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REGISTRO PERSONAS
JURIDICAS
CIRCULARES AÑO 2003
Tabla de Contenido
CIRCULAR DR-PJ 001-2003 ............................................................................................... 3
Aplicación de Artículo 13 inciso d) de la Ley de Asociaciones
CIRCULAR DR-PJ 002-2003 ............................................................................................... 5
Cobro de Derechos de Registro
CIRCULAR DR-PJ 004-2003 ............................................................................................... 6
Fe notarial en Protocolización de Actas de Sociedades
CIRCULAR DR-PJ 005-2003 ............................................................................................. 10
Orden y Seguridad en la Tramitación de Documentos
CIRCULAR DR-PJ 006-2003 ............................................................................................. 11
Ampliación del Artículo 174 del Código de Comercio
CIRCULAR DR-PJ 007-2003 ............................................................................................. 12
Implementación del Nuevo Sistema de Automatizado
CIRCULAR DR-PJ 008-2003 ............................................................................................. 14
Implementación Sistema de Automatizado
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CIRCULAR DR-PJ 001-2003
DE:
DIRECCION REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS
PARA:
SUBDIRECCION, COORDINACIONES, ASESORES, Y
REGISTRADORES DEL DEPARTAMENTO REGISTRAL
MERCANTIL Y PERSONAS
FECHA:
15 de enero del 2003
ASUNTO:
Aplicación de Artículo 13 inciso d) de la Ley de Asociaciones
Con el fin de unificar criterios y en aras de una debida aplicación de la normativa
atinente; ante la incertidumbre en la procedencia de la inscripción de nuevas
asociaciones cuyos nombres sean similares o idénticos a los de otras, inscritas de
previo, que se encuentran extinguidas de conformidad con el artículo 13 inciso d
de la Ley de Asociaciones, Número 218, me permito hacer de su conocimiento el
presente Criterio Registral, que es de acatamiento y aplicación obligatoria:
En lo que interesa, el artículo 13 de la Ley de Asociaciones, establece:
"Artículo 13.- La asociación se extingue:
(…)
d) Por privación de su capacidad jurídica como consecuencia de la
declaración de insolvencia o concurso; de variación en el objeto; del cambio
de su naturaleza en su personería jurídica, o por no haber renovado el
órgano directivo en el año siguiente al término señalado en los
estatutos para el ejercicio del mismo." (La negrilla no es del original)
En este sentido, el Doctor Guillermo Cabanellas, en su Diccionario Enciclopédico
de Derecho Usual, 25 Edición, Editorial Heliasta, Tomo III, página 650, se refiere al
término extinción como:
“EXTINCIÓN: Cese, cesación, término, conclusión, fin o
desaparición de personas, cosas o situaciones. La disolución de una
unidad o instituto...”
De lo transcrito, puede desprenderse claramente que este tipo de entidades debe
renovar el órgano directivo dentro del año siguiente, contado a partir de la fecha
de vencimiento para los directores establecida en los estatutos, caso contrario se
tendrá por extinguida, es decir cesarán sus efectos jurídicos y se tendrá por
disuelta, con la salvedad de que para efectos extraregistrales y de liquidación
deberá cumplirse con lo establecido por el artículo 27 de la citada ley.
3
Por otra parte, es claro que la renovación de dicho órgano colegiado puede
realizarse en el libro de actas respectivo, sin que conste en el Registro tal
situación, lo que conlleva a que una vez presentada el acta y lograda la
inscripción, se subsana tal anomalía y registralmente la entidad recobra su
vigencia. En este sentido es importante mencionar el artículo 25 del Reglamento a
la Ley de Asociaciones vigente, que en lo que interesa reza:
"Artículo 25.- Las asociaciones inscritas que no cuenten con libros
autorizados y cuya personería se encuentre vencida, podrán solicitar dicha
autorización dentro del año siguiente al vencimiento del término del ejercicio
del órgano directivo, caso contrario se les aplicará lo establecido en el inciso
d) del artículo 13 de la Ley..."
Se desprende de la norma transcrita que el mismo periodo de un año otorgado por
la ley para renovar la personería, lo tienen las asociaciones para *solicitar la
autorización de los libros respectivos. De manera que para las entidades que no
hayan realizado la legalización correspondiente, no aplica lo indicado en el párrafo
anterior, es decir no cabe la posibilidad de que se presente el acta con la
renovación del órgano, en fecha posterior al vencimiento del año citado, razón por
la cual no podrá subsanarse la situación anómala que conlleva la extinción
definitiva de dicha entidad.
EN CONCLUSION:
En caso de que una asociación inscrita, se encuentre en la situación descrita por
el artículo 13 inciso d de la Ley de Asociaciones y se tenga certeza de que no
cuenta con el libro de actas de asambleas de asociados debidamente legalizado,
registralmente se deberá tener como extinguida, dada la imposibilidad legal y
material de poner a derecho su situación, razón por la cual, en caso de
presentarse para su tramitación otra entidad cuyo nombre sea similar o idéntico al
de aquella, procederá la inscripción, de conformidad con la normativa citada y esta
Circular.
El registrador respectivo, deberá realizar el estudio, de manera tal que pueda
contar con la seguridad de que la entidad inscrita con anterioridad se encuentre en
el supuesto descrito en el presente criterio y autorizará la inscripción de la entidad
que se solicita.
Sírvanse proceder de conformidad.
Atentamente,
4
CIRCULAR DR-PJ 002-2003
DE:
DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS
PARA:
SUBDIRECCION, COORDINACIONES, ASESORIA JURIDICA,
REGISTRADORES, ASISTENTES DE DEPARTAMENTO
REGISTRAL MERCANTILY PERSONAS
FECHA:
15 de enero del 2003
ASUNTO:
Cobro de Derechos de Registro
En cumplimiento de lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de_
Aranceles del Registro Público, N° 4564 del 29 de abril de 1970, que establece
que el monto por concepto de derechos de registro para los documentos que se
tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base
establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley de
Presupuesto Ordinario y Extraordinario, Fiscal y por Programas para el Ejercicio
Económico del año 2003, N° 8341, publicada en el Alcance N° 93 a La Gaceta No
251 del 30 de diciembre de 2002, dicho salario es la suma de C90.050,oo
(NOVENTA MIL CINCUENTA COLONES), por lo que la décima parte corresponde
a ¢9.005,oo; y en aplicación de la Ley de Contingencia Fiscal, N° 8343, de fecha
18 de diciembre de dos mil dos, se incremento en un 100% dicho monto, por lo
que el total a pagar por documento tramitado en el Registro Mercantil es de
¢18.010,00 (dieciocho mil diez colones exactos), el cual no incluye la
expedición de cédula jurídica.
Dicho monto se deberá cobrar a todos aquellos documentos presentados por
primera vez al Diario del Registro a partir del día 16 de enero de 2003.
Sírvanse proceder de conformidad.
Atentamente,
5
CIRCULAR DR-PJ 004-2003
DE:
DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS
PARA:
SUBDIRECCION, ASESORIA, COORDINACION REGISTRAL,
COORDINACION, REGISTRADORES, Y ASISTENTES DEL
DEPARTAMENTO MERCANTIL Y PERSONAS
FECHA:
5 de febrero de 2003
ASUNTO:
Fe notarial en Protocolización de Actas de Sociedades
En virtud de que existe diversidad de criterios entre los registradores, referente a
la solicitud de fe notarial de algunos aspectos contenidos en las protocolizaciones
de actas de sociedades y en aras de realizar una debida aplicación de la
normativa; con el fin de agilizar la tramitación de documentos., se emite el
siguiente criterio registral que es de acatamiento obligatorio.
1-. ASPECTOS GENERALES:
Para iniciar, es importante determinar el alcance legal y los efectos que surte la
protocolización de un acta y la fe notarial con que cuenta un notario público en el
ejercicio de su función. En este sentido, el artículo 1° del Código Notarial vigente
establece:
“Artículo 1.- Notariado Público. El notariado público es la función
pública ejercida privadamente. Por medio de ella, el funcionario
habilitado asesora a las personas sobre la correcta formación legal
de su voluntad en los actos o contratos jurídicos y da fe de la
existencia de los hechos que ocurran ante él." (el subrayado no es
del original)
Es clara la norma, en establecer que el notario deberá dar fe de los hechos que
ocurran ante su presencia, en virtud de lo cual, es importante establecer si el
contenido de un acta que se protocoliza, debe tenerse como un hecho que le
conste directamente al cartulario. Cabe mencionar aquí, lo que al respecto indica
el artículo 107 del citado cuerpo legal, que reza:
"Artículo 107.- Efectos de la protocolización de documentos
privados. La protocolización de documentos privados no les
confiere la condición de instrumentos públicos; tampoco sirven para
provocar inscripciones en los registros ni en las oficinas públicas,
excepto cuando se trate de actas o piezas cuyo contenido deba
inscribirse conforme a la ley..." (El subrayado no es del original)
6
Asimismo, el Doctor Guillermo Cabanellas, en su Diccionario Enciclopédico de
Derecho Usual, Editorial Heliasta, 25a edición, año 1997, Tomo VI, página 488, se
ha referido al término protocolización, como:
“PROTOCOLIZACION. Incorporación que al protocolo hace un
notario o escribano de las actas y documentos que autoriza, y de
aquellos que los particulares solicitan o por las autoridades
judiciales se dispone (…) Su efecto consiste en asegurar la
respectiva identidad y la existencia, respecto de tercero, en la fecha
de la protocolización". (El resaltado no es del original)
Son coincidentes la normativa y la doctrina citadas, en el sentido de que la
protocolización de un acta, no constituye instrumento público, cuyo contenido deba
tenerse como incuestionable, sino más bien es un medio para hacer constar la
existencia de la misma, y en el caso concreto, lograr su inscripción ante el
Registro. Por la naturaleza de las actas de asambleas de socios y de sesiones de
Junta Directiva, la actuación notarial se limita a la transcripción de un texto,
contenido en el libro respectivo, el cual es resultado de las decisiones tomadas por
una reunión de personas, celebrada con anterioridad, cuya validez no requiere de
la presencia física de un notario público.
Como corolario de lo anterior, es evidente que solicitar al notario dar fe de algunos
aspectos contenidos en el acta resulta improcedente, toda vez que los mismos no
han sido consignados por él, sino por un órgano colegiado de carácter privado,
tornándose más bien ajenos al fedatario, cuya función en este tipo de actos se
limita a la transcripción en su protocolo.
2. APLICACIÓN EN CASOS CONCRETOS.
Ha sido la práctica registral, solicitar al notario protocolizante, dación de fe de
varios aspectos contenidos en el acta, los cuales pueden catalogarse como
hechos internos, propios y de responsabilidad de la asamblea de socios y de los
miembros de la Junta Directiva, según sea el órgano que celebre la reunión cuya
acta se protocoliza y de los cuales el notario, por la naturaleza de los mismos, no
puede tener certeza.
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Por otra parte, el artículo 6 de la Ley sobre inscripción de documentos en el
Registro Público, N° 3883, vigente, en lo que interesa reza:
"Artículo 6.- No podrá objetarse la inscripción de documentos en el
Registro, alegando otros defectos que no sean los derivados del
incumplimiento de requisitos que exija la ley o el reglamento de
esta Oficina, (…)”
De manera, que se hace necesario analizar algunos de los casos, en los cuales se
solicita la dación de fe, sin que exista fundamento legal para ello o bien el
notario esté imposibilitado materialmente para realizarlo.
A continuación el detalle:
a- De acuerdo con los artículos 158, 164, 165 y 184 del Código de Comercio, la
realización de una asamblea de socios o de una sesión de Junta Directiva,
requiere de una convocatoria previa, realizada de acuerdo a los estatutos o
bien de conformidad con la ley, según sea el caso, salvo en aquellas ocasiones
en que estando reunidos la totalidad de los socios acuerden realizar la reunión
prescindiendo de dicho trámite, lo cual deberán hacer constar en el acta que
deberán firmar todos. Dichas convocatorias deberán realizarse por los
funcionarios y con la antelación que corresponda, bajo su responsabilidad.
Asimismo deberá indicarse en el acta si la asamblea se realiza en primera o
segunda convocatoria, y la existencia del quórum legal para que dicho acto sea
válido.
b- Por otra parte, el artículo 174 del código de marras, establece la necesidad de
que los acuerdos tomados en las asambleas, lo cual se aplica también a las
sesiones de Junta Directiva, sean asentados en libro correspondiente, cuyas
actas deberán ser firmadas por el presidente y secretario.
c- En caso de aumentos de capital, el artículo 30 del código citado, establece la
posibilidad de que sea realizado por medio de aportes, o bien mediante la
capitalización de reservas y los fondos especiales que aparezcan en el
balance. El artículo 107 establece la obligación de que el notario dé fe del
depósito de capital social en un banco del sistema bancario nacional,
únicamente para el caso del aporte en dinero efectivo; en los demás supuestos
los socios son responsables por la existencia y avalúo que se dé a otro tipo de
bienes o capitalizaciones de fondos de índole contable. En todo caso de
acuerdo al artículo 18 inciso 9 con relación con al artículo 30 mencionado,
siempre deberá indicarse en que consiste el aporte y su respectiva estimación.
8
CONCLUSION.
De conformidad con lo expresado en los puntos 1 y 2 de esta Circular, Normativa y
Doctrina citada, se dispone:
A- No es necesario que el notario dé fe de aspectos como convocatoria previa,
quórum, asistencia de la totalidad de los socios o firmeza de las asambleas,
bastará con que dichos extremos sean mencionados en el acta que se
protocoliza.
B- Es obligación del notario dar fe de que el acta se encuentra asentada en el
libro correspondiente y debidamente firmada, toda vez que la protocolización la
realiza con vista en ese elemento (requisito sine qua nom) y son
circunstancias que en definitiva sí le deben constar.
C- En caso de aumentos de capital, bastará con que se indique en el acta en que
consiste el aporte y su avalúo, o bien, cual es la fuente que genera dicho
aumento. El notario deberá dar fe, únicamente, del depósito bancario, en los
casos de pago con dinero en efectivo.
Cabe aclarar que de omitirse alguno de los aspectos anteriores dentro del texto
del acta y se subsana por medio de fe notarial, es totalmente procedente en virtud
de su condición de fedatario público con que cuenta el cartulante.
Atentamente,
9
CIRCULAR DR-PJ 005-2003
DE:
DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS
PARA:
SUBDIRECCION, ASESORIA, COORDINACION REGISTRAL,
COORDINACION, REGISTRADORES Y ASISTENTE DE LOS
DEPARTAMENTOS REGISTRALES
FECHA:
3 de abril de 2003
ASUNTO:
Orden y Seguridad en la Tramitación de Documentos
Con el fin de dar cumplimiento a lo ordenado en la Circular DGRN-0200 de fecha 27 de
febrero último, suscrita por el Licenciado Dagoberto Sibaja Morales, Director General de la
Institución. Esta Dirección considera que se hace necesario tomar algunas medida en el
ámbito interno, en razón pro lo cual, se les instruye en el siguiente sentido:
-
-
De conformidad con el artículo 2 de la Ley sobre inscripción de documentos en el
Registro Público, N° 3883 y sus reformas, los documentos deberán tramitarse en
estricto orden de presentación; de manera que se les recuerda el deber de cumplir
con dicha disposición con el fin de brindar un mejor servicio en la publicidad y
seguridad registral.
En este mismo sentido debe tenerse presente que los documentos deben ser
calificados y autorizados por el funcionario que el sistema haya asignado de
manera automática, salvo casos de excepción por inscripción conjunta, vacaciones
y ausencias del personal, etc.; los cuales deberán ser del conocimiento y
autorizados por los coordinadores correspondientes.
El incumplimiento a estas disposiciones será considerado falta grave de conformidad con
los artículos 33 inciso ch y 111 del Reglamento Autónomo de Servicio de Justicia.
-
Además se les recuerda que, salvo casos de excepción justificados por el superior,
la atención a los usuarios es competencia de los Jefes de Registradores y que
está prohibida la atención a tramitadores por parte del resto del personal ubicado
en las áreas registrales. El hecho de ausentarse de las labores respectivas con el
fin de atender asuntos de trabajo asignando, podrá considerarse abandono del
trabajo y/o falta grave, según lo establece el artículo 37 y 11 del Reglamento
Citado.
Los Jefes de Registradores adoptarán las medidas necesarias con el fin de dar fiel
cumplimiento a las presentes disposiciones, debiendo remitir en forma inmediata a esta
Dirección, cualquier caso de incumplimiento.
Atentamente,
10
CIRCULAR DR-PJ 006-2003
DE:
DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS
PARA:
SUBDIRECCION, ASESORIA, COORDINACION REGISTRAL,
COORDINACION, REGISTRADORES Y ASISTENTE DEL
DEPARTAMENTOS REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS
FECHA:
2 de junio del 2003
ASUNTO:
Ampliación del Artículo 174 del Código de Comercio
El artículo 174 del Código de Comercio, en lo que interesa, señala:
"Las actas de las asambleas de accionistas se asentarán en el libro respectivo y
deberán ser firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea..."
Tal y como se indicó en la Circular N° 004-2003, como requisito "sine qua nom", todos los
acuerdos tomados por la asamblea de socios y la junta directiva deberán asentarse en el libro
de actas respectivo, el cual es el instrumento base para que el notario realice la
protocolización de dichos acuerdos y así lograr posteriormente su inscripción. Tal
circunstancia deberá ser verificada por el notario, así como que consten las firmas que, de
acuerdo a la norma, deban autorizar dicha acta.
En virtud de que existe diversidad de criterios entre los registradores, referente a la aplicación
del artículo 174 del Código de Comercio, ya que a la fecha únicamente se cancelaba la
presentación de aquellos documentos de cuya redacción se desprendía que no existía libro de
actas, y en aclaración a la Circular N° 004-2003, específicamente la conclusión "B", se les
instruye en el siguiente sentido:
1- El notario autorizante siempre deberá dar fe de que el acta se encuentra debidamente
asentada en el libro de actas respectivo, o bien, bastará con que la fe notarial sea con
vista del citado instrumento, en tal caso se asume que existe el acta debidamente
asentada y es la base para dar fe de los demás extremos legales. Si no se indica de
ninguna de las formas señaladas, se deberá cancelar la presentación del documento, con
base en el artículo 174 citado, toda vez que la función del notario en este caso es
protocolizar el contenido del libro mencionado y es la fe notarial la que da certeza de la
existencia del mismo.
2- En los casos en que se desprenda de la redacción del documento que hay comparecencia
de los socios, que el acta se está asentado directamente en el protocolo del notario, o bien
que no existe libro de actas, deberá procederse a la cancelación de la presentación con
base en la norma citada, tal y corno se ha venido realizando hasta el día de hoy.
3- En caso de que no se dé fe de que el acta se encuentra debidamente firmada, deberá
consignarse el defecto, situación que no se varía en la presente directriz.
Sírvanse tomar nota y proceder de conformidad.
11
CIRCULAR DR-PJ 007-2003
DE:
REGISTRO DE PERSONAS JURIDICAS
Lic. Enrique Rodríguez Morera, Director
PARA:
USUARIOS EN GENERAL
FECHA:
14 de noviembre de 2003
ASUNTO:
Implementación del Nuevo Sistema de Automatizado
En acatamiento a lo establecido por el artículo 1° de la Ley sobre Inscripción de
Documentos en el Registro Público N° 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus
reformas, según el cual es de conveniencia pública simplificar y acelerar la
tramitación de los documentos y, como resultado del esfuerzo de todos los que
conforman el Registro de Personas Jurídicas, me es grato informarles que el
nuevo sistema automatizado de inscripción y publicidad para este Registro es una
realidad y entrará en producción en estos días. Con motivo de esta
implementación, en los diversos procesos registrales se generan algunas
variantes, razón por la que se deben tomar en cuenta las siguientes indicaciones:
•
Si bien de conformidad con el artículo 5° de la Ley de Asociaciones N° 218 de
08 de agosto de 1939 y sus reformas, hasta la fecha en el Departamento de
Asociaciones de este Registro se completaba la inscripción de documentos con
el archivo del original en el expediente correspondiente, acorde con la facultad
que nos confiere ese mismo artículo de variar los procedimientos, en adelante
los Registradores de este Departamento procederán a inscribir (transcribir) los
documentos en el nuevo sistema, razón por la que, una vez inscritos, serán
pasados al Archivo del Registro Inmobiliario para su devolución al usuario
respectivo. La consulta de los expedientes existentes se seguirá dando; sin
embargo, paulatinamente su información se irá trasladando al nuevo sistema.
En razón de lo anterior, no se hace necesaria la presentación de fotocopia del
documento que se pretende inscribir.
•
De conformidad con el inciso a) del artículo 13 del Reglamento a la Ley de
Asociaciones, que es Decreto Ejecutivo N° 29496-J de 21 de mayo del 2001,
en adelante deberá indicarse el domicilio exacto de las asociaciones, tanto de
las inscritas con anterioridad como de las recientes o nuevas; para ello, se
consignará entonces el defecto también en cuanto a las que ya estén inscritas,
aún las más viejas, siempre que se presente un nuevo movimiento en cuanto a
ellas y no conste su domicilio exacto.
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•
Dada la configuración del nuevo sistema, en las constituciones de entidades
jurídicas se elimina la calificación e inscripción de los documentos por medio
de cláusulas, razón por la que la información puede consignarse en el
testimonio de forma seguida o por medio de cláusulas; sin embargo, a efecto
de reformar algún aspecto estatutario, deberá consignarse únicamente el
asunto que se reforma.
•
Las citas de inscripción de toda persona jurídica y de los movimientos que se
relacionen con ella estarán conformadas únicamente por el número de cédula
jurídica, que es la llave para relacionar movimientos de inscripciones y para
hacer las diversas consultas. En cuanto a las demás inscripciones, sean
poderes, afectaciones, etc., las citas estarán conformadas por tomo, asiento,
consecutivo y secuencias, las que serán asignadas automáticamente por el
sistema, partiendo de las citas del documento que generó la inscripción.
Atentamente,
13
CIRCULAR DR-PJ 008-2003
DE:
DIRECCION DE PERSONAS JURIDICAS
PARA:
TODO EL PERSONAL
FECHA:
14 de noviembre del 2003
ASUNTO:
Implementación Sistema de Automatizado
En acatamiento a lo establecido por el artículo 1° de la Ley sobre inscripción de
documentos en el Registro Público No. 3883, del 30 de mayo de 1967 y sus reformas,
según el cual es de conveniencia pública simplificar y acelerar la tramitación de los
documentos; y como resultado del esfuerzo de todos los que conformamos este Registro,
me es grato informarles que el nuevo sistema automatizado de inscripción y publicidad
para el Registro de Personas Jurídicas, es una realidad y entrará en producción en estos
días.
Como es de suponer, la implementación del sistema implica un esfuerzo por parte de
todos y cada uno de los que conformamos este Registro, para lo cual desde ya les pido su
colaboración, de manera que la transición afecte en la menor medida posible nuestra
actividad diaria y el servicio que brindamos al usuario. Asimismo, con el fin de iniciar la
producción en la nueva base de datos, se hacen necesarios algunos cambios a nivel
administrativo y en los procedimientos, razón por la cual me permito instruirles a
continuación:
A- AMBITO ADMINISTRATIVO:
1- En virtud de que el nuevo sistema sólo permite a cada registrador, tramitar los
documentos que se han sido asignados, y con el fin de lograr una mayor equidad, la
distribución de documentos de archivo por ausencias o vacaciones se hará entre la
totalidad de funcionarios y no por partido, esto debido a que el cambio de registrador
deberá realizarse en el sistema y será definitivo. En caso de ausencias hasta por 2
días, no se distribuirán los documentos de archivo, sólo se suspenderá el reparto de
entrada diaria. Para los demás efectos administrativos se mantendrá la estructura de
partidos.
2- El reparto de documentos al Departamento Registral de Asociaciones, seguirá
realizándose, como hasta la fecha, por clase; razón por la cual la coordinación hará el
reparto entre los registradores, tanto materialmente como en la base de datos, de
manera que los pases al archivo se hagan de manera independiente. El traslado de
los documentos al archivo se realizará por folders identificados con el número de cada
registrador.
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B- PROCEDIMIENTOS Y CALIFICACION
1- CONSULTA PADRON NACIONAL:
Con la idea de unificar nuestros procedimientos con los establecidos en los otros
Registros y con el fin de brindar una mayor seguridad registral, como parte de la
calificación de los documentos de entrada diaria, deberá realizarse la consulta al Padrón
Nacional, por medio del número de cédula de identidad de todos los otorgantes
nacionales en caso de constituciones de sociedades, otorgamiento de poderes,
capitulaciones, etc., así como de sus representados, en caso de comparecencia por
medio de poder.
No será necesaria la revisión de las personas nombradas en los diversos órganos de las
personas jurídicas.
En caso de diferencias en los nombres, deberá indicarse el defecto; si del resultado del
estudio se desprende que alguno de los otorgantes o sus representados se encuentran
fallecidos a la fecha de otorgamiento, deberá trasladarse el respectivo documento a la
Dirección para que se proceda con las denuncias correspondientes.
2- PADRON DE PODERES:
En virtud de que el Padrón de Poderes sigue en funcionamiento, los registradores que
efectúen traslados de poderes, fundaciones, albaceas y cualquier otra inscripción de las
incluidas en el mismo, deberá ponerlo en conocimiento de los coordinadores con el fin de
que excluyan dicha información, previa verificación de la misma. Tanto los Registradores
como los Certificadores, deberán realizar la consulta de poderes en ambos sistemas, con
el fin de brindar una publicidad exacta.
En caso de asientos en los cuales consten inscritos varios poderes (por ejemplo bancos
estatales) si no se traslada la totalidad de las inscripciones, deberá excluirse del sistema
viejo, únicamente aquellos que sean trasladados y deberá indicarse mediante marginal en
el asiento respectivo, cuales han sido pasados a la nueva base de datos.
3- PODERES OTORGADOS POR ASOCIACIONES EXTRANJERAS:
Como consecuencia de que en la base de datos se estandarizaron las diversas
inscripciones que se realizan en este Registro, los poderes que se otorguen por
asociaciones extranjeras o mediante la apertura de filial en el país, se inscribirán, por los
funcionarios del Departamento Registral de Asociaciones, verificando que se cumplan los
requisitos formales y de fondo que legalmente corresponden (escritura pública).
4- DOMICILIO EXACTO DE LAS ENTIDADES:
Con fundamento en el artículo 18 inciso 10) del Código de Comercio y artículo 13 inciso a)
del Reglamento a la Ley de Asociaciones, las entidades deben contar con un domicilio
exacto, de manera que el lugar indicado sea válido para atender notificaciones; en este
sentido y con el fin de brindar una mejor publicidad, con el nuevo sistema deberá
señalarse la provincia y cantón a que corresponde dicho domicilio, información que
deberá extraerse del contenido de los documentos.
Se reitera que en los casos de inscripciones viejas que no señalen domicilio exacto,
deberán ajustarse a la norma citada.
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5- ELIMINACION DEL CLAUSULADO EN LAS INSCRIPCIONES:
En virtud de que el nuevo sistema tiene como parámetros grupos de datos o información,
que se han considerado de mayor relevancia para el usuario, en adelante no deberá
realizarse la calificación e inscripción mediante el sistema de clausulado, sino sobre la
información que se requiere para cada grupo de datos concreto. Corresponde al fuero
interno de cada entidad mantener un adecuado control de la estructura y contenido de
cada uno de los artículos que conforman su estatuto.
En este sentido se hace innecesario, en adelante, señalar como defecto el que deba
transcribirse totalmente una cláusula.
6- CITAS DE INSCRIPCION:
En adelante, las citas de inscripción de las Personas Jurídicas y de los asientos que se
relacionen con éstas, estarán conformadas únicamente por el número de cédula jurídica,
el cual además es la llave para relacionar movimientos con esa inscripción y consultas en
la nueva base de datos. Con respecto a las demás inscripciones, tales como poderes,
afectaciones, etc., las citas de inscripción estarán conformadas por el tomo, asiento,
consecutivo y secuencias del documento que dio origen a dicho registro, las que se
asignan automáticamente.
7- ANOTACION:
Una vez que comience en producción el nuevo sistema, todas las actas que impliquen
modificaciones al pacto constitutivo, nombramientos, revocatoria y cualquier otro acto que
afecte a una inscripción deberá seguir anotándose al margen, ya sea en tomos o
expedientes, como se ha realizado hasta la fecha. Una vez que se traslada la entidad al
sistema, deberán trasladarse las anotaciones debidamente desglosadas.
Los documentos que contengan actos que modifiquen inscripciones que ya están en la
base de datos, deberán anotarse de manera prioritaria en el trámite interno que realiza
cada registrador, podrá utilizarse el código de "anotación genérica" de manera provisional,
pero antes de enviar el documento defectuoso, deberá haberse pormenorizado la
anotación. Los documentos de constitución de entidad u otorgamiento de poder (que
impliquen una nueva inscripción en el Registro), también deberán ser debidamente
anotados desde el inicio del trámite.
8- INSCRIPCION DE FUSIONES, DISOLUCIONES Y REVOCATORIAS DE PODERES:
En caso de sociedades y poderes que se encuentren aún inscritas en tomos y que se
vean afectados por una fusión, disolución o revocatoria; y con el fin de evitar trasladar a la
base de datos inscripciones que van a desaparecer, este tipo de movimientos se deberán
realizarse en tomos (los coordinadores mantendrán un tomo abierto). En el caso
específico de la fusión, una vez realizada la inscripción, deberá trasladarse la entidad que
prevaleció a la base de datos. Para efectos de realizar el pase del documento al archivo,
se solicitará a la coordinación que se modifique el trámite a inscrito.
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9- CIERRE DE TOMOS:
Todos los tomos de Mercantil y Personas que se encuentran en uso e inconclusos a la
fecha, deberán trasladarse a la oficina de los coordinadores con el fin de que se realicen
los cierres respectivos.
10- MANUAL DEL SISTEMA DE INSCRIPCION:
Se hará llegar a cada funcionario un Manual que les servirá de apoyo en la utilización del
nuevo sistema. Sin embargo, en caso de dudas pueden acudir al personal de apoyo
técnico, coordinadores y los integrantes de este despacho.
Esta Dirección les agradece desde ya su colaboración ante la implementación de la nueva
tecnología y ante los imprevistos técnicos que podamos enfrentar.
Atentamente,
17