CONTRALORíA GENERAL DEL ESTADO

CONTRALORíA GENERAL DEL ESTADO
UNIDAD DE AUDITORíA INTERNA DEL MINISTERIO DE RELACIONES
EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACiÓN
AUD-0003-2010
MINISTERIO
DE RELACIONES
EXTERIORES,
COMERCIO
E INTEGRECIÓN
INFORME
Examen Especial, al seguimiento de las recomendaciones que constan en los informes
emitidos por la Contraloría General del Estado y la Unidad de Auditoría Interna, por el
período comprendido entre y el1 de enero de 2006 y el 30 de junio de 2009, del Ministerio
de Relaciones Exteriores Comercio e Integración
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACiÓN
EXAMEN ESPECIAL AL SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES QUE
CONSTA EN LOS INFORMES EMITIDOS POR LA CONTRALORíA GENERAL DEL
ESTADO y LA UNIDAD DE AUDITORíA INTERNA DEL MINISTERIO DE
RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACiÓN
Período comprendido
entre el1 de enero de 2006 y el 30 de junio de 2009
UNIDAD DE AUDITORíA INTERNA
Quito
~,
~..
.-
-Ecuador
SIGLAS Y ABREVIATURAS
Econ.
Economista
ECUPEC
Comité Ecuatoriano para la Cuenca del Pacífico
EE.UU.
Estados Unidos de Norteamérica
R.o.
Registro Oficial
,~
-
----
------
íNDICE DEL INFORME
PÁGINAS
CONTENIDO
CAPITULO I
INFORMACiÓN
INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Objetivos del examen
Alcance del examen
Limitaciones al alcance
Base legal
Estructura orgánica
Objetivos de la entidad
Servidores relacionados
CAPITULO
2
2
2
2
4
4
8
8
11
RESULTADOS
DEL EXAMEN
Información útil, confiable y oportuna sobre el personal,
garantiza los controles internos.
El Cumplimiento de recomendaciones de informes de auditoría
coadyuvan a mejorar la gestión institucional.
Informe General AUD-0003-2008 examen especial a los ingresos,
gastos, especies valoradas e inventarios del Consulado del Ecuador
en Madrid y Barcelona.
Informe General 02-2005 examen especial a timbres, especies fiscales,
asignaciones y gastos del Consulado del Ecuador en Murcia - España.
Informe General 04-2005 examen especial a los rubros: timbres, especies
fiscales, asignaciones y gastos de la Embajada y Consulado General del
Ecuador en el Salvador.
Informe General 02-2006 examen especial a los ingresos, gastos, timbres
y especies valoradas del Consulado del Ecuador en Madrid, Barcelona y
Valencia.
Informe General 04-07 examen especial a los ingresos, gastos y especies
valoradas del Consulado del Ecuador en Miami - EE.UU.
Conclusión
Hechos subsecuentes
Recomendaciones
ANEXO 1
Servidores relacionados con el examen
9
11
11
15
15
16
17
19
20
20
Quito, 9 de marzo de 2010
Señor
MINISTRO
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACiÓN
Ciudad
De mi consideración:
Hemos efectuado el examen especial al seguimiento de las recomendaciones que
constan en los informes emitidos por la Contraloría General del estado y la Unidad de
Auditoría Interna, del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, por
el período comprendido entre el 1 de enero de 2006 y el 30 de junio de 2009.
Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría
Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas
requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable
de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones
erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales
corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran
expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y
con el carácter de obligatorio.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad,
Econ. María Cristina Marchán
DIRECTORA DE AUDITORíA INTERNA
CAPíTULO
INFORMACiÓN
I
INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial al seguimiento de las recomendaciones que constan en los
informes emitidos por la Contraloría General del Estado y la Unidad de Auditoría
Interna, del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, se realizó en
cumplimiento del Plan Anual de Control, para el 2009, aprobado por la Contraloría
General del Estado con cargo a imprevistos autorizado con oficio 22400-DCAI de 26
de noviembre de 2009 y a la Orden de Trabajo 03/09-AUD de 1 de diciembre de 2009.
Objetivos del examen
·
Determinar el grado de cumplimiento y aplicación de las recomendaciones por
parte de los funcionarios responsables.
·
Evaluar el grado de observancia de la normativa vigente.
Alcance del examen
Comprende el análisis y evaluación a las recomendaciones emitidas en los informes
realizados por la Contraloría General del Estado y la Auditoría Interna del Ministerio de
Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, por el período comprendido entre el 1
de enero de 2006 y el 30 de junio de 2009.
Limitaciones
al alcance
-El Examen Especial al seguimiento de las recomendaciones que constan en los
informes emitidos por la Contraloría General del Estado y la Unidad de Auditoría
Interna en lo concerniente a las embajadas o consulados del Ecuador en otros países
2
se realiza en base a la documentación remitida por sus servidores y recibida por esta
unidad de control.
-La Dirección de Auditoría 4 de la Contraloría General del Estado, en la ejecución del
examen especial practicado a los ingresos, gastos y activos fijos del Ministerio de
Relaciones Exteriores, Comercio e Integración por el periodo comprendido entre el 1
de enero de 2006 y el 31 de diciembre de 2008, efectuó el seguimiento a las
recomendaciones, del informe de auditoría de gestión a la Dirección de Bienes y
Servicios Organizacionales 02-07, por el período comprendido entre el 1 de enero de
2004 y el 31 de diciembre de 2006; y, del informe general DA.4-027-2006 de auditoría
financiera a los estados financieros por el periodo comprendido entre el 1 de julio de
2004 y el 31 de diciembre de 2005, en tal razón no fueron tomados en cuenta en este
examen especial ya que los resultados del examen fueron tramitados en el informe
DA4-0030-2009 aprobado el 22 de diciembre de 2009.
-Con acuerdo ministerial 00158 de 23 de mayo de 2006 se cierra definitivamente el
Consulado del Ecuador en New Orleans a partir del 1 de agosto de 2006, en tal razón
no se consideró en nuestro análisis el informe general 03-2006 de examen especial a
los ingresos, gastos, timbres y especies valoradas del Consulado del Ecuador en New
Orleáns - EE.UU.
-Con Decreto Ejecutivo 150 de 1 de marzo de 2007 se crea la Secretaría Nacional del
Migrante, como entidad adscrita a la Presidencia de la República, por lo que no
corresponde el seguimiento a las recomendaciones del informe general DA.4-0252006 examen especial al programa de ayuda, ahorro e inversión de los migrantes y
sus familias, creado con decreto 2378-b, publicado en el suplemento del registro oficial
527 de 5 de marzo de 2002.
-Lo relacionado con el informe general DA.4-024-2006 examen especial al Fondo
Administrado por el Comité Ecuatoriano para la Cuenca del Pacífico, adscrito al
Ministerio de Relaciones Exteriores por el periodo comprendido
entre el 1 de
septiembre de 2002 y el 31 de diciembre de 2005, no corresponde el seguimiento a las
recomendaciones por lo señalado en el oficio 15696 -DA.4 de 13 de agosto de 2009
de la Dirección de Auditoría 4 de la Contraloría General del Estado que en lo
pertinente dice:
3
a partir de junio
financieramente
del
de 2007, el ECUPEC, dependió administrativa
Ministerio
de
Relaciones
Exteriores,
Comercio
y
e
Integración, por tal motivo, el señor Subcontralor General del Estado, dejó sin
efecto la orden de trabajo 3300-DA 4 ..."
Base legal
El Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, es una entidad de
derecho público, con domicilio principal en la ciudad de Quito, mantiene dos
Subsecretarías: una en la ciudad de Guayaquil y otra en la ciudad de Cuenca, dos
Oficinas Regionales: una en la ciudad de Manta y otra en la ciudad de Lago Agrio, 41
Embajadas, 59 Consulados Rentados, 128 Consulados ad-honorem y 4 Misiones
Permanentes en el exterior.
El Ministerio ejecuta la política internacional, vela por el respeto a la personalidad,
soberanía, independencia, dignidad e integridad territorial de la República y asegura la
defensa de sus derechos y la protección de sus intereses.
Estructura
orgánica
(Tomado del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos. Acuerdo 242
R.O. 126 de 13 de julio de 2007).
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4
EsmucrURA
ORGANIGA DEL MINI::;iERIO
RELACIONES EXTERIORES.
COMERCIO
INTEGRACIÓN
DEL
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PlANiFiCACIÓN
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Procesos gobernantes
. Ministro de Relaciones
Exteriores,
Comercio e Integración
. Viceministro
de Relaciones
. Viceministro
de Comercio Exterior e Integración
Procesos agregadores
. Subsecretaria
Exteriores
de valor
de Asuntos Migratorios
y Consulares
a) Dirección General de Asuntos Consulares
b) Dirección General de Legalizaciones
c) Dirección General de Asuntos de Migración y Extranjería
d) Dirección General de Documentos de Viaje, Identificación y Registro Civil
e) Dirección General de Cuentas Consulares y Recaudación en el Ecuador
. Procesos
desconcentrados
a)
Misiones Diplomáticas
b)
Oficinas Consulares
c)
Subsecretaría Regional en Guayaquil
d)
Subsecretaría Regional en Cuenca
e)
Oficina Regional en Manta
f)
Oficina Regional en Lago Agrio
Atribuciones
y responsabilidades
de las oficinas consulares
El Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de
Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, expedido mediante Acuerdo Ministerial
00242, de 29 de junio de 2007 y publicado en el RO.126 de 13 de julio de 2007;
establece las atribuciones y responsabilidades de las Oficinas Consulares que son las
siguientes:
a)
La gestión administrativa de los intereses consulares del país, dentro de sus
respectivas circunscripciones
consulares, conforme a las instrucciones que
reciban de la correspondiente misión diplomática;
~:
6
b)
Velar, en su circunscripción y de acuerdo con el carácter de sus funciones, por el
prestigio del Estado y su integridad territorial; por la observancia y cabal
aplicación de los tratados y convenios válidamente celebrados con el Ecuador y
de las demás normas del derecho internacional, relativas al comercio y a la
navegación; y por el cumplimiento de las inmunidades o privilegios que les sean
debidos;
c)
Difundir el conocimiento de la vida nacional, en general, y en el aspecto
económico-comercial en especial;
d)
Cultivar buenas relaciones con las autoridades locales y el cuerpo consular
residente;
e)
Informar regularmente
al Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e
Integración respecto de las condiciones de la vida comercial, económica y
cultural en su respectiva circunscripción consular;
f)
Cumplir las instrucciones que recibieren del Ministerio de Relaciones Exteriores,
Comercio e Integración y las que le impartiere la misión diplomática o la oficina
consular bajo cuyas jurisdicciones se encuentren;
g)
Laborar mediante una propaganda oportuna y adecuada, a fin de conseguir un
más activo intercambio comercial y la inclusión de productos ecuatorianos en las
líneas de importación del país de su residencia;
h)
Estudiar e investigar la realidad económica, financiera y comercial del país de su
residencia, con el objeto de cooperar, con la respectiva misión diplomática y de
acuerdo con las instrucciones
impartidas por el Ministerio de Relaciones
Exteriores, Comercio e Integración, al cumplimiento de la política que favorezca
la suscripción
de convenios de intercambio mercantil en beneficio de la
economía ecuatoriana; e,
i)
Cumplir las demás funciones señaladas en los tratados, convenios, la ley, los
reglamentos y el derecho y la práctica internacionales.
S\~\'L
~
7
Para el desarrollo normal de las actividades del Consulado, el Jefe Consular cuenta
con un nivel auxiliar que lo conforman: funcionarios de la Cancillería y el personal
contratado localmente.
Objetivos de la entidad
De conformidad con la Ley Orgánica del Servicio Exterior y su Reglamento, los
objetivos principales del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración
son:
.
Impulsar los procesos de integración mundial y regional, incrementar los
acuerdos bilaterales y proporcionar una mayor y mejor inserción de la
oferta exportable del país en el mercado internacional.
.
Concretar
una posición andina y regional sobre el problema del
narcotráfico, rescate del principio de la corresponsabilidad.
.
Promover las exportaciones y la cultura del Ecuador, colocar al país
como
un destino
turístico
privilegiado,
fomentar
las inversiones
extrajeras en los sectores productivos ecuatorianos, así como canalizar
una corriente adecuada de cooperación.
.
Propender el logro de la aprobación de las posiciones ecuatorianas en
los temas de medio ambiente y asuntos sociales.
Servidores
relacionados
Se encuentra detallado en el anexo 1.
OCr\D
~
8
CAPíTULO
RESULTADOS
11
DEL EXAMEN
Información útil, confiable y oportuna sobre el personal, garantiza los controles
internos.
La Dirección General de Recursos Humanos carece de un control adecuado de los
servidores y ex servidores del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e
Integración, que le permita entregar información en forma clara y oportuna sobre:
cargos desempeñados, período de gestión, dirección domiciliaria, teléfonos y otros
datos relacionados, ante los requerimientos de los clientes internos y externos de la
Cancillería,
toda
documentación
vez
que
los expedientes
del personal
deben
contener
la
general, laboral y profesional de todo el personal, información
relacionada con su ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro.
Lo descrito contraviene la norma de control Interno 300 - 07 "Información actualizada
del personal" vigente hasta el15 de noviembre de 2009.
Con memorando 005/10-RAJE-AUD de 13 de enero de 2010, se comunicó esta
novedad a la Directora General de Recursos Humanos, sin recibir ninguna respuesta.
Al no contar con información útil, veraz y oportuna sobre el personal del Ministerio de
Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, entre otros inconvenientes dificulta las
labores de control posterior.
Conclusión
La falta de actualización de las carpetas personales
y la carencia de un sistema
informático de personal no permite contar con información veraz y oportuna para
satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos de la Cancillería.
~
9
Hecho subsecuente
Con Nota 4041
-
2009/SAFIDDI de 22 de febrero de 2010, dirigida al Director de
Auditoría 4 de la Contraloría General del Estado la Subsecretaria
de Desarrollo
Institucional y Gestión Administrativa y Financiera expresa lo siguiente:
"...EI Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, mediante oficio No.
M.R.E.C.I. - SAF - 2009 -002 de 13 de septiembre de 2009, solicita a la Ex Secretaría Nacional Técnica de Administración
de los Recursos
Humanos y
Remuneraciones
del Sector Público, hoy Ministerio de Relaciones Laborales,
la
asistencia técnica para la implementación del Sistema de Administración de Recursos
Humanos - SIIRH, debido a que esa fue la directriz, para que las Instituciones del
Sector Público, implementen el sistema de nómina, que dicho Ministerio está
desarrollando... aspiramos que en el transcurso del primer semestre del 2010, se
dispondrá del Sistema de Administración de Recursos Humanos, ..."
El hecho de no contar con un sistema de administración de recursos humanos no
libera la responsabilidad de mantener el control y la información respecto del personal
de la Cancillería.
Recomendación
Al (a) Director (a) General de Recursos Humanos
1. Gestionará ante el Ministro de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración a
fin de que la implementación del sistema de administración de recursos
humanos se ejecute en el transcurso del primer semestre de 2010, capaz de
mantener una base de datos con toda la información pertinente de todos y
cada uno de los servidores y ex servidores de la Cancillería, de manera que se
satisfagan los requerimientos en forma veraz y oportuna.
\
10
El Cumplimiento de recomendaciones de informes de auditoría coadyuva a
mejorar la gestión institucional.
Durante el período examinado se aprobaron y tramitaron tres informes de exámenes
especiales y uno de auditoría financiera realizados por la Dirección de Auditoría 4, de
la Contraloría General del Estado, seis de exámenes especiales y dos de auditorías
de gestión efectuadas por la Unidad de Auditoría Interna de la Cancillería.
De la evaluación realizada
se determinó el incumplimiento a las recomendaciones
emitidas en los informes que se detallan a continuación:
Informe General AUD-0003-200B
examen especial a los ingresos,
gastos,
especies valoradas e inventarios del Consulado del Ecuador en Madrid y
Barcelona.
Período comprendido entre el 2006-01-01 y el 2008-02-29
ti...AI Embajador del Ecuador en España. -
1. Dispondrá al Cónsul General del
Ecuador en Madrid, cumpla estrictamente las recomendaciones
Informes de los organismos de control
emitidas en los
"
ti...AI Cónsul General en Madrid.- 3. Realizará el estudio y comunicará a la Dirección
de Recursos Humanos de Cancillería, la reubicación del personal en función de: perfil
académico, experiencia y habilidades, acorde con el servicio profesional que deben
brindar a los clientes externos; así mismo, planteará la rotación del personal en
funciones afines siempre y cuando éstas sean compatibles... "
ti...Al Cónsul General en Madrid.-
4. Elaborará un Plan de capacitación para el
personal, fundamentalmente en el área que tenga relación directa con la atención al
usuario; custodia, registro, manejo de los recursos públicos y reportes e informes de
actuaciones, con la finalidad de garantizar una buena administración y buena imagen
de la Institución..."
\)~(/¿
~
ti'
11
".. .AI Cónsul General en Madrid.- 5. Solicitará a las autoridades, la asignación de un
funcionario idóneo de Cancillería técnico en finanzas; por el tiempo necesario de
permanencia en el exterior para que: organice, controle, registre y ejecute en forma
profesional las transacciones financieras que realiza el Consulado; lo cual permitirá
contar con información confiable para la toma de decisiones por parte de las
autoridades y control posterior de la Auditoría..."
".. .AI Cónsul General en Madrid.-
6. Dispondrá al personal que maneja bienes y
valores del Estado, presenten la declaración juramentada de bienes y coordinará con
la Dirección de Recursos Humanos de Cancillería para que el personal contratado que
cumple las mismas funciones, sea caucionado... "
".. .AI Cónsul General en Madrid.-
7. Dispondrá por escrito al personal instrucciones
claras y precisas sobre el grado de responsabilidad, manejo, control, custodia y
depósito de los recursos producto de las recaudaciones diarias y proveerá de las
seguridades físicas necesarias en las instalaciones del Consulado. .."
".. .AI Cónsul General en Madrid.-
8.Solicitará al Director General Financiero, la
asignación de los valores necesarios para la adquisición de: un equipo electrónico que
registre la entrada y salida del personal; un equipo complementario al sistema de video
existente en el Consulado, que grabe el movimiento dentro de las oficinas fuera de
horas laborables con capacidad de grabaciónde por lo menos 24 horas.. ."
".. .AI Cónsul General en Madrid. - 9. Insistirá a las autoridades pertinentes para que la
información del Registro Civil, sea actualizada permanentemente.. ."
"...AI Cónsul General en Madrid. -
10. Evaluará por lo menos una vez al año el
desempeño de los funcionarios, e implementará el registro y control de las bajas
médicas, así como todas las novedades del personal, e informará a la Dirección de
Recursos Humanos de Cancillería, para que incluya en el libro de vida individual..."
"...Al Cónsul General en Madrid.-
11. Insistirá ante las autoridades competentes el
pronunciamiento judicial sobre el asalto y robo de los 78 130,00 EUR y comunicará a
Cancillería del estado del trámite y de las acciones cumplidas..."
~f:)c(
\
12
tI..AI Cónsul General en Madrid.-
13. Solicitará a la Subsecretaria Administrativa y
Financiera la respectiva asignación de recursos para la contratación de las pólizas de
seguros de responsabilidad
civil y multiriesgos de incendios que constan en la
Cláusula Décima del contrato de arrendamiento. .."
ti...AI Cónsul General en Madrid. - 14. Dispondrá al personal que labora en el área de
atención al público que la entrega de pasaportes será en acto simultanea al pago del
valor del mismo. En cuanto al envío de toda especie valorada a otro Consulado se
declarará en la empresa de transporte el valor de los mismos, para que tenga
cobertura de seguro.. ."
ti.. .AI Cónsul General en Madrid. - 16. Dispondrá al funcionario responsable del área
financiera, establecer los procedimientos que aseguren contar con archivos adecuados
y completos de la información administrativa- financiera que genere el Consulado.. ."
ti...AI Cónsul General en Barcelona.- 2. Dispondrá al personal que maneja valores y
bienes del sector público, presenten
la declaración juramentada
de bienes y
coordinará con la Dirección de Recursos Humanos de Cancillería para que este
personal sea caucionado..."
ti...AI Cónsul General en Barcelona.- 4. Solicitará a la Dirección General Financiera la
asignación presupuestaria para la adquisición de un equipo electrónico que registre la
entrada y salida del personal, así como para el monitoreo en la sala de atención al
público y grabación en video de los movimientos dentro de las oficinas y de atención al
público fuera de horas laborables. .."
ti...AI Cónsul General en Barcelona.- 5. Reubicará y reasignará las funciones a todo el
personal capaz de que estas sean compatibles con las labores que desempeñan y, en
lo posible una distribución equitativa de carga de trabajo. La reorganización estará
orientada también para que la atención al público sea el mismo día y la propensión a
disminuir en tiempo el servicio al usuario. .."
ti...AI Cónsul General en Barcelona.-
6. Solicitará al Subsecretario Administrativo y
Financiero, para que el funcionario informático que actualmente presta los servicios en
Consulado del Ecuador en Madrid y por el tiempo necesario, se traslade al Consulado
\~\.,
\
f
13
de Barcelona, instale, organice y capacite al personal en el uso adecuado del servidor
central que por más de un año ha estado sin uso..."
".. .AI Cónsul General en Barcelona.-
7. Insistirá a la Dirección General Financiera la
asignación de recursos para que el equipo acondicionador de aire sea repotenciado
capaz de que genere la temperatura adecuada en función del área y número de
personas en el sitio de atención al público. .."
"...AI Cónsul General en Barcelona.- 8. Dispondrá que a través de un solo teléfono se
realicen únicamente llamadas oficiales y las que el Cónsul considere estrictamente
necesarias tanto a celulares como a telefonía convencional. El servicio de llamadas
fuera de la ciudad o internacionales de haberlas, será bajo control y responsabilidad
del Cónsul General ya que la salida deberá ser desde el teléfono ubicado en su
oficina. En los dos casos, toda llamada deberá ser registrada, haciendo constar el
número, motivo y tiempo de utilización y reportará mensualmente a la Dirección
General Financiera para verificación y control posterior de Auditoría..."
".. .AI Cónsul General en Barcelona.- 9. Dispondrá al encargado del control, realice la
constatación de los bienes en forma periódica y, a cada funcionario se les entregue la
custodia de los bienes que utilizan en el desempeño de sus labores, los resultados
deberán ser remitidos a la Dirección General Financiera para registro y control..."
".. .AI Director General Financiero.-
12. Dispondrá al personal de la Dirección que las
transferencias para asignaciones y gastos hacia el Consulado se remitan por partidas
detallando los rubros por: arriendos, energía eléctrica, servicio de guardianía, teléfono,
agua, etc. lo cual facilitará el registro y control por parte del Consulado, que facilite
administrar adecuadamente los recursos, liquide en forma oportuna y de la misma
manera reporte por rubros a la Dirección General Financiera para justificación del
gasto.. ."
Con memorandos 017, 027, 028 Y 029 /10-RAJE-AUD de 27 de enero de 2010, se
comunicó este hecho a: ex Embajador del Ecuador en España, ex Subsecretario
Administrativo Financiero, Cónsul del Ecuador en Barcelona y ex Directores Generales
Financieros, quienes hasta el 12 de febrero de 2010 no han dado contestación alguna
al respecto.
C~,\) tC'l-
, 4'
14
Informe
General
02-2005
examen
especial
a timbres,
especies
fiscales,
asignaciones y gastos del Consulado del Ecuador en Murcia - España.
Periodo comprendido entre el 2001-01-01 yeI2004-12-31
u...A la Directora General de Gestión Financiera.Contabilidad,
efectúe
la identificación
de los
4. Dispondrá a la Jefe de
valores
registrados
como
uno
especificados" y proceda a la depuración de los saldos de las cuentas afectadas..."
Con memorandos 028,029,
030, 031, 032, 033, 034, 035 Y 036/10-RAJE-AUD
de 27
de enero de 2010, se comunicó este hecho a los señores: ex Directores Generales
Financieros y ex Directores Generales de Gestión Financiera, quienes no han dado
contestación alguna hasta el12 de febrero de 2010.
Informe General 04-2005 examen especial a los rubros: timbres, especies
fiscales, asignaciones
y gastos de la Embajada y Consulado General del
Ecuador en el Salvador.
Periodo comprendido entre el 2003-01-01 y el 2005-05-31
u...AI
Embajador en El Salvador.-
3. Instruirá
a la persona encargada de la
liquidación de las remuneraciones en la Embajada, a fin de que se descuente de las
remuneraciones la parte proporcional de los aportes a la Seguridad Social y, sean
cancelados directamente por la Embajada..."
u" .AI
Embajador
recaudaciones,
del Ecuador
producto
de las actuaciones
inmediata como lo determinan
Con memorandos 018,019
en El Salvador.-
las disposiciones
7. Dispondrá
consulares,
al Cónsul
sean depositadas
legales y sus reglamentos..
que las
en forma
."
Y 020/10-RAJE-AUD de 27 de enero de 2010, se comunicó
este hecho a los señores ex Embajadores del Ecuador en el Salvador, quienes hasta
el 12 de febrero de 2010, no han remitido contestación alguna.
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15
Informe General 02-2006 examen especial a los ingresos, gastos, timbres y
especies valoradas del Consulado del Ecuador en Madrid, Barcelona y Valencia.
Periodo comprendido
entre el 2004-01-01
y el 2005-12-31
".. .AI Embajador del Ecuador en España.-
1. Instruirá al Cónsul del Ecuador en
Madrid, para que, cumpla estrictamente las recomendaciones emitidas en los Informes
de Auditoría, tanto de Contraloría, como de Auditoría Interna, para un eficiente
desarrollo de las actividades que ejecutan..."
"., .AI
Embajador
del Ecuador en Madrid.-
3. Dispondrá al Cónsul que las
recaudaciones, producto de las actuaciones consulares, sean depositadas durante el
curso del día, o máximo el día hábil siguiente,
en la cuenta corriente que para el
efecto mantiene el Consulado en Madrid..."
",. .AI Embajador del Ecuador en España.-
4. Dispondrá al Cónsul General del
Ecuador en Madrid la realización de conciliaciones bancarias periódicas de los valores
depositados versus el registro de recaudaciones, así como remitirá las instrucciones
correspondientes para la realización de esta actividad y mantendrá un control y
seguimiento del cumplimiento de esta disposición..."
",. .AI Cónsul General en Madrid.- 9. Deberá insistir se concluya el trámite, en el lugar
e instancia que
correspondan y, los resultados de dicha gestión, comunicar
inmediatamente a Cancillería..."
"...A la Directora General de Gestión Financiera.-
11. Dispondrá se registre en
cuentas por cobrar el valor de 78.130,00 euros, a nombre del Ex - Cónsul del Ecuador
en España, hasta que se concluya el trámite en la Fiscalía de Madrid - España..."
".. .AI Cónsul General del Ecuador en Madrid. - 12. Dispondrá a la persona
encargada
del manejo del fondo de Caja Chica, utilizar única y exclusivamente para gastos
menores y urgentes, que no puedan ser realizados a través de cheques o débitos
bancarios..
,"
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)
16
"...A la Directora General de Gestión Financiera.-
14. Dispondrá a la Cantadora
General liquide la cuenta por cobrar a nombre de Cónsul Ad-honorem en Valencia,
luego de verificar la transferencia
de los
1.940,00 euros,
efectuada por el
funcionario. .."
".. .AI Embajador del Ecuador en España.-
15. Disponer, recordar y monitorear
constantemente sobre todo a los Cónsules Ad-honorem, la obligación que tienen de
registrar y reportar en sus actuaciones, todo ingreso de valores por el concepto que
sea que el Consulado
genere,
en cumplimiento
de disposiciones
Legales y
Reglamentarias vigentes. .."
Con memorandos: 017,028,029,030,031,032,033,034,040
Y 041/10-RAJE-AUD
de 27 de enero de 2010, se comunicó este hecho a los señores: ex Embajador del
Ecuador en España, ex Subsecretarios Administrativos Financieros, ex Directores
Generales Financieros, ex Directores Generales de Gestión Financiera, Cónsul
General del Ecuador en Madrid y ex Cónsul General del Ecuador en Madrid, sin que al
respecto, hayan remitido respuesta hasta el 12 de febrero de 2010.
Informe General 04-07 examen especial a los ingresos, gastos y especies
valoradas del Consulado del Ecuador en Miami - EE.UU.
Periodo comprendido entre el 2004-01-01 y el 2007-06-30
"...Al Cónsul General en Miami.- 2. Enviará antes de fin de cada año, un reporte de
las necesidades y requerimientos sobre aumento en la asignación para gastos,
dirigiéndose a la Máxima Autoridad del Ministerio con copia al Director General
Financiero, a las Directoras de Presupuesto y Cuentas del Exterior, para que se
contemple ese aumento en el presupuesto del próximo año y evitar de esta forma el
déficit mensual en la asignación de los gastos del Consulado.. ."
".. .AI Director General Financiero.-
4. Dispondrá a la Directora de Cuentas del
Exterior, realice un cronograma anual para llevar a cabo la revisión y el análisis de las
cuentas y reportes remitidos por el Consulado del Ecuador en Miami y misiones en el
exterior a Cancillería, además que incluirá un tiempo adicional dedicado a pedidos
urgentes de las misiones y autoridades..."
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17
"...Al Cónsul General en Miami.-
6. Realice el estudio sobre el costo de la
encuadernación de los documentos del Consulado y en coordinación con la Dirección
General Financiera adopten las acciones más pertinentes, a fin de que se archive
adecuadamente la documentación de la Representación..."
".. .AI Cónsul General en Miami.-
8. Realizará la constatación y valoración de los
equipos y muebles que posee el Consulado, cuya procedencia es desconocida,
reporte que debe ser remitido a la Dirección General Financiera para su evaluación y
determinación del procedimiento adecuado para su registro, e inclusión en el detalle
de bienes de esta Misión Diplomática. .."
Con memorandos 009, 028, 029, 030, 031 Y 032/10-RAJE-AUD de 27 de enero de
2010, se comunicó este hecho a los señores: Cónsul General del Ecuador en Miami,
ex Directores Generales Financieros y ex Director General de Gestión Financiera,
quienes no han remitido sus puntos de vista al respecto hasta el 12 de febrero de
2010.
Varios funcionarios que cumplieron su gestión en las embajadas y/o consulados del
Ecuador en otros países, posteriormente a la entrega - recepción de los informes de
auditoría, aprobados por el Contralor General del Estado, manifestaron que no fueron
notificados sobre la existencia de los mismos y que por lo tanto no tenían conocimiento
de las recomendaciones que debían cumplir.
Los hechos descritos se presentan por la inobservancia la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado que en la parte pertinente, dispone:
"...Art. 92.- Recomendaciones
de auditoría.- Las recomendaciones de
auditoría, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus
servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de
obligatorio;serán objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada
por la Contraloría General del Estado.. ."
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18
La desatención a las recomendaciones contempladas en los informes de auditoría,
produce un desequilibrio en los sistemas de control interno incidiendo directamente en
el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Conclusión
El incumplimiento a las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría de
gestión y exámenes especiales practicados por la Contraloría General del Estado y la
Unidad de Auditoría Interna, no permiten mejorar las deficiencias detectadas en los
sistemas de control interno, hechos que afectan al desarrollo eficiente y eficaz de la
gestión administrativa y financiera disminuyendo la posibilidad de alcanzar las metas y
objetivos de la Cancillería, mediante un óptimo empleo de los recursos disponibles.
Hechos subsecuentes
Posterior a la conferencia final de resultados se recibieron varias comunicaciones
acompañadas de la documentación de soporte que evidencia el cumplimiento de las
recomendaciones emitidas en los siguientes informes:
Con
Notas
3-1-56,57
y 62-CGEB-2010
de
17 y 26 de febrero
de 2010,
respectivamente, suscritos por el Cónsul General del Ecuador en Barcelona y correo
electrónico 90/CGM/2010 de 23 de febrero de 2010, remitido por el Cónsul General del
Ecuador en Madrid recibimos los documentos que justifican el cumplimiento de las
recomendaciones
del Informe General AUD-0003-2008
examen especial a los
ingresos, gastos, especies valoradas e inventarios del Consulado del Ecuador en
Madrid y Barcelona.
Mediante comunicación de 18 de febrero de 2010, la ex Directora General Financiera
E. nos remite la información y evidencia del cumplimiento a la recomendación 4 del
Informe General
02-2005
del examen
especial
a timbres,
especies
fiscales,
asignaciones y gastos del Consulado del Ecuador en Murcia - España.
Con correo electrónico 90/CGM2010, de 23 de febrero de 2010, enviado por el Cónsul
General del Ecuador
en Madrid recibimos
los documentos
que justifican
el
cumplimiento de las recomendaciones del Informe General 02-2006 examen especial
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19
a los ingresos, gastos, timbres y especies valoradas del Consulado del Ecuador en
Madrid, Barcelona y Valencia.
Con nota 3-1-07/10 de 11 de febrero de 2010, el Cónsul General del Ecuador en Miami
no envía los documentos que justifican el cumplimiento de las recomendaciones del
Informe General 04-07 examen especial a los ingresos, gastos y especies valoradas
del Consulado del Ecuador en Miami - EE.UU.
En comunicación de 11 de febrero de 2010 la ex encargada de la Funciones
Consulares en la Embajada del Ecuador en el Salvador nos da a conocer que los
documentos que justifican las recomendaciones 3 y 7 del Informe General 04-2005 del
examen especial a los rubros: timbres, especies fiscales, asignaciones y gastos de la
Embajada y Consulado General del Ecuador en el Salvador, se encuentran en la
Cancillería.
En efecto se obtuvo los documentos que evidencian el cumplimiento de
esas recomendaciones en la Dirección General Financiera y Dirección General de
Cuentas Consulares y Recaudación en el Ecuador.
Los documentos presentados con posterioridad a la conferencia final de resultados
evidencian el cumplimiento a las recomendaciones que fueron dadas a conocer en el
borrador de informe como incumplidas.
Recomendaciones
Al Ministro de Relaciones
Exteriores,
Comercio e Integración
2. En el ejercicio de sus funciones cumplirá y hará cumplir a los servidores
públicos de la Entidad las recomendaciones contenidas en los informes de
auditoría emitidos por la Contraloría General del Estado y la Unidad de
Auditoría
Interna
de esta Cartera de Estado,
a fin de asegurar
un
funcionamiento adecuado en los sistemas de control interno y de la gestión
administrativa y financiera.
3. Emitirá, a los servidores del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e
Integración, que laboran tanto en el Ecuador como en el Servicio Exterior, una
disposición para que en las actas de entrega recepción, de relevo de cargo,
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20
entre los funcionarios salientes y entrantes de los distintos estamentos se haga
constar, en caso de haberlo, los informes de auditoría y la obligatoriedad de dar
q.Jll1pli¡niento a sus recomendaciones.
J,
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-~on.
~RECTORA
MaríaCristinaMarchiln
DEAUDITORíAINTERNA
21