E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 6 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-001 Bogotá Humana SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA GENERALIDADES CÓDIGO E-CA-001 NOMBRE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO OBJETIVO Orientar la planeación institucional mediante lineamientos e instrumentos de planeación estratégica, planeación operativa y planificación del Sistema Integrado de Gestión, para contribuir al logro de la misión, visión, objetivos y compromisos de la Secretaría Distrital de Planeación. ALCANCE Inicia con el análisis de las entradas del proceso pasando por la identificación de los compromisos legales de la SDP y frente al Plan de Desarrollo, la definición y divulgación de los lineamientos e instrumentos para la planeación estratégica, la planeación operativa y la planificación del Sistema Integrado de Gestión, continua con su construcción, despliegue y seguimiento y termina con la presentación de los resultados de la gestión institucional. TEMA POLÍTICA (S) DE OPERACIÓN El producto del proceso de Direccionamiento Estratégico deben guardar coherencia con la estructuración del Sistema Integrado de Gestión y considerar su articulación con la disponibilidad de recursos (presupuestales, humanos, técnicos, tecnológicos, logísticos, según corresponda) y con las competencias institucionales. Adicionalmente, ver Política de Administración del Riesgo E-LE-030 E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 6 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-001 Bogotá Humana SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA PALABRAS CLAVES DIRECCIONAMIENTO, ESTRATÉGICO, LINEAMIENTOS, INSTRUMENTOS, SISTEMA, INTEGRADO, GESTIÓN, OPERATIVO, PLANEACIÓN, PLANIFICACIÓN, MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS, COMPROMISOS, SIG. LÍDER DE PROCESO Responsable: Subsecretario/Subsecretaria de Gestión Corporativa. Corresponsable: Director/Directora de Planeación. ELEMENTOS TECNOLÓGICOS (Aplicaciones, Servidores, Equipos de Red, Equipos de Seguridad de Red, Etc.) Y GRADOS DE IMPLEMENTACIÓN Aplicaciones: - SIIP: Sistema de Información Interno para la Planeación. Implementado al 100%. - PREDIS. Implementado al 100%. - SEGPLAN. Implementado al 100%. - SIPA. Implementado al 100%. - Aplicativo para el Control de Documentos SIG. Implementado al 100% Servicios Web (Bus de Servicios Empresarial) Infraestructura tecnológica: Servidores, equipos de red y comunicaciones, equipos de seguridad Políticas de seguridad de la información Inventarios de activos de información. ESTADO DE AUTOMATIZACIÓN El producto que entrega el proceso se encuentran parcialmente automatizado a través de las aplicaciones identificadas en el inciso anterior. REEMPLAZO DE DOCUMENTOS EN PAPEL POR ELECTRÓNICOS Mediante la utilización del módulo para la administración y el control de las comunicaciones oficiales en el aplicativo SIPA, todos los documentos textuales que se reciben pasan a versión digital. Las comunicaciones internas que se generan, sólo deberían ser en medio digital, al igual que los documentos textuales complementarios. Las comunicaciones que se generan en las dependencias ya sea como adicionales para atender las peticiones o las mismas respuestas parciales o definitivas se producen digitalmente. El Programa de Oficina sin Papel pretende minimizar el consumo de papel y digitalizar e indexar los expedientes, por parte de la Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental ENTRADAS Insumos Proveedor Plan de Ordenamiento Territorial Administración Distrital Plan de Desarrollo Distrital Administración Distrital E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 6 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-001 Bogotá Humana SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA ENTRADAS Insumos Proveedor Funciones y competencias de la entidad Concejo de Bogota, Alcaldía Mayor, Gobierno Nacional Marco normativo aplicable Gobierno Nacional y Distrital / Congreso de la República/ Concejo de Bogotá. Directrices del Gobierno Distrital Administración Distrital /Secretario de Despacho Informes de gestión y resultados de la(s) vigencia(s) anterior(es): seguimiento a la planeación de la SDP Subsecretaría de Gestión Corporativa /Dirección de Planeación Salidas de los procesos institucionales Procesos del Sistema Integrado de Gestión Presupuesto asignado a la entidad Secretaría de Hacienda Distrital SDP ¿ Subsecretaría de Gestión Corporativa Plan Estratégico, POA, proyectos de inversión y cronograma SIG, anteriores Subsecretaría de Gestión Corporativa /Dirección de Planeación Informes de auditorias internas y externas relacionados con la planeación institucional Oficina de Control Interno, Veeduría Distrital, Contraloría de Bogotá y demás entes de control Planes de mejoramiento por procesos e institucional Proceso Mejoramiento Continuo Recursos (Matriz de Recursos del SIG) Procesos de apoyo de la SDP CICLO PHVA ACTIVIDADES DEL PLANEAR Definir los mecanismos de diagnóstico para la planeación de la entidad. Determinar la articulación de los diferentes instrumentos de planeación (coherencia de la planeación). Programar la planeación institucional Establecer el sistema de seguimiento de la planeación de la SDP. Determinar los indicadores, riesgos, procedimientos y demás documentación asociada al proceso ACTIVIDADES DEL HACER E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 6 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-001 Bogotá Humana SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA Definir y divulgar los lineamientos, instrumentos y herramientas para la planeación institucional (planeación estratégica, la planeación operativa y la planificación del Sistema Integrado de Gestión). Realizar el diagnóstico estratégico interno y externo (cuatrienal). Desarrollar la planeación institucional de la entidad (metas PDD, plan estratégico, proyectos de inversión, Plan Operativo Anual, planes para la gestión antitrámites, anticorrupción, gobierno en línea y servicio al ciudadano) por parte de los responsables. Realizar la divulgación de la planeación institucional a los diferentes niveles de la entidad, cuando se requiera. Gestionar los riesgos del proceso a través de controles, medir los indicadores y gestionar la documentación asociada al proceso. ACTIVIDADES DEL VERIFICAR Realizar la autoevaluación a la planeación institucional (seguimiento) por parte de las áreas responsables de los compromisos. Retroalimentar el ejercicio de autoevaluación a la planeación institucional. Realizar la revisión por la dirección al Sistema Integrado de Gestión. Autoevaluar el proceso a través de la medición de sus indicadores, el seguimiento a los controles y la revisión de la documentación asociada Elaborar y presentar los informes de gestión y resultados de la entidad, identificando las alertas frente a las desviaciones en el cumplimiento de la planeación de la SDP. Evaluar la satisfacción de los clientes del proceso. ACTIVIDADES DEL AJUSTAR Realizar los ajustes que se requieran a la planeación de la SDP, de conformidad con los cambios y/o necesidades institucionales. Realizar los ajustes a indicadores del proceso, los riesgos y la documentación asociada al proceso. Identificar oportunidades de mejora del proceso. Gestionar los planes de mejoramiento del proceso de Direccionamiento Estratégico. E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 6 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-001 Bogotá Humana SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA SALIDAS PRODUCTO/SERVICIO/SALIDA CLIENTE/USUARIO REQUISITOS/CARACTERISTICAS ESPECIFICADO Planeación institucional Equipo Directivo y Todas las áreas de la SDP Útil para el logro de la misión, visión, objetivos y compromisos de la SDP. NECESARIO Adaptable Medible y socializada ÁREA QUE LÍDERA LEGAL ADICIONAL Alineada con las competencias de la SDP Ordenada, concreta y entendible Despacho del Secretario Subsecretaría de Gestión Corporativa y Dirección de Planeación Alineada con los recursos disponibles (presupuestales, humanos, técnicos, tecnológicos, logísticos) MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE P ENTRADA FUENTE TIPO MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA S CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Plan de Ordenamiento Territorial X Administración Determinación Distrital del alcance de la planeación territorial para la SDP Documento oficial Permanente / Cada vez que se requiera Gaceta oficial de la Alcaldía Mayor Gaceta oficial de la Alcaldía Mayor Plan de Desarrollo Distrital X Administración Determinación de Distrital los compromisos de la SDP frente al PDD Documento oficial Permanente / Cada vez que se requiera Gaceta oficial de la Alcaldía Mayor Gaceta oficial de la Alcaldía Mayor E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 6 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-001 Bogotá Humana SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE P ENTRADA FUENTE TIPO MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA S CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Funciones y competencias de la entidad X Concejo de Bogota, Alcaldía Mayor, Gobierno Nacional Determinación del alcance de la gestión institucional Documento oficial Permanente / Cada vez que se requiera Gaceta oficial de la Alcaldía Mayor Gaceta oficial de la Alcaldía Mayor Marco normativo aplicable X Gobierno Nacional y Distrital / Congreso de la República/ Concejo de Bogotá. Determinación del alcance de la gestión institucional Documento oficial Permanente / Cada vez que se requiera Gaceta oficial de la Alcaldía Mayor Gaceta oficial de la Alcaldía Mayor Directrices del Gobierno Distrital X Administración Distrital / Secretario de Despacho Alineación de la gestión institucional con las directrices del Alcalde Mayor Lineamientos dados en el Comité Directivo Permanente / Cada vez que se requiera Consejo de Gobierno y otros espacios de interacción Circulares, Directivas, Memorandos, y otras directrices no disponibles E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 6 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-001 Bogotá Humana SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE P ENTRADA FUENTE TIPO MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA S CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Informes de gestión y resultados de la(s) vigencia (s) anterior (es): seguimiento a la planeación de la SDP X Subsecretaría de Gestión Corporativa / Dirección de Planeación Evaluar los resultados del anterior ciclo de planeación para realizar ajustes a los instrumentos, herramientas y lineamientos de planeación de la SDP. Documentos impresos y/ Anual / Cuatrienal, según el o digitales ciclo de la planeación Archivo físico y/o digital de la Dirección de Planeación / SIPA Archivo físico y/o digital de la Dirección de Planeación Salidas de los procesos institucionales X Procesos del Sistema Integrado de Gestión Establecer el alcance de la planeación y la interacción de los procesos Documentos controlados del Sistema Integrado de Gestión Anual / Cada vez que se requiera Aplicativo de control de documentos del Sistema Integrado de Gestión Aplicativo de control de documentos del Sistema Integrado de Gestión Presupuesto oficial Anual / Cada vez que se requiera Comunicado de la Secretaría de Hacienda Distrital y aplicativo PREDIS Comunicado de la Secretaría de Hacienda Distrital Presupuesto asignado a la entidad X Secretaría de Establecer Hacienda compromisos Distrital institucionales SDP coherentes con la ¿ Subsecretaría disponibilidad de de Gestión recursos de Corporativa funcionamiento e inversión E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 6 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-001 Bogotá Humana SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE P ENTRADA Plan Estratégico, POA, proyectos de inversión y cronograma SIG, anteriores Informes de auditorias internas y externas relacionados con la planeación institucional FUENTE TIPO X X FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Subsecretaría de Gestión Corporativa / Dirección de Planeación Evaluar la Documentación Anual / Cada vez que se pertinencia y disponible en la requiera ajustes a los Dirección de Planeación instrumentos y lineamientos de planeación de la SDP, con relación a la estructura de la planeación Archivo físico y/o digital de la Dirección de Planeación Archivo físico y/o digital de la Dirección de Planeación Oficina de Control Interno, Veeduría Distrital, Contraloría de Bogotá y demás entes de control Incorporar ajustes a la etapa de diseño de la planeación institucional SIPA / Correo electrónico Archivo digital en SIPA / Correo electrónico Archivo físico y/o digital de la Dirección de Planeación Archivo físico y/o digital de la Dirección de Planeación Proceso Incorporar Mejoramiento compromisos y Continuo ajustes en la planeación de la vigencia INFORMACIÓN DE SALIDA Planeación institucional METODOLOGÍA S X Planes de mejoramiento por procesos e institucional MOTIVO Documentación oficial Cada vez que se requiera ajustar el diseño de la planeación institucional Documentación Anual / Cada vez que se disponible en la requiera Dirección de Planeación RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA Todas las áreas de la SDP CANAL/SISTEMA/APLICATIVO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA SIIP, SIPA, Intranet, Correo Institucional E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 6 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-001 Bogotá Humana SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA REQUISITOS SIG CALIDAD 4. 4.1. 4.1.a 4.1.b. 4.1.c. 4.1.d. 4.1.e. 4.1.f. 4.2. 4.2.1 4.2.1.a. 4.2.1.b. 4.2.1.c. 4.2.1.d. 4.2.1.e. 4.2.2. 4.2.2.a. 4.2.2.b. 4.2.2.c. 4.2.3. 4.2.3.a 4.2.3.b 4.2.3.c 4.2.3.d 4.2.3.e 4.2.3.f 4.2.3.g 4.2.4. 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.5.1 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 5.5.2 5.5.3 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.2.a 5.6.2.b 5.6.2.c 5.6.2.d 5.6.2.f 5.6.2.g 5.6.3 6 6.1 6.2 6.3 6.4 7 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5 7.5.1 7.5.2 X X X X X X 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3 X X X X X X X X X X X MECI 1 1.1. 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.2 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.3 1.3.1. 1.3.2. 2 2.1 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.3. 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 3 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.3. 3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. X X X X X X X X X X X X X X X X X SEG. INFORM X X X X AMBIENTAL 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.2.1 4.5.2.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 4.6 X X X X 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 6 7.1 7.2 7.3 8.1 8.2 8.3 X X X RESP. SOCIAL X X X SALUD OCUP. 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.3.1 4.4.3.2 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.3.1 4.5.3.2 4.5.4 4.5.5 4.6 X 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.4.1 4.1.4.2 4.1.4.3 4.2 4.3 4.4 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.2 5.2.1 5.2.2.1 5.2.2.2 5.2.2.3 5.2.2.4 5.2.2.5 5.2.2.6 5.2.3 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 5.2.4 5.2.5 5.2.5.1 5.2.5.2 5.2.6 5.2.6.1 5.2.6.2 5.2.6.3 5.2.7 5.2.7.1 5.2.7.2 5.3 5.3.1 5.3.1.1 5.3.1.2 5.3.1.3 5.3.1.4 5.3.1.5 5.3.1.6 5.3.1.7 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 X X X X X X X X X X X X X X X X X X DOCUMENTAL 4 A 10 11 12 13 14 15 A 17 18 19 21 22 23 24 25 X 26 27 28 29 30 31 35 46 47 49 X X E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 6 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-001 Bogotá Humana SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA 1 INDICADORES Link al Indicadores OTRAS VARIABLES DOCUMENTOS TRAMITES Y SERVICIOS ASOCIADOS NORMAS GLOSARIO VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER NORMOGRAMA ALE-012 VER GLOSARIO A-LE-011 RIESGOS RECURSOS ACTIVIDADES DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO VER MAPA DE RIESGOS E-LE-007 VER MATRIZ DE RECURSOS ALE-013 VER PROGRAMACIÓN Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DEL SIG EPD-008 Y EVALUACIONES INDEPENDIENTES REALIZADOS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO S-PD-001 ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN REGISTROS PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL VER TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A-IN-002 VER NORMAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LA SDP AIN-013 VER TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A-IN-002 VER POLITICAS Y DIRECTRICES DE GESTION DOCUMENTAL A-LE-007 TRAZABILIDAD E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 6 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-001 Bogotá Humana SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA Versiones VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR 1 SIN CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ACTA COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 --- ASOCIADO A PRIMER MAPA DE LA ENTIDAD DESPACHO COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 2 E-CA-001 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ACTA COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE 2007 --- ASOCIADO A SEGUNDO MAPA DE LA ENTIDAD DESPACHO COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE 2007 COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE 2007 3 E-CA-001 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO RESOLUCIÓN 0838 DE OCTUBRE 02 DE 2008 --- ASOCIADO MAPA DE LA ENTIDAD APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN 555 DE 2008 DESPACHO TODAS LAS ÁREAS DE LA ENTIDAD COMITÉ SIG DE SEPTIEMBRE 29 DE 2008 4 E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ACTA DE MEJORAMIENTO 0095 DE NOVIEMBRE 10 DE 2011 --- SE AJUSTÓ TODO EL PROCESO DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN EULALIA PORRAS SALEK, JAIME ARTURO GARCIA VARGAS, CIRO ANDRES BENAVIDES CORREDOR, YAMILE ESPINOSA GALINDO ALBA AZUCENA GÓMEZ RODRÍGUEZ E-CA-001 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Versión 6 acta de mejoramiento 22 de mayo 8 de 2013 Proceso E-CA-001 Bogotá Humana SUBSECRETARIA DE GESTIÓN CORPORATIVA Versiones VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR 5 E-CA-001 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ACTA DE MEJORAMIENTO 0147 DE JULIO 13 DE 2012 --- ACTUALIZÓ PRODUCTOS, INDICADORES, INFORMACIÓN, NORMOGRAMA, GLOSARIO Y DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN YAMILE ESPINOSA GALINDO ALBA AZUCENA GÓMEZ RODRÍGUEZ 6 E-CA-001 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ACTA DE MEJORAMIENTO 0022 DE MAYO 08 DE 2013 --- SE ACTUALIZÓ TODOS LOS CONTENIDOS DEL PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. SE INCORPORA EL PRODUCTO Y SUS INDICADORES. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN FRANCISCO BUENAHORA OCHOA; LOURDES VIVAS PAVAJEAU; YAMILE ESPINOSA GALINDO LUIS MIGUEL DOMÍNGUEZ GARCÍA; JOSÉ MAX CABRERA MORILLO