Expediente Clínico - Gobierno del Distrito Federal

00/00/2013
Día/Mes/Año
DOCUMENTO DE SEGURIDAD SERVICIOS DE SALUD PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL
Nombre del Sistema de
Datos Personales:
Nivel de seguridad:
"EXPEDIENTE CLÍNICO DEL CENTRO DE SALUD T-"
ALTO
Responsable del Sistema de Datos Personales
Área de Adscripción:
Centro de Salud T-
Nombre:
Cargo:
Jefe de Unidad de Atención Médica "D" (Director)
Responsable de Seguridad
Área de Adscripción:
Centro de Salud T-
Nombre:
Cargo:
Responsable y/o Encargado de Archivo Clínico
Encargado de Sistema
Área de Adscripción:
Centro de Salud T-
Nombre:
Cargo:
Responsable y/o Encargado de Archivo Clínico
Ámbito de
aplicación
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Última reforma publicada en el DOF: 30 de
noviembre 2012 ), Artículos 2 apartado B, fracciones III y VIII, 4, 6 y 16; Estatuto de Gobierno del Distrito
Federal (GODF: Última reforma publicada en el DOF: 28 de enero de 2011), Artículos 97, 98 y 99; Ley
General de Salud (Última reforma publicada en el DOF: 25 de enero de 2013), Artículos 13, apartado B,
fracción I; 27 y 77 Bis 1, 77 Bis 2; 77 Bis 3, 77 Bis 4; Ley de Salud del Distrito Federal (Última actualización
en la GODF: 23 de agosto de 2012), Artículo 11, fracción XVI; Ley de Protección de Datos Personales para el
Distrito Federal (GODF: 03 de octubre de 2008), Artículos 7, 8, 9, 13, 14, 15 y 18; Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (Última reforma publicada en la GODF 29 de agosto de
2011), Artículos 4 fracción II, 8 segundo párrafo, 10, 36 primer párrafo, 38 fracciones I y IV y 43; Ley de
Archivos del Distrito Federal (GODF: 08 de octubre de 2008), Artículos 3 fracción IX, 30 fracciones VI y VII,
31, 32, 33, 34, 35 fracciones VII y VIII; Reglamento de la Ley General de Salud en materia de protección
social en salud (Última reforma publicada en el DOF: 8 de junio de 2011), Artículo 67; Reglamento de la Ley
General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica (DOF: 04 de diciembre de
2009); Artículo 81; Reglamento de la Ley de Salud del Distrito Federal (Última actualización en la GODF: 07
de julio de 2011), Artículos 62 y 330; Reglamento de la Ley que establece el Derecho al Acceso Gratuito a
los Servicios Médicos y Medicamentos a las Personas Residentes en el Distrito Federal que carecen de
Seguridad Social Laboral (GODF 04 de diciembre de 2006), Artículos 9 fracciones I, II y IV, y 26; Reglamento
de la Ley de Desarrollo Social para el Distrito Federal (GODF 24 de marzo de 2009), Artículos 56 al 59;
Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal; (GODF:
25/11/2011); Artículos 30 y 31; Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal
(GODF: el 22 de marzo 2010 ); Numerales 5, 10, 11 y 12; Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012
“Del Expediente Clínico” (DOF: 15 de octubre de 2012) Puntos 5 y 6; Norma Oficial Mexicana NOM-24 SSA3-2010 “Del Expediente Clínico-Electrónico” (DOF: 08 de septiembre de 2010) Punto 5.
Documento Escrito, gráfico, imagenológico, digital o de cualquier índole en los
cuales el personal de salud realiza registros, anotaciones y certificaciones
correspondientes a su intervención con apego a las disposiciones sanitarias.
Descripción del
sistema:
Estructura del sistema.
Especificación detallada de la categoría de datos personales contenidos en el Sistema.
Categoría
Datos
especialment
e protegidos
*sensibles
Tipo de
datos
Relacionad
os con la
salud
Origen
Docume
ntos
propios
del
expedien
te clínico
de cada
paciente
Funciones y
obligaciones del
personal que intervenga
en el tratamiento de los
sistemas de datos
personales
Colectivo de personas
de las que se obtienen
los datos
Pacientes y/o
Familiares
Forma de
recolección
Físico
(Formatos
Medio de
actualización
5 años
Tratamiento
Confidencial
Función del Responsable del Sistema: El servidor público adscrito al Centro
de Salud T- _____________________________________________________
al que pertenece el sistema de datos personales, tomando en consideración
que este fue designado por el Director Jurisdiccional, quien tiene la capacidad
y competencia para decidir sobre el tratamiento de datos personales, así
como el contenido y finalidad del Sistema de Datos Personales denominado
"Expediente Clínico del Centro de Salud T- ".
Funciones y
obligaciones del
personal que intervenga
en el tratamiento de los
sistemas de datos
personales
Función del Responsable de Seguridad: es el Responsable y/o Encargado del
Archivo Clínico, ésta deberá de tener el cuidado necesario para el óptimo
resguardo de los "Expedientes Clínicos" que conforman el Sistema, siguiendo
un procedimiento de control de préstamo y reguardo el cual sólo puede ser
consultado por el --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------y en su caso por autoridad competente.
Medidas, normas,
procedimientos y
criterios enfocados a
garantizar el nivel de
seguridad exigido por el
artículo 14 de la Ley y
en el numeral 16 de los
Lineamientos.
Tipos de seguridad:
Física: Se refiere a toda medida orientada a la protección de instalaciones,
equipos, soportes o sistemas de datos para la prevención de riesgos por caso
fortuito,
o
causas
de
fuerza
mayor.
Los expedientes clínicos son reguardados en la Unidad Administrativa de
Archivo Clínico, siendo un espacio restringido al cual sólo tienen acceso el
personal
que
labora
en
dicha
área.
Éstos son ordenados por número consecutivo en carpetas familiares y en ella
se encuentran las carpetas individuales.
Procedimientos de
registro, notificación,
gestión y respuesta
ante incidencias
Gestión de soportes.
Procedimientos para la
realización de copias de
respaldo y recuperación
de los datos, para los
sistemas de datos
personales
automatizados
Los procedimientos de notificación gestión y respuesta ante incidencias
contarán necesariamente con un registro en el que se haga constar el tipo de
incidencia, el momento en que se ha producido, la persona que realiza la
notificación, a quién se le comunica, los efectos que se hubieran derivado de
la misma y las acciones implementadas.
Se realizará acta administrativa y/o ante Ministerio Público, con la finalidad
de dejar constancia de los hechos ocurridos y delegar responsabilidades ante
el Órgano de Control Interno o bien Autoridad Jurisdiccional competente; el
responsable de notificar el siniestro es el Responsable del Sistema de Datos
Personales.
1. Al almacenar los soportes físicos y electrónicos que contengan datos de carácter personal se
deberá cuidar que estén etiquetados para permitir identificar el tipo de información que
contienen, ser inventariados y sólo podrán ser accesibles por el personal autorizado para ello en
el documento de seguridad. (SE DEBE ESPECIFICAR, COMO SE ENCUENTRAN ARCHIVADOS, DE
QUE MANERA SE LLEVA EL CONTROL DE LOS EXPEDIENTES Y COMO SE ENCUENTRAN
CLASIFICADOS PARA SU DISTINCION DICHOS EXPEDIENTES)
• Se encuentran archivados por número consecutivo en carpetas familiares.
• El Control de los Expedientes se lleva a través de libros de gobierno o libretas de registro.
2. La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal, fuera de
las instalaciones u oficinas bajo el control del responsable, deberá ser autorizada por éste,
o encontrarse debidamente autorizada en el documento de seguridad. (SE DEBE
ESPECIFICAR MEDIANTE QUE DOCUMENTO O QUE TIPO DE CONTROL SE LLEVA CUANDO ES
SACADO UN EXPEDIENTE DEL ARCHIVO DONDE SE ENCUENTRA)
• Una vez que el expediente clínico sale del archivo clínico, se lleva un control en la libreta
de registro.
3. En el traslado de soportes físicos y electrónicos se adoptarán medidas dirigidas a evitar la
sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante su transporte. (CUANDO EL
EXPEDIENTE CUMPLE LA VIGENCIA DE CONFORMIDAD CON LA NOM-004-SSA3-2012 “Del
Expediente Clínico”, CUAL ES EL PROCEDIMIENTO QUE SE SIGUE PARA SU TRASLADO AL
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN)
Gestión de soportes.
Procedimientos para la
realización de copias de
respaldo y recuperación
de los datos, para los
sistemas de datos
personales
automatizados
• Se solicita a la Oficina de Información Pública el procedimiento de transferencia primaria
y/o baja documental, una vez realizado se procede a transferir las cajas que contiene los
expedientes clínicos a la unidad de archivo de concentración.
4. Siempre que vaya a desecharse cualquier soporte que contenga datos de carácter
personal, se deberá proceder a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas
dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación
posterior. (SE ESPECIFIQUE CUAL ES EL PROCEDEIMIENTO QUE SE SIGUE UNA VEZ QUE
CONCLUYE LA VIDA UTIL DEL EXPEDIENTE Y SE SOLICITA SU DESTRUCCIÓN)
• Se deberá realizar la solicitud correspondiente ante el Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos de Servicios de Salud Pública con la finalidad integrar la
documentación correspondiente a efecto de autorizar la baja documental de la
información.
5. Deberán establecerse procedimientos para la realización de copias de respaldo y su
periodicidad. En caso de que los datos personales se encuentren en soporte físico, se
procurará que el respaldo se efectúe mediante la digitalización de los documentos. (QUE
MEDIDAS SE ADOPTAN PARA EMITIR UNA COPIA DE RESPALDO, SI ES QUE SE LLEVAN A
CABO)
• No se cuentan con los respaldos por falta de insumos.
6. Asimismo, para soportes electrónicos se establecerán procedimientos para la
recuperación de los datos que garanticen en todo momento su reconstrucción en el estado
en que se encontraban al tiempo de producirse la pérdida involuntaria o destrucción
accidental.
• No aplica
Procedimientos para la
realización de auditorías
Procedimientos para la
realización de
Supervisión
Distribución de soportes
Este es realizado por el Órgano de Control Interno del Organismo, Comisión
Federal para la Protección de Riesgos Sanitarios COFEPRIS.
La Dirección de Atención Médica.
La distribución de los soportes que contengan datos de carácter personal se
realizará cifrando dichos datos, o bien utilizando cualquier otro mecanismo que
garantice que dicha información no sea inteligible ni manipulada durante su
traslado o transmisión. • No aplica
Registro de acceso
El acceso a los sistemas de datos personales se limitará exclusivamente al
personal autorizado, estableciendo mecanismos que permitan identificar los
accesos realizados en el caso en que los sistemas puedan ser utilizados por
múltiples autorizados.
Telecomunicaciones
La transmisión de datos de carácter personal a través de redes públicas o redes
inalámbricas de comunicaciones electrónicas se realizará cifrando dichos datos,
o bien utilizando cualquier otro mecanismo que garantice que la información
no sea inteligible ni manipulable por terceros.
• No aplica
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Responsable del Sistema
de Datos Personales
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_________________
Responsable de Seguridad
Encargado de Sistema