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ENERO 2015
POLÍTICA
RECEPCIÓN, GUARDA, CUSTODIA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
EN EL ARCHIVO
Aplicable a todo el personal de Adamantine
RECEPCIÓN
Aquellos usuarios que requieran ingresar documentos en los archivos del piso 5 o 7
deberán cumplir con el siguiente procedimiento:

Clasificar el tipo de documentación.
o Archivo Tramite (consulta diaria)
o Archivo de Concentración (consulta esporádica)
o Archivo Muerto (para su destrucción)
Una vez que se haya identificado el tipo de documental de que se trata:
Archivo de Tramite (consulta diaria).- se debe asignar de manera consecutiva un
numero 1, 2,…….1000 a cada expediente, folder, carpeta, etc. mismo que de igual
manera colocará con una etiqueta de color* (que les proporcionara el área de almacén
una vez que el archivo destine el color) en el extremo superior derecho del expediente,
folder, carpeta, etc.
Posteriormente el usuario creará una base de datos en Excel que contenga, el número
consecutivo asignado al documento y el nombre completo del acreditado o tema de que
se trate.
Los documentos deben ser depositados consecutivamente en revisteros (que les
proporcionará el almacén) para su archivo ya sea en el piso 5 o en el piso 7
Por último mediante correo electrónico se solicitará al área de Recursos Materiales la
recepción de los documentos, adjuntando el archivo electrónico en Excel del material a
entregar.
Si fuera el caso de requerir que la Base ya existente se incremente, los usuarios deberán
asignar el número consecutivo que corresponda bajo el procedimiento indicado (en donde
se haya quedado el último número), modificar la base de Excel y solicitar vía correo
electrónico al Área de Recursos Materiales la inclusión.
Una vez recibida la solicitud el Área de Recursos Materiales les llamará para establecer
la fecha y hora de recepción de los documentos.
Archivo de Concentración (consulta esporádica).- para este caso se identificaran los
documentos consecutivamente en cajas de archivo (solicitarlas al área de Recursos
Materiales) numerando de igual forma las mismas y pegando la relación del contenido a
un costado de la caja.
Posteriormente mediante correo electrónico se solicitará al área de Recursos Materiales la
recepción de los documentos, adjuntando el archivo electrónico en Excel del material a
entregar e indicando el tiempo de guarda de los mismos.
Una vez recibida la solicitud el Área de Recursos Materiales les llamará para establecer
la fecha y hora de recepción de los documentos.
Dado que no se cuenta con espacio en estas oficinas, se rentan los servicios de un
Proveedor Externo para el resguardo de Cajas que se encuentra a las afueras de la
Ciudad.
Archivo de Muerto (destrucción).- mediante correo electrónico se solicitará al área de
Recursos Materiales la recepción de los documentos, adjuntando el archivo electrónico en
Excel del material a entregar e indicando que se refiere Archivo Muerto y que se proceda
a su destrucción.
PRESTAMO DE DOCUMENTOS
Para el préstamo de documentos se hará mediante el “VALE DE PRESTAMO” por
duplicado sin enmendaduras, (uno para el archivo y otro para el usuario, anexo)
indicando fecha de solicitud, nombre completo del solicitante, nombre del documento, si
es expediente de crédito, judicial o ambos, nombre completo del acreditado, Número de
control asignado a ese documento, número de crédito, cartera a la que pertenece, firma
del Coordinador y firma del solicitante.
Si se requiere consultar documental que sea responsabilidad de otra Área, el “Vale de
Préstamo” debe venir con el VoBo del responsable de la misma.
Una vez concluida la revisión por los usuarios entregará los expedientes, carpetas,
documentos u otros al Titular del archivo, con el vale de préstamo “Usuario” para su
debida cancelación.
ARCHIVO
Por Seguridad en el manejo de los documentos, cada responsable de los mismos
engrosara los expedientes, folders, carpetas etc. cuando sea necesario (archivo).
GLOSARIO DE TERMINOS
Usuarios: Todas las áreas que hayan resguardado documentos en cualquiera de los
archivos piso 5 y 7.
Documental: Todo documento que sea entregado a Recursos Materiales para su
resguardo o destrucción.
Almacén: Almacén de papelería
Revisteros: Cajas especiales en las que se depositan los documentos para su archivo
Área de Recursos Materiales: La responsable de los Archivos, Almacén de Papelería
así como de Servicios requeridos
Vale de Préstamo: Documento mediante el cual los usuarios solicitan la consulta de
documentos.
Titular del Archivo: Los encargados de los archivos del piso 5 y 7
Engrosar Expedientes: Acción de integrar documentos a los expedientes o carpetas ya
existentes
DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS