50-PLA-P01_Elaboración y SeguImiento de Programas y

RED DE PROCESOS
INSTITUTO DE FORMACIÓN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA
UNIDAD DE PLANEACIÓN
Fecha de
Hojas
elaboración
Octubre de 2013
1 de 1
Código de la Red
50-PLA-RP/REV.01
DIRECCIONAMIENTO
3 - 3.1
FACULTAD
NO. MACROPROCESO
F
8
CATÁLOGO DE
MACROPROCESOS
Gestión de la
1
Calidad
2
3
4
5
6
7
8
NO.
Formación Inicial
Planeación
Académica
Formación
Continua
Profesionalización
Gestión
Administrativa
Vinculación
Institucional
Planeación
Institucional
8
SUBPROCESO
Planeación y
Control
Presupuestal
CATÁLAGO DE
FACULTADES
Sistema de
A
Gestión de
Calidad
Gestión
B
Académica
C
Planeación
Académica
D
Gestión
Administrativa
E
Vinculación
F
Planeación
TIPO
Soporte
RESPONSABLE
Titular de la
Unidad de
Planeación
PRODUCTO
INDICADOR
Programas
y/o proyectos
Número de
programas y/o
proyectos
elaborados /
Número de
programas y/o
proyectos
programados
NO.
PROCEDIMIENTO
1
Elaboración y/o
seguimiento de
programas o
proyectos
PRODUCTO
INDICADOR
Programas
y/o proyectos
operados
Número de
programas y/o
proyectos
autorizados /
Número de
programas y/0
proyectos
desarrollados
Elaboró
Revisó
Luz yuridia
Rodríguez García
Coordinador de
Área de la
Unidad de
Planeación
Margarita Taddei
Cabrero
Titular de la
Unidad de
Planeación
CLIENTE
Clientes
Internos:
Todas las
Unidades
Académicas
Clientes
Externos:
Contraloría
DGESPE
CGFC
Validó
Reginaldo
Duarte Íñigo
Director General
SIP-F01/REV.01
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
LISTA MAESTRA
INSTITUTO DE FORMACIÓN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA
Fecha
Hoja
Octubre de 2013
1 de 1
UNIDAD DE PLANEACIÓN
CÓDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
No. DE
REVISIÓN
FECHA DE
EMISIÓN
RED DE PROCESOS
50-PLA-RP/REV.01
Red de procesos.
01
Octubre de
2013
50-PLA-P01/REV.01
PROCEDIMIENTOS
Elaboración y/o seguimiento de programas y
proyectos
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
01
Octubre de
2013
50-PLA-P01-F01/REV.00
Cédula Académica
00
Diciembre de
2011
01
Octubre de
2013
50-PLA-P01-G01/REV.01
ANEXOS
Diagrama de flujo de programas y/o proyectos
planeados
SIP-F07/REV.01
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y/o seguimiento de programas y proyectos
Fecha de Emisión: Octubre
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 50-PLA-P01/REV.01
de 2013
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Coadyuvar en la elaboración y/o seguimiento de todos aquellos programas y proyectos
académicos y administrativos que institucionalmente lo requieran.
II. ALCANCE
Desde desarrollar y/o elaborar un programa o un proyecto académico o administrativo hasta el
seguimiento y rendición de cuentas de los programas y proyectos que lo requieran.
III. DEFINICIONES
IFODES.- Instituto de Formación Docente del Estado de Sonora
Centros de Maestros.- Unidades de apoyo académico para la formación continua.
SEC.- Secretaría de Educación y Cultura
SEP.- Secretaría de Educación Pública
Programas y proyectos especiales.- Todos aquellos programas federales y estatales que
soliciten apoyar (Ejemplo: PA, PDI, MID, PEFEN, PROGEN, PROFEN, PEFC, PREVIOLEM,
PROFORME). Etc.
PA.- Programa Anual
PDI.- Plan de Desarrollo Institucional.
MID.- Matriz de Indicadores de Desempeño
PEFEN.- Plan Estatal de Fortalecimiento a la Educación Normal.
ProGEN.- Programa de Gestión de Educación Normal.
ProFEN.- Programa de Fortalecimiento a la Educación Normal.
PEFC.- Programa Estatal de Formación Continua.
PREVIOLEM.- Programa Estatal Contra de la Violencia hacia la Mujer
PROFORME.- Programa de Fortalecimiento y Mejora para Unidades UPN.
Proyecto: “Curso para la Habilitación y Certificación de Alumnos en el Idioma Inglés”, y otros.
Sistema.- Sistema de requisisiones.
IV. REFERENCIAS ESPECIFICAS
 Reglas de operación de programas especiales.
 Criterios y lineamientos para elaboración y seguimiento de Programas y proyectos
especiales.
 Manual de Organización del IFODES.
V. POLÍTICAS
1. Se planearán y elaborarán solo aquellos programas y proyectos que sean solicitados por
parte de la Dirección General del Instituto.
2. Los programas que no requieran una elaboración, la Unidad de Planeación sólo participará en
la operatividad presupuestal del mismo.
3. Los programas que si requieran de una elaboración, la Unidad de Planeación participará en
su elaboración, cumplimiento y ejecución del mismo.
4. Los programas y proyectos deberán cumplir con lineamientos, reglas de operación y/o guías
que se dicten, las cuales pueden ser internas o externas.
VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
50-PLA-P01-F01/REV.00 Cédula académica.
VII. ANEXOS
50-PLA-P01-G01/REV.01 Diagrama de flujo de elaboración y/o seguimiento de programas y
proyectos.
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1. Informa sobre el programa o proyecto:
Proyecto a Elaborar:
1.1. Informa al Secretario General Académico y a la
Unidad de Planeación sobre el programa o proyecto
especial a desarrollar.
Director General del
1.2. Entrega información para elaboración de los
IFODES
mismos y solicita se le informe de los avances.
Proyecto ya elaborado:
1.3 Informa a la unidad de Planeación, para que solo se
ejecute su operatividad y pasa al punto 6 de este
mismo procedimiento.
2. Analiza el programa o proyecto en conjunto para
iniciar con su elaboración y/o su operatividad.
2.1. Acordar la colaboración en la elaboración del
programa o proyecto especial.
2.2. Envían en tiempo y forma los compromisos y
contribuciones en los programas o proyectos
Secretario General
especiales que se acuerden a los responsables de
Académico y/o
apoyar en los mismos.
Titular de la Unidad
2.3. Analizan en conjunto con el Secretario General
de Planeación
Administrativo el programa o proyecto a desarrollar
para verificar la disponibilidad de recursos e iniciar la
operatividad del mismo de acuerdo a las Reglas de
Operación y/o Lineamientos correspondiente
2.4 Remite avances al Director General para su
autorización.
3. Revisa, autoriza el programa o proyecto.
3.1 Revisa y autoriza el programa o proyecto.
3.2
Si el programa o proyecto tiene recurso que
ejercer, lo turna al área responsable de su seguimiento
y al área de planeación para llevar el control
presupuestal, de lo contrario, lo turna al área que
Director General del
corresponda para que continúe con el seguimiento de
IFODES
metas.
Nota:
 Si un programa o proyecto no requiera recurso, sólo
se informan avances al jefe inmediato, hasta llegar a
su culminación y/o publicación. Pasa al punto 12 de
este procedimiento.
4. Recibe, valida y autoriza 1° fase de solicitud de
recursos.
4.1. Recibe las solicitudes de cada Programa y/o
proyecto especial mediante sistema en formato F01Coordinación
PLA-Cédula académica y F01-RMS-solicitud de
General de
autorización de gasto y adquisiciones y valida la
Formación Inicial
concordancia con lo programado y su alineación con
las
Reglas
de
operación
y
lineamientos
correspondientes.
4.2. Autoriza en primera fase y envía vía sistema para
su seguimiento a la Secretaría General Académica.
5. Recibe, valida y autoriza 2° fase de solicitud de
recursos.
Secretaría General
5.1
Recibe solicitud de recurso y valida solicitud
Académica
según concordancia con lo planeado.
5.2
Remite a la Unidad de Planeación para
REGISTRO
F01-PLA
F01-RMS
F01-PLA
F01-RMS
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
seguimiento de la operatividad del mismo.
6.
Recibe, analiza planeación y autoriza 3° fase de
la solicitud de recursos.
6.1
Recibe las solicitudes de programa y/o
proyecto mediante sistema en formato F01-PLA y F01RMS y analiza la concordancia con lo programado y lo
presupuestado.
6.2
Autoriza y envía para su autorización al titular
de la Unidad de Planeación.
7. Revisa y autoriza la 4° fase de la solicitud de
recursos.
7.1
Valida cada una de las solicitudes del
Titular de la Unidad Programa o proyecto especial, mediante sistema.
de Planeación
7.2
Remite la información a la Coordinación
General de Recursos Materiales y Servicios a fin de
que inicie el procedimiento P01-RMS-Adquisición de
bienes y servicios.
8. Valida, autoriza la 5° fase y revisa documentos
anexos a la solicitud de recursos.
Coordinación
8.1 Valida las solicitudes y revisa cotizaciones y/o
General de
documentos anexos.
Recursos Materiales 8.2 Inicia con el procedimiento P01-RMS-Adquisición
y Servicios
de bienes y servicios.
8.3 Remite al Secretario General Administrativo para su
autorización de pago.
9. Revisa documentos y autoriza solicitudes para
pago.
9.1 Revisa y autoriza solicitudes en sistema.
9.2 Envía mediante sistema dicha autorización a la
Coordinación General de Recursos Materiales para
Secretario General continuar con el pago y/o compra de lo solicitado.
Nota:
Administrativo
 Si no se autoriza, se remite la información vía sistema
a la Coordinación General de Recursos Materiales y/o
al interesado, o bien se cancela la solicitud y se da por
terminado el procedimiento, pando al punto 12 de este
procedimiento.
10. Elabora, integra y remite informes financieros.
Responsable del
seguimiento del
10.1
Elabora e integra información financiera de los
Programa y/o
programas o proyectos, según lo planeado.
proyecto especial 10.2 Remite al titular de planeación para gestión de
en la Unidad de
firmas.
Planeación.
11. Gestiona firmas y envía informes financieros.
11.1. Gestiona firmas de los responsables.
11.2 Envía informes financieros correspondientes en
Titular de la Unidad tiempo y forma a la Unidades Administrativas
de Planeación
responsables de los Programas y/o proyectos.
11.3. Remite documentación al responsable de
seguimiento del programa o proyecto de la Unidad de
Planeación.
12. Recibe y archiva evidencia.
Responsable del
seguimiento del
12.1
Recibe información financiera.
Programa y/o
12.2
Archiva documentación como evidencia.
proyecto especial
Responsable del
seguimiento del
Programa y/o
proyecto especial
en la Unidad de
Planeación.
F01-PLA
F01-RMS
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
en la Unidad de
Planeación
Fin del Procedimiento
Elaboró:
Revisó:
_________________________
_______________________
Luz Yuridia Rodríguez
García
Coordinador de Área de
Planeación
Luz Yuridia Rodríguez García
Coordinador de Área de la Unidad
de Planeación
Aprobó:
______________________
Margarita Taddei Cabrero
Titular de la Unidad de
Planeación
SIP-F02/REV.01
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
INSTITUTO DE FORMACIÓN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA
Unidad de Planeación
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Elaboración y/o seguimiento de programas y proyectos
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
50-PLA-P01/REV.01
Fecha de elaboración:
Octubre de 2013
No.
1
2

Registro
Puesto
Responsable *
Cédula académica
Resguardo
Tipo
Tiempo
Responsable de
operar los programas o
proyectos en la Unidad
de Planeación
Sistema
1 año
Responsable de
Solicitud de
operar los programas o
autorización de gastos
proyectos en la Unidad
y adquisiciones
de Planeación
Sistema
1 año
Ubicación
En sistema o
carpeta del
responsable de
operar los
programas o
proyectos en la
Unidad de
Planeación
En sistema o
carpeta del
responsable de
operar los
programas o
proyectos en la
Unidad de
Planeación
El responsable del resguardo será responsable de su protección.
SIP-F03/REV.01
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
INSTITUTO DE FORMACIÓN DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA
Unidad de Planeación
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Elaboración y/o seguimiento de programas y proyectos
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
50-PLA-P01/REV.01
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Hoja 1 de 2
Fecha de la verificación:
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
SI
NO
NOTAS:
La Dirección General del IFODES informo de los programas y/o
proyectos a desarrollar.
Se reunieron la Secretaría General Académica y la Unidad de
Planeación para analizar el programa y proyecto a desarrollar.
La Secretaría General Académica y la Unidad de Planeación se
dividieron actividades.
Director General autorizó el programa y proyecto elaborado
El programa y proyecto requiere recursos económicos.
El programa o proyecto no requiere recursos económicos (en caso de
ser positiva la respuesta, favor de pasar al punto 18 y dar por terminada
la verificación).
Se recibió la información de los programas y proyectos:
a) El responsable de la operación de los programas o proyectos en
formación inicial.
b) El responsable de la operación de los programas o proyectos en la
Unidad de Planeación.
Se revisaron las reglas de operación y/o lineamientos:
a)
El responsable de la operación de los programas o proyectos
en formación inicial.
b) El responsable de la operación de los programas o proyectos en la
Unidad de Planeación.
Se revisaron los formatos: Cédula y solicitud de autorización de gastos
y adquisiciones.
a)
El responsable de la operación de los programas o proyectos
en formación inicial.
b) El responsable de la operación de los programas o proyectos en la
Unidad de Planeación.
Se validaron y turnaron cédula y solicitud de autorización de gastos y
adquisiciones por:
a)
El responsable de la operación de los programas o proyectos
en formación inicial.
b) El responsable de la operación de los programas o proyectos en la
Unidad de Planeación.
11
El titular de la unidad de planeación valido y remitió la información
12
La Coordinación General de Recursos Materiales y Servicios valido y
remitió la información
13
El Secretario General Administrativo revisó y autorizó información para
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
pago.
14
15
16
La Coordinación General de Recursos Materiales y Servicios inicio con
el procedimiento de Adquisiciones de bienes y servicios.
El responsable de la operación de programas y proyectos elaboró los
informes financieros.
El titular de la Unidad de Planeación gestionó las firmas
correspondientes a los informes financieros.
17
El titular de la Unidad e planeación envío los informes a los interesados.
18
Se archivó documentación comprobatoria como evidencia.
Margarita Taddei Cabrero
Titular de la Unidad de Planeación
SIP-F04/REV.01
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
Número de Cédula:
Fecha de solicitud:
INSTIRUTO DE FORMACION DOCENTE DEL ESTADO DE SONORA
Plan Estatal de Fortalecimiento a la Educación Normal
PEFEN
Objetivo:
Meta:
Acción:
Período
Responsable:
Impacto:
Desglose la Acción
Concepto del gasto
Monto
autorizado
Rubros de Gasto
Costo del Gasto
No. De
Requisición
Servicios Personales
Mobiliario y equipo
Infraestructura
Acervo
Insumos Consumibles
TOTAL
Registró
Validó
-
Autorizó
" Este programa es de carácter público, no es patrocinado ni promovido por partido político alguno y sus recursos provienen de los impuestos que
pagan todos los contribuyentes. Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro y otros distintos a los
establecidos. Quién haga uso indebido de los recursos de este programa deberán ser denunciados y sancionados de acuerdo con la ley aplicable y
ante la autoridad competente ".
50-PLA-P01-F01/REV.00
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
ENTE PÚBLICO: Instituto de Formación Docente del Estado de Sonora
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad de Planeación
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y seguimiento de
programas y proyectos.
INICIO
Director
Gral.
de
IFODES informa y
entrega información de
programas y proyectos
a elaborar al Srio.
Gral. Académico y a la
U. de Planeación.
Srio. Gral. Académico y
U.Planeación, analizan
programa o proyecto, lo
elaboran y con el Srio.
Gral. Admtivo. verifican
si requiere recurso y
solicitan apoyo
HOJA 1 DE 2
Fecha de Emisión: Octubre de 2013
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
50-PLA-P01/REV.01
Requier
e
recurso
Srio. Gral. Admtivo.
apoya con su personal
para continuar con la
elaboración
del
programa o proyecto.
Termina proyecto y
turna.
Si
Secretario
Genera
Académico y U. de
Planeación,
terminan
elaboración
de
proyecto y remiten a
Dirección General para
autorización.
A
No
Secretario
General
Académico y Unidad
de
Planeación
continúan
con
la
elaboración
del
programa o proyecto e
informa.
A
Dirección
General
autoriza programa o
proyecto y continua con
la
operación
y
seguimiento del mismo,
en
el
área
que
corresponda.
Autoriz
a
operaci
ón
Si
Responsable de seguimiento del programa o
proyecto de Formación
Inicial, recibe, valida y
remite solicitudes de
recursos
para
ser
operadas y envía.
Director Gral. analiza y
autoriza publicación del
programa o proyecto.
Termina
el
ciclo
enviando
a
U.
Planeación
para
archivo
Responsable de seguimiento del programa o
proyecto de U. Planeación, recibe, analiza y
da seguimiento operativo a las solicitudes de
recursos y turna.
B
U. Planeación, valida
las solicitudes y remite
a
la
Coordinación
General de Recursos
Materiales y Servicios
para que continúe con
el procedimiento.
No
Dirección
General
regresa
información
para que se elabore de
nuevo el programa o
proyecto.
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
I
ENTE PÚBLICO: Instituto de Formación Docente del Estado de Sonora
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad de Planeación
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración y seguimiento de
programas y proyectos.
I
Coordinador Gral. de
Recursos Materiales y
Servicios,
valida
solicitudes, inicia con el
procedimiento
de
adquisiciones y remite
información.
Secretario
General
Administrativo
revisa
solicitudes y autoriza el
gasto
y
remite
información
a
los
interesados.
Autoriz
a
Gasto
HOJA 2 DE 2
Fecha de Emisión: Octubre de 2013
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
50-PLA-P01/REV.01
Si
Secretario
General
Administrativo, remite
solicitudes
a
los
interesados por sistema
para continuar con el
proceso.
Responsable de seguimiento del programa o
proyecto de U. Planeación, elabora informes
financieros con las
solicitudes autorizadas
y remite para firma.
No
Secretario
General
Administrativo cancela
solicitud y la remite a la
Coordinación General
de Recursos Materiales
y Servicios y/o al
interesado para archivo
C
U. Planeación recibe y
gestiona firmas y envía
los informes financieros
a
las
unidades
responsables.
Responsable
de
seguimiento
del
programa o proyecto de
U. Planeación, archiva
copia como evidencia.
B
FIN
50-PLA-P01-G01/REV.01
“Al ser impreso este documento no es válido para el Sistema de Gestión de Calidad del IFODES”
C