CARACTERISITICAS DEL MENSAJE COMERCIAL CREACION

CARACTERISITICAS DEL MENSAJE COMERCIAL
CREACION PERSONAL DE MENSAJES: La automatización del trabajo de oficina, los
conceptos de productividad, calidad y excelencia imponen mensajes breves
informales y funcionales
1. Productividad en la oficina: para el trabajador de la oficina la productividad
se expresa en más y mejores mensajes, menor esfuerzo para lograrlos, menor
gasto (consumo de energía y desgaste de equipos), menor tiempo para la
elaboración de documentos y el mejor resultado como consecuencia de su
lectura.
Evitar el despilfarro de papel, copias, luz, teléfono y equipo también redunda
en una mayor productividad de la oficina.
2. Características vitales del mensaje: la comunicación comercial de hoy solo
es eficiente y eficaz si está dotada de características vitales y algunas
complementarias:
a.
Claridad: esta característica implica que el mensaje escrito sea de
comprensión fácil y rápida con una sola interpretación posible. La
claridad se obtiene con un ordenamiento metódico de ideas y el uso
correcto del lenguaje. Además se complementa con la presentación
completa de ideas y empleo de datos esenciales.
Mensajes confusos
Mensaje claro
El seminario que todos refieren parece que Lamentamos
comunicar
la
no tendrá lugar en septiembre, debido a postergación del seminario “Hombres
múltiples razones que no vienen al caso, se del futuro” para el mes de septiembre.
acordó postergarlos para otra fecha.
2.2 Brevedad: un mensaje es breve cuando, a pesar de haber usado el menor
número de palabras, es claro y completo. Donald Walton lo ilustra muy bien en
uno de sus subtítulos, “No use 20 palabras cuando cinco sean suficientes”
Mensaje difuso
Mensaje Breve
En relación con su informe del 15 de septiembre,
donde se refiere a las irregularidades advertidas en
el departamento de computo durante el año
calendario de 1998, me complace anunciarle el
traslado de este asunto a la gerencia de Recursos
Humanos para su solución
Me complace anunciar el
traslado de su informe 431 del
5 de septiembre
a la
Gerencia
de
Recursos
Humanos para el trámite
correspondiente
2.3 Integridad: un mensaje integro también es claro. Integridad y claridad se
complementan. Por el contrario una carta incompleta resulta vaga, vana y de
difícil comprensión. En los siguientes ejemplos se ilustra esta característica:
Mensajes Incompleto
Mensaje completo
Informo a usted que el Me complace informarle que los siguientes equipos
equipo de inventario de hacen parte del inventario de nuestro equipo médico:
nuestra oficina es reducido
 Una maquina rayos x “Holiday”
pero de gran importancia
 Un tomógrafo “Bolton”
para el trabajo de nuestros
profesionales de la salud.


6 Tensiómetros “Kulex”
Un juego de 22 pinzas
2.4 Cordialidad: Esta característica se relaciona con el tono amable y
respetuoso que siempre se debe usar para la comunicación comercial. Nada
mejor que una palabra amigable y atenta para transmitir una idea. Donald
Walton señala que las dos palabras más importantes del lenguaje: muchas
gracias; la más importante Usted; la menos importante Yo.
Mensajes Desatento
Mensaje cordial
En lo que a mí concierne, el desperfecto
descubierto en su máquina tejedora no
es de nuestra responsabilidad y su
empresa debería cambiarla o asumir su
reparación por encontrarse en periodo
de garantía
Luego de la inspección realizada a la
maquina tejedora fabricada por ustedes,
nos parece justo, por encontrarse en
periodo de garantía, que su empresa
asuma e gasto de reposición o
reparación. Ustedes tienen la palabra.
2.5 coherencia: es la capacidad para manejar la información como un todo
articulado; lograr que las pequeñas cosas se enlacen entre si para que surja la
idea general significativa y total. Para que esto sea posible es preciso usar
conectores de ideas simples, conjunciones que también nos sirven: además,
sin embargo, por lo tanto, sin duda, mientras tanto, asimismo, aunque, a
pesar de que. Etc.
2.6 veracidad: A usted no le agradaría hacer negocios con personas que faltan
a la verdad, por lo tanto la veracidad es la máxima cualidad de la comunicación
comercial. Una relación basada en la verdad genera buena voluntad, será
solida y duradera.
Mensajes Engañoso
Mensaje Veraz
La totalidad del software que usamos en Una parte importante del software
nuestras redes locales y en todo el país ha utilizada en nuestras redes locales y
sido producida por nuestros ingenieros de nacionales fue producida por nuestros
sistemas
ingenieros.
3. Características complementarias:
3.1 corrección: unos errores visibles pueden destruir la buena impresión que
el comunicador se propone ganar con la carta.
Por eso,
corrección significa:
a.
Buena ortografía
b.
Uso adecuado de mayúsculas
c.
Empleo apropiado de signos de puntuación
d.
División correcta de palabras l final de la línea si es el caso
e.
Escritura apropiada de los números
f.
Presentación del mensaje organizado en tablas o columnas
g.
Uso discriminado de abreviaturas y acrónimos
h.
Presentación de párrafos bien balanceados
i.
Uso adecuado de sinónimos
j.
Aplicación adecuada de los principios sintácticos y uso correcto de
preposiciones.
3.2
Motivación: Motivar para la acción es el verdadero reto de la
comunicación comercial hoy en día. Motivar es despertar el interés del ser
humano comúnmente renuente a comprar, cooperar o pagar.
3.3 Modernidad: es el uso de términos, frases, estilos y rasgos e la época
Anticuadas
A la espera de…
De acuerdo a..
En base a ..
Agradezco de antemano
De los corrientes..
Modernas
Espero, esperamos
De acuerdo con..
Con base en ..
Agradeceré
De julio, agosto etc…
3.4 Positivismo: ser positivo en la vida es una forma de conducta. Es
comunicar con empatía, pensando en el interés y circunstancias del interlocutor
o lector. He aquí algunos rasgos:
a.
b.
c.
d.
El lenguaje positivo evita el reproche como: olvidó, dejó etc.
Prefiere los posesivos su, suyo en vez de mi, nuestro.
No toma los beneficios; los solicita.
Omite frases de estructura negativa y recurre a sus equivalentes
positivos: “No nos oponemos por aceptamos; No me comprendes por
Permíteme explicarle otra vez
e. Impulsa la acción inmediata: “Apreciare su respuesta”, “ Esperamos su
catalogo”
3.5 Naturalidad y sencillez. El mensaje debe ser vivo y natura. La sencillez
esta en el lenguaje simple y directo sin términos rebuscados o ambiguos.
Cuando tenga dudas someta su mensaje a la prueba del teléfono, si lo puede
decir por teléfono, adelante, también lo puede escribir.
3.6 creatividad: Trate de ser genuino y creativo. Sus frases representan su
personalidad y estilo. Dentro de estos parámetros, trate de crear algo diferente
y novedoso. ”No seas una copia de otro; realiza tus propias impresiones”
3.7 Discreción: exprese siempre lo que debe y pueda en forma discreta y
diplomática