Política

Política
de denuncia de
irregularidades
Normas de actuación relacionadas
con la sospecha de conducta inapropiada
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Propietario de la Política
Director de Gobierno, Riesgo
y Cumplimiento del Grupo
Responsable de la aprobación
de la Política
Consejo de Administración
Fecha de entrada en vigor
15 de noviembre de 2013
Fecha de
publicación
Versión
Nombre
Cargo
15-nov-2013
1.0
Fokko Kool
Director de
Gobierno, Riesgo
y Cumplimiento
del Grupo
IMTECH
ÍNDICE
1.
2.
3.
4.
5.
Introducción
Definiciones
Objetivo
Ámbito de aplicación
Procedimiento para informar
5.1. Qué y a quién informar
5.2. Cómo informar
6. Investigación
7. Protección del denunciante
8. Fecha de entrada en vigor
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1. Introducción
El Grupo Imtech (en lo sucesivo, “Imtech”) se compromete
a llevar a cabo su actividad de forma ética y a gestionar sus
operaciones de acuerdo con el Código de Conducta (en lo
sucesivo, el “Código”). La presente Política de denuncia de
irregularidades (en lo sucesivo, la “Política”) es una ampliación del Código y fomenta la denuncia de cualquier Sospecha
de Conducta Inapropiada y otras infracciones a través de los
canales adecuados, tal y como se menciona a continuación.
Cada denuncia se tratará con absoluta confidencialidad.
Únicamente se permite la modificación de la presente Política
a nivel local con el fin de cumplir las leyes y las normas locales
de obligado cumplimiento. En todo caso, dicha modificación
deberá comunicarse inmediatamente al Director de Cumplimiento del Grupo.
A efectos del presente documento, por Responsable de
Cumplimiento se entenderá el Director de Cumplimiento de
Imtech Spain, o la persona de la Unidad de Negocio en el
que aquél pueda delegar funciones. La dirección de correo
asociada es [email protected]
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IMTECH
2. Definiciones
Comité de Ética: es responsable de facilitar la aplicación del
Código y otras actividades de cumplimiento, así como de
la atención al cumplimiento crítico y a las Conductas éticas
inapropiadas. El Comité de Ética está compuesto por altos
directivos (al menos: el Director de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento (presidente), el Secretario de la Sociedad y el Jefe
de Auditoría Interna).
Denunciante: es un directivo, mando, empleado, contratista,
empleado del contratista de Imtech y cualquier otra persona
que, ya sea anónimamente o no, desea informar sobre una
Sospecha de Conducta Inapropiada.
Sospecha de Conducta Inapropiada: una sospecha, basada
en motivos razonables, concerniente a Imtech en relación
con:
a.
Una (inminente) infracción de las leyes, reglamentos
y directrices aplicables.
b.Una infracción de las normas de conducta aplicables en
Imtech o un comportamiento que entre en conflicto con
los valores corporativos de Imtech, tal y como se describe
en el Código.
c.Una (amenaza de) distribución deliberada de información
incorrecta a las partes interesadas.
d.Una (amenaza de) retención, destrucción o manipulación deliberada de información respecto a los hechos
antedichos.
El Grupo Imtech: Royal Imtech N.V., sus filiales directas
e indirectas y sus joint ventures.
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3. Objetivo
El objetivo de la presente Política es garantizar que todos
los factores que puedan dañar la reputación de Imtech, sin
limitarse únicamente a pérdidas financieras o no financieras, sean denunciados apropiadamente y puedan abordarse
de un modo adecuado y puntual.
Imtech reconoce que es posible que se produzcan infracciones de las leyes, de las normas y del Código en cualquier
actividad empresarial y que los empleados o personas más
familiarizadas con el negocio en cuestión serán las primeras en darse cuenta. Imtech anima a cualquiera que tenga conocimiento de una Conducta Inapropiada a que la
denuncie y plantee sus inquietudes en el seno de Imtech,
en lugar de pasar por alto el problema o ponerse en contacto con los medios de comunicación o personas externas
a la Compañía.
El objetivo último de esta Política es prevenir e impedir
Conductas Inapropiadas dentro de Imtech. Esta Política incluye planes en relación con lo siguiente:
• Qué y a quién informar.
• Cómo informar de una Sospecha de Conducta Inapropiada.
• Abordar las denuncias de Sospechas de Conducta Inapropiada y su investigación.
• Proteger al denunciante de represalias por parte de cualquier persona, a nivel interno o externo.
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IMTECH
4. Ámbito
de aplicación
La presente Política de denuncia de irregularidades representa un estándar mínimo. Resulta imposible anticipar y prever
todas las circunstancias en que los denunciantes puedan buscar los medios apropiados para informar de sus Sospechas de
Conducta Inapropiada o las respuestas a las mismas. Cualquier empleado que, de buena fe, busque asesoramiento,
plantee una inquietud o informe de conducta inapropiada
está siguiendo la presente Política.
Esta Política no está pensada para abordar disputas o quejas
relacionadas con el empleo a un nivel individual, a menos que
éstas impliquen un incumplimiento del Código. Tales disputas deberán abordarlas el superior del empleado en cuestión
y/o el departamento de Recursos Humanos.
5. Procedimiento
para informar
5.1. Qué y a quién informar
Imtech anima en un primer momento a plantear las inquietudes relacionadas con las Conductas Inapropiadas, tal y como
se describen en la lista de definiciones, a nivel local ante el
superior del empleado. Creemos que una comunicación abierta
en nuestra organización es la base de un entorno de trabajo positivo. Como alternativa, puede plantear sus inquietudes
ante el Responsable de Cumplimiento. Si, por cualquier razón,
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no resultara adecuado informar a nivel local, puede plantear su
Sospecha de conducta inapropiada ante el Director de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento del Grupo.
Si la acusación concierne al Director de Gobierno, Riesgo y
Cumplimiento del Grupo y/o uno o más miembros del Comité de Ética, el Denunciante debería informar directamente al
Presidente del Comité de Auditoría del Consejo de Vigilancia
(Supervisory Board) de Imtech (en lo sucesivo, el Comité de Auditoría). Asimismo, está permitido informar al Presidente del Comité de Auditoría si la Sospecha de Conducta Inapropiada concierne a un miembro del Consejo de Administración de Imtech
o si una denuncia previa relacionada con la misma Sospecha
de Conducta Inapropiada no resolvió la misma.
5.2. Cómo informar
El Denunciante debería en un primer momento plantear sus
inquietudes a nivel local, ante su superior o el Responsable
de Cumplimiento (oralmente, por escrito o a través del correo
electrónico) y debería incluir todos los detalles de la Sospecha
de Conducta Inapropiada (la naturaleza, momento y localización de la Sospecha de Conducta Inapropiada, así como
las personas implicadas) y, si es posible, facilitar pruebas
que la sustenten.
Si no resulta adecuado informar a nivel local, el Denunciante
puede plantear sus inquietudes, oralmente, por escrito o a través del correo electrónico, directamente ante el Director de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento del Grupo, junto con todos los
detalles de la Sospecha de Conducta Inapropiada (la naturaleza, momento y localización de la Sospecha de irregularidades,
así como las personas implicadas) y, si es posible, facilitar
pruebas que la sustenten.
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IMTECH
Puede ponerse en contacto con el Director de Gobierno,
Riesgo y Cumplimiento del Grupo:
Correo electrónico: [email protected]
Correo: Director GRC
PO Box 399
2800AJ Gouda
Países Bajos
El superior, el Responsable de Cumplimiento, el Director de
Gobierno, Riesgo y Cumplimiento del Grupo, o el Comité de
Auditoría registrará la denuncia, registro que incluirá los detalles facilitados y la fecha de recepción. En caso de denuncia
por escrito, se enviará al Denunciante un acuse de recibo. En
caso de denuncia verbal, se enviará al Denunciante un registro escrito para su aprobación.
El Denunciante consiente que sus datos sean tratados y remitidos a otro país (Holanda) a los únicos efectos de tramitar
el expediente. El Denunciante tiene el derecho de acceso,
cancelación, rectificación y oposición que establece la Ley
de Protección de Datos, enviando un e-mail a cumplimiento.
[email protected]
6. Investigación
En un plazo de cuatro semanas, se facilitará al Denunciante
una actualización sobre la Sospecha de Conducta Inapropiada
denunciada, los resultados de la investigación y los siguientes
pasos o medidas que se deben tomar.
Dependiendo de la naturaleza de la Sospecha de Conducta Inapropiada, el superior, el Responsable de Cumplimiento, el Director
de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento del Grupo, o el Comité de
Auditoría identificarán una persona adecuada, un equipo y un
método para llevar a cabo la investigación de la conducta denunciada.
Se dará la oportunidad a las personas implicadas en la Sospecha
de Conducta Inapropiada de defenderse y limpiar su nombre. Sin
embargo, las personas implicadas en la Conducta Inapropiada
pueden ser objeto de acciones disciplinarias, incluida la resolución
de su contrato de trabajo, dependiendo de los resultados de la
investigación. Imtech podrá iniciar acciones penales o interponer
demandas civiles y solicitar el reembolso de las pérdidas monetarias derivadas de dichos incumplimientos.
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7. Protección
del denunciante
Imtech hará todo lo posible para ofrecer al Denunciante
protección, confidencialidad y, si así se solicita, anonimato.
Durante la investigación, Imtech tratará confidencialmente
toda la información recibida y retenida, de acuerdo con las
normas y leyes aplicables. La información podrá ser facilitada
a otros empleados o a terceros únicamente con el permiso
del Director de Gobierno, Riesgo y Cumplimiento del Grupo.
No se penalizará en modo alguno al empleado que informe de buena fe de una Sospecha de Conducta Inapropiada.
La persecución de una persona por plantear sus inquietudes
de acuerdo con los términos de la presente Política se tratará
como una infracción del Código.
Imtech espera que las acusaciones se planteen de buena fe
y no tolerará denuncias falsas, por ejemplo, para alentar rencores personales en contra de otro empleado. Imtech considera que las denuncias falsas representan un incumplimiento
grave de la presente Política y del Código de Imtech. Imtech
tomará acciones disciplinarias en contra del Denunciante si
se produce tal caso. Las acciones disciplinarias pueden implicar la resolución del contrato de trabajo y responsabilidades
por daños incurridos.
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IMTECH
8. Fecha de
entrada en vigor
El presente Código entrará en vigor el 15 de noviembre de
2013 y sustituye a las normas o políticas previas de denuncia
de irregularidades.
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www.imtech.es