El COLEGIO DE LA FRONTERA SUR ALCANCE DE PROYECTO FORMATO DI-009 DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA VER. 4.0 Página 1 de 7 (Tapachula, Chiapas a 09 de mayo del 2013) Informe Técnico: Análisis y evaluación de la suite office 365. Compañía: El Colegio de la Frontera Sur Domicilio: Km. 2.5 Carretera antiguo aeropuerto Colonia: Centro Informática: El Colegio de la Frontera Sur Teléfono(962)6289800 Ciudad, Estado: Tapachula, Chiapas C.P. 30700 Jefatura Informática: Lic. Cecilia Altamirano González Teléfono(967)6749000 Nombre contacto 1:Alejandro López Soto Email:[email protected] Teléfono (962)6289800 ext. 5720 Informe Realizado por: Alejandro López Soto, Raymundo S. Mijangos Álvarez Teléfono (962)6289800 ext. 5720 (967)649000 ext. 1727 Email:[email protected], [email protected] Email:[email protected] Nombre contacto 2: Raymundo S. Mijangos Álvarez Teléfono (967)6749000 ext. 1727 Email:[email protected] ELABORACION Email:[email protected] No. proyecto:01 No. versión:V1.0 APROBACION mayo del 2013 FECHA EMISION/ACTUALIZACION: El COLEGIO DE LA FRONTERA SUR ALCANCE DE PROYECTO FORMATO DI-009 DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA VER. 4.0 Página 2 de 7 ÍNDICE 1. Resumen del proyecto 2. Análisis de situación 3. Calendarización 4. Resultados de la evaluación 5. Conclusión 6. Status 7. Página de firmas ELABORACION APROBACION mayo del 2013 FECHA EMISION/ACTUALIZACION: El COLEGIO DE LA FRONTERA SUR ALCANCE DE PROYECTO FORMATO DI-009 DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA VER. 4.0 Página 3 de 7 1. Resumen del proyecto Microsoft Office 365 es una suite de productividad el cual ofrece versiones en la nube de software de colaboración, comunicación y correo electrónico (como Exchange Online, SharePoint Online y Lync Online), junto con aplicaciones de escritorio Office Professional Plus. Además, de estar respaldado por una gran seguridad y un contrato de nivel de servicio con un tiempo activo garantizado del 99,9%. Office 365 ofrece nuevas opciones para conectar a las personas. Los usuarios pueden tener todas las ventajas de productividad de Microsoft Office junto con la eficacia de los servicios en la nube. Acceso prácticamente desde cualquier lugar. Office 365 proporciona acceso al correo electrónico, los documentos, los contactos y los calendarios desde cualquier lugar. Office 365 reúne los servicios basados en la nube con las herramientas de productividad que los usuarios utilizan todos los días. Se evaluará la suite en plan A3 durante un mes, el cual incluye todas las herramientas activadas para poder tener un panorama completo y detallado de las aplicaciones. Una vez concluida la evaluación se presentará un reporte con las ventajas y desventajas encontradas, para determinar si es viable implementar la suite con un dominio propio. Si la suita es viable se solicitará el apoyo a un grupo determinado del personal de ecosur, para hacer una segunda evaluación en producción y determinar el impacto que tiene el cambio de plataforma en los usuarios. 2. Análisis de situación Para realizar la evaluación de la suite, recibimos el apoyo de personal de Microsoft quienes nos facilitaron el plan A3 de Office 365, los cuales se distribuirán de la siguiente forma: Cuentas con permiso de administrador [email protected] [email protected] que corresponde a Raymundo S. Mijangos que corresponde a Hugo Lara Cuentas con permiso de usuario [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] ELABORACION que corresponde a Enoc Cabrera que corresponde a Juan Luis Montes que corresponde a Oscar Santos que corresponde a Gabriel Rivero que corresponde a José Luis ake que corresponde a Yuri Peña APROBACION mayo del 2013 FECHA EMISION/ACTUALIZACION: El COLEGIO DE LA FRONTERA SUR ALCANCE DE PROYECTO FORMATO DI-009 DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA VER. 4.0 Página 4 de 7 Estas cuentas se distribuirán a las personas antes mencionadas en la fecha marcada en el calendario que se expone mas adelante para que sean evaluadas por las mismas y aporten comentarios acerca de la suite. Los puntos a evaluar de la suita son los siguientes: Administradores: Panel de Control Configuración del dominio Gestión de las políticas de organización Configuración de políticas de dispositivos móviles Configuración de la seguridad y autenticación Usuarios y Grupos Activación de Servicios Administración de los servicios de Exchange Online, SharePoint Online y Lync Online. Informes y supervisión. Correo electrónico SharePoint online Lync Online Otros. Usuarios: ELABORACION APROBACION mayo del 2013 FECHA EMISION/ACTUALIZACION: El COLEGIO DE LA FRONTERA SUR ALCANCE DE PROYECTO FORMATO DI-009 DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA VER. 4.0 Página 5 de 7 2.1. Ventana de tiempo Este alcance de proyecto se realizara del 9 de mayo al 9 de junio de 2013. 3. Calendarización 9 de mayo – entrega de correos electrónico a los administradores y usuarios 10 de mayo – inicio de pruebas de los diferentes puntos a analizar 17 de mayo – dudas y retroalimentación atreves del correo electrónico @ecosur365P.onmicrosoft.com 24 de mayo – dudas y retroalimentación atreves del correo electrónico @ecosur365P.onmicrosoft.com 31 de mayo – dudas y retroalimentación atreves del correo electrónico @ecosur365P.onmicrosoft.com 7 de junio – dudas y retroalimentación atreves del correo electrónico @ecosur365P.onmicrosoft.com 14 de junio entrega de resultados de la evaluación de la suite. ELABORACION APROBACION mayo del 2013 FECHA EMISION/ACTUALIZACION: de de de de El COLEGIO DE LA FRONTERA SUR ALCANCE DE PROYECTO FORMATO DI-009 DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA VER. 4.0 Página 6 de 7 4. Resultados de la evaluación Durante el tiempo en el cual se llevo acabo la evaluación de la plataforma Office 365 se lograron definir características proporcionales a las ofertadas en otras plataformas como Google App (plataforma en la que actualmente se tienen a los usuarios de posgrado) las cuales se mencionan a continuación: Inscripción gratuita para instituciones de educación en el plan A2. No hay inversión ni costo en infraestructura. El servicio esta implementado sobre la robusta infraestructura de Microsoft. Brindan una garantía del 99.9% del servicio activo durante el año. No cuenta con limite de cuentas de correo. Solo se requiere direccionar el DNS con el dominio de correo hacia los servidores de Microsoft. La capacidad de cada uno de los buzones es de 25 GB. Compatibilidad con los navegadores web: Firefox, Chrome, Internet Explorer y Safari. Así como también servicios similares, entre las que se encuentran: Skydrive. Servicio para el manejo de archivos en la nube. Office Web Apps. Servicio para la creación y edición de archivos Word, Excel, PowerPoint y OneNote en la web. Filtros anti-spam y anti- malware. Sin embargo también se encontraron servicios que se incluyen en office 365 pero que no se ofrecen en otras plataformas y que aportarían grandes beneficios en la productividad y comunicación en nuestra institución, las cuales se mencionan a continuación: Integración completa con Microsoft Office. Edición de archivos en la nube desde el office instalado en el equipo. Integración con Skype. Servicio para mensajería instantánea y videollamadas. Lync. Servicio de mensajería instantánea para colaboración. SharePoint. Servicio para trabajo colaborativo empresarial. Respecto a la parte de administración de la plataforma de office 365, presenta una interfaz minimalista y como toda aplicación desarrollada de Microsoft te guía paso a paso en la configuración y administración del Dominio, de los servicios y de las cuentas de usuarios. ELABORACION APROBACION mayo del 2013 FECHA EMISION/ACTUALIZACION: El COLEGIO DE LA FRONTERA SUR ALCANCE DE PROYECTO FORMATO DI-009 DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA VER. 4.0 Página 7 de 7 Entre las desventajas mas notables que se encontraron en office 365 podemos mencionar los siguientes: El soporte siempre es vía telefónica o vía chat. Los programas clientes excepto Outlook, no se sincronizan bien. El programa antivirus institucional no puede revisar los correos que se descargan debido al cifrado SSL y TLS que se configura en los programas cliente. 5. Conclusión Office 365 es una plataforma solida, robusta y de alta disponibilidad, es de fácil uso para los usuario finales gracias a su interfaz familiar, ofrece una administración simplificada para los administradores de la plataforma, permite un trabajo mas eficiente de documentos en la nube gracias a su compatibilidad con la ofimática de Microsoft, ofrece capacidades sofisticadas de colaboración y comunicación sin la necesidad de invertir en infraestructura para dicho fin, por todo ello, office 365 es una alternativa viable de correo para la institución. 6. Status En proceso. 7. Página de firmas De conformidad con el informe Técnico entregado: Nombre Firma Cecilia Altamirano ELABORACION APROBACION mayo del 2013 FECHA EMISION/ACTUALIZACION: