Diseño e implementación de proyectos

PROCEDIMIENTO
PE.0.03.02
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Diseño e implementación de proyectos
Información del Proceso
Nombre del proceso
Diseño e implementación de proyectos
Objetivo del proceso
Gestionar de forma efectiva la generación, documentación y formalización de los proyectos asignados
Dueño del proceso
Comienzo
Fin
Responsable de la PMO – Unidad de Planificación Estratégica
En cualquier momento, a solicitud de la Dirección Nacional
Cuando el Gerente del Proyecto ingresa el proyecto en el sistema Isokey.
Roles que participan




Consideraciones
No aplica
Procesos anteriores
No aplica
Procesos siguientes
Seguimiento de proyectos
Dirección Nacional – DN
Unidad de Planificación Estratégica – PE
Oficina de Proyectos – PMO
Gerente de Proyectos – GP
Sub - Procesos
No aplica
Políticas
No aplica
Indicadores
No aplica
borrador
Elaborado por: Marcelo Da Costa Porto
Revisado por: Paul Galvez
Aprobado por: Fernando Wins
Fecha: 9/2013
Fecha:
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
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Proceso:
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Descripción
Descripción del Proceso
N°
Actividad
Área
Unidad
Responsable
Responsable
1
Inicio del
proceso
PE
PE
2
Comité de
Mejora
Continua
DN
CMC
3
Tomar contacto
con Gerente del
Proyecto
PE
PMO
Descripción
El proceso inicia en cualquier momento a solicitud del Director
Nacional o de otro responsable, previa autorización del primero,
en el marco del funcionamiento del Comité de Mejora Continua.
Del CMC surgen tres tipos de proyectos:
1- Iniciativa estratégica. De este proceso surgen Iniciativas
Estratégicas y como tales, forman parte de la estrategia de la
organización.
2- Otros proyectos aprobados por la Dirección. Son iniciativas o
proyectos que surgen de otros procesos. La condición para
ser considerados en el pool de proyectos, es la aprobación
previa de la Dirección Nacional.
CMC
3- Proyectos asignados a la PMO. Son proyectos cuya
responsabilidad recae sobre la Oficina de Proyectos (PMO),
Oficina de Proyectos que forma parte de la Unidad de
Planificación Estratégica.
En todos los casos, se debe contar con la aprobación del CMC
Se entiende como requisito indispensable previo al diseño e
implementación, la designación del Gerente del Proyecto (en el
caso 3, se trata de la Oficina de Proyectos)
Recibidos los proyectos e iniciativas que surgen de los casos 1 y 2,
la Oficina de Proyectos se comunica con el responsable designado
para gerenciar el proyecto o iniciativa.
Responsable En la instancia se buscará comunicar:
PMO
La importancia e implicancias del rol de Gerente de Proyecto.
Transmitir nociones básicas de la gestión de proyectos.
Comunicar los procesos y mecanismos vinculados a la gestión
de proyectos en la DNA.
Docs.
Sistemas
Plan Estratégico
No Aplica
No aplica
No aplica
No aplica
No Aplica
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El responsable de la PMO proporciona el documento Guía para la
Gestión de Proyectos, donde se explicitan los conceptos tratados
en la etapa anterior.
Se entregan a su vez los formatos de los documentos necesarios
para crear el nuevo proyecto:
Acta de Constitución
Plan de Trabajo
Listado de interesados
Dichos documentos se encuentran ubicados en Intranet
La PMO colabora con el Gerente del Proyecto en la redacción de:
Borrador del Acta de Constitución
Cronograma de trabajo
4
Elaborar
documentos del
proyecto
PE
PMO
Responsable
PMO;
Gerente de
Proyecto
En el primer borrador del Acta de Constitución se indican a
grandes rasgos los objetivos que se pretende cumplir con la
iniciativa. También se determina el periodo de tiempo que
insumirá la finalización de la iniciativa y las actividades previstas.
La elaboración del Acta de Constitución del proyecto es
responsabilidad del Gerente del Proyecto.
En caso que no haya sido designado un Gerente para el Proyecto
se solicita a la Dirección Nacional el nombramiento de uno.
El borrador final del Acta de Constitución debe estar redactado y
listo para la aprobación de la Dirección Nacional en un plazo no
mayor a 15 días desde el día en que fue designado el Gerente del
Proyecto.
Junto al Acta de Constitución se elabora un primer cronograma
de trabajo donde se explicitan las actividades y entregables
necesarios para el cumplimiento de los objetivos. Es necesario
que los entregables sean medibles y cuenten con una fecha de
entrega definida. El cronograma será insumo para poder registrar
el proyecto en el IsoKey. El Director Nacional podrá hacer cambios
y/o ajustes al alcance del proyecto, estructura o cronograma, los
que serán considerados en el Acta de Constitución final
borrador
Formatos:
- Guía para GP
- Plantillas
- Documentos
No
Aplica
PROCEDIMIENTO
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5
Obtener
aprobación del
Sponsor
PE
PMO
Responsable
PMO;
Gerente de
Proyecto
6
Proyecto
aprobado
DN
DN
DN
8
Registrar
proyecto en
Isokey
PE
PMO
Responsable
PMO
9
Ingresar
Planificación del
Proyecto
PE
PMO
Responsable
PMO
10
Proceso
seguimiento de
proyectos
PE
PMO
Responsable
PMO
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La versión final del Acta de Constitución se llevará a la Reunión de
No
Gerentes donde se dará firma del mismo dándose así inicio formal Acta de Constitución
Aplica
del proyecto.
Obtenida la firma del Director Nacional (como sponsor), el
proyecto se da por aprobado.
Acta de Constitución
firmada
La Oficina de Proyectos crea en el sistema informático Isokey un
usuario para el Gerente del Proyecto designado.
Acta de Constitución
La Oficina de Proyectos creará su proyecto en Isokey y cada una
firmada
de las fases del proyecto.
Cumplida la etapa anterior, se cargan los documentos requeridos
(documentos elaborados previamente, que estaban pendientes
Versión Final:
de ser ingresados al sistema):
- Acta de
Acta de Constitución
Constitución
Cronograma o Plan de Trabajo
- Cronograma o
Lista de Interesados.
Plan de trabajo
Cada uno de los entregables que cuente el proyecto serán
- Lista de
ingresados indicando la fecha de fin y la ponderación respecto al
interesados
total. Cada entregable tiene que estar asociado a una tarea del
proyecto.
Mientras el proyecto se esté ejecutando, el Gerente de Proyecto
debe ingresar al Isokey para controlar las fechas futuras de
No aplica
realización de los entregables y actualizar las fechas de
cumplimiento de cada uno de ellos.
Isokey
Isokey
IsoKey
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Registro de Cambios
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