Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence SAP BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Service Pack 3 Copyright © 2010 SAP AG.Reservados todos los derechos. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign y otros productos y servicios de SAP mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países. Business Objects y el logotipo de Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius y otros productos y servicios de Business Objects mencionados, así como sus logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects S.A. en los Estados Unidos y en otros países. Business Objects es una empresa de SAP. Todos los demás nombres de productos y servicios mencionados son marcas comerciales de sus respectivas empresas. Los datos de este documento sólo tienen carácter informativo. 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Nada de lo que aparezca en este documento debe interpretarse como garantía adicional. 2010-05-25 Contenido Capítulo 1 Introducción a Desktop Intelligence 17 ¿Qué es Desktop Intelligence?.................................................................18 Procedencia de los datos.....................................................................18 Presentación y análisis de datos..........................................................19 Distribución de información..................................................................19 Seguridad.............................................................................................20 Actualización de datos de documentos................................................21 Materiales de demostración y ejemplos....................................................21 Actualización desde versiones anteriores de Desktop Intelligence...........21 Repositorio.................................................................................................22 Carpetas y categorías................................................................................22 Carpetas...............................................................................................22 Categorías............................................................................................23 Existen dos tipos de carpeta:...............................................................23 Existen dos tipos de categorías:..........................................................23 Capítulo 2 Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence 25 ¿Qué orígenes de datos están disponibles?.............................................26 ¿Cómo acceder a orígenes de datos?.................................................26 ¿Pueden todos los usuarios de Desktop Intelligence crear proveedores de datos?..............................................................................................28 ¿Quién configura las conexiones de la base de datos?......................29 Conexiones restringidas.......................................................................30 ¿Es posible combinar datos de orígenes diferentes en un mismo informe?...............................................................................................31 Flujos de trabajo para acceso a datos.......................................................31 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 3 Contenido Creación de un proveedor de datos al crear un documento................32 Creación de una consulta en un documento existente........................33 Edición de proveedores de datos.........................................................35 Uso del repositorio.....................................................................................37 Exportación al repositorio..........................................................................37 Para exportar un documento al repositorio:.........................................38 Crear una nueva carpeta......................................................................38 Exportación a una categoría................................................................39 Para colocar un archivo en una categoría...........................................39 Para programar la exportación de un documento................................39 Administración de categorías....................................................................41 Para administrar las categorías............................................................41 Para agregar una categoría a la lista de categorías............................41 Para eliminar una categoría de la lista de categorías..........................42 Para editar una categoría.....................................................................42 Importar desde el repositorio.....................................................................42 Para importar un documento de una carpeta del repositorio ..............43 Recuperar diferentes instancias de un documento determinado.........43 Enviar documentos desde Desktop Intelligence........................................44 Para enviar documentos a usuarios y grupos desde Desktop Intelligence...........................................................................................44 Para enviar documentos por correo electrónico con Desktop Intelligence...........................................................................................45 Enviar documentos desde Desktop Intelligence........................................45 Capítulo 3 Elaboración de consultas en universos 47 Presentación general.................................................................................48 ¿Qué es un universo?..........................................................................48 ¿Quién es responsable de crear universos?.......................................48 ¿Qué son las consultas de universo?..................................................49 Material de demostración.....................................................................49 4 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Contenido Elaboración de una consulta básica sobre un universo............................51 Visualización del Panel de consulta.....................................................51 Elaboración de una consulta en el Panel de consulta y su ejecución...54 Guardar la definición de una consulta..................................................57 Creación de una consulta más eficaz........................................................57 Definición del objeto de análisis...........................................................58 Aplicación de condiciones....................................................................60 Aplicación de ordenaciones.................................................................63 Definición de opciones y ejecución de consultas.................................65 Ejecución de una consulta en otro universo..............................................66 Para ejecutar una consulta en otro universo........................................67 Capítulo 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos 69 Presentación general.................................................................................70 Utilización de SQL manual........................................................................70 Creación de un informe con SQL manual............................................70 Edición de una secuencia de comandos SQL manual.........................72 Creación o edición de una conexión para SQL manual.......................73 Creación de un informe que muestre las ventas por tienda y categoría..............................................................................................74 Creación de informes interactivos con SQL manual............................75 Restricciones en secuencias de comandos SQL manual....................80 Uso de procedimientos almacenados.......................................................81 ¿Qué son los procedimientos almacenados?......................................81 ¿Cómo se utilizan los procedimientos almacenados en Desktop Intelligence?.........................................................................................81 Restricciones en procedimientos almacenados...................................81 Utilización de un procedimiento almacenado para recuperar datos.....82 Utilización de archivos de datos personales.............................................83 ¿Cuáles son las ventajas de utilizar archivos de datos personales?....84 Creación de un informe con un archivo de datos personales..............84 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 5 Contenido Utilización de procedimientos de Visual Basic for Applications.................87 Para introducir un proveedor de datos VBA.........................................87 Para crear un informe con un proveedor de datos VBA......................88 Acceso a una bandeja de entrada de Outlook con VBA......................88 Utilización de archivos XML.......................................................................92 ¿Qué es XML?.....................................................................................92 Creación de un informe con un archivo XML.......................................94 Para definir la ubicación de los archivos XML.....................................96 Capítulo 5 Combinación de datos de orígenes diferentes 97 Presentación general.................................................................................98 Orígenes de datos disponibles..................................................................98 Inclusión de datos de diferentes orígenes en el mismo informe...............98 Proveedores de datos que se pueden combinar en un informe..........99 Uso de distintos proveedores de datos para distintos bloques de un informe.................................................................................................99 Visualización de datos de distintos proveedores de datos en el mismo bloque.................................................................................................101 Cómo basar un proveedor de datos en uno que ya existe......................103 Para basar un proveedor de datos en uno que ya existe..................103 Peticiones de orden y vínculo............................................................104 Vinculación de proveedores de datos......................................................104 Situaciones que requieren el vínculo de proveedores de datos........104 Eliminación del vínculo entre proveedores de datos..........................108 Capítulo 6 Administración de proveedores de datos 109 Presentación general...............................................................................110 Cambio de nombre de proveedores de datos.........................................110 Motivos para cambiar el nombre de los proveedores de datos.........111 Cambio de nombre de proveedores de datos....................................112 Obtención de estadísticas sobre proveedores de datos.........................113 6 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Contenido Para obtener de estadísticas sobre proveedores de datos................113 Depuración y eliminación de proveedores de datos................................113 Para depurar o eliminar un proveedor de datos.................................114 Uso eficaz de proveedores de datos.......................................................114 Informes que muestran el volumen de negocios por país y centro de vacaciones, volumen de negocios por país.......................................114 Capítulo 7 Introducción al análisis de datos 117 Información general.................................................................................118 Análisis de informes.................................................................................118 Modo Exploración de Desktop Intelligence.............................................119 Modo Corte y rotación.............................................................................119 Capítulo 8 Análisis de datos en modo Exploración 121 Presentación general...............................................................................122 Definición del modo Exploración........................................................122 Funcionamiento del modo Exploración..............................................122 Jerarquías..........................................................................................123 Uso del modo Exploración.......................................................................124 Para pasar al modo Exploración:.......................................................124 Profundización....................................................................................125 Visualización de valores diferentes en la barra de herramientas Exploración.........................................................................................126 Síntesis...............................................................................................126 Anulación de acciones de exploración...............................................127 Exploración lateral..............................................................................127 Exploración en gráficos...........................................................................128 Para explorar en gráficos...................................................................129 Exploración en varias jerarquías.............................................................129 Para explorar en varias jerarquías.....................................................129 Para sintetizar en varias jerarquías....................................................130 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 7 Contenido Vista de datos diferente...........................................................................130 Cambio de datos en tablas durante una exploración.........................131 Uso de la barra de herramientas Exploración....................................133 Análisis de indicadores en modo Exploración.........................................136 Expansión de indicadores..................................................................137 Contracción de indicadores................................................................137 Realización de copias de informes mientras trabaja...............................137 Para realizar una copia de un informe...............................................137 Ampliación de análisis.............................................................................138 Para ampliar el objeto de análisis......................................................138 Exploración en la base de datos para recuperar nuevos datos.........139 Recuperación de datos nuevos mediante filtros................................139 Exploración mediante jerarquías personalizadas....................................141 Edición de jerarquías..........................................................................141 Creación de jerarquías.......................................................................143 Calificación de datos para jerarquías......................................................144 Para volver a calificar variables locales y fórmulas............................144 Para volver a calificar variables..........................................................145 Para volver a calificar objetos del usuario..........................................145 Impresión en modo Exploración..............................................................145 Para insertar el contenido de la barra de herramientas Exploración como título....................................................................................................146 Para imprimir un informe desde el modo Exploración.......................146 Configuración de opciones para trabajar en modo Exploración..............146 Para definir opciones del modo Exploración......................................147 Capítulo 9 Modo Corte y rotación 149 Información general.................................................................................150 Trabajo en modo Corte y rotación...........................................................150 Para mostrar el Panel Corte y rotación:.............................................150 8 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Contenido Uso de informes de clave maestra/información en modo Corte y rotación...............................................................................................151 Para deshacer un informe de clave maestra/información..................154 Desactivación de secciones de informes de clave maestra/información...........................................................................154 Colocación horizontal de los datos en modo Corte y rotación...........157 Uso de tablas de referencias cruzadas y gráficos matriciales 3D......158 Visualización y eliminación de datos en modo Corte y rotación........162 Eliminación, cambio de nombre y restablecimiento de bloques en modo Corte y rotación..................................................................................163 Para transformar bloques en modo Corte y rotación.........................163 Aplicación de otras modificaciones en modo Corte y rotación...........164 Capítulo 10 Filtrado y clasificación de datos 169 Presentación general...............................................................................170 Restricción de los datos mostrados.........................................................170 Para insertar un filtro:.........................................................................171 Administración de filtros.....................................................................171 Creación de filtros más complejos.....................................................174 Omisión de filtros................................................................................176 Ordenación de datos...............................................................................177 Ordenar datos....................................................................................177 Para ordenar los meses correctamente.............................................179 Administración de varias ordenaciones.............................................180 Uso de una clasificación para ver los valores máximos y mínimos.........182 Para aplicar una clasificación a datos del informe.............................182 Administración de clasificaciones con filtros y ordenaciones.............186 Ocultación de columnas y filas de datos.................................................186 Para ocultar columnas y filas de datos..............................................186 Resaltado de datos..................................................................................187 Para crear una señal..........................................................................188 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 9 Contenido Activación y desactivación de señales...............................................189 Uso de señales existentes.................................................................190 Capítulo 11 Personalización de consultas en universos 193 Presentación general...............................................................................194 Creación de objetos del usuario..............................................................194 ¿Por qué crear un objeto de usuario?................................................194 ¿De qué consta un objeto del usuario?.............................................195 ¿Qué son las restricciones en objetos de usuario?...........................195 Modo en que los usuarios finales pueden compartir objetos del usuario con otros usuarios..............................................................................196 Creación, edición y eliminación de objetos del usuario.....................196 Para crear jerarquías cronológicas para un objeto del usuario..........199 Aplicación de condiciones complejas en consultas.................................200 Para aprovechar las condiciones complejas: Clientes que realizaron reservas durante los años 2001 y 2002.............................................201 Para aplicar una condición compleja en una consulta.......................202 Sugerencias para la aplicación de condiciones complejas................206 Para editar condiciones complejas....................................................209 Para eliminar condiciones complejas.................................................209 Aplicación de condiciones con un cálculo..........................................209 Examen del SQL................................................................................213 Aplicación de condiciones con una subconsulta................................214 Subconsultas y cálculos.....................................................................216 Uso de una consulta existente en una condición....................................218 Para devolver la lista de centros de vacaciones/volúmenes de negocios donde el volumen de negocios de centro de vacaciones por país es > €1.000.000.........................................................................................218 Aplicación de grupos de condiciones......................................................219 Organización de grupos de condiciones............................................219 Y u O..................................................................................................220 10 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Contenido Orden de precedencia........................................................................221 Para aplicar grupos de condiciones:..................................................222 Para eliminar grupos de condiciones.................................................223 Creación de consultas combinadas.........................................................223 Para crear una consulta combinada..................................................224 Restricciones en consultas combinadas............................................226 Uso del SQL de consultas de Desktop Intelligence...........................228 Capítulo 12 Uso y personalización de Listas de valores 231 Presentación general...............................................................................232 Definición de lista de valores...................................................................232 Modo de crear listas de valores...............................................................232 Personalización de listas de valores en Desktop Intelligence.................232 Edición de listas de valores.....................................................................233 Ejemplo: Para mostrar ciudades y regiones en una lista de ciudades.233 Asignación de datos personales a una lista de valores...........................234 Para asignar datos personales desde un archivo de texto................235 Para asignar datos personales desde un archivo de Excel...............235 Para asignar datos personales desde un archivo de dBase..............236 Para visualizar, actualizar y depurar listas de valores.............................237 Capítulo 13 Creación de cálculos 239 Presentación general...............................................................................240 Cálculos...................................................................................................240 Para agregar cálculos simples a informes.........................................240 Cuenta y Cuenta total.........................................................................242 Cálculos en objetos de tipo dimensión e información........................243 Ejemplos de cálculo...........................................................................243 Conversión en y de euros........................................................................246 Definición del euro..............................................................................246 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 11 Contenido Visualización del símbolo de euro......................................................246 Funcionamiento de la conversión......................................................246 Errores de conversión........................................................................247 Visualizar formatos de divisa en Desktop Intelligence.......................247 Para convertir en euros......................................................................248 Para convertir de euros......................................................................249 Visualización de errores de redondeo................................................249 Tasas de conversión...........................................................................250 Triangulación......................................................................................253 Capítulo 14 Presentación general 255 Destinatarios de este capítulo.................................................................256 Contenido de este capítulo......................................................................256 Capítulo 15 Introducción a contextos y sintaxis extendida 257 Cálculos semánticamente dinámicos......................................................258 Descripción de contextos de entrada y salida.........................................259 Modo en que Desktop Intelligence define contextos de entrada y salida..................................................................................................260 Uso de la comprensión de los contextos de entrada y salida.................262 Visualización de la sintaxis compleja de una fórmula........................263 Visualizar la sintaxis compleja mediante la Barra de fórmulas..........264 Visualizar la sintaxis compleja mediante el comando Definir como variable...............................................................................................264 Capítulo 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados 265 Definición de contextos de cálculo mediante sintaxis compleja..............267 Modo de definir contextos de entrada y salida........................................268 Sintaxis para contextos de entrada y salida............................................268 Para agregar un contexto de entrada y salida a una fórmula:...........269 12 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Contenido Contextos de restablecimiento................................................................270 Definición de contextos de restablecimiento......................................270 Para definir un contexto de restablecimiento:....................................270 Uso de contextos de restablecimiento en tablas de referencias cruzadas.............................................................................................271 Sintaxis para combinar contextos de entrada, salida y restablecimiento.................................................................................273 Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo....273 Obtener el mismo resultado: ParaTodo Ciudad frente a En Región...274 Uso de la función Clasificación y la sintaxis compleja.......................275 Definición de contextos con palabras clave.......................................278 Referencia rápida....................................................................................283 Términos más utilizados.....................................................................283 Contextos de cálculo..........................................................................286 Operadores de contexto.....................................................................288 Palabras clave....................................................................................288 Capítulo 17 Solución de problemas de cálculo 291 Presentación general...............................................................................292 #CÁLCULO..............................................................................................292 #CÁLCULO en agregaciones acumulativas.......................................292 #CÁLCULO en fórmulas sin agregaciones........................................296 #VALORMÚLTIP......................................................................................297 #VALORMÚLTIP en agregaciones.....................................................298 #VALORMÚLTIP en cabeceras y pies de rupturas............................300 #######...................................................................................................306 #SEÑAL...................................................................................................306 #DICT ERR..............................................................................................307 Para solucionar este problema:.........................................................307 Para evitar el error #DICT ERR..........................................................307 #DIV/0......................................................................................................308 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 13 Contenido Para solucionar este problema:.........................................................308 #ERROR..................................................................................................309 Para corregir este problema...............................................................309 #ERRI......................................................................................................310 #ERRI en una fórmula que combina indicadores y dimensiones.......310 #ERRI en una agregación que contiene una fórmula compleja.........311 #ERRI en una fórmula con cláusula DONDE.....................................312 #DESBORDAMIENTO.............................................................................312 #SINTAXIS...............................................................................................313 #DESCONOCIDO....................................................................................313 Para corregir este problema...............................................................314 Sugerencias y trucos...............................................................................315 Capítulo 18 Fórmulas, variables locales y funciones 319 Presentación general...............................................................................320 Fórmulas..................................................................................................320 Razones para el uso de fórmulas......................................................320 Creación de fórmulas.........................................................................321 Visualización de la Barra de fórmulas................................................322 Visualización del Editor de fórmulas..................................................322 Uso del Editor de fórmulas.................................................................322 Directrices sobre la sintaxis de fórmulas............................................324 Variables locales......................................................................................325 Razones para el uso de variables locales..........................................325 Reconocimiento de variables locales.................................................326 Creación de variables locales............................................................326 Transformación de fórmulas en variables locales..............................327 Creación de variables locales agrupando valores...................................328 Para mostrar el volumen de negocios por semestre..........................329 Para cambiar el nombre de una variable...........................................329 Adición de valores agrupados a una jerarquía de exploración..........331 14 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Contenido Administración de fórmulas y variables locales.......................................331 Inserción de variables locales y fórmulas en un informe...................332 Para editar fórmulas...........................................................................332 Para editar variables locales..............................................................332 Para eliminar fórmulas y variables locales.........................................333 Funciones................................................................................................333 Uso de funciones................................................................................335 Uso de la ayuda de la función............................................................336 Equivalentes de funciones en Microsoft Excel........................................336 Equivalentes de funciones de agregación.........................................337 Equivalentes de funciones numéricas................................................338 Equivalentes de funciones carácter...................................................340 Equivalentes de funciones fecha.......................................................341 Ejemplos adicionales del uso de fórmulas..............................................342 Para crear la variable para calcular un promedio acumulativo de tres semanas para los ingresos de ventas................................................343 Capítulo 19 Inicio de Desktop Intelligence con el comando Ejecutar 355 Presentación general...............................................................................356 Para utilizar el comando Ejecutar............................................................356 Opciones del comando Ejecutar........................................................356 Especificación de BOUSER, BOPASS y otras variables...................358 Capítulo 20 Desktop Intelligence y Visual Basic for Applications 361 Presentación general...............................................................................362 Definición de macro............................................................................362 Definición de complemento................................................................362 Utilización de macros...............................................................................363 Para ejecutar una macro....................................................................363 Utilización de complementos...................................................................365 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 15 Contenido Para instalar un complemento............................................................365 Utilización de complementos..............................................................366 Para desinstalar un complemento......................................................366 Intercambio de complementos con otros usuarios.............................367 Conversión de archivos de comandos a macros.....................................367 Conversión de archivos de comandos...............................................367 Utilización del Editor de Visual Basic.......................................................368 Para abrir el Editor de Visual Basic....................................................368 Capítulo 21 Presentación general 369 Capítulo 22 Sintaxis 371 Capítulo 23 Opciones 373 Capítulo 24 Mensaje de ayuda 377 Capítulo 25 Mensajes de error 379 Apéndice A Más información 381 Índice 16 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 385 Introducción a Desktop Intelligence 1 1 Introducción a Desktop Intelligence ¿Qué es Desktop Intelligence? ¿Qué es Desktop Intelligence? Desktop Intelligence es una solución integrada de análisis, notificación y consulta para profesionales de la empresa que permite tener acceso directamente a los datos de sus bases de datos corporativas desde su escritorio y presentar y analizar esta información en un documento de Desktop Intelligence. Desktop Intelligence facilita el acceso a estos datos porque trabaja en términos de negocios conocidos y no en términos técnicos de bases de datos, como por ejemplo SQL. Una vez que ha utilizado Desktop Intelligence para acceder a los datos, puede presentar la información en informes ya sea como tablas o como documentos dinámicos sofisticados con gráficos explorables. Procedencia de los datos Desktop Intelligence facilita el acceso a los datos de la base de datos de la empresa gracias a una capa semántica pensada para la empresa que mantiene al usuario al margen de los problemas técnicos de la base de datos. Esta capa semántica se denomina universo. Un universo realiza las asignaciones a los datos de la base de datos, en términos cotidianos que describen la situación empresarial. Esto significa que usted puede seleccionar exactamente los datos que le interesan con su propia terminología empresarial. En una empresa u organización, los universos los crea un diseñador de universos mediante Business Objects Designer. A continuación, el diseñador pone los universos a su disposición y la de otros usuarios para acceder a datos desde la base de datos mediante una interfaz intuitiva y fácil de utilizar. Los universos se componen de clases y objetos. Los objetos son elementos que se asignan a un conjunto de datos de una base de datos relacional con términos de la empresa. Estos objetos le permiten recuperar datos para su documento. Las clases son agrupaciones lógicas de objetos. 18 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Desktop Intelligence ¿Qué es Desktop Intelligence? Con esta interfaz, puede crear una consulta Desktop Intelligence mediante un editor llamado Panel de consulta, que le permite agregar y organizar objetos de un universo. Los objetos son elementos que se asignan a un conjunto de datos de una base de datos relacional en términos relacionados con la situación de negocios. Cuando ejecuta la consulta, Desktop Intelligence se conecta a la base de datos y recupera los datos asignados a los objetos seleccionados. Una consulta es un tipo de proveedor de datos. El proveedor de datos contiene los datos que ha seleccionado para recuperar del origen de datos. Con este conjunto de datos se pueden generar informes interactivos. Desktop Intelligence permite acceder a datos de una amplia gama de orígenes: bases de datos relacionales y multidimensionales, paquetes de aplicaciones, documentos de datos personales y prácticamente de cualquier origen a través de los procedimientos de Microsoft Visual Basic for Applications. Presentación y análisis de datos Una vez que dispone de los datos que necesita, puede presentarlos de varias maneras. Puede presentarlos en una sencilla tabla. De manera opcional, puede crear informes sofisticados que contengan grandes cantidades de datos, organizados y con formato para facilitar el acceso directo a la información que le interesa. Puede agregar imágenes y objetos incrustados y dar formato a los documentos con presentaciones de alta calidad. El análisis en informes le permite cambiar de perspectiva empresarial con el método de arrastrar y soltar datos, introducir cálculos en informes o profundizar en un informe para obtener información detallada. Distribución de información Puede compartir con otros usuarios de la empresa de manera rápida y fácil los documentos que ha creado, ya sea enviándolos directamente a grupos o individuos seleccionados o exportándolos al repositorio como carpetas o categorías. Para distribuir documentos de estas dos formas, se utiliza el Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 19 1 1 Introducción a Desktop Intelligence ¿Qué es Desktop Intelligence? repositorio de Desktop Intelligence. En el repositorio se guardan los documentos que envía para que otros usuarios puedan recuperarlos y visualizarlos. También se guarda información sobre los documentos almacenados, como el nombre del remitente, la fecha, así como los usuarios de la empresa que están autorizados para recuperar y visualizar un documento. Puede importar documentos que han enviado otros usuarios, utilizando documentos de WebIntelligence que puede abrir y visualizar en Desktop Intelligence. Además, puede utilizar InfoView para enviar documentos para procesamiento programado. Nota: Para obtener información sobre el envío, la recuperación, impresión, publicación y programación de documentos, consulte el Manual del usuario de InfoView. Puede abrir una versión electrónica de este manual directamente en el menú Ayuda de Desktop Intelligence. Seguridad El repositorio lo configura y administra el administrador de Business Objects que concede todos los derechos de los usuarios. El administrador de Business Objects lleva a cabo las siguientes tareas: • define las partes de la interfaz Desktop Intelligence a las que puede acceder • restringe la disponibilidad de la funcionalidad de Desktop Intelligence, como el acceso a determinados comandos de menús • define su conexión con la base de datos • define los universos a los que puede acceder para crear y editar consultas Los derechos que se conceden a cada usuario definen el perfil del usuario. Este sistema de seguridad según perfil permite distribuir un único documento a muchos usuarios, aunque los usuarios finales sólo tienen acceso a la información que se les autoriza ver. 20 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Desktop Intelligence Materiales de demostración y ejemplos Actualización de datos de documentos Las bases de datos se actualizan frecuentemente con datos nuevos. Un documento generado en un momento dado refleja los datos que existían en dicho momento, pero puede que ahora sean inexactos. Desktop Intelligence le permite actualizar los datos de un documento al mismo tiempo que conserva la misma presentación y el mismo formato, ya sea de forma manual o bien automática a intervalos especificados. Cuando se actualiza un documento, Desktop Intelligence se vuelve a conectar a la base de datos y recupera los datos actualizados. Esto se denomina documento. Materiales de demostración y ejemplos Para que pueda empezar a trabajar con Desktop Intelligence lo antes posible, en el Demo Kit de Desktop Intelligence se incluyen bases de datos y universos de demostración, así como ejemplos de informes. Existen dos universos de ejemplo, e-Modas y Viajes Archipiélagos. Los ejemplos incluidos en este manual del usuario se refieren a eModas y Viajes Archipiélagos. La base de datos eModas contiene los datos de los minoristas de una cadena de prendas de vestir. Registra 211 productos (663 con variaciones de color) vendidos en más de 13 establecimientos de EE.UU. en los últimos tres años. El universo Viajes Archipiélagos se describe con más detalle en la sección sobre materiales de demostración. Actualización desde versiones anteriores de Desktop Intelligence Para usuarios que están haciendo una actualización desde una versión anterior de Desktop Intelligence, antes denominada BusinessObjects. Los documentos creados en las versiones 5.1 a 6.5 de BusinessObjects son completamente compatibles con Desktop Intelligence. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 21 1 1 Introducción a Desktop Intelligence Repositorio Repositorio Desktop Intelligence utiliza el repositorio para asegurar el acceso al almacén de datos y proporcionar una infraestructura para distribuir documentos para compartirlos con los demás usuarios. Usted selecciona los documentos que desea exportar de o exportar a Desktop Intelligence. Carpetas y categorías El repositorio organiza documentos en carpetas y categorías en un sistema ordenado que permite el fácil acceso de los usuarios que trabajan con documentos. Carpetas Las carpetas son la ubicación física donde se almacenan los documentos. Sólo los documentos con un nombre dado se pueden colocar en una carpeta o categoría. Es posible colocar documentos en varias categorías. Si es necesario, cambie el nombre del documento o proporciónele un número para colocarlo en la misma carpeta o categoría. En otras carpetas o categorías se pueden incluir accesos directos y copias. El repositorio está organizado en Categorías y Carpetas, para ayudarle a organizar los documentos. Es posible crear o eliminar subcarpetas. Asegúrese de guardar el documento antes de exportarlo al repositorio. Puede desplazarse en la estructura de carpetas o en la estructura de categorías. 22 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Desktop Intelligence Carpetas y categorías Categorías Las categorías se utilizan para clasificar información, independientemente de la ubicación de almacenamiento. Existen dos tipos de carpeta: • • Mis carpetas con dos subcarpetas • Favoritos (generalmente se reserva para documentos de uso frecuente) • Bandeja de entrada (generalmente se reserva para documentos recibidos de otros usuarios) Carpetas públicas (para documentos compartidos) Existen dos tipos de categorías: • Categorías de la empresa • Categorías personales Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 23 1 1 Introducción a Desktop Intelligence Carpetas y categorías 24 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence 2 2 Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence ¿Qué orígenes de datos están disponibles? ¿Qué orígenes de datos están disponibles? Desktop Intelligence permite acceder a datos de una amplia gama de orígenes. Puede acceder a los datos desde una serie de orígenes: • Universos • Archivos de datos personales • Procedimientos almacenados • SQL Server manual • Proveedor de datos XML • Proveedor de datos VBA ¿Cómo acceder a orígenes de datos? Desktop Intelligence le permite acceder a datos a través de una interfaz gráfica de usuario. No necesita conocimientos técnicos de las estructuras de datos subyacentes para obtener la información que desea. Lo que necesita, sin embargo, es tener conocimientos de su empresa. Para acceder a orígenes de datos con Desktop Intelligence, tiene que crear un proveedor de datos. Los tipos de proveedores de datos que admite Desktop Intelligence se describen en la tabla mostrada a continuación: 26 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence ¿Qué orígenes de datos están disponibles? Proveedor de datos Descripción Instalación CD Universos Un universo se compone de clases y objetos que representan las partes de una base de datos la cual contiene datos necesarios, en términos cotidianos que Sí tienen sentido para el usuario. En las consultas de universos, se seleccionan los objetos, como Nombre de cliente, Año o Región. Puede recuperar datos Archivos de datos persode Excel, dBASE y archi- Sí nales vos de texto. Solamente puede utilizar procedimientos almacenados si el supervisor o el departamento de SI los ha facilitado, y si el SGBDR de su sitio los Procedimientos almace- admite. Sí nados Un procedimiento almacenado es un archivo de comandos SQL (Structured Query Language), guardado y ejecutable en la base de datos. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 27 2 2 Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence ¿Qué orígenes de datos están disponibles? Proveedor de datos Descripción Instalación CD SQL manual Puede utilizar SQL manual si está familiarizado con SQL, que es el lenguaje utilizado para interactuar con bases Sí de datos relacionales. Únicamente en arquitecEn SQL manual, se abre o se escribe un ar- tura de 2 niveles chivo de comandos SQL, que se ejecuta posteriormente con la base de datos. Proveedor de datos XML Puede recuperar datos Sí de archivos XML Proveedor de datos VBA Los procedimientos escritos en Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) permiten Sí recuperar datos de casi todos los orígenes de datos. ¿Pueden todos los usuarios de Desktop Intelligence crear proveedores de datos? El supervisor de Desktop Intelligence puede restringir el acceso a ciertos tipos de proveedores de datos o incluso a ciertos objetos dentro de un universo. Como resultado, podría crear consultas en universos pero no otro tipo de proveedores de datos y, después, utilizar únicamente ciertos objetos del universo. 28 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence ¿Qué orígenes de datos están disponibles? La forma en que el supervisor configura el acceso a proveedores de datos y otros componentes de Desktop Intelligence depende completamente de las necesidades de consultas e informes de la empresa. De forma predeterminada, todos los usuarios de Desktop Intelligence pueden actualizar los proveedores de datos para obtener la información más reciente de su base de datos. ¿Quién configura las conexiones de la base de datos? Para acceder a datos y recuperarlos de una base de datos, necesita una conexión con la base de datos. Por ejemplo, si la empresa o la organización almacena sus datos en una base de datos Informix, alguien tiene que hacer que Desktop Intelligence "se comunique" con este origen de datos. En la mayoría de los casos, el usuario final de Desktop Intelligence no tiene que preocuparse por configurar las conexiones de la base de datos. Por lo tanto, Desktop Intelligence le permite obtener la información necesaria, sin tener conocimientos técnicos de su funcionamiento interno. Esto no significa que los usuarios de con privilegios no puedan definir sus propias conexiones con la base de datos. Por ejemplo, en SQL manual, puede definir una conexión, escribir un archivo de comandos SQL y ejecutar dicho archivo de comandos con la conexión creada. En la siguiente tabla se indica quién configura las conexiones de la base de datos para los diversos proveedores de datos de Desktop Intelligence. Proveedor de datos Consultas en universos ¿Quién la configura? El diseñador del universo configura la conexión en el universo, de forma que la conexión esté oculta para el usuario al crear o editar consultas. Nota: El supervisor puede modificar la conexión existente o asignar una nueva conexión al universo. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 29 2 2 Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence ¿Qué orígenes de datos están disponibles? Proveedor de datos ¿Quién la configura? Procedimientos almacenados El supervisor crea la conexión para acceder a un procedimiento almacenado. SQL manual En SQL manual, puede crear su propia conexión con la base de datos. Una vez creada la conexión, puede hacer que esté disponible para otros usuarios. Archivos XML y archivos de datos personales Cuando accede a datos en un archivo XML o un archivo de datos personales, selecciona el archivo y al hacerlo, se "conecta". No es una tarea técnica, es una cuestión simplemente de seleccionar el archivo correcto. Procedimientos VBA Un procedimiento VBA ejecuta una macro VBA que recupera datos para el informe de Desktop Intelligence. La persona que crea la macro define la conexión con el origen de datos en el código de la macro. Conexiones restringidas Si está trabajando con un universo que está configurado con una conexión restringida, necesita proporcionar el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos para ejecutar una consulta. Este nombre de usuario y contraseña no son los que utiliza para conectarse a Desktop Intelligence; son el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos subyacente (por ejemplo, una base de datos de SQL Server) a la que accede un universo. 30 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Flujos de trabajo para acceso a datos Por lo general, esta base de datos permanece oculta, pero el diseñador de universos puede configurar una conexión restringida para agregar una capa de seguridad adicional. Dependiendo del tipo de conexión restringida, necesita proporcionar el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos en uno o todos los casos siguientes: • La primera vez que ejecuta una consulta (para obtener más información sobre la ejecución de una consulta, consulte "Elaboración de una consulta en el Panel de consulta y su ejecución"). • Cuando se actualiza una consulta (para obtener más información sobre la actualización de una consulta, vea "Actualización de documentos de Desktop Intelligence"). • Cuando analiza una consulta para probar su validez (para obtener más información sobre cómo analizar una consulta, consulte "Utilizar SQL de consultas de Desktop Intelligence"). Si no conoce el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos, póngase en contacto con el administrador de Desktop Intelligence. ¿Es posible combinar datos de orígenes diferentes en un mismo informe? Sí. Con Desktop Intelligence puede crear informes completos con datos de bases de datos de empresa a los que puede acceder utilizando consultas en proveedores de datos como universos y SQL manual, y datos de sus propios archivos como hojas de cálculo y archivos de texto. Flujos de trabajo para acceso a datos Existen dos flujos de operaciones básicos para crear proveedores de datos con el fin de acceder a los datos de Desktop Intelligence. Puede crear un proveedor de datos por dos razones: • para crear un documento nuevo • para trabajar con un documento existente. Asimismo, con un documento existente, puede obtener resultados diferentes mediante la edición de un proveedor de datos. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 31 2 2 Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Flujos de trabajo para acceso a datos En las secciones siguientes se explican estos dos flujos de operaciones. Creación de un proveedor de datos al crear un documento Crear un proveedor de datos al crear un documento nuevo es una forma típica de utilizar Desktop Intelligence. El documento se crea para ver datos de la empresa; para hacerlo, debe crear un proveedor de datos para acceder a los datos desde un origen de datos. Para ayudarle en la creación de un proveedor de datos al crear un documento, Desktop Intelligence inicia el Asistente para la creación de informes al iniciar la aplicación por primera vez. Para crear un nuevo proveedor de datos con el asistente 1. Ejecute el Asistente para la creación de informes de la barra de herramientas Estándar. 2. Seleccione una opción para el diseño del informe. 3. Haga clic enComenzar. Aparecerá el cuadro de diálogo Indicar el acceso a los datos. 4. Realice una selección según la forma en la que desea crear la consulta (utilice el elemento de opciones para ajustar la lista a continuación): • Para crear una consulta en un universo, haga clic en Universo y a continuación en Siguiente. • Para crear una consulta basada en un procedimiento almacenado, SQL manual, archivo de datos personales o procedimiento VBA, haga clic en Otros y, a continuación, seleccione un origen de datos de la lista y haga clic en Finalizar. • Para crear una consulta en un universo mediante el Panel de consulta, haga clic en Universo y, a continuación, en Finalizar. Si ha seleccionado Otros en el paso anterior, aparece un cuadro de diálogo que permitirá crear un proveedor de datos y recuperar los datos para el informe. 32 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Flujos de trabajo para acceso a datos Si ha seleccionado Universo y ha hecho clic en Finalizar aparecerá el Panel de consulta. En el Panel de consulta, puede ver todas las clases y los objetos existentes en el universo seleccionado y utilizarlos para crear una consulta. Para obtener más información, consulte "Visualización del panel de consulta". (ts_note: Make this a related-link.) Definición de un tipo de proveedor de datos predeterminado para documentos nuevos ¿Utiliza siempre el mismo tipo de proveedor de datos al crear nuevos documentos? Si es así, puede definir una opción de forma que el tipo de proveedor de datos que siempre utiliza se preseleccione en el Asistente para la creación de informes. Esto significa que no tendrá que seleccionar el tipo de proveedor de datos siempre que cree un documento. Si siempre utiliza consultas en universos, también puede seleccionar el universo predeterminado que va a utilizar. Para definir un tipo de proveedor de datos predeterminado: 1. 2. 3. 4. Haga clic en Opciones, en el menú Herramientas. Haga clic en la ficha Nuevo documento. Haga clic en Mostrar el Asistente para la creación de informes: En el cuadro de grupo Acceso a los datos, seleccione el tipo de proveedor de datos que desea utilizar. • La opción Utilizar el universo predeterminado permite seleccionar el universo que desea. • La opción Otro proveedor de datos permite seleccionar otro tipo de proveedor de datos de la lista desplegable. 5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Creación de una consulta en un documento existente No tiene que crear un documento nuevo siempre que quiera ver nuevos datos en Desktop Intelligence. Puede crear proveedores de datos dentro de documentos existentes. Esta función le permite no solamente ver más datos Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 33 2 2 Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Flujos de trabajo para acceso a datos que provienen del mismo origen que la consulta inicial del documento, sino también combinar en el mismo informe datos de diferentes orígenes. La información de ventas de la empresa se almacena en la base de datos de la empresa, a la que se accede mediante una consulta en un universo en Desktop Intelligence. Ya tiene un documento de Desktop Intelligence que contiene esta información. Los objetivos trimestrales están guardados en una hoja de cálculo de Microsoft Excel y quiere comparar las cifras con sus datos personales. Para comparar las cifras de la empresa con sus datos personales 1. 2. 3. 4. 5. 6. Abra el documento que contiene los datos de la empresa. Haga clic en Nuevo proveedor de datos. Haga clic en Acceder a nuevos datos por otra vía. Haga clic en Archivos de datos personales. Haga clic en Finalizar. E el cuadro de diálogo que aparece, busque el archivo Excel que contiene sus datos personales. 7. Haga clic en Ejecutar. Desktop Intelligence elabora los datos a partir de la hoja de cálculo disponible en su informe. Para crear un proveedor de datos dentro de un documento existente 1. Haga clic en Nuevo proveedor de datos en el menú Datos. 2. Siga el asistente para seleccionar el tipo de proveedor de datos que desea. 3. Cree el proveedor de datos. 4. Haga clic en Ejecutar. Desktop Intelligence recupera los datos, haciendo que estén disponibles en el documento. Sugerencia: Si quiere ver los nuevos datos tan pronto como Desktop Intelligence los haya recuperado, utilice los comandos Tabla, Tabla de 34 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Flujos de trabajo para acceso a datos referencias cruzadas o Gráfico en el menú Insertar y, a continuación, siga el asistente para acceder a los datos que desea. Edición de proveedores de datos Editar un proveedor de datos significa cambiar su definición para incorporar datos nuevos o diferentes al documento en el que esté trabajando. A menudo es más rápido y sencillo editar un proveedor de datos que crear uno nuevo. Ejemplo: Adición de información regional a un documento existente Está trabajando en un documento con cifras de ventas por año, pero necesita cierta información regional para completar los datos. En vez de crear una nueva consulta, lo cual significa crear varios proveedores de datos en el mismo documento, puede simplemente añadir objetos del resultado al proveedor de datos existente. Para agregar objetos de resultados al proveedor de datos existente: 1. Haga clic en Editar proveedor de datos en el menú Datos. En el Panel de consulta, añada los objetos que desea (por ejemplo Región, Ciudad) en el cuadro Objetos del resultado. Para ello, haga doble clic en el icono de cada objeto de la lista Clases y objetos. 2. Haga clic en Ejecutar. Desktop Intelligence devuelve los nuevos datos al informe y, siempre que los datos aparezcan en una tabla, aparecen automáticamente las nuevas columnas. Otras razones para editar un proveedor de datos Entre otras razones para editar un proveedor de datos se incluyen: • Desea restringir el volumen de datos devueltos mediante la definición condiciones o un número máximo de filas. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 35 2 2 Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Flujos de trabajo para acceso a datos • Desea que los datos se ordenen de una forma determinada en el nivel de consulta. Para editar un proveedor de datos 1. Haga clic en Editar proveedor de datos en el menú Datos. 2. El siguiente paso depende de si el documento contiene o no más de un proveedor de datos. Si el documento contiene... Entonces... Un proveedor de datos Haga clic en Aceptar. Más de un provee- Seleccione el proveedor de datos que desea editar dor de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Edite y ejecute el proveedor de datos. Desktop Intelligence devuelve al informe el nuevo conjunto de datos. Para cancelar un proveedor de datos Cancelar un proveedor de datos significa interrumpir el proveedor de datos mientras recupera los datos para crear o actualizar un informe. 1. Para cancelar un proveedor de datos, pulse la tecla Esc. Aparecerá en pantalla el cuadro de diálogo Interrupción de la ejecución. 2. Seleccione los resultados que desea ver en el informe: 36 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Uso del repositorio Si... Entonces Desea ver los resultados que creará el proveedor de datos que está ejecutando Haga clic en Continuar la ejecución. Desea ver los resultados parcia- Haga clic en Detener la ejecución les creados por el proveedor de y conservar los resultados parciadatos al interrumpir la ejecución les. Cuando se obtienen resultados parciales en el informe, aparece la notificación Resultados parciales en la barra de estado. Desea eliminar los resultados Haga clic en Eliminar los resultacreados por el proveedor de da- dos. tos al interrumpir la ejecución Desea ver los resultados de la ejecución anterior Haga clic en Conservar los resultados de la ejecución anterior. Uso del repositorio Los documentos de colocan en Carpetas y Categorías en el repositorio Consulte "El repositorio". Exportación al repositorio Al crear un documento, antes de poder exportarlo al repositorio por primera vez, guarde el documento y expórtelo a una carpeta existente o cree una nueva. Las carpetas contienen copias reales de los archivos, en tanto que las categorías simplemente apuntan a los documentos. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 37 2 2 Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Exportación al repositorio Para exportar un documento al repositorio: 1. Abra un documento guardado en el Administrador de Desktop Intelligence. 2. Haga clic en Exportar al repositorio en el menú Archivo. Localice la carpeta a la que desea exportar el documento o cree una nueva. 3. Resalte la carpeta donde desea exportar el documento. 4. Haga clic en Agregar. Si el documento tiene el nombre correcto... 5. 6. 7. 8. 9. Haga clic en Aceptar. Vuelva a hacer clic en Aceptar. Especifique la información de resumen. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Reemplazar. Si no hace clic en Reemplazar, se interrumpe la exportación. 10. Haga clic en Aceptar. Crear una nueva carpeta Cuando exporta un documento a una carpeta, debe incluirlo en una carpeta existente o bien crear una nueva carpeta. Para crear una nueva carpeta 1. 2. 3. 4. 5. 38 Haga clic en Exportar al repositorio. Resalte el archivo donde desea crear la carpeta. Haga clic en Nuevo. Escriba el nombre de la carpeta. Haga clic en Aceptar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Exportación al repositorio Exportación a una categoría Guarde los archivos en el disco local antes de exportarlos al diccionario por primera vez. Es mejor exportar el documento a una carpeta antes de exportarlo a una categoría. Para colocar un archivo en una categoría 1. 2. 3. 4. Abra el archivo en el administrador de Desktop Intelligence. Haga clic en Exportar al repositorio en el menú Archivo. Haga clic en Categorías en la parte inferior del cuadro de diálogo. Active la categoría a la que desea enviar el documento. Puede marcar más de una categoría. 5. Haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Agregar. Para programar la exportación de un documento 1. Haga clic en Archivo > Exportar al repositorio. 2. En el cuadro "Exportar", haga clic en Examinar y, a continuación, localice y agregue los documentos que desea enviar. Para quitar documentos de la lista Documento(s) a enviar, seleccione los documentos que desea quitar y haga clic en Eliminar. 3. Seleccione la carpeta repositorio a la que se enviará el documento. • Haga clic en Nuevo para crear una carpeta repositorio nueva. • Haga clic en Eliminar para eliminar una carpeta repositorio vacía (las carpetas que no están vacías no se pueden eliminar). 4. Si lo desea, haga clic en Categorías para asociar categorías al documento o en Borrar para borrar la lista. 5. Haga clic en Programar. 6. En el cuadro "Enviar un documento a Broadcast Agent", haga clic en la ficha "General" y seleccione las opciones generales que desee. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 39 2 2 Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Exportación al repositorio Opción Descripción Formatos Escoja uno de los formatos de publicación del documento disponibles. Opciones de Decida si el documento se va a publicar o no en la memoria caché caché del repositorio para mejorar su acceso, y elija el formato. Puede elegir uno o varios de los formatos siguientes: Especifique Haga clic en Impresora predeterminada y en Habilitar o la impresora en Opciones de impresión para especificar opciones de impresión. 7. Haga clic en la ficha "Cambiar la programación" para seleccionar las opciones de programación. Opción Descripción Ejecutar Elija la frecuencia de publicación. El objeto se va a eje- Elija más opciones en función de la frecuencia secutar ahora leccionada en Ejecutar. 8. Haga clic en la ficha "Distribución" para seleccionar las opciones de distribución. Todas las posibilidades excepto Ubicación empresarial predeterminada le proporcionan las siguientes opciones: 40 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Administración de categorías Opción Descripción Limpiar la instancia después de La instancia publicada se eliminará tras la programación realizar la publicación programada. Usar los valores predetermina- La distribución se realizará según los dos del Servidor de tareas valores predeterminados establecidos para el Servidor de tareas. Opciones adicionales cuando Si no se usan los valores predeterminano se usan los valores predeter- dos de Servidor de tareas, deberá espeminados de Servidor de tareas cificar valores en función de la ubicación de distribución seleccionada. Administración de categorías Cuando exporta un documento al repositorio, también puede crear una nueva categoría, eliminar una categoría existente o cambiar su nombre. Para administrar las categorías 1. 2. 3. 4. 5. 6. Abra el archivo en el administrador de Desktop Intelligence. Haga clic en Exportar al repositorio en el menú Archivo. Haga clic en Categorías en la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en Administrar. Localice la categoría que desea administrar. Active la categoría. • Agregar una categoría • Eliminar una categoría • Editar una categoría Para agregar una categoría a la lista de categorías Con el cuadro de diálogo Enviar a abierto: 1. Haga clic en Categorías en la parte inferior del cuadro de diálogo. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 41 2 2 Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Importar desde el repositorio 2. Haga clic en Administrar. 3. Active la categoría que desea administrar. 4. Haga clic en Agregar. Para eliminar una categoría de la lista de categorías 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Abra el archivo en el administrador de Desktop Intelligence. Haga clic en Exportar al repositorio en el menú Archivo. Haga clic en Categorías en la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en Administrar. Localice la categoría que desea eliminar. Active la categoría. Haga clic en Eliminar. Para editar una categoría 1. 2. 3. 4. 5. 6. Abra el archivo en el administrador de Desktop Intelligence. Haga clic en Exportar al repositorio en el menú Archivo. Haga clic en Categorías en la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en Administrar. Busque el archivo que desea editar o al que desea cambiar el nombre. Haga clic en Editar. El derecho de crear o eliminar una carpeta es controlado por el servidor. Si recibe un mensaje de error, póngase en contacto con el administrador del servidor. Importar desde el repositorio Puede importar de carpetas o categorías. 42 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Importar desde el repositorio Para importar un documento de una carpeta del repositorio 1. Elija las carpetas o categorías en la parte inferior izquierda del cuadro Examinar categorías. 2. Haga clic en Importar del repositorio en el menú Archivo. 3. Localice el documento que desea importar. 4. Seleccione el documento. 5. Seleccione Abrir al recuperar. 6. Haga clic en Recuperar. Recuperar diferentes instancias de un documento determinado Si tiene más de una instancia de un archivo, se activará el botón Recuperar inst. Seleccione el archivo que desea importar al repositorio. Nota: • • Las instancias se colocan el las carpetas que utilizan InfoView. Se accede a las opciones de programación mediante InfoView. Si está disponible el botón Recuperar inst, existe más de una instancia del documento. Para elegir una instancia de un documento 1. Haga clic en el botón Recuperar instancia. 2. Elija una instancia del documento. 3. Haga clic en Recuperar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 43 2 2 Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Enviar documentos desde Desktop Intelligence Enviar documentos desde Desktop Intelligence Puede enviar documentos de Desktop Intelligence a otros usuarios de la implementación de Business Objects o bien a otras personas a través del correo electrónico. Para que los demás usuarios de la implementación de Business Objects puedan acceder al documento, deben tener los derechos apropiados. Si no los tienen o si no forman parte de la implementación de Business Objects y reciben el documento a través del correo electrónico, el documento debe haberse guardado con la opción Guardar para todos los usuarios activada para que puedan acceder al documento. Para enviar documentos a usuarios y grupos desde Desktop Intelligence 1. Haga clic en Archivo > Enviar > Usuarios. 2. En el cuadro Enviar documentos a los usuarios, haga clic en Examinar y, a continuación, localice y agregue el documento que desea enviar. El documento aparece en la lista Documento(s) a enviar. Si ya se ha abierto un documento en Desktop Intelligence, aparece de forma predeterminada. 3. En el cuadro "Enviar documentos a los usuarios", haga clic en Para. 4. En el cuadro "Seleccionar usuarios y grupos", haga clic en Grupos para ver grupos de usuarios, o en Usuarios para ver usuarios individuales. Puede actualizar la lista haciendo clic en Actualizar. 5. Seleccione uno o varios elementos en la lista. Utilice Ctrl+clic para seleccionar varios elementos. 6. Haga clic en Agregar para agregar la selección realizada a la lista Destinatarios del documento. Puede elegir una opción, Grupos o Usuarios, agregar usuarios a la lista Destinatarios del documento y, a continuación, realizar la misma operación con la otra opción. 44 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Enviar documentos desde Desktop Intelligence 7. Para quitar usuarios o grupos de la lista Destinatarios del documento, selecciónelos y haga clic en Eliminar. 8. Haga clic en Aceptar. Los documentos seleccionados se envían a la bandeja de entrada de Business Objects de los destinatarios. Para enviar documentos por correo electrónico con Desktop Intelligence Su equipo debe disponer de un cliente de correo electrónico configurado para abrir nuevos correos electrónicos con una cuenta de correo válida. Si el destinatario no es un usuario de la implementación de Business Objects con los derechos apropiados para leer el documento, deberá guardar primero el documento con la opción Guardar para todos los usuarios activada. 1. Abra un documento de Desktop Intelligence. 2. Haga clic en Archivo > Enviar > Enviar por correo electrónico. El cliente de correo electrónico abre un mensaje vacío. El documento de Desktop Intelligence está adjunto al correo electrónico. 3. Especifique el destinatario y el asunto deseados, escriba un mensaje si lo desea y, a continuación, envíe el correo electrónico. El correo electrónico con el documento adjunto se envía a la dirección de correo electrónico especificada. Enviar documentos desde Desktop Intelligence Puede enviar documentos de Desktop Intelligence a otros usuarios de la implementación de Business Objects o bien a otras personas a través del correo electrónico. Para que los demás usuarios de la implementación de Business Objects puedan acceder al documento, deben tener los derechos apropiados. Si no los tienen o si no forman parte de la implementación de Business Objects y reciben el documento a través del correo electrónico, el documento debe haberse guardado con la opción Guardar para todos los usuarios activada para que puedan acceder al documento. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 45 2 2 Introducción a Acceso a datos con Desktop Intelligence Enviar documentos desde Desktop Intelligence 46 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Elaboración de consultas en universos 3 3 Elaboración de consultas en universos Presentación general Presentación general En este capítulo se describe cómo acceder a los datos a través de la tecnología original de Desktop Intelligence: generando consultas en los universos. ¿Qué es un universo? Los universos de Desktop Intelligence facilitan el acceso a los datos, ya que contienen objetos de información de importancia empresarial conocidos por el usuario. Además, para crear informes eficaces con información relevante para su trabajo, no es necesario tener un conocimiento de la estructura o tecnología de la base de datos. Los universos son la interfaz semántica que aísla al usuario de las dificultades de la base de datos. Un universo realiza las asignaciones de los datos de la base de datos, en términos cotidianos que describen la situación empresarial. Los universos se componen de clases y objetos. Los objetos de un universo de recursos humanos, por ejemplo, serían Nombres, Direcciones, Sueldos. Las clases son agrupaciones lógicas de objetos. Cada clase tiene un nombre significativo como, por ejemplo, Vacaciones (para objetos relacionados con las vacaciones de los empleados). Cada objeto realiza las asignaciones de los datos y le permite recuperar los datos de los informes. ¿Quién es responsable de crear universos? En la empresa u organización, los universos son creados por el diseñador de universos, que trabaja con una aplicación de denominada Designer. Posteriormente, será el mismo diseñador quien determine la disponibilidad de los universos para los usuarios del lugar de trabajo, de forma que éstos puedan acceder a la información que desean de la base de datos. Junto con Desktop Intelligence se incluyen dos universos de ejemplo que realizan asignaciones a bases de datos de ejemplo. En la sección Material de demostración, que se presenta a continuación, se ofrece una descripción detallada al respecto. 48 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Elaboración de consultas en universos Presentación general ¿Qué son las consultas de universo? Las consultas de universo le permiten recuperar los datos de una base de datos a través de un universo. Por lo tanto, elaborará consultas para incluir datos en un informe, bien al crear el informe en sí o bien cuando se desean ver nuevos datos. Al elaborar una consulta, deberá seleccionar objetos de un universo y, a continuación, ejecutar la consulta. Desktop Intelligence se conectará a la base de datos y recuperará los datos que correspondan a los objetos seleccionados. Desktop Intelligence recupera datos ejecutando una consulta SQL con respecto a la base de datos; Desktop Intelligence genera este SQL de acuerdo con los objetos que seleccione. SQL (Structured Query Language) significa Lenguaje de consulta estructurado; es el lenguaje de consulta que entienden (en varios dialectos) todas las bases de datos relacionales. Nota: Las consultas SQL generadas por Desktop Intelligence no pueden superar una longitud de 65.536 caracteres. Material de demostración Varias bases de datos de ejemplo y sus universos e informes que vienen con ellas se incluyen en el paquete Desktop Intelligence. Se instalan junto con Desktop Intelligence y se utilizan en los ejemplos de este manual. Las bases de datos son compatibles con Microsoft Access 2000. El CD de Desktop Intelligence también incluye archivos de datos y secuencias de comandos SQL para permitir a un administrador de la base de datos crear las bases de datos en cualquier SGBDR. Viajes Archipiélagos El universo Viajes Archipiélagos accede a información de la base de datos club.mdb. Está diseñado para un operador turístico imaginario que gestiona clubes de playa en distintos centros vacacionales de todo el mundo. Se utiliza para recuperar datos sobre ventas y reservas relacionados con los centros y los clientes en un período determinado. La ilustración siguiente Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 49 3 3 Elaboración de consultas en universos Presentación general muestra las clases y objetos del universo como aparecen en Desktop Intelligence. Debido a que los universos ofrecen una interfaz semántica entre el usuario y la base de datos, los nombres de las clases y objetos del universo de demostración son muy claros. La clase Centro de vacaciones contiene objetos que se asignan a datos de centros de vacaciones: • El objeto Centro de vacaciones recupera los nombres de los centros de vacaciones de la empresa. • El objeto Servicio recupera datos de los tipos de servicios de cada centro de vacaciones: alojamiento, comida y bebida, actividades. • El objeto Tipo de prestaciones recupera datos de los tipos de servicio de cada centro vacacional, por ejemplo, suite familiar (para alojamiento), restaurante (para comida y bebida). Para obtener información adicional sobre las clases y los distintos tipos de objetos que puede encontrar en Desktop Intelligence, consulte Clases y subclases y Objetos de dimensión, indicador e información. Clases y subclases El universo de demostración contiene cinco clases: Centro de vacaciones, Cliente, Ventas, Reservas e Indicadores. La finalidad de las clases es ofrecer agrupaciones lógicas de objetos. La clase Cliente, por ejemplo, contiene objetos que se asignan a datos de clientes de la base de datos. La clase Cliente contiene una subclase denominada Patrocinador. Una subclase es a una clase lo que una subcarpeta a una carpeta. Objetos de dimensión, indicador e información Al crear universos, los diseñadores definen y califican objetos. La calificación de un objeto revela la forma en que se puede utilizar en el análisis de informes. Un objeto puede calificarse como dimensión, información o indicador. Cada tipo de objeto tiene una finalidad distinta: 50 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Elaboración de consultas en universos Elaboración de una consulta básica sobre un universo Los objetos de indicador son semánticamente dinámicos: los valores que devuelven dependen de los objetos con los que se utilicen. Por ejemplo, si incluye Centro de vacaciones e Ingresos en una consulta, WebIntelligence calculará el volumen de negocios por cada centro de vacaciones. Si incluye Cliente y Volumen de negocios, se calculan los ingresos por cliente, y así sucesivamente. eModas La base de datos eModas contiene los datos de los minoristas de una cadena de prendas de vestir. Registra 211 productos (663 con variaciones de color) vendidos en más de 13 establecimientos de EE.UU. en los últimos tres años. Contiene aproximadamente 90.000 filas de datos. Elaboración de una consulta básica sobre un universo Al crear una consulta sobre un universo, es posible introducir datos en un informe. Esto se realiza en el Panel de consulta, una interfaz gráfica que permite elaborar una consulta arrastrando y soltando objetos de un universo. El Panel de consulta aparece ilustrado en Visualización del Panel de consulta. Son tres los pasos necesarios para la elaboración de una consulta básica sobre un universo. • Mostrar el Panel de consulta. • Elaborar la consulta en el Panel de consulta y ejecutarla. • Guardar la definición de la consulta. Visualización del Panel de consulta El procedimiento a seguir para mostrar el Panel de consulta depende de si va a crear un documento nuevo o simplemente desea elaborar una nueva consulta dentro de un documento ya existente. Puede utilizar los botones de la barra de herramientas y comandos siguientes. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 51 3 3 Elaboración de consultas en universos Elaboración de una consulta básica sobre un universo Para Entonces crear un documento nuevo, haga clic en el botón Asistente para la creación de informes (barra de herramientas Estándar). para editar una consulta u otro tipo de proveedor de datos en el documento actual, Haga clic en Editar proveedor de datos en el menú Datos. para crear una consulta nueva u otro Haga clic en Nuevo proveedor de tipo de proveedor de datos en el dodatos en el menú Datos. cumento actual, Si desea más información al respecto, consulte la sección Flujos de operaciones para acceso a datos. El Panel de consulta muestra el contenido del universo de Desktop Intelligence y le permite seleccionar los datos haciendo simplemente clic en el ratón. En el árbol Clases y objetos en el lado izquierdo de la pantalla, la visualización es la siguiente: • Clases: aparecen como carpetas. • Objetos: aparecen como cubos (para dimensiones), esferas (para indicadores) o pirámides (para información). El botón en la parte inferior de la izquierda, bajo el árbol Clases y objetos, cuenta con un icono que muestra los distintos tipos de objetos y se selecciona de manera predeterminada y controla la visualización de las clases y objetos del universo. El botón a la derecha muestra las condiciones predefinidas del universo. En el cuadro de búsqueda junto a estos botones puede introducir una cadena de búsqueda para encontrar objetos en el universo. 52 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Elaboración de consultas en universos Elaboración de una consulta básica sobre un universo El botón Opciones le permite definir opciones antes de ejecutar la consulta, por ejemplo para indicar un número máximo de filas. El cuadro Objetos del resultado muestra los objetos que están incluidos en la consulta. El cuadro Condiciones muestra las condiciones que limitan los datos devueltos por la consulta. El botón Guardar y cerrar le permite guardar la consulta que ha definido sin ejecutarla. Puede ejecutarla posteriormente utilizando el comando Actualizar. Cuando se hace clic en Ver, aparecen en el Administrador de datos los datos en bruto recuperados por la consulta. En el Administrador de datos, puede editar, aceptar o cancelar la consulta. Cuando se hace clic en Ejecutar, la consulta se conecta a la base de datos y aparecen los datos en el informe. Para mostrar el Panel de consulta. Cuando inicia Desktop Intelligence por primera vez, aparece el Asistente para la creación de informes. Utilice el asistente para mostrar el Panel de consulta del universo Viajes Archipiélagos. 1. En el Asistente para la creación de informes, haga clic en Comenzar. Aparecerá el cuadro de diálogo Indicar el acceso a los datos, con la opción Universo ya seleccionada. 2. Haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar un universo. 3. Haga clic en Viajes Archipiélagos: 4. Haga clic en Finalizar. Aparecerá el Panel de consulta, en el que se muestran las clases del universo Viajes Archipiélagos. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 53 3 3 Elaboración de consultas en universos Elaboración de una consulta básica sobre un universo Elaboración de una consulta en el Panel de consulta y su ejecución La elaboración y ejecución de una consulta incluye los pasos siguientes: • Mostrar todos los objetos que se pueden incluir en una consulta • Incluir objetos en una consulta • Eliminar objetos de una consulta • Cambiar el orden de los objetos de una consulta • Ejecutar la consulta Los pasos 2, 3 y 4 no son siempre secuenciales. Puede, por ejemplo, incluir objetos en una consulta, eliminar algunos de ellos e incluir otros posteriormente. Visualización de los objetos que se pueden incluir en una consulta En el Panel de consulta, el cuadro Clases y objetos presenta las clases, subclases y objetos del universo que va a utilizar. Los objetos representan los datos que se pueden recuperar mediante el universo. Las clases son agrupaciones lógicas de objetos. Igualmente, las clases pueden contener subclases, al igual que las carpetas contienen subcarpetas. Cuando aparece el Panel de consulta, únicamente las clases del universo se encuentran visibles. Haga clic en el signo más (+), a la derecha del icono de una clase, para ver los objetos de la clase y las subclases. Búsqueda de objetos Puede buscar un objeto escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda. Desktop Intelligence abre la carpeta de objetos y selecciona el objeto. En el caso de universos de gran tamaño con gran número de objetos, ésta función resulta de gran utilidad. 54 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Elaboración de consultas en universos Elaboración de una consulta básica sobre un universo Inclusión de objetos en una consulta Cuando incluye un objeto en la consulta, indica a Desktop Intelligence que recupere los datos para ese objeto de la base de datos. Por ejemplo, para ver el volumen de negocios por centro de vacaciones en el informe, incluye los objetos Volumen de negocios y Centro de vacaciones en la consulta. Un objeto en una consulta se incluye colocándolo en el cuadro Objetos del resultado. Hay tres maneras de hacerlo. En este cuadro de diálogo podrá realizar las operaciones siguientes: • Hacer clic en un icono en la lista Clases y objetos y arrastrarlo al panel Objetos del resultado • Hacer doble clic en un objeto en la lista Clases y objetos • Hacer clic en una carpeta de clase y arrastrarla al cuadro Objetos del resultado. Todos los objetos de la clase aparecen en el cuadro Objetos del resultado. Una vez que ha colocado objetos en el cuadro Objetos del resultado, ha elaborado una consulta básica. Para eliminar objetos de una consulta 1. En el cuadro Objetos del resultado, haga clic en el icono del objeto que desea eliminar. 2. Arrastre el icono a la lista Clases y objetos. 3. Pulse la tecla Supr o haga clic con el botón derecho del ratón y haga clic en Eliminar. Para cambiar el orden de los objetos de una consulta El orden en el que aparecen los objetos en el cuadro Objetos del resultado determina el orden en el que los datos aparecerán en el informe. 1. Haga clic en un objeto del cuadro Objetos del resultado. 2. Para cambiar la posición del objeto, arrastre el icono hacia la izquierda o hacia la derecha. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 55 3 3 Elaboración de consultas en universos Elaboración de una consulta básica sobre un universo 3. Para intercambiar la posición del icono con la de otro del cuadro Objetos del resultado, pulse Mayús al arrastrar el icono del objeto hasta que se encuentre sobre el icono del otro objeto y suelte entonces el botón del ratón. Ejecución de la consulta Una vez que haya elaborado la consulta deseada, haga clic en Ejecutar para que la consulta recupere los datos de la base de datos. Ejemplo: Generar una consulta en el Panel de consulta y ejecutarla Ha mostrado el Panel de consulta del universo Viajes Archipiélagos y desea mover objetos del cuadro Clases y objetos al cuadro Objetos del resultado para crear la consulta. 1. Haga clic en el signo más (+) que aparece junto a la clase Centro de vacaciones, la clase Ventas y la clase Indicadores. De esta forma, se muestran los objetos de cada clase. 2. Haga doble clic en los objetos que desee. Para averiguar, por ejemplo, los beneficios anuales de cada centro de vacaciones, haga doble clic en Centro de vacaciones, Año y en la clase Indicadores en Volumen de negocios. 3. Haga clic en Ejecutar. Desktop Intelligence recupera los datos de Centro de vacaciones, Año y Volumen de negocios, y muestra dicha información en un nuevo documento. Nota: Si el diseñador de universos ha configurado el universo con una conexión restringida, Desktop Intelligence le pide que introduzca el nombre de usuario y la contraseña de la base de datos antes de recuperar los datos. Para obtener más información sobre conexiones restringidas, consulte "Conexiones restringidas". 56 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Elaboración de consultas en universos Creación de una consulta más eficaz Guardar la definición de una consulta Puede elaborar una consulta sin tener que ejecutarla de inmediato. Esta función le permite: • Guardar una consulta para que siga definiéndola posteriormente. • Guardar una consulta que haya terminado de definir, pero que no desee ejecutar de inmediato debido, por ejemplo, a mucho tráfico en la red. Para guardar la definición de una consulta 1. Elabore una consulta moviendo objetos a los cuadros Objetos del resultado y Condiciones del Panel de consulta. 2. Haga clic en Guardar y cerrar. Los objetos del resultado de la consulta aparecen como encabezados de las columnas. A continuación, actualice la consulta para visualizar los datos. Creación de una consulta más eficaz Para elaborar una consulta simple, basta con agregar objetos al Panel de consulta. Los procedimientos que se describen en las secciones siguientes le permiten elaborar una consulta más eficaz al controlar los datos que recuperan las consultas. En este cuadro de diálogo podrá realizar las operaciones siguientes: • Definir el objeto de análisis, lo que significa que se recuperan datos que más tarde pueden utilizarse para el análisis del informe • Limitar los resultados de la consulta a los datos que cumplen las condiciones • Clasificar datos, por ejemplo alfabéticamente • Recuperar un número determinado de filas de datos • Eliminar filas de datos duplicadas del resultado de la consulta Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 57 3 3 Elaboración de consultas en universos Creación de una consulta más eficaz Nota: Todas las tareas anteriormente mencionadas pueden realizarlas usuarios finales sin conocimientos técnicos. En la sección "Personalización de consultas en universos" puede encontrar información sobre procedimientos de elaboración de consultas más eficaces diseñadas para usuarios avanzados. Definición del objeto de análisis El análisis implica la consulta de los datos desde distintos puntos de vista y en niveles de información distintos. En los informes, puede utilizar el objeto de análisis para garantizar que los datos incluidos en el informe puedan visualizarse en el nivel de información adecuado para el análisis. El definir un objeto de análisis le permite trabajar en modo Exploración, en el que puede ver los datos en mayor detalle de manera progresiva. "Objeto de análisis" significa un subconjunto de datos, devueltos por una consulta, que utilizará para análisis en el informe. Los datos del objeto de análisis no aparecen en el informe hasta que decida que desea utilizarlo en el análisis. El objeto de análisis que puede definir depende de las jerarquías del universo. Una jerarquía, que el diseñador configura al crear el universo, consta de la clasificación de objetos de tipo dimensión de "menor grado de detalle" a "mayor grado de detalle". Los objetos que pertenecen a jerarquías son los únicos que se utilizan para definir el objeto de análisis. Para ver las jerarquías del universo con el que trabaja, haga clic en el botón Objeto de análisis de la barra de herramientas del Panel de consulta. Aparecerá el cuadro de diálogo Objeto de análisis. En este archivo se encuentra la siguiente información: • Al lado de los objetos que se incluyen en el objeto de análisis, aparecerá una casilla de verificación. • Las jerarquías son representadas por carpetas. • Puede hacer clic en el signo + situado a la izquierda de la carpeta de la jerarquía para ver los objetos que contiene. Nota: En el caso de que un universo no contenga jerarquías, Desktop Intelligence utiliza de forma predeterminada sus clases como jerarquías. 58 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Elaboración de consultas en universos Creación de una consulta más eficaz Definir el objeto de análisis predeterminado Una vez que ha incluido en una consulta un objeto que pertenece a una jerarquía, puede definir un objeto de análisis predeterminado que incluya otros objetos en otros niveles de la misma jerarquía. La adición de niveles auxiliares en el objeto de análisis le permite ver niveles inferiores de información en el análisis. El objeto Centro de vacaciones, por ejemplo, pertenece a la jerarquía Centro de vacaciones. Una vez que incluya Centro de vacaciones en una consulta, podrá incluir automáticamente los objetos Tipo de prestaciones y Servicio en el objeto de análisis, ya que dichos objetos pertenecen también a la jerarquía Centro de vacaciones. Para utilizar esta función, inserte en primer lugar un objeto de una jerarquía en el cuadro Objetos del resultado. A continuación, haga clic en la flecha del cuadro de lista Objeto de análisis de la barra de herramientas del Panel de consulta. La lista le permite incluir uno, dos o tres objetos de la jerarquía en el objeto de análisis. Si inserta Centro de vacaciones, por ejemplo, en el cuadro Objetos del resultado, haga clic en Un nivel, el objeto de análisis contiene el objeto que se encuentra debajo de Centro de vacaciones (Tipo de prestaciones) en la jerarquía Centro de vacaciones. Haga clic en la opción que corresponde al número de objetos que desea incluir en el objeto de análisis. Esta opción se encuentra ahora activa en el cuadro de lista Objeto de análisis. Al ejecutar la consulta, el informe muestra los datos de los objetos que se han incluido en el cuadro Objetos del resultado del Panel de consulta. Aunque no aparecen los datos de los objetos en el ámbito del análisis, se encuentran disponibles para su utilización en el análisis. Para definir el objeto de análisis de forma manual En lugar de utilizar el método predeterminado descrito en la primera sección, puede seleccionar los objetos de dimensión que desea. 1. Haga clic en el botón Objeto de análisis de la barra de herramientas del Panel de consulta. Aparecerá el cuadro de diálogo Objeto de análisis. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 59 3 3 Elaboración de consultas en universos Creación de una consulta más eficaz 2. Haga clic en la casilla de verificación de cada objeto que desea incluir en el objeto de análisis. 3. Haga clic en Aceptar para volver al Panel de consulta. El cuadro de lista Objeto de análisis de la barra de herramientas del Panel de consulta muestra "Nivel personalizado", que indica que el objeto de análisis se ha definido manualmente. Sugerencia: Puede seleccionar todos los objetos de una jerarquía haciendo clic en la casilla de verificación de la jerarquía en el cuadro de diálogo Objeto de análisis. Aplicación de condiciones Una condición es una forma de limitar los datos que devuelve una consulta. He aquí un ejemplo sencillo de la limitación de los resultados de una consulta mediante una condición. El objeto Centro de vacaciones recupera cinco valores: Australian Reef, Bahamas Beach, French Riviera, Hawaiian Club y Royal Caribbean. Puede aplicar una condición al objeto Centro de vacaciones con el fin de definir que únicamente desea recuperar los datos de los centros vacacionales Bahamas Beach y Royal Caribbean. En Desktop Intelligence, puede definir tres tipos de condiciones en una consulta: 60 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Elaboración de consultas en universos Creación de una consulta más eficaz Condición Descripción Condiciones predefinidas Cuando los diseñadores de universos elaboran universos, pueden crear condiciones predefinidas para que las utilice. Por ejemplo, el universo Viajes Archipiélagos contiene condiciones predefinidas como Año 2002, que le permite obtener reservas para 2002 únicamente. Puede aplicar una o varias condiciones predefinidas cuando elabora una consulta. Sin embargo, no puede eliminar condiciones predefinidas de un universo, ni puede editar su definición. Condiciones simples Permiten limitar los datos devueltos por un objeto de resultado. Por ejemplo, puede obtener información sobre clientes determinados aplicando una condición simple en el objeto Cliente y, a continuación, seleccionando los nombres de cliente que aparecen en un cuadro de diálogo. Le permiten limitar los resultados de la consulta por cualquier objeto del universo. Condiciones complejas Para obtener información adicional al respecto, consulte la sección "Aplicación de condiciones complejas en consultas". Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 61 3 3 Elaboración de consultas en universos Creación de una consulta más eficaz Para aplicar una condición predefinida 1. Haga clic en Condiciones predefinidas debajo del cuadro Clases y objetos del Panel de consulta. El cuadro Condiciones predefinidas sustituye al cuadro Clases y objetos. 2. Haga doble clic en la condición predefinida que desea aplicar. La condición aparece en el cuadro Condiciones. Al ejecutar la consulta, únicamente aparecerán en el informe los datos correspondientes a la condición predefinida. Para obtener información sobre el uso de dos o más condiciones en la misma consulta, consulte la sección "Uso de una consulta existente en una condición". Para eliminar una condición predefinida 1. Haga clic en el icono de la condición en el cuadro Condiciones. 2. Pulse la tecla Supr. Para aplicar la condición simple que ha definido Antes de aplicar una condición simple a un objeto, debe incluir el objeto en la consulta. 1. Haga clic en el icono del objeto en el cuadro Objetos del resultado. 2. Haga clic en el botón Condición simple en la barra de herramientas. Se recupera de la base de datos la lista de valores para el objeto y aparece en el cuadro de diálogo Lista de valores. 3. Mantenga pulsada la tecla Ctrl, haga clic en los valores que desea recuperar y, a continuación, haga clic en Aceptar. La condición aparece en el cuadro Condiciones. Al ejecutar la consulta, sólo los datos correspondientes a los valores que seleccionó aparecerán en el informe. 62 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Elaboración de consultas en universos Creación de una consulta más eficaz Para seleccionar distintos valores para una condición simple Una vez que ha aplicado una condición simple al objeto de una consulta, puede modificarlo seleccionando distintos valores para que el objeto los devuelva. 1. En el cuadro Condiciones del Panel de consulta, haga clic en los valores que aparecen en el lado derecho de la condición. 2. El cuadro Clases y objetos se transforma en el cuadro Operandos. 3. Haga doble clic en el operando Mostrar Lista de valores. 4. La lista de valores del objeto aparecerá en el cuadro de diálogo Lista de valores. 5. Si desea seleccionar valores para la condición, mantenga pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, en el cuadro de diálogo Lista de valores, haga clic en cada valor que desea que recupere el objeto. 6. Haga clic en cualquier valor seleccionado que no desea que recupere el objeto y haga clic en Aceptar. Para eliminar una condición simple 1. Haga clic en la condición en el cuadro Condiciones. 2. Pulse la tecla Supr. Aplicación de ordenaciones Las ordenaciones controlan el orden en que aparecen los datos: ascendente o descendente. Puede aplicar, por ejemplo, una ordenación en un indicador para que los datos aparezcan en orden ascendente, del valor más bajo al más alto. En la tabla siguiente se presenta el orden en que aparecen los datos: Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 63 3 3 Elaboración de consultas en universos Creación de una consulta más eficaz Texto Números Fechas Ascendente A-Z del menor al ma- de la más antigua yor a la más reciente Descendente A-Z de la más reciendel mayor al mete a la más antinor gua Para aplicar una ordenación a un objeto 1. Haga clic en un objeto del cuadro Objetos del resultado. 2. Haga clic en el botón Ordenación en la barra de herramientas. 3. En el cuadro Objetos del resultado, aparecerá un icono de ordenación debajo del icono del objeto. Para eliminar una ordenación: Hay dos formas de hacerlo: 1. Haga clic en el icono de ordenación y pulse la tecla Supr. 2. Si lo desea, arrastre el icono de ordenación del objeto del cuadro Objetos del resultado a la lista Clases y objetos, y suelte el botón del ratón. En ambos casos, el icono de ordenación desaparece del objeto del cuadro Objetos del resultado. Para invertir una ordenación • Haga doble clic en el icono de ordenación situado debajo del objeto. La flecha del icono de ordenación señala en dirección contraria para indicar que se ha invertido la ordenación. 64 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Elaboración de consultas en universos Creación de una consulta más eficaz Ordenaciones y SQL manual Si aplica una ordenación a una consulta y luego utiliza la sentencia SQL generada por la consulta para crear un nuevo informe, la sentencia SQL no tendrá en cuenta la ordenación. Para crear el informe que desea, tendrá que ajustar el orden de las columnas de la sentencia SQL o bien modificar el orden de las columnas del propio informe. Para definir la prioridad de ordenación y aplicar ordenaciones transparentes Al aplicar más de una ordenación en una consulta, puede que sea necesario definir la prioridad de ordenación. Asimismo, puede aplicar ordenaciones transparentes (ordenaciones en objetos que no son objetos del resultado) siempre que la base de datos de su lugar de trabajo admita esta función. • Para definir la prioridad de ordenación o aplicar ordenaciones transparentes, haga clic en Administrar ordenaciones en la barra de herramientas del Panel de consulta. Aparece el cuadro de diálogo Ordenaciones. Para obtener más información acerca de estas tareas, haga clic en Ayuda en el cuadro de diálogo Ordenaciones. Definición de opciones y ejecución de consultas Antes de ejecutar una consulta, puede definir opciones que le permiten: • Especificar el número de filas de datos que desea que devuelva la consulta. La opción Valor predeterminado corresponde al número máximo de filas que el diseñador de universos ha especificado para las consultas del universo actual, en el módulo Designer. • Eliminar filas de datos duplicadas. Esta característica es útil si piensa que la consulta devolverá muchas filas que contengan los mismos datos. • No recuperar datos cuando se ejecuta la consulta. En este caso, Desktop Intelligence genera la consulta SQL pero no se conecta a la base de Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 65 3 3 Elaboración de consultas en universos Ejecución de una consulta en otro universo datos. Los nombres de los objetos incluidos en la consulta aparecen como encabezados de las columnas en el informe. Esta opción se utiliza cuando se desea guardar la consulta que se ha creado, con el fin de actualizarla en una hora de poca actividad. Para definir opciones y ejecutar una consulta 1. Haga clic en Opciones en el Panel de consulta. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de consulta. 2. Haga clic en Sin filas duplicadas si desea eliminar las filas de datos duplicadas del resultado de la consulta. 3. Para obtener un resultado parcial, puede: • Haga clic en 10 filas o 20 filas. • Introduzca un número de filas en el campo Otro. Puede utilizar las flechas para aumentar o disminuir el valor. 4. Haga clic en No recuperar datos si no desea que la consulta se conecte a la base de datos al ser ejecutada. Al actualizar la consulta, esta opción se desactivará de forma automática, lo que significa que la consulta se conectará a la base de datos y los datos aparecerán en el informe. 5. Haga clic en Aceptar para volver al Panel de consulta. Si está de acuerdo con la consulta que ha generado, haga clic en Ejecutar. La consulta se conecta a la base de datos y recupera los datos que ha especificado. El informe que aparece muestra los datos de los objetos que ha colocado en el cuadro Objetos del resultado del Panel de consulta. Ejecución de una consulta en otro universo Desktop Intelligence le permite ejecutar una consulta en un universo y, a continuación, ejecutar la misma consulta en otro universo diferente. Este procedimiento le permite probar su consulta en un universo piloto antes de aplicarla a sus datos reales. 66 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Elaboración de consultas en universos Ejecución de una consulta en otro universo Para ejecutar una consulta en otro universo 1. Abra el informe que contiene la consulta. 2. Haga clic en Ver en el menú Datos. Se abre el cuadro de diálogo Administrador de datos. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Elija la consulta que desee utilizar en la lista Proveedores de datos. Haga clic en la ficha Definición. Haga clic en el botón situado a la derecha del nombre del universo. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione el universo que desea utilizar. Haga clic en Aceptar. Haga clic en la ficha Resultados. Haga clic en Actualizar. Haga clic en Aceptar para cerrar el Administrador de datos. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 67 3 3 Elaboración de consultas en universos Ejecución de una consulta en otro universo 68 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Presentación general Presentación general En este capítulo se explica la forma de crear informes con proveedores de datos distintos de universos de Desktop Intelligence. Además de universos, puede crear informes mediante SQL manual, procedimientos almacenados, archivos de datos personales, procedimientos de Visual Basic for Applications (VBA) y archivos XML. Utilización de SQL manual SQL es el lenguaje original de informes y consultas capaz de ser interpretado por sistemas de administración de bases de datos relacionales (SGBDR). Al crear un informe según un universo de Desktop Intelligence, el universo genera el SQL que se pasa al servidor, protegiendo así al usuario de las complejidades de las consultas SQL. De forma alternativa, al utilizar SQL manual, es posible interactuar directamente con la base de datos creando uno mismo el SQL. Creación de un informe con SQL manual Al crear un informe con SQL manual, puede: • Escribir un nuevo archivo de comandos o abrir uno existente • Definir listas de valores y peticiones de orden • Crear una nueva conexión con la base de datos o utilizar una existente • Ver los datos brutos antes de que aparezcan en el informe • Analizar el archivo de comandos en busca de errores SQL • Guardar los cambios que se realicen en un archivo Para crear un informe con SQL manual Haga clic en el botón Asistente para la creación de informes de la barra de herramientas Estándar. 70 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de SQL manual Aparece el Asistente para la creación de informes. 1. Seleccione una opción para el diseño del informe y, a continuación, haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Indicar el acceso a los datos. 2. En Otros, seleccione Editor manual del SQL en el cuadro de lista y, a continuación, haga clic en Finalizar. Aparecerá el editor manual de SQL. 3. El siguiente paso depende de lo que quiera hacer. Si desea... Entonces... Escribir una nueva Escriba la secuencia de comandos y pase al sisecuencia de coguiente paso. mandos SQL Abrir una secuencia de comandos existente En el Editor manual del SQL, haga clic en Abrir y, a continuación, utilice el cuadro de diálogo que aparece para localizar el archivo de secuencia de comandos SQL. 4. Haga clic en el botón Analizar para comprobar posibles errores de SQL existentes en la secuencia de comandos. Desktop Intelligence ejecuta el SQL con la base de datos y muestra los mensajes de error que devuelve la base de datos. NOTA: Desktop Intelligence no ejecuta las cláusulas COMPUTE y ORDER BY en sentencias de SQL manual. 5. Para realizar una conexión con la base de datos: • Seleccione una conexión en el cuadro de lista Conexión, o bien • Cree una nueva conexión. (Consulte Creación o edición de una conexión para SQL manual). 6. Haga clic en Crear jerarquías e iniciar el modo Exploración si desea realizar un análisis profundo tan pronto como los datos aparezcan en el informe. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 71 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de SQL manual 7. Haga clic en Ver si desea ver los datos brutos que recupera el archivo de comandos. Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de datos con los datos brutos en la ficha Resultados. 8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Administrador de datos. 9. Haga clic en Ejecutar. Los datos recuperados por la consulta SQL aparecen en el informe. Edición de una secuencia de comandos SQL manual Para obtener resultados diferentes de un archivo de comandos SQL manual que ya ha ejecutado, todo lo que tiene que hacer es editar el archivo de comandos y volver a ejecutarlo. Para editar una secuencia de comandos de SQL manual 1. Abra el informe que contiene datos del archivo de comandos SQL manual y, a continuación, haga clic en Editar el proveedor de datos en el menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Editor manual del SQL. 2. Realice los cambios en el archivo de comandos. Conforme trabaja, puede: • Haga clic en Analizar para comprobar posibles errores SQL. • Haga clic en Ver para ver los datos brutos que recupera el archivo de comandos. • Haga clic en Guardar para guardar los cambios que realice. • Haga clic en Ejecutar. Desktop Intelligence recupera los datos nuevos y los muestra en el informe. 72 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de SQL manual Creación o edición de una conexión para SQL manual Para recuperar datos con SQL manual, necesita definir una conexión con la base de datos en Desktop Intelligence. Éste no es el caso cuando se ejecutan consultas en universos porque la conexión requerida está almacenada en el universo Utilización del editor manual de SQL para crear y editar conexiones Las conexiones para SQL manual se crean y editan en el editor manual de SQL. Para crear una conexión 1. Haga clic en Crear una nueva conexión. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar una conexión. 2. Elija el controlador que utilizará para conectar con la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la conexión. Este cuadro varía según el controlador de la base de datos seleccionado. 3. Escriba el nombre de la conexión en el cuadro Nombre y seleccione el SGBDR en el cuadro de lista Motor de base de datos. 4. Escriba el nombre de usuario, la contraseña y el nombre de la base de datos u origen de datos en el cuadro Parámetros de inicio de sesión. 5. En el cuadro de lista Tipo, seleccione Personal o Compartida. • Personal significa que solamente usted puede utilizar la conexión. • Compartida significa que otros usuarios pueden utilizar la conexión. 6. Haga clic en Probar para comprobar que la conexión se ha definido correctamente. Si recibe un mensaje de error, compruebe los parámetros introducidos e inténtelo de nuevo. Si aún así no puede crear una conexión de base de datos satisfactoriamente, consulte al administrador de la base de datos. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 73 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de SQL manual Para editar una conexión Puede editar una conexión después de haberla creado. Para ello: 1. En el cuadro de diálogo Editor manual del SQL, seleccione la conexión en el cuadro de lista Conexiones y, a continuación, haga clic en Editar conexión. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la conexión. 2. Realice las modificaciones en la conexión. 3. Haga clic en Probar para asegurarse de que la conexión modificada todavía es válida. Puede: • Hacer clic en Ejecutar para ejecutar un archivo de comandos con la conexión. • Hacer clic en Ver para ver los datos brutos que recupera la consulta. • Hacer clic en Cancelar para guardar la conexión para su uso futuro. Creación de un informe que muestre las ventas por tienda y categoría En esta sección se proporciona un ejemplo de un informe sencillo creado con SQL manual. Para crear un informe eModas que muestre las ventas por tienda y categoría en Florida 1. Inicie Desktop Intelligence 2. Haga clic en Asistente para la creación de informes. 3. Seleccione una opción para el diseño del informe y, a continuación, haga clic en Siguiente. 4. Seleccione SQL manual. Ahora tiene que crear una conexión con la base de datos eModas de Microsoft Access. Para ello: 5. Haga clic en Crear una nueva conexión. 74 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de SQL manual Se abrirá el cuadro de diálogo Agregar una conexión. 6. Seleccione Controladores ODBC de la lista de controladores y haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la conexión. Escriba 'eModas' en el cuadro Nombre, seleccione 'eModas' en el cuadro de lista Nombre de origen de datos, seleccione 'MS Access 2000' en el cuadro de lista Motor de base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. La conexión eModas que acaba de crear aparece ahora como la conexión actual en el cuadro Conexión. 7. Escriba el siguiente SQL en el cuadro de diálogo Editor manual del SQL: SELECT ol.shop_name as shop_name, al.category as category, SUM (sf.quantity_sold) as quantity_sold FROM outlet_lookup ol INNER JOIN (shop_facts sf INNER JOIN article_lookup al ON sf.article_id = al.article_id) ON ol.shop_id = sf.shop_id WHERE state = 'Florida' GROUP BY ol.shop_name, al.category 8. Haga clic en Ejecutar. Desktop Intelligence genera el informe. Creación de informes interactivos con SQL manual En esta sección se proporciona un ejemplo de una secuencia de comandos SQL manual que incluye una petición de orden de Desktop Intelligence. Cuando ejecute un informe que contiene una petición de orden, Desktop Intelligence muestra un cuadro de diálogo en el que se especifican uno o más parámetros que se pasarán a la consulta del informe. El informe entonces devuelve datos en función de la entrada. Las peticiones de orden son un componente de Desktop Intelligence más que de SQL, pero el proveedor de datos SQL manual de Desktop Intelligence permite incorporarlas en una consulta SQL. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 75 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de SQL manual Creación de una petición de orden con una lista de valores para un archivo de comandos SQL manual Una petición de orden es una cuestión que necesita que los usuarios seleccionen valores cuando ejecutan consultas. De esta forma, los usuarios filtran la consulta para obtener los datos con los que guardan relación. Además, una petición de orden puede mostrar una lista de valores; el usuario puede seleccionar de esta lista en vez de tener que escribir directamente en la petición de orden. Sintaxis para peticiones de orden y listas de valores en SQL manual. Se define una petición de orden y su lista de valores mediante la inclusión de la función @prompt en la cláusula SQL WHERE. La sintaxis de la función es la siguiente: @prompt ('prompt','data type',{'value1','value2', etc.},mono/multi,free/constrained) En la tabla siguiente se describe cada componente de la función: 76 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de SQL manual Argumento @prompt Descripción Predeterminado La función @prompt puede tomar hasta cinco argumentos. El único argumento obligatorio es 'petición de orden'. Si omite este argumento, Desktop Intelligence suministra su valor predeterminado. Incluso si omite un argumento, debe incluir las comas N/D que le preceden y le siguen. Por consiguiente, la sintaxis de una petición de orden en la que solamente se especifica el primer argumento es la siguiente: @prompt('¿Qué año?',,,,) petición de orden El texto que aparece en el cuadro de la petición de orden cuando se ejecuta el informe. Este argumento admite una cadena de caracteres Ninguna entre comillas, por ejemplo: 'Seleccione un cliente o varios' Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 77 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de SQL manual Argumento tipo de datos Descripción El tipo de datos que devuelve la petición de orden (carácter, número o fecha). Este argumento puede ser uno de los tres valores siguientes entre comillas: Predeterminado 'A' 'A' para datos de caracteres 'N' para datos numéricos 'D' para datos de fecha valor1, valor2... La lista de valores que aparece al ejecutar el informe. La lista puede constar de cadenas de un máximo de 256 caracteres entre comillas simples, por ejemplo: 'Londres','Nueva York','París' N/D Si no incluye este argumento, tendrá que escribir los valores directamente en la petición de orden. 78 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de SQL manual Argumento Descripción Predeterminado mono/multi Especifica si el usuario puede seleccionar una o varias entradas de la lista de valores. Este argumento toma uno o dos valores: mono mono, que impide una selección múltiple multi, que permite una selección múltiple Determina si los usuarios pueden introducir valores directamente. Este argumento toma uno de los parámetros siguientes: free/constrained free: el usuario puede introducir valores directamente constrained constrained: el usuario debe seleccionar valores de la lista de valores Para crear un informe eModas sobre ventas con petición de orden por estado, tienda y categoría 1. Haga clic en Asistente para la creación de informes. 2. Seleccione una opción para el diseño del informe y, a continuación, haga clic en Siguiente. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 79 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de SQL manual 3. Elija 'Editor manual del SQL' en el cuadro de lista Otros y, a continuación, haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Editor manual del SQL. 4. Si es necesario, cree una conexión con la base de datos eModas (consulte Creación de un informe que muestre las ventas por tienda y categoría para obtener una explicación sobre la forma de hacerlo). 5. Escriba el siguiente SQL en el cuadro de diálogo Editor manual del SQL: SELECT ol.shop_name as shop_name, al.category as category, SUM (sf.quantity_sold) as quantity_sold FROM outlet_lookup ol INNER JOIN (shop_facts sf INNER JOIN article_lookup al ON sf.article_id = al.article_id) ON ol.shop_id = sf.shop_id WHERE state = @prompt ('Choose a state', 'A', {'California', 'Illinois', 'Florida'},multi,constrai ned) GROUP BY ol.shop_name, al.category 6. Haga clic en Ejecutar. Aparece el cuadro de diálogo Introducir o seleccionar valores. 7. Haga clic en Valores. Aparece el cuadro de diálogo Lista de valores. 8. Seleccione un estado o varios en la lista y haga clic en Aceptar. Desktop Intelligence genera el informe en función de los estados seleccionados. Restricciones en secuencias de comandos SQL manual Los tipos de archivos de comandos SQL que puede ejecutar como SQL manual los determina el administrador de Desktop Intelligence. Si intenta ejecutar un archivo de comandos para el que no tiene permiso, recibirá un mensaje de error. Por lo general, puede ejecutar archivos de comandos que contengan solamente una sentencia SELECT. Consulte al administrador de Desktop Intelligence si tiene que ejecutar archivos de comandos más complejos o que conlleven cambios en datos de la base de datos. 80 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Uso de procedimientos almacenados Uso de procedimientos almacenados En esta sección se describen procedimientos almacenados y se explica la forma de utilizarlos para incluir datos en los informes de Desktop Intelligence. ¿Qué son los procedimientos almacenados? Los procedimientos almacenados son archivos de comandos SQL, desde muy sencillos a muy complejos, que se almacenan como código ejecutable en un SGBDR. Pueden recibir argumentos y devolver datos. ¿Cómo se utilizan los procedimientos almacenados en Desktop Intelligence? En Desktop Intelligence, los procedimientos almacenados son proveedores de datos como universos o SQL manual. En el Asistente para la creación de informes, seleccione el procedimiento almacenado que desee utilizar. Cuando ejecute el informe, debe introducir datos para los parámetros de entrada que tiene el procedimiento y el procedimiento devuelve datos a Desktop Intelligence que Desktop Intelligence presenta como un informe. Restricciones en procedimientos almacenados • El supervisor de Desktop Intelligence otorga el acceso a la base de datos o cuenta donde se encuentran los procedimientos almacenados. • No todos los SGBDR admiten procedimientos almacenados. Consulte el manual de la base de datos para ver si el suyo los admite. • Las sentencias COMPUTE, PRINT, OUTPUT o STATUS que se encuentran en procedimientos almacenados no se ejecutan. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 81 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Uso de procedimientos almacenados Utilización de un procedimiento almacenado para recuperar datos Esta sección muestra la forma de recuperar datos en un informe de Desktop Intelligence con un procedimiento almacenado. En el ejemplo siguiente se utiliza un procedimiento almacenado que devuelve datos de la base de datos eModas que se ejecuta en Microsoft SQL Server. El procedimiento toma el estado y el nombre del artículo como parámetros de entrada y devuelve una lista de tiendas dentro del estado y su total de ventas de artículos con nombres similares al especificado. La consulta del procedimiento almacenado tiene el siguiente formato (@state y @article son parámetros que se pasan al procedimiento): SELECT ol.shop_name, al.article_label, SUM (sf.quantity_sold) as total_sold FROM outlet_lookup ol INNER JOIN ( shop_facts SF INNER JOIN article_lookup al ON sf.article_id = al.article_id ) ON ol.shop_id = sf.shop_id WHERE ol.state = @state AND al.article_label LIKE '%' + @article + '%' GROUP BY ol. shop_name, al.article_label Para crear un informe que muestre la venta de artículos por estado 1. Haga clic en el botón Asistente para la creación de informes de la barra de herramientas Estándar. Aparece el Asistente para la creación de informes. 2. Seleccione una opción para el diseño del informe y, a continuación, haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Indicar el acceso a los datos. 3. Haga clic en Otros y, a continuación, seleccione Procedimientos almacenados de la lista. 4. Haga clic en Siguiente y, a continuación, seleccione una conexión. 82 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de archivos de datos personales 5. Haga clic en Siguiente y, a continuación, elija el procedimiento almacenado. 6. Haga clic en Finalizar. Aparecerá el Editor de procedimientos almacenados. Si el procedimiento almacenado tiene parámetros de entrada, introduzca el valor de cada parámetro en el cuadro Valores. Por cada parámetro: Si desea... Entonces... Volver a utilizar el valor introducido Seleccione Utilizar este valor en la la próxima vez que se ejecute el lista desplegable Próxima ejecuinforme ción. Para que Desktop Intelligence soli- Seleccione Invitar al usuario a introcite un valor la próxima vez que ducir un valor en la lista Próxima ejecute el informe ejecución 7. Haga clic en Ejecutar. Desktop Intelligence ejecuta el procedimiento almacenado e incluye los datos en un informe. Utilización de archivos de datos personales El proveedor de datos Archivo de datos personales permite acceder a datos en hojas de cálculo de Microsoft Excel, archivos dBASE y archivos de texto. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 83 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de archivos de datos personales ¿Cuáles son las ventajas de utilizar archivos de datos personales? Las ventajas principales de utilizar archivos de datos personales son las siguientes: • Puede ver datos de la empresa junto a datos personales dentro del mismo informe. Por ejemplo, puede comparar el presupuesto de su empresa (datos de la empresa) con sus propios costes (datos personales). Puede obtener dicho informe mediante la creación de una consulta para recuperar los datos de la empresa y la inserción, a continuación, de una nueva tabla que muestre datos de un archivo de datos personales. • Si no tiene ninguna conexión con una base de datos remota o si no hay ningún SGBDR en su sitio, puede utilizar los archivos de datos personales como el único origen de datos. • Puede utilizar las funciones de informes y análisis de Desktop Intelligence para trabajar en datos procedentes de otras aplicaciones. Creación de un informe con un archivo de datos personales La creación de un informe a partir de un archivo de datos personales es un procedimiento que se compone de dos fases: 84 • Especificar el archivo de datos personales que quiera utilizar para el informe. Esto se describe en Para seleccionar el archivo de datos personales para el informe. • Definir opciones que dependan del tipo de archivo seleccionado en la primera fase. Por ejemplo, las opciones para definir una hoja de cálculo son diferentes de las de un archivo de texto. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de archivos de datos personales Para seleccionar el archivo de datos personales para el informe Para utilizar el Asistente para la creación de informes con el fin de obtener el archivo de datos personales que contenga los datos que necesite: 1. Haga clic en Asistente para la creación de informes de la barra de herramientas Estándar. Aparece el Asistente para la creación de informes. 2. Seleccione una opción para el diseño del informe y, a continuación, haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Indicar el acceso a los datos. 3. En Otros, haga clic en Archivos de datos personales y, a continuación, haga clic en Finalizar: Aparecerá el cuadro de diálogo Acceder a los datos personales. 4. Haga clic en Examinar para localizar el archivo que contiene los datos que desea. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir un archivo para acceder a datos personales. Una vez localizado el archivo y cerrado el cuadro de diálogo, la ruta del archivo aparecerá en el campo Nombre del cuadro de diálogo Acceder a los datos personales. El campo Formato muestra el formato del archivo seleccionado. Las opciones del cuadro de diálogo son específicas del tipo de archivo con el que esté trabajando. Si ha seleccionado un archivo dBASE, no existirán opciones adicionales; por tanto, haga clic en Ejecutar. Defina las opciones que desee: Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 85 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de archivos de datos personales Si desea... Entonces... Se aplica a Mostrar en el informe la primera línea del archivo como encabezados de la columna Seleccione La primera fila contiene los Todos los archivos nombres de columnas Crear jerarquías de exploración y abrir el informe en modo Exploración. (Desktop IntelliSeleccione Crear jerargence puede hacerlo quías e iniciar en mo- Todos los archivos solamente si las dimendo Exploración siones del informe tienen una estructura jerárquica, por ejemplo Año, Trimestre, Mes.) Seleccione Tabulación, Espacio o CarácEspecificar el delimitater. (Si selecciona Ca- Archivos de texto (.asc; dor en un archivo de rácter tiene que introdu- .prn; .txt; .csv) texto cir el carácter que delimita los datos.) Seleccionar la hoja de Seleccione la hoja de cálculo que contiene cálculo en la lista los datos que desea Nombre de la hoja Microsoft Excel (.xls) Seleccionar datos de Seleccione Todos los todos los campos de la Microsoft Excel (.xls) campos hoja de cálculo 86 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de procedimientos de Visual Basic for Applications Si desea... Entonces... Se aplica a Escriba el rango (por Seleccionar datos de ejemplo A3:R25) en el un rango de celdas de Microsoft Excel (.xls) cuadro Definición del una hoja de cálculo rango Seleccionar datos de un rango concreto en una hoja de cálculo Seleccione el rango en la lista Nombre del Microsoft Excel (.xls) rango 5. Haga clic en Ejecutar. Los datos del archivo de datos personales aparecen en el informe. Utilización de procedimientos de Visual Basic for Applications Un proveedor de datos VBA es una herramienta potente y flexible para acceder a datos externos. Muy a menudo querrá acceder a servidores de automatización a través de VBA para recuperar sus datos de propietario. VBA le permite recuperar datos de varios orígenes: ADO, DAO, RDO, Application Object Models, EDK y API de nivel bajo. Para crear un proveedor de datos VBA, se escribe un procedimiento VBA que toma la interfaz DpVBA Interface como un parámetro. Puede escribir este procedimiento desde dentro del entorno VBA de Desktop Intelligence. DpVBAInterface es la interfaz para el objeto Automatización del proveedor de datos VBA que se describe en detalle en el manual SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Developer Guide (Manual del desarrollador de SAP BusinessObjects Desktop Intelligence). Para introducir un proveedor de datos VBA 1. Crear una conexión con el origen de datos. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 87 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de procedimientos de Visual Basic for Applications 2. Crear un cubo de datos. 3. Definir las dimensiones del cubo de datos. 4. Rellenar el cubo con los datos del origen de datos. Una vez que se rellene el cubo de datos, podrá generar un informe en función de estos datos en Desktop Intelligence. Para crear un informe con un proveedor de datos VBA 1. Haga clic en Asistente para la creación de informes de la barra de herramientas Estándar. Aparece el Asistente para la creación de informes. 2. Seleccione una opción para el diseño del informe y, a continuación, haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Indicar el acceso a los datos. 3. En Otros, haga clic en Procedimientos de Visual Basic for Applications y, a continuación, haga clic en Finalizar. Aparecerá el cuadro de diálogo Acceder a los datos desde VBA. 4. Seleccione la subrutina y haga clic en Ejecutar. Desktop Intelligence genera el informe. Acceso a una bandeja de entrada de Outlook con VBA En este ejemplo se muestra la forma de generar un informe en función del contenido de un buzón de entrada de Outlook. Para hacer referencia a la biblioteca de objetos de Outlook 1. Haga clic en Macros en el menú Herramientas. 2. Haga clic en Editor de Visual Basic. Aparecerá el Editor de Visual Basic. 3. Haga clic en Referencias en el menú Herramientas. 88 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de procedimientos de Visual Basic for Applications Aparecerá el cuadro de diálogo Referencias. 4. Seleccione la Biblioteca de objetos de Microsoft Outlook y haga clic en Aceptar. Para introducir el código del proveedor de datos VBA. 1. Haga clic en Asistente para la creación de informes de la barra de herramientas Estándar. Aparece el Asistente para la creación de informes. 2. Seleccione una opción para el diseño del informe. 3. Haga clic en Comenzar. Aparecerá el cuadro de diálogo Indicar el acceso a los datos. 4. En Otros, haga clic en Procedimientos de Visual Basic for Applications. 5. Haga clic en Finalizar. Aparecerá el cuadro de diálogo Acceder a los datos desde VBA. 6. Escriba Outlook para el nombre de la subrutina. 7. Haga clic en Crear. Se abrirá el Editor de Visual Basic con una subrutina de la estructura. 8. Escriba el código siguiente: Public Sub Outlook(dpInterface As DpVBAInterface) Dim olkApp As Outlook.Application Dim nspNameSpace As NameSpace Dim objInboxFolder As Object Dim objMail As Object Dim oCube As DpVBACube Dim sName(10) As String Dim oColumns As DpVBAColumns Set olkApp = CreateObject("Outlook.Application") Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 89 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de procedimientos de Visual Basic for Applications Set nspNameSpace = olkApp.GetNamespace("MAPI") Set objInboxFolder = nspNameSpace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) dpInterface.UserString(1) = "User String for Outlook Data Provider" Set oCube = dpInterface.DpVBACubes.Item(1) Set oColumns = oCube.DpVBAColumns oColumns.SetNbColumns (7) Dim oCol As DpVBAColumn Dim row As Integer Dim col As Integer Dim sColName(7) As String sColName(1) = "From" sColName(2) = "To" sColName(3) = "Cc" sColName(4) = "Subject" sColName(5) = "Size" sColName(6) = "Created" sColName(7) = "Received" Dim oColData(7) As Variant 'Loop through 10 rows in the inbox and assign values to the 7 columns 'in each row. For row = 1 To 10 'Get the row's data. Set objMail = objInboxFolder.Items.Item(row) oColData(1) = objMail.SenderName oColData(2) = objMail.To 90 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de procedimientos de Visual Basic for Applications oColData(3) = objMail.CC oColData(4) = objMail.Subject oColData(5) = objMail.Size oColData(6) = objMail.CreationTime oColData(7) = objMail.ReceivedTime 'Loop throug the columns. For col = 1 To 7 Set oCol = oColumns.Item(col) 'Set the column name and data type on the first iteration. If row = 1 Then oCol.Name = sColName(col) 'First 5 columns are strings, last 2 are dates. If col < 6 Then oCol.Type = boCharacterObject Else oCol.Type = boDateObject End If End If oCol.Qualification = boDimension oCol.Item(row) = oColData(col) Next col Next row dpInterface.CheckDataIntegrity (boCheckAll) End Sub 9. Haga clic en Compilar en el menú Depurar para compilar el proyecto. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 91 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de archivos XML 10. Haga clic en Cerrar y volver a Desktop Intelligence en el menú Archivo para volver a Desktop Intelligence. 11. Haga clic en Ejecutar. Desktop Intelligence genera el informe. Utilización de archivos XML En esta sección se describe la forma de utilizar XML como un proveedor de datos de Desktop Intelligence. ¿Qué es XML? XML es un formato de datos de texto que estructura los datos en elementos o códigos. Los archivos XML son similares a los archivos HTML utilizados para crear páginas en la World Wide Web. La diferencia principal es que, mientras que la definición de elementos HTML está limitada a aquéllos utilizados para describir la estructura de una página Web, un archivo XML puede contener cualquier elemento, dependiendo de su aplicación. A continuación se incluye un archivo XML que contiene datos de la base de datos Viajes Archipiélagos: <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <Centros de vacaciones> <Centro de vacaciones> <País>Francia</País> <Nombre_de_Centro_de_vacaciones>French Riviera</Nom bre_de_Centro_de_vacaciones> <Prestaciones>Alojamiento</Prestaciones> <Volumen de negocios>563250</Volumen de negocios> </Centro de vacaciones> <Centro de vacaciones> 92 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de archivos XML <País>Francia</País> <Nombre_de_Centro_de_vacaciones>French Riviera</Nom bre_de_Centro_de_vacaciones> <Prestaciones>Comida y bebida</Prestaciones> <Volumen de negocios>107400</Volumen de negocios> </Centro de vacaciones> <Centro de vacaciones> <País>Francia</País> <Nombre_de_Centro_de_vacaciones>French Riviera</Nom bre_de_Centro_de_vacaciones> <Prestaciones>Actividades</Prestaciones> <Volumen de negocios>164770</Volumen de negocios> </Centro de vacaciones> <Centro de vacaciones> <País>EE.UU.</País> <Nombre_de_Centro_de_vacaciones>Bahamas Beach</Nom bre_de_Centro_de_vacaciones> <Prestaciones>Alojamiento</Prestaciones> <Volumen de negocios>67364</Volumen de negocios> </Centro de vacaciones> <Centro de vacaciones> <País>EE.UU.</País> <Nombre_de_Centro_de_vacaciones>Bahamas Beach</Nom bre_de_Centro_de_vacaciones> <Prestaciones>Comida y bebida</Prestaciones> <Volumen de negocios>169680</Volumen de negocios> Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 93 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de archivos XML </Centro de vacaciones> <Centro de vacaciones> <País>EE.UU.</País> <Nombre_de_Centro_de_vacaciones>Bahamas Beach</Nom bre_de_Centro_de_vacaciones> <Prestaciones>Actividades</Prestaciones> <Volumen de negocios>128100</Volumen de negocios> </Centro de vacaciones> </Centros de vacaciones> Los archivos XML pueden almacenar muchos tipos de datos diferentes. Este manual podría guardarse como XML, de igual forma que los datos de una base de datos relacional. XML del tipo base de datos, como los datos anteriores de una librería, es el único XML que es significativo como origen de datos para Desktop Intelligence. Creación de un informe con un archivo XML La creación de un informe con un archivo XML implica dos pasos: • crear un filtro XML • Crear el informe Para crear el filtro XML Cuando crea un filtro XML, elige los elementos del archivo XML que quiere que estén disponibles para su inclusión en el informe. 1. 2. 3. 4. Haga clic en Asistente para la creación de informes. Seleccione una opción de diseño. Haga clic en Comenzar. Haga clic en Otros y seleccione Proveedor de datos XML en el cuadro Otros. 5. Haga clic en Siguiente. 94 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de archivos XML 6. En el paso Seleccionar un filtro XML, haga clic en Nuevo. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear filtro XML. 7. Haga clic en Cargar XML (el primer botón de la parte superior con un icono de carpeta abierta) y, a continuación, utilice el diálogo Abrir para desplazarse hasta el archivo XML y seleccionarlo. La estructura del archivo XML aparecerá en el cuadro Estructura. Para volver a cargar el XML, haga clic en Actualizar. Para visualizar los valores de un elemento, seleccione el elemento en el cuadro Estructura y haga clic en Mostrar valores de ejemplo. 8. Seleccione los elementos que se van a incluir en el cuadro Estructura. Algunos elementos XML no contienen datos; actúan como un contenedor para otros elementos." Centros de vacaciones" es un ejemplo de dicho elemento en este archivo. No es significativo incluir estos elementos en un informe. Si lo hace, sus valores aparecerán como <nombre_elemento> + '_' + número. Si incluye el elemento Centros de vacaciones en un informe de Desktop Intelligence, aparecerá como Centros de vacaciones_00001, Centros de vacaciones_000002. 9. Edite los nombres de objetos, calificaciones y tipos de datos en el cuadro Variables. 10. Haga clic en Guardar. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar filtro XML como. 11. Escriba el nombre del filtro en el cuadro de texto Nombre del nuevo filtro. 12. Haga clic en Aceptar. El filtro aparecerá en la lista de filtros XML. Para crear un informe XML Los informes basados en XML se crean mediante los filtros XML definidos. 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en Asistente para la creación de informes. Seleccione una opción de diseño. Haga clic en Comenzar. Haga clic en Otros. Seleccione Proveedor de datos XML en el cuadro Otros. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 95 4 4 Creación de consultas con otros tipos de proveedores de datos Utilización de archivos XML 6. Haga clic en Comenzar. 7. Seleccione el filtro en la lista de filtros. 8. Haga clic en Finalizar. Aparecerá el Panel de consulta XML, mostrando los elementos seleccionados al crear el filtro disponible para su inclusión en el informe. 9. Haga doble clic en los elementos que desee incluir en el informe. 10. Haga clic en Ejecutar. Desktop Intelligence genera el informe. Para definir la ubicación de los archivos XML Cuando se crea un filtro XML, Desktop Intelligence crea un archivo con la definición del filtro. Puede indicar a Desktop Intelligence el lugar para guardar los archivos del filtro XML y los archivos XML. 1. Haga clic en Opciones en el menú Herramientas. Aparece el cuadro de diálogo Opciones. 2. Seleccione la ficha Ubicación de archivos. 3. Seleccione Orígenes XML para cambiar la ubicación de los archivos de orígenes XML. 4. Seleccione Filtros XML para cambiar la ubicación de los archivos de filtros XML. 5. Haga clic en Cambiar. Aparecerá el cuadro de diálogo Examinar. 6. Utilice el cuadro de diálogo Examinar para seleccionar la carpeta en la que desea que se guarden los archivos. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar. 8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones. 96 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Combinación de datos de orígenes diferentes 5 5 Combinación de datos de orígenes diferentes Presentación general Presentación general Es posible que todos los datos que precise no procedan del mismo origen. Por ejemplo, puede que tenga objetivos comerciales en una base de datos de la empresa y datos personales guardados en una hoja de cálculo. Desktop Intelligence le permite combinar datos de orígenes diferentes en el mismo informe. Este capítulo ofrece información acerca de: • Los diferentes orígenes de datos que se pueden utilizar • La manera de incluir datos de orígenes diferentes en el mismo informe • Cuándo Desktop Intelligence vincula automáticamente datos de orígenes diferentes y cuándo el usuario debe establecer por sí mismo el vínculo Orígenes de datos disponibles Desktop Intelligence permite acceder a datos de una amplia gama de orígenes. Podrá acceder a datos de: • Bases de datos relacionales (SGBDR) como ORACLE y Microsoft SQL Server • Archivos de texto y hojas de cálculo • Paquetes de aplicaciones como SAP • Casi todos los orígenes de datos que utilicen procedimientos de Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) • Archivos XML Inclusión de datos de diferentes orígenes en el mismo informe El acceso a orígenes de datos en Desktop Intelligence se puede realizar mediante la creación de proveedores de datos para los orígenes de datos. Para incluir datos de diferentes orígenes en el mismo informe, deberá visualizar datos de diferentes proveedores de datos. Si, por ejemplo, desea 98 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Combinación de datos de orígenes diferentes Inclusión de datos de diferentes orígenes en el mismo informe visualizar datos de una base de datos de Sybase y un archivo de Microsoft Excel en el mismo informe, puede recuperar los datos de la base de datos de Sybase creando una consulta o utilizando un procedimiento almacenado, y recuperar los datos de Excel accediendo a un archivo de datos personales. Desktop Intelligence admite los siguientes tipos de proveedores de datos: • Consultas en universos • procedimientos almacenados • SQL manual • Archivos de datos personales • Procedimientos VBA • SAP • XML Proveedores de datos que se pueden combinar en un informe En un informe puede combinar datos de cualquier proveedor de datos admitido por Desktop Intelligence con los de cualquier otro proveedor de datos que admita Desktop Intelligence. Por ejemplo, en un informe que muestra datos de una consulta en un universo, puede crear una nueva consulta en un universo diferente. También puede utilizar un tipo diferente de proveedor de datos: un procedimiento almacenado, un archivo de comandos SQL manual o un archivo de datos personales. Uso de distintos proveedores de datos para distintos bloques de un informe Puede visualizar datos de distintos proveedores de datos en un bloque o en distintos bloques en un informe de Desktop Intelligence. Para visualizar datos de distintos proveedores de datos en un bloque, en primer lugar cree un bloque independiente con el proveedor de datos independiente y, a continuación, combine los datos de los bloques. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 99 5 5 Combinación de datos de orígenes diferentes Inclusión de datos de diferentes orígenes en el mismo informe Para crear un bloque independiente en un informe usando un proveedor de datos independiente 1. Abrir un informe. 2. Haga clic en Tabla (o Tabla de referencias cruzadas, o Gráfico) en el menú Insertar. La elección dependerá del tipo de bloque que vaya a insertar. 3. Con ayuda del ratón, dibuje un rectángulo donde desea que aparezca el nuevo bloque. 4. Al soltar el botón del ratón, aparecerá un asistente. El asistente que aparecerá (Asistente para la creación de tablas, Asistente para la creación de tablas de referencias cruzadas o Asistente para la creación de gráficos) dependerá del comando que se haya seleccionado en el menú Insertar. 5. Para emplear un proveedor de datos independiente, haga clic en Acceder a nuevos datos por otra vía y, a continuación, haga clic en Siguiente. Aparecerá el Asistente para la creación de tablas con la opción Acceder a nuevos datos por otra vía seleccionada. 6. Haga clic en Comenzar. Aparecerá la pantalla Indicar el acceso a los datos. 7. Seleccione el tipo de proveedor de datos que va a utilizar y haga clic en Finalizar. Aparecerá el editor para el proveedor de datos. 8. Defina y ejecute el proveedor de datos. Desktop Intelligence puede vincular automáticamente proveedores de datos. Le solicitará que vincule los nuevos proveedores de datos con el proveedor de datos existente si: • No existe ninguna dimensión común entre ellos. Las dimensiones comunes son dimensiones con el mismo nombre presentes en el mismo universo. Las dimensiones denominadas Año que aparecen en un universo y en una hoja de cálculo de Excel no son comunes. Desktop Intelligence le solicitará que las vincule. y • El bloque nuevo estará en una sección. Los datos nuevos aparecerán en el bloque nuevo. 100 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Combinación de datos de orígenes diferentes Inclusión de datos de diferentes orígenes en el mismo informe Información adicional Para obtener información adicional sobre la vinculación de proveedores de datos, consulte Vinculación de proveedores de datos. Visualización de datos de distintos proveedores de datos en el mismo bloque Una vez que haya creado un bloque independiente en un informe de un proveedor de datos independiente y se haya llevado a cabo la vinculación manual o automática de los proveedores de datos por parte del usuario, o de Desktop Intelligence respectivamente, podrá visualizar los datos de los distintos proveedores de datos de un bloque. Podrá hacer lo siguiente: Si... Entonces Desea visualizar datos en una tabla utilice la ficha Rotación del cuadro o tabla de referencias cruzadas de diálogo Formato de tabla. existente, Desea visualizar datos en un gráfico utilice la ficha Rotación del cuadro existente, de diálogo Formato de gráfico. Desea visualizar datos en cualquier utilice el Panel Corte y rotación. tipo de bloque existente, Variables de proveedores de datos vinculados que se pueden visualizar Las reglas de compatibilidad determinan las variables de distintos proveedores de datos que se pueden combinar en el mismo bloque. Cuando Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 101 5 5 Combinación de datos de orígenes diferentes Inclusión de datos de diferentes orígenes en el mismo informe no se puede incluir una variable en un bloque, ésta aparece atenuada y en cursiva. Puede utilizar la dimensión común de cualquier proveedor de datos. Con frecuencia, podrá utilizar indicadores de proveedores de datos del mismo bloque. Para mostrar datos en una tabla o tabla de referencias cruzadas existente 1. Haga clic en la tabla o tabla de referencias cruzadas que desea modificar con datos de otro proveedor de datos. 2. Haga clic en Tabla o Tabla de referencias cruzadas en el menú Formato. 3. En el cuadro de diálogo Formato de tabla, haga clic en la ficha Rotación. 4. En el cuadro Variables utilizadas, haga clic en la carpeta que representa dónde desea visualizar los datos: Columnas, Filas o Cuerpo. 5. En el cuadro Variables disponibles, haga clic en la variable que desea agregar y, después, haga clic en Agregar. 6. Haga clic en Aceptar. Para visualizar datos en un gráfico existente 1. Haga clic en el gráfico que desea modificar con datos de otro proveedor de datos. 2. Haga clic en Gráfico en el menú Formato. 3. En el cuadro de diálogo Formato de gráfico, haga clic en la ficha Rotación. 4. En el cuadro Variables utilizadas, haga clic en la carpeta que representa el eje en el que desea visualizar los datos: Columnas, Filas o Cuerpo. 5. En el cuadro Variables disponibles, haga clic en la variable que desea agregar y, después, haga clic en Agregar. 6. Haga clic en Aceptar. En los gráficos 2-D, todas las variables se encuentran ubicadas en las carpetas Eje X y Eje Y. En los gráficos matriciales 3-D, las variables se encuentran ubicadas en las tres carpetas: Eje X, Eje Y y Eje Z. 102 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Combinación de datos de orígenes diferentes Cómo basar un proveedor de datos en uno que ya existe Para agregar datos en modo de corte y rotación 1. Mientras tiene un informe abierto, haga clic en Corte y rotación para visualizar el Panel Corte y rotación. 2. Las variables para todos los bloques del informe se muestran en el cuadro Variables disponibles. 3. Arrastre el icono de la variable que desea agregar al informe desde el cuadro Variables disponibles y colóquelo en el cuadro Sección o Estructura del bloque. 4. Repita el paso anterior para las demás variables que desee agregar. 5. Haga clic en Aplicar. Cómo basar un proveedor de datos en uno que ya existe Puede basar nuevos proveedores de datos en los proveedores de datos que ya existen y que utilizan universos o proveedores de datos personales. Para basar un proveedor de datos en uno que ya existe 1. Haga clic en Tabla (o Tabla de referencias cruzadas, o Gráfico) en el menú Insertar. La elección dependerá del tipo de bloque que vaya a insertar. 2. Con ayuda del ratón, dibuje un rectángulo donde desea que aparezca el nuevo bloque. 3. Al soltar el botón del ratón, aparecerá un asistente. El asistente que aparecerá (Asistente para la creación de tablas, Asistente para la creación de tablas de referencias cruzadas o Asistente para la creación de gráficos) dependerá del comando que se haya seleccionado en el menú Insertar. 4. Haga clic en Utilizar una consulta existente para elaborar una nueva. (Esta opción no está disponible si el informe todavía no contiene por lo menos un proveedor de datos que se base en un universo o un proveedor de datos personales). Aparece una lista de los proveedores de datos que están actualmente en el documento. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 103 5 5 Combinación de datos de orígenes diferentes Vinculación de proveedores de datos 5. Seleccione un proveedor de datos y haga clic en Finalizar. Aparece el Panel de consulta con la definición del proveedor de datos que seleccionó. 6. Modifique la consulta en el Panel de consulta y, a continuación, haga clic en Ejecutar. 7. La tabla, el gráfico o tabla de referencias cruzadas que se basa en la nueva consulta aparece en el informe. Peticiones de orden y vínculo Como los nombres de petición de orden son únicos en un informe, un proveedor de datos que se basa en uno existente contiene peticiones de orden con nombres con el formato <nombre_de_petición_de_orden>_<número_de_petición_de_orden> si el proveedor de datos original tiene peticiones de orden. Por ejemplo, si el proveedor de datos original contenía una petición de orden llamada ¿Qué país?, la petición de orden que se copia en el nuevo proveedor de datos se llama ¿Qué país?_1. Si el proveedor de datos original estaba vinculado a otro proveedor de datos (consulte Vinculación de proveedores de datos para obtener detalles de cómo vincular proveedores de datos), el vínculo no se conserva en el nuevo proveedor de datos. Vinculación de proveedores de datos La vinculación de proveedores de datos permite el cálculo de datos de orígenes diferentes en la misma tabla, tabla de referencias cruzadas o gráfico de un informe. Situaciones que requieren el vínculo de proveedores de datos Desktop Intelligence vincula automáticamente proveedores de datos con una dimensión común. Dos dimensiones de distintos proveedores de datos son comunes cuando pertenecen al mismo universo y tienen el mismo 104 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Combinación de datos de orígenes diferentes Vinculación de proveedores de datos nombre. Desktop Intelligence le solicita que vincule proveedores de datos si no existe ninguna dimensión común entre ellos. Si simplemente desea agregar columnas de datos a un informe, utilice el comando Editar proveedores del menú Datos en lugar de crear una nueva consulta. Este método le permite agregar objetos del resultado a la consulta inicial; Desktop Intelligence inserta automáticamente las nuevas columnas de datos en el informe o crea un informe nuevo. Ejemplo: Desktop Intelligence le solicita que vincule proveedores de datos A continuación se muestra un ejemplo en el que Desktop Intelligence le solicita la vinculación de proveedores de datos: • Se crea un documento nuevo ejecutando una consulta en un universo. • Se da formato al informe como una clave maestra/información empleando, por ejemplo, la dimensión Año. • Se desea comparar el volumen de negocios anual con los objetivos de ventas, de manera que se inserta una tabla nueva en la sección Año. • En lugar de insertar datos del documento o utilizar el universo en el que ejecutó la consulta por primera vez, se toman datos de la hoja de cálculo que contiene los objetivos personales. • Aunque la hoja de cálculo contenga la columna Año, Desktop Intelligence le solicita que vincule el archivo de datos personales con la consulta que ya se encuentra en el informe, debido a que está insertando los datos nuevos en una sección generada por los datos de consulta. Dimensión que debe actuar como vínculo Es necesario que la dimensión que utiliza para vincular proveedores de datos sea del mismo tipo (numérica o alfanumérica) en ambos proveedores de datos. De lo contrario, aparecerán dos filas de datos para el objeto vinculado cuando cree una tabla que utilice el objeto. De manera adicional, debe utilizar únicamente dimensiones que devuelvan el mismo tipo de valores. No tiene sentido crear un vínculo entre dimensiones con listas de valores totalmente diferentes (Año y Región, por ejemplo). Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 105 5 5 Combinación de datos de orígenes diferentes Vinculación de proveedores de datos Para vincular proveedores de datos al insertar un bloque nuevo: 1. Haga clic en Tabla, Tabla de referencias cruzadas o Gráfico en el menú Insertar. 2. En el asistente que aparece, haga clic en Acceder a nuevos datos por otra vía y, a continuación, haga clic en Comenzar. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Indicar el acceso a los datos. 4. Seleccione el tipo de proveedor de datos que va a ejecutar y haga clic en Finalizar. 5. Cree y ejecute el proveedor de datos. 6. Desktop Intelligence muestra un cuadro de diálogo que le solicita que vincule el nuevo proveedor de datos con los datos del informe. 7. Seleccione la dimensión de vinculación del nuevo proveedor de datos haciendo clic en un icono del cuadro Dimensiones. 8. Seleccione la clave maestra de sección del informe haciendo clic en un icono del cuadro Clave(s) maestra(s) del informe. 9. La dimensión en la que hizo clic en el cuadro Dimensiones aparece debajo de la dimensión en el cuadro Clave(s) maestra(s) del informe: 10. Haga clic en Aceptar. Los datos nuevos aparecerán en el informe. Los indicadores se calcularán automáticamente. Nota: Si aparece el cuadro de diálogo Vínculos entre el proveedor de datos y el informe y hace clic en Aceptar o Cancelar sin crear ningún vínculo, obtendrá un producto cartesiano. Un producto cartesiano es un resultado del informe que devuelve cada fila del primer proveedor de datos junto con las filas del segundo proveedor de datos. Si el primer proveedor de datos dispone de 100 filas y el segundo de 50, el producto cartesiano contendrá 5.000 filas. Vinculación de proveedores de datos existentes El procedimiento anterior describe el modo de vincular proveedores de datos al insertar nuevos datos en una sección del informe. Sin embargo, ¿qué ocurriría en la siguiente situación? 106 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Combinación de datos de orígenes diferentes Vinculación de proveedores de datos • El informe contiene dos tablas: una de un universo y otra de un archivo de datos personales. • No existe ningún vínculo entre las tablas debido a que al insertar la segunda tabla, ésta simplemente se colocó junto a la tabla existente sin vincular previamente sus proveedores de datos. • Ahora desea crear el formato de clave maestra/información, lo cual es posible debido a que las tablas comparten una dimensión con el mismo nombre y el mismo tipo. Para vincular proveedores de datos existentes 1. Abra el documento que contiene los proveedores de datos que desea vincular. 2. Haga clic en Ver en el menú Datos. Aparecerá el Administrador de datos. 3. En el cuadro Proveedores de datos, haga clic en la dimensión que va a utilizar como vínculo entre los proveedores de datos. 4. Haga clic en la ficha Definición y, a continuación, en Vincular a. Aparecerá el cuadro de diálogo Definir un vínculo entre las dimensiones. En él se enumeran las dimensiones que puede utilizar para vincular los dos proveedores de datos. 5. Haga clic en la dimensión que desea utilizar como vínculo. El símbolo situado junto al nombre de la dimensión cambia ahora para indicar que la dimensión es el vínculo entre dos proveedores de datos. Este símbolo aparecerá ahora también al hacer clic en la dimensión en el Administrador de datos. 6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Aceptaren el Administrador de datos. Ahora puede utilizar la dimensión de vinculación para aplicar un formato de clave maestra/información al informe. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 107 5 5 Combinación de datos de orígenes diferentes Vinculación de proveedores de datos Eliminación del vínculo entre proveedores de datos Para eliminar el vínculo entre proveedores de datos, elimine el vínculo de la dimensión común que vincula los proveedores de datos. Es posible que desee eliminar el vínculo entre los proveedores de datos para utilizar todas las variables en un único proveedor de datos con el fin de crear una consulta independiente. Para eliminar el vínculo entre proveedores de datos 1. Haga clic en Ver en el menú Datos. Aparecerá el Administrador de datos. 2. En el cuadro Proveedores de datos, haga clic en la dimensión que actúa como vínculo. Haga clic en la ficha Definición y, a continuación, en Desvincular de. 3. Haga clic en Aceptar para cerrar el Administrador de datos. 108 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Administración de proveedores de datos 6 6 Administración de proveedores de datos Presentación general Presentación general ¿De qué forma se pueden administrar consultas y otros proveedores de datos en documentos de Desktop Intelligence? Este capítulo responde a esta pregunta describiendo el modo de: • Renombrar proveedores de datos • Obtener estadísticas como la fecha y hora de la última actualización de un proveedor de datos, y cuántas filas de datos se devolvieron • Vaciar los datos de los proveedores de datos (proceso conocido como depuración) y eliminar los proveedores de datos que ya no sean necesarios. Nota: Proveedor de datos es el término genérico de Desktop Intelligence para cualquier tipo de consulta: consultas sobre universos, SQL manual, procedimientos almacenados, procedimientos VBA o archivos XML. Cambio de nombre de proveedores de datos Desktop Intelligence asigna un nombre a todos los proveedores de datos. A continuación se muestran algunos ejemplos: 110 Nombre del proveedor de datos Descripción Consulta 1 en eModas La primera consulta creada en el universo eModas en el documento actual. PS1 en Stock Procedimiento almacenado ejecutado en una cuenta de base de datos llamada Stock. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Administración de proveedores de datos Cambio de nombre de proveedores de datos Nombre del proveedor de datos Descripción SQL 1 con Ventas Archivo de comandos del archivo de comandos SQL manual ejecutado en una conexión de base de datos llamada Ventas. Datos personales que provienen de PD1 en C:\Mis documentos\Previsiouna hoja de cálculo almacenada en nes.xls Mis documentos. VBA 1 con ApliEsteDocumento El primer proveedor de datos VBA creado en el documento actual, donde ApliEsteDocumento es el nombre de la propia macro VBA. Motivos para cambiar el nombre de los proveedores de datos El cambio de nombre de los proveedores de datos no es en absoluto necesario en Desktop Intelligence. Puede trabajar con el software sin pensar en ningún momento en estos nombres. Sin embargo, aparecen nombres de proveedores de datos en varios lugares en Desktop Intelligence, por ejemplo, en el Administrador de informes. A continuación se indican algunos casos en los que es posible que desee cambiar el nombre de los proveedores de datos. Documentos con datos de distintos orígenes En documentos que contienen dos o más proveedores de datos, los nombres de variables pueden contener también el nombre del proveedor de datos al Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 111 6 6 Administración de proveedores de datos Cambio de nombre de proveedores de datos que pertenecen. Por ejemplo, Año (Consulta 2 en eModas) es la dimensión Año de la segunda consulta creada en el universo eModas. Esta información adicional sólo aparece si los proveedores de datos del documento contienen variables con el mismo nombre. En estos casos, para ayudar a distinguir entre variables con el mismo nombre, que en realidad proceden de distintos orígenes de datos, Desktop Intelligence inserta automáticamente el nombre completo de la variable, por ejemplo, Año (Consulta 2 en eModas) en los encabezados de columna del informe. Selección del proveedor de datos que desea editar La edición de un proveedor de datos en un documento con varios proveedores de datos puede provocar también que aparezca el nombre de cada proveedor de datos. Al seleccionar el comando Editar el proveedor de datos en el menú Datos, se le solicitará que seleccione un proveedor de datos en el siguiente cuadro de diálogo. La asignación de nombres significativos a los proveedores de datos puede ayudarle a saber de inmediato cuál de ellos desea utilizar. Cambio de nombre de proveedores de datos Puede cambiar el nombre de los proveedores de datos en el Administrador de datos. 1. Abra el documento que contiene la consulta a la que desea cambiar el nombre. 2. Haga clic en Ver en el menú Datos. Aparecerá el Administrador de datos. 3. Haga clic en el icono del proveedor de datos al que desea cambiar el nombre. 4. Haga clic en la ficha Definición. 5. Escriba el nuevo nombre en el cuadro Nombre. 6. Haga clic en Aceptar. 112 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Administración de proveedores de datos Obtención de estadísticas sobre proveedores de datos Obtención de estadísticas sobre proveedores de datos Desktop Intelligence permite obtener información de utilidad sobre proveedores de datos como, por ejemplo, cuándo se ha actualizado por última vez una consulta, cuántas filas de datos ha devuelto un archivo de datos personales y cuánto ha tardado en actualizarse un archivo de comandos SQL manual. Para obtener de estadísticas sobre proveedores de datos 1. Abra el documento que contiene el proveedor de datos. 2. Haga clic en Ver en el menú Datos. Aparecerá el Administrador de datos. 3. Haga clic en el icono de la consulta sobre la que desea obtener información. 4. Haga clic en la ficha Definición. La información aparecerá en la esquina inferior derecha del cuadro de diálogo. Depuración y eliminación de proveedores de datos ¿Qué diferencia existe entre depurar y eliminar un proveedor de datos? La depuración consiste en vaciar los resultados de un proveedor de datos, mientras que la eliminación supone deshacerse del proveedor de datos definitivamente; ésta acción no se puede deshacer. Motivos para depurar o eliminar un proveedor de datos La depuración reduce el tamaño de un documento; por tanto, resulta útil si desea enviar el documento a otros usuarios o guardarlo en un disco duro, por ejemplo. Sin embargo, sólo deberá eliminar un proveedor de datos si está seguro de que ya no será necesario. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 113 6 6 Administración de proveedores de datos Uso eficaz de proveedores de datos Para depurar o eliminar un proveedor de datos 1. Abra el documento que contiene el proveedor de datos. 2. Haga clic en Ver en el menú Datos. Aparecerá el Administrador de datos. 3. 4. 5. 6. Haga clic en el icono de la consulta que desea depurar o eliminar. Haga clic en Purgar/Eliminar. Haga clic en Sí en el cuadro de confirmación que aparece. Haga clic en Aceptar para cerrar el Administrador de datos. Sugerencia: Puede rellenar un proveedor de datos depurado haciendo clic en Actualizar los datos en el menú Datos. Tenga en cuenta que este comando actualiza todos los proveedores de datos del documento activo. Uso eficaz de proveedores de datos Si dispone de varios informes en distintas fichas de informe y estos informes obtienen sus datos del mismo origen, no será necesario crear un proveedor de datos distinto para cada informe. En su lugar, cree un proveedor de datos "base" que contenga los datos utilizados por todos los informes. Este método es mejor porque Desktop Intelligence realiza una recuperación de datos para cada proveedor de datos; resulta más eficaz recuperar datos una sola vez y compartirlos entre los informes que recuperar los mismos datos varias veces. Informes que muestran el volumen de negocios por país y centro de vacaciones, volumen de negocios por país En este ejemplo, los objetos Volumen de negocios y País son comunes a ambos informes. En lugar de crear un proveedor de datos para cada informe, cree un proveedor de datos que contenga los objetos Volumen de negocios, País y Centro de vacaciones, y utilice estos objetos en ambos informes. 114 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Administración de proveedores de datos Uso eficaz de proveedores de datos Ejemplo: Para crear un proveedor de datos con determinados objetos 1. Cree un informe que muestre el volumen de negocios por país y centro de vacaciones arrastrando hasta el informe los objetos País, Centro de vacaciones y Volumen de negocios. (Consulte "Elaboración de una consulta básica sobre un universo" para obtener una explicación sobre cómo crear un informe en un universo.) 2. Agregue una ficha de informe adicional haciendo clic en Informe en el menú Insertar. 3. Arrastre los objetos País y Volumen de negocios hasta la nueva ficha de informe para crear el informe de volumen de negocios por país. Cuando ejecute este informe, Desktop Intelligence recupera los datos una vez y los comparte entre los dos informes en lugar de recuperar los datos dos veces. Nota: Puede utilizar el Panel de consulta para modificar un proveedor de datos haciendo clic en Editar en el menú Datos. Realice este procedimiento en lugar de crear un nuevo proveedor de datos si desea agregar un nuevo informe a una nueva ficha y que el informe utilice los mismos datos, o similares, que el informe o informes existentes. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 115 6 6 Administración de proveedores de datos Uso eficaz de proveedores de datos 116 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción al análisis de datos 7 7 Introducción al análisis de datos Información general Información general Con Desktop Intelligence, pueden analizarse los datos examinándolos desde distintos niveles de información y puntos de vistas. A través de los análisis, se obtiene información y, por tanto, respuestas a posibles dudas. La interfaz de Desktop Intelligence le ofrece todo lo que necesita para el análisis multidimensional: • El análisis de informes de Desktop Intelligence le permite trabajar directamente con los datos del informe mediante la función "arrastrar y soltar" o haciendo clic en el ratón. • Explorer, un componente opcional de Desktop Intelligence, le permite llevar a cabo el análisis multidimensional en modo Exploración. • El modo Corte y rotación de Desktop Intelligence le permite organizar datos para el análisis en el panel Corte y rotación. Análisis de informes En esta sección del Manual del usuario se describe la forma en que el análisis de informes de Desktop Intelligence le permite analizar los datos directamente en el informe haciendo clic en el ratón o con la función "arrastrar y soltar". Puede arrastrar y soltar datos en el informe con el fin de obtener un punto de vista distinto para el análisis. Para crear tablas y secciones, puede agregar datos desde el Administrador de informes. Puede reemplazar, intercambiar y reorganizar los datos del informe. Desktop Intelligence vuelve a realizar los cálculos en el informe inmediatamente de forma que puede ver cómo afectan las distintas combinaciones de factores a la eficacia del informe. La agrupación dinámica de informes le permite crear grupos para el análisis comparativo, pudiendo insertar rápidamente los cálculos más comunes de la empresa o crear de forma sencilla sus propias fórmulas y variables para el análisis. Puede clasificar, filtrar y ordenar los datos haciendo simplemente clic en el ratón con el fin de especificar el área de análisis. 118 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción al análisis de datos Modo Exploración de Desktop Intelligence Modo Exploración de Desktop Intelligence El modo Exploración de Desktop Intelligence le permite analizar datos desde distintos ángulos y con niveles de información diferentes. Normalmente, se comienza examinando el nivel superior de información y cuando se localiza un valor excepcionalmente bajo o alto, o un valor inesperado, puede analizarlo mostrando los datos relacionados en un mayor grado de detalle. Esto le permite ver el modo en que los distintos factores de negocio, época del año, zona geográfica o línea de producto, afectan a los beneficios. Consulte la sección "Análisis de datos en modo Exploración" para obtener más información acerca del modo Exploración. Modo Corte y rotación En el capítulo 9, "Modo corte y rotación", se describe la forma de utilizar el panel Corte y rotación para agregar, eliminar e intercambiar redondeo de datos con el fin de analizar la información desde un punto de vista diferente. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 119 7 7 Introducción al análisis de datos Modo Corte y rotación 120 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Presentación general Presentación general En este capítulo se describe la forma en que Desktop Intelligence utiliza el modo Exploración. Definición del modo Exploración El modo Exploración es un modo de análisis de Desktop Intelligence que permite desglosar datos y verlos desde diferentes ángulos y en diferentes niveles de detalle para descubrir el factor fundamental que subyace a un buen o mal resultado. Ejemplo: Razones por las que el volumen de negocios es mejor en este centro de vacaciones que en el resto Se observa que el volumen de negocios en el centro de vacaciones Club Hawaiian es muy superior al de los otros centros de vacaciones. Para conocer el motivo, basta con observar todos los factores que afectan al volumen de negocios. Si ha visualizado todos los factores que podían resultar de gran utilidad para el análisis en una tabla o gráfico, dispondrá de demasiados datos, lo cual dificultará la lectura del informe. El modo Exploración le permite incluir datos para el análisis del informe en segundo plano y visualizar únicamente los datos del nivel superior. Si es necesario, puede realizar la exploración hasta un nivel de datos más detallado para comprender los datos de nivel superior. De esta forma podrá ver el modo en que los diferentes aspectos de la empresa afectan al volumen de negocios paso a paso. Estos datos subyacentes los configura la persona que crea el informe. Funcionamiento del modo Exploración Al efectuar una consulta en un universo de Desktop Intelligence, los objetos que se pueden incluir se agrupan en carpetas y se organizan en un orden específico. 122 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Presentación general Las clases de representan en carpetas en el árbol Clases y objetos. Todos los objetos en la clase Ventas, por ejemplo, están conectados a las ventas. Puede que estén organizados en orden jerárquico con Nombre del vendedor como el objeto de nivel más alto y, debajo, los objetos desde Año a Fecha de la factura, el nivel más alto de detalle. Los objetos de tipo indicador se guardan en una carpeta independiente. La persona que crea el universo de Desktop Intelligence organiza los objetos en jerarquías, con el objeto más general de la clase situado en la parte superior y el objeto más detallado en la parte inferior. Los objetos se agrupan de esta manera para facilitar la búsqueda. Éstos se encuentran clasificados dentro de los grupos de manera que si desea un informe de alto nivel, deberá incluir objetos en la parte superior de la lista en la consulta y si desea un informe más detallado, tendrá que elegir estos objetos de la parte inferior de la lista. Jerarquías Los objetos también se organizan de este modo para su exploración. Al analizar los datos en modo Exploración, se utilizan jerarquías. Las clases del universo son las jerarquías predeterminadas que se utilizan para la exploración, sin embargo, el diseñador de universos también puede configurar jerarquías personalizadas. También puede crear y editar jerarquías en los informes. Efectúe una exploración únicamente de las jerarquías que contienen objetos de dimensión. En el modo Exploración, lo que hace es profundizar en las dimensiones, por ejemplo de Año a Trimestre y a Mes. En cada nivel, Desktop Intelligence vuelve a calcular indicadores como Volumen de negocios o Margen de beneficios. Las dimensiones clásicas en las que un diseñador o usuario avanzado crea jerarquías son ubicación, hora y producto. En el universo de demostración, Viajes Archipiélagos, existen cuatro jerarquías: • Centro de vacaciones (País, Centro de vacaciones, Tipo de servicios, Servicios) • Ventas (Año, Trimestre, Mes, Semana, Fecha de factura) • Cliente (País de residencia, Región, Ciudad, Cliente) Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 123 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Uso del modo Exploración • Reservas (Año de la reserva, Trimestre de la reserva, Mes de la reserva, Semana de la reserva, Fecha de la reserva) Al configurar un informe para su exploración, incluirá objetos de alto nivel para su visualización en la tabla o gráfico, sin embargo incluirá objetos más detallados en su objeto de análisis. Desktop Intelligence recupera estos objetos de la base de datos y los guarda en segundo plano en el informe, de manera que podrá disponer de ellos cuando los necesite. Para analizar los datos en modo Exploración, deberá configurar estos datos guardados en segundo plano. Para obtener información sobre el modo de configurar datos para su análisis en modo Exploración, consulte "Definición del objeto de análisis". Uso del modo Exploración Para poder analizar datos en modo Exploración, el informe debe contener los datos que se han configurado para su análisis. Para pasar al modo Exploración: Abra el modo Exploración desde un informe de Desktop Intelligence. 1. Seleccione la tabla, tabla de referencias cruzadas o gráfico que desea analizar en modo Exploración. Únicamente puede analizar un bloque cada vez. 2. Haga clic en Explorar en la barra de herramientas Estándar (un icono de lupa) o haga clic en Exploración en el menú Análisis. Si no se ha seleccionado ninguna parte de una tabla, gráfico o tabla de referencias cruzadas antes de hacer clic en el botón de exploración, el cursor se convierte en una lupa con un signo de interrogación al lado. Si esto ocurre, haga clic en la tabla, gráfico o tabla de referencias cruzadas que desea analizar. 124 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Uso del modo Exploración ¿Qué ocurre cuando entra en el modo Exploración? • Desktop Intelligence crea un nuevo informe que contiene una copia de la tabla, tabla de referencias cruzadas o gráfico seleccionados. La ficha Informe muestra el icono de exploración para indicarle que se encuentra en modo Exploración. El informe original permanece intacto. • Desktop Intelligence agrega una suma en los objetos de tipo indicador. • Si está trabajando en un informe de clave maestra/información, Desktop Intelligence muestra la barra de herramientas Exploración. Nota: Puede cambiar estos comportamientos predeterminados. Consulte "Configuración de opciones para trabajar en modo Exploración" para obtener más información. Ahora está preparado para explorar los datos del informe. Profundización Al realizar la profundización, se muestra el siguiente nivel de detalle en una jerarquía. Para profundizar: 1. Coloque el cursor sobre los datos. El cursor cambia a una lupa con un signo más. El signo más indica que puede efectuar la operación de profundización en este valor. Una etiqueta muestra la dimensión siguiente en la jerarquía. Por ejemplo: La etiqueta de Centro de vacaciones muestra Tipo de prestaciones, que es la dimensión siguiente en la jerarquía. Esto significa que al explorar un valor de Centro de vacaciones, visualizará los valores para Tipo de prestaciones. 2. Haga doble clic en el valor. Los datos para la dimensión siguiente aparecen en la tabla y el valor seleccionado aparece en la barra de herramientas Exploración. El valor Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 125 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Uso del modo Exploración seleccionado, Club Hawaiian, aparece ahora en la barra de herramientas Exploración. La tabla muestra ahora únicamente el volumen de negocios para Tipo de prestaciones de Club Hawaiian. Continuación de profundización Cada vez que efectúe la profundización Desktop Intelligence desplaza el valor explorado a la barra de herramientas Exploración y filtra los datos del informe de acuerdo con los valores de dicha barra de herramientas. Puede efectuar la profundización siempre y cuando haya objetos en la jerarquía. Al alcanzar el último nivel de una jerarquía, aparece el cursor normal. Esto indica que se encuentra en la parte inferior de una jerarquía. Si las etiquetas se encuentran activadas, una etiqueta mostrará el mensaje Haga clic con el botón derecho para explorar. Visualización de valores diferentes en la barra de herramientas Exploración El bloque se filtra para mostrar únicamente los datos correspondientes a los valores actualmente mostrados en la barra de herramientas Exploración. Puede cambiar los valores de la barra de herramientas para ver los datos de un valor diferente. Para cambiar valores en la barra de herramientas 1. Haga clic en la flecha abajo. 2. Elija un valor de la lista desplegable. Los datos para el valor elegido se muestran en la tabla. Síntesis Al realizar la síntesis, se muestra el nivel más alto de detalle en una jerarquía. 126 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Uso del modo Exploración Para sintetizar La síntesis es la operación contraria a la profundización. Al sintetizar, se retrocede en la jerarquía para visualizar los datos a niveles de menor detalle. 1. Coloque el cursor sobre un valor. 2. Haga clic con el botón derecho en el valor que desea sintetizar y haga clic en Sintetizar en el menú de acceso directo. Desktop Intelligence muestra los datos del siguiente nivel superior. Anulación de acciones de exploración Puede anular hasta diez acciones de exploración, lo cual resulta de gran utilidad si se pierde el seguimiento del análisis. • Haga clic en Deshacer en el menú Editar. Exploración lateral Al profundizar y sintetizar, el desplazamiento se realiza por los niveles de la misma jerarquía. Sin embargo, si no encuentra la respuesta a una pregunta mediante el análisis de datos en su jerarquía actual, puede desplazarse a otra jerarquía para analizar otros datos. Ejemplo: Cambio de análisis de Centro de vacaciones a Ventas El informe muestra los datos para Centro de vacaciones, que pertenece a la jerarquía Centro de vacaciones. El informe contiene también Año, que pertenece a la jerarquía Ventas; sin embargo, actualmente no se muestran los datos para Año. Si efectúa una exploración de Centro de vacaciones a Año, puede profundizar en la dimensión siguiente de la jerarquía Ventas. También puede hacer una exploración lateral con respecto a otras jerarquías o, volver a la jerarquía en la que estaba trabajando al principio. La exploración lateral crea nuevas rutas que puede seguir al analizar datos. Para poder realizar la exploración total, el informe debe contener dimensiones de más de una jerarquía. Si éste no es el caso, puede: Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 127 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Exploración en gráficos • Recuperar datos para dimensiones de más de una jerarquía ampliando el objetivo de análisis. • Crear nuevas jerarquías en el informe. Para explorar y profundizar hasta otra jerarquía 1. Haga clic con el botón derecho en un valor y haga clic en Explorar por en el menú de acceso directo. La lista de dimensiones que puede explorar aparecerá en un submenú. 2. Elija una dimensión de la lista. La lista del submenú Explorar por muestra únicamente cinco dimensiones de forma predeterminada. Para visualizar la lista completa de dimensiones: 3. Haga clic con el botón derecho en un valor y haga clic en Explorar por - Otros en el menú de acceso directo. Aparecerá el cuadro de diálogo Explorar por – Todas las dimensiones disponibles. 4. Elija una dimensión en la lista 5. Haga clic en Aceptar. Las dimensiones que aparecen en gris ya se han utilizado en el análisis actual. Nota: Para ver más opciones, puede cambiar la configuración en el menú Explorar por. Para obtener más información, consulte Configuración de opciones para trabajar en modo Exploración. Exploración en gráficos Puede explorar en bloques de gráficos del mismo modo que en las tablas y tablas de referencias cruzadas. 128 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Exploración en varias jerarquías Para explorar en gráficos 1. Coloque el cursor en una parte del gráfico. Aparecerá una etiqueta para indicar la siguiente dimensión inferior en la jerarquía y el cursor se convertirá en una lupa. 2. Haga doble clic. El gráfico se actualiza y el valor explorado se muestra en la barra de herramientas Exploración. Nota: No puede explorar en la serie de datos de gráficos de área 2D y 3D. Exploración en varias jerarquías Si el bloque contiene más de una jerarquía, puede realizar una profundización simultánea de una dimensión a la siguiente en todas las jerarquías del bloque. Para ello, tendrá que realizar una profundización en un objeto de tipo indicador. En la tabla que se ilustra a continuación, Centro de vacaciones pertenece a la jerarquía Centro de vacaciones y Año a la jerarquía Ventas. Si coloca el cursor en la columna Centro de vacaciones, verá que el siguiente nivel inferior es Prestaciones. Si lo coloca en la columna Año, verá que el siguiente nivel inferior es Trimestre. Puede efectuar una profundización primero en una jerarquía y luego en la otra, o bien puede realizarla en ambas jerarquías a la vez mediante la exploración de la columna Volumen de negocios. Para explorar en varias jerarquías 1. Coloque el cursor sobre la columna Volumen de negocios. Aparecerá una etiqueta que indica que puede efectuar una profundización en Tipo de prestaciones y Trimestre. 2. Haga doble clic en la columna Volumen de negocios, en la celda que muestra el volumen de negocios para Club Hawaiian en AF1998. Se trata del primer valor de la columna. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 129 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Vista de datos diferente Desktop Intelligence desplaza Centro de vacaciones y Año a la barra de herramientas Exploración. Los valores de la barra de herramientas Exploración son Club Hawaiian y AF1998. Tipo de prestaciones y Trimestre aparecen en la tabla y Desktop Intelligence actualiza la columna Volumen de negocios. Para sintetizar en varias jerarquías 1. Haga clic con el botón derecho en un valor de objeto de tipo indicador 2. Haga clic en Sintetizar en el menú de acceso directo. Vista de datos diferente A medida que trabaja, puede cambiar los datos que se van a analizar introduciendo, eliminando o sustituyendo dimensiones e indicadores en el bloque. Únicamente puede reemplazar los datos por datos del mismo tipo. Puede reemplazar indicadores por indicadores y dimensiones por dimensiones. 130 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Vista de datos diferente Para... Haga clic con el En el menú, habotón derecho Después elija... ga clic en... en... Una tabla, en la celda siguiente o a la derecha del lugar donde desea insertar la variable Insertar una variaUn gráfico, en la Insertar ble serie de datos (o su etiqueta de datos o símbolo de leyenda) junto a la cual va a insertar la variable Reemplazar una Los datos que va Reemplazar variable a reemplazar Eliminar una variable La variable que va a insertar La variable que va a utilizar de la lista Los datos que va Eliminar a eliminar Nota: Si los comandos Insertar y Reemplazar no se encuentran disponibles al hacer clic en los datos, significará que no existe ninguna variable compatible con la que reemplazar la selección. Cambio de datos en tablas durante una exploración Mientras trabaja en tablas o tablas de referencias cruzadas en modo Exploración, puede desplazar los datos del Administrador de informes a la barra de herramientas Exploración o a la tabla, o tabla de referencias Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 131 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Vista de datos diferente cruzadas, y desde ellas. Puede agregar, reemplazar y eliminar los datos que sean necesarios para obtener un punto de vista diferente para el análisis. • Puede mover variables de la ventana del Administrador de informes a la barra de herramientas Exploración, o a una tabla o tabla de referencias cruzadas del informe. • Puede desplazar variables de la barra de herramientas Exploración a una tabla o tabla de referencias cruzadas del informe. Nota: No puede arrastrar y colocar variables en gráficos. En las tablas siguientes se muestra un resumen del modo en que se pueden desplazar los datos entre el Administrador de informes, la barra de herramientas Exploración, y las tablas y tablas de referencias cruzadas. Del Administrador de informes a la barra de herramientas Exploración Puede arrastrar una variable de la lista en el Administrador de informes y colocarla en la barra de herramientas Exploración. Para... Haga clic en... Arrastre... Colóquela cuando... La barra de herramientas ExploraEl icono de la vaInsertar una variaLa variable donde ción muestre reriable que desea ble desee insertarla saltado Insertar desplazar La barra de estado muestre Reemplazar una El icono de una variable de las variables 132 La barra de herramientas ExploraLa variable sobre ción muestre rela variable que saltado Reempladesea reempla- zar zar La barra de estado muestre Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Vista de datos diferente De la ficha Datos o barra de herramientas Exploración a tabla o tabla de referencias cruzadas También puede arrastrar una variable de la barra de herramientas Exploración o el Administrador de informes a la tabla o tabla de referencias cruzadas en la que está trabajando. Para... Haga clic en... Arrastre... Colóquela cuando... La tabla o barra de herramientas Exploración El icono de la vaInsertar una variaLa variable donde muestre resaltado riable que desea ble desee insertarla Insertar insertar La barra de estado muestre Reemplazar una El icono de una variable de las variables La tabla o barra de herramientas La variable sobre Exploración la variable que muestre resaltado desea reempla- Reemplazar zar La barra de estado muestre Uso de la barra de herramientas Exploración Utilice la barra de herramientas Exploración para filtrar los datos mostrados en el bloque que está analizando. Si mantiene el cursor encima de uno de los cuadros, aparecerá una etiqueta que muestra: • La jerarquía a la que pertenece el valor elegido Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 133 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Vista de datos diferente • El nombre de la dimensión • Una lista de los tres valores máximos que se encuentran disponibles para dicha dimensión Tres puntos al final de la lista de valores indica que existen más valores disponibles que los mostrados en la lista de etiquetas. Puede visualizar un valor de la lista pulsando la primera letra en el teclado. Para eliminar un objeto de la barra de herramientas Exploración 1. Haga clic en la flecha situada junto al nombre del objeto. 2. Elija (Eliminar) en la lista. La celda desaparece de la barra de herramientas Exploración y ya no se muestran los datos para la variable. Para desplazar un objeto de la barra de herramientas Exploración al bloque 1. Haga clic en la flecha situada junto al nombre del objeto. 2. Elija (Desplazar al bloque) en la lista. La celda desaparece de la barra de herramientas Exploración y se agrega una columna de datos a la tabla. Reorganización de la barra de herramientas Exploración Puede reorganizar el orden en que se muestran las variables en la barra de herramientas Exploración. 134 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Vista de datos diferente Haga clic en... Desplazar una variable La barra de herramientas Exploración muestre reEl icono de la vaLa variable donde saltado Insertar riable que desea desee insertarla (cursor de flecha) desplazar La barra de estado muestre Colocar para insertar Permutar dos va- El icono de una riables de las variables Arrastre... Colóquela cuando... Para... El icono del ratón se convierte en un icono de intercambio (cursor de flecha con dos La variable sobre flechas más pela variable que queñas que desea permutar apuntan en direcciones opuestas) La barra de estado muestre Colocar para permutar Sugerencia: Puede arrastrar la barra de herramientas Exploración de su posición anclada en las otras barras de herramientas y colocarla en el lugar que le resulte más cómodo del espacio de trabajo. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 135 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Análisis de indicadores en modo Exploración Análisis de indicadores en modo Exploración Los indicadores muestran datos numéricos que son el resultado de los cálculos. Por ejemplo, Margen de beneficios es un indicador que constituye el resultado de Volumen de negocios - Coste. Un informe puede contener dos tipos diferentes de objetos indicadores: • Aquellos que creó el diseñador de universos y que ha recuperado una consulta (o los indicadores que han recuperado otros proveedores de datos) • Los indicadores creados localmente en el informe Únicamente puede analizar los indicadores en modo Exploración si los ha creado localmente, en función de los datos del documento en el que está trabajando. Nota: Para obtener información sobre la creación local de objetos de tipo indicador, consulte "Fórmulas, variables locales y funciones". En modo Exploración, puede expandir un indicador para ver sus componentes en el informe y analizar datos numéricos. La contracción de un indicador es la acción contraria a su expansión. En lugar de ver los componentes de un indicador, visualice una vez más sus valores agregados. Ejemplo: Análisis de margen de beneficios En un informe se muestran los datos para Cliente, Prestaciones y Margen. Margen es una variable local con la siguiente sintaxis: Precio del producto - Coste del producto Al expandir Margen, los datos para Precio del producto y Coste del producto aparecen en el informe. Al contraer el indicador que ha expandido, el informe muestra únicamente los datos para Margen. 136 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Realización de copias de informes mientras trabaja Expansión de indicadores Para expandir un indicador en modo Exploración: 1. Haga clic con el botón derecho en la celda o elemento de gráfico que muestra el indicador que va a expandir. 2. Haga clic en Expandir en el menú de acceso directo. Los componentes del indicador se muestran en el bloque. Contracción de indicadores Para contraer un indicador en modo Exploración: 1. Haga clic con el botón derecho en la celda o elemento de gráfico que muestra el indicador que va a contraer. 2. Haga clic en Contraer en el menú de acceso directo. Desaparecerán los datos de los componentes del indicador. Nota: Si los comandos Expandir y Contraer no se encuentran disponibles al hacer clic en un indicador, significa que la variable no se ha creado localmente en el informe y, por lo tanto, no se puede analizar. Realización de copias de informes mientras trabaja Para realizar un seguimiento de las diferentes etapas del análisis, puede realizar copias del trabajo a medida que avanza. Cada copia que realice del informe aparecerá en una ficha nueva en el documento. Para realizar una copia de un informe • Haga clic en Tomar instantánea en la barra de herramientas Informe (icono de cámara). Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 137 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Ampliación de análisis Cada copia que realice del informe aparecerá en una ficha nueva en el documento. El nombre que aparece en la ficha es Nombre de informe (n+1). Si, por ejemplo, el informe que ha copiado se llama Ventas, el nuevo informe se llamará Ventas (1). Los filtros que se muestran en la barra de herramientas Exploración cuando se tomó la instantánea se convierten en filtros de informe globales. Ampliación de análisis Puede colocar nuevos datos en el informe si éste no contiene todos los datos necesarios para el análisis. Podrá hacerlo ampliando el objeto de análisis en la ventana del mismo nombre o editando la consulta para recuperar más datos de la base de datos. Para ampliar el objeto de análisis Para ampliar el objeto de análisis: 1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el bloque que está analizando. 2. Haga clic en Objeto de análisis en el menú de acceso directo. Aparecerá el cuadro de diálogo Objeto de análisis. • Para incluir todas las dimensiones de una jerarquía, haga clic en la casilla de verificación de la jerarquía. • Haga clic en un cuadro de filtro para restringir los datos recuperados. • Active el cuadro de dimensión para incluir sólo las dimensiones individuales que necesita. 3. Elija las dimensiones que va a incluir en el objeto de análisis y haga clic en Aceptar. Las dimensiones se muestran ahora en la lista de la ventana Administrador de informes. Desktop Intelligence muestra los valores actualmente mostrados en la barra de herramientas Exploración colocando un icono de filtro junto a ellos. 138 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Ampliación de análisis Exploración en la base de datos para recuperar nuevos datos Si el nivel de detalle inferior que necesita no se encuentra actualmente disponible en el informe, puede explorar directamente en la base de datos desde el modo Exploración y obtener los datos necesarios. No será necesario que edite la consulta en el Panel de consulta. Para explorar en la base de datos para recuperar nuevos datos 1. Haga clic con el botón derecho en la columna o fila donde desea que se muestren los nuevos datos. 2. Elija en el menú Explorar en. Aparecerá el cuadro de diálogo Explorar en. Las dimensiones que actualmente están disponibles en el informe aparecen atenuadas. Todas las dimensiones que pertenecen a jerarquías explorables, pero que no están actualmente disponibles en el informe, aparecen en negro. 3. Elija una dimensión y haga clic en Aceptar. La dimensión se recupera de la base de datos y se muestra en el bloque que está analizando. Puede elegir solamente una dimensión cada vez. Recuperación de datos nuevos mediante filtros Puede utilizar los filtros que se aplican en modo Exploración como condiciones de consulta al recuperar datos nuevos de la base de datos. En el ejemplo siguiente se muestra su funcionamiento. Ejemplo: Para centrar el análisis en un centro de vacaciones destacado empleando filtros de exploración como condiciones de consulta Está interesado en el análisis de los excelentes resultados del volumen de negocios en los Estados Unidos. Ha efectuado una operación de profundización hasta País y observa que el centro de vacaciones Club Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 139 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Ampliación de análisis Hawaiian ha generado el mejor volumen de negocios. Ahora desea concentrarse en este centro de vacaciones y obtener información sobre el país de residencia de los clientes de dicho centro de vacaciones; sin embargo, estos datos no se encuentran disponibles en el informe. 1. Haga clic en Opciones en el menú Herramientas. Aparece el cuadro de diálogo Opciones. 2. Haga clic en la ficha Exploración. 3. Haga clic en la opción Aplicar filtros de exploración de la sección Explorar en. Ahora puede recuperar los datos nuevos de la base de datos. Se ha realizado una operación de profundización en País y la tabla muestra únicamente el volumen de negocios para centros de vacaciones de los Estados Unidos. 4. Haga clic con el botón derecho en Club Hawaiian en la columna Centro de vacaciones y, después, haga clic en Explorar en en el menú de acceso directo. Aparecerá el cuadro de diálogo Explorar en. Las dimensiones que ya están disponibles en el informe aparecen atenuadas. La dimensión País dispone de un filtro para visualizar datos únicamente de los Estados Unidos mientras que la dimensión Centro de vacaciones dispone de un filtro para ver únicamente los datos de Club Hawaiian. Estos filtros se utilizarán como condiciones de consulta y únicamente se recuperarán los datos de la base de datos relativos al centro de vacaciones Club Hawaiian de los Estados Unidos. 5. Elija País de residencia en la jerarquía Cliente y haga clic en Aceptar. Desktop Intelligence recupera los datos, muestra País de residencia en la tabla y desplaza Centro de vacaciones a la barra de herramientas Exploración. Observe que Francia ya no se encuentra disponible en la lista País y que Club Hawaiian es el único nombre de la lista de centros de vacaciones. La tabla muestra únicamente los datos para Club Hawaiian. 140 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Exploración mediante jerarquías personalizadas Exploración mediante jerarquías personalizadas Es posible que observe que el orden predeterminado en el que están organizados los objetos de dimensión no es óptimo para sus necesidades de análisis, o bien necesita explorar una jerarquía que tiene objetos de diferentes clases. Puede editar una jerarquía cambiando el orden de las dimensiones que contiene, agregando o eliminando dimensiones. También puede cambiar el nombre de una jerarquía e incluso eliminarla. Asimismo, puede crear sus propias jerarquías empleando las dimensiones disponibles en el informe o utilizando objetos del usuario. Existen dos tipos de jerarquías personalizadas: • Las jerarquías personalizadas predefinidas que configura el diseñador de universos y que se pueden volver a utilizar en otros documentos. • Las jerarquías que crea el propio usuario y que se guardan únicamente en el documento en el que se crearon. Edición de jerarquías Los cambios efectuados en una jerarquía creada por un diseñador de universos afectan únicamente al trabajo en modo Exploración. Si, por ejemplo, elimina una jerarquía, ya no podrá utilizarla en modo Exploración. Sin embargo, la jerarquía permanece sin modificación alguna en el universo de manera que podrá utilizarla para definir el objeto de análisis al crear una consulta en el universo. El diseñador de universos es la única persona que puede editar o eliminar jerarquías a nivel de universos. Para editar una jerarquía en modo Exploración: 1. Haga clic en Jerarquías en el menú Análisis. Se abrirá el Editor de jerarquías. 2. En el cuadro Jerarquías disponibles, haga clic en el signo + para ver el contenido de la carpeta de jerarquías. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 141 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Exploración mediante jerarquías personalizadas 3. En el cuadro Dimensiones disponibles, haga clic en el signo + situado a la izquierda de la carpeta para ver la lista de dimensiones. 4. Efectúe los cambios necesarios. 5. Haga clic en Aceptar para cerrar el Editor de jerarquías. Para agregar una dimensión a una jerarquía existente 1. Haga clic en la dimensión que desea agregar a la jerarquía. 2. Haga clic en Agregar. La dimensión en la que hizo clic aparece en la carpeta de la jerarquía del cuadro Jerarquías disponibles. Si el Editor de jerarquías no muestra la dimensión que desea agregar a la jerarquía, es posible que tenga que ampliar el objeto de análisis. Consulte "Ampliar el objeto de análisis". No puede combinar dimensiones de diferentes proveedores de datos en una sola jerarquía. Para cambiar el orden de las dimensiones en una jerarquía 1. Haga clic en la dimensión que desea desplazar hacia arriba o abajo en su jerarquía. 2. Haga clic en Arriba o Abajo para cambiar la posición de la dimensión en la jerarquía. Para cambiar el nombre a una jerarquía 1. Haga clic en la jerarquía cuyo nombre desea cambiar. 2. Haga clic de nuevo en el nombre de la jerarquía y, a continuación, introduzca el nuevo nombre. Para eliminar una dimensión de una jerarquía • 142 Haga clic en la dimensión que desee eliminar y a continuación, haga clic en Quitar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Exploración mediante jerarquías personalizadas Para eliminar una jerarquía • Haga clic en la jerarquía que desea eliminar y a continuación, haga clic en Quitar. Creación de jerarquías Puede crear sus propias jerarquías personalizadas desde cualquiera de las dimensiones disponibles en el informe. Las dimensiones que se incluyan en una jerarquía pueden ser variables locales, variables derivadas o dimensiones que devuelven los proveedores de datos. Nota: También puede utilizar un objeto de usuario de tipo fecha como base para una jerarquía de tipo hora. Para obtener información sobre objetos del usuario, consulte "Creación de objetos del usuario". Para crear una jerarquía personalizada 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Haga clic en Jerarquías en el menú Análisis. Se abrirá el Editor de jerarquías. Haga clic en Nueva en el Editor de jerarquías. Introduzca el nombre de la nueva jerarquía y, a continuación, haga clic fuera del cuadro de nombre. En el cuadro Dimensiones disponibles, haga clic en la primera dimensión de la nueva jerarquía Haga clic en Agregar. La dimensión en la que ha hecho clic aparecerá en la carpeta de la nueva jerarquía en el cuadro Jerarquías disponibles. Agregue otras dimensiones que vaya a incluir y haga clic en Aceptar. Si el Editor de jerarquías no muestra las dimensiones que desea incluir en la jerarquía, es posible que tenga que ampliar el objeto de análisis. Consulte "Ampliar el objeto de análisis". Tenga en cuenta que no puede combinar dimensiones de diferentes proveedores de datos en una sola jerarquía. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 143 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Calificación de datos para jerarquías Calificación de datos para jerarquías Desktop Intelligence califica los datos como dimensiones, indicadores o información. Las jerarquías contienen dimensiones únicamente, de manera que si desea incluir un objeto en una jerarquía para su análisis en modo Exploración, deberá calificarlo como una dimensión. En la preparación para modo Exploración, es posible que tenga que modificar la calificación de objetos del usuario, variables o fórmulas que haya creado en el informe. Por ejemplo, desea incluir una variable en una jerarquía pero no es posible debido a que la variable está calificada como información. En este caso, deberá calificar la variable como una dimensión para poder incluirla en la jerarquía. Puede cambiar la calificación de datos devuelta por los procedimientos almacenados, archivos de comandos SQL manual y archivos de datos personales. También puede cambiar la calificación de objetos de usuario, variables locales y fórmulas. Nota: No puede cambiar la calificación de datos devueltos por una consulta en un universo. Para volver a calificar variables locales y fórmulas 1. Seleccione uno de los siguientes elementos de informe que muestra la fórmula o variable local que desea calificar: • Una celda de una tabla o tabla de referencias cruzadas. • En un gráfico, la serie de datos, una etiqueta de datos o la leyenda. • Una celda sin formato. 2. Haga clic en Variables, en el menú Datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Variables. 3. Seleccione la variable local o fórmula de la lista. Las variables locales se almacenan en la carpeta Variables y las fórmulas en la carpeta Fórmulas. 4. Haga clic en Editar. 144 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Impresión en modo Exploración 5. En la ficha Definición del Editor de variables, haga clic en un botón de opción para cambiar la calificación y, a continuación, haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Variables. Para volver a calificar variables 1. Haga clic en Ver en el menú Datos. 2. Se abre el cuadro de diálogo Administrador de datos. 3. En el cuadro Proveedores de datos del Administrador de datos, haga clic en el icono que representa la columna de datos cuya calificación desea cambiar. 4. Haga clic en la ficha Definición. 5. Se mostrarán el nombre, tipo, calificación y valores para la columna. 6. En el cuadro Calificación, haga clic en un botón de opción para cambiar la calificación de la columna. 7. Haga clic en Aceptar. Para volver a calificar objetos del usuario 1. Haga clic en Universos, en el menú Herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo Universos. 2. 3. 4. 5. Seleccione el universo que contiene el objeto del usuario. Haga clic en Objetos del usuario. Haga clic en Editar. En el cuadro Calificación de la ficha Definición, haga clic en un botón de opción para cambiar la calificación y, a continuación, haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Objetos del usuario. Impresión en modo Exploración Puede imprimir una tabla, tabla de referencias cruzadas o gráfico en modo Exploración. Antes de imprimir, puede insertar el contenido de la barra de herramientas Exploración en el informe para realizar un seguimiento de los filtros aplicados. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 145 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Configuración de opciones para trabajar en modo Exploración Para insertar el contenido de la barra de herramientas Exploración como título 1. Haga clic en Campo especial en el menú Insertar y, luego, haga clic en Filtros de exploración. 2. El cursor se convierte en un cursor correspondiente a insertar celda. 3. Con el botón izquierdo del ratón pulsado, dibuje un cuadro en el modo Exploración en la posición donde desearía visualizar el título. 4. Suelte el botón del ratón. 5. Se insertará una celda que contiene una lista de los valores actualmente mostrados en la barra de herramientas Exploración. Puede editar el tamaño y el formato de la celda de la misma manera en que editaría una celda en un informe. Para imprimir un informe desde el modo Exploración 1. Asegúrese de que el informe que desea imprimir se encuentra activo. 2. Haga clic en Imprimir en el menú Archivo. Configuración de opciones para trabajar en modo Exploración Son varias las opciones que puede definir para la administración del trabajo en modo Exploración. En este cuadro de diálogo podrá realizar las operaciones siguientes: 146 • Controlar el número de opciones que aparecerán en los submenús emergentes • Ver el número de valores de cada dimensión que aparece en el menú emergente • Crear de manera sistemática un nuevo informe al cambiar al modo Exploración o seleccionar la petición o no de confirmación de creación de un nuevo informe • Controlar el cursor y la etiqueta que aparece en modo Exploración Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Análisis de datos en modo Exploración Configuración de opciones para trabajar en modo Exploración • Visualizar automáticamente los totales o porcentajes de datos numéricos (indicadores) • Elegir la visualización de un mensaje antes de cerrar el modo Exploración • Definir los filtros de exploración como condiciones de consulta al efectuar la exploración para recuperar más datos de la base de datos Para definir opciones del modo Exploración 1. Haga clic en Opciones, en el menú Herramientas. Se abre el cuadro de diálogo Opciones. 2. Haga clic en la ficha Exploración. 3. Defina las opciones necesarias. 4. Haga clic en Aceptar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 147 8 8 Análisis de datos en modo Exploración Configuración de opciones para trabajar en modo Exploración 148 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Modo Corte y rotación 9 9 Modo Corte y rotación Información general Información general El modo Corte y rotación permite cambiar la posición de los datos en un informe; por ejemplo, puede trasladar las columnas a filas para crear una tabla de referencias cruzadas. También puede utilizar el modo Corte y rotación para: • Trabajar con informes de clave maestra/información • Mostrar y eliminar datos • Cambiar de nombre, restablecer y eliminar bloques • Convertir tablas y tablas de referencias cruzadas en gráficos, y viceversa • Aplicar, editar y eliminar rupturas, filtros, ordenaciones, clasificaciones y cálculos Puede acceder al modo Corte y rotación a través del panel Corte y rotación, una ventana emergente que proporciona una representación gráfica del informe en el que está trabajando. Para realizar tareas de corte y rotación, arrastre y suelte los iconos que representan los datos. Trabajo en modo Corte y rotación Al trabajar en el modo Corte y rotación se utiliza el panel Corte y rotación. Para mostrar el Panel Corte y rotación: 1. Haga clic en Corte y rotación en el menú Análisis. 2. Si lo desea, haga clic en Corte y rotación en la barra de herramientas Estándar. Aparecerá el panel Corte y rotación. 150 • El primer botón en la parte superior izquierda sirve para mostrar u ocultar el cuadro Variables disponibles. • El siguiente conjunto de botones le permite aplicar rupturas, filtros, ordenaciones, clasificaciones y cálculos. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación • Las variables del informe se muestran en el árbol Variables disponibles. • Las opciones de la parte inferior izquierda le permiten visualizar todas las variables, sólo las dimensiones, sólo los indicadores o todas las variables del proveedor de datos. • El panel Sección muestra las claves maestras en los informes de clave maestra/información. • El panel Estructura del bloque muestra las variables en la tabla, el gráfico o la tabla de referencias cruzadas activa. • La ficha Tabla 1 muestra el nombre y tipo (tabla, gráfico o tabla de referencias cruzadas) de cada bloque. • Puede cambiar de nombre, transformar, restablecer o eliminar un bloque, haga clic con el botón derecho del ratón en su ficha y, a continuación, haga clic en un comando del menú de acceso directo. Uso de informes de clave maestra/información en modo Corte y rotación Los informes de clave maestra/información presentan los datos en secciones. Cada sección contiene una "clave maestra" o parte padre de datos; por ejemplo, un centro de vacaciones o un año. El resto de los datos de la sección se refiere a la clave maestra. En la siguiente ilustración se muestra un informe de clave maestra/información y su correspondiente representación en el panel Corte y rotación. • El cuadro Variables disponibles muestra las variables y fórmulas que se pueden visualizar en el informe. • El cuadro Sección muestra la clave maestra. • El cuadro Estructura del bloque muestra los datos que aparecen en la tabla. El panel Corte y rotación facilita el trabajo con informes de clave maestra/información. En este cuadro de diálogo podrá realizar las operaciones siguientes: Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 151 9 9 Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación • Elaborar un informe de clave maestra/información • Reorganizar un informe de clave maestra/información mediante la modificación de la clave maestra o la creación de un informe de clave maestra o clave maestra/información • Deshacer un informe de clave maestra/información mediante la eliminación de la clave maestra • Desactivar las secciones de informes de clave maestra/información Para estructurar un informe existente como un informe de clave maestra/información en modo dividir en secciones 1. Arrastre el icono de la clave maestra en el cuadro Sección. 2. Para utilizar los datos disponibles, arrastre un icono del cuadro Estructura del bloque, suéltelo en el cuadro Sección y, a continuación, haga clic en Aplicar. 3. Para utilizar datos que aún no aparecen en el informe, arrastre un icono del cuadro Variables disponibles, suéltelo en el cuadro Sección y, a continuación, haga clic en Aplicar. Para estructurar un informe existente como un informe de clave maestra/información en modo Exploración 1. 2. 3. 4. Cambie al modo Exploración. Seleccione los datos que desea utilizar como clave maestra. Haga clic con el botón derecho. Haga clic en Definir como clave maestra en el menú de acceso directo. Reorganización de un informe de clave maestra/información Para reorganizar un informe de clave maestra/información, puede: • Utilizar una clave maestra diferente. • Crear un informe de clave maestra/información Esta estructura le permite ver los datos en dos niveles de detalle. 152 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación Para reorganizar un informe de clave maestra/información mediante una clave maestra distinta 1. Abra un informe de clave maestra/información. 2. Seleccione el icono de la clave maestra en el cuadro Sección y, a continuación, pulse la tecla Supr. El icono desaparecerá del cuadro Sección. 3. Para reemplazar la clave maestra con datos que ya aparecen en el informe, arrastre un icono del cuadro Estructura del bloque y suéltelo en el cuadro Sección. 4. Para intercambiar la clave maestra con datos que ya aparecen en el informe, mantenga pulsada la tecla Mayús y, a continuación, arrastre la clave maestra hasta que se encuentre sobre el icono con el que la desea intercambiar del cuadro Estructura del bloque. Suelte el ratón y haga clic en Aplicar. 5. Para reemplazar la clave maestra con datos que aún no aparecen en el informe, arrastre un icono del cuadro Variables disponibles y suéltelo en el cuadro Sección. 6. Haga clic en Aplicar para visualizar el informe con la nueva clave maestra. Para reorganizar un informe de clave maestra/información mediante la creación de un informe de clave maestra/información Un informe de clave maestra/información contiene dos claves maestras, como su propio nombre indica. Esto significa que en el panel Corte y rotación debe haber dos iconos en el cuadro Sección. Lo más probable es que cree un informe de clave maestra/información a partir de un informe de clave maestra/información ya existente. 1. Abra un informe de clave maestra/información. 2. Abra el panel Corte y rotación. 3. Arrastre un icono al cuadro Sección. Puede arrastrar un icono del cuadro Variables disponibles o del cuadro Estructura del bloque. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 153 9 9 Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación 4. Arrastre el icono hasta colocarlo justo debajo del icono existente y, a continuación, suelte el botón del ratón. 5. Haga clic en Aplicar para visualizar el informe de clave maestra/información. Para deshacer un informe de clave maestra/información Deshacer un informe de clave maestra/información significa eliminar la clave maestra. En el panel Corte y rotación, se elimina la clave maestra del cuadro Sección. 1. Arrastre la clave maestra del cuadro Sección al cuadro Estructura del bloque. 2. Haga clic en Aplicar. De esta forma se traslada la clave maestra a un bloque. 3. Seleccione la clave maestra en el cuadro Sección. 4. Pulse la tecla Supr. 5. Haga clic en Aplicar. De esta forma se elimina la clave maestra del informe. Desactivación de secciones de informes de clave maestra/información La desactivación de secciones de un informe de clave maestra/información permite volver a calcular el informe sin eliminar los datos que contiene. Esta función es de gran utilidad en informes que contienen múltiples bloques, como se describe en el siguiente ejemplo. Una sección del informe a continuación muestra el volumen de negocios y el número de clientes por trimestre para FY1998. El gráfico de la izquierda muestra el volumen de negocios por trimestre y la tabla de la derecha muestra el número de clientes por trimestre. Para obtener el número de clientes por trimestre en todos los centros de vacaciones, en vez del número de clientes por cada centro, desactive la 154 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación sección Centro de vacaciones de la tabla. El panel Corte y rotación le permite realizar esta tarea sin necesidad de utilizar el ratón. Una vez realizada esta tarea, Desktop Intelligence vuelve a calcular de forma dinámica el número de clientes para todos los centros de vacaciones al tiempo que deja intactos los datos del gráfico. Para desactivar una sección de un informe de clave maestra/información 1. Abra un informe de clave maestra/información. 2. Abra el panel Corte y rotación. 3. Haga clic en la ficha del bloque (tabla, gráfico o tabla de referencias cruzadas) que desea volver a calcular. 4. En el cuadro Sección, haga clic con el botón derecho del ratón en la clave maestra de la sección que desea desactivar. 5. Haga clic en Desactivar esta sección en el menú de acceso directo. 6. Haga clic en Aplicar. El bloque aparecerá en la sección encima de la sección que ha desactivado. Nota: Si selecciona una clave maestra que contiene claves maestras, el menú emergente proporciona la opción adicional de desactivar la clave maestra junto con todas sus claves maestras hijas. Asimismo, si selecciona una clave maestra desactivada que no está en el nivel superior de la jerarquía de claves maestras, el menú incluye la opción de reactivar esta clave maestra y todas sus claves maestras superiores. Para volver a activar una sección de un informe de clave maestra/información Una vez que ha desactivado una sección de un informe de clave maestra/información, puede volver a activarla. 1. Abra el informe de clave maestra/información y, a continuación, abra el panel Corte y rotación. 2. Haga clic en la ficha del bloque (tabla, gráfico o tabla de referencias cruzadas) que desea volver a calcular. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 155 9 9 Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación 3. En el cuadro Sección, haga clic con el botón derecho del ratón en la clave maestra de la sección que desea activar. 4. Haga clic en Activar esta sección en el menú de acceso directo. 5. Haga clic en Aplicar. Para realizar esta tarea también puede seleccionar y arrastrar el bloque de nuevo a su sección original. Para ello, mantenga pulsada la tecla Alt y haga clic en el bloque. Coloque el cursor en el borde del bloque. Cuando el cursor se transforme en una cruz, según se muestra en el margen, haga clic en el borde. Mantenga pulsado el ratón y arrastre el bloque a su sección original. Cuando suelte el botón del ratón, Desktop Intelligence vuelve a calcular de forma dinámica los datos del bloque. Para desactivar o activar dos o más secciones al mismo tiempo En los informes de clave maestra/información, que por definición contienen dos o más secciones, puede desactivar varias secciones al mismo tiempo. 1. Abra el informe de clave maestra/información y, a continuación, abra el panel Corte y rotación. 2. Haga clic en la ficha del bloque (tabla, gráfico o tabla de referencias cruzadas) que desea volver a calcular. 3. En el cuadro Sección, haga clic con el botón derecho del ratón en la clave maestra de la sección más alta que desea desactivar. 4. Haga clic en Desactivar esta sección y todas las secciones inferiores en el menú de acceso directo. 5. Haga clic en Aplicar. Desktop Intelligence vuelve a calcular el informe. 6. Haga clic con el botón derecho del ratón en la clave maestra de la sección inferior (Trimestre, en el ejemplo que nos ocupa). 7. Haga clic en Activar esta sección y todas las secciones superiores y, a continuación, haga clic en Aplicar. 156 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación Colocación horizontal de los datos en modo Corte y rotación Todos los informes presentan los datos horizontalmente. En tablas y tablas de referencias cruzadas, los datos aparecen en columnas, y en los gráficos, los datos se posicionan sobre el eje X que va de izquierda a derecha. En el panel Corte y rotación, el cuadro Estructura del bloque muestra las dimensiones y los indicadores que aparecen horizontalmente en una tabla, una tabla de referencias cruzadas o un gráfico. Puede utilizar el panel Corte y rotación para mover las variables horizontalmente con el método de arrastrar y colocar. También puede permutar dos variables. Arrastre horizontal de una variable hasta una nueva posición 1. Seleccione un icono. 2. Arrastre el icono horizontalmente (izquierda o derecha) hasta la nueva posición. A medida que mueve el ratón, el cursor adopta forma de flecha. 3. Suelte el botón del ratón para colocar el icono en la nueva posición. 4. Haga clic en Aplicar para visualizar los datos en su nueva posición en el informe. Permutación de dos variables horizontalmente 1. Mantenga pulsada la tecla Mayús. 2. Seleccione uno de los iconos que desea permutar. 3. El cursor cambia para mostrar que se está realizando una operación de "permutación" y adopta forma de flecha con dos flechas más pequeñas que apuntan en direcciones opuestas. 4. Arrastre el icono horizontalmente hasta que esté situado encima del icono con el que desea permutarlo y suelte el botón del ratón. 5. Haga clic en Aplicar para visualizar los datos permutados en el informe. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 157 9 9 Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación Uso de tablas de referencias cruzadas y gráficos matriciales 3D El panel Corte y rotación facilita el trabajo con tablas de referencias cruzadas y gráficos matriciales 3D. El cuadro Estructura del bloque muestra claramente la estructura de la tabla de referencias cruzadas o el gráfico matricial 3D. En modo Corte y rotación puede realizar las siguientes tareas con tablas de referencias cruzadas y gráficos matriciales 3D: • Creación de una tabla de referencias cruzadas o un gráfico matricial 3D a partir de una tabla o un gráfico matricial 2D respectivamente • Reducción de una tabla de referencias cruzadas o un gráfico matricial 3D a una tabla o un gráfico matricial 2D respectivamente • Nueva colocación de datos que aparecen en filas o en el eje Z • Mover datos entre filas y columnas (en tablas de referencias cruzadas) y entre el eje Z y el eje X (en gráficos matriciales 3D) • Convertir tablas de referencias cruzadas en gráficos matriciales 3D, y viceversa En las secciones siguientes se describe cómo realizar estas tareas, excepto la conversión de tablas de referencias cruzadas en gráficos matriciales 3D, y viceversa. Esta tarea se describe en "Transformación de bloques en modo Corte y rotación". Para crear una tabla de referencias cruzadas o un gráfico matricial 3D a partir de una tabla o un gráfico matricial 2D 1. Haga clic en una tabla o un gráfico matricial 2D y, a continuación, abra el panel Corte y rotación. 2. Seleccione el icono de los datos que desea utilizar para crear la tabla de referencias cruzadas o el gráfico matricial. 3. Arrastre el icono hasta colocarlo encima del icono situado más a la derecha en el cuadro Estructura del bloque y, a continuación suelte el botón del ratón. 158 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación 4. El icono aparece encima y a la derecha de los demás iconos del cuadro Estructura del bloque, según se ilustra en Trabajo en modo Corte y rotación. 5. Haga clic en Aplicar para que aparezca la tabla de referencias cruzadas o el gráfico matricial. 6. Para utilizar datos que ya aparecen en el informe, arrastre un icono del cuadro Estructura del bloque o del cuadro Sección. 7. Para utilizar datos que aún no aparecen en el informe, arrastre un icono del cuadro Variables disponibles. Reducir una tabla de referencias cruzadas o un gráfico matricial 3D a una tabla o un gráfico matricial 2D Cuando reduce una tabla de referencias cruzadas o un gráfico matricial 3D a una tabla o un gráfico 2D, extrae datos de la tabla de referencias cruzadas o el gráfico matricial. En este cuadro de diálogo podrá realizar las operaciones siguientes: • Eliminar datos del informe • Visualizar los datos en el gráfico 2D o la tabla Para reducir una tabla de referencias cruzadas o un gráfico matricial 3D a una tabla o un gráfico matricial 2D 1. Haga clic en una tabla de referencias cruzadas o un gráfico matricial 3D. 2. Abra el panel Corte y rotación. 3. Seleccione el icono de la variable cuyos datos aparecen en filas (si está trabajando con una tabla de referencias cruzadas) o en el eje Z (si está trabajando con un gráfico). Este icono está situado en la esquina superior derecha del cuadro Estructura del bloque. 4. Para eliminar los datos del informe, pulse la tecla Supr. 5. Para visualizar los datos en la tabla o el gráfico matricial 2D, arrastre el icono hacia abajo y a la izquierda hasta situarlo al mismo nivel que el resto de iconos. 6. Suelte el botón del ratón. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 159 9 9 Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación 7. Haga clic en Aplicar para que aparezca la tabla o el gráfico matricial 2D. Modificar la posición y colocar los datos verticalmente Puede colocar más de una variable en filas, en tablas de referencias cruzadas y en el eje Z de gráficos matriciales 3D. Puede cambiar la colocación de estas variables, según se ilustra a continuación: Traslado de una variable arriba o abajo 1. 2. 3. 4. 5. Seleccione un icono. Arrastre el icono verticalmente (arriba o abajo) hasta la nueva posición. A medida que mueve el ratón, el cursor adopta forma de flecha. Suelte el botón del ratón para colocar el icono en la nueva posición. Haga clic en Aplicar. Permutación de dos variables verticalmente 1. Mantenga pulsada la tecla Mayús. 2. Seleccione uno de los iconos que desea permutar. El cursor cambia para mostrar que se está realizando una operación de "permutación" y adopta forma de flecha con dos flechas más pequeñas que apuntan en direcciones opuestas. 3. Arrastre el icono verticalmente hasta que esté situado encima del icono con el que desea permutarlo. 4. Suelte el botón del ratón. 5. Haga clic en Aplicar. Para trasladar datos entre columnas y filas en tablas de referencias cruzadas Para trasladar datos entre las columnas y filas de una tabla de referencias cruzadas, vaya al panel Corte y rotación y mueva iconos desde la esquina superior derecha o hasta dicha esquina en el cuadro Estructura del bloque. 160 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación Traslado de datos de filas a columnas 1. Seleccione un icono en la esquina superior derecha del cuadro Estructura del bloque. 2. Mantenga pulsado el botón del ratón y arrástrelo a la esquina inferior izquierda del cuadro. 3. A medida que mueve el ratón, el cursor adopta forma de flecha. 4. Suelte el botón del ratón. 5. Haga clic en Aplicar. Permutación de dos variables entre columnas y filas 1. Mantenga pulsada la tecla Mayús. 2. Seleccione uno de los iconos que desea permutar. 3. Arrastre el icono hasta situarlo sobre el objeto que desea permutar. El cursor cambia para mostrar que se está realizando una operación de "permutación" y adopta forma de flecha con dos flechas más pequeñas que apuntan en direcciones opuestas. 4. Suelte el botón del ratón. 5. Haga clic en Aplicar. Trasladar datos entre el eje X y el eje Z en gráficos matriciales 3D Trasladar datos entre el eje X y el eje Z en gráficos matriciales 3D es equivalente a mover datos entre columnas y filas en tablas de referencias cruzadas. Siga los procedimientos que se describen para trasladar datos entre columnas y filas. Para "columna" entiéndase "eje X" y para "fila" entiéndase "eje Z". Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 161 9 9 Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación Visualización y eliminación de datos en modo Corte y rotación En el panel Corte y rotación se muestran los datos que se visualizan en un informe. También se muestran datos no utilizados que se puede visualizar. De forma más precisa: • Los iconos que puede ver en el cuadro Sección y en el cuadro Estructura del bloque muestran los datos que ya aparecen en el informe. • Los iconos del cuadro Variables disponibles muestran todos los datos que puede utilizar, aparezcan o no en el informe. Con el método de arrastrar y colocar, puede visualizar datos no utilizados en el informe y puede eliminar datos que ya aparecen. Una vez eliminados, los datos permanecen disponibles para utilizarlos más adelante en caso necesario. Para visualizar datos en modo Corte y rotación 1. En el cuadro Variables disponibles, arrastre un icono hasta el cuadro Sección para visualizarlo como una clave maestra o haga doble clic en él para visualizarlo en el bloque. 2. Haga clic en Aplicar para visualizar los datos en el informe. Para eliminar datos del informe en modo Corte y rotación 1. Seleccione un icono del cuadro Sección o del cuadro Estructura del bloque. 2. Arrástrelo hasta el cuadro Variables disponibles y suelte el botón del ratón. También puede pulsar la tecla Supr. 3. Haga clic en Aplicar para eliminar los datos del informe. 162 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación Eliminación, cambio de nombre y restablecimiento de bloques en modo Corte y rotación Puede eliminar, cambiar de nombre o restablecer bloques en modo Corte y rotación. 1. Haga clic en el bloque en el que va a trabajar. Para seleccionar varios bloques, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en cada uno de ellos. 2. Haga clic con el botón derecho. Aparece el menú contextual. 3. Haga clic en el comando correspondiente a la tarea que desea realizar. • Si selecciona el comando Cambiar nombre, escriba el nuevo nombre en el cuadro de diálogo que aparece en pantalla y, a continuación, haga clic en Aceptar. • El comando Cambiar nombre no está disponible para varias fichas. 4. Haga clic en Aplicar. Puede restablecer uno o varios bloques mediante el procedimiento descrito arriba. Para restablecer todo el informe, haga clic en el botón Restablecer en la barra de herramientas del panel Corte y rotación. Al restablecer un bloque o un informe se elimina cualquier formato que haya aplicado. Para transformar bloques en modo Corte y rotación En modo Corte y rotación, puede convertir tablas y tablas de referencias cruzadas en gráficos, y viceversa. 1. Abra el panel Corte y rotación y, a continuación, haga clic en la ficha del bloque que desea transformar. 2. Haga clic con el botón derecho y, a continuación, seleccione un comando. • Para convertir la tabla o tabla de referencias cruzadas seleccionada en un gráfico haga clic en Transformar en gráfico. • Para convertir el gráfico seleccionado en una tabla haga clic en Transformar en tabla. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 163 9 9 Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación • Para convertir la matriz seleccionada en tabla de referencias cruzadas, haga clic en Transformar en tabla de referencias cruzadas. 3. Haga clic en Aplicar. Aplicación de otras modificaciones en modo Corte y rotación Utilice el panel Corte y rotación para aplicar las siguientes funciones a los datos de un informe: • Ordenaciones, para controlar el orden en el que aparecen los datos. • Clasificación, para ver los valores superiores e inferiores de los datos seleccionados. • cálculos • Rupturas, para dividir bloques de datos. • Filtros, para ver sólo los datos que necesita. En la barra de herramientas del panel Corte y rotación hay un botón para cada función. En orden son: Ordenaciones, Clasificación, Cálculos, Rupturas y Filtros. Ninguna de las funciones anteriores es específica del modo Corte y rotación; sin embargo, la interfaz gráfica del panel Corte y rotación ofrece una forma sencilla de aplicarlas. Además, es útil poder realizar operaciones de corte y rotación, y después aplicar una o varias de estas funciones en el informe. Por ejemplo, si crea un informe de clave maestra/información que presenta el volumen de negocios por centro de vacaciones, puede calcular rápidamente el total de volumen de negocios por centro de vacaciones. En las secciones siguientes, aprenderá a utilizar el panel Corte y rotación para aplicar ordenaciones, clasificación, cálculos, rupturas y filtros a los datos de informes. Para obtener más información sobre las funciones, consulte las secciones correspondientes. Para aplicar una ordenación a los datos del informe 1. Seleccione un icono del cuadro Sección o del cuadro Estructura del bloque. 164 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación 2. Haga clic en Aplicar una ordenación. Aparecerá un icono de ordenación junto al icono seleccionado o debajo de él. 3. Para invertir la ordenación haga doble clic en el icono de ordenación. 4. Para eliminar la ordenación, seleccione el icono de ordenación y pulse la tecla Supr. Para aplicar una clasificación a los datos del informe 1. Seleccione un icono del cuadro Sección o del cuadro Estructura del bloque. 2. Haga clic en Aplicar una clasificación. Aparecerá un icono de clasificación junto al icono seleccionado o debajo de él. 3. Haga doble clic en el icono de clasificación. Aparecerá el cuadro de diálogo Valores máximos/mínimos de nombre de variable, donde debe definir la clasificación que desea aplicar. 4. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en el panel Corte y rotación, haga clic en Aplicar. Aparecerá el informe con la clasificación aplicada. 5. Para volver a definir la clasificación haga doble clic en el icono correspondiente en el panel Corte y rotación y, a continuación, modifique sus atributos en el cuadro de diálogo Valores máximos/mínimos de nombre de variable. 6. Para eliminar la clasificación, seleccione el icono correspondiente y, a continuación, pulse la tecla Supr. Para obtener más información sobre la clasificación y cómo aplicarla, consulte Filtrado y clasificación de datos . Realización de cálculos con datos Para efectuar un cálculo con los datos del informe, seleccione un icono en el cuadro Sección o el cuadro Estructura del bloque y, a continuación, haga Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 165 9 9 Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación clic en Insertar un cálculo. Aparecerá un icono de cálculo junto al icono seleccionado o debajo de él. Para seleccionar el cálculo: 1. Haga doble clic en el icono de cálculo. Aparecerá el cuadro de diálogo "Cálculos". 2. Seleccione la función o las funciones que desea aplicar y haga clic en Aceptar. 3. Haga clic en Aplicar. Los cálculos aparecerán en el informe. Para aplicar una ruptura Puede insertar una ruptura en datos que se muestran en tablas o tablas de referencias cruzadas. No puede insertar una ruptura en una clave maestra ni en los datos de un gráfico. 1. Seleccione un icono en el cuadro Estructura del bloque y, a continuación, haga clic en Insertar una ruptura. Aparecerá un icono de ruptura junto al icono seleccionado o debajo de él. 2. Haga clic en Aplicar. Desktop Intelligence aplicará la ruptura al informe. 3. Para volver a definir una ruptura haga doble clic en el icono correspondiente. En el cuadro de diálogo que aparece seleccione diferentes atributos para la ruptura. 4. Para eliminar una ruptura, seleccione el icono correspondiente y, a continuación, pulse la tecla Supr. Utilizar filtros para ver sólo los datos necesarios Para aplicar un filtro a los datos del informe: 1. Seleccione un icono del cuadro Sección o del cuadro Estructura del bloque. 2. Haga clic en Aplicar un filtro. 166 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación Aparecerá un icono de filtro junto al icono seleccionado o debajo de él. 3. Haga doble clic en el icono de filtro. Aparecerá el cuadro de diálogo Aplicar un filtro en, donde puede definir el filtro que desea aplicar. 4. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en el panel Corte y rotación, haga clic en Aplicar. Aparecerá el informe con el filtro que ha aplicado. 5. Para volver a definir el filtro. Para ello, haga doble clic en el icono correspondiente en el panel Corte y rotación y, a continuación, modifique sus atributos en el cuadro de diálogo Aplicar un filtro en. 6. Para eliminar el filtro, seleccione el icono correspondiente y, a continuación, pulse la tecla Supr. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 167 9 9 Modo Corte y rotación Trabajo en modo Corte y rotación 168 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Filtrado y clasificación de datos 10 10 Filtrado y clasificación de datos Presentación general Presentación general Un informe de Desktop Intelligence puede incluir una gran cantidad de datos. En este capítulo se presentan las distintas formas en las que puede organizar y presentar datos de informe para llamar la atención de los lectores de forma inmediata sobre determinada información clave. • Puede restringir la cantidad de información mostrada en un informe para centrar la atención sobre una determinada selección mediante el uso de filtros. • La información se puede ordenar mediante la clasificación u ordenación. • Puede resaltar datos interesantes con un formato especial mediante el uso de señales. Restricción de los datos mostrados Es posible que no desee visualizar todos los datos devueltos por un proveedor de datos en un informe. Puede que desee centrarse únicamente en una selección, lo que es difícil si existen muchos datos en la pantalla. Un filtro le permite ocultar en segundo plano los datos que no desea ver y mostrar únicamente los datos que necesita. Existen dos tipos de filtro. Un filtro global que afecta a todo el informe. Un filtro específico del bloque que filtra únicamente los datos para un gráfico, tabla o tabla de referencias cruzadas. Ejemplo: Filtro de datos para mostrar únicamente los ingresos de ventas de dos regiones En este ejemplo, desea ver los resultados de ingresos de ventas sólo para dos regiones. Para ello, inserte un filtro en la columna Región y elija visualizar únicamente Este y Norte. Tenga en cuenta el modo en que el filtro afecta también a los cálculos. La suma es distinta en las dos tablas. 170 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Filtrado y clasificación de datos Restricción de los datos mostrados Para insertar un filtro: Puede insertar un filtro para los datos de tablas, tablas de referencias cruzadas o gráficos. 1. Haga clic en la fila, columna o elemento de gráfico que desee filtrar. 2. Haga clic en el botón Insertar un filtro de la barra de herramientas Informe o en Filtro en el menú Insertar. Aparecerá el cuadro de diálogo Aplicar un filtro en. Éste muestra los valores que puede seleccionar para el filtro. El título de este cuadro de diálogo depende de los datos que seleccione en el informe. 3. Mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en los valores que desee incluir en el informe; a continuación, haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo se cierra y el informe incluirá únicamente los valores seleccionados. El botón Insertar un filtro de la barra de herramientas aparece atenuado. Para eliminar el filtro, haga clic en los datos filtrados y, a continuación, en Insertar un filtro. Administración de filtros Puede administrar filtros en el cuadro de diálogo Filtros realizando una de estas tareas: • Seleccionar distintos valores para filtros existentes. • Agregar nuevos filtros. • Insertar filtros en variables que no aparecen en el informe. • Especificar si un filtro se va a aplicar en todo el informe o en un bloque específico. • Eliminar filtros. En las secciones siguientes se describen estas tareas. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 171 10 10 Filtrado y clasificación de datos Restricción de los datos mostrados Para seleccionar valores diferentes en filtros existentes Una vez que haya definido un filtro especificando los valores que desea visualizar, puede editarlo seleccionando valores diferentes. Por ejemplo, en lugar de visualizar los datos para las regiones Este y Norte, puede seleccionar valores diferentes y visualizar los datos correspondientes a Oeste y Sur. 1. Haga clic dentro del bloque o celda maestra donde aparecen los datos filtrados. 2. Haga clic en Filtros en el menú Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo Filtros. Los filtros de la carpeta Global afectan a todo el informe. Los filtros de las demás carpetas afectan a la tabla, tabla de referencias cruzadas o gráfico a los que hace referencia la carpeta. 3. En la lista Filtros en, haga clic en la variable cuyo filtro desea editar. En el cuadro Valores, aparecen resaltados los valores mostrados actualmente en el informe (Este y Norte, en la ilustración anterior.) 4. Para seleccionar otros valores, puede: • Hacer clic en los valores que ya están seleccionados. Desaparecerá la selección, lo que indica que los valores no aparecerán en el informe. • Seleccionar los valores cuya selección se canceló previamente. Antes de llevar a cabo esta acción, active Mostrar todos los valores para ver todos los valores de la variable. • Hacer clic en Seleccionar todos los valores. Al hacerlo, podrá mantener el filtro y aún así ver todos los datos para la variable seleccionada. 5. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar o Aplicar. Para agregar un filtro El cuadro de diálogo Filtros permite agregar filtros al informe. 1. Haga clic dentro del informe y, a continuación, haga clic en Filtros en el menú Formato. 172 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Filtrado y clasificación de datos Restricción de los datos mostrados Aparecerá el cuadro de diálogo Filtros. 2. Haga doble clic en una carpeta en el cuadro Filtros en: • Los filtros de la carpeta Global afectan a todo el informe. • Los filtros de la carpeta con el nombre del bloque son específicos del bloque. 3. Haga clic en Agregar. Aparecerá el cuadro de diálogo Variable(s) a filtrar. En él aparece una lista de todas las variables del documento que no están filtradas actualmente, aparezcan o no en el informe actual. 4. Haga clic en la variable que desea filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Volverá al cuadro de diálogo Filtros. Las variables en las que hizo clic en el cuadro de diálogo Variable(s) a filtrar aparecen en el cuadro Filtros en. 5. En el cuadro Valores, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en los valores que desea visualizar. 6. Si ha seleccionado más de una variable a filtrar en el cuadro de diálogo Variable(s) a filtrar, repita el paso 5 y, a continuación, haga clic en Aceptar o Aplicar. Puede arrastrar y colocar un filtro entre carpetas. De este modo puede cambiar la forma en que se aplica un filtro. Si, por ejemplo, arrastra un filtro de una carpeta Nombre_de_bloque a la carpeta Global y hace clic en Aplicar o Aceptar, el filtro se aplicará al informe completo y no sólo a un bloque. Para quitar un filtro Cuando se elimina un filtro, Desktop Intelligence muestra todos los datos para la variable a la que se ha aplicado el filtro. Si, por ejemplo, ha aplicado un filtro que muestre únicamente el volumen de negocios para las regiones Este y Norte, y después elimina dicho filtro, Desktop Intelligence muestra el volumen de negocios para todas las regiones. 1. Haga clic en los datos a los que ha aplicado el filtro. 2. Haga clic en Insertar un filtro en la barra de herramientas Informe. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 173 10 10 Filtrado y clasificación de datos Restricción de los datos mostrados Nota: Puede también elegir el comando Filtros en el menú Formato, resaltar la variable filtrada en el cuadro Filtros en y, a continuación, hacer clic en Eliminar. Para mostrar filtros globales que ha aplicado a todo el informe Para realizar un seguimiento de los filtros globales que ha aplicado al informe completo, puede insertar automáticamente los nombres de los valores filtrados que ha colocado en la carpeta de filtros globales como un comentario o título del informe. 1. Haga clic en Campo especial y, a continuación, haga clic en Filtros globales en el menú Insertar. El cursor cambia al cursor correspondiente a insertar celda. 2. Trace un cuadro en el área del informe donde desea insertar los nombres de los valores filtrados. 3. Al soltar el botón del ratón, Desktop Intelligence inserta los nombres. 4. Para insertar los datos en una celda existente, seleccione la celda. 5. Haga clic en Campo especial y, a continuación, haga clic en Filtros globales en el menú Insertar. Desktop Intelligence muestra los nombres de los valores filtrados en la celda seleccionada. Creación de filtros más complejos Los filtros simples permiten restringir los datos de una variable en el informe. Los filtros complejos permiten visualizar los valores que satisfagan determinadas condiciones. Los filtros complejos se definen escribiendo una fórmula. Para obtener más información sobre el uso del Editor de fórmulas para escribir fórmulas, consulte "Fórmulas, variables locales y funciones". 174 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Filtrado y clasificación de datos Restricción de los datos mostrados Ejemplo: Visualización de las tiendas con ingresos semanales superiores a los €200.000 Supongamos que publica un informe semanal sobre ingresos de ventas por tienda pero que sólo desea mostrar los resultados de los puntos de venta más rentables. Para ello, debe definir un filtro complejo que muestre únicamente las tiendas cuyo volumen de negocios es igual o mayor que €200.000. Para hacerlo, debe escribir una fórmula que indique que el volumen de negocios debe ser igual o mayor que €200.000. La sintaxis es la siguiente: =(<Revenue>>=200000) Cada semana, cuando actualice el informe con los nuevos datos de ventas, sólo aparecerán en la tabla aquellas tiendas cuyo volumen de negocios supere los €200.000. Inserción de filtros complejos 1. Haga clic dentro de la sección o bloque que muestra los datos que desea filtrar. 2. Haga clic en Filtros en el menú Formato. 3. En el cuadro de diálogo Filtros que aparece, haga clic en una carpeta en el cuadro Filtros en: • Para aplicar el filtro a todo el informe, haga clic en Global. • Para aplicar el filtro a un bloque específico, haga clic en la carpeta con el nombre de dicho bloque. 4. Haga clic en Agregar. Aparecerá el cuadro de diálogo Variable(s) a filtrar. 5. Haga clic en la variable que desea filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Definir. Se abrirá el Editor de fórmulas. 7. Escriba la fórmula en el cuadro Fórmula o, haga doble clic en las funciones, variables u operadores que necesite. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 175 10 10 Filtrado y clasificación de datos Restricción de los datos mostrados 8. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Filtros. 9. Si lo desea, cancele la selección de valores para la variable en el cuadro Valores. El filtro sólo se aplicará a los valores seleccionados restantes. 10. Haga clic en Aplicar o en Aceptar. Para editar un filtro complejo Desktop Intelligence identifica un filtro complejo con un asterisco junto al símbolo del filtro. 1. Haga clic dentro del bloque que contiene los datos filtrados. 2. Haga clic en Filtros en el menú Formato. 3. En el cuadro Filtros en, haga clic en el filtro que desea editar y, a continuación, en Definir. 4. Edite la fórmula del filtro en el cuadro Fórmula y, a continuación, haga clic en Aceptar. 5. Si lo desea, cancele la selección de valores para la variable en el cuadro Valores. El filtro sólo se aplicará a los valores seleccionados restantes. 6. Haga clic en Aplicar o en Aceptar. Nota: Si existe un error de sintaxis en la fórmula que ha introducido, Desktop Intelligence muestra un mensaje de error. Haga clic en Aceptar para volver a la fórmula. Desktop Intelligence selecciona automáticamente la parte incorrecta de la sintaxis. Corrija el error y haga clic en Aceptar; no es posible utilizar la fórmula si contiene un error. Omisión de filtros Puede hacer que Desktop Intelligence ignore todos los filtros insertados en un informe de modo que realice el cálculo teniendo en cuenta todos los datos y no sólo los valores filtrados. Para ello, utilice la función NingúnFiltro. La sintaxis es: =NoFilter(formula) El ejemplo siguiente muestra el modo en que funciona dicha sintaxis. 176 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Filtrado y clasificación de datos Ordenación de datos Aplique un filtro a la columna Ciudad para que muestre únicamente los datos para Murcia y Oviedo. En la primera tabla, la suma sólo incluye el volumen de negocios de Murcia y Oviedo. La fórmula para calcular esta suma es: =Sum(<SalesRevenue>) En la segunda tabla, la fórmula para calcular la suma incluye la función NingúnFiltro. Como resultado, la suma incluye el volumen de negocios de todas las ciudades. La fórmula es la siguiente: =NoFilter (Sum(<SalesRevenue>)) Observe la diferencia entre las dos sumas. Ordenación de datos Puede cambiar el orden en el que aparecen los datos en las filas y columnas aplicando una ordenación a los datos. Puede, por ejemplo, ordenar una columna de nombres de ciudad para que las ciudades aparezcan en orden alfabético. Puede aplicar una ordenación por texto, fechas o números. Las ordenaciones se aplican desde la barra de herramientas Ordenaciones. Ordenar datos Existen tres tipos de ordenaciones que puede aplicar a los datos. Texto Números Fechas Ascendente A-Z del menor al ma- de la más antigua yor a la más reciente Descendente Z-A de la más reciendel mayor al mete a la más antinor gua Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 177 10 10 Filtrado y clasificación de datos Ordenación de datos Texto Personalizada Números Fechas Coloca los valores en el orden que desee Nota: El orden predeterminado para todos los tipos de datos es ascendente. Las ordenaciones se aplican desde la barra de herramientas Ordenaciones. Para acceder a esta barra de herramientas, haga clic en Ordenaciones en la barra de herramientas Informe. Para aplicar una ordenación a datos del informe 1. Haga clic en la celda, columna, fila o elemento de gráfico que contenga los datos que desea ordenar. 2. Haga clic en el botón de la barra de herramientas correspondiente al orden que desea aplicar. Los datos aparecerán en orden y el botón en el que ha hecho clic permanece presionado para indicar que los datos se han ordenado. Para invertir una ordenación 1. Haga clic en los datos que ya ha ordenado 2. Haga clic en uno de los botones de ordenación de la barra de herramientas. Por ejemplo, si desea invertir un orden ascendente, haga clic en el botón Orden descendente. Para eliminar una ordenación: Los botones de Ordenación funcionan como botones de alternar activando y eliminando las ordenaciones. Para eliminar una ordenación: 1. Haga clic en los datos que ya ha ordenado. 2. Haga clic en el botón utilizado para aplicar la ordenación. 178 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Filtrado y clasificación de datos Ordenación de datos Para aplicar una ordenación personalizada 1. Haga clic en la celda, columna, fila o elemento de gráfico donde aparezcan los datos que desea ordenar. 2. Haga clic en Personalizar la ordenación en la barra de herramientas. Se abrirá el cuadro de diálogo Personalizar la ordenación. 3. Arrastre y coloque los valores de la lista en el orden deseado. 4. Si lo desea, utilice los botones Arriba y Abajo para colocar los valores en el orden deseado. 5. Si lo desea, elija una opción del cuadro de lista Ordenación: • Predeterminada: Ordena los valores en el orden en que estaban cuando apareció el cuadro de diálogo Personalizar la ordenación. Esta opción cancela el orden especificado pero no cierra el cuadro de diálogo. • Alfanumérica: muestra los valores en orden alfabético o numérico. • Mes: muestra los meses del año en orden cronológico, no alfabético. Únicamente se aplica para una variable que devuelve los meses del año. • Día: Muestra los días de la semana en orden cronológico, no alfabético. Únicamente se aplica para una variable que devuelve los días de la semana. 6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Personalizar la ordenación. Nota: No es posible utilizar ordenaciones personalizadas y señales. Si, por ejemplo, configura una señal para resaltar los meses posteriores a mayo, Desktop Intelligence utilizará el orden alfabético en lugar del cronológico. Para ordenar los meses correctamente Este ejemplo muestra una tabla con dos ordenaciones personalizadas. Los meses se han ordenado para que aparezcan en orden cronológico y las líneas de productos se han ordenado manualmente. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 179 10 10 Filtrado y clasificación de datos Ordenación de datos De manera predeterminada, Desktop Intelligence ordena los meses en orden alfabético. Para ordenar los meses correctamente en orden cronológico: 1. Haga clic en la columna o fila donde aparecen los meses. 2. Haga clic en Personalizar la ordenación en la barra de herramientas Ordenaciones. Se abrirá el cuadro de diálogo Personalizar la ordenación. 3. Elija Mes en el cuadro de lista Ordenación y haga clic en Aceptar. Desktop Intelligence ordenará los meses correctamente. Nota: Desktop Intelligence ordena los meses y los días de acuerdo con la Configuración regional definida en el Panel de control de Windows. Administración de varias ordenaciones Puede aplicar varias ordenaciones a los datos del informe y especificar el orden en el que desea aplicarlas. El ejemplo siguiente muestra la utilidad de esta opción. Ejemplo: Ordenación de clientes por nacionalidad y, después, por nombre en orden alfabético Esta tabla ordena los datos aplicando, en primer lugar, una ordenación ascendente a la columna de países y, después, un orden ascendente secundario a la columna de clientes. Para definir la prioridad de ordenación en un informe Puede modificar el orden en que se aplican las ordenaciones. 1. Haga clic dentro del bloque o celda maestra que contiene los datos ordenados. 2. Haga clic en Ordenaciones en el menú Formato. 180 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Filtrado y clasificación de datos Ordenación de datos Aparece el cuadro de diálogo Ordenaciones. La ordenación principal aparece primero en la lista, seguida de la secundaria. Si el informe contiene una tabla o un gráfico 2D, el cuadro de diálogo contiene una sola ficha. Si el informe contiene una tabla de referencias cruzadas o un gráfico matricial, el cuadro de diálogo incluye dos fichas, Filas y Columnas. La ficha Columnas muestra las ordenaciones aplicadas a las columnas. La ficha Filas muestra las ordenaciones aplicadas a las filas o en el eje Z del gráfico. 3. Haga clic en la ficha en la que desea trabajar y, a continuación, en la ordenación a la que desea dar prioridad. 4. Haga clic en Arriba para dar una prioridad más alta a la ordenación o en Abajo para darle una prioridad más baja. El icono de ordenación se desplaza un lugar hacia arriba o hacia abajo en la lista de ordenaciones. 5. Haga clic en Aceptar o Aplicar. La prioridad de ordenación definida se aplicará al informe. Para agregar ordenaciones desde el cuadro de diálogo Ordenaciones Puede agregar, eliminar y reorganizar ordenaciones en el cuadro de diálogo Ordenaciones. 1. Haga clic en un bloque o celda maestra y, a continuación, en el comando Ordenaciones del menú Formato. 2. Haga clic en la ficha en la que desea trabajar. 3. Haga clic en Agregar. 4. Elija la variable que desea ordenar y haga clic en Aceptar. La nueva ordenación aparecerá en el cuadro Ordenaciones actuales. 5. Defina las opciones de ordenación que desee aplicar y haga clic en Aceptar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 181 10 10 Filtrado y clasificación de datos Uso de una clasificación para ver los valores máximos y mínimos Para eliminar una ordenación: • Haga clic en la ordenación que desee de la lista Ordenaciones actuales y, después, en Eliminar. Uso de una clasificación para ver los valores máximos y mínimos Es posible que sólo desee mostrar los rangos extremos de los datos, por ejemplo, los diez clientes principales. La clasificación permite observar los valores máximos y mínimos de un informe. Al igual que los filtros, oculta los datos que no desea visualizar. Desktop Intelligence no elimina los datos del informe; puede verlos de nuevo cuando desee eliminando la clasificación. La clasificación también ordena los datos en orden descendente. De este modo, los valores máximos de la clasificación aparecen siempre al principio de la columna clasificada y los mínimos al final. Puede clasificar datos en tablas, tablas de referencias cruzadas o celdas maestras en informes de clave maestra/información. Ejemplo: Visualización de las tres líneas de productos más vendidas En el ejemplo siguiente, la tabla muestra los ingresos de ventas correspondientes a las líneas de productos de la cadena de venta al por menor eModas. La tabla de la izquierda muestra el volumen de negocios para todas las líneas de productos. En la tabla de la derecha, la columna de líneas de productos muestra únicamente las tres líneas más vendidas. Para aplicar una clasificación a datos del informe 1. Haga clic para seleccionar los datos que desea clasificar. Por ejemplo, si desea clasificar los datos de los clientes, haga clic en la columna donde aparecen estos datos. 2. Haga clic en Aplicar una clasificación en la barra de herramientas Informe, o en Clasificación en el menú Formato. 182 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Filtrado y clasificación de datos Uso de una clasificación para ver los valores máximos y mínimos 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Valores máximos/mínimos. Éste muestra las opciones que puede seleccionar para la clasificación. • Para seleccionar los valores de n más altos, haga clic en Máximo y seleccione el valor de n. (Desktop Intelligence selecciona 3 de forma predeterminada al hacer clic en Máximo.) • Para seleccionar los valores de n más bajos, haga clic en Mínimo y seleccione el valor de n. (Desktop Intelligence selecciona 3 de forma predeterminada al hacer clic en Mínimo.) • Para seleccionar el n% más alto de valores, haga clic en Máximo, después en Como porcentaje del número total de valores y, a continuación, seleccione el valor de n. • Para seleccionar el n% más bajo de valores, haga clic en Mínimo, después en Como porcentaje del número total de valores y, a continuación, seleccione el valor de n. • Para mostrar subtotales relativos a los valores que aparecen en el informe y a los valores omitidos, haga clic en Mostrar subtotales. • Para mostrar porcentajes relativos a los valores que aparecen en el informe y a los valores omitidos, haga clic en Mostrar porcentajes. • Para seleccionar el indicador en el que se basará la clasificación, selecciónelo en el cuadro combinado Respecto a. 4. Haga clic en los valores de clasificación que desea que aparezcan en el informe y, a continuación, haga clic en Aceptar o Aplicar. El informe mostrará los datos clasificados sólo para los valores seleccionados. El botón Aplicar una clasificación de la barra de herramientas aparece atenuado. Visualización de subtotales Al hacer clic en Mostrar subtotales, Desktop Intelligence agrega los siguientes cálculos al informe: • La suma de todas las filas incluidas en el informe mediante la clasificación • La suma de todas las filas excluidas del informe mediante la clasificación • La suma total de todas las filas de estas dos categorías Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 183 10 10 Filtrado y clasificación de datos Uso de una clasificación para ver los valores máximos y mínimos Visualización de porcentajes Al hacer clic en Mostrar porcentajes, Desktop Intelligence agrega los siguientes cálculos al informe: • Cada fila incluida expresada como un porcentaje de todas las filas incluidas (a) • El número total de filas incluidas expresado como un porcentaje de todas las filas (incluidas y excluidas) (b) • El número total de filas excluidas expresado como un porcentaje de todas las filas (c) • El número total de filas incluidas y excluidas expresado como un porcentaje (que es siempre el 100%) (d). Clasificación en informes de clave maestra/información En los informes de clave maestra/información, los subtotales y los porcentajes sólo se pueden mostrar para las celdas seleccionadas para la clasificación que se encuentran en la tabla. Las celdas maestras a las que se ha aplicado una clasificación no mostrarán subtotales ni porcentajes. En los informes de clave maestra/información, los datos se clasifican para cada sección. Clasificación y rupturas En una tabla o tabla de referencias cruzadas en la que se hayan insertado rupturas, los datos se clasifican por separado para cada nivel de ruptura. Nota: Si ha creado una variable local utilizando valores de distintos proveedores de datos, no podrá clasificar los datos basados en esta variable. La variable no aparecerá en la lista del cuadro de diálogo Clasificación. Presentación de ingresos de ventas para los tres meses con valores máximos en comparación con el volumen total de negocios 184 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Filtrado y clasificación de datos Uso de una clasificación para ver los valores máximos y mínimos Este informe muestra los tres meses con mayor volumen de negocios. Muestra el volumen de negocios para septiembre, enero y marzo (Suma) y el volumen total de negocios para los otros nueve meses del año (Suma resto). Sugerencia: Para eliminar la clasificación, haga clic en los datos clasificados y, a continuación, en Aplicar una clasificación. Para editar una clasificación existente Una vez que haya definido una clasificación especificando los valores de clasificación que desea visualizar, puede editarla seleccionando valores de clasificación distintos. Si, por ejemplo, ha aplicado una clasificación que permite ver los tres valores máximos y mínimos del volumen de negocios para clientes, puede editar la clasificación para mostrar, en su lugar, los 10 valores máximos. 1. Haga clic en los datos a los que se ha aplicado la clasificación. 2. Haga clic en Clasificación en el menú Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo Valores máximos/mínimos, con las opciones de clasificación seleccionadas en ese momento. 3. Modifique los parámetros de clasificación según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptar (o Aplicar). Cuando salga del cuadro de diálogo, aparecerán los valores con los nuevos criterios de clasificación. Para eliminar una clasificación Al eliminar una clasificación, todos los datos que excluía volverán a aparecer en el informe. Si, por ejemplo, ha aplicado una clasificación que muestra los 10 clientes principales por volumen de negocios y, después, elimina esta clasificación, el informe mostrará el volumen de negocios de todos los clientes. 1. Haga clic en los datos a los que ha aplicado la clasificación. 2. Hacer clic en el botón atenuado Aplicar una clasificación de la barra de herramientas Informe. Si lo desea, haga clic en Clasificación en el menú Formato. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 185 10 10 Filtrado y clasificación de datos Ocultación de columnas y filas de datos 3. Elimine las marcas de verificación de Máximo y Mínimo y haga clic en Aceptar o Aplicar. Administración de clasificaciones con filtros y ordenaciones Para clasificar los datos de un informe, deberá eliminar todas las ordenaciones y filtros aplicados actualmente a dichos datos. Si existen ordenaciones o filtros al intentar aplicar una clasificación, Desktop Intelligence muestra el siguiente mensaje: Ya se ha aplicado una ordenación y/o un filtro a la variable seleccionada. La operación sobrescribirá la ordenación y/o el filtro ¿Desea continuar? Haga clic en Sí para eliminar la ordenación o filtro existente. Ocultación de columnas y filas de datos Puede ocultar columnas o filas de datos de modo que los datos no se muestren en la tabla pero sí permanezcan en el informe. Para ocultar columnas y filas de datos 1. Haga clic con el botón derecho del ratón dentro de la tabla o tabla de referencias cruzadas. 2. Haga clic en Tabla o Tabla de referencias cruzadas en el menú Formato. 3. Haga clic en la ficha Rotación del cuadro de diálogo que aparece. Para ocultar datos 1. En el cuadro Variables utilizadas, haga clic en la variable que va a ocultar. Para seleccionar varias variables al mismo tiempo, mantenga pulsada la tecla Ctrl al hacer clic en las variables. 2. Haga clic en Ocultar. 186 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Filtrado y clasificación de datos Resaltado de datos Las variables ocultas aparecerán atenuadas en el cuadro Variables utilizadas. Tenga en cuenta que cuando se oculta una dimensión, Desktop Intelligence no vuelve a calcular los indicadores. Ocultar una dimensión no es lo mismo que eliminarla de un informe. Para mostrar datos 1. Haga clic en una variable que se ha ocultado previamente en la lista Variables utilizadas. 2. Haga clic en Mostrar. Resaltado de datos Puede resaltar los datos en un informe de Desktop Intelligence mediante el uso de señales. Las señales utilizan un formato especial para que los datos que cumplen determinadas condiciones destaquen del resto. De este modo se llamará la atención sobre tendencias y excepciones del informe. Ejemplo: Representantes de ventas que generan ingresos superiores a los €500.000 Supongamos que desea identificar a vendedores excelentes que generan un volumen de negocios superior a los €500.000, y vendedores mediocres que generan un volumen de negocios inferior a esta cifra. Defina una condición para los buenos vendedores: "Volumen de negocios >= 500000" y defina un formato que se aplicará a los valores que cumplan esta condición: "¡Buen trabajo!" en verde. Después, defina una condición para los vendedores que no son tan buenos: "Volumen de negocios <= 500000" y defina un formato que se aplicará a los valores que cumplan esta condición: "¡Trabajar más duro!" en rojo. Inserte una columna extra detrás del volumen de negocios y llámela Rendimiento. A continuación, aplique una señal a la columna de rendimiento. Nota: No es posible utilizar señales en los gráficos. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 187 10 10 Filtrado y clasificación de datos Resaltado de datos Para crear una señal Existen 4 pasos necesarios para crear una señal: 1. 2. 3. 4. Seleccione los datos que desea utilizar. Dé un nombre a la señal y descríbala. Defina el rango de valores. Defina el modo en que aparecerá la señal en la celda. Una vez creada la señal, puede aplicarla, ocultarla o mostrarla. Para seleccionar los datos al crear una señal 1. En un informe, haga clic en una celda, fila o columna de datos. 2. Haga clic en Señales en el menú Formato. 3. En el cuadro de diálogo Señales que aparece, haga clic en Agregar. Para asignar un nombre y una descripción al crear una señal 1. En el cuadro Nombre de la ficha Definición, escriba un nombre para la señal. 2. En el cuadro Descripción, escriba un texto descriptivo para la señal que recuerde a los usuarios lo que ésta indica. 3. Haga clic en la ficha Condiciones. Para definir las condiciones al crear una señal 1. Elija una variable del cuadro de lista Variable a comparar. 2. Elija un operador en el cuadro de lista Operador 1. • Escriba un valor (número, carácter o fecha), o bien • Haga clic en el botón de flecha abajo situado a la derecha del cuadro Valor 1 y, a continuación, haga clic en Variables o Lista de valores. Seleccione una variable o un valor. 3. Si el operador 1 requiere el uso de un segundo operador, haga clic en el operador que desea utilizar en el cuadro Operador 2. 188 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Filtrado y clasificación de datos Resaltado de datos 4. Haga clic dentro del cuadro Valor 2 y repita el paso 2. Para definir el formato al crear una señal Puede especificar distintos formatos para cada rango utilizando, por ejemplo, fuentes, colores y bordes. Puede también introducir un texto o seleccionar una variable que enmascarará los datos que satisfagan las condiciones definidas. 1. Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Contenido de celda. Aparece un menú contextual. 2. Para que la señal muestre texto, haga clic en Texto. 3. Escriba el texto y haga clic en Aceptar. 4. Para que la señal muestre una variable o una fórmula, haga clic en Variables. 5. Para dar formato al contenido de la celda, haga clic en Formato. 6. En el cuadro Formato de celda, dé formato al texto y, a continuación, haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Editar las señales. Activación y desactivación de señales Una vez que haya creado las señales, puede aplicarlas o desactivarlas siempre que desee. Por ejemplo, puede crear una señal, aplicarla a un informe, imprimir el informe y, después, desactivar la señal. En este caso, la señal aparece en el informe impreso pero ya no aparecerá en la pantalla. Para activar las señales 1. Haga clic en la celda, columna o fila en la que desea que aparezca la señal. 2. Haga clic en Señales en el menú Formato. 3. Haga clic en la casilla de verificación situada junto a la señal que desea activar. 4. Haga clic en Aplicar o en Aceptar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 189 10 10 Filtrado y clasificación de datos Resaltado de datos Para desactivar las señales 1. Haga clic en la celda, columna o fila en la que aparece la señal. 2. Haga clic en Señales en el menú Formato. 3. Haga clic en la casilla de verificación situada junto a la señal que desea desactivar. 4. Haga clic en Aplicar o en Aceptar. Para visualizar u ocultar todas las señales en el informe activo Puede también mostrar u ocultar todas las señales que ha aplicado al informe activo. 1. Haga clic en Opciones, en el menú Herramientas. 2. Haga clic en la ficha Mostrar. 3. Haga clic en Señales en Opciones del informe. Si esta opción se encuentra activada y desea ocultar las señales en el informe, haga clic de nuevo en ella para desactivarla. 4. Haga clic en Aceptar para aplicar la opción y cerrar el cuadro de diálogo. Uso de señales existentes Una vez que haya creado una señal, puede utilizarla como base para crear nuevas señales. Para ello, copie la señal existente y modifique sus condiciones y sus formatos correspondientes. Copia de señales 1. Haga clic en Señales en el menú Formato. 2. Haga clic en la señal que desea copiar. 3. Haga clic en Copiar. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar las señales. En la ficha Definición, el nombre de la señal inicial aparece en el cuadro Nombre seguido del número 2. Si ha cambiado el nombre de la primera señal para que no 190 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Filtrado y clasificación de datos Resaltado de datos coincida con el nombre de la variable, Desktop Intelligence da a la nueva señal el nombre de la variable. 4. Escriba un nuevo nombre y descripción para la nueva señal. 5. En la ficha Condiciones, defina el primer rango de valores para la señal. 6. Defina el modo en que el resultado aparece en la celda. 7. Repita el paso 5 y el paso 6 para definir un segundo rango de valores, si lo desea, y haga clic en Aplicar o Aceptar. Para editar una señal: 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en Señales en el menú Formato. Haga clic en la señal que desea editar. Haga clic en Editar. Cambie la definición de la señal. Haga clic en Aplicar o en Aceptar. Para eliminar una señal 1. Haga clic en Señales en el menú Formato. 2. Haga clic en la señal que desee eliminar. 3. Haga clic en Quitar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 191 10 10 Filtrado y clasificación de datos Resaltado de datos 192 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos 11 11 Personalización de consultas en universos Presentación general Presentación general En este capítulo se describe cómo aprovechar las funciones de consulta más potentes de Desktop Intelligence. Aprenderá el modo de: • Crear sus propios objetos • Aplicar condiciones complejas • Trabajar con varias condiciones • Combinar los resultados de varias consultas en un conjunto de datos • Ver, editar y volver a utilizar el SQL generado por las consultas de Desktop Intelligence • Utilizar una consulta como entrada para otra Creación de objetos del usuario Un universo consta principalmente de clases y objetos creados por el diseñador de universos. Si los objetos de un universo no satisfacen sus necesidades, puede crear sus propios objetos del usuario adicionales. Los objetos del usuario aparecen en la clase Objetos del usuario del universo. Éstos se incluyen en las consultas del mismo modo que se incluyen los objetos normales. Para definir un objeto del usuario, no es necesario definir una conexión a una base de datos. ¿Por qué crear un objeto de usuario? Basados en uno o más objetos existentes, los objetos del usuario permiten: • Realizar cálculos adicionales aparte de los proporcionados por los objetos del universo base. • Aplicar funciones a un texto, por ejemplo, poner los datos en mayúsculas. • Agrupar datos. A continuación se muestra un ejemplo de objeto del usuario. 194 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Creación de objetos del usuario Ejemplo: Obtención del volumen total de negocios generado por pedido mediante la creación de un objeto del usuario Para obtener el volumen de negocios generado por un pedido, deberá crear el objeto del usuario con la siguiente fórmula: =Quantity Ordered*Product Price Donde Cantidad pedida y Precio producto son objetos del universo. Al incluir el objeto del usuario Total en una consulta, Desktop Intelligence realiza el cálculo e incluye los resultados en el informe. ¿De qué consta un objeto del usuario? Un objeto del usuario consta de un nombre, un tipo, (carácter, fecha o numérico), una calificación (dimensión, indicador o información) y una fórmula. La fórmula contiene una combinación de funciones, objetos, objetos del usuario, operadores y texto. Los objetos del usuario son objetos personales de usuario final no compartidos con otros usuarios finales. Los objetos del usuario se definen para cada universo y se almacenan en un archivo local dentro de la carpeta "\Universe". Si, por ejemplo, crea un objeto del usuario en el universo BEACH.UNV, Desktop Intelligence lo guarda localmente en el archivo BEACH.UDO en la carpeta Universe. ¿Qué son las restricciones en objetos de usuario? Únicamente es posible trabajar con los objetos del usuario creados por el propio usuario y no es posible mover objetos del usuario de la clase Objetos del usuario. Además, los objetos del usuario sólo están disponibles en el universo en el que se han creado. Los objetos del usuario no se comparten. Los informes que incluyen objetos del usuario sólo podrán verlos otros usuarios finales. Esto se debe a que los objetos del usuario se almacenan localmente en un archivo de definición de objetos del usuario. Los demás usuarios finales, que no disponen del mismo archivo de definición de objetos del usuario, no pueden acceder a las definiciones de objetos de usuario. Si un usuario final intenta actualizar Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 195 11 11 Personalización de consultas en universos Creación de objetos del usuario o editar una consulta que contenga otros objetos del usuario, Desktop Intelligence eliminará los objetos de la consulta y del informe. A pesar de estas restricciones, el diseñador de universos puede convertir objetos del usuario en objetos normales que pueden estar disponibles en otros universos y para otros usuarios. Nota: No es posible programar informes que contengan objetos del usuario y mantener estos últimos; dichos objetos se eliminan cuando se actualiza el informe. Para obtener más información, consulte el Manual del usuario de InfoView. Modo en que los usuarios finales pueden compartir objetos del usuario con otros usuarios Si desea compartir objetos del usuario con otros usuarios, deberá solicitar al diseñador de universos que incluya dichos objetos en el universo relacionado, de modo que estén disponibles para todos los usuarios finales de Desktop Intelligence. Creación, edición y eliminación de objetos del usuario Desktop Intelligence permite crear objetos del usuario de dos maneras distintas. Si desea... Entonces... Haga clic en Objetos del usuario Crear objetos del usuario que sólo en la barra de herramientas Panel se puedan utilizar en el universo que de consulta. contiene la consulta actual No es posible eliminar objetos del usuario de este modo. 196 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Creación de objetos del usuario Si desea... Entonces... Crear, editar o eliminar objetos del Haga clic en Universos en el menú usuario en cualquiera de los univerHerramientas. sos disponibles Para crear un objeto del usuario en cualquier universo disponible: 1. Haga clic en Universos en el menú Herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo Universos. 2. Seleccione el universo en el que desea crear el objeto del usuario y haga clic en Objetos del usuario. Aparecerá el cuadro de diálogo Objetos del usuario. 3. Haga clic en Agregar. Aparecerá el cuadro de diálogo Objeto del usuario. 4. Escriba el nombre del objeto del usuario en el campo Nombre de la ficha Definición. 5. Seleccione el tipo de objeto del usuario (Carácter, Numérico o Fecha) en la lista Tipo. 6. Escriba una descripción del objeto en la lista Tipo. El texto descriptivo aparecerá al seleccionar el objeto del usuario en el Panel de consulta. 7. En Calificación, haga clic en Dimensión, Indicador o Información. 8. Haga clic en la ficha Fórmula para escribir la fórmula del objeto del usuario. Para obtener información sobre cómo escribir la fórmula, consulte Para escribir la fórmula de un objeto del usuario:. 9. Haga clic en Aceptar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 197 11 11 Personalización de consultas en universos Creación de objetos del usuario El objeto del usuario que ha creado aparecerá en el cuadro de diálogo Objetos del usuario. La próxima vez que cree o edite una consulta en el universo, el objeto del usuario que ha creado aparecerá en la clase Objetos del usuario. Puede crear un objeto del usuario haciendo clic en Objetos del usuario en la barra de herramientas Panel de consulta. Con este método, sólo puede crear objetos del usuario en el universo seleccionado para la consulta en la que está trabajando. El flujo de operaciones es el mismo que el descrito en esta sección. Para escribir la fórmula de un objeto del usuario: 1. Haga clic en la ficha Fórmula. 2. Haga doble clic en los objetos, funciones y operadores que desee utilizar en la fórmula del objeto del usuario. • Al hacer doble clic en un objeto u operador, éste aparecerá en el cuadro Fórmula. Las funciones y operadores que puede seleccionar dependen de la base de datos de su lugar de trabajo. • Cuando hace doble clic en una función, aparece el cuadro de diálogo Función[nombre_de_función]. 3. En el cuadro de diálogo Función[nombre_de_función], escriba un argumento en cada campo de cadena. • Si los argumentos de la función incluyen objetos, objetos del usuario, funciones u operadores, puede hacer doble clic en ellos para insertarlos en la fórmula de la función. • Los argumentos aparecerán en el cuadro Fórmula. 4. Si es necesario, escriba texto, números o fechas en la fórmula. Deberá escribir comillas dobles (") delante y detrás de texto, y comillas simples (') delante y detrás de las fechas. 5. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Probar para comprobar la sintaxis de la fórmula. 198 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Creación de objetos del usuario Para editar un objeto del usuario mediante el comando Universos La edición de un objeto del usuario permite cambiar el nombre, tipo y definición (fórmula) del objeto. 1. Haga clic en Universos, en el menú Herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo Universos. 2. Seleccione el universo que contiene el objeto del usuario que desea editar y haga clic en Objetos del usuario. Aparecerá el cuadro de diálogo Objeto del usuario. 3. Seleccione el objeto del usuario que desea editar y haga clic en Editar. 4. En la ficha Definición del editor de Objetos del usuario, cambie el nombre, tipo y texto de ayuda del objeto del usuario. 5. En el cuadro Calificación, haga clic en un botón de opción para cambiar la calificación del objeto del usuario. 6. Haga clic en la ficha Fórmula si desea editar la fórmula del objeto del usuario. 7. Haga clic en Aceptar. Para eliminar un objeto del usuario mediante el comando Universos 1. Haga clic en Universos, en el menú Herramientas. 2. En el cuadro de diálogo Universos, seleccione el universo que contiene el objeto del usuario que desea eliminar y haga clic en Objetos del usuario. 3. En el cuadro de diálogo Objetos del usuario, seleccione el objeto del usuario que desea eliminar y haga clic en Eliminar. Para crear jerarquías cronológicas para un objeto del usuario Cuando uno de los objetos del usuario es una dimensión de tipo fecha, puede crear una jerarquía cronológica para el objeto. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 199 11 11 Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas 1. En el cuadro de diálogo Objeto del usuario, confirme que el objeto es una dimensión de tipo fecha. 2. Haga clic en Jerarquía cronológica automática. Aparecerá el cuadro de diálogo Jerarquía cronológica automática. 3. En el cuadro de diálogo Jerarquía cronológica automática, haga clic en Año, Trimestre y/o Mes. Al hacer clic en Año, Trimestre y/o Mes, se crea un nuevo objeto del usuario que aparecerá debajo del objeto del usuario inicial de la jerarquía. 4. Si lo desea, introduzca un nombre y texto de ayuda para cada objeto del usuario nuevo en el cuadro Nombre y Descripción respectivamente y, a continuación, haga clic en Aceptar. Aplicación de condiciones complejas en consultas Es posible restringir los datos que devuelven las consultas aplicando condiciones. Las condiciones complejas se aplican combinando un objeto con un operador (por ejemplo, mayor que) y un operando (por ejemplo, valores introducidos por el usuario u otro objeto). Además de las condiciones complejas, puede utilizar condiciones predefinidas y simples. A continuación se muestran algunas directrices para seleccionar uno de los tres tipos de condiciones: Si desea... Utilice... Utilizar condiciones definidas por el diseñador de universos mediante Designer que puedan aplicarse a una Condiciones predefinidas. consulta, pero que no puedan editarse ni eliminarse de un universo 200 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas Si desea... Utilice... Utilizar condiciones que se apliquen seleccionando valores de una lista de valores del objeto y que permitan Condiciones simples. restringir los datos devueltos sólo por objetos del resultado Utilizar condiciones que permitan elegir el operador y operando exacto Condiciones complejas. de cualquier objeto del universo Para aprovechar las condiciones complejas: Clientes que realizaron reservas durante los años 2001 y 2002 Desea comercializar nuevos productos con clientes que hicieron reservas en los años 2001 y 2002. Todo lo que necesita es la lista de nombres y, la obtiene aplicando una condición compleja en Año de reserva, sin utilizar Año de reserva como objeto del resultado en la consulta. 1. Inserte el objeto Cliente en una consulta sobre el universo Viajes Archipiélagos. 2. Arrastre el objeto Año de la reserva al cuadro Condiciones y haga clic en el texto <Seleccione un operador> situado junto al nombre del objeto. La lista Clases y objetos se convierte en la lista Operadores. 3. Haga doble clic en el operador En la lista. La lista Operadores se convierte en la lista Operandos. 4. Haga doble clic en el operando. Aparecerá el cuadro de diálogo Lista de valores de Año de la reserva. 5. Seleccione AF2001 y AF2002. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Ejecutar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 201 11 11 Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas La lista de clientes aparecerá en el informe. Para aplicar una condición compleja en una consulta La aplicación de una condición compleja requiere que se sigan tres pasos. En primer lugar, seleccione el objeto que desee, después el operador (por ejemplo, mayor que) y, a continuación, el operando (por ejemplo, los valores que desee introducir u otro objeto). El siguiente procedimiento explica cómo hacerlo y ofrece información para ayudarle a elegir el operador y operando necesarios: 1. Arrastre el objeto que desee utilizar de la lista Clases y objetos al cuadro Condiciones del Panel de consulta. La lista Clases y objetos se convierte en la lista Operadores. La siguiente tabla le ayudará a seleccionar el operador que necesita. Para obtener datos que... Haga doble clic en... Sean iguales a un determinado valor, por ejemplo un Igual a año determinado Sean distintos a un determinado valor, por ejemplo "países, sin incluir a Francia" Diferente de Sean mayores que un determinado valor, por ejemplo Mayor que ingresos mayores que €100.000 Sean mayores o iguales a un determinado valor, por Mayor o igual ejemplo, clientes con 60 años o más a Sean menores que un determinado valor, por ejemplo Menor que ingresos menores que €100.000 Sean menores o iguales a un determinado valor, por Menor o ejemplo, clientes con 60 años o menos igual a 202 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas Para obtener datos que... Haga doble clic en... Se encuentren entre dos valores determinados, por Entre ejemplo, semanas entre la 25 y la 36 Se encuentren fuera de dos valores determinados, No entre por ejemplo, todas las semanas del año excluidas de la 25 a la 36 Sean igual a cualquiera de una lista de valores, por En la lista ejemplo, los ingresos de sólo dos centros de vacaciones Sean distintos a unos valores determinados, por ejemplo, clientes no europeos Fuera de la lista Contengan filas vacías, por ejemplo, clientes que no No se ha indihayan pagado (es decir, sin fechas de factura) cado No contengan filas vacías, por ejemplo, clientes que Se ha indicahayan pagado (es decir, sus fechas de factura están do en la base de datos) Contengan todos la misma letra o letras, por ejemplo, Corresponde clientes cuyos nombre comienzan por la letra S al modelo Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 203 11 11 Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas Para obtener datos que... Haga doble clic en... No contengan una letra o patrón de letras determina- Diferente del das, por ejemplo, clientes cuyos nombres no comien- modelo cen por la letra S Satisfagan dos condiciones en un objeto, por ejem- Ambos plo, clientes que pagaron una factura en junio y julio Excluyan un determinado valor, por ejemplo, clientes Excepto que estuvieron en centros de vacaciones distintos a French Riviera 2. Haga doble clic en el operador que desea utilizar. La lista Operadores se convierte en la lista Operandos. Los operandos de la lista dependen del operador que haya seleccionado. 3. Haga doble clic en el operando que desee. La siguiente tabla le ayuda a seleccionar el operando y le indica qué hacer a continuación. 204 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas Si desea comparar el objeto Entonces... de condición con... Valores introducidos por el usuario Haga doble clic en Escribir una nueva constante y, a continuación, introduzca los valores con un separador (coma, punto y coma, etc.) después de cada uno. El separador que se va a utilizar se define en el Panel de control de Windows (Configuración regional). Valores seleccionados en Haga doble clic en Mostrar lista de valola lista de valores del obje- res y, mantenga pulsada la tecla Ctrl. Hato ga clic en los valores que desea y, a continuación, haga clic en Aceptar. Valores que seleccionará Haga doble clic en Escribir una nueva al ejecutar la consulta petición de orden y, a continuación, escriba su pregunta y pulse Intro. O Haga doble clic en Mostrar la lista de peticiones de orden y, a continuación, seleccione una petición de orden del cuadro de diálogo que aparece. Otro objeto (que puede ser Haga doble clic en Seleccionar un objeto un objeto del usuario) y, a continuación, en el objeto en el cuadro Clases y objetos. Cualquier valor devuelto por otra consulta Haga doble clic en Crear una subconsulta (ANY) y, a continuación, genere una consulta en la ficha de nueva consulta que aparece. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 205 11 11 Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas Si desea comparar el objeto Entonces... de condición con... Todos los valores devuel- Haga doble clic en Crear una subconsultos por otra consulta ta (ALL) y, a continuación, para obtener más información consulte Ejemplo: Para determinar cuándo pagó cada cliente un producto por última vez. El resultado de un cálculo Haga doble clic en Cálculo y, a continua(suma, mínimo, máximo, ción, siga los pasos indicados en las panpromedio o cuenta) tallas del asistente que aparece. Para obtener más información, consulte Aplicación de condiciones con un cálculo. Los valores devueltos por Haga doble clic en Seleccionar resultauna consulta existente dos de la consulta y, a continuación, siga el procedimiento descrito en Uso de una consulta existente en una condición. Sugerencias para la aplicación de condiciones complejas En esta sección se incluyen algunas sugerencias para obtener el máximo rendimiento de las condiciones complejas de Desktop Intelligence. Uso de caracteres comodín Las condiciones con los operadores Corresponde a la plantilla y Diferente de la plantilla son perfectas para encontrar listas de valores similares, tales como nombres de clientes que empiecen por S. Los comodines son caracteres especiales que pueden sustituir a cualquier carácter único o serie de caracteres. Desktop Intelligence admite los siguientes caracteres comodín estándar: 206 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas Comodín Descripción % Sustituye a varios caracteres, o aparece en la respuesta a una petición de orden. Por ejemplo, N% devuelve todos los valores que empiecen por N (Nueva York, Nevada) _ Sustituye a un carácter único en una constante. Por ejemplo, GR_VE devuelve Grave, Grove, Greve. Uso de En la lista El operador En la lista permite seleccionar varios valores para un documento. Estos valores pueden ser una condición sobre una consulta que desee elaborar o la base para un documento interactivo en el que Desktop Intelligence solicite a otros usuarios que seleccionen valores de la lista que ha creado para restringir la visualización de datos según sus necesidades. Puede introducir la lista de valores en el campo de texto del cuadro de diálogo Introducir o seleccionar valores o, si hace clic en Valores en este cuadro de diálogo, podrá seleccionar valores de una lista. Cuando introduzca valores, sepárelos mediante una coma (,). El número máximo de valores permitidos en una lista depende de las restricciones del SGBDR de destino o de la longitud de la instrucción SQL generada por Desktop Intelligence. (Desktop Intelligence puede generar un SQL de hasta 65.536 caracteres). Uso de Diferente de, Fuera de la lista y Excepto Diferente de, Fuera de la lista y Excepto son operadores que excluyen determinados datos de los resultados de la consulta. ¿Quiere decir esto que podría utilizar la condición "Centro de vacaciones Diferente de 'Bahamas Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 207 11 11 Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas Beach'" para obtener una lista de los clientes que no se han alojado en Bahamas Beach? En realidad esto no es posible. En situaciones como ésta, es necesario pensar detenidamente acerca de la consulta que va a elaborar y cómo se estructuran los datos. El resultado de esta consulta incluye a aquellos clientes que han estado en Bahamas Beach y en otros lugares. ¿Por qué? Porque existen reservas de estos clientes para otros centros de vacaciones aparte de Bahamas Beach. Estas reservas por sí solas son suficientes para satisfacer la condición 'Centro de vacaciones diferente de Bahamas Beach'. Además, esta condición excluye a los clientes que no han hecho ninguna reserva. Desktop Intelligence comprueba los registros de estos clientes con las reservas y determina que ninguna reserva satisface la condición 'Centro de vacaciones diferente de Bahamas Beach', ya que no existe ninguna reserva. No obstante, está claro que un informe que muestre los clientes que no han estado en Bahamas Beach incluirá a los clientes que no hayan estado en ningún sitio. Este problema se resuelve utilizando el operador Excepto en lugar de Diferente de. Si se utiliza Excepto, Desktop Intelligence crea dos consultas: • Todos los clientes. • Clientes que tienen reserva para Bahamas Beach. Desktop Intelligence restará los clientes devueltos por la segunda consulta de los devueltos por la primera. De este modo se devolverá el resultado deseado. Tenga también en cuenta que: • Con Diferente de sólo se puede especificar un valor, mientras que con Fuera de la lista se pueden especificar varios. • Con Excepto, sólo es posible especificar un valor. Sin embargo, se pueden crear consultas combinadas utilizando MINUS para excluir, por ejemplo, clientes de Bahamas Beach y clientes de 1996. Para obtener más información, consulte Creación de consultas combinadas. 208 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas Información adicional sobre Fuera de la lista Deberá tener cuidado al utilizar el operador Fuera de la lista. En este tipo de consulta, cada registro de la consulta externa debe comprobarse con cada registro de la consulta interna (la lista a la que hace referencia Fuera de la lista) para determinar si aparecerá en el informe. Esto no es un problema si la lista interna es pequeña. Pero sí lo es si la lista es grande. ¿Por qué? ¿Qué ocurriría si define una condición basada en 'Clientes que no estén incluidos en la lista de clientes que tienen más de dos coches' y la base de datos contiene 10.000 clientes? La consulta necesitará comprobar 10.000 * 10.000 filas (es decir, ¡1.000.000.000 filas!) para generar el informe. Para editar condiciones complejas Puede editar una condición compleja cambiando su objeto, operador u operando. 1. Haga clic en la parte de la condición que desee modificar en el cuadro Condiciones del Panel de consulta. 2. Dependiendo del elemento en el que haya hecho clic, seleccione un elemento diferente en la lista Clases y objetos, la lista Operadores o la lista Operandos. Nota: Si utiliza un operador diferente, es posible que también tenga que utilizar un operando diferente. Para eliminar condiciones complejas 1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el icono de la condición del cuadro Condiciones. 2. Haga clic en Eliminar en el menú de acceso directo. Aplicación de condiciones con un cálculo Desktop Intelligence permite restringir los resultados de la consulta con cálculos en condiciones complejas. Este tipo de condición es útil al contestar Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 209 11 11 Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas preguntas como "¿Qué productos generaron ingresos promedio superiores?" a nivel de la consulta. Aplica una condición con un cálculo utilizando el operando Cálculo. Desktop Intelligence muestra a continuación un asistente que lo guía por los pasos necesarios para hacer el cálculo. Para aplicar una condición con un cálculo Utilice el siguiente procedimiento para aplicar una condición con un cálculo. 1. Mueva un objeto al cuadro Condiciones del Panel de consulta. El cuadro Clases y objetos se convierte en el cuadro Operadores. 2. Haga doble clic en Igual a. El cuadro Operadores se convierte en el cuadro Operandos. 3. Haga doble clic en Cálculo. 4. Aparecerá el Asistente de condiciones complejas. La primera pantalla le solicita que seleccione un objeto de cálculo. 5. Abra la carpeta que contiene el objeto, haga clic en el objeto y, a continuación, haga clic en Comenzar. La siguiente pantalla le solicita que seleccione una función para aplicar al objeto. 6. Seleccione la función de la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente. La siguiente pantalla le solicita que defina el nivel de cálculo. 7. Seleccione un nivel de cálculo. • Para obtener una única línea de resultado, haga clic en Globalmente y, a continuación en Siguiente. • Para obtener varias líneas de resultados, haga clic en Por uno o más objetos, seleccione los objetos en la lista y haga clic en Siguiente. La siguiente pantalla le solicita que elija si desea realizar un cálculo independiente o comparar el resultado del cálculo con los valores de uno o varios objetos. 8. Seleccione el modo en que desea sincronizar el cálculo. 210 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas • Para llevar a cabo un cálculo de manera independiente, haga clic en Independientemente de sus objetos y, a continuación, haga clic en Siguiente. • Para realizar un cálculo para cada valor de uno o varios objetos, lo cual permite restringirlo a determinados objetos, haga clic en Para cada valor de uno o varios objetos, seleccione los objetos de la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente. La siguiente pantalla le solicita que defina el número de valores que se van a comparar. 9. Seleccione si desea comparar el objeto con, al menos, un valor o con todos los valores. • Para comparar el objeto con, al menos, un valor, lo que le permite limitar los valores comparados con el objeto, haga clic en Por lo menos un valor del cálculo y, a continuación, haga clic en Finalizar. • Para comparar el objeto con todos los valores, haga clic en Todos los valores del cálculo y, a continuación, en Finalizar. El Panel de consulta volverá a aparecer con la consulta definida con una condición sobre un cálculo. 10. Haga clic en Ejecutar. Ejemplo: Para determinar cuándo pagó cada cliente un producto por última vez Desea conocer la fecha de la última factura de cada cliente para poder ponerse en contacto con los clientes que no han comprado productos. Para obtener estos datos, necesitará aplicar una condición compleja con un cálculo. El cálculo compara las fechas de factura de cada cliente y, a continuación, devuelve únicamente la última fecha. 1. Inserte los objetos Cliente y Fecha de la factura en una consulta sobre el universo Viajes Archipiélagos. 2. Arrastre el objeto Fecha de la factura al cuadro Condiciones. 3. Haga doble clic en el operador Igual a. 4. Haga doble clic en el operando Cálculo. Aparecerá el Asistente de condiciones complejas. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 211 11 11 Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas 5. Abra la clase Ventas, haga clic en el objeto Fecha de la factura y, a continuación, en Comenzar. 6. Haga clic en Máximo (ya que desea la última fecha de factura) y, a continuación, en Siguiente. 7. En el siguiente cuadro de diálogo, haga clic en Globalmente y, a continuación, en Siguiente. 8. En el siguiente cuadro de diálogo, haga clic en Para cada valor de uno o varios objetos y, a continuación, en Cliente. Esta opción hará que el cálculo devuelva la última fecha de factura por cliente. 9. Haga clic en Siguiente y una vez más en Siguiente. A continuación, en el Panel de consulta, haga clic en Ejecutar. En el informe aparecerá una fecha de factura por cliente. Examinar el cálculo en detalle Analicemos en detalle el cálculo que acaba de crear para aclarar lo que sucede. Al utilizar un cálculo, Desktop Intelligence crea un SQL que contiene una subconsulta. Una subconsulta es una consulta interna. La base de datos que recibe el SQL generado por Desktop Intelligence evalúa el resultado de la consulta interna con cada fila de la consulta externa para determinar si la fila aparecerá en el resultado. Tenga en cuenta que puede crear subconsultas explícitamente. Consulte Aplicación de condiciones con una subconsulta. A medida que se desplaza por el asistente, especificará: • El objeto que se va a utilizar en el cálculo Se trata del objeto de la consulta externa cuyo valor se compara con el resultado de la consulta interna. En el ejemplo, el objeto es Fecha de la factura. • La función de agregación que se aplicará al objeto. En el ejemplo, se ha aplicado la función Máximo, ya que lo que interesaba era obtener las últimas fechas de factura. 212 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas • El nivel de cálculo. Este valor determina la agrupación en una subconsulta. En el ejemplo, se ha seleccionado Globalmente porque el interés se centraba simplemente en la última fecha de factura de los clientes, y no en una última fecha de factura por algún otro criterio. • Sincronización. Determina los vínculos de la subconsulta con la consulta principal. En el ejemplo, se ha seleccionado el objeto Cliente, ya que el interés se centraba en la última fecha de factura de cada cliente. • La cantidad de valores a comparar Determina la cantidad de valores de la subconsulta que la base de datos compara con los valores de la consulta externa. En el ejemplo, puede elegir cualquier opción ya que la subconsulta devuelve una sola fila para cada cliente. Examen del SQL A continuación se muestra el SQL generado por Desktop Intelligence a partir del cálculo del ejemplo: SELECT Customer.last_name, Sales.invoice_date FROM Customer, Sales WHERE ( Customer.cust_id=Sales.cust_id) AND ( Sales.invoice_date = ALL ( SELECT max( Sales.invoice_date ) FROM Sales, Customer SubAlias__4 WHERE SubAlias__4.cust_id=Sales.cust_id AND SubAlias__4.last_name = Customer.last_name Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 213 11 11 Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas ) ) • fecha_de_factura es el objeto utilizado en el cálculo, de modo que el SQL une las dos consultas mediante el campo Sales.fecha_de_factura. • El nivel de cálculo es global, de modo que la subconsulta no tiene ninguna agrupación. • Las consultas se sincronizan mediante el objeto Cliente de modo que el SQL crea una subconsulta relacionada sobre Customer.apellido. • La consulta compara todos los valores de la consulta interna con la consulta externa. Aplicación de condiciones con una subconsulta Una subconsulta es una consulta dentro de otra consulta. Devuelve una sola columna de datos que se compara con los datos recuperados por la consulta principal. Las subconsultas se utilizan en situaciones tales como la búsqueda de un solo individuo en una lista de individuos que cumpla con las condiciones de la consulta. Por ejemplo, de todos los clientes que realizaron reservas, ¿cuál es el nombre y la dirección del cliente que realizó la primera reserva? Las condiciones complejas en las consultas constan de tres elementos: un objeto, un operador y un operando. Las condiciones que incluyen el operando Crear una subconsulta (ALL) o el operando Crear una subconsulta (ANY), generan una subconsulta. El operador (por ejemplo, mayor que, menor que) incluido en la condición determina si los datos devueltos por la subconsulta son, por ejemplo, excluidos del resultado de la consulta principal. A continuación se describen los operandos que generan una subconsulta. 214 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas Este operando... Compara... Y responde a preguntas tales como... Todos los valores devueltos por la subconsul- ¿Qué clientes no han Crear una subconsulta ta con los valores decomprado mi último (ALL) vueltos por la consulta producto? principal. Cualquier valor devuelto Crear una subconsulta por la subconsulta con (ANY) los valores devueltos por la consulta principal. ¿Qué productos han generado un volumen de negocios por encima de la media? Aplicación de condiciones con una subconsulta 1. Arrastre un objeto del cuadro Clases y objetos, y colóquelo en el cuadro Condiciones del Panel de consulta. 2. Haga doble clic en el operador que desea utilizar. Algunos operadores (por ejemplo, Ambos, Entre, Corresponde a la plantilla) no se pueden utilizar con subconsultas. 3. Haga doble clic en el operando Crear una subconsulta (ALL) o Crear una subconsulta (ANY). Se creará una ficha para la subconsulta (Subconsulta 1.1). 4. En la ficha Subconsulta 1.1, inserte un objeto en el cuadro Objetos del resultado. Nota: Sólo puede incluir un objeto del resultado en la subconsulta. 5. Si es necesario, aplique una condición a la subconsulta. 6. Haga clic en Ejecutar. Nota: La ficha de la subconsulta siempre aparece a la derecha de la consulta principal. Aparece un número en la ficha (Subconsulta n.n). Desktop Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 215 11 11 Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas Intelligence incrementa el número de subconsulta para mostrar la relación entre una consulta y sus subconsultas. Ejemplo: ¿Qué cliente realizó la primera reserva? Supongamos que desea obsequiar con una botella de champán al cliente que realizó la primera reserva. Para obtener el nombre y la dirección de este cliente: 1. Inserte los objetos Cliente y Dirección en una consulta sobre el universo Viajes Archipiélagos. 2. Arrastre el objeto Fecha de la reserva al cuadro Condiciones. 3. Haga doble clic en el operador Menor o igual a. 4. Haga doble clic en el operando Crear una subconsulta (ALL). La ficha Subconsulta 1.1 aparecerá en el Panel de consulta. 5. En la ficha Subconsulta 1.1, inserte el objeto Fecha de la reserva en el cuadro Objetos del resultado. 6. Haga clic en Ejecutar. En el informe aparecerá el nombre y la dirección del cliente que realizó la primera reserva. Para eliminar una subconsulta Una subconsulta se genera mediante una condición que contiene el operando Crear una subconsulta (ALL) o Crear una subconsulta (ANY). Por tanto, puede eliminar una subconsulta eliminando la condición de la consulta principal. Para eliminar la condición: 1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el icono de la condición en el cuadro Condiciones. 2. Haga clic en Eliminar en el menú de acceso directo. Subconsultas y cálculos El ejemplo Ejemplo: Para determinar cuándo pagó cada cliente un producto por última vez explica que las condiciones complejas generan subconsultas 216 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Aplicación de condiciones complejas en consultas en segundo plano. Esto puede verlo repitiendo el ejemplo anterior utilizando una condición compleja con un cálculo. Ejemplo: Para averiguar qué cliente realizó la primera reserva (mediante cálculo) Para obtener dicho cliente utilizando una condición compleja con un cálculo: 1. Inserte los objetos Cliente y Dirección en una consulta sobre el universo Viajes Archipiélagos. 2. Arrastre el objeto Fecha de la reserva al cuadro Condiciones. 3. Haga doble clic en el operador Igual a. 4. Haga doble clic en el operando Cálculo. Aparecerá el Asistente de condiciones complejas. 5. Seleccione el objeto Fecha de la reserva y haga clic en Comenzar. 6. Seleccione la función Mínimo y haga clic en Siguiente. La función Mínimo devuelve la primera (más pequeña) fecha de la reserva. 7. Seleccione Globalmente y haga clic en Siguiente. 8. Seleccione Independientemente de sus objetos y haga clic en Siguiente. Tenga en cuenta que está interesado en la primera fecha de reserva general, de modo que no deberá vincular la fecha a un objeto de la consulta principal. 9. Seleccione Todos los valores y haga clic en Finalizar. 10. Ejecutar la consulta. La consulta devuelve el mismo resultado que la consulta definida utilizando una subconsulta para responder a la misma pregunta. Si aún no entiende bien por qué esto es así, examine los pasos en relación con la descripción de condiciones complejas del ejemplo Ejemplo: Para determinar cuándo pagó cada cliente un producto por última vez. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 217 11 11 Personalización de consultas en universos Uso de una consulta existente en una condición Uso de una consulta existente en una condición Puede utilizar los valores devueltos por una consulta existente en una condición de otra consulta. En parte esto es similar a crear una subconsulta. (Puede expresar las mismas consultas como subconsultas o como consultas que utilizan valores devueltos por consultas existentes). La diferencia es que Desktop Intelligence no elabora una sentencia SQL que contenga una subconsulta. Devuelve los datos de ambas consultas y, a continuación realiza el procesamiento de la 'subconsulta' en el equipo cliente. Para devolver la lista de centros de vacaciones/volúmenes de negocios donde el volumen de negocios de centro de vacaciones por país es > €1.000.000 En este ejemplo tiene un informe que contiene un proveedor de datos que enumera todos los países cuyo volumen de negocios es mayor o igual que €1.000.000. Puede utilizar este proveedor de datos para crear el nuevo proveedor de datos que liste todos los centros de vacaciones de estos países y el volumen de negocios de los centros de vacaciones. 1. Haga clic en Tabla, en el menú Insertar. 2. Con ayuda del ratón, dibuje un rectángulo donde desea que aparezca el nuevo bloque. 3. Cuando suelte el botón del ratón aparecerá el Asistente para la creación de tablas. 4. Haga clic en Crear una nueva consulta en el universo actual. Aparece el Panel de consulta. 5. Arrastre los objetos Centro de vacaciones y Volumen de negocios a la ventana Objetos del resultado. 6. Arrastre el objeto País a la ventana Condiciones. 7. Haga doble clic en En la lista en la lista de operadores. La lista de operadores cambia a una lista de operandos. 218 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Aplicación de grupos de condiciones 8. Haga clic en Seleccionar resultados de la consulta en la lista de operandos. Aparece la lista de proveedores de datos del documento. 9. Expanda el proveedor de datos y seleccione la dimensión País. 10. Haga clic en Aceptar. La condición aparece en la ventana Condiciones. 11. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta. Los datos aparecen en un bloque del informe. Aplicación de grupos de condiciones Las condiciones se utilizan para restringir los datos recuperados por las consultas. Un grupo de condiciones consta de dos o más condiciones (predefinidas, simples o complejas) aplicadas a la misma consulta. Los grupos de condiciones se utilizan cuando una sola condición no permite obtener los datos necesarios. Organización de grupos de condiciones Un grupo de condiciones consta de dos o más condiciones aplicadas a la misma consulta. En el cuadro Condiciones del Panel de consulta, las condiciones están vinculadas mediante un operador (Y u O). Grupos de dos condiciones En un grupo que contiene únicamente dos condiciones, haga doble clic en el operador para cambiarlo de Y a O, o viceversa. Grupos de tres o más condiciones Al hacer doble clic en el operador de un grupo que contiene, al menos, tres condiciones, se crea una sangría en el grupo. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 219 11 11 Personalización de consultas en universos Aplicación de grupos de condiciones En grupos que contienen tres o más condiciones, puede también: • Crear sangrías sin sustituir el operador, arrastrando el operador horizontalmente. • Mover condiciones dentro del grupo. • Eliminar condiciones de un grupo. La siguiente tabla explica cómo organizar grupos de condiciones de distintas formas: Para... Haga lo siguiente... Cambiar el operador de un grupo de Haga doble clic en el operador Y u Y a O y viceversa O. Haga clic en el operador Y u O con Aplicar una sangría a las condiciones el botón derecho del ratón. o eliminarla dentro de un grupo de Haga clic en Mover a la derecha o condiciones Mover a la izquierda en el menú de acceso directo. Haga clic en la condición y mantenga pulsado el botón del ratón. Mover una condición de un grupo a Arrastre la condición a otro grupo de otro condiciones y, a continuación, suelte el botón del ratón. YuO Desktop Intelligence vincula automáticamente varias condiciones utilizando operadores del cuadro Condiciones del Panel de consulta: • 220 Y especifica un resultado que es verdadero para ambas condiciones. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Aplicación de grupos de condiciones • O especifica un resultado que es verdadero para la primera o segunda condición. Puede reemplazar Y por O, y viceversa, haciendo doble clic en el operador. Cuando aplique tres o más condiciones en una consulta, haga doble clic en el operador para crear una sangría en el grupo de condiciones. Sugerencia: Evite el uso de grupos de condiciones tales como Año Igual a 2001 Y Año Igual a 2002. Este ejemplo no devolvería ningún dato, debido a que Año no puede ser igual a dos valores diferentes. Para obtener, por ejemplo, la lista de clientes de 2001 y 2002, tendría que crear una consulta combinada utilizando el operador INTERSECT. Para obtener información sobre consultas combinadas y cómo crearlas, consulte Creación de consultas combinadas. Orden de precedencia Cuando existe un grupo de condiciones, Desktop Intelligence las evalúa en orden. Por ejemplo, en la lista de condiciones siguiente, Desktop Intelligence primero determina si los ingresos de ventas >= 2000000 o la cantidad vendida es de > 1000. Únicamente después de haber evaluado si cualquiera de estas condiciones es verdadera, compara esta evaluación con la condición que comprueba si el margen es >= 1000000. Desktop Intelligence muestra este orden de precedencia aplicando sangría a las condiciones que se evalúan primero y devuelve la siguiente lista de tiendas que cumplen tales condiciones: • • • • • • • • Segovia Albacete 56 Cuidad Real Mérida Barcelona Ramblas Barcelona Montjuic Salamanca Valencia Centro Sin embargo, el siguiente grupo de condiciones Volumen de negocios de ventas Mayor o igual a 2.000.000 O Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 221 11 11 Personalización de consultas en universos Aplicación de grupos de condiciones Cantidad vendida Mayor o igual a 10.000 / Margen Mayor o igual a 100.000 devuelve la siguiente lista de tiendas: • • • • • • • • • • Segovia Albacete 56 Granada Este Guadalajara 5 Cuidad Real Mérida Barcelona Ramblas Barcelona Montjuic Salamanca Valencia Centro debido a que Desktop Intelligence determina ahora qué tiendas tienen una cantidad vendida >= 10.000 o un margen >= 1.000.000 y, a continuación, determina cuáles de éstas tienen ingresos de ventas >= 2.000.000. Para aplicar grupos de condiciones: 1. En el Panel de consulta, aplique una condición (predefinida, simple o compleja). 2. Aplique una segunda condición. Las condiciones se vinculan automáticamente mediante el operador Y. 3. Aplique más condiciones, si es necesario. Ejemplo: Para determinar qué clientes compraron un determinado producto en un período de tiempo determinado Necesita la lista de los clientes que se alojaron en el club Bahamas Beach en 2001 ó 2002. Son necesarias dos condiciones: Centro de vacaciones=Bahamas Beach y Año= 2001 ó 2002. 1. Incluya el objeto Cliente en una consulta sobre el universo Viajes Archipiélagos. 2. Haga clic en Condiciones predefinidas, que se encuentra debajo del cuadro Clases y objetos. 222 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Creación de consultas combinadas Aparecerá la lista de condiciones predefinidas en el universo. 3. Haga clic en el signo + situado a la izquierda de la clase Centro de vacaciones y haga doble clic en Club Bahamas. 4. Haga clic en el signo + situado a la izquierda de la clase Ventas y haga doble clic en Año 2001. 5. Haga doble clic en Año 2002. Las condiciones se vinculan mediante el operador Y. 6. Haga doble clic en el operador Y que vincula Año 2001 con Año 2002. Desktop Intelligence cambia Y por O y aplica una sangría al grupo de condiciones. 7. Haga clic en Ejecutar. Para eliminar grupos de condiciones 1. Haga clic en el operador (Y u O) que vincula el grupo de condiciones que desea eliminar. 2. Haga clic con el botón derecho. 3. Haga clic en Eliminar en el menú de acceso directo. Creación de consultas combinadas Desktop Intelligence permite combinar los datos devueltos por un máximo de ocho consultas en un único grupo de resultados. Estas consultas combinadas permiten: • Obtener una sola columna de datos de múltiples objetos • Obtener datos comunes a dos grupos de resultados, tales como los clientes de una región y grupo de edad determinados • Excluir los resultados de una consulta de los resultados de otra Nota: La creación de consultas combinadas permite combinar o excluir datos del resultado de la consulta mediante el uso de operadores para combinar los resultados de varias consultas. Puede contrastar esto con el uso de los operadores En la lista y Fuera de la lista al aplicar una condición compleja Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 223 11 11 Personalización de consultas en universos Creación de consultas combinadas en una consulta. Los operadores En la lista y Fuera de la lista incluyen o excluyen datos del resultado de una consulta en función de la lista de valores que introduzca. Para crear una consulta combinada 1. En el Panel de consulta, cree una consulta. 2. Haga clic en el botón Combinar consultas de la barra de herramientas Panel de consulta. • La consulta existente aparecerá en la ficha Consulta 1. • También aparecerá una segunda ficha, Consulta 2, que ahora estará activa. 3. Si desea utilizar un operador diferente, haga clic en la ficha Consulta 2 con el botón derecho del ratón y, a continuación, haga clic en el operador que desee en el menú de acceso directo: 224 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Creación de consultas combinadas Utilice... Para... Combinar los datos de dos objetos en una sola columna del informe. UNION UNION resulta especialmente útil para trabajar con objetos no compatibles. Supongamos, por ejemplo, que necesita obtener las fechas en las que los clientes han realizado reservas o pagado sus facturas. Esta consulta requiere dos objetos no compatibles: Fecha de la factura y Fecha de la reserva. Si incluye estos objetos en una consulta normal, Desktop Intelligence devuelve dos bloques de datos. Al crear una consulta combinada con UNION, con Fecha de la factura en una ficha y Fecha de la reserva en la otra, los datos aparecen en una columna del informe. UNION es el operador predeterminado. Obtener datos comunes a dos grupos de resultados, como los clientes de una región y grupo de edad determinados. INTERSECT El ejemplo, Ejemplo: Para determinar qué clientes compraron un determinado producto en un período de tiempo determinado, ilustra el uso de INTERSECT. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 225 11 11 Personalización de consultas en universos Creación de consultas combinadas Utilice... Para... MINUS Excluir los resultados de una consulta del resultado de la consulta principal. Puede, por ejemplo, utilizar MINUS para descubrir qué clientes compraron el producto A pero no el producto B. No es posible obtener estos datos con una condición como Producto Diferente de B, ya que la condición incluiría clientes que compraron A y B. 4. Cree el resto de la consulta en la ficha Consulta 2. 5. Si es necesario, repita los pasos anteriores para incluir más consultas. Puede incluir hasta ocho consultas en una consulta combinada. 6. Haga clic en Ejecutar. Los datos de la consulta combinada aparecen en el informe. Nota: Puede eliminar una de las consultas que ha combinado haciendo clic en su ficha con el botón derecho del ratón y, a continuación, en el comando Eliminar en el menú contextual. Restricciones en consultas combinadas Deberá tener en cuenta que: • Las consultas que combine deben contener el mismo número de objetos para devolver el mismo número de columnas de datos. • Estos objetos deben ser del mismo tipo de datos. • Puede incluir hasta ocho consultas en una consulta combinada. Para ilustrar cómo aprovechar las consultas combinadas, el siguiente ejemplo explica cómo obtener datos comunes a dos conjuntos de resultados. 226 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Creación de consultas combinadas Ejemplo: Determinar qué clientes compraron productos en los años 2001 y 2002 La búsqueda de clientes que cumplan con dos criterios es un objetivo empresarial común. • No es posible obtener la lista de clientes que han efectuado pagos en dos años distintos mediante la aplicación de una condición compleja con el operador; en este caso, obtendría clientes de 2001 o 2002, o posiblemente de ambos. • No es posible obtener la lista de clientes que han efectuado pagos en dos años distintos mediante la vinculación de dos condiciones con Y, puesto que no obtendría datos algunos. • No es posible obtener la lista de clientes que han efectuado pagos en dos años distintos mediante la vinculación de dos condiciones con O puesto que esto no garantiza que el cliente compró los dos años. Necesita crear una consulta combinada que devuelva la intersección de clientes de 2001 y 2002. Crear una consulta combinada que devuelva clientes que cumplan dos criterios 1. Incluya el objeto Cliente en una consulta sobre el universo Viajes Archipiélagos. 2. Arrastre el objeto Año al cuadro Condiciones. 3. Haga doble clic en Igual a, después en Escribir una nueva constante e introduzca 2001. 4. Pulse Intro y, a continuación, haga clic en Combinar consultas en la barra de herramientas del Panel de consulta. • La consulta existente aparecerá en la ficha Consulta 1. • También aparecerá una segunda ficha, Consulta 2, que ahora estará activa. • Cliente es ya un objeto del resultado en Consulta 2. 5. En la ficha Consulta 2, arrastre el objeto Año al cuadro Condiciones. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 227 11 11 Personalización de consultas en universos Creación de consultas combinadas 6. Haga doble clic en Igual a, después en Escribir una nueva constante e introduzca 2002. 7. Pulse Intro y, a continuación, haga clic en la ficha Consulta 2 con el botón derecho del ratón. Los operadores que puede utilizar para combinar las consultas aparecerán en un menú contextual. 8. Haga clic en Intersect. El símbolo INTERSECT aparecerá en la ficha Consulta 2. 9. Haga clic en Ejecutar. En el informe aparecerá una lista de clientes que compraron productos en ambos años. Uso del SQL de consultas de Desktop Intelligence Cuando se crea una consulta en el Panel de consulta, Desktop Intelligence escribe el SQL correspondiente a la consulta. Si conoce el SQL y desea averiguar cómo Desktop Intelligence resuelve una consulta, puede ver el archivo de comandos SQL. Puede también volver a utilizar el SQL que Desktop Intelligence genera guardándolo en un archivo. Además, debido a que Desktop Intelligence también permite editar los archivos de comandos SQL, puede crear consultas complejas en el Panel de consulta, cambiar el SQL para adaptarlo a sus necesidades y después, guardar el archivo de comandos. Después podrá ejecutar el archivo de comandos guardado utilizando otra aplicación. Para ver, editar o guardar el archivo de comandos SQL de la consulta 1. Haga clic en Ver SQL en la barra de herramientas del Panel de consulta. El script SQL de la consulta aparece en el cuadro de diálogo Visor de SQL. Nota: Es posible que Desktop Intelligence haya creado una consulta SQL compleja para resolver la consulta, por ejemplo, si la consulta contiene objetos no compatibles o determinados tipos de condiciones. Estas 228 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Personalización de consultas en universos Creación de consultas combinadas consultas SQL se pueden dividir en varias sentencias SELECT, que Desktop Intelligence indica como carpetas en el panel izquierdo del cuadro de diálogo Visor de SQL. 2. Para editar el archivo de comandos, haga clic en él e introduzca los cambios que desee. 3. Haga clic en Volver a generar para volver al SQL de la consulta original. 4. Seleccione si desea conservar los cambios que ha realizado. Esta opción analiza automáticamente el archivo de comandos al hacer clic en Aceptar. Tenga en cuenta que si no selecciona esta opción, perderá cualquier cambio que haya realizado en el código SQL al hacer clic en Aceptar. 5. Haga clic en Analizar para comprobar la validez de la secuencia de comandos. 6. Haga clic en Guardar para guardar el archivo de comandos editado en un archivo. 7. Haga clic en Aceptar para volver al Panel de consulta. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 229 11 11 Personalización de consultas en universos Creación de consultas combinadas 230 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso y personalización de Listas de valores 12 12 Uso y personalización de Listas de valores Presentación general Presentación general En este capítulo se describen las listas de valores (LOV) y cómo se pueden utilizar para mejorar el rendimiento de los informes. Definición de lista de valores Una lista de valores contiene los valores devueltos por un objeto. Utiliza listas de valores para seleccionar los valores que necesita al definir condiciones en una consulta o al seleccionar valores en una petición de orden. Al utilizar o ver una lista de valores por primera vez, Desktop Intelligence crea un archivo .lov que contiene la definición de la consulta y los valores que ésta devuelve. Los archivos .lov están ubicados, de forma predeterminada, en subcarpetas dentro de la carpeta UserDocs. No existe ninguna restricción directa de Desktop Intelligence en el número de valores de una lista de valores. Sin embargo, la longitud de la lista puede estar restringida directamente por limitaciones de la base de datos o la longitud máxima de una consulta SQL que Desktop Intelligence pueda generar. (Desktop Intelligence no puede generar consultas de más de 65.536 caracteres.) Modo de crear listas de valores En Designer, el diseñador de universos decide si asociar una lista de valores con un objeto. Una vez asociada, la lista de valores se puede ver o editar en Designer o Desktop Intelligence. Cuando el usuario ve por primera vez la lista de valores de un objeto, Desktop Intelligence ejecuta una consulta y recupera los valores de la base de datos; la consulta del objeto genera la lista de valores predeterminada del objeto. Personalización de listas de valores en Desktop Intelligence Puede personalizar las listas de valores de las maneras siguientes: 232 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso y personalización de Listas de valores Edición de listas de valores • Editando la consulta correspondiente de la lista. Puede, por ejemplo, restringir los datos devueltos por una lista de valores aplicando una condición. • Asignando datos de archivos de datos personales. Esta función resulta especialmente útil si utiliza siempre el mismo subconjunto de valores disponible en la base de datos al aplicar condiciones. Puede ver únicamente los valores que necesita sin tener que conectarse a una base de datos remota. Para obtener más información, consulte Asignación de datos personales a una lista de valores. Edición de listas de valores El diseñador de universos decide si una lista de valores se puede editar en Desktop Intelligence. Puede editar una lista de valores (LOV) sólo si el diseñador le ha otorgado el derecho a hacerlo. Debido a que la lista de valores es una consulta, ésta se edita mediante la edición de su consulta correspondiente en el Panel de consulta. Puede editar la consulta mediante una de estas acciones: • Aplicando condiciones para restringir los valores devueltos • Aplicando ordenaciones para ordenar los valores • Creando una consulta combinada • Incluyendo objetos adicionales en la consulta El ejemplo siguiente muestra cómo editar una lista de valores. Ejemplo: Para mostrar ciudades y regiones en una lista de ciudades El universo Viajes Archipiélagos tiene un objeto Ciudad. Sin embargo, es posible que existan ciudades de distintas regiones con el mismo nombre. Para identificar una ciudad de forma precisa, desea que aparezca la región de la ciudad junto con el nombre de la ciudad en una lista de valores. 1. Haga clic en Universos en el menú Herramientas. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 233 12 12 Uso y personalización de Listas de valores Asignación de datos personales a una lista de valores Aparecerá el cuadro de diálogo Universos. 2. Seleccione el universo Viajes Archipiélagos y haga clic en Lista de valores. 3. Desplácese hasta el objeto Ciudad incluido en la clase Cliente. 4. Haga clic en Editar. Aparecerá el Panel de consulta en el que se muestra la consulta para la lista de valores del objeto Ciudad. 5. Agregue el objeto Región a la consulta. 6. Haga clic en Ejecutar. El cuadro de diálogo de la lista de valores Ciudad mostrará ahora las ciudades y sus regiones. Si selecciona Presentación en jerarquías, el cuadro de diálogo Lista de valores muestra las ciudades organizadas jerárquicamente dentro de sus regiones. Asignación de datos personales a una lista de valores Si siempre elige el mismo subconjunto de valores al aplicar condiciones, puede restringir sus opciones asignando datos personales a una lista de valores del objeto. De este modo se reduce el tiempo requerido para realizar la consulta, ya que es más rápido recuperar valores de una lista que realizar una consulta a la base de datos. Puede asignar datos personales a una lista de valores desde tres orígenes: • Archivos de texto • Archivos de Microsoft Excel • Archivos dBase En las siguientes secciones se describe cómo asignar una lista de valores desde un archivo de datos personales asociando un archivo de ciudades con el objeto Ciudad del universo Viajes Archipiélagos. 234 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso y personalización de Listas de valores Asignación de datos personales a una lista de valores Para asignar datos personales desde un archivo de texto 1. Cree un archivo de texto que contenga los valores que desea incluir en la lista (por ejemplo, ciudades): Cities Los Angeles San Diego San Francisco (La primera entrada del archivo de texto es el nombre de la columna de datos que aparece en el cuadro de diálogo de la lista de valores.) 2. En Desktop Intelligence, haga clic en Universos en el menú Herramientas, seleccione el universo Viajes Archipiélagos y haga clic en Lista de valores. 3. Abra la clase Cliente y seleccione el objeto Ciudad. 4. Seleccione Datos personales. Se abrirá el cuadro de diálogo Acceder a los datos personales. 5. Haga clic en Examinar para buscar el archivo de texto que contiene los valores. 6. Seleccione La primera fila contiene los nombres de columnas. (En este caso, la primera fila se denomina 'Ciudades'.) 7. Haga clic en Ejecutar. 8. Para ver la lista de valores, haga clic en Mostrar. 9. Haga clic en Aceptar. Para asignar datos personales desde un archivo de Excel 1. Cree un archivo de Excel que contenga la lista de valores. 2. En Desktop Intelligence, haga clic en Universos en el menú Herramientas, seleccione el universo Viajes Archipiélagos y haga clic en Lista de valores. 3. Abra la clase Centro de vacaciones y resalte el objeto Ciudad. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 235 12 12 Uso y personalización de Listas de valores Asignación de datos personales a una lista de valores 4. Seleccione Datos personales. Aparecerá el cuadro de diálogo Acceder a los datos personales. 5. Seleccione Archivos de Microsoft Excel (*.xls) en la lista Formato. La mitad inferior del cuadro de diálogo contiene ahora controles que puede utilizar para seleccionar celdas que contengan los valores en el archivo de Excel. 6. Haga clic en Examinar y seleccione la hoja de Excel que contiene los valores. 7. Seleccione la hoja de cálculo que contiene los valores en la lista Nombre de la hoja. 8. Seleccione el rango de celdas (por ejemplo, A1:A4) que contiene la lista de valores en el cuadro Definición del rango O bien, Seleccione el nombre del rango que contiene la lista de valores en la lista Nombre del rango. 9. Seleccione La primera fila contiene los nombres de columnas si el rango contiene el nombre de la columna. 10. Haga clic en Ejecutar. Para asignar datos personales desde un archivo de dBase 1. Haga clic en Universos en el menú Herramientas, seleccione el universo Viajes Archipiélagos y haga clic en Lista de valores. 2. Abra la clase Centro de vacaciones y seleccione el objeto Ciudad. 3. Seleccione Datos personales. Aparecerá el cuadro de diálogo Acceder a los datos personales. 4. Seleccione Archivos de dBASE (*.dbf) en la lista Formato. 5. Haga clic en Examinar y seleccione el archivo de dBase (.dbf) que contiene la lista de valores. 6. Haga clic en Ejecutar. 236 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso y personalización de Listas de valores Para visualizar, actualizar y depurar listas de valores Para visualizar, actualizar y depurar listas de valores Desktop Intelligence permite visualizar, actualizar y depurar listas de valores en cualquier momento. 1. Haga clic en Universos en el menú Herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo Universos. 2. Seleccione el universo que contiene la lista de valores que desee y haga clic en Listas de valores. Aparecerá el cuadro de diálogo Listas de valores. 3. Abra una clase haciendo clic en el signo + correspondiente y seleccione el objeto cuya lista de valores desea ver, actualizar o depurar. 4. Haga clic en el botón que desee. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 237 12 12 Uso y personalización de Listas de valores Para visualizar, actualizar y depurar listas de valores Botón Acción Presentación Desktop Intelligence muestra los valores en la lista de valores del cuadro de diálogo Nombre del objeto. Para ver la lista en formato de tabla o jerárquico, haga clic en Presentación en tablas o en Presentación en jerarquías respectivamente. Estas opciones resultan útiles si la lista de valores contiene más de un objeto; es decir, combina dos o más columnas de valores: • En Presentación en tablas, las columnas aparecen una junto a otra. • En Presentación en jerarquías, los valores de la primera columna aparecen como una carpeta. La carpeta contiene los valores de la segunda columna. Si existe una tercera columna, la segunda aparece como una carpeta que contiene estos valores, y así sucesivamente. Actualizar Desktop Intelligence ejecuta la consulta para la lista de valores y aparecerá una lista actualizada. Purgar Desktop Intelligence vacía el archivo .lov correspondiente a la lista de valores. 5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Puede rellenar una lista de valores depurada haciendo clic en Actualizar. 238 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de cálculos 13 13 Creación de cálculos Presentación general Presentación general En este capítulo se explica el modo de crear y visualizar cálculos simples en tablas y tablas de referencias cruzadas. En la sección final de este capítulo se describe todo lo necesario para convertir divisas en/de euros en Desktop Intelligence. En los capítulos siguientes se ofrece información adicional sobre el uso de cálculos en Desktop Intelligence: • En "Fórmulas, variables locales y funciones", se explica cómo utilizar el editor de fórmulas de Desktop Intelligence para escribir sus propios cálculos. • En "Contextos de cálculo y sintaxis compleja", se explican los aspectos más sofisticados en la elaboración de fórmulas, además de facilitarse información sobre el funcionamiento del motor de cálculo de Desktop Intelligence. • En "Solución de problemas de cálculo", se explican los mensajes de error y otros problemas que pueden tener lugar al insertar fórmulas y cálculos en los informes, así como el modo de solucionarlos. Cálculos Desktop Intelligence dispone de funciones de cálculo estándar que permiten efectuar cálculos rápidos en datos de informes. Estos cálculos se encuentran disponibles directamente desde un menú. Los cálculos que se utilizan con más frecuencia se encuentran disponibles también en la barra de herramientas Informe. En esta sección se describe el modo de efectuar cálculos mediante las funciones de menú y barra de herramientas. También puede agregar cálculos a los informes creando sus propias fórmulas. Esto se describe en "Fórmulas, variables locales y funciones". Para agregar cálculos simples a informes 1. Seleccione la fila o columna en la que desea efectuar el cálculo. 2. Haga clic en Datos y, a continuación, en el cálculo que desee en el menú Cálculos. 240 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de cálculos Cálculos Para... Elija... Calcular la suma de los datos seleccionados. Suma Contar todas las filas de un objeto de tipo indicador. Cuenta Contar los distintos valores de un objeto de tipo dimensión o información. Contar el número de filas del cuerpo, incluidas todas Cuenta total las filas duplicadas y vacías. Calcular el promedio de los datos seleccionados. Promedio Visualizar el valor máximo de los datos seleccionados. Máximo Visualizar el valor mínimo de los datos seleccionados. Mínimo Visualizar los datos seleccionados como porcentaje. Porcentaje Calcular la diferencia entre dos valores selecciona- Varianza dos. Calcular la diferencia entre dos valores seleccionados Variación en y mostrarla como porcentaje. porcentaje El resultado del cálculo se inserta en una celda nueva de la tabla o tabla de referencias cruzadas. La sintaxis de variación que contiene el operador Where funcionará en todos los casos excepto cuando tenga dos operadores Where en cascada (variación que utiliza un operador Where que contiene una fórmula, que a su vez utiliza un operador Where) o en determinados contextos, por ejemplo, la variación de la variable "<Volumen de negocios>" en Informe. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 241 13 13 Creación de cálculos Cálculos Cuenta y Cuenta total En el ejemplo anterior, si inserta una Cuenta en la columna Centro de vacaciones, el resultado del cálculo será 3 debido a que existen tres centros de vacaciones diferentes: Bahamas Beach, Club Hawaiian y French Riviera. La función Cuenta contabiliza una sola vez los valores de un objeto de tipo dimensión que son iguales. Esto se denomina cuenta distinta. Si inserta Cuenta total en la misma columna, el resultado será 12 debido a que existen doce filas de datos en la columna de centro de vacaciones. La función Cuenta total contabiliza todas las filas, incluidas las filas vacías y duplicadas. Si observa la columna Volumen de negocios, el resultado de Cuenta y Cuenta total es de 12. Para un objeto de tipo indicador, la función Cuenta cuenta todas las filas. Uso de la barra de herramientas Cálculo También puede utilizar los botones de la barra de herramientas Informe para realizar determinados cálculos. Estos son, por orden: Suma, Porcentaje, Cuenta, Variación y Variación en porcentaje. Para eliminar cálculos de una tabla o tabla de referencias cruzadas: 1. Seleccione la fila o columna donde se muestra el cálculo. 2. Haga clic en Cálculos y, a continuación, en el cálculo en el menú Datos. Podrá ver los cálculos que se han aplicado a una fila o columna de datos. En el menú Datos, el icono que se encuentra junto al cálculo aparece atenuado o tiene una marca de verificación para indicar que se ha utilizado. Los botones de la barra de herramientas aparecen atenuados para indicar que se han utilizado en los datos seleccionados. Tenga en cuenta que los comandos de cálculo que se encuentran disponibles en el menú y la barra de herramientas dependen de los datos que se hayan seleccionado en la tabla o tabla de referencias cruzadas. 242 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de cálculos Cálculos Cálculos en objetos de tipo dimensión e información Puede utilizar los siguientes cálculos en los objetos de tipo dimensión e información: • Cuenta • Mínimo • Máximo Ejemplos de cálculo En la siguiente sección se facilitan varios ejemplos de realización de cálculos mediante el menú Cálculos. Para visualizar el volumen de negocios total y los subtotales Supongamos que desea calcular y visualizar el volumen de negocios total en una tabla. 1. Haga clic en la columna Volumen de negocios. 2. Haga clic en Suma en la barra de herramientas Cálculos. • Desktop Intelligence muestra el volumen de negocios total en el pie de la tabla. • El botón Suma de la barra de herramientas Cálculos aparece atenuado. Para insertar una ruptura con el fin de visualizar los subtotales para cada centro de vacaciones. Decida ahora si desea insertar una ruptura en esta tabla con el fin de visualizar los subtotales para cada centro de vacaciones. 1. Haga clic en la columna Centro de vacaciones y, a continuación, en Insertar una ruptura. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 243 13 13 Creación de cálculos Cálculos Se insertará un ruptura en los datos y una fila vacía al final de cada sección de centro de vacaciones. 2. Haga clic en la columna Volumen de negocios. 3. Haga clic una vez en Suma para eliminar el cálculo existente. 4. Haga clic de nuevo en Suma para insertar los subtotales. Desktop Intelligence muestra un subtotal para cada centro de vacaciones y un total al final de la tabla. Ejemplo: Visualizar promedio, máximo y mínimo de volumen de negocios En la tabla siguiente se muestran cuatro cálculos diferentes para el volumen de negocios. Observe que el promedio de volumen de negocios, los volúmenes de negocio máximo y mínimo, y la Suma se muestran todos en filas independientes en el orden en que se aplicaron. Cada cifra se identifica mediante el nombre del cálculo. Al agregar un cálculo del porcentaje, Desktop Intelligence agrega una columna adicional que muestra cada fila como un porcentaje del total. Ejemplo: Para calcular la diferencia en volumen de negocios entre dos trimestres En este ejemplo, dispone de una tabla de referencias cruzadas que muestra el volumen de negocios por centro de vacaciones en cada trimestre y el volumen de negocios total por trimestre. Supongamos que desea ver en la tabla la diferencia en volumen de negocios entre dos trimestres. 1. Con ayuda del ratón seleccione T2 y, después, con la tecla Ctrl pulsada, seleccione T1. 2. Haga clic en Variación en porcentaje en la barra de herramientas Cálculos. Desktop Intelligence muestra la diferencia en volumen de negocios entre el T1 y T2 para cada centro de vacaciones como un porcentaje en una celda nueva denominada T2-T1. 3. Seleccione T4 con el ratón. 4. Mantenga pulsada la tecla Control y seleccione T3. 244 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de cálculos Cálculos Desktop Intelligence muestra la diferencia en volumen de negocios entre el T1 y T2 para cada centro de vacaciones como un porcentaje en una celda nueva denominada T4-T3. Nota: También puede utilizar la tecla Mayús para seleccionar columnas y filas. Si utiliza la tecla Mayús, Desktop Intelligence no tendrá en cuenta el orden en que haya seleccionado las columnas y filas, y seleccionará siempre las celdas de arriba abajo y de izquierda a derecha. Si lleva a cabo el cálculo anterior usando la tecla Mayús, Desktop Intelligence calculará T1-T2. Para utilizar un cálculo en otra parte de un informe Puede arrastrar un cálculo de una tabla o tabla de referencias cruzadas y colocarlo en una posición diferente en un informe. Desktop Intelligence guarda la fórmula con la celda. 1. Haga clic en la celda que contiene el cálculo. 2. Haga clic en la celda de nuevo y, con el botón del ratón pulsado, arrastre la celda a la posición deseada. 3. Suelte el botón del ratón. Tenga en cuenta que al mover una celda que contiene un cálculo a una parte diferente del informe, el resultado del cálculo dependerá del lugar exacto donde se coloque la celda, ya que este factor puede cambiar el contexto en el que se efectúa el cálculo. Para obtener más información sobre este tema, consulte "Contextos de cálculo y sintaxis compleja". Ejemplo: Para visualizar un volumen de negocios total como título de tabla Supongamos que dispone de un informe que muestra el volumen de negocios total y máximo, y el volumen de negocios total y máximo por centro de vacaciones y tipo de prestaciones. Y desea que el volumen de negocios total aparezca en la parte superior del informe. 1. Seleccione la celda Suma en la parte inferior del informe y arrástrela a la parte superior del mismo. 2. Haga clic en Celda en el menú Insertar y escriba "Volumen de negocios total" en la celda insertada; a continuación, alinéela junto a la celda que colocó en la parte superior del informe. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 245 13 13 Creación de cálculos Conversión en y de euros 3. Seleccione el bloque en la parte inferior del informe que contiene los cálculos de suma total y máximo, y pulse la tecla Supr para eliminarlo. Conversión en y de euros En la sección siguiente se describe el modo en que Desktop Intelligence utiliza funciones incorporadas para convertir de manera rápida y exacta una divisa en o de euros. Definición del euro El euro es la unidad de divisa oficial de los países europeos que pertenecen a la UME (Unión Monetaria Europea). Cada uno de estos países cuenta con una tasa de conversión entre el euro y su divisa nacional anterior. Las normas de la UME estipulan el modo en que debe realizarse la conversión. Las funciones de conversión del euro de Desktop Intelligence cumplen estas estipulaciones. Visualización del símbolo de euro El euro se designa mediante un símbolo oficial. Para visualizar este símbolo de divisa en Desktop Intelligence, deberá disponer de un sistema operativo Windows que pueda mostrarlo o instalar una actualización de fuente euro en su sistema operativo Windows. Si su sistema operativo no puede visualizar el símbolo de euro, podrá utilizar en su lugar el código ISO oficial de tres letras: EUR. Funcionamiento de la conversión Cada divisa dispone de una tasa fija de conversión con seis dígitos significativos. El número de dígitos a la derecha de la coma decimal dependerá del número de dígitos que haya a la izquierda de la misma. 246 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de cálculos Conversión en y de euros Ejemplo: Convertir en euros: tasas de conversión de seis dígitos La tasa de conversión para el florín danés (NLG) es 2,20371, con 1 dígito a la izquierda de la coma decimal y cinco dígitos a la derecha. La tasa de conversión para el franco belga (BEF) es 40,3399, con 2 dígitos a la izquierda de la coma decimal y cuatro dígitos a la derecha. Para convertir de una divisa compatible con la UME a euros, divida la cantidad en divisa local entre la tasa de conversión de seis dígitos correspondiente a dicha divisa y, después, aplique un redondeo al resultado para visualizar el número apropiado de dígitos decimales. Para convertir de euros a una divisa compatible con la UME, multiplique la cantidad en euros por la tasa de conversión de seis dígitos correspondiente a la divisa de destino y, después, aplique un redondeo al resultado para visualizar el número apropiado de dígitos decimales. Errores de conversión Al convertir una divisa compatible con la UME en o de euros, utilice la tasa de conversión fija de seis dígitos y, después, redondee el resultado al número apropiado de dígitos decimales. Los números con redondeo son menos exactos que los números originales y el error de redondeo en una cantidad determinada puede ser bastante insignificante o bastante considerable. Desktop Intelligence permite visualizar errores de redondeo después de la conversión en o de euros para valorar la importancia de la diferencia. Visualizar formatos de divisa en Desktop Intelligence Desktop Intelligence utiliza la divisa predeterminada definida para el sistema operativo en Configuración regional del Panel de control de Windows. Puede visualizar divisas personalizadas en los informes de Desktop Intelligence además de la divisa predeterminada que facilita el sistema operativo. Si, por ejemplo, la divisa predeterminada son dólares ($), todas las cantidades del informe aparecerán en dólares americanos. Si desea también visualizar una columna con el volumen de negocios en euros, podrá agregar su propio formato de divisa en Desktop Intelligence. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 247 13 13 Creación de cálculos Conversión en y de euros Para convertir en euros Puede convertir en euros una cantidad de una de las once divisas de la UME con un sólo clic. 1. Seleccione la columna, fila o celda que contiene los datos que desea convertir. 2. Haga clic en Euro y, después, en Convertir en euros en el menú Datos. • Si Desktop Intelligence reconoce la divisa, realiza la conversión y muestra el resultado. • Si Desktop Intelligence no reconoce la divisa, muestra el cuadro de diálogo Seleccionar la divisa. 3. Elija la divisa del cuadro de lista y haga clic en Aceptar. Los datos se convierten. Si el origen de datos tenía el formato de divisa, el formato de los datos convertidos será el de la divisa euro definido en la tabla Tasas de conversión. ¿Cómo reconoce Desktop Intelligence la divisa de los datos seleccionados? Desktop Intelligence reconoce la divisa de los datos seleccionados si: • Tienen un formato de divisa que utiliza el símbolo de divisa estándar de Windows • Y la divisa seleccionada se encuentra en la lista Tasas de conversión Por ejemplo, Desktop Intelligence reconocerá 47 DM como marcos alemanes. Si los datos no tienen el formato de divisa que Desktop Intelligence reconoce, aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar la divisa. Si la divisa que va a convertir en euros no está en la lista, puede agregarla tal y como se describe a continuación. 248 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de cálculos Conversión en y de euros Para convertir de euros Puede convertir una cifra de euros a una de las once divisas de la UME con un sólo clic. 1. Seleccione la columna, fila o celda que contiene los datos que desea convertir. 2. Haga clic en Euro y, después, en Convertir de euros en el menú Datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar la divisa. 3. Elija la divisa a la que desea convertir los euros y haga clic en Aceptar. Los datos se convierten. Si los datos en euros tenían el formato de divisa, el formato de los datos convertidos será el de la divisa definido en la tabla Tasas de conversión. Visualización de errores de redondeo Los errores de redondeo se producen debido a que cuando una cantidad se convierte en o de euros, el resultado se redondea para mostrar únicamente el número apropiado de dígitos decimales. El error de redondeo devuelve la diferencia entre el número redondeado y el número anterior al redondeo. Para visualizar errores de redondeo: 1. Seleccione la columna, fila o celda que contiene los datos convertidos. 2. Haga clic en Mostrar errores de redondeo en el menú Datos. Los errores de redondeo se muestran en una columna, fila o celda nuevas que se inserta después de la columna, fila o celda seleccionada. Nota: El comando Mostrar errores de redondeo únicamente se encuentra disponible si la celda seleccionada contiene un número que se haya convertido en o de euros. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 249 13 13 Creación de cálculos Conversión en y de euros Tasas de conversión Desktop Intelligence guarda las tasas de conversión y cualquier otra información de las divisas de la UME, y utiliza esta información para realizar conversiones en y de euros. Puede editar esta información y agregar otras divisas a esta lista. Para ver las tasas de conversión • Haga clic en Euro y, después, en Mostrar las tasas de conversión en el menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Tasas de conversión. Este cuadro de diálogo muestra la siguiente información sobre cada divisa: 250 Moneda Muestra la etiqueta oficial ISO (International Standards Organization) para dicha divisa. Tasa Muestra la tasa de conversión oficial de 6 dígitos entre la divisa y el euro. Decimal Muestra el número de dígitos decimales utilizados por cada divisa. Formato Muestra el símbolo o abreviatura utilizado para designar la divisa. Etiqueta Muestra el nombre de la divisa en el idioma local. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de cálculos Conversión en y de euros Para editar información sobre una divisa 1. Haga clic en Euro y, después, en Mostrar las tasas de conversión en el menú Datos. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Tasas de conversión. 3. Seleccione la divisa que desea editar en la lista. 4. Haga clic en Editar. Aparecerá el cuadro de diálogo Editar la tasa de conversión. Este cuadro muestra la información que Desktop Intelligence utiliza actualmente para la divisa seleccionada. 5. Realice los cambios necesarios introduciendo la nueva información sobre la información antigua en los cuadros de texto. 6. Haga clic en Aceptar cuando haya finalizado. Se cerrará el cuadro de diálogo Editar la tasa de conversión. La nueva información relativa a la divisa seleccionada se muestra ahora en la lista del cuadro de diálogo Tasas de conversión. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Tasas de conversión. Para agregar una nueva divisa 1. Haga clic en Euro y, después, en Mostrar las tasas de conversión en el menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Tasas de conversión. 2. Haga clic en Agregar. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar la tasa de conversión. 3. Introduzca la información necesaria en cada cuadro de texto. Deberá introducir información en cada cuadro de texto. 4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Agregar la tasa de conversión. La nueva divisa se muestra ahora en la lista del cuadro de diálogo Tasas de conversión. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 251 13 13 Creación de cálculos Conversión en y de euros 5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Tasas de conversión. Ejemplo: Para agregar dólares americanos a la lista de divisas Supongamos que desea agregar dólares americanos a la lista de divisas debido a que, normalmente, emplea en su empresa la conversión de dólares en euros. Dispone de la tasa de cambio de dólar/euro del día de la fecha. Debido a que el precio del dólar frente al euro fluctúa diariamente, deberá actualizar de manera regular la información de la divisa dólar. 1. Haga clic en Euro y, después, en Mostrar las tasas de conversión en el menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Tasas de conversión. 2. Haga clic en Agregar. Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar la tasa de conversión. 3. Introduzca la información en el cuadro de diálogo Agregar la tasa de conversión: • Introduzca USD en el cuadro Divisa. • Introduzca 0,9 en el cuadro Tasa. • Introduzca 2 en el cuadro Decimal. • Introduzca $ en el cuadro Formato. • Introduzca dólares americanos en el cuadro Etiqueta. 4. Haga clic en Aceptar. Los dólares americanos aparecerán ahora en la lista y Desktop Intelligence los reconocerá de manera que podrá realizar la conversión entre dólares americanos y euros mediante los comandos de menú Convertir en euros y Convertir de euros. Tasas de divisa fijas y fluctuantes Las tasas de conversión entre el euro y las divisas compatibles con la UME son fijas. Al convertir euros en cualquier otra divisa, deberá utilizar la tasa diaria que establecen las instituciones financieras. 252 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Creación de cálculos Conversión en y de euros Triangulación Si desea convertir de una divisa a otra, ambas compatibles con la UME, no podrá utilizar simplemente tasas cruzadas. Tendrá que utilizar un procedimiento denominado triangulación. Para llevarlo a cabo, convierta la primera divisa a euros usando una tasa de conversión de seis dígitos y, luego, convierta los euros a la segunda divisa empleando otra tasa de conversión de seis dígitos. Ejemplo: Triangulación: conversión entre divisas compatibles con la UME En el ejemplo siguiente, se va a convertir una cantidad de marcos alemanes a francos belgas. Para ello, deberá en primer lugar convertir los marcos alemanes a euros usando la tasa de conversión de seis dígitos para marcos alemanes. Después, aplicará a los euros un redondeo no inferior a tres dígitos decimales. Finalmente, convertirá los euros en francos belgas usando la tasa de conversión de seis dígitos para francos belgas. Puede realizar esta conversión creando una fórmula de Desktop Intelligence. La siguiente fórmula de Desktop Intelligence convierte 100 DEM en 2063 BEF. EuroConvertFrom(EuroConvertTo(100, "DEM", 3), "BEF", 0) Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 253 13 13 Creación de cálculos Conversión en y de euros 254 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Presentación general 14 14 Presentación general Destinatarios de este capítulo Este capítulo está diseñado para ayudarle a utilizar las potentes capacidades de cálculo proporcionadas por Desktop Intelligence. Destinatarios de este capítulo Este capítulo interesa especialmente a aquellos usuarios cuyas empresas requieren la realización de cálculos avanzados. La información incluida en él resulta también útil para cualquier usuario que haya experimentado errores de cálculo en sus informes de Desktop Intelligence. Contenido de este capítulo El capítulo proporciona información sobre el modo en que Desktop Intelligence realiza cálculos en los informes. Describe los conceptos que subyacen al motor de cálculo de Desktop Intelligence. Más específicamente, su objetivo consiste en explicar la sintaxis compleja que permite manipular agregaciones complejas en los informes. Puede encontrar información de solución de problemas de cálculo sobre mensajes de error como #CÁLCULO en "#CÁLCULO en agregaciones acumulativas." 256 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a contextos y sintaxis extendida 15 15 Introducción a contextos y sintaxis extendida Cálculos semánticamente dinámicos Esta sección constituye una introducción a los contextos de cálculo y la sintaxis de cálculo compleja. Cada cálculo que inserte en un informe tiene un contexto predeterminado que viene establecido por el lugar en el que se inserte. Con la sintaxis compleja, puede anular estos valores predeterminados y controlar por sí mismo el contexto. Cálculos semánticamente dinámicos En Desktop Intelligence, puede crear un informe elaborando una consulta que recupere datos de una base de datos. Por lo general, la consulta contiene: • Dimensiones, que recuperan datos del tipo carácter (nombres de cliente, nombres de producto) o fechas (años, trimestres, fechas de reserva). • Indicadores, que recuperan datos numéricos que son el resultado de cálculos. Por ejemplo, en el universo de demostración de Desktop Intelligence, Volumen de negocios es el resultado de multiplicar el número de artículos vendidos por el precio del artículo. Cuando ejecuta la consulta, Desktop Intelligence recupera los datos correspondientes a las dimensiones y a los indicadores que haya seleccionado. Desktop Intelligence calcula los indicadores de forma dinámica, en función de las dimensiones con las que aparecen. Aquí se indica un ejemplo. Ejemplo: Volumen de negocios por región y año, y volumen de negocios por región El informe siguiente contiene dos tablas: volumen de negocios por región y año, y volumen de negocios por región. Desktop Intelligence calcula dinámicamente el indicador Volumen de negocios de acuerdo con las dimensiones de la tabla. Si elimina la columna Año, Desktop Intelligence devolverá el volumen de negocios por región. 258 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a contextos y sintaxis extendida Descripción de contextos de entrada y salida Descripción de contextos de entrada y salida Desktop Intelligence define un contexto de entrada y un contexto de salida para determinar el resultado de un cálculo de agregación. Recuerde que un contexto está formado por una o varias dimensiones. En la siguiente tabla se definen qué dimensiones de un informe forman cada contexto: El... Consta de una o varias dimensiones que... Contexto de entrada Están incluidas en el cálculo Contexto de salida Determinan el resultado del cálculo (Desktop Intelligence admite también contextos de restablecimiento, que se utilizan en agregaciones acumulativas, tales como sumas acumuladas. Para obtener información sobre contextos de restablecimiento, consulte Contextos de restablecimiento). En esta sección se explica el modo en que Desktop Intelligence define contextos de entrada y salida en distintas partes de un informe. Esta información es importante si: • Desea comprender los distintos resultados que Desktop Intelligence devuelve a partir de la misma fórmula en distintas partes de un informe • No puede obtener los resultados que necesita mediante un cálculo predeterminado • Necesita corregir errores, tales como #CÁLCULO Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 259 15 15 Introducción a contextos y sintaxis extendida Descripción de contextos de entrada y salida Modo en que Desktop Intelligence define contextos de entrada y salida Para comprender el modo en que Desktop Intelligence define contextos de entrada y salida, antes deberá comprender los términos cuerpo y contexto local. La tabla siguiente proporciona una definición de estos términos y muestra el modo en que se asignan a los contextos de entrada y salida de un informe: El... Consta de una o varias dimensiones que... Y, de forma predeterminada, equivale al... Cuerpo Están presentes en la parte del informe (por ejemplo, un bloque) donde se ha insertado el cálculo Contexto de entrada. Contexto local Gobiernan la parte del informe donde se ha insertado el cálculo (por Contexto de salida. ejemplo, una variable maestra de una sección). A continuación se muestra un ejemplo ilustrado que ayuda a comprender las dimensiones incluidas en el cuerpo y el contexto local, y, por tanto, los contextos de entrada y salida predeterminados, en distintas partes de un informe. 260 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a contextos y sintaxis extendida Descripción de contextos de entrada y salida Ejemplo: Cálculo del volumen de negocios en varios contextos predeterminados El informe siguiente muestra el volumen de negocios por ciudad por trimestre en el año 2000. El usuario ha colocado cálculos en diferentes partes del informe: • Volumen total de negocios al principio del informe • Volumen de negocios en la sección Año • Volumen de negocios en la tabla, y • Promedio del volumen de negocios en el pie de ruptura. La tabla que aparece debajo de la ilustración explica los contextos de entrada y salida predeterminados que Desktop Intelligence utiliza para obtener el resultado de cada cálculo. El cálculo devuelve... Debido a que el contexto de Y el contexto locuerpo (entra- cal (salida) es... da) es... a. Todas las dimenVolumen total de siones, incluidas El mismo que el negocios del inforlas que no apare- cuerpo. me cen en el informe b. Año, la sección Volumen total de de clave maesEl mismo que el negocios para el tra, (el cálculo se cuerpo. año 2000 inserta en el nivel de sección) Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 261 15 15 Introducción a contextos y sintaxis extendida Uso de la comprensión de los contextos de entrada y salida El cálculo devuelve... Debido a que el contexto de Y el contexto locuerpo (entra- cal (salida) es... da) es... c. Año, Trimestre, Volumen de nego- Ciudad: las diEl mismo que el cios por ciudad, mensiones que cuerpo. trimestre y año aparecen en la sección y la tabla d. Año, Trimestre, Promedio del voCiudad: las dilumen de negomensiones que cios por ciudad, aparecen en la trimestre y año sección y la tabla Trimestre (el cálculo se incluye en el pie de ruptura insertado en Trimestre). Uso de la comprensión de los contextos de entrada y salida Una vez que haya comprendido los contextos de entrada y salida, estará preparado para utilizar la sintaxis compleja. Las sintaxis compleja de una fórmula de agregación contiene no sólo la fórmula básica, sino también las dimensiones que constituyen los contextos de cálculo de la agregación. Aquí se indica un ejemplo. Ejemplo: Sintaxis compleja de una fórmula de agregación El informe que se muestra en este ejemplo calcula la suma acumulada del volumen de negocios por centro de vacaciones y país: 262 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Introducción a contextos y sintaxis extendida Uso de la comprensión de los contextos de entrada y salida La suma acumulada se obtiene aplicando la función SumaAcumulativa a la columna Volumen de negocios. La fórmula básica para el cálculo es =RunningSum(<Revenue>) La sintaxis compleja de la fórmula, en la que se muestran los contextos de entrada y salida explícitos, es =RunningSum(<Revenue> In Body) In <Country> Donde Cuerpo es el contexto de entrada y País el de salida. Puede utilizar sus conocimientos sobre sintaxis compleja para: • Comprender los resultados que Desktop Intelligence devuelve de forma predeterminada (consulte más adelante), y • Cambiar los contextos de entrada y salida predeterminados de una fórmula para obtener los resultados requeridos. Para obtener más información acerca de este tema, consulte Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados. Visualización de la sintaxis compleja de una fórmula Desktop Intelligence ofrece dos formas sencillas de visualizar la sintaxis compleja de una fórmula para obtener las dimensiones del contexto de entrada y salida de un cálculo de agregación. Puede ver las sintaxis compleja de dos formas distintas: • Utilizando la Barra de fórmulas, o bien Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 263 15 15 Introducción a contextos y sintaxis extendida Uso de la comprensión de los contextos de entrada y salida • Utilizando el comando Definir como variable del menú Datos Visualizar la sintaxis compleja mediante la Barra de fórmulas 1. Si no aparece la Barra de fórmulas, haga clic en Barra de fórmulas en el menú Ver. 2. Haga clic en la celda que contiene el cálculo. 3. Mantenga el puntero del ratón sobre la Barra de fórmulas. La sintaxis compleja de la fórmula aparecerá en una etiqueta. Visualizar la sintaxis compleja mediante el comando Definir como variable 1. Haga clic en la celda que contiene el cálculo. 2. Haga clic en Definir como variable en el menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Definir como variable. 3. Haga clic en Evaluar la fórmula en su contexto. La sintaxis compleja de la fórmula aparecerá en el cuadro de diálogo. 4. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo. 264 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Definición de contextos de cálculo mediante sintaxis compleja Cuando inserta una agregación simple en un informe para calcular, por ejemplo, el promedio del volumen de negocios, Desktop Intelligence escribe una fórmula simple, en este caso =Average(<Revenue>) De forma predeterminada, Desktop Intelligence evalúa la fórmula en su contexto predeterminado, tal como se explica en la sección anterior, Descripción de contextos de entrada y salida. ¿Qué ocurre si no desea utilizar el contexto predeterminado? ¿Qué ocurre si necesita el promedio del volumen de negocios por ciudad en una tabla que contiene las dimensiones Región y Ciudad? De forma predeterminada, Desktop Intelligence devuelve resultados basados en Región y Ciudad, es decir, las dos dimensiones del contexto local. ¿Qué ocurre si necesita un resultado basado en una dimensión que está disponible en el documento pero que no desea que aparezca en el informe? Desktop Intelligence ofrece la posibilidad de utilizar sintaxis compleja que permite especificar las dimensiones que se van a usar en los cálculos. Aquí se indica un ejemplo. Ejemplo: Cálculo del número de ciudades por región Si inserta una cuenta en una tabla que contenga las dimensiones Ciudad y Región, Desktop Intelligence cuenta las ciudades una por una, utilizando la fórmula siguiente: =Count(<City>) De forma predeterminada, Desktop Intelligence realiza los cálculos en función de las dimensiones de la tabla (Región, Ciudad). Sólo existe una ciudad por ciudad, de modo que Desktop Intelligence devuelve siempre 1. La sintaxis compleja permite especificar que desea que Desktop Intelligence cuente las ciudades por región. Para obtener este resultado, deberá ampliar la fórmula: =Count(<City>) In <Region> Ahora sí obtendrá los resultados que buscaba. 266 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Definición de contextos de cálculo mediante sintaxis compleja Definición de contextos de cálculo mediante sintaxis compleja El uso de sintaxis compleja permite especificar las dimensiones que necesita para el cálculo. En el ejemplo anterior, se ha especificado la dimensión Región con el fin de devolver el número de ciudades por región. Al utilizar la sintaxis compleja para especificar dimensiones de este modo, se definen contextos de cálculo distintos a los contextos predeterminados asignados por Desktop Intelligence. Desktop Intelligence le permite definir sus propios contextos de entrada y salida. He aquí un recordatorio rápido de la diferencia que existe entre estos contextos: El... Consta de una o varias dimensiones que... Contexto de entrada Están incluidas en el cálculo. Contexto de salida Determinan el resultado del cálculo. Así, en el ejemplo anterior (número de ciudades por región), se ha definido un contexto de salida, Región. A continuación se muestra un ejemplo de un cálculo con un contexto de entrada definido por el usuario. Ejemplo: Cálculo del volumen de negocios mínimo por ciudad para cada región Puede visualizar Región, Ciudad y Volumen de negocios en una tabla. Cuando se elimina Ciudad de la tabla, Desktop Intelligence calcula automáticamente el volumen de negocios por región, ya que Región es ahora la única dimensión incluida en el cuerpo. El único modo de visualizar el volumen de negocios mínimo por ciudad para cada región consiste en definir un contexto de entrada, ya que el contexto local no contiene la dimensión Ciudad. Desktop Intelligence permite realizar esta acción, ya que, aunque haya eliminado Ciudad de la Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 267 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Modo de definir contextos de entrada y salida visualización del informe, esta dimensión aún sigue disponible en el documento. La fórmula es la siguiente: =Min(<Revenue> In (<Region>,<City>)) Modo de definir contextos de entrada y salida Al insertar una agregación, como puede ser Suma, Desktop Intelligence escribe una fórmula simple, por ejemplo: =Sum(<Revenue>) Para definir contextos, deberá editar fórmulas; por tanto, lo primero que deberá hacer es visualizar la Barra de fórmulas. Para ello, haga clic en Barra de fórmulas en el menú Ver. Ahora, cuando haga clic en una celda de un informe, su fórmula aparecerá en la Barra de fórmulas. Sintaxis para contextos de entrada y salida Para definir contextos, se añaden argumentos a una fórmula. La sintaxis para contextos de entrada y salida es la siguiente: =AggregateFunction(<measure> In <input context>) In <output context> En el ejemplo siguiente se explica de forma más detallada. Ejemplo: Fórmula que incluye contextos de entrada y salida La fórmula siguiente devuelve el volumen de negocios mínimo por ciudad y región: =Min(<Revenue> In (<Region>,<City>)) In <Region> El contexto de entrada consta de Región y Ciudad, mientras que el contexto de salida es Región. 268 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Sintaxis para contextos de entrada y salida Para agregar un contexto de entrada y salida a una fórmula: Este procedimiento muestra paso a paso cómo agregar un contexto de entrada y salida a un cálculo simple insertado previamente. El procedimiento se basa en este ejemplo: Definición de contextos de cálculo mediante sintaxis compleja. 1. Si no aparece la Barra de fórmulas, haga clic en Barra de fórmulas en el menú Ver. 2. Haga clic en la celda que contiene el cálculo que desea modificar; en este caso, una columna que contenga el indicador Volumen de negocios. La fórmula aparecerá en la Barra de fórmulas, por ejemplo =Min(<Revenue>) 3. Si va a agregar un contexto de entrada, haga clic a la izquierda del paréntesis de cierre. Para agregar un contexto de salida, haga clic a la derecha del paréntesis de cierre. 4. Introduzca un espacio, escriba En e introduzca otro espacio. 5. Escriba el nombre de la dimensión que desea especificar como contexto. 6. Escriba < > a cada lado de la dimensión, por ejemplo: <City> 7. Si necesita agregar dimensiones al contexto, sepárelas con una coma y coloque la lista de dimensiones entre paréntesis, tal como se indica a continuación: (<Region>,<City>,<Year>) 8. Pulse Intro para validar la fórmula. Sugerencia: Puede también utilizar el Editor de fórmulas para agregar contextos a una fórmula. La ventaja radica en que puede hacer doble clic en las variables para agregarlas a la fórmula, en lugar de tener que introducirlas. Para mostrar el Editor de fórmulas, haga clic en Editor de fórmulas a la izquierda de la Barra de fórmulas. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 269 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Contextos de restablecimiento Contextos de restablecimiento Los contextos de restablecimiento se utilizan en una agregación acumulativa como, por ejemplo, la suma acumulada de volumen de negocios por trimestre. El contexto de restablecimiento consta de una o varias dimensiones que restablecen el valor del cálculo en cero cada vez que se modifica el valor de una dimensión. El mejor modo de explicarlo es con un ejemplo. Ejemplo: Cálculo de la suma acumulada del volumen de negocios por país Supongamos que desea calcular la suma acumulada del volumen de negocios por país y año, y, naturalmente, desea que el cálculo se restablezca para cada país. Cuando el valor de País cambie, desea que el cálculo comience desde cero. Para obtener este resultado, se visualiza País, Año y Volumen de negocios en una tabla, y se aplica una ruptura a País. A continuación, se añade la agregación acumulativa =RunningSum(<Revenue>;<Country>) en la que se especifica País como el contexto de restablecimiento. Definición de contextos de restablecimiento Los contextos de restablecimiento se definen especificando una o varias dimensiones en la fórmula acumulativa. La sintaxis es la siguiente: =RunningAggregateFunction(<measure>;<dimension>) que daría, por ejemplo, la fórmula: =Sum(<Revenue>;<Year>;<Region>) Para definir un contexto de restablecimiento: 1. Si no aparece la Barra de fórmulas, haga clic en Barra de fórmulas en el menú Ver. 270 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Contextos de restablecimiento 2. Haga clic dentro de la celda que contiene el cálculo que desea modificar. La fórmula aparecerá en la Barra de fórmulas. 3. Introduzca un paréntesis delante del nombre de la función. 4. Introduzca un punto y coma (;) detrás del indicador. 5. Escriba el nombre de la dimensión que desea utilizar como contexto de restablecimiento, por ejemplo, <Year> 6. Agregue más dimensiones si es necesario; sepárelas con una coma y coloque la lista entre paréntesis. Un contexto de restablecimiento con varias dimensiones aparecerá así: ;<Year>,<Region> 7. Introduzca un paréntesis de cierre al final de la fórmula y pulse Intro. Uso de contextos de restablecimiento en tablas de referencias cruzadas Las tablas de referencias cruzadas muestran los datos en filas y columnas, a diferencia de las tablas, que sólo muestran los datos en columnas. Los indicadores se colocan, por lo general, en el cuerpo de una tabla de referencias cruzadas, en la intersección de filas y columnas. La tabla de referencias cruzadas que se ilustra a continuación muestra el volumen de negocios por región en 1998, 1999 y 2000: Ahora, para calcular la suma acumulada de ingresos, inserte una ruptura en Año y, a continuación, cambie Volumen de negocios a =RunningSum(<Revenue>) El resultado es el siguiente: Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 271 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Contextos de restablecimiento Tenga en cuenta que Desktop Intelligence calcula la suma acumulada de ambos, Año y Región. En otras palabras, la cifras se agregan de izquierda a derecha y de arriba abajo. Para restablecer la suma acumulativa para Año o Región, agregue un contexto de restablecimiento a la fórmula. La fórmula para restablecer la suma acumulativa en 0 para cada año es =RunningSum(<Revenue>;<Year>) y el resultado será el que se muestra a continuación: Es posible que los usuarios de versiones anteriores de Desktop Intelligence hayan utilizado las palabras clave Col y Row para definir contextos de restablecimiento en tablas de referencias cruzadas. Estas palabras clave ya no son necesarias. Puede utilizarlas, pero no tienen ningún valor añadido. Por ejemplo: =RunningSum(<Revenue>; Col <Year>) y =RunningSum(<Revenue>; <Year>) devuelven el mismo resultado. 272 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo Sintaxis para combinar contextos de entrada, salida y restablecimiento Cuando se especifican contextos de entrada y salida, la sintaxis para los contextos de restablecimiento es la siguiente: =RunningAggregateFunction(<measure> In <input con text>;<reset context>) In <output context> Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo Al definir un contexto, deberá especificar la dimensión o dimensiones que debe incluir. La sintaxis requiere que utilice el operador En para introducir el contexto: =Min(<Revenue> In (<Region>,<City>) In <Region> En es el operador predeterminado para definir un contexto. Sin embargo, puede modificar el contexto que está definiendo mediante la sustitución de En por ParaCada o ParaTodo. La siguiente tabla incluye una definición de ParaCada y ParaTodo: Operador Definición ParaCada Agrega dimensiones al contexto de entrada o salida. ParaTodo Elimina dimensiones del contexto de entrada o salida. El ejemplo siguiente ilustra el modo en que funcionan ParaCada y ParaTodo. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 273 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo Ejemplo: Uso de ParaCada y ParaTodo Una tabla que contiene Región, Ciudad y Volumen de negocios devuelve el volumen de negocios por ciudad y región. La dimensión Año también está disponible en el documento. Supongamos que desea ver el volumen de negocios máximo por ciudad y año, pero no desea agregar Año a la tabla. En su lugar, agregue Año al contexto local utilizando ParaCada: =Max(<Revenue> ForEach <Year>) Finalmente, desea ver el volumen de ingresos máximo por región, pero desea que Ciudad permanezca en la tabla. En otras palabras, deberá eliminar Ciudad del contexto local sin eliminar físicamente la columna Ciudad. Para ello, deberá utilizar ParaTodo. La fórmula y el resultado serían: =Max(<Revenue>) ForAll <City> Obtener el mismo resultado: ParaTodo Ciudad frente a En Región En el ejemplo anterior, se ha calculado el volumen de negocios máximo por región usando ParaTodo para eliminar Ciudad del contexto local. Se podría obtener el mismo resultado definiendo Región como contexto de salida. 274 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo A continuación se indica cómo funciona este procedimiento. El contexto local es Ciudad y Región. A menos que se especifique lo contrario, Desktop Intelligence devuelve el volumen de negocios máximo por ciudad y región. Supongamos que desea ver el volumen de negocios máximo por región. Para calcularlo, deberá "decir" a la fórmula que "ignore" Ciudad, de una de estas dos formas: • Eliminando Ciudad del contexto local, o bien • Definiendo un contexto de salida, Región Por tanto, estas dos fórmulas, =Max(<Revenue>) ForAll <City> =Max(<Revenue>) In <Region> donde el contexto local es Región y Ciudad, obtienen el mismo resultado. Ahora pruebe ParaCada <Ciudad> frente a En (<Región>,<Ciudad>) En el ejemplo Definición de contextos de cálculo mediante sintaxis compleja, se utilizó =Min(<Revenue> In (<Region>,<City>)) para calcular el volumen de negocios mínimo por ciudad en una tabla que incluía sólo Región y Volumen de negocios. El contexto de entrada predeterminado es Región, pero se le ha agregado Ciudad. Podría obtener el mismo resultado agregando Ciudad con el operador ParaCada; la fórmula sería =Min(<Revenue> ForEach <City>) Uso de la función Clasificación y la sintaxis compleja La función Clasificación permite clasificar los valores de una dimensión en función de un indicador. La sintaxis es: =Rank(dimension ,measure) La primera tabla que aparece a continuación muestra el volumen de negocios por trimestre y país, es decir, los trimestres según el volumen de negocios total, ignorando los países. (Para verlo de forma más clara, observe la tabla Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 275 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo situada debajo de la primera, que presenta una ruptura en trimestres y muestra el volumen de negocios total por trimestre.) La fórmula de clasificación en esta tabla es: =Rank(<Quarter> ,<Revenue>) Pero, ¿qué ocurre si inserta una ruptura o una sección en País? El resultado sería que los trimestres se clasificarían por separado para cada país. Esto se debe a que Desktop Intelligence incluye de forma predeterminada el país en el contexto de cálculo. Como existen dos valores para País, Desktop Intelligence realiza un cálculo para cada uno de ellos. Puede modificar el contexto de cálculo utilizando el operador de contexto ParaTodo. De este modo, se indica a Desktop Intelligence que ignore la ruptura (o sección) aplicada a País. La sintaxis es: =Rank(<Quarter> ,<Revenue>) ForAll <Country> El resultado es: Desktop Intelligence calcula ahora la clasificación de acuerdo con el volumen de negocios generado por trimestre y para todos los valores de la dimensión País. ¿Qué ocurre si no desea clasificar los ocho trimestres del bloque de acuerdo con el volumen de negocios generado? Para ello, deberá eliminar la ruptura de País del contexto de cálculo de clasificación, pero mantenerla en el contexto de cálculo de volumen de 276 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo negocios. La mejor forma de conseguirlo es crear una nueva variable para calcular el volumen de negocios y, después, incluirla en la fórmula insertada en la columna Clasificación. Para eliminar una ruptura de un contexto y mantenerla en otro 1. Cree una nueva variable de tipo indicador utilizando la sintaxis siguiente: =<Revenue> ForEach <Country> Esta variable calcula el volumen de negocios para cada país. 2. Asigne a la variable el nombre Volumen de negocios ParaCada País. 3. Inserte la siguiente fórmula en la columna Clasificación: =Rank(<Quarter> ,<Revenue ForEach Country>) ForAll <Country> El resultado es: Uso de la función Clasificación en tablas de referencias cruzadas En el ejemplo siguiente, aparece una tabla de referencias cruzadas que muestra el volumen de negocios por trimestre y centro de vacaciones. Se Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 277 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo ha insertado una columna que muestra la clasificación detrás de cada columna Centro de vacaciones y la siguiente sintaxis: =Rank(<Quarter> ,<Revenue>) El resultado es: El problema es que la clasificación es la misma para todos los trimestres en todos los centros de vacaciones. Lo que desea hacer es clasificar los trimestres para cada centro de vacaciones de la tabla de referencias cruzadas. Para ello, deberá especificar que desea calcular la clasificación para cada centro de vacaciones del contexto de salida. La sintaxis es: =Rank(<Quarter> ,<Revenue>) ForEach <Resort> Y el resultado es: Definición de contextos con palabras clave Los contextos de cálculo constan de una o varias dimensiones. En los ejemplos vistos hasta el momento, se han definido contextos escribiendo los nombres de las dimensiones dentro de la fórmula. Desktop Intelligence ofrece palabras clave que permiten definir contextos sin enumerar las dimensiones específicas requeridas. Una palabra clave corresponde a la dimensión o dimensiones de una parte específica del informe. Las palabras clave pueden definir todos los tipos de contexto en una sintaxis compleja: entrada, salida o restablecimiento. 278 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo Las palabras clave ofrecen las siguientes ventajas: • A menudo, resulta más rápido agregar una palabra clave a una fórmula que escribir una lista de dimensiones. • La sintaxis de las palabras clave es sencilla: se agrega la palabra clave a la fórmula, evitando errores como la omisión de paréntesis o dimensiones mal escritas. • Si agrega dimensiones al informe o las elimina de él, utilice el método de arrastrar y colocar, o el de corte y rotación; no tiene que volver a escribir las fórmulas que contienen palabras clave En esta sección se incluyen: • Definiciones de las palabras clave que puede utilizar • Un ejemplo de cómo utilizar una palabra clave en una fórmula • Un procedimiento paso a paso para escribir fórmulas con palabras clave • Información sobre el modo en que Desktop Intelligence asigna palabras clave a las fórmulas y • Una explicación sobre cómo se comportan los filtros de informe cuando se utilizan palabras clave. Palabras clave: definiciones y ejemplo Las cuatro palabras clave que puede utilizar en las fórmulas son Informe, Bloque, Cuerpo y PáginaActual. Cada palabra clave corresponde a la dimensión o dimensiones de una parte específica del informe. Las definiciones de la tabla siguiente indican • En qué parte de un informe se puede utilizar cada palabra clave y • Las dimensiones a las que corresponden las palabras clave. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 279 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo Palabra clave Cuerpo Se puede utilizar en fórmulas... Y corresponde a... Dentro de un bloque Las dimensiones del bloque. Fuera de un bloque Las dimensiones de la sección actual. Dentro de un bloque Las dimensiones de la sección actual. Informe En cualquier parte del Todas las dimensiones informe del documento. PáginaActual Dentro de la página actual Las dimensiones de la página actual. A continuación se muestra un ejemplo que ilustra cómo utilizar las palabras clave. Ejemplo: Cálculo de un total general utilizando la palabra clave Informe Supongamos que desea mostrar el total general del volumen de negocios de todas las dimensiones de un informe. Este cálculo no requiere una sintaxis compleja si la fórmula se coloca en una celda al principio del informe ya que, en este caso, el contexto de salida predeterminado contiene todas las dimensiones del informe. Sin embargo, desea mostrar la información en algún otro lugar, por ejemplo, dentro de un pie de tabla. 280 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo Para obtener este resultado, podría definir un contexto de salida enumerando todas las dimensiones del informe. Una solución mucho más sencilla sería utilizar la palabra clave Informe en la fórmula siguiente: =Sum(<Revenue>) In Report En cualquier lugar del informe donde aparezca esta fórmula, obtendrá el total general. Nota: Una fórmula en la que se utilice la palabra clave Informe para definir el contexto de salida siempre devuelve un solo valor. Para definir un contexto utilizando una palabra clave A continuación se incluye el procedimiento paso a paso para definir un contexto utilizando una palabra clave: 1. Si no aparece la Barra de fórmulas, haga clic en Barra de fórmulas en el menú Ver. 2. Haga clic en la celda en la que desea insertar la fórmula y, a continuación, escriba la fórmula básica, por ejemplo, =Sum(<Revenue>) en la Barra de fórmulas. 3. Si va a agregar un contexto de entrada, haga clic a la izquierda del paréntesis de cierre. Para agregar un contexto de salida, haga clic a la derecha del paréntesis de cierre. 4. Introduzca un espacio, escriba En e introduzca otro espacio. 5. Escriba la palabra clave (Bloque, Cuerpo, Informe o PáginaActual) y pulse Intro. Modo en que Desktop Intelligence utiliza las palabras clave Utilice palabras clave en la sintaxis compleja cuando necesite definir contextos en fórmulas de agregación. Desktop Intelligence define contextos en todas las fórmulas de agregación, aunque sean simples y, a menudo, Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 281 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Modificación de contextos con los operadores ParaCada y ParaTodo utiliza palabras clave para ello. El ejemplo siguiente ilustra este comportamiento. Ejemplo: Fórmula escrita por Desktop Intelligence para un cálculo simple Cree un informe de clave maestra/información que muestre el volumen de negocios por centro de vacaciones y año. Inserte una suma en Volumen de negocios. Se trata de un cálculo simple que no requiere ninguna sintaxis compleja. Desktop Intelligence, sin embargo, escribe una fórmula completa en la que especifica los contextos de entrada y salida. La fórmula es =Sum(<Revenue> In Body) In (<Year>) donde Cuerpo corresponde a Centro de vacaciones (la dimensión de la tabla que contiene el cálculo, el contexto local) y Año es el contexto de salida. Puede ver la fórmula completa haciendo clic en la celda que contiene la suma y colocando el puntero del ratón sobre la Barra de fórmulas. La fórmula aparece en una etiqueta. Puede ver también la fórmula completa haciendo clic en Definir como variable en el menú Datos. Ventajas En agregaciones simples, como la del ejemplo anterior, rara vez necesita comprender la sintaxis compleja que utiliza Desktop Intelligence. Pero, ¿qué ocurre si no comprende los números que Desktop Intelligence muestra en un informe? ¿Qué ocurre si le resulta realmente difícil corregir un error como #CÁLCULO? En estos casos, puede utilizar la sintaxis compleja que ofrece Desktop Intelligence para: 282 • Comprender el cálculo que subyace a la presentación del informe y, a continuación, • Editar la fórmula para obtener el resultado deseado. La fórmula que aparece en la etiqueta constituye una base sobre la que podrá trabajar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Referencia rápida Filtros y palabras clave Desktop Intelligence sigue aplicando filtros aunque se utilicen palabras clave en las agregaciones, pero puede obligar a Desktop Intelligence a ignorarlos. Modo de obligar a Desktop Intelligence a ignorar filtros Supongamos que dispone de un informe de clave maestra/información y un filtro en la variable maestra. Y desea calcular un total general utilizando la palabra clave Informe. No desea calcular el filtro pero tampoco desea eliminarlo. La solución consiste en utilizar la función NingúnFiltro. La sintaxis es =NoFilter(formula) un ejemplo sería =NoFilter(Sum(<Revenue>) In Report) Referencia rápida Esta sección proporciona una referencia rápida a los términos y conceptos utilizados en este capítulo. La información que aparece a continuación está organizada por categoría: • Términos básicos como documento, microcubo, agregación, etc. • Contextos de cálculo (local, cuerpo, entrada, salida y restablecimiento) • Operadores de contexto (En, ParaCada, ParaTodo) • Palabras clave (Informe, Bloque, Cuerpo, PáginaActual). Términos más utilizados Selección de términos utilizados con frecuencia en este contexto. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 283 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Referencia rápida Término Definición Cálculo que devuelve totales, porcentajes, etc; en él se utilizan cualquiera de las siguientes funciones: Agregación Promedio, Cuenta, Máx, Mín, DesviaciónEstándar, DesviaciónEstándarP, Suma, Varianza, VarianzaP. Agregación acumulativa Cálculo que devuelve sumas acumuladas, porcentajes, etc; en él se utilizan cualquiera de las siguientes funciones: PromedioAcumulativo, CuentaAcumulativa, MáxAcumulativo, MínAcumulativo, SumaAcumulativa. Dimensión Calificación de un objeto, variable o fórmula que devuelve texto (nombres, ID, etc.) o fechas. En un informe, las dimensiones constituyen contextos de cálculo. Documento 284 Archivo de Desktop Intelligence (extensión .rep). Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Referencia rápida Término Definición Sintaxis de una fórmula para una agregación, en la que se muestran los contextos de entrada y salida para la agregación. Sintaxis compleja Puede utilizar la sintaxis compleja para definir sus propios contextos de entrada y salida Deberá utilizar la sintaxis compleja para definir contextos de restablecimiento. Fórmula Definición del contenido de una celda. Puede contener funciones, operadores, variables y texto. Calificación de un objeto, variable o fórmula que devuelve datos numéricos, tales como el volumen de negocios. Indicador El resultado de un indicador viene determinado, de forma predeterminada, por las dimensiones del contexto en el que se encuentra el indicador dentro de un informe. Conjunto de datos devuelto por una consulta. Microcubo Debido a que los documentos pueden contener datos de distintos orígenes en Desktop Intelligence, cualquier documento puede contener varias microcopias. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 285 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Referencia rápida Término Definición Informe Páginas de un documento en las que se muestran los datos. Un documento puede contener numerosos informes; cada informe tiene una ficha en la parte inferior de la ventana de la aplicación. Un informe sólo puede mostrar un subconjunto de datos del documento. Puede utilizar cualquier dimensión, mostrada o no, como entrada o salida para un cálculo. Fórmula con nombre. Variable Desktop Intelligence siempre almacena los resultados de las consultas como variables. Contextos de cálculo Un contexto de cálculo consta de una o varias dimensiones que determinan la entrada o salida de cálculos de agregación. 286 Contexto Definición Local Dimensión o dimensiones que gobiernan la parte del informe donde se ha insertado el cálculo (por ejemplo, una variable maestra de una sección). Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Referencia rápida Contexto Definición Cuerpo Dimensión o dimensiones presentes en la parte del informe (por ejemplo, un bloque) donde se ha insertado el cálculo. Entrada Una o varias dimensiones que forman parte de un cálculo de agregación. De manera predeterminada, el contexto de entrada para un cálculo es definido por las dimensiones del cuerpo. Puede definir su propio contexto de entrada mediante una sintaxis compleja. Salida Una o varias dimensiones que determinan el resultado de un cálculo de agregación. De manera predeterminada, el contexto de salida es definido por las dimensiones del contexto local. Puede definir su propio contexto de salida mediante una sintaxis compleja. Restablecer Una o varias dimensiones que restablecen una agregación acumulativa como un total acumulativo a 0 cuando cambia el valor de las dimensiones. Puede especificar contextos de restablecimiento utilizando la sintaxis compleja. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 287 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Referencia rápida Nota: En BusinessObjects 5.1.x y versiones posteriores, el SQL para los contextos se genera de forma distinta a las versiones anteriores. Por tanto, si ejecuta una consulta que se creó en una versión anterior a la 5.0.x, recibirá los mensajes de #SINTAXIS, #CÁLCULO Y #ERROR en el informe de actualización. Operadores de contexto En la fórmula para una agregación que utiliza una sintaxis compleja, un operador introduce el contexto de entrada y salida. Operador Definición En Operador predeterminado. Incluye las dimensiones especificadas en el contexto. ParaCada Modifica un contexto incluyendo las dimensiones especificadas. ParaTodo Modifica un contexto excluyendo las dimensiones especificadas. Palabras clave En la sintaxis compleja, una palabra clave sustituye a la dimensión o dimensiones en una parte específica de un informe. La palabra clave permite definir contextos en fórmulas de agregación mediante el uso de una palabra en lugar de enumerar las dimensiones del contexto. 288 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Referencia rápida Palabra clave Definición Corresponde a las dimensiones de la sección actual. Bloque Sólo se puede utilizar en una fórmula incluida en un bloque. Cuando la fórmula se encuentra... Corresponde a... Fuera de un bloque Las dimensiones de la sección actual. Dentro de un bloque Las dimensiones del bloque. En cualquier parte del informe Todas las dimensiones del documento. Cuerpo PáginaActual Dentro de la página ac- Las dimensiones de la tual página actual. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 289 16 16 Uso de sintaxis compleja para cálculos avanzados Referencia rápida 290 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo 17 17 Solución de problemas de cálculo Presentación general Presentación general En este capítulo se describen las soluciones de errores de cálculo que se pueden producir en Desktop Intelligence. Un error de cálculo siempre comienza con una almohadilla (#) y muestra las celdas donde deben estar los datos. La mayor parte de la información de este capítulo se centra en los errores más comunes, #CÁLCULO y #VALORMÚLTIP. Para obtener una lista completa de los errores cubiertos en esta sección, consulte la tabla de contenidos o el índice de este manual. Si necesita ayuda con los errores #CÁLCULO y #VALORMÚLTIP en los informes, le recomendamos que lea primero "Contextos de cálculo y sintaxis compleja", ya que estos errores a menudo se ocasionan por el uso de una sintaxis compleja. #CÁLCULO En esta sección se proporcionan descripciones, ejemplos y soluciones para los siguientes errores que pueden surgir en Desktop Intelligence: • #CÁLCULO en agregaciones acumulativas, como la ejecución del promedio acumulativo de volumen de negocios por ciudad • #CÁLCULO en fórmulas sin agregaciones; por ejemplo, con sentencias SI ENTONCES SINO #CÁLCULO en agregaciones acumulativas La expresión "agregación acumulativa" se refiere a una agregación que contiene una función de agregación acumulativa, como MaxAcumulativo o PromedioAcumulativo. En informes, las agregaciones acumulativas responden a preguntas como "¿cuál es el porcentaje acumulativo del volumen de negocios por ciudad al año?". Nota: La información presentada en esta sección requiere que se conozca la sintaxis compleja de Desktop Intelligence, descrita en "Usar sintaxis compleja para cálculos avanzados". 292 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo #CÁLCULO Descripción de #CÁLCULO en una agregación acumulativa #CÁLCULO puede ocurrir en fórmulas acumulativas donde se define un contexto de restablecimiento. Un contexto de restablecimiento consiste en una dimensión que restablece un cálculo acumulativo en cero cuando el valor de la dimensión cambia. Para obtener información adicional sobre contextos de restablecimiento, consulte "Restablecer contextos". #CÁLCULO se produce en agregaciones acumulativas por la razón siguiente: Aquí se indica un ejemplo. Ejemplo: #CÁLCULO resultante de una suma acumulativa con un contexto de restablecimiento. Ha visualizado los totales acumulativos por país al año y restablece el cálculo por país. La fórmula es la siguiente: =RunningSum(<Revenue>;<Country>) Ahora puede definir una ruptura en Año, ya que desea visualizar el total acumulativo de cada año. Copia la fórmula de la columna del total acumulativo y la pega en el pie de la ruptura. Aparecerá #CÁLCULO: Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 293 17 17 Solución de problemas de cálculo #CÁLCULO ¿Por qué? Porque el contexto de restablecimiento en la fórmula que ha pegado es País, pero ha colocado la fórmula en el pie de la ruptura de Año. Por ello, el contexto de restablecimiento (País) no está en el contexto de resultado (Año). Para solucionar este error, debe visualizar la Barra de fórmulas y cambiar el contexto de restablecimiento de País a Año. La fórmula correcta es: =RunningSum(<Revenue>;<Year>) También podría definir la ruptura en País, pero obtendría un resultado diferente. Solución para #CÁLCULO en una agregación acumulativa Para evitar #CÁLCULO en una agregación acumulativa, el contexto de restablecimiento se debe incluir en el contexto de resultado. Dicho de otro modo, la dimensión o las dimensiones que siguen al punto y coma (;) en la fórmula se deben también listar después del operador (En, ParaCada o ParaTodo) a la derecha de la fórmula. 294 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo #CÁLCULO Si no define un contexto de resultado en la fórmula, Desktop Intelligence realiza el cálculo con el contexto local. Para obtener más información, consulte "Comprender los contextos de entrada y de salida". Para corregir la fórmula: 1. Vaya a la Barra de fórmulas (menú Ver, comando Barra de fórmulas) y, a continuación, haga clic en la celda que contiene la fórmula. 2. Compruebe que la dimensión del contexto de restablecimiento está también especificada en el contexto de resultado. La tabla siguiente le ayudará a comprobarlo: Cuando el contexto de restableEntonces... cimiento es Región y... Sólo se define el contexto de resultado, por ejemplo: Región se debe especificar también =SumaAcumulativa(<Volumen de en el contexto de resultado. negocios>;<Región>) En (<Región>,<Ciudad>)) Sólo se define el contexto de entrada, por ejemplo: Región debe existir en el contexto =SumaAcumulativa(<Volumen de local. negocios> En (<Región>,<Ciudad>);<Región>) No se define el contexto de entrada ni el de resultado, por ejemplo: Región debe existir en el contexto =SumaAcumulativa(<Volumen de local. negocios>;<Región>) Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 295 17 17 Solución de problemas de cálculo #CÁLCULO Cuando el contexto de restableEntonces... cimiento es Región y... Se definen el contexto de entrada y de resultado, por ejemplo: =SumaAcumulativa(<Volumen de Región se debe especificar también en el contexto de resultado. negocios> En (<Región>,<Ciudad>);<Región>) En (<Ciudad>;<Región>) 3. Edite la fórmula en la Barra de fórmulas y pulse la tecla Intro. #CÁLCULO en fórmulas sin agregaciones #CÁLCULO se puede producir en fórmulas que no contienen agregaciones o funciones de agregación acumulativas. Descripción de #CÁLCULO en una fórmula sin agregaciones En fórmulas sin agregaciones, #CÁLCULO se produce porque el contexto de resultado no se incluye en el contexto de entrada. Aquí se indica un ejemplo. Ejemplo: #CÁLCULO causado por una fórmula condicional en un pie de ruptura. Puede utilizar una fórmula con la sentencia SI ENTONCES para definir una condición y visualizar los datos en un informe. La siguiente fórmula = If (<Year>="FY1998") Then <Revenue> muestra el indicador Volumen de negocios sólo para el año 1998. En el informe mostrado a continuación, la fórmula se inserta en un pie de ruptura y esto provoca #CÁLCULO: 296 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo #VALORMÚLTIP ¿Por qué? El contexto de entrada necesario para visualizar el volumen de negocios de 1998 es Año, mientras que el contexto de resultado del pie de ruptura es Centro de vacaciones. Para solucionar este error, puede añadir Año al contexto de resultado mediante el operador ParaCada: =(If (<Year>="FY1998") Then <Revenue>) ForEach <Year> Finalmente, añada Máx (o Mín) para obtener el valor que necesita: =Max((If (<Year>="FY95") Then <Revenue>) ForEach <Year>) Desktop Intelligence ahora muestra el Volumen de negocios de 1998 en el pie de ruptura. Solución para #CÁLCULO en una fórmula sin agregaciones 1. Edite la fórmula de manera que el contexto de resultado se incluya en el contexto de entrada, según se describe en el ejemplo anterior. 2. Añada Máx o Mín al principio de la fórmula seguido de un paréntesis de apertura. 3. Añada un paréntesis de cierre al final de la fórmula y, a continuación, pulse la tecla Intro. #VALORMÚLTIP En esta sección se proporcionan descripciones, ejemplos y soluciones para el error #VALORMÚLTIP que puede surgir en Desktop Intelligence: • #VALORMÚLTIP en agregaciones, como el volumen de negocios máximo al año • #VALORMÚLTIP en cabeceras y pies de rupturas Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 297 17 17 Solución de problemas de cálculo #VALORMÚLTIP #VALORMÚLTIP en agregaciones La expresión "agregaciones" se refiere a cualquier cálculo que contenga una función de agregación como por ejemplo, Suma, Cuenta, Mín., Máx., etc. En informes, las agregaciones le permiten contestar preguntas como "¿Cuál es el volumen de negocios mínimo por ciudad para cada región?". En esta sección se describe el motivo por el que #VALORMÚLTIP se produce en agregaciones, con un ejemplo, y se ofrece una solución. Nota: La información presentada en esta sección requiere que se conozca la sintaxis compleja de Desktop Intelligence, descrita en "Contextos de cálculo y sintaxis compleja." Descripción de #VALORMÚLTIP en una agregación #VALORMÚLTIP se produce en agregaciones porque Ejemplo: #VALORMÚLTIP en una agregación Observe la tabla siguiente: El resultado deseado en la columna de la derecha es el volumen de negocios para una dimensión que no está representada en la tabla, por ejemplo, Año. La fórmula =<Revenue> In <Year> devuelve #VALORMÚLTIP porque Año se especifica como contexto de resultado, pero no está presente en el contexto local (la tabla). 298 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo #VALORMÚLTIP Nota: La fórmula de este ejemplo no comienza con una función de agregación (Mín, Máx, etc.). Si se omite la función de esta forma, Desktop Intelligence calcula de forma predeterminada una suma. Sin embargo, si se hubiese especificado Suma u otra función de agregación en la fórmula anterior, por ejemplo =Sum(<Revenue>) In <Year> Desktop Intelligence devuelve #CÁLCULO. Si la dimensión Año está disponible en el documento, mediante una sintaxis compleja puede calcular el volumen de negocios por año sin visualizar Año en la tabla. Para ello, debe definir una fórmula con un contexto de entrada y uno de resultado como esta: =Sum(<Revenue> In (<Region>,<City>,<Year>) In <Year>) Solución para #VALORMÚLTIP en una agregación Para evitar el error #VALORMÚLTIP en una agregación, el contexto de resultado se debe incluir en el contexto local, lo que significa que las dimensiones especificadas a la derecha de la fórmula después de En o ParaCada deben estar presentes. Para corregir la fórmula: 1. Vaya a la Barra de fórmulas (menú Ver, comando Barra de fórmulas) y, a continuación, haga clic en la celda que contiene la fórmula. 2. Busque lo siguiente: • ¿Contiene el contexto de resultado dimensiones que no están en el bloque o la sección donde se ha insertado la fórmula? Por ejemplo, si la siguiente fórmula aparece en un bloque que no contiene Año, obtendrá #VALORMÚLTIP: =Min(<Revenue>)In(<Year>) • ¿Contiene el contexto de resultado más dimensiones que el contexto local? Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 299 17 17 Solución de problemas de cálculo #VALORMÚLTIP • Por ejemplo: =Min(<Revenue>) In(<Region>,<City>) • Devuelve #VALORMÚLTIP en una tabla que contiene sólo una de estas dimensiones. 3. Edite la fórmula en la Barra de fórmulas y pulse la tecla Intro. #VALORMÚLTIP en cabeceras y pies de rupturas #VALORMÚLTIP puede ocurrir cuando inserta una variable en una cabecera o un pie de ruptura de una tabla o tabla de referencias cruzadas. Descripción de #VALORMÚLTIP en una cabecera o un pie de ruptura Una ruptura divide los valores de una variable y por tanto, le permite realizar cálculos. Un pie de ruptura es una celda situada en la parte inferior de cada valor de la ruptura. Generalmente, en los pies de ruptura los usuarios visualizan texto o cálculos, como totales acumulativos. #VALORMÚLTIP se produce en una cabecera o un pie de ruptura: Si... Entonces... Y... Define una ruptura en una variable Estas dos variables tieIntroduzca una segunda nen una relación 1:1, variable en el pie de la como es el caso de ruptura Cliente y Edad. Aquí se indica un ejemplo. 300 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo #VALORMÚLTIP Ejemplo: #VALORMÚLTIP en un pie de ruptura En la siguiente tabla se muestra el volumen de negocios total acumulativo para dos clientes. Cuando introduce Edad en el pie de ruptura, Desktop Intelligence devuelve #VALORMÚLTIP. Esto sucede porque las variables con una relación 1:1, (Cliente y Edad) se introducen en el mismo nivel de ruptura. De forma predeterminada, una ruptura se basa sólo en una variable. Solución para #VALORMÚLTIP en una cabecera o un pie de ruptura Para solucionar este problema incluya la variable de la cabecera o el pie en la definición de la ruptura. 1. Haga clic en la tabla o la tabla de referencias cruzadas que contiene la ruptura y, a continuación, en Rupturas del menú Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo Rupturas. 2. Haga clic en el icono de la ruptura correspondiente y, a continuación, en Editar. 3. Aparecerá un cuadro de diálogo con una lista de todas las variables del informe. 4. Active la casilla de verificación situada junto a la variable que desea visualizar en el pie de ruptura (Edad en el ejemplo anterior) y, a continuación, haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Rupturas. Desktop Intelligence muestra la variable en el pie de ruptura. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 301 17 17 Solución de problemas de cálculo #VALORMÚLTIP #VALORMÚLTIP en una celda en el nivel de sección Una sección de informe presenta los datos en una celda maestra y en uno o varios bloques. Si utiliza dos variables en el nivel de sección, puede suceder #VALORMÚLTIP. Aquí se indica un ejemplo. Ejemplo: #VALORMÚLTIP en una sección que contiene nombre y dirección Desea visualizar nombres y direcciones de clientes en una sección y los detalles del volumen de negocios de estos clientes en una tabla. Para ello, crea una tabla que contiene Cliente, Dirección, Fecha de la factura y Volumen de negocios y, a continuación, arrastra Cliente fuera del bloque para crear una sección. 302 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo #VALORMÚLTIP El paso siguiente es arrastrar Dirección fuera del bloque y soltarlo junto a Cliente. Este sería el resultado: ¿Por qué? Porque de manera predeterminada, sólo hay una variable de clave maestra por sección. Solución #1 para #VALORMÚLTIP en el nivel de sección La solución a este problema es convertir la variable que ocasiona el error en un indicador. 1. Haga clic en la celda que contiene el error #VALORMÚLTIP. 2. Haga clic en Variables en el menú Datos. Aparece el cuadro de diálogo Variables: Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 303 17 17 Solución de problemas de cálculo #VALORMÚLTIP 3. En el cuadro de diálogo, haga clic en la variable que ocasiona el error. 4. El paso siguiente depende del tipo de variable que ha seleccionado: Si el botón Editar aparece atenuaSi el botón Editar está disponible do Significa que la variable que necesita transformar en un indicador procede de una consulta sobre un universo. Puede transformar la variable en No puede editar variables que pro- un indicador. ceden de consultas sobre universos; por tanto, deberá crear una nueva variable. 304 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo #VALORMÚLTIP Si el botón Editar aparece atenuaSi el botón Editar está disponible do Haga clic en Agregar. Aparecerá el Editor de variables. En la ficha Definición, escriba un nombre para la nueva variable. En el cuadro Calificación, haga clic Haga clic en Editar. en Indicador. Aparecerá el Editor de variables. Haga clic en la ficha Fórmula. En el cuadro Calificación, haga clic En el cuadro Variables, haga doble en Indicador y, a continuación, en clic en el nombre de la variable que Aceptar. produjo el error. Por ejemplo, si crea una nueva variable para sustituir a Dirección, haga doble clic en Dirección, en el cuadro Variables. Haga clic en Aceptar. 5. En el cuadro de diálogo Variables, haga clic en Reemplazar. De esta forma, se sustituye la variable errónea por la que acaba de crear o modificar. Aparecerán los datos en lugar del error. Solución #2 para #VALORMÚLTIP en el nivel de sección También puede solucionar el error #VALORMÚLTIP en el nivel de sección mediante la aplicación de la función Mín o Máx, que obliga a Desktop Intelligence a mostrar sólo un valor. Esta solución funciona para variables maestras con una relación 1:1, como Cliente y Dirección (a menos que los clientes tengan más de una dirección). Si la variable devuelve un error #VALORMÚLTIP que contiene más de dos valores, con las funciones Mín o Máx sólo podrá visualizar el primero y el último de ellos. 1. Haga clic en la celda maestra que muestra #VALORMÚLTIP. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 305 17 17 Solución de problemas de cálculo ####### 2. En la Barra de fórmulas, escriba Mín o Máx después de (=). A continuación, agregue paréntesis, de esta forma: =Mín(<Dirección>) 3. Pulse Intro. ####### La celda no es lo suficientemente ancha para mostrar todos los datos que contiene. Solución: haga doble clic en el borde derecho de la celda. Desktop Intelligence ensanchará la celda para ajustar los datos automáticamente. #SEÑAL Este error se produce cuando una señal contiene una variable ausente. Por ejemplo, si la definición de señal contiene la variable Volumen de negocios, #SEÑAL aparece si no existe Volumen de negocios en el informe. La propia definición de la señal puede también ser la causa de este error. Por ejemplo, si intenta comparar un indicador con una dimensión (Volumen de negocios mayor que País), se obtiene el error #SEÑAL. Solución: En este cuadro de diálogo podrá realizar las operaciones siguientes: Obtener los datos que faltan mediante la inserción del correspondiente objeto en la consulta (menú Datos, comando Editar proveedor de datos). Editar la señal para que la definición contenga sólo datos disponibles (menú Formato, comando Señales). Desactivar la señal (menú Formato, comando Señales y, a continuación, desactivar la señal en el cuadro de diálogo). Comprobar que la definición de la señal no contiene una comparación como por ejemplo, un indicador con una dimensión. Sugerencia: Para utilizar el comando Señales del menú Formato, haga clic primero en una celda que contenga datos. 306 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo #DICT ERR #DICT ERR En Desktop Intelligence, puede dar formato a un informe mediante la aplicación de una plantilla. Para ello, seleccione Informe y, a continuación, haga clic en Aplicar una plantilla en el menú Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo Aplicar una plantilla. Una plantilla contiene un conjunto de variables, también denominado diccionario de variables. El informe al que desea dar formato también contiene un diccionario de variables. Cuando aplica una plantilla, a menos que haga clic en el botón Opciones del cuadro de diálogo Aplicar una plantilla para especificar la correspondencia entre los dos repositorios de variables, Desktop Intelligence sustituye automáticamente las variables de la plantilla por las variables del informe. En algunos casos, Desktop Intelligence no puede establecer la correspondencia entre los dos repositorios y devuelve el error #DICT ERR. Para solucionar este problema: 1. Haga clic en la celda que contiene #DICT ERR y, a continuación, en Variables del menú Datos. The Variables dialog box appears. 2. Haga clic en la variable o la fórmula que desea visualizar en la celda seleccionada. 3. Haga clic en Reemplazar. El cuadro de diálogo Variables se cierra y aparece la variable o fórmula en el informe. Para evitar el error #DICT ERR Si la plantilla seleccionada contiene muchas más variables que el informe en el que está trabajando, lo más seguro es que se termine produciendo un error #DICT ERR. 1. Haga clic en Informe y, a continuación, en Aplicar una plantilla en el menú Formato. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 307 17 17 Solución de problemas de cálculo #DIV/0 Aparecerá el cuadro de diálogo Aplicar una plantilla. 2. Haga clic en la plantilla que desee aplicar y, a continuación, en Opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de la plantilla. 3. Desactive Reemplazar las variables automáticamente y, a continuación, haga clic en Definir. Aparecerá el cuadro de diálogo Reemplazar variables. 4. En el cuadro Reemplazar variables, haga clic en una variable y, a continuación, en una variable correspondiente en el cuadro Variables de la plantilla. Asegúrese de que las dos variables son del mismo tipo (dimensión, indicador o información). 5. Haga clic en Reemplazar y repita el paso anterior hasta que haya sustituido todas las variables de la plantilla por variables del informe. 6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Aplicar una plantilla. Volverá al cuadro de diálogo Opciones de la plantilla. 7. Asegúrese de que está activado y, a continuación, haga clic en Aceptar. 8. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Aplicar una plantilla. 9. Desktop Intelligence aplicará la plantilla al informe. #DIV/0 Ocurre cuando una fórmula realiza una división entre 0. Por ejemplo, la fórmula =<Revenue>/<Quantity Sold> devuelve 20 si Volumen de negocios es de 100 y Cantidad vendida es de 5. Pero si Cantidad vendida es igual a 0, entonces el resultado es #DIV/0. Si utiliza una sentencia SI ENTONCES SINO, puede configurar un valor o un texto, por ejemplo "Ninguna venta", que aparecerá cuando haya una división entre cero. Para solucionar este problema: 1. Haga clic en Barra de fórmulas en el menú Ver. 308 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo #ERROR 2. Haga clic en la celda donde aparece #DIV/0. 3. Escriba la siguiente fórmula en la Barra de fórmulas: =If IsError (<VariableName>) Then "No Sale" Else (<VariableName>) 4. Pulse la tecla Intro. Sugerencia: Puede utilizar una sentencia IF THEN ELSE como la que se señala arriba para obtener valores predeterminados para errores distintos a #DIV/0. #ERROR Este error se produce cuando la definición de una fórmula o una variable dentro de la fórmula es incorrecta. Por ejemplo, la fórmula que devuelve porcentajes en función de un indicador, como =<Número de clientes>/Suma(<Número de clientes>) devuelve #ERROR si el indicador en sí, en este caso Número de clientes, contiene un error. Para corregir este problema Debe descomponer la fórmula en sus componentes con el fin de localizar qué parte contiene el error. 1. Haga clic en Celda en el menú Insertar, para añadir una celda nueva. 2. Seleccione la celda que contiene el error y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú Editar. 3. Seleccione la celda nueva y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú Editar. 4. La fórmula que contiene el error aparecerá en la celda nueva. 5. Haga clic en la celda nueva y, a continuación, en la Barra de fórmulas, seleccione una parte de la fórmula. 6. Copie y pegue la selección en la celda donde primero se produjo el error y, a continuación, pulse la tecla Intro. 7. Repita este paso hasta que localice la parte de la fórmula que contiene el error. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 309 17 17 Solución de problemas de cálculo #ERRI 8. Corrija el error y, después, coloque toda la fórmula corregida de nuevo en la celda donde primero se produjo el error. #ERRI Se produce en fórmulas complejas dentro de otras fórmulas. Las tres causas más comunes que lo ocasionan son: • Fórmulas que combinan indicadores y dimensiones, donde falta una dimensión en el contexto de cálculo • Agregaciones que contienen múltiples fórmulas • Fórmulas con cláusulas DONDE complejas Sugerencia: Cuando realiza cálculos mediante la combinación de fórmulas, #ERRI se puede producir porque las fórmulas incluidas a su vez en fórmulas contienen errores. Si ninguna de las soluciones ofrecidas en esta sección elimina el error #ERRI, intente descomponer la fórmula en sus componentes y pruebe cada uno de ellos. Este procedimiento se describe en #ERROR. #ERRI en una fórmula que combina indicadores y dimensiones Desktop Intelligence admite fórmulas de agregación con dimensiones e indicadores. Por ejemplo, la fórmula siguiente muestra el volumen de negocios por el cliente llamado Prince: =If(<Customer>="Prince") Then <Revenue> Desktop Intelligence califica cualquier fórmula que contenga un indicador (por ejemplo, Ingresos) como un indicador. Estas calificaciones precisan que todas las dimensiones estén presentes en el contexto de cálculo, o el contexto local si no se ha especificado ninguno. #ERRI puede ocurrir cuando falta en el contexto una dimensión necesaria para calcular la fórmula. Sugerencia: Para obtener información sobre contextos de cálculo, consulte "Cálculos". Solución: 310 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo #ERRI Utilice el operador ParaCada para agregar la dimensión que falta en el contexto y aplique la función Suma. Por tanto, si =If(<Customer>="Prince") Then <Revenue> devuelve #ERRI, la fórmula que necesita es la siguiente: =Sum((If(<Customer>="Prince") Then <Revenue>) ForEach <Customer>) #ERRI en una agregación que contiene una fórmula compleja Una agregación como Mín, Máx, etc., utilizada en una fórmula que ya contiene una fórmula, puede producir #ERRI. Solución: Convierta la fórmula dentro de la fórmula en una variable y vuelva a escribir toda la fórmula con esta nueva variable. Una variable es una fórmula con un nombre. Una vez que ha creado la variable, para incluirla en la fórmula todo lo que necesita hacer es escribir su nombre, en vez de una fórmula compleja dentro de otra fórmula. Aquí se indica un ejemplo. Ejemplo: Solución de #IERR mediante la conversión de parte de una fórmula en una variable Desea saber la semana en la que sus diez mejores clientes realizaron su primer pedido. En una tabla que contiene la lista de clientes, añade una columna e inserta la fórmula siguiente: =Min(Week(<Order Date>)) Si se produce #ERRI, lo primero que tiene que hacer, con ayuda del comando Variables en el menú Datos, es crear una variable llamada SemanaFechaPedido de la fórmula =Week(<Order Date>) Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 311 17 17 Solución de problemas de cálculo #DESBORDAMIENTO A continuación, escriba la fórmula original con la nueva variable, según se indica: =Min(<WeekOrderDate>) No olvide que la fórmula original podría funcionar. El objetivo de este ejemplo es mostrar cómo corregir #ERRI si ocurriera en fórmulas similares. #ERRI en una fórmula con cláusula DONDE El operador DONDE permite especificar valores de una dimensión para incluir en un cálculo. Por ejemplo: =(<Revenue>*2) WHERE (<Customer>="Prince") muestra un volumen de negocios de un 200% para clientes llamados Prince. #ERRI puede ocurrir en cláusulas DONDE que contienen fórmulas complejas. Solución: Convierta las condiciones que suceden a DONDE en variables. A continuación, puede volver a escribir toda la fórmula utilizando las variables en vez de las fórmulas originales en la cláusula DONDE. Se trata de la misma solución que para #ERRI en una agregación que contiene una fórmula compleja. Consulte #ERRI en una agregación que contiene una fórmula compleja para obtener más información. #DESBORDAMIENTO El resultado del cálculo es un número demasiado grande para que Desktop Intelligence lo calcule. El valor máximo es 17 +/- 308, o 15 dígitos. Solución: Compruebe el valor máximo de la función utilizada en la fórmula. Por ejemplo, el valor máximo de la función Fact es 709. La ayuda en pantalla de Desktop Intelligence sobre funciones incluye los valores máximos en los casos apropiados. 312 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo #SINTAXIS #SINTAXIS #SINTAXIS se produce cuando una variable utilizada en una fórmula ya no existe en el documento. Por ejemplo, la fórmula =<Precio de producto> * <Cantidad vendida> devuelve #SINTAXIS si el usuario elimina uno de los objetos de la consulta. La variable que falta puede corresponder a • Un objeto devuelto por una consulta, o • Una variable local que ha definido en el informe. Solución: La forma de solucionar este problema depende de los datos disponibles en el informe. Si la variable que necesita... Entonces... Está disponible como objeto en el universo que está utilizando Edite la consulta (menú Datos, comando Editar proveedor de datos), agregue el objeto que necesita y, a continuación, haga clic en Ejecutar. Créela en el Editor de fórmulas (meEs una variable local que ha definido nú Datos, comando Variables, botón en el informe Agregar). #DESCONOCIDO Se produce cuando el objeto correspondiente a una variable del informe se ha eliminado de la consulta. Cuando elimina un objeto de una consulta, Desktop Intelligence no siempre lo elimina del informe. En concreto: Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 313 17 17 Solución de problemas de cálculo #DESCONOCIDO Si la variable aparece en... Entonces, Desktop Intelligence... Una tabla o tabla de referencias cruzadas Lo elimina del informe. Una celda maestra Una celda individual Devuelve #DESCONOCIDO. Una cabecera o un pie de ruptura Nota: Si la variable que falta se utiliza en una fórmula, Desktop Intelligence devuelve #SINTAXIS. Para corregir este problema Debe agregar el objeto que falta a la consulta. 1. Haga clic en Editar proveedor de datos en el menú Datos. Si aparece el cuadro de diálogo Lista de proveedores de datos, haga clic en la consulta que desea editar y, a continuación, en Aceptar. The Query Panel appears. 2. Haga doble clic en el objeto que falta, en el cuadro Clases y objetos. 3. El objeto aparecerá en el cuadro Objetos del resultado. 4. Haga clic en Ejecutar. Desktop Intelligence sustituye #DESCONOCIDO por la variable correspondiente al objeto que ha agregado. Tenga en cuenta que si no desea agregar los datos que faltan al informe, simplemente elimine la celda que contiene el error. Seleccione la celda y pulse la tecla Intro. En el menú Editar, haga clic en Eliminar para eliminar la celda. 314 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo Sugerencias y trucos Sugerencias y trucos En esta sección se ofrecen sugerencias para escribir fórmulas y evitar #CÁLCULO, #VALORMÚLTIP y otro tipo de errores. Sugerencia Qué hacer Todas las fórmulas deben comenzar con = Escriba = antes de la fórmula Si olvida =, Desktop Intelligence muestra la fórmula como texto. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 315 17 17 Solución de problemas de cálculo Sugerencias y trucos Sugerencia Qué hacer Haga clic en la celda que contiene la fórmula. Coloque el cursor en la Barra de fórmulas. Aparecerá la fórmula compleja en una etiqueta. O bien Haga clic en la celda que contiene la fórmula. La sintaxis compleja de una fórmula muestra los contextos que Desktop Intelligence aplica de forma predeterminada. Existen dos formas sencillas de ver la sintaxis compleja de una fórmula. Haga clic en Definir como variable en el menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo "Definir como variable". Seleccione Evaluar la fórmula en su contexto. Aparecerá la fórmula compleja en el cuadro de diálogo. Haga clic en la tabla que contiene la dimensión que desea ocultar. Haga clic en Tabla en el menú Formato. En la ficha Rotación, haga clic en la dimensión. Haga clic en Ocultar y, a continuación, en Aceptar. 316 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Solución de problemas de cálculo Sugerencias y trucos Sugerencia Qué hacer La mejor forma de solucionar #VALORMÚLTIP es incluir la variable errónea en la ruptura actual. Haga clic Ruptura en el menú Formato. Para obtener más información, consulte Solución para #VALORMÚLTIP en una cabecera o un pie de ruptura. Si obtiene #VALORMÚLTIP al insertar una variable en la cabecera de columna de una tabla, aplique una ordenación para tratar de solucionarlo. Cuando cree o edite una fórmula en la Barra de fórmulas o el Editor de fórmulas, pulse la tecla Intro para validar dicha fórmula. Si se produce un error de sintaxis, Desktop Intelligence le avisa y resalta la anomalía en la propia fórmula. Esto le ayudará a solucionar el problema específico. Haga clic en la celda que contiene #VALORMÚLTIP. Haga clic en Ordenar en el menú Insertar. Si se ha resaltado el nombre de una variable al completo, agregue paréntesis y compruebe la ortografía. Si se ha resaltado un extremo de un nombre de variable, agregue un paréntesis. Haga doble clic en la celda que conPuede editar fórmulas directamente tiene la fórmula que desea editar. en el informe, sin utilizar la Barra de Edite la fórmula en la celda y pulse fórmulas ni el Editor de fórmulas. la tecla Intro cuando haya terminado. Haga clic en el botón Editor de Puede visualizar el Editor de fórmu- fórmulas: las desde la Barra de fórmulas. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 317 17 17 Solución de problemas de cálculo Sugerencias y trucos Sugerencia Qué hacer Puede ver y editar todas las fórmulas Haga clic en Estructura en el menú incluidas en un informe si cambia a Ver. la vista Estructura. Desktop Intelligence ofrece una lista de todas las fórmulas creadas en un documento en la ficha Datos del Administrador de informes. Haga clic en Administrador de informes en el menú Ver. Haga clic en la ficha Datos y expanda la carpeta Fórmulas. Haga clic en Variables en el menú Datos. Desktop Intelligence también ofrece una lista de fórmulas en el cuadro de diálogo Variables. En este cuadro de diálogo puede ver, editar o insertar cualquier fórmula que haya creado. Haga doble clic en la carpeta Fórmulas. Para editar una fórmula, selecciónela y, a continuación, haga clic en Editar. Para insertar una fórmula, selecciónela y, a continuación, haga clic en Insertar o Reemplazar. 318 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Presentación general Presentación general En este capítulo se facilita una introducción al uso de fórmulas, variables locales y funciones de Desktop Intelligence. En él se explica el modo de configurar sus propias fórmulas y variables en informes de Desktop Intelligence empleando sintaxis de Desktop Intelligence, así como el uso de funciones de Desktop Intelligence. Además, se incluyen varios ejemplos de cálculos de empresa. En "Contextos de cálculo y sintaxis compleja" se describe el modo de crear cálculos más potentes mediante sintaxis compleja para definir contextos de cálculo. Este capítulo dispone además de una referencia rápida de cálculos que resume algunos de los términos clave de Desktop Intelligence. En "Referencia rápida" se facilitan soluciones a errores de cálculo que se pueden producir en Desktop Intelligence al escribir o utilizar fórmulas. Fórmulas Al ejecutar una consulta, Desktop Intelligence realiza cálculos de los datos a nivel de la consulta y devuelve los resultados como variables. También puede efectuar cálculos sobre datos de informe utilizando los cálculos incorporados que se encuentran disponibles en el menú o la barra de herramientas de cálculos. En esta sección se explica el modo de configurar los cálculos de datos personalizados en los informes escribiendo fórmulas de Desktop Intelligence. Razones para el uso de fórmulas Las fórmulas se utilizan para efectuar cálculos de manera local en el informe con el fin de definir condiciones en la visualización de filtros y datos. Una fórmula de Desktop Intelligence se compone de funciones, variables y operadores y siempre empieza por el signo "igual a". Los ejemplos que se muestran a continuación muestran dos fórmulas muy sencillas: =Sum<Sales Revenue> =<Margin>/<Sales revenue>*100% 320 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Fórmulas Cálculos locales Es posible que desee realizar cálculos personales en los informes o comparar cifras de la base de datos con cifras de una hoja de cálculo, por ejemplo. La creación de una fórmula se lo permitirá. Además, existen determinados tipos de cálculos que algunos servidores SQL no pueden llevar a cabo. Por ejemplo, el SQL estándar no permite utilizar la lógica de decisión como la sentencia SI. Definición de condiciones Puede utilizar las fórmulas de Desktop Intelligence para establecer condiciones. Puede, por ejemplo, configurar una condición para ocultar secciones en un informe si los ingresos de ventas están por debajo de un determinado nivel. También puede configurar filtros condicionales. Por ejemplo, desea visualizar tan sólo los puntos de venta que han generado un volumen de negocios semanal por encima de una determinada suma. Mediante la definición de un filtro con una condición, al actualizar el informe con los nuevos datos semanales, únicamente se mostrarán en el informe aquellos puntos de venta que cumplan la condición. Creación de fórmulas Hay tres maneras de crear fórmulas. En este cuadro de diálogo podrá realizar las operaciones siguientes: • Escribir la fórmula directamente en una celda • Escribir la fórmula en la Barra de fórmulas • Utilizar el Editor de fórmulas Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 321 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Fórmulas Visualización de la Barra de fórmulas Una vez que esté familiarizado con la sintaxis de Desktop Intelligence, puede escribir fórmulas sencillas directamente en una celda o en la Barra de fórmulas. El uso de la barra de fórmulas permite una visualización más clara de las operaciones, ya que se puede ver la fórmula entera de manera más fácil que en una celda. Si la Barra de fórmulas no se muestra: • Haga clic en Barra de fórmulas en el menú Ver. La Barra de fórmulas dispone de cinco botones y un cuadro de texto donde se muestra la fórmula. Si hace clic en cualquier celda de un informe, el contenido se mostrará en este cuadro de texto. Dependiendo del tipo de celda en el que haya hecho clic, ésta podría ser texto, el nombre de una variable o una fórmula. Visualización del Editor de fórmulas Si no está familiarizado con la sintaxis de Desktop Intelligence o va a escribir fórmulas más complejas, el mejor método es utilizar el Editor de fórmulas. Para abrir el Editor de fórmulas 1. Haga clic en la celda donde desea que aparezca la fórmula. 2. Si la Barra de fórmulas está abierta, haga clic en Editor de fórmulas en la Barra de fórmulas o haga clic en Editar fórmula en el menú Datos. Aparece el Editor de fórmulas. Uso del Editor de fórmulas El Editor de fórmulas permite crear la fórmula mediante la selección de variables, funciones y operadores directamente de las listas. El Editor de fórmulas tiene cuatro partes principales: 322 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Fórmulas Cuadro Fórmulas Muestra la fórmula. Este cuadro se emplea para escribir o editar fórmulas. Cuadro Variables Muestra una lista de todas las variables del documento, que pueden ser variables locales o variables devueltas por el proveedor de datos. Puede incluir estas variables en la fórmula. Funciones Muestra una lista de todas las funciones de Desktop Intelligence. Operadores Los operadores definen la relación entre elementos de una fórmula. Los operadores incluyen operadores matemáticos como por ejemplo, suma (+) y división (/), operadores relacionales como mayor que (>) y entre, operadores lógicos como Si entonces SiNo y operadores de contexto como por ejemplo ParaTodo, ParaCada y En. La lista de operadores de esta ventana se actualiza a medida que agrega elementos a la fórmula de modo que se muestran sólo los operadores que son compatibles con la sintaxis actual. Para conocer el funcionamiento del Editor de fórmulas, observemos este ejemplo. Cálculo de un total acumulativo Se desea visualizar un total acumulativo para los ingresos de ventas mensuales. 1. Inserte una nueva columna detrás de la columna Ingresos de ventas y asígnele el nombre Total acumulativo. 2. Haga clic en la columna Total acumulativo. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 323 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Fórmulas En esta columna es donde va a insertar la fórmula. 3. Haga clic en Editar fórmula en el menú Datos. Aparece el Editor de fórmulas. 4. Haga doble clic en el signo igual (=) de la lista Operadores. El signo igual (=) se muestra en el cuadro Fórmulas. 5. En el cuadro Funciones, abra la carpeta Todas las funciones y funciones de agregación. 6. Desplácese hasta que aparezca la función SumaAcumulativa en el cuadro Funciones. 7. Haga doble clic en SumaAcumulativa. Desktop Intelligence muestra SumaAcumulativa en el cuadro Fórmulas. Observe que el cursor se encuentra dentro de los corchetes. Éste es el lugar donde Desktop Intelligence insertará la variable. 8. En el cuadro Variables, haga doble clic en Ingresos de ventas. Ingresos de ventas se agrega a la fórmula. Observe los corchetes angulados que el Editor de fórmulas agrega de manera automática a una variable. 9. Haga clic en Aceptar. El Editor de fórmulas se cierra y el cálculo se muestra en la columna SumaAcumulativa. Desktop Intelligence guarda la fórmula en la carpeta Fórmulas de la ficha Datos del Administrador de informes. Directrices sobre la sintaxis de fórmulas Sea cual sea el método utilizado para escribir fórmulas, tenga en cuenta siempre estas directrices: 324 • Una fórmula debe comenzar con un signo "igual a". Si elimina este signo, la fórmula se considera como una constante o un texto. • Las variables incluidas en las fórmulas deben estar entre un signo de menor que (<) y un signo de mayor que (>), por ejemplo, <Volumen de negocios>. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Variables locales • El texto incluido en las formulas debe ir entre comillas (") Errores de sintaxis Si hay un error de sintaxis en una fórmula, aparecerá un mensaje de error y se resaltará la parte de la fórmula que contiene el error. Variables locales Una variable local es una fórmula con nombre. Las variables locales aparecen en la lista de variables de la ficha Datos del Administrador de informes; puede utilizarlas para crear tablas, gráficos y tablas de referencias cruzadas del mismo modo en que se utilizan las variables devueltas por un proveedor de datos. Razones para el uso de variables locales Las variables tienen varias ventajas frente a las fórmulas debido a que hay varias acciones que no se pueden realizar si únicamente se utilizan fórmulas: • No podrá aplicar señales, filtros, ordenaciones y rupturas en columnas o filas que contengan fórmulas, sin embargo sí podrá hacerlo en aquellas que contengan variables. • Puede incluir variables calificadas como dimensiones en jerarquías de exploración. Las variables locales resultan también de utilidad ya que: • Puede volver a utilizarlas de manera sencilla en el mismo documento. • Las fórmulas pueden ser complejas. Puede utilizar (y volver a utilizar) variables en fórmulas para simplificarlas. Debido a que puede volver a utilizar variables, no será necesario que escriba las mismas fórmulas una y otra vez. Las variables permiten que las fórmulas complejas resulten más fáciles de descifrar debido a que dividen las fórmulas en componentes manejables. Consulte Determinación del primer y último día del mes anterior para ver un ejemplo. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 325 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Variables locales Reconocimiento de variables locales Si desea saber si una variable se ha creado de manera local en un informe o la ha devuelto un proveedor de datos: • Haga clic con el botón derecho en la variable en la lista de la ficha Datos del Administrador de informes. Si el comando Editar variable se encuentra disponible en el menú contextual, la variable será una variable local. • Si Editar variable no se encuentra disponible (aparece atenuado), la variable la ha devuelto el proveedor de datos y no se puede editar. Creación de variables locales Puede crear variables locales empleando el Editor de variables, convirtiendo una fórmula existente en una variable y agrupando valores de una variable existente para crear una nueva. Para crear una variable local con el Editor de variables Puede crear una variable local mediante el Editor de variables. 1. Haga clic con el botón derecho en la ficha Datos del Administrador de informes y haga clic en Nueva variable en el menú contextual. Se abrirá el cuadro de diálogo Variables. 2. Haga clic en la ficha Fórmula. 3. Escriba la fórmula en el cuadro Fórmula o, haga doble clic en las funciones, variables u operadores que necesite. 4. Haga clic en la ficha Definición y escriba un nombre en el cuadro Nombre. 5. En el cuadro Calificación, elija si desea que la variable local se defina como un objeto de tipo Dimensión, Indicador o Información. 6. Haga clic en Aceptar. La nueva variable se muestra en la lista de variables de la ficha Datos del Administrador de informes. 326 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Variables locales Transformación de fórmulas en variables locales También puede transformar una fórmula existente en una variable local. Esto le permite aplicar señales, filtros y ordenaciones. Tras la configuración de una fórmula en un informe, es posible que decida resaltar los valores máximos. Para ello, transforme la fórmula que ha creado en una variable. Ejemplo: Resaltado de margen superior al promedio Ha configurado una fórmula para calcular el margen promedio y decide que desea resaltar todas las tiendas que se encuentran por encima del margen promedio. En Desktop Intelligence puede resaltar los datos empleando señales, pero no puede aplicar una señal en una columna o fila de datos que contenga una fórmula. No obstante, puede utilizar una señal o una variable. Al convertir la fórmula en una variable, puede resaltar las tiendas que se encuentran por encima del promedio. Para transformar una fórmula en una variable: 1. Seleccione la columna de datos que contiene la fórmula. 2. Haga clic en Definir como variable en el menú Datos. 3. Escriba un nombre para la variable en el cuadro de diálogo Definir la variable. 4. Defina el modo en que desea que se defina la fórmula. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 327 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Creación de variables locales agrupando valores Si desea... Elija... Restringir la definición de esta variable a su contexto en el bloque actual. Evaluar la fórmula en su contexto Si inserta esta variable en otro bloque del informe, el resultado de dicho cálculo se basará siempre en el contexto original. Permitir la definición de la Guardar la fórmula genérica variable en el contexto en el Definir la variable de manera que calcuque se ha insertado. le los datos dinámicamente, basándose en el contexto del bloque donde se inserta la variable. 5. Haga clic en Aceptar. La variable se muestra ahora en la carpeta de variables en la ficha Datos del Administrador de informes y podrá configurar una señal mediante la variable. Para obtener información adicional sobre contextos de cálculo, consulte "Contextos de cálculo y sintaxis compleja". Creación de variables locales agrupando valores También puede crear variables nuevas agrupando los valores de variables existentes, lo cual le permitirá crear grupos dinámicos para fines de análisis. La agrupación de valores con anterioridad al análisis de datos en modo Exploración resulta de gran utilidad si, por ejemplo, dispone de una variable que tenga varios valores. Este método permite crear un nivel de detalle intermedio en el análisis. Ejemplo: Agrupación de trimestres para visualizar el volumen de negocios por semestre Dispone de un informe que muestra los ingresos de ventas por trimestre 328 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Creación de variables locales agrupando valores Desea visualizar el volumen de negocios por semestre. Llévelo a cabo agrupando los trimestres. La variable Trimestre devuelve cuatro valores: T1, T2, T3, T4. Mediante la agrupación de T1 y T2 en un valor (H1), y T3 y T4 en un segundo valor (H2), se crea una nueva variable, Semestre, y se calcula el volumen de negocios por semestre. A continuación, se agrega Semestre a una jerarquía de exploración y se utiliza en el análisis en modo Exploración. Para mostrar el volumen de negocios por semestre 1. Seleccione T1 en la tabla. 2. Con la tecla Ctrl pulsada, seleccione T2. 3. Haga clic en Agrupar valores en la barra de herramientas Informe. Se abrirá el cuadro Cambiar nombre de valores agrupados. 4. Escriba el nuevo nombre, H1, en el cuadro Cambiar nombre del grupo y haga clic en Aceptar. Desktop Intelligence agrupa T1 y T2 y muestra el nuevo nombre, H1, en la tabla. Desktop Intelligence crea una nueva variable y la muestra en la lista Administrador de informes. Desktop Intelligence actualiza el encabezado de columna de la tabla con el nombre de la nueva variable, Trimestre+ En Tabla 1. 5. Repita los pasos del 1 al 4 para agrupar los valores de T3 y T4 y asigne al nuevo valor el nombre H2. Para cambiar el nombre de una variable Puede cambiar el nombre a la nueva variable para que su nombre sea más comprensible. 1. Haga clic con el botón derecho en la variable Trimestre+ En Tabla 1 en la ventana Administrador de informes. 2. Haga clic en Editar la variable en el menú de acceso directo. Se abrirá el cuadro Editar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 329 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Creación de variables locales agrupando valores 3. Escriba un nombre nuevo, Semestre, en el cuadro de texto Nombre de la variable y haga clic en Aceptar. El nuevo nombre, Semestre, se muestra en la lista Variables y en la tabla. La tabla muestra ahora los ingresos de ventas por semestre. Para editar valores agrupados Puede editar variables creadas mediante la agrupación de valores de otra variable. Puede cambiar el nombre de la variable o de los valores, volver a organizar los valores de los grupos o crear un nuevo grupo de valores. 1. Haga clic con el botón derecho en la variable de la ventana Administrador de informes. 2. Haga clic en Editar la variable en el menú de acceso directo. Se abrirá el cuadro Editar. • Puede cambiar el nombre de la variable en el cuadro Nombre de la variable. • Puede cambiar el nombre de los valores directamente en el cuadro Grupos de valores. Haga clic en el nombre y escriba uno nuevo. • Puede agregar un nuevo grupo al cuadro Grupo de valores al hacer clic en Nuevo. • Puede arrastrar y colocar valores de una carpeta de grupo a otra. 3. Realice los cambios necesarios y haga clic en Aceptar. Para eliminar valores agrupados Puede eliminar una variable creada mediante la agrupación de valores de otra variable. 1. Haga clic en Variables en el menú Datos. 2. En el cuadro Variables, seleccione la variable que va a eliminar. 3. Haga clic en Eliminar y, a continuación, en Aceptar. 330 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Administración de fórmulas y variables locales Para desagrupar valores agrupados Puede desagrupar una variable creada mediante la agrupación de valores de otra variable. 1. Seleccione el valor agrupado en la tabla. 2. Haga clic en Agrupar valores en la barra de herramientas. Adición de valores agrupados a una jerarquía de exploración Puede agregar una variable local que se haya calificado como una dimensión a una jerarquía de exploración y luego utilizarla en su análisis en modo Exploración. Ahora puede agregar Semestre a la jerarquía Periodo y profundizar desde Año hasta Semestre, y después hasta Trimestre. Para agregar Semestre a la jerarquía de exploración 1. Haga clic en Jerarquías en el menú Análisis. Aparecerá el Editor de jerarquías. 2. Agregue Semestre a la jerarquía Periodo entre Año y Trimestre. Nota: Para obtener información adicional sobre la configuración y el uso del modo Exploración, consulte "Analizar datos en modo Exploración". Administración de fórmulas y variables locales En esta sección se describe el modo de insertar, editar y eliminar variables locales y fórmulas que se han creado. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 331 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Administración de fórmulas y variables locales Inserción de variables locales y fórmulas en un informe Puede arrastrar la variable o fórmula desde la ficha Datos de la ventana Administrador de informes y colocarla en el lugar del informe que desee. Para editar fórmulas Puede editar una fórmula directamente en la celda o en la Barra de fórmulas, o bien puede utilizar el Editor de fórmulas. 1. Haga clic en la celda que muestra el resultado de la fórmula que desea editar. 2. A continuación: • Introduzca los cambios en la celda y pulse Intro para validarlos. • Haga clic en la Barra de fórmulas, edite la fórmula y haga clic en Validar una fórmula para validar la fórmula. • Haga clic en Editar fórmula en el menú Datos, realice los cambios en el Editor de fórmulas y haga clic en Aceptar para validarlos. Desktop Intelligence muestra el resultado de la fórmula en la celda. Para editar variables locales Puede editar una variable local directamente desde el Administrador de informes. 1. Haga clic con el botón derecho en la variable en la ficha Datos de la ventana Administrador de informes. 2. Haga clic en Editar la variable en el menú de acceso directo. Aparecerá el Editor de variables. 3. En este cuadro de diálogo podrá realizar las operaciones siguientes: • Introducir un nuevo nombre en el cuadro Nombre 332 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Funciones • Cambiar la calificación de la variable • Editar la fórmula en la ficha Fórmula 4. Haga clic en Aceptar para validar los cambios Para eliminar fórmulas y variables locales Para eliminar una fórmula o variable local de un informe: 1. Haga clic en Variables en el menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Variables. Los botones Editar y Quitar no se encuentran disponibles si se elige una variable devuelta por el proveedor de datos. 2. Abra la carpeta Variables o Fórmulas. 3. Seleccione la variable o fórmula que va a eliminar. 4. Haga clic en Eliminar y, a continuación, en Cerrar. Nota: Únicamente puede eliminar variables locales, no variables devueltas por un proveedor de datos. Funciones Desktop Intelligence contiene muchas funciones incorporadas que amplían en gran medida sus capacidades. Las funciones son fórmulas predefinidas. Una función consiste en el nombre de la función seguido de un par de paréntesis. Los paréntesis pueden contener argumentos y los argumentos facilitan valores a las funciones en las que se va a operar. Los argumentos pueden ser objetos, constantes u otras funciones. Algunas de las funciones más utilizadas se encuentran disponibles directamente en los menús y barras de herramientas de Desktop Intelligence. Al elegir una de estas funciones, los argumentos necesarios se agregan de manera automática. El grupo entero de funciones está organizado en nueve carpetas en el cuadro Funciones del Editor de fórmulas. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 333 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Funciones 334 La carpeta... Enumera... Todas Todas las funciones en orden alfabético. Agregación Las funciones que devuelven totales de agregaciones (por ejemplo, sumas o promedios). Funciones numéricas Funciones que operan en argumentos numéricos. Funciones de carácter Funciones que operan en objetos carácter y cadenas de texto. Funciones de fecha Funciones que operan en fechas. Funciones lógicas Funciones que devuelven verdadero o falso. Funciones de documento Funciones que devuelven información sobre un documento. Funciones de proveedor de datos Funciones que devuelven información sobre un proveedor de datos. Funciones varias Funciones que no pueden clasificarse en ninguna de las siete carpetas de categoría. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Funciones Uso de funciones Al seleccionar una función en la lista de la ventana Funciones, aparece una descripción de la sintaxis que requiere la función en la parte inferior de la ventana Editor de fórmulas. Al agregar una función a la ventana Fórmula, se agregan las comas necesarias. En el siguiente ejemplo se muestra el modo de usar una función de Desktop Intelligence para clasificar datos de acuerdo con el volumen de negocios generado. Ejemplo: Clasificación de ciudades de acuerdo con los ingresos de ventas En este ejemplo, se van a clasificar las ciudades de la tabla de acuerdo con los ingresos de ventas generados en este trimestre. Para clasificar las ciudades por volumen de negocios trimestral 1. Agregue una columna nueva a la tabla y asígnele el nombre Clasificación de volumen de negocios. Haga clic en la columna Clasificación de volumen de negocios. 2. Haga clic en Editar fórmula en el menú Datos. Aparece el Editor de fórmulas. 3. Abra la carpeta Todas las funciones y funciones de agregación, y desplácese a la función Clasificación. 4. Haga doble clic en Clasificación. Desktop Intelligence agrega la función Clasificación a la ventana Fórmula. En el cuadro Editor de fórmulas, Desktop Intelligence agrega paréntesis y comas de manera automática y muestra, en la parte inferior izquierda, la sintaxis de la función seleccionada. Haga clic en Ayuda de la función para obtener información adicional sobre la función. Para utilizar la función Clasificación, deberá agregar una variable de dimensión, una coma y una variable de tipo indicador entre los paréntesis. La función clasifica la dimensión de acuerdo con el indicador. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 335 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Equivalentes de funciones en Microsoft Excel 5. En la lista Variables, haga doble clic en Ciudad y, a continuación, en Ingresos de ventas. Desktop Intelligence muestra la sintaxis completa en la ventana Fórmulas. =Clasificación(<Ciudad> ,<Ingresos de ventas>) 6. Haga clic en Aceptar. Las ciudades se clasificarán del 1 al 10 de acuerdo con los ingresos de ventas. Sugerencia: Para localizar rápidamente una función en la lista Funciones, abra la carpeta Todas las funciones y funciones de agregación y, a continuación, escriba la primera letra de la función que desea buscar. Desktop Intelligence resalta la primera función que comienza por dicha letra. Uso de la ayuda de la función Antes de trabajar con una función por primera vez, utilice la Ayuda de la función para conocer su funcionamiento. • Seleccione la función en la lista Funciones y haga clic en el botón Ayuda de la función. La página de ayuda facilita una descripción de la función, su sintaxis y un ejemplo. Equivalentes de funciones en Microsoft Excel Muchas de las funciones de Desktop Intelligence tienen sus equivalentes en Microsoft Excel o fórmulas equivalentes que utilizan funciones de Excel diferentes que obtienen el mismo resultado. En la tabla siguiente se muestran las funciones o fórmulas de Excel equivalentes a las de Desktop Intelligence. 336 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Equivalentes de funciones en Microsoft Excel Equivalentes de funciones de agregación Desktop Intelligence Equivalente en Excel Suma Suma Cuenta Cuenta CuentaTotal ContarA Promedio Promedio Mín Mín Máx Máx DesviaciónEstándar DesviaciónEstándar DesviaciónEstándarP DesviaciónEstándarP Var Var VarP VarP Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 337 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Equivalentes de funciones en Microsoft Excel Equivalentes de funciones numéricas Desktop Intelligence Equivalente en Excel Abs Abs EnteroSup Múltiplo superior Cos Cos EuroErrorDeRedondeoEn Redondear(Redondear(Valor / TasaConversión, 2) (Valor/TasaConversión), 3) 338 EuroErrorDeRedondeoDe Redondear(Redondear(Valor * TasaConversión, 2) - (Valor * TasaConversión), 3) EuroConvertirEn Redondear(Redondear(Valor / TasaConversión, 2), 2) EuroConvertirDe Redondear(Redondear(Valor * TasaConversión, 2), 2 Exp Redondear(Exp(Valor), 2) Fact Fact EnteroInf EnteroInf Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Equivalentes de funciones en Microsoft Excel Desktop Intelligence Equivalente en Excel Ln Redondear(Ln(Valor), 2) Log Log Log10 Log10 Mediana Mediana Residuo Residuo Potencia Potencia Round Round Signo Sgn Sin Redondear(Sen(Valor), 2) Raíz Sqr Tan Redondear(Tan(Valor), 2) Truncar Redondear(Valor), 0) Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 339 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Equivalentes de funciones en Microsoft Excel Equivalentes de funciones carácter 340 Desktop Intelligence Equivalente en Excel PalabraMayúscula StrConv(Cadena, vbProperCase) Mayúsculas StrConv(Cadena, vbMayúsculas) ElimEspacio ElimEspacio Subcadena Mid ElimEspDerecha RTrim Derecha Derecha Reemplazar Reemplazar Pos EnCad Coincidir Si CompCadena(Valor, CompararTrama, vbTextoComparar) Entonces Verdadero SiNo Falso Fin Si Minúsculas Cadena(Cadena, vbMinúsculas) Longitud Longitud Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Equivalentes de funciones en Microsoft Excel Desktop Intelligence Equivalente en Excel ElimEspIzquierda RecortarIzq Izquierda Izquierda IniMayúscula IniMayúscula FormatoNúmero FormatoNúmero FormatoFecha Formato Relleno Concatenación Car Car Asc Asc Equivalentes de funciones fecha Desktop Intelligence Equivalente en Excel Año Año Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 341 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas Desktop Intelligence Equivalente en Excel Semana ParcFecha(ww,FechaEntrada) EnFecha Formato(FechaEntrada,formato_fe cha) FechaRelativa AgregarFecha(d,númerodedías,Fe chaEntrada) Trimestre ParcFecha(q,FechaEntrada) NúmeroDeMesDelAño Mes(FechaEntrada) Mes NombeMes(Mes(FechaEntrada)) Ejemplos adicionales del uso de fórmulas Se facilitan ejemplos del uso de funciones y la creación de fórmulas en este capítulo, y en el manual del usuario. Esta sección cuenta con varios ejemplos adicionales del uso del editor de fórmulas de Desktop Intelligence así como de funciones de Desktop Intelligence para configurar cálculos personales. Ejemplo: Cálculo de un promedio acumulativo de 3 semanas El uso de un promedio acumulativo soluciona las fluctuaciones de una variable de tipo indicador que fluctúa con el tiempo como, por ejemplo, los precios de stock que cambian diariamente. El promedio acumulativo se obtiene calculando el promedio del valor actual y el número de valores anteriores especificado. En Desktop Intelligence, utilice la función Anterior() para configurar un promedio acumulativo. 342 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas Para crear la variable para calcular un promedio acumulativo de tres semanas para los ingresos de ventas 1. Haga clic con el botón derecho en cualquier variable de la ficha Datos del Administrador de informes y haga clic en Nueva variable en el menú de acceso directo. Aparecerá el Editor de variables. 2. 3. 4. 5. 6. Haga clic en la ficha Definición. En el cuadro Nombre, escriba "acumulativo de 3 semanas". En Calificación, elija Indicador. Haga clic en la ficha Fórmula. En el cuadro Fórmulas, escriba la fórmula: =(<Sales revenue>+Previous(<Sales revenue>)+Pre vious(Previous(<Sales revenue>)))/3. Esta fórmula agrega los ingresos de ventas de la semana actual a los ingresos de ventas de las dos semanas anteriores y, luego, divide el total entre tres para obtener un promedio de estas tres semanas. Para crear esta fórmula, utilizamos la función Anterior() de Desktop Intelligence. 7. Haga clic en Aceptar. La nueva variable se agrega a la lista en la ficha Datos del Administrador de informes, y podrá utilizarla en las tablas y gráficos del informe. Combinación de datos en una sola celda Con frecuencia necesitará combinar diferentes datos devueltos por proveedores de datos en una sola celda de un informe. Por ejemplo, el nombre y los apellidos normalmente se guardan como datos independientes en la base de datos, sin embargo, el usuario necesita con frecuencia ver el nombre completo de una persona en una sola celda de un informe. Existen dos modos de combinar datos o combinar texto y datos en una sola celda en Desktop Intelligence. Puede utilizar la función Concatenación() o el operador Y. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 343 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas Los siguientes ejemplos describen cómo utilizar ambos métodos para combinar datos de tipo carácter, y cómo combinar números y fechas con texto o datos. Ejemplo: Combinación de nombres y apellidos en una sola celda La función Concatenación() de Desktop Intelligence permite combinar dos cadenas de caracteres. La cadena de caracteres puede ser un texto o una variable de tipo carácter. La sintaxis para esta función es: Concatenation(character string, character string) Para ver el nombre y apellido de una persona en un sola celda, la sintaxis siguiente: =Concatenation(<First Name>,<Last Name>) dará el siguiente resultado: JuanGómez Normalmente deseará que haya un espacio entre el nombre y el apellido. Para ello, deberá utilizar la siguiente sintaxis: =Concatenation(<First Name> ,(Concatenation(" " ,<Last Name>))) También puede utilizar el operador de concatenación (Y) para concatenar cadenas. Si está combinando varias cadenas de caracteres y desea agregar espacios, el uso del operador Y constituye una solución más sencilla que el uso de la función Concatenación(). La sintaxis que permite obtener el mismo resultado empleando el operador Y es: =<First Name>&" "&<Last Name> Observe que el espacio introducido está entre comillas. Ejemplo: Combinación de texto y datos en una sola celda Puede utilizar la misma sintaxis que en el ejemplo anterior para agregar un comentario a los datos de una celda de tabla o una celda maestra. En la tabla siguiente se muestran las cifras de ventas para Almería en T1 2001, sin embargo el trimestre no se muestra en la tabla. Mediante la edición del contenido de la celda maestra, puede agregar un título más 344 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas significativo para cada sección del informe tal y como se muestra a continuación. Para obtener el resultado ilustrado anteriormente, la fórmula: ='Sales for Q1 in '&<City> dará el siguiente resultado: Ventas para T1 en Almería Observe que el texto va entre comillas y que hemos introducido un espacio al final del texto y antes de las comillas finales para agregar un espacio entre el texto y el nombre de la ciudad. Si desea colocar un filtro en la sección Ciudad tras combinar texto y datos en la celda maestra, observará que el botón Insertar un filtro de la barra de herramientas Estándar no se encuentra disponible. Para insertar un filtro: 1. Seleccione la celda maestra. 2. Haga clic en Filtros del menú Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo Filtros. 3. Haga clic en Agregar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 345 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas Aparecerá el cuadro de diálogo Variable(s) a filtrar. 4. Seleccione Ciudad y haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Filtros. En el cuadro Valores, seleccione las ciudades que desea filtrar y haga clic en Aceptar. Combinación de texto y números en una sola celda La función Concatenación() y el operador Y permiten combinar únicamente datos de tipo carácter. Si desea combinar texto o datos de tipo carácter con números, deberá convertir primero el número en una cadena de caracteres. De lo contrario, Desktop Intelligence muestra el mensaje de error "Tipo de datos incorrecto". Puede convertir un número en una cadena de caracteres mediante la función FormatoNúmero(). Para obtener el resultado ilustrado anteriormente, la fórmula: ="Revenue for week: "&FormatNumber(<Week> ,"0") dará el siguiente resultado: Ingresos para semana: 1 Combinación de texto y fechas en una sola celda De la misma manera, si desea combinar texto con fechas mediante el operador Y o la función Concatenación(), deberá convertir primero la fecha 346 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas en una cadena de caracteres. De lo contrario, Desktop Intelligence muestra el mensaje de error "Tipo de datos incorrecto". Puede convertir una fecha en una cadena de caracteres mediante la función FormatoNúmero(). Para obtener el resultado ilustrado anteriormente, la fórmula: ="Invoice date: "&FormatDate(<Date>, "dd/mm/yyyy") dará el siguiente resultado: Fecha de la factura: 01/01/1998 Comparación de crecimiento de margen anual mediante la función Donde Un requisito común en las empresas es la comparación de datos de diferentes fechas o periodos, de manera que pueda evaluar el modo en que han evolucionado indicadores clave como volumen de negocios y margen. La función Donde de Desktop Intelligence permite identificar datos con los valores de otra variable de manera que pueda comparar los datos relacionados. En el ejemplo siguiente, se desea comparar el margen anual. El documento de Desktop Intelligence contiene las variables para año, margen y ciudad. Mediante estos datos, puede escribir una fórmula de Desktop Intelligence para asignar el margen a un año específico y, a continuación, calcular el crecimiento del margen de un año al siguiente. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 347 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas Para comparar el margen anual 1. Haga clic con el botón derecho en cualquier variable de la lista de variables de la ficha Datos del Administrador de informes y haga clic en Nueva variable en el menú de acceso directo. Aparecerá el Editor de variables. 2. 3. 4. 5. 6. Haga clic en la ficha Definición. En el cuadro Nombre, escriba Margen 2001. En la sección Calificación, elija Indicador. Haga clic en la ficha Fórmula. En el cuadro Fórmulas, escriba la fórmula: =<Margin> Where (<Year>="2001") Esta fórmula calcula el margen únicamente para el año 2001. Tenga en cuenta que se ha empleado el operador Donde de Desktop Intelligence en la fórmula para especificar el año. 7. Haga clic en Aceptar. Desktop Intelligence agrega la nueva variable a la lista en la ficha Datos del Administrador de informes. 8. Repita el procedimiento anterior para crear una variable denominada Margen 2002 y otra Margen 2003 empleando la siguiente sintaxis: =<Margin> Where (<Year>="2002") =<Margin> Where (<Year>="2003") Desktop Intelligence agrega las nuevas variables a la lista en la ficha Datos del Administrador de informes. 348 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas Podría simplemente haber creado una fórmula para calcular el margen para cada año. La ventaja de crear una variable es que se puede volver a utilizar de manera más sencilla en otras fórmulas. Por ejemplo, ahora puede calcular fácilmente el incremento de porcentaje en el margen entre el año 2001 y 2002 utilizando las variables que acaba de crear, y visualizar el incremento en una columna nueva de la tabla. La fórmula para el crecimiento del 2001 al 2002 es la siguiente: =FormatNumber((((<2002 Margin> - <2001 Margin>)/<2001 Margin>) * 100) ,"0.0")&"%" y la fórmula para el crecimiento del 2002 al 2003 es: =FormatNumber((((<2003 Margin> - <2002 Margin>)/<2002 Margin>) * 100) ,"0.0")&"%" Uso del resultado de una función como datos para otra función Puede utilizar el resultado de una función como datos para otra función. De esta manera podrá combinar funciones para crear fórmulas complejas. Por ejemplo, la función UniversoNombre() devuelve una cadena que contiene el nombre de un universo en el que se basa un proveedor de datos. Utilice esta función facilitando el nombre del proveedor de datos como argumento de cadena, por ejemplo: UniverseName('Sales'). El problema de codificar el nombre de un proveedor de datos de este modo es que si el nombre del proveedor de datos cambia, la función ya no podrá utilizarse. Esto se soluciona utilizando el resultado de la función ProveedorDatos() como datos en la función UniversoNombre(). ProveedorDatos() toma una variable como datos, de manera que: DataProvider(<Sale Date>) devuelve el nombre del proveedor de datos de la variable Fecha ventas. Como resultado, la fórmula UniverseName(DataProvider(<Sale Date>)) Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 349 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas devuelve siempre el nombre del universo, incluso si cambia el nombre del proveedor de datos. Determinación del primer y último día del mes anterior Es normal ejecutar informes relativos a los datos del último mes completo. Para ello deberá determinar el primer y último día del mes anterior. Lo llevará a cabo creando variables que devuelvan estas fechas y, luego, utilizando estas variables en el informe. Estas variables combinan varias funciones y utilizan sus resultados como datos para otras funciones. Para crear una variable que devuelva la fecha del primer día del mes anterior En primer lugar, cree una variable que devuelva la fecha del primer día del mes anterior con el formato "AAAAMMDD" (por ejemplo "20020601"). 1. Haga clic en Variables en el menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Variables. 2. Haga clic en Agregar. Aparecerá el Editor de variables. 3. Escriba "PrimerDíaDeMesAnteriorComoCadena" en el cuadro Nombre. 4. Haga clic en la ficha Fórmula. 5. Escriba la fórmula FormatNumber(Year(CurrentDate()),"0000")& FormatNumber(MonthNumberOfYear(CurrentDate()) - 1 ,"00")&"01" 6. Haga clic en Aceptar para cerrar el Editor de variables. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Variables. Esta fórmula muestra el modo en que se pueden combinar varias funciones, usando los resultados de las funciones como datos para que otras funciones creen fórmulas complejas. En la tabla siguiente se desglosa la fórmula. 350 Función Devuelve FechaActual() La fecha actual Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas Función Devuelve Año(FechaActual()) El año de la fecha actual como un valor entero NúmeroDeMesDelAño(FechaAc tual()) FormatoNúmero(Año(FechaAc tual()),'0000') El mes de la fecha actual como un valor entero (Si se resta 1, se obtendrá el mes anterior como un valor entero) El año de la fecha actual como una cadena FormatNúmero(NúmeroDeMesDe El número de mes anterior como una lAño( cadena FechaActual())-1),'00') La fórmula introducida toma las dos últimas funciones de la tabla, las concatena (empleando el operador 'Y') y concatena "01" ' al final (para el primer día del mes) para facilitar una cadena con el formato "AAAAMMDD" (por ejemplo, "20020601"). Para crear una variable que exprese una cadena como una fecha 1. Haga clic en Variables en el menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Variables. 2. Haga clic en Agregar. Aparecerá el Editor de variables. 3. Escriba "PrimerDíaDeMesAnteriorComoFecha" en el cuadro Nombre. 4. Haga clic en la ficha Fórmula. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 351 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas 5. Escriba la fórmula ToDate(<FirstDayOfPrevMonthAsString>),'yyyymmdd') en el cuadro Fórmula. 6. Haga clic en Aceptar para cerrar el Editor de variables. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Variables. Tenga en cuenta que ha simplificado en gran medida esta fórmula creando previamente la variable PrimerDíaDeMesAnteriorComoCadena. Sin esta variable, debería introducir la fórmula completa que contiene, convirtiendo a la fórmula PrimerDíaDeMesAnteriorComoFecha en una fórmula mucho más compleja y difícil de utilizar. Para crear una variable que devuelva el último día del mes anterior como una fecha Finalmente, cree una variable que devuelva el último día del mes anterior como una fecha. Utilice la variable PrimerDíaDeMesAnteriorComoFecha que ya ha creado en esta fórmula. 1. Haga clic en Variables en el menú Datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Variables. 2. Haga clic en Agregar. Aparecerá el Editor de variables. 3. Escriba "ÚltimoDíaDeMesAnteriorComoFecha" en el cuadro Nombre. 4. Haga clic en la ficha Fórmula. 5. Escriba la fórmula LastDayOfMonth(<FirstDayOfPrevMonthAsDate>) en el cuadro Fórmula. 6. Haga clic en Aceptar para cerrar el Editor de variables. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Variables. Ahora puede utilizar en el informe las variables PrimerDíaDeMesAnteriorComoFecha y ÚltimoDíaDeMesAnteriorComoFecha. 352 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas Cálculo de volumen de negocios total de todos los centros de vacaciones cuando algunos de ellos tienen filtros En este ejemplo, se muestra un informe que contiene los dos centros de vacaciones principales en un informe que muestra centros de vacaciones, sus países y sus volúmenes de negocios asociados. Restrinja el informe a los dos centros de vacaciones principales estableciendo una clasificación en la columna Centro de vacaciones. Si inserta un cálculo de Suma en la columna Volumen de negocios, Desktop Intelligence utiliza de forma predeterminada la siguiente fórmula: Sum(<Revenue>) que dará el siguiente resultado: ¿Por qué este resultado es distinto al anterior? De forma predeterminada, la función Suma tiene en cuenta únicamente los volúmenes de negocios del bloque; la suma mostrada es el volumen de negocios total para los centros de vacaciones Club Hawaiian y Bahamas Beach. El centro de vacaciones French Riviera se filtra desde este informe mediante la clasificación aplicada a la columna Centro de vacaciones. Sin embargo, deberá incluir su volumen de negocios en el cálculo del volumen de negocios total. La función NingúnFiltro() permite que esto sea posible. Esta función indica a Desktop Intelligence que ignore los filtros al realizar el cálculo, de forma que la fórmula NoFilter(Sum(<Revenue>)) devuelve el volumen de negocios total de todos los centros de vacaciones. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 353 18 18 Fórmulas, variables locales y funciones Ejemplos adicionales del uso de fórmulas 354 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Inicio de Desktop Intelligence con el comando Ejecutar 19 19 Inicio de Desktop Intelligence con el comando Ejecutar Presentación general Presentación general En este apéndice se explica cómo ejecutar Desktop Intelligence mediante el uso del comando Ejecutar de Windows. Puede utilizar el comando Ejecutar como método alternativo a hacer doble clic en el icono de Desktop Intelligence. Puede también especificar opciones de la línea de comandos, como el nombre de usuario y la contraseña, entre otras opciones. Para utilizar el comando Ejecutar El siguiente procedimiento describe cómo iniciar Desktop Intelligence con el comando Ejecutar. Las opciones que pueden incluirse en el comando Ejecutar se enumeran y explican más adelante en la sección Opciones del comando Ejecutar. 1. Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Ejecutar en el menú Inicio. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Ejecutar. 3. En el cuadro de texto Abrir, introduzca la ruta de acceso al archivo ejecutable de Desktop Intelligence (Busobj.exe). Este archivo se encuentra de forma predeterminada en la carpeta Desktop Intelligence. Puede hacer clic en Examinar para especificar la ruta de acceso en lugar de escribirla. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Identificación del usuario. 6. Introduzca el nombre de usuario y la contraseña facilitada por el supervisor de Desktop Intelligence y, a continuación, haga clic en Aceptar. 7. Se iniciará la aplicación Desktop Intelligence. Opciones del comando Ejecutar Las opciones del comando Ejecutar permiten iniciar una sesión de Desktop Intelligence con el nombre de usuario y la contraseña. En la tabla siguiente se describen las opciones que puede utilizar. 356 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Inicio de Desktop Intelligence con el comando Ejecutar Para utilizar el comando Ejecutar Opción Descripción -user [nombre de usuario] Nombre de usuario asignado por el supervisor. Los nombres de usuario que incluyen espacios se deben escribir entre comillas, por ejemplo "nombre de usuario". -pass [contraseña] Contraseña asignada por el supervisor. Esta opción es obligatoria si introduce la opción –user. Las contraseñas que incluyen espacios se deben escribir entre comillas, por ejemplo "mi contraseña". -online u -offline De forma predeterminada, el último modo de conexión del usuario especificado u "online" (conectado) la primera vez que inicia Desktop Intelligence. El modo local desconecta del repositorio al usuario y, por tanto, desactiva las conexiones remotas durante la sesión de trabajo. nombre_de_archivo_rep.rep Nombre del documento con el que desea trabajar al iniciar Desktop Intelligence. Deberá incluir la ruta de acceso a este archivo, por ejemplo: \Desktop Intelligence \userdocs\sales.rep -keyfile [nombre_de_archivo_key] Si trabaja con varios repositorios, especifica el repositorio con el que desea trabajar. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 357 19 19 Inicio de Desktop Intelligence con el comando Ejecutar Para utilizar el comando Ejecutar Opción Descripción -nologo Ejecuta Desktop Intelligence sin mostrar la pantalla del logotipo. -vars miarchivo.txt Nombre de un archivo de texto en el que se especifican variables. Puede especificar BOUSER y BOPASS, que administran el acceso a Desktop Intelligence. Puede también declarar sus propias variables en el archivo. Para obtener más información sobre estas variables, consulte más adelante la sección Especificación de BOUSER, BOPASS y otras variables. Sugerencia: En el archivo que declare detrás de la opción –vars, puede especificar también variables como DBUSER, DBPASSWORD y DBDSN. (Los nombres de estas variables dependen de la base de datos del lugar de trabajo.) Estas variables se pueden utilizar para definir una restricción sobre un objeto, por ejemplo. Para obtener más información sobre estas variables, consulte "Variables de Desktop Intelligence" en el manual de base de datos que se incluye en el paquete de Desktop Intelligence. Especificación de BOUSER, BOPASS y otras variables Puede utilizar las variables BOUSER y BOPASS para administrar el acceso a Desktop Intelligence. Puede especificar los valores de estas variables en el comando Ejecutar o en un archivo llamado desde dicho comando. Es posible declarar otras variables en este archivo. BOUSER y BOPASS Cuando el supervisor de Desktop Intelligence crea usuarios, asigna a cada uno un nombre de usuario y una contraseña. El nombre de usuario y la 358 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Inicio de Desktop Intelligence con el comando Ejecutar Para utilizar el comando Ejecutar contraseña se guardan en el repositorio. Cuando se inicia una sesión de Desktop Intelligence en modo conectado, que es el modo de trabajo predeterminado, Desktop Intelligence se conecta al repositorio y lee la información de seguridad. El nombre de usuario y la contraseña se graban en los archivos objects.lsi u objects.ssi, ubicados en las carpetas ShData o LocData. Una vez que haya iniciado Desktop Intelligence en modo conectado, puede utilizar las variables BOUSER y BOPASS en el comando Ejecutar. En este cuadro de diálogo podrá realizar las operaciones siguientes: • Declarar el valor de las variables detrás de –user y –pass. • Si, por ejemplo, el supervisor le ha asignado el nombre de usuario JUAN y la contraseña SANCHO, puede escribir el siguiente comando: C:\Archivos de programa(x86)\Business Objects\BusinessObjects Enterprise 12.0\win32_x86\busobj.exe -user JUAN -pass SANCHO • Declare las variables y sus valores en un archivo de texto de la carpeta Desktop Intelligence. A continuación, en el comando Ejecutar, especifique el nombre del archivo detrás de la opción –vars. • Si, por ejemplo, el supervisor le ha asignado el nombre de usuario JUAN y la contraseña SANCHO, puede crear un archivo .txt (mi_archivo.txt) en el que especifique: • BOUSER=JUAN • BOPASS=SANCHO • Ahora puede utilizar el siguiente comando Ejecutar: C:\Archivos de programa(x86)\Business Objects\BusinessObjects Enterprise 12.0\win32_x86\busobj.exe -vars myfile.txt Nota: Los nombres de usuario y las contraseñas que contienen espacios se deben escribir entre comillas, por ejemplo "nombre de usuario". Deberá utilizar caracteres en mayúsculas cuando especifique las variables que administren la seguridad, como en el ejemplo anterior. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 359 19 19 Inicio de Desktop Intelligence con el comando Ejecutar Para utilizar el comando Ejecutar Otras variables que pueden especificarse en un archivo En el archivo .txt declarado detrás de la opción –vars, puede especificar otras variables con las que trabaje en Desktop Intelligence. Por ejemplo, si ha creado una variable que muestre una petición de orden cuando se ejecute una consulta, puede especificar el valor de esta variable en el archivo .txt. La sintaxis es la siguiente: NOMBRE_DE_VARIABLE=VALOR Especificación de valores peticiones de orden en un archivo de texto Si especifica los valores de una petición de orden en un archivo de texto y abre el informe desde la línea de comandos, Desktop Intelligence utiliza los valores del archivo como información para la petición de orden. Si posteriormente abre el informe de manera normal, el botón Valores de la petición de orden está desactivado, lo que significa que no puede ver la lista de valores. Esto ocurre porque el vínculo entre el informe y la petición de orden y/o los valores del archivo de texto se ha roto. Para resolver este problema, debe cambiar el nombre de la petición de orden en el informe. 360 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Desktop Intelligence y Visual Basic for Applications 20 20 Desktop Intelligence y Visual Basic for Applications Presentación general Presentación general Puede personalizar Desktop Intelligence utilizando el idioma de programación Microsoft Visual Basic for Applications. Desktop Intelligence tiene un editor de Visual Basic que puede utilizar para desarrollar macros, complementos y proveedores de datos VBA. El Editor de Visual Basic es el editor estándar de Microsoft VBA, con el que puede que ya esté familiarizado si utiliza productos de Microsoft Office. En este capítulo se describe cómo utilizar macros y complementos en Desktop Intelligence. Para obtener información sobre la creación de proveedores de datos VBA, consulte "Utilización de procedimientos de Visual Basic for Applications". Definición de macro Una macro es un conjunto de comandos y funciones que se guardan en un módulo de Visual Basic for Applications y se pueden ejecutar siempre que sea necesario realizar una tarea. Si realiza una tarea de forma repetitiva, puede automatizarla con una macro. Las macros se crean con el Editor de Visual Basic. Definición de complemento Los complementos son programas que agregan comandos y funciones opcionales a Desktop Intelligence. Los encargados de crear complementos generalmente son los responsables de agregar funciones personalizadas a Desktop Intelligence de la empresa. Todo lo que necesita probablemente es instalar y desinstalar los complementos que le envían. Para poder utilizar un complemento, debe instalarlo en el equipo y, a continuación, cargarlo en Desktop Intelligence. Los complementos (archivos*.rea) se instalan de forma predeterminada en la carpeta UserDocs de la carpeta Desktop Intelligence. Al cargar un complemento, la característica queda disponible en Desktop Intelligence y se agregan todos los comandos asociados a los menús correspondientes. 362 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Desktop Intelligence y Visual Basic for Applications Utilización de macros Cuando se descarga un complemento se eliminan las funciones y los comandos correspondientes de Desktop Intelligence, pero el programa del complemento permanece en el equipo, de manera que puede volver a cargarlo de nuevo. Puede utilizar sus propios programas de Visual Basic for Applications como complementos personalizados. Para obtener información sobre cómo hacer que un programa de Visual Basic for Applications sea un complemento, consulte Desktop Intelligence SDK Reference Guide. Utilización de macros Las macros se crean y almacenan dentro de los documentos de Desktop Intelligence (archivos .rep) o complementos de Desktop Intelligence (archivos .rea). Puede ejecutar macros desde el cuadro de diálogo Macros o desde la barra de herramientas de Visual Basic si se han asignado macros a los botones de macro. Para ejecutar una macro 1. Haga clic en Macro y, a continuación, en Macros en el menú Herramientas, o bien haga clic en Macros en la barra de herramientas de Visual Basic. Se abre el cuadro de diálogo Macros. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 363 20 20 Desktop Intelligence y Visual Basic for Applications Utilización de macros 2. En el cuadro de lista Macros en, seleccione los documentos donde se guardan las macros. Puede mostrar las macros disponibles en el documento activo, todas las macros en todos los documentos abiertos, las macros de un documento abierto seleccionado o las macros de los complementos. Las macros que están almacenadas en los documentos seleccionados se muestran en la lista Nombre de la macro. 3. Seleccione el nombre de la macro que desea utilizar y haga clic en Ejecutar. Recuerde que si VBA no está instalado y abre un documento que contiene macros, recibe un mensaje de error que le indica que las macros no se ejecutarán. En este caso, el documento puede devolver datos incorrectos o incompletos. Para abrir la barra de herramientas de Visual Basic • Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier otra barra de herramientas abierta y haga clic en Visual Basic en el menú contextual. • El botón de flecha de la izquierda abre el cuadro de diálogo de la macro. • 364 El botón Siguiente abre el Editor de Visual Basic. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Desktop Intelligence y Visual Basic for Applications Utilización de complementos • Los botones 1, 2, 3, 4, 5 ejecutan las macros que les han sido asignadas. Asociación de una macro a un botón de la barra de herramientas 1. Haga clic en Opciones, en el menú Herramientas. Se abre el cuadro de diálogo Opciones. 2. Haga clic en la ficha Macro. 3. Haga clic en la casilla de verificación 1 para activar el primer botón en la barra de herramientas de Visual Basic. 4. Haga clic en el botón situado a la derecha del cuadro Nombre de la macro. 5. Se abre el cuadro de diálogo Macros. 6. Haga clic en la macro de la lista que desea utilizar y, después, haga clic en Seleccionar. El nombre de la macro aparecerá en el cuadro Nombre de la macro. 7. En el cuadro Etiqueta, escriba la etiqueta que desea utilizar para la macro. La etiqueta aparece cuando deja el cursor colocado sobre el botón correspondiente en la barra de herramientas Visual Basic. Utilización de complementos Los complementos de Desktop Intelligence son programas de Visual Basic for Applications que agregan comandos y funciones opcionales a Desktop Intelligence. Puede distribuir los complementos que ha creado a otros usuarios, así como recuperar y utilizar los complementos creados por otros usuarios. Para instalar un complemento 1. Haga clic en Complementos en el menú Herramientas. Se abrirá el cuadro de diálogo Complementos. Los complementos que ya se han instalado se indican con una marca de verificación. Los Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 365 20 20 Desktop Intelligence y Visual Basic for Applications Utilización de complementos complementos sin marca de verificación se encuentran en el equipo, pero no están instalados. 2. Haga clic en Examinar para ubicar y abrir los complementos en el equipo. El cuadro Abrir presenta la lista de complementos disponibles. Existen dos tipos de complementos que puede ver en este cuadro de diálogo: los que están disponibles y los que se han instalado. No puede utilizar un complemento a menos que se haya instalado. 3. Haga clic en la casilla de verificación situada junto al nombre del complemento y, a continuación, en Aceptar. El complemento se instalará y ya se podrá utilizar. Nota: Cuando un usuario instala un complemento, éste sólo queda instalado para dicho usuario. Si el mismo usuario se conecta con otro nombre, el complemento no estará disponible. Utilización de complementos Puede ejecutar un complemento instalado desde el cuadro de diálogo Macros o puede asociarlo a un botón en la barra de herramientas de Visual Basic. Para desinstalar un complemento 1. Active la casilla de verificación situada junto al nombre del complemento en el cuadro de diálogo Complementos para eliminar la marca de verificación. 2. Haga clic en Aceptar. Las funciones y los comandos de los complementos se eliminan de Desktop Intelligence, pero el programa del complemento permanece en el equipo, de forma que se puede volver a cargar fácilmente si es necesario utilizarlo de nuevo. 366 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Desktop Intelligence y Visual Basic for Applications Conversión de archivos de comandos a macros Intercambio de complementos con otros usuarios Puede enviar y recuperar complementos (archivos .rea) del mismo modo que puede enviar y recuperar documentos de Desktop Intelligence. Conversión de archivos de comandos a macros En Desktop Intelligence 4.1, se podían crear archivos de comandos para automatizar tareas mediante el lenguaje de programación ReportScript. Este lenguaje de programación se ha reemplazado en Desktop Intelligence y versiones más recientes por el idioma de programación Visual Basic. Desktop Intelligence 6.5 puede convertir los archivos de comandos SBL a macros de Visual Basic (VBA) que puede ejecutar desde el cuadro de diálogo Macros. El proceso de conversión del archivo de comandos es el siguiente: • Los diálogos se convierten a un formato VBA. • La lógica de códigos se convierte a un módulo VBA. • En un módulo adicional se presentan las funciones e instrucciones específicas de SBL. Conversión de archivos de comandos 1. Haga clic en Macro, a continuación, en Convertir de ReportScript, en el menú Herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir. De forma predeterminada, la carpeta Scripts se abre y se puede visualizar una lista con los archivos de comandos disponibles. 2. Seleccione el archivo de comandos que desea convertir. 3. En el cuadro de lista Convertir en, seleccione dónde desea que se guarde la macro convertida. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 367 20 20 Desktop Intelligence y Visual Basic for Applications Utilización del Editor de Visual Basic Puede realizar la conversión de la macro en el documento activo o en un documento nuevo. 4. Haga clic en Importar. El archivo de comandos se ha convertido. Nota: A veces la macro necesita algún pequeño retoque en el Editor de Visual Basic después de la conversión para que funcione correctamente. Para obtener información sobre cómo realizar esta tarea, consulte el manual Customizing Desktop Intelligence. Utilización del Editor de Visual Basic Puede abrir el Editor de Visual Basic directamente desde Desktop Intelligence para crear macros y programas para utilizar en Desktop Intelligence. Este entorno de desarrollo tiene su propia serie de archivos de Ayuda en pantalla. Para abrir el Editor de Visual Basic • Haga clic en el Editor de Visual Basic, en la barra de herramientas de Visual Basic. Se abrirá el entorno de desarrollo de Visual Basic. La programación de Visual Basic requiere tener conocimientos del entorno de programación. Este tema se trata en el manual Customizing Desktop Intelligence. 368 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Presentación general 21 21 Presentación general En este apéndice se describen las opciones de línea de comandos para Desktop Intelligence. Si ha estado utilizando una versión anterior de Desktop Intelligence, podrá observar que las opciones de línea de comandos son ligeramente distintas. Esto se debe a cambios arquitectónicos. El repositorio ha reemplazado el CMS y se han producido cambios en el dominio de seguridad y en el motor de cálculo. La línea de comandos se utiliza fundamentalmente para el procesamiento por lotes y la mayor parte de las opciones de línea de comandos trata con autenticaciones. Nota: Las opciones de línea de comandos están disponibles únicamente en Windows. 370 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Sintaxis 22 22 Sintaxis El archivo binario de Desktop Intelligence está ubicado en: $INSTALLDIR\BusinessObjects Enterprise 11.5win32_x86 Donde $INSTALLDDIR es el directorio de instalación. La sintaxis es la siguiente: busobj .exe [-user <username> [-pass <password] ..................[-system <systemname>] ..................[-auth "enterprise" | "ldap" | "ad" | "nt" ..................[-offline | -online ..................[-blind] ..................[-nologo] [-document <documentname>] 372 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Opciones 23 23 Opciones Opciones Descripción -user El nombre de usuario se utiliza para iniciar Desktop Intelligence <nombre_de_usuario -pass <contraseña> -system <nombre_de_sistema> La contraseña se utiliza para iniciar Desktop Intelligence El nombre del sistema es el lugar en el que se autentifica el usuario El modo de autorización se utiliza para autenticar el usuario. Los valores posibles son: • "enterprise" para Empresa -auth • "ldap" para LDAP • "ad" para Active Directory • "nt" para Autenticación de Windows El valor predeterminado es "enterprise". -online Inicie Desktop Intelligence en modo en línea. Esta opción no se puede utilizar con la opción local. De forma predeterminada, ésta es la opción seleccionada. 374 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Opciones Opciones Descripción -offline Inicie Desktop Intelligence en modo local. Esta opción no se puede utilizar con la opción en línea. -blind Esta opción se puede utilizar con las opciones de autenticación. Esta destinada a ejecutar Desktop Intelligence en modo por lotes. Desktop Intelligence se inicia, abre o actualiza un documento o ejecuta un archivo de comandos y, a continuación, se cierra sin mostrar la interfaz de usuario. -nologo El logotipo de Business Objects no se muestra cuando se inicia Desktop Intelligence. De forma predeterminada, se muestra el logotipo. El nombre del documento se abre cuando se inicia Desktop Intelligence. -document <nombre_de_documento> El nombre del documento puede ser o una ruta relativa o una ruta absoluta. De forma predeterminada, no se ha especificado que se abra ningún documento. Esta opción se puede utilizar en modo por lotes o en modo UI. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 375 23 23 Opciones 376 Opciones Descripción -help muestra la sintaxis para la línea de comandos de Desktop Intelligence Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Mensaje de ayuda 24 24 Mensaje de ayuda busobj .exe [-user <username> [-pass <password] ..................[-system <systemname>] ..................[-auth "enterprise" | "ldap" | "ad" | "nt" ..................[-offline | -online ..................[-blind] .............[-nologo] [-document <documentname>] [-help] 378 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Mensajes de error 25 25 Mensajes de error Mensaje de error Comentario Error en la sintaxis de la línea de coLa sintaxis del comando es incorrec- mandos. ta. Muestra el mensaje de ayuda. No ha especificado ningún nombre de usuario. Si el usuario usa las opciones -pass, -system, -auth, -offline, -online, -blind, sin -user. Las opciones -offline y -online no se Sólo hay un modo posible. pueden usar juntas. Nombre de usuario no válido en mo- Para utilizar el modo local, debe hado local. Conéctese primero en modo ber estado conectado por lo menos en línea para ese usuario. una vez en modo en línea. 380 Su identificación no es válida. Credenciales incorrectas. Su contraseña no es válida. Credenciales incorrectas. Este documento no existe. Ruta de acceso incorrecta en el nombre de archivo. La información de autenticación no es válida. Cuando el usuario escribe un modo diferente de los modos posibles. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Más información A A Más información Recurso de información Ubicación Información del producto SAP Busines- http://www.sap.com sObjects Seleccione http://help.sap.com > SAP BusinessObjects. Puede acceder a la documentación más actualizada sobre todos los productos SAP BusinessObjects y su despliegue en el SAP Help Portal. Puede descargar versiones en PDF o bibliotecas HTML instalables. SAP Help Portal 382 Algunos manuales se almacenan en SAP Service Marketplace y no están disponibles desde SAP Help Portal. Estos manuales aparecen listados en Help Portal junto con un enlace a SAP Service Marketplace. Los clientes con un acuerdo de mantenimiento disponen de una identificación de usuario registrado para acceder a este sito. Para obtener una identificación, póngase en contacto con su representante de asistencia al cliente. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Más información Recurso de información Ubicación http://service.sap.com/bosap-support > Documentación • • Manuales de instalación: https://service.sap.com/bo sap-instguides Notas de la versión: http://service.sap.com/releaseno tes SAP Service Marketplace almacena algunos manuales de instalación, manuales de actualización y migración, SAP Service Market- de despliegue, notas de las versiones y documentos place de las plataformas compatibles. Los clientes con un acuerdo de mantenimiento disponen de una identificación de usuario registrado para acceder a este sito. Póngase en contacto su representante de asistencia al cliente para obtener una identificación. Si se le redirige a SAP Service Marketplace desde SAP Help Portal, utilice el menú del panel de navegación situado a la izquierda para localizar la categoría que contiene la documentación a la que desea acceder. https://boc.sdn.sap.com/ Recursos del desahttps://www.sdn.sap.com/irj/sdn/businessobjects-sdkli rrollador brary https://www.sdn.sap.com/irj/boc/businessobjects-arti Artículos de SAP BusinessObjects en cles SAP Community Estos artículos se conocían antes como documentos Network técnicos. https://service.sap.com/notes Notas Estas notas se conocían antes como artículos de Knowledge Base. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 383 A A Más información Recurso de información Ubicación Foros en SAP Comhttps://www.sdn.sap.com/irj/scn/forums munity Network http://www.sap.com/services/education Capacitación Desde la formación tradicional en aulas hasta seminarios de e-learning específicos, podemos ofrecer un paquete de formación que se ajuste a sus necesidades y su estilo preferido de aprendizaje. http://service.sap.com/bosap-support Asistencia en línea al cliente SAP Support Portal contiene información acerca de los programas y servicios de asistencia al cliente. También incluye vínculos a un amplio abanico de información técnica y descargas. Los clientes con un acuerdo de mantenimiento disponen de una identificación de usuario registrado para acceder a este sito. Para obtener una identificación, póngase en contacto con su representante de asistencia al cliente. http://www.sap.com/services/bysubject/businessob jectsconsulting Consultoría 384 Los consultores pueden acompañarle desde la fase de análisis inicial hasta la entrega de su proyecto de despliegue. Contamos con expertos en temas como bases de datos relacionales y multidimensionales, conectividad, herramientas de diseño de base de datos y tecnología de incrustación personalizada. Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Índice Asc, función equivalente en Excel 315 Símbolos #######, error 306 #CÁLCULO, error 292 #DESBORDAMIENTO, error 312 #DESCONOCIDO, error 313 #DICT ERR, error 307 #DIV/0, error 308 #ERRI, error 310 #ERROR, error 309 #SEÑAL, error 306 #SINTAXIS, error 313 #VALORMÚLTIP, error 297 A Abs, función equivalente en Excel 315 acceder a orígenes de datos 26 administrador de BusinessObjects y Editor manual del SQL 80 Administrador de informes desplazar variables desde 131 analizar datos análisis en informes 118 presentación general 118 usar modo Corte y rotación 119 usar modo Exploración 119 Año, función equivalente en Excel 315 archivos de datos personales 23 configurar opciones 85 crear informes 84 ventajas 84 B barra de herramientas Exploración desplazar variables desde 131 utilizar 133 bloques usar distintos proveedores de datos 99 BOPASS, variable 358 BOUSER, variable 358 BusinessObjects definición 18 iniciar con el comando Ejecutar 356 materiales de demostración y ejemplos 21 origen de datos 18 C cálculos agregar a informes 240 ejemplos 243 usar de nuevo 245 Car, función equivalente en Excel 315 clasificar y rupturas 184 clasificar datos 182 clasificar en informes de clave maestra/información 184 editar una clasificación existente 185 eliminar una clasificación 185 visualizar porcentajes 184 visualizar subtotales 183 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 385 Índice combinar datos 31 Comparar, función equivalente en Excel 315 Concatenación, función equivalente en Excel 315 condición compleja, cálculos examinar el SQL 213 condiciones aplicar a consultas 60 definición 60 condiciones complejas aplicar con cálculos 210 aplicar con un cálculo 209 aplicar en consultas 200 editar 209 eliminar 209 sugerencias para su aplicación 206 usar caracteres comodín 206 usar el operador Diferente de 207 usar el operador Excepto 207 usar el operador Fuera de la lista 207 uso del operador En la lista 207 condiciones predefinidas aplicar a consultas 62 en universo Viajes Archipiélagos 62 quitar 62 condiciones simples aplicar 62 eliminar 63 seleccionar valores diferentes 63 conexiones configuración 23, 29 definir 29 conexiones con bases de datos administrar con el editor manual de SQL 73 crear 70, 73 editar 73, 74 seleccionar 70 consultas aplicar condiciones complejas 200, 202 configurar opciones 65 ejecutar 56 386 consultas (continúa) ejecutar en distintos universos 66 elaborar consultas más potentes 57 elaborar en el Panel de consulta 54 elaborar en universos 51 eliminar filas duplicadas 65 especificar número de filas a devolver 65 generar SQL sin recuperar datos 65 guardar definiciones 57 utilizar resultados en condiciones 218 Cos, función equivalente en Excel 315 Count (función) equivalente en Excel 315 D datos flujos de trabajo para acceso 31 presentar y analizar 19 datos ocultos mostrar 187 ocultar datos del informe 186 Derecha, función equivalente en Excel 315 DesviaciónEstándar, función equivalente en Excel 315 DesviaciónEstándarP, función equivalente en Excel 315 dimensiones agregar a jerarquías 142 restricciones en la combinación 142, 143 documento, programar exportación de 39 documentos actualizar 21 crear nuevo 43 crear nuevos proveedores de datos 43 editar proveedores de datos 43 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Índice E ejemplo, material 49 eModas 51 secuencias de comandos SQL genéricas 49 Viajes Archipiélagos 49 ElimEspacio, función equivalente en Excel 315 ElimEspDerecha, función equivalente en Excel 315 ElimEspIzq, función equivalente en Excel 315 EnFecha, función equivalente en Excel 315 EnteroInf, función equivalente en Excel 315 EnteroSup, función equivalente en Excel 315 enviar a grupos 44 enviar a usuarios 44 enviar documentos 44, 45 enviar por correo electrónico 45 EuroConvertirDe, función equivalente en Excel 315 EuroConvertirEn, función equivalente en Excel 315 EuroErrorDeRedondeoDe, función equivalente en Excel 315 EuroErrorDeRedondeoEn, función equivalente en Excel 315 euros convertir a partir de 249 convertir en 248 convertir en y de 246 visualizar el símbolo de euro 246 visualizar errores de redondeo en cálculos 249 Exp, función equivalente en Excel 315 Exploración, barra de herramientas desplazar objetos a bloque 134 Exploración, barra de herramientas (continúa) eliminar objetos 134 insertar contenido como título del informe 146 reorganizar 134 visualizar valores 126 Exploración, modo acciones de BusinessObjects predeterminadas 125 analizar indicadores 136 anular acciones de exploración 127 cambiar a 124 cambiar datos en tablas 131 configurar informe 123 configurar opciones 146 continuar profundización 126 definición 119, 122 exploración lateral 127 explorar en gráficos 128 explorar en la base de datos 139 explorar en varias jerarquías 129 explorar mediante jerarquías personalizadas 141 imprimir 145 imprimir informes 146 profundización 125 profundizar hasta otra jerarquía 128 realizar instantáneas de informes 137 recuperar datos nuevos mediante filtros 139 reorganizar la barra de herramientas Exploración 134 sintetizar 127 usar la barra de herramientas Exploración 133 utilizar 124 visualizar valores en la barra de herramientas Exploración 126 y jerarquías 123 explorar en 139 exportar, programación 39 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 387 Índice F I Fact, función equivalente en Excel 315 FechaRelativa, función equivalente en Excel 315 filtros administrar 171 agregar 172 aplicar en modo Corte y rotación 166 crear filtros complejos 174 editar filtros complejos 176 ignorar 176 insertar 171 insertar filtros complejos 175 mostrar nombres en campos especiales 174 quitar 173 seleccionar valores diferentes 172 filtros de exploración recuperar datos nuevos mediante 139 FormatoFecha equivalente en Excel 315 FormatoNúmero equivalente en Excel 315 fórmulas calificar 144 crear mediante el Editor de fórmulas 322 definición 320 directrices sobre sintaxis 324 funciones equivalentes en Excel 336 imprimir en modo Exploración 145 indicadores analizar en modo Exploración 136 contraer 137 definición 136 expandir 137 informes agregar columnas a 104 combinar orígenes de datos 99 compartir 19 incluir datos de diferentes orígenes de datos 98 realizar copias 137 informes de clave maestra/información activar/desactivar varias secciones 156 clasificar 184 desactivar secciones 154, 155 deshacer 154 estructurar informes existentes 152 reorganizar 153 trabajar en modo Corte y rotación 151 volver a activar secciones 155 IniMayúscula, función equivalente en Excel 315 Izquierda, función equivalente en Excel 315 G jerarquías agregar dimensiones 142 calificar datos 144 cambiar el orden de las dimensiones 142 cambiar nombre 142 crear 143 crear jerarquías personalizadas 143 definición de jerarquías personalizadas 141 editar 141 eliminar 143 gráfico matricial 3D crear a partir de tabla o gráfico matricial 2D 158 gráficos visualizar datos 102 388 J Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Índice jerarquías (continúa) eliminar dimensiones 142 en Viajes Archipiélagos 123 explorar en varias jerarquías 129 explorar mediante jerarquías personalizadas 141 restricciones en la edición 141 sintetizar en varias jerarquías 130 ver 58 jerarquías personalizadas 141 L listas de valores asignar datos desde un archivo de dBase 236 asignar datos personales 234 asignar datos personales desde un archivo de Excel 235 asignar datos personales desde un archivo de texto 235 definición 232 editar 233 personalizar 232 visualizar, depurar y actualizar 237 Ln, función equivalente en Excel 315 Log, función equivalente en Excel 315 Log10, función equivalente en Excel 315 Longitud, función equivalente en Excel 315 M Max (función) equivalente en Excel 315 Mayúsculas, función equivalente en Excel 315 Median (función) equivalente en Excel 315 mensajes de error ####### 306 #CÁLCULO 292 #DESBORDAMIENTO 312 #DESCONOCIDO 313 #DICT ERR 307 #DIV/0 308 #ERRI 310 #ERROR 309 #SEÑAL 306 #SINTAXIS 313 #VALORMÚLTIP 297 sugerencias y trucos 315 Mes, función equivalente en Excel 315 Mín, función equivalente en Excel 315 Minúsculas, función equivalente en Excel 315 modo Corte y rotación agregar datos 103 colocar datos horizontalmente 157 colocar los datos verticalmente 160 definición 150 efectuar cálculos 165 mostrar y eliminar datos 162 mover datos en tablas de referencias cruzadas 160 trabajar 150 trabajar con bloques 163 trabajar con informes de clave maestra/información 151 trabajar con tablas de referencias cruzadas y gráficos matriciales 3D 158 transformar bloques 163 utilizar filtros 166 N NúmeroDeMesDelAño, función equivalente en Excel 315 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 389 Índice O objeto de análisis ampliar 138 definición 58 definir 58 definir de forma manual 59 definir predeterminado 59 explorar en la base de datos 139 y jerarquías 58 objetos buscar en el Panel de consulta 54 desplazar de la barra de herramientas Exploración a bloques 134 eliminar de consultas 55 incluir en consultas 55 indicador 50 modificar el orden en consultas 55 visualizar en el Panel de consulta 54 objetos de tipo indicador 50 objetos del usuario calificar 145 compartir con otros usuarios 196 crear 194 crear una jerarquía cronológica 199 definición 195 editar 199 eliminar 199 motivos para su creación 194 restricciones en 195 ocultar datos 186 opciones definir para modo Exploración 146 operadores Diferente de 207 EnLista 207 Excepto 207 Fuera de la lista 207 ordenaciones administrar 180 agregar desde el cuadro de diálogo Ordenaciones 181 390 ordenaciones (continúa) aplicar a datos de informe 178 aplicar personalizadas 179 definición 63 definir la prioridad de ordenación 180 definir prioridad 65 invertir 64, 178 quitar 64, 178, 182 y Editor manual del SQL 65 ordenaciones transparentes definición 65 ordenar datos 177 orígenes de datos 98 acceder 26 combinar 31 combinar diferentes en un informe 98 lista 26 P PalabraMayúscula, función equivalente en Excel 315 panel de consulta buscar objetos 54 descripción 53 ejecutar consultas 56 elaborar una consulta 54 eliminar objetos de consultas 55 incluir objetos en consultas 55 modificar el orden de objetos 55 mostrar 51 panel de consulta XML 95 peticiones de orden en SQL manual 75 sintaxis en secuencias de comandos SQL manual 76 Pos, función equivalente en Excel 315 Potencia, función equivalente en Excel 315 procedimientos almacenados definición 23, 81 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Índice procedimientos almacenados (continúa) ejemplo de 82 proporcionar parámetros 82 restricciones en 81 usar para recuperar datos 82 procedimientos VBA acceder a Outlook 88 crear un informe 88 utilizar 87 profundizar 125, 126 programar 39 Promedio, función equivalente en Excel 315 proveedores de datos agregar a documento existente 34 archivos de datos personales 83 basar en proveedores de datos existentes 103 cambiar nombre 110, 112 cancelar 36 combinaciones 99 crear un proveedor de datos base 114 depurar y eliminar 113 editar 35, 36 Editor manual del SQL 70 eliminar datos de 23 eliminar vínculos 108 flujos de trabajo para crear 32 motivos para cambiar el nombre 111 obtener estadísticas 113 procedimientos almacenados 81 procedimientos VBA 87 restricciones de acceso 28 restricciones para crear 28 situaciones que requieren vínculo 104 solicitud de vinculación 104 usar de manera eficaz 114 usar para distintos bloques 99 ver datos de una ejecución anterior 23 ver resultados parciales 23 vincular 101, 104 vincular al insertar bloque nuevo 106 proveedores de datos (continúa) vincular dimensiones 105 vincular existentes 106 XML 92 R Raíz, función equivalente en Excel 315 Reemplazar, función equivalente en Excel 315 Repetir, función equivalente en Excel 315 resaltar datos 187 Residuo, función equivalente en Excel 315 Round (función) equivalente en Excel 315 rupturas y clasificación 184 S seguridad 20 Semana, función equivalente en Excel 315 señales activar 189 asignar nombre 188 copiar 190 crear 188 definir condiciones 188 definir formato 189 desactivar 190 editar 191 eliminar 191 mostrar/ocultar 190 seleccionar datos 188 Signo, función equivalente en Excel 315 Sin (función) equivalente en Excel 315 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 391 Índice sintaxis de cálculo extendida 258 operadores de contexto 288 palabras clave 278 ParaCada, operador 273 ParaTodo, operador 273 referencia rápida 283 y la función Clasificación 275 sintetizar 127 SQL analizar 70 definición 70 SQL manual abrir una secuencia de comandos existente 67 crear informes 70 crear informes interactivos 75 crear una conexión 73 crear/editar una conexión 73 editar secuencia de comandos SQL 72 editar una conexión 74 ejemplo de 74 ejemplo de consulta con petición de orden 79 escribir una nueva secuencia de comandos 67 restricciones en secuencias de comandos 80 ver datos brutos 70 y ordenaciones 65 Subcadena, función equivalente en Excel 315 Suma, función equivalente en Excel 315 T U universos crear 48 definición 23, 48 elaborar consultas básicas 51 V valores agrupados agregar a jerarquía de exploración 331 variables reglas de compatibilidad 101 variables locales calificar 144 crear 326 crear agrupando valores 328 definición 325 transformar fórmulas 327 Varianza, función equivalente en Excel 315 VarianzaP, función equivalente en Excel 315 véase Señales 187 X tabla de referencias cruzadas crear a partir de tabla o gráfico matricial 2D 158 mover datos entre columnas y filas 160 reducir a tabla o gráfico matricial 2D 159 392 tablas de referencias cruzadas visualizar datos 102 Tan, función equivalente en Excel 315 Trimestre, función equivalente en Excel 315 Truncar, función equivalente en Excel 315 XML configurar ubicación de carpetas 96 crear un filtro XML 94 crear un informe 94 definición 92 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence Índice XML (continúa) ejemplo de 92 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence 393 Índice 394 Manual de análisis y acceso a SAP BusinessObjects Desktop Intelligence