CÓMO PRESENTAR ROTARY A LOS NUEVOS SOCIOS

CÓMO PRESENTAR
ROTARY A LOS
NUEVOS SOCIOS
GUÍA DE ORIENTACIÓN
Cada vez que un nuevo socio se afilia al club, tendrás la oportunidad
de forjar nuevas relaciones y motivarlo a participar activamente en las
actividades del club.
“Nuestro club no utiliza un
programa tradicional de
orientación para presentar
toda la historia de Rotary
y un relato de los 78 años
de historia del nuestro
club. Queremos que los
nuevos socios se sientan
a gusto en un ambiente
de compañerismo y
camaradería. La información
sobre nuestro club se
transmite mediante
conversaciones informales.
También involucramos a sus
familias para que sepan que
Rotary es una organización
orientada a la familia. Hasta
el momento este método ha
funcionado muy bien”.
— Evangeline Maranan, Club
Rotario de Baguio, Benguet
(Filipinas)
Las investigaciones realizadas nos demuestran que un programa de
orientación para los nuevos socios contribuye al aumento de las tasas de
conservación de socios. Este programa es un plan para involucrar a los
nuevos socios y aclimatarlos al club. La presente guía te ayudará a diseñar
un nuevo programa de orientación o a mejorar el ya existente.
DISEÑA UN PROGRAMA DE
ORIENTACIÓN PARA NUEVOS
SOCIOS
No existe una fórmula perfecta para una orientación eficaz sobre Rotary.
Por este motivo, los clubes del mundo entero utilizan su creatividad para
diseñar sus propios métodos para informar a los nuevos socios sobre
Rotary. Los programas eficaces son aquellos que combinan elementos
pedagógicos con contactos personales, motivación y momentos de
diversión.
En comparación con los métodos que utilizamos para informar sobre
Rotary a los socios potenciales, la orientación para los nuevos socios
debe ser más exhaustiva pero a la vez tener un ritmo más lento para no
abrumarlos con información excesiva. Algunos clubes realizan sesiones
informativas y otros organizan divertidas “clases introductorias” en un
entorno menos formal. El tamaño del club podría determinar el formato
que mejor se adapte a sus necesidades. Independientemente del formato
elegido, el ritmo de la orientación contribuirá a que los nuevos socios
establezcan relaciones y se involucren según sus necesidades e intereses.
Consulta con el presidente del Comité Distrital para la Captación e
Involucramiento de los Socios para ver si el distrito ofrece orientación a
los nuevos socios y, si este fuera el caso, alienta a éstos a asistir a estas
sesiones.
2 Cómo presentar Rotary a los nuevos socios
TEMAS POR CUBRIR
Antes de su afiliación, los socios potenciales reciben información básica sobre Rotary y el club. Amplía sus
conocimientos y responde cualquier pregunta que tengan. La siguiente tabla ofrece ideas para comenzar.
ROTARY
P ara brindar contexto e
información detallada, explica:
• que el club forma parte
de una organización
internacional que comparte
una pasión por el servicio
• la misión y valores de Rotary
• el legado de Rotary en sus
esfuerzo por erradicar la
polio del mundo
• los inicios y la evolución de
Rotary
P odrás consultar datos históricos
e información adicional en la
página Quiénes somos o tomar
cursos sobre el Plan Estratégico
de Rotary, las áreas de interés
o información básica sobre
La Fundación Rotaria en el
Centro de Formación.
VENTAJAS DE LA AFILIACIÓN
E xplica las ventajas de la
afiliación y las oportunidades
para:
• marcar la diferencia en la
vida de las personas
• desarrollar destrezas que
se pueden utilizar en el
quehacer profesional como
oratoria, administración de
proyectos y planificación de
eventos
• establecer contacto con
otros profesionales
• forjar amistades para toda
la vida
• establecer contactos
internacionales
I nforma a los nuevos socios que
pueden obtener descuentos en
varios servicios alrededor del
mundo a través del programa
Rotary Global Rewards al cual
podrán añadir ofertas de sus
empresas.
EL CLUB
E xplica con mayor claridad a los
socios lo que el club les ofrece:
• la cultura del club y
diferentes tipos de reuniones
• lo que el club hace bien y
por lo que se le conoce en la
comunidad
• la historia del club
• los proyectos y actividades
en las que participa
• las actividades sociales
I ndica a los socios dónde podrán
obtener más información sobre
el club, como su sitio web o sus
páginas en las redes sociales.
Nota: Comunica los requisitos
financieros y las expectativas
de participación a los socios
potenciales antes de que se afilien.
P odrás obtener más información
en video.rotary.org o el
Espacio para socios.
El tipo de orientación que decidas ofrecer a los nuevos socios reflejará la cultura del club. Algunos clubes
organizan actividades divertidas en las que los socios compiten en un ambiente festivo por recibir un distintivo,
un “pasaporte” u otro tipo de reconocimiento. Consulta la página 6 para ver una lista de actividades que
fomentan la participación de los nuevos socios al mismo tiempo que obtienen más información sobre Rotary.
Independientemente del formato que uses, asegúrate de que los nuevos socios se sientan a gusto y tengan la
oportunidad de involucrarse en las actividades del club lo más rápido posible.
Es posible que tu club ya disponga de un programa de orientación para nuevos socios. Si ese es el caso, utiliza
esta guía para obtener ideas para mejorarla. Es recomendable que evalúes regularmente el programa solicitando
a los nuevos socios sus recomendaciones para mejorarlo.
Cómo presentar Rotary a los nuevos socios 3
ASIGNA UN MENTOR
“En mi opinión, la mentoría es
el aspecto más importante
del proceso de orientación.
Sin embargo, designar
mentores no es suficiente. Se
les debe brindar capacitación.
Sus expectativas y funciones
deben estar claras y se
les debe también brindar
una lista bien definida de
las actividades que deben
emprender con los nuevos
socios. Los mentores eficaces
prácticamente garantizan
la conservación y la partici­
pación activa de los socios
a largo plazo. Una mentoría
deficiente ciertamente influirá
en la pérdida de socios a
corto plazo. La mentoría
es demasiado valiosa para
dejarla al azar”.
— Joseph Hentges, Club
Rotario de Marana Dove
Mountain, Arizona (EE.UU.)
Clubes de todo el mundo consideran que es útil asignar un mentor a
los nuevos socios. Los mentores deben tener cosas en común con los
nuevos socios, tener una personalidad afable, estar comprometidos con
el crecimiento del club y bien informados sobre Rotary. Cerciórate de que
los mentores dediquen suficiente tiempo a ayudar a los nuevos socios
a integrarse plenamente al club. Si bien algunas relaciones de mentoría
pueden prolongarse en el tiempo, los primeros seis meses son los más
importantes.
PIDE A LOS MENTORES QUE:
• Informen a los nuevos socios sobre cómo ponerse en contacto con
ellos
• Consulten regularmente con los nuevos socios para cerciorarse de
que se sientan a gusto en el club
• Presenten a los nuevos socios a los demás socios del club
• Animen a los nuevos socios a invitar a otras personas a las reuniones
del club
• Muestren a los nuevos socios los recursos disponibles en Mi Rotary,
incluido el Localizador de clubes y el Centro de Formación, así
como cualquier aplicación que utilice el club
• Expliquen a los nuevos socios los cargos vacantes que podrían
ocupar
• Inviten a los nuevos socios y sus familias a asistir a la Conferencia de
distrito
• Acompañen a los nuevos socios a diferentes eventos
Puedes ofrecer capacitación para que los socios mejoren sus destrezas de
mentoría utilizando la publicación Desarrollo del liderazgo: Guía para
organizar un programa.
“Una vez que se extiende una invitación a los socios potenciales y los nuevos socios son instalados,
llevamos a cabo las siguientes actividades:
• A
signamos a cada uno de ellos un mentor para que les ofrezca orientación y responda a sus
consultas.
• L os nuevos socios reciben un distintivo temporal que, cuando completan la lista de actividades
del “pasaporte”, es sustituido por un distintivo permanente el cual se les entrega, junto a una
chaqueta con el logo de Rotary, durante una reunión del club.
• C
ada nuevo socio recibe un folleto sobre la historia del club y un glosario de términos y
acrónimos rotarios para que entiendan mejor la jerga rotaria.
• D
os veces al año, organizamos una sesión de hospitalidad hogareña a la que invitamos a los
nuevos socios y sus cónyuges, a la que asisten rotarios de todas las edades. Estas charlas se
organizan en el hogar de un socio y ofrecen un ambiente informal y relajado. El objetivo es
darles la oportunidad de interactuar y aclarar cualquier duda que pudieran tener”.
— Brian Wilson, Club Rotario de Peterborough, Ontario (Canadá)
4 Cómo presentar Rotary a los nuevos socios
“Hemos aumentado el
número de socios de 78 a
112 y yo atribuyo este éxito
a nuestro programa de
orientación. El responsable
del programa invita a los
nuevos socios a su casa para
hablar sobre la historia y
ofrecerles información básica
sobre Rotary. Antes de esta
reunión, ofrecemos una
sesión de orientación de una
hora donde distintos socios
describen sus funciones
en el club. Durante la
ceremonia de instalación
les pedimos que relaten un
momento memorable de
su proceso de membresía
el cual ya practicaron dos
veces durante las sesiones
de orientación. Gracias a
este proceso, los nuevos
socios llegan a comprender
cabalmente qué es Rotary”.
— Cindi Hewitt, Club
Rotario de Summit
(Greensboro), Carolina del
Norte (EE.UU.)
INVOLUCRA A LOS NUEVOS
SOCIOS Y FOMENTA EL
ESTABLECIMIENTO DE
CONTACTOS
Los socios potenciales se afilian a Rotary para marcar la diferencia
y permanecen en el club para mantener las amistades que forjaron.
Independientemente del impacto que el club pueda tener en la
comunidad, si los nuevos socios no establecen contactos con los demás
socios, es difícil que permanezcan en el club. He aquí algunas maneras de
crear un ambiente acogedor:
• Haz presentaciones breves y evita el uso de acrónimos rotarios tanto
dentro como fuera de las reuniones
• Informa a los nuevos socios cómo podrían involucrar a sus familias
en las actividades del club
Busca maneras de conocer mejor a los nuevos socios y ayúdalos a forjar
nuevas amistades. Por ejemplo, algunos clubes les entregan un directorio,
impreso o en línea, con fotografías y una biografía breve de cada socio.
Otros clubes piden a los nuevos socios y a los socios existentes que se
turnen cada mes para hablar sobre sus experiencias y profesiones.
Comparte tus ideas en nuestro foro de discusión Mejores
prácticas de membresía.
Involucra a los socios experimentados para que sirvan como mentores,
instructores, organizadores de celebraciones u oradores ya que su
entusiasmo servirá de fuente de inspiración a los nuevos socios. Esta
es, también, una magnífica ocasión para involucrar a los socios de gran
experiencia y aprovechar sus conocimientos y recomendaciones. Por su
parte, otros clubes encuentran maneras divertidas para que los socios del
club se conozcan mejor mediante juegos o actividades interactivas.
“A los nuevos socios se les debe tratar como si fueran nuevos empleados en una empresa.
Los primeros meses son decisivos tanto para el club como para ellos ya que este es el momento
en el que se sentirán más involucrados y entusiasmados con su decisión de afiliarse al club.
Es importante que mantengan ese entusiasmo para que la experiencia sea inolvidable tanto para
el nuevo socio como para el club. Al igual que en el caso de los nuevos empleados de una empresa,
debemos esforzarnos por hacerlos sentirse cómodos, brindarles capacitación, ayudarles a forjar
amistades, etc. Lamentablemente, con mucha frecuencia he visto a los nuevos socios perder
interés porque no recibieron ni ayuda ni orientación”.
— Gina McBryan, Club Rotario de Gran Caimán (Islas Caimán)
Cómo presentar Rotary a los nuevos socios 5
CÓMO INVOLUCRAR A LOS NUEVOS SOCIOS
He aquí algunas maneras para lograr que los nuevos socios se
involucren y adquieran más información sobre Rotary:
“Todos los nuevos socios
deben completar una lista
de actividades para poder
recibir su insignia. La lista
incluye tareas como asistir a
una reunión de la directiva
y participar en un proyecto
de servicio. Esto ayuda a
involucrar inmediatamente a
los nuevos socios en el club
antes de que caigan en una
rutuna complaciente y se
limiten a ver a Rotary como
una obligación semanal de
asistir a un almuerzo”.
— Chase Moses, Club Rotario
de Lake City, Florida (EE.UU.)
• Leer la “Guía de consulta rápida de La Fundación Rotaria” y la
publicación “Conéctate para hacer el bien”
• Presentarse a dos personas nuevas cada semana
• Reunirse con un mentor
• Asistir a sesiones informativas para nuevos socios
• Asistir a una reunión de la directiva del club
• Asistir a una reunión distrital (por ejemplo, a la Conferencia
distrital)
• Crear una cuenta en Mi Rotary
• Participar en un proyecto de servicio
• Asumir una nueva función
• Hacer una presentación durante una reunión del club
• Tomar un curso en línea en el Centro de Formación
(learn.rotary.org)
• Encontrar información sobre el club (sitio web, etc.)
• Invitar un amigo a una reunión
• Divertirse
“Nuestro club selecciona al “Rotario de la semana”, a quién se le hacen preguntas sobre su
profesión y vida personal, y los socios deben determinar si las respuestas son verdaderas o
falsas. Esta es una manera divertida para que los socios se conozcan mejor”.
— Mandi Stanley, Club Rotario de Madison-Ridgeland, Mississippi (EE.UU.)
6 Cómo presentar Rotary a los nuevos socios
APROVECHA LOS RECURSOS
DE ROTARY
“Además de brindar
información sobre Rotary a
los nuevos socios, nuestro
club ofrece las llamadas
“charlas de hospitalidad”
durante las cuales un socio
experimentado se reúne
cara a cara con un socio
nuevo para conversar sobre
la historia de Rotary. El
sitio web de Rotary ofrece
también videos que el club
puede compartir con todos
los socios. Además, es
recomendable involucrar a
los nuevos socios para que
se integren a un comité,
contribuyan a la captación
de fondos o participen
en una actividad que les
interese”.
Rotary cuenta con varios recursos que podrías utilizar durante las
actividades de capacitación. En la página Quiénes somos encontrarás
todo tipo de información sobre Rotary. También podrías mostrar a los
nuevos socios videos sobre Rotary y las razones para afiliarse. Pide a los
nuevos socios que abran una cuenta en Mi Rotary y sigan los cursos del
Centro de Formación, tales como los dedicados a La Fundación Rotaria,
la iniciativa para el fortalecimiento de Rotary y las áreas de interés.
Compra el kit de bienvenida para nuevos socios en shop.rotary.org.
Aunque las necesidades de los socios cambian con el tiempo, es
importante acompañarlos en todas las etapas de su afiliación, no solo
cuando recién se inician en el club. De esta manera se sentirán satisfechos
y participarán activamente en el club. Para involucrar a los socios
existentes, consulta Aumento de la conservación de socios
y Conéctate para hacer el bien.
Para involucrar a los socios en perspectiva, consulta la publicación
Ofrece una experiencia positiva a los socios potenciales.
— Grant Bayer, Club Rotario
de Gloucester Township-Pine
Hill, Nueva Jersey (EE.UU.)
“Rotary me cambió por completo como persona. Ahora soy consciente de que, como ciudadano del
mundo, tengo responsabilidades que asumir. Rotary puede tener un impacto de 360 grados en la
vida de los nuevos rotarios y esto debe formar parte del proceso de orientación para los nuevos
socios”.
— R. Murali Krishna, Club Rotario de Berhampur, Orissa (India)
Cómo presentar Rotary a los nuevos socios 7
RECURSOS
PARA LA
EVALUACIÓN DE
LA MEMBRESÍA
Para abordar
áreas concretas de
membresía
ENCUESTA SOBRE
LA SALUD DEL CLUB
Averigua qué
funciona y no
funciona en el club
PARA OFRECER
UNA EXPERIENCIA
INOLVIDABLE
EN EL CLUB
CONSULTAS/
RECOMENDACIONES
SOBRE MEMBRESÍA
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CLUBES
DINÁMICOS
Ideas para revitalizar a los
socios
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1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 EE.UU.
www.rotary.org
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a participar más
activamente
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