GENERALIDADES SOBRE ARCHIVO

GENERALIDADES SOBRE ARCHIVO
Concepto de Archivo
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin
concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos.
También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la
documentación.
Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:
imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar
durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de
la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la
actividad empresarial.
interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las
decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los
documentos.
Las funciones del archivo serán por tanto:
Normas que regulan la conservación de documentos
Libros Oficiales:
Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la
actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro
de actas.
Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de
clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas
por los códigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser
auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo.
Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en
una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero
obligatoriamente se dispondrán de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas
recibidas, L.R. de bienes de inversión.
Documentación Mercantil
Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan
las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las
recibidas el documento original. También se incluye la documentación relacionada
con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial.
Documentación de carácter interno: No están afectados por la
obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y
después los destruye.
Documentos especiales relacionados con la constitución o con el
patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los
certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notariales…Se conservan
de manera indefinida.
Documentos Socio-laborales
Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los
trabajadores como el Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas.
Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago de
salarios y liquidación de seguros sociales.
Clases de archivos
Algunos de los criterios para organizar los archivos son los siguientes:
Archivo centralizado: la totalidad de la documentación se concentra en un
solo lugar, desde aquí se atiende a los distintos dptos. de la empresa. Cuando una
sección o dpto. necesita disponer de cierta documentación, la solicita por escrito al
archivo central. Ventajas:
También el ahorro de tiempo en la búsqueda de información.
Modelo de documento de petición
Datos del Peticionario
Nombre y apellidos
Departamento
Cargo
Documento Solicitado
Número de registro
Documentación (clase, tipo, fecha, etc.)
FECHA DE ENTREGA: Recibí
FECHA DE DEVOLUCIÓN:
Archivo descentralizado: La documentación se reparte en diversas secciones,
pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común. Ventajas:
Inconvenientes:
diferentes archivos.
Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza la
documentación de carácter general y se descentraliza la de las secciones. El
archivo se organiza en tres niveles:
Archivo individual: Contiene la documentación que consulta y maneja cada
persona en su propio trabajo.
Archivo departamental: Cada departamento o sección guarda la
documentación que maneja cada uno.
Archivo general: Se guarda la documentación procedente de cada uno de los
departamentos.
Archivo Activo: Guardan la documentación que se consulta con frecuencia
Archivo semiactivo: Se recogen documentos del archivo activo que dejan de
estar vigentes, pero que no se destruyen.
Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun habiendo
perdido su vigencia o carácter actual conservan un valor histórico o documental
para la empresa.
ARCHIVO PÚBLICO
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO
Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es
de interés público y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo
vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento,
preservación y disposición final.
VALORES PRIMARIOS
(Archivos administrativos)
Valor Administrativo: El que contiene un documento, una serie de documentos o
un grupo documental, para la entidad productora, relacionado al trámite o asunto
que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos
producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una
necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad
referencial para la planeación y la toma de decisiones.
Valor Jurídico: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho común.
Valor Legal: Es el que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.
Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas, registro de los ingresos y egresos y de los movimientos
económicos de una entidad pública o privada.
Los documentos con valores primarios constituyen recurso primordial para la
administración de la comunidad en general.
VALORES SEGUNDARIOS
Archivo permanente o histórico
La documentación que reposa en los Archivos Históricos posee Valores
Secundarios, los cuales obedecen a otras motivaciones que no son la propia
finalidad del documento. Estos valores sirven de referencia para la elaboración o
reconstrucción de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria
para la historia y como testimonio de la memoria colectiva, es decir, pueden ser
testimoniales, informativos o históricos. Estos documentos de Valor Permanente
constituyen el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones.
La Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades
de
certificación.
Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o
trámites
innecesarios
existentes
en
la
Administración
Pública.
Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las
entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la
información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos
de correspondencia como parte integral de la gestión documental
FUNCIONES
Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de
correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones
públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción,
recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos
♥Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
♥Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos
y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DEFINICIONES
♥Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública
o
privada,
en
el
transcurso
de
su
gestión.
♥Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente
del
medio
utilizado.
♥Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan
a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trámites
para
las
instituciones.
♥Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.