanto a los terceros involucrados es de anotar que la
AEROCIVIL no puede adelantar gestión alguna por cuanto
ella no administra recursos de esos tercereo y es solo la
Personería Distrital la llamada a instaurar la acción de
desacato
1. Proceso de avalúos de bienes
inmuebles sujetos a compra por parte
Fortalecer el procedimiento del manejo de inmuebles y del Manejar adecuadamente los procesos de la Entidad con peritos judiciales .
avalúo de los mismos. De igual forma aclaramos que inherentes a la actualización de 2.Efectuar compra de inmuebles con
nunca se han comprado los predios con el aumento del avalúos acordes con la normatividad avalúos del 2005 y en el 2006, con
15%.
vigente
avalúos
del
2005
más
IPC.
3.
Globalización
de
terrenos
4. Cumplimiento de las Sentencias.
Iniciar indagación preliminar por parte del Grupo de
Investigaciones Disciplinarias y por otra parte se tomará
Realizar efectivo control y seguimiento
atenta nota para hacer entrega oportuna de los terrenos
a las concesiones aeroportuarias
recuperados
a la Concesión Aeroportuaria
que
corresponda.
32
OAJ
60
No es clara la metodología implementada para el proceso de la
actualización de los avalúos, toda vez que dentro del reporte de
las actividades desarrolladas orientadas al cumplimiento de la
16 04 001 sentencia del Tribunal Administrativo, se involucró el concepto de
“Valor Avalúo con incremento 15%”, lo cual va en contravía de lo
preceptuado en materia de avalúos y en particular en los artículos
25 y 26 de la Decreto 1420 de 1998
33
DISC
64
De lo anterior, se concluye que no fue oportuna la entrega de los
terrenos recuperados al Concesionario para su administración y
16 04 001 control, y en particular el Lote A3, el cual no contó con las
medidas de custodia, la cual no se le brindó una adecuada
vigilancia y cerramiento perimetral
73
CS
CS
Proceso de indagación preliminar.
Fallo
Si aplica iniciar proceso disciplinario
Pliego de
Ajustar pliegos de condiciones de los
condiciones y
contratos de concesión
contratos ajustados
Compra de inmuebles y requerir al
concesionario para que cumpla con
sus
obligaciones
contractuales
(construir barrera de sonido)
Se observa que durante la concesión del Aeropuerto de
Cartagena, desde 1996 a la fecha, la entidad no ha realizado la
evaluación periódica y sistemática del desempeño del
14 04 004
concesionario; de conformidad con lo establecido en las
cláusulas: trigésima tercera, trigésima cuarta y numeral 10 de la
cláusula vigésima séptima del contrato No. 0186-96
Se estima que a 31 de diciembre de 2006 concluye el plan
de reacondicionamiento, a partir de entonces se
contratará una firma especializada para que efectué el
inventario que constituye la base para efectuar la medición
del desempeño del concesionario, La Aerocivil convocará
al Comité Operativo al que se refiere la cláusula
QUINCUAGÉSIMA SÉPTIMA PÁRRAFO TERCERO del
contrato de concesión 0186-96,para efectuar la evaluación
del desempeño integral al concesionario .
Establecer la periodicidad de la
evaluación del desempeño cumplidos
los requerimientos previos exigidos en
el contrato de concesión 0186-96
Escrituras
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
2
01-Abr-06
31-Dic-06
39
2
100%
39,14
39,14
39,14
Se verificó que mediante El Grupo de Investigaciones Disciplinarias,
El Grupo de Investigaciones Disciplinarias, adjudicóa dicho proceso el exp.
adjudicóa dicho proceso el exp. 03055-2006. asignando a la Doctora
03055-2006. asignando a la Doctora Olga Rojas H. Se tramitó el Auto de
Olga Rojas H. Se tramitó el Auto de Archivo N° 031 del 15 de abril de
Archivo N° 031 del 15 de abril de 2008.
2008.
100%
01-Mar-06
30-Ago-06
26
0,8
80%
20,80
20,80
26,00
A la fecha la Entidad ha adquirido el 90% de los inmuebles
comprometidos, se anexa plano y comunicaciones N°s 4403,250,1-0961 y
4403,250,1-0959 dirigidas a EDURBE y al coordinador de Aerocivil en el
aeropuerto Rafael Nuñez de Cartagena, observándose que las accciones
por parte de la UAEAC se han cumplido en su mayoría. La Entidad se
encuentra a la espera del cumplimiento de compra de predios por parte
de EDURBE, para realizar la barrera de insonorización.
Se verificó que la Entidad ha adquirido el 90% de los inmuebles
comprometidos, se anexa plano y comunicaciones N°s 4403,250,1-0961
y 4403,250,1-0959 dirigidas a EDURBE y al coordinador de Aerocivil en
el aeropuerto Rafael Nuñez de Cartagena.
Se verificó que Mediante Convenio Interadministrativo suscrito con
EDURBE se adelantaron las acciones para cumplir con la sentencia que
impuso obligacionmes a cargo de la Entidad en lo referente a la
adquisición de los predios afectados por la contaminación ambiental y
sonora del aeropuerto Rafael Nuñez de la Ciudad de Cartagena dichas
obligaciones eran compra de mejoras y la construcción de la barrera de
insonorización. Como a la fecha no se han comprado la totalidad de los
predios afectados en razón a que los propietarios están pidiendo una
suma exhorbitante que rebasa lo apropiado inicialmente, como este es
un proceso voluntario de compra si no se cumple el objetivo, una vez
concluido el termino que vence el 30 de junio de 2008, se iniciará el
proceso de expropiación. Se anexan soportes.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Contratos de
compra venta,
Levantamientos
topográficos
100%
01-Abr-06
01-Dic-06
35
0,6
60%
20,91
20,91
34,86
Mediante Convenio Interadministrativo suscrito con EDURBE se
adelantaron las acciones para cumplir con la sentencia que impuso
obligaciones a cargo de la Entidad en lo referente a la adquisición de los
predios afectados por la contaminación ambiental y sonora del aeropuerto
Rafael Nuñez de la Ciudad de Cartagena, dichas obligaciones eran compra
de mejoras y la construcción de la barrera de insonorización. Como a la
fecha no se han comprado la totalidad de los predios afectados en razón a
que los propietarios están pidiendo una suma exhorbitante que rebasa lo
apropiado inicialmente, como este es un proceso voluntario de compra si
no se cumple el objetivo, una vez concluido el termino que vence el 30 de
junio de 2008, se iniciará el proceso de expropiación.
Fallo
Informes
2
01-Abr-06
31-Dic-06
39
2
100%
39,14
39,14
39,14
Se verificó que mediante El Grupo de Investigaciones Disciplinarias,
El Grupo de Investigaciones Disciplinarias, adjudicóa dicho proceso el exp.
adjudicóa dicho proceso el exp. 03055-2006. asignando a la Doctora
03055-2006. asignando a la Doctora Olga Rojas H. Se tramitó el Auto de
Olga Rojas H. Se tramitó el Auto de Archivo N° 031 del 15 de abril de
Archivo N° 031 del 15 de abril de 2008.
2008.
Terminación real
de las obras de
reacondicionamient
o.
1
01-Ene-07
01-Dic-07
48
1
100%
47,71
47,71
Mediante Acta de 3 de octubre de 2007, el supervisor del contrato de
concesión y la sociedad concesionaria SACSA, se reunen para dar recibo
a satisfacción de las obras ejecutadas dentro del plan de
reacondicionamiento. Actualmente el Concesionario y la AEROCIVIL, se
encuentran ejecutando el proceso de selección de la firma que realizará la
evaluación de desempeño. Se anexa Acta
2) Contrato firma
2)
Contratación
de
una
firma
especializada para
especializada para realización de
realización de
inventario.
inventario.
1
01-Ene-07
01-Dic-07
48
0,4
40%
19,09
19,09
Actualmente el Concesionario y la AEROCIVIL, se encuentran ejecutando Se verificó que actualmente el Concesionario y la AEROCIVIL, se
el proceso de selección de la firma que realizará la evaluación de encuentran ejecutando el proceso de selección de la firma que realizará
desempeño. Se anexa Acta
la evaluación de desempeño. Se anexa Acta
1
01-Ene-07
01-Dic-07
48
0
0%
0,00
0,00
Proceso de indagación preliminar.
Si aplica iniciar proceso disciplinario
Informe de entrega de terrenos
recuperados para ser entregados a la
Concesión.
1) Terminación de
reacondicionamiento.
CS
34
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
las
obras
3) Convocar al Comité Operativo
de
3) Oficio
Convocatoria al
Comité Operativo
Página 7 de 80
47,71
Se verificó que mediante Acta de 3 de octubre de 2007, el supervisor
del contrato de concesión y la sociedad concesionaria SACSA, se
reunen para dar recibo a satisfacción de las obras ejecutadas dentro
del plan de reacondicionamiento. Actualmente el Concesionario y la
AEROCIVIL, se encuentran ejecutando el proceso de selección de la
firma que realizará la evaluación de desempeño.
No se ha citado a Comité Operativo, porque no se ha efectuado el proceso
No se presentó avance en esta observación
de selección de la firma que realizará la evaluación del desempeño.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
52
2
67%
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
AEROPUERTO ERNESTO CORTISSOZ
35
CS
75
Solicitar al concesionario la contratación del proyecto de
adquisición e instalación de luces de ejes de pista, que
1, Presentación del proyecto de
cumplan con las distancias establecidas por normativa
Proyecto de
adquisición e instalación de luces de
OACI, Anexo 14 numeral; 5.3.12 de conformidad con las
adquisición e
Las luces de ejes de pista, que al momento de la entrega del
eje de pista a U.A.E.A.C por el
Pista y categoría del aeropuerto Ernesto Cortissoz de Adecuar el eje central de pista de
instalación de luces
11 03 002 aeropuerto en concesión, estaban funcionando, se encuentran
concesionario.
Barranquilla. La contratación se pagará por el fondo de acuerdo a la normativa OACI.
de pista, Acta de
inactivas
2, Aprobación del proyecto
inversiones obligatorias, adicionando la suma consignada
aprobación y
3, Instalación de luces de eje de pista
en el fondo de inversiones obligatorias por el
Ejecución obra
de acuerdo con Normatividad OACI
concesionario del valor de rehabilitación del bien en un
58 % para efectuar el 100% de la obra .
1- Aerocivil deberá viabilizar la
Solicitar al concesionario de conformidad con la Oferta
1,Viabilidad de
disponibilidad
del
70%
de
la
técnica Comercial y Plan de Mantenimiento y Mejoras, Ejecutar
la
repavimentación
y
recursos
contraprestación
efectuar el mantenimiento correctivo hasta tanto se realice demarcación de la plataforma de
2, Aprobación del
2- Aprobar la ejecución del proyecto
la repavimentación de la plataforma de carga por el rubro carga.
documento de la
de repavimentación y señalización
de inversiones obligatorias.
inversión obligatoria
plataforma de carga
2
01-Jun-06
31-May-07
52
2
100%
52,00
Requerir al concesionario para que efectué el
Una vez se viabilice la utilización del
1. Viabilidad de
mantenimiento necesario hasta tanto se viabilice la Repavimentación de las y calles de 70% de la cuota de contraprestación
recursos
utilización del 70% de la contraprestación del contrato 001- rodaje India y Hotel
se autorizara al concesionario la 2. Aprobación de la
CON-97.
contratación de esta obra.
inversión obligatoria
2
01-Jun-06
31-May-07
52
2
100%
1
01-Ene-06
01-Dic-06
48
1
1
01-Jun-06
31-May-07
52
2- Aprobación de la
reposición del
sistema de
seguridad
1
01-Jun-06
31-May-07
52
3-Contratar y
ejecutar la
reposición del
sistema de
seguridad
1
36
CS
79
Existe desprendimiento de material granular del pavimento
asfáltico en toda su extensión, observándose un estado de
deterioro total; en algunos sectores (plataforma de Taca) se
11 03 002 presentan grietas en forma de piel de cocodrilo; existen muchos
baches y las rejillas que sirven de protección a los canales de
desagüe, se notan desniveladas y en mal estado en determinados
sectores debido a la falta de mantenimiento.
37
CS
80
La vía de acceso a los talleres de Avianca (vía vehicular), la calle
Foxtrot (calle de rodaje de acceso a la plataforma de carga) el
11 03 002 acceso a la empresa Aviocesar, y calles de rodaje India y Hotel
están en mal estado, presentan baches y desprendimiento de la
capa de rodadura
38
CS
81
Las bermas de la pista se encuentran en malas condiciones, el LA UAEAC, ya autorizo la ejecución de esta obra con cargo
Construir las bermas del aeropuerto El proyecto se encuentra en ejecución.
11 03 002 material de revestimiento se observa desprendido, lo que puede al fondo de inversiones obligatorias. Se encuentra en
Ernesto Cortissoz.
Un año para su ejecución.
ocasionar accidentes en la pista.
ejecución.
Aprobar al concesionario el cambio del
sistema de seguridad una vez el
Minhacienda autorice la utilización del
70% de la contraprestación.
CS
39
CS
CS
85
11 03 002
Sistema de Seguridad: Después de revisar y ubicar, en las
instalaciones del Aeropuerto, los sitios objeto de inspección
visual, iniciamos el recorrido por el muelle nacional,
seguidamente visitamos el muelle internacional, pasillo zona de
equipaje y sitios estratégicos del Aeropuerto, observándose lo
que a continuación se detalla
Reposición del sistema de seguridad que es obsoleto, una
vez existan los recursos, es decir se apruebe la utilización Reposición del sistema de seguridad
del 70% de la cuota de contraprestación por parte del del Aeropuerto Ernesto Cortissoz.
Ministerio de Hacienda.
Contrato
1-Autorización de
Minhacienda
3
01-Jun-06
01-Jun-07
52,14
Mediante Comunicación N° 1070 - 516 .3-798, se requiere al
Concesionario para presentar el proyecto a contratar de la adquisición e
instalación de las luces de eje central de pista. A la fecha no existe
respuesta del Concesionario, sin embargo en la actuialidad se está
realizando un estudio de intervención a la pista del aeródromo el cual en su
interior lleva el eje central de pista.
Se verificó que mediante Comunicación N° 1070 - 516 .3-798, se
requiere al Concesionario para presentar el proyecto a contratar de la
adquisición e instalación de las luces de eje central de pista. El
concesionario no ha respondido. sin embargo en la actuialidad se está
realizando un estudio de intervención a la pista del aeródromo el cual en
su interior lleva el eje central de pista.
52,00
52,00
De acuerdo con el acta de priorización de obras, de fecha 13 de junio de
2006 y suscrita entre la Aerocivil y Aeropuertos del Caribe S.A. se
encuentra la recuperación del pavimento asfáltico de la plataforma del
Terminal de carga. Así mismo, se ha requerido a Aeropuertos del Caribe
S.A. para que realice el reemplazo de las rejillas fracturadas en el
aeropuerto Ernesto Cortissoz de Barranquilla, el cual como se evidencia en
los informes de supervisión números Décimo cuarto y décimo quinto,
(informes Ambientales), La sociedad concesionaria ha realizado el
mantenimiento y reemplazo de las mismas.
Se verificó que mediante acta de priorización de obras, de fecha 13 de
junio de 2006 y suscrita entre la Aerocivil y Aeropuertos del Caribe S.A.
se encuentra la recuperación del pavimento asfáltico de la plataforma
del Terminal de carga. Así mismo, se ha requerido a Aeropuertos del
Caribe S.A. para que realice el reemplazo de las rejillas fracturadas en
el aeropuerto Ernesto Cortissoz de Barranquilla, el cual como se
evidencia en los informes de supervisión números Décimo cuarto y
décimo quinto, (informes Ambientales), La sociedad concesionaria ha
realizado el mantenimiento y reemplazo de las mismas.
52,00
52,00
52,00
De acuerdo con el acta de priorización de obras, de fecha 13 de junio de
2006 y suscrita entre la Aerocivil y Aeropuertos del Caribe S.A. se
encuentra la recuperación del pavimento asfáltico de la calle de rodaje
FOXTRO conexa al Terminal de carga. En la actualidad esta obra se
encuentra en espera de acuerdo con la disponibilidad de recursos que
devengan del pago de la contraprestación.
Se verificó que mediante acta de priorización de obras, de fecha 13 de
junio de 2006 y suscrita entre la Aerocivil y Aeropuertos del Caribe S.A.
se encuentra la recuperación del pavimento asfáltico de la calle de
rodaje FOXTRO conexa al Terminal de carga. En la actualidad esta obra
se encuentra en espera de acuerdo con la disponibilidad de recursos
que devengan del pago de la contraprestación.
100%
47,71
47,71
47,71
Mediante Oficio 1070-516-3-494-07 de fecha 06 de junio de 2007, se
aprobó la interventoría para la amoliación de los márgenes(bermas), del
aeropuerto Ernesto Cortizos de Barranquilla. Se anexa oficio de aprobación
y acta de inicio servicios de interventroría. En la actualidad se encuentra
en ejecución el proyecto. Se anexan soportes.
Se vericó que mediante Oficio 1070-516-3-494-07 de fecha 06 de junio
de 2007, se aprobó la interventoría para la amoliación de los
márgenes(bermas), del aeropuerto Ernesto Cortizos de Barranquilla. Se
anexa oficio de aprobación y acta de inicio servicios de interventroría.
En la actualidad se encuentra en ejecución el proyecto. Se anexan
soportes.
1
100%
52,00
52,00
52,00
El Ministerio de Hacienda mediante oficio N° 4,0,0,1 de 12 de mayo de Se verificó el oficio N° 4,0,0,1 de 12 de mayo de 2006, del Ministerio de
2006, informa sobre la viabilidad de hacer uso del 100% de las Hacienda mediante donde se informa sobre la viabilidad de hacer uso
del 100% de las contraprestaciones de B/quilla y Cartagena.
contraprestaciones de B/quilla y Cartagena.
1
100%
52,00
52,00
52,00
34,76
34,76
.
De acuerdo con el acta de priorización de obras, de fecha 13 de junio de
2006 y suscrita entre la Aerocivil y Aeropuertos del Caribe S.A. se
encuentra la reposición del sistema de circuito cerrado de televisión
(CCTV), las máquinas de rayos X y los arcos detectores de metales. En la
actualidad esta obra se encuentra en espera de acuerdo con la
disponibilidad de recursos que resulten del pago de la contraprestación
01-Jun-06
Página 8 de 80
31-May-07
52
1
100%
52,00
52,00
52,00
Se verificó que mediante el acta de priorización de obras, de fecha 13
de junio de 2006 y suscrita entre la Aerocivil y Aeropuertos del Caribe
S.A. se encuentra la reposición del sistema de circuito cerrado de
televisión (CCTV), las máquinas de rayos X y los arcos detectores de
metales. En la actualidad esta obra se encuentra en espera de acuerdo
con la disponibilidad de recursos que resulten del pago de la
contraprestación
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
40
41
CS
CS
No.
88
89
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
La Cláusula Décima Tercera
del contrato de concesión
establece “Valor y forma de pago”,” corresponde al concesionario
pagar a Aerocivil la suma de nueve mil cuatrocientos millones
($9.400.) de pesos de 1.996....” .... Hecho el análisis del acta y
de los antecedentes del estudio de INCORBANK S. A. se
observa que: Los pagos realizados por el concesionario durante
17 04 002 los 8 años de vigencia de la concesión los cuales ascienden a la
suma de $10.987. Millones y cuya variación se observa en el
cuadro No 12, no logran el pretendido comportamiento por
cuanto su variación es totalmente diferente al 15% anual,
diminuyéndose el pago de las cuotas de contraprestación
contempladas en el contrato, observándose además una
variación negativa en los años 1.999, 2.000 y 2.002
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Revisar el estudio que en su momento realizó la firma
Incorbank S.A. y que sirvió de base para la firma del acta
de interpretación bilateral entre la Aerocivil y el Establecer si existe o no una variación
1,Revisión del estudio de Incorbank
concesionario, si se determina que efectivamente se por
concepto
de
pago
de
2,Elaboración de informe
presenta una diferencia en la aplicación de la fórmula contraprestación.
matemática se procederá de acuerdo con lo establecido
en el contrato de concesión.
La cláusula vigésima Novena: “ Inspecciones y supervisión: La
Aerocivil tendrá la facultad permanente de supervisar las tareas
realizadas por el concesionario, bien sea directamente o a través
Realizar el número de visitas que menciona el contrato de
de una entidad de auditoria contratada especialmente para este
concesión, se enviaran informes de supervisión al
14 04 004 objeto. ... observamos que durante la vigencia 2004 la
concesionario en un tiempo máximo de (90) días después
supervisión del contrato realizó una visita en agosto del mismo
de realizada la visita.
año y los resultados de la visita fueron comunicados al
concesionario en Septiembre de 2005, es decir un año después,
...
Dar cumplimiento a los establecido en
el contrato de concesión en lo que se
refiere a número de visitas al
concesionario
y
Entregar los informes en un termino
de 90 días hábiles una vez se realice
la visita.
1- Realizar el número de visitas
establecido
en
el
contrato
de
concesión.
2- Entregar al concesionario los
informes dentro de los noventa (90)
días una vez se finalizada la visita, para
las observaciones a que haya lugar
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
1, Estudio de
Incorbank
2, Informe
2
01-Jun-06
31-Dic-06
30
2
100%
30,43
30,43
30,43
Se realizó el estudio, análisis de la fórmula para el pago de la
contraprestación en el aeropuerto Ernesto Cortizos de Barranquilla, el cual
arrojó como resultado que no existe ningun problema en el cálculo de la
contraprestación realizada por Incorbank (Se anexa estudio)
Se verificó el estudio realizado por la Oficina de Comercialización e
Inversión, el cual arrojó como resultado que no existe ningun problema
en el cálculo de la contraprestación realizada por Incorbank (Se anexa
estudio e informe)
1-Número de visitas
realizadas de
acuerdo con lo
establecido en el
contrato de
concesión.
2-Informes
entregados al
concesionario
dentro de los
noventa (90) días.
2
01-Jun-06
31-Dic-06
30
2
100%
30,43
30,43
30,43
El informe de supervisión del segundo semestre de 2006, fué presentado
en xxxxxx,la última viista se realizó en fechas del 13 al 15 de junio de
2007; cumpliendo así con la primera visita contractual para el año 2007.
Así mismo, los informes de supervisión se envían al concesionario dentro
de los tiempos establecidos.
Se verificaron los soportes del informe de supervisión del segundo
semestre de 2006, que fué presentado en xxxxxx, para la presente
vigencia se anexaron el informe de supervisión y el oficio remisorio para
el Concesionario
Se verificó que con oficio N° 1070.516-655-07, en el cual anexa el
concepto de la parte décimo cuarta numeral 14.3.5.4.5 la Aerocivil
normativamente se reservó este requerimiento, no siendo entonces
obligatorio su implementación en los aeropuertos internacionales
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
AEROPUERTO ALFONSO BONILLA ARAGÓN
42
43
44
CS
CS
CS
90
Se autorizará la adquisición , de la señalización vertical,
El aeropuerto Alfonso Bonilla Aragón carece letrero de por el concepto de obra adicional e imprevista u erogación
11 03 002 identificación del aeródromo como ayuda visual para la adicional e imprevista pactado en contrato de concesión
navegación, según lo contemplado en la Norma OACI,
No. 058-CON-2000, en su capitulo XXV. Ya que esta obra
no se encuentra pactada en el contrato.
Adquirir la señalización vertical del
aeropuerto, como obra adicional e
imprevista u erogación adicional e
imprevista.
Se
realizará
el
procedimiento
establecido en el capitulo XXV, para la
adquisición de la señalización vertical.
Un (1) año para la adquisición y puesta
en funcionamiento del sistema de
señalización vertical.
Contrato
1
01-Jun-06
01-Jun-07
52
1
100%
52,14
52,14
52,14
Se respondió con oficio 1070.516-655-07, el cual anexa el concepto de la
parte décimo cuarta numeral 14.3.5.4.5 la Aerocivil normativamente se
reservó este requerimiento, no siendo entonces obligatorio su
implementación en los aeropuertos internacionales
91
En la actualidad la alternativa de encendido automático de las
bombas del sistema contra incendios en la zona de carga está
fuera de servicio, por posibles fugas en la red de distribución, lo
16 03 001
cual ocasiona una respuesta en tiempo mayor frente a una
emergencia, en razón a que el sistema se debe prender en una
forma manual
Se autorizará la adquisición , la automatización del sistema
de bombas del aeropuerto, por el concepto de obra
adicional e imprevista u erogación adicional e imprevista
pactado en en contrato de concesión No. 058-CON-2000,
en su capitulo XXV. Ya que esta obra no se encuentra
pactada en el contrato de concesión.
Se
realizará
el
procedimiento
establecido en el capitulo XXV, para
Contratar
la automatización del
contratar la automatización del sistema
sistema de bombas del aeropuerto,
de bomba hidráulicas. Un (1) año para
como obra adicional e imprevista u
la
adquisición
y
puesta
en
erogación adicional e imprevista.
funcionamiento
del
sistema
de
señalización vertical.
Contrato
1
01-Jun-06
01-Jun-07
52
1
100%
52,14
52,14
52,14
Se verificó el oficio 1070.516-655-07, el cual anexa los registros
Se respondió con oficio 1070.516-655-07, el cual anexa los registros
fotográficos en que se evidencia el funcionamiento del sistema
fotográficos en que se evidencia el funcionamiento del sistema automático.
automático.
93
La red hidráulica que alimenta el sistema contra incendio de los
puentes de abordaje del muelle internacional no se encuentra
16 03 003 conectada a la red de suministro de agua del Terminal. De otra
parte, en los puentes del muelle nacional, únicamente uno de
ellos se encuentra conectado a la red
Se autorizará la adquisición de la automatización del
sistema contra incendio de los puentes de abordaje, por el
concepto de obra adicional e imprevista u erogación
adicional e imprevista pactado en contrato de concesión
No. 058-CON-2000, en su capitulo XXV. Ya que esta obra
no se encuentra pactada en el contrato.
Se
realizará
el
procedimiento
establecido en el capitulo XXV, para la
Adquirir la automatización del sistema
adquisición de la automatización del
contra incendio, como obra adicional e
sistema contra incendio. Un (1) año
imprevista u erogación adicional e
para la adquisición y puesta en
imprevista.
funcionamiento
del
sistema
de
señalización vertical.
52,14
Se respondió con oficio 1070.516-655-07, el cual anexa los conceptos de
aclaración de AENA, quienes manifiestan "los fuegos que se podían
presentar en estas zonas de plataforma serían los ocasionados por los
derrames de combustible y pequeños fuegos eléctricos. Para ninguno de
los dos es eficaz la extinción con agua, y en el caso del combustible
tampoco es recomendado...por todo lo anterior, se considera mucho más
eficaz la instalación de equipos protátiles adecuados para fuegos tipos C o
D"
contrato
1
01-Jun-06
Página 9 de 80
01-Jun-07
52
1
100%
52,14
52,14
Se verificó que mediante oficio 1070.516-655-07, en el cual se anexan
los conceptos de aclaración de AENA, quienes manifiestan "los fuegos
que se podían presentar en estas zonas de plataforma serían los
ocasionados por los derrames de combustible y pequeños fuegos
eléctricos. Para ninguno de los dos es eficaz la extinción con agua, y en
el caso del combustible tampoco es recomendado...por todo lo anterior,
se considera mucho más eficaz la instalación de equipos protátiles
adecuados para fuegos tipos C o D"
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
45
CS
No.
97
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
En lo relacionado con los niveles de calidad y servicio, según lo
expresado en el informe de la firma asesora Louis Berger,
correspondiente al período de febrero 2003 a enero 2004, las
áreas de plataforma, posiciones de contacto y estacionamiento de
14 04 100
vehículos, sobrepasaron el 80% de la demanda, de las normas
mínimas establecidas en el contrato, lo cual ameritaba que el
concesionario presentara un plan de inversiones para cumplir
con las normas estipuladas, hecho que a la fecha no ha ocurrido
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
En el periodo 2003-2004, no había claridad en el contrato,
si las obras se realizaban en un año puntual o se
realizaban con sujeción a la demanda. El tribunal de
arbitramento, que resolvió las controversias entre Aerocali
S.A. vs UAEAC, definió que las inversiones obligatorias son
Ya se solicito, mediante oficio. El
Solicitar el cronograma de obras al
sujetas a la demanda, solo a finales del año 2005. Por
concesionario cuenta con 60 días para
concesionario.
esto en la última medición realizada por la firma Asesora
su presentación.
del Contrato, se estableció las nuevas mediciones de los
niveles de servicio, donde se solicito el cronograma al
concesionario, este cuenta con (60) días para cumplir esta
obligación.
Unidad de medida
de las Metas
Oficio
Dimensió
n de la
meta
1
Fecha
iniciación
Metas
01-Abr-06
Página 10 de 80
Fecha
terminación
Metas
01-May-06
Plazo en
semanas de
las Metas
4
Avance físico de
ejecución de las
metas
1
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
4,29
4,29
Puntaje atribuido
metas vencidas
4,29
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
El informe de la firma asesora Louis Berger del periodo 2004 a septiembre
de 2005 en el capitulo correspondiente a CUMPLIMIENTOCON NIVELES
DE CALIDAD Y SERVICIO se destaca que en el área de pista y taxeos el
componente para el año 2004 estuvo al 60% de su capacidad y en el 2005
al 60% de su capacidad; en PLATAFORMA en el 2004 estuvo en el 35%
se verificó que mediante oficio N° CGG-0091-06 de Marzo 16 de
de su capacidad total y para el 2005 estuvo en el 38% de su capacidad
2006 la Sociedad Concesionaria en cumplimiento de los niveles de
total; POSICIONES DE CONTACTO, para 2004; M. Int. 50%, M. Nal 50%,
calidad y servicios del componente estacionamiento de vehículos
Zona Regional 20%, para el año 2005 M. Int. 17%, Muelle Nal 50%, Zono
plantea la iniciación de un plan de contingencia para este item
Regional 50%; TERMINAL DE PASAJEROS para el año 2004 estuvo
adecuando las zonas aledañas marcadas como 8 y 9 en el plano que se
30,9%; para 2005 en el 38,01%; ESTACIONAMIENTO DE VEHÍCULOS,
adjunta, dando solución al componente de ESTACIONAMIENTO DE
para 2004 el 67%; para el 2005 el 82%: Mediante comunicado CGGVEHÍCULOS,adicionalmente se verificó un proyecto para adicionar 125
0091-06 de Marzo 16 de 2006 la Sociedad Concesionaria en
plazas
cumplimiento de los niveles de calidad y servicios del componente
estacionamiento de vehículos plantea la iniciación de un plan de
contingencia para este item adecuando las zonas aledañas marcadas
como 8 y 9 en el plano que se adjunta, dando solución al componente de
ESTACIONAMIENTO DE VEHÍCULOS, adicionalmente se presento un proye
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL VIGENCIA 2005
Acto Administrativo
1. Elaboración y adopción del código
de "Adopción" del
de ética
Código de Ética
1
01-Dic-06
30-Jun-07
30
1
100%
30,14
30,14
30,14
Se verificó que la Entidad adoptó Mediante Resolución N° 00570
La Entidad adoptó Mediante la Resolución N° 00570 de Febrero 14
de Febrero 14 de 2008, el Código de Ética, el cual se ha venido
de 2008, el Código de Ética, el cual se ha venido socializando
socializando mediante el envío de correos electróncios,
mediante el envío de correos electróncios, divulgación en INTERNE
divulgación en INTERNET e INTRANET y visitas al nivel central,
e INTRANET y visitas al nivel central, Regionales y Aeropuertos
Regionales y Aeropuertos
OAP
Acto Administrativo
2. Elaboración y adopción del código de "Adopción" del
de Buen Gobierno
Código de Buen
Gobierno
1
01-Dic-06
30-Jun-07
30
1
100%
30,14
30,14
30,14
La Entidad adoptó Mediante Resolución N° 00569 de 14 de febrero
de 2007, el Código de Buen Gobierno, el cual se ha venido
socializando mediante el envío de correos electróncios, divulgación
en INTERNET e INTRANET y visitas al nivel central, Regionales y
Aeropuertos
Se verificó que la Entidad adoptó Mediante Resolución N° 00569
de 14 de febrero de 2007, el Código de Buen Gobierno, el cual
se ha venido socializando mediante el envío de correos
electróncios, divulgación en INTERNET e INTRANET y visitas al
nivel central, Regionales y Aeropuertos
OAP
2. Elaboración y
adopción
documento Estilo de Dirección
Acto Administrativo
del de "Adopción" del
Documento Estilo
Dirección.
1
01-Dic-06
30-Jun-07
30
0,8
80%
24,11
24,11
30,14
El equipo MECI, adelantó la encuesta junto con los consultores para
establecer los parámetros de percepción del estilo de Direcció, en la
actualidad el equipo MECI se encuentra revisando el borrador del acto
administrativo que adoptará el estilo de Dirección para la Entidad y su
posterior divulgación a mas tardar el 30 de Abril de 2008.
Se verificó que El equipo MECI, adelantó la encuesta junto con los
consultores para establecer los parámetros de percepción del estilo de
Direcció, en la actualidad el equipo MECI se encuentra revisando el
borrador del acto administrativo que adoptará el estilo de Dirección para
la Entidad y su posterior divulgación a mas tardar el 30 de Abril de
2008. Anexo soportes
1.
Charlas
de
socialización y
Listado de
sensibilización de los procedimientos
asistencia a la
para formulación de los planes de
Charla o Reuniones
acción
20
01-Ene-07
30-Jun-07
26
20
100%
25,71
25,71
25,71
Se verificaron los listados de asistencia a las reuniones de socialización
Se adjunta copias y soportes de directrices y formatos para construcción
y apoyo a las áreas, correo electrónico del jefe de la OAP, donde se
de los planes de acción y listados de asistencia a las reuniones de
describen directirces para consstruciión y presentación de los planes de
socialisación y apoyo a las áreas.
acción..
Manual de
Funciones y
Competencias.
100%
01-Dic-06
30-Jun-07
30
1
100%
30,14
30,14
30,14
Se verificó la Resolución N°03920 del 28 de 2007, mediante la cual la
Mediante Resolución N°03920 del 28 de agsoto de 2007, la Entidad
Entidad adopta el Manual Específico de Funciones y competencias
adopta el Manual Específico de Funciones y competencias laborales.
laborales.
Listado de
asistencia a la
Charla o Reuniones
100%
01-Dic-06
30-Jun-07
30
1
100%
30,14
30,14
30,14
La Oficina Asesora de Planeación realizó reuniones focales de
Se verificaron las , soportes y listas de asistencia que evidencian
Desarrollo de Talento Humano - CEA, se adjuntanactas, soportes y
las sensibilizaciones en el marco del proyecto MECI , sobre
listas de asistencia que evidencian las sensibilizaciones en el
reuniones focales de Desarrollo de Talento Humano - CEA,
marco del proyecto MECI ,
Listado de
asistencia a la
Charla o Reuniones
- Divulgación Virtual
20
30-Dic-06
30-Oct-07
43
20
100%
43,43
43,43
43,43
La Oficina Asesora de Planeación, en el marco del proyecto
Mejoramiento Continuo (MECI-SGC-NTCGP:1000:2004), ha venido
socializando y divulgando las estrategias y mecanismos de control
inmersos en ellos (caracterización de procesos, indicadores,
riesgos y puntos de control entre otros), se adjuntan actas, soportes
y listas de aistencia.
OAP
Ambiente de Control: Este componente dio como resultado una
calificación de 1.00, correspondiente a un riesgo Alto, por
debilidades detectadas en los siguientes aspectos: A pesar que el
nivel directivo genera acciones y espacios para promover y
fortalecer los valores corporativos, se presentan deficiencias en
su aplicación.
46
103
OAP
Fortalecer el ambiente de control y la promoción de los
valores corporativos mediante el diseño, elaboración,
adopción y divulgación del Código de Bueno Gobierno,
Código de Ética y el documento de Estilo de Dirección,
elementos que hacen parte del sistema de control
estratégico - Ambiente de Control.
Implementación
del
MECI
Fortalecimiento Ambiente de Control.
1901100
Mejorar la estrategia de socialización, sensibilización,
Insuficientes espacios de diálogo donde se involucre a todos los
capacitación y divulgación en la formulación de los planes
funcionarios en la formulación de los Planes de Acción.
de acción para toda la Entidad.
1.
Adopción
competencia
OAP
de
manuales
de
aplicación
de
Se aprecia en algunas áreas que la asignación de funcionarios Continuar con el mejoramiento continuo, aplicación de los
para trabajos específicos no es resultado de una adecuada manuales de funciones y competencias en todos los
valoración de sus niveles de competencia.
procesos y áreas de la Entidad.
2. Socialización
competencias
OAP
OAP
Incrementar las estrategias y mecanismos de socialización
Las políticas de control establecidas por la entidad no son
para aumentar el conocimiento de las políticas de control
conocidas por todos los funcionarios.
por parte de los funcionarios
Socialización
y
Página 11 de 80
Se verificaron las actas de reunión, los soportes y listas de
asistencia a las socializaciones y divulgaciones de las
estrategias y mecanismos de control inmersos en ellos
(caracterización de procesos, indicadores, riesgos y puntos de
control entre otros),
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Valoración del Riesgo . La evaluación de este componente dio
como resultado una calificación de 1.58 equivalente a riesgo Alto,
por los siguientes aspectos: Se aprecian deficiencias en la
identificación de riesgos inherentes y de control sobre las
actividades que se realizan al interior de la entidad.
* No se evidenció la identificación de riesgos por proceso y un
plan de contingencia que permita dar respuesta oportuna a la
ocurrencia de situaciones riesgosas.
OAP
47
Acción correctiva
Objetivo
Continuar trabajando en el mejoramiento continuo de sus
procesos y procedimientos, mapas de riesgos y puntos de
control para las actividades relevantes de los mismos.
Para ello, la Entidad adelanta su mejoramiento a través de
la implementación de la norma de calidad NTC Fortalecer el sistema de control
GP1000:2004 en los procesos misionales del nivel central interno en cuanto a la Valoración del
y la Regional Cundinamarca, proceso que será Riesgo
acompañado por una firma consultora en coordinación
con la Oficina Asesora de Planeación. Este proyecto
fortalecerá el Sistema Mecí y particularmente el
componente administración del riesgo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Para el 2007 la Entidad se compromete
a entregar implementado la primera
etapa del SGC bajo la norma NTCGP
1000:2004 para los procesos y/o
áreas misionales del nivel central (
Secretaria de Sistemas Operacionales
y sus Direcciones; Secretaria de
Seguridad Aérea y sus Direcciones;
Oficina de Transporte Aéreo; Oficina
de Registro y Oficina Asesora de
Planeación), y la Dirección Regional
Cundinamarca - nivel central. En cada
proceso implementado va inmerso el
estudio de riesgos asociados.
Procesos
funcionarios
capacitados
130
01-Oct-06
30-Sep-07
52
130
100%
52,00
52,00
52,00
En el marco del proyecto Mejoramiento Continuo (MECI-SGCNTCGP:1000:2004), se han capacitado 80 funcionarios en la
modalidad de diplomado dictado por el ICONTEC y ASTEQ .; 40
funcionarios certificados como auditores de calidad y 90
funcionarios del nivel regional. Uno de los módulos del diplomado de
la Auditoría incluía la Administración y manejo de riesgos.
Igualmente a través de charlas por grupos se ha venido reforzando
tema.
Implementación en el 2007 del Sistema
de Gestión de Ia Calidad en el nivel
central en los procesos misionales en
su primera etapa.
Implementación de
procesos de
Gestión de la
Calidad.
Capacitación,
30
01-Oct-06
30-Sep-07
52
30
100%
52,00
52,00
52,00
Continuando con el progrma de capacitación en la norma
NTCGP1000:2004, se desarrollaron los módulos de formación de auditores Se verificaron los listados de capacitación y las certificaciones de los
internos, siendo certificados 40 funcionarios. Con el fin de servir de apoyo funcionarios capacitados (las certificciones reposan en el CEA y en
para realizar las auditorías internas requeridas para el funcionamiento del OAP).
SGC.
4
01-Oct-06
30-Sep-07
52
4
100%
52,00
52,00
52,00
Se verificaron los soportes de las campañas de divulgación y
La OAP, ha realizado campañas de divulgación y Socialización del SGC
Socialización del SGC mediante diferentes estrategias (correos
mediante diferentes estrategias (correos electrónicos, intranet, carteleras,
electrónicos, intranet, carteleras, cuadernos,folletos
y revista
cuadernos,folletos y revista aeronáuticas)
aeronáuticas)
2
01-Dic-06
30-Abr-07
21
2
100%
21,43
21,43
21,43
A la fecha se han ubicado los funcionarios necesarios para fortalecer la Se verificó que a la fecha se han ubicado los funcionarios necesarios
OCI.
para fortalecer la OCI.
Se verificaron los listados de capacitación dentro del proyecto
Mejoramiento Continuo (MECI-SGC-NTCGP:1000:2004), a 80
funcionarios en la modalidad de diplomado dictado por el
ICONTEC y ASTEQ .;y de 40 funcionarios certificados como
auditores de calidad y a 90 funcionarios del nivel regional. Uno
de los módulos del diplomado de la Auditoría y Auditoría incluíala
Administración y manejo de riesgos. Igualmente a través de
charlas por grupos se ha venido reforzando el tema.
1902100
Ajustar en el nivel central y la Regional Cundinamarca una
* La organización tiene establecido un mapa de riesgos para
vez quede implementada la norma NTC GP 1000:2004 el
algunas dependencias del nivel central, sin embargo, se
mejoramiento y ajuste de procesos, controles, riesgos e
presentan deficiencias en su aplicación y en el proceso de
indicadores, Para el 2008 se espera replicar a nivel
levantamiento del mismo como el caso de la Regional del Meta.
regional.
OAP
Fortalecer el sistema de control
interno en cuanto a la Valoración del A medida del avance que se tenga del Divulgación de la
* Las políticas de control establecidas por la entidad no son Divulgar las políticas por los medios existentes en la Riesgo
levantamiento de la información, se irá
información por
conocidas por todos los funcionarios.
Entidad.
divulgando.
medios electrónicos.
OAP
La Dirección de Talento Humano realizará las acciones
*Existen debilidades en el acompañamiento por parte de la Oficina
necesarias para reforzar la Oficina de Control Interno con
de Control Interno en el manejo del riesgo que debe dar la Oficina
3 funcionarios y de esta forma poder fortalecer el
de Control Interno, por cuanto este no es sentido en todas las
acompañamiento de ésta en todas las áreas de la
áreas de la Institución.
Institución.
OAP
OAP
48
105
OAP
OAP
1903100
Continuar con el fortalecimiento del sistema de Control
Interno buscando las mejores herramientas para lograr un
Actividades de Control. Aún no se tienen establecidos para sistema integral de gestión y evaluación de resultados con
todas las actividades, indicadores que permitan medir la eficacia y base en indicadores y la metodología Balanced Scorecard
efectividad de los controles aplicados y por consiguiente de la en el nivel central,
gestión
institucional.
*Para manejar los riesgos identificados no se evidenció el
establecimiento
de
procedimientos
específicos.
* insuficientes espacios de dialogo donde se involucre a todos los
funcionarios en la formulación de los Planes de Acción
Fortalecer el sistema de control
* Se observo que es deficiente la formulación del plan de acción
interno en cuanto a la evaluación de
institucional ........
riesgo, puntos de control y Cumplir
con lo estipulado en el Decreto 1599
de 2005, el Decreto 4110 de 2004 y lo
estipulado por el DAFP y el Consejo
Se revisarán todos los procesos, se levantarán los
Asesor en materia de Control Interno.
procedimientos, se ajustarán los mapas de riesgos y se
establecerán los puntos de control para todos los procesos
de la Entidad
*La Oficina de Control Interno participa en el diseño, desarrollo e
implementación de controles a ser aplicados en los diferentes
procesos ejecutados por la Entidad; sin embargo, se presentan
deficiencias en algunos de ellos, especialmente aquellos que
tocan temas como viáticos y gastos de viaje, horas extras y
mantenimiento.
* al interior de la Entidad no se considera que durante la vigencia
2005 se hayan realizado actividades tendientes a fomentar el
autocontrol en cada uno de los funcionarios.
Gestionar ante la Dirección de Talento Humano las
acciones necesarias para reforzar la Oficina de Control
Interno con 3 funcionarios y de esta forma fortalecer el
acompañamiento de la misma en todas las áreas del nivel
central y Regional de la Entidad.
Oficio de solicitud por parte del Jefe de
la OCI, Resolución de Ubicación de
Funcionarios
Oficio de solicitud
de personal y
Resolución de
Ubicación firmada.
1. Divulgación y socialización de los
procesos, procedimientos y mapas de
riesgo.
Soporte de
capacitaciones y
sensibilizaciones
realizadas.
4
01-Nov-06
15-Jul-07
37
4
100%
36,57
36,57
36,57
En el marco del proyecto de implementación de la
NTCGP1000:2004 y MECI la Entidad viene fortaleciendo el
Sistema de Control Interno, documentando y actualizando
procedimientos, puntos de control, riegos e indicadores de
gestión entre otros. Los resultados de indicadores de gestión
institucionales son reportados por las áreas semestralmente a la
Oficina de Control Interno, para su correspondiente evaluación. Se verificaron los soportes de: Proyecto de Resolución de Administrción
El procedimiento, la conformación del comité de del Riesgo, listado de capacitación, procedimientos y flujogramas de
administración del riesgo y la adopción del Sistema de administración del riesgo e informes de avance de consultoría.
Administración del Riesgo ya se encuentra validado por las áreas
pertinentes y actualmentese encuentraen la Secretaría General con
el fin de expedir el acto adminstrativo pertinente. En el marco del
proyecto de MEJORAMIENTO CONTINUO y la documentación del
SGC se han capacitado unos 300 funcionarios en el tema de
identificación y manejo de riesgos y puntos de control.
2. Monitoreo y seguimiento a la
administración de los riesgos y a los
mecanismos de control establecidos
por las áreas.
Informes
presentados
2
01-Ene-07
30-Sep-07
39
2
100%
38,86
38,86
38,86
La Oficina de Control Interno , adoptó la metodología de presentar los Se verificaron los informes de la Oficina de Control Interno , con la
informes de Auditoría conforme a la administración del riesgo, haciendo metodología de la administración del riesgo, haciendo seguimiento por
seguimiento por medio del plan de mejoramiento interno.
medio del plan de mejoramiento interno.
Oficio de solicitud por parte del Jefe de
la OCI, Resolución de Ubicación de
Funcionarios
Oficio de solicitud
de personal y
Resolución de
Ubicación firmada.
2
01-Dic-06
30-Abr-07
21
2
100%
21,43
21,43
21,43
A la fecha se han ubicado los funcionarios necesarios para fortalecer la Se verificó que a la fecha se han ubicado los funcionarios necesarios
OCI.
para fortalecer la OCI.
Página 12 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
107
1404004
OAP
La entidad no cuenta con una herramienta actualizada para la
evaluación oportuna y permanente de la ejecución de los
contratos por cuanto se evidenciaron algunas deficiencias en las
labores de interventoría reflejada en hechos como que la
presentación de los informes de actividades de los interventores,
son inoportunos. situación que incide en el conocimiento, por
parte de la alta dirección, de datos que reflejen el desarrollo de
los contratos.
Efectuar proceso de sensibilización a los funcionarios que
actúan como supervisores de los contratos con el
aplicativo SEIPI. Hacer un seguimiento a la parte
contractual de cada uno de los proyectos que se Mantener actualizada la información
desarrollan con un aplicativo llamado (SEIPI). Realizar la incluida en el SEIPI con calidad y
segunda fase de SEIPI que contempla la evaluación, toma oportunidad
de acciones correctivas si hay lugar a ellas y seguimiento,
a través de la oficina de planeación en el segundo
3. Implementación Segunda fase de
semestre del 2007.
SEIPI que contempla la evaluación.
ADM
108
1404004
La entidad no cuenta con un procedimiento o lineamientos
específicos para la elaboración de los informes de interventoría,
tampoco con una metodología que garantice una efectiva
evaluación a estos, dada su importancia para verificar el
cumplimiento a las obligaciones contractuales, lo señalado
constituye una limitante en el cumplimiento de las funciones a su
cargo con eficacia y eficiencia
Actualizar y modificar la Resolución No. 03307 de 1997
sobre funciones de los supervisores e interventores a
través del Grupo de Procesos Contractuales, incluyendo
los lineamientos que deben ser tenidos en cuenta para la
elaboración de los informes, lo que permitirá contar con
una metodología que garantice una efectiva evaluación de
los mismos.
Contar
con
las
herramientas
necesarias para que los supervisores
e interventores puedan cumplir las
funciones de su cargo con eficacia y
eficiencia, de conformidad con la
Resolución
03307
del
04 de
septiembre
de
1997
y/o
su
modificatoria
109
1404004
Soportado en el análisis a las funciones establecidas en la
resolución 03307 de 4 de septiembre de 1997 para los
interventores, se observa que éstos no le dieron estricto
cumplimiento, de manera especifica en lo previsto en los artículos
19 y 20, puesto que no todas las carpetas que reposan en el
grupo de contratos, presentan reportes de las operaciones
efectuadas con los fondos de los contratos, tampoco se incluye
en ellas, otra información financiera que los interventores
debieron requerir periódicamente en las oficinas correspondientes
para remitirlas al citado grupo, lo señalado
ARCH
110
1904008
Las tablas de retención documental fueron aprobadas el 8 de
marzo de 2002 y modificadas el 28 de enero de 2004 acuerdo
con la reorganización de la entidad mediante Decreto 260 de
2004, sin embargo a la fecha se evidencia incumplimiento de las
normas que regulan la gestión archivística, toda vez que no están
siendo aplicadas por la totalidad de los funcionario; situación que
afecta el manejo de la información.
Resolución
Expedida y
designaciones
realizadas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
6
15-Ene-07
30-Dic-07
50
6
100%
49,86
49,86
49,86
La OAP, realiza seguimiento a la ejecución contractual de forma
Se verificaron los informes de seguimiento de la ejecución contractual y
permanente a través del SEIPI, y consolida un informe semestral que sirve
el consolidado semestral (Soportes que se encuentran en la OAP)
inclusive de soporte para la cuenta de la CGR.
1
01-Jun-07
30-Dic-07
30
0,8
80%
24,23
24,23
30,29
La Entidad contrató por intermedio de la Dirección de Informática un
Ingeniero que está encargado de corregir las fallas que se han presentado Se verificó en la OAP, el aplicativo SEIPI, al cual se le estan realizando
en el aplicativo SEIPI, sin embargo las áreas comprometidas con la los ajustes necesarios.por parte del ingeniero contratista.
ejecución vienen actualizando permanentemente el aplicativo.
2
30-Sep-07
30-Dic-07
13
2
100%
13,00
13,00
13,00
Los funcionarios del Grupo de Programación y Seguimiento a Proyectos
de Inversión entregaron el informe de seguimiento a los aplicativos, y en el
esta incluido el informe del contrtatista sobre la evaluación de los
resultados del aplicativo.
Se verificó el informe presentado por los funcionarios del Grupo de
Programación y Seguimiento a Proyectos de Inversión sobre
seguimiento a los aplicativos, en el cual está incluido el informe del
contratista sobre la evaluación de los resultados del aplicativo.
17,00
El Director Administrativo mediante correo electronico dirijdo a todos los
funcionarios, divulgó la Resolución 000589 del 12 de febrero de 2007, la
cual reglamenta la funciones y el trámite interno del procedimiento que
debe adelnatar quienes sean designados o contratados para la supervisión
y/o interventoria de los contratos celebrados por la AEROCIVIL. Mediante
oficio No. 32000-0255 de fecha 19 de septiembre de 2007, el Director
Administrativo designó al señor German Alberto Cardenas Balvuena para
la verificación de los informes remitidos a este despacho por parte de los
supervisores y/o interventores de los contratos
Se verificaron los documentos de la Resolución N° 00589 de 2007 y el
oficio N° 3200 -0255 del 19 de septiembre de 2007 para la asignación
de un funcionario que valore los informes remitidos a la Dirección
Administrativa.
1
01-Dic-06
30-Mar-07
17
1,00
100%
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
17,00
17,00
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
1
01-Dic-06
31-Ene-07
9
1
100%
8,71
8,71
8,71
Mediante circular No. 3201092 de fecha 19 de febrero de 2007, el Director Se verificó que mediante circular No. 3201092 de fecha 19 de febrero
General y la Secretaria General, exigen el cumplimiento de los lineamientos de 2007, el Director General y la Secretaria General, exigen el
señalados en el Decreto 2434 de fecha 18 de julio de 2006, en cuanto a cumplimiento de los lineamientos señalados en el Decreto 2434 de
los procesos de selección y contratos a celebrar por parte de la UAEAC. fecha 18 de julio de 2006, en cuanto a los procesos de selección y
Circular enviada a las diferentes areas Ejecturoras como tambien a los contratos a celebrar por parte de la UAEAC. Circular enviada a las
Grupos encargados de la parte contractual a Nivel Cetral y la Circular No. diferentes areas Ejecturoras como tambien a los Grupos encargados de
3200.0181 del 8 de junio de 2007 dirigida alos Directores Regionales. la parte contractual a Nivel Cetral y la Circular No. 3200.0181 del 8 de
Todo procesos contractual debe quedar registrado en el protal Único de junio de 2007 dirigida alos Directores Regionales. Todo procesos
Contratación
contractual debe quedar registrado en el protal Único de Contratación
Circular Enviada
Solicitar a través del Grupo de Procesos Contractuales a
las unidades ejecutoras y a los profesionales responsables
de la supervisión que presenten mensualmente los
Hacer cumplir la Resolución 03307 del
informes correspondientes, especificando el cumplimiento
04 de septiembre de 1997 y su
de la ejecución del contrato, verificando las cuestas
modificatoria.
presentadas por el contratista, detallando sus ítems y
valores, durante toda la ejecución del contrato. (anexando
documentos soportes).
SSA
52
Actualización y modificación de la
resolución 3307 de 1997 y designación
del funcionario (s) que va (n) a evaluar
los informe.
Se enviará circular indicando a las
unidades
ejecutoras
y
a
los
profesionales responsables de la
supervisión el cumplimiento a sus
obligaciones en la Resolución 03307
del 04 de septiembre de 1997.
SSA
51
Aplicativo
implementado y
prueba de
funcionabilidad
Informe de
4, Seguimiento Trimestral y acciones Evaluación de los
correctivas si a ello hubiere lugar.
resultados del
aplicativo
OAP
50
Unidad de medida
de las Metas
Informe de
2. Realizar seguimiento Bimensual a la evaluación de los
ejecución contractual.
reportes aplicativo
SEIPI
OAP
49
Descripción de las Metas
Dar cumplimiento a la Ley 594 de
Continuar con el fortalecimiento de las políticas de gestión 2000 y al Acuerdo 42 de 2002 del
documental y archivo, a través de la ejecución Archivo General de la Nación, en la
permanente de programas de capacitación a nivel organización de archivos y aplicación
de las tablas de retención documental
nacional.
por parte de todos los funcionarios
Recepción de informes enviados por
los supervisores y valoración de los
mismos por parte del funcionario(s)
designado (s).
Informes
Trimestrales
enviados y
verificados.
2
01-Abr-07
30-Oct-07
30
2
100%
30,29
30,29
30,29
Los supervisores de los contratos de la SSA, presentan los informes de
Se verificaron los informes de supervisión de los funcionarios de la SSA
supervisión de acuerdo con lo estipulado en la Resolución Nº 0589 de
en los dos trimestres correspondientes
2007.
Cursos de capacitación, actualización
y repaso a 150 funcionarios del nivel
nacional
Registro de
funcionarios
capacitados
100%
22-Ene-07
30-Nov-07
45
1
100%
44,57
44,57
44,57
Se verificaron los soportes de las capacitaciones realizadas por el Jefe
El Jefe de Grupo de Archivo envió vía electrónica los soportes de las
del grupo de Archivo, dichos soportes fueron enviados vía correo
capacitaciones.
electrónico
Página 13 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
10-Ene-07
30-Nov-07
46
1
100%
46,29
46,29
46,29
El Jefe de Grupo de Archivo envió vía electrónica los soportes de los El Jefe de Grupo de Archivo envió vía electrónica los soportes de los
informes de capacitaciones y visitas realizadas.
informes de capacitaciones y visitas realizadas.
1
22-Ene-07
31-Jul-07
27
1
100%
27,14
27,14
27,14
En la Dirección Regional se recibieron los implementos necesarios para la
organización y adecuación del archivo como son:Estantería, cajas y
carpetas y los funcionrios se encuentran capacitados en organización de
archivo y aplicación de tablas de retención documental.
100%
22-Ene-07
22-Ene-08
52
1
100%
52,14
52,14
52,14
El Jefe de Grupo de Archivo envió vía electrónica los soportes de los Se verificó que el Jefe de Grupo de Archivo envió vía electrónica los
informes de capacitaciones y visitas realizadas.
soportes de los informes de capacitaciones y de visitas realizadas.
7
01-Dic-06
30-Jun-07
30
7
100%
30,14
30,14
30,14
Se verificaron los reportes de los meses de Mayo, junio y julio de 2007,
Se continúan realizando los reportes de integridades y se está realizando
sin presentar ninguna novedad ni pendientes por parte de la Regional
el procedimiento de actualización de inventarios en el sistema.
Meta.
3
01-Feb-07
28-Feb-07
4
3
100%
3,86
3,86
3,86
Se verificó que mediante Resolución N°3337 del 14 de agosto de 2006,
Mediante Resolución N°3337 del 14 de agosto de 2006 adiciona la se adicionó la Resolución N° 4531 de 2005, se delegó en el Grupo
Resolución N° 4531 de 2005 se delegó el manejo de almacen, inventarios Administrativo y Financiero el manejo de almacen, inventarios y activos
y activos fijos entre otros
fijos entre otros, así mismo el jefe de este Grupo designó un funcionario
para el manejo del almacén.
j
Una visita anual a 194 dependencias o
unidades
de
producción
de Informe y Registro
documentos a nivel nacional, para de visitas realizadas
verificar cumplimiento.
ARCH
ARCH
53
111
1904005
ARCH
RM
54
112
RM
1601100
Actualizar la evaluación de necesidades de recursos y
Aunque los funcionarios del grupo de archivo de la Regional del suministros que ya se hizo en la regional.
Meta han recibido capacitación sobre el manejo y conservación
de documentos, se sigue incumpliendo lo establecido en la Ley
594 de 2000, por cuanto el archivo aún se encuentra en proceso
Garantizar el estricto cumplimiento
de organización, las tablas de retención documental no se aplican
de las normas que regulan la materia.
en todas las áreas de la Regional. Además el grupo no cuenta
con todos los medios y recursos necesarios para el cumplimiento
de la función.
Realizar
visita de inspección y verificación de
cumplimiento a los procesos de organización e
identificación de los documentos.
Adquisición, dotación e instalación
elementos indispensables para
organización y almacenamiento
conservación de los documentos
archivo de la regional, a través
proceso contractual respectivo.
de
la
y
de
del
Contrato
Verificación a través de una visita de constancia de visita
inspección y
capacitación
sobre
y funcionarios
normas y procedimientos archivisticos.
capacitados
Desarrollar
adecuadamente
el
Registro PAF de
proceso de almacén que incluye los
Verificación mensual de la aplicación proceso de almacén
procedimientos de: recibo, entrega,
de los procedimientos mencionados
con sus respectivos
registro, disposición y control de los
procedimientos.
inventarios.
Actualizar a través del Grupo de Almacén, de la Dirección
Inadecuado manejo en el proceso de recibo, entrega, registro, Administrativa, el proceso de almacén que incluye los
disposición y control de los inventarios; así como de la procedimientos de: recibo, entrega, registro, disposición y
segregación de funciones asociadas a estas actividades.
control de los inventarios al igual que la segregación de
funciones asociadas a estas actividades.
Asignación de funciones a los tres
Oficios de
Segregar las funciones asociadas al funcionarios que laboran en el almacén
Asignación
proceso de almacén
de acuerdo con el Manual de
enviados.
Funciones y Competencias.
Página 14 de 80
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Según el informe de visita del Jefe de Archivo a la Dirección Regional
Meta, todas las áreas de la Dirección asistieron a curso de capacitación
sobre organización de archivos y específicamente sobre aplicación de
tablas de retención documental, además verificó que los elementos
necesarios para su adecuación fueron recibidos en la Dirección
Regional.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
RV
55
114
1602100
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Elaboración resolución de bajas
OAJ
115
1604001
El flujo de información dentro de la entidad para el registro
oportuno de las diferentes operaciones, presenta deficiencias; tal
como se pudo evidenciar con el proceso de registro de litigios o
demandas. Así mismo, se afecta la oportunidad en la generación
de informes.
1501006
El carácter global de la planta de personal de la entidad que
estableció el Decreto 261 del 28 de enero de 2004, no se ajusta a
las necesidades de las áreas misionales, dada la labor específica
y altamente técnica que cumplen sus funcionarios, quienes deber
reunir características definidas y perfiles puntuales para el logro
de sus objetivos
Verificar a través de reportes del aplicativo ORION que la
información de los diferentes procesos se encuentre
actualizada. El Jefe del Grupo de Representación Judicial,
Actualizar la información de manera
verificará y velará por el cumplimiento de lo establecido en
veraz y oportuna en el aplicativo
la Resolución por medio de la cual se adopte oficialmente
ORION.
el sistema de información judicial, haciendo requerimientos
escritos a los apoderados en el evento en que no se esté
dando cumplimiento a dicha Resolución.
DTH
118
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
1
01-Dic-06
31-May-07
26
1,0
100%
25,86
25,86
25,86
La DRV, a través de sus funcionarios técnicos realizó las actas donde Se verificó que la DRV, realizó las actas donde consta la valoración
consta la valoración técnica de los activos
técnica de los activos
Resolución de Baja
Adaptada.
1
31-May-07
30-Jul-07
9
1
100%
8,57
8,57
8,57
La funcionaria encargada del Almacén en la Dirección Regional, adelantó se verificó que la funcionaria encargada del Almacén en la Dirección
las visitas correspondientes a los aeropuertos y se realizaron las Regional, adelantó las visitas correspondientes a los aeropuertos y se
respectivas actas de baja.
realizaron las respectivas actas de baja.
El Jefe del Grupo de Representación
Judicial realizará el seguimiento de los
procesos del aplicativo Orión de todos
los apoderados de la entidad.
Reportes
informes
16
01-Nov-06
30-Oct-07
52
16
100%
51,86
51,86
51,86
Se continúa con el seguimiento y monitoreo de los procesos en el
aplicativo, lo cual se ve reflejado en que la información que debe Se verificaron los reportes del sistema de los meses de marzo, abril,
presentarse a la CGR, en la cuenta sea reportado directamente del mayo, junio,julio, agosto, septiembre y octubre de 2007.}(ver AZ en
aplictavo. También se estpa reportando mensualmente a la Dirección Jurídica)
Financiera para el manejo de esta cuenta.
32,43
32,43
El Grupo de Carera de la Dirección de Talento Humano ha continuado con
la revisión de las hojas de vida de los funcionarios de las áreas misionales, Se verificó que el Grupo de Carrera posee carpetas con las diferentes
verificando los requisitos para el desempeño de estos cargos y de los valoraciones de hoja de vida (aspirantes a ocupar cargos dentro de la
nombramientos y ubicaciones. Aclarando que esta labor se realiza Entidad) / o historias laborales de los funcionarios
permanentemente.
0,00
0,00
Se verificó que con la entrada en producción del Sistema de información
En lo relacionado con la alimentación del Sistema SITAH se está dando
de Talento Humano
( SITAH), se está dando cumplimiento al
cumplimiento a la inclusión de la información de los funcionarios del área
proceso de inclusión de información de los funcionarios del área
Misional en un 90%
misional en un 90%.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Identificación de perfiles al mes de
febrero de 2007
2) Revisión de perfiles de las áreas misionales.
57
Dimensió
n de la
meta
Unidad de medida
de las Metas
Depuración de activos fijos con
Acta donde consta
personal técnico para definir cuales se
la valoración técnica
dan de baja y cuales se mantienen y se
En el Almacén del aeropuerto de Palmira, existen elementos
de los activos.
Actualizar
información, establecer reasignan a las áreas.
varios
de
comunicación,
pertenecientes
al
inventario Continuar en el proceso de bajas y valorizaciones bajo el
novedades y registrar en el sistema
“devoluciones y otros de baja” de los aeropuertos de la Regional cumplimiento de la Ley de saneamiento contable.
los elementos que se van a valorizar.
del Valle, sin que se encuentren valorizados
RV
56
Descripción de las Metas
Actualizar los manuales de funciones y
competencias a la nueva normatividad
armonizándola con las funciones
institucionales.
Hojas de vida de los
funcionarios de las
áreas misionales
90%
15-Ago-06
30-Mar-07
32
90%
100%
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
32,43
Revisión de hojas de vida a marzo de
2006
3) Revisión de hojas de Vida de funcionarios ubicados en
áreas misionales.
Puntaje atribuido
metas vencidas
1. Revisión de las Leyes y los Decretos
que definen la Estructura y funciones
de la Unidad en coordinación con la
Oficina de Planeación
Proyecto de
Decreto o ley
100%
01-Nov-06
31-Oct-07
52
1
100%
52,00
52,00
52,00
La Entidad cumplió con la revisión de la normatividad conjuntamente con
OAP y la SSA. Así mismo se expidió el Decreto N° 4739 de 29 de Dic de
2005. de Modificación de planta de personal y consecuentemente con
este Decreto se procedió a nombrar los 117 Inspectores de Seguridad,
ajustando de esta forma los perfiles y competencias comportamentales
específicas de acuerdo con las necesidades de la SSA. En cuanto a la
modificación del Decreto 260, la OTA lideró el proceso de revisión y ajuste
del mismo.
DTH
3. Levantamiento de cargas de trabajo
de 117 funcionarios de la Secretaria de
Seguridad Aérea
Reportes
117
01-Nov-06
30-Jun-07
34
117
100%
34,43
34,43
34,43
Se verificó el documento remitido por la SSA, mediante Comunicación N°
La SSA, mediante Comunicación N° 5000-11507 del 4 de septiembre de
5000-11507 del 4 de septiembre de 2007, con el estudio técnico
2007, remitió el estudio técnico apoyado en las cargas de trabajo de 117
apoyado en las cargas de trabajo de 117 cargos de inspectores y 68
cargos de inspectores y 68 cargos de apoyo, propuesta presupuestal y
cargos de apoyo, propuesta presupuestal y planta de cargos actual y
planta de cargos actual y los requeridos.
los requeridos.
DTH
Revisión de las funciones de las áreas estudio de revisión
y de ser necesario se ajustará la
y/o acto
administrativo
planta de personal.
2
01-Dic-06
01-Jun-07
26
2
100%
26,00
26,00
26,00
No se ha considerado la modificación de la planta por la Concesión de
Se verificó que la Entidad ha ubicado al personal de acuerdo con las
Aeropuertos y teniendo en cuenta que la planta es global y flexible, se han
necesidades del servicio en los diferentes aeropuertos para las áreas
ubicado los cargos de acuerdo con las necesidades de los diferentes
misionales.Ver Resoluciones
aeropuertos para las áreas misionales.
1
01-Dic-06
01-Jun-07
26
1
100%
26,00
26,00
26,00
Se verificó que esta actividad no aplica, porque se han realizado las
N.A. porque se han realizado las redistribuciones de los cargos de
redistribuciones de los cargos de acuerdo con las necesidades del
acuerdo con las necesidades del servicio como resultado de la entrega en
servicio como resultado de la entrega en Concesión de los diferentes
Concesión de los diferentes aeropuertos.
aeropuertos.
DTH
58
119
59
120
DTH
1501100
1501100
El Decreto 260 del 28 de enero de 2004, que modificó la
estructura de AEROCIVIL, establece funciones, principalmente en
las áreas misionales, que según sus objetivos a desarrollar no
son de su competencia o algunas no han sido debidamente
planteadas; tal es el caso de las consignadas para la Secretaría
de Seguridad Aérea, específicamente a sus dos Direcciones,
Estándares de Vuelo y Medicina de Aviación y Licencias
1. Adelantar la revisión de las normas vigentes para
ajustarlas a las reales necesidades del servicio.
2.Hacer los estudios correspondientes para revisar las
funciones, cargas de trabajo y perfiles con el propósito de
definir las necesidades actuales de las dos Direcciones.
1. Adecuar las funciones y planta de
personal
de la
Secretaria
de
Seguridad Aérea, revisando los
Decretos y Resoluciones vigentes.
2. Definir
las responsabilidades
directas en las funciones, los perfiles
de
inspectores
mediante
el
levantamiento de las cargas de
trabajo.
Aunque la entidad para optimizar su recurso humano, en el nivel Revisar la Resolución 840 de 2004 en coordinación con la
central cuenta con grupos internos de trabajo con carácter Oficina de Planeación, ajustar las disposiciones que
Identificar si la planta y la disposición
permanente, establecidos en la Resolución 00840 de 10 de marzo asignan funciones a las áreas y de ser necesario reubicar
Presentación de estudios para
de personal es la apropiada para la
de 2004. sin embargo, el recurso humano es insuficiente funcionarios con perfiles adecuados. Insistir en caso de
aumentar la planta de personal en el
Entidad.
comparado al gran volumen de trabajo que deben realizar justificarse en el incremento de la planta de personal
evento que sea indispensables
principalmente las áreas misionales.
aunque existen limitaciones de gobierno (PRAP).
Estudio
Página 15 de 80
Se verificó que la Entidad cumplió con la revisión de la normatividad
conjuntamente con OAP y la SSA. Así mismo se expidió el Decreto N°
4739 de 29 de Dic de 2005. de Modificación de planta de personal y
consecuentemente con este Decreto se procedió a nombrar los 117
Inspectores de Seguridad, ajustando de esta forma los perfiles y
competencias comportamentales específicas de acuerdo con las
necesidades de la SSA. la OTA lideró el proceso de revisión y ajuste
del mismo.la OTA lideró el proceso de revisión y ajuste del mismo.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
DTH
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Revisión de la Resolución 840 de
2004 y Modificación de la misma si
hubiere lugar.
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Informe o
Resolución
2
01-Dic-06
01-Jun-07
26
2
100%
Página 16 de 80
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
26,00
26,00
Puntaje atribuido
metas vencidas
26,00
Respuesta de las áreas
De las revisones que se han realizado a la Resolución N° 840 de 2004,La
Dirección de Talento Humano en coordinación con el Grupo de Calidad
Aeronáutica, se ha podido establecer por necesidad del servicio la
creación de varios Grupos según Resoluciones N°s 386 de 01 de feb de
2007, N°290 del 26 de enero de 2007 y .
Seguimiento OCI
Se verificó que de las revisiones que se han realizado a la Resolución
N° 840 de 2004,La Dirección de Talento Humano en coordinación con el
Grupo de Calidad Aeronáutica, ha podido establecer por necesidad del
servicio la creación de varios Grupos según Resoluciones N°s 386 de
01 de feb de 2007, N°290 del 26 de enero de 2007, 317 de 31 enero de
2006, 4531 del 12 de octubre de 2005,4185 de sep de 2005 y 2024 de
31 de mayo de 2004.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
30/04/2008
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
No.
Fecha
terminación
Metas
Código
hallazgo
Fecha
iniciación
Metas
AREA
Dimensió
n de la
meta
ITEM
Unidad de medida
de las Metas
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
60
SEGySUP
122
1902002
No se ha establecido, a nivel institucional, una cultura preventiva
del riesgo tanto en la seguridad aeroportuaria como en la
Aeronáutica, aunado a la falta de complementariedad entre la
vigilancia de las mismas.
Realizar campañas para la implementación de la cultura
preventiva a través del CEA con el apoyo de la Dirección
2. Aprobación por la DSSA de 25
de Seguridad y Supervisión Aeroportuaria, con la Contar con una cultura preventiva del planes
locales
de
seguridad
aprobación de los planes locales de seguridad riesgo
aeroportuaria de los aeropuertos con
operaciones comerciales regulares
aeroportuaria de los aeropuertos que tienen operaciones
comerciales regulares.
Planes locales
100%
01-Sep-06
01-Sep-07
52
1
100%
52,14
52,14
52,14
Se anexan los 25 oficios de aprobación por la DSSA de los planes locales Se verificó la aprobación por la DSSA de 25 planes locales de seguridad
de seguridad aeroportuaria de los aeropuertos con operaciones aeroportuaria de los aeropuertos con operaciones comerciales
comerciales regulares.
regulares
61
OAP
123
1903003
Incrementar
la
cobertura
de
Faltan procedimientos administrativos estandarizados, en las Documentar los procedimientos administrativos faltantes
procedimientos
normalizados
y Tener los procedimientos de la entidad
áreas misionales, tanto en el nivel central como regional, en las áreas misionales y actualizar el procedimiento
documentados bajo estándares de documentados y actualizados
particularmente el Área de los planes de acción.
3.1.1.01.07 elaboración plan de acción
alta calidad
Procedimientos
documentados
100%
30-Nov-06
31-Jul-07
35
0,85
85%
29,51
29,51
34,71
Los procedimientos que ya están publicada en el servidor Bog 07 Inf. Vale
Se verificaron los procedimientos publicados en el servidor Bog 07 Inf.
la pena mencionar que los procedimientos existen pero falta complementar
Vale la pena mencionar que los procedimientos existen pero falta
su documentación. En la actualidad existen 175 procedimientos
complementar su documentación. Correo anexo.
documentados.
Oficio
proyecto
2
01-Dic-06
30-Mar-07
17
2
100%
17,00
17,00
17,00
Acción correctiva
Objetivo
2. Solicitar
proyectos
SSA
124
62
1202100
Se presentan debilidades presupuestales, técnicas y de recurso
humano en el esquema Seguridad Aérea, limita la consecución
eficiente de los objetivos trazados en la actual regionalización de
la Aerocivil que pueden incidir en el cumplimiento de la misión y
visión de la entidad, afectando también el nivel de compromiso de
los funcionarios y la
Conformar un grupo interdisciplinario integrado por las
áreas ejecutoras, con el fin de establecer la proyección de
cada uno de los aeropuertos, partiendo inicialmente de los
8 internacionales y posteriormente los de mayor tráfico
CEA
125
SEGySUP
y
ejecutar
1504001
Las áreas misionales no cuentan un plan formal de capacitación
impartido por el CEA, acorde con el avance tecnológico en las
telecomunicaciones y con la implementación de otros recursos
técnicos, que propendan por el mejoramiento continuo de las
actividades involucradas. Adicionalmente no se cuenta con un
programa de inducción, reinducción y entrenamiento para la
posesión de nuevos cargos, ni en algunos casos empalme con el
funcionario anterior; tal es el caso de los directores de Desarrollo
Aeroportuario, Seguridad y Supervisión Aeroportuario, Director de
Telecomunicaciones y Ayudas a la Navegación Aérea y el
Secretario de Sistemas Operacionales.
126
1103100
El procedimiento implementado para garantizar el engranaje de
cada una de las actividades misionales desarrolladas tanto a nivel
central como regional no es adecuado, evidenciándose la
actuación aislada en algunas actividades, como: la supervisión
aeroportuaria se ve afectada por la falta de coordinación con el
de
aérodromos
Capacitación a funcionarios de las
Diseñar el Plan de Capacitación áreas misionales
anual, para atender la preparación y
formación técnica del sector misional
satisfaciendo
las
necesidades
operativas de la Entidad (ATS-AISCOM-MET, Electrónica, SEI-SAR e
Informática) acorde con la asignación
presupuestal para tal fin. Igualmente
Proporcionar la información necesaria
del quehacer institucional respecto de
las políticas del sector transporte,
misión y funciones que la constitución
política y las leyes le asignan
mediante el Programa de Inducción y Sensibilización y capacitación a los
funcionarios nuevos y antiguos de la
Implementar el programa de inducción, reinducción y Reinducción.
Aeronáutica Civil durante el 2007 en
entrenamiento para los funcionarios.
temas de administración pública y el
quehacer institucional.
Implementar una mejor comunicación con las diferentes
áreas encargadas de la supervisión y seguridad
aeroportuaria y aeronáutica y de las direcciones que
realizan inversiones para el mejoramiento de la
infraestructura, en aras de una operación segura y
eficiente en los aeropuertos a fin de unificar las soluciones
a las diferentes no conformidades y necesidades en
cumplimiento de los planes de mejoramiento de los
diferentes aeropuertos.
Puntaje atribuido
metas vencidas
Reforzar las funciones misionales,
obteniendo
los
Manuales
de
certificacionesde los 8 aeropuertos
internacionales
Elaborar plan de capacitación formal 2007
CEA
64
recursos
3.
Certificación
internacionales
SSO
63
Descripción de las Metas
Dar cumplimiento estricto a la
Resolución 840 de 2004, el Decreto 1. Supervisión de los aeropuertos con
260 y 261 de 2004, en lo referente al operaciones comerciales regulares.
Grupo de Supervisión Aeroportuaria.
Manual de
Certificación de
Aeródromos
8
01-Abr-07
30-Dic-07
39
8
100%
39,00
39,00
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
La Entidad realizó un Manual de Aeródromo Guia el cual fue remitido a
todos los aeropuertos internacionales, para su revisiòn y se levantó el
informe de falencias de cada uno de los aeropuertos, también se actualizó
el Anexo 14 de los RAC
Se verificó que la Entidad realizó un Manual de Aeródromo Guia el cual
fue remitido a todos los aeropuertos internacionales, para su revisiòn y
el informe de falencias de cada uno de los aeropuertos y también se
actualizaron - Anexo 14 de los RAC
Se verificó el acta N° acta No. 049 de Diciembre de 2006, donde el
Consejo Directivo del Centro de Estudios de Ciencias Aeronáuticas
aprobó el Programa de capacitación para la vigencia 2007, las
necesidades de capacitación, actualización y habilitación de sus
funcionarios que hacen parte de las áreas misionales como las de
apoyo, igualmente se verificó el programa de capacitación aeronaútica y
el programa de capacitación aviación en los cuales aparaecen
capacitados 2997 funcionarios capacitados a la fecha dic 30 de 2007.
Los listados de asistencia y registro de programas se encuentran en la
Secretaria Académica del CEA.
39,00
Funcionarios
capacitados
100%
07-Mar-07
20-Dic-07
40
1
100%
76,00
76,00
40,00
Mediante acta No. 049 de Diciembre de 2006, el Consejo Directivo del
Centro de Estudios de Ciencias Aeronáuticas aprobó el Programa de
capacitación para la vigencia 2007, el cual se coordinó con las diferentes
áreas de la Entidad teniendo en cuenta las competencias laborales y en
particular por grupos ocupacionales, así mismo, las necesidades de
capacitación, actualización y habilitación de sus funcionarios que hacen
parte de las áreas misionales como las de apoyo. Anexos - No. 1 - 2 y 3.
Funcionarios
capacitados
100%
07-Mar-07
20-Dic-07
40
1
100%
40,00
40,00
40,00
De igual forma, en el programa de capacitación aprobado por el Consejo
Directivo del Centro de Estudios de Ciencias Aeronáuticas mediante acta
No. 049 de Diciembre de 2006, se incluyeron eventos de capacitación Se verificaron los listados de asistencia a los programas de reinducción
dirigidos a los funcionarios de la entidad en los temas de: Renducción, con la participación de 418 funcionarios en el año 2007.
contratación administrativa, gestión documental, corrección de estilo y
redacción profesional, SICE, entre otros . Ver Anexo - No. 2.
Informes de
Supervisión
10
16-Sep-06
30-Ago-07
50
10
100%
49,71
49,71
49,71
El grupo de Supervisión aeroportuaria presentó los informes
se verificaron los informes correspondientes a las visitas de supervisión
correspondientes a las visitas de supervisión efectuadas ( se anexan 12
efectuadas ( se anexan 12 informes)
informes)
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FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
1404004
La función de supervisión es limitada por la falta de recursos, a
pesar de existir otros mecanismos que garanticen el cumplimiento
de especificaciones y/o obligaciones de carácter aeronáutico y
aeroportuario, como es la inclusión de los costos de supervisión
en cada uno de los proyectos a realizar. Entre otros, no existe
suficiente cobertura en cobertura en las visitas de supervisión, los
funcionarios de las áreas misionales, encargados de realizar
estas labores son insuficientes.........
Acción correctiva
Objetivo
DDA
65
2. Comisiones de visita de obra
127
DDA
Implementar estrategias para asegurar las visitas
supervisión oportunamente, encaminadas a obtener
diagnóstico acertado y actualizado de los proyectos
curso y proceder a designar supervisores ubicados
cada una de las Direcciones Regionales.
de
un Supervisar el cumplimiento del objeto
en y las obligaciones contractuales o de
3. Visita de obra.
en los diferentes proyectos
4. Informe y reporte de bitácora de
obra.
DDA
Monitoreo: La evaluación de este componente presenta una
calificación de 1.00, con riesgo alto por presentar deficiencias en
los siguientes aspectos: * Establecimiento de un sistema de
evaluación que propenda por el fortalecimiento de la cultura del
autocontrol y el mejoramiento continuo de la gestión institucional.
OAP
Continuar fortaleciendo en toda la Entidad el sistema de
control interno, mediante la implementación del MECI:1000
y la NTCGP:1000, donde se incrementarán las
sensibilizaciones y las campañas de autocontrol. Para el
nivel Regional se replicará la implementación del MECI y
de la norma NTCGP-1000.
2. Elaboración y
adopción
documento Estilo de Dirección
No todos los funcionarios de la entidad participan en talleres que Mejorar la estrategia de socialización, sensibilización,
permitan retroalimentar a la alta dirección sobre las deficiencias capacitación y divulgación en la formulación de los planes
de los controles aplicados.
de acción para toda la Entidad.
OAP
66
Descripción de las Metas
130
OAP
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Resoluciones de
Comisión de viáticos
aprobadas
100%
15-Nov-06
30-Jun-07
32
1
100%
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
32,43
32,43
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
32,43
La DDA, realizó las gestiones correspondientes ante la SSO, con el fin de
obtener los traslados presupuestales para los viáticos de la Dirección de
Desarrollo Aeroportuario, donde se puede observar el suministro de los
recursos necesarios para el cumplimiento de las comisiones por parte de
los supervisores, se anexan traslados y Resoluciones de Viáticos, actas
parciales de obra y oficios remisorios de los informmes y las bitácoras.
Se verificaron los traslados presupuestales para los viáticos de la
Dirección de Desarrollo Aeroportuario, donde se puede observar el
suministro de los recursos necesarios para el cumplimiento de las
comisiones por parte de los supervisores, se anexan traslados y
Resoluciones de Viáticos, actas parciales de obra y oficios remisorios de
los informmes y las bitácoras..
38,86
El equipo MECI, adelantó la encuesta junto con los consultores para
establecer los parámetros de percepción del estilo de Dirección, en la
actualidad el equipo MECI se encuentra revisando el borrador del acto
administrativo que adoptará el estilo de Dirección para la Entidad y su
posterior divulgación a mas tardar el 30 de Abril de 2008.
Se verificó que El equipo MECI, adelantó la encuesta junto con los
consultores para establecer los parámetros de percepción del estilo de
Direcció, en la actualidad el equipo MECI se encuentra revisando el
borrador del acto administrativo que adoptará el estilo de Dirección para
la Entidad y su posterior divulgación a mas tardar el 30 de Abril de
2008. Anexo soportes
Actas parciales de
obra presentadas
100%
15-Nov-06
30-Jun-07
32
1
100%
32,43
32,43
32,43
Informe suscrito y
presentado
1
15-Ene-07
30-Jul-07
28
1
100%
28,00
28,00
28,00
1
01-Oct-06
30-Jun-07
39
1
100%
38,86
38,86
Acto Administrativo
del de "Adopción" del
Documento Estilo
Dirección.
4.
Charlas
de
socialización y
sensibilización de los procedimientos
para formulación de los planes de
acción
Charla
Reuniones
20
30-Ago-06
30-Ago-07
52
20
100%
52,14
52,14
52,14
Se verificaron los listados de asistencia a las reuniones de socialización
Se adjunta copias y soportes de directrices y formatos para construcción
y apoyo a las áreas, correo electrónico del jefe de la OAP, donde se
de los planes de acción y listados de asistencia a las reuniones de
describen directirces para consstruciión y presentación de los planes de
socialización y apoyo a las áreas.
acción..
5. Adopción de manual de funciones y
competencias.
Manual de
Funciones y
Competencias.
100%
30-Jun-06
30-Jun-07
52
1,0
100%
52,14
52,14
52,14
Se verificó la Resolución N°03920 del 28 de 2007, mediante la cual la
Mediante Resolución N°03920 del 28 de agsoto de 2007, la Entidad
Entidad adopta el Manual Específico de Funciones y competencias
adopta el Manual Específico de Funciones y competencias laborales.
laborales.
Charlas
resoluciones
100%
01-Dic-06
30-Jun-07
30
1
100%
30,14
30,14
30,14
La Oficina Asesora de Planeación realizó reuniones focales de
Se verificaron las , soportes y listas de asistencia que evidencian
Desarrollo de Talento Humano - CEA, se adjuntanactas, soportes y
las sensibilizaciones en el marco del proyecto MECI , sobre
listas de aistencia que evidencian las sensibilizaciones en el marco
reuniones focales de Desarrollo de Talento Humano - CEA,
del proyecto MECI ,
Charlas
divulgación virtual
20
30-Dic-06
30-Oct-07
43
20
100%
43,43
43,43
43,43
La Oficina Asesora de Planeación, en el marco del proyecto
Mejoramiento Continuo (MECI-SGC-NTCGP:1000:2004), ha venido
socializando y divulgando las estrategias y mecanismos de control
inmersos en ellos (caracterización de procesos, indicadores,
riesgos y puntos de control entre otros), se adjuntan actas, soportes
y listas de aistencia.
1. Implementación de la política y
Resolución de
adopción
del
componente
de
adopción
información y comunicación pública y el
Numero de
subsistema de control de gestión
boletines emitidos
MECI:1000
2
01-Nov-06
30-Jun-07
34
2
100%
34,43
34,43
34,43
Mediante Resolución N° 01539 del 20 de abril del 2006, se adopta el MECI Se verificó que mediante Resolución N° 01539 del 20 de abril del 2006,
y se conforma el equipo MECI de la Entidad y mediante Resolución N° se adopta el MECI y se conforma el equipo MECI de la Entidad y
05632 de 29 de Diciembre de 2006, se adoptó el Manual de Implemntación mediante Resolución N° 05632 de 29 de Diciembre de 2006, se adoptó
del MECI..
el Manual de Implemntación del MECI...
2. Evaluación de los elementos de
información
primaria,
secundaria,
sistemas
de
información,
procedimientos
y
planes
de
contingencia
1
15-Jul-07
30-Sep-07
11
1
100%
11,00
11,00
11,00
Se anexan los informes ejecutivos de avance de la implementación de la Se verificaron los informes ejecutivos de avance de la implementación
norma NTC GP1000 y los folletos de divulgación.
de la norma NTC GP1000 y los folletos de divulgación.
Continuar fortaleciendo el Sistema de
Control Interno en el componente de
Monitoreo
y
avanzar
en
la
implementación del Modelo Estándar
de Control Interno.
1902003
Unidad de medida
de las Metas
Al interior de la organización, la asesoría y el acompañamiento de Continuar con el mejoramiento continuo, aplicación de los
la Oficina de Control Interno, sobre los procesos desarrollados, no manuales de funciones y competencias en todos los
es percibida en la totalidad de las dependencias.
procesos y áreas de la Entidad.
6. Socialización
competencias
OAP
Incrementar las estrategias y mecanismos de socialización
Las políticas de control establecidas por la entidad no son
para aumentar el conocimiento de las políticas de control
conocidas por todos los funcionarios.
por parte de los funcionarios
OAP
OAP
67
131
OAP
1904001
Información y Comunicación : Su resultado fue 0.50
correspondiente a riesgo Medio, sin embargo se evidencian
debilidades ante situaciones como: Implementación de un plan de
contingencia para ser aplicado en caso de presentarse fallas en
los canales de comunicación
Continuar fortaleciendo el sistema de control interno
mediante la implementación del MECI:1000, donde se Fortalecer el Sistema de Control
incrementarán las sensibilizaciones y las campañas de Interno en el componente de
autocontrol. Para el nivel Regional se replicará la Información y Comunicación.
implementación del MECI y de la norma NTCGP-1000.
y
aplicación
de
7. Socialización
Informe
Página 18 de 80
Se verificaron las actas de reunión, los soportes y listas de
asistencia a las socializaciones y divulgaciones de las
estrategias y mecanismos de control inmersos en ellos
(caracterización de procesos, indicadores, riesgos y puntos de
control entre otros),
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
ARCH
68
ARCH
132
1904005
Acción correctiva
Objetivo
Implementar por parte del Grupo de Archivo General y la
Dirección
Administrativa
(
Grupo
de
Procesos
Contractuales), la ejecución y seguimiento de los
procedimientos archivísticos en forma clara y precisa que
conlleven a una eficaz organización e identificación de las
carpetas contentivas de los documentos de los contratos.
Fortalecer
los
procesos
de
organización e identificación de las
unidades de conservación y ajustar
los procedimientos de ordenamiento y
almacenamiento, a lo ordenado por la
normatividad archivística.
Adicionalmente, se observaron a nivel general deficiencias en la
organización, disposición y manejo de los archivos, situación que
se traduce en incumplimiento de la Ley 594 de 2000. Como
aspectos relevantes se tiene: Se presentan deficiencias en la
organización y archivo de las carpetas contentivas de la
información contractual..................
Realizar a los funcionarios encargados de manejar
contratación
las
capacitaciones
requeridas
que
contribuyen a la sensibilización y aprendizaje del
procedimiento de archivo aplicable.
ARCH
OAP
133
134
OAP
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Documento
2. Identificación y organización de 550 denominado Serie
carpetas o unidades de conservación
documental
de acuerdo con tabla de retención
registrado en la
documental. .
tabla de retención
documental.
550
15-Dic-06
30-Sep-07
41
550
100%
41,29
41,29
41,29
La Dirección Administrativa y sus Grupos procesos Contractuales y
Procesos Precontractuales están organizando los documentos de acuerdo
con la tabla de retención documental, observando además las normas
sobre conservación y preservación de los documentos, se anexa oficio
técnico de la visita efectuada por el Jefe de ARchivo y la Oficina de
1. Capacitación a los funcionarios
encargados
de
manejar
la
Certificado del
contratación, sobre programas de
curso dictado y
gestión archivistica a nivel central (1
asistencia al curso.
capacitación) y a cada una de las
regionales (1 capacitación ).
100%
01-Feb-07
30-Ago-07
30
1,0
100%
30,00
30,00
30,00
El Jefe del Grupo de Archivo efectuo las capacitaciones correspondientes . Se verificaron las certificaciones de l as capacitaciones Grupo de
Se anexan certificaciones
Archivio
Archivos
electrónicos
enviados
2
01-Feb-07
30-Dic-07
47
2
100%
47,43
47,43
47,43
Se verificó que el Jefe del Grupo de Archivo realizó las campañas de
El Jefe del Grupo de Archivo realizó las campañas de sensibilización sobre
sensibilización sobre el manejo y organización del archivo. Se anexan
el manejo y organización del archivo.
soportes.
Certificaciones
expedidas por el
jefe de archivo
100%
15-Dic-06
30-Nov-07
50
1,0
100%
50,00
50,00
50,00
Se verificò que el archivo se encuentra organizado tal cual lo exige la
Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 42 de 2002 del AGN. Ademàs se
La Administración ya tiene organizado los archivos de conformidad con el
designaron dos funcionarios para mantener actualizados y organizados
Artículo 24 de la Ley 594 y del Acuerdo 42 de 2002 del AGN.
los documentos del archivo.Se anexa informe de la visita realizada por el
Jefe de Archivo y la OCI.
100%
15-Dic-06
15-Feb-07
9
1,0
100%
8,86
8,86
8,86
La Oficina Asesora de Planeación presentó los informes de planes de
Se verificaron los informes de planes de acción u operativos de las
acción u operativos de las áreas de apoyo, que no manejan recursos de
áreas de apoyo, que no manejan recursos de inversión.
inversión.
Información sobre la disposición y
Evaluaciones
Coordinación de la inclusión de trimestrales por
programas en el SIGOB por parte de la parte de la Oficina
Oficina de Planeación que es la
de Planeación
responsable del programa, junto con el sobre el SIGOB y
Gerente de meta en el nuevo
sus
cuatrienio.
recomendaciones
4
01-Nov-06
30-Oct-07
52
4
100%
51,86
51,86
51,86
2. Seguimiento permanente al Sistema
por la Oficina de Planeación.
2
4.Efectuar tres revisiones en el año de
las normas archivisticas y una
actualización permanente y oportuna
del procedimiento.
1101001
La entidad no cuenta con un Plan de Acción Institucional que
oriente el rumbo de las actividades de todas las áreas misionales
y de apoyo, que apuntan al logro de la misión y objetivos
corporativos, toda vez que el Plan de Acción rendido en la cuenta
presentado a la CGR a 31 de diciembre de 2005, contempla
solamente las correspondientes a las Secretarías, Direcciones y/o
Grupos que involucran recursos del presupuesto de inversión,
excluyendo otras que así mismo contribuyen directa o
indirectamente al cumplimiento de la misión y que requieren del
seguimiento y control de las mismas.
1103002
Unidad de medida
de las Metas
Elaboración del plan de acción para las
Desarrollar e incluir en el plan de acción las áreas de
áreas de apoyo e incorporarlo en los
gestión (Apoyo) que aportan a logro de los objetivos
Incluir todos las áreas que aportan a formularios Nos 4 y 4A de la CGR por Plan de Acción para
estratégicos sin compromisos de recursos de inversión
objetivos estratégicos.
parte de las áreas de apoyo, las Areas de Apoyo.
presentándolo en la cuenta de la Contraloría con corte a
incluyendo
las
actividades
mas
30 de diciembre de 2006.
importantes.
OAP
70
Fecha
iniciación
Metas
Tener a todos los funcionarios que
adelantan
la
labor
contractual
cumpliendo con las normas de archivo
de conformidad con el proceso que se
implante
y
las
capacitaciones 2. Campaña semestral vía electrónica
de sensibilización
impartidas.
ARCH
69
Dimensió
n de la
meta
Descripción de las Metas
Seguimiento a los programas de gobierno: En la información no
se reporta el presupuesto asignado al programa No 1.
Garantizar que en el SIGOB se
Concesiones de Aeropuertos; aunque en la descripción de la
Incluir el presupuesto asignado al programa No 1 en el encuentre incluidos los presupuesto
meta se establece: “El proceso de concesión busca desarrollar la
de inversión para cada programas a
SIGOB por parte del Gerente de Meta.
mejor estrategia y el esquema óptimo de capital privado o mixto,
que hubiere lugar.
para la expansión, mejoramiento y la operación de la
infraestructura aeroportuaria....
Informes
semestrales
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Se verificó en conjunto con el Jefe de Archivo que la La Dirección
Administrativa y sus Grupos procesos Contractuales y Procesos
Precontractuales están organizando los documentos de acuerdo con la
tabla de retención documental, observando además las normas sobre
conservación y preservación de los documentos, se anexa oficio de
visita.
La OAP realiza seguimiento oportuno y de conformidad con las directrices
del DNP y Ministerio de Transporte, en la actualización de la información Se verificáron los soportes de seguimiento y reportes de avances de
del sistema SIGOB, tal como consta en los anexos de informes mensuales y metas en los indicadores SIGOB. Hasta diciembre de 2007
semestrales
01-Nov-06
Página 19 de 80
30-Oct-07
52
2
100%
51,86
51,86
51,86
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
DT
Adquirir luminarias para cambio de luces faltantes
DT
Disponer
Oficiar a CODAD para que realice la demarcación
(demarcación)
horizontal de la pista
normas OACI
DT
71
136
1202100
DT
DT
DT
1202003
Teniendo en cuenta las limitaciones de presupuesto de inversión
por la que atraviesa la UAEAC y en general el sector público para
la adquisición de infraestructura, en este caso específico ayudas
aeronáuticas, se plantea la consecución de radioayudas (ILS)
para aproximación de precisión con destino al aeropuerto de
Pasto con un número de operaciones mínimas, comparado con
otros aeropuertos que no cuentan con esas herramientas y
arrojan un número de operaciones mayores como son el de
Bucaramanga, San Andrés, Cartagena y Leticia, que a la fecha de
la auditoría cuenta con ILS sin habilitar.
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Contrato
1
01-Sep-06
31-Jul-07
48
1
100%
47,57
47,57
47,57
CODAD, ha venido realizando el mantenimiento rutinario de los sistemas
de iluminación de la pista norte. A la fecha en la pista norte solo hay una Se verificó el oficio N° RHR - 414 AC/07 de 30-10-2007 de CODAD a
luz fuera de servicio, la cual debe ser intervenida, aclarando que en la la interventoría del contrato de Concesión, donde se manifiesta el
medida que se presentan daños en las luces se van reparando (mtto estado actual de las luces de la pista.
preventivo y correctivo)
Oficio de
requerimiento
1
23-Nov-06
22-Feb-07
13
1
100%
13,00
13,00
13,00
En la Bahía de Espera de la cabecera 13L, se demarcaron dos posiciones
de parqueo y adicionalmente se está tramitando un NOTAM determinando
que cuando se presente en esa zona una aeronave categoría 4E,4D,o 4C,
Se verificó copia del NOTAM y del plan de obras Hito 3 Anexo D)
solo se permita la utilización de una de las posiciones de parqueo, de otra
parte en el Hito 3, le corresponde a OPAIN SA, la expansión de las bahías
de espera de la pista norte.
Contrato 2006
Contrato 2007
2
23-Nov-06
22-Nov-07
52
1,5
75%
39,00
39,00
52,00
Se verificó que a la fecha la Entidad, ha realizado las obras de
La Entidad, ha realizado las obras de señalización vertical en dos fases señalización vertical en dos fases Con los contratos N°s 5000558 OH y
Con los contratos N°s 5000558 OH y el 6000461 OH del 2006 y se está el 6000461 OH del 2006 y se está estudiando con la parte operativa la
estudiando con la parte operativa la necesidad de hacer una nueva fase.
necesidad de hacer una nueva fase y a 31 de Dic, se entregará el
estudio pertinente.
Oficio de
requerimiento
1
23-Nov-06
22-Feb-07
13
1
100%
13,00
13,00
13,00
Se verificó que CODAD y OPAIN SA practican tres (3) inspecciones
CODAD y OPAIN SA practican tres (3) inspecciones diarias a las pistas y a
diarias a las pistas y a las calles de rodaje, para retirar cualquier
las calles de rodaje, para retirar cualquier elemento que se haya
elemento que se haya desprendido de una aeronave, cumpliendo la
desprendido de una aeronave.
normatividad vigente
Se verificó que la SSA, realizó las siguientes actividades así:
1) Procedimiento para Gestionar el Cumplimiento de las
Recomendaciones Emanadas de los Informes Finales de Investigación
de Accidentes e Incidentes de Aviación.
2) Formato
Control gestión recomendaciones de investigación de accidentes e
incidentes.
3)
Comunicación Cumplimiento Recomendaciones SSA GRPRA 012. Esta
documentación esta por enviarse a la Oficina Asesora de Planeación
para su respectiva aprobación. Antes de finalizar el año se realizarán las
aplicaciones prácticas al respecto.
Se verificó que mediante acta de Comité del 29 de marzo de 2007, de
la SSO realizó la concertación sobre las instalaciones de los sistemas
ILS de radioayudas hasta el año 2008, de acuerdo a los requerimientos
operacionales. Para el año 2007 se instaló el ILS par ael aeropuerto de
Quibdó, se anexa el certificado de inspección en vuelo con resultado
satisfactorio.
Seguir desarrollando los estudios de prefactibilidad
técnicos y operativos para la adquisición de radioayudas
(ILS), con el criterio de mejorar la seguridad en las
operaciones aéreas, evaluando los diferentes aspectos
como condiciones topográficas, meteorológicas, estudio de
sitio, disponibilidad del terreno entre otras.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Proceso de investigación contribuyente
a prevenir accidentes.
Procedimiento
1
23-Nov-06
22-Nov-07
52
1,0
100%
52,00
52,00
52,00
La SSA, realizó las siguientes actividades así:
1)
Procedimiento para Gestionar el Cumplimiento de las Recomendaciones
Emanadas de los Informes Finales de Investigación de Accidentes e
Incidentes de Aviación.
2) Formato Control gestión
recomendaciones de investigación de accidentes e incidentes.
3) Comunicación Cumplimiento Recomendaciones SSA GRPRA 012. Esta
documentación esta por enviarse a la Oficina Asesora de Planeación para
su respectiva aprobación. Antes de finalizar el año se realizarán las
aplicaciones prácticas al respecto.
1. Realización de comités por parte de
la Direcciones de Servicios a la
Navegación
Aérea
y
Telecomunicaciones precedida por el
Secretario de Sistemas Operacionales
y estudios de prefactibiidad técnico y
operativos.
Actas Comités,
Informes de
estudios de
evaluaciones.
2
01-Nov-06
30-Jun-07
34
2
100%
34,43
34,43
34,43
La Secretaria de Sistemas Operacionales, mediante acta de Comité del 29
de marzo de 2007, realizó la concertación sobre las instalaciones de los
sistemas ILS de radioayudas hasta el año 2008, de acuerdo a los
requerimientos operacionales. Para el año 2007 se instaló el ILS para el
aeropuerto de Quibdó, se anexa el certificado de inspección en vuelo con
resultado satisfactorio.
1
01-Nov-06
30-Ene-07
13
1
100%
12,86
12,86
12,86
Mediante el acta de comité del 29 de marzo de 2007, la SSO se encuentran
Se verificó de acuerdo con el acta de comitè la ejecuciòn normal del
planificados los sistemas ILS hasta el año 2008. Para el Año 2007 està
Sistema ILS de Quibdò y se encuentra el compromiso para el año 2008
contratado el ILS de Quibdò, el cual ya se encuentra instalado, se
la adquisiciòn y puesta en funcionamiento del ILS de Yopal.
encuentra en tràmite el acta de liquidaciòn final del contrato.
Contratos
debidamente
ejecutados
100%
01-Abr-07
01-Dic-07
35
1
100%
34,86
34,86
34,86
Se ha dado cumplimiento por parte de la Direcciòn de Telecomunicaciones
el desarrollo de las instalaciones y puestas en servicio de los Sistemas ILS
solicitados por la Direcciòn d eServicios a la Navegaciòn Aèrea: ILS de
Se verificaron los soportes correspondientes ya mencionados actas y
PASTO y Bucaramanga en el año 2006 se encuentran en funcionamiento
certificaciones correspondientes.
y dados al servcio a la navegaciòn aèrea. ILS de Quibdò instalado y
funcionando, se encuentra en ejecuciòn elaboraciòn procedimiento ATM
por parte de Servicios a la Navegaciòn Aèrea.
Acta de recibo final
firmada y
presentada
1
01-Dic-07
30-Dic-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Se anexa certificación del vuelo de comisionamiento del Localizador del ILS Se verificó que en el año 2006 se entregó el localizador del ILS de
de pasto de fecha 31 de agosto de 2006 y Acta de Liquidaciòn Final del Pasto , se anexa acta de liquidaciòn final del contrato No. 5000564-OKContrato suscrita el 09 de Noviembre de 2006. Se instalò el ILS de Quibdò 2005. Se instaló el ILS para el aeropuerto de Quibdó, se anexa el
y se realizò el vuelo de comisionamiento el 20 de septiembre de 2007.
certificado de inspección en vuelo con resultado satisfactorio.
2. Planeación de Proyectos por parte Plan de acción de
de la Dirección de Servicios a la implementación de
Navegación Aérea.
ayudas visuales
DT
DT
de
señalización
Señalización (demarcación) horizontal
horizontal acorde a
visible
Elaborar proceso de identificación de causas de
accidentes contribuyente a prevenir incidentes y Prevenir incidentes y accidentes
accidentes
138
Luces de pista operativas
Del suceso que involucró el vuelo 708 de Tampa, HK 4176X DC-8,
el 24 de noviembre de 2004, y fallado por el Consejo de
Seguridad Aeronáutico con recomendaciones relevantes precisas
Disponer de señalización vertical
Señalización vertical visible
para la UAEAC, entre otras, “...reparar las luces faltantes de la Adquirir señalización vertical
acorde a normas OACI
pista, revisar y completar las líneas de demarcación de la pista,
realizar inspecciones periódicas a la pista haciendo “énfasis en la
iluminación y demarcación de seguridad...” a la fecha de la
auditoría ( 3 de marzo de 2006 ) persiste la causa contribuyente,
falta de señalización horizontal y vertical e iluminación en el
contorno de la pista, lo que evidencia que el proceso de
investigación de accidentes no contribuye a su objeto
fundamental, prevenir accidentes por la misma causa.
Oficiar a CODAD para que realice inspecciones periódicas
Programa de inspección periódico a la
Realizar inspecciones periódicas
e informe sobre la regularidad de dichas inspecciones
pista.
SSA
72
Reparar las luces faltantes de la pista
Descripción de las Metas
Realizar e implementar los resultados
de los estudios de conveniencia para
la adquisición de los sistemas de
ayudas a la navegación aérea de
acuerdo con las necesidades de los
3. Ejecución Contractual y Desarrollo
servicios de tránsito aéreo.
de proyecto por parte de la Dirección
de Telecomunicaciones
4. Puesta en Servicio de los sistemas
de ayudas a la navegación aérea
Página 20 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Informe de revisión
del Memorando
1) Evaluación y análisis del Memorando
Técnico frente a la
Técnico de la NASA 110404.
revisión de la
resolución 5400
1
15-Nov-06
15-Feb-07
13
1
100%
13,14
13,14
13,14
Se cumplió en un 100% la revisión del documento técnico NASA y se Se verificó el informe presentado por la OTA, sobre la revisióm del
produjo el respectivo informe
documento técnico NASA.
Conclusión de la
revisión de la
Determinar la conformidad de nuestra
documentación con las Regulaciones 2)Revisión de la resolución 5400 del 31 resolución frente al
informe de revisión
Internacionales expuestas en la parte de diciembre de 2004
del Memorando
considerativa
Técnico
1
16-Feb-07
15-Jun-07
17
1
100%
17,00
17,00
17,00
Se concluye según el estudio que no se equiere modificación a los RAC, Se verificó el informe de la OTA, donde se concluye que los RAC no
en el informe respectivo.
requieren modificación.
Informe final
1
30-Jun-07
31-Dic-07
26
1
100%
26,29
26,29
26,29
La Conclusión de la OTA es que se mantienen los términos de la Se verificó según el informe que se mantienen los términos de la
Resolución 5400 de diciembre de 2004.
Resolución 5400 de 2004.
Concepto
1
01-Sep-06
30-Mar-07
30
1
100%
30,00
30,00
30,00
La Conclusión de la OTA es que se mantienen los términos de la Se verificó según el informe que se mantienen los términos de la
Resolución 5400 de diciembre de 2004.
Resolución 5400 de 2004.
Resolución
1
30-Mar-07
30-Sep-07
26
1
100%
26,29
26,29
26,29
La Conclusión de la OTA es que se mantienen los términos de la Se verificó según el informe que se mantienen los términos de la
Resolución 5400 de diciembre de 2004.
Resolución 5400 de 2004.
Eventos de
Capacitación
100%
10-Ene-07
31-Dic-07
51
1
100%
50,71
50,71
50,71
Se verifcaron los informes de la ejecución del programa de capacitación
El CEA hasta la fecha ha adelantado 4 cursos de capacitación para la 2007, donde consta que se realizaron 4 cursos de capacitación para
SSA en Colombia y se han enviado al exterior 31 funcionarios de la misma la SSA en Colombia y se que se han enviado al exterior 31 funcionarios
SSA correspondiente a 13 cursos, para un total de 17 cursos.
de la misma SSA correspondiente a 13 cursos, para un total de 17
cursos
100%
10-Ene-07
31-Dic-07
51
1
100%
50,71
50,71
50,71
TRIMESTRALMENTE se hace un informe del seguimiento a la ejecución
del plan , a 30 de dic, se ha desarrolladototalmente, sin incluir otras
actividades que han sido solicitadas por las diferentes áreas en forma
particular, como es el caso de la capacitación de funcionarios de la
Secretaria de Seguridad Aérea en el exterior. Ver Anexos - No. 4 - 5 - 6 - 7
y 8.
Se verifcaron los 4 informes de seguimiento a la ejecución del plan , a
30 de diciembre se ha desarrollado totalmente, sin incluir otras
actividades que han sido solicitadas por las diferentes áreas en forma
particular, como es el caso de la capacitación de funcionarios de la
Secretaria de Seguridad Aérea en el exterior. Ver Anexos - No. 4 - 5 - 6 7y8
Se verificó que mediante Resolución N°00115 del 18 de enero de 2007,
todos los bomberos del Aeropuerto El Dorado fueron reubicados dentro
de la distribución de cargos que se realizó en los diferentes aeropuertos
de acuerdo con las necesidades del servicio y que Se revisaron los
Decretos 260 ,261 y la Resolución 840 del 2004 derivando en la
expedición de la Resolución 4887 de 10 de octubre de 2007 "mediante
la cual se esciden los Grupos SEI ( Servicio de Extincíón de incendios) y
Busqueda y Salvamento SAR adscribiendolas a la Dirección de
Servicios a la navegación Aérea, con lo cual se establece la gererquía y
línea de mando, tanto a nivel nacional como regional, dando así
cumplimiento a los compromisos acordados. El Manual de Funciones y
Competencias Laborales se ajustó con base a la expedición de la
resolución y dentro de la misma resolución se consignaron las
funciones de estos Grupos, tanto a nivel nacional como regional..
Objetivo
OTA
73
OTA
139
1201001
Retomando el considerando de la Resolución No. 05400 del 31 de
diciembre de 2004: “Que con el fin de preservar la seguridad
aérea, se debe evitar que los tripulantes de cabina de mando y de
cabina de pasajeros incurran en situaciones de fatiga......al
Revisar, evaluar y analizar nuevamente el Memorando
analizar entre otros, conceptos primordiales que propenden por
Técnico de la NASA 110404 frente a la Resolución 5400
este objetivo, tales como el “período de jornada de vuelo”[4] y
del 31 de diciembre de 2004
“período de jornada de vuelo regular”[5] tomados del Memorando
Técnico de la NASA 110404, se deduce que la entidad no
consideró
explícitamente
estas
definiciones,
creando
incertidumbre sobre esta motivación.
3) Informe y conclusiones de las
anteriores revisiones por parte del
grupo de Normas aeronáuticas de la
oficina de transporte aéreo y la
Dirección de Medicina y licencias
OTA
OTA
74
140
1201001
Revisadas las normas legales citadas[1] por UAEAC que en su
concepto la facultan para regular la jornada laboral de los pilotos
y copilotos, ni ninguna otra materia relacionada con el régimen
laboral de los mismos, pero si para regular técnicamente el
transporte aéreo.
OTA
CEA
75
142
1802002
CEA
Siendo AEROCIVIL una entidad técnica y la Secretaría de
Seguridad Aérea una dependencia con funciones misionales
relevantes para el cumplimiento de la misión institucional, es
contradictorio que los recursos inicialmente destinados para la
capacitación de los funcionarios adscritos a dicha Secretaría se
hayan reducido en un 60%, de conformidad con lo aprobado en el
Acuerdo 008 del 12 de julio de 2005 y más contradictorio aún
que el 90% de los recursos finalmente apropiados para el 2005,
se estén ejecutando en la presente vigencia, según información
allegada a la Comisión de la Contraloría General mediante oficio
1042.209.06 del Centro de Estudios de Ciencias Aeronáuticas.
Evaluar y determinar las acciones correctivas con el fin
de revisar la normatividad y las resoluciones internas que
regulan la materia, igualmente acudir al concepto
autorizado del Consejo de Estado para que ratifique la
competencia regulatoria de la entidad frente a la
reglamentación de la jornada laboral de los pilotos y
copilotos.
Descripción de las Metas
1. Recepción pronunciamiento del
Consejo de Estado frente a la
Revisar la normatividad vigente, en competencia de la entidad
especial el Decreto 2058 de 1951, la
Resolución 05400 de 2004 y el
concepto del consejo de estado.
2. Revisión y ajustes a la normatividad
vigente
3. Ejecutar el plan de capacitación de
acuerdo con la programación.
Coordinar con las áreas respectivas la proyección y
ejecución de los planes de capacitación para que sean
realizados dentro de las vigencias para los cuales fueron
programados. Solicitar la asignación de los recursos de
acuerdo con las necesidades del plan de capacitación
proyectado. Tomar las acciones pertinentes para
garantizar que el personal de inspección sea capacitado
bajo lo programado dentro del Plan de Capacitación.
76
DTH
149
1302001
La estructura organizacional establecida actualmente para la
asignación de responsabilidades en el manejo del Grupo de
Servicio de Extinción de Incendios – SEI del Aeropuerto
Internacional El Dorado, está a cargo de la Dirección de Servicios
a la Navegación Aérea quien depende de la Secretaría de
Sistemas Operacionales; a su vez se evidenció que funcional y
administrativamente depende de la Gerencia del citado
aeropuerto
77
OAP
150
1504001
Dentro del Plan de capacitación prevista para la vigencia fiscal Definir los procedimientos con el Proyecto SIGER II para el
2005, el CEA registró y dictó el curso recurrente Bombero Grupo Secretaría Académica donde quede establecido el
Aeronáutico 02 con su correspondiente programa académico, proceso de registro de los cursos programados, matricula
reporte oficial de notas, entregados por los coordinadores del SEI de alumnos y notas que permita la expedición de
y SAR
certificaciones y diplomas.
Revisar el Decreto 260 y 261por parte de la Secretaria
General / Dirección de Talento Humano y Tener en cuenta
la entrega en concesión del aeropuerto el Dorado,
garantizando la reubicación de los funcionarios del SEI de
dicho aeropuerto.
Unidad de medida
de las Metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Mantener la idoneidad del personal
Técnico vinculado a la Secretaria de
Seguridad
Aérea,
asegurando
mediante capacitación la continuidad
de los procesos de certificación,
seguimiento y vigilancia.
4. Realizar seguimiento al cumplimiento Verificación de los
del Plan de Capacitación
cursos
Revisión decretos 260 y 261 y Ajuste
Garantizar que esta estructura permita
del manual de funciones estableciendo Proyecto de decreto
la organización y administración del
una jerarquía que garantice la línea de
Manual de
Grupo de Bomberos de forma
mando y unifique la Dirección de este
Funciones
efectiva.
Grupo.
Llevar a cabo de manera ordenada el
registro académico de los programas
contenidos en el Plan de Capacitación
del CEA durante cada vigencia,
matricula y notas obtenidas por los
estudiantes del Centro de Estudios de
Ciencias Aeronáuticas.
Diseño
y
actualización
de
los
procedimientos para llevar a cabo los
registros académicos en el Grupo
Secretaría Académica del Centro de
Estudios de Ciencias Aeronáuticas.
manual de
procedimientos
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
2
01-Dic-06
30-Nov-07
52
2
100%
52,00
52,00
52,00
Se revisaron los Decretos 260 ,261 y la Resolución 840 del 2004 derivando
en la expedición de la Resolución 4887 de 10 de octubre de 2007
"mediante la cual se esciden los Grupos SEI ( Servicio de Extincíón de
incendios) y Busqueda y Salvamento SAR adscribiendolas a la Dirección
de Servicios a la navegación Aérea, con lo cual se establece la gererquía y
línea de mando, tanto a nivel nacional como regional, dando así
cumplimiento a los compromisos acordados. El Manual de Funciones y
Competencias Laborales se ajustó con base a la expedición de la
resolución y dentro de la misma resolución se consignaron las funciones
de estos Grupos, tanto a nivel nacional como regional.
100%
01-Dic-06
31-May-07
28
1,0
100%
28,00
28,00
28,00
Se verificó que mediante Resolución N° 30009 de 2007 se , adoptaron
La Entidad mediante Resolución N° 30009 de 2007, adoptó los
los procedimientos de todas las áreas del Centro de Estudios
procedimientos de todas las áreas del Centro de Estudios Aeronáuticos.
Aeronáuticos.
Página 21 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
CEA
No.
152
Código
hallazgo
78
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
1504001
El CEA junto con las áreas misionales de la Entidad establecerá
un plan formal de capacitación para la vigencia 2007 que
responda a las necesidades, que propendan por el cumplimiento
de los objetivos enfocado a las competencias del personal de las
áreas misionales.
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
El CEA junto con las áreas misionales de la Aerocivil
establecerá un plan formal de capacitación acorde con el
avance tecnológico en las telecomunicaciones que
propenda por un mejoramiento continuo para la vigencia
Diseñar cada programa académico en 2. Buscar el perfil de los funcionarios
2007. Adicionalmente el CEA implementará programas de
virtud a la atención de necesidades de la población objetivo y capacitación
inducción y reinducción para el personal que ingrese a la
operacionales de la Entidad.
de los mismos
Entidad y el personal que actualmente labora en la
Institución a Nivel Nacional, lo que permitirá a los
funcionarios tener herramientas básicas en el desempeño
laboral.
Unidad de medida
de las Metas
funcionarios
capacitados
Dimensió
n de la
meta
100%
Fecha
iniciación
Metas
01-Ene-07
Página 22 de 80
Fecha
terminación
Metas
31-Dic-07
Plazo en
semanas de
las Metas
52
Avance físico de
ejecución de las
metas
1
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
52,00
52,00
Puntaje atribuido
metas vencidas
52,00
Respuesta de las áreas
El Programa de capacitación aprobado para la vigencia 2007, obedece a la
identificación de las necesidades de capacitación de las diferentes áreas
de la Entidad teniendo en cuenta las competencias laborales de las áreas
misionales, las áreas de apoyo y grupos ocupacionales. Adicionalmente, se
tuvo en cuenta en en algunos casos las necesidades particulares de
capacitación, actualización y habilitación de funcionarios. Asi mismo, el CEA
cuenta con un Programa de Reinducción , para 2007, lo han recibido 270
funcionarios, aparte de otras actividades academicas que contribuyen al
mejoramiento del desempeño laboral ( Contratación administrativa, gestión
documental, corrección de estilo y redacción profesional, SICE, entre
otros). Ver Anexos. No. 2 - 3 - 4 - 5 - 6 - 7 y 8.
Seguimiento OCI
Se verificaron los soportes anexados por el CEA, donde se refleja el
listado de 270 funcionarios a los cuales se le dió reinducción dentro de
las diferentes
capactaciones
( Contratación
administrativa, gestión documental, corrección de estilo y redacción
profesional, SICE, entre otros).
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
154
1202100
El mobiliario destinado para almacenamiento de los objetos
personales y equipamiento de seguridad de cada uno de los
bomberos no brinda las comodidades suficientes al personal que
labora en esta área.
Acción correctiva
Objetivo
ADM
79
Adelantar a través de la Dirección Administrativa un
proceso de contratación para adquirir los mobiliarios Disponer el mobiliario (Lokers) acorde
necesarios para el almacenamiento de objetos personales con las necesidades de las bases.
para los bomberos.
Descripción de las Metas
1.
Solicitud
a
la
Administrativa los recursos
Dirección
ADM
proceso precontractual y contractual
ADM
3. Ejecución contrato
Dotar el personal del grupo SEI-SAR
Dotación de los dormitorios los
de los elementos de protección
aeropuertos que por su tiempo de
personal y de dormitorio, necesarios
operación así lo requieran.
para desarrollar la labor del cargo.
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Oficio
1
30-Nov-06
30-Dic-06
4
1
100%
4,29
4,29
4,29
Términos y contrato
2
15-Ene-07
30-Abr-07
15
2
100%
15,00
15,00
15,00
Mediante contrato No. 6000268OH, se realizó el suministro de dotación Se verificó que mediante contrato No. 6000268OH, se realizó el
para funcionarios que laboran en el nivel central. aeropuertos, Regional suministro de dotación para funcionarios que laboran en el nivel central.
Cundinamarca y Bomberos a nivel nacional.
aeropuertos, Regional Cundinamarca y Bomberos a nivel nacional.
Acta recibo final
1
30-Abr-07
30-Jun-07
9
1
100%
8,71
8,71
8,71
Se anexa acta de recibo final del contrato No. 6000268OH.
Dotaciones
100%
30-Oct-06
30-Abr-07
12
1
100%
12,00
12,00
12,00
Mediante contrato No. 6000268OH, se realizó el suministro de dotación Se verificó que mediante contrato No. 6000268OH, se realizó el
para funcionarios que laboran en el nivel central. aeropuertos, Regional suministro de dotación para funcionarios que laboran en el nivel central.
Cundinamarca y Bomberos a nivel nacional.
aeropuertos, Regional Cundinamarca y Bomberos a nivel nacional.
Cronograma de
charlas
Actas comité
debidamente
firmadas
100%
01-Ene-07
31-Dic-07
52
1
100%
52,00
52,00
52,00
Una vez entregado el informe final del plan de manejo fauna formulado
para ese aeropuerto, se procedió a la capacitación del personal y Se verificó el oficio N° 4403095-1077 de citación y listado de asistencia
socialización de este informe, el día 25 de octubre se adjunta oficio N° a la sensibuilización, al igual que las actas del comité de peligro aviario
4403095-1077 de citación y listado de asistencia, además e anexan actas celebradas en el presente año.
del comité de peligro aviario celebradas en el presente año.
2
30-Nov-06
30-Nov-07
52
2
100%
52,14
52,14
52,14
Se anexa copia del Contrato No. 7000198-OH-2007, cuyo Objeto es Se verificó copia del Contrato No. 7000198-OH-2007, cuyo Objeto es
Mantenimeinto de la pista del Aeropuerto Camilo Daza de Cucuta. Se Mantenimeinto de la pista del Aeropuerto Camilo Daza de Cucuta. Se
encuentran en trámite las Actas de Recibo final, en la Dirección de encuentran en trámite las Actas de Recibo final, en la Dirección de
Desarrollo Aeroportuario.
Desarrollo Aeroportuario.
1
23-Nov-06
23-Nov-07
1
1
100%
1,00
1,00
1,00
En la vigencia 2007, se ejecutó el contrato OH 7000326 cuyo objeto es
Se verificó copia del contrato 7000236 -OH cuyo objeto fue el
contratar el mantenimiento de la plataforma del aeropuerto vanguardia de
mantenimiento de la plataforma del aeropuerto Vanguardia de
Villavicencio, por un valor de $44.804.130, el cual se ejecuto subsanando
Villavicencio.
los problemas de ondulaciones y falta de demarcación.
2
23-Nov-06
30-Dic-06
5
2
100%
5,29
5,29
5,29
Se verificó el plan de obras que en el Hito 3 contempla trabajos
adicionales, obras para certificación OACI-Nivelación de las franjas
2
23-Nov-06
30-Dic-06
5
2
100%
5,29
5,29
5,29
Como se ha manifestado anteriormente el Contrato de Concesion exige las
Se verificó el plan de obras que en el Hito 3 contempla trabajos
obras necesarias para la Certificacion del aeropuerto El Dorado, obras
adicionales, obras para certificación OACI - Nivelación de las franjas y
contenidas en el HITO 3. Para su ejecucion el Concesionario cuenta con un
RESAS de la pista Norte.
plazo de 24 meses contados a partir del 19 de septiembre de 2007.
80
ADM
155
1202100
Adelantar a través de la Dirección Administrativa un
Desde hace mas de siete años no se ha recibido dotación de proceso de contratación para adquirir los elementos de
elementos de dormitorio, por tanto
dotación para dormitorio de las Estaciones de Bomberos
que cuenten con horarios superiores a 16 horas.
81
RNO
156
1202100
No se evidenció la recopilación de información provenientes de
los explotadores de aeronaves, del personal de aeropuertos,
entre otros, sobre la presencia de aves en el aeródromo o sus
cercanías, que constituyen un peligro potencial para las
operaciones aeronáuticas.....
82
RNO
162
1202100
Respecto de la queja Q-54-04-0077 de 20 de septiembre de
2004, relacionada con la presunta negligencia en la aplicación de
las normas y garantizar las condiciones mínimas para que en las Continuar con el proceso contractual
pistas de aterrizaje del aeropuerto Camilo Daza de Cúcuta, las contempla el mantenimiento de la pista
aeronaves puedan operar con seguridad, se evidenciaron
algunas deficiencias contempladas allí que aun persisten
83
DDA
163
1202100
La plataforma del aeropuerto Vanguardia, presenta ondulaciones
Mejorar las condiciones de rodaje y Realizar gestiones para la ejecución
Contratar mantenimiento de la plataforma, incluida la
y falta de señalización, inobservando el Reglamento Aeronáutico
guía en superficie en plataforma de del Contrato de la Plataforma nivelada
señalización.
Colombiano y las Normas Internacionales de la OACI
las aeronaves.
y señalizada
84
CS
164
1202100
Oficio de
PISTA 13R- 31L. Las franjas de pista de 134 metros, no cumplen
Requerimiento
dirigido
al
Supervisar al Concesionario de las pistas del aeropuerto
requerimiento
con lo establecido en el numeral 3.4 del anexo 14, Volumen I, de
Llevar al Aeropuerto El Dorado a concesionario de las pistas por parte
el Dorado para realizar las obras requeridas y para
enviado y
julio de 2004, de la Organización Internacional de Aviación Civil –
condiciones anexo 14, OACI.
del
supervisor
del
contrato
y
obtener la Certificación de Aeródromo.
constancia de visita
OACI, .....
verificación de cumplimiento.
de verificación.
Consolidar la información recibida de los operadores y
Consolidar la información que permita
Administradores de Aeropuertos, sobre presencia de aves
evaluar las condiciones de riesgo en
en cercanías, que puedan constituirse en un riesgo para
los Aeropuertos
las operaciones aéreas.
cuyo
objeto
Sensibilización y fortalecimiento a
través de charlas programadas para la
realización de los comités de peligro
Aviario.
Mejorar las condiciones de rodaje y
Contrato firmado y
Ejecución y supervisión de las obras de
carrera de aterrizaje y despegue de
ejecutado y acta de
mantenimiento
las aeronave.
recibo final
Contrato
debidamente
ejecutado
Las franjas de pista presentan las siguientes situaciones, que
además de no acatar lo indicado en los numerales 3.4 y 3.5 de la
Oficio de
referida norma, interfiere en el objetivo del área de seguridad de
Requerimiento
dirigido
al
Supervisar al Concesionario de las pista del aeropuerto El
requerimiento
extremo de pista:• En ninguna de las dos cabeceras de la pista
Llevar al Aeropuerto El Dorado a concesionario de las pistas por parte
Dorado para realizar las obras requeridas para obtener la
enviado y
13L -31R, existe RESA.
condiciones anexo 14, OACI.
del
supervisor
del
contrato
y
Certificación de Aeródromo.
constancia de visita
• Presencia de varios montículos de tierra que sobresalen
verificación de cumplimiento.
de verificación.
considerablemente.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
No existió Oficio alguna del Area para el incio del proceso contractual pero Se verificó que pese a no existir ofico por parte del área para este
para subsanar esta observación se realizó el respectivo contrato.
requerimiento, se realizó el contrato respectivo.
Se verificó acta de recibo final del contrato No. 6000268OH.
85
CS
165
1202100
86
CS
166
1202100
Oficio de
En algunas calles de rodaje la línea de eje se encuentra en mal
Requerimiento
dirigido
al
Supervisar al Concesionario de las pista del aeropuerto El
requerimiento
estado, sin líneas de contraste y el margen de los mismos no se
Llevar al Aeropuerto El Dorado a concesionario de las pistas por parte
Dorado para realizar las obras requeridas para obtener la
enviado y
encuentra definido mediante las líneas dobles de borde, situación
condiciones anexo 14, OACI.
del
supervisor
del
contrato
y
Certificación de Aeródromo.
constancia de visita
presentada en ....
verificación de cumplimiento.
de verificación.
2
23-Nov-06
30-Dic-06
5
2
100%
5,29
5,29
5,29
CODAD recientemente realizó la demarcacion horizontal de las calles de
rodaje, no obstante es importante aclarar que las calles de rodaje no
pueden disponer de linas de borde dobles, lo cual esta taxativamente
prohibido por la OACI. Aclarando que en el capítulo VII del Anexo 14
Ayudas Visuales Indicadoras de Zonas de Uso Restringido.
Se verificó que en el capítulo VII del Anexo 14 Ayudas Visuales
Indicadoras de Zonas de Uso Restringido, se contempla que las Calles
de Rodaje solo llevan líneas de borde dobles cuando están sometidas a
alguna restricción, lo cual no es el caso del aeropuerto El Dorado, en
consecuencia las calles de rodaje solo requieren líneas de eje.
87
CS
167
1202100
Las pendientes son de menos del 1.5% como se recomienda en
Oficio de
Requerimiento
dirigido
al
el numeral 3.9.11 de la norma. El señalamiento horizontal se Supervisar al Concesionario de las pista del aeropuerto El
requerimiento
Llevar al Aeropuerto El Dorado a concesionario de las pistas por parte
cumple parcialmente, por cuanto la línea de borde de las calles de Dorado para realizar las obras requeridas para obtener la
enviado y
condiciones anexo 14, OACI.
del
supervisor
del
contrato
y
rodaje debería ser una línea doble, como lo recomienda el punto Certificación de Aeródromo.
constancia de visita
verificación de cumplimiento.
7.2.3, con el fin de no confundirse con la línea de eje.. ......
de verificación.
2
23-Nov-06
30-Dic-06
5
2
100%
5,29
5,29
5,29
CODAD recientemente realizó la demarcacion horizontal de las calles de
rodaje, no obstante es importante aclarar que las calles de rodaje no
pueden disponer de linas de borde dobles, lo cual esta taxativamente
prohibido por la OACI. Aclarando que en el capítulo VII del Anexo 14
Ayudas Visuales Indicadoras de Zonas de Uso Restringido.
Se verificó que en el capítulo VII del Anexo 14 Ayudas Visuales
Indicadoras de Zonas de Uso Restringido, se contempla que las Calles
de Rodaje solo llevan líneas de borde dobles cuando están sometidas a
alguna restricción, lo cual no es el caso del aeropuerto El Dorado, en
consecuencia las calles de rodaje solo requieren líneas de eje.
Página 23 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
30/04/2008
No.
Código
hallazgo
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
AREA
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
ITEM
Avance físico de
ejecución de las
metas
88
CS
168
1202100
Oficio de
Las franjas de calle de rodaje no se encuentran niveladas, existen
Requerimiento
dirigido
al
Supervisar al Concesionario de las pista del aeropuerto El
requerimiento
canales de desagüe, losas del señalamiento vertical y registros
Llevar al Aeropuerto El Dorado a concesionario de las pistas por parte
Dorado para realizar las obras requeridas para obtener la
enviado y
que sobresalen del nivel del piso, situaciones diferentes a lo
condiciones anexo 14, OACI.
del
supervisor
del
contrato
y
Certificación de Aeródromo.
constancia de visita
normado en el numeral 3.11.Norma OACI, Anexo 14.
verificación de cumplimiento.
de verificación.
2
23-Nov-06
30-Dic-06
5
2
100%
5,29
5,29
5,29
CODAD adelanta un programa de mantenimiento de las zonas de
seguridad de las calles de rodaje, para eliminar obstaculos y vegetacion
distinta al pasto, la separacion de los canales de drenaje cumple la Norma Se verificó la parte correspondiente del Anexo 14 donde se establecen
del Anexo 14 de la OACI, Numeral 3.11.4, pues los canales de drenaje se los anchos de las franjas de calles de rodaje y se pudo determinar que
encuentran a una distancia mayor a 22 metros respecto del eje, en los canales de drenaje cumplen con la separación allí definida.
concordancia con el numeral 3.10 margen es de las calles de rodaje, del
Anexo 14.
89
CS
170
1202100
Faltan letreros al lado derecho de todas las calles de rodaje. La
mayoría de las calles de rodaje se encuentran agrietadas y en Contratar mantenimiento de grietas en calles de rodaje y Controlar los desprendimientos
ocasiones con desprendimiento de materia l PCN 61/R/D/W/T. plataforma.
material FOD
....
Contrato firmado y
adjudicado
1
23-Nov-06
30-Dic-06
5
1,0
100%
5,29
5,29
5,29
Las Calles de Rodaje recientemente fueron pavimentadas, se anexa Se verificó el informe de interventoría de IDEXUD - junio/julio de 2007.
informe de interventoría de IDEXUD - junio/julio de 2007.
sobre el contrato de mantenimiento de las calles de rodaje.
90
CS
171
1202100
Oficiar al concesionario sobre la
Oficiar al
Verificar que dentro del cronograma de las obras a
adquisición
de
equipos
y
la
Concesionario de
El área de posiciones de estacionamiento no cuenta con el ejecutar dentro de la licitación publica 5000091 ol de 2005 -Implementar la señalización vertical
implementación
del
sistema
de
esta obligación y
señalamiento vertical, de conformidad con lo indicado en el concesión del aeropuerto el dorado, se realice la de las posiciones de parqueo de las
señalización para zonas de parqueo y
señalización vertical acorde con lo establecido por los aeronaves
constancia de visita
numeral 3.13.2 de la norma OACI.
verificación del cumplimiento por parte
términos de referencia y lo establecido por la OACI
de verificación.
del supervisor.
2
23-Nov-06
30-Abr-07
23
2
100%
22,57
22,57
22,57
Estas obras estan incluidas en el alcance de la Concesión del Aeropuerto.
En el programa de inversiones ver Apéndice D Capítulo X, trabajos
adicionales le corresponde al Concesionario ejecutar las siguietnes obras:
10.1.2 Señalización de las plataformas del terminal de carga, 10.1.4.
Mantenimiento de losas en la plataforma del terminal I. Aclarando que estas
obras ya empezaron (Hitos 4 y 5) Se anexan.
91
CS
172
1202100
En la actualidad no existe un programa efectivo enfocado a
Supervisar al contratista de la concesión el Dorado sobre Mitigar la presencia de partículas
eliminar los riesgos por presencia de FOD[1], toda vez que en las
la realización de los programas de mantenimiento, desprendidas de los materiales del
cabeceras de las pistas se encontraron partes de piedras,
eliminando los riesgos por presencia de FOD
pavimento,
equipajes y tornillos.
oficio de
Solicitud al Concesionario de la
requerimiento
obligación de mitigar la presencia de
enviado al
partículas
desprendidas
de
los concesionario y
materiales del pavimento.
constancia de visita
de verificación
2
23-Nov-06
30-Dic-06
5
2
100%
5,29
5,29
5,29
La firma concesionaria OPAIN SA ha implantado un programa de
eliminacion de FOD, para lo cual nombró una persona como inspectora del
tema y procedió a la reparación de la maquina barredora mecanica.
Se verificó el oficio OP-AER-08-0114 de 22 de Abril en cual se explica el
Igualmente esta adelantado un programa de recuperación de los
procedimiento adoptado por el Concesionario y se anexan los soportes.
pavimentos y de cambio de losas en la plataforma. CODAD y OPAIN SA
practican tres (3) inspecciones diarias a las pistas y a las calles de rodaje,
para retirar cualquier elemento que se haya desprendido de una aeronave.
92
DNA
173
1202100
Actualmente el AIP publica algunos obstáculos, sin embargo no
indica otros predominantes en la sabana de Bogotá, situación que
Completar la información de obstáculos contenida y Actualizar la información contenida en
puede incidir en los procedimientos seguros que deben realizar
información actualizada en el AIP
faltante en el AIP
el AIP.
los operadores en caso de fallas que afecten el performance de
las aeronaves.
100%
23-Nov-06
23-Nov-07
52
1
100%
52,14
52,14
52,14
El AIP de colombia se actualizó en un 100% con la Enmienda 11 la cual se
encuentra en proceso de impresion, con la informacion recibida de las
diferentes áreas (Grupo Procedimietnos, Dir, Infraestructura, Dir.
Telecomuniaciones, Grupo SEI-SAR y Concesionarios de aeropuertos).
Solicitud por parte del supervisor de las
Oficiar al
concesiones al Concesionario para el
Concesionario de
desarrollo de las obras requeridas para
esta obligación y
obtener el certificado de aeródromo
constancia de visita
basado en el manual de aeródromo,
de verificación.
Doc 9774 OACI.
2
23-Nov-06
30-Abr-07
23
2
100%
22,57
22,57
22,57
La via perimetral permite el desplazamiento rapido y seguro de los
vehiculos requeridos en caso de emergencia hacia todos los puntos del
Se verificó el plano general del aeropuerto, constatando que los
aeropuerto, igualmente el aeropuerto cuenta con cuatro (4) salidas por
equipos de SEI, tienen acceso a todas las áreas del aeropuerto.
todos los puntos cardinales para atender una emergencia cuando esta se
presente fuera del aeropuerto.
Plan de inversión
presentado y
Verificación de la inclusión de las
constancia de que
obras dentro del programa de inversión
las obras fueron
y su ejecución a través de una visita.
incluidas en él y
ejecutadas.
2
01-Ene-07
30-Ago-07
34
2
100%
34,43
34,43
34,43
Contractualmente es CODAD, quien tiene a su cargo el mantenimiento de Se verificó el contrato de CODAD, en su parte correspondiente a los
la vía perimetral y los canales, quienes lo efectúan regularmente.
mantenimientos de la vía perimetral y los canales.
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
de
CS
93
174
CS
1202100
En relación con los caminos de acceso de emergencia señalados
realizar por parte del supervisor de las concesiones
en el numeral 9.2.22 de la mencionada norma, no existe camino
seguimiento al concesionario del Dorado, para realizar las Cumplir con las normas y condiciones
por la parte interior del cercado y la ubicación de los canales de
obras requeridas para obtener la Certificación de del anexo 14, OACI.
desagüe, impiden el acceso de los vehículos de rescate en una
Aeródromo.
emergencia....
1. Adjudicar contrato
Unidad de medida
de las Metas
Información
actualizada
anualmente en el
AIP
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Página 24 de 80
Plazo en
semanas de
las Metas
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Se verificaron los hitos 4 y 5 de los trabajos adicionales que le
corresponde al Concesionario ejecutar las siguientes obras: 10.1.2
Señalización de las plataformas del terminal de carga, 10.1.4.
Mantenimiento de losas en la plataforma del terminal I
Se verificó que se actualizó El AIP en un 100% con la Enmienda 11 la
cual se encuentra en proceso de impresion, con la informacion recibida
de las diferentes áreas (Grupo Procedimietnos, Dir, Infraestructura, Dir.
Telecomuniaciones, Grupo SEI-SAR y Concesionarios de aeropuertos).
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
Código
hallazgo
30/04/2008
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
23
2
100%
22,57
22,57
22,57
El Aeropuerto dispone de un cerramiento perimetral completo, que
adicionalmente cuenta con 21 casetas de vigilanicia dotadas de personal
Se verificó que en el plano general del aeropuerto, está definido el
calificado y entrenado, ademas se dispone de una red de comunicaciones
cerramiento, se anexa también el contrato de la adquisición de casetas.
para alertar a todo el sistema de seguridad aeroportuaria en caso de
requerirse.
30-Ago-07
34
2
100%
34,43
34,43
34,43
Recientemente se hizo una inspeccion del perimetro del aeropuerto
Se verificó que como producto de la inspección se levantó el plano
atendida por funcionarios de CODAD, OPAIN y la AERONAUTICA CIVIL
general del aeropuerto en el cual se establecen los cerramientos y vías
estableciendo que la totalidad del perimetro se encuentra con cerramiento,
de acceso.
se anexa plano.
30-Ago-07
34
2
100%
34,43
34,43
34,43
Solicitud por parte del supervisor de las
Oficiar al
concesiones al Concesionario para el
Concesionario de
desarrollo de las obras requeridas para
esta obligación y
obtener el certificado de aeródromo
constancia de visita
basado en el manual de aeródromo,
de verificación.
Doc 9774 OACI.
2
23-Nov-06
30-Abr-07
CS
Plan de inversión
presentado y
Verificación de la inclusión de las
constancia de que
obras dentro del programa de inversión
las obras fueron
y su ejecución a través de una visita.
incluidas en él y
ejecutadas.
2
01-Ene-07
CS
Plan de inversión
Solicitud por parte del supervisor de las
presentado y
concesiones al Concesionario para
constancia de que
que cumpla con las disposiciones
las obras fueron
establecidas en la Resolución 5319 de
incluidas en él y
2004
ejecutadas.
2
01-Ene-07
ITEM
No.
Fecha
terminación
Metas
AREA
Fecha
iniciación
Metas
Acción correctiva
Objetivo
CS
94
175
95
176
1202100
1202100
El mantenimiento y la restauración del cierre perimetral no es El supervisor de la concesión realizará seguimiento al
Cumplir con las normas y condiciones
completo, existen tramos deteriorados y en la cabecera de la pista concesionario del Dorado, para realizar las obras
del anexo 14, OACI.
3L, el relleno ha tapado gran parte de la malla interna...
requeridas para obtener la Certificación de Aeródromo.
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Oficiar al
Verificación de la inclusión de las Concesionario de
obras dentro del programa de inversión
esta obligación y
y su ejecución a través de una visita.
constancia de visita
de verificación.
Plan de inversión
presentado y
constancia de que
las obras fueron
incluidas en él y
ejecutadas.
CS
96
177
1202100
CS
CS
178
1202100
Plazo en
semanas de
las Metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
El COE, dependencia de carácter directivo encaminada a la toma
de decisiones inmediatas y donde se requiere la participación de
funcionarios de calificado perfil, se encuentra ubicado en un lugar
accesible para los integrantes al igual que no cuenta con la
El supervisor de las concesiones
Oficiar a través del supervisor al concesionario para la
infraestructura necesaria para atender cualquier emergencia,
Disponer de instalaciones acordes oficiará al concesionario y verificará
construcción del Edificio COE, en las condiciones exigidas
como lo dispone al norma OACI. Se encuentra en la estación de
que el plan de inversión incluya las
con las necesidades del COE
por la norma
bomberos de pista 13R-31L y no cuenta con espacio suficiente y
obras requeridas
Oficiar al
una logística adecuada y requerida para la atención de una
Concesionario de
emergencia, además no existe un puesto de mando móvil
esta obligación y
equipado.
constancia de visita
de verificación.
El plan general de emergencia no contempla fechas de
actualización, el plano del aeropuerto no se encuentra
actualizado, carece de información y éste solo se encontró en una
pared del aula de capacitación de la estación de bomberos de
pista 13R-31L; no se han establecido los nombres y teléfonos de Complementar información contenida en plan
los responsables de las diferentes actividades, tampoco se
observó los nombres y/o teléfonos de hospitales o clínicas que
apoyen en caso de emergencia, situaciones que pueden afectar
la eficiencia del servicio, si se presenta.
Plano del aeropuerto actualizado, con
información con nombres y teléfonos
Contar con el plan actualizado
de los responsables de las diferentes Plan de emergencia
incluyendo la información requerida
actividades, nombres y/o teléfonos de
hospitales o clínicas.
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Las instalaciones de bomberos fueron entregadas al concesionario OPAIN Se verificó que mediante contrato de concesión No. 6000169-OK-06; se
S.A., mediante contrato de concesión No. 6000169-OK-06; dentro de las entregaron a OPAIN S.A. las instalaciones de bomberos y dentro de las
obligaciones del concesionario se encuentra el remplazo del cuartel norte y obligaciones del concesionario se encuentra el remplazo del cuartel
construcción del nuevo SAR, obras que deben ser terminadas a mas tardar norte y construcción del nuevo SAR, obras que deben ser terminadas a
18 meses después de firmada el Acta de Modernización y Expansión del mas tardar 18 meses después de firmada el Acta de Modernización y
Aeropuerto El Dorado (19 de septiembre de 2007) las cuales deben Expansión del Aeropuerto El Dorado (19 de septiembre de 2007) las
cumplir todas las normas de saneamiento, ambiente de trabajo y cuales deben cumplir todas las normas de saneamiento, ambiente de
operatividad. La base satélite de bomberos fue mejorada por el trabajo y operatividad. La base satélite de bomberos fue mejorada por
el concesionario con mobiliario y mantenimiento.
concesionario con mobiliario y mantenimiento.
Las áreas de descanso y dormitorios no cuentan con mobiliario
en buenas condiciones, falta ventilación, las instalaciones
con
las
normas
de
Oficiar a través del supervisor del contrato al Cumplir
sanitarias se encuentran en mal estado de mantenimiento al igual
concesionario de El Dorado para que cumpla con las saneamiento básico y ambiente de
que no existen baños para mujeres y su área de cocina es
trabajo
disposiciones establecidas en la resolución 5319 de 2004
limitada; no dando cumplimiento a la resolución 03319 de 2004 en
su numeral 6.7.1.3
CS
97
Avance físico de
ejecución de las
metas
Dimensió
n de la
meta
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
2
23-Nov-06
30-Abr-07
23
2
100%
22,57
22,57
22,57
2
01-Ene-07
30-Ago-07
34
2
100%
34,43
34,43
34,43
2
23-Nov-06
30-Abr-07
23
2
100%
22,57
22,57
22,57
1
24-Dic-06
28-Feb-07
9
1
100%
9,43
9,43
9,43
Página 25 de 80
El COE está constituido por un comité operativo de emergencia,
conformado por el Gerente del aeropuerto, Representante de las
Aerolíneas, Representante de la Policía, Representante de la Secretarias
de Seguridad Aérea, Representante de Seguridad Aeroportuaria,
Representante de la Fuerza Aérea y Un representante de la Seguridad
Privada, que se reúnen para formular políticas de reacción ante
emergencias aéreas. El Comité se activa una vez presentada la
emergencia, teniendo como sede las dependencias de BOMBEROS, Se verificó que en el Hito N°2 del Anexo D, se estaablece la
SANIDAD PORTUARIA y SAR; espacios dispuestos para atender de construcción de la nueva Estación de Bomberos
manera directa las emergencias. Las nuevas instalaciones del SAR
contarán con todas las facilidades para atender una emergencia aérea y/o
aeroportuaria. El Plan de Emergencia del Aeropuerto El Dorado prevé un
puesto de mando móvil, debidamente equipado con comunicaciones y
coordinado con las distintas autoridades y fuerzas que operan dentro del
aeropuerto. Es responsabilidad del concesionario que el plan de
emergencia cumpla las normas OACI y el RAC.
El Plan de Emergencia se actualizó recientemente con la entrega del
aeropuerto en Concesion, igualmente se elaboró un plano actualizado del
aeropuerto y un listado de los diferentes estamentos que deben particpar
activamente en caso de una emergencia (Hospitales, Bomberos de la
Ciudad, Policia, Fuerza Aerea, Ejecito, DAS, Cruz Roja, etc.). La
informacion esta disponible el los cuarteles de bomberos y Sanidad
Aeroportuaria. Esta Informacion esta disponible el la pagina Web.
Se verificaron los siguientes Oficios 4400-2,245-07 de fecha 20 de
junio de 2007 y 4102-313-207 de fecha junio 20 de 2007, donde se
evidencia la aprobación del plan de emergencia del aeropuerto El
Dorado
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
DNA
179
98
CS
181
Acción correctiva
1202100
182
Metodología
Elaboración e implementación de una publicada en el AIP
metodología
precisa
sobre
el e implementada y
procedimiento para el frenado de las oficio enviado a las
aeronaves
y oficializarlo a los torres de control
operadores
para su
cumplimiento.
No cuenta con un área dispuesta de descanso, el aire
acondicionado es deficiente, la iluminación interna de torre no es
óptima, los tableros de control carecen de luz integral, por lo tanto
es necesario utilizar las luces del techo, las cuales crean reflejos
en los vidrios disminuyendo la visibilidad del controlador. Se
opera el aeropuerto con visibilidad de 350 m sin un radar de
superficie.
Desarrollar un estudio para evaluar la necesidad de
implementar un sistema SMGCS (Sistema de Control y
Guía de Movimiento de Superficie), compuesto por un
radar
primario
de
superficie,
un
sistema de
multilateralización y visualización en torre de control.
Elaboración estudio de factibilidad
para la implementación un sistema
SMGCS (Sistema de Control y Guía de
Movimiento de Superficie y aprobación
del mismo.
La planta de emergencia actualmente se encuentra debajo de la
parte central de la Terminal de pasajeros, la cual en temporada
de lluvia sufre inundaciones, situaciones que con el
almacenamiento de combustible, el cual tiene perdidas en su
tubería y el área de ubicación de dicha planta, crean una zona de
alto riesgo.
Verificar a través del supervisor que el concesionario del
Asegurar la prestación del servicio de
aeropuerto El Dorado incluya en el plan de inversión las
verificación de las obras en el plan de
plantas eléctricas en niveles de
obras de adecuación, reubicación y mantenimiento
inversión
seguridad aceptables y sostenibles
respectivas.
1202100
1904006
OAJ
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Estudio de
factibilidad
presentado,
aprobado y
constancia de
implementación.
OAJ
1904001
Respuesta de las áreas
2
01-Ago-06
30-Mar-07
34
2
100%
34,43
34,43
34,43
Debido a que las acciones de frenado deben tener una medicion precisa y
comprobada, se requirio a la Direccion de Infraestructura mediante oficio
No. 4100-105-493-07 para el caso del aeropuerto El dorado, la adquisicion
ante la direccion Administrativa o exigencia al concesionario de la compra
y puesta en funcionamiento de un equipo que mida el coeficiente de accion
de frenado (medidor de rugocidad de pista), actualmente y como se ha
reportado anteriormente, la accion de frenado que la torre de control
reporta a un piloto en aproximacion es la que el piloto que ya aterrizo
reporta. (esta informacion es subjetiva y no permite crear una metodologia
en una publicacion Aeronautica, por no ofrecer credibilidad para una
metodologia estandar).
2
23-Nov-06
30-Mar-07
18
1
50%
9,07
9,07
18,14
La Entidad consideró que el estudio debe realizarse pero es necesario
aplazar la fecha de entrega teniendo en cuenta que OPAIN, deberá
entregar el proyecto de las obras que se desarrollarán en el actual terminal
y en la zona de carga nacional, las cuales afectan y deben ser tenidos en
cuenta para determinar la ubicación y viabilidad de un radar de superficie.
Seguimiento OCI
Se verificó que mediante oficio No. 4100-105-493-07 para el caso del
aeropuerto El dorado, la adquisicion ante la direccion Administrativa o
exigencia al concesionario de la compra y puesta en funcionamiento de
un equipo que mida el coeficiente de accion de frenado (medidor de
rugocidad de pista), actualmente y como se ha reportado anteriormente,
la accion de frenado que la torre de control reporta a un piloto en
aproximacion es la que el piloto que ya aterrizo reporta. (esta
informacion es subjetiva y no permite crear una metodologia en una
publicacion Aeronautica, por no ofrecer credibilidad para una
metodologia estandar).
Se verificó que La Entidad consideró que el estudio debe realizarse
pero es necesario aplazar la fecha de entrega teniendo en cuenta que
OPAIN, deberá entregar el proyecto de las obras que se desarrollarán
en el actual terminal y en la zona de carga nacional, las cuales afectan y
deben ser tenidos en cuenta para determinar la ubicación y viabilidad
de un radar de superficie.
100%
34,43
34,43
34,43
13
2
100%
13,14
13,14
13,14
El programa de capacitación de la presente vigencia desarrollado en el
Centro de Estudios de Ciencias Aeronáuticas, programó dos (2) cursos en
los temas Básico Control de Aeródromo ( 024 y 025), los cuales, los
estudiantes del Curso 024 fueron Graduados el pasado 29 de junio y el
segundo grupo inició el proceso académico el pasado 21 de agosto. Ver
Anexos. No. 9 - 10 - 11 - y 12.
Se verificaron los documentos que soportan las convocatorias ( 024 y
025), y actas de grado los estudiantes del Curso 024 y listado de
admitidos al curso 025 el cual está en desarrollo actualemtne No. 9 - 10
- 11 - y 12.
31-Jul-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
El programa de capacitación de la presente vigencia desarrollado en el
Centro de Estudios de Ciencias Aeronáuticas, programó dos (2) cursos en
los temas Básico Control de Aeródromo ( 024 y 025), los cuales, los
estudiantes del Curso 024 fueron Graduados el pasado 29 de junio y el
segundo grupo inició el proceso académico el pasado 21 de agosto. Ver
Anexos. No. 9 - 10 - 11 - y 12.
Se verificaron los documentos que soportan las convocatorias ( 024 y
025), y actas de grado los estudiantes del Curso 024 y listado de
admitidos al curso 025 el cual está en desarrollo actualemtne No. 9 - 10
- 11 - y 12.
31-Jul-07
30-Dic-07
22
1
50%
10,86
10,86
21,71
Se verificó el oficio enviado por el CEA donde se informó a las áreas
El CEA ha informado a las áreas interesadas el listado de las nuevas
interesadas el listado de las nuevas personas que han adquirido las
personas que han adquirido las competencias laborales para
competencias
laborales
para
desempeñarse
desempeñarse en el área de Control de Transito Aéreo. Ver Anexo No 13.
en el área de Control de Transito Aéreo. Ver Anexo No 13.
6
01-Nov-06
30-Oct-07
52
6
100%
51,86
51,86
51,86
Se continúa con el reporte de los procesos arbitrales y se ha incluído la
Se verificaron los reportes bimensuales de procesos arbitrales, los
información de dichos procesos en el sistema. Los reportes reposan en AZ
cuales se encuentran al día. Los soportes reposan en la OAJ.
en la OAJ.
6
15-Nov-06
10-Nov-07
51
6
100%
51,43
51,43
51,43
Se continúa con el reporte de los procesos arbitrales y se ha incluído la
Se verificaron los reportes bimensuales de procesos arbitrales, los
información de dichos procesos en el sistema. Los reportes reposan en AZ
cuales se encuentran al día. Los soportes reposan en la OAJ.
en la OAJ.
Reportes
mensuales de
Verificación mensual de la actualización
verificación
de inclusión de datos por medio de
realizados al
reportes
presentados
por
la informe presentado
administradora del sistema
por la
Administradora del
Sistema
6
01-Nov-06
30-Abr-07
21
6
100%
21,29
21,29
21,29
La Administradora del Sistema continúa presentando reportes mensuales y
Se verificaron los oficios donde se solicitan los correctivos, y los
la Jefe de Grupo efectúa las verificaciones del caso solicitando a los
reportes mensuales presentados por la Administradora del Sistema.
abogados los correctivos del caso.
La información incorporada al aplicativo ORION no es materia de
Actualizar la información de manera
Reportes
un control que permita determinar deficiencias y establecer La funcionaria Administradora del Sistema Orion deberá
Producción de reportes generales
veraz y oportuna en el aplicativo.
trimestrales de los
correctivos.
producir reportes generales trimestrales los que serán
trimestrales
por
parte
de
la
procesos vigentes
entregados al Jefe del Grupo.
Administradora del Sistema
presentados
2
01-Nov-06
30-Abr-07
21
2
75%
15,96
15,96
21,29
La Administradora del Sistema continúa presentando reportes trimestraless
Se verificaron los oficios donde se solicitan los correctivos, y los
y la Jefe de Grupo efectúa las verificaciones del caso solicitando a los
reportes trimestrales presentados por la Administradora del Sistema.
abogados los correctivos necesarios.
plan de inversión
Cubrir las necesidades del servicio,
El centro de control no cuenta con el suficiente personal de Adelantar la incorporación de personal de transito aéreo
mediante
el
nombramiento
de
Constancia de
mediante convocatoria y capacitación por medio del CEA
controladores para cubrir las necesidades del servicio;
2. Proceso de capacitación adelantado
personal.
asistencia al Curso
por el CEA,
de capacitación.
En el formato 9 de la cuenta que debió registrar, de conformidad
con el numeral 11 del artículo 18 de la resolución 5544 de 2003,
la información sobre los procesos judiciales que lleve la entidad a
favor o en contra, correspondiente a toda la vigencia o período
fiscal de 2005,no se incluye en su totalidad los abogados externos
que fueron apoderados.
Resolución de
nombramiento y
constancia del
curso de inducción.
Reportes
Bimensuales
Presentación de Reportes de Procesos presentados de los
arbitrales por la Administradora del Procesos arbítrales
Verificar periódicamente que la información de los
Sistema a la Jefe Grupo.
por la
apoderados de la entidad esté actualizada. Ya se tomaron
Administradora del
los correctivos y se radicaron en el aplicativo ORION los
sistema
procesos arbítrales, encontrándose a la fecha incluidos en
el sistema todos los procesos arbítrales. Se cuenta una
Administradora del Sistema; Para la tarea de mantener
actualizada la información de los procesos arbítrales que Cumplir con la Resolución Nº 5544 de
sean apoderados por abogados externos contratados por 2003.
la entidad, el Jefe de la Oficina de Comercialización e
Inversión ha manifestado por escrito que suministrará la
información de los procesos arbítrales que se atiendan por
dicha Oficina al funcionario que la Oficina Asesora JurídicaGrupo de Representación Judicial designe para la
Reportes
Verificación y revisión de los informes
inclusión de los datos en el aplicativo.
Bimensuales
presentados y si da lugar efectuar los
revisados para la
ajustes correspondientes
toma de correctivos.
Verificar a través de reportes del aplicativo que la
información de los diferentes procesos se encuentre
actualizada.
184
Fecha
iniciación
Metas
1
OAJ
OAJ
Asegurar el movimiento ordenado de
las aeronaves y vehículos sobre la
plataforma, calles de rodaje y pista sin
importar el estado del tiempo ni la
visibilidad en el aeropuerto, con la
implementación del sistema SMGCS
3. Nombramiento y habilitación en el
puesto de trabajo.
183
Dimensió
n de la
meta
Como medida de protección de los equipos a las infiltraciones originadas
por el nivel freático en la subestación de energía se construyó una
canaleta perimetral que recoge las aguas para ser bombeadas al exterior
de la subestación de energía, sistema que garantiza la seguridad de las
personas y los equipos de esa subestación. Adicionalmente el Se verificó que en el Hito 5 del Anexo D, se contempla la separación de
Concesionario tiene la obligación de acometer obras de separación de los los sistemas electricos de AEROCIVIL y del Concesionario.
equipos eléctricos de Aeronautica Civil y del Concesionario, en un plazo
de 42 meses y de hacer el refuerzo estructural de esa parte del edificio en
54 meses contados a partir del 19 de septiembre de 2007, obras que
mejorarán aun mas la seguridad de esa subestación
SG
102
Unidad de medida
de las Metas
Constancias de
1. Proceso de selección adelantado
Convocatoria y
por parte del CEA,
selección por parte
del CEA
CEA
101
Descripción de las Metas
Implementar un procedimiento que permita a los
Se carece de una metodología clara para que la Torre de Control controladores indicar las condiciones de frenado de pista a Establecer metodología que permita a
informe a las tripulaciones de vuelo las condiciones de frenado de las tripulaciones, basado en la información remitida por las las
tripulaciones
contar
con
la pista.
Direcciones Regionales en cuanto a contaminación de información de frenado.
caucho se refiere.
CEA
100
Objetivo
1202100
DNA
99
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
1
01-Ene-07
30-Ago-07
2
30-Ago-06
30-Nov-06
1
01-Dic-06
2
Página 26 de 80
34
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
OAJ
103
OAJ
OAJ
185
2202001
186
104
2202001
A pesar que la entidad se encuentra implementando el aplicativo
ORION, no es confiable la información allí contenida, resulta claro
que esta herramienta no incluye de manera actualizada el 100%
de la información institucional que facilite el control y seguimiento
efectivo de las acciones judiciales; a manera de ejemplo los
procesos arbítrales generados.
RM
187
1202100
ADM
1904006
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Igualmente producirá y entregará al Jefe del Grupo los
reportes mensuales correspondientes a los abogados que
aleatoriamente éste le indique.
Producción de reportes mensuales por
parte de la Administradora del Sistema
Reportes aleatorios
mensuales
generados por la
Administradora del
Sistema
6
01-Nov-06
30-Abr-07
21
6
100%
21,29
21,29
21,29
Se verificó en la AZ Plan de Mejoramiento 2006, de la Oficina Asesora
La Administradora del Sistema continúa generando de manera aleatoria
Jurídica que están todos los reportes correspondientes a los meses de
los reportes del sistema.
enero a octubre de 2007.
Realizar seguimientos periódicos al aplicativo Orión,
verificando que la información que se incluya por parte de
los apoderados sea confiable y revisar los reportes que
Actualizar la información de manera
con periodicidad no superior a 3 meses, debe presentar la
veraz y oportuna en el aplicativo
funcionaria administradora del aplicativo al Jefe del Grupo
ORION.
de Representación Judicial, quien en el evento de
encontrar observaciones adoptará los correctivos a través
de requerimientos individualizados a cada apoderado.
Hacer revisiones periódicas de la
totalidad de los procesos que apodera
cada
abogado.
Para
ello
trimestralmente el administrador del
Reportes
sistema sacará reportes del aplicativo
generados por el
para revisión del Jefe del Grupo, que
aplicativo ORION y
en caso de encontrar observaciones
Oficios
efectuará
requerimientos
a
los
Bimensuales
apoderados respectivos. Así mismo
enviados.
verificará de manera especial el
reporte de los procesos arbítrales con
el fin de establecer la actualización de
la información.
10
01-Nov-06
30-Oct-07
52
10
100%
51,86
51,86
51,86
La Jefe de Grupo ha continuado la tarea de mantener actualizado los
procesos arbitrales, realizando las respectivas verificaciones y solicitandop
a la supervisoría de los contratos de prestación de servicios la información
para incluirlos en el sistema.
4
01-Nov-06
30-Oct-07
52
3
75%
38,89
38,89
51,86
Se continúa con la tarea de requerir a los apoderados la actalización de los Se verificaron las comunicaciones trimestrales solicitando a los
datos en el sistema, mediante comunicaciones trimestrales.
apoderados la permanetne actualización de los datos en el sistema.
4
30-Nov-06
30-Oct-07
48
3
75%
35,79
35,79
47,71
La Jefe de Grupo realiza verificación de los registros Trimestrales que le Se verificaron los registros Trimestrales que contienen los resultados
entrega la administradora del sistema.
de la documentación verificada por la Jefe de Grupo.
2
30-Ago-06
30-Dic-06
17
2
100%
17,43
17,43
17,43
El GGAS asignó los recursos correspondientes a la Direccion Regional
para hacer los mantenimientos y ajustes a la planta a fin de optimizar los
parametros, mediante Orden de Servicio 6000244 de 2006 se contrató el
mantenimiento adecuacion y optimizacion del sistema de tratamiento de
agua potable del aeropuerto de Villavicencio, los parametros se han
ajustado a los requerimientos de la norma, anexo analisis de resultados y
acta de recibo de la obra.
2
15-Ene-07
15-Jul-07
26
2
100%
25,86
25,86
25,86
La Dirección Administrativa , esta realizando acciones correctivas como la
de revisar que dependencia no ha alimentado correctamente la información Se verificaron los formatos 5 y 5 A con la información revisada y
en el sistema JDEDWARS, y posterioremente requerirlo y exigirle que depurada.
realice dicho procedimiento.
36
15-Ene-07
31-Dic-07
50
36
100%
50,00
50,00
50,00
La Administradora del SICE realizó capacitación a los funcionarios del nivel
central y Regional encargados de cargar la información en el sistema para
que identifiquen correctamente el tipo de contrato de acuerdo con su
naturaleza y rubro correspondiente y se evidenten las falencias
encontradas en informmes anteriores.
No obstante celebrarse el contrato OH 5000339 en la Regional
Informes
del Meta, con el objeto del mantenimiento, adecuación y
bimensuales
Velar por el cumplimiento de las actividades contratadas y
Garantizar el optimo funcionamiento Realizar el mantenimiento del sistema
optimización del sistema de potabilización de agua, ésta no se
presentados por el
el funcionamiento del sistema potabilización de agua del
del sistema de potabilización de agua. de potabilización de agua.
encuentra optimizada en un 100%, debido según el supervisor del
Aeropuerto Vanguardia de Villavicencio
supervisor del
mismo, a un daño en la bomba dosificadora de soda cáustica para
contrato.
control de PH
Formatos 5 y 5A
Conciliación
semestral
de
la
diligenciados y
información suministrada por las áreas Reporte del Sistema
ejecutoras en los formatos 5 y 5A, con
analizado.
la información cargada en el sistema
Verificar por parte del funcionario de la Dirección
Administrativa que la información enviada por las áreas
en los formatos 5 y 5A, sea igual a la registrada en el
sistema PAF
188
Descripción de las Metas
Comunicaciones escritas trimestrales a
los apoderados
de la entidad,
recordándoles
la importancia de
Comunicaciones
mantener actualizada la información en
Trimestrales
el aplicativo Orion, encaminadas a dar
escritas enviadas a
cumplimiento a la resolución por la cual
los apoderados
Actualizar la información de manera se adopta el aplicativo Orion como
veraz y oportuna en el aplicativo sistema oficial de información judicial
ORION, para el cumplimiento de la de la entidad.
Resolución 5544 de 2003.
Registros
Trimestrales que
Verificación del cumplimiento de lo
E informarles de las implicaciones disciplinarias que
contengan el
solicitado por parte de la Jefe de Grupo
genera el que dicho aplicativo no se encuentre con la
resultado de la
a
través
de
los
documentos
información completa, veraz y actualizada.
documentación
presentados
verificada por la
Jefe de Grupo.
ADM
106
Objetivo
Requerir periódicamente a los apoderados de la entidad,
el cumplimiento de la resolución que adopte el aplicativo
Orion como sistema oficial de información judicial,
El aplicativo ORION relacionado con la información de los previniéndolos sobre la importancia
procesos judiciales según lo señala la entidad, ha presentado
deficiencias ante las cuales no es claro el establecimiento por
parte de la administración de acciones contundentes para obtener
mejoras que permitan obtención de información actualizada en
tiempo real....
OAJ
105
Acción correctiva
Como resultado del análisis realizado a la información rendida por
la entidad en los formatos 5 A de la cuenta fiscal 2005, se
determinaron las siguientes observaciones: a) No todos los
contratos superiores a 50 SMLV presentados en el formato 5A de
la cuenta, se relacionan en el formato 5, puesto que allí se
incluyen algunos de los contratos de prestación de servicios, que
deben reportarse en el formato 5A por lo que se evidencia falta
de claridad en cuanto al criterio de su inclusión.
Se verificó que la Jefe de Grupo ha continuado la tarea de mantener
actualizado los procesos arbitrales, realizando las respectivas
verificaciones y solicitando a la supervisoría de los contratos de
prestación de servicios la información para incluirlos en el sistema.
Se verificó que mediante Orden de Servicio 6000244 de 2006 se
contrató el mantenimiento adecuacion y optimizacion del sistema de
tratamiento de agua potable del aeropuerto de Villavicencio, los
parametros se han ajustado a los requerimientos de la norma, anexo
analisis de resultados y acta de recibo de la obra.
Cumplir con las directrices impartidas
en la Resolución N° 5544 de 2003,
para la presentación del informe
correspondiente a los formatos 5 y 5A,
Realizar nuevamente la capacitación a los funcionarios que
cargan la información en el sistema para que se
identifiquen correctamente el tipo de contrato de acuerdo
con su naturaleza y rubro correspondiente.
Capacitación a los 12 funcionarios del
nivel central encargados de cargar la
información en el sistema, y a los 4 de
Funcionarios
cada una de las seis Direcciones capacitados en el
Regionales
(24),
para
que
Nivel Central
identifiquen correctamente el tipo de y a nivel Regional.
contrato de acuerdo con su naturaleza
y rubro correspondiente.
Página 27 de 80
Se verificó que la Administradora del SICE realizó capacitación a los
funcionarios del nivel central y Regional encargados de cargar la
información en el sistema para que identifiquen correctamente el tipo
de contrato de acuerdo con su naturaleza y rubro correspondiente y se
evidenten las falencias encontradas en informmes anteriores.(Se
anexan soportes).
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
107
ADM
No.
189
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
1404100
Se evidenció incumplimiento de lo previsto en el artículo 13 del
Decreto 3512 de 2003 que establece que los registros
contractuales deben realizarse dentro de los cinco primeros días
hábiles de cada mes siguiente a su suscripción por cuanto del
valor total del plan de compras registrado por la entidad para la
....
ADM
108
190
1404100
ADM
Acción correctiva
Objetivo
Controlar y verificar el cumplimiento a
la normatividad SICE en cuanto al
Verificar por parte del Administrador SICE y Oficina de
registro de los contratos en los 5
Control Interno que cada uno de los Ordenadores del
primeros días hábiles al mes siguiente
Gasto registren los contratos dentro de los primeros 5
de la firma de los mismos por parte de
días hábiles del mes siguiente a la firma del contrato.
cada uno de los Ordenadores del
Gasto.
Descripción de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
5
01-Dic-06
30-Abr-07
21
5
100%
21,43
21,43
21,43
La Aministradora del SICE realiza los informes de seguimiento
Se verificaron los informes de seguimiento de los cinco meses
correspondientes al cumplimiento de lo estipulado en la Normatividad SICE,
correspondientes.
en lo referente a los roles establecidos
Informes de
seguimiento
presentados
4
15-Ene-07
30-Dic-07
50
4
100%
49,86
49,86
49,86
La Aministradora del SICE realiza los informes de seguimiento
Se verificaron los informes de seguimiento de los cuatro trimestres
correspondientes al cumplimiento de lo estipulado en la Normatividad SICE,
correspondientes.
en lo referente a los roles establecidos
Verificaciones
Realizadas
4
15-Ene-07
30-Dic-07
50
4
100%
49,86
49,86
49,86
Durante la viegencia 2007, trimestramente la Administradora SICE solicito a
cada uno de los ordenadores del gasto, informar que procesos de Se verificó el último informe de seguimiento a los Ordenadores del
contratación realizó cada una de sus areas, asi como tambien informar Gasto
cuales de ellos aplicó la normatividad SICE.
Unidad de medida
de las Metas
Reporte mensual
generado por el
Verificación mensual del registro de
sistema SICE.,
los contratos por cada Ordenador del sobre registro de
Gasto
a
través
del
reporte contratos según
correspondiente generado por el
ordenador del
sistema
SICE, .por
parte
del gasto, verificados
Administrador SICE y OCI,
documentalmente
por Administrador
SICE y OCI
1. Realizar seguimiento trimestral por
parte del Administrador SICE al
cumplimiento de los estipulado en la
Durante la vigencia 2005 se evidencian deficiencias en el efectivo
circular 1020-045 de febrero 8 de
manejo del SICE por cuanto la entidad mediante oficio 1000-0228
2006, concluyendo en un documento.
Garantizar el cumplimiento de los roles establecidos por el
Cumplir lo estipulado en la circular
de 3 septiembre de 2004 delega en funcionarios del nivel
SICE dentro de la Entidad y de acuerdo a la circular 1020120-045 de 08/02/2006
directivo la atención y funcionamiento del SICE determinando
045 de febrero 8 de 2006.
delegatarios y funciones, señalando como administrador del
sistema al Director Administrativo.
2. Verificar Trimestralmente por parte
de la Oficina de Control Interno el
cumplimiento de los roles establecidos
de acuerdo con la circular 1020-045
de febrero 8 de 2006.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
109
ADM
191
1404100
A 22 de mayo de 2006, se encuentran registrados como usuarios
del SICE, funcionarios que no desempeñan labores relacionadas
con su manejo y/o inclusión de información en el sistema, en
algunos casos son funcionarios que se han retirado de la entidad,
lo que se origina por deficiencias en el sistema de control interno
y fallas la comunicación sobre situaciones administrativas de
personal, afectando la veracidad de la información .
Desactivar los usuarios que se han
Depuración
retirado de la Entidad o en su
mensual de
momento no cumplen la función de usuarios del SICE
Ordenador del Gasto, por parte del documentada y con
administrador del SICE.
registro
11
01-Dic-06
01-Nov-07
48
11
100%
47,86
47,86
47,86
La Administrdora del SICE realiza depuración mensual desactivando los Se verificaron los registros de inactivación de estos dos usuarios.( se
ordenadores del gasto que ya no lo son.
anexa)
110
ADM
192
1404100
Depuración
Aparecen en el registro de usuarios personas en más de dos Realizar por parte del Administrador del SICE una Contar con la información depurada
Desactivar los usuarios que aparecen
mensual de
ocasiones sin que se evidencie gestión del administrador del SICE depuración de la información de usuarios SICE, de usuarios del SICE, desactivando
dos ó mas veces sin que correspondan usuarios del SICE,
al respecto lo que evidencia deficiencias en la gestión por parte desactivando los que de acuerdo con su ROL tiene dos o los que de acuerdo a su ROL tiene
a su rol.
documentada y
del responsable.
más usuarios.
dos o más usuarios.
registro.
11
01-Dic-06
01-Nov-07
48
11
100%
47,86
47,86
47,86
La Administradora SICE esta haciendo una depuración mensual sobre los
Se verificó copia de los reportes de ordenadores del gasto activos e
usurios, de igual manera los usurios que se crean, previa verificación del
inactivos.
acto administrativo por el cual se nombra.
1401100
En la realización de las audiencias públicas se hizo entrega a los
participantes de las respuestas a las objeciones presentadas por
ellos concediendo un tiempo inferior a los 30 minutos para su
valoración y comentarios correspondientes, como consecuencia
de falta de planeación, práctica que permite se genere malestar
entre los participantes por cuanto consideran, es insuficiente para
tales efectos, ...
111
ADM
194
Obtener información depurada de los
Depurar mensualmente la información de los usuarios
usuarios del SICE, desactivando los
SICE, desactivando los que se han retirado de la Entidad o
que se han retirado de la Entidad o en
en su momento no cumplen la función de Ordenador del
su momento no cumplen la función de
Gasto.
Ordenador del Gasto.
Otorgar por parte de la Entidad, un tiempo razonable y Garantizar
el
análisis
de
las
prudencial a los proponentes para el análisis de las observaciones e intervención de los
respuesta a las objeciones y la intervención de los mismos, proponentes
en
las audiencias
en las audiencias públicas, en aras de cumplir con el públicas en aras de cumplir con el
principio de transparencia.
principio de transparencia.
ADM
112
195
ADM
1402100
El instructivo información general del proyecto carece de las
firmas del profesional encargado del mismo y del Director
Administrativo como área responsable; en él se citan los oficios
4100-105-1-368 y 4100-105-1-390 que justifican la necesidad de
suministrar la dotación, sin embargo estos oficios no reposan en
la carpeta. Lo anterior denota deficiencias de control interno
Asegurar que los documentos que
Verificar por parte de los profesionales responsables de
soportan el proyecto se encuentren
cada proceso contractual, que los documentos que
suscritos y radicados antes de ser
soportan el proyecto se encuentren suscritos y radicados
incorporados en la carpeta del
antes de incorporarlos en la carpeta del contrato.
contrato.
100%
01-Ene-07
30-Jun-07
26
1,0
100%
25,71
25,71
25,71
Mediante circular No. 3201092 de fecha 19 de febrero de 2007, el Director Se verificó la Circular No. 3201092 de fecha 19 de febrero de 2007,
General y la Secretaria General, exigen el cumplimiento de los lineamientos donde se exije el cumplimiento de los lineamientos señalados en el
señalados en el Decreto 2434 de fecha 18 de julio de 2006, en cuanto a Decreto 2434 de fecha 18 de julio de 2006, en cuanto a los procesos de
los procesos de selección y contratos a celebrar por parte de la UAEAC. selección y contratos a celebrar por parte de la UAEAC. Circular
Circular enviada a las diferentes areas Ejecturoras como tambien a los enviada a las diferentes areas Ejecturoras como tambien a los Grupos
Grupos encargados de la parte contractual a Nivel Cetral y la Circular No. encargados de la parte contractual a Nivel Cetral y la Circular No.
3200.0181 del 8 de junio de 2007 dirigida alos Directores Regionales. 3200.0181 del 8 de junio de 2007 dirigida alos Directores Regionales.
Todo procesos contractual debe quedar registrado en el protal Único de De igual forma se verificaron aleatoriamente algunos procesos
Contratación
contractuales dentro del protal Único de Contratación
Verificación por parte del profesional
Instructivo de
responsable del proceso; que los
información de cada
documentos
estén
debidamente
contrato firmado,
firmados, plasmado en un registro
100%
01-Dic-06
30-Jun-07
30
1,0
100%
30,14
30,14
30,14
El Director Administrativo mediante correo electronico, impartio
instrucciones especificas a los profesionales del Grupo Procesos
Precontractuales recordandoles la obligatoriedad de exigir la firma de los
ordenadores del gasto en la información general del proyecto, asi como
tambien recodandoles tener muy claros las norma archivisticas.
Carpetas del
contrato con
Revisión documentada por parte de los
documentos
profesionales
responsables
del
debidamente
proceso, que los documentos que
radicados,
soportan el proyecto se encuentren archivados, foliados
suscritos
y
radicados
para
y revisión
incorporarlos en orden cronológico en documentada por
la carpeta del contrato.
el profesional
responsable del
proyecto.
100%
01-Dic-06
30-Jun-07
30
1,0
100%
30,14
30,14
30,14
La Dirección Administrativa realiza los procedimentos establecidos para la
verificación de los documetnos archivados en cada una de las carpetas de
los contratos contenidas en la Lista de Chequeo elaboradas por patre del Se verificaron los modelos de listas de chequeo, se realizó revisión del
Gurpo Procesos Contractuales y Procesos Precontractuales , también se archivo de los Grupos Precontractuales y Contractuales
envió oficio de fecha 03 de mayo sobre el cumplimiento de la Ley de 594
de 2000.
Determinar en términos de referencia o
pliegos
de
condiciones
el
procedimiento o pautas generales a
seguir en las audiencias públicas que
permitan la participación de todos los
oferentes en un tiempo suficiente para
cada proceso de contratación.
Verificación del
procedimiento
establecido en
pliego de
condiciones o
términos de
referencia.
Página 28 de 80
Se verificó que mediante correo electrónico, del Director Admnistrativo
impartió instrucciones especificas a los profesionales del Grupo
Procesos Precontractuales recordandoles la obligatoriedad de exigir la
firma de los ordenadores del gasto en la información general del
proyecto, asi como tambien recodandoles tener muy claros las norma
archivisticas.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
El incremento de la provisión para contingencias, de $25.580
millones en la vigencia 2004 a $35.388 en la vigencia de 2005, Continuar adelantando la gestión jurídica para lograr la
Seguimiento
de
los
procesos
Lograr la recuperación de los dineros
evidencia la provisión constituida en el 2005 sobre los embargos obtención de los fallos finales en lo posible a favor de la
adelantados por parte de la Oficina
que fueron objeto de embargos
judiciales, por $8.827.8 millones, que a pesar de las defensas Aerocivil
Jurídica
invocadas no ha sido posible la recuperación de los recursos.
DF
DF
113
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
1. Cobros persuasivos
El saldo a 31 de diciembre de 2005, de la cuenta Prestación de
servicios – Tránsito y Transporte por $65.112 millones, que
representa el 58.19% del total de la cuenta Deudores, está
afectado principalmente por la facturación a clientes en los
servicios aeronáuticos de sobrevuelos y protección al vuelo, así
como por el manejo que la
196
DF
1701009
2. Exigencia cumplimiento de garantías
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Fallos Jurídicos
3
01-Nov-06
30-Oct-07
52
3
100%
51,86
51,86
51,86
Se verificaron los soportes del caso que ha sido asignado a la Doctora
Teniendo en cuenta que las zonas embargadas entraron al tesoro de los
Maria Geiner Prada, para la recuperación de las sumas embargadas. No
municipios, la OAJ, se encuentra elaborando una demanda de acción
obstante, la misma CGR, dentro de las investigaciones adelantadas por
popular por detrimento alpatrimonio público con el fin de que a través de
estos hechos se ha pronunciado en el sentido de que en estos eventos
dicha acción se pueda obtener la devolución de las sumas embargadas.
no hay detrimento.
Llamadas
Oficios
Correos
Electrónicos
100%
01-Oct-06
30-Sep-07
52
1,0
100%
52,00
52,00
52,00
El Grupo de Cartera
semanalmente genera en promedio 30
requerimientos de cobro, representados en oficios, correos electronicos,
llamadas telefonicas y atención personal. Para realizar esta tarea en forma
objetiva se parte de los reportes semanales sobre el control de cartera de
empresas aereas comparada contra el valor de las garantías asi como de
los reportes de arrendamientos , servicios públicos, sobrevuelos y reporte
general de cartera
Pólizas
Servicio prepago
sobrevuelos
100%
01-Oct-06
30-Sep-07
52
1,0
100%
52,00
52,00
52,00
El Grupo de Carera esta dando estricto cumpliento a la resolucion 0675 de Se verificó el documento soporte de control de garantías generado en el
febrero 23 de 2006 y a las condiciones particulares con las que se sisstema por el Grupo de Cartera con corte a 20 de marzo de 2007 y el
contiutyen cada una de las garantias
informe correspondiente al control de garantías.
Llamadas
Oficios
Correos
Electrónicos
100%
01-Oct-06
30-Sep-07
52
1,0
100%
52,00
52,00
52,00
El Grupo de Cartera
semanalmente genera en promedio 30
requerimientos de cobro, representados en oficios, correos electronicos,
llamadas telefonicas y atención personal. Para realizar esta tarea en forma
objetiva se parte de los reportes semanales sobre el control de cartera de
empresas aereas comparada contra el valor de las garantías asi como de
los reportes de arrendamientos , servicios públicos, sobrevuelos y reporte
general de cartera
Fallos Jurídicos
100%
01-Oct-06
30-Sep-07
52
1
100%
52,00
52,00
52,00
El Grupo de Cartera he remitido casos por $6.788 millones para la
recuperación de cartera de conceptos aeronáuticos y aeroportuarios, se Se veriricaron los reportes del Grupo Cartera y el listado de los
anexa en el listado de procesos ejecutivos que lleva el Grupo procesos de Representación Judicial
Representación Judicial.
Informe de Avalúo
100%
01-Dic-06
30-Jun-07
30
1,0
100%
30,14
30,14
30,14
Se efectúo el avalúo de la totalidad de los inmuebles de propiedad de la Se verificó en el archivo del Grupo de Administración de inmuebles la
AEROCIVIL a través de los convenios suscritos con el Instituto Geográfico existencia de los avalúos de los inmuebles ubicados en aeropuertos y
Agustín Codazzi.
ayudas a la navegación aérea.
30,14
Con base en los avalúos realizados por el IGAC, se cumplió dentro de la
fecha prevista la labor de actualización de los valores de los inmuebles en
el Módulo de Activos Fijos Inmuebles del Sistema JDEdwards, trabajo que
aparece reflejado en la casilla “Valor Avalúo” del reporte “Detalle
Valorizaciones Activos”. La actualización de los valores de los activos
inmuebles de propiedad de la Entidad reflejan hoy un valor de $4,324
billones. Es de anotar que dentro de este mismo trabajo se han ido
cargando aquellos inmuebles que siendo de la AEROCIVIL inicalmente no
se cargaron.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
continuar en la gestión de recuperación de cartera
Lograr incrementar la recuperación de
incrementando los mecanismos de control y garantías,
cartera por conceptos aeronáuticos y
para la recuperación de la misma, y propenderá por el
aeroportuarios.
mejoramiento continuo de los procedimientos.
Arrendamientos por $13.972 millones, Sobrevuelos por $9.843
millones y Protección al Vuelo Internacional por $8.063 millones,
son los ítems mas representativos, influyendo el 23.5%, 16.6% y
el 13.6% respectivamente. El comportamiento de estos conceptos,
durante la anterior vigencia tiene un comportamiento similar,
influyendo el 21%, 18% y 16% respectivamente en el total de la
cartera, que había ascendido a $56.662 millones. lo que
demuestra la carencia de un procedimiento efectivo que garantice
la recuperación de estos recursos en el corto o mediano plazo.
DF
1. Cobros persuasivos
DF
2. Restitución de inmuebles
INM
114
197A
1604001
INM
115
116
117
INM
DF
DF
198
200
201
1604001
El saldo a 31 de diciembre de 2005, de la cuenta Propiedad
Planta y Equipo, por $694.270.970 miles , que representa el 28%
de los activos de la AEROCIVIL, se ve
afectado
representativamente por: De 3.684 activos Fijos Inmuebles
reportados por el PAF, que se encuentran en los aeropuertos, se
han actualizado y registrado 737 que representa el 20%. Aunado
a lo anterior se encontraron activos avaluados que no fueron
cargados en el contrato con la PRICE, para alimentar el sistema
PAF, por $12.422.804,6 miles y 6 inmuebles no avaluados
correspondientes a los aeropuertos de Chaparral, Florencia y
Garzón.
Analizar los datos obtenidos de los estudios de titulación y
avalúos con respecto a lo cargado en el sistema de la
totalidad de los activos de la Entidad
Realizar registro y actualización de los datos de los
inmuebles en el sistema por parte de la oficina de
inmuebles.
Lograr la actualización de los valores Revisión de los avalúos realizados por
de los inmuebles de propiedad de la el IGAC y posterior registro de los
AEROCIVIL en el sistema JDEdwards y valores y demás datos de los
estados financieros de la Entidad.
inmuebles de la Entidad en el sistema.
Reporte del sistema
Respecto a las Radioayudas, el sistema tiene registrado 153 a
costo histórico, la depuración por regional de este rubro se inicio
en el año 2006, presentando inconvenientes ya que algunas ya
Tener certeza de la totalidad de los
no existen en el mismo sitio y otras son resultado de convenios
inmuebles de propiedad de la
con empresas de comunicaciones y con ECOPETROL. Depuración y confrontación de los datos obtenidos en los
Registro, cargue y actualización de los Reportes Sistema
AEROCIVIL en donde se encuentran
Cabe anotar que el cargue realizado por la PRICE en años estudios de titulación con lo cargado en el sistema.
datos de los inmuebles en el sistema.
JDEdwards
ubicadas las radioayudas y el estado
anteriores, ha presentado diferencias con las inspecciones físicas
de los mismos
y levantamientos topográficos realizados por la entidad. Esto se
evidencia en los anexos del respectivo bien en el módulo de
activos inmuebles del sistema JDE.
1801004
Comparados los datos reportados por el área de facturación del
aeropuerto de Cúcuta con los reportados por el Sistema JDE,
Diseñar reportes estándares en el sistema
módulo Facturación, se encontraron diferencias originadas en
que las estadísticas...:
Implementar
una
metodología
unificada en la emisión de reportes
Generación
con el propósito de de evitar errores
reportes.
de
transcripción
de
datos
o
interpretación.
1801002
Existe incertidumbre sobre la realidad de los saldos de la cuenta
271005 Pasivos Estimados - Provisión Litigios o Demandas por
$30,625 millones, la 531401 correspondiente a Gastos Provisión
para Contingencias - Litigios o Demandas por $15,571 millones y
Realizar una labor de Conciliación, depuración y control
sobre las Cuentas de Orden 912000 por $625,067 millones; toda
permanente de la información Jurídica y las cuentas de
vez que según el Formato 9 rendido en la cuenta a 31 de
Orden, así como las cuentas de pasivos estimados.
diciembre de 2006 registra una provisión de $968,109 millones
por este concepto y según el Balance y Cuentas de Orden
solamente asciende a $671,264 millones, presentando una
diferencia de $296,845 millones
Proporcionar
y
mantener
una
información Institucional unificada,
3. Conciliación Mensual entre Oficina
relacionada con los procesos jurídicos
Jurídica y la Contabilidad
que hagan curso bien sea en contra y
o a favor de AEROCIVIL
y
verificación
de
los
1
1
01-Dic-06
01-Ene-07
30-Jun-07
30-May-07
30
21
1,0
1,0
100%
100%
30,14
21,29
30,14
21,29
21,29
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Se constató el resultado de la carteraa 28 de febrero de 2007,
comparado con la cartera existente a 31 de dic. Del 2005, al igual que el
reporte del control de garantías a 20 de marzo de 2007. Así mismo se
verificaron la exitencia de los documentos y de los controles de los
registros de cobro persuasivo que lleva el Grupo de Cartera.
Se constató el resultado de la carteraa 28 de febrero de 2007,
comparado con la cartera existente a 31 de dic. Del 2005, al igual que el
reporte del control de garantías a 20 de marzo de 2007. Así mismo se
verificaron la exitencia de los documentos y de los controles de los
registros de cobro persuasivo que lleva el Grupo de Cartera.
Se verificó el CD que contiene la siguiente información: * Inventario de
Inmuebles, * Reporte “Detalle Valorizaciones Activos”. Que feflejan los
valores de los activos inmuebles de propiedad de la Entidad por un
valor de $4,324 billones. Es de anotar que dentro de este mismo trabajo
se han ido cargando aquellos inmuebles que siendo de la AEROCIVIL
inicalmente no se cargaron.
Se realizó el estudio de la titulación de los inmuebles y los levantamientos
topográficos y arquitectónicos de los inmuebles donde se encuentran
ayudas a la navegación aérea, con base en los títulos que reposan en el
Se verificó el CD que contiene la siguiente información: Relación de
archivo del Grupo de Administración de Inmuebles y la recopilada en las
Unidades de negocios de las ayudas a la navegación aérea, Reporte
entidades que manejan información sobre propiedad de inmuebles. Con
“Detalle Valorizaciones Activos”. , "muebles e inmuebles a nivel
base en los avalúos realizados por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi
nacional" cargada en el sistema JDE.
fueron actualizados en el Sistema JDEdwards el valor de estos inmuebles,
labor que se efectuó en el término previsto y se ve reflejada en la casilla
“Valor Avalúo” del reporte “Detalle Valorizaciones Activos”.
Reporte
1
15-Jul-06
31-Dic-06
24
1
100%
24,14
24,14
24,14
Se diseñaron reportes de Número de Pasajeros y mediante comunicación
de fecha 1 de agosto de 2007, el Administrador del Aeropuerto Camilo
Daza de Cúcuta informo al Jefe de Facturación, que a partir del mes de
abril del año 2006, la Oficina de Servicios Aeroportuarios implantó la Se verificaron los reportes del sistema
transcripciópn de datos directamente del sistema, con el próposito de evitar
errores de interpretación, por ello a la fecha se están obteniendo para la
entrega de estas informaciones únicamente las mostradas por el sistema.
Reporte
1
01-Ago-06
31-Jul-07
52
1,0
100%
52,00
52,00
52,00
La OAJ y el Grupo de Contabilidad, realizan de manera permanente Se verificaron los soportes de las conciliaciones , depuraciones de la
Conciliación, depuración y control de la información Jurídica y las cuentas información Jurídica y las cuentas de Orden, así como las cuentas de
de Orden, así como las cuentas de pasivos estimados.
pasivos estimados.
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FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
OBSERVACIONES CONSOLIDADAS UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL NIVEL CENTRAL Y REGIONAL
REGIONAL ATLANTICO
118
RAT
203
El Plan de Acción que realizó la Regional Atlántico, para la
vigencia de 2005, no está acorde con el Plan Indicativo
establecido por la Aerocivil a Nivel Nacional, en razón a que en su
elaboración no tuvo en cuenta los siguientes datos: Indicadores,
Valor Inicial, Metas del año 2005, mínima, satisfactoria y
sobresaliente, Metas a 31 de diciembre
Efectuar el plan de acción con base en los proyectos que
envían los administradores de los aeropuertos adscritos a
la Dirección Regional, priorizando los proyectos de
mantenimiento, conservación y instrucción de la
infraestructura aeroportuaria y administrativa. De igual
forma en cumplimiento de la Circular 004 de 2004 del
DAF, dicha Región al envió al nivel central un plan de
acción, con objetivos, indicadores y metas para la
evaluación de gestión por dependencias.
Estructurar el plan de acción de
Actualizar el control de seguimiento a
inversión y de gestión y realizar
Cuadro de control
las actividades descritas en el plan de
seguimiento a cada una de las
actualizado
acción de la vigencia 2006.
actividades descritas en él,
OAP
1. Contratación
OAP
204
119
A pesar que la Aeronáutica Civil como entidad a nivel nacional
posee un mapa de riesgos generalizado para todas las
regionales, se evidenció que la Regional Atlántico, no cuenta con
esta herramienta administrativa adaptada a sus condiciones
generales y específicas que le permita medir sus propias
debilidades y riesgos latentes; por lo que no existe
Continuar trabajando en el mejoramiento continuo de sus
procesos y procedimientos, mapas de riesgos y puntos de
2. Divulgación y socialización de los
control para las actividades relevantes de los mismos
procesos, procedimientos y mapas de
(MECI), l Decreto 1599 del 2005 y la Resolución 1539 de Fortalecer el sistema de control riesgo.
2006, de igual forma adelanta una contratación con el fin interno en cuanto a la Valoración del
de fortalecer el Diseño e Implementación del Sistema de Riesgo
Gestión de la Calidad NTCGP - 1000, proyectos que se
replicarán en el nivel regional para dar cubrimiento total a
la implementación de estos sistemas.
Contrato
1
01-Oct-06
20-Feb-07
20
1
100%
20,29
20,29
20,29
1
15-Ene-07
30-Jul-07
28
0,8
80%
22,40
22,40
28,00
La Dirección Regional, envió circular a los administradores de los
Se verificó la circular enviada por la Dirección Regional y el cuadro de
aeropuertos con el objeto de realizar seguimiento al cumplimietno del plan
seguimiento del plan de acción para cada aeropuerto.
de acción de esta Regional.
Los mapas de riesgos de las Direcciones Regionales y Aeropuertos ya
están levantados, se divulgaron a nivel regional, faltaría la revisión y o
mejoramiento por parte de la OAP, para la expedición del acto
administrativo. Así mismo los procesos e indicadores de la Dirección
Regional Atlántico, están levantados, los cuales se encuentran en proceso
de revisión y ajuste por parte de la OAP, para adoptarlos mediante acto
administrativo.
Se verificaron los mapas de riesgos de las Direcciones Regionales y
Aeropuertos ya están levantados, se divulgaron a nivel regional, faltaría
la revisión y o mejoramiento por parte de la OAP, para la expedición del
acto administrativo. Así mismo los procesos e indicadores de la
Dirección Regional Atlantico, están levantados, los cuales se
encuentran en proceso de revisión y ajuste por parte de la OAP, para
adoptarlos mediante acto administrativo.
Se verificaron los mapas de riesgos de las Direcciones Regionales y
Aeropuertos ya están levantados, se divulgaron a nivel regional, faltaría
la revisión y o mejoramiento por parte de la OAP, para la expedición del
acto administrativo. Así mismo los procesos e indicadores de la
Dirección Regional Atlantico, están levantados, los cuales se
encuentran en proceso de revisión y ajuste por parte de la OAP, para
adoptarlos mediante acto administrativo.
Capacitación
100%
01-Ago-07
30-Oct-07
13
0,8
80%
10,29
10,29
12,86
Informe
1
15-Nov-07
30-Dic-07
6
0,8
80%
5,14
5,14
6,43
Los mapas de riesgos de las Direcciones Regionales y Aeropuertos ya
están levantados, se divulgaron a nivel regional, faltaría la revisión y o
mejoramiento por parte de la OAP, para la expedición del acto
administrativo. Así mismo los procesos e indicadores de la Dirección
Regional Atlántico, están levantados, los cuales se encuentran en proceso
de revisión y ajuste por parte de la OAP, para adoptarlos mediante acto
administrativo.
Se verificó que la Entidad adelanta el proceso Licitatorio 8000038 OL
La Entidad adelanta el proceso Licitatorio 8000038 OL cuyo objeto es el
cuyo objeto es el mantenimiento de la plataforma del aeropuerto de
mantenimiento de la plataforma del aeropuerto de Valledupar, publicado en
Valledupar, publicado en la página WEB de la Entidad desde el 28 de
la página WEB de la Entidad desde el 28 de Abril .
Abril .
OAP
3. Monitoreo y seguimiento a la
administración de los riesgos y a los
mecanismos de control establecidos
por las áreas.
DDA
Mantener plataforma
Plataforma sin baches y grietas
superficiales en la intersección.
1
23-Nov-06
22-Nov-07
52
0,6
60%
31,20
31,20
52,00
Demarcar pista
Pista demarcada
1
23-Nov-06
22-Nov-07
52
1
100%
52,00
52,00
52,00
AEROPUERTO VALLEDUPAR
DDA
206
120
DDA
No obstante que el Nivel Central de la entidad suscribió un
contrato de mantenimiento a la pista, el cual ya fue ejecutado,
existen baches y grietas superficiales en aproximadamente un
50% del total de la misma, desde la cabecera 0.2 hasta la
Evaluar costos y gestionar recursos
cabecera 2.0, así como en la intersección del ingreso a la
plataforma. De igual manera, falta demarcación y señalización
vertical, presentando un estado regular. Por otra parte, las
bermas carecen de mantenimiento y demarcación...
DDA
121
DNA
Señalizar pista
Mantener bermas
207
Requiere de mantenimiento en toda su estructura; el área donde
funcionan los equipos de control y comunicación de la llegada de
las aeronaves, está mal diseñada, si tenemos en cuenta que
carece de una vista que abarque 360°, tal y como se estipula en
las normas, puesto que el lado que mira al acceso de los Instruir a los controladores sobre el alcance de la norma.
hangares no tiene una visual directa; por tal razón, cuando se
aproxima una nave procedente de Riohacha, los controladores
deben levantarse de su sitio de trabajo para poder observar que
está pasando con la misma.
Mediante contrato 6003442-OH-06 , se demarcó y señalizó la pista. A
Se verificó que mediante contrato 6003442-OH-06 , se demarcó y
través de la Dirección de Telecomunicaciones se adelanta el proceso de señalizó la pista. A través de la Dirección de Telecomunicaciones se
contratación para la adquisición e instalación de la señalización vertical del adelanta el proceso de contratación para la adquisición e instalación de
aeropuerto de Valledupar.
la señalización vertical del aeropuerto de Valledupar.
Gestionar recursos
Pista señalizada verticalmente.
1
Mantenimiento de las bermas.
Permitir condición visual dominante
mediante el libre movimiento del
Condición visual propicia
controlador como lo establece la
norma
Instructivo
23-Nov-06
22-Nov-07
52
0,4
40%
20,80
20,80
52,00
1
23-Nov-06
22-Nov-07
52
0,6
60%
31,20
31,20
52,00
Según la definición de bermas establecidas en la parte 14° de los
reglamentos aeronáuticos de Colombia "Banda de terreno que bordea un
pavimento, tratado de forma que sirva de trancisión entre ese pavimento y
el terreno adyascente y citando el numeral 14.3.3.2.4 Resistencia de los
márgenes de las pistas "Los márgenes de las pistas deben prepararse o
construirse de forma que soporten el peso de un avión que se saliera de
la pista, sin que este sufra mayores daños, y soportar los vehículos
terrestres que pudieran operar sobre el margen". estas franjas cumplen
1
23-Nov-06
03-Mar-07
14
1
100%
14,29
14,29
14,29
Se solicitó a la Direccion de Infraestructura y a la administracion del
aeropuerto mediante oficios 4104-0494-07
y 4104-0495- 07 la
adecuación de la infraestructura de la torre de control y la poda de árboles
que obstaculizan la visualización del area de aproximación y la zona de
hangares.
Página 30 de 80
Se verificó que los margenes sirven como superficie de transición entre
la pista y el terreno natural , teniendo un sobresalto menor a 10 cms
que está de acuerdo y durante la vig 2007, se adelantaron labores de
mantenimiento a las franjas y zonas de seguirdad.(rocerías )
Se verificó que la DNA, mediante oficios 4104-0494-07 y 4104-0495- 07
solicitó a la DDA y a la Administración del aeropuerto, la la adecuación
de la infraestructura de la torre de control y la poda de árboles que
obstaculizan la visualización del area de aproximación y la zona de
hangares.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
52
1,0
100%
52,00
52,00
52,00
Se verificó que actualmente se adelanta el contrato No. 7000199-OH-07
Se anexa copia del contrato No. 7000199-OH-07 cuyo Objeto es
cuyo Objeto es Mantenimiento Infraestructura complementaria via de
Mantenimiento Infraestructura complementaria via de acceso y sistemas de
acceso y sistemas de drenaje de parqueadero Aeropuerto de Corozal.
drenaje de parqueadero Aeropuerto de Corozal
Se anexan fotos
Plazo en
semanas de
las Metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
AEROPUERTO COROZAL
122
RAT
208
Falta señalización a la pista, que permita a las aeronaves un fácil
acceso a la misma. Existe desprendimiento de material granular
Contratar mantenimiento de canales
del pavimento en toda su extensión, baches y grietas; faltan
canales que permitan recoger las aguas lluvias.
Reconformar canales
Canales que permitan recoger
aguas lluvias
las
Contrato
1
23-Nov-06
22-Nov-07
AEROPUERTO SANTA MARTA
213
123
RAT
216
RAT
DDA
125
30-Sep-06
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Mediante contrato Nº 6000525 OH 2006, para la adquisición, instalación
calibración prueba y puesta en servicio de sistemas de luces papi para el
aeropuerto de Santa Marta , se incluyeron las obras de las tapas de la
tubería eléctrica que abastece la energía para el aeropuerto.
2
15-Oct-06
15-Dic-06
9
2
100%
8,71
8,71
8,71
Se anexan las actas de supervisión del contrato Nª 6000525 de 2006, con Se verificaron las actas de supervisiòn del contrato Nª 6000525 de
fechas 05 de marzo de 2007,14 de marzo de 2007, 20 de abril de 2007 y 2006, confechas 05 de marzo de 2007,14 de marzo de 2007, 20 de abril
de 17 de mayo de 2007.
de 2007 y de 17 de mayo de 2007.
Contrato ejecutado
a satisfacción.
1
15-Oct-06
30-Dic-06
11
1
100%
10,86
10,86
10,86
Se anexan las actas liquidación
Ejecución del contrato
Actas de obra
2
19-Oct-06
30-Jun-07
36
2
100%
36,29
36,29
36,29
Se verifió que mediante contrato No. 7000049 OH, para el servicio de
Mediante contrato No. 7000049 OH, para el servicio de mantenimiento de
mantenimiento de las zonas de seguridad y limpieza de canales del
las zonas de seguridad y limpieza de canales del Aeropuerto de Santa
Aeropuerto de Santa Marta, se efectuó la rocerìa. OJO CON LA PODA
Marta, se efectuó la rocerìa. OJO CON LA PODA DE LOS ARBOLES.
DE LOS ARBOLES.
Ejecución del contrato
Actas de obra
2
01-Jul-07
30-Nov-07
22
2
100%
21,71
21,71
21,71
Se presentan actas de recibo parcial de obra
2
15-Ene-07
30-Abr-07
15
2
100%
15,00
15,00
15,00
A travès del contrato No. 6000473 -OH, se efectuaron obras necesarias
Se verificò que A travès del contrato No. 6000473 -OH, se efectuaron
para el funcionamiento nomal del cuartel de bomberos , en este momento
obras necesarias para el funionamiento nomal del cuartel de bomberos
està habilitado y funcionando. se anexa copia del Acta de Recibo Final
, en este momento està habilitado y funionando.
tramitada en la Direccion de Desarrollo Aeroportuario.
2
01-May-07
30-Ago-07
17
2
100%
17,29
17,29
17,29
Se anexan copia del Informe final, registro fotografico y bitacora del
Se verificaron lossiguientes documentos: Informe final de la interventorìa
Contrato No. 6000473-OH-006 cuyo Objeto es: Contratar la Construcción
y acta de recibo final tramitadal, registro fotografico y bitacora del
de la segunda etapa del cuartel de bomberos del Aeropuerto de Santa
Contrato
Marta.
3. Contrato debidamente ejecutado
RAT
124
01-Sep-06
Los registros que almacenan la tubería eléctrica, que abastece de
Mantener técnicamente en buen
energía al aeropuerto, se encuentran en mal estado y carecen
La Dirección Regional adelantará el proceso de estado los registros eléctricos del
de tapa. Lo que genera un riesgo de accidentalidad tanto para el
contratación el mantenimiento de los registros eléctricos.
aeropuerto a fin de evitar daños 2. Seguimiento por parte del supervisor Informes mensuales
funcionamiento del aeropuerto como para los funcionarios que
presentados por el
posteriores.
a la ejecución del contrato
supervisan esas áreas.
supervisor.
RAT
219
DDA
La visual, para las aeronaves al momento de aterrizar, en Continuar con la ejecución del contrato mantenimiento y Permitir condición visual dominante
algunos sectores del aeropuerto, no es la más adecuada por la poda de árboles
altura que presentan los árboles que se encuentran colindantes
con la malla. De igual manera, alrededor de la pista la maleza
Continuar con la ejecución del contrato de mantenimiento
requiere de mantenimiento (rocería) puesto que
Mantener zonas de seguridad
de zonas verdes y zonas de seguridad
Se verificó que mediante contrato Nº 6000525 OH 2006, para la
adquisición, instalación calibración prueba y puesta en servicio de
sistemas de luces papi para el aeropuerto de Santa Marta , se
incluyeron las obras de las tapas de la tubería eléctrica que abastece la
energía para el aeropuerto. Se anexa foto. El contrato se legalizó el 28
de diciembre de 2006.
1
1. Gestiones para la adjudicación del
Contrato adjudicado
Contrato
RAT
1. Realizar seguimiento a la ejecución Actas parciales de
del contrato
obra tramitadas
El contrato suscrito desde el nivel central para la construcción de
la nueve sede del cuerpo de bomberos, fue suspendido
Adelantar las gestiones necesarias para la terminación del Habilitar las instalaciones del cuartel
quedando la obra inconclusa, falta la cubierta de la zona de
cuartel de Bomberos.
de Bomberos
Informe Final
parqueo de las máquinas; el tanque enterrado que abastecerá de
2. Informe final del interventor del
Interventoría
agua a los tanques elevados
contrato y presentación del acta de presentado
y
liquidación.
Acta de recibo final
tramitada
Se verificaron las actas de recibo final de obra y de liquidacón del
contrato. PARA LA VIGENCIA 2008, SE TIENE PROYECTADO UN
CONTRATO PARA TERMINAR DE CONSTRUIR LAS TAPAS
Se verificaron las actas de recibo parcial de obra del mantenimiento de
las zonas de seguridad.
AEROPUERTO TOLU
126
DDA
220
Los baños se encuentran dentro del Terminal, frente a la sala de
espera, requieren reparaciones en las puertas y se encuentran Contratar el mantenimiento del terminal (puertas y baños
Adecuar baños para discapacitados
en mal estado. Adicionalmente, no se cuenta con baños para discapacitados)
apropiados para discapacitados.
221
La iluminación es bastante deficiente, no se cuenta con los Contratar mantenimiento y reposición de luminarias
recursos para la compra de lámpara y bombillos que permitan una
buena iluminación, se necesita un buen mantenimiento de las
redes internas
Contratar mantenimiento de redes internas
RAT
127
RAT
128
DT
Baños de discapacitados adecuados
Contrato
1
01-Ene-07
22-Nov-07
46
1,0
100%
46,43
46,43
46,43
Se encuentra en ejecución el contrato N° 700487 OK por valor de Se verificó que se encuentra en ejecución el contrato N° 700487 OK por
$1.619.985 Millones cuyo objeto era mantenimiento de la pista y valor de $1.619.985 Millones cuyo objeto era mantenimiento de la pista
ampliación del terminal en el cual estan incluidos los baños
y ampliación del terminal en el cual estan incluidos los baños
Contar con la iluminación adecuada
Areas iluminadas
Contrato
1
23-Nov-06
22-Nov-07
52
1
100%
52,00
52,00
52,00
La DT, asignó los recursos correspondientes a la RAT, para que se
Se verificó que mediante contrato N° la RAT
atienda este requerimiento. MANUEL MERCADO.
Mantener las redes internas
Redes internas mantenidas
Contrato
1
23-Nov-06
22-Nov-07
52
1
100%
52,00
52,00
52,00
Mediante Contrato se adelantan las obras de mantenimiento de las redes Se verificó el estado en que se encuentra la ejecución de este contrato
internas del aeropuerto de Tolú
de mantenimiento de las redes internas del aeropuerto.
La Dirección de Desarrollo Aeroportuario adelantó los Estudios
Arquitectonicos y Estructurales para las nuevas áreas del Terminal de
Tolu, las cuales comprenden: salas de abordaje, sala de llegada, area de
cheking, area de oficinas aereas, area de comercio, area de restaurantes y
zonas de estar; las cuales se van a desarrollar en la vigencia 2007 y 2008,
con el numero de contratación 7000107-ON-2007, con éste proyecto se
van a suplir todas las necesidades para el buen desarrollo del terminal. En
la actualidad se encuentra en Pliegos definitivos. Se anexa Estudio
Terminal Tolu.
222
Sin aire acondicionado y totalmente destapada, sin garantías para
Realizar estudio de costos de implementación del sistema Mantener en condiciones adecuadas 1,Elaboración de estudio técnico y de
la seguridad y abordaje del avión; el calor y la incomodidad son
Estudio de costos
de aire acondicionado.
la sala de abordaje
costos
insoportables.
225
Continuar el proceso contractual para la adecuación Reparar las instalaciones del cuartel
El cuartel de bomberos, edificio de la Terminal y área
definitiva del cuartel de Bomberos, terminal y área de Bomberos, terminal y área
administrativa presentan evidente deterioro en el cielo raso.
administrativa
administrativa.
1
23-Nov-06
22-Mar-07
17
1
100%
17,00
17,00
17,00
Se verificó que mediante Contrato No. 6000391--OH-06 se adelantó el
mantenimiento del terminal y que se instaló un aire acondicionado en
la sala de abordaje.Se anexa contrato, adicionalmente la Dirección de
Desarrollo Aeroportuario adelantó los Estudios Arquitectonicos y
Estructurales para las nuevas áreas del Terminal de Tolu, las cuales
comprenden: salas de abordaje, sala de llegada, area de cheking, area
de oficinas aereas, area de comercio, area de restaurantes y zonas de
estar; las cuales se van a desarrollar en la vigencia 2007 y 2008, con el
numero de contratación 7000107-ON-2007, con éste proyecto se van a
suplir todas las necesidades para el buen desarrollo del terminal. En la
actualidad se encuentra en Pliegos definitivos. Se anexa Estudio
Terminal Tolu.
AEROPUERTO RIOHACHA
129
DDA
DDA
La DDA envio con Oficio No. 4400-309-2901 de Agosto 13 de 2,007, las
Actas de Recibo final y Liquidación del Contrato No. 6000354-OH-06 Cuyo Se verificaron las actas parciales de obra y el oficio N° 4400-309-2901
Objeto es: Mantenimeinto del Terminal y del Cuartel de Bomberos del de Agosto 13 de 2,007 enviado a la Dirección Administrtiva, de igual
Aeropuerto de Riohacha, enviado a la Dirección Administrativa. Se anexa forma existen fotos de la obra.
Acta.
1. Ejecución del contrato
Actas parciales de
obra
2
23-Nov-06
30-Jun-07
31
2
100%
31,29
31,29
31,29
2. Informe final de ejecución
Acta de recibo final
1
30-Jun-07
30-Sep-07
13
1,0
100%
13,14
13,14
13,14
Informes
1
15-Ene-07
30-Mar-07
11
1
100%
10,57
10,57
10,57
La Dirección Administrativa a través de la Administradora SICE, ha
impartido capacitación a los ordenadores del gasto y personas designadas Se verificaron las actas de capacitación de la Administradora SICE, se
por ellos , para evitar la innecesarias generaciones de alarmas, se anexan anexan los informes correspondientes.
los informes correspondientes.
Actas
3
04-Ago-06
30-Mar-07
34
3
100%
34,00
34,00
34,00
La Dirección General mediante Circular N° 3204-134 de Agosto de 2006,
solicitó reiniciar las acciones de análisis y estudio para realizar la
depuración de los activos fijos, efectuando el correspondiente proceso de
baja.
130
RAT
226
La entidad no ha implementado en su totalidad la aplicación del
Decreto 3512 de 2002, como se verificó en la muestra tomada de
12 contratos y 10 de ellos presentaron una alarma consistente en
Dar cumplimiento estricto del Decreto
Continuar registrando los contratos en el SICE de acuerdo
2. Monitoreo y seguimiento por parte
que los contratistas no se encontraban registrados en el SICE.
3512 de 2.002 en lo relacionado con
con lo previsto en el Decreto 3512 de 2.002
de las Dirección Regional
Ver contratos Nos. 5000067-OH, 5000427-OH, 5000030-OH,
el registro de contratos en el SICE.
5000352-OH, 5000429-OH, 5000196-OH, 5000430-OH, 5000498OH, 5000364-OH, 5000427-OH, 5000112-OH y 5000113-OH
131
DF
231
Con relación a las actas de saneamiento contable y sus
respectivos comprobantes y soportes estos reposan en el nivel
central, Grupo de Contabilidad, debido a que todo el proceso ha
sido adelantado por ellos; sin embargo, no se nota
acompañamiento del nivel central a la Regional
Enviar las actas del Comité de Saneamiento Contable,
aplicado a cuentas de dependencias o aeropuertos de Informar al Nivel Regional del
cada jurisdicción del nivel l Regional, aclarando que el resultado del proceso de saneamiento Enviar actas al Director Regional y al
saneamiento contable se está coordinando en Nivel contable aplicado a los aeropuertos u Gerente o Administrador Aeroportuario
Central porque es donde se consolida la contabilidad oficinas de su jurisdicción
Nacional, pero aplica para todo el país
Página 31 de 80
Se verificó que la Dirección General mediante Circular N° 3204-134 de
Agosto de 2006, solicitó reiniciar las acciones de análisis y estudio para
realizar la depuración de los activos fijos, efectuando el correspondiente
proceso de baja.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
AREA
No.
132
RAT
232
Código
hallazgo
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
A 31 de diciembre de 2005, en los aeropuertos de Cartagena,
Santa Marta, Valledupar y Barranquilla (Área Administrativa, Área
Soporte Técnico, Área Aeronavegación), los inventarios a cargo
de los diferentes funcionarios no se encontraban actualizados,
debido a
233
Se observa que para la depuración de elementos a cargo de
exfuncionarios, el nivel central no es oportuno en informar al
Almacenista de la Regional, sobre las novedades de personal, en
el caso de retiro o cancelación del contrato
RAT
133
Acción correctiva
Objetivo
Adelantar por parte del funcionario encargado del
Depurar información y actualización
Almacén de la Dirección Regional, la depuración y
2. Seguimiento
de inventarios de los funcionarios de
actualización de inventarios de los funcionarios de soporte
inventarios.
la regional atlántico.
técnico de los Aeropuertos adscritos.
a
actualización de
1. Listar inventarios para determinar
cuales están a cargo de exfuncionarios
y
verificar existencia física de
Adelantar por parte del Almacenista de la Dirección
elementos.
Regional en coordinación con el nivel central la Mantener actualizado el inventario de
depuración de la información de elementos a cargo de la Dirección Regional.
exfuncionarios.
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Reportes
inventarios
individuales
100%
30-Nov-06
30-Dic-06
4
1
100%
4,29
4,29
4,29
El Almacenista de la Regional Atlantico adelantó la depuración y
actualización de inventarios en los aeropuertos de Cartagena, Santa Marta,
Valledupar y Barranquilla (Área Administrativa, Área Soporte Técnico, Área
Aeronavegación), pero no los había enviado a los diferentes aeropuertos,
como compromiso quedó que a 31 de dic, se efectuarían las REsoluciones
de Baja de todos los aeropuertos de la D.R.A.
Reportes
100%
30-Sep-06
30-Oct-06
4
1
100%
4,29
4,29
4,29
El Almacenista de la Regional Atlántico adelantó la depuración y
actualización de inventarios de los funcionarios y exfuncionarios de la Se verificaron los reportes de los inventarios de los funcionarios y
Dirección Regional y de los aeropuertos, pero no los había enviado a los exfuncionarios de la Dirección Regional y de los aeropuertos, pero no
diferentes aeropuertos, el almacensita se comprometió a enviarlos para los había enviado a los diferentes aeropuertos.
que se realicen las respectivas verificaciones.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Se verificó que el Almacenista de la Regional Atlantico adelantó la
depuración y actualización de inventarios en los aeropuertos de
Cartagena, Santa Marta, Valledupar y Barranquilla (Área Administrativa,
Área Soporte Técnico, Área Aeronavegación), pero que no los había
enviado a los diferentes aeropuertos, como compromiso quedó que a 31
de dic, se efectuarían las Resoluciones de Baja de todos los
aeropuertos de la D.R.A., Se realizaron pruebas selectivas de inventario
RAT
2. Registrar novedades y actualizar
cuentadante.
Inventarios
actualizados
100%
30-Oct-06
30-Dic-06
9
1
100%
8,71
8,71
8,71
Con la información enviada por los cuentadantes el almacenista realiza
Se verificaron los registros de las novedades y las actualizaciones
permanentemente los registros de las novedades y las actualizaciones
respectivas, pero falta enviar esta información a varios aeropuertos,
respectivas, pero falta enviar esta información a varios aeropuertos, para
para que se realicen las verificaciones respectivas.
que se realicen las verificaciones respectivas.
RAT
1. Actualizar inventario de activos fijos
y elementos a dar de baja en el
aeropuerto y proyectar los actos
administrativos respectivos .
Inventarios
100%
30-Sep-06
30-Nov-06
9
1,0
100%
8,71
8,71
8,71
El Almacenista de la Regional Atlántico adelantó la depuración y
Se verificaron los reportes de los inventarios de los funcionarios y
actualización de inventarios de los funcionarios y exfuncionarios del
exfuncionarios de la Dirección Regional y de los aeropuertos, pero no
aeropuertos, pero no los había enviado se realicen las las respectivas
los había enviado a los diferentes aeropuertos.
verificaciones.
Resoluciones
1
30-Nov-06
30-Dic-06
4
1,0
100%
4,29
4,29
4,29
Como compromiso quedó que a 31 de dic de 2007, se efectuarían las
Resoluciones de Baja de todos los aeropuertos de la D.R.A, aclarando que
ya se .adelantó la depuración y actualización de inventarios de los
funcionarios y exfuncionarios del aeropuertos, pero no los había enviado
se realicen las las respectivas verificaciones
Contratos
100%
01-Mar-07
30-Jun-07
17
1
100%
17,29
17,29
17,29
Se verificó que mediante contratos Nºs VP-AR-003-06 para cafetería y
Mediante contratos Nºs VP-AR-003-06 para cafetería y No VP-AR-008-07,
No VP-AR-008-07, Nancy Renalds para restaurante y cafetería se
Nancy Renalds para restaurante y cafetería se realizó el arrendamiento de
realizó el arrendamiento de los dos locales que se encontraban
los dos locales que se encontraban DESOCUPADOS.
DESOCUPADOS.
Informe
1
01-Dic-06
30-Mar-07
17
1
100%
17,00
17,00
17,00
La Dirección Regional Atlantico mediante comunicación escrita dirigida a lo
Administradores y Gerentes Aeroportuarios les reiteró el cumplimiento de
la función relacionada con la supervisión y seguimiento al cumplimiento de
la obligaciones de los arrendatarios de acuerdo a lo dispuesto en la
Resolución N° 00589 de 2007, al igual que ha realizado visitas a los
diferentes aeropuertos para ver la ejecución de las obras.
Informe
1
01-Dic-06
30-Mar-07
17
1
100%
17,00
17,00
17,00
La Dirección Regional solicitó a los Administradores de los Aeropuertos, Se verificó el informe de inmuebles presentado por los Administradores
informe sobre los inmuebles de sus aeropuertos.
de los Aeropuertos.
Reporte PAC
1
30-Sep-06
30-Dic-06
13
1
100%
13,00
13,00
13,00
Con el fin de mejorar la planeación en los compromisos y pagos, la Se verificó que la Dirección Regional con el fin de mejorar la planeación
Dirección Regional realizó los pagos de los compromisos de acuerdo con el en los compromisos y pagos, realizó éstos de acuerdo con el flujo de
caja que mantenía mensualmente.
flujo de caja que mantenía mensualmente.
Informe
1
30-Oct-06
30-Dic-06
9
1
100%
8,71
8,71
8,71
La Dirección Regional realiza seguimiento mensual al cumplimiento de los Se verificó que la Dirección Regional realiza seguimiento mensual al
compromisos de pago.
cumplimiento de los compromisos de pago.
Informes
6
01-Feb-07
30-Dic-07
47
6
100%
47,43
47,43
47,43
Se verificó que la Dirección Regional Atlantico elaboró un plan de
La Dirección Regional Atlantico elaboró un plan de compras de acuerdo
compras de acuerdo con la realidad de las necesidades de esta, al cual
con la realidad de las necesidades de esta, al cual se le realiza un
se le realiza un seguimiento bimensual con respecto a la ejecución del
seguimiento bimensual con respecto a la ejecución del mismo.
mismo.
134
234
En los Aeropuertos de Carmen de Bolívar, Riohacha y Corozal,
existen elementos inservibles en cuantía de $18.1 millones, Adelantar por parte del Almacenista de la Dirección
pendientes de dar de baja de los inventarios, razón por la cual, Regional el proceso de baja de elementos inservibles u
se están incumpliendo las disposiciones precisas del Plan General obsoletos de los aeropuertos.
de Contabilidad Pública, PGCP
RAT
Cumplir con la Ley de Saneamiento
contable y propender por la custodia
y el control de los bienes de la
2. Resolución y aplicar procedimiento
entidad
de baja de elementos técnicamente
declarados
como
inservibles
u
obsoletos.
135
RAT
236
A diciembre 31 de 2005, se encontraban desocupados los
siguientes locales (Ver tabla No. 2), debido a los procesos
jurídicos y acciones ejecutivas instauradas por la Aerocivil en
contra de los arrendatarios para la restitución de los inmuebles.
Denotándose la falta de prestación de mejores servicios
indirectos a los usuarios y el cierre de estos presentan una
imagen
Adelantar a través de la Oficina Asesora Jurídica con los
abogados apoderados de los procesos de restitución y
ejecutivos las gestiones necesarias ante la justicia
administrativa para impulsar dichos procesos y que sean
resueltos de manera pronta para disponer de las áreas
objetos del proceso para entregarlas en arrendamiento.
136
RAT
237
De acuerdo a lo dispuesto en la Resolución Nº 03379 de 3 Junio
1996, en lo que respecta a las funciones de supervisar el
cumplimiento de obligaciones de los contratos de arrendamiento,
entre otras, la del pago de canon de arrendamiento y/o servicios
públicos se encuentran a cargo directamente de los
administradores aeroportuarios
Reiterar a los administradores aeroportuarios de
regional atlántico y al Jefe del Grupo Administrativo
Financiero el cumplimiento de la función relacionada con
supervisión y seguimiento al cumplimiento de
obligaciones de los arrendatarios.
137
RAT
238
El Nivel Central no ha definido políticas en cuanto a la renovación
del contrato de arrendamiento en los casos cuando el avalúo
practicado por la Lonja de Propiedad Raíz resulta no favorable
para la Entidad y aun impugnado no se consigue modificar, toda
vez que podría constituirse en detrimento patrimonial, si la
Entidad percibiendo por un contrato
A través de la Secretaria General hacer claridad en
cuanto a las políticas relacionadas con la renovación de
contrato de arrendamiento en los casos de realización de
nuevos avalúos para no presentar inconvenientes
posterior con los entes de control por posible detrimento
patrimonial.
241
La Aeronáutica Civil, Regional Atlántico no realizó la ejecución del
PAC, Programa Anual Mensualizado de Caja el cual define el
monto máximo de fondos disponibles para la correcta ejecución
del gasto. Lo cual genera falta de planeación en los compromisos
y pagos
Solicitar asesoría a la Tesorería de la Dirección
Financiera de la Entidad para la realización y ejecución del Obtener una correcta ejecución de los
programa anual mensualizado de caja, manifestando que recursos generando planeación en los
el PAC es realizado en el nivel central y con base en él, se compromisos y pagos.
asignan los recursos a las Regionales.
Recuperar y poder arrendar los
inmuebles de los aeropuertos con el
3. Realizar contratos de arrendamiento.
fin de brindar un mejor servicio a los
usuarios del transporte aéreo.
la
Cumplir con la Resolución Nº 03379
y
2. Seguimiento de cumplimiento de
de 3 Junio 1996 en cuanto a
la
obligaciones Resolución Nº 03379 de
supervisión de los contratos de
la
3 Junio 1996.
arrendamiento.
Establecer políticas frente a la
renovación
de
contratos
de
arrendamiento que impliquen la
2. Seguimiento.
realización de un nuevo avalúo y este
arroje menor valor de lo que
actualmente cancela el arrendatario.
RAT
138
1. Implementación estándares de PAC
RAT
139
Descripción de las Metas
RAT
2. Seguimiento.
242
En cuanto a la verificación del Plan de compra, se detectó que no
guarda coherencia con el Plan de necesidades y lo efectivamente
Contar con un plan de compras de la
Establecer mecanismos de verificación de avance y
ejecutado. Igualmente, no se le hace un seguimiento semestral
Dirección
Regional
y
realizar 2. Verificación y Seguimiento
seguimiento al plan de compras.
de ejecución al plan de compras que muestre el cumplimiento y
seguimiento a la ejecución del mismo.
avance del mismo según lo establece la ......
Página 32 de 80
Se verificó que ya se adelantó la depuración y actualización de
inventarios de los funcionarios y exfuncionarios del aeropuertos, pero
no los había enviado se realicen las las respectivas verificaciones,como
compromiso quedó que a 31 de dic de 2007, se efectuarían las
Resoluciones de Baja de todos los aeropuertos de la D.R.A,
Se verificó el oficio de la Dirección Regional Atlantico mediante
comunicación escrita dirigida a lo Administradores y Gerentes
Aeroportuarios les reiteró el cumplimiento de la función relacionada con
la supervisión y seguimiento al cumplimiento de la obligaciones de los
arrendatarios de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución N° 00589 de
2007, al igual que se realizó visitas a los diferentes aeropuertos para
ver la ejecución de las obras con la Directora Regional.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Comprobante de
egreso
1
01-Ago-06
01-Sep-06
4
1
100%
4,43
4,43
4,43
La Entidad elaboró un Manual de Rendición de Cuentas en el cual diseñó
un formato de comprobante de egreso para los aeropuertos sin sistema, el Se verificaron los comprobantes de egreso y las colillas de las
cual está aplicando la Administración y en el que se coloca el número de chequeras para mirar que se lleva un control sobre los cheques girados.
cheque.
Verificar que los formatos estándar
cumplan con los requisitos mínimos de
información requerida por los usuarios
2. Revisar y adecuar comprobante
externos e internos
automatizado
Comprobante
Automatizado
1
01-Ago-06
30-Nov-06
17
1
100%
17,29
17,29
17,29
Existe un comprobante automatizado que genera directamente el sistema Se verificó que en la Entidad existe comprobante de egreso para
de información JDE, aclarando que este aeropuerto no está sistematizado aeropuertos con sistema, aclarando que este aeropuerto no está
para pagos.
sistematizado para cxp.
3. Implementar comprobantes estándar
en todo el país
Direcciones y
aeropuertos
100%
01-Dic-06
31-Dic-06
4
1
100%
4,29
4,29
4,29
Con la expedición del manual de rendición de cuentas se diseñó un
Se verificó el Manual de Rendición de cuentas y el formato prediseñado.
formato standarizado para toda la Entidad.
Objetivo
1. Revisar y adecuar comprobante
Manual.
RAT
140
Descripción de las Metas
244
RAT
En los comprobantes de egreso se evidenció que estos no
detallan el concepto del gasto, la cuenta de bancos, el número del
cheque, certificado de disponibilidad presupuestal, que soportan
los registros contables de las operaciones realizadas por la
entidad; las facturas
Revisar Modelo Estándar de Comprobante de Egreso
automatizado y formato Modelo estándar para aeropuertos
sin sistema e implementar su uso en todas las Direcciones
y aeropuertos
RAT
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
141
RAT
245
La Entidad ejecutó $122.2 millones para el rubro de viáticos y
gastos de viaje; se analizó una muestra representativa del 90%
(meses de febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto,
septiembre, octubre y diciembre), del total de estos pagos por
valor de $100.7 millones, lo cual llama la atención a la C.G.R. por
lo elevado de este rubro. Aun cuando
Coordinar entre la Dirección Regional y el Grupo de
Soporte técnico, la administración de los recursos
Racionalizar y controlar el gasto de 2. Informes mensuales de seguimiento
asignados para viáticos técnicos de acuerdo con la
viáticos técnicos.
a la ejecución de viáticos.
programación anual atendiendo las prioridades y
necesidades técnicas.
Informes
12
02-Ene-07
30-Dic-07
52
12
100%
51,71
51,71
51,71
La Dirección Regional realiza seguimiento mensual al rubro de viáticos, con Se verificaron los nueve informes de la ejecución del rubro de viáticos y
el fin de efectuar control al gasto de los mismos.
gastos de viaje de la Direción Regional.
142
RAT
246
En virtud de las observaciones realizadas por la auditoria anterior
con relación a las exenciones al pago de impuesto de timbre que
Aerocivil otorga a las personas que viajan al exterior y cumplan
con los requisitos establecidos, se efectuó un análisis a las
mismas, tomando
Verificar por parte de la Dirección Regional el
cumplimiento de los procedimientos de exención y la
Dirección Financiera del Nivel Central realizar auditorias
periódicas.
Informes
12
01-Nov-06
30-Oct-07
52
12
100%
51,86
51,86
51,86
Seguimiento y verificación mensual por parte de la Dirección Regional
Se verificaron los informes de seguimiento de las exenciones del
impuesto de timbre.
12,86
En Noviembre de 2007, la Entidad adelantó el proceso de contratación de
una consultoría para adelantar dichos temas en los niveles faltantes de la
Organización el cual fue declarado desierto, en la actualidad, nuevamente
se está adelantando el proceso precontractual de la misma consultoría,
mientras se adjudica la contratación, la OAP, establecerá unos indicadores
standar que se puedan aplicar a todos los aeropuertos. Se anexa los
indicadores mencionados.
Se verificó que mediante Resolución No. 06657 del 28 de
diciembre de 2007 el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
de la UAEAC, declaró desierto el proceso de selección de
contratista. El contratista presentó recurso de reposición el cual
se resolvió mediante resolución 00773 de febrero 27 de 2008. La
cual quedo ejecutoriada el 4 de marzo de 2008. en Marzo 6, se
solicitó CDP para la nueva contratación
Reforzar
los
procedimientos
establecidos por la Entidad para el Seguimiento y verificación mensual por
proceso de exenciones al pago de parte de la Dirección Regional
impuesto de timbre .
OBSERVACIONES CONSOLIDADAS UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL REGIONAL VALLE
AEROPUERTO TUMACO
1. Efectuar la contratación para la
consultoría respectiva.
OAP
143
247
OAP
En la vigencia 2007 se iniciará la fase de Réplica a los
Los indicadores existentes no permiten evaluar los resultados de
diferentes aeropuertos y regionales en la cual se llevará a
las acciones ejecutadas, la gestión administrativa y el impacto
cabo la caracterización de procesos y diseño de
socioeconómico de las mismas, impidiendo a la administración la
indicadores para los aeropuertos de las diferentes
toma de decisiones oportunamente al incumplimiento o las desv
Regionales. Sin embargo en la act
Replicar
la
caracterización
de
procesos, los indicadores de gestión,
2. Realizar el levantamiento de los
la administración del riesgo a los
procesos, los indicadores y los riesgos
procesos del aeropuerto.
de estos procesos.
3. Aplicación al aeropuerto, Control y
Evaluación.
OAP
144
OAP
Contrato
1
30-Ene-07
30-Abr-07
13
1
100%
12,86
12,86
Documentos
1
30-Abr-07
30-Sep-07
22
1,0
100%
21,86
21,86
21,86
Se verificó la copia contrato de consultoria No. 6000057-OH-2006 "
Se adjunta copia contrato de consultoria No. 6000057-OH-2006 " DISEÑO
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓNDEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN
EN CUMPLIMIENTODE LA LEY 872 DE 2003 Y EL DECRETO 4110 DE
CUMPLIMIENTODE LA LEY 872 DE 2003 Y EL DECRETO 4110 DE 2004
2004 PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA ENTIDAD, contrato que
PARA EL FORTALECIMIENTODE LA ENTIDAD, contrato que culmina el 15
culmina el 15 de dic de 2007y en donde se tiene previsto levantar y / o
de dic de 2007y en donde se tiene previsto levantar y / o actualizar los
actualizar los procesos, procedimientos, indicadores y mapas de riesgos
procesos, procedimientos, indicadores y mapas de riesgos de la Dirección
de la Dirección Regional Cundinamarca , se verificó oficio de OCIxxxxx,
Regional Cundinamarca, faltaría lo pertinente a los aeropuertos, que se
faltaría lo pertinente a los aeropuertos, que se pretende adelantar con
pretende adelantar con recursos propios.
recursos propios.
Informe
1
30-Oct-07
30-Nov-07
4
1
100%
4,43
4,43
4,43
Se trabajaron indicadores por procesos
gerencial, financiero,
administrativo, operacional siguiendo la metodología SIGER. Dicha
información se remitió a los Directores Regionales y Administradores y
gerentes de aeropuerto como consta en los documentos que anexamos.
Estamos enviando nuevamente la información de indicadores para las
Regionales.
Se verificó que se se trabajaron indicadores por procesos gerencial,
financiero, administrativo, operacional siguiendo la metodología SIGER.
Dicha información se remitió a los Directores Regionales y
Administradores y gerentes de aeropuerto como consta en los
documentos que anexamos. Estamos enviando nuevamente la
información de indicadores para las Regionales.
1
01-Feb-07
01-Jun-07
17
1,0
100%
17,14
17,14
17,14
La Entidad adelantó mediante encuestas a nivel nacional el
autodiagnóstico del estado de los Subsistemas de MECI, con el fin de
optimizar los recursos en la implementación del Modelo. Se anexa
autodiagnóstico y copia del Acta del Comité Directivo del 14 de noviembre
de 2007, en donde se definió el incremento del monto de la contratación
para las Direcciones Regionales.
La Entidad adelantó mediante encuestas a nivel nacional el
autodiagnóstico del estado de los Subsistemas de MECI, con el fin de
optimizar los recursos en la implementación del Modelo. Se anexa
autodiagnóstico y copia del Acta del Comité Directivo del 14 de nov de
2007, en donde se definió el incremento del monto de la contratación
para las Direcciones Regionales.
1
30-Dic-06
30-Jul-07
30
1,0
100%
30,29
30,29
30,29
La Entidad cuenta con los mapas de riesgos Globales de las Direcciones
Regionales y Aeropuertos, de igual forma los riesgos de los procesos
puntuales están definidos en los informes de auditoría de las Direcciones Se verificaron los archivos correspondientes a los mapas de riesgos y a
Regionales y aeropuertos, a la fecha la Oficina Asesora de Planeación los riesgos de las Direcciones Regionales y Aeropuertos.
cuenta con los soportes correspondientes para emitir el acto adminsitrativo
por el cual se adoptan estos procesos, procedimientos y mapas de riesgos.
100%
01-Oct-06
30-Abr-07
30
1,0
100%
30,14
30,14
30,14
La Dirección Regional en coordinación con la Administración del
Aeropuerto, reorganizaron física y estructuralmente el archivo del
aeropuerto de acuerdo con lo establecido en las tablas de identificación y
retención documental
1. Con los resultados del MECI, se
tomaran por parte del Comité Directivo,
las medidas o acciones necesarias Autodiagnóstico
para
lograr
una
mayor presentado
descentralización del manejo de los
Aeropuertos.
248
La centralización de la Unidad Administrativa Especial de la
Aeronáutica en la toma de determinaciones financieras,
contables, contractuales y de control interno; afectan la
autonomía y agilidad en la administración local, se observa
dificultad en la com
A partir de la implementación del MECI y el SIGER, la
Entidad pretende implementar mecanismos de gestión y
control que permitan una mayor descentralización de los
procesos inherentes al desarrollo administrativo y
financiero de los aeropuertos.
Analizar y determinar las razones que
están
limitando
el
normal
funcionamiento del aeropuerto de
Tumaco
En la vigencia 2007 se iniciará la fase de Réplica a los
diferentes aeropuertos y regionales en la cual se llevará a
cabo la caracterización de procesos y diseño de
indicadores para los aeropuertos de las diferentes
Regionales. Sin embargo en la actualidad las gestiones
adelantadas por las diferentes administraciones de los
aeropuertos son insumo y fuente de datos para alimentar
los indicadores de gestión de las Regionales y estos a su
vez sirven para la medición de la gestión dentro de los
procesos de la Entidad
Documentar los procesos, levantar los
Implementar
el
modelo
de
riesgos, y determinar los puntos y
administración del riesgo y elaborar
Mapa de Riesgos
mecanismos de control para mitigarlos,
mapa de riesgos de los procesos del
implementado
proyecto que será adelantado por la
aeropuerto.
Oficina de Control Interno.
145
OCI
249
Ausencia de análisis de riesgos y sus implicaciones frente a los
objetivos institucionales; no se han diseñado mapas de riesgos a
nivel global, por áreas, procesos o actividades. Su elaboración e
implementación permitiría enfocar factores críticos o débil
146
RV
251
A pesar de que el administrador del aeropuerto ha recibido
capacitación en lo referente a la Ley General de archivo, hasta la
1- Organizar la documentación según
fecha no se han implementado los correctivos necesarios para su Asignar recursos financieros, humanos y físicos para la Cumplir con la Ley 594 de 2000, en
Documentos
las tablas de identificación y retención
manejo, tampoco se han impartido directrices para mejorar el adecuación y organización del archivo documental.
cuanto a organización del archivo.
organizados.
documental.
manejo de sus archivos a pesar de detectarse por parte de la
Oficina de Control Interno de la UAEAC
Página 33 de 80
Se verificó que la Dirección Regional en coordinación con la
Administración del Aeropuerto reorganizaron física y estructuralmente el
archivo del aeropuerto de acuerdo con lo establecido en las tablas de
identificación y retención documental.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
1
12-Sep-06
30-Dic-06
16
1
100%
15,57
15,57
15,57
La Entidad celebró el contrato de arrendamiento N° AR-TCO-012-2007. Se verificó que con contrato de arrendamiento N° AR-TCO-012-2007,
con la aerolínea SATENA.
la entidad legalizó la situacióncon SATENA.
1
01-Dic-06
30-Dic-06
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Se realizó la expedición del estado de cuenta de la deuda de Satena.
3. Iniciar las acciones para el cobro de
Recaudo realizado
la deuda.
1
15-Ene-07
30-Mar-07
11
0%
0,00
0,00
10,57
HALLAZGO NO SUBSANADO, Porque nuevamente no se presenta
avance en esta actividad, se hizo un compromiso con la funcionaria
Hasta la fecha no se ha podido establecer si se cobro o no la deuda, exite
encargada de inmuebles para que se enviara carta al nivel central para
un cálculo actuarial pero no solicitud de COBRO.
definir cuanto es la deuda total y efectuar el proceso jurídico
correspondiente.
1. Estudio de factibilidad
Estudio
1
23-Nov-06
30-Mar-07
18
1,0
100%
18,14
18,14
18,14
2. Definición de la viabilidad
informe
1
23-Nov-06
30-Mar-07
18
1,0
100%
18,14
18,14
18,14
1Elaboración
arrendamiento.
RV
Al vencimiento del término del contrato de arrendamiento No.
AR.CO.017.2004 con la empresa Satena, la Entidad suscribió un
acta provisional de entrega de local de 1-08-2004, sin embargo
hasta la fecha no se firma el contrato por parte del Representante
Legal de Satena. La falta de legalización del contrato ha impedido
recibir por concepto de cánones de arrendamiento e intereses
$8.2 millones, calculados hasta junio de 2006. la inexistencia de
los contratos se constituye un riesgo para la Entidad.
RV
263
147
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
del
Contrato
de
Contrato Firmado.
2-Legalización del contrato y liquidar
La
Dirección
Regional
realizará
las
gestiones
Estado de cuenta.
Legalizar el contrato de arrendamiento los cánones pendientes.
correspondientes para la legalización del contrato
y
los
cobros
pendientes
al
provisional e iniciará las acciones necesarias para el
arrendatario
cobro de los cánones que adeuda la Aerolínea.
RV
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Se verificó el estado de cuenta de SATENA.
148
DDA
La infraestructura existente de la pista presenta en su extremo
suroeste dos orejas para la operación de cambio de dirección; en
el otro extremo de la pista, que es el de mayor tránsito, se dificulta
la maniobrabilidad de las naves para el cambio de dirección
obligatorio antes de iniciar el carreteo para el despegue.
266
DDA
Programar la realización de estudios de viabilidad y
factibilidad, técnico económica para las obras de la llave Facilitar las operaciones en tierra de
de giro y la construcción del cerramiento perimetral y la los operadores
solución de los inconvenientes por invasiones.
149
OAJ
268
Con respecto a las áreas ocupadas por particulares, a pesar de
que se ha suscrito convenio con la alcaldía Municipal para
reubicación de población invasora de predios del aeropuerto, no
se observa celeridad en el proceso, ni agilidad en las acciones
por parte de la Entidad tendientes a la recuperación efectiva de
terrenos o el cerramiento total del área de propiedad de la
Aeronáutica Civil.
Socializar y sensibilizar la población invasora, de tal forma
que ha logrado conjuntamente con el municipio
1. Conseguir por parte del Municipio
Reubicar la población invasora y
receptividad a la reubicación, siempre y cuando se cuente
un área de localización de población y
generar perímetro seguro a la
Area para urbanizar
con el área urbanizada por el municipio. La entidad cuenta
los recursos necesarios para la
infraestructura aeroportuaria.
con documentos soportes, donde se establece el continuo
construcción de las viviendas.,
seguimiento a este tema.
1
30-Dic-06
30-Mar-07
150
GA
275
A pesar de identificarse en el diagnóstico del año 2002 altos
niveles de ruido (superiores a los 90 dB en diversas zonas
aledañas al Aeropuerto, hasta el momento no se reportaron
inversiones dirigidas al monitoreo de la calidad del aire y del
ruido, actividades que se encuentran estipuladas en el PMA
Contratar mediante la Licitación Pública No. 600001 OF
para hacer seguimiento de los niveles de ruido y calidad Determinar las obras para mitigación
4. Celebración de contrato
de aire en el aeropuerto y sus alrededores, y así poder del ruido
determinar las medidas correspondientes
1
30-Abr-07
30-Dic-07
Contrato Firmado
13
35
Mediante contrato de obra N° 7000177-OK-2007, Objeto: Mantenimiento, Se verificó que mediante contrato de obra N° 7000177-OK-2007,
mejoramiento y ampliación de la infraestructura aeroportuaria del Objeto: Mantenimiento, mejoramiento y ampliación de la infraestructura
aeropuerto La Florida de Tumaco, cuyo contratista es el CONSORCIO aeroportuaria del aeropuerto La Florida de Tumaco, cuyo contratista es
MJACO, se construirá la llave de giro de la cabecera 2-4Contrato de el CONSORCIO MJACO. se construirá la llave de giro de la cabecera 2Interventoria 7000181-OH cuyo contratista es ELSA TORRES ARENALES. 4.se verificó el Contrato de Interventoria 7000181-OH cuyo contratista
(Se anexan contratos de obra e interventoría). Se anexa Diseño donde se es ELSA TORRES ARENALES, (Se anexan contratos de obra e
interventoría)y Diseño donde se viabiliza obra.
viabiliza obra e Informe de Interventoria
Se anexan actas de compromiso y de reuniones realizadas entre la UAEAC
y la Alcaldía de Tumaco. De acuerdo con el compromiso adquirido por la
Aeronáutica Civil, mediante oficio 4300-397-233 del 28 de agosto de 2007,
dirigido al Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Rural, entre el 13
de septiembre y el 1 de octubre del año en curso, se realizaron el
Se verificaron avances en esta labor hasta el10 de mayo de 2006 y
levantamiento topográfico del área ocupada por los barrios antes citados y
copia de los oficio 300010543-0801 de 22 de octubre de 2077 y 4300el levantamiento arquitectónico y censo de 490 viviendas. Los planos de
397-233 del 28 de agosto de 2007 dirigido al Ministerio de Ambiente,
estos levantamientos y la información recopilada por funcionarios del
Vivienda y Desarrollo Rural y copia del convenio interadministrativo
Grupo Administración de Inmuebles durante la citada comisión fueron
número 7000249-OY-2007 suscrito con el INSTITUTO GEOGRAFICO
remitidos al IGAC con oficio 300010543-0801 de 22 de octubre de
AGUSTÍN CODAZZI.
2077.300010543-0801 y con Oficio 4300-397-233 del 28 de agosto de
Los recursos para la adquisición de las mejoras antes señaladas ya
2007 dirigido al Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Rural y copia
fueron asignados y la compra de las mismas se realizará en la vigencia
del convenio interadministrativo número 7000249-OY-2007 suscrito con el
2008.
INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTÍN CODAZZI.
Los recursos para la adquisición de las mejoras antes señaladas ya fueron
asignados y la compra de las mismas se realizará en la vigencia 2008
1,0
100%
12,86
12,86
12,86
1,0
100%
34,86
34,86
34,86
Las medidas de mitigación implementadas en el aeropuerto de Tumaco por
Se verificó el oficio N° 29-1007 del 29 de octubre de 2007, enviado por
los impactos generados por las operaciones de aspersión aérea de la
la Policía Antinarcóticos con las medidas implementadas para mitigar
Policía Antinarcóticos se documentan en el oficio N° 29-1007 del 29 de
los altos niveles de ruido sobre los barrios vecinos del aeropuerto
octubre de 2007.
AEROPUERTO ARMENIA
151
OAP
277
1903004
La evaluación de los Mecanismos de Control interno
implementados en el Aeropuerto El Edén, una vez realizada la
ponderación total arrojó como resultado 0.60125 que significa un
riesgo MEDIO por las debilidades detectadas.
152
ARCH
278
1904005
Al verificar el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 sobre archivos
se constató la existencia de carpetas contentivas de la
información correspondiente a la Aeronáutica Civil Aeropuerto El
Edén, donde falta la creación, organización, formación de
archivos, así mismo se hallan documentos sin foliar, sin inventario
documental y sin tablas de retención que les sirvan de soporte
para facilitar la organización y el suministro de información.
La Entidad mediante Res.01539/06 adoptó el Modelo
MECI y realizó la sensibilización y socialización con
Diseño y elaboración o mejoramiento
aplicación de la Encuesta de percepción en el nivel central
del Código de ética, Código de Buen
Continuar fortaleciendo el sistema de
y regional; para la vigencia 2007, se tiene proyectado
Gobierno, procedimiento del desarrollo
Control Interno en el componente de
implementar el modelo en el nivel regional de modo que se
del
Talento
Humano
y
acto
Ambiente de Control.
consoliden los mecanismos de control, advirtiendo que en
administrativo del Estilo de Dirección
los aeropuertos se ha realizado sensibilización sobre el
de la Entidad.
fortalecimiento del Sistema de Control Interno y el
autocontrol
En la última auditoria efectuada por la Oficina de Control
Interno se encontró que la administración del aeropuerto
ha avanzado en la organización de los archivos de
acuerdo coon las normas vigentes y fueron corregidas las
deficiencias que existían en la creación de algunas
carpetas.
Identificar las series documentales
por dependencia, clasificando y
organizando los documentos, de
acuerdo con la TRD.
Código Ética
Código Buen
Gobierno
Manual de
Procedimientos
Se adelanta la organización de los
archivos de gestión en cumplimiento
Archivo organizado
del Artículo 24 Ley 594 y del Acuerdo
42 de 2002 del AGN.
4
30-Nov-06
30-Jul-07
35
4,0
100%
34,57
34,57
34,57
La Entidad adoptó Mediante la Resolución N° 00570 de Febrero 14 Se verificó que la Entidad mediante la Resolución N° 00570 de
de 2008, el Código de Ética y mediante Resolución Nº 00569 de la Febrero 14 de 2008, adoptóel Código de Ética y mediante
misma fecha el Còdigo de Buen Gobierno, los cuales se han Resolución Nº 00569 de la misma fecha, adoptó el Còdigo de
venido socializando mediante el envío de correos electróncios, Buen Gobierno, los cuales se han venido socializando mediante
divulgación en INTERNET e INTRANET y visitas al nivel central, el envío de correos electróncios, divulgación en INTERNET e
Regionales y Aeropuertos
INTRANET y visitas al nivel central, Regionales y Aeropuertos
1
16-Ago-06
30-Dic-06
19
1
100%
19,43
19,43
19,43
Se verificò que el archivo se encuentra organizado tal cual lo exige la
La Administraciòn ya tiene organizado los archivos de conformidad con el Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 42 de 2002 del AGN. Ademàs se
Artículo 24 de la Ley 594 y del Acuerdo 42 de 2002 del AGN.
designaron dos funcionarios para mantener actualizados y organizados
los documentos del archivo.
Página 34 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
30/04/2008
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
2. Realizar el levantamiento de los
procesos, los indicadores y los riesgos
de estos procesos.
Documentos
1
30-Abr-07
30-Sep-07
22
1,0
100%
21,86
21,86
21,86
Se trabajaron indicadores por procesos
gerencial, financiero,
administrativo, operacional siguiendo la metodología SIGER. Dicha
información se remitió a los Directores Regionales y Administradores y
gerentes de aeropuerto como consta en los documentos que anexamos.
Estamos enviando nuevamente la información de indicadores para las
Regionales.
Se verificó que se se trabajaron indicadores por procesos gerencial,
financiero, administrativo, operacional siguiendo la metodología SIGER.
Dicha información se remitió a los Directores Regionales y
Administradores y gerentes de aeropuerto como consta en los
documentos que anexamos. Estamos enviando nuevamente la
información de indicadores para las Regionales.
OAP
3. Aplicación al aeropuerto, Control y
Evaluación.
Informe
1
30-Oct-07
30-Nov-07
4
0,8
80%
3,54
3,54
4,43
Los mapas de riesgos de las Direcciones Regionales y Aeropuertos ya
están levantados, se divulgaron a nivel regional, faltaría la revisión y o
mejoramiento por parte de la OAP, para la expedición del acto
administrativo.
Se verirficaron los mapas de riesgos de las Direcciones Regionales y
Aeropuertos ya están levantados, se divulgaron a nivel regional, faltaría
la revisión y o mejoramiento por parte de la OAP, para la expedición del
acto administrativo.
OAP
2. Realizar el levantamiento de los
procesos, los indicadores y los riesgos
de estos procesos.
Documentos
1
30-Abr-07
30-Sep-07
22
1
100%
21,86
21,86
21,86
Se trabajaron indicadores por procesos
gerencial, financiero,
administrativo, operacional siguiendo la metodología SIGER. Dicha
información se remitió a los Directores Regionales y Administradores y
gerentes de aeropuerto como consta en los documentos que anexamos.
Estamos enviando nuevamente la información de indicadores para las
Regionales.
Se verificó que se se trabajaron indicadores por procesos gerencial,
financiero, administrativo, operacional siguiendo la metodología SIGER.
Dicha información se remitió a los Directores Regionales y
Administradores y gerentes de aeropuerto como consta en los
documentos que anexamos. Estamos enviando nuevamente la
información de indicadores para las Regionales.
3. Aplicación al aeropuerto, Control y
Evaluación.
Informe
1
30-Oct-07
30-Nov-07
4
0,8
80%
3,54
3,54
4,43
Los mapas de riesgos de las Direcciones Regionales y Aeropuertos ya
están levantados, se divulgaron a nivel regional, faltaría la revisión y o
mejoramiento por parte de la OAP, para la expedición del acto
administrativo.
Se verificaron los mapas de riesgos de las Direcciones Regionales y
Aeropuertos ya están levantados, se divulgaron a nivel regional, faltaría
la revisión y o mejoramiento por parte de la OAP, para la expedición del
acto administrativo.
ITEM
No.
Fecha
iniciación
Metas
Código
hallazgo
Dimensió
n de la
meta
AREA
Unidad de medida
de las Metas
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
En el Aeropuerto El Edén no se han implementado indicadores
que permitan medir la gestión del administrador. Por lo expuesto
anteriormente no se cumple con los principios establecidos en la
Constitución Política de Colombia, Ley 42 de 1993 y Ley 190 de
1665.
En la vigencia 2007 se iniciará la fase de implementación
de indicadores en las regionales y aeropuertos como parte
del proceso de caracterización de procesos y
procedimientos. Sin embargo, en la actualidad se han
establecido algunos parámetros de medición a la gestión
de las administraciones aeroportuarias que sirven de
insumo a la evaluación general de resultados de la Entidad
OAP
153
279
154
280
1202001
1202002
1202001
1202002
Objetivo
La Gestión administrativa de la Unidad Administrativa Especial de
la Aeronáutica Civil Aeropuerto El Edén, vigencia 2005 es con Con la Implementación del MECI en el año 2007, se espera
observaciones, debido a que no se llevan registros de las consolidar los mecanismos de control de forma que existan
actividades que se desarrollan. Con lo anterior se contraviene la indicadores que midan los puntos críticos de la gestión.
Ley 42 de 1993 capítulo 1 artículo 8 y subsiguientes.
Replicar
la
caracterización
de
procesos, los indicadores de gestión,
la administración del riesgo a los
procesos del aeropuerto.
156
281
1704003
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Pruebas de escritorio aleatorias en
todos los procesos de nómina
pruebas nomina
1
07-Sep-06
31-Dic-06
16
1
100%
16,00
16,00
16,00
Se realizan permanetemente pruebas de escritorio aleatorias en todos los
Se verificaron aleatoriamente las pruebas de escritorio realizadas a las
procesos de nómina incluido el Aeropuerto EL EDEN de Armenia. Se
nóminas por el Grupo encargado.
anexan pruebas de escritorio
mecanismos de
control
100%
07-Sep-06
07-Nov-06
8
1
100%
8,00
8,00
8,00
Con la entrada en producción del nuevo aplicativo SITAH, todas las Se verificó que al aplicativo SITAH, ya se le realizaron los ajustes
inconsistencias que se pudieran presentar quedaron subsanadas.
necesarios para que no se presente ninguna inconsistencia.
Constatar que se este aplicando
Pruebas de control a modificaciones en
correctamente las normas y la Entidad
el aplicativo
esta dando cumplimiento a las mismas
pruebas nomina
1
07-Sep-06
07-Nov-06
8
1
100%
8,00
8,00
8,00
Se realizan pruebas
aplicativo.
DTH
Valorar la
Informática
RV
Aclarar a las regionales la forma para
Proveer a las regionales de una herramienta y verificar su cumplir con el procedimiento y manera Asignación
de
herramientas
recibo y comprensión
que se de cumplimiento a las normas informáticas de control a las regionales
vigentes
medios de control
100%
06-Sep-06
07-Oct-06
4
1
100%
4,00
4,00
4,00
Se verificaron los oficios y Circulares enviados por la Dirección de
La Dirección de Talento Humano -Grupo de Nóminas, envía
Talento Humano, no obstante se debe tener en cuenta que las horex
permanentemente Circulares y oficios a las Direcciones Regionales para
van por un rubro y los dominicales, festivos y diferencia de horario por
cumplimiento de Austeridad de Horex. Se anexan
el rubro de sueldos.
Verificada la nómina de la Unidad Administrativa Especial de la
Aeronáutica Civil Aeropuerto El Edén, vigencia 2005 se estableció
un excesivo pago de horas extras, dominicales y festivos que
Enviar oficio a la Dirección de informática, para que se
Verificación de mecanismos de control
Dar estricto cumplimiento a las normas
supera el 50% del total de sueldos, incumpliendo las
verifique si el sistema esta cumplido con lo estipulado en
en el aplicativo y si es del caso
legales vigentes.
Resoluciones 1407 de abril 20 de 2004 en su artículo primero,
cada una de las resoluciones de Horas extras
desarrollo de controles
1661 de mayo 5 de2004, artículo 31 y parágrafo único, 2146 de
junio 6 2003, 0780 de marzo 23 de 1994 artículo primero,
emanadas por la Aeronáutica Civil.
mecanismos de
control
100%
07-Sep-06
07-Nov-06
8
1
100%
8,00
8,00
8,00
Mediante Oficio N° 3101-331-504 de la Jefe de Grupo de Nóminas solicita
a Informática revisar si se esta dando cumplimietno a lo estipulado en las
Resoluciones de Horex y mediante oficio 3404-079.06 la Dirección de
Informática ratifica que se esta dando cumplimiento a lo estipulado en las
Resoluciones. Se anexan oficios
Constatar que se este aplicando
Pruebas de control a modificaciones en
correctamente las normas y la Entidad
el aplicativo
esta dando cumplimiento a las mismas
pruebas nomina
1
07-Sep-06
07-Nov-06
8
1
100%
8,00
8,00
8,00
Se verificó el oficio 3404-079.06 donde la Dirección de Informática
Mediante oficio 3404-079.06 la Dirección de Informática ratifica que se
ratifica que se esta dando cumplimiento a lo estipulado en las
esta dando cumplimiento a lo estipulado en las Resoluciones de Horex,
Resoluciones de Horex, Dominicales y Festivos. Se verificaron
Dominicales y Festivos. Se anexa oficio y copia de nóminas.
aleatoriamente copia de las nóminas de este aeropuerto.
100%
06-Jul-06
31-Dic-06
25
1
100%
25,43
0,00
0,00
La Administración envía a la Dirección Regional las certificaciones de
prestaciòn de servicio, para que la Dirección Regional verifique
puntualmente cada uno de los documentos exigidos como requisito para el
pago de las contrataciones
Se verificaron algunas certificaciones de los contratos de prestaciòn de
servicio, que son enviadas a la Dirección Regional para que esta
verifique puntualmente cada uno de los documentos exigidos como
requisito para el pago de las contrataciones
La Dirección Financiera realizó capacitación a los funcionarios de la
Dirección Regional y de los Aeropuertos adscritos, en el manejo de caja
menor. El funcionario encargado de la caja menor del aeropuerto se
comprometó a llevar el libro de caja menor en forma sistematizada.
igualmente se llevan los libros de bancos y presupesto.
282
RV
1704003
Valorar la
Informática
RV
157
Puntaje atribuido
metas vencidas
Que la entidad a través del aplicativo
Verificación de mecanismos de control
En la revisión de la nómina de Abril de 2005, se comprobó que se
Enviar oficio a la Dirección de Informática, para que se de recursos humanos este dando
en el aplicativo y si es del caso
liquidó retroactivo de sueldos en el Aeropuerto El Edén, en la que
verifique en la aplicación el contenido del Decreto
cumplimiento a lo estipulado en el
desarrollo de controles
cancelaron mayores valores. Lo expuesto incumple con lo
Decreto
establecido en el Decreto 1045 de1978,
Realizar con mayor periodicidad pruebas de escritorio,
Garantizar la aplicación del Decreto
con el fin de minimizar el riesgo.
DTH
DTH
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Definición de indicadores de gestión
para cada uno de los puntos críticos
de la gestión administrativa del
aeropuerto.
OAP
155
Descripción de las Metas
RV
283
respuesta
respuesta
obtenida
obtenida
de
de
la
la
Dirección de
Dirección de
Verificados los documentos soportes de pago de la
Regional Valle, incluidos cada uno de los aeropuertos que
la conforman, se encuentra el recibido a satisfacción
firmado por el Director Regional respectivo (supervisor del
contrato), quien a su vez, según lo pactado en el contrato
se basa en lo visado por los administradores o gerentes
aeroportuarios. Cabe anotar que cuando la cuenta se
envía al Grupo de Cuentas por Pagar del nivel central se
remiten todos los soportes en original con el fin de solicitar
el correspondiente giro al contratista y sólo de cumplirse
con todos los requisitos, se admite el pago. En tal sentido,
se reforzarán los controles para continuar con este
procedimiento.
mensuales de control a modificaciones en el Se verificaron aleatoriamente algunas pruebas de nómina de este
aeropuerto.
Se verificaron los Oficios N° s 3101-331-504 de la Jefe de Grupo de
Nóminas y 3404-079.06 de la Dirección de Informática donde se
ratifica lo estipulado en las Resoluciones de Horex y Dominicales. Se
continúa realizando monitoreso permanente.
1404004
Se realizaron pagos al contratista en el nivel central incumpliendo
lo establecido en la cláusula segunda del contrato 5000091-oh2005 de marzo de 2005 con la firma INSERCOL LTDA., que tiene
por objeto la prestación del servicio de aseo, donde reza que
éstos se efectuaran previa la presentación en original de la
certificación de la prestación del servicio a satisfacción expedida
por el supervisor.
Visita
Circular
Libros de caja
menor, bancos y
presupuesto
5
07-Sep-06
07-Nov-06
8
5
100%
8,00
8,00
8,00
La Dirección Regional adelantará sensibilizaciones a los funcionarios
encargados del manejo financiero de los aeropuertos para que realicen
controles a sus diferentes registros. y la Administración del aeropuerto
verificará y controlará el manejo de los libros de caja menor, bancos y
presupuesto
Legalización
activos.
1
30-Sep-06
31-Dic-06
13
1,0
100%
13,14
13,14
13,14
Se verificó que la Dirección Regional Valle mediante Resolución Nº001La Dirección Regional mediante Resolución Nº001-ARMENIA, de 11 de abril ARMENIA, de 11 de abril de 2007, realizò la baja de activos de la
de 2007, realizò la baja de activos de la Administración de Armenia.
Administración de Armenia. También se realizaron verificaciones
aleatorias de los inventrios de los respectivos cuentadantes.
Reforzar los controles
en las
Verificación puntual de cada uno de los
certificación de los servicios como
documentos exigidos como requisito requisitos de pago
paso
previo
para
el
pago
para el pago de las contrataciones.
correspondiente.
158
RV
284
1704001
La Dirección Regional adelantará
sensibilizaciones a los funcionarios
La Administración en aras de utilizar la tecnología
encargados del manejo financiero de
El libro de caja menor presenta tachaduras, enmendaduras y es
informática instalada en el aeropuerto, diseñará el libro
los aeropuertos para que realicen
poco legible, además algunas hojas no contienen los nombres
Garantizar el manejo del libro de caja
de caja menor en Excel , el cual imprimirá mensualmente
controles a sus diferentes registros. *
completos de los conceptos del debe, haber y saldo. Lo anterior
menor.
para llevar control y que se ajuste a las normas, en cuanto
La Administración del aeropuerto
contraviene lo estipulado en el Código de Comercio, artículo 128.
a los asientos y presentación del mismo.
verificara y controlar el manejo de los
libros de caja menor, bancos y
presupuesto
159
RV
285
1602002
Al revisar los inventarios; se detectó que en la bodega del
almacén se encuentran elementos que están para ser dados de
baja porque son obsoletos o para ser reubicados en otros Ya se han levantado los valores históricos de estos Activos Cargar los elementos al módulo de
Obtener la depuración total de los
aeropuertos por cambio en su tecnología, estos equipos están en para proceder al reintegro por parte de los cuentadantes y activos fijos, para su valorización en
inventarios.
buenas condiciones de trabajo y pueden ser reutilizados. proceder a su baja y remate.
inventarios y legalizarlos.
Contraviene la Resolución 08050 de diciembre 13 de 1994,
capítulo 4.
OBSERVACIONES CONSOLIDADAS UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL NIVEL REGIONAL ANTIOQUIA
Página 35 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
OAP
160
287
1202100
Analizados los indicadores contenidos en el Informe de Gestión de
Implementar en el año 2007 el MECI en el cual están
la Regional, se observa que son insuficientes para determinar el
incluidos los indicadores que permitirán medir la gestión
grado de eficiencia y eficacia en el desarrollo de las actividades
de la Dirección Regional.
misionales de la Regional. Se evidenció
Definición de indicadores de gestión
para cada uno de los puntos críticos
de la gestión administrativa del
aeropuerto.
OAP
161
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
2. Realizar el levantamiento de los
procesos, los indicadores y los riesgos
de estos procesos.
Documentos
1
30-Abr-07
30-Sep-07
22
1
100%
21,86
21,86
21,86
Se trabajaron indicadores por procesos
gerencial, financiero,
administrativo, operacional siguiendo la metodología SIGER. Dicha
información se remitió a los Directores Regionales y Administradores y
gerentes de aeropuerto como consta en los documentos que anexamos.
Estamos enviando nuevamente la información de indicadores para las
Regionales.
Se verificó que se se trabajaron indicadores por procesos gerencial,
financiero, administrativo, operacional siguiendo la metodología SIGER.
Dicha información se remitió a los Directores Regionales y
Administradores y gerentes de aeropuerto como consta en los
documentos que anexamos. Estamos enviando nuevamente la
información de indicadores para las Regionales.
3. Aplicación al aeropuerto, Control y
Evaluación.
Informe
1
30-Oct-07
30-Nov-07
4
0,8
80%
3,54
3,54
4,43
Los mapas de riesgos de las Direcciones Regionales y Aeropuertos ya
están levantados, se divulgaron a nivel regional, faltaría la revisión y o
mejoramiento por parte de la OAP, para la expedición del acto
administrativo.
Se verirficaron los mapas de riesgos de las Direcciones Regionales y
Aeropuertos ya están levantados, se divulgaron a nivel regional, faltaría
la revisión y o mejoramiento por parte de la OAP, para la expedición del
acto administrativo.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Acondicionar estas pistas con las
Realización y
recomendaciones mínimas exigidas por
actualización de los
los
organismos
nacionales
e
estudios existentes.
internacionales.
3
30-Oct-07
30-Nov-07
4
3
100%
4,43
4,428571429
4,428571429
La DDA, mediante contatos en las vigencias 2006 y 2007, ha realizado los
sgtes contratos de cerramientos, bomberos y vias de acceso: No.6000418OH-06 Mantenimiento Terminal y Construccion del cerramiento Aeropuerto
Se verificó que mediante contratos N°6000418-OH, 6000183Quibdo,
No. 6000183-OH-06
Mantenimiento
de Infraestructura
OH,6000377-OH, Y 6000553-OH, la DDA en las vigencias 2006 y 2007,
Complementaria Vias Aeropuerto Los Garzones Monteria; No. 6000377-OHha realizado contratos de cerramientos, mtto de cuarteles de bomberos
06 Mantenimeinto del Terminal y Construccion de cerramiento del
y vía de acceso de aeropuerto los Garzones de Montería
Aeropuerto Los Garzones de Monteria; No. 6000553 Convenio con la
Agencia Logistica esta la construccion de cerramiento y cuartel de
bomberos del Aeropuerto de Carepa.
1. Implementar tarifas para el servicio
publico
Resolución
1
30-Nov-06
30-Mar-07
17
0,7
70%
12,00
12,00
17,14
La Dirección Regional mediante correo electrónico del 28 de marzo de
2007, solicita al Gerente del Aeropuerto JMC, se informen las decisiones Se verificó que mediante correo electrónico del 04 de Abril, la Gerencia
tomadas respecto a las casetas de control y con correo electrónico del 04 del Aeropuerto informa que se han efectudo reuniones con diferentes
de Abril, la Gerencia informa que se han efectudo reuniones con diferentes empresas de transporte, Srio Tránsito Rionegro y Asesor de
empresas de transporte, Srio Tránsito Rionegro y Asesor de MIN.TRANSP. MIN.TRANSP. (Anexo Oficio). Mencionando que la tercera caseta
(Anexo Oficio). Mencionando que la tercera caseta ubicada en la zona de ubicada en la zona de carga se utilizará para la futura proyección de
carga se utilizará para la futura proyección de una zona franca satelital que una zona franca satelital que irá al costado derecho.
irà al costado derecho.
Reportes
Formatos
1
30-Mar-07
30-Dic-07
39
1
50%
19,64
19,64
39,29
Este aeropuerto fue concesionado mediante resolución 0829 de 3 de
marzo de 2008, a la firma Sociedad operadora de Aeropuertos Centro
Norte S.A., el cual será el responsable de adecuación, modernización y
mantenimiento de este aeropuerto, incluidas las casetas.
Cumplir con los
requerimientos
mínimos de IATA.
1
14-Jul-06
31-May-07
46
1
100%
45,86
45,86
45,86
Efectimedios a través de un convenio con la Entidad dotó al terminal de las
El Jefe de la OCI, verificó que las sillas tandem fueron suministradas
sillas tandem
Cumplir con las
especificaciones
mínimas exigidas
por la OACI
1
14-Jul-06
31-Dic-06
24
1
100%
24,29
24,29
24,29
Se declaró el Incumplimiento de este contrato. La Interventoría presentó el
informe final del contrato Nº 6000289 OH de 2006,: Este aeropuerto fue
concesionmado mediante resolución 0829 de 3 de marzo de 2008, a la
firma Sociedad operadora de Aeropuertos Centro Norte S.A., el cual será
el responsable de adecuación, modernización y mantenimiento de este
aeropuerto.
DDA
Demarcación Pista:
En la actualidad se encuentra descontaminada y parte de Acondicionar la pista a los coeficientes Se realizó trabajo de descontaminación
Cumplir con la
la demarcación realizada, no se efectuó en su totalidad de fricción y a la demarcación exigida y demarcación del eje principal por
normatividad OACI
parte de personal de Aeronáutica Civil.
debido a que a futuro se realizarán trabajos de corrección por la OACI.
al IRI.
1
06-Jun-06
25-Jun-06
3
1
100%
2,71
2,71
2,71
La Entidad a través de los funcionarios de DDA y la maquina demarcadora Se verificó que la Entidad a través de los funcionarios de DDA y la
de la Entidad realizó la demarcación respectiva.
maquina demarcadora de la Entidad realizó la demarcación respectiva.
DDA
Cumplir con la
Rampa Pasajeros, Estación Bomberos, :
Realizar estudios y cuantificar los
Realizar mantenimiento correctivo en
normatividad OACI,
El nivel central reservará recursos en la vigencia del 2007,
valores para tener en cuenta los costos
las zonas afectadas.
la certificación del
para atender estas observaciones.
en la vigencia 2007.
teminal
3
14-Jul-06
01-Jul-07
50
3
100%
50,29
50,29
50,29
La Dirección Regional adelantó el mantenimiento de la rampa de pasajeros
Se verificó que mediante contrato Nº 6000 se adelantó
del terminal mediante contrato N° xxxxxxx
Cumplir con las modificaciones a las normas
Evitar la constitución de reservas y
presupuestales, para ejecutar en el año 2007 todo el
ejecutar el 100 % del presupuesto en Ejecución presupuestal
presupuesto ya que en el 2008 no pueden existir
la misma vigencia
reservas.
1
01-Ene-07
30-Dic-07
51,85714286
1,0
100%
51,85714286
51,85714286
51,85714286
DDA
289
1905100
A la fecha la Regional Antioquia no ha recibido recursos de la
vigencia 2005 para cubrir necesidades que son apremiantes para
la seguridad aeroportuaria, como es el caso de mantenimiento de
cerramiento de cerramientos y cuarteles de bomberos en los
diferentes aeropuertos de la Dirección Regional, vías de acceso
en el aeropuerto los Garzones de Montería y pista en el
aeropuerto JMC..
En la actualidad se adelantan contrataciones para la vía y
pista de Montería, a la pista de Rionegro se le corregirá el
IRI, se encuentra en proceso de diseño . Los cerramientos
y cuarteles de Bomberos se analizará el estado de cada
uno de éstos y pasar el proyecto al nivel central para su
aprobación.
Cumplir con las especificaciones
técnicas exigidas por la OACI para
pistas, conservando los estándares
mínimos de seguridad
RANTQ
162
290
1905100
Se evidenciaron construcciones que fueron realizadas en
vigencias anteriores y que en la actualidad se encuentran
subutilizadas, como es el caso de 3 casetas para el control de
piratería terrestre y de vehículos, de las cuales dos de ellas se
encuentran abandonadas
RANTQ
291
RANTQ
Brindar
un
mejor servicio de
transporte a los usuarios, optimizar la
seguridad del Terminal de pasajeros y
carga.
Para Sillas:
Se realizó proyecto en la Regional
La Dirección Regional envió la solicitud a la Dirección de Reparar y adquirir silletería para el
Antioquia en el cual se valora y
Telecomunicaciones la cual se comprometió con una terminal
cuantifica esta necesidad
asignación de $ 300 millones para superar la emergencia.
DDA
163
Poner en operación las (2) casetas en mención para
efectuar los diferentes controles a los vehículos de
servicio público, la tercera como control para el ingreso a
la zona de carga.
3. Control de parqueaderos
DDA
164
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
294
1905100
1802100
IRI :
En el momento se está realizando el proyecto en la Adecuar
la
pista
con
las Reciclar la zona de toma de contacto
Dirección de Desarrollo Aeroportuario por un valor de $ especificaciones mínimas exigidas para nivelarla ya que se tienen
300 millones de pesos. Para el desnivel entre pista y franja para el IRI
demasiados baches.
Se determinaron las siguientes deficiencias, las cuales son de transición se solicitó recursos al nivel central.
competencia del nivel central, respecto al estado de la
Infraestructura del Aeropuerto José María Córdova de Rionegro
De 38 Reservas analizadas por valor de $309.513.755, se
determinó que el 58% de éstas eran para contratos que fueron
firmados en el mes de diciembre de 2004, lo que demuestra que
un porcentaje significativo de la contratación se está celebrando
al terminar la vigencia
Informe
Página 36 de 80
Este aeropuerto fue concesionado mediante resolución 0829 de 3 de
marzo de 2008, a la firma Sociedad operadora de Aeropuertos Centro
Norte S.A., el cual será el responsable de adecuación, modernización y
mantenimiento de este aeropuerto, incluidas las casetas.
Se verificó el informe final de interventoría y que esta obra no se
adelantará por la Aerocivil por cuanto el aeropuerto se encuentra
concesionado mediante resolución 0829 de 3 de marzo de 2008, a la
firma Sociedad operadora de Aeropuertos Centro Norte S.A., la cual
apartir de la concesion es la responsable de adecuación,
modernización y mantenimiento de este aeropuerto.
Se presentó la ejecución presupuestal a 31 de diciembre de 2007, la cual Se verificó que la ejecución presupuestal a 31 de diciembre de 2007
estuvo en el 96,47%
estuvo en el 96,47%
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
ITEM
AREA
No.
Código
hallazgo
30/04/2008
165
RANTQ
295
1801100
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Analizados los soportes legales de las cuentas se observó que
en tres
facturas y en las correspondientes
Actas de Establecer nuevos requisitos en la contratación de
Hojas de vida de los vehículos con
Terminación, por concepto de servicios recibidos de Autolarte mantenimiento de vehículos incluyendo el control detallado Control al mantenimiento de vehículos
todos los mantenimientos realizados
S.A, no se especifica lo que realmente se les hace a los de cada actividad en la hoja de vida de cada vehículo
vehículos, solo se dice mantenimiento de vehículos.
296
1401001
2. Seguimiento
Analizado el Plan de Compras para Gastos de funcionamiento se
observó que lo asignado por el nivel central no se ajusta a lo Priorizar las necesidades de los aeropuertos para poder Contar con un plan de compras de la
Regional
y
realizar
realmente solicitado en el mismo. Respecto al listado de tener una mayor cobertura en la asignación del plan de Dirección
seguimiento a la ejecución del mismo.
necesidades que la Regional elabora para el presupuesto de compras de la Dirección Regional.
inversión
3. Cumplimiento plan compras
RANTQ
166
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
RANTQ
167
RANTQ
303
1404003
En el contrato de prestación de servicios de vigilancia No
Se establecieron mecanismos de control para que en
4000225-OH, no se exigió la póliza de calidad del servicio tal
Cumplir los requisitos
para
todas las contrataciones se cumpla con las formalidades
como lo propone el Director Regional en el adendo 01 de
formalización de las contrataciones
de las mismas.
septiembre 17 de 2004.
168
RANTQ
305
2003002
Se verificó que 2 quejas trasladadas a la Policía Aeroportuaria,
originadas por procedimientos inadecuados por parte de agentes
de dicha institución en las instalaciones del Aeropuerto José
María Córdova, no han sido objeto de seguimiento por parte de la
Regional
La Gerencia Aeroportuaria encargada de atender los
requerimientos y quejas de los usuarios, insistirá agotando
todos los recursos establecidos hasta lograr respuestas a
las solicitudes de los usuarios.
la
Llevar el control de las quejas de los
usuarios independiente de la Entidad
responsable para dar respuesta
oportuna.
Revisión puntual de las actividades
relacionadas
con
las
etapas
precontractual y contractual
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Informe de
mantenimientos
1
01-Ene-07
30-Jun-07
25,71428571
1
100%
25,71428571
25,71428571
25,71428571
Informe
1
30-Mar-07
30-Jun-07
13
1
100%
13,14
13,14
13,14
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
En todos los procesos de mantenimiento de vehículos se elabora un acta
Se verificaron las facturas, las actas de recibo final y los informes del
de recibo final por parte del contratista y el supervisor, donde se relaciona
supervisor del mantenimiento de los vehículos de la Dirección Regional,
todo el mantenimiento que se le haya realizado a los vehículos. Se anexan
al igual que el libro de control que lleva el área de soporte técnico.
tres actas finales y algunos informes del supervisor
La Dirección Regional Antioquia elaboró un plan de compras de acuerdo Se verificó que la Dirección Regional Antioquia elaboró un plan de
con la realidad de las necesidades de esta, al cual se le realiza un compras de acuerdo con la realidad de las necesidades, al cual se le
realiza un seguimiento bimensual con respecto a la ejecución del mismo.
seguimiento bimensual con respecto a la ejecución del mismo.
Informe
1
30-Jun-07
30-Dic-07
26
1,0
100%
26,14
26,14
26,14
Contratos
debidamente
legalizados
1
14-Jul-06
31-Dic-06
24
1
100%
24,29
24,29
24,29
La Dirección Regional ha venido ejerciendo un control exhaustivo a los
procesos contractuales y a los soportes contenidos en cada una de las Se verificaron las carpetas de los contratos
carpetas, verificando las actividades relacionadas con las etapas aleatoriamente las pólizas suscritas para los mismos
precontractual y contractual
1
15-Jul-06
31-Dic-06
24
1,0
100%
24,14
24,14
24,14
El SAU en el aeropuerto JMC, se realiza mediante formatos que llenan los
usuarios, básicamente por dos temas servicios aeroportuarios y servicios
de aeroíneas; las primeras las atiende directamente la Gerencia, dando
respuesta verbal al quejoso y las segundas se incluyen en el aplicativo del
nivel central con un número consecutivo predeterminado y es la OTA, la
encargada de dar el trámite correspondiente.
Solicitar a las entidades involucradas
en las deficiencias del servicio, Agotar recursos de
respuestas oportunas a las solicitudes
Ley
de los usuarios,
y
se
revisaron
Se verificó en los formatos de quejas las que son de resorte del nivel
central y las que son de resorte de la Gerencia, con el compromiso de
diseñar un formato para respuesta inmediata a los usuarios quejosos.
169
RANTQ
306
2003100
Se determinó que los usuarios que han presentado quejas ante La Gerencia Aeroportuaria solicitará a la Oficina de
Agilizar las
Lograr una excelente imagen de la Dar respuesta oportuna a todas las
la Regional, no están satisfechos con la respuesta dada por la Transporte Aéreo agilizar las soluciones y dar respuesta
soluciones a las
Entidad ante los usuarios
quejas de los usuarios
misma.
rápida a los quejas de los usuarios.
quejas del usuario
1
15-Jul-06
Página 37 de 80
31-Dic-06
24
1
100%
24,14
24,14
24,14
El Grupo de SAU de la OTA, ha sido diligente en el trámite dado a las
diferentes quejas presentadas y en lo concerniente a la Gerencia
Aeroportuaria se mejorará el trámite diseñando un formato de respuesta
inmediata y con la firma del quejoso para que quede de soporte y control
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
OBSERVACIONES CONSOLIDADAS UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL REGIONAL META
AEROPUERTO YOPAL
1. Efectuar las gestiones necesarias
para
realizar
el
proceso
de
contratación
para
la consultoría
respectiva.
OAP
170
312
Pese a que la entidad tiene indicadores como el SIGOB, que le
permiten medir el cumplimiento de su misión institucional, no ha
Implementar en el año 2007 el MECI en el cual están
sido implementado en el Aeropuerto el Alcaraván, un sistema de
incluidos los indicadores que permitirán medir la gestión
indicadores que permita medir el impacto del funcionamiento del
de la Dirección Regional.
sistema de control interno frente a los objetivos misionales de la
Aeronáutica.
Dentro del contrato de implementación
del MECI se definirán para el primer
semestre de 2007, los indicadores de
gestión para cada uno de los puntos
críticos de la gestión administrativa del
aeropuerto.
Términos de
referencia
aprobados para
realizar la
contratación.
1
30-Ene-07
30-Abr-07
13
1
100%
12,86
12,86
12,86
La Entidad cuenta en la actualidad con los indicadores de gestión de los
procesos de las Direcciones Regionales, los cuales se encuentran en la
OAP, para realizar revisión, adopción y divulgación pertinente; en el marco
de la implementación del SGCNTCGP:1000:2004 se vienen capacitando 90
funcionarios del nivel regional y aeropuertos entre ellos la administradora
del Aeropuerto de Yopal, quienes servirán de enlace con el nivel central
para la implementación integral de todo el sistema de gestión de calidad
que incluye los indicadores de gestión.
Se verificó que la Entidad cuenta en la actualidad con los indicadores de
gestión de los procesos de las Direcciones Regionales, los cuales se
encuentran en la OAP, para realizar revisión, adopción y divulgación
pertinente;
en
el
marco
de
la
implementación
del
SGCNTCGP:1000:2004 y los listado de asistencia a las capacitaciones
de los funcionarios del nivel regional entre ellos la administradora del
Aeropuerto de Yopal, quienes servirán de enlace con el nivel central
para la implementación integral de todo el sistema de gestión de calidad
que incluye los indicadores de gestión, se verificaron que si existen
riesgos de las Direcciones Regionales y aeropuertos.
OAP
Manual de Procesos
2. Realizar el levantamiento de los y Procedimientos y
procesos, los indicadores y los riesgos Mapa de Riesgos
de estos procesos.
levantados y
aprobados
2
30-Abr-07
30-Sep-07
22
2
100%
21,86
21,86
21,86
Los mapas de riesgos de las Direcciones Regionales y Aeropuertos ya Se verificaron los mapas de riesgos de las Direcciones Regionales y
están levantados, se divulgaron a nivel regional, faltaría la revisión y o Aeropuertos ya están levantados, se divulgaron a nivel regional, faltaría
mejoramiento por parte de la OAP, para la expedición del acto la revisión y o mejoramiento por parte de la OAP, para la expedición del
administrativo. Se trabajaron indicadores por procesos gerencial, acto administrativo. y los indicadores por procesos gerencial,
financiero, administrativo, operacional siguiendo la metodología SIGER. financiero, administrativo, operacional siguiendo la metodología SIGER.
Dicha información se remitió a los Directores Regionales y Administradores Dicha información se remitió a los Directores Regionales y
y gerentes de aeropuerto como consta en los documentos que anexamos. Administradores y gerentes de aeropuerto como consta en los
Estamos enviando nuevamente la información de indicadores para las documentos que anexamos.los cuales se enviaron nuevamente para
Regionales.
las Regionales.
OAP
3. Sensibilización para implementación
de los manuales de procesos y
procedimientos en el aeropuerto.
1
30-Oct-07
30-Nov-07
4
1
100%
4,43
4,43
4,43
Se verificó que el Jefe de la OAP en desarrollo de los proyectos MECI y
La OAP en desarrollo de los proyectos MECI y SGC-GP1000-2004, ha
SGC-GP1000-2004,
adelantó
procesos de sensibilización y
adelantado procesos de sensibilización y capacitación a los funcionarios
capacitación a los funcionarios del aeropuerto sobre el tema, FALTA
del aeropuerto sobre el tema,
SOPORTE
Control de
asistencia a la
sensibilización.
171
RM
314
Los planes de contingencia establecidos en el Aeropuerto El
Alcaraván para los procesos de recaudo de dinero y registro de
servicios aeroportuarios, que realizan a través de sistemas de
información, no son seguros, ni tienen mecanismos de control
debidamente implementados, por cuanto los mismos, se realizan
en forma manual sin existir documento alguno previamente
numerados, impresos o registrados.
Incrementar los mecanismos de control para sensibilizar y
Reportes
optimizar la utilización de los sistemas y los respectivos
mensuales de
Controlar los ingresos de la Entidad, Verificación
permanente
de
los
planes de contingencia para estos procesos, así mismo a
verificación
haciendo cumplir los procedimientos ingresos por parte de la Administradora
través de los administradores y jefes de grupo se difundirá
realizados por la
establecidos para ello.
e informe mensual de los mismos .
información semestralmente y conforme aparezca
Administradora del
actualizada en los programas de nivel central.
Aeropuerto
6
1-nov-06
30-abr-07
26
6
100%
25,71
25,71
25,71
La Administración del Aeropuerto realiza verificación permanente de los Se verificaron los reportes de los registros de ingresos en el Aeropuerto
ingresos a través de registros en el sistema.
de Yopal, durante 6 meses consecutivos.
172
RM
317
De los programas anteriormente señalados la CGR estableció que
se encuentra pendiente entre otros aspectos, realizar la
asignación de recursos para culminar con las instalaciones de las
trampas de grasa en la estación de suministro de combustible y la
planta eléctrica, que permitan culminar las acciones establecidas
para el manejo de residuos líquidos, sólidos y agua potable.
Instalar una trampa de grasa en la estación de suministro
de combustible y la planta eléctrica, que permitan culminar
las acciones establecidas para el manejo de residuos
líquidos, sólidos y agua potable.
Cumplir el plan de manejo ambiental
Contratar la instalación de una trampa
garantizando el adecuado manejo de
Contrato ejecutado
de grasa en la estación de suministro
residuos sólidos y líquidos y el
a satisfacción.
de combustible y de planta eléctrica.
suministro de agua potable.
1
30-sep-06
31-dic-06
13
1
100%
13,14
13,14
13,14
Mediante contrato N° OC 5001860 de 2005 se contrató el mantenimiento
del sistema de tratamiento de agua residual mediante la adecuación de
trampa de grasas en la estaciòn de suministro de combustible y parte de la
plantas eléctricas, con lo que se solucionó el problema, en la medida. Se
adjuntan Orden de Servicio, Actas Inicio y de Liquidación de contrato de
fecha julio 31 de 2006.
321
No se evidencia justificación técnica de la solicitud de
desagregados presupuestales, elaborada y presentada por la
Administradora del Aeropuerto El Alcaraván a la Regional Meta de
la Aeronáutica Civil, conforme lo establecido en el manual de
procedimientos modelo conceptual – presupuesto (Presupuesto
desagregado), razón por
La consecución de recursos presupuestales desde el nivel
central obedece al estudio y previo análisis que efectúa la
Administración Aeroportuaria al área correspondiente. Esta
área conjuntamente con la oficina Asesora de Planeación
determinan si el compromiso referido se encuentra dentro
de la Planeación y programación de la vigencia. Se debe
tener en cuenta que para el efecto de realizar una correcta
ejecución, la Dirección Financiera por intermedio del
Grupo Presupuesto envía en cada anualidad el Manual
Instructivo de Presupuesto Asignado y Desagregado.
Fortalecer y acompañar en la
elaboración de los proyectos de
inversión, a los administradores de los
aeropuertos, a través de los jefes de
grupo, quienes tienen el conocimiento
técnico y especializado.
La Dirección Regional impartirá las
Solicitudes de
instrucciones necesarias a los Jefes de
asignación de
Grupo para que evalúen los proyectos
recursos
y necesidades presentadas por los
presentadas a la
administradores de los aeropuertos,
Dirección Regional
con el fin de precisar, y solicitar los
por parte de la
recursos justos que requieran para el
Administración en
normal funcionamiento y mejoramiento
forma trimestral
de las operaciones aéreas.
4
1-ene-07
20-dic-07
50
4
100%
50,43
50,43
50,43
La Administración Aeroportuaria presentó solicitudes de las necesidades y Se verificaron las solicitudes de asignación de presupuesto presentadas
proyectos a la Dirección Regional.
por la Administración a la Dirección Regional.
1.Presentación de la Resolución de
Resolución firmada .
siniestro de estabilidad.
1
30-oct-06
30-dic-06
9
1
100%
8,71
8,71
8,71
La Dirección Administrativa profirió la Resolución N° 05184 del 23 de nov Se verificó la existencia de la Resolución N° 05184 del 23 de nov de
de 2005, declarando el siniestro de estabilidad.
2005,sobre el siniestro de estabilidad de la obra.
30-ene-07
30-jun-07
22
1
100%
21,57
21,57
21,57
324
En el proceso auditor se evidenció que no existía un reporte de
avance de la ejecución del contrato, posteriormente se informó
por la Entidad que el proceso de contratación fue suspendido por
una orden verbal de la oficina de Control Interno, para no afectar Tomar las medidas legales que nos otorga la ley, con
el proceso de reclamación de pólizas contra el contratista que base en las recomendaciones formuladas por la Recuperar
ejecutó la obra de construcción de la nueva Torre de Control. Contraloría, para evitar posibles irregularidades que ejecutada.
Dicha información posteriormente fue corregida por la puedan afectar al contratista y a la Entidad.
Administradora quien reportó que fue una sugerencia de Control
Interno y se encuentra pendiente el Acto Administrativo que debe
suspender el contrato.
173
RM
RM
RM
174
OAJ
calidad
de
la
2. Giro de los recursos por parte de la
obra aseguradora.
Carta de cobro
Indemnización
1
3. Contrato de Ejecución de obra.
acta de recibo final
1
Con oficio N° 3202-414-07 de octubre de 2007, se le informa a la
Compañía de Seguros que como no se ha recibido el pago
correspondiente a la indemnización, se le da traslado al Grupo de
Representación Judicial mediante oficio N° 3202-0415 de octubre 11 de
2007.
30-jun-07
Página 38 de 80
30-dic-07
26
0,4
40%
10,46
10,46
26,14
Se verificó que mediante contrato N° OC 5001860 de 2005 se contrató
el mantenimiento del sistema de tratamiento de agua residual mediante
la adecuación de trampa de grasas en la estaciòn de suministro de
combustible y parte de la plantas eléctricas, con lo que se solucionó el
problema, Se adjunta Orden de Servicio, Actas Inicio y Liquidación de
contrato de fecha julio 31 de 2006
se verificó que con oficio N° 3202-414-07 de octubre de 2007, se le
informa a la Compañía de Seguros que como no se ha recibido el pago
correspondiente a la indemnización, se le da traslado al Grupo de
Representación Judicial mediante oficio N° 3202-0415 de octubre 11 de
2007.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
1-Enviar por parte de la Administración
oficios a la Dirección Regional- Grupo
de Inmuebles solicitando realizar las
acciones legales pertinentes.
RM
RM
175
333
Se evidencia una presunta omisión por parte de la Administración
de la Aeronáutica Civil, en haber solicitado las acciones judiciales
pertinentes para la restitución de los hangares que se
encuentran con ocupaciones de hecho por más de 10 años.
Situación que se generó ante una pasividad por la Aeronáutica en
gestionar de manera oportuna la renovación de los mismos.
2. Informe de la Dirección Regional
La Administración enviará oficio a la Dirección Regional
para que se adelanten las acciones legales tendientes al Continuar el proceso de legalización y sobre las acciones legales realizadas.
logro de la restitución de los inmuebles o a la legalización restitución de áreas ocupadas en el
de arrendamiento de los mismos en coordinación con la aeropuerto de Yopal.
oficina Asesora Jurídica.
3. Suscripción del contrato de
arrendamiento o proceso de restitución
OAJ
176
OAJ
334
De la relación anterior, se evidenció la existencia de un “Acta
acuerdo ocupación de hecho” suscrita por el Gerente de la
Empresa SFA, el Director de la Regional Meta, la Administradora
Aeropuerto El Alcaraván y el Jefe de la División Administrativa y
Financiera Regional Meta, de fecha 10 de febrero del 2006, en
donde concluyen la realización de actividades tales como,
335
Se cuestiona que siendo un hecho evidente las graves fallas
presentadas por la Torre de Control desde el año 2002 (como es Continuar con los trámites para lograr hacer efectivas las
Recuperar
el caso de no contar con suministro de agua, no tener los vidrios garantías que amparan el contrato y las acciones judiciales
ejecutada.
polarizados, baños fuera de servicio, etc.), la diligencia y si a ello hubiere lugar
oportunidad de la Administración ante este hecho.
La Oficina Asesora Jurídica, Continuará con las acciones
legales, tendientes al logro de la restitución de los Legalizar y/o restituir los inmuebles del 2. Suscripción de
contratos de
inmuebles o a la legalización de arrendamiento de los aeropuerto de Yopal.
arrendamiento o acto de restitución.
mismos.
2. Giro de los recursos por parte de la
aseguradora.
ADM
176
OAJ
calidad
de
la
3. Contrato de Ejecución de obra.
337
La funcionaria encargada del manejo
de inmuebles con la Dirección Regional
Por lo anterior se evidencia un incumplimiento de las normas que El abogado de Representación Externa inició la Continuar el proceso de legalización y visitará periódicamente ( cada tres
regulan la contratación en cabeza de la Aeronáutica en dos correspondiente demanda ejecutiva para cobrar el canon restitución de áreas ocupadas en el meses) las instalaciones de este
aspectos:............
pactado en el contrato.
aeropuerto de Yopal.
aeropuerto
para
gestionar
la
legalización y restitución de estas
áreas
178
RM
338
Quedó demostrado dentro del proceso que la Aeronáutica no
contaba con un mapa de las redes eléctricas, de todas las áreas
del Aeropuerto, situación que hasta la fecha no ha sido
subsanada. La CGR devela una deficiencia gravísima en el
cumplimiento de las políticas de seguridad, por lo que se
procederá a realizar un memorando de advertencia a la Entidad,
Independientemente de las acciones de
Implementar los mecanismos para la actualización de los
planos eléctricos del aeropuerto; una vez se encuentren
actualizados, se enviarán al Aeropuerto con el fin de que
esa administración disponga de la información, acorde
con lo establecido en el Manual de Operaciones
Aeroportuarias.
Cumplir
con
el
manual
de
operaciones
aeroportuarias, 3. Reorganización de circuitos
actualizando los planos eléctricos del trabajos eléctricos generales
aeropuerto.
179
RM
341
Constituye una fuente de ingreso permanente para el Aeropuerto
El Alcaraván, el servicio de arrendamiento de áreas como son
locales comerciales, hangares y módulos u oficinas. De estas
áreas fue solicitada información suficiente que permitiera a la
CGR determinar cuántas de ellas se encontraban arrendadas así
como pendientes de arrendar.
Continuar por parte de la Coordinación de Inmuebles y de
la Administración del Aeropuerto, el proceso de
legalización y de restitución de áreas ocupadas en el
aeropuerto.
Identificar los locales comerciales y
espacios objeto de contrato de
arrendamiento y el valor comercial del Suscripción de contratos para legalizar
canon de arrendamiento para su tenencia irregular de inmuebles
respectiva oferta a los interesados en
ellos.
346
Revisar el Modelo Estándar de Comprobante de Egreso
automatizado y el formato modelo estándar para
No existen copias de seguridad de los cheques girados con cada
aeropuertos
sin sistema, de la misma manera
uno de los comprobantes de egreso.
implementará su uso en todas las Direcciones Regionales
y aeropuertos.
RM
181
RM
y
355
Existen también, bienes que no funcionan y se encuentran en
espera para adelantar el respectivo proceso de baja. De ellos se
pueden señalar, computadores encontrados en bodega que no
funcionan. Existen bienes que tienen marcas invertidas (tal es el
caso de las máquinas de escribir).
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Oficio enviado
1
30-oct-06
15-nov-06
2
1
100%
2,29
0,00
2,29
La Administración solicitó mediante oficio a la Dirección Regional adelantar Se verificó el oficio Nº de la Adminstración y los de la Dirección Regional
las acciones legales tendientes al logro de la restitución de los inmuebles Numeros 1601-264.1-01-14-06 y el 1601-264.1-0211-06 y respuesta de
o a la legalización de arrendamiento de los mismos
la Oficina Asesora Jurídica
Informe
presentado
1
30-nov-06
15-mar-07
15
1
100%
15,00
15,00
15,00
La administración y la Dirección Regional, enviaron oficios a los ocupantes Se verificaron los oficios de la Dirección Regional y la Administración
de los hangares, solictándoles la legalización de las áreas ocupadas.
para los ocupantes de los hangares.
1
15-mar-07
15-ago-07
22
0,7
70%
15,30
15,30
21,86
A la fecha uno de los tres hangares AEROAPOYO, ya fue legalizado
Se verificó que mediante Contrato de Arrendamiento Nº YP-AR-018-06
mediante Contrato de Arrendamiento Nº YP-AR-018-06, Para los otros dos
AEROAPOYO, legalizó su situación, para los otros dos hangares se
hangares se realizaron Acuerdos de Pago mediante Acta del 10 de feb
realizaron Acuerdos de Pago mediante Acta del 10 de feb 2006, que no
2006, que no se cumplieron motivo por el cual se remitió el caso a la OAJ,
se cumplieron motivo por el cual se remitió el caso a la OAJ, el 12 de
el 12 de junio de 2006, presentándose la demanda para SFA el 1º de junio
junio de 2006, presentándose la demanda para SFA el 1º de junio de
de 2007 ante el Juzgado Promiscuo Municipal de Yopal.FALTA MAURICIO
2007 ante el Juzgado Promiscuo Municipal de Yopal.
MEDINA
Contrato o
Restitución
1
30-nov-06
30-jul-07
35
0,6
60%
20,74
20,74
34,57
La DRM y la Adm. del Aeropuerto, firmaron “Acta acuerdo ocupación de
hecho” mediante Acta del 10 de feb 2006, que no se cumplió ,motivo por el Se verificó que la DRM o, remitió el caso a la OAJ, el 12 de junio de
cual se remitió el caso a la OAJ, el 12 de junio de 2006, presentándose la 2006, presentándose la demanda para SFA el 1º de junio de 2007 ante
demanda para SFA el 1º de junio de 2007 ante el Juzgado Promiscuo el Juzgado Promiscuo Municipal de Yopal.
Municipal de Yopal.
Carta de cobro
Indemnización
1
30-ene-07
30-jun-07
22
1
100%
21,57
21,57
21,57
Contrato de
arrendamiento o
Proceso de
Restitución
Contrato de
arrendamiento o
Proceso de
Restitución
Realización trabajos
Contrato de
arrendamiento o
Restitución del
inmueble
Modelo de
1. Revisar y adecuar comprobante
comprobante
Manual.
manual de formatos
Verificar que los formatos estándar
cumplan con los requisitos mínimos de
información requerida por los usuarios 2 Revisar y adecuar comprobante
Comprobantes
externos e internos
automatizado
3. Implementar comprobantes Estándar
en todo el país
RM
Fecha
iniciación
Metas
acta de recibo final
RM
180
Dimensió
n de la
meta
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
obra
177
RM
Unidad de medida
de las Metas
Continuar con los procesos de saneamiento contable y la
Depurar inventarios para cumplir con
depuración que realiza la Dirección Regional Meta en los
El Almacenista ejecutará el programa
la Ley de Saneamiento Contable y de
planes de mejoramiento en concordancia con la
de saneamiento contable.
información de almacenes.
administración del aeropuerto.
Comprobantes
Resolución de
Proceso de Baja
firmada
Respuesta de las áreas
Con oficio N° 3202-414-07 de octubre de 2007, se le informa a la
Compañía de Seguros que como no se ha recibido el pago
correspondiente a la indemnización, se le da traslado al Grupo de
Representación Judicial mediante oficio N° 3202-0415 de octubre 11 de
2007.
Seguimiento OCI
se verificó que con oficio N° 3202-414-07 de octubre de 2007, se le
informa a la Compañía de Seguros que como no se ha recibido el pago
correspondiente a la indemnización, se le da traslado al Grupo de
Representación Judicial mediante oficio N° 3202-0415 de octubre 11 de
2007.
1
30-jun-07
30-dic-07
26
0,4
40%
10,46
10,46
26,14
1
30-sep-06
30-jun-07
39
1,0
100%
39,00
39,00
39,00
La Demanda ejecutiva fue presentada en el Juzgado Segundo Se verificó copia de la Demanda ejecutiva presentada en el Juzgado
Administrativo del Circuito de Casanare y se libró mandamiento de pago en Segundo Administrativo del Circuito de Casanare el 3 de mayo de 2007
Marzo 29 de 2007. Se anexa copia de la demanda
y se libró mandamiento de pago en septiembre de 2007.
100%
1-abr-07
30-sep-07
26
1
100%
26,00
26,00
26,00
Los funcionarios de Soporte Técnico con el apoyo de la Administración han Se verificó que los funcionarios de Soporte Técnico con el apoyo de la
venido adelantando las independizaciones de los circuitos, en la medida Administración han venido adelantando las independizaciones de los
que la DRM envía los materiales.
circuitos, en la medida que la DRM envía los materiales.
100%
01-Dic-06
30-Jun-07
30
1
100%
30,14
30,14
30,14
La Administración del Aeropuerto lleva un control de los diferentes
inmuebles que se encuentran en arrendamiento, en el cual está Se verificaron los cuadros de seguimiento de los contratos de
especificado el estado en que se encuentra cada uno de ellos y las arrendamiento y sus respectivas observaciones.
acciones que se han adelantado.
100%
12-jun-06
30-dic-06
29
1
100%
28,71
28,71
28,71
La Entidad elaboró un Manual de Rendición de Cuentas en el cual diseñó
un formato de comprobante de egreso para los aeropuertos sin sistema, el Se verificaron los comprobantes de egreso y las colillas de las
cual está aplicando la Administración y en el que se coloca el número de chequeras para mirar que se lleva un control sobre los cheques girados.
cheque.
100%
12-jun-06
30-dic-06
29
1
100%
28,71
28,71
28,71
100%
12-jun-06
30-dic-06
29
1
100%
28,71
28,71
28,71
1
07-Sep-06
30-Dic-06
Existe un comprobante automatizado que genera directamente el sistema
de información JDE, aclarando que este aeropuerto no está sistematizado
para pagos.
Con la expedición del manual de rendición de cuentas se diseñó un
formato standarizado para toda la Entidad.
16
1
100%
16,29
16,29
16,29
Mediante Resoluciones de Baja Nºs 0224 , 0225 , 0227 y 0228 del
29/09/06, se dieron lde baja los elementos mencionados, aclarando que
permanentemente salen elementos para dar de baja, en el momento del
seguimiento se encuentra el almacenista de la DRM, adelantando el
proceso de depuración para realizar las bajas del año 2007.
43
1
100%
43,43
43,43
43,43
Se ejecutó el Contrato No. 7000236-OJ-07 cuyo Objeto es: Mantenimiento
de pista y mejoramiento de la zonas de seguridad y canales del Aeropuerto
de Neiva al Conratista :CONSORCIO AEROPUERTO DE NEIVA, se anexa
copia del Acta de recibo final del CONTRATO.
Se verificó que en la Entidad existe comprobante de egreso para
aeropuertos con sistema, aclarando que este aeropuerto no está
sistematizado para cxp.
Se verificó el Manual de Rendición de cuentas y el formato prediseñado.
Se verificaron las Resoluciones de Baja Nºs 0224 , 0225 , 0227 y 0228
del 29/09/06, se dieron lde baja los elementos mencionados, aclarando
que permanentemente salen elementos para dar de baja, en el
momento del seguimiento se encuentra el almacenista de la DRM,
adelantando el proceso de depuración para realizar las bajas del año
2007.
Se verificó el Acta de recibi funal del Contrato No. 7000236-OJ-07 cuyo
Objeto es: Mantenimiento de pista y mejoramiento de la zonas de
seguridad y canales del Aerouerto de Neiva al Conratista
es:CONSORCIO CANALES. Se anexa copia del Acta de Recibo Final.
REGIONAL CUNDINAMARCA
AEROPUERTO NEIVA
DDA
360
Se ha dejado de construir aproximadamente 1000 mts de jarillón
desde la quebrada la Cucaracha hasta la cabecera norte del Presentar por parte de la Administración del Aeropuerto y Dar cumplimiento al plan de manejo
aeropuerto lado occidental; la falta de interés en asignar recursos la Dirección Regional el proyecto de construcción de ambiental del aeropuerto, priorizando 3. Contrato
económicos para implementar el proyecto dejado en el Plan de jarillones para que sea incluido en la vigencia 2007.
los proyectos.
Manejo Ambiental
Contrato
1
01-Mar-07
182
Página 39 de 80
30-Dic-07
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
OBSERVACIONES CONSOLIDADAS UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL NIVEL CENTRAL Y REGIONAL
AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACION
OAP
Resolución
de
Verificada la gestión de la entidad en las diferentes etapas de la
Adoptar mediante Resolución los procedimientos de los Aplicar los procedimientos de los
Adopción de los
actividad contractual se encontraron las siguientes debilidades: •
Expedir la Resolución de Adopción de
procesos contractuales adelantados en la fase SIGER II y procesos contractuales adelantados
Procedimientos
Al cierre de esta auditoria se evidenció que no existen los
Procedimientos para la Entidad
aplicarlos en el área.
en la fase SIGER II
debidamente
procedimientos actualizados para el área de contratación.
firmada y numerada
1
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Entidad mediante Resolución N° 30009 de 2007, en su artículo 11 Se verificó que la Entidad adoptó los procedimientos del Proceso
adoptó los procedimientos del Proceso Contractual .
Contractual mediante Resolución N° 30009 de 2007, en su artículo 11
CEA
Capacitar a funcionarios de la entidad
• Existen deficiencias en la evaluación de la conveniencia y Realizar las evaluaciones
de la conveniencia y
Registro
Mejorar los estudios de conveniencia que estructuran proyectos y manejan
oportunidad de la contratación celebrada, frente a los planes de oportunidad de la Contratación frente a los planes de
funcionarios
y oportunidad.
presupuesto
para
actualizar
los
inversión formulados.
inversión formulados en forma diligente.
capacitados
conocimientos y métodos utilizados.
1
02-May-07
30-Jul-07
13
1
100%
12,71
12,71
12,71
El CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la reforma a la ley de
contratación estatal. Participaron 248 funcionarios de las Diferentes
Dependencias del Nivel Central y Regional. (se adjunta oficio
1042.385.492.07 con sus respectivos soportes)
Se verificó que el CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la
reforma a la ley de contratación estatal. Participaron 248 funcionarios
de las Diferentes Dependencias del Nivel Central y Regional. (se
adjunta oficio 1042.385.492.07 con sus respectivos soportes)
CEA
• Se evidenciaron deficiencias en el cumplimiento con las
Asegurar el cumplimiento de la Ley Actualizar y capacitar a los funcionarios Registro
Dar cumplimiento a la normatividad vigente para la
disposiciones y normas legales en la contratación realizada por la
80 de 1993 y sus decretos de la Entidad en las normas que rigen funcionarios
contratación
entidad.
reglamentarios.
la Contratación Administrativa.
capacitados
1
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
El CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la reforma a la ley de
contratación estatal. Participaron 248 funcionarios de las Diferentes
Dependencias del Nivel Central y Regional. (se adjunta oficio
1042.385.492.07 con sus respectivos soportes)
Se verificó que el CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la
reforma a la ley de contratación estatal. Participaron 248 funcionarios
de las Diferentes Dependencias del Nivel Central y Regional. (se
adjunta oficio 1042.385.492.07 con sus respectivos soportes)
ADM
• Existen deficiencias en aplicar control al proceso de contratación
Ejercer un debido control al proceso de contratación en las Controlar efectivamente el proceso Diligenciar las listas de chequeo en
en las fases precontractual, contractual y post-contractual por
fases precontractual, contractual y post-contractual
de contratación en todas sus fases las diferentes fases contractuales
parte de los responsables.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección Administrativa realiza los procedimentos establecidos para la
verificación de los documetnos archivados en cada una de las carpetas de
los contratos contenidas en la Lista de Chequeo elaboradas por patre del Se verificaron los modelos de listas de chequeo, me flata ir a revisra las
Gurpo Procesos Contractuales y Procesos Precontractuales , también se carpetas
envió oficio de fecha 03 de mayo sobre el cumplimiento de la Ley de 594
de 2000.
ADM
• Se observaron deficiencias en la elaboración de los documentos Elaborar correctamente los documentos que soportan los Mejorar los estudios que soportan los Capacitar a funcionarios de la entidad Registro
que soportan los estudios previos a la preparación de pliegos de estudios previos a la preparación de pliegos de pliegos de condiciones y términos de en la elaboración de documentos que funcionarios
condiciones y términos de referencia.
condiciones y términos de referencia.
referencia.
soportan los estudios previos
capacitados
1
02-May-07
31-Dic-07
35
1
100%
34,71
34,71
34,71
El CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la reforma a la ley de
contratación estatal. Participaron 248 funcionarios de las Diferentes
Dependencias del Nivel Central y Regional. (se adjunta oficio
1042.385.492.07 con sus respectivos soportes)
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
El Director Administrativo mediante correo electronico dirijo a todos los
funcionarios, divulgo la Resolución 000589 del 12 de febrero de 2007, la Se verificó la copia del correo enviado por la Dirección Administrativa a
cual reglamenta la funciones y el trámite interno del procedimiento que todos los funcionarios, para el conocimiento y aplicación de la
debe adelnatar quienes sean designados o contratados para la supervisión Resolución N° 00589 del 12 de febrero de 2007,
y/o interventoria de los contratos celebrados por la AEROCIVIL
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección Administrativa y el Grupo Procesos Contractuales, una vez
legalizado el contrato, remite oficio al ordenador del gasto para que
designe Supervisor del Contrato e informe dicha designación al Grupo en
mención.
Se verificaron aleatoriamente algunos oficios de la Jefe del Grupo
Procesos Contractuales solicitando nombramiento de los supervisores
de contratos y oficios del ordenador del gsto realizando el
nombramiento de los diferentes supervisores.
1
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
El CEA realizó el Seminario de Actualización en la reforma a la ley de
contratación estatal. Participaron 248 funcionarios de las Diferentes
Dependencias del Nivel Central y Regional. (se adjunta oficio
1042.385.492.07 con sus respectivos soportes). Adicional tiene previsto
llevar a cabo seminarios sobre Supervisión de contratos.
Se verificó que el CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la
reforma a la ley de contratación estatal. Participaron 248 funcionarios
de las Diferentes Dependencias del Nivel Central y Regional. (se
adjunta oficio 1042.385.492.07 con sus respectivos soportes)
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección Administrativa y la Administradora SICE, en todos los pliegos
de condiciones efectúan un estricto control en cuanto a que todos los
procesos contractuales se aplique la normatividad SICE cuando este lo
requiera. Se anexan formatos y pliegos de condiciones con esa cláusula
incluida.
Se verificó Se anexan formatos y pliegos de condiciones con esa
cláusula incluida.que la Dirección Administrativa y la Administradora
SICE, en todos los pliegos de condiciones efectúan un estricto control
en cuanto a que todos los procesos contractuales se aplique la
normatividad SICE cuando este lo requiera.
ADM
Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de 12 de
• Las actividades de interventoría y supervisión no están
feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de
claramente definidas en las cláusulas contractuales de manera
Contratos sobre todo en los relacionado con los convenios
particular en los convenios interadministrativos.
interadministrativos.
183
ADM
ADM
1
14 04 100
de
de
Listas de
chequeo
de
1. Divulgación de la nueva Resolución
Registro de
mediante.
divulgación.
Divulgar y aplicar la Resolución N°
00589 de 12 de feb de 2007 sobre
funciones de los supervisores e
interventores,
2. Informar a los Supervisores de los
Contratos que deben aplicar la Oficio enviado a los
Resolución N° 00589 de 12 de feb de
Supervisores
2007,
Capacitar
a
supervisores
y/o
Registro
• Las prórrogas y/o adiciones respecto de algunos contratos no Motivar en debida forma las prórrogas y/o adiciones de los Tener prórrogas y/o adiciones de los interventores de los contratos, con el
funcionarios
están suficientemente motivadas y justificadas.
contratos .
contratos debidamente justificadas
fin que aprueben las adiciones y
capacitados
prórrogas debidamente justificadas .
Incluir en los pliegos de condiciones y
términos de referencia la exigencia de
la inscripción del oferente en el SICE.
ADM
• Algunos proveedores con los cuales contrata la entidad no están
Garantizar que todos los oferentes
Exigir el registro en el SICE a los oferentes siempre y
debidamente inscritos en el Sistema Integral de Información de
que deben estar inscritos en el SICE,
cuando al proyecto se le aplique la normatividad.
Contratación Estatal.
efectivamente lo estén.
ADM
de
Pliego de
Condiciones y
Términos de
Referencia
Numero del
Certificado del
Verificar el Registro de inscripción en
Registro de Precio
el SICE, cuando sea necesario
(Temporal o
Definitivo
Capacitar a funcionarios de la entidad
que estructuran proyectos de obra civil
y manejan presupuesto para actualizar
los conocimientos y métodos utilizados.
ADM
• Existen deficiencias en los estudios previos que la entidad
Mejorar los estudios que soportan los
Realizar los estudios previos a la celebración de obra civil,
pliegos de condiciones y términos de
debe realizar previo a la celebración de contratos de obra en forma correcta.
referencia.
civil.
ADM
• La información suministrada por la entidad difiere de la
información contenida en las carpetas de los contratos
analizados que reposan en la Dirección Administrativa,
Contar con información contractual
Registro de
igualmente, en varios casos se puede verificar que la Alimentar con información fidedigna el sistema PAF, a fin única y fidedigna tanto en el sistema Verificar que la información del sistema información de los
como en las carpetas de los corresponda a la del contrato.
contratos en el
naturaleza del contrato establecida en sistema JDEdwards que refleje la realidad contractual.
Contratos.
sistema
es diferente a la naturalezareal del contrato o convenio, en
otros casos el sistema no recoge la totalidad de la
información fidedigna referente a la ejecución del contrato.
Registro de
funcionarios
capacitados
Se verificó que el CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la
reforma a la ley de contratación estatal. Participaron 248 funcionarios
de las Diferentes Dependencias del Nivel Central y Regional. (se
adjunta oficio 1042.385.492.07 con sus respectivos soportes)
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
1
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección Administrativa y el Grupo Procesos precontractuales estan
aplicando los procedimientos y plazos en cada una de las etapas
Se verificó el registro de la capacitación efectuada por la Jefe del Grupo
contractuales. Asi mismo esta dando estricto cumpliiento a lo establecido
Procesos Contractuales.
enla Ley 594 de 2000 y el Decreto 2434 de 2006. Actualmente han
recibido capacitación 10 funcionarios:
1
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Al 31 de diciembre la Dirección Administrativa realizó acciones correctivas
respecto a que la información registrada en el sistema JDEDWARS esté
correcta para lo cual se le requirió a las áreas ejecutoras el adecuado
manejo del mismo .
Página 40 de 80
Se verificó que a 31 de diciembre la Dirección Administrativa realizó
acciones correctivas respecto a que la información registrada en le
sistema JDEDWARS, este correcta para lo cual se le requierió a las
areas ejecutoras el adecuado manejo del mismo .
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
ADM
Disciplinario 1) En la verificación del manejo y
administración que se da a las carpetas contentivas de los
diferentes contratos se encontraron las siguientes
debilidades
ADM
los
procesos
de o unidades de conservación de
·
El total de folios que conforman el archivo de las Implementar por parte del Grupo de Archivo General y la Fortalecer
Dirección
Administrativa
(
Grupo
de
Procesos organización e identificación de las acuerdo con tabla de retención
carpetas dificultan su manejo y conservación.
ADM
·
En los documentos que reposan en las carpetas de los
contratos, es común encontrar errores en fechas, en
transcripciones, documentos con espacios sin firmas, etc.,
lo que puede llevar a confusiones en el análisis de dichos
documentos.
ADM
·
La Información General de los Proyectos Instructivo-,
en su gran mayoría no se encuentran avalados por los Gestionar y verificar por parte de cada uno de los
responsables a cargo del proyecto; al igual que el formato profesionales que
adelantan los procesos
orden de contrato en donde se registran todos los datos precontractuales, que la Información General de los
para la elaboración del mismo, no está firmado por el Jefe Proyectos –Instructivo-sea firmada y avalada por los
de la Oficina ejecutora del contrato, ni por quien revisó el responsables a cargo del proyecto
documento mencionado.
Unidad de medida
de las Metas
1. Una visita semestral para actualizar Certificación de la
la tabla de retención documental.
visita realizada.
3. Verificar y realizar seguimiento por
parte de los profesionales encargados
de los proyectos de que la información
contenida en las carpetas de los
contratos
esté
debidamente
documentada y clasificada.
Realizar
verificaciones
Garantizar que la Información
permanentes
por
parte del
General
de
los
Proyectos
Información
profesional
responsable
del
–Instructivo- esté debidamente
General de
proceso; para que la Información
firmada y avalada por los
Proyectos
General
de
los
Proyectos
funcionarios que intervienen en los
–Instructivo–Instructivo- estén debidamente
mismos.
firmados.
ADM
·Existen deficiencias en la foliación de los documentos
contenidos en las carpetas de los contratos Nos. 5000087OJ, 5000168-OK, 5000169-OK, 5000170-OK, 5000171 y
5000182-OJ
ADM
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
1
01-Jun-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,29
30,29
30,29
La Direción Administrativa, en la actualidad exige un estricto cumplimiento
Se verificó aleatoriamente las carpetas de los contratos y se realizó
de la Ley 594 sobre el archivo de los documetos en la carpetas de los
visita con el Jefe de Archivo. (Se anexa informe)
diferentes contratos suscritos a nivel central por la Entidad
02-May-07
30-Dic-07
35
500
100%
34,57
34,57
34,57
La Direción Administrativa, en la actulidad exige un estricto cumplimieto de
Se verificaron aleatoriamente las carpetas de los contratos y se realizó
la Ley 594 sobre el archivo de los documetos en la carpetas de los
visita con el Jefe de Archivo. (Se anexa informe).
diferentos contratos suscritos a nivel central por la Entidad.
100%
01-Jun-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,29
30,29
30,29
La Dirección Administrativa, en la actualidad exige un estricto cumplimieto
Se verificó aleatoriamente las carpetas de los contratos y se realizó
de la Ley 594 sobre el archivo de los documetos en la carpetas de los
visita con el Jefe de Archivo. (Se anexa informe)
diferentos contratos suscritos a nivel central por la Entidad
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección Administrativa y cada uno de los profesionales a cargos de los
procesos, exigen que la documentación que hace parte del mismo este
Se verificaron aleatoriamente las carpetas de los contratos y se realizó
completamente diligenciada por parte de las áreas ejecutoras del gasto,
visita con el Jefe de Archivo. (Se anexa informe)
exigiendo la firma por parte del Ordenador del Gasto en lo documentos que
lo requiera.
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
El Director Administrativo mediante correo electronico, impartio
instrucciones especificas a los profesionales del Grupo Procesos
Precontractuales recordandoles la obligatoriedad de exigir la firma de los
ordenadores del gasto en la información general del proyecto, asi como
tambien recodandoles tener muy claros las norma archivisticas.
Se verificaron los correos electrónicos del Jefe de la Dirección
Administrativa, en el cual se imparten las instrucciones especificas a
los profesionales del Grupo Procesos Precontractuales recordandoles
la obligatoriedad obligatoriedad de exigir la firma de los ordenadores del
gasto en la información general del proyecto, asi como tambien
recodandoles tener muy claros las norma archivisticas.
01-Jun-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,29
30,29
30,29
02-May-07
30-Dic-07
35
500
100%
34,57
34,57
34,57
El Director Administrativo y cada uno de los profesionales a cargos de los
procesos, exigen que la documentación que hace parte del mismo, esté
completamente diligenciada por parte de las áreas ejecutoras del gasto,
exigiendo la firma parte del Ordenadores del Gasto en los documentos que
lo requiera.
Se verificaron aleatoriamente las carpetas de los contratos y se realizó
visita con el Jefe de Archivo. (Se anexa informe) A la fecha la Dirección
Administrativa, cumple con la normatividad en cuanto a las tablas
documentales , se anexan algunas tablas como soporte.
Carpetas de los
contratos con
todos los
documentos
soportes.
ADM
2
ADM
Fecha
iniciación
Metas
Documento
2. Identificar y organizar 500 carpetas denominado Serie
documental
500
registrado en la
Contractuales), la ejecución y seguimiento de los unidades de conservación y ajustar documental. .
tabla de retención
procedimientos archivísticos en forma clara y precisa que los procedimientos de ordenamiento y
documental.
conlleven a una eficaz organización e identificación de las almacenamiento, a lo ordenado por la
normatividad archivística.
carpetas contentivas de los documentos de los contratos.
Garantizar y verificar por parte del Jefe de Archivo el
Coordinar con las diferentes áreas
·
En la carpeta del contrato 5000385–OH de la
cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 de
ejecutoras el envío al Grupo de
Dirección Administrativa no reposan documentos que
2000, sobre la ejecución y seguimiento de los
Procesos Contractuales por parte
permitan conocer el estado y cumplimiento del contrato,
Unidad de
procedimientos archivísticos en forma clara y precisa
de
los
supervisores
y/o
tales como: el acta de iniciación del contrato e informes del
Cumplir con la Ley 594 de 2000 en
conservación
que conlleven a una eficaz organización e
interventores de los documentos
supervisor, certificaciones del supervisor donde conste la
completa
identificación de las carpetas contentivas de los
originales relacionados con el
conformidad para el pago del contrato, y justificación para
documentos de los contratos que maneja el Grupo de
contrato para su correspondiente
la adición del contrato.
Procesos Contractuales.
archivo.
184
Dimensió
n de la
meta
1904005
los
1. Una visita semestral para actualizar Certificación de la
la tabla de retención documental.
visita realizada.
100%
1
Implementar por parte del Grupo de Archivo General
la Dirección Administrativa ( Grupo de Procesos
·
Como resultado de la revisión y el análisis efectuado a Contractuales), la ejecución y seguimiento de los
los
documentos
contentivos
de
las
carpetas procedimientos archivísticos en forma clara y precisa
Documento
correspondientes a los contratos que constituyenla muestra que conlleven a una eficaz organización e
2. Identificar y organizar 500 carpetas denominado Serie
se observa que se archivan documentos sin evidencia de identificación de las carpetas contentivas de los
o unidades de conservación de
documental
500
acuerdo
con
tabla
de
retención
registrado
en la
documentos
de
los
contratos.
recibo por parte de alguna dependencia de AEROCIVIL,
documental. .
tabla de retención
deficiencia que se dio a conocer a la Jefe del Grupo
Fortalecer los procesos de
documental.
Contractual,a la entrega de la carpeta del contrato 5000087organización e identificación de
OJ.
las unidades de conservación y
ajustar los procedimientos de
ordenamiento y almacenamiento,
a lo estipulado por la normatividad
archivística.
Implementar por parte del Grupo de Archivo General
·
La revisión de las carpetas de la muestra, permitió
la Dirección Administrativa ( Grupo de Procesos
evidenciar que a la fecha de la auditoria, los contratos
Contractuales), la ejecución y seguimiento de los
5000168 – OK, 5000170-OK y 5000182 – OJ, no contienen
procedimientos archivísticos en forma clara y precisa
la documentación correspondiente a la liquidación de los
que conlleven a una eficaz organización e
mismos, habiendo transcurrido más de seis meses de su
identificación de las carpetas contentivas de los
terminación.
documentos de los contratos
3. Verificar y realizar seguimiento por
parte de los profesionales encargados
de los proyectos de que la información
contenida en las carpetas de los
contratos
esté
debidamente
documentada y clasificada.
Carpetas de los
contratos con
todos los
documentos
soportes.
100%
01-Jun-07
Página 41 de 80
30-Dic-07
30
1
100%
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
30,29
30,29
Puntaje atribuido
metas vencidas
30,29
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
184
(Cont.)
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
ADM
·
En la carpeta del contrato 6000014-OH, el documento Adelantar por cada uno de los profesionales que
información general del proyecto no se encuentra firmado adelantan los procesos precontractuales el
por el encargado de su aprobación como director del área cumplimiento y seguimiento de los procedimientos
responsable, no obstante que en la portada del mismo, en earchivísticos en forma clara y precisa que conllevena
ítem: puntos importantes se señala:“ Este formato debe ser una eficaz organización e identificación de las
llenado en su totalidad por el área encargada del carpetas contentivas de los documentos de los
proyecto, lo que evidencia deficiencias en el sistema de contratos en especial a la InformaciónGeneral de los
control interno.
Proyectos –Instructivo.
ADM
·
Información repetida: folios 15 y 2, 14 y 21 de la parte
precontractual folios 43 y 40 de la parte contractual en el contrato
5000301-OK, en el contrato 5000064-OH, se presentan
documentos repetidos en folios 5 y 6, 1 y 2, según lo manifiesta la
entidad, por error involuntario, situación que también se observa
en los contratos 5000087-OJ, 5000168-OK, 5000169-OK,
5000170-OK, 5000171-OK y 5000182-OJ, incrementando su
volumen inoficiosamente, lo que evidencia deficiencias en el
control al contenido de las carpetas.
ADM
2
(Cont.)
1904005
(Cont.)
·
Existe doble foliación en la parte precontractual de la
carpeta del contrato 5000301-OK, de los folios 165 a la 519 sin
que se evidencie validación de una de ellas para efectos de los
archivos de la entidad; esta misma circunstancia se observa en el
paquete denominado correspondencia. Se observó además que
no corresponden al contrato los folios 32 y 57, ni pertenecen al
archivo del contrato 5000559-OK los folios 218 – 217, así como el
folio 9 de la sección de correspondencia de la carpeta contentiva
del contrato al 5000555-OH.
Fortalecer el sistema de control
interno
de
los
procesos
contractuales
en
lo
correspondiente a manejo y
conservación de documentos
correspondientes a todas las
etapas de la contratación.
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Verificación permanente por parte
Carpetas de los
del profesional responsable del
contratos
con
proceso; que la Información
todos
los
General
de
los
Proyectos
documentos
–Instructivo- estén debidamente
soportes.
firmados.
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó en las carpetas de los contratos la firma de los
Los profesionales del Grupo Procesos Precontractuales exigen la firma de
ordenadores del gasto en la información general del proyecto, y el
los ordenadores del gasto en la información general del proyecto y están
cumplimiento de las norma archivisticas en cuanto a la utilización de las
aplicando las normas archivisticas en cuanto a series documentales y
tablas de retención documental y la organización de los documentos por
tablas de retención documental.
series documentales.
La Direción Administrativa, en la actulidad exige un estricto cumplimieto de
Se verificaron aleatoriamente las carpetas de los contratos y se realizó
la Ley 594 sobre el archivo de los documetos en la carpetas de los
visita con el Jefe de Archivo. (Se anexa informe)
diferentos contratos suscritos a nivel central por la Entidad.
100%
Adelantar por parte del Grupo de Archivo General y
la Dirección Administrativa ( Grupo de Procesos
Contractuales), la ejecución y seguimiento de los
procedimientos archivísticos en forma clara y precisa
que conlleven a una eficaz organización e
identificación de las carpetas contentivas de los
documentos de los contratos y a evitar la doble
foliación de documentos.
Realizar
verificaciones
permanentes
por
parte del
Cumplir con la ley 594 de 2000 y
profesional
responsable
del
con los procedimientos internos
proceso; para que los documentos
para la organización de los
que soportan las etapas de la
archivos de gestión.
contratación estén organizados y
firmados.
Carpetas de los
contratos
con
todos
los 100%
documentos
soportes
debidamente
firmados
y
foliados.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
01-Jun-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,29
30,29
30,29
01-Jun-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,29
30,29
30,29
Seguimiento OCI
La Direción Administrativa, en la actualidad exige un estricto cumplimieto de
Se verificaron aleatoriamente las carpetas de los contratos y se realizó
la Ley 594 sobre el archivo de los documentos en la carpetas de los
visita con el Jefe de Archivo. (Se anexa informe).
diferentos contratos suscritos a nivel central por la Entidad.
ADM
·
La carpeta del contrato 5000064-OK consta de un total de
dieciocho (18) hojas legajadas que no se encuentran numeradas
de manera consecutiva puesto que cada grupo de documentos
tiene una numeración independiente, a su vez, se encuentra un
paquete de noventa y dos folios que no están incorporados a la
misma, pero que evidentemente se refieren a la ejecución del
convenio.
100%
01-Jun-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,29
30,29
30,29
ADM
·
Los documentos de los contratos 5000064-OH, 5000087OJ, 5000168-OK, 5000169-OK, 5000170-OK, 5000171-OK,
5000182-OJ y 50000559-OK no guardan orden cronológico en las
carpetas, ni se evidencia unanimidad en el manejo de archivos, lo
que constituye una dificultad en el proceso de seguimiento y
verificación a la ejecución de los mismos.
100%
01-Jun-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,29
30,29
30,29
1. Divulgación de la nueva Resolución
mediante.
ADM
Se observó a nivel general, deficiencias en cuanto al seguimiento
Divulgar y aplicar la Resolución N°
y control de los procesos contractuales, así como en la Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de 12 de
00589 de 12 de feb de 2007 sobre
administración de la documentación que soporta la gestión de feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de
funciones de los supervisores e
supervisión y el cumplimiento de las diferentes obligaciones Contratos
interventores,
establecidas en los contratos, puesto que la entidad en la
ADM
ADM
Respuesta de las áreas
Registro de
divulgación.
2. Informar a los Supervisores de los
Contratos que deben aplicar la Oficio enviado a los
Resolución N° 00589 de 12 de feb de
Supervisores
2007,
·
En el contrato de Consultoría 6000014-OH se evidencia
que no existe unanimidad en cuanto a los lineamientos que se
siguen para la organización de los documentos contenidos en las
carpetas de los contratos en diferentes aspectos, tal es el caso
que frente a observaciones sobre repetición de los mismos
documentos, la Dirección Administrativa señala haber realizado
arreglos “conforme a los lineamientos de archivo que venimos
implementando en el presente año”, sin embargo, se constató que
el grupo de Archivo ha socializado acciones que son claramente
contrarias a las acciones emprendidas por esa dependencia al
respecto, lo que conlleva que haya deficiencias de gestión en
cuanto al manejo y control de estos archivos.
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
La Dirección Administrativa designo un funcionario para que lleve un Se verificó la copia del correo enviado por la Dirección Administrativa a
estricto control en cuanto al envio de los informes de ejecución de los todos los funcionarios, para el conocimiento y aplicación de la
diferentes contratos del nivel central
Resolución N° 00589 del 12 de febrero de 2007,
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Mediante oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de septiembre de 2007, el Se verificó que mediante oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de
Director Administrativo recordó el cumplimiento a la Resolución No. 000589 septiembre de 2007, el Director Administrativo recordó el cumplimiento a
del 12 de febrero de 2007.
la Resolución No. 000589 del 12 de febrero de 2007.
1
100%
30,29
30,29
30,29
100%
Ad l
t
t d lG
d A hi
G
l
C
t
d
01-Jun-07
30-Dic-07
30
La Direción Administrativa, en la actualidad exige un estricto cumplimieto de
la Ley 594 sobre el archivo de los documentos en la carpetas de los
diferentos contratos suscritos a nivel central por la Entidad y les recuerda a
los supervisores la obligatoriedad de exigir la firma de los ordenadores del
gasto en la información general del proyecto.
l
Página 42 de 80
SLa Direción Administrativa, en la actualidad exige un estricto
cumplimieto de la Ley 594 sobre el archivo de los documentos en la
carpetas de los diferentos contratos suscritos a nivel central por la
Entidad y les recuerda a los supervisores la obligatoriedad de exigir la
firma de los ordenadores del gasto en la información general del
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
184
(Cont.)
ADM
No.
2
(Con
t.)
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
1904005
(Cont.)
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
·
En cuanto a convenios interadministrativos se evidenciaron
deficiencias en control de los documentos que reposan en las
respectivas carpetas, tal es el caso de la carpeta del convenio
4000454-OK en la que reposa información de otro convenio en
los folios 16 – 19 (sección de correspondencia), igualmente en el
convenio 4000535-OK en los folios 1-102 (sección actas).
Acción correctiva
Adelantar por parte del Grupo de Archivo General y
la Dirección Administrativa ( Grupo de Procesos
Contractuales), la ejecución y seguimiento de los
procedimientos archivísticos en forma clara y precisa
que conlleven a una eficaz organización e
identificación de las carpetas contentivas de los
documentos de los contratos y a evitar la doble
foliación de documentos.
Objetivo
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
Realizar
verificaciones
permanentes
por
parte del
Cumplir con la ley 594 de 2000 y
profesional
responsable
del
con los procedimientos internos
proceso; para que los documentos
para la organización de los
que soportan las etapas de la
archivos de gestión.
contratación estén organizados y
firmados.
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
gasto en la información general del proyecto.
Carpetas de los
contratos
con
todos
los
documentos
100%
soportes
debidamente
firmados
y
foliados.
01-Jun-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,29
30,29
30,29
Seguimiento OCI
proyecto.
ADM
·
Se evidencian deficiencias en el control y manejo de
documentos como es el caso de presentar enmendado el número
del convenio 4000535-OK a folio 4 (sección contratos),
100%
01-Jun-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,29
30,29
30,29
ADM
·
Se observaron
deficiencias
en
los
convenios
interadministrativos en lo relacionado con el archivo de los
documentos contractuales, debido a que las áreas ejecutoras no
envían oportunamente la información (Acta inicial de obra,
avances de obra y amortizaciones, entre otros), situación que
dificulta el seguimiento y evaluación de los mismos tal como se
presenta en los contratos suscritos con ocasión de los
aeropuertos comunitarios.
100%
01-Jun-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,29
30,29
30,29
La Dirección Administrativa, en la actualidad exige un estricto cumplimieto
Se verificaron aleatoriamente las carpetas de los contratos y se realizó
de la Ley 594 sobre el archivo de los documetos en la carpetas de los
visita con el Jefe de Archivo. (Se anexa informe).
diferentos contratos suscritos a nivel central por la Entidad.
ADM
185
3
ADM
Coordinar con las diferentes áreas ejecutoras el envíoFortalecer el sistema de control
Verificación permanente por parte
al Grupo de Procesos Contractuales por parte de los interno
Carpetas de los
de
los
procesos
del profesional responsable del
supervisores y/o interventores de todos los contractuales
contratos
con
en
lo
proceso para que toda la
documentos originales relacionados con el contrato y correspondiente a manejo y
todos
los
Informacióndel proceso contractual
aquellos en los cuales está la designación de conservación de documentos
documentos
se
encuentre
debidamente
supervisoría
y/o
supervisoría,
para
su
soportes
de
todas
las
etapas
de
soportes.
· Verificados los documentos soportes de las
actualizada, firmada y foliada.
la contratación.
actividades de supervisión en interventoría para los correspondiente archivo.
contratos que realiza la entidad, se encontraron las
siguientes debilidades
La carpeta del contrato
6000014-OH de la Dirección Administrativa, no ha recogido
oportunamente los informes mensuales de la gestión
1404004 realizada por el supervisor. Tampoco se encontraron
documentos que reporten completamente el estado
financiero del mismo, sin embargo, en el área de tesorería
Divulgar y aplicar la Resolución 2. Informar a los Supervisores de los
se verificaron ocho pagos realizados a noviembre 2 de
N° 00589 de 12 de feb de 2007 Contratos que deben aplicar la Oficio enviado a los
2006, cada uno de ellos por 4 millones con las deducciones
Supervisores
sobre
funciones
de
los Resolución N° 00589 de 12 de feb de
correspondientes. Lo que permite entrever deficiencias en
2007,
supervisores e interventores,
la labor de supervisión por inobservancia de lo establecido
en la resolución 03307 de 4 de septiembre de 1997.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
0%
0,00
0,00
La Dirección Administrativa y cada uno de los profesionales a cargos de los
procesos, exigen que la documentación que hace parte del mismo este
completamente diligenciada por parte de las areas ejecutoras del gasto,
exigiendo la firma por parte del Ordenador del Gasto en los documentos
que lo requieran.
Se verificó que la Dirección Administrativa y cada uno de los
profesionales a cargos de los procesos, exigen que la documentación
que hace parte del mismo este completamente diligenciada por parte de
las areas ejecutoras del gasto, exigiendo la firma por parte del
Ordenador del Gasto en los documentos que lo requiera. Igualmente se
revisaron las carpetas de los contratos y se realizó visita con el Jefe de
Archivo. (Se anexa informe).
100%
02-May-07
30-May-07
4
1
100%
4,00
4,00
4,00
Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos de
2007. Se anexa un modelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°,
hace mención a la resolución a la cual se le debe dar cumplimiento. De
otra parte la DF, está realizando seguimiento diario desde la radicación de
los documentos verificando que las facturas, las certificaciones y los demás
documentos requeridos para el trámite cumplan con los requisitos exigidos
según el procedimiento.
Se verificó la circular enviada a cada uno de los supervisores de
contratos de 2007 y un modelo de nombramiento, el cual en su numeral
5°, hace mención a la Resolución a la cual se le debe dar
cumplimiento. Se verificaron aleatoriamente carpetas de los contratos
listas para pagar.
1
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
El CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la reforma a la ley de
contratación estatal. Participaron 248 funcionarios de las Diferentes
Dependencias del Nivel Central y Regional. (se adjunta oficio
1042.385.492.07 con sus respectivos soportes). Adicionalmente se tiene
previsto antes de terminar la vigencia fiscal, llevar a cabo seminarios sobre
Supervisión de contratos.
Se verificó que el CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la
reforma a la ley de contratación estatal. Participaron 248 funcionarios
de las Diferentes Dependencias del Nivel Central y Regional. (se
adjunta oficio 1042.385.492.07 con sus respectivos soportes.
30-Dic-07
33
1
100%
0,00
0,00
0,00
Se verificó que la Dirección Administrativa solicitó mediante
La Dirección Administrativa solicitó mediante comunicación escrita la fima
comunicación escrita la fima de las órdenes que no habian sido
de las órdenes que no habian sido firmadas, asi mismo solicitó la
firmadas, asi mismo solicitó la eliminación de la linea de la firma de la
eliminación de la linea de la firma de la orden del contrato ya que dicha
orden del contrato ya que dicha firma no afecta la ejecución del proceso
firma no afecta la ejecución del procesos contractual.
contractual.
Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de 12 de
feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de
Contratos
Capacitar
a
supervisores
y/o
Mejorar la calidad de los supervisores
interventores de los contratos en losRegistro
en cuanto al manejo financiero de los
funcionarios
procedimientos
del
manejo capacitados
contratos
CEA
de
financiero de los contratos.
1. Verificados los documentos de carácter financiero que
soportan los contratos que realiza la entidad se encontraron
las siguientes debilidades:
Sensibilizar y exigir a todos los funcionarios encargados de
ADM
Carpetas
de
los
con
·
Dentro de los documentos denominados actos las diferentes etapas contractuales, la documentación que Mantener actualizada y firmada, la Verificar la firma en todas las ordenes contratos
soporta estos procesos , actualizada, firmada y información contentiva en las carpetas
órdenes de contrato 100%
de contrato
financieros, se encuentran en las carpetas de los contratos organizada, en especial a los ordenadores del gasto la de los contratos
debidamente
5000385-OH, 6000014-OH, 5000064-OK, 5000301-OK, firma de la orden de contrato que arroja el sistema.
firmadas
5000087-OJ, 5000168-OK, 5000169-OK, 5000170-OK,
5000171-OK y 5000182-OJ, un documento llamado “orden
de contrato” que carece de las firmas señaladas en el
mismo el documento para su trámite, la cual dista de ser
sólo una certificación para cualquier efecto, dado que su
conformación señala de manera inequívocala necesidad de
tramitar la información en ella requerida.
15-May-07
Página 43 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
186
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
4
1404004
DF
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
·
En las secciones Actos financieros correspondientes a
los contratos 5000555-OH y 5000559-OK, a pesar de ser
formatos y solicitudes de registro Presupuestal no se
encuentran firmados por los responsables. Además
aparece en ellos los nombres de supervisores que no
corresponden a quienes efectivamente realizaron dichas
labores.
Solicitar por parte de la Dirección Financiera a los
consultores del sistema PAF, la eliminación del
campo destinado a la firma de la solicitud del registro
presupuestal, ya que este documento es impreso a
opción del solicitante.
Objetivo
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
1
02-May-07
30-Dic-07
Registro
de
funcionarios
participantes en la
reunión.
100%
02-May-07
30-Jun-07
Oficio de
designación de
supervisor del
Contrato.
1
15-May-07
31-Dic-07
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
1. Solicitar mediante oficio a los
consultores del sistema PAF, la Solicitud
del
eliminación
del
campo registro
correspondiente a la firma de la presupuestal
solicitud del registro presupuestal
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
30
1
100%
30,25
30,25
30,25
La solicitud del registro presupuestal es un documento interno de control
del área solicitante donde se verifica que existe una solicitud de regsitro
ante el Grupo de Presupuesto. Se aclara que este documento no hace
Se anexan algunas solicitudes de registro .
parte del proceso contractual, por lo tanto es un documento opcional del
área que puede ser impreso o no y que no genera firmas por parte de los
funcionarios.
7
1
100%
7,38
7,38
7,38
Con el propósito de contar con una mayor información relacionada con los
temas de contratación, la jefatura del Centro de Estudios de Ciencias
Aeronáuticas ha liderado al interior de la dependencia charlas informativas
y de socialización sobre la resolución No. 0589 de febrero de 2007, en Se verificó el acta de fecha de 16 de mayo de 2007, donde se socializó
cuanto a la supervisión e interventoria de contratos. De igual forma, en la la Resolución N° 00589 de 2007.
programación academica de la presente vigencia se han desarrollado
diferentes eventos de capacitación dirigidos a los funcionarios de la
Entidad en estos temas. Ver Anexo No. 14
33
1
100%
32,86
32,86
32,86
Mediante comunicación 045-257-254 del pasado 17 de Abril de 2007 fue
designado un funcionario adscrito al Grupo de Extensión Académica del
CEA como supervisor del nuevo contrato de tiquetes aéreos para los
funcionarios de la entidad que viajan en comisión de capacitación. Ver
Anexo No 15. Adicionalemente en todos los contratos que celebra el CEA
se ha nombrado oportunamente el respectivo supervisor.
Plazo en
semanas de
las Metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Mantener actualizada y firmada, la
información contentiva en las
carpetas de los contratos
·
En la carpeta del contrato 6000014-OH se encuentra
solicitud de registro presupuestal SR 380130 que presenta
sello de recibido en la División de presupuesto el 27 de
enero de 2006, la cual no registra firma alguna, situación
que puede afectar el seguimiento a la gestión y
cumplimiento de las funciones del personal vinculado a los
procesos necesarios para llevar a cabo la contratación.
CEA
Coordinar por parte del Grupo de Procesos
contractuales, reunión para solicitar a todos los
funcionarios encargados de elaborar y presentar los
documentos correspondientes a las etapas de la
contratación con las firmas correspondientes y en las
fechas previstas para ello, con el fin de realizar el
proceso de archivo y conservación de documentos.
2. Realizar reunión con todos los
funcionarios involucrados en las
etapas contractuales para que
envíen al Grupo de Procesos
Contractuales,
todos
los
documentos firmados en su
respectivo tiempo .
Garantizar y verificar el cumplimiento de lo
establecido en la Resolución 00611 de 2004, en lo
Cumplir con la Resolución 00611
referente a la obligación de designar la función de
de 2004.
supervisión de contratos de suministro y prestación
de servicios.
Designación
por
parte
ordenador del gasto, de
supervisores de contratos
momento de la legalización de
mismos y cumplimiento de
Resolución 00611 de 2004
1.1
GESTION DE LA ENTIDAD EN DESARROLLO
DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE CONTRATACION
187
CEA
5
Contrato de suministro 5000385-OH Celebrado con objeto
de contratar el suministro de pasajes aéreos nacionales
para los funcionarios de la entidad que viajan en comisión
de capacitación , por $120 millones, con la firma
1404004 ESCOBAR OSPINA Y CIA LTDA, con fecha de inicio
noviembre 11 de 2005 y terminación el 1 de noviembre de
2006. En cuanto a aspectos relacionados con la
supervisión, se tiene:
del
los
al
los
la
Se verificaron las comunicaciones 045-257-254 del pasado 17 de Abril
de 2007 fue designado un funcionario adscrito al Grupo de Extensión
Académica del CEA como supervisor del nuevo contrato de tiquetes
aéreos para los funcionarios de la entidad que viajan en comisión de
capacitación. Ver Anexo No 15. Adicionalemente en todos los contratos
que celebra el CEA se ha nombrado oportunamente el respectivo
supervisor.
No se dio cumplimiento a la obligación de designar al
primer supervisor del contrato, por cuanto no se asignó por
medio de oficio u otro acto administrativo, en el cual se le
diera a conocer los deberes y responsabilidades que debe
asumir, conforme lo estipula el artículocuarto y el parágrafo
de la Resolución 00611 del 25 de febrero de 2004
188
DF
6
1404004
Se encuentran algunas facturas de cobro sin la firma de
recibo a satisfacción por parte del supervisor, requisito
necesario para realizar el pago respectivo de acuerdo con
el numeral 2.11 de los términos de referencia.
Cumplir con lo establecido en la
Verificar por parte del Grupo central de Cuentas que
Resolución N° 00611 de 2004 y Verificación del cumplimiento de
la información aportada por los supervisores de los
Informes
con
los
procedimientos requisitos para pago de facturas de
contratos esté debidamente firmada y que cumpla los
seguimiento
establecidos para el pago de contratos.
requisitos para efectuar los pagos correspondientes.
contratos.
189
CEA
7
1404004
1. El deficiente control de la entidad, en la asignación del
supervisor del contrato lleva a que el último supervisor del
mismo, manifieste conformidad en la certificación para el
primer pago del contrato el 30 de noviembre de 2005,
cuando fue designado como tal el 2 de diciembre del 2005.
Efectuar control permanente a los procesos de
contratación realizados por el CEA y a los oficios de
asignación de supervisor de los mismos, con el fin
de mejorar la calidad y veracidad de la información
contenida en las carpetas de los contratos.
Cumplir con lo establecido en la
Resolución 00611 de 2004 y
mejorar la calidad
de
la
información suministrada para
continuar
con
las
etapas
contractuales.
de
Carpetas de los
Revisión
oportuna
de
los
contratos con
documentos soportes por parte del
soportes
supervisor del contrato, para el
actualizados y
pago de los respectivos contratos.
firmados
1
15-May-07
30-Dic-07
32
1
100%
32,14
32,14
32,14
Se esta realizando seguimiento diario desde la radicación de los Se verificó aleatoriamente que en el Grupo CxP, se realiza seguimiento
documetnos verificando que las facturas, las certificaciones y los demás desde el momento de la radicación hasta e el pago de la cuenta, Se
documentos requeridos cuenten con el total de los requisitos exigidos.
anexan informes
100%
15-May-07
30-Dic-07
32
1
100%
32,14
32,14
32,14
Los supervisores de los contratos verifican que los documentos soporte
que sean requeridos para el trámite de las diferentes cuentas se
encuentren en regla para realizar los pagos respectivos. De igual forma, la
Se verificaron los formatos de control de los supervisores de contratos
información y documentos referentes a cada contrato son remitidos a la
en la Dirección Administrativa.
Dirección Administrativa y copia de estos reposan en el CEA como
mecanismo de autocontrol , en cumplimiento de la Resolución No. 0589 de
febrero de 2007.
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FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
8
OAP
191
CEA
Acción correctiva
Objetivo
De otra parte, se observaron deficiencias en el
cumplimiento del plazo establecido para la suscripción del
contrato y del inicio de su correspondiente ejecución, tal
como se presenta a continuación:
OAP
190
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
9
1402006
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Aplicativo
actualizado
1
Utilizar de manera permanente el
aplicativo SEIPI, para que la
Garantizar y verificar por parte de la Dirección
Asegurar el cumplimiento de los supervisoría de los contratos por
Administrativa que los contratos se suscriban dentro
pliegos de condiciones o términos medio del sistema esté realizando
del tiempo establecido en los términos de referencia
de referencia
seguimiento al cumplimiento de los
o pliegos de condiciones.
plazos establecidos
de
los
La Unidad no dio cumplimiento a lo establecido en los
contratos.
términos de referencia en el numeral 4.7, en lo referente a
Contratos
que el contrato debía suscribirse 15 días hábiles siguientes
debidamente
a la notificación del acto de adjudicación[1], por cuanto el
firmados
contrato se firmó el 24 de octubre de 2005.
La entidad contrajo obligaciones sin reunir los requisitos
legales; es decir sin el soporte contractualque las respalde,
los cuales se configuraron como hechos cumplidos, tal
Mejorar la planeación de los procesos contractuales
como ocurrió con el suministro de pasajes aéreos[1] por
y realizar verificación permanente por parte de los Cumplir con lo estipulado en la Ley
parte de la agencia de viajes, sin haberse firmado o en
1402014
supervisores y ordenadores del gasto de que los 80 de 1993 y sus Decretos
otros casos, sin haber perfeccionado el contrato, debido a
suministros de bienes o servicios se realicen dentro Reglamentarios.
una inadecuada labor administrativa en la planeación de
del plazo establecido para la ejecución del contrato.
procesos contractualesy en la adquisición de obligaciones,
lo que trajo consigo el incumplimiento de lo señalado en el
Decreto 4365 del 23 de diciembre de 2004 en el artículo 18
Monitoreo y seguimiento por parte
de los diferentes ordenadores del
gasto y de los supervisores Actas de recibo
respectivos , de la adecuada
de bienes o
ejecución del contrato y del recibo
suministros
de los bienes o servicios en los
tiempos establecidos
Fecha
iniciación
Metas
15-May-07
Fecha
terminación
Metas
30-Dic-07
Plazo en
semanas de
las Metas
15-May-07
Página 45 de 80
30-Dic-07
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
1
100%
32,71
32,71
32,71
La Entidad contrató por intermedio de la Dirección de Informática un
Ingeniero que está encargado de corregir las fallas que se han presentado Se verificó en la OAP, el aplicativo SEIPI, prestando sus servicios
en el aplicativo SEIPI, sin embargo las áreas comprometidas con la mientras se acaba de ajustar al 100%.
ejecución vienen actualizando permanentemente el aplicativo.
1
100%
0,00
0,00
0,00
Los funcionarios del Grupo de Programación y Seguimiento a Proyectos
de Inversión entregaron el informe de seguimiento a los aplicativos, y en el
esta incluido el informe del contrtatista sobre la evaluación de los
resultados del aplicativo.
Se verificó el informe presentado por los funcionarios del Grupo de
Programación y Seguimiento a Proyectos de Inversión sobre
seguimiento a los aplicativos, en el cual está incluido el informe del
contratista sobre la evaluación de los resultados del aplicativo.
1
100%
32,71
32,71
32,71
Los supervisores de cada contrato verifican su ejecución en forma
permanente desde su inicio hasta la elaboración del acta de liquidación,
remitiendo a la Dirección Administrativa los respectivos documentos en
cumplimiento de la resolución No. 0589 de febrero de 2007.
Se verificó el acta de liquidación del contrato en mención y en el
desarrollo del presente contrato se diseñaron los formatos de control a
los supervisores de contratos en donde se incluyen entre otros el
control a la entrega y pago de tiquetes.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
33
100%
100%
Avance físico de
ejecución de las
metas
33
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
1. Divulgación de la nueva Resolución
mediante
correo
electrónico.
CEA
192
10
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Registro de
divulgación.
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Se anexa copia del correo enviado por la Dirección Administrativa a todos Se verificó la copia del correo enviado por la Dirección Administrativa a
los funcionarios, para el conocimiento y aplicación de la Resolución N° todos los funcionarios, para el conocimiento y aplicación de la
00589 del 12 de febrero de 2007,
Resolución N° 00589 del 12 de febrero de 2007,
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Con el propósito de contar con una mayor información relacionada con los
temas de contratación, la jefatura del Centro de Estudios de Ciencias
Aeronáuticas ha liderado al interior de la dependencia charlas informativas
Se verificó el acta de reunión de fecha 16 de mayo de 2007 y los
y de socialización sobre la Resolución No. 0589 de febrero de 2007, en
correos internos para los funcionarios suprvisores de los diferentes
cuanto a la supervisión e interventoria de contratos. De igual forma, en la
contratos. Ver Anexo no. 14.
programación academica de la presente vigencia se han desarrollado
diferentes eventos de capacitación dirigidos a los funcionarios de la
Entidad en estos temas. Ver Anexo no. 14.
Contratos que deben aplicar la Oficio enviado a los
Resolución N° 00589 de 12 de feb de
Supervisores
2007,
CEA
11
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Adicionalmente, se tienen deficiencias con alcance
netamente administrativo, las cuales apuntan a:
Se
evidencian deficiencias en la labor de supervisión del
contrato, la cual se ve reflejada en el pago de dos pasajes
Divulgar y aplicar la Resolución N°
Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de 12 de
00589 de 12 de feb de 2007 sobre
aéreos
por
valor
de
$883
miles
para
capacitar
a
dos
1404004
feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de
funciones de los supervisores e
funcionarias, quienes no asistieron a los seminarios de Contratos.
interventores,
saneamiento contable realizado el 24 y 25 de octubre de
2005 y al curso Recurrente Radar-024 del 24 de octubre al
4 de noviembre de 2005 respectivamente, conforme lo
2. Informar a los Supervisores de los
certifica la Directora del Centro de Estudios CEA.
CEA
193
Descripción de las Metas
Seguimiento OCI
Se verificó el acta N° acta No. 049 de Diciembre de 2006, donde el
Consejo Directivo del Centro de Estudios de Ciencias Aeronáuticas
aprobó el Programa de capacitación para la vigencia 2007, las
necesidades de capacitación, actualización y habilitación de sus
funcionarios que hacen parte de las áreas misionales como las de
apoyo, igualmente se verificó el programa de capacitación aeronaútica y
el programa de capacitación aviación en los cuales aparaecen
capacitados 2997 funcionarios capacitados a la fecha octubre 2° de
2007. Los listados de asistencia y registro de programas se encuentran
en la Secretaria Académica del CEA.
1. Identificación de las necesidades de
capacitación de la Entidad
Plan de
Capacitación
1
02-May-07
30-May-07
4
1
100%
4,00
4,00
4,00
Mediante acta No. 049 de Diciembre de 2006, el Consejo Directivo del
Centro de Estudios de Ciencias Aeronáuticas aprobó el Programa de
capacitación para la vigencia 2007, el cual se coordinó con las diferentes
áreas de la Entidad teniendo en cuenta las competencias laborales y en
particular por grupos ocupacionales, así mismo, las necesidades de
capacitación, actualización y habilitación de sus funcionarios que hacen
parte de las áreas misionales como las de apoyo. Ver Anexos - No. 1 - 2 y
3.
2. Buscar el perfil de los funcionarios
de la población objetivo y capacitación
de los mismos
funcionarios
capacitados
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La ejecución del actual contrato de tiquetes, está acorde con lo planeado Se verificó el programa de capacitación de la vigencia 2007 y el listado
en el programa de capacitación para la vigencia 2007.
de tiquetes para los diferentes cursos, para un total de 750 tiquetes.
4
1
100%
4,00
4,00
4,00
Una vez se notifica al personal que debe asistir a los diferentes eventos
de capacitación, se les instruye sobre la ubicación de los pasajes aéreos,
así mismo, sobre los requisitos que deben cumplir para la legalización de la
comisión. Ver Anexos - No. 16.
Se refleja deficiente planeación en la programación
académica del CEA, toda vez que se suscribió el contrato
inicial para cubrir los gastos de viaje referentes al Coordinar con las áreas respectivas la proyección y Ejecutar totalmente el Plan de
ejecución de los planes de capacitación para que sean
1101001 desplazamiento aéreo nacional de los funcionarios a
Capacitación del CEA, durante la
realizados dentro de las vigencias para los cuales fueron
vigencia para la cual fue proyectado
capacitar por el término de 12 meses y se ejecutó en mes y programados.
medio, lo que llevó a que se suscribiera un contrato
adicional por el 50% del valor inicial.
CEA
Respuesta de las áreas
1, Enviar oficio a las Direcciones
194
CEA
12
1201003
El pago de viáticos de algunos de los funcionarios de la Mejorar el procedimiento para el pago de viáticos por
Cumplir
el
procedimiento Regionales y Nivel Central, informando
entidad que viajaban en comisión de capacitación, se comisión de estudios, exigiendo el pasabordo de llegada a
que a partir de la fecha no se
la ciudad donde se va a dictar la capacitación, toda vez establecido para el pago de
Correo Enviado
cancelaran viáticos de estudio sin que
realizó sin la entrega física de los pasabordos respectivos, que el pasabordo de regreso no seria necesario porque
viáticos por Comisión de Estudios. se
presenten
los
documentos
lo que no permite un control efectivo.
los viáticos se cancelan el ultimo día de la capacitación.
1
02-May-07
respectivos.
Página 46 de 80
30-May-07
Se verificaron los correos donde se notifica al personal que debe
asistir a los diferentes eventos de capacitación, se les instruye sobre la
ubicación de los pasajes aéreos, así mismo, sobre los requisitos que
deben cumplir para la legalización de la comisión. Ver Anexos - No. 16.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Contratos de prestación de servicios para el mantenimiento
de los dos hornos incineradores del Aeropuerto
Internacionalel Dorado 4000305-OH y 5000374-OH. Para
el mantenimiento de los hornos incineradores del
Aeropuerto el Dorado se suscribieron dos contratos, el
4000305-OH, con objeto del mantenimiento preventivo
incluyendo insumos y repuestos necesarios de los dos
hornos incineradores por $ 40.1 millones, con fecha de
inicio 7 de diciembre de 2004 y terminación 12 de agosto
de 2005; y el contrato 5000374-OH, con objeto de contratar
Enviar circular interna a los responsables de la
las labores de mantenimiento correctivo de los hornos de
ejecución de los presupuestos ambientales para que
incineración, por $ 24.7 millones, con fecha de 18 de
no se realicen inversiones innecesarias en equipos
octubre de 2005 y terminación 19 noviembre de 2006.
que no cuenten con el respectivo permiso de
Realizado el estudio de los mismos se observó:
operación.
GA
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Optimizar las inversiones del
presupuesto de manejo ambiental
Elaborar Circular Interna a los
exigiendo
los
respectivos
responsables de la ejecución de los Circular Enviada
permisos de operación para los
presupuestos ambientales
equipos a los cuales se les va a
efectuar mantenimiento..
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
1
15-May-07
15-Jun-07
4
1
100%
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
4,43
443%
Puntaje atribuido
metas vencidas
4,43
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
El mediante Circular 4403250.1.0701 de junio 13 de 2007, el Grupo de
Gestión Ambiental, solicitó a los Directores Regionales no efectuar
inversiones innecesarias a bienes y equipos que no cuenten con los
respectivos permisos.
Se verificó que mediante Circular 4403250.10701 de junio 13 de 2007,
el Grupo de Gestión Ambiental solicitó a los Directores Regionales no
efectuar inversiones innecesarias a bienes y equipos que no cuenten
con los respectivos permisos.
El Grupo de Gestión Ambiental envió oficio N° 4403250.1583 de mayo 7 de
2007, de requierimiento al operador con el fin de cumplir estrictamente las
normas ambientales para la operación del horno una vez entre en servicio
anexo copia oficio
Se verificó el oficio N° 4403250.1583 de mayo 7 de 2007, enviado por
el Grupo de Gestión Ambiental, requieriendo al operador con el fin de
cumplir estrictamente las normas ambientales para la operación del
horno una vez entre en servicio anexo copia oficio
Mediante Oficio N°44031349A-07 de dic12 de 2007, el supervisor del
Contrato remite el informe sobre gestión de licencia o permisos para la
operación del nuevo horno incinerador del Aeropuerto Internacional
Eldorado. De otra parte la Secretaria Distrital de Ambiente, mediante oficio
N°2008EE8919 del 31 de marzo de 2008, autorizó la realización de las
pruebas durante 180 días, tiempo en el cual se espera obtener el permiso
de emisiones.
Se verificó que mediante Oficio N°44031349A-07 de dic12 de 2007, el
supervisor del Contrato remite el informe sobre gestión de licencia o
permisos para la operación del nuevo horno incinerador del Aeropuerto
Internacional Eldorado. De otra parte el DAMA, mediante oficio N°xxxx,
autorizó la realización de las pruebas durante 180 días, tiempo en el
cual se espera obtener el permiso de emisiones.
Mediante Oficio N°44031349A-07 de dic12 de 2007, el supervisor del
Contrato remite el informe sobre gestión de licencia o permisos para la
operación del nuevo horno incinerador del Aeropuerto Internacional
Eldorado. De otra parte la Secretaria Distrital de Ambiente, mediante oficio
°N°2008EE8919 del 31 de marzo de 2008,, autorizó la realización de las
pruebas durante 180 días, tiempo en el cual se espera obtener el permiso
de emisiones.
Se verificó que mediante Oficio N°44031349A-07 de dic12 de 2007, el
supervisor del Contrato remite el informe sobre gestión de licencia o
permisos para la operación del nuevo horno incinerador del Aeropuerto
Internacional Eldorado. De otra parte el DAMA, mediante oficio
N°2008EE8919 del 31 de marzo de 2008,autorizó la realización de las
pruebas durante 180 días, tiempo en el cual se espera obtener el
permiso de emisiones.
(Disciplinario 3) El horno incinerador IMEF tipo PR12
carecía del permiso de emisiones atmosféricas requerido
de conformidad con el artículo 73, literal f del Decreto 948
de 1995, por lo cual no era procedente realizar algún tipo de
inversión para el mantenimiento y operación de este equipo
A pesar de lo anterior la entidad celebró y ejecutó los
contratos.
195
13
De otra parte, los mantenimientos realizados al horno
incinerador PROINDUL atendieron solamente algunos de
los requerimientos[1] enunciados en las resoluciones 1208
de 2003 expedida por el DAMA, y las 058 de 2002 y 886 de
2004 expedidas por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y
Desarrollo Territorial; tal como se evidencia en la
1401003 Resolución 0368 del 4 de abril de 2006, mediante la cual el
DAMA impone sanción a la entidad[2].
Requerir al operador del horno incinerador mediante Cumplir con la normatividad y Elaborar oficio dirigido al operador Oficio enviado e
informe
oficio, el cumplimiento de todos los requerimientos requerimientos de las Autoridades del horno y presentar informe
presentado
que la Autoridad Ambiental exija para su operación. Ambientales
sobre los requerimientos cumplidos
GA
2
01-Jun-07
30-Dic-07
30
2
100%
30,29
3029%
30,29
Es pertinente hacer mención de lo consignado en la
resolución 0368 de 2006, expedida por el DAMA donde
manifiesta que “....el artículo quinto de la Resolución 1102
de 1999, mediante la cual el DAMA otorgó la licencia
ambiental, dispuso que en el caso de detectarse durante la
etapa de ejecución, efectos ambientales no previstos, la
Aeronáutica Civil estaba en la obligación de informar tales
hechos al DAMA, con el fin de que se pudieran adoptar las
medidas correctivas necesarias”, obligación respecto de la
cual la entidad se abstuvo de informar al DAMA.
GA
Así las cosas, la entidad incurrió en presunta falta
disciplinaria por el incumplimiento de una parte, de la
normatividad aplicable a la operación de los hornos
incineradores manejados por la AEROCIVIL, y de otra, por Verificar que el horno incinerador que operará en el
la inobservancia de la Ley 80 de 1993 artículo25 numerales Aeropuerto El dorado cuente con el respectivo
Garantizar el cumplimiento de la
7 y 12, Decreto 2170 de 2002 en su artículo8 y la Ley 489 permiso de emisiones atmosféricas y cumpla con la
normatividad ambiental en cuento
de 1998 artículo 3. Adicionalmente, se dará traslado de estanueva normatividad expedida por el Ministerio de
a emisiones atmosféricas.
observación al Grupo de Indagaciones Preliminares de la Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial Resolución
Delegada de Infraestructura,para su estudio y valoración de 58 de 2002 y 886 de 2004
un presunto daño patrimonial por los recursos invertidos en
el mantenimientodel horno incinerador IMEF tipo PR12, por
carecer del permiso requerido para su operación.
Obtener el permiso de emisiones
atmosféricas para el nuevo horno
Permiso Obtenido
incinerador
del
Aeropuerto
Eldorado
1
01-Jun-07
Página 47 de 80
30-Dic-07
30
0,8
80%
23,89
23,89
29,86
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
ADM
En el contrato 4000305-OH 2004, se detectaron
deficiencias en el control de la documentación, por cuanto
en la carpeta del contrato que reposa en la Dirección
Administrativa, no reposan documentos que permitan Garantizar y verificar el cumplimiento de
conocer el estado y cumplimiento del mismo: Informes que establecido en la Ley 594 de 2000
el contratista debe presentar mensualmente de las
actividades realizadas conforme a la cláusula cuarta literal
h.
ADM
La prórroga de las garantías contractuales relativas a la
calidad del bien la cual debió hacerse por 20% del valor del Exigir los contratistas la constitución de pólizas en Cumplir la Ley 80 y sus Decretos
contrato con una vigencia igual a la ejecución del contrato y tiempo, porcentaje y amparo de acuerdo con las Reglamentarios en lo referente a
4 meses más a partir del acta de liquidación final, tal como condiciones exigidas contractualmente.
constitución de pólizas.
se describió en el acta de liquidación del contrato
196
14
lo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Carpetas de los
Verificación del cumplimiento de Contratos con los
Cumplir con la Ley 594 de 2000. las normas archivísticas en las
documentos
carpetas de los contratos.
soportes
actualizados.
Verificación
por
parte
del
supervisor del contrato que las
pólizas se encuentren constituidas
de acuerdo con las condiciones
exigidas contractualmente.
Pólizas de los
contratos
debidamente
constituidas
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
02-May-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,00
30,00
30,00
La DiA, está llevando un control por parte de un fucnionario encargado Se verificó que La DA, está llevando un control por parte de un
por la Jefatura para la verificación de las normas archivistica en cada una fucnionario encargado por la Jefatura para la verificación de las
de las carpetas de los contratos.
normas archivistica en cada una de las carpetas de los contratos.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Actuamente los profesionales del Grupo procesos Contratuales exigen al
Se verificaron aleatoriamente
contratista que se cumpla con los lineamientos establecidos por la Ley 80
debidamente constituídas..
de 2003, en cuanto a garantias se refiere.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
1. Divulgación de la nueva Resolución
Los informes mensuales que el supervisor debe rendir
sobre la evolución y gestión del contrato, tal como se exige
en la cláusula décima tercera literal e del contrato.
Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de 12 de
feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de
Contratos especialmente en lo relacionado con los
informes mensuales de supervisoría.
Registro de
divulgación.
Elaborar correctamente las actas de suspensión de los Mejorar la elaboración de las actas
fechas de las actas guarden
contratos y que guarden congruencia con la fecha de de suspensión de los contratos y
congruencia con sus respectivos
términos de referencia.
(Disciplinario 4) Se evidencia incongruencia entre la expedición y con sus respectivos soportes
15
ADM
algunas pólizas de los contratos
Actas de los
Contratos
1.
soportes.
fecha de expedición del acta mediante la cual se suspendía
el contrato y la del soporte que sustenta la misma, ya que
éste se refiere al segundo de sus considerandos y tiene
fecha del 8 de noviembre de 2005, posterior a la fecha de
1404004 suscripción del acta[1], situación que resulta irregular y
afectaría lo estipulado en la cláusula novena del Contrato
5000374-OH 2005 en lo referente al tiempo dentro del cual
es viable suspender el mismo. De otro lado, evidencia
deficiencias en cuanto al oportuno seguimiento en su
Realizar oportuno seguimiento a la ejecución de los cumplir la Resolución N° 00589 de 1. Informar a los Supervisores de los Oficio enviado a los
Contratos que deben aplicar la Supervisores para
ejecución por parte del supervisor correspondiente.
contratos por parte del supervisor correspondiente y 12 de feb de 2007 sobre funciones de Resolución N° 00589 de 12 de feb de la contratación de la
verificar que las actas estén debidamente firmadas. los supervisores e interventores,
2007,
vigencia 2007
Se verificó el correo electrónico dirijdo a todos los funcionarios para la
divulgación de la Resolución 000589 del 12 de febrero de 2007, la cual
reglamenta las funciones y el trámite interno del procedimiento que
debe adelnatar quienes sean designados o contratados para la
supervisión y/o interventoria de los contratos celebrados por la
AEROCIVIL., y el oficio No. 32000-0255 de fecha 19 de septiembre de
2007, el Director Administrativo designó al señor German Alberto
Cardenas Balvuena para la verificación de los informes remitidos a este
despacho por parte de los supervisores y/o interventores de los
contratos. Se anexan ionformes
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó la circular enviada a cada uno de los supervisores de
Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos de
contratos de 2007 y un modelo de nombramiento, el cual en su numeral
2007. Se anexa unmodelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°,
5°, hace mención a la Resolución a la cual se le debe dar
hace mención a la resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
cumplimiento.
100%
17-Abr-07
31-Dic-07
37
1
100%
36,86
36,86
36,86
Actuamente los profesionales del Grupo procesos Contratuales exigen al
contratista que se cumpla con los lineamientos establecidos por la Ley 80
de 2003, en cuanto a garantías se refiere. divulgó la Resolución 000589
del 12 de febrero de 2007, la cual reglamenta la funciones y el trámite
interno del procedimiento que debe adelantar quienes sean designados o
contratados para la supervisión y/o interventoria de los contratos
celebrados por la AEROCIVIL
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó la circular enviada a cada uno de los supervisores de
Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos de
contratos de 2007 y un modelo de nombramiento, el cual en su numeral
2007. Se anexa unmodelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°,
5°, hace mención a la Resolución a la cual se le debe dar
hace mención a la resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
cumplimiento.
Revisión y verificación que las
196
Seguimiento OCI
El Director Administrativo mediante correo electrónico dirigido a todos los
funcionarios, divulgó la Resolución 000589 del 12 de febrero de 2007, la
cual reglamenta la funciones y el trámite interno del procedimiento que
debe adelnatar quienes sean designados o contratados para la supervisión
y/o interventoría de los contratos celebrados por la AEROCIVIL. Mediante
oficio No. 32000-0255 de fecha 19 de septiembre de 2007, el Director
Administrativo designó al señor German Alberto Cardenas Balvuena para
la verificación de los informes remitidos a este despacho por parte de los
supervisores y/o interventores de los contratos. Se anexan informes
Divulgar y aplicar la Resolución N°
00589 de 12 de feb de 2007 sobre
funciones de los supervisores e
interventores,
2. Informar a los Supervisores de los Oficio enviado a los
Contratos que deben aplicar la Supervisores para
Resolución N° 00589 de 12 de feb de la contratación de la
2007,
vigencia 2007
ADM
Respuesta de las áreas
1404004
ADM
ADM
Dimensió
n de la
meta
Página 48 de 80
Se verificó que los profesionales del Grupo procesos Contractuales
exigen al contratista que se cumpla con los lineamientos establecidos
por la Ley 80 de 2003, en cuanto a garantías se refiere. divulgó la
Resolución 000589 del 12 de febrero de 2007, la cual reglamenta la
funciones y el trámite interno del procedimiento que debe adelantar
quienes sean designados o contratados para la supervisión y/o
interventoria de los contratos celebrados por la AEROCIVIL
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
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Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Descripción de las Metas
Contrato de prestación de servicios 5000359-OH
:Celebrado para realizar el mantenimiento de los sistemas
de manejo y disposición de los residuos sólidos, mediante
el manejo y separación de los residuos sólidos en el
aeropuerto Internacional el Dorado, por $ 405.3 millones,
siendo el contratista SERINGCA Ltda. - Servicios de
1. Divulgación de la nueva Resolución
ingeniería del Casanare -, con fecha de inicio 31 de octubre
de 2005 y finalización el 31 de octubre de 2006.
encontrando que: (Disciplinario 5) Frente al hecho que en
los términos de referencia se estableció que en desarrollo
del objeto contractual era necesario la operación por parte
del contratista de los dos hornos incineradores se observa Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de 12 de Aplicar la Resolución N° 00589 de
feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de 12 de feb de 2007 sobre funciones de
que:
GA
Contratos.
16
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Registro de
divulgación.
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
El Director Administrativo mediante correo electrónico dirijido a todos los
funcionarios, divulgó la Resolución 000589 del 12 de febrero de 2007, la
cual reglamenta la funciones y el trámite interno del procedimiento que
debe adelantar quienes sean designados o contratados para la supervisión
y/o interventoria de los contratos celebrados por la AEROCIVIL
Se verificó el corrreo electrónico del Director Administrativo, dirijido a
todos los funcionarios, divulgó la Resolución 000589 del 12 de febrero
de 2007, la cual reglamenta las funciones y el trámite interno del
procedimiento que debe adelantar quienes sean designados o
contratados para la supervisión y/o interventoria de los contratos
celebrados por la AEROCIVIL
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La DDA mediante Circular N° 4403,250,1,582 de mayo de 2007, solicta a
todos los supervisores de proyectos ambientales dar estricto cumplimiento
a la Resolución N° 0589 de 2007 y del envío de todos los documentos de
los contratos para que reposen en la DADM..
Se verificó que la DDA mediante Circular N° 4403,250,1,582 de mayo
de 2007, solicta a todos los supervisores de proyectos ambientales dar
estricto cumplimiento a la Resolución N° 0589 de 2007 y del envío de
todos los documentos de los contratos para que reposen en la DADM..
1
02-May-07
30-May-07
4
1
100%
4,00
4,00
4,00
La DDA mediante Circular N° 4403,250,1,582 de mayo de 2007, solicta a
todos los supervisores de proyectos ambientales dar estricto cumplimiento
a la Resolución N° 0589 de 2007 y del envío de todos los documentos de
los contratos para que reposen en la DADM..
Se verificó que la DDA mediante Circular N° 4403,250,1,582 de mayo
de 2007, solicta a todos los supervisores de proyectos ambientales dar
estricto cumplimiento a la Resolución N° 0589 de 2007 y del envío de
todos los documentos de los contratos para que reposen en la DADM..
02-May-07
30-May-07
4
2
100%
4,00
4,00
4,00
Mediante oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de septiembre de 2007, el
Director Administrativo recordó el cumplimiento a la Resolución No.
000589 del 12 de febrero de 2007 recordando la obligatoriaedad de remitir
informes de supervisión mensualmente , como tambien solito remitir
informes de ejecución contractual para que estos reposen en la carpeta del
contrato.
Se verificó que mediante oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de
septiembre de 2007, el Director Administrativo recordó el cumplimiento
a la Resolución No. 000589 del 12 de febrero de 2007 recordando la
obligatoriaedad de remitir informes de supervisión mensualmente , como
tambien solito remitir informes de jecución contractual para que estos
reposen en la carpeta del contrato.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
los supervisores e interventores,
El contrato se suscribió el 04 de octubre de 2005 y
estableció su inicio a partir del 30 de octubre de 2005.
Posteriormente, el 28 de octubre de 2005 la entidad firmó
un modificatorio en el que fijaba como nuevafecha de inicio
el 31 de octubre de 2005; sin embargo, el mismo 31 de
octubre de acuerdo a la inspección realizada por los
funcionarios del DAMA, se determinó entre otras cosas que
no podía operar el horno incinerador IMEF.
GA
197
Objetivo
2. Informar a los Supervisores de los Oficio enviado a los
Contratos que deben aplicar la Supervisores para
Resolución N° 00589 de 12 de feb de la contratación de la
2007,
vigencia 2007
A partir de lo anterior, era clara la viabilidad de modificación
de las condiciones iniciales del contrato, las cuales no
fueron analizadas ni elevadas a contrato modificatorio, sino
1404001 que se suscribió un acta en donde de manera general, se
comenta que los recursos y el personal destinado para la
operación del horno se distribuyan en su totalidad al horno
PROINDUL, sin considerar la variación en los costos de
personal y directos que se involucrarían, donde se
contemplara:
·
La operación de un solo horno incinerador y los ajustes
de los horarios o jornadas de trabajo para el manejo del
total de volumen de residuos generados en el aeropuerto.
Enviar circular interna a los
Cumplir lo estipulado en la Ley 80
·
Los ajustes en los costos del contrato pues ya no sería Realizar las modificaciones contractuales necesarias de 1993 artículo25 numerales 7 y supervisores de los proyectos
que
todas
las
necesario el mantenimiento del horno incinerador IMEF ni el cuando se presenten variaciones significativas 12, Decreto 2170 de 2002 artículo ambientales
Circular enviada
modificaciones a las condiciones
suministro de combustible requerido para su operación.
respecto del objeto, valor y duración de los contratos.8 y la Ley 489 de 1998 artículo3 y
iniciales de los contratos sean
Decreto 948 de 1995.
elevadas a contrato modificatorio.
GA
Adicionalmente, tampoco se tuvo en cuenta la determinación del
DAMA antes citada, cuando el 20 de junio de 2006, la entidad
firmó un contrato adicional con el objeto de ampliar en un 50% el
valor y en cuatro (4) meses más el tiempo del contrato, sin
considerar el cambio de las condiciones para su ejecución.
Estas situaciones se constituyen en una presunta falta
disciplinaria por inobservancia de la Ley 80 de 1993
artículo25 numerales 7 y 12, Decreto 2170 de 2002 artículo
8 y la Ley 489 de 1998 artículo 3. Además, el
incumplimiento para el caso del horno incinerador IMEF del
permiso de emisiones atmosféricas requerido en el artículo
73, literal f del Decreto 948 de 1995.
198
ADM
17
1404004
Existen deficiencias respecto del manejo de la información
contractual, por cuanto no se anexan los informes
mensuales y final de contratista, al igual que el registro de
los talleres de capacitación y educación ambiental sobre
gestión de residuos sólidos que se realizaron; los cuales
hacen parte de las obligaciones del contratista para el
cumplimiento del objeto del contrato
Mejorar el manejo de
la
Contar con la documentación contractual completa,
información contractual a fin de
organizada, firmada y foliada y exigir al contratista la
contar con la documentación y
presentación oportuna de los informes requeridos
registros que hace parte del
para el cumplimiento de las obligaciones.
contrato en la respectiva carpeta
Requerir mediante circular interna a
todos
los
supervisores
de
proyectos ambientales para que
remitan copia de los informes
mensuales y del informe final para
que reposen en la carpeta del
contrato.
Circular enviada y
registro
del
recibo por parte 2
de
los
supervisores.
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FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
ITEM
AREA
No.
Código
hallazgo
30/04/2008
199
ADM
18
1404004
200
CS
19
20
Acción correctiva
Se evidenciaron deficiencias en el control de documentos,
tal es el caso del acta No. 067 del 19 de agosto de 2005, Gestionar y adelantar por parte de cada uno de los
por medio de la cual se inició la audiencia pública profesionales que
adelantan los procesos
N.5000063 de 2005, en la cual se procedió a tomar las precontractuales, la firma de las actas de audiencia
firmas faltantes atendiendo las observaciones hechas por la por los funcionarios que intervienen en la misma.
CGR un año después.
Parte de la justificación para la suscripción del contrato
descrita en las especificaciones técnicas en el numeral 6.1
del pliego de condiciones, es la de contratar para controlar
problemas de seguridad aeroportuaria relacionados con el
manejo de residuos; objetivo que no se consiguió
totalmente durante la ejecución del contrato, por cuanto no
1404100
hubo un control adecuado por parte del personal de
seguridad de la entidad, para impedir el ingreso sin
autorización, de personal ajeno a la AEROCIVIL para
evacuar material reciclable[1], situación dada a conocer en
varias oportunidades por el contratista ante lo cual la
entidad no tomó correctivo alguno
SEGySUP
201
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Solicitar al Concesionario del Aeropuerto Eldorado
ejercer un mayor control por parte del personal de
seguridad para impedir el ingreso de personal ajeno
al Aeropuerto para evacuar material reciclable.
Objetivo
Verificación
por
parte
del
Garantizar que las actas de
profesional
responsable
del
audiencia sean firmadas por los
proceso; que las actas de
funcionarios que intervienen en la
audiencia
estén debidamente
misma el día de su celebración.
firmados.
Evitar en lo posible que personal
ajeno al Aeropuerto ingrese a
estas áreas públicas para realizar Elaborar
comunicación
actividades de reciclaje y así Concesionario.
mejorar las condiciones de
seguridad del Aeropuerto.
Contrato de prestación de servicios de seguridad
destinados a la operación de seguridad aeroportuaria.
5000087-OJ, 5000168-OK, 5000169-OK, 5000170-OK,
5000171-OK y 5000182-OJ:(Disciplinario 6) La entidad
celebró en la vigencia 2005 los contratos Nos.5000168-OK,
5000169-OK, 5000170-OK, 5000171 y 5000182-OJ, a los
cuales en su etapa de ejecución se les realizaron contratos Dar cumplimiento a lo establecido en los términos de Evaluar en forma idónea las
modificatorios, incrementando el plazo y el valor de los referencia específicamente a los lineamientos a propuestas presentadas dentro de
seguir para la evaluación de las propuestas.
los procesos contractuales.
[1]
mismos . Esta situación, se dio al no exigir durante la
etapa precontractual el cumplimiento de lo contenido en el
numeral 4.2.5 - Evaluación propuesta Económica - Capítulo
1402008 4º de los Términos de Referencia[2], lo cual permite
establecer posibles deficiencias en cuanto a la evaluación
de las propuestas.
Adicionalmente, no se evidenció prueba documental que
soporte el análisis detallado llevado a cabo para realizar el
incremento para el periodo adicionado mediante contrato
modificatorio.
SEGySUP
Garantizar y verificar por parte del Jefe de Archivo el
cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 de
2000, sobre la ejecución y seguimiento de los
procedimientos archivísticos en forma clara y precisa
Cumplir con la Ley 594 de 2000
que conlleven a una eficaz organización e
identificación de las carpetas contentivas de los
documentos de los contratos que maneja el Grupo de
Procesos Contractuales.
Verificados selectivamente los pagos realizados en
desarrollo de los contratos de vigilancia para las diferentes
regionales, se evidenciaron deficiencias en los documentos
soportes de éstos, situaciones que denotan debilidad en la
aplicación de controles en la gestión administrativa en
Cumplir
los
procedimientos
Realizar control exhaustivoen el proceso de pago de
general y en particular en el proceso de pagos, como es el
establecidos para el pago de
contratos.
caso de los cheques Nos. 0003806, 0004090, 0004380,
contratos.
0005053 para el contrato 5000168-OK; Nos. 0004029,
0004659, 0007080, 0006719, 0006606, 0006460 para el
contrato 5000171-OK[1]; Nos. 0004229, 0004383, 0005121
para el contrato 5000182-OJ.
DF
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
al
Actas
audiencia
debidamente
firmadas
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección Administrativa y sus Grupos procesos Contractuales y
Procesos Precontractuales estan llevando a cabo un estricto control para Se verificaron aleatoriamente algunas de las actas de audiencia.
exigir la firma en las actas de audiencia.
1
26-Abr-07
04-May-07
1
1
100%
1,14
1,14
1,14
Se requirió al concesionario OPAIN, mediante oficio N°1070-516-5-109-08
para que anexe la información de avance en este hallazgo. Y mediante
oficio N° OP-AR-08-0114 del 22 de abril el coincesionario informa el
manejo de los residuos sólidos dekl aeropuerto ELDORADP, se anexa
comunicado-
Se verificó el oficio meciante el cual el concesionario OPAIN, mediante
oficio N°1070-516-5-109-08 para que anexe la información de avance
en este hallazgo. Y mediante oficio N° OP-AR-08-0114 del 22 de abril el
coincesionario informa el manejo de los residuos sólidos dekl
aeropuerto ELDORADP, se anexa comunicado-
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Entidad realizó adiciones a los contratos que fueron dadas por el
reajuste del SMLV, acorde con el Decreto 073 y la adición en el plazo hasta
la suscripción de los nuevos contratos porque el servicio de vigilancia
privada debe ser continuo, se anexan las evaluaciones técnicas del
servicio de vigilancia de las seis regionales.
La Entidad realizó adiciones a los contratos que fueron dadas por el
reajuste del SMLV, acorde con el Decreto 073 y la adición en el plazo
hasta la suscripción de los nuevos contratos porque el servicio de
vigilancia privada debe ser continuo, se anexan las evaluaciones
técnicas del servicio de vigilancia de las seis regionales.
Se verificaron los correos electrónicos del Jefe de la Dirección
Administrativa, en el cual se imparten las instrucciones especificas a
los profesionales del Grupo Procesos Precontractuales recordandoles
la obligatoriedad obligatoriedad de exigir la firma de los ordenadores del
gasto en la información general del proyecto, asi como tambien
recodandoles tener muy claros las norma archivisticas.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
de
Oficio
Verificar
por parte de los
funcionarios encargados de los
procesos contractuales en la
Registro de
Dirección Administrativa, que las verificación de las
evaluaciones se hayan realizado
evaluaciones
atendiendo lo establecido en los
términos de referencia.
Coordinar con las diferentes áreas
ejecutoras el envío al Grupo de
Procesos Contractuales por parte
de
los
supervisores
y/o
interventores de los documentos
originales relacionados con el
contrato para su correspondiente
archivo.
Dimensió
n de la
meta
Unidad de
conservación
completa
Revisar y verificar por parte de los
Documentos
supervisores de los contratos que
soportes de pago
los documentos soportes para el
con información
pago de los contratos cumplancon
veraz y
las exigencias establecidas en el
actualizada.
proceso de pago.
100%
02-May-07
30-Dic-07
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
El Director Administrativo mediante correo electronico, impartio
instrucciones especificas a los profesionales del Grupo Procesos
Precontractuales recordandoles la obligatoriedad de exigir la firma de los
ordenadores del gasto en la información general del proyecto, asi como
tambien recodandoles tener muy claros las norma archivisticas.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
El Grupo de Cuentas por Pagar realiza un control permanente a los Se verificó que el Grupo de Cuentas por Pagar realiza un control
documentos soportes de los pagos de los cuentas de los contratos antes permanente a los documentos soportes de los pagos de los cuentas de
de girar los cheques .
los contratos antes de girar los cheques .
4
1
100%
4,43
4,43
4,43
Se envió circular N° 3301-105,973,07., la cual se anexa
35
1
100%
34,71
34,71
34,71
Se están anexando copia de los endosos en las carpetas de los contratos, Se verificó aleatoriamente en las carpetas de los contratos en los
dando cumplimiento así con la acción correctiva.
cuales se solicita endosos que existe copia de los mismos.
202
21
1404004
DF
Al respecto, se tiene como la deficiencia más común la
relacionada con las certificaciones de prestación de
servicio que debe expedir la entidad, pues en algunos
casos no existe certificación para algunos aeropuertos, en
otros no corresponden al período para el cual sirven de
soporte para el pago y también se expiden en fecha anterior
a la terminación del período para el cual se certifica el
servicio prestado.
Requerir a
las
Direcciones
Expedir en forma correcta y oportuna por parte de
Circular enviada y
Regionales mediante circular, un
los Directores Regionales y Administradores Mejorar en el manejo de la
registro de recibo
mejor seguimiento a los procesos
Aeroportuarios las certificaciones de prestación de información reportada por las
por parte de los
de certificación de prestación del
Servicio necesarias para el pago de de los contratos Direcciones Regionales
Directores
servicio en cada uno de los
.
Regionales.
aeropuertos
DF
De otra parte, se evidenció el pago de cheques a una
empresa diferente a la que está prestando el servicio sin
que existieran los documentos de endoso correspondiente,
tal como sucedió con los cheques 005053, 005356 y
006079.
Unificar la información que existe en las carpetas de
las diferentes áreas involucradas en el proceso Evidenciar
dentro
de
los
contractual
incluyendo copia del documento documentos soporte del pago el
respectivo (endoso) el cual reposará junto con los endoso de contratos a terceros
soportes de pago en el Grupo de Tesorería
1. Anexar a los soportes del pago y
a las carpetas del contrato que
reposa en las diferentes áreas los
documentos
necesarios
para
efectuar el endoso del contrato
Documentos
Endoso del
contrato en las
carpetas
contractuales
1
100%
15-May-07
01-May-07
Página 50 de 80
15-Jun-07
30-Dic-07
Se verificó que la Dirección Financiera envió la Circular N° 3301105,973,07.a todos los Directores Regionales.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
203
ADM
No.
22
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Se evidenciaron deficiencias de forma en la redacción de
[1]
los contratos de prestación de servicios 5000087-OJ y
1402006
5000182 – OJ[2], denotando ausencia de controles efectivos
en la gestión administrativa por parte de la entidad.
Acción correctiva
Objetivo
Garantizar que los contratos
Verificar por parte de los profesionales encargados
guarden concordancia con lo
de los procesos, que la redacción de los contratos
establecido en los términos de
guarden concordancia con lo establecido en los
referencia
o
pliegos
de
términos de referencia o pliegos de condiciones.
condiciones.
Revisar
por parte de
profesionales encargados de
procesos la redacción de
contratos para que las minutas
encuentren
acorde
con
establecido en los términos
referencia
o
pliegos
condiciones.
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Minutas de los
Contratos
100%
01-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,71
34,71
34,71
La Jefe del Grupo procesos Contractuales realiza una revisión de la Se verificaron algunas minutas de contratos de prestación de servicios y
redacción que se utiliza en la elaboración de cada uno de los contratos.
del control que realiza la Jefe del Grupo de Procesos Contractuales
Pista Iluminada
1
15-May-07
30-Dic-07
33
0,5
50%
16,36
16,36
32,71
La DT, está coordinando con la Oficina de Concesiones y el Se verificaron los oficios N°s 4201-469-2007 y 1070,516,1,838,07 de
Consecionario CODAD y la DRC la instalación de los letreros antes del 31 coordinación. La DT, está coordinando con la Oficina de Concesiones y
de dic del 2007. Se anexan los oficios respectivos N° 4201-469-2007 y el Consecionario CODAD y la DRC la instalación de los letreros antes
del 31 de dic del 2007.
1070,516,1,838,07 de coordinación.
33
1
100%
32,71
32,71
32,71
Se verificó el plan de de Ayudas visuales, el cual contempla la
Se implementó el Plan de Ayudas visuales, el cual contempla la instalación
instalación de letreros y señalización vertical en los diferentes
de letreros y señalización vertical en los diferentes aeorpeurtos del país.
aeorpeurtos del país. Se anexa el Plan que se incio en el 2004 y se
Se anexa el Plan que se incio en el 2004 y se pretende desarrollar hasta el
pretende desarrollar hasta el año 2009. El Plan se ha seguido con
año 2009. El Plan se ha seguido con estricto cumplimiento.
estricto cumplimiento.
33
2
100%
32,71
32,71
32,71
Dentro del plan de señalización vertical, se han realizado las inversiones
Se verificó el plan de inversión de señalización vertical, incluyendo
planificadas en el período 2004 y 2007 y se presentan las proyectadas
estudios técnicos. SOPORTES
hasta el año 2009.
33
1
100%
32,71
32,71
32,71
Desde el mes de abril, la jefatura del Grupo de Interventoría y Supervisión
Aeroportuaria revisa todas las actas las cuales no se envían a la Dirección
Administrativa, sino se encuentran con las respectivas firmas. Se envió
Circular a todos los supervisores de contratos sobre la obligatoriedad de
anexar firmadas todas las actas.
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
los
los
los
se
lo
de
de
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Contrato de Suministro 5000558-OH : Celebrado para la
adquisición e instalación de sistemas de señalización
Aeropuerto El Dorado, por $ 317.2 millones, con la firma
Rapidexus S.A, con fecha de Inicio 30 de diciembre de
2005, terminación 28 de mayo de 2006 y fecha de
liquidación 24 de julio de 2006.
DT
204
23
Cumplir Anexo 14 de OACI aparte
Conectar los reguladores de Corriente a través de la
Disciplinario 7) En visita realizada a las pistas y calles de DRA de Cundinamarca con el fin que quede 5.4.1.7 consecuentes con los
Aeronáuticos
rodaje del aeropuerto El Dorado, el día 24 de noviembre de funcionando correctamente la iluminación de la pista. Reglamentos
Colombianos.
2006, al sitio donde se ejecutó el mencionado contrato se
verificó que sólo iluminan el 10% de los letreros instalados,
1402003 que corresponde a los ítems 2.6, 2.7 y 2.8, los letreros que
corresponden a pista norte y calles de rodaje anexas no
iluminan, dado que las cargas instaladas son superiores a
la capacidad del sistema. Este hecho contraviene lo
establecido en el Anexo 14 de la OACI, aparte 5.4.1.7[1];
consecuentes con el RAC.
Se debe aclarar que la señalización de la pista no es la más
adecuada. Se verificó que varios de los letreros no se
Identificar y modificar la señalización vertical que no Cumplir con la Reglamentación Identificar y priorizar necesidades de
encuentran ubicados de acuerdo con las normas OACI, lo cumpla con la Reglamentación Vigente.
Vigente. Anexo 14 y RAC
señalización vertical de pista
que puede producir confusión en la interpretación de las
instrucciones inscritas.
DT
205
206
207
DT
DDA
ADM
Corregir por parte de la Dirección
de Telecomunicaciones, las cargas
instaladas para que no sean
superiores a la capacidad del
sistema.
(Disciplinario 8) El hecho de que los letreros adquiridos no estén
iluminando correctamente y que los reguladores de corriente
constante de 10KVA adquiridos dentro de la ejecución del mismo Mejorar el proceso de formulación y planeación de
contrato[1] estén fuera de servicio, evidencia inobservancia al proyectos a fin de que se vean reflejados en los
principio de planeación que se desarrolla en la Ley 80 de 1993, términos de referencia y pliegos de condiciones.
artículo 26 y los principios de la función administrativa
establecidos en la Ley 489 de 1998 en su artículo tercero
Cumplir con lo establecido en la
Ley 80 de 1993, artículo 26 y los
Elaborar
estudios
técnicos
principios
de
la
función
ajustados a cada uno de los
administrativa establecidos en la
proyectos.
Ley 489 de 1998 en su artículo
tercero
24
1402003
25
Contratos de Obra Pública aeropuertos de Mitú 5000253OK y Puerto Asís 5000448-OJ y de interventoría5000330OH y 5000473-OH respectivamente. Verificada la
información contenida en la carpeta del contrato 5000253OK, cuyo objeto es “Contratar la construcción de la franja
central de la pista del aeropuerto Alberto León Bentley de Sensibilizar y exigir a todos los funcionarios encargados de
Mitú-Vaupes” por $4.644 millones, con fecha de inicio el 21 las diferentes etapas contractuales, que la documentación Mantener actualizada, firmada y
1404004 de agosto de 2005 y terminación el 25 de abril de 2006; se que soporta estos procesos esté actualizada, firmada y organizada la información contentiva
observó que el acta de inicio del contrato suscrita el 30 de organizada, en especial la correspondiente a las actas de en las carpetas de los contratos
junio de 2005, no tiene la firma del Secretario Operacional inicio, de recibo final y de liquidación de los contratos
para dar el visto bueno de la misma. Al respecto, se tiene
que es contradictorio la presencia de este formalismo
dentro del contexto del acta cuando la entidad afirma que la
ausencia de esta firma no invalida ni desnaturaliza los
efectos del documento.
26
Verificar por parte de los supervisores
de los contratos y de los profesionales
encargados de los procesos que la
documentación correspondiente a las
actas de inicio, recibo final y liquidación
del contrato se encuentren firmadas.
Plan de trabajo y
Cronograma de
ejecución de la
señalización.
Plan de acción
de inversión
acorde con
Estudios
Técnicos y de
planeación .
1
2
Carpetas de los
contratos con actas
100%
debidamente
firmadas
Mediante oficio 44000-1059 de 1 de agosto de 2005, se
realiza la designación del supervisor del contrato 5000253OK, indicando que debe cumplir con funciones asigne el
contrato y las establecidas en la resolución N° 3307 de 4 de
septiembre de 1997. Sin embargo, en el contrato no se
hace alusión a la figura de “supervisor”, por lo que evidencia
deficiencias de control y de gestión de la entidad para la
Carpetas de los
vigilancia de la ejecución contractual.
Requerir al área encargada de la elaboración de
contratos con lista
Términos de Referencia y minutas de contratos, la Controlar efectivamente el proceso Diligenciar las listas de chequeo en
1404004
de chequeo
revisión constante y claridad necesarias en la de contratación en todas sus fases las diferentes fases contractuales
dili
i d
100%
15-May-07
15-May-07
15-May-07
02-May-07
Página 51 de 80
30-Dic-07
30-Dic-07
30-Dic-07
30-Dic-07
Se verificaron las actas las cuales no se envían a la Dirección
Administrativa, si no se encuentra con las respectivas firmas. Se anexa
Circular N° en la que se exige a los supervisores que las actas que se
anexen en las carpetas deben estar firmadas.
La Dirección Administrativa realiza los procedimentos establecidos para la
Se verificaron los modelos de listas de chequeo, y se revisaron
verificación de los documentos archivados en cada una de las carpetas de
alatoriamente las carpetas de los contratos en el archivo de la
los contratos contenidas en la Lista de Chequeo elaboradas por patre del
Dirección Administrativa, actividad que se efectuó con el Jefe del Grupo
Gurpo Procesos Contractuales y Procesos Precontractuales lista que se
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INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
y
elaboración de los mismos.
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Gurpo Procesos Contractuales y Procesos Precontractuales , lista que se
de Archivo.
será mejorada pues actualmente se lleva en forma manual
diligenciada
totalmente
Teniendo en cuenta la respuesta de la entidad, donde
afirma que dicha designación buscó vigilar el inicio del
contrato, resulta aún más necesaria la enunciación de la
figura en comento dentro del cuerpo del contrato. Esta
deficiencia puede producir conflicto entre las condiciones
pactadas en el contrato y las actuaciones administrativas
que se surten al interior de la entidad.
208
DDA
27
(Disciplinario 9) En la celebración del contrato adicional 01
al contrato de obra pública 5000253-OK, suscrito el 27 de
enero de 2006, en el cual se modifica el valor y el plazo del
contrato inicial; establece dentro de sus consideraciones
que producto de la realización del levantamiento de áreas
de reparcheo por parte de la interventoría,se cuantificó un
área de 7.607m2; la cual es 500% mayor a la inicialmente
establecida de 1.300m2. Teniendo en cuenta que la Mejorar el proceso de planeación para la elaboración
evaluación de la superficie de las pistas[1] debe realizarse de los términos de referencia y pliegos de
1401003
por parte de la entidad de manera previa para efectuar el condiciones soportados en estudios técnicos de las
mantenimiento de los aeródromos, el desacierto en la diferentes áreas ejecutoras
cantidad del ítem 2 “Reparcheo de base asfáltica” del pliego
de condiciones y del contrato inicial, evidencia que la
entidad al elaborar los mismos, se basó en estudios que no
abarcaron completamente este
aspecto técnico.
Este hecho constituye presunta inobservancia al principio
de planeación que se desarrolla en la Ley 80 de 1993,
artículo 26.
En la documentacióncontenida en la carpeta que reposa en
la Dirección Administrativa referente al contrato 5000330OH, con objeto de “Contratar la interventoría técnica y
administrativa para la construcción de la franja central de la
pista del aeropuerto Alberto León Bentley de MitúVaupes”,por $232 millones, con fecha de inicio 29 de
1. Divulgación de la nueva Resolución
agosto de 2005 y fecha de terminación el 24 de febrero de
2006, se observó que el acta de inicio del contrato está
suscrita el 29 de agosto de 2005, luego de dos meses de
iniciado el contrato de obra, como se estableció en la
resolución N° 03774 de 22 de agosto de 2005, aduciendo
que los primeros 60 días del contrato de obra serán para el
alistamiento de instalación de equipos y trámites ante las
Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de 12 de Divulgar y aplicar la Resolución N°
autoridades competentes.
DDA
28
209
29
Registro de
divulgación.
100% 15-May-07
30-Dic-07
33
1
100%
32,71
32,71
32,71
Para evitar que se vuelvan a presentar este tipo de problemas, la Dirección
Se verificaron aleatoriamente las carpetas de los contratos, donde se
de Desarrollo Aeroportuario revisará antes de enviar los proyectos, los
revisaron los estudios técnicos precontractuales.
estudios técnicos previos a la etapa precontractual.
1
02-May-07
30-May-07
4
1
100%
4,00
4,00
4,00
Se verificó la copia del correo enviado por la Dirección Administrativa a
Se anexa copia del correo enviado por la Dirección Administrativa a todos
todos los funcionarios, para el conocimiento y aplicación de la
los funcionarios, para el conocimiento y aplicación de la Resolución N°
Resolución N° 00589 del 12 de febrero de 2007, la Circular N°
00589 del 12 de febrero de 2007 y la Circular N° 4400,3484,07 del DDA,
4400,3484,07 del DDA,
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos de Se verificó circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos
2007. Se anexa un modelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°, de 2007 y un modelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°, hace
hace mención a la resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
mención a la Resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
1
02-May-07
31-Dic-07
35
1
100%
34,71
34,71
34,71
El CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la reforma a la ley de
contratación estatal. Participaron 248 funcionarios de las Diferentes
Dependencias del Nivel Central y Regional. (se adjunta oficio
1042.385.492.07 con sus respectivos soportes). Adicional tiene previsto
llevar a cabo seminarios sobre Supervisión de contratos.
feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de 00589 de 12 de feb de 2007 sobre
Contratos especialmente en lo relacionado con los funciones de los supervisores e
interventores,
informes mensuales de supervisoría.
1404004
Frente a lo expuesto, la contratación de la interventoríasin la
debida oportunidad para el contrato de obra 5000253-OK,
generó riesgo en el seguimiento y control a la ejecución de
los recursos y obligaciones del contratista de obra en el
período comprendido entre el 30 de junio de 2005 y 29 de
agosto de 2005. Hecha la observación en comento, la
entidad no aportó los informes correspondientes a dicho
periodo a pesar de manifestar lo contrario. Lo anterior,
evidencia deficiencias en el cumplimiento de la Resolución
No. 03307 de 4 de septiembre de 1997.
DDA
ADM
Optimizar
el
proceso
de
Estudios
planeación que permita a la Elaborar
estudios
técnicos
Técnicos de los
Entidad elaborar términos de ajustados a cada uno de los
procesos
referencia
soportados proyectos.
precontractuales.
técnicamente.
El término del contrato de interventoría 5000330-OH se
adicionó en 60 días mediante Acta de modificación firmada
con fecha 18 de abril de 2006. Sin embargo en el
encabezado de la misma y en el anexo se establece que la
fecha es 18 de enero de 2006. Esta inconsistencia genera Elaborar y justificar correctamente los documentos que
confusión en cuanto a las obligaciones pactadas, dado que soportan las actas de modificación de los contratos y
1904006
la modificación debe acordarse en la etapa de ejecución ejercer el control necesario para establecer las fechas en
del contrato, antes del vencimiento del término pactado, lo que se elaboran las mismas.
que significa que esta figura no es viable cuando el plazo de
ejecución del contrato inicial esté vencido. Esta situación
evidencia deficiencias en el control de la calidad de
documentos
2. Informar a los Supervisores de los Oficio enviado a los
Contratos que deben aplicar la Supervisores para
Resolución N° 00589 de 12 de feb de la contratación de la
2007,
vigencia 2007
Capacitar
a
los
funcionarios
Fortalecer el sistema de control
encargados de las etapas de la Registro
interno en el procedimiento de
contratación en la elaboración y funcionarios
elaboración y justificación de actas
justificación de actas de modificación capacitados
de modificación de contratos .
de contratos.
de
210
Página 52 de 80
Se verificó que el CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la
reforma a la ley de contratación estatal. Participaron 248 funcionarios
de las Diferentes Dependencias del Nivel Central y Regional. (se
adjunta oficio 1042.385.492.07 con sus respec
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INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
211
ADM
No.
30
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
ADM
32
Descripción de las Metas
Verificar por parte de los supervisores
de los contratos y de los profesionales
encargados de los procesos que la
documentación correspondiente a las
actas de inicio, recibo final y liquidación
del contrato se encuentren firmadas.
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Carpetas de los
contratos con actas
100%
debidamente
firmadas
Fecha
iniciación
Metas
15-May-07
Fecha
terminación
Metas
30-Dic-07
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
33
1
100%
32,71
32,71
32,71
Se verificó junto con el Jefe de Archivo que la Dirección Administrativa y
La Dirección Administrativa y cada uno de los profesionales a cargo de los
cada uno de los profesionales a cargo de los procesos, exigen que la
procesos, exigen que la documentación que hace parte de los mismos
documentación que hace parte de los mismos este completamente
este completamente diligenciada por parte de las areas ejecutoras del
diligenciada por parte de las areas ejecutoras del gasto y están
gasto, exigiendo la firma del Ordenador del Gasto en los documentos que
exigiendo la firma del Ordenador del Gasto en los documentos que lo
lo requieran.
requieran.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Elaborar estudio de mercado y
realizar una visita previa al sitio del
proyecto por parte del prersonal
Estudios técnicos
técnico
que
determine con
ajustados a los
exactitud las cantidades de obra a
proyectos
ejecutar, el alcance de los mismos
y las especificaciones técnicas con
la que se debe realizar la obra.
100%
15-May-07
30-Dic-07
33
1
100%
32,71
32,71
32,71
Para evitar que se vuelvan a presentar este tipo de problemas, la Dirección
de Desarrollo Aeroportuario revisará antes de enviar los proyectos, los Se verificaron aleatoriamente las carpetas de los contratos, donde se
estudios técnicos previos a la etapa precontractual, dentro de los cuales se revisaron los estudios técnicos precontractuales.
encuentra el formato N° 8 ..
Optimizar
el
proceso
de
Mejorar el proceso de planeación para la elaboración
Estudios
planeación que permita a la Elaborar
estudios
técnicos
de los términos de referencia y pliegos de
Técnicos de los
Entidad elaborar términos de ajustados a cada uno de los
condiciones soportados en estudios técnicos de las
procesos
referencia
soportados proyectos.
diferentes áreas ejecutoras
precontractuales.
técnicamente.
100%
15-May-07
30-Dic-07
33
1
100%
32,71
32,71
32,71
La Dirección de Desarrollo Aeroportuario revisará antes de enviar los
proyectos, los estudios técnicos previos a la etapa precontractual, dentro Se verificaron aleatoriamente las carpetas de los contratos, donde se
de los cuales se encuentra el formato N° 8 .(Se anexan estudios técnicos revisaron los estudios técnicos precontractuales.
previos a proyectos de mantenimiento de pistas.
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Se anexa copia del correo enviado por la Dirección Administrativa a todos Se verificó la copia del correo enviado por la Dirección Administrativa a
los funcionarios, para el conocimiento y aplicación de la Resolución N° todos los funcionarios, para el conocimiento y aplicación de la
00589 del 12 de febrero de 2007,
Resolución N° 00589 del 12 de febrero de 2007,
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos de Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos
2007. Se anexa unmodelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°, de 2007 y un modelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°, hace
hace mención a la Resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
mención a la Resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Se anexa copia del correo enviado por la Dirección Administrativa a todos Se verificó la copia del correo enviado por la Dirección Administrativa a
los funcionarios, para el conocimiento y aplicación de la Resolución N° todos los funcionarios, para el conocimiento y aplicación de la
00589 del 12 de febrero de 2007,
Resolución N° 00589 del 12 de febrero de 2007,
1401003
Teniendo en cuenta que la evaluaciónde la superficie de las
pistas (evaluación que se hace en aspectos como
rozamiento e irregularidades perjudiciales según el RAC)
debe realizarse por parte de la entidad para efectuar el
mantenimiento de los aeródromos, estas modificaciones,
evidencian que la entidad al elaborar los términos de
referencia, se basó en estudios que no abarcaron
completamente este aspecto técnico; hecho que
presuntamente constituye inobservancia al principio de
planeación
DDA
Verificada la información de las carpetas contentivas del
contrato 5000473-OH, con objeto de realizar la “Interventoría
técnica y administrativa para el mantenimiento de la pista
del Aeropuerto de Puerto Asís” , por $ 66.5 millones, con
Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de 12 de
fecha de inicio 28 de diciembre de 2005 y fecha de feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de
1404004 terminación 26 de abril de 2006; se observaron deficiencias Contratos sobre todo en lo relacionado con la calidad de
en el seguimiento y control por parte de la supervisión y/o la documentos que se aportan a las carpetas de los
entidad en la calidad de los documentos, tal como se contratos.
evidencia en la contradicción entre la cláusula tercera del
contrato[1] y el acta de iniciación de interventoríasuscrita el
30 de diciembre de 2005[2].
ADM
DDA
Objetivo
En el contrato 5000448-OK, mediante acta No 01 de
modificación de cantidades de obra sin aumento de valor y
Minimizar el aumento de las
adecuada
y
técnicamente
las
aprobación de ítems no previstos, suscrita el 15 de junio de Sustentar
cantidades de obra o la aparición
2006, se establecen ítems no previstos que corresponden a modificaciones de las cantidades de obra de los
de nuevas cantidades durante la
un 5.5% del costo directo del contrato; sustentadas entre contratos.
etapa de ejecución contractual.
otras consideraciones, en que se aumentaron las áreas a
intervenir mediante reparcheos.
31
213
Acción correctiva
Verificada la información de las carpetas contentivas del
contrato de Obra pública 5000448-OK, con objeto
“ mantenimiento de la pista del Aeropuerto de Puerto Asís”,
por $885 millones con fecha de inicio 28 de diciembre de
2005 y fecha de terminación 26 de abril de 2006, se
observó deficiencias en el control de calidad de
documentos, tal es el caso del documento público “Acta de Sensibilizar y exigir a todos los funcionarios encargados de
las diferentes etapas contractuales, que la documentación Mantener actualizada,
firmada y
Iniciación de Obra” suscrito el 30 de diciembre de 2005,
1904006
que soporta estos procesos esté actualizada, firmada y organizada la información contentiva
que presenta información no coherente,dado que establece organizada, en especial la correspondiente a las actas de en las carpetas de los contratos
“EL ANTICIPO SE CONSIGNO EN EL BANCO inicio, de recibo final y de liquidación de los contratos
GANADERO, SUCURSAL CARRERA 27,...”, mientras que
los documentos soportes de pago de la Oficina de
Tesorería de la entidad se constató que los pagos del
anticipo se cancelaron así $247.7 millones el 17 de febrero
de 2006 y $106.3 millones el 29 de marzo de 2006; los
cuales suman el 40% pactado como anticipo.
DDA
212
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Se determinó que en las carpetas de los contratos que
reposan en la Dirección Administrativa no existen soportes
que permitan verificar que se haga un seguimiento oportuno
1. Divulgación de la nueva Resolución
mediante.
Registro de
divulgación.
Divulgar y aplicar la Resolución N°
00589 de 12 de feb de 2007 sobre
funciones de los supervisores e
interventores,
2. Informar a los Supervisores de los
Contratos que deben aplicar la Oficio enviado a los
Resolución N° 00589 de 12 de feb de
Supervisores
2007,
1. Divulgación de la nueva Resolución
mediante
correo
electrónico.
Registro de
divulgación.
Página 53 de 80
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INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
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Fernando Augusto Sanclemente Alzate
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Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
214
No.
33
DDA
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
que permitan verificar que se haga un seguimiento oportuno
al manejo de los recursos en la cuenta para la construcción
de la franja central del Aeropuerto de Mitú, para la
respectiva interventoría,ni de los recursos destinados para
el mantenimiento de la pista del aeropuerto de Puerto Asís; Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de 12 de
incumpliendo lo señalado en la Resolución 03307 de 4 de feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de
1904006 septiembre de 1997 artículo primero, en aquellos aspectos Contratos sobre todo en lo relacionado con la calidad de
que son inherentesa las funciones de supervisión dentro de documentos que se aportan a las carpetas de los
la entidad. Hecha la observación en comento, la entidad contratos.
afirma tener conocimiento mediante informes de
interventoría más no de los datos obtenidos por los
requerimientos periódicos sobre el estado financiero del
contrato a las oficinas correspondientes, tampoco sustenta
la remisión de dicha información a la Dirección
Administrativa.
Objetivo
Descripción de las Metas
Divulgar y aplicar la Resolución N°
00589 de 12 de feb de 2007 sobre
funciones de los supervisores e 2. Informar a los Supervisores de los
interventores,
Contratos que deben aplicar la Oficio enviado a los
Resolución N° 00589 de 12 de feb de
Supervisores
2007,
La
215
DF
34
35
Dirección
Financiera
1405001
Por otra parte, en los contratos 5000253-OK, 5000330-OH,
5000448-OK y 5000473-OH no se evidencia gestión
oportuna tendiente a la liquidación de los mismos, a pesar
de haberse cumplido el término establecido en el contrato
para la realización de esta actividad.
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
01-Jun-07
30-Jun-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos de Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos
2007. Se anexa un modelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°, de 2007 y un modelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°, hace
hace mención a la resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
mención a la Resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
2
30-Jun-07
30-Oct-07
17
2
100%
17,43
17,43
17,43
Se verificó la Circular 3301-105.973.07, firmada por el Secretario
Mediante Circular 3301-105.973.07, firmada por el Secretario General de
General de la Entidad, se informo a los Interventores y Supervisores de
la Entidad, se informo a los Interventores y Supervisores de Contratos, el
Contratos, el procedimiento para el pago del anticipo y el reporte de
procedimiento para el pago del anticipo.
envío a los Directores Regionales y .
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó la circular enviada a cada uno de los supervisores de
Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos de
contratos de 2007. Se anexa un modelo de nombramiento, el cual en su
2007. Se anexa unmodelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°,
numeral 5°, hace mención a la resolución a la cual se le debe dar
hace mención a la resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
cumplimiento.
4
02-May-07
30-Dic-07
35
4
100%
34,57
34,57
34,57
La DDA, efectúa seguimiento semanal a la ejecución de los contratos, (se Se verificaron los informes semanales de la DDA, donde se efectúa
anexan informes)
seguimiento semanal a la ejecución de los contratos.
1
02-May-07
30-May-07
4
1
100%
4,00
4,00
4,00
La SSO, emitió la Circular Número 4000-114 del 12 de Abril de 2007, en la Se verificó la Circular Número 4000-114 del 12 de Abril de 2007 de la
cual se establecen los lineamientos de los procesos pre y contractuales de SSO, en la cual se establecen los lineamientos de los procesos pre y
la SSO, incluido los adendos. .
contractuales de la SSO, incluido los adendos.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
instruirá
mediante circular la forma como deberá
Disciplinario 10) En la documentación que reposa en la
aplicarse el Artículo 7. Del anticipo
carpeta del la Dirección Administrativa, como en la Oficina
en la contratación y el manejo de lo
de Tesorería de los contratos 5000253-OK y 5000448-OK,
recursos entregados al contratista a
Circular de la
se verificó que no se manejan estos recursos
título de anticipo en aquellas
Dirección
correspondiente al anticipo en cuenta conjuntaa nombre del
Manejar los anticipos de los contratos de acuerdo
contrataciones cuyo monto sea
Financiera
contratista y de la entidad estatal, apareciendo únicamente
como lo estipula artículo 7. del Decreto 2170 de
superior
al
50%
de
la
menor
cuantía
Aplicar el artículo 7 del Decreto
enviada y registro
como titulares de las cuentas de manejo los respectivos
2002 y el literal a) del numeral 1o del artículo24 de la
1404001 contratistas. En el contrato 5000330-OH la documentación
2170 del 2002 en la contratación a que se refiere el literal a) del del recibo por
Ley 80 de 1993, sobre el manejo del mismo en
numeral 1o del artículo24 de la Ley
de la Entidad
parte de los
contenida en la carpeta no permite verificar la apertura de
cuenta separada a nombre del contratista y de la
80 de 1993, el cual deberá
supervisores
una cuenta, con objeto de manejar el anticipo del mismo.
entidad estatal.
manejarse en cuenta separada a
La anterior constituye un incumplimiento frente a lo
nombre
del
contratista
y
de
la
estipulado en el Decreto 2170 de 2002, artículo 7.
entidad estatal. Los rendimientos
Adicionalmente, se observa que la entidad no es clara en la
que llegaren a producir los recursos
utilización de las figuras de anticipo y pago anticipado
así entregados, pertenecerán al
dentro del cuerpo del contrato
tesoro.
1. Informar a los Supervisores de los Oficio enviado a los
Contratos que deben aplicar la Supervisores para
Resolución N° 00589 de 12 de feb de la contratación de la
2007,
vigencia 2007
ADM
216
Unidad de medida
de las Metas
Realizar oportuno seguimiento a la ejecución de los
cumplir la Resolución N° 00589 de
contratos por parte del supervisor correspondiente y
12 de feb de 2007 sobre funciones de
elaborar oportunamente las actas de liquidación de los supervisores e interventores,
2, Verificación y seguimiento por parte
los mismos..
Informe bimensual
del profesional encargado del proceso
de seguimiento a
sobre
el
cumplimiento
de
los
los supervisores de
supervisores en cada uno de los
la contratación
procesos a los que fueron asignados.
DDA
Contrato de Obra Pública 5000559-OK Celebrado para
el mejoramiento de la pista del aeropuerto de Nueva
Antioquia – Vichada, por $ 1.365.3 millones, pactados $
230.5 millones en la vigencia 2005 y $1.134.7 millones en la
vigencia 2006, con la firma OICA S.A., con fecha de Inicio
30 de diciembre de 2005 y terminación 27 de junio de 2006
217
DDA
36
1401100
La Dirección de Desarrollo Aeroportuario, publicará
En la parte Precontractualen la sección “Adendos” folio 256 adendos con la suficiente antelación y de ser
existe el Adendo Número 2 a la licitación 5000032–OL, el necesario ampliará el plazo de cierre.
cual cancela la diligencia de visita de obra, este documento
se expide el 16 de noviembre fecha en la cual se debía dar
cumplimiento a este requerimiento; por otra parte el mismo
día el representantede la firma OICA realiza la visita al sitio
de obra que se constata por la certificación expedida por el
Secretario de Planeación de la Aerocivil, situación que
demuestra la falta de comunicación oportuna entre los
interesados de la licitación y la misma entidad
Garantizar que los oferentes
tengan oportunidad de conocer la
información con el suficiente
tiempo
para
permitir
su
participación ante los adendos.
La
Dirección
de
Desarrollo
Aeroportuario
emitirá
Circular
sobre el procedimiento para
realizar un adendo y los tiempos
que se deben establecer para que
todos los oferentes tengan la
oportunidad de participar en ellos.
Circular del SSO
Número 4000-114
del 12 de Abril de
2007.
Página 54 de 80
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Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
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Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
218
DDA
No.
37
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
El contrato se inicio el 30 de diciembre de 2005,
presentando prorroga de 60 días y 3 tres suspensiones
Efectuar una adecuada planeación y programación
para un total de 143 días tiempo superior al plazo estipulad
Lograr que los contratos se
del plazo de ejecución del contrato, tomando en
1401003 para la ejecución de las obras de 120 días calendario;
ejecuten en el tiempo establecido
consideración todas las variables que puedan afectar
reflejando deficiencias por parte de la entidad en la
dentro del termino contractual.
la normal ejecución del mismo.
planeación y programación para la ejecución de las obras
contratadas
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
La Dirección de Desarrollo exigirá
a los supervisores de los contratos
Contratos
que se cumplan en un alto
ejecutados en el
porcentaje
los
cronogramas
tiempo pactado
establecidos para la ejecución de
los contratos.
219
ADM
38
1401003
Verificación
por
parte
del
Se evidencian deficiencias en el control de documentos
Exigir los contratistas la constitución de pólizas en Cumplir la Ley 80 y sus Decretos supervisor del contrato que las
legales, como se presenta en la sección “Pólizas” en los
tiempo, porcentaje y amparo de acuerdo con las Reglamentarios en lo referente a pólizas se encuentren constituidas
folios 8 y 6, donde no aparece la firma del tomador en este
condiciones exigidas contractualmente.
constitución de pólizas.
de acuerdo con las condiciones
caso el representante legal del contratista
exigidas contractualmente.
220
CEA
39
1404004
No se sustentan suficientemente los actos administrativos
de la ejecución del contrato como el caso del acta de
precios no previstos No. 01 suscrita el 27 de febrero de Sustentar técnicamente los documentos que soportan las Mejorar los estudios técnicos que Capacitar a funcionarios de la entidad Registro
soportan los actas de adición en valor en la elaboración de documentos que funcionarios
2006, que se soporta con el oficio numero 01-37-71 de la actas de adición en valor.
para los contratos de la Entidad
soportan las actas de adición en valor capacitados
firma contratista, cuando este no reposa en la carpeta del
contrato.
Pólizas de los
contratos
debidamente
constituidas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
80%
01-Jun-07
30-Dic-07
30
0,8
100%
30,29
30,29
30,29
Se verificaron las actas de inicio y recibo de obra de contratos
Se anexan actas de inicio y recibo de obra de contratos ejecutados dentro
ejecutados dentro del plazo contractual (Se anexan actas de inicio y de
del plazo contractual (Se anexan actas de inicio y de recibo final).
recibo final).
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Actuamente los profesionales del Grupo procesos Contratuales exigen al
Se verificaron aleatoriamente
contratista que se cumpla con los lineamientos establecidos por la Ley 80
debidamente constituídas..
de 2003, en cuanto a garatias se refiere.
1
02-May-07
31-Dic-07
35
1
100%
34,71
34,71
34,71
La Entidad a través del CEA, capacitó a todos los funcionarios involucrados Se verificó el listado de los funcionarios involucrados en los procesos
en los procesos de contratación y en gestión de riesgos en los proyectos de contratación y en gestión de riesgos en los proyectos de obra
de obra pública. (Se anexan listados)
pública que se capacitaron a través del CEA.
2
30-Jun-07
30-Oct-07
17
2
100%
17,43
17,43
17,43
Se verificó la Circular 3301-105.973.07, firmada por el Secretario
Mediante Circular 3301-105.973.07, firmada por el Secretario General de
General de la Entidad, se informo a los Interventores y Supervisores de
la Entidad, se informo a los Interventores y Supervisores de Contratos, el
Contratos, el procedimiento para el pago del anticipo y el reporte de
procedimiento para el pago del anticipo.
envío a los Directores Regionales y .
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
de
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
algunas pólizas de los contratos
La Dirección Financiera instruirá
mediante circular la forma como deberá
221
DF
40
1.
(Disciplinario 11)Según lo establece la Cláusula
aplicarse el Artículo 7. Del anticipo
cuarta del contrato (forma de pago), la unidad pagará al
en la contratación y el manejo de lo
contratista el valor total del contrato así: 16.88% equivalente
recursos entregados al contratista a
Circular de la
a $230.5 millones del valor del contrato se pagará como
título de anticipo en aquellas
Dirección
anticipo, previa presentación de la copia del contrato, Manejar los anticipos de los contratos de acuerdo
contrataciones cuyo monto sea
Financiera
acompañada de la garantía única del mismo debidamente como lo estipula artículo 7. del Decreto 2170 de
Aplicar el artículo 7 del Decreto superior al 50% de la menor cuantía enviada y registro
2002
y
el
literal
a)
del
numeral
1o
del
artículo24
de
la
aprobada por la Unidad, y certificación de la entidad
1404011
2170 del 2002 en la contratación a que se refiere el literal a) del del recibo por
financiera sobre la apertura de la cuenta especial a que se Ley 80 de 1993, sobre el manejo del mismo en
numeral 1o del artículo24 de la Ley
de la Entidad
parte de los
refiere el artículo 7 del Decreto 2170 de 2002. En la cuenta separada a nombre del contratista y de la
80 de 1993, el cual deberá
supervisores
documentación del contrato hay constancia de la entidad entidad estatal.
manejarse en cuenta separada a
financiera BBVA, sobre la apertura de la cuenta número
nombre del contratista y de la
00130073390100020042, sin embargo no evidencia que la
entidad estatal. Los rendimientos
cuenta sea aperturada conjuntamente con la entidad,
que llegaren a producir los recursos
presuntamente contraviniendo la citada norma.
así entregados, pertenecerán al
tesoro.
Página 55 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
222
ADM
DDA
No.
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
41
42
Resolución de
Comisión para
Realizar por parte de los supervisores de
Los desplazamientos del supervisor al sitio de la obra han Asignar recursos por parte de la SSO, para los Garantizar la supervisión del supervisores, visitas de obra de contratos de obra.
sido mínimos[1],lo cual no le permite hacer la verificaciones desplazamientos a las obras de los supervisores de contrato durante toda la ejecución acuerdo con el tiempo de
1404004
suficientes sobre el cumplimiento de las obligaciones las mismas, asegurando de esta forma un control del mismo, incluyendo las visitas ejecución de las obras y con el
necesarias a la obra.
contractuales
permanente a la ejecución del contrato
presupuesto de viáticos y gastos
Informe de la
de viaje de la SSO.
visita de obra por
parte del
supervisor
DDA
224
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Contrato
de
interventoría
5000555-OH:
Celebrado para realizar la interventoría técnica y
administrativa para el mejoramiento de la pista del
aeropuerto de Nueva Antioquia Vichada, por $106.5
millones, pactados $18.4 millones en la vigencia 2005 y
Elaborar las minutas de los contratos en
$88.1 millones en la vigencia 2006, con el Consorcio Nueva
Cumplir la Ley 80 y sus Decretos
1904006
concordancia con lo establecido en términos de
Antioquia, con fecha de inicio 30 de diciembre de 2005 y
Reglamentarios.
referencia o pliegos de condiciones.
terminación 28 de abril de 2006, Se presenta en la sección
“Contrato” en los folios 8 y 9, que retoman ambos la hoja 2
(dos) de la minuta del contrato, que los documentos difieren
en la cláusula tercera “Forma de pago” en los literales a y b;
causando confusión en lo pactado por las partes.
DDA
223
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
43
DT
1404004
Verificar que la redacción de los
contratos guarden concordancia Minutas de los
con lo establecido en los términos Contratos acorde
de referencia o pliegos de con pliegos de
condiciones, evitando duplicidad condiciones o
de
información que genere
términos de
confusión en lo pactado por las
referencia.
partes..
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Jefe del Grupo procesos Contractuales realiza una revisión de la Se verificaron algunas minutas de contratos de prestación de servicios y
redacción que se utiliza en la elaboración de cada uno de los contratos.
del control que realiza la Jefe del Grupo de Procesos Contractuales
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La DDA, realizó las gestiones correspondientes ante la SSO, con el fin de
obtener los traslados presupuestales para los viáticos de la Dirección de
Desarrollo Aeroportuario, donde se puede observar el suministro de los
recursos necesarios para el cumplimiento de las comisiones por parte de
los supervisores,
2
02-May-07
30-Dic-07
35
2
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificaron los informes de visita de obras realizadas por los
Se anexan informes de visita de obras realizadas por los supervisores de
supervisores de los contratos: (inicio, durante la ejecución y final de
contratos.
obra)
100%
15-May-07
30-Dic-07
33
1
100%
32,71
32,71
32,71
La Dirección de Desarrollo Aeroportuario revisará antes de enviar los Se verificaron aleatoriamente las carpetas de los contratos, donde se
proyectos, los estudios técnicos previos a la etapa precontractual.
revisaron los estudios técnicos precontractuales.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Se verificaron los traslados presupuestales para los viáticos de la
Dirección de Desarrollo Aeroportuario, donde se puede observar el
suministro de los recursos necesarios para el cumplimiento de las
comisiones por parte de los supervisores, se anexan tra
Las deficiencias en la planeación y en los estudios previos
requeridos para el contrato de obra, dieron lugar a la
modificación de los plazos previstos[1] y se tradujeron en la
adición del valor del contrato en un 50%.
Optimizar
el
proceso
de
Mejorar el proceso de planeación para la elaboración
Estudios
planeación que permita a la Elaborar
estudios
técnicos
de los términos de referencia y pliegos de
Técnicos de los
Entidad elaborar términos de ajustados a cada uno de los
condiciones soportados en estudios técnicos de las
procesos
referencia
soportados proyectos.
diferentes áreas ejecutoras
precontractuales.
técnicamente.
Contrato de Obra Pública 5000466-OH
Para
realizar el mantenimientogeneral infraestructuraestación La
Pedrera-Amazonas, por $ 93.6 millones y adicional de $
34.9 millones, suscrito con el consorcio Amazonía, con
fecha de Inicio 29 de diciembre de 2005, terminación 29 de
marzo de 2006 y liquidación 20 de abril de 2006.
Estudios
Técnicos de los
procesos
precontractuales
adelantados.
100%
15-May-07
30-Dic-07
33
1
100%
32,71
32,71
32,71
Se anexan estudios y justificiones de proyectos dentro del formato
Información General del Proyecto, elaborados por el Nivel central, tales
como MEJORAMIENTO DE VIAS DE ACCESO DE ESTACIONES DE
CERRO KENNEDYY CERRO SANTA ANA, con soportes de viista técnica y
requerimientos de las regionales.
Plan de Acción de
Inversión
presentado
1
15-May-07
30-Dic-07
33
1
100%
32,71
32,71
32,71
De acuerdo con los requirimientos y necesidades mas sentidas de las
diferentres estaciones a Nivel Nacional se realiza el plan de acción de
Se verificó el plan de acción general de la Dirección de
Inversión para el rubro 23113608002 MEJORAMIENTOY RECUPERACION
Telecomunicaciones y en especial el del rubro 23113608002
ESTACIONES DE RADIOAYUDAS A NIVEL NACIONAL. Se anexa plan de
MEJORAMIENTOY RECUPERACIONESTACIONES DE RADIOAYUDAS
acción del 2007 y teniendo en cuenta la cuantia se realiza asignado a las
A NIVEL NACIONAL
diferentes regionales para la contratación de los proyectos priorizando las
necesidades de las estaciones aeronauticas
Se verificaron los estudios y justificiones de proyectos elaborados por
el Nivel central, tales como MEJORAMIENTODE VIAS DE ACCESO DE
ESTACIONES DE CERRO KENNEDY Y CERRO SANTA ANA, con
soportes de visita técnica y requerimientos de las regionales.
Dentro de la documentación que reposa en la carpeta del
contrato, se observa que la entidad contrató sin contemplar
las nuevas circunstancias del proyecto, por lo que se
adicionó el contrato, afectando el presupuesto de la
siguiente vigencia, lo que evidencia deficiencias en la
formulación y planeación de las obras, como lo sustentan
los siguientes documentos:
44
225
DT
·
En el instructivo de fecha 07/07/2005 “Información
General de Proyecto”, se establece que: el valor del contrat
no se cubrirá con valores de vigencias futuras, que no
Mejorar el proceso de formulación y planeación de
existen estudios, diseños y planos actualizados dado que
1401003
proyectos a fin de que se vean reflejados en los
no se modifican los diseños actuales de las construcciones
términos de referencia y pliegos de condiciones.
para ese entonces.
·
Según oficio No 4200-049-2005 de 13 de enero de
2006, el Director de Telecomunicaciones solicita
modificación del contrato dado el estudio realizado luego de
iniciado el contrato.
Optimizar
el
proceso
de
planeación que permita a la
Elaborar
estudios
técnicos
Entidad
adelantar
procesos
ajustados a cada uno de los
contractuales
debidamente
proyectos.
justificados y con un adecuado
manejo de los recursos..
·
El acta de modificación de cantidades de obra e ítems
nuevos y mayor valor del contrato se suscribe el 17 de ener
de 2006.
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FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
2
15-May-07
30-Dic-07
33
2
100%
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
·
El CDP No 0122 de 20 de enero de 2006, establece la
disposición de recursos de la siguiente vigencia del
contrato para amparar el contrato adicional. El contrato
adicional se suscribió el 26 de enero de 2006
226
DT
45
Optimizar
el
proceso
de
Por otra parte, las modificaciones al contrato se realizan
planeación que permita a la
con base en evaluaciones posteriores al perfeccionamiento
Entidad
adelantar
procesos
del contrato, cuando estas pudieron ser previstas antes de
Realizar las evaluaciones técnicas y de conveniencia contractuales
debidamente Elaborar
estudios
técnicos
la suscripción del contrato; evidenciando deficiencias el
1401003
con la antelación necesaria para la contratación del justificados y con un adecuado ajustados a cada uno de los
cumplimiento al principio de planeación que se desarrolla
proyecto
manejo de los recursos. En proyectos.
en la Ley 80 de 1993, artículo 26 y los principios de la
cumplimiento de la Ley 80 de
función administrativa establecidos en la Ley 489 de 1998
1993
y
sus
Decretos
en su artículo tercero.
Reglamentarios.
Plan de acción
de inversión
acorde con
Estudios
Técnicos y de
planeación .
Página 57 de 80
32,71
32,71
32,71
Se anexan estudios y justificiones de proyectos elaborados por el Nivel Se verificaron los estudios y justificiones de proyectos elaborados por
central, tales como MEJORAMIENTO DE VIAS DE ACCESO DE el Nivel central, tales como MEJORAMIENTODE VIAS DE ACCESO DE
ESTACIONES DE CERRO KENNEDY Y CERRO SANTA ANA y el plan de ESTACIONES DE CERRO KENNEDY Y CERRO SANTA ANA. y el plan
inversión del año 2007.
de inversión del año 2007 general.
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INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
N.A.
N.A.
N.A.
N.A.
Unidad de
conservación
completa
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
15-May-07
30-Dic-07
02-May-07
30-Dic-07
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Contrato de Consultoría 5000356-OJ
Contrato de
consultoría para la realización del concurso de
anteproyectos arquitectónicos de volúmenes y fachadas del
aeropuerto Internacional El Dorado de Bogotá, por $786.
millones, con la Sociedad Colombiana de Arquitectos, con
fecha de inicio 7 de septiembre de 2005 y terminación 27
de mayo de 2006
227
228
229
230
CS
46
(Disciplinario (12) y Fiscal (1)) Es inadecuada la aplicación
del factor multiplicador del 1.5 dentro de este contrato, toda
vez que se realizó sobre el total de los costos descritos en
el presupuesto oficial. Lo anterior teniendo en cuenta de una No aplica porque esta clase de contrato se presenta
1402011 parte, que no se daban las condiciones para aplicar este
N.A.
de manera excepcional en la gestión de la Entidad.
sistema del multiplicador, tales como no conocer
anticipadamente la cantidad del trabajo a realizar[1]; y de
otra que el reglamento de honorarios establece que este
factor se aplica únicamente sobre los sueldos y salarios del
personal vinculado directamente al trabajo, con el propósito
de cubrir las prestaciones de éste y los gastos
administrativos y funcionamiento de la empresa contratista.
Sobre este último punto se observa que dentro de los
costos previstos en el contrato de consultaría se tiene el
ítem correspondiente a gastos administrativos y de
funcionamiento. Así las cosas, es claro que para esta
contratación no era procedente la aplicación del factor
multiplicador, por lo cual se generó un presunto detrimento
patrimonial por $425 millones.
47
No reposa dentro de la carpeta del contrato el estudio
económico donde se identifiquen los costos de cada una de
las actividades que determinan el presupuesto oficial
descrito en el numeral 9 de los términos de referencia,
además, se desconoce el costo específico de los rubros:
1402003
Bases del concurso, visitas, audiencia y los gastos
administrativos y funcionamiento, toda vez que el
reglamento de honorarios estipula que se deben llevar un
pormenorizado registro de los diferentes costos y su
definición.
ADM
48
El adendo No. 4, mediante el cual se informó a los
concursantes el cambio del cronograma, no se encuentra
firmado por la Vicepresidente Nacional de la Sociedad Sensibilizar y exigir a todos los funcionarios encargados de
Colombiana de Arquitectos y no permite establecer las diferentes etapas contractuales, que la documentación Mantener actualizada, firmada y
1404004 documentalmente de manera oficial el aval para dicha que soporta estos procesos esté actualizada, firmada y organizada la información contentiva
modificación de las bases del concurso en él contenidas. organizada, en especial la correspondiente a las actas de en las carpetas de los contratos
Así las cosas el documento contenido que reposa en la inicio, de recibo final y de liquidación de los contratos
Dirección Administrativa, en estas condiciones no podía
tener efectos jurídicos.
CEA
49
1404004
ADM
Garantizar y verificar por parte del Jefe de Archivo el
cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 de
2000, sobre la ejecución y seguimiento de los
procedimientos archivísticos en forma clara y precisa
Cumplir con la Ley 594 de 2000
que conlleven a una eficaz organización e
identificación de las carpetas contentivas de los
documentos de los contratos que maneja el Grupo de
Procesos Contractuales.
N.A.
Coordinar con las diferentes áreas
ejecutoras el envío al Grupo de
Procesos Contractuales por parte
de
los
supervisores
y/o
interventores de los documentos
originales relacionados con el
contrato para su correspondiente
archivo.
Verificar por parte de los supervisores
de los contratos y de los profesionales
encargados de los procesos que la
documentación correspondiente a las
actas de inicio, recibo final y liquidación
del contrato se encuentren firmadas.
Carpetas de los
contratos con actas
100%
debidamente
firmadas
Se suscribió el adicional al contrato por $50 millones, sin
tener en cuenta que en las solicitudes del mismo, suscritas
Capacitar
a
supervisores
y/o
por el contratista, supervisor y Secretaria General, no
Registro
Motivar en debida forma las prórrogas y/o adiciones de los Tener prórrogas y/o adiciones de los interventores de los contratos, con el
funcionarios
estaban pormenorizados los valores de cada uno de los contratos .
contratos debidamente justificadas
fin que aprueben las adiciones y
capacitados
gastos administrativos adicionales, en que incurría el
prórrogas debidamente justificadas .
contratista con la ampliación de los plazos para el desarrollo
del concurso
0%
0,00
0,00
0,00
No Aplica
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó en las carpetas de los contratos la firma de los
Los profesionales del Grupo Procesos Precontractuales exigen la firma de
ordenadores del gasto en la información general del proyecto, y el
los ordenadores del gasto en la información general del proyecto y están
cumplimiento de las norma archivisticas en cuanto a la utilización de las
aplicando las norma archivisticas en cuanto a series documentales y
tablas de retención documental y la organización de los documentos por
tablas de retención documental.
series documentales.
33
1
100%
32,71
32,71
32,71
La Dirección Administrativa y la Jefe del Grupo Porcesos Contractuales,
esta llevando a cabo un procesos de verficación de información registrada
en los diferentes formatos exigiendo el diligenciamiento de los mismos con
la información requerida.
Se verificó junto con el Jefe de Archivo que la Dirección Administrativa y
cada uno de los profesionales a cargo de los procesos, exigen que la
documentación que hace parte de los mismos este completamente
diligenciada por parte de las areas ejecutoras del gasto y están
exigiendo la firma del Ordenador del Gasto en los documentos que lo
requieran.
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
El CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la reforma a la ley de
contratación estatal. Participaron 248 funcionarios de las Diferentes
Dependencias del Nivel Central y Regional. (se adjunta oficio
1042.385.492.07 con sus respectivos soportes)
Se verificó que el CEA llevó a cabo el Seminario de Actualización en la
reforma a la ley de contratación estatal. Participaron 248 funcionarios
de las Diferentes Dependencias del Nivel Central y Regional. (se
adjunta oficio 1042.385.492.07 con sus respectivos soportes)
de
1
Página 58 de 80
No Aplica
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
1. Divulgación de la nueva Resolución
mediante
correo
.
CS
50
231
Descripción de las Metas
1404004
Se suscribió el acta de liquidación del contrato (mayo 17 de
2006), sin haberse concluido con el trámite respectivo de la
entrega discriminada de la destinación de los recursos obtenidos
por la venta de las bases del concurso arquitectónico, tal como lo
señala la cláusula vigésima primera en el parágrafo único literal b
Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de 12 de
feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de
Contratos sobre todo en lo relacionado con la calidad de
documentos que se aportan a las carpetas de los
contratos.
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Registro de
divulgación.
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
4,14
4,14
Puntaje atribuido
metas vencidas
Seguimiento OCI
4,14
Divulgar y aplicar la Resolución N°
00589 de 12 de feb de 2007 sobre
funciones de los supervisores e
interventores,
CS
Respuesta de las áreas
El Director Administrativo mediante correo electrónico dirijdo a todos los
funcionarios, divulgó la Resolución 000589 del 12 de febrero de 2007, la
cual reglamenta la funciones y el trámite interno del procedimiento que
debe adelnatar quienes sean designados o contratados para la supervisión
y/o interventoría de los contratos celebrados por la AEROCIVIL y mediante
oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de septiembre de 2007, el Director
Administrativo recordó el cumplimiento a la Resolución No. 000589 del 12
de febrero de 2007. Así mismo mediante circular 3301-105.973.07 de
fecha 19 de OCtubre la SG, imparte las directrices sobre el manejo de los
anticipos.
Se verificó el correo electrónico dirijdo a todos los funcionarios para la
divulgación de la Resolución 000589 del 12 de febrero de 2007, la cual
reglamenta las funciones y el trámite interno del procedimiento que
debe adelnatar quienes sean designados o contratados para la
supervisión y/o interventoria de los contratos celebrados por la
AEROCIVIL. y el oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de septiembre de
2007, donde el Director Administrativo recordó el cumplimiento a la
Resolución No. 000589 del 12 de febrero de 2007 y se verificó la
circular 3301-105.973.07 de fecha 19 de OCtubre la SG, imparte las
directrices sobre el manejo de los anticipos.
Se verificó que la Dirección Administrativa y el Grupo Procesos
precontractuales estan aplicando los procedimientos y plazos en cada
una de las etapas contractuales. Asi mismo esta dando estricto
cumpliiento a lo establecido enla Ley 594 de 2000 y el Decreto 2434 de
2006. Actualemente han recibido capacitación 10 funcionarios:
2. Informar a los Supervisores de los
Contratos que deben aplicar la Oficio enviado a los
Resolución N° 00589 de 12 de feb de
Supervisores
2007.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Coordinar con las diferentes áreas
ejecutoras el envío al Grupo de
Procesos Contractuales por parte
de
los
supervisores
y/o
interventores de los documentos
originales relacionados con el
contrato para su correspondiente
archivo.
Unidad de
conservación
completa
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección Administrativa y el Grupo Procesos precontractuales estan
aplicando los procedimientos y plazos en cada una de las etapas
contractuales. Asi mismo esta dando estricto cumpliiento a lo establecido
enla Ley 594 de 2000 y el Decreto 2434 de 2006. Actualemente han
recibido capacitación 10 funcionarios:
Formatos
debidamente
diligenciados.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó en las carpetas de los contratos la firma de los
Los profesionales del Grupo Procesos Precontractuales exigen la firma de
ordenadores del gasto en la información general del proyecto, y el
los ordenadores del gasto en la información general del proyecto y están
cumplimiento de las norma archivisticas en cuanto a la utilización de las
aplicando las norma archivisticas en cuanto a series documentales y
tablas de retención documental y la organización de los documentos por
tablas de retención documental.
series documentales.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó en las carpetas de los contratos la firma de los
Los profesionales del Grupo Procesos Precontractuales exigen la firma de
ordenadores del gasto en la información general del proyecto, y el
los ordenadores del gasto en la información general del proyecto y están
cumplimiento de las norma archivisticas en cuanto a la utilización de las
aplicando las norma archivisticas en cuanto a series documentales y
tablas de retención documental y la organización de los documentos por
tablas de retención documental.
series documentales.
Contrato de Consultoría 6000014-OH Con objeto de
contratar la asesoría de un profesional periodista con
amplia experiencia en el medio aeroportuario y aeronáutico
para el fortalecimiento institucional, por $48. millones, con
González Heraque Martín, con fecha de Inicio 27 de enero
de 2006 y terminación 27 de enero de 2007
232
233
234
ADM
ADM
ADM
Garantizar y verificar por parte del Jefe de Archivo el
cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 de
2000, sobre la ejecución y seguimiento de los
procedimientos archivísticos en forma clara y precisa
Cumplir con la Ley 594 de 2000
que conlleven a una eficaz organización e
identificación de las carpetas contentivas de los
documentos de los contratos que maneja el Grupo de
Procesos Contractuales.
51
1404004
52
La hoja de vida presentada dentro de los requisitos de
documentos de la propuesta, no se encuentrafirmada por el
jefe de personal o de contratos conforme lo requiere el
formato en su numeral sexto. A pesar que la UAEAC
Cumplir lo establecido en la Ley
Dar cumplimiento a los procedimientos establecidos
1904006 manifiesta que sólo es necesario signarla en el evento de
80 de Contratación y en la Ley 594
para adelantar la Contratación
haber una observación, se establece que este hecho debió
de 2000 sobre archivo.
realizarse como evidencia de certificación de la verificación
a la información allí contenida[1], situación que denota una
falla en el sistema de control interno
Verificar por parte del profesional
responsable del proceso; que los
formatos para adelantar los
procesos
contractuales
se
encuentran
diligenciados
y
suscritos en debida forma.
53
Dentro de los documentos de la propuesta, la Aerocivil
requirió las fotocopias de aquellos que sustenten del
contratista su formación académica de educación superior,
las cuales no fueron allegadas y por tanto no reposan en la
carpeta. Así las cosas, se observa que la entidad estableció
Dar cumplimiento a lo establecido en los términos de Evaluar en forma idónea las
unos ítems al respecto en los términos de referencia para la
1402008
referencia específicamente a los lineamientos a propuestas presentadas dentro de
contratación directa y que posteriormente no los tuvo en
seguir para la evaluación de las propuestas.
los procesos contractuales.
cuenta aludiendo el ejercicio del principio de la buena fe[1],
señalando que se consideró la hoja de vida del
exfuncionario como soporte de la contratación, a pesar que
tampoco allí reposan la totalidad de los documentos
requeridos en los citados términos de referencia.
Verificar
por parte de los
funcionarios encargados de los
procesos contractuales en la
Registro de
Dirección Administrativa, que las verificación de las
evaluaciones se hayan realizado
evaluaciones
atendiendo lo establecido en los
términos de referencia.
En armonía con lo consignado en la oficialización de la
propuesta de fecha 24 de enero de 2006, la Cláusula
Tercera, el literal b) del contrato prevé que luego del primer
pago se deben realizar pagos por mensualidades vencidas,
previas certificaciones de satisfacción es de anotar que a
treinta 30 de octubre, no se encuentran en la carpeta que
reposa en la Dirección Administrativa, ninguna de las
certificaciones correspondientes, sin embargo se establece
que se ha realizado pagos en razón a la ejecución del
contrato
Página 59 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Acción correctiva
Objetivo
No obstante que la invitación a contratar se realiza mediant
términos de referencia del 24 de enero de 2006 se
Aplicar los principios de la ley 80
Dar cumplimiento al decreto 2434 de 2006 cuando
evidenció: Estos no fueron publicados en la página Web
de 1993 y sus Decretos
sea aplicable
de la Aerocivil inobservando lo previsto en el Decreto 2170
Reglamentarios
de 2002,
ADM
No se evidenciaron documentos que soporten un estudio de
mercado que la entidad manifiesta haber realizado, ni a
éste se refiera la Información general del proyecto, se Garantizar y verificar por parte del Jefe de Archivo el
cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 de
observa que:
2000, sobre la ejecución y seguimiento de los
procedimientos archivísticos en forma clara y precisa
Cumplir con la Ley 594 de 2000
que conlleven a una eficaz organización e
A. Reposa en la carpeta un oficio sin número del 13 de identificación de las carpetas contentivas de los
enero de 2006, mediante el cual el contratista manifiesta a documentos de los contratos que maneja el Grupo de
la Secretaria General que oficializa su propuesta de Procesos Contractuales.
prestación de servicios profesionales, sin que éste se
relacione con estudios de mercado relacionados con el
proceso contractual.
ADM
54
235
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Publicación en el portal único de la
contratación de los pliegos de Registro de
condiciones
o
términos de publicación
referencia
la
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
02-May-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,25
30,25
30,25
Se verificó en las carpetas de los contratos la firma de los
La Dirección Administrativa y el Grupo Procesos precontractuales estan
ordenadores del gasto en la información general del proyecto, y el
aplicando los procedimientos y plazos en cada una de las etapas
cumplimiento de las norma archivisticas en cuanto a la utilización de las
contractuales. Asi mismo esta dando estricto cumpliento a lo establecido en
tablas de retención documental y la organización de los documentos por
la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2434 de 2006.
series documentales.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Coordinar con las diferentes áreas
ejecutoras el envío al Grupo de
Procesos Contractuales por parte
de
los
supervisores
y/o
interventores de los documentos
originales relacionados con el
contrato para su correspondiente
archivo.
Unidad de
conservación
completa
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección Administrativa y el Grupo Procesos precontractuales estan
aplicando los procedimientos y plazos en cada una de las etapas
contractuales. Asi mismo esta dando estricto cumpliiento a lo establecido
enla Ley 594 de 2000 y el Decreto 2434 de 2006. Actualmente han
recibido capacitación 10 funcionarios:
Se verificó que la Dirección Administrativa y el Grupo Procesos
precontractuales estan aplicando los procedimientos y plazos en cada
una de las etapas contractuales. Asi mismo esta dando estricto
cumpliiento a lo establecido enla Ley 594 de 2000 y el Decreto 2434 de
2006. Actualmente han recibido capacitación 10 funcionarios:
Contar con términos de referencia
que establezcan claramente los
plazos
y
documentos
presupuestales para celebrar la
contratación.
Capacitar a los funcionarios
encargados de las etapas de la
contratación en la elaboración de
los documentos que forman parte
del proceso contractual.
Listado de
funcionarios
capacitados.
1
02-May-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,25
30,25
30,25
La Dirección Administrativa y el Grupo Procesos precontractuales estan
aplicando los procedimientos y plazos en cada una de las etapas
contractuales. Asi mismo esta dando estricto cumplimiento a lo establecido
enla Ley 594 de 2000 y el Decreto 2434 de 2006. Actualmente han
recibido capacitación 10 funcionarios de este Grupo.
Se verificó que la Dirección Administrativa y el Grupo Procesos
precontractuales estan aplicando los procedimientos y plazos en cada
una de las etapas contractuales. Asi mismo esta dando estricto
cumplimiento a lo establecido enl a Ley 594 de 2000 y el Decreto 2434
de 2006. Actualmente han recibido capacitación 10 funcionarios de este
Grupo.
Garantizar que los contratos
guarden concordancia con lo
establecido
en las normas
aplicables al momento de elaborar
el documento.
Redactar los contratos para que se
encuentren
acorde
con
lo
establecido
en
las
normas
aplicables al momento de elaborar
el documento.
Minutas de los
Contratos
100%
17-Abr-07
31-Dic-07
37
1
100%
36,86
36,86
36,86
La Jefe del Grupo procesos Contractuales realiza una revisión de la
Se verificaron algunas minutas de contratos de prestación de servicios y
redacción que se utiliza en la elaboración de cada uno de los contratos,
del control que realiza la Jefe del Grupo de Procesos Contractuales
verificando la aplicabilidad de la normatividad vigente.
Verificación el cumplimiento de las
lo Cumplir con la Resolución 00611
Resolución 00611 de 2004 en las
de 2004.
carpetas de los contratos.
Oficio de
designación de
supervisor del
Contrato.
100%
17-Abr-07
31-Dic-07
37
1
100%
36,86
36,86
36,86
La Dirección Administrativa y el Grupo Procesos Contractuales, una vez
legalizado el contrato, remite oficio al ordenador del gasto para que
designe Supervisor del Contrato e informe dciha designación al Grupo en
mención.
1402014
C. Mediante oficio del 17 de enero de 2006, el Director
General solicita al Director Administrativo la contratación de
periodista Martín González Heraque de acuerdo con las
necesidades de la entidad y la Dirección General, indicando
la duración y el ingreso mensual del contrato a celebrar.
E. Existen actuaciones anteriores al cumplimiento de los
requisitos para iniciar el proceso precontractual, teniendo
en cuenta que la disponibilidad presupuestal para contratar Mejorar el contenido de los términos de referencia
es del 20 de enero de 2006, y se encuentra que mediante aplicando los procedimientos y plazos en cada una
oficio calendado el 15 de enero de 2006, un proponente[1] de las etapas contractuales
señala estar dando alcance a requerimientos de la
Aeronáutica mediante la presentación de una propuesta
formal de prestación de servicios en materia de
comunicaciones y manejo de imagen.
ADM
Las situaciones expuestas afectan la transparencia de
dicho proceso dado que no guardan congruencia con las
fechas establecidas en los citados términos de referencia.
236
ADM
55
El contrato es firmado por la Secretaria General señalando
que se realiza en ejercicio de la delegación contenida en la
resolución 0611 de 2004, cuando la norma que realmente
Verificar que el contenido de los contratos guarden
soporta la contratación realizada es la resolución 03313 de
1904006
concordancia con lo establecido en las normas
26 de agosto de 2004 mediante su artículoquinto; situación
aplicables al momento de elaborar el documento.
que evidencia deficiencias en el control de calidad en
cuanto al contenido de minutas y/o desconocimiento de las
normas aplicables al momento de elaborar el documento.
De conformidad con los términos de referencia
establecidos por la entidad para la contratación directa, se
establece la supervisión del contrato a través de un
funcionario designado por la Dirección General. Sin
embargo esta circunstancia no se contempló en el contrato
puesto que allí, la cláusula décima cuarta prevé que ésta
será ejercida a través de la Secretaria General o del
funcionario que ella designe. Ante lo que la entidad
manifiesta que constituye realmente una modificación a lo
establecido en los términos de referencia para corregir una
situación contractual que hace realmente más operativa la
designación del supervisor de un contrato.
237
ADM
56
1404004
Garantizar y verificar el cumplimiento de
establecido en la Resolución 00611 de 2004.
Página 60 de 80
Se verificó aleatoriamente que la Dirección Administrativa y el Grupo
Procesos Contractuales, una vez legalizado el contrato, remite oficio al
ordenador del gasto para que designe Supervisor del Contrato e
informe dciha designación al Grupo en mención.( Se anexan oficios)
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Lo anterior, aparte de constatar inobservancia a lo señalado
en los términos de referencia, evidencia una falla de
planeación en la etapa precontractual. Ante la falta de
soporte documental de la oportuna designación del citado
supervisor, la entidad aporta copia de un oficio para tales
fines, del 06 de febrero de 2006, que no fue hallado ni
aportado con anterioridad que carece del numero de
consecutivo de la dependencia Secretaría General, lo cual
evidencia deficiencias en el manejo de la correspondencia
de esa dependencia.
DTH
238
57
Las funciones que de conformidad al manual de funciones
vigentes[1] están asignadas al jefe del grupo de divulgación
y prensa se encuentrana la fecha siendo realizadas por el
contratista, como se evidencia en las evaluaciones de
desempeño realizadas en el 2006 a los funcionarios que
laboran en ese grupo. El SIGER (Sistema Integral de
Coordinar a través de la Secretaria General y la
Gestión y Resultados)[2] contempla una sección Dirección de Talento Humano, la designación del Cumplir con lo establecido en el
denominada Mapa de procesos que contiene dentro del Jefe de Grupo de Divulgación y Prensa, cumpliendo Manual
de
Funciones
y
macroproceso de comunicaciones el de Divulgación y los requisitos establecidos en el Manual de Competencias.
prensa, señalando como responsable del mismo al Jefe de Funciones y Competencias.
Divulgación y Prensa y estableciendo allí las actividades
relacionadas con el objetivo del proceso. Al respecto, se
estableció que no se nombró durante la vigencia 2006 un
funcionario designado como jefe del citado grupo y que el
mismo se encuentra conformado por tres funcionarios, de
1404100 niveles profesional, técnico y auxiliar.
DTH
OAP
De otra parte, por lo expuesto se establece que no todos lo
mapas de procesos contenidos en el SIGER, se encuentran
Contar con mapas de procesos y macroprocesos
actualizados y por consiguiente se generan situaciones
acordes con las funciones de las áreas y con el fin de
como la actual, que conlleva inconvenientes en el
mantener actualizado el SIGER.
establecimiento de responsabilidades y también evidencia
deficiencias en el sistema de control interno.
Mantener actualizados los Mapas
de
procesos
y
los
macroprocesos del SIGER, con el
fin de
tener definidas las
responsabilidades en cada una de
las áreas de la Entidad.
1, Buscar el perfil del funcionario Valoración de las
que desempeñará las funcionesdel historias laborales
Jefe de Grupo de Divulgación y de
los
Prensa, de acuerdo con los funcionarios que
requisitos exigidos en el Manualde cumplan
Funciones y Competencias.
requisitos.
1
01-May-07
30-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Se verificaron los estudios realizados por la Dirección de Talento
La Dirección de Talento Humano, a través del Grupo de Carrera adelantó
Humano a través del Grupo de Carrera para la valoración de la historia
el estudio de valoración de historia laboral de las Comunicadoras Sociales
laboral de las Comunicadoras Sociales , escalafonadas en la planta de
, escalafonadas en la planta de la Entidad.
la Entidad.
2, Elaborar la Resolución de
Resolución
Designación del funcionario Jefe
firmada
de Grupo de Divulgación y Prensa.
1
01-Jun-07
30-Jun-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Mediante Resolución N° 05659 de 16 de nov de 2007, se designó a la Se verificó la Resolución N° N° 05659 de 16 de nov de 2007de por la
Nueva Jefe de Prensa de la Entidad
cual se designó la Jefe de Prensa de la Entidad.
Hacer seguimiento periódico a la Mapas
de
información contenida en el SIGER, proceso
con el fin de realizar las actualizados por
actualizaciones correspondientes. las áreas
100%
01-Jun-07
30-Dic-07
30
1
100%
30,29
30,29
30,29
La información contenida en el SIGER que es por áreas la cual se utilizó
como insumo para estructurar el nuevo mapa de macro procesos de la Se verificó que la información contenida en el SIGER que es por áreas
Entidad que adelanta la consultoría No. 6000057-OH-2006 " DISEÑO E la cual se utilizó como insumo para estructurar el nuevo mapa de macro
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN procesos de la Entidad que adelanta la consultoría No. 6000057-OHCUMPLIMIENTODE LA LEY 872 DE 2003 Y EL DECRETO 4110 DE 2004 2006 " DISEÑO E IMPLEMENTACIÓNDEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA ENTIDAD. A la fecha contamos con CALIDAD EN CUMPLIMIENTODE LA LEY 872 DE 2003 Y EL DECRETO
44 cartas de proceso distribuidas en procesos estratégicos, de apoyo, 4110 DE 2004 PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA ENTIDAD. A la
misionales y de evaluación. Para mayor ilustración adjuntamos cuadro de fecha contamos con 44 cartas de proceso distribuidas en procesos
macroprocesos, procesos y subprocesos documentados a la fecha
estratégicos, de apoyo, misionales y de evaluación. Para mayor
ilustración adjuntamos cuadro de macroprocesos, procesos y
subprocesos documentados a la fecha
Disciplinario 13) Aún cuando la entidad señala que: “la relación
que se tiene con dicho contratista se regula bajo una relación
contractual, lo cual dista en enormes proporciones de una
relación legal y reglamentaria para el caso de las funciones que le
son propias al jefe de divulgación y prensa“, se evidencia que el
contratista ha realizado funciones administrativas como jefe del
citado grupo, puesto que el 24 de febrero de 2006 llevó a cabo
las evaluaciones de desempeño de dos funcionarios integrantes
del mismo grupo, una para el período del 1 de septiembre de
2005 al 28 de febrero de 2006 y otra del 1 de octubre de 2005 al
30 de enero de 2006, a pesar que su condición como jefe del
grupo y funcionario en carrera de la UAEAC entidad cesó el 30 de
diciembre de 2005 de donde se establece que estas evaluaciones
se encuentran viciadas de nulidad.
1, Solicitar al Grupo Nóminas la
entrega de un reporte siempre que
Ejercer monitoreo y control por parte de la Dirección
se presente una novedad de
de Talento Humano a través del Grupo de Carrera Dar cumplimiento a la Resolución
Informe
de
El G
Página 61 de 80
d Nó i
t
l
d d
d
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
239
DTH
No.
58
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
de Talento Humano a través del Grupo de Carrera, Dar cumplimiento a la Resolución
personal Directivo y Jefes de
sobre el período que deben evaluar los funcionarios N° 0992 del 24 de marzo de 2000
Grupo, con el propósito de realizar
que se desempeñan como Jefes de Área y que sean ( Que reglamenta a la Evaluación
seguimiento a los movimientos de
retirados de la Entidad o pasen a ejercer un nuevo del Desempeño)
personal que puedan afectar la
cargo.
evaluación del desempeño en un
período determinado.
1404100
Unidad de medida
de las Metas
Informe
Seguimiento
novedades
Personal
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
1
30-May-07
30-Dic-07
31
1
100%
30,57
30,57
30,57
El Grupo de Nóminas genera mes a mes un reporte con las novedades de
Se verificaron los informes de seguimiento de las novedades de
personal directivo que es ubicado en las diferentes dependencias de la
personal directivo que es enviado al Director de Talento para su
Entidad, el cual es enviado al Director de Talento Humano para su
información.
conocimiento y monitoreo.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección de Informática realiza estudios de mercado basados en
cotizaciones presentadas por los diferentes fabricantes u oferentes de
soluciones informátcas, aclarando que cuando se trata de contrataciones
por exclusividad o idoneidad, previo para establecer el presupuesto se
solicitan las respectivas cotizaciones, se anexan estudios e información
completa que se envía a Administrativa cuando se inicia un proceso.
Se verificaron los estudios de mercado basados en cotizaciones
presentadas por los diferentes fabricantes u oferentes de soluciones
informáticas, aclaarando que cuando se trata de contrataciones por
exclusividad o idoneidad, previo para establecer el presupuesto se
solicitan las respectivas cotizaciones, se anexan estudios e información
completa que se envía a Administrativa cuando se inicia un proceso.
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Para cada proyecto que se presenta a la Dirección Administrativa para dar
inicio a un proceso precontractual, se incluye el documento información
general del proyecto, que es diligenciado acorde con el procedimiento
establecido por la DADM. Si este formato no se anexa en el oficio de
solicitud, dicho proyecto no es aceptado en la DADM. Se anexan 3
proyectos con sus solicitudes y recibido del Grupo Procesos
Precontractuales.
Se verificaron los documentos información general del proyecto, que
son diligenciados acorde con el procedimiento establecido por la
DADM. Si este formato no se anexa en el oficio de solicitud, dicho
proyecto no es aceptado en la DADM. Se anexan 3 proyectos con sus
solicitudes y recibido del Grupo Procesos Precontractuales.
de
de
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Debido a que la entidad no se ha manifestado al respecto, se ha
observado que a primero de diciembre de 2006 se ha dado
cumplimiento a lo previsto en la resolución 0992 del 24 de marzo
de 2000. que reglamenta la evaluación del desempeño y a su vez
la define como un proceso participativo “entre el funcionario y el
jefe”[1]. Lo expuesto acarrea que las evaluaciones realizadas por
el contratista soporten vicios que irremediablemente le restan
valor jurídico; sin embargo se han tenido “en cuenta para adquirir
los derechos de carrera, conceder estímulos a los empleados,
participar en concursos de ascenso, formular programas de
capacitación, otorgar becas y comisiones de estudios ...”, en
consecuencia han sido soporte para el reconocimiento de primas
de productividad durante la vigencia 2006 .
Contrato de Consultoría 5000301-OK Para la actualización y
ampliación del Sistema de Información Geográfico (GIS), por
$2.539.millones, con la firma FIGURAZIONELTDA, con fecha de
Inicio 19 de septiembre de 2005 y terminación 19 de mayo de
2006.
INF
240
59
INF
1402003
Los archivos aportados por la entidad para su análisis no
contienen los medios documentales para verificar la existencia y
contenido del estudio de mercadeo que de conformidad con la
información general del proyecto, realizó la Dirección de
Informática como análisis de costos para establecer el
presupuesto oficial del proyecto, no obstante que allí se establece
éste como documento anexo. La Aerocivil manifiesta[1] que estos
estudios existen y que corresponden a los folios 25 a 70 de la
carpeta verificando que los documentos señalados no son otros
que la propuesta técnico económica de la firma IDS, sin que en
ese documento se establezca lo que en esencia es un estudio
de mercado, puesto que no recoge ninguna variable ni aparece
en él vestigio de algún tipo de análisis y conclusiones respecto del
mercado realizado por la Unidad ni otra entidad. Lo que además
de constituir una irregularidad, se convierte en una limitante para
este ente de control en el análisis sobre la correcta selección del
contratista y la verificación de la objetividad de la misma.
Estudios
de
mercados
presentados para
los proyectos
Obtener estudios de mercados con pluralidad de oferentes
en proyectos que no impliquen procesos por exclusividad o
idoneidad ya que en estos casos sólo existe un proveedor
que pueda satisfacer las necesidades de la Entidad.
Proporcionar la información que sea
aplicable a cada proyecto en
Realizar por parte de las áreas
particular, desde la cual se originó el
ejecutoras, estudios de mercado
valor del presupuesto oficial como se
apropiados para cada proyecto.
establece en el Instructivo Documento
de Información General del Proyecto
Documentos
de
Información General
del
Proyecto
aceptados en la Dir.
Admtiva.
100%
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FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Disciplinario 14) Respecto de la observancia de los
términos de referencia se establecieron las siguientes
irregularidades: De conformidad con lo contenido en el
capítulo 4 de los términos de referencia la oficina asesora
jurídica fue, encargada de verificar el cumplimiento de los
documentos de las propuestas frente a los términos de
referencia,
se
estableció
que
se
presentaron
irregularidades como que mediante oficio 1051183-538 la
jefe de la Oficina Asesora Jurídica manifiesta que es
admisible jurídicamente sin embargo las hojas de vida
aportadas en el formato 9 no cumplenen su totalidad con la
Dar cumplimiento a lo establecido en los términos de Evaluar en forma idónea las
información solicitada (Documentos no subsanables) lo que
referencia específicamente a los lineamientos a propuestas presentadas dentro de
podría constituir una inobservancia de lo previsto en el
seguir para la evaluación de las propuestas.
los procesos contractuales.
numeral 2 del artículo 32 Ley 734 de 2002. Estatuto Único
Disciplinario.
ADM
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Verificar
por parte de los
funcionarios encargados de los
procesos contractuales en la
Registro de
Dirección Administrativa, que las verificación de las
evaluaciones se hayan realizado
evaluaciones
atendiendo lo establecido en los
términos de referencia.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
El área ejecutora realizará la evaluación técnica, la OAJ, realizará la
evaluación jurídica y la DF, realizará la evaluación financiera, ciñéndose a Se veriricaron aleatoriamente algunas evaluaciones de los procesos
lo establecido en los términos de referencia y la ADM, tendrá en cuenta contractuales.
cada una de las evaluaciones, se anexan algunas evaluaciones
Revisión y verificación que las
fechas de las Resoluciones de Resoluciones de
Adjudicación guarden congruencia Adjudicación.
con sus respectivos soportes.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Cada profesional del Grupo Procesos Contractuales
Resoluciones de Adjudicación (siempre y cuando el
Resolución) estén acorde con los términos establecidos
contractuales, evitando de esta forma que se las fechas
con el cronograma.
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Es de anotar que frente a lo expuesto, la entidad manifiesta
la existencia de excepciones en el aporte de datos lo que
difiere de lo establecido en el numeral 6.10.2 de los
términos en comento, de otra parte manifiesta frente a la
veracidad de la información presentada en la oferta que por
principio de economía procesal no puede la entidad de
dejar de aplicar el postulado de la buena fe.
La fecha de la invitación a contratar no es la misma en
términos de referencia y en la resolución de adjudicación,
puesto que en los primeros se señala el 17 de junio de
2005, mientras que en la segunda el 20 de los mismos mes
y año, fecha que coincide con el oficio 3201.1.0765
mediante el que el Director Administrativo invita a contratar
a la firma en comento. Al respecto, la Aerocivil manifiesta
que se trata de un LAPSUS CALAMI, que no altera
“sustancialo procesalmente el contenido de los términos de
referencia ni la futura contratación”, restando importancia a
una evidente deficiencia del control en el proceso
contractual.
ADM
60
241
ADM
ADM
Verificar que las Resoluciones de Adjudicación se
realicen en la fecha señalada y ejercer un control a la
expedición de los diferentes documentos en la fecha
de expedición y sus respectivos soportes.
Garantizar que las Resoluciones
de Adjudicación se profieran en la
fecha señalada en los términos de
referencia.
verifica que las
proceso amerite
Se verificaron algunas Resoluciones de Adjudicación de los procesos
en los procesos
contractuales.
no estén acorde
1402008
Se estableció que a 24 de agosto de 2005 no se había
firmado el contrato inobservando que el numeral 4.5 de los
términos de referencia, relacionado con la adjudicación y
firma del contrato previó que éste sería firmado por las
Proceso
Dar cumplimiento a lo previsto en los términos de Cumplir lo estipulado en la Ley 80 Elaborar y cumplir los plazos
partes dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la
contractual
referencia o pliegos de condiciones a fin de firmar los de
1993
y los Decretos establecidos en los términos de
notificación del acto de adjudicación, es decir hasta el 26
debidamente
contratos dentro de los plazos previstos
Reglamentarios.
referencia o pliegos de condiciones
de julio de 2005. Lo señalado son circunstancias que
adelantado
afectan la transparencia del proceso contractual y
conllevarían la inobservancia de principios de la función
administrativa.
En el capítulo 4 de los términos de referencia
correspondiente a evaluación de prepuestas se establece
como requisito para realizar la evaluación técnica de la
propuesta, que los documentos deben estar diligenciados
en su totalidad. Sin embargo, la firma contratista en el
formato 9 de la misma, correspondiente a hojas de vida
presenta únicamente a las del personal especializado de
fábrica siendo trece (13) hojas de vida que carecen todas
del número de documento de identidad, perfil y
responsabilidad dentro del proyecto, sin que se evidencie
que esta circunstancia tuviera incidencia en la evaluación d
carácter técnico y además permite establecer que hay Dar cumplimiento a lo establecido en los términos de Evaluar en forma idónea las
inobservancia del principio de responsabilidad por parte de referencia específicamente a los lineamientos a propuestas presentadas dentro de
la Oficina Asesora Jurídica encargada de verificar el seguir para la evaluación de las propuestas.
los procesos contractuales.
cumplimiento de los documentos de la propuesta frente a
los términos de referencia.
Verificar
por parte de los
funcionarios encargados de los
procesos contractuales en la
Registro de
Dirección Administrativa, que las verificación de las
evaluaciones se hayan realizado
evaluaciones
atendiendo lo establecido en los
términos de referencia.
100%
100%
Se verificó que mediante circular No. 3201092 de fecha 19 de febrero
de 2007, el Director General y la Secretaria General, exigen el
cumplimiento de los lineamientos señalados en el decreto 2434 de fecha
18 de julio de 2006, en cuanto a los procesos de selección y contratos a
celebrar por parte de la Unidad Administrativa Especial de Aeronautica
Civil. Circular enviada a las diferentes areas Ejecturoras como tambien a
los Grupos encargados de la parte contractual a Nivel Cetral, como
tambien circular No. 3200.0181 del 8 de junio de 2007 dirigida alos
Directores Regionales. Las Circulares en mención establecen los
términos para la elaboracion de los contratos y como se deben elaborar
los terminos de referencia.
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Mediante circular No. 3201092 de fecha 19 de febrero de 2007, el Director
General y la Secretaria General, exigen el cumplimiento de los lineamientos
señalados en el decreto 2434 de fecha 18 de julio de 2006, en cuanto a los
procesos de selección y contratos a celebrar por parte de la Unidad
Administrativa Especial de Aeronautica Civil. Circular enviada a las
diferentes areas Ejecturoras como tambien a los Grupos encargados de la
parte contractual a Nivel Cetral, como tambien circular No. 3200.0181 del 8
de junio de 2007 dirigida alos Directores Regionales. Las Circulares en
mención establecen los terminos para la elaboracion de los contratos y
como se deben elaborar los terminos de referencia.
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
El área ejecutora realizará la evaluación técnica, la OAJ, realizará la
evaluación jurídica y la DF, realizará la evaluación financiera, ciñéndose a Se veriricaron aleatoriamente algunas evaluaciones de los procesos
lo establecido en los términos de referencia y la ADM, tendrá en cuenta contractuales.
cada una de las evaluaciones, se anexan algunas evaluaciones
Aparte de ello, manifiesta que no aportar los números de
cédula en la hojas de vida, no tiene incidencia técnica para
la evaluaciónde la oferta por cuanto “para la suscripción del
contrato más que la identificación detallada de cada
profesional….es indispensable contar con la identificación
del contratista como contraparte de la relación…”;
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FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
242
ADM
243
INF
INF
No.
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
61
(Disciplinario 15) El acta de cierre constituida de
conformidad con lo manifestado por la entidad en dos
cuerpos y que registra la entrega de la propuesta de la firma
contratista, no se encuentra tramitada en su totalidad, de un
lado La Planilla que contiene dos caras, no registra en el
anverso la hora en que se realiza la entrega de la propuesta
y en el reverso contiene espacios para el nombre del
funcionario,dependencia y nombre de los proponentes,que Sensibilizar y exigir a todos los funcionarios encargados de
se encuentran totalmente sin tramitar; de otro lado la las diferentes etapas contractuales, que la documentación Mantener actualizada, firmada y
1402015 Certificación del grupo de procesos contractuales que que soporta estos procesos esté actualizada, firmada y organizada la información contentiva
pretende registrar el depósito en urna a nombre de la firma organizada, en especial la correspondiente a las actas de en las carpetas de los contratos
en comento, carece de la fecha, y contiene de quien recibió, inicio, de recibo final y de liquidación de los contratos
una firma ilegible; lo que sumado a lo anterior constituyeuna
limitante para establecer la identidad de quien de
conformidad con lo manifestado por la Aerocivil, es el
testigo de este procedimiento, además que conlleva
irregularidades en el trámite del acta en comento, lo anterior
permite establecer que no se llevó a cabo con total
transparencia esta etapa del proceso precontractual.
62
Disciplinario 16) En el capítulo 6 de los términos de
referencia sobre especificaciones técnicas generales, la
entidad incluyó entre otros ítems, la capacitación[1]
relacionada con el manejo del GIS y requirió al oferente
sobre los prerrequisitos a cumplir por los participantes en el
plan de capacitación que debía presentar. Sin embargo,
esta información no se tuvo en cuenta ya que en la ejecucióEfectuar una adecuada planeación y programación
1404004 del contrato se observaron inconvenientesque afectaron el de las actividades previas que se deben desarrollar
cumplimiento a cargo del contratista en lo relacionado con para la normal ejecución del contrato.
la capacitación que debía brindar[2], lo expuesto por falta de
previsión de la UAEAC en brindar la capacitación –
prerrequisito de la que ya tenía conocimiento, lo que
constituye una deficiencia en cuanto a la planeación que
debió anteceder al contrato y evidencia que se afectó la
ejecución del mismo.
63
Disciplinario 17) La inoportunidad en la celebración del
contrato conforme a los términos de referencia permite
evidenciar deficiencias en aspectos previos a la
adjudicación, tal es el caso de la no disponibilidad de
servidores para la instalación del software[1]. En este
mismo sentido hubo inconvenientespor retrasos en obtener Efectuar una adecuada planeación y programación a
la información de parte de las dependencias de la fin que se dispongan de los elementos necesarios
1402003
aeronáutica civil.”...quefue necesaria para que el contratista para que en el proceso de contratación se cumpla
completara las actividades de “Data Collection & Análisis” con el objetivo propuesto.
lo que conllevó dilaciones en el cronograma de ejecución
por causas atribuibles a la entidad, lo que constituye
inobservancia del principio de responsabilidad establecida
en la Ley 489 de 1998 artículo 3, que asiste al ejercicio de
la gestión de la administración
INF
244
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Descripción de las Metas
Verificar por parte de los supervisores
de los contratos y de los profesionales
encargados de los procesos que la
documentación correspondiente a las
actas de inicio, recibo final y liquidación
del contrato se encuentren firmadas.
Unidad de medida
de las Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
15-May-07
30-Dic-07
33
1
100%
32,71
32,71
32,71
La Dirección Administrativa y la Jefe del Grupo Porcesos Contractuales,
Se verificaron aleatoriamente algunas de las carpetas para revisar el
esta llevando a cabo un procesos de verficación de información registrada
cumplimiento y diligenciamiento de los formatos con la información
en los diferentes formatos exigiendo el diligenciamiento de los mismos con
requerida.
la información requerida.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Cuando en los proyectos llevan capacitación, en los términos de
Se verificaron los términos de referencia en los cuales se incluía
referencia se incluye el número de personas a las cuales se va a
capacitación y número de participantes. Se anexan Especificaciones
capacitar, dicha capacitación es controlada mediante certicaciones cuando
técnicas de la DINF.
es curso formal y listado de asistencia para talleres.
1
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificaron las justificaciones de los proyectos de Adqusición de
Estas justificaciones quedan implicitas en los proyectos de Adqusición de
Servidores, repuestos, equipos de red, adquisición de licencias de
Servidores, repuestos, equipos de red, adquisición de licencias de
software para la red, en las cuales están implicitas las justificaciones
software para la red. Se anexa el proceso Precontractual N° 7000419 ON.
técnicas. Se anexa el proceso Precontractual N° 7000419 ON.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Los cronogramas se solicitan cuando el contratista inicia la ejecución y el Se verificó el cronograma del Contrato N° 6000438 OH y
supervisor del contrato realiza permanente seguimiento. Se anexa aleatoriamente algunos que se encuentran en el servidor BOG 7 en la
cronograma de Contrato N°6000438 OH.
red.
Carpetas de los
contratos con actas
100%
debidamente
firmadas
Cumplir con lo estipulado en la Ley
Proyecto
80 de 1993 y sus Decretos Elaboración de proyectos con
cronograma
Reglamentarios al igual que en la cronograma de actividades.
incluido
Ley 489 de 1998 en su artículo III
Justificación del
proyecto y
viabilidad
técnica
para
su
implementación
Fecha
iniciación
Metas
Dimensió
n de la
meta
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
con
Documento de
justificación del
proyecto y
viabilidad técnica
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Cumplir con lo estipulado en la Ley
80 de 1993 y sus Decretos
Reglamentarios al igual que en la
Ley 489 de 1998 en su artículo III
Proyecto
Elaboración de proyectos con
cronograma
cronograma de actividades.
incluido
con
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FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
INF
64
245
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
(Disciplinario 18) La entidad no realiza un estricto
cumplimiento al control a la evasión de los recursos
parafiscales puesto que no existe prueba documental que
soporte que al momento de liquidar el contrato en estudio,
se haya verificado y dejado constancia del cumplimiento de
las obligaciones al respecto durante toda la vigencia del
mismo ni se haya establecido “ una correcta relación entre Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de 12 de
el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de
1404004
cotizadas” de conformidad con lo previsto en el artículo50 Contratos sobre todo en los relacionado con los convenios
de la Ley 789 de diciembre de 2002, puesto que en el interadministrativos.
análisis realizado se estableció que se carece del mas
mínimo dato como es la identificación de las entidades
frente a las cuales se verifica el cumplimiento de las
obligaciones en comento, inobservando además los
lineamientos señalados por la Dirección Administrativa al
respecto[1].
Objetivo
1. Divulgación de la nueva Resolución
mediante
correo
electrónico.
65
ADM
248
SG
DDA
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Registro de
divulgación.
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Se anexa copia de los oficios enviados por la Dirección de Informática a
los profesionales que son nombrados como supervisores de contratos, en
donde se hace énfasis de las obligaciones adquiridas por dicho
nombramiento.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó la circular enviada a cada uno de los supervisores de
Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos de
contratos de 2007. Se anexa un modelo de nombramiento, el cual en su
2007. Se anexa un modelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°,
numeral 5°, hace mención a la Resolución a la cual se le debe dar
hace mención a la Resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
cumplimiento.
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
El Director Administrativo mediante correo electrónico dirijdo a todos los
funcionarios, divulgó la Resolución 000589 del 12 de febrero de 2007, la
cual reglamenta la funciones y el trámite interno del procedimiento que
debe adelantar quienes sean designados o contratados para la supervisión
y/o interventoria de los contratos celebrados por la AEROCIVIL,
Se verificó que mediante correo electrónico dirijdo a todos los
funcionarios se divulgó la Resolución 000589 del 12 de febrero de
2007, la cual reglamenta la funciones y el trámite interno del
procedimiento que debe adelantar quienes sean designados o
contratados para la supervisión y/o interventoria de los contratos
celebrados por la AEROCIVIL,
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Mediante oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de septiembre de 2007, el
Director Administrativo recordó el cumplimiento a la Resolución No. 000589
del 12 de febrero de 2007 exigiendo la obligatoriaedad de remitir informes
de supervisión mensualmente , como tambien solicitó remitir informes de
ejecución contractual para que estos reposen en la carpeta del contrato.
Se verificó que mediante oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de
septiembre de 2007, el Director Administrativo recordó el cumplimiento a
la Resolución No. 000589 del 12 de febrero de 2007 exigiendo la
obligatoriaedad de remitir informes de supervisión mensualmente , como
tambien solicitó remitir informes de ejecución contractual para que
estos reposen en la carpeta del contrato.
2. Informar a los Supervisores de los
Contratos que deben aplicar la Oficio enviado a los
Resolución N° 00589 de 12 de feb de
Supervisores
2007,
ADM
247
Unidad de medida
de las Metas
66
67
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Se verificaron las copias de los oficos N°s 3400- 367,07, 3400-179,07, y
3400-424,07 enviados por la Directora de Informática los profesionales
que son nombrados como supervisores de contratos, en donde se hace
énfasis de las obligaciones adquiridas por dicho nombramiento.
Divulgar y aplicar la Resolución N°
00589 de 12 de feb de 2007 sobre
funciones de los supervisores e
interventores,
INF
246
Descripción de las Metas
A pesar que el acta de liquidación está firmada con fecha
1. Divulgación de la nueva Resolución
Registro de
de junio de 2006 y a entidad manifiesta que para el mes de
mediante
correo
electrónico.
divulgación.
agosto de 2006 se encontraba en firme, se observó que
para durante ese mes, en el grupo de procesos
contractuales de la UAEAC se estaban realizando previa
Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de Divulgar y aplicar la Resolución N°
revisión, gestiones tendientes a hacer modificaciones al
12 de feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría00589 de 12 de feb de 2007 sobre
1405001 acta de liquidación del contrato presentada por el
de Contratos sobre todo en los relacionado con los funciones de los supervisores e
supervisor del mismo, tal como se verifica en el correo
interventores,
convenios interadministrativos.
electrónico de día 16 enviado por el grupo de Procesos
Contractuales, en este mismo sentido, se hizo devolución
2. Informar a los Supervisores de los
del acta en comento al supervisor el 23 de agosto de 2006,
Contratos que deben aplicar la Oficio enviado a los
Resolución N° 00589 de 12 de feb de
Supervisores
es de anotar, que el último pago relacionado con el contrato
2007,
se llevó a cabo el 31 de julio de 2006.
La Aerocivil señala que adelantó un proceso de
contratación directa por exclusividad en el que obró
consultando el procedimiento señalado en el artículo 17 del Garantizar y verificar el cumplimiento de lo establecido en
Decreto 2170 de 2002, reglamentario de la Ley 80 de 1993 la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios, sobre
Cumplir con la Ley 80 de 1993 y sus
1402014 No obstante, se estableció que se inobservó lo previsto en todo lo pertinente al análisis de conveniencia y
Decretos Reglamentarios.
el literal segundo del numeral2 del citado artículopor cuanto oportunidad contenidos en la información general del
en el análisis de conveniencia y oportunidad contenido en la proyecto.
información general del proyecto, no se dejó o Constancia
de las circunstancias a que éste se refiere.
Elaborar los análisis de conveniencia y
Información General
oportunidad de tal manera que
de los Proyectos
contengan toda la información general
–Instructivodel proyecto a que hacen referencia
Convenio Interadministrativo 4000309-OK - 4000310-OK
Con este convenio interadministrativo el Fondo Rotatorio de
la Armada Nacional se obliga para con la Aerocivil a
efectuar todas las gestiones jurídicas, administrativas y
contractuales para llevar a cabo de conformidad con la Ley
80 del 1993 y decretos reglamentarios, las obras de
adecuación y mejoramiento de las pistas de los aeropuertos
La Chorrera y El Encanto respectivamente, ubicadas en el
convenios
interadministrativos
Departamento del Amazonas con sus correspondientes Elaborar
Tener un mayor control sobre
estableciendo en el objeto un solo proyecto por
Informes presentados por los
1404006 interventorias. Los convenios se suscribieron por $1.500
cada uno de los Convenios
millones y $1.000 millones respectivamente, que se convenio, a fin de poder realizar mas fácilmente el Interadministrativos realizados . Interventores de los Convenios
seguimiento
y
supervisión.
culminaron el 31 de Julio de 2006; al respecto se observa:
Informes
presentados
100%
100%
02-May-07
02-May-07
Página 65 de 80
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Mediante circular No. 3201092 de fecha 19 de febrero de 2007, el Director Se verificó que mediante circular No. 3201092 de fecha 19 de febrero
General y la Secretaria General, exigen el cumplimiento de los lineamientos de 2007, el Director General y la Secretaria General, exigen el
señalados en el Decreto 2434 de fecha 18 de julio de 2006, en cuanto a cumplimiento de los lineamientos señalados en el Decreto 2434 de
los procesos de selección y contratos a celebrar por parte de la UAEAC. fecha 18 de julio de 2006, en cuanto a los procesos de selección y
Circular enviada a las diferentes areas Ejecturoras como tambien a los contratos a celebrar por parte de la UAEAC. Circular enviada a las
Grupos encargados de la parte contractual a Nivel Cetral y la Circular No. diferentes areas Ejecturoras como tambien a los Grupos encargados de
3200.0181 del 8 de junio de 2007 dirigida alos Directores Regionales. la parte contractual a Nivel Cetral y la Circular No. 3200.0181 del 8 de
Todo procesos contractual debe quedar registrado en el protal Único de junio de 2007 dirigida alos Directores Regionales. Todo procesos
Contratación
contractual debe quedar registrado en el protal Único de Contratación
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificaron aleatoriamente algunos informes de los convenios
Se anexan informes de muestra aleatoria de convenios interadministrativos
Interadministrativos en las carpetas de los contratos que reposan en la
de la Dirección de Desarrollo Aeroportuario.
Dirección Administrativa.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección de Desarrollo Aeroportuario ha adelantado los estudios
necesarios para la elaboración de sus proyectos aeroportuarios
arquitectónicos o civiles para cada Región donde se va a ejecutar la obra.
Se anexa copia Estudio Pista y Terminal.
100%
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
La Dirección de Desarrollo Aeroportuario revisa y tramita ante la Dirección
Se verificaron aleatoriamente copias de Actas de Liquidación de
Administrativa las respectivas Actas de Liquidación de los Convenios. Se
Convenios tramitadas.
anexa copia de Actas de Liquidación de Covenios tramitadas.
Informes de
supervisión
presentados
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se anexan informes de los supervisores de los convenios administrativos Se verificaron aleatoriamente los informes de los supervisores de los
de la Dirección de Desarrollo Aeoportuario
convenios administrativos de la Dirección de Desarrollo Aeoportuario
Carpetas de los
contratos
con
todos
los
documentos
soportes.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó en las carpetas de los contratos la firma de los
Los profesionales del Grupo Procesos Precontractuales exigen la firma de
ordenadores del gasto en la información general del proyecto, y el
los ordenadores del gasto en la información general del proyecto y están
cumplimiento de las norma archivisticas en cuanto a la utilización de las
aplicando las norma archivisticas en cuanto a series documentales y
tablas de retención documental y la organización de los documentos por
tablas de retención documental.
series documentales.
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
La entidad incorporó dentro del texto del convenio dos
situaciones contractuales a realizarse en el departamento
del Amazonas (aeropuertos de El Encanto y La Chorrera),
dificultando el seguimiento y control independiente a cada
uno de los aeropuertos
249
DDA
68
Se observaron deficiencias en el proceso de planeación de
los proyectos, ya que no se previeron las situaciones
Cumplir con lo estipulado en la Ley
particulares que pudieron afectar su ejecución dado las Mejorar los estudios técnicos y la planeación de los
80 de 1993 y sus Decretos
1402003 características de la zonas donde se llevaron a cabo las proyectos contractuales a fin que en los contratos
Reglamentarios al igual que en la
obras; lo que conllevó a la entidad a la aprobación de se establezcan plazos adecuados para la ejecución.
Ley 489 de 1998 en su artículo III
modificaciones en el plazo del convenio superiores al
pactado inicialmente.
250
DDA
69
1405001
251
DDA
70
Estudios técnicos de los proyectos
ajustados a
las situaciones
particulares
de
las
zonas
geográficas.
Estudios
Técnicos
Actas de
Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de
Aplicar la Resolución N° 00589
liquidación de los
La entidad no ha dado cumplimiento a la cláusula 12 de feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría
de 12 de feb de 2007 sobre Solicitar los informes de ejecución contratos dentro
relacionada con la liquidación de los convenios, 4000309- de Contratos sobre todo en lo relacionado con al
funciones de los supervisores e de los contratos
de los términos
OK, 400310-OK, 4000454-OK y 5000045-OK.
término pactado en los convenios para la liquidación
interventores,
previstos en los
del contrato.
Convenios.
Convenio Interadministrativo 4000454-OK Mediante
este convenio interadministrativo el Fondo Rotatorio de la
Armada Nacional se obliga para con la Aerocivil a efectuar
todas las gestiones jurídicas,administrativas y contractuales
para llevar a cabo de conformidad con la Ley 80 del 1993 y
decretos reglamentarios, las obras de mejoramiento y
conservación de la pista del aeropuerto Araracuara
ubicadas en el Departamento del Caquetá incluida la
Interventoria, por $697.millones ($618. millones y $78.7
millones), suscrito el 24 de diciembre de 2004 y culminado
Velar por el estricto cumplimiento de los Convenios
el 30 de abril del 2006.
Interadministrativosa fin de que los subcontratosque
Supervisar que la ejecución de los
Cumplir el plan de acción de
1402004
se celebren como consecuencia de los mismos, se
Convenios Interadministrativos se
inversión en los plazos previstos
ejecuten dentro de los plazos previstos, evitando
haga dentro los plazos previstos.
posteriores prórrogas de plazo.
100%
Se verificaron algunos estudios de pista y terminales realizados por la
Dirección de Desarrollo Aeroportuario para la elaboración de sus
proyectos aeroportuarios arquitectónicos o civiles para cada Región
donde se va a ejecutar la obra. .
Los convenios interadministrativos celebrados con los
diferentes entes territoriales y con la ahora Agencia
Logística de las Fuerzas Militares; estipulan para su
ejecución un período dentro del cual se realizan tardíamente
acciones tendientes al perfeccionamiento y legalización de
los subcontratos que de ellos se generen, lo que conlleva a
la reducción significativa del tiempo de ejecución y por ende
se generaron prórrogas
252
ADM
71
1904006
En la carpeta contentiva del convenio no se evidencia el
acto jurídico que certifica la representación legal de la
Agencia Logística siendo este un documento que valida
dicha contratación.
Verificar permanente por parte del
profesional
responsable
del
Realizar control exhaustivo para que los documentos
Cumplir con la Ley 594 de 2000 y proceso contractual; que la la
soporte de las fases contractuales se encuentren
con el
proceso
contractual documentación soporte de los
debidamente archivados en las carpetas de los
adoptado por la Entidad.
contratos se encuentre en la
contratos.
carpeta, mediante el check list
establecido.
Página 66 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
253
ADM
No.
72
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Convenio
Interadministrativo
4000535-OK.
Mediante este convenio interadministrativo el Fondo
Rotatorio de la Armada Nacional se obliga para con la
Aerocivil a efectuar todas las gestiones jurídicas,
administrativas y contractuales para llevar a cabo de
conformidad con la Ley 80 del 1993 y decretos
reglamentarios, las obras de mejoramiento y adecuación de
la infraestructura de la pista del aeropuerto Puerto
Leguizamo con su correspondiente Interventoría,por $1.134
Verificar permanente por parte del
millones ($1.055 millones y $79. millones), suscrito el 30 de
profesional
responsable
del Carpetas de los
diciembre de 2004, culmino el 30 de agosto del 2006 con Realizar control exhaustivo para que los documentos
Cumplir con la Ley 594 de 2000 y proceso contractual; que la la contratos con
un plazo total de 20 meses.
soporte de las fases contractuales se encuentren
1904006
con el
proceso
contractual documentación soporte de los
todos los
debidamente archivados en las carpetas de los
adoptado por la Entidad.
contratos se encuentre en la
documentos
contratos.
carpeta, mediante el check list
soportes.
establecido.
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
255
ADM
ADM
Seguimiento OCI
La Dirección Administrativa y cada uno de los profesionales a cargos de los
procesos, exigen que la documentación que hace parte del mismo este
Se verificaron aleatoriamente las carpetas de los contratos y se realizó
completamente diligenciada por parte de las áreas ejecutoras del gasto,
visita con el Jefe de Archivo. (Se anexa informe)
exigiendo la firma por parte del Ordenador del Gasto en lo documentos que
lo requiera.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección Administrativa no dispone de un archivo sobre
el Convenio Interinstitucionalde Cooperación y Asistencia
Técnica No. 1734/01 celebrado entre el Departamento
Administrativo de la Presidencia de la Republica; Fondo de
Inversiones para la Paz; Ministerio de Transporte y Aerocivi
no obstante los recursos para la ejecución del convenio
4000535, se respaldaron con fondos de dicho convenio.
254
Respuesta de las áreas
Se verificó en las carpetas de los contratos la firma de los
Los profesionales del Grupo Procesos Precontractuales exigen la firma de
ordenadores del gasto en la información general del proyecto, y el
los ordenadores del gasto en la información general del proyecto y están
cumplimiento de las norma archivisticas en cuanto a la utilización de las
aplicando las norma archivisticas en cuanto a series documentales y
tablas de retención documental y la organización de los documentos por
tablas de retención documental.
series documentales.
73
Al cierre de esta auditoria no se encontraron en el archivo
de la Dirección Administrativa, soportes de las Actas de
Recibo Final de obra ni de liquidación de los convenios
suscritos con la Agencia Logística de las Fuerzas Militares
1405001
en la vigencia 2004, no obstante, la entidad ha
desembolsado el 100% de los recursos. Así mismo no se
ve reflejada la gestión sobre el particular adelantada por
parte de la Dirección Administrativa
Adelantar por cada uno de los profesionales que
adelantan los procesos precontractuales el
cumplimiento y seguimiento de los procedimientos
archivísticos en forma clara y precisa que conllevena
una eficaz organización e identificación de las
carpetas contentivas de los documentos de los
contratos.
74
En la carpeta contentiva de
los documentos
correspondientes a los convenios interadministrativos, que
reposa en la Dirección Administrativa, no hay soportes de
los subcontratos suscritos con los diferentes entes
1904006
territoriales y con el Fondo de la Armada Nacional, creando
incertidumbre en la celebración contractual y por ende
deficiencias en la supervisión de los convenios por parte de
la entidad.
Carpetas con
Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de Aplicar la Resolución N° 00589
todas los
12 de feb de 2007, sobre supervisión e Interventoríade 12 de feb de 2007 sobre Solicitar los informes de ejecución
documentos
de Contratos sobre todo en lo relacionado con los funciones de los supervisores e de los contratos
suscritos durante
convenios Administrativos.
interventores,
el desarrollo del
Convenio.
Fortalecer el sistema de control
interno
de
los
procesos
contractuales
en
lo
correspondiente a manejo y
conservación de documentos
correspondientes a todas las
etapas de la contratación.
Verificación permanente por parte Carpetas de los
del profesional responsable del contratos
con
los
proceso; que la Información todos
General de los Proyectos Instructivo documentos
estén debidamente firmados.
soportes.
100%
100%
02-May-07
02-May-07
Página 67 de 80
30-Dic-07
31-May-07
35
4
1
1
100%
100%
34,57
4,14
34,57
4,14
34,57
Los profesionales del Grupo Procesos Precontractuales exigen la firma de
los ordenadores del gasto en la información general del proyecto y están
aplicando las normas archivísticas en cuanto a series documentales y
tablas de retención documental.
Se verificó que los profesionales del Grupo Procesos Precontractuales
exigen la firma de los ordenadores del gasto en la información general
del proyecto y están aplicando las normas archivísticas en cuanto a
series documentales y tablas de retención documental.
4,14
Mediante Circular No. 3201092 de fecha 19 de febrero de 2007, el Director
General y la Secretaria General, exigen el cumplimiento de los lineamientos
señalados en el decreto 2434 de fecha 18 de julio de 2006, en cuanto a los
procesos de selección y contratos a celebrar por parte de la Unidad
Administrativa Especial de Aeronautica Civil. Circular enviada a las
diferentes areas Ejecturoras como tambien a los Grupos encargados de la
parte contractual a Nivel Cetral, como tambien circular No. 3200.0181 del 8
de junio de 2007 dirigida alos Directores Regionales. Las Circulares en
mención establecen los terminos para la elaboracion de los contratos y los
términos de referencia e instructivo de información general del proyecto.
Se verificó que se está dando cumplimiento a la circular No. 3201092 de
fecha 19 de febrero de 2007, del Decreto 2434 de 18 de julio de 2006,
en cuanto a los procesos de selección y contratos a celebrar por parte
de la Unidad Administrativa Especial de Aeronautica Civil, también a la
circular No. 3200.0181 del 8 de junio de 2007 dirigida alos Directores
Regionales. Las Circulares en mención establecen los terminos para la
elaboracion de los contratos y los términos de referencia e instructivo
de información general del proyecto.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Ingresar oportunamente al sistema la información Contar con información contractual
Registro de
contractual inicial así como sus adiciones, con el fin única y fidedigna tanto en el sistema Verificar que la información del sistema información de los
contratos en el
de evitar inconsistencias en la información como en las carpetas de los corresponda a la del contrato.
sistema
Contratos.
suministrada
1
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se anexa registro de JDE, donde se muestra la información de los
Se verificaron los listados de la DDA y de la DA, y se efectúo una
contratos en el sistema por parte de DDA y otro listado por parte de la
conciliación para establecer diferencias .
Dirección Administrativa.
Cumplir con lo establecido en la
De los 45 contratos celebrados durante las vigencias 2004
Realizar seguimiento trimestral por
Registro de
Ley 80 de 1993, artículo 26 y los
y 2005, el 89% fue suscrito a finales de diciembre; Mejorar la planeación y ejecución de los planes de
parte de la Dirección de Desarrollo
seguimiento
principios
de
la
función
debiendo reservar los recursos para la siguiente vigencia, lo acción- inversión a fin que los contratos se ejecuten
a la ejecución del plan de acción trimestral del
administrativa establecidos en la
cual denota deficiencias en la planeación y asignación de dentro de la vigencia fiscal respectiva.
inversión, para lograr los objetivos Plan de acción Ley 489 de 1998 en su artículo
los recursos a cargo de la entidad.
propuestos.
inversión .
tercero
3
15-May-07
30-Ene-08
37
3
100%
37,14
37,14
37,14
Se anexó el Plan de Accion e Inversión de la Dirección de Desarrollo Se verificó el Plan de Accion e Inversión de la Dirección de Desarrollo
Aeroportuario 2.002 y se anexan informes de seguimiento al mismo.
Aeroportuario 2,007 y los informes de seguimiento al mismo.
Estudios
Técnicos
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección de Desarrollo Aeroportuario ha adelantado los estudios
necesarios para la elaboración de sus proyectos aeroportuarios
arquitectónicos o civiles para cada Región donde se va a ejecutar la obra.
Se anexa copia Estudio Pista y Terminal.
Se verificaron algunos estudios de pista y terminales realizados por la
Dirección de Desarrollo Aeroportuario para la elaboración de sus
proyectos aeroportuarios arquitectónicos o civiles para cada Región
donde se va a ejecutar la obra. .
Registro de
divulgación.
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Mediante oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de septiembre de 2007, el
Director Administrativo recordo el cumplimiento a la Resolución No. 000589
del 12 de febrero de 2007 exigiendo la obligatoriedad de remitir informes
de supervisión mensualmente , como tambien solicitó remitir informes de
ejecución contractual para que estos reposen en la carpeta del contrato.
Se verificó que mediante oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de
septiembre de 2007, el Director Administrativo recordo el cumplimiento a
la Resolución No. 000589 del 12 de febrero de 2007 exiginedo la
obligatoriaedad de remitir informes de supervisión mensualmente , como
tambien solito remitir informes de ejecución contractual para que estos
reposen en la carpeta del contrato.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó la circular enviada a cada uno de los supervisores de
Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos de
contratos de 2007. Se anexa un modelo de nombramiento, el cual en su
2007. Se anexa un modelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°,
numeral 5°, hace mención a la Resolución a la cual se le debe dar
hace mención a la Resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
cumplimiento.
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Para el 2005, se celebraron 23 contratos para el
mejoramiento de Aeropuertos Comunitarios por valor de
$16.463 millones, el cual fue adicionado en $88.0 millones
en el 2006, de los cuales 9 fueron realizados bajo la
modalidad de convenio Interadministrativo por valor de
$10.321.9 millones
256
DDA
75
1904006
Se presentan inconsistencias entre la información reportada
por la Oficina de Desarrollo Aeroportuario y la Oficina
Administrativa sobre los valores totales contratados, lo cual
crea incertidumbre respecto a la veracidad de los reportes
generados al interior de la entidad.
257
DDA
76
1402100
Convenio
Interadministrativo 5000045
–
OK
Con objeto de realizar la cooperación institucional para la
ampliación y conformación franjas de seguridad costados
norte y sur y cabecera 07 y 25 del Aeropuerto Matecaña de
Pereira incluida la Interventoría,por $1.900 millones ($1.727
millones- $172 millones), suscrito con el Municipio de
Pereira el 10 de marzo de 2005, actualmente en ejecución
258
DDA
77
1402100
Cumplir con lo estipulado en la Ley
Mejorar los estudios técnicos y la planeación de los
80 de 1993 y sus Decretos
proyectos contractuales a fin que en los contratos
Reglamentarios al igual que en la
se establezcan plazos adecuados para la ejecución.
Ley 489 de 1998 en su artículo III
Estudios técnicos de los proyectos
ajustados a
las situaciones
particulares
de
las
zonas
geográficas.
Las deficiencias en la planeación y ejecución del proyecto,
llevaron a la entidad a suscribir el contrato modificatorio No
1 de 28 de diciembre de 2006, donde se modifica el valor
del contrato; y a los tres meses mediante el contrato
Adicional No 2 deja sin efecto jurídico el acto anterior
1. Divulgación de la nueva Resolución
mediante.
ADM
259
78
ADM
1404004
El deficiente control y comunicación entre la Dirección
Administrativa y las diferentes dependencias, lleva a Cumplir lo estipulado en la Resolución N° 00589 de 12 de
expedir el documento N° 3201.1 de 15 marzo de 2005 feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de
solicitando el nombramiento del supervisor del contrato, Contratos sobre todo en los relacionado con los convenios
cuando la Dirección de Desarrollo Aeroportuario ya lo había interadministrativos.
asignado.
Divulgar y aplicar la Resolución N°
00589 de 12 de feb de 2007 sobre
funciones de los supervisores e
interventores,
2. Informar a los Supervisores de los
Contratos que deben aplicar la Oficio enviado a los
Resolución N° 00589 de 12 de feb de
Supervisores
2007,
Página 68 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
260
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
79
1404004
Convenio
Interadministrativo
5000064-OK
Para
la
adquisición, instalación y puesta en funcionamiento del sistema de
iluminación de la pista del Aeropuerto César Gaviria de Puerto
Inírida, por $1.250.millones, suscrito con el Municipio de Puerto
Inírida, con fecha de inicio 15 de marzo de 2005 y terminación el
15 de marzo de 2006,
Objetivo
Mejorar el sistema de control interno
Optimizar la Comunicación entre las diferentes áreas que
establecido
en
la
Dirección
intervienen en el proceso contractual con el propósito de
Administrativa con el fin de fortalecer
efectuar un oportuno seguimiento a la ejecución de los
la labor de control al seguimiento a
procesos contractuales.
la ejecución de los contratos
ADM
261
Acción correctiva
80
1404004
Descripción de las Metas
Definir los roles de los funcionarios que
intervienen en la ejecución del proceso
contractual a fin que sea uno solo el
encargado de emitir los oficios
solicitando la asignación de los
supervisores
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Registro de
divulgación.
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
El Grupo de Procesos Contractuales, por cada contrato celebrado, envía Se verificaron aleatoriamente los oficios enviados por el Grupo de
un oficio de designación de supervisor, el cual deberá cumplir con lo Procesos Contractuales, para la designación de supervisor, el cual
establecido en la Resolución N° 00589 de 2007.
deberá cumplir con lo establecido en la Resolución N° 00589 de 2007.
100%
15-May-07
31-Dic-07
33
1
100%
32,86
32,86
32,86
El Grupo de Procesos Contractuales, por cada contrato celebrado, envía Se verificaron aleatoriamente los oficios enviados por el Grupo de
un oficio de designación de supervisor, el cual deberá cumplir con lo Procesos Contractuales, para la designación de supervisor, el cual
establecido en la Resolución N° 00589 de 2007.
deberá cumplir con lo establecido en la Resolución N° 00589 de 2007.
81
32,86
La Dirección Administrativa, dentro de la minuta de los contratos, hace
referencia al cumplimiento de la Resolución N° 0611 del 25 de febrero de
2004, en la cual establece las delagaciones para celebrar contratos en su
articulo octavo y en los Directores Aeronauticos, la facultad de adjudicar,
celebrar, modificar adicionar, prorrogar suspender y líquidar los contratos
que requiera la Aerocivil, y en general todo acto inherente a la actividad
contractual de los proyectos que correpondan a su respectivas areas, en
cuantia igual o inferior al doble de la cuantía asignada por la U.A.E.A.C.
ADM
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
El grupo de Procesos Contractuales requiere el cumplimiento de
obligaciones al Director de Desarrollo Aeroportuario con base en
la Resolución 00611 de 25 de febrero de 2004 sobre
delegaciones para contratar, la que no establece en cabeza de
este Director “...la celebración y hasta la liquidación del contrato”
por ende, tampoco el ejercicio del control solicitado en el
mencionado escrito
ADM
262
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
El convenio fue suscrito el 10 de marzo de
2005,posteriormente el Director de Telecomunicaciones,
mediante oficio 420-203-05 de mayo 13 de 2005, designa
para el ejercicio de las funciones de supervisor al Jefe de
Grupo de Energía y Sistemas Electromecánicos de la
Dirección
de
Telecomunicaciones, teniendo
en
consideración la resolución de delegación de funciones
6574 de 27 de diciembre de 2002 y su modificatoria 00027
de enero 10 de 2003, normas que a la fecha de Garantizar y verificar el cumplimiento de lo
celebración del contrato se encontraban derogadas por la establecido en la Resolución 00611 de 2004, en lo Cumplir con la Resolución 00611
1404004
resolución 0611 de 25 de febrero de 2004, la que por referente a la obligación de designar la función de de 2004.
efectos presupuestales no tiene relación con la designación supervisión de Convenios Interadministrativos.
que en ella se realiza. Es de anotar que aún después de la
designación en comento, se observó que algunos
documentos relacionados con el seguimiento a la ejecución
del contrato fueron suscritos por el Director de
Telecomunicaciones; situación que además permite
evidenciar desconocimiento de las normas aplicables en la
entidad por parte de quien designó al supervisor y
deficiencias en su gestión como responsable.
Designación
por
parte
ordenador del gasto, de
supervisores de contratos
momento de la legalización de
mismos y cumplimiento de
Resolución 00611 de 2004.
del
los
al
los
la
Oficio de
designación de
supervisor del
Contrato.
100%
15-May-07
Página 69 de 80
31-Dic-07
33
1
100%
32,86
32,86
Se verificaron aleatoriamente algunas minutas de los contratos, para el
cumplimietno de la Resolución N° 0611 del 25 de febrero de 2004, en
la cual establece las delagaciones para celebrar contratos en su articulo
octavo y en los Directores Aeronauticos, la facultad de adjudicar,
celebrar, modificar adivionar, prorrogar suspender y líquidar los
contratos que requiera la Aerocivil, y en general todo acto inherente a la
actividad contractual de los proyectos que correpondan a su
rrespectivas areas, en cuantia igual o inferior al doble de la cuantía
asignada por la U.A.E.A.C.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
ADM
82
En la carpeta que se encuentra en la Dirección Administrativa no
reposa, a octubre 23 de 2006, prueba documental de la
observancia por parte del municipio de su obligación, prevista en
la
cláusula
octava,
de
presentar
al
Director
de
Telecomunicaciones un informe mensual sobre la ejecución del
convenio y el avance del proyecto; no obstante que mediante
oficios de mayo 13 y septiembre 08 y 23 de 2006, se realizó el
requerimiento a la alcaldía de Inírida, sin que se hubiera realizado
alguna otra gestión por la Aerocivil para obtener el cumplimiento
de lo establecido en la cláusula antes citada.
83
DT
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
34,57
34,57
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Mediante oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de septiembre de 2007, el
Director Administrativo recordo el cumplimiento a la Resolución No. 000589
del 12 de febrero de 2007 exigiendo la obligatoriaedad de remitir informes
de supervisión mensualmente , como tambien solicito remitir informes de
ejecución contractual para que estos reposen en la carpeta del contrato.
HALLAZGO NO SUBSANADO. Se verificó que mediante oficio No. 32000254 de fecha 19 de septiembre de 2007, el Director Administrativo
recordo el cumplimiento a la Resolución No. 000589 del 12 de febrero
de 2007 exigiendo la obligatoriaedad de remitir informes de supervisión
mensualmente , como tambien solicitó remitir informes de ejecución
contractual para que estos reposen en la carpeta del contrato. Se
verificaron aleatoriamente algunas carpetas y no se encontraron los
informes respectivos.
34,57
Divulgar y aplicar la Resolución
N° 00589 de 12 de feb de 2007
sobre
funciones
de
los
supervisores e interventores,
2. Solicitar rendición de informes a
los ejecutores de los convenios
mensualmente o en la forma
estipulada en los contratos
Informes
presentados
1
02-May-07
30-Dic-07
35
0,7
70%
24,20
24,20
34,57
Verificación
por
parte
del
supervisor del contrato que las
pólizas se encuentren constituidas
de acuerdo con las condiciones
exigidas contractualmente.
Pólizas de los
contratos
debidamente
constituidas
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Los profesionales del Grupo procesos Contractuales para la legalización
Se verificaron algunas carpetas de los contratos con las pólizas
del contrato estan exigiendo que el contratista ampare mediante la poliza lo
debidamente constituídas.
pactado en el contrato.
Garantizar y verificar por parte del Jefe de Archivo el
Coordinar con las diferentes áreas
cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 de
ejecutoras el envío al Grupo de
2000, sobre la ejecución y seguimiento de los
Procesos Contractuales por parte
Cumplir con la Ley 594 de 2000 en
procedimientos archivísticos en forma clara y precisa
de
los
supervisores
y/o
el manejo y conservación de los
que conlleven a una eficaz organización e
interventores de los documentos
archivos.
identificación de las carpetas contentivas de los
originales relacionados con el
documentos de los contratos que maneja el Grupo de
contrato para su correspondiente
Procesos Contractuales.
archivo.
Unidad de
conservación
completa
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó que el Director de Telecomunicaciones envió y notificó
El Director de Telecomunicaciones envió y notificó mediante oficio N° N° mediante oficio N° 42000499-07 a todos los supervisores de los
42000499-07 a todos los supervisores de los contratos, sobre la obligación contratos, sobre la obligación de actualizar las carpetas con los
de actualizar las carpetas con los respectivos soportes.
respectivos soportes.De otra parte se verificó en conjunto con el Jefe de
Archivo el cumplimiento de la LEy 594 de 2000.
Oficio enviado a
1. Informar a los Supervisores de
los Supervisores
los Contratos que deben aplicar la
de los contratos
Resolución N° 00589 de 12 de feb
en la presente
de 2007
vigencia
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó que el Director de Telecomunicaciones envió y notificó
El Director de Telecomunicaciones envió y notificó mediante oficio a
mediante oficio N° 42000499-07 a todos los supervisores de los
todos los supervisores de los contratos, sobre la obligación de aplicar y
contratos, sobre la obligación de aplicar y cumplir la Resolución N° 0589
cumplir la Resolución N° 0589 de 2007 respectivos soportes.
de 2007 respectivos soportes.
2. Solicitar rendición de informes a
los ejecutores de los convenios
mensualmente o en la forma
estipulada en los contratos
1
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Los supervisores de los contratos presentan a la Dirección Administrativa
Se verificaron aleatoriamente algunos soportes de los informes
los informes de sus respectivas contrataciones. Se anexan algunos
presentados por los supervisores de Telecomunicaciones.
soportes
1404004
Frente a lo anterior la entidad manifiesta haber realizado la
supervisión de las obras realizadas a través de los informes que
recibió de la interventoría del contrato celebrado por la alcaldía
de Puerto Inírida, toda vez que la participación de un tercero en
este sentido, desvirtúa la especialidad técnica de la UAEAC en el
ejercicio de sus respectivas funciones y en las que se soporta la
celebración del convenio interadministrativo; lo que se concreta
cuando se acepta en la respuesta que la supervisión debió
establecer un mecanismo para ejercer el control al convenio ante
la falta de respuesta por parte de la alcaldía, lo que además
resulta contradictorio dado que a pesar de lo señalado, la entidad
insiste en que obtuvo los informes oportunamente. Esta situación
permite evidenciar deficiencias en el control a la gestión
afectando el sistema de control interno de la entidad.
Descripción de las Metas
Oficio enviado a
1. Informar a los Supervisores de
los Supervisores
los Contratos que deben aplicar la
de los contratos
Resolución N° 00589 de 12 de feb
en la presente
de 2007
vigencia
No se encuentran documentos que permitan establecer el
oportuno cumplimiento de lo previsto en la Cláusula
séptima, literal g) que establece a cargo del municipio el
deber de exigir al contratista la constituciónde las garantías
requeridas por la ley, incluida la de responsabilidad civil
extra-contractualy enviar copias de ellas y por ende de sus
modificaciones al Director de Telecomunicaciones de la
Exigir los contratistas la constitución de pólizas en Cumplir la Ley 80 y sus Decretos
U.A.E.A.C; frente a lo manifestado por la entidad , las
tiempo, porcentaje y amparo de acuerdo con las Reglamentarios en lo referente a
pólizas que amparan el contrato se allegaron mediante
condiciones exigidas contractualmente.
constitución de pólizas.
oficio de la alcaldía de fecha 06 de octubre de 2005 cuando
el contrato es de 10 de octubre de 2005, lo que
correspondería a que el único envío soportado, se realizara
con anterioridad a la celebración del mismo, sin que esa
dependencia hiciese a través del interventordesignado por
la Aerocivil ninguna mención respecto de estas
inconsistencias
DT
DT
Objetivo
1404004
ADM
264
Acción correctiva
Los primeros soportes que constituyen evidencia
documental sobre las funciones realizadas por el supervisor
se remitieron a la carpeta que reposa en la Dirección
Administrativa como anexos al oficio 4201-599.06 del 26 de
septiembre de 2006, sin que ellos permitan verificar el
cumplimiento de la totalidad de las mismas, las cuales
debieron ser concordantes con el contenido de la Cumplir lo estipulado en la ley y en la Resolución N°
Resolución 03307 de 1997. De otra parte, se verificó que 00589 de 12 de feb de 2007, sobre supervisión e
los informes que reposan en la carpeta que maneja el Interventoría de Contratos sobre todo en los
supervisor tampoco atienden todos los deberes relacionado con los convenios interadministrativos.
establecidos en la citada norma. Es de anotar que quien es
señalado en la orden del contrato y además aparece como
supervisor en la información aportada por la entidad a la
comisión, no es la persona a quien se refiere la cláusula
novena del contrato, en contravía a lo manifestado por la
entidad.
ADM
263
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Cumplir lo estipulado en la ley y en la Resolución N°
00589 de 12 de feb de 2007, sobre supervisión e
Interventoría de Contratos sobre todo en los
relacionado con los convenios interadministrativos.
Divulgar y aplicar la Resolución
N° 00589 de 12 de feb de 2007
sobre
funciones
de
los
supervisores e interventores,
Informes
presentados
Página 70 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
265
DT
DT
266
267
ADM
DT
No.
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
0,8
80%
27,66
27,66
34,57
HALLAZGO NO SUBSANADO Se verificó que el Director de
Telecomunicaciones envió y notificó mediante oficio N° xxxxxxxa todos
El Director de Telecomunicaciones envió y notificó mediante oficio N° N°
los supervisores de los contratos, sobre la obligación de aplicar y
42000499-07 a todos los supervisores de los contratos, sobre la obligación
cumplir la Resolución N° 0589 de 2007 respectivos soportes. Se
de aplicar y cumplir la Resolución N° 0589 de 2007 respectivos soportes.
revisaron aleatoriamente algunas carpetas y no se encontraron
informes de supervisores de los contratos.
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó que los supervisores de los contratos están revisando las
Los supervisores de los contratos verifican que las pólizas aprobadas por
pólizas aprobadas por Administrativa para si es del caso dar las
la ADM, cumplan por lo rquerido en la Ley y en el contrato.
observaciones.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
84
Puesto que es obligación de la UAEAC ejercer la
supervisión del convenio y del contrato que resultare del
mismo, de conformidad con la cláusula sexta, y que el
municipio debe vigilar la ejecución del contrato que se
suscribiera en desarrollo del convenio según la cláusula
Garantizar y verificar por parte del Jefe de Archivo el
Coordinar con las diferentes áreas
séptima literal d), así como que éste debe presentar
cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 de
ejecutoras el envío al Grupo de
mensualmente
informes
a
la
Dirección
de
2000, sobre la ejecución y seguimiento de los
Procesos Contractuales por parte
Telecomunicacionesde acuerdo con la cláusula séptima, no
Cumplir con la Ley 594 de 2000 en
procedimientos archivísticos en forma clara y precisa
de
los
supervisores
y/o
1404004 se encuentra razonable que no se hayan realizado
el manejo y conservación de los
que conlleven a una eficaz organización e
interventores de los documentos
manifestaciones sobre algunas situaciones tales como que
archivos.
identificación de las carpetas contentivas de los
originales relacionados con el
la copia del contrato de obra 021 del 10 de octubre de 2005
documentos de los contratos que maneja el Grupo de
contrato para su correspondiente
que se encuentra en la carpeta que reposa en la Dirección
Procesos Contractuales.
archivo.
Administrativa carece de fecha, tampoco se halle en esta
carpeta por lo menos fotocopias del acta de iniciación, ni se
hace mención sobre la totalidad de las pólizas
correspondientes a los diferentes riesgos establecidas en la
cláusula Décima Cuarta.
Unidad de
conservación
completa
85
Respecto de las pólizas se observó que el supervisor no
realizó un adecuado seguimiento a la constitución de las
establecidas de acuerdo al contenido del contrato 021
Exigir los contratistas la constitución de pólizas en Cumplir la Ley 80 y sus Decretos
celebrado por la Alcaldía de Puerto Inírida. Es así que la
1404004
tiempo, porcentaje y amparo de acuerdo con las Reglamentarios en lo referente a
póliza de responsabilidad civil extracontractual, no está
condiciones exigidas contractualmente.
constitución de pólizas.
constituida a favor del Municipio de Iníridalo que evidencia
deficiencias en la gestión y seguimiento por parte del
responsable
Verificación
por
parte
del
supervisor del contrato que las
pólizas se encuentren constituidas
de acuerdo con las condiciones
exigidas contractualmente.
Pólizas de los
contratos
debidamente
constituidas
86
Con fecha 3 de octubre de 2005, mediante oficio
3201.1.487, la Dirección Administrativa solicita a la
Dirección de Telecomunicaciones la designación del Mejorar la Comunicación entre las diferentes áreas
supervisor del convenio cuando ésta había tenido lugar el 1 que intervienen en el proceso contractual con el
1404004
de mayo de 2005, lo que constituye evidencia de la propósito de efectuar un oportuno seguimiento de la
deficiente comunicación entre las diferentes dependencias contratación en lo que compete a cada una de ellas.
y afecta el seguimiento oportuno de la contratación en lo
que compete a cada una de ellas.
Notificar mediante oficio a las
Notificaciones de
áreas ejecutaras de la legalización
los contratos
de los contratos para que designen
legalizados
los supervisores y/o interventores
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección Administrativa y el Grupo Procesos Contractuales, una vez
Se verificaron aleatoriamente los oficios enviados por el Grupo de
legalizado el contrato, remite oficio al ordenador del gasto para que
Procesos Contractuales, para la designación de supervisor, el cual
designe Supervisor del Contrato e informe dciha designación al Grupo en
deberá cumplir con lo establecido en la Resolución N° 00589 de 2007.
mención.
Oficio enviado a
1. Informar a los Supervisores de
los Supervisores
los Contratos que deben aplicar la
de los contratos
Resolución N° 00589 de 12 de feb
en la presente
de 2007
vigencia
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó que el Director de Telecomunicaciones envió y notificó
El Director de Telecomunicaciones envió y notificó mediante oficio N° N°
mediante oficio N° 42000499-07 a todos los supervisores de los
42000499-07 a todos los supervisores de los contratos, sobre la obligación
contratos, sobre la obligación de aplicar y cumplir la Resolución N° 0589
de aplicar y cumplir la Resolución N° 0589 de 2007 respectivos soportes.
de 2007 respectivos soportes.
87
Se evidencian deficiencias en el cumplimiento de las
labores de supervisoría, así como debilidades en el control
seguimiento a estas funcionesen el hecho que no se allegó
prueba documental de la existencia de los informes que en
observancia de lo establecido en la cláusula séptima literal
1404004 d), del convenio y en el numeral 20 del artículoprimero de la
Resolución 03307 de septiembre de 1997, debieran
reposar en la Dirección de telecomunicaciones y Ayudas a
la Navegación aérea, y los allegados por el supervisor
tampoco cumplenlo allíestablecido, entre otros aspectos su
contenido y periodicidad.
2. Solicitar rendición de informes a
los ejecutores de los convenios
mensualmente o en la forma
estipulada en los contratos
1
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Los supervisores de los contratos presentan a la Dirección Administrativa
Se verificaron aleatoriamente algunos soportes de los informes
los informes de sus respectivas contrataciones. Se anexan algunos
presentados por los supervisores de Telecomunicaciones.
soportes
DT
268
Código
hallazgo
ITEM
AREA
30/04/2008
Cumplir lo estipulado en la ley y en la Resolución N°
00589 de 12 de feb de 2007, sobre supervisión e
Interventoría de Contratos sobre todo en los
relacionado con los convenios interadministrativos.
Cumplir la Resolución N° 00589
de 12 de feb de 2007 sobre
funciones de los supervisores e
interventores
100%
Divulgar y aplicar la Resolución
N° 00589 de 12 de feb de 2007
sobre
funciones
de
los
supervisores e interventores,
Informes
presentados
Página 71 de 80
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
ADM
269
88
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
No es claro en el convenio 5000064-OK y tampoco el
contrato 021 de la alcaldía de Puerto Inírida que la
supervisoría y/o interventoría a cargo de la Aerocivil debier
ser exclusivamente de carácter técnico, situación que se
abordó en una modificación que, puesto que no reposaba
en las carpetas aportadas por la Dirección Administrativa ni
en los documentos entregados por el supervisor, fue Cumplir lo estipulado en la ley y en la Resolución N°
allegada por la entidad con posterioridad al análisis de 00589 de 12 de feb de 2007, sobre supervisión e
1404004
aquellas, la cual aparece sin fecha. Al respecto, se Interventoría de Contratos sobre todo en los
presentan contradicciones, toda vez que aunque la UAEAC relacionado con los convenios interadministrativos.
manifiesta mediante oficio 4201-613-2005 de noviembre 8
de 2005, que su función es técnica, y en el mismo
documento se evidencian gestiones que carecen de este
carácter, lo que repercute en el establecimiento de posibles
responsabilidades por las deficiencias presentadas en las
ejecuciones respectivas.
ADM
270
DDA
89
Según oficio sin número de Fecha de junio 23 de 2006
signado por el representante legal de la firma contratista,
hasta esa fecha y desde la firma del acta de inicio del
contrato, dos (2) de febrero de 2006, no se contó con la
presencia del interventor designado por la Aerocivil para
efectuar las visitas de revisión e inspección del proyecto
pactadas en ésta última, “ aún cuando EEII Ltda. ha puesto
a disposición del funcionario desde el día 11 de mayo de
2006, los tiquetes Aéreos Bogotá – Inírida –Bogotá
necesarios para su desplazamiento”. Lo que obligó la
realización de consultas telefónicas de carácter técnico que Cumplir lo estipulado en la ley y en la Resolución N°
1404004 a pesar de ser atendidas no suplieron los resultados que 00589 de 12 de feb de 2007, sobre supervisión e
tiene una inspección física de las obras adelantadas señaló Interventoría de Contratos
oportunamente el contratista que: futuros cambios pueden
generar retrasos y sobrecostos por posibles modificaciones
tardías que debieron realizarse con anterioridad”.
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
1. Informar a los Supervisores de los Oficio enviado a los
Contratos que deben aplicar la Supervisores de los
Resolución N° 00589 de 12 de feb de
contratos en la
2007
presente vigencia
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección Administrativa y el Grupo Procesos Contractuales, una vez
Se verificaron aleatoriamente los oficios enviados por el Grupo de
legalizado el contrato, remite oficio al ordenador del gasto para que
Procesos Contractuales, para la designación de supervisor, el cual
designe Supervisor del Contrato e informe dciha designación al Grupo en
deberá cumplir con lo establecido en la Resolución N° 00589 de 2007.
mención
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Aplicar la Resolución N° 00589
de 12 de feb de 2007 sobre
funciones de los supervisores e
interventores,
HALLAZGONO SUBSANADOSe verificó que mediante oficio No. 32000254 de fecha 19 de septiembre de 2007, el Director Administrativo
recordo el cumplimiento a la Resolución No. 000589 del 12 de febrero
de 2007 exigiendo la obligatoriaedad de remitir informes de supervisión
mensualmente , como tambien solito remitir informes de ejecución
contractual para que estos reposen en la carpeta del contrato.
2. Solicitar rendición de informes a los
ejecutores
de
los
convenios
mensualmente o en la forma estipulada
en los contratos
Informes
presentados
1
02-May-07
30-Dic-07
35
0,7
70%
24,20
24,20
34,57
Mediante oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de septiembre de 2007, el
Director Administrativo recordó el cumplimiento a la Resolución No. 000589
del 12 de febrero de 2007 exigiendo la obligatoriaedad de remitir informes
de supervisión mensualmente , como tambien solició remitir informes de
ejecución contractual para que estos reposen en la carpeta del contrato.
Elaborar
una acta entre la
Garantizar los recursos para que laSecretaria
de
Sistemas
función de
Supervisón sea Operacionales
y
Secretaria
realizada con oportunidad y General con el fin de establecer los
recursos para el cumplimiento de la
eficacia.
función de supervisión.
Acta de
Compromiso
firmada
1
02-May-07
30-May-07
4
1
100%
4,00
4,00
4,00
Se anexa Acta de Intención entre la Secretaria de Sistemas Operacionales Se verificó el Acta de Intención entre la Secretaria de Sistemas
y Secretaria General.
Operacionales y Secretaria General.
Registro de
divulgación.
100%
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Se anexa copia del correo enviado por la Dirección Administrativa a todos Se verificó la copia del correo enviado por la Dirección Administrativa a
los funcionarios, para el conocimiento y aplicación de la Resolución N° todos los funcionarios, para el conocimiento y aplicación de la
00589 del 12 de febrero de 2007,
Resolución N° 00589 del 12 de febrero de 2007,
Es de anotar que ante el riesgo de presentarse
sobrecostos, si bien su evaluación corresponde a la
interventoría, estos podrían en tener como origen
deficiencias en la oportuna evaluacióntécnica a cargo de la
Aerocivil, Lo anterior permite establecer incertidumbre
sobre la oportunidad de las labores de supervisión.
DDA
Convenios Interadministrativos con los Municipios de
Necoclí 5000461-OK, 5000462-OH y San Pedro de
Uraba 5000463-OK y 5000464-OH (Disciplinario 19) En
los convenios interadministrativos 5000461-OK, con objeto
de contratar la “Obra pública, mejoramiento de la pista del
aeropuerto comunitario de Necoclí – Antioquia” por
$1.383.3 millones, con fecha de inicio 27 de diciembre de
2005 y fecha de terminación 27 de diciembre de 2006 y
5000463-OK, con objeto de contratar la “Obra pública.
Mejoramiento de la pista del aeropuerto de San Pedro de
Urabá – Antioquia” por $1.383.3 millones, con fecha de
inicio 28 de diciembre de 2005 y fecha de terminación 28
de diciembre de 2006, presenta deficiencias en el
seguimiento y control, considerando que la ejecución de los
proyectos no se ciñe a la formulación y suscripción de los
mismos en los siguientes aspectos:
1. Divulgación de la nueva Resolución
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INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
01-Jun-07
30-Jun-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Se verificó la circular enviada a cada uno de los supervisores de
Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos de
contratos de 2007. Se anexa un modelo de nombramiento, el cual en su
2007. Se anexa un modelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°,
numeral 5°, hace mención a la resolución a la cual se le debe dar
hace mención a la resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
cumplimiento.
1
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se anexan informes de los Interventores de Convenios tramitados en la Se verificaron aleatoriamente los informes de los Interventores de
Dirección de Desarrollo Aeroportuario
Convenios tramitados en la Dirección de Desarrollo Aeroportuario.
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Cumplir lo estipulado en la ley y en la Resolución N° 00589
de 12 de feb de 2007, sobre supervisión e Interventoría de
Contratos sobre todo en los relacionado con los convenios
interadministrativos.
§
En los formatos ID-06, ID-08 y PE-02, de la ficha
BPIN correspondientes a los proyectos, se describen las
metas físicas, se cuantifican para cada vigencia y se hace
una valoración de los costos por actividad; de tal manera
que en la vigencia 2005 se ejecute un 16.6% del proyecto,
cuyos pagos se pueden verificar en el sistema JDEdwards.
2. Informar a los Supervisores de los
Contratos que deben aplicar la Oficio enviado a los
Resolución N° 00589 de 12 de feb de
Supervisores
2007,
DDA
272
90
1404004
§
Los convenios establecen en las obligaciones de los
municipios respectivos “Vigilar a través del Supervisor
designado, la ejecución de los contratos que se suscriban
en desarrollo del presente convenio, y velar por el debido y
cabal cumplimiento de las obligaciones adquiridas por las
firmas contratadas.”
§
En los convenios se establece una cláusula sobre
Rendición de Informes, expresando que los municipios,
deberán presentar al supervisor del presente convenio un
informe mensual sobre la ejecución del mismo y el avance
sobre la ejecución de obra.
DDA
Dar estricto cumplimiento a lo pactado en el contrato,
en especial lo referente a exigir por parte del
supervisor informes mensuales sobre ejecución del
contrato y avances de las obras
3. Solicitar rendición de informes a los
ejecutores
de
los
convenios
mensualmente o en la forma estipulada
en los contratos
Informes
presentados
Divulgar y aplicar la Resolución
N° 00589 de 12 de feb de 2007
sobre
funciones
de
los
supervisores e interventores,
§
Así mismo en las cláusulas de supervisión se
establece que “la Unidad ejercerá la supervisión del
presente convenio, a través del Director de Desarrollo
Aeroportuario o el funcionario que el designe, funcionario
que deberá cumplir además de las obligaciones legales, las
consignadas en la resolución No 03307 de 4 de septiembre
de 1997....”
272
(Cont)
90
Según oficio No 1020-176-06 de 27 de abril de 2006, de la
Oficina Asesora de Control Interno, sobre la auditoría
realizada a los convenios del municipio de Necoclí y San
Pedro de Urabá; en el informe anexo expresa que a 21 de
abril no se habían definido los proyectos ni las cantidades
de obra. Sin embargo, a esa fecha ya se había girado
recursos para la ejecución del convenio, que prevé tanto la
supervisión por parte del municipio, como de la entidad al
igual que la presentación mensual de informes.
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INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
DDA
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
1404004
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Cumplir lo estipulado en la ley y en la Resolución N°
00589 de 12 de feb de 2007, sobre supervisión e
Por lo expuesto resulta contradictorio que la carpeta del Interventoría de Contratos sobre todo en los
contrato no contenga evidencia documental que permita relacionado con los convenios interadministrativos.
verificar las funciones realizadas por el supervisor, las
cuales debieron ser concordantes con el contenido de la
Resolución 03307 de 1997.
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Exigir a los Supervisores de los
Contratos que deben aplicar la Oficio enviado a los
Resolución N° 00589 de 12 de feb de
Supervisores
2007,
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
Se observa que las acciones de la interventoríacontratada
o la designación del supervisor, con el fin de vigilar y
asegurar que el objeto del contrato o convenio se cumpla a
cabalidad no fueron oportunas, es decir, que no ocurrieron
desde el momento de la contratación, de manera que se
permitiera una labor completa de sobre el contrato objeto
de sus actividades.
Estas deficiencias conllevan un incumplimiento de las
cláusulas que refieren a la supervisión del convenio y por
ende a la Resolución 03307 de 1997. Aunque la entidad
afirma lo contrario a lo planteado, los soportes presentados
no son suficientes, específicamente los proyectos de obra
presentan inconsistencias como el hecho de no presentar
fecha de realización tampoco indican su ejecutor.
Página 74 de 80
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
34,57
34,57
Puntaje atribuido
metas vencidas
34,57
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Se verificó la circular enviada a cada uno de los supervisores de
Se anexa circular enviada a cada uno de los supervisores de contratos de
contratos de 2007. Se anexa unmodelo de nombramiento, el cual en su
2007. Se anexa unmodelo de nombramiento, el cual en su numeral 5°,
numeral 5°, hace mención a la resolución a la cual se le debe dar
hace mención a la resolución a la cual se le debe dar cumplimiento.
cumplimiento.
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NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
273
274
DDA
DDA
No.
91
92
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Por otra parte, resulta riesgoso para la entidad no realizar la
supervisión sobre los recursos asignados de los convenios
5000461-OK y 5000463-OK en el período comprendido
Cumplir lo estipulado en la ley y en la Resolución N°
desde la suscripción hasta el 21 de abril de 2006 o
00589 de 12 de feb de 2007, sobre supervisión e
1404004 posteriormente; aún más cuando el contrato de interventoría
Interventoría de Contratos sobre todo en los
lo suscribe el municipio, a quien le asiste una naturaleza
relacionado con los convenios interadministrativos.
jurídica con obligaciones inherentes diferentes a las que le
competen a la UAEAC específicamente en materia
aeroportuaria.
Objetivo
Descripción de las Metas
Divulgar y aplicar la Resolución Solicitar rendición de informes a los
N° 00589 de 12 de feb de 2007 ejecutores
de
los
convenios
sobre
funciones
de
los mensualmente o en la forma estipulada
en los contratos
supervisores e interventores,
Disciplinario 20) El hecho de que a 21 de abril de 2006, no
se hayan definido los proyectos y las cantidades de obra
Mejorar la planeación de los procesos contractuales
Cumplir con lo estipulado en la Ley
tanto en el convenio con el Municipio de Necoclí como con
y/o convenios administrativos en la definición de los
el Municipio de San Pedro de Urabá evidencia deficiencias
80 de 1993 y sus Decretos
1402003
proyectos y cantidades de obra con el fin que se
Reglamentarios al igual que en la
en el cumplimiento al principio de responsabilidad
realicen dentro del plazo establecido para la
Ley 489 de 1998 en su artículo III
establecido en la Ley 80 de 1993, artículo 26 y los principio
ejecución del convenio.
de la función administrativa establecidos en la Ley 489 de
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Informes
presentados
100%
02-May-07
31-Ago-07
17
1
100%
17,29
17,29
17,29
Se anexan informes de los Interventores de Convenios tramitados en la Se verificaron los informes de los Interventores
Dirección de Desarrollo Aeroportuario.
tramitados en la Dirección de Desarrollo Aeroportuario.
02-May-07
30-Dic-07
35
0,5
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó que actualmente se encuentran Liquidados los Convenios
Se encuentran Liquidados los Convenios de Necocli y San Pedro de
de Necocli y San Pedro de Uraba. Se anexan copias Actas de
Uraba. Se anexan copidosActas de Liquidación
Liquidación
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
de Convenios
Seguimiento
por
parte
del
Supervisor del Contrato para la
ejecución
de
los
objetos
convenidos
Convenio
debidamente
ejecutado
Seguimiento
por
parte
del
Supervisor del Contrato para la
ejecución
de
los
objetos
convenidos
Convenio
debidamente
ejecutado
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
0,5
100%
34,57
34,57
34,57
Actualmente se encuentran en trámite las Actas de Liquidación de los se verificó que actualmente se encuentran en trámite las Actas de
Convenios de Necocli y San Pedro de Uraba
Liquidación de los Convenios de Necocli y San Pedro de Uraba
Controlar por parte de los
supervisores, el adecuado giro de
los recursos y pago a los
contratistas por parte de los
ejecutores de los convenios.
Convenio
debidamente
ejecutado
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
0,7
100%
34,57
34,57
34,57
se verificó que actualmente se encuentran en trámite las Actas de
Actualmente se encuentran en trámite las Actas de Liquidación de los
Liquidación de los Convenios de Interventoría de Necocli y San Pedro
Convenios Interventoría de Necocli y San Pedro de Uraba
de Uraba
100%
1998 en su artículo tercero.
Paralelamente a los convenios de obra se suscribieron los
convenios para contratar la interventoría así: Convenio
Interadministrativo5000462-OH, con objeto de “Contratar la
interventoría técnica y administrativa para el mejoramiento
de la pista del aeropuerto de San Pedro de Urabá –
Antioquia” por $110.7 millones, con fecha de inicio 28 de
diciembre de 5005 y terminación 28 de diciembre de 2006.
Estos convenios presentan las siguientes observaciones:
DDA
275
93
DDA
Mejorar la planeación de los procesos contractuales
y/o convenios administrativos en la definición de los
proyectos y cantidades de obra con el fin que se
realicen dentro del plazo establecido para la
ejecución del convenio.
Ejecutar los proyectos de acuerdo
a lo planeado Cumplir con lo
estipulado en la Ley 80 de 1993 y
sus Decretos Reglamentarios al
igual que en la Ley 489 de 1998
en su artículo III
1404004
Según informe de auditoría de la Oficina Asesora de Contro
Interno[1] realizada a los convenios del municipio de
Necoclí y San Pedro de Urabá; en el informe anexo expresa
que a 21 de abril no se han definido los proyectos ni las
cantidades de obra. Sin embargo, a esa fecha ya la Ejercer especial control y seguimiento por parte de
UAEAC había girado recursos para la ejecución de los los supervisores de los contratos al giro de los
mismo. Teniendo en cuenta las cláusulas de forma de pago recursos
para
los
diferentes
convenios
de los convenios, se infiere que a esa misma fecha se interadministrativos.
hayan girado recursos por $18.4 millones a cada municipio
con el fin de contratar la Interventoría sin que en ningún
sentido se evidencie el valor agregado de la destinación de
los citados recursos
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Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Unidad de medida
de las Metas
Descripción de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
(Disciplinario 21) Es de anotar que los convenios prevén
tanto la supervisión de los mismos por parte de la UAEAC y
por parte del municipio de los contratos que en desarrollo
de éste celebre, señalando para el primer caso la
presentación mensual de informes por el ente territorial, a
pesar de lo cual, las carpetas correspondientes no
contienen evidencia documental que permita verificar las
funcionesde supervisión realizadas, las cuales debieron ser
concordantes con el contenido de la Resolución 03307 de
1997
276
ADM
94
Se presenta un vacío en el seguimiento sobre los recursos
asignados en el período comprendido desde la suscripción
del contrato hasta el 21 de abril de 2006, dado que no se
1404004 evidencia realización de la supervisión; situación que se
hace más gravosa dado que en cumplimiento de su misión
institucionalla UAEAC debe en este caso atender aspectos
técnicos.
Cumplir lo estipulado en la ley y en la Resolución N°
00589 de 12 de feb de 2007, sobre supervisión e
Interventoría de Contratos sobre todo en los
relacionado con los convenios interadministrativos.
Divulgar y aplicar la Resolución Solicitar rendición de informes a los
N° 00589 de 12 de feb de 2007 ejecutores
de
los
convenios
sobre
funciones
de
los mensualmente o en la forma estipulada
en los contratos
supervisores e interventores,
Informes
presentados
100%
HALLAZGONO SUBSANADO.Se verificó que mediante oficio No. 32000254 de fecha 19 de septiembre de 2007, el Director Administrativo
recordo el cumplimiento a la Resolución No. 000589 del 12 de febrero
de 2007 exigiendo la obligatoriaedad de remitir informes de supervisión
mensualmente , como tambien solicitó remitir informes de ejecución
contractual para que estos reposen en la carpeta del contrato. Se
verificaron aleatorimente algunas carpetas y no se encontraron los
informes respectivos.
02-May-07
30-Dic-07
35
0,7
70%
24,20
24,20
34,57
Mediante oficio No. 3200-0254 de fecha 19 de septiembre de 2007, el
Director Administrativo recordo el cumplimiento a la Resolución No. 000589
del 12 de febrero de 2007 exiginedo la obligatoriaedad de remitir informes
de supervisión mensualmente , como tambien solicitó remitir informes de
ejecución contractual para que estos reposen en la carpeta del contrato.
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
La Dirección Administrativa y el Grupo Procesos Contratuales en la Se verificaron algunas minutas de contratos de convenios
elaboración de la minuta de los Convenios a celebrar, especifica muy interadministrativos y del control que realiza la Jefe del Grupo de
claramente las obligaciones de las partes .
Procesos Contractuales
02-May-07
31-Dic-07
35
1
100%
34,71
34,71
34,71
Para evitar que se vuelvan a presentar este tipo de problemas, la Dirección
Se verificaron aleatoriamente las carpetas de los contratos, donde se
de Desarrollo Aeroportuario revisará antes de enviar los proyectos, los
revisaron los estudios técnicos precontractuales.
estudios técnicos previos a la etapa precontractual.
Las acciones de la interventoríacontratada y la designación
del supervisor del convenio, con el fin vigilar y asegurar que
los objetos de estos se cumplan a cabalidad no fueron
oportunas, es decir, que no ocurrieron desde el momento d
la contratación,de manera que se afectó el ejercicio de una
labor integral de seguimiento y control sobre las ejecucione
correspondientes
Las deficiencias señaladas evidencian incumplimiento de
las cláusulas que se refieren a la supervisión del convenio y
por ende a la observancia de la resolución No 03307 de
1997.
277
ADM
En los convenios para contratar la interventoría no se
señalan con claridad las funciones a cargo de los
municipios y de la UAEAC frente a la supervisión puesto Definir claramente las obligaciones de las partes en
Definir
claramente
95 1404001 que en el contenido las cláusulas referentes, unas los convenios interadministrativos para poder exigir
obligaciones de las partes
establecen esta obligación a cargo de la UAEAC mientras su cumplimiento.
que otras establecen dicha obligación en cabeza del
Municipio.
las
Cumplir lo pactado en los
Convenios y definir claramente las
responsabilidades de las partes
Convenio
debidamente
revisado
100%
3.2.1.5. Aeropuerto La Palestina Los recursos girados
por la UAEAC fueron entregados en virtud de los Convenios
Interadministrativos suscritos con el Departamento de
Caldas, el Municipio de Manizales, el Municipio de
Palestina, Instituto de Financiamiento, Promoción y
Desarrollo de Caldas Infi-caldas e Instituto de
Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Manizales InfiManizales, por valor de $15.727 millones, y pendientes por
girar $6.381 millones, para un total de $ 22.108 millones.
278
DDA
96
Realizar a cada uno de los proyectos presentados por los
Dar cumplimiento a la normatividad de
Realizar estudios de conveniencia
entes territoriales un análisis minucioso y profundo
contratación vigente así como al
evaluación de riesgos
referente a su viabilidad y posibles alternativa, antes de
decreto 260 de 2004
apropiar y ejecutar recursos.
1402003
y
Estudios de
conveniencia
presentados
100%
(Disciplinario 22) Se transgredió presuntamente lo
dispuesto en el Numeral1, Art. 27 del Decreto 260 de 2004,
Numerales 4 y 5 del artículo8 del Decreto 2170 de 2002 y
Numerales 7 y 12 del artículo 25 de La Ley 80 de 1993,
cuando previo al traslado de los recursos al proyecto, la
UAEAC no efectuó algún análisis sobre: los estudios que
determinan para el Proyecto su conveniencia o
inconveniencia, las aprobaciones y autorizaciones, las
evaluaciones de los riesgos asociados y las valoraciones
económicas efectuadas.
Dentro del análisis al cumplimiento de las obligaciones
establecidas en los convenios suscritos por la UAEAC con
destino al Aeropuerto La Palestina se encontró lo siguiente:
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Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
*Los rendimientos financieros generados por los anticipos
entregados en ejecución de los contratos de obra 2005-05029, Cuenta N° 7164-011798100 de CONAVI por valor de
$7.017.923,18.; Contrato 2005-05-030, Cuenta N°
061103925-000
de
BANITSMO por
valor
de
$16.018.791,11; y 2005-12-079, Cuenta N° 70-257296-54
de BANCOLOMBIA por valor de $1.511.240,81; no fueron
manejados de acuerdo con el artículo 33 del Decreto 4730 Manejar en forma adecuada los rendimientos Dar cumplimiento al decreto 4730
de 2005, que ordena su consignación en la Dirección financieros generados por los anticipos entregados de 2005, en especial lo estipulado
en el artículo 33
General de Crédito Público y del Tesoro Nacional en el mes en ejecución de los contratos
DF
siguiente de su recaudo. Estos rendimientos financieros
fueron entregados a INFIMANIZALES y se han venido
consignando en la cuenta N° 637-31990-6 del BBVA que
utiliza la entidad para el manejo de sus recursos, y no en la
cuenta dispuesta de conformidad con los convenios para el
manejo de los dineros girados por la Unidad, los cuales ha
sido consignados en la misma los días 10 de abril, 8 y 12
de mayo de 2006 § respectivamente.
97
279
1404004
El supervisor de cada uno de los
convenios y contratos hará una
estricta y permanente vigilancia
para que se consigne en la
Dirección General de Crédito
Público y del Tesoro Nacional los
rendimientos
financieros
generados por los anticipos
entregados en ejecución de los
contratos de obra en el mes
siguiente de su recaudo
Unidad de medida
de las Metas
Recibo de
consignación
diligenciado
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Cuando se generan rendimientos por una cuenta de anticipo de
contrato, el contratista consigna en la Cuenta Corriente del Banco
Occidente No.221001001, a nombre del Tesoro Nacional Aerocivil.el
valor correspondiente y se le expide un recibo de caja, dando
cumplimiento al Decreto N° 4730 del 2005 Artículo 33. Se anexana
recibos de caja correspondientes a estos rendimientos y reporte
recaudo
de
caja
de
este
concepto.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se verificó que cuando se generan rendimientos por una cuenta de
anticipo de contrato, el contratista consigna en la Cuenta Corriente del
Banco Occidente No.221001001, a nombre del Tesoro Nacional Aerocivil.el
valor correspondiente y se le expide un recibo de caja, dando cumplimiento
al Decreto N° 4730 del 2005 Artículo 33. Se anexana recibos de caja
correspondientes a estos rendimientos y reporte recaudo de caja de este
concepto.
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
Se esta dando estricto cumplimiento a lo estipulado en los contratos así:
Una vez recibida la cuenta y en el momento de la causación se revisa y se
validan los rubros presupuestales y el número de registro presupuestal en Se verificó la validación de los rubros presupuestales y el número del
el aplicativo Charry. Posteriormente, cuando la cuenta se convierte en registro presupuestal afectado en el momento de la causación, se
obligación se corre el proceso en el aplicativo Charry denominado "OB" , el anexan pantallazos del aplicativo Charry
cual permite evidenciar el rubro y el registro presupuestal afectado en el
momento de su causación.
35
1
100%
34,71
34,71
34,71
Se esta dando estricto cumplimiento a lo estipulado en los contratos así:
Una vez recibida la cuenta y en el momento de la causación se revisa y se
validan los rubros presupuestales y el número de registro presupuestal en
el aplicativo Charry. Posteriormente, cuando la cuenta se convierte en
obligación se corre el proceso en el aplicativo Charry denominado "OB" , el
cual permite evidenciar el rubro y el registro presupuestal afectado en el
momento de su causación.
0
1
100%
0,00
0,00
0,00
La Entidad realiza una sola inscripción por lo cual, ya no se puede realizar
Se verificó que por normatividad SICE, la Entidad solo se inscribe una
ninguna acción correctiva, pero si se cambia el Representante Legal, la
vez, pero si se cambia el Representante Legal, la Entidad debe crear un
Entidad debe crear un nuevo usuario con dicho rol y asignarle nueva
nuevo usuario con dicho rol y asignarle nueva clave.
clave.
Durante la ejecución de esta auditoría y como resultado de
la observación comunicada por la CGR, el proyecto admitió
que los dineros fueron manejados en cuentas diferentes y
procedió a hacer las consignaciones al Tesoro Público.
DF
§
El contrato 2005-01-008 suscrito para realizar la
interventoría del contrato de obra 2004-12-052; se
cancelaron $38.893.957, con recursos del convenio
Dar
cumplimiento
a
las
4000371-OK-2004 suscrito con la Aeronáutica Civil;
obligaciones contractuales en los
contrariando lo dispuesto en el Modificatorio 01 del Dar estricto cumplimiento a lo estipulado en los
términos pactados y ejecutar en
Convenio Interadministrativo anterior 4000155-OK-2004, contratos
debida
forma
los
rubros
Cláusulas Primera y Segunda, Numeral Cuatro que
presupuestales.
establecía el compromiso del Municipio de Manizales de
cancelar el valor de la interventoría correspondiente al
contrato de obra mencionado.
Registros
supervisar que los pagos se hagan
presupuestales
de acuerdo con lo estipulado en el
cotejados contra
contrato, destinándolos a lo
los documentos
establecido y afectando el registro
soportes de la
presupuestal respectivo
cuenta.
DF
§
En el Convenio Interadministrativo 4000371 fueron
destinados para interventoría $499.623.908, y se
comprometieron para este objeto con cargo al convenio
Dar
cumplimiento
a
las
citado contratos por valor de $534.824.550, excediendo lo
obligaciones contractuales en los
acordado en $35.200.642, valor que debía destinarse a Dar estricto cumplimiento a lo estipulado en los
términos pactados, y ejecutar en
obras y no a interventoría. Igual situación se presentó en contratos
debida
forma
los
rubros
ejecución del Convenio Interadministrativo5000401-OJ-05
presupuestales.
en el cual para labores de interventoríase presupuestaban
$72.000.000. y se
comprometieron $73.969.350,
excediendo lo acordado en $1.969.350.
Registros
supervisar que los pagos se hagan
presupuestales
de acuerdo a lo estipulado en el
cotejados contra
contrato, destinándolos a lo
los documentos
establecido y afectando el registro
soportes de la
presupuestal respectivo
cuenta.
100%
02-May-07
31-Dic-07
Se verificó que se esta dando estricto cumplimiento a lo estipulado en
los contratos así: Una vez recibida la cuenta y en el momento de la
causación se revisa y se validan los rubros presupuestales y el número
de registro presupuestal en el aplicativo Charry. Posteriormente,
cuando la cuenta se convierte en obligación se corre el proceso en el
aplicativo Charry denominado "OB" , el cual permite evidenciar el rubro
y el registro presupuestal afectado en el momento de su causación.
3.2.2.
Cumplimiento y aplicación de la normatividad
SICE 3.2.2.1. Registro de la Entidad
280
ADM
98
(Disciplinario 23)Verificada la información del operador
del sistema se evidenció que la entidad validó el servicio el
día 4 de agosto de 2004 y activó la clave el día 9 de agosto
del mismo año, siendo el señor Juan Carlos Vélez Uribe el
Cumplir las obligaciones que impone la ley dentro de Cumplir lo estipulado
1102002 representante legal a la fecha de inscripción. La entidad
los los plazos otorgados para efecto
Normatividad SICE.
presentó demoras en el registro de la entidad por lo que no
dio estricto cumplimiento al acuerdo 01 de 2004 que
establece que la UAEAC debió inscribirse con plazo
máximo el 12 de julio de 2004, expedido por el Comité de
Operación del SICE.
en
Hallazgo no subsanable, por cuanto
la la inscripción de la entidad en el
sistema SICE se realiza solo una
vez
N/A
1
N/A
Página 77 de 80
N/A
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
100%
02-May-07
30-Dic-07
35
1
100%
34,57
34,57
34,57
El día 2 de Agosto de 2007, se capacitaron los 28 ordenadores del gasto
Se verirficó el listado de asistencia de los Ordenadores del Gasto y la
en SICE bajo las orientaciones del doctor JOSE ANTONIO ARIZABALETA,
certificación del CEA
Coordinador General del SICE, se anexa listado y certificación del CEA.
Reporte
desactivación
usuarios.
1
02-May-07
31-May-07
4
1
100%
4,14
4,14
4,14
Los roles que figuraban el SICE como AEROCIVIL y DIRECCION de
Se verificaron los registros de inactivación de estos dos usuarios.( se
informatica fueron desactivados entre los meses de junio y julio de 2006,
anexa)
cumpliendo con lo requerido por la CGR
Informes de
seguimiento.
3
02-May-07
31-Ene-08
39
3
100%
39,14
39,14
39,14
Unidad de medida
de las Metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
La justificación expresada por la entidad no es válida, pues
la
inscripción
y
activación
debieron
surtirse
independientemente a cualquier proceso interno de
adecuación de la entidad.
3.2.2.2. Registro de contratos en el SICE. (Disciplinario
24) Durante la vigencia 2006, a 19 de octubre, se han
registrado en el SICE 358 contratos; por otra parte, la
entidad reporta a la CGR a octubre de 2006, la suscripción
de 174 contratos con formalidades plenas y 764 sin
formalidades que suman 938 contratos. La diferencia entre
el número de contratos suscritos y los registrados en el
SICE no es concordante, aún teniendo en cuenta todas las
excepciones que cobija el Decreto No 03512 de 5 de
diciembre de 2003 y el Acuerdo 4 de 2005
281
ADM
99
Capacitación dirigida a los 28
Controlar
y
verificar
el Ordenadores del Gasto y sus
sobre
los
cumplimiento a la normatividad delegados
Registro de
SICE en cuanto al registro de los procedimientos en el sistema SICE
funcionarios
Registrar los contratos que están sujetos a la contratos hasta los 5 primeros díaspara el registro de los contratos
1102002
Ordenadores del
hábiles al mes siguiente de la hasta de los primeros 5 días
normatividad SICE
Gasto
firma de los mismos por parte de hábiles del mes siguiente a la firma
capacitados
cada uno de los Ordenadores del del
contrato,
debidamente
Gasto.
documentada en contenido y
A pesar que la entidad manifiesta que el administrador del
asistencia.
Sistema se encuentra adelantando una labor de apoyo y
capacitación, y que exhorte a los ordenadores del gasto a
cumplir sus obligaciones frente al SICE, se han verificado
deficiencias en el oportuno registro de los contratos en el
Sistema, hecho que tiene sin lugar a dudas incidencia
institucional, dado que constituye un incumplimiento al
Decreto 03512 de 5 de diciembre de 2003, artículo 13
numeral e.
1.1.1.1 Roles En la inscripción de los funcionarios de
los usuarios, aparece el caso de un funcionario denominado
“AEROCIVIL” con descripción de “Usuario de consulta” y
que se encuentra activo en el momento; según lo establece
el acuerdo 09 de 2006 y los instructivos para la aplicación
de la normatividad SICE, existen cinco roles cada uno con Crear en el sistema únicamente las claves
obligaciones establecidas: Administrador del SICE, necesarias para quienes cumplan los roles
Ordenadores del Gasto, Administrador del Plan de establecidos por la norma
Compras, Funcionarios de Control Interno y Usuario de
Consulta. La descripción de este último difiere del manejo
que se le da en la entidad como es el de ser creado para
capacitación y facilitar el proceso de consulta de los
diferentes proyectos de contratación dentro de la entidad.
ADM
Por otra parte el usuario de consulta no puede ser un
usuario sin identificación de acuerdo a lo preceptuado en la
normatividad SICE
100
282
Cumplir lo estipulado en la
Normatividad SICE en lo referente
a los roles establecidos.
1401004
Al verificar los certificados de consulta del precio indicativo
aparece como ordenador del gasto la denominación de
“AEROCIVIL”. Considerando que una persona Jurídica no
debe aparecer con este rol, debe estar claramente
identificada la persona natural que efectivamente
desempeñe el mismo.
Crear en el sistema únicamente las claves necesarias para
quienes cumplan los roles establecidos por la norma
ADM
Desactivar la clave que aparece como
AEROCIVIL
y
"DIRECCIÓN DE
INFORMATICA"
Realizar seguimiento trimestral por
parte del Administrador SICE al
cumplimiento de los estipulados en
la Normatividad SICE en lo
referente a los roles establecidos
Es así como este hecho puede generar una alarma del tipo
“ordenador de contrato principal no esta registrado”.
Igualmente la mayoría de los precios indicativos consultado
por este usuario no existen, por lo que no se podría
responsabilizar a ningún funcionario en caso de
incumplimiento de la norma.
Página 78 de 80
La Aministradora del SICE realiza los informes de seguimiento
correspondientes al cumplimiento de lo estipulado en la Normatividad SICE, Se verificaron los informes de seguimiento de los dos trimestres
en
lo
referente
a
los
roles
establecidos correspondientes.
FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
En su momento, en similares condiciones se encontró el
ordenador denominado “DIRECCIÓN DE INFORMATICA”
en los mismos certificados de consulta.
ADM
283
101
ADM
3.2.2.4. Alarmas (Disciplinario 25) La alarma más
generada es la de “Proveedor no está registrado en el
SICE”, en un 48% de los contratos registrados en todas las
vigencias. Esta alarma se presenta para varios contratos
Cumplir lo estipulado en la
cuya cuantíasupera los 50 SMMLV[1]; también se presenta Exigir el registro en el sistema SICE a todo
Normatividad SICE en lo referente
en contratos cuyos proveedores son consorcios o uniones proveedor sujeto a esta normatividad
a los roles establecidos.
temporales y para los contratos con cuantíasinferiores a 50
SMMLV, por lo que se observa incumplimiento a las
obligaciones de la entidad establecidas en la Ley 598 de
2000 en su artículo 5.
Realizar seguimiento trimestral por
parte del Administrador SICE al
cumplimiento de los estipulados en
la Normatividad SICE en lo
referente a los roles establecidos y
tomar los correctivos necesarios
con relación a las alarmas
reportadas. Capacitar a cada uno
de los Ordenadores del Gasto y
personal autorizado sobre los
procedimientos en el sistema para
el registro de los contratos y llevar
un estricto control sobre la
aplicación de la norma SICE.
Informes de
seguimiento
Registro de
capacitación.
3
02-May-07
31-Ene-08
39
3
100%
39,14
39,14
39,14
La Entidad actualmente esta exigiendo para todo procesos contractual que
este sujeto a la normatividad SICE, el registro de precio de referencia a
todos los contratistas. La Administradora SICE esta efectuado seguimiento
trismestral por parte de las áreas ejecutoras y de los ordenadores del Se verificaron los informes de seguimiento de los tres trimestres
gasto. En constancia se anexan correos electrónicos enviados a todos los correspondientes y los correos enviados por la administradora del SICE.
ordenadores del gasto.Se anexan las actas de capacitación de los
ordenadores del gasto y de los funcionarios designados para cumplir con
esta función.
Las alarmas “ordenador de contrato principal no registrado”
y “Ordenador de contrato principal no activo en fecha cierre,
adjudicación y firma del contrato” se presentan en los
contratos 5000182-OJ, 5000069-OH, 5000171-OK,
5000168-OK, 5000250, 5000087-OJ. Aunque estas
Cumplir lo estipulado en la
Registrar en el sistema correctamente los usuarios
alarmas son de carácter informativo, se presentan con
Normatividad SICE en lo referente
SICE
frecuencia sin que se hayan adoptado medidas al respecto,
a los roles establecidos.
teniendo en cuenta que en el ordenador del gasto es quien
recae la obligación de exigir el número de certificado de
registro de precio al proveedor y verificarlo en el sistema y
consultar el precio indicativo.
Realizar seguimiento trimestral por
parte del Administrador SICE al
cumplimiento de los estipulados en
la Normatividad SICE en lo
referente a los roles establecidos.
Informes de
seguimiento.
3
02-May-07
31-Ene-08
39
3
100%
39,14
39,14
39,14
La Entidad actualmente esta exigiendo para todo procesos contractual que
este sujeto a la normatividad SICE, el registro de precio de referencia a
Se verificaron los informes de seguimiento de los dos trimestres
todos los contratistas. La Administradora SICE esta efectuado seguimiento
correspondientes y los correos enviados por la administradora del SICE.
trismestral por parte de las áreas ejecutoras y de los ordenadores del
gasto.
1401004
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FORMATO No 2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE AERONÁUTICA CIVIL
Entidad:
Aeronáutica Civil
Representante:
Fernando Augusto Sanclemente Alzate
NIT:
899999059-3
Período Informado: Enero - Diciembre de 2006
Fecha de suscripción: 20 de Noviembre de 2007
No.
Código
hallazgo
AREA
ITEM
30/04/2008
Descripción hallazgo ( No más de 50 palabras)
Acción correctiva
Objetivo
ADM
284
102
Descripción de las Metas
Unidad de medida
de las Metas
Dimensió
n de la
meta
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas de
las Metas
Avance físico de
ejecución de las
metas
% de
Avance
físico de
ejecución
de las
metas
Puntaje
Puntaje Logrado
Logrado por
por las metas
las metas
Vencidas
(Poi)
(POMVi)
Puntaje atribuido
metas vencidas
Respuesta de las áreas
Seguimiento OCI
Realizar seguimiento trimestral por
parte del Administrador SICE al
cumplimiento de los estipulados en
la Normatividad SICE en lo
referente a los roles establecidos
Informes de
seguimiento.
3
02-May-07
31-Ene-08
39
3
100%
39,14
39,14
39,14
La Aministradora del SICE realiza los informes de seguimiento
Se verificaron los informes de seguimiento de los tres trimestres
correspondientes al cumplimiento de lo estipulado en la Normatividad SICE,
correspondientes.
en lo referente a los roles establecidos
Capacitar a cada uno de los
Ordenadores del Gasto y personal
autorizado
sobre
los
procedimientos en el sistema para
el registro de los contratos y llevar
un estricto control sobre la
aplicación de la norma SISE, con el
fin que no se generen alarmas
innecesarias.
Registro de
capacitación
1
02-May-07
31-Dic-07
35
1
100%
34,71
34,71
34,71
Por parte de la Administradora SICE, se ha impartido capacitación a los
ordenadores del gasto y personas designadas por ellos , para evitar laS Se verificaron las actas de capacitación de la Administradora SICE.
innecesarias generaciones de alarmas.
El registro en el SICE de varios contratos que están
temporalmente exentos del cumplimiento de esta
normatividad, por remisión expresa del literal a del artículo
Registrar en el sistema SICE únicamente los Cumplir lo estipulado en la
18 del Decreto 3512 de 2003 y articulo 4 literal b del
1402004
contratos que son objeto de Registro a fin que no se Normatividad SICE en lo referente
Acuerdo 004 de 2005, generan un número innecesario de
generen alarmas innecesarias.
a los roles establecidos.
alarmas, tal como se aprecia en los contratos 5000466-OH
ADICIONAL, 6000128-OH, 6000091-OH, 5000087-OJ entre
otros.
ADM
13971
0%
13360
13332
13783
Evaluación del Plan de Mejoramiento
Puntajes base de evaluación
Puntaje base evaluación de cumplimiento
Puntaje base evaluación de avance
PBEC =
PBEA =
13783
13971
Cumplimiento del plan
CPM = POMMVi/PBEC
96,73%
Avance del plan de mejoramiento
AP= POMi/PBEA
95,63%
FERNANDO SANCLEMENTE ALZATE
FABER ALBERTO PARRA GIL
DIRECTOR GENERAL
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
Proyectó:
Donall H. Tascon Cardenas Subdirector
Andrés Forero L,
Secretario General
Javier Danilo Pinilla
, Secretario de Sistemas Operacionales
Maria Eugenia Arcila, Jefe Oficina CEA
Jair Orlando Fajardo, Jefe Oficina Asesora Planeación
Pablo Emilio Alfonso,Jefe Oficina Comercialización E Inversión.
Ilva Restrepo,
Jefe Oficina Transporte Aéreo.
Ruben Dario Ponce E,Jefe Oficina Asesora Jurídica.
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