MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E

REPÚBUCA
MINISTERIO
DE RELACIONES
EXTERIORES,
COMERCIO E INTEGRACiÓN
DII!!LII!!CUADOR
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E
INTEGRACiÓN
AUDlTORíA
INTERNA
AUD-0001-2009
CONSULADO DEL ECUADOR EN CARACAS
- VENEZUELA
INFORME
Examen Especial, a los ingresos, gastos y especies valoradas del Consulado del Ecuador en
Caracas - Venezuela por el periodo comprendido entre el 2007-01-01 y el 2008-12-31, del
Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.
Mini~ierio
de Relaciones Exteriores,
Comercioelo!!!grBCión
REPÚBLICA DEL ECUADOR
iN
DI
C E
CONTENIDO
PÁGS.
Carta de presentación
CAPiTULO I
INFORMACiÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Objetivos del examen
Alcance del examen
Limitación al alcance
Base legal
Estructura organica
Objetivos de la entidad
Monto de recursos examinados
Funcionarios relacionados
CAPITULO
2
2
2
2
3
3
4
5
5
11
RESULTADOS
DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
Sistema de control interno en el Consulado
Registro y actualización de información en la Dirección General de
Recursos Humanos
Correcto manejo de los reportes y la documentación garantiza
transparencia en las transacciones
Información completa, actualizada y oportuna, garantiza una buena
gestión
Inconsistencia en el saldo del reporte de asignaciones y gastos
6
6
10
14
21
24
ANEXOS
1 Nómina de funcionarios relacionados con el examen
28
Mini$terio
de Relaciones Exteriores,
Rt;PÚBLlCA DEL ECUADOR
~rcioelntegración
SIGLAS Y ABREVIATURAS
UTILIZADAS
AUD
Auditoria
Bs. F.
Bolívares Fuertes
CE
Correo
DCE
Dirección
DGARH
Dirección General
de Administración
DGF
Dirección General
Financiera
MRE
Ministerio
USD
Dólares
de
los Estados
VEF
Fuertes
de
Venezuela
VM
Viceministro
Interna
electrónico
de
de
Cuentas
Relaciones
del Exterior
de Recursos
Exteriores
Unidos
dé
Norteamérica
Humanos
RI!PúBLJe
A DEL ECUADOR
Quito, 12 de junio de 2009
Señor
MINISTRO
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACiÓN
Presente
Hemos efectuado el examen especial a los ingresos, gastos y especies valoradas del
Consulado del Ecuador en Caracas
- Venezuela,
por el período comprendido entre el
2007-01-01 yeI2oo8-12-31.
Nuestro examense efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianasde Auditorla
Gubemamental emitidas por la Contraloria General del Estado. Estas normas
requieren que el examen sea planificadoy ejecutado para obtener certeza razonable
de que la información y la documentación examinada no contiene exposiciones
erróneas de carácter significativo,igualmenteque las operaciones a las cuales
corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes, políticasy demés normas aplicables.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran
expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
presente informe.
De confonnidad con lo dispuesto en el articulo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado, las recomendadones deben ser aplicadas de manera inmediata y
con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
Econ. Maria Cristina Marchán
DE AUDIT
Ministerio
RJ!1'UBUC'ADFL
tleReIacioncsExter1ores,
ComerciQelntegración
liCUADOR
CAPíTULO I
INFORMACiÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial a los ingresos, gastos y especies valoradas del Consulado del
Ecuador en Caracas
-
Venezuela, se realizó en cumplimiento del Plan Anual de
Control de Auditorfa Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e
Integración para el ano 2009, aprobado por la Contraloría General del Estado, y en
cumplimiento a la Orden de Trabajo 01/09-AUD de 2009-01-22 suscrita por el Auditor
General.
Objetivos del examen
Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás
normativa interna aplicable.
Verificar
la razonabilidad,
propiedad y veracidad de la información
remitida a
Cancillería respecto al manejo de los ingresos, gastos y especies valoradas.
Alcance del examen
El examen especial a los ingresos, gastos y especies valoradas del Consulado del
Ecuador en Caracas
- Venezuela,
por el período comprendida entre el 2007-01-01 yel
2008-12-31; comprendió el análisis de las asignaciones enviadas desde Cancillería
para cubrir los gastos del Consulado y las recaudaciones por la comercialización de
especies valoradas.
Limitación al alcance
El examen especial al Consulado del Ecuador en Caracas
-
Venezuela, se realizó a
base de la documentación que remitió el Consulado a Cancilleria trimestralmente de
las asignaciones para gastos, para su revisión en la Dirección General Financiera, y
a la Dirección General de Cuentas Consulares y Recaudación
G mensualmente
Ecuador, por lo tanto no se realizaron verificaciones en el campo.
f~
2
en el
.
Ministerio
deRelacionesExtcriores,
Comorcioelntegración
REl'ÚBLICADELECUADOR
Base legal
.
Constitución Política del Estado.
.
.
.
.
.
.
.
Ley Orgánica de la Contraloria General del Estado.
Ley Orgánica del Servicio Exterior (LOSE).
Ley de Derechos Consulares y su Reglamento.
Reglamento de las oficinas consulares.
Reglamento de las misiones diplomáticas.
Reglamento de asignaciones y gastos en el exterior.
Reglamento para el análisis, registra y control de los informes sobre
las actuaciones en las oficinas consulares y de las unidades de
recaudación autorizadas en el Ecuador.
.
Arancel Consular y Diplomático.
.
Instructivo para las Unidades de Recaudación
Estructura
autorizadas por el
Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.
orgánIca
Mediante Acuerdo Ministerial 0000242, de 2007-06-29, se expidió el Estatuto Orgánico
de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio y contempla la siguiente
estructura:
PROCESOS
GOBERNANTES:
PROCESOS
AGREGADORES
~ROCESOS
DE VALOR:
.
Ministro y Viceministros
.
Subsecretaria
Consulares
.
Subsecretaría de Desarrollo Interno
y de Gestión Administrativa y
Financiera
de Servicios
. Dirección
General de Asuntos
Consulares
HABILlTANTES:
Xf
. Dirección
General de Cuentas
Consulares y de Recaudación en el
Ecuador
. Dirección
3
General Financiera
Ministerio
de RelaciOneSExteriores,
ColfMlrcioelntegraclón
REPUBUCA UU ECUADOR
Las Oficinas Consulares están integradas por el personal que determinan las Leyes,
en especial la Orgánica del Servicio Exterior y la del Presupuesto General del Estado
y, de acuerdo con las necesidades que ellas deban satisfacer. También están
integradas por los funcionarios administrativos adscritos a las mismas, los cuales, de
preferencia serán designados de entre los que se encuentren prestando servicios en el
Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración.
La integración del personal de las misiones se hace con funcionarios de diversas
categorías, evitando la presencia simultánea de miembros pertenecientes a la misma
categoría.
Objetivos de la Entidad
a)
Cumplir las instrucciones del Ministro de Relaciones Exteriores y colaborar con
éste para el mejor desempeño de las funciones que la ley atribuye al servicio
exterior;
b)
Mantener y fomentar la armon!a y las relaciones amistosas entre el Ecuador y el
Estado en que se hallen acreditadas, sin perjuicio de las atribuciones específicas
de las oficinas consulares;
c)
Velar por la dignidad y prestigio del Ecuador y de su gobierno; por la fiel
observancia de los tratados válidamente celebrados entre el Ecuador y el Estado
ante el cual ejerzan su representación; por el cumplimiento de las inmunidades,
prerrogativas, franquicias y cortesías que les correspondan según el derecho y las
prácticas internacionales;
d)
Fomentar el comercio del Estado ecuatoriano con el estado ante el cual se hallen
acreditadas, las inversiones de capital extranjero y el turismo, sin menoscabo de
las funciones de las oficinas consulares en estos aspectos;
e)
Informar al Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración sobre
todos los asuntos internos y externos, relativos al país o pafses en que actúen en
cuanto revistan interés para el Ecuador;
Difundir el conocimiento del Estado ecuatoriano y de sus valores;
4
Ministerio
REI'ÚBUCADH
de Relaciones Exteriores,
Comercio e Integración
ECU..wUR
g)
Vigilar el funcionamiento administrativo de las oficinas consulares existentes en el
país respectivo y prestar su colaboración a los cónsules ecuatorianos en el
desempeno de sus funciones;
h)
Encargar al correspondiente funcionario subalterno los asuntos consulares en la
sede en que se encuentren acreditadas;
i)
Conceder y visar pasaportes, conforme al respectivo reglamento; y,
j)
Cumplir las demás funciones que les senalen los tratados, convenios, la ley, los
reglamentos o el derecho internacional.
Monto de recursos examinados
Durante el periodo examinado, los valores enviados en dólares de los Estados Unidos
de Norteamérica por la Cancillería, para el pago de arriendos, así como para la
cancelación de sueldos del personal y selVícios del Consulado, fueron los siguientes:
AÑO
SERVICIOS
SUELDOS
ARRIENDOS
TOTAL
2007
14400,00
151 846,29
39 600,00
205 846,29
2008
23113,98
350 660,18
113100,00
486874,16
SUBTOTAL
37513,98
502 506,47
152700,00
692 720,45
TOTAL
692 720,45
Las recaudaciones durante el período del examen especíal fueron:
AÑO
RECAUDACIONESEN USD
Funcionarios
~
2007
2008
TOTAL
593 380,00
691 020,00
1 284400,00
relacionados
detalle se encuentra en Anexo 1 de este documento.
5
.
Ministerio
de RelaciOOflS
REPÚBLICA
DEL PCU.-\DOR
Exteriores,
Comercioelntegación
CAPITULO
RESULTADOS
11
DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
Revisado el archivo de la unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Relaciones
Exteriores, Comercio e Integración, no 58 encontraron informes de auditorías o
exámenes especiales realizados al Consulado del Ecuador en Caracas
- Venezuela
en los últimos cinco años, motivo por el cual no es aplicable el seguimiento de
recomendaciones.
Sistema de control interno en el Consulado
En la documentación del archivo de la Dirección General Financiera relacionada al
Consulado durante el período de análisis, se pudo determinar que el sistema de
control interno adolece en los siguientes aspectos:
Las conciliaciones bancarias no se realizaron mensualmente, tampoco tuvieron firma
de quien las elaboró y la revisión por un funcionario independiente a esa actividad, no
existieron actas de constataciones fisicas periódicas de los bienes de larga duración y
control administrativo, los bienes utilizados en las labores diarias no fueron asignados
por escrito para custodia a cada funcionario, no se han implementado planes de
capacitación para mejorar el desempeño de los funcionarios en sus tareas diarias, asi
como de la gestión en general del Consulado, sus tareas y actividades no las tienen
por escrito los funcionarios, no se observó un reporte sobre el control mensual de
permisos, vacaciones, asistencia y permanencia de los servidores en las diferentes
áreas, en los cambios de personal no se realizaron actas de la entrega del puesto y
constancia de los asuntos oficiales pendientes.
La aplicación parcial de herramientas por parte del Cónsul para lograr un ambiente de
control confiable y no entregar por escrito las tareas y actividades al personal del
Qonsulado
produjo desviaciones en el control interno y que los servidores públicos no
6
MInisterio
de RefacioneSExleriores,
REPUBUCADFL
EC1JADOR
Comercio
e Integración
desarrollen sus actividades con una orientación específica y con la responsabilidad
que le debe conferir la autoridad.
Mediante correo electrónico 3-1-1-172/09 de 2009-05-25, el Cónsul General informó
de las actividades que realiza cada servidor a su cargo, incluyendo las del Jefe de la
Representación y las detalla de la siguiente forma:
"Dr. (u.) Ministro Cónsul General de Primera: Supervisión del trabajo interno y
actividades diarias. Distribución de labores. Autorización de emisión de visas y
solicitudes. Firma de todo documento del Consulado. Elaboración de certificaciones.
Autorización de cuentas consulares y gastos.
Firma de cheques y solicitudes al
Banco Provincial. Contratación de personal. Firma de salvoconductos. Firma y
autorización de salvoconductos. Autorización envIo de valija diplomática. Autorización
de envío de comunicaciones oficiales y por valija. Autorización de compras. Atención
al público. Reuniones periódicas con el Comité Consular para difusión de labores.
Coordinación de actividades con la SENA MI para apoyo a ecuatorianos en situaciones
de vulnerabilidad. .- Sr. (u.), Tercer Secretario Vícecónsul: Elaboración de poderes
generales y especiales. Elaboración y firma de autorizaciones de viaje. Elaboración
de cartas de soltería. Revisión de documentación de visas. Elaboración de Menajes
de casa.
Celebración de matrimonios.
Supervisión de personal.
Cuadro de
vacaciones. Elaboración de contratos de personal para contratados localmente como
para el proceso electoral.
Supervisión de proceso electoral.
Entrevistas para
otorgamiento de visas. Coordinación de labores con la SENAMI en Venezuela para
apoyo a ecuatorianos en situación de vulnerabilidad. Seguimiento a temas con la
Cancillería venezolana y que tengan que ver directamente con el trabajo de esta
Oficina. Supervisión y seguimiento de gastos por servicios básicos. Revisión y envío
de cuadros mensuales de visas, salvoconductos y asistencia en el exterior. Revisión
semanal de pasaportes para su envío al exterior. Firma de cartas de salida para los
ecuatorianos naturalizados.
Firma de certificados de supervivencia.
Firma de
inscripciones de nacimiento y defunción. Firma de copias certificadas. Firma de todo
documento y actuaciones consulares en ausencia del Cónsul General. .- Sr. (...),
Agente Consular, Auxiliar 3: Elaboración y firma de cartas de salida Elaboración y
firma de declaraciones juramentadas y de soltería Elaboración de cartas de viaje.
Recepción de documentos para visas y entrega al interesado. Atención al Público.
Pasaportes: ingreso de datos, impresión y fotografía. Elaboración de salvoconductos.
Encargado de revisión de cuentas consulares y asignación de gastos. Elaboración de
cuadros mensuales de visas y salvoconductos. Revisión de inventarios. (suministros
de oficina) Constatación física de especies fiscales. Elaboración de inventario del
Consulado. Firma de cartas de viaje para naturalizados. Firma de todo documento y
actuaciones consulares en ausencia del Cónsul General y del Vicecónsul. .- Sr. (u.),
Encargada del área de pasaportes:
Pasaportes.
Números de pasaportes.
Mantenimiento del sistema Mantenimiento físico y lógico Actualización de base local
Registro digital de ecuatorianos. .- Sra. (oo.),asistente administrativa: Elaboración de
poderes generales y especiales.
Elaboración de inscripciones de nacimiento y
defunción. Elaboración de autorizaciones de salida de menores. Elaboración de
ertificados de existencia de compafífas. Valija diplomática y envIo de pasaportes al
xterior.
Elaboración de cartas de soltería.
Elaboración de legalizaciones
de
7
Ministerio
de RetaclonesExteriores.
RFPUBLICADELECUADOR
Comercio e Integración
de comercio venezolanos. Atención al público. .- Srta. (m), asistente
Elaboración de declaraciones juradas.
Elaboración de
legalizaciones. Elaboración de cartas de viaje para naturalizados. Elaboración de
certificaciones. Ingreso diario de actuaciones en el sistema. Pasaportes: ingreso de
datos, fotografía e impresión de pasaportes para el exterior. Elaboración de actas de
matrimonío. Atención al público. .-Sra. (m), asistente administrativa:
Pasaporles:
ingreso de datos, fotografía e impresión. Compras. Cuentas de asignaciones y gastos
y caja chica. Pagos a proveedores. Pago de servicios básicos. Elaboración de
inscripción de nacimiento. Elaboración de declaraciones juramentadas. Número de
cédulas temporales. Recepción de documentación de visas en ausencia de Agente
Consular.
Temas con comité consular.
Elaboración de informes de cuentas
consulares. Elaboración de autorizaciones de viaje. Elaboración de cartas de viaje
para naturalizados. Atención al público. Cuentas del Consejo Nacional Electoral en
cada proceso. Recepción de documentación en general. Manejo de inventarias.
(suministros de oficina)..."
documentos
administrativa:
El Cónsul General tomó acciones correctivas sobre las observaciones comunicadas
por el equipo de auditoria interna, sin embargo se deben corregir tareas duplicadas
entre los servidores del Consulado General, como ejemplo: Elaboración de cartas de
solterra, y no se evidencia que hayan sido puestas en conocimiento por escrito a cada
servidor.
lo descrito no observó las Normas de Control Interno: 140-01 Determinación de
responsabilidades y organización; 250-08 Constatación física de existencias y bienes
de larga duración;
300-04 Capacitación
y entrenamiento
permanente;
300-06
Asistencia y rendimiento.
Conclusión
El Cónsul General no impartió directrices por escrito a los servidores sobre sus
deberes, responsabilidades,
capacitación,
evaluación
no se han elaborado y aplicado herramientas
y control del personal,
lo que generó
para
desviaciones
operacionales en el Consulado, sin embargo, al conocer de las observaciones del
equipo de auditoría el Cónsul General dio disposiciones para su corrección.
Recomendaciones
Al Cónsul General del Ecuador en Caracas
1. Dispondrá que las conciliaciones de las cuentas bancarias del Consulado sean
visadas
por un funcionario
independiente
8
del registro de las transacciones
REl'ÚBLICADFl
Ministerio
de RelaclonesExtar1ores,
Comercioek1tegraciÓll
JiC'UADOR
financieras
del Consulado.
2. Asignará a un servidor para que realice la constatación física de bienes del
Consulado por lo menos una vez al año y reportará a Cancillería, con el fin de
mantener actualizados los activos de la Institución; a la vez que entregará los bienes a
cargo de cada funcionario mediante un acta entrega-recepción.
3. Implementará un sistema de registro diario de asistencia, permanencia y permisos
del personal del Consulado y elaborará un reporte mensual, para su control y el de la
Cancilleria.
4. Elaborará un plan de capacitación para el personal, fundamentalmente en las áreas
que tengan relación con: atención del público, administración de personal, custodia de
los recursos públicos y reportes, informes y archivo de la documentación
que
respaldan las transacciones administrativas y financieras del Consulado y, evaluará el
desempeño de los funcionarios con la finalidad de garantizar la calidad, registro y
buena imagen de la Institución.
5. Asignará por escrito la custodia de los bienes a cada servidor que utiliza en el
desarrollo de las actividades y gestión.
6. Solicitará a la Dirección de Desarrollo Institucional le sean remitidos los manuales
de procesos y procedimientos, y los aplicará en la Representación a su cargo;
asignará tareas y actividades por escrito a los funcionarios y remitirá a Cancilleria para
su registro y archivo.
7. Instruirá a todo el personal del Consulado que en todo cambio o movimiento de
personal se debe perfeccionar un acta entrega-recepción, en el cual el servidor
saliente entregue el puesto y deje constancia de los asuntos relevantes que se
encuentran en proceso al servidor entrante.
A la Directora General de Administración
de Recursos Humanos
8. Dispondrá el análisis de las actividades que realiza cada servidor en el Consulado
General indicadas por el Jefe de la Representación en Caracas, en su correo
~
rónico 3-1-1-172/09 de 2009-05-25, y remitirá un documento confirmando las
9
Ministerio
REl'ÚBUCADI1l
de Relaciones Exteriores.
Comercio e Integracfón
EC'U..\DOR
actividades que deben realizar evitando la duplicidad, además considerará en su
análisis la necesidad del personal de acuerdo con el volumen de operaciones
financieras y administrativas actuales de Consulado General.
Registro y actualización
de información
en la Dirección
General de Recursos
Humanos
En los archivos de la Dirección General de Administración de Recursos Humanas de
Cancillería no se encontró información del pertil profesional de todas las servidores,
análisis técnica para la asignación de personal al exterior,
así cama en las
dependencias del Ministerio y contratación del personal a ocupar las cargas en el
Consulado; previamente a la designación de servidores a prestar servicios en el
exterior, no se les proporcionó capacitación para el desempeño cabal del cargo;
adicionalmente, no se evidenció la intervención de la Subsecretaria de Servicios
Consulares en el proceso de selección de servidores que fueran asignadas a
Representaciones en el Exterior. Además en algunos de los expedientes existen
documentos archivados par triplicado; en un mismo folder, se encuentra registrada
información del personal que labora actualmente con la del personal que dejó de
laborar mucho tiempo atrás en la Institución.
En rotaciones o cambios administrativos de los servidores públicas en las diferentes
dependencias en el Ministerio, no se realizaron actas de entrega-recepción; no existió
el registro para el control de asistencia y permanencia de sus servidores durante el
horario de trabajo. No se encontró reportes de evaluaciones del personal y control
sobre las actividades cumplidas por los servidores y un plan de capacitación y
entrenamiento en el trabajo en la Dirección General de Recursos Humanos, con la
finalidad de atender las necesidades y requerimientos de usuarios internos y externos.
El directorio telefónico del Ministerio tiene información que no corresponde a la
ubicación actual de muchos funcionarios en las diferentes dependencias
de la
institución localmente y en el exterior.
La Dirección General de Recursos Humanos no mantiene una base de datos completa
~actualizada
de la información de los expedientes del personal y de los cambios y
;r
10
REl'UBU(,ADEL
Ministerio
de RelacionesExteriores,
Comercioe Integración
ECUADOR
movimientos de los servidores en el país y en el exterior; no proporcionó la información
solicitada en forma oportuna y ésta no se recibió completa, además no se pudo
conocer las tareas y actividades que desarrolla cada servidor de esa Dirección
General.
Lo
anteriormente
descrito
inobservó
las
Normas
de
Control
Interno:
140-01 Determinación de responsabilidades y organización; 250-06 Uso de los bienes
de la larga duración; 300-01 Descripción y analisis de cargos; 300-04 Capacitación y
entrenamiento
permanente;
300-05 Rotación, evaluación
e incentivos;
300-06
Asistencia y rendimiento; 300-07 Información actualizada de personal.
Acciones adoptadas por la Entidad:
Con memorando
circular
568/DGRAH/2009
de 2009-04-09,
el Director
General
de
Recursos Humanos, manifestó acerca del control de asistencia:
".. .Me permito recordar a todos los funcionarios que se ha delegado la responsabilidad
del control del personal a los jefes inmediatos en cada unidad administrativa. En
consecuencia las autoridades en referencia deberán notificar a la Dirección General de
Administración de Recursos Humanos cualquier novedad producida por ausencias ;
falta en el cumplimiento del horario de trabajo (hora de ingreso, horario de almuerzo y
hora de salida), con la justificación documentada, como es el caso de las ausencias
por enfermedad, o para que se apliquen las medidas disciplinarias previstas en la Ley
y reglamento correspondientes...".
La Directora General de Recursos Humanos mediante circular 616-DGARH/2009, de
2009-05-14, comunicó:
"Para los fines pertinentes se comunica a los Jefes inmediatos que en el evento de
que cualquiera de los funcionarios o personal contratado de este Ministerio presentare
su renuncia o fueran sujetos de cualquier movimiento de personal tienen la obligación
de presentar además de/ Acta Entrega - Recepción de Bienes; un Acta de Entrega Recepción de los trámites y documentos asignados a su cargo, las mismas que
deberán ser remitidas a esta Dirección Genera/. ... ".
Opinión del Director General Financiero:
Mediante memorando No. 543/DGF/DCEl09 de 2009-06-01, el Director General
Financiero, manifiesta:
R 2.- A Partir del emes de Octubre de 2008/a Dirección de Cuentas del Exterior,
a/iza actas de entrega recepción entre directores y funcionarios. (...) R 4.- (...)
.. ese a no tener por escrito los deberes, responsabilidades, importancia de sus
II
Ministerio
de RefaclonesExteriores.
RYl'ÚBUCADEL
Comercloe~
]!CUADOR
funciones y relaciones jerárquicas, a nivel interno, cada uno de los funcionarios conoce
cuales son sus funciones y son desempeñados responsablemente en su totalidad..." .R 5 Y 6.- Con respecto a las actas entrega -recepción y constataciones flsicas, debo
mencionar que cuando se producen cambios entre administratIvos en el Consulado y
el control y seguimiento de los Activos Fijos de las oficinas del Consulado, se
encuentra designado un funcionario con experiencia en el área, quIen con dedicacIón y
responsabilidad realiza sus actividades a él encomendadas, por lo que se puede
afirmar que existen reportes del inventario de muebles bienes muebles, firmadas entre
los funcionarios entrantes y salientes .- Adjunto al presente (sic) memoando slrvase
encontrar las carpetas de Folder Misión (213 documentos) incluidos las actas entrega
recepción entre los funcionarios de Cuentas del Exterior y el inventario de bienes
muebles a la fecha... "
Conclusión
La falta de elaboración e implementación de un sistema disenado para facilitar el
registro y actualización de la información del personal, de planes de capacitación, el
desconocimiento de las labores que deben desarrollar en cada estación de trabajo ros
servidores de la Dirección General de Recursos, produjeron que no exista la
colaboración inmediata de sus servidores, y la información necesaria para los
usuarios, servidores públicos y autoridades del Ministerio no fue confiable y completa.
Recomendaciones
A la Directora General de Recursos Humanos
9. Instruirá a los responsables de realizar las labores de rotaciones y movimientos
internos de los servidores en la dependencias de la Entidad y en su Dirección General,
que dentro de su análisis consideren los aspectos de experiencia e idoneidad para el
cargo, y el informe de este análisis debe ser archivado en forma cronológica
y
secuencial en el respectivo expediente personal.
10. Coordinará con la Subsecretaria de Servicios Consulares en la selección del
personal a cumplir funciones en las Representaciones para que la intervención de esa
Subsecretaría sea vinculada y los servidores del servicio auxiliar, cumplan con el perfil
profesional de acuerdo con las necesidades que el servicio de Cancilleria exige en el
exterior; para ello, es necesario perfeccionar un reglamento que contemple aspectos
de idoneidad, experiencia y otras destrezas de los servidores, en el cual se debe
incluir al personal auxiliar opcionado a salir en comisión de servicios, en cursos de
12
RErúDuCADEL
Ministerio
de Relaciones Exteriores,
Comercioe Integracíón
ECUADOR
capacitación para especialización en las tareas a cumplir en el exterior, esto sirva de
base para evaluación y los mejores calificados sean asignados a cumplir funciones en
el exterior.
11. Dispondrá la revisión de los archivos de su Dirección con la finalidad de clasificar y
conservar los documentos de uso permanente y eventual, asl como el histórico y el
que no tiene pertinencia.
12. Instruirá al personal bajo su dependencia elabore actas de entrega recepción de su
puesto en el momento de cambios de personal en la que consten los asuntos
pendientes inherentes a su gestión y deben ser continuados.
13. Establecerá un procedimiento apropiado que permita controlar la asistencia de los
servidores
bajo su dependencia,
mediante
el registro diario de su entrada,
permanencia, salida y permisos durante la jornada de trabajo y asignará un servidor
que será responsable de vigilar el cumplimiento de esta actividad y de la elaboración
de reportes mensuales a la Autoridad.
14. Formulará un plan de capacitación para el personal bajo su dependencia,
principalmente en las áreas que tengan relación con: administración de personal,
custodia de la documentación, reportes, informes y archivo que respaldan los procesos
administrativas y los expedientes del personal y, evaluará el desempeña
de sus
funcionarios con la finalidad de garantizar la calidad, registro y adecuada atención a
los requerimientos de usuarios, servidores y autoridades de la Institución.
15. Designará a un servidor público de su Dirección General para que actualice la
información del directorio telefónico de la Institución publicado en la página electrónica
del Ministerio y con la periodicidad que por la gestión del Ministerio demande, se
realicen las modificaciones necesarias.
16. Solicitará a la Dirección General Tecnológica un sistema informático que le permita
mantener una base de datos completa y actualizada de la información del personal de
la Cancilleria que labora en el País y en el exterior.
17. Asignará por escrito el cargo, tareas y actividades a los funcionarias bajo su
7endenCia.
13
...--
Ministerio
REPúBUCA
DEL ECUADOR
Comercio e Jrrtegración
Correcto manejo de los reportes y la documentación garantiza transparencia en
las transacciones
De la documentación revisada por el periodo de examen especial remitida por el
Cónsul a la Dirección General Financiera, se observó que los comprobantes de
ingreso y de gasto no tienen adjunto la documentación de respaldo en forma individual
de la transacción que describen.
En las hojas del resumen de los reportes de asignaciones y gastos, no constan los
nombres y las firmas del servidor que los elaboró y del servidor público que los revisó
y autorizó y los documentos de respaldo remitidos desde el Consulado en su mayoría
fueron fotocopias de comprobantes de transferencia, de cambio de moneda, de
facturas, estados de cuenta, de cheques y en algunos no constó el beneficiario.
El articulo 5.- REMISION DE CUENTAS del Reglamento estipula: "".se deberán
remitir en forma trimestral conjuntamente con los originales de los Comprobantes de
Gasto y Caja Chica, Reposición de Caja Chica, las facturas, recibos u otros
documentos de respaldo necesarios para justificar los valores pagados.
La
Representación deberá conservar copias de todos los documentos enviados, asi como
de los comprobantes de ingreso y sus documentos de soporte. .- artIculo 10.- a)
Cancelar los gastos con cheque nominativo. Por ningún concepto se girarán cheques
al portador o en blanco. (...) Todo pago se realizará directamente a la orden del
beneficiario y por el valor exacto de la obligación, mediante cheque y/o mediante
transferencia o débito bancario previa documentación de respaldo que contenga el
reconocimiento de la obligación..."
En los egresos de la cuenta en dólares por cambio a moneda local, no consta el tipo
de cambio que se realizó la transacción en el reporte ni en el comprobante de gasto;
en otros no existe la copia del comprobante de venta de dólares del banco en el que
se puede comprobar el tipo de cambio.
En las liquidaciones de caja chica no constan los nombres y firmas de quien las
elaboró, revisó y autorizó, de igual forma los documentos de respaldo no están
debidamente elaborados y autorizados. No se evidenciaron reportes sobre arqueos al
fondo de cada chica. Los cheques por la reposición del fondo de caja chica se los
emite al portador y por el valor total del fondo, existen reposiciones en la~ cuales los
0astos
superan el fondo de caja chica, al respecto el Reglamento menciona:
14
.
Ministerio
de Relaciones Exteriores.
REPú:BUCADEL
Comercio e Integración
I!CUADOR
"artículo 10... literal e) Las reposiciones del fondo fijo de Caja Chica, se efectuarán
mediante cheque nominativo girado a favor de la persona encargada de su manejo por
una suma que cOffesponda exactamente al valor gastado. .-Artlculo 11.- La totalidad
de los pagos realizados con los fondos de Caja Chica no deberán superar
mensualmente al monto establecido por el Jefe de la Representación
artículo 21: La
reposición de Caja Chica deberá hacerse una vez que se haya utilizado por lo menos
el cincuenta por ciento de su monto. .- articulo 22/iteraf bA. 7 La reposición será por el
mismo valor que arroje la suma de los Comprobantes sujetos a este proceso. .-literal
b.4.8 El SALDO disponible más el valor de la reposición, siempre será igual al VALOR
DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA ..., es decir al valor con el cual, se constituyó
dicho fondo. En "ELABORADO POR" deberá constar el nombre y firma del
responsable
del manejo de Caja Chica. Seguidamente, la ciudad y la fecha en que se
procedió a la reposición. En ''APROBADO POR" firmará el Jefe de la Representación
respectiva... "
El registro de los comprobantes y su valor en el formulario del reporte de asignaciones
y gastos, bajo los conceptos y columnas en los cuales se encuentran registrados a
partir del año 2008 se los realiza en muchos de los casos en la columna que tiene el
título de "varios", la clasificación para el registro de acuerdo con la naturaleza de la
transacción lo indica el artículo 17 del Reglamento de Asignaciones y Gastos en el
Exterior.
El orden de la hojas de registro de las transacciones de asignaciones y gastos en el
archivo, no es el adecuado, puesto que durante el ai'lo 2007 entre las primeras hojas
del archivo se encuentran las correspondientes
al periodo del 2007-01-01 y el
2007-03-22 luego de algunas transacciones y su respaldo, se encontró las del resto
del trimestre, es decir, del 2007-03-23 al 2007-03-30, de la misma forma se
encuentran archivados posteriores reportes.
Los gastos por concepto de comisiones bancarias, se encuentran registrados en los
reportes,
sin embargo,
no están archivados
el comprobante
de gasto y la
documentación de respaldo, el reglamento indica:
"... articulo 3.- AMBITO DE APLICACIÓN: ...registro cronológico y sistemático de las
asignaciones enviadas por el Ministerio a las Representaciones, de las contribuciones
y de otros ingresos, as! como para el registro de los egresos en los que se incu"an...
.-articulo 4.-
DOCUMENTACION y ARCHIVO: ...se deberán mantener todas las
comunicaciones y documentación contentivas de cifras relacionadas
actividades financieras en un archivo especial y en forma ordenada..."
f\Las conciliaciones bancarias no se han realizado con relación al final de
.~ artes de asignaciones y gastos tampoco fueran efectuadas, tomando
)
15
con las
cada mes; los
en cuenta las
.
Ministerio
HEPUHUCA
Dfi
fecha
de Relaciones Exteriores,
Comercio e Integración
ECUADOR
inicial y la final de cada mes, tampoco constan las firmas de responsabilidad de
quien los elaboró, revisó y del Jefe Consular, el literal d.6 del artículo 17 del
Reglamento de Asignaciones y Gastos indica:
"...La persona encargada de llevar los Reportes de Asignaciones y Gastos, al final de
cada mes, procederá a conciliar los saldos de estos registros con los estados
bancarios, de cuyos resultados dejará constancia en la última página del registro que
se elabora cada mes. Deberá constar al pie, las firmas de! Jefe de la Representación y
de la persona que elaboró dichas conciliaciones... ".
En las hojas de las reportes no consta la sumatoria al pie de cada columna, con la
denominación "suman y pasan" y tampoco consta como inicio en la fila con la
denominación "vienen" en la siguiente hoja del reporte.
El reglamento de asignaciones y gastos en el exterior, indica en el articulo 18.- "...En
la columna horizontal "suman y pasan" se registrarán las sumas de cada una de las
columnas. En la siguiente página se reproducirán las sumas de la página anterior, las
mismas que deberán acumularse hasta el31 de diciembre de cada año..."
En los documentos de los reportes existen las planillas de pago emitidas por la
compañia de telecomunicaciones,
en las cuales consta el detalle de los números
telefónicos marcados tanto nacionales, internacionales como celulares y el costo de
cada una de ellas, sin el reporte del control en la Representación, sobre las llamadas
diferenciando entre las que tienen carácter oficial y personal.
El artículo 17 del mismo reglamento expresa: ".../as representaciones, junto con las
planillas de teléfono y fax, deberán remitir el listado de las llamadas internacionales,
indicando el número de teléfono, entidades u organismos con los que se ha
comunicado, asunto, tiempo de duración de la llamada, funcionario que lo realizó y el
valor correspondiente con la firma de responsabilidad del jefe de la Representación... ".
Las hojas de registro de los reportes de asignaciones y gastos de la Representación
se las numeró sin tener un orden cronológico y secuencial desde el principio hasta el
final de operaciones de cada año en el Consulado, indica el Reglamento en el literal e)
del articulo 11:
"...En el margen superior derecho, en los espacios previstos, se consignarán los
siguientes datos: número de página, en el que se numerará, sucesivamente, desde el
1 a partir del comienzo de cada año calendario y concluirá el 31 de diciembre; nombre
"rde la institución bancaria y el número de la cuenta corriente de laRepresentación..."
~<t
16
REPUBUCADFL
Ministerio
.deRelaclonesExteriores.
Comercio e k1tegración
I!CUADOR
Existen cheques girados a nombre de servidores del Consulado General, con los
cuales se les reembolsó dinero prestada par ellos para gastos de la representación,
sin que se haya registrado su ingresa en los reportes de Asignaciones y Gastos, al
respecto, el reglamento estipula:
"...Artículo 19.- Cada ingreso, sea por valores enviados del Ministerio por diferentes
conceptos,
(...) préstamos
de funcionarios
(...)
para cubrir los egresos,
aportaciones
de las diferentes Agregadurlas u otros organismos, (...) y otros valores que pudieran
llegar a recibir la Representación por cualquier concepto, se registrará por duplicada
en el formulario de comprobante de ingreso co"espondiente, en estricto orden
numérico consecutivo..."
En la Dirección General Financiera hubo retrasos en la revisión y análisis de la
documentación
de los reportes;
en el caso especifico
del Consulado
del Ecuador en
Caracas, no se evidenció ningún infonne de revisión o análisis de la documentación y
repartes enviados durante el período del ,examen especial.
No supervisar en el Consulado que el registro de las transacciones y su respaldo estén
de acuerdo al Reglamento de Asignaciones y Gastos en el Exterior, permitió que se
hayan elaborado los reportes resumen de la operaciones administrativa y financieras
en el Consulado, sin observar con detenimiento las instrucciones y datos que deben
constar en los formularios, en los comprobantes de egreso y que, la documentación de
respaldo cumpla con requisitos normados; por otro lado, debida al crecimiento de la
Cancillería y constante rotación de personal para cubrir las necesidades urgentes de
las diferentes dependencias en el Pais y en el exterior, la Dirección de Cuentas del
Exterior estuvo integrada por dos analistas, número insuficiente de funcionarios para
realizar oportunamente la revisión y análisis de todas las misiones y consulados, entre
ellos el Consulado en Caracas entregando instrucciones permanentes y específicas al
Cónsul General en la Representación, en consecuencia las desviaciones detectadas
en los reportes de la Representación no fueron rectificadas en el período de análisis
del examen especial.
Por lo descrito no se observó las normas de control interno: 110-13 Control
administrativo
de bienes,
valores
y documentos;
140-01
Determinación
de
responsabilidades y organización; 210-04 Documentación de respalda y su archivo;
~
-06 Conciliación de los saldos de las cuentas; 210-07 Formularios y Documentos.
17
Ministerio
de ReIaciones_
RFPúBUCADEL
Comercio e Integración
ECU.-\DOR
Opinión del Director General Financiero:
Mediante memorando 5431DGFIDCEI09 de 2009-06-01, en la parte relacionada
manifiesta:
"... R 1.- Ante la falta de (sic) in informe de análisis realizado al Consulado del Ecuador
en Caracas, debo mencionar que la insuficiencia de personal en la Dirección de
Cuentas del Exterior, no permite realizar análisis de las cuentas a las 102 Misiones y
Consulados que mantiene a su cargo, observación que ha sido mencionada también
por los Órganos de Control pertinentes, en el último informe del examen especial
realizado a esta cartera de estado... "
Lo manifestado por el Director General Financiero, ratifica lo observado por el equipo
de Auditoria Interna.
Opinión del Cónsul General:
Mediante correo electrónico 3-1-1-171/2009
de 2009-05-22,
en Cónsul
General
en
Caracas, manifestó:
"Numeral 6. - Los reportes de caja chica se elabora mensualmente para cuadrar la
conciliación bancaria mensual y para el envío de reportes trimestrales. .-Numeral 7.... Se indicará la persona que realizó el repote, quien lo revisó y quien lo autorizó.
.-Numeral 8.- Se ha tomado debida nota del particular en cuanto a que cada
comprobante de gasto se adjunte al respectivo documento de respaldo de forma
individual
.-Numeral 9.- Las conciliaciones bancarias se las realiza mensualmente y
se envfa informes trimestrales. Adicionalmente se envfa un detalle de conciliación
bancaria trimestral de todos los ingresos y gastos incurridos en el trimestre. a partir de
la presente fecha se incluirá la firma de quien lo elaboró, de quien lo revisó y de quien
lo autorizó. .-Numeral 10.- Los reportes son elaborados mensualmente y tiene fecha
de inicio y fecha de término yeso se puede constar en el reporte de asignaciones de
gastos. A partir de la fecha se incluirá un titulo que indique la fecha de inicio y fecha de
término. .-Numeral 11.- Los comprobantes de gastos, en la mayorfa son copias
porque los originales se encuentran en los ingresos del registro de asignaciones y
gastos en moneda dólares. Las copias están en los gastos. .-NumeraI14.- El tipo de
cambio oficial es de 2. 1446, el que se encuentra en las transferencias del banco y
adjunto copia de transferencia de dólares a bolívares fuertes. .-NumeraI15.- En lo que
se refiere a los roles de pago las firmas que faltan son de las personas que cesaron....
.-Numeral 19.- A partir del segundo trimestre del 2008 los gastos se reflejan en las
columnas correspondientes. .-
Lo manifestado por parte del Cónsul General, en su correo electrónico
de 2009-05-22,
f'fcontradas
satisfizo en forma parcial las observaciones
3-1-1-171/2009
de desviaciones
en la elaboración de los reportes de Asignaciones y Gastos, comunicadas
18
.
Mi1listerio
REPUBLICADÉL
de Relaciones Exteriores,
Comercfoelntegración
ECUADOR
por el equipo de Auditoria, mediante memorando 45/09-AUD de 2009-05-06, puesto
que, algunos de los asuntos, responde en forma distinta a lo requerido, como ejemplo:
En el "Numeral 6", hicimos referencia a que no se evidenció arqueos periódicos de
caja chica durante el periodo de análisis del examen especial.
El "numeral 9", afirma que las conciliaciones bancarias se las realiza mensualmente,
durante el período de análisis del examen especial se las observó realizadas al final de
cada trimestre.
Para rectificar las observaciones, el Cónsul General y Director General Financiero
tomaron
acciones
correctivas
inmediatamente
al comunicarles
las deficiencias
administrativas que existlan en el Consulado y Dirección General.
Conclusión
No fueron aplicadas en forma total las disposiciones del Reglamento de Asignaciones
y Gastos en el Exterior y normas relacionadas a las operaciones administrativas y
financieras; además no existió supervisión necesaria por parte del Cónsul General y
de la Dirección General Financiera, lo que permitió que los reportes enviados a
Cancillería
presenten
inconsistencias,
tanto en sus formularios
como en los
documentos que respaldan transacciones del Consulado del Ecuador en Caracas. El
DireCtor General y el Cónsul General impartieron instrucciones en atención a las
observaciones comunicadas por el equipo de auditoría.
Hecho subsecuente
Mediante circular 28-DGF/2009 de 2009-06-05, el Director General Financiero, hiZO
conocer de las observaciones en la conferencia final de comunicación de resultados
de
examen
especial
al
Consulado
de
Caracas
-
Venezuela,
y
dispuso
su
cumplimiento, como se transcribe a continuación:
".. .En cumplimiento a las recomendaciones a las obse/Vaciones realizadas por la
Auditoría Interna del Ministerio de Relacíones Exteriores, Comercío e Integración,
mucho agradeceré a los Jefes de Misión disponer a los funcionarios encargados del
Registro de Asignaciones y Gastos, se sirvan observar y cumplir con todos los
procedimientos y normas que se deben aplicar tanto para el regístro crono/ógico y
sist ático de las asignaciones envidas por el Ministerio a las representaciones, de
f1a
contribuciones y de otros ingresos, así como el registro de los egresos que
19
Ministeri1>
de Relaciones Exteriores,
Comercio e Integración
REl'ÚBU('ADELE('U.-illOR
incurran, y adjuntar los respaldos respectivos. .-$e ha observado que las disposiciones
que a continuación se transcriben son inobservadas en un 90% por las Misiones: .- Art. 17 literal d.5.2: "Las representaciones, junto con las planillas de teléfono y fax,
deberán remitir el listado de las llamadas internacionales, indicando el número de
teléfono, entidades y organismos con los que se ha comunicado, tiempo de duración
de la llamada, funcionario que los realizó y el valor correspondiente. Al pie de la lista
constará la firma de responsabilidad del Jefe de la Representación". .- - Art. 17 literal
d.6: "La persona responsable de llevar los registros de asignaciones y gastos, al final
de cada mes, procederá a conciliar los saldos de estos registros con los estados
bancarios, de cuyos resultados dejará constancia en la última página del registro que
se elabora cada mes. Deberá constar al pie, las formas del Jefe de la Representación
y de la persona que elaboró dichas conciliaciones". .- Adicionalmente, las normas de
Control Interno, recomiendan realizar arqueos periódicos de Caja Chica, así como
efectuar una vez al año la constatación física de Activos Fijos. .- Agradezco se sirva
poner en práctica estas recomendaciones, con la única finalidad de evitar sanciones
por parte de los Organismos de control por la omisión involuntaria de la
reglamentación existente para el efecto..."
Recomendaciones
Al Cónsul General del Ecuador en Caracas
18. Dispondrá y controlará que el encargado de manejar las cuentas del Consulado,
de elaborar los reportes sobre las transacciones
administrativas-financieras
y de
adjuntar la documentación de respaldo, ponga especial atención en los disposiciones
para la elaboración del resumen de las transacciones, se complete la información en
los casilleros de los formularios y, a los cuales, deben anexar la documentación de
respaldo completa y exacta en forma individual, registrar el ingreso o el gasto en las
respectivas columnas diseñadas en el formato del reporte para el efecto.
19. Dispondrá a un servidor adicionalmente a sus tareas específicas, efectúe el control
y registro de llamadas telefónicas y cuyo listado con la identificación clara de llamadas
personales sirva de base para procurar la restitución oportuna de valores que por este
concepto deban ser reembolsados al Consulado.
20. Dispondrá la realización arqueos periódicos y revisará la documentación del fondo
de caja chica, además, asignará un servidor ajeno a quien elabora los reportes e
informes sobre asignaciones para gastos y recaudaciones,
~cumentación
los revise así como su
de respaldo y le informe las inconsistencias y novedades encontradas.
20
Ministerio
de RelacionesExter1ores,
RE1'UtIUCADEL
Comerdoe_
ECUADOR
Al Director General Financiero
21. Dispondrá a la Directora de Cuentas del Exterior efectúe el control periódico de los
reportes de las misiones y representaciones, en este caso particular realice la revisión
y análisis de los reportes de asignaciones y gastos del Consulado del Ecuador en
Caracas, sean comunicadas al Jefe de la Representación, las rectificaciones y ajustes
que se deben realizar e instruya sobre la correcta elaboración de los informes,
formularios, comprobantes y de los requisitos que deben reunir la documentación de
respaldo relacionados con las operaciones financieras y administrativas que realiza la
Representación.
22. Insistirá a base de un informe sobre la necesidad de personal, que su Dirección
General requiere para la realización de la revisión y análisis oportunos de los recursos
enviados a las misiones y representaciones desde la Cancilleria.
A la Directora General de Recursos Humanos
23. En coordinación con las Direcciones Generales del Ministerio, evaluará los
requerimientos Institucionales de personal, clasificará especialmente en áreas que
tienen a cargo el control de los recursos económicos enviados a las misiones y
representaciones en el exterior y que exigen un número mlnimo de servidores para
una efectiva y eficiente gestión en la revisión y análisis de informes y reportes, gestión
que sirve de base a la autoridad para determinar aumento o disminución de asignación
económica y precautelar el buen uso de los recursos del estado.
Infonnación completa, actualizada y oportuna, garantiza una buena gestión
Mediante
memorando
007/09-AUD
de
2009-01-30,
Auditoría
Interna
solicitó
información de los funcionarios que actuaron durante el período de análisis, tanto de
los servidores en el Consulado como en las diferentes dependencias del Ministerio
relacionadas con el examen especial, también fue requerido se detalle el cargo,
funciones, tareas y actividades que desarrollaron los servidores durante ese período
de análisis en la Dirección General de Recursos Humanos, Dirección de Recursos
Humanos y Dirección de Desarrollo Institucional, de igual forma de los funcionarios
cfq
en la actualidad se encuentren desarrollando actividades en la direcciones
21
Ministerio
de RelacionesExtariores,
REPÚBUCA
DFL ECUADOR
Comercio e If1tegración
nombradas.
Los servidores de la Dirección General de Administración de Recursos Humanos no
tuvieron por escrito sus tareas y actividades, argumento utilizado para no proporcionar
información requerida por el equipo de auditoría, situación que obligó a solicitar la
mínima información por escrito a la Directora General, retardando la labor de control,
puesto que la información fue enviada en forma incompleta con falta de oportunidad y
actualización.
El Director de Recursos
Humanos manifestó que no puede brindar ninguna
información, que cualquier requerimiento sobre actividades o documento que se
necesite revisar de los servidores de la Dirección o del Consulado, sea solicitada por
escrito al Director General o Directora General de Recursos Humanos.
La Subsecretaria de Desarrollo Interno y Gestión Administrativa y Financiera, en
sumilla inserta en el oficio 006-AUD de 2009-01-30, dispuso al Director General de
Recurso
Humanos,
los
siguiente:
"1 Proporcionar
información
completa
de
funcionarios y datos adicionales dentro del periodo solicitado. - 2 Prestar toda
colaboración que sea requerida por Auditoría Interna."
La respuesta del Director General de Recursos Humanos mediante memorando
590-2009/DGARH de 2009-02-19, no reflejó a todos los servidores públicos que
desempeñaron funciones en el período de análisis del examen especial en las
diferentes
dependencias
de Cancillería,
tampoco
informó
sobre
las tareas
y
actividades del personal de su dependencia, en referencia a este último punto
menciona:
"..Los funcionarios de la Unidad de Recursos Humanos, ejecutan las instrucciones
impartidas por el Director de General y la Autoridad..." ... "...EI personal de la
Dirección de Desarrollo Institucional, cumple las instrucciones impartidas por el
Director General de Administración de Recursos Humanos y la Autoridad..."
La falta de cumplimiento de la normativa, de disposiciones de la Autoridad y de una
actitud positiva, por parte de los servidores de la Dirección General de Recursos
Humanos para que usuarios, autoridades y organismos de control, puedan acceder o
sepan dirigirse correctamente al requerir información específica, produjo que la
.
i'
f\
rmación llegue tardfamente e incompleta, se recurra a otras Dependencias del
22
REPÚBLICA
Ministerio
de Relaciones Exteriores,
Comercio e Integración
DFL FCUADOR
Ministerio con el fin de obtenerla
y no permitió el análisis
oportuno
de la
documentación por parte del equipo de auditorla, ¡nobservando los artículos 76 y 88 de
la Ley Orgánica de la Contraloria General del Estado.
Lo antes mencionado no observó la norma de control interno: 110-02 Ambiente de
confianza mutua; 110-03 Contenido, flujo y calidad de la información;
Herramientas para evaluar el ambiente de control
-
130-01
Asignación de Autoridad y
Responsabilidades; 140-01 Determinación de responsabilidades y organización.
Opinión del funcionario
Mediante oficio sin número del 2009-06-01, el ex Director de Recursos Humanos, en
la parte pertinente, manifiesta:
/l...En relación al memorando No. 64/09-AUD, de 22 de mayo de 2009, en el que
solicita se exprese los puntos de vista relativo al examen especial (...) que está
llevando a cabo la unidad administrativa a su cargo (...) En concordancia a la
documentación que pudiera hacerle llegar, le comunico que para el efecto, se requiere
de la respectiva autorización de las autoridades de turno..."
Respuesta que ratifica lo señalado por el equipo de auditoría respecta a brindó
facilidades para la obtención de información.
Conclusión
La falta de asignación de responsabilidades,
la delegación
de autoridad y el
establecimiento de polfticas para un buen servicio a los servidores de la Dirección
General de Recursos Humanos, no permitieron la obtención de información oportuna y
completa, situación que obstaculizó la normal ejecución de la actividad de control.
Hecho subsecuente
Mediante memorando 142-VM/2009 de 2009-06-05, el Viceministro de Relaciones
Exteriores, dispuso a las Autoridades del ministerio:
".. .En cumplimiento de la recomendación formulada por el Director General de la
Auditorfa Interna del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, en la
r1..ec!yra del borrador del informe del examen especial a los Ingresos, Gastos y Especies
j .J:!;JJkJradasdel Consulado del Ecuador en Caracas, Venezuela, por el perIodo
23
REPUBU('ADEL
Ministerio
de ReIaclonesExler1ores,
Comercio e Integracióo
ECUADOR
comprendido entre el1ro. De enero de 2007 y el 31 de diciembre de 2008, instruyo
que a partir de la presente fecha, se establezcan políticas que promuevan
responsabilidad de sus actuaciones a los funcionarios bajo su dependencia, la
obligación de rendir cuenta de sus actos ante el Director del Area y asignar a cada
funcionario por escrito las funciones, tareas, actividades, deberes, grado de autoridad,
responsabilidad, importancia de sus funciones y relaciones jerárquicas en la
Institución. .-Apreciaré dar estricto cumplimiento a esta instrucción... !l.
Recomendación
A la Directora General de Recursos Humanos
24. Establecerá políticas que promuevan responsabilidad de sus actuaciones a los
servidores bajo su dependencia, la obligación de rendir cuenta de sus actos ante
autoridad competente y asignarán a cada servidor público bajo su dependencia por
escrito, respecto a su cargo, funciones, tareas, actividades, deberes, grado de
autoridad, responsabilidad, importancia de sus funciones y relaciones jerárquicas en la
Institución.
Inconsistencia en el saldo del Reporte de Asignaciones y Gastos
Ellos reportes de Asignaciones y gastos y en la documentación anexa remitida par el
Cónsul General en Caracas a la Dirección General Financiera, se observó lo siguiente:
En el cheque 7409 par 293,37 VEF, de 2008-04-24, no consta el beneficiaria, el
comprobante de gasta solamente describe "cheque de caja chica"; de igual forma el
cheque 7372 par 355,00 VEF de 24 de abril, tampoco consta el beneficiario, existe una
nata, sin firma, aclarando que ese cheque fue pagado por la factura 5822, la cual no
se adjunta; adicional a esto los comprobantes de egreso se encuentran por separado
de las documentos de respaldos y éstos no especifican a que comprobante de gasto
corresponden.
La reposiciones de caja chica se las realiza por separado, sin embargo, en el ano
2008, existen registros en el reporte de moneda local por concepto de ~compras varias
hica", no se adjuntan respaldos del gasto y el cheque carece de beneficiario. No
ha evidenciado reportes de arqueos de caja chica.
24
HEPUHLlCA
Ministerio
de RelaclonesExlericN'es.
Cornercio e Integración
DFL ECUADOR
El saldo en los reportes de moneda de envío al 14 de diciembre de 2007 es de
8 288,40 USO, en el reporte de enero de 2008 consta como registro inicial al 15 de
diciembre "vienen" 4 788,79 USO. La diferencia no identificada en los reportes es de
3499,61 USD. Al respecto mediante correo electrónico 3-1-1-171/2009 de 2009-05-22,
el Cónsul General en Caracas en la parte pertinente expresa:
"...Numera/20.- El saldo de asignaciones y gastos 8114 de diciembre del 2007, fue de
8.288.40 dólares, y en el reporte de enero del 2008, que se inicia al 15 de diciembre se
registran 4788,79 dólares, por lo que infonno, que una vez realizado el análisis y la
revisión se detennino lo siguiente: .-a) No se registró en su debido momento, el sueldo
del mes de septiembre/2007del señor...
!
funcionario de la OIM, por 1.500 dólares.
Se registra en el mes de diciembre/2007 al final de las asignaciones con comprobante
de Ingreso No 33. .-a)
Tampoco se registro en su debido momento el gasto por
5.000 dólares correspondiente al Tribunal Supremo Electoral para el proceso electoral
de/2007..."
Explicación que satisfizo el requerimiento de auditoría, puesto que el error fue de
registro en los reportes no así con los saldos en las cuentas bancarias.
La falta de prolijidad del encargado de la elaboración de los reportes, en la conciliación
de las cuentas, de los comprobantes de egreso y adjuntar documentación pertinente y
competente de respaldo, además de la ausencia de supervisión de estas labores en el
Consulado, permitieron inconsistencias en el saldo de los reportes de asignaciones
para gastos, remitidos desde esa Representación a Cancillería y que no se adopten
medidas correctivas oportunas.
Lo anteriormente expuesto ha inobservado lo establecido en las Normas de Control
Interno: 120-05 Actividades de monitoreo y/o supervisión; 210-01 Aplicación de los
principios y normas de contabilidad gubernamental;
210-04 Documentación de
respaldo y su archivo; 210-06 Conciliación de los saldos de las cuentas.
Opinión del Cónsul General:
Mediante correo electrónico 3-1-1-171/2009 de 2009-05-22, el Cónsul General en
Caracas en la parte pertinente expresa:
".. .infonno lo siguiente, de acuerdo y en el mismo orden de las observaciones
indicadas:.- ...NumeraI17.- El cheque No 7409 es por 293.37 bolivares fuerles y no
~~r¡}93,37 como consta en las observaciones indicadas; dicho pago es por reposición
chica, la cual adjunto fotocopia de las facturas. En lo referente al cheque No
~yaja
25
REPUHLlCA
Ministerio
de ReIackJnesExteriores,
Comercioe Integración
DEL ECU.'illOR
7293 por 400 bolívares fuertes es por el anticipo de pago de encuadernación
(papelerTa) de documentos del consulado, el total es de 755.00 bolívares fuertes
quedando una diferencia de 355.00 bolívares fuertes los cuales se pagó con el cheque
No 7372; adjunto copias de los mismos. La factura 5822 es por encuadernación por un
monto de 755 Bs. F. Este gasto se lo pagó primero con un anticipo de 400 Bs. F. con
el cheque Nro. 7293. La factura original de ese gasto se la envió a la Dirección
Financiera, posteriormente cuando se recibió la encuadernación de las actuaciones
consulares, se pagó el saldo de 355 con el cheque 7372, por lo que se envió una copia
de la factura para respaldar el pago del monto adeudado. Desde la fecha se enviarán
los comprobantes (sic) don los documentos de respaldo adjuntos especificando a que
corresponde cada gasto..."
Esto no responde totalmente a nuestro pedido, puesta que no explica porque un
cheque del Consulado fue emitido al portador y el comprobante de gasta no tuvo los
documentas de respaldo suficientes y pertinentes; además, tampoco estuvo adjunta la
fotocopia de las facturas al correo electrónico, cama la indica, al respecto el
reglamento estipula lo siguiente:
"...Art. 10.- Las Representaciones deberán obligatoriamente ...: a) Cancelar los
gastos con cheque nominativo. Por ningún concepto se girarán cheques al portador o
en blanco. "
En otra parte de su comunicación
el Cónsul General, indica:
"...Numeral 18.- La caja chica se lo lleva por separado y se encuentra al final del
(sic)envió de las asignaciones y gastos con todos sus comprobantes y respaldos de
cada uno de los gastos efectuados. La factura a /a que se hace alusión "compras
varias caja chica" es en la que se detalla la compra de servilletas, café, toa//ln, bolsas
plásticas, azúcar, papel jazmin, toallín jumbo por un valor de 62,48 Bs. F., de fecha 4
de marzo del 2008; dicha factura fue enviada a la Dirección General Financiera..."
En este caso tampoco explica porque en el reporte solo se registró un gasto como
"compras varias caja chica" y como respaldo un cheque sin el beneficiario, en este
sentido, el Reglamento de Asignaciones y Gatos en el exterior, estipula en su artículo
10:
".. .c) Las reposiciones del fondo fijo de Caja Chica, se efectuarán mediante cheque
nominativo girado a favor de la persona encargada de su manejo por una suma que
corresponda exactamente al valor gastado. .-Art. 21.- (...) describir el concepto por el
cual se paga;(.. .)el nombre de la persona natural o juridica a quien se realizare el
pago;(...); nombre y firma de la persona que autorizare el pago. Sólo el Jefe de /a
Representación podrá autorizar los gastos cualquiera que sea su monto..."
El Cónsul General del Ecuador en Caracas
-
Venezuela, dio respuesta inmediata a
~u.~tras
ob~ervacionesy disposicionesen el Consulado a fin de que las deficiencias
. ~n corregidas.
~
26
.
Ministerio
de RelacIones Exteriores,
Comercioelntegrnción
REI'ÚBlIeADJ1L ECUADOR
Conclusión
El encargado del manejo contable en el Consulado no registró todas las operaciones
financieras del Consulado en los reportes durante el período de análisis del examen
especial,
tampoco existió supervisión en la elaboración
en la documentación de respaldo de las transacciones
de reportes,
administrativas
la información
y financieras
y
en
el Consulado; y, la Dirección General Financiera no realizo la revisión y análisis de los
reportes de moneda de envío y moneda local remitidas desde Caracas, lo que originó
que existan ¡nconsistencias en el saldo de las reportes de asignaciones y gastos, no
obstante, puesto en conocimiento del Cónsul General impartió disposiciones para su
rectificación en los registros.
Recomendaciones
Al Cónsul del Ecuador an Caracas
25. Dispondrá al encargado del manejo contable de las cuentas del Consulado, ponga
especial cuidado en la elaboración de los repartes, registre todas las transacciones
que se realicen en el Consulado, observando que la documentación de respaldo
corresponda
a cada operación sea la suficiente y pertinente,
a su vez sean
comunicadas las novedades que se encuentren durante la conciliación con el estado
bancaria,
26. Asignará un servidor ajeno a la elaboración de los reportes, registro de las
transacciones y conciliación de cuentas del Consulado, para que realice la supervisión
reporte las novedades
encontradas.
~
27
.
Ministerio
de RelaclonesExleñores,
REPliBUCA
Comercio
DFL ECUADOR
e Integración
ANEXO 1
NÓMINA DE FUNCIONARIOS RELACIONADOS CON EL EXAMEN
NOMBRE
CARGO
DESDE
HASTA
EMBAJADOR DEL ECUADOR EN CARACAS
Francisco Suescum Otati
Embajador
2006-01-02
2007-09-03
René Constantino Vargas Pazos
Embajador
2007-09-04
2008-12-31
FUNCIONARIOS DEL CONSULADO GENERAL DEL ECUADOR EN CARACAS
Santiago Javier Chávez Pareja
Cónsul General
2006-06-01
2007-03-23
Ruth Fabiola Guerra Maldonado
Encargada de Negocios
2007-03-24
2007-09-12
Freddy Anlbal Sánchez Cajas
Cónsul General
2007-09-17
2008-12-31
Martln L6pez Martlnez
Vicec6nsul
2008-02-01
2008-12-31
Tito Franklin Chauca Buri
Agente Consular
2007-12-23
2008-12-31
2008-06-25
2008-12-31
2008-04-02
2008-12.31
2007-03-01
2008-12-31
2008-12-19
2008-12-31
2007-12-27
2008~07-31
2007-01-01
2007-04-30
2007-05-02
2007-09-30
2007-10-01
2007-12-31
2008-01-01
2008-08-17
FUNCIONARIOS DE LA CANCILLERIA
Patricio Monso L6pez Araujo
Embajador, Subsecretario de
Servicios Consulares
José Antonio Carranza Barona
Jefe del Gabinete de la
Subsecretaria de Servicios
Consulares
Guillermo Bassante Ramírez
Director General de Asuntos
Consulares
Ivanne Marisela Rivera Yánez
Subsecretaria de Desarrollo
Interno y Gestión
Administrativa y Financiera
Juan Antonio Veintimilla Aulestia
Jefe del Despacho de la
Subsecretaría de Desarrollo
Interno y Gestión
Administrativa y Financiera
Luis Guillermo Areliano Jibaja
Director General de Recursos
Humanos
Ricardo Chávez Salazar
Director General de Recursos
Humanos
Silvia Espíndola ArelJano
Director General de Recursos
Humanos
José Maria Borja López
Director General de Recursos
Humanos
28
Ministerio
tleReIacIonesExrer1ores.
Comercio e Integración
REPUBUCADFL ECR-UJOR
NOMBRE
CARGO
Déborah Cristina Salgado
Campana
WeUington Edmundo Vivero Viteri
Director General de Recursos
Humanos
Director General de Recursos
Humanos
Director General de Recursos
Humanos
Operativo de la Dirección de
Desarrollo Institucional
Ayudante Administrativo 2
Director de Recursos Humanos
Director General de Cuentas
Consulares y Recaudaciones
en el Ecuador
Director General Financiero
Pablo Costa Sosa
Byron Patricio Jiménez
Milton Henry Guallichico
Ullauri
Gualotuña
Wilson Armando Álvarez Álvarez
Jorge Fernando
Maldonado
Calero
DESDE
HASTA
2008-08-17
2008-11-17
2008-11-24
2008-12-31
2008-11-19
2008-12-31
2008-07-01
2008-12-31
2007-01-01
2008-12-31
2008-10-27
2008-12-31
2009-02-16
2009-06-12
2007-01-01
2007-04-30
Genoveva del Consuelo Otero
Ballesteros
Galo Andrés Yépez Holguín
Directora General
Director General Financiero
2007-07-02
2008-06-04
Fernando
Director General Financiero
2008-06-06
2008-07-25
Maria Fabiola Bermeo Revilla
Directora General
Financiera
2008-07-28
2008-12-06
Mercedes Susana Manríquez
Sampedro
Nohemi Araceli Martinez Medina
Directora General Financiera
2008-12-07
2008-12-31
Directora de Cuentas del
Exterior
Directora de Cuentas del
Exterior
Directora de Cuentas del
Exterior
2007-09-24
2008-02-17
2008-02-18
2008-07-27
2008-07-28
2009-02-16
Javier Bucheli Vargas
Miriam del Carmen Jácome
Sánchez
Susana del Rocío Garzón Ramlrez
29
Financiera