ANEXO B-1 MEMORIA DE SUSTENTABILIDAD SPRN 2012

SUBDIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN REGIÓN NORTE
GRUPO MULTIDISCIPLINARIO DE ADMÓN. DE ASUNTOS EXTERNOS Y COMUNICACIÓN
COORDINACIÓN DE COMUNICACIÓN Y ENLACE INSTITUCIONAL
ANEXO “B-1”
ESPECIFICACIONES PARTICULARES
Descripción de los Servicios: Elaborar la Memoria de Sustentabilidad 2012 de la Subdirección de
Producción Región Norte.
Licitación No. 18575004-___-__
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ESPECIFICACIONES PARTICULARES
1.1. Borrador Técnico de la Memoria
1.1.1. Coordinación Inicial
1.1.1.1.
Dar a conocer a la Subdirección de Producción Región Norte (SPRN) el plan de trabajo
para el desarrollo de la Memoria.
1.1.1.2.
Presentar a los miembros de los equipos que participarán en el desarrollo de la Memoria,
tanto de la SPRN como del PROVEEDOR.
1.1.1.3.
Dar a conocer los objetivos, alcances, puntos de control, fechas límite, entregables y nivel
de escalamiento para el desarrollo del proyecto.
1.1.1.4.
Asegurar el compromiso de los participantes.
1.1.1.5.
Explicación de la metodología GRI G3.1 que se utilizará en el servicio.
1.1.2. Envío de listado de requerimiento de información a las áreas correspondientes.
1.1.2.1.
Identificar los principales documentos que se requieren para el desarrollo de la memoria.
1.1.2.2.
Elaborar una matriz de información con base en metodología GRI y documentación base de
la SPRN.
1.1.2.3.
Coordinar con el GMAAEC RN el envío de la carta explicativa y requerimientos específicos
de información a las áreas que proporcionarán información para el desarrollo de la memoria
(se anexan formatos).
1.1.3. Elaboración fichas técnicas y formatos recolección.
1.1.3.1.
Identificar los rubros de información que no tienen relacionado algún documento fuente.
1.1.3.2.
Analizar el cuestionamiento para identificar si requiere la generación de una ficha técnica, la
construcción de un indicador o en su caso, generar la evidencia documental para respaldo
de la auditoría.
1.1.3.3.
Documentar el punto faltante para dejar evidencia de su desarrollo e integrarlo a la carpeta
de respaldos.
1.1.4. Identificación de grupos de interés.
1.1.4.1.
Conjuntamente con el GMAAEC RN identificar a los principales grupos de interés para la
elaboración de la Memoria de Sustentabilidad.
1.1.4.2.
Identificar las interacciones y mecanismos de comunicación que se tienen con cada grupo.
1.1.4.3.
Coordinar el desarrollo de las entrevistas, encuestas o reuniones con los grupos de interés
(generar un plan de trabajo para la implementación de las entrevistas con los grupos de
interés).
1.1.4.4.
Con base en la información inicial analizada, generar una matriz de materialidad para
poderla confrontar y cuestionar con los principales grupos de interés.
1.1.5. Entrevistas grupos de interés.
1.1.5.1. Registrar las principales preocupaciones y motivaciones de los grupos de interés para con la
SPRN.
1.1.5.2. Definir la materialidad que envuelve el reporte.
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1.1.5.3. Identificar asuntos críticos con sus partes interesadas.
1.1.5.4. Conocer las consideraciones de la percepción pública local.
1.1.6. Recopilación de información.
1.1.6.1. Recolectar información de las diferentes regiones que forman parte del alcance de la memoria
1.1.6.2. Coordinar con el GMAAEC RN el acopio y seguimiento de la entrega de información.
1.1.6.3. Mapear información recibida contra la matriz de información del GRI.
1.1.6.4. En caso de información pendiente, se solicitará mediante oficio de la SPRN la urgencia del
envío o en su caso conocer las razones de su no envío.
1.1.7. Generación de respaldos base para la auditoría
1.1.7.1. Generar un acopio de información estructurado y ordenado con base en los puntos marcados
por el GRI.
1.1.7.2. Documentar en carpetas el respaldo de información y escanear la misma para dejar evidencia
electrónica.
1.1.7.3. Preparar carpeta para entrega a los certificadores.
1.1.7.4. Al cierre de la entrega de la versión final de la memoria, se finalizará el acopio de la carpeta
(en papel y electrónica) para entrega al GMAAEC RN.
1.1.8. Análisis de información.
1.1.8.1. Analizar la información recolectada y contrastarla con los puntos del GRI.
1.1.8.2. Contestar cada rubro de la metodología con base en la información analizada y comenzar a
redactar un documento base.
1.1.9. Borrador técnico de la memoria.
1.1.9.1. Redactar un primer documento de la memoria con base en el contenido de cada rubro de
GRI, a efecto de que sirva como base de contenido para el diseño editorial de la memoria.
1.1.9.2. Contando con el primer borrador, se convocará a una reunión de trabajo, para revisar el
documento y comentar los hallazgos del análisis de la información.
1.1.9.3. Obteniendo la aprobación inicial, se procederá a su diseño editorial.
1.1.10.
1.1.10.1.
1.1.10.2.
1.1.10.3.
1.1.10.4.
Benchmark de reportes (Comparar reportes de sustentabilidad de la industria petrolera y de
otros sectores, para identificar mejores prácticas).
Realizar una búsqueda preliminar de reportes de sustentabilidad de la industria.
Desarrollar una matriz de contenido y presentación de rubros de los reportes.
Preparar una presentación de los principales reportes de sustentabilidad.
Convocar a una junta de trabajo para discutir la presentación con el grupo de trabajo y
poder aprobar en primera instancia el que se utilizará para la memoria de sustentabilidad
de la SPRN.
1.1.11. Presentación de bocetos de diseño gráfico
1.1.11.1. Analizar los lineamientos corporativos de imagen institucional de Pemex.
1.1.11.2. Desarrollar bocetos de combinaciones de color o de ejecuciones gráficas, íconos, tablas,
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diálogos, diseño de documento, etc.
1.1.11.3. Preparar presentación para discusión de imagen gráfica y web.
1.1.11.4. Convocar a reunión de trabajo para dar a conocer propuestas de diseño y poder seleccionar
la más acorde a la SPRN.
1.1.12. Selección de imágenes mediante el desarrollo de stock fotográfico e ilustraciones.
1.1.12.1. Coordinar con el GMAAEC RN el acopio de fotografías de las diferentes zonas.
1.1.12.2. Generar un stock inicial de fotos.
1.1.12.3. Coordinar una visita a las zonas para la realización de un estudio fotográfico.
1.1.12.4. Identificar las mejores fotografías y proponerlas en cada temática de la memoria.
1.1.12.5. Obtener la aprobación del GMAAEC RN de las fotografías para ilustrar el documento.
1.1.13. Diseño editorial.
1.1.13.1. Generar ilustraciones, tablas, resúmenes, íconos, o figuras que sirvan de base para el
documento.
1.1.13.2. Integrar la información al documento.
1.1.14. Propuesta de mensajes clave y contenido.
1.1.14.1. Diseñar los mensajes clave de cada sección del documento.
1.1.14.2. Presentar al GMAAEC RN los mensajes para obtener su aprobación.
1.1.15. Diseño Web.
1.1.15.1. Diseñar la taxonomía y estructura del sitio.
1.1.15.2. Proponer el diseño gráfico y de imágenes.
1.1.15.3. Preparar plantilla para integración de información.
1.1.15.4. Incorporar el contenido como se vaya generando.
1.1.15.5. Someter a aprobación de su versión al GMAAEC RN.
1.1.16. Incorporación de Contenido Resumen
1.1.16.1. Incorporación de contenido resumen a micrositio y documento.
1.2.
Memoria integrada contenido-diseño para validación
1.2.1.
Desarrollo de la primera versión de la memoria integrada para su validación inicial por el
GMAAEC RN y por la Gerencia Corporativa de Comunicación Social.
1.2.1.1. Una vez aprobada por estas instancias someter el documento a la empresa de auditoría para
que conozca el contenido y valide con base en respaldos.
1.2.1.2. Obteniendo el Vo.Bo. de las partes se libera la versión para el GRI.
1.2.2. Coordinación de auditoria con empresa certificadora.
1.2.2.1. Obtener la conformidad de la empresa u organización certificadora por parte del GMAAEC
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RN.
1.2.2.2. Coordinar el alcance de la certificación conjuntamente con la Auditora, el GMAAEC RN y el
PROVEEDOR.
1.2.2.3. Entregar la carpeta de respaldos y el borrador de la memoria de sustentabilidad.
1.2.3. Seguimiento a revisión.
1.2.3.1. Obtener las observaciones de la empresa auditora para incorporarlas al documento.
1.2.3.2. Dar seguimiento a la auditoria hasta que entregue el original de la carta de verificación
externa al PROVEEDOR.
1.2.4. Llenado de archivos GRI.
1.2.4.1. La empresa certificadora integra la información a los formatos del GRI que sirven de base de
revisión del GRI.
1.2.5. Primera interacción con el GRI.
1.2.5.1. Se envía el archivo a GRI y la memoria inicial para su validación.
1.2.5.2. Se recibe retroalimentación de GRI.
1.2.5.3. Se incorporan comentarios a la memoria.
1.2.6. Junta de resultados Auditoría.
1.2.6.1.
Se convoca a junta de trabajo con el GMAAEC RN y el PROVEEDOR para dar a conocer
los resultados y hallazgos de la auditoría.
1.2.6.2.
Se recibe carta y recomendaciones de la empresa certificadora.
1.2.7. Integración de carta y comentarios al reporte.
1.2.7.1. Se integra la carta al reporte.
1.2.7.2. Se integran comentarios.
1.2.7.3. Se validan ambos por parte del GMAAEC RN y la Gerencia de Comunicación Social.
1.2.8. Validación documento PEP.
1.2.8.1. Se obtiene el Vo.Bo. del GMAAEC RN para poder liberar la versión final al GRI y obtener la
aprobación final y carta de Nivel de Certificación.
1.2.9. Envío de documento final al GRI.
1.2.9.1. Envío de memoria integrada con carta de verificación externa.
1.2.9.2. Recepción de carta aprobación de nivel (Level Check) del GRI, la cual se incluirá en la
memoria.
1.2.10. Integración comentarios GRI- Pemex y Certificadora.
1.2.10.1. En su caso se incorporan comentarios del GRI al reporte.
1.2.10.2. Se integra la carta GRI al reporte.
1.2.11. Ajuste final de documento.
1.2.11.1. Se valida el documento nuevamente por las partes para su liberación final.
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ESPECIFICACIONES PARTICULARES
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1.3. Versión final de documento para aprobación.
1.3.1. Se convoca a sesión de presentación del documento.
1.3.1.1. Se entrega la versión final al GMAAEC RN.
1.3.2. Aprobación de las Partes.
1.3.2.1. Se obtiene el Vo.Bo. de liberación por parte de la Gerencia Corporativa de Comunicación
Social y del GMAAEC RN.
1.3.2.2. Se integra el Vo.Bo. a la carpeta de respaldos
1.3.2.3. Se entregan al GMAAEC RN las cartas originales de verificación externa y de certificación
level check de GRI.
1.4. Publicación en Internet en las páginas de Pemex, SPRN y GRI.
1.4.1. Exposición al GMAAEC RN de la presentación que tendrá en cada una de las páginas de
internet.
1.4.2. Validación de Publicación.
1.4.2.1. Se envía a la Gerencia de Comunicación Social para la aprobación y publicación en el sitio
Pemex.
1.4.3. Se da el Vo.Bo. de la SPRN para la liberación de la Memoria en las páginas.
1.4.3.1. Se libera a producción (On-line).
1.4.3.2. Publicación en Sitio Pemex y Sitio SPRN.
1.4.3.3. Se da seguimiento por parte del GMAAEC RN y la empresa proveedora hasta su publicación
en el sitio.
1.4.4. Publicación en sitio GRI.
1.4.4.1. Se solicita la publicación de la Memoria al sitio GRI.
1.4.4.2. Se da seguimiento hasta su publicación.
1.4.4.3. Se notifica al GMAAEC RN que ha sido publicada.
1.4.4.4. Se genera comunicado de publicación de la Memoria a través de los canales institucionales
de Pemex.
1.4.5. Publicación Micrositio en la página de la SPRN.
1.4.5.1. Incorporación de las ligas del reporte GRI y del sitio de Pemex.
1.4.5.2. Liberación final del micrositio.
Representante Legal del PROVEEDOR:
Representante de PEP:
Juan Carlos Barajas De Alejandro
E.D. Coordinación de Comunicación y Enlace Institucional
GMAAEC RN