Presentación de PowerPoint - Alcaldía del Municipio Sucre

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPENDENCIA: GERENCIA DE ADMINISTRACION
PROCEDIMIENTO:
PROCESAMIENTO DE ORDENES DE COMPRA Y ORDENES SERVICIOS HASTA 2.500 UT
JEFE DE COMPRAS
1
Conforme?
Recibe
de
las
diferentes
Dependencias de la Fundación
Requisiciones para la adquisición
de bienes, materiales y servicios
para su procesamiento y posterior
elaboración de Orden de Compra o
de Servicio.
Inicio
Verifica
requerimientos
y
especificaciones, previo a la
elaboración de la Orden de
Compra o Servicio. Somete a
aprobación por parte de la
Gerencia de Administración
1
Somete
propuesta
de
modificación presupuestaria a la
Gerencia de Planificación y
Presupuesto.
Recibe
modificación
presupuestaria aprobada
y
notifica a la Dependencia
requirente.
Si
Verifica disponibilidad
presupuestaria.
No
Devuelve al la Dependencia
requirente
indicando
soportes
faltantes/completar
o
aclarar
especificaciones o no aprobación
del requerimiento.
Si
Disponibilidad?
2
No
Verifica con el Jefe de Presupuesto el registro de
la modificación en el Sistema Interno para su
control presupuestario.
3
Archiva copia de modificación en Expediente de
Compra/Servicio.
Ver procedimiento
“Modificaciones
Presupuestarias”
Pág.
1
de 5
Vigente: Septiembre 2012
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPENDENCIA: GERENCIA DE ADMINISTRACION
PROCEDIMIENTO:
PROCESAMIENTO DE ORDENES DE COMPRA Y ORDENES SERVICIOS HASTA 2.500 UT
JEFE DE COMPRAS
Compras/servicios
mayores a 2.501 UT
2
Monto de la
contratación
Valida el tipo de compra o servicio y
verifica
en el “Registro de
Proveedores” las empresas inscritas
que de acuerdo a su especialidad,
puedan proveer a la Fundación los
bienes
o
servicios
a
adquirir/contratar.
3
Selecciona los proveedores y
actúa de acuerdo al monto de
la compra/servicio y norma
establecida para cada caso.
No Aplica
Compras/servicios
hasta 2500 UT
Fin
Elabora carta de invitación y
solicita
cotización
a
los
proveedores
pre-seleccionados
(mínimo 3 invitaciones)
GERENTE DE
ADMINISTRACION
4
Si
Recibe y analiza
la(s) oferta(s)
presentada(s) con base en los
criterios de evaluación establecidos,
en la Solicitud de Cotización y
elabora el respectivo análisis de
precios para seleccionar la oferta
más
conveniente.
(Presupuesto
base/matriz comparativa de precios).
Verifica datos de proveedores en
Portal Seniat
Pág.
2
de 5
Conforme?
Genera la Orden de Compra o
Servicio a través de Sistema,
anexa soportes y envía al
Gerente de Administración
para su conformación.
Recibe y verifica Orden de
Compra o Servicio y soportes.
Verifica
imputaciones
presupuestarias.
5
No
Devuelve al Jefe de
Compras
con
observaciones.
4
Vigente: Septiembre 2012
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPENDENCIA: GERENCIA DE ADMINISTRACION
PROCEDIMIENTO:
PROCESAMIENTO DE ORDENES DE COMPRA Y ORDENES SERVICIOS HASTA 2.500 UT
GERENTE DE
ADMINISTRACION
PRESIDENTE
No
6
Conforma
la
Orden
de
Compra/Servicio y firma.
Envía a la Presidencia para su
revisión y aprobación junto con
soportes.
5
GERENTE DE
ADMINISTRACION
Posteriormente, recibe Orden de
Compra/Servicio aprobada por el
Presidente.
Envía al Jefe de Compras para
procesamiento
Pág.
3
de 5
Realiza observaciones y
envía a la Gerencia de
Administración
para
su
modificación.
Procedente?
Recibe
la
Orden
de
Compra/Servicio para su revisión
y aprobación correspondiente.
Si
6
JEFE DE COMPRAS
Recibe la Orden de Compra/Servicio aprobada
y termina de conformar el expediente para la
adquisición de bienes, materiales y/o servicios
con todos los documentos que han sido
elaborados y presentados al efecto.
7
Vigente: Septiembre 2012
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPENDENCIA: GERENCIA DE ADMINISTRACION
PROCEDIMIENTO:
PROCESAMIENTO DE ORDENES DE COMPRA Y ORDENES SERVICIOS HASTA 2.500 UT
JEFE DE COMPRAS
8
Informa al proveedor seleccionado
la notificación de la buena pro,
enviando copia de la Orden de
Compra o Servicio, vía fax o correo.
7
Recibe
materiales/
servicios., junto con
entrega y/o factura.
bienes/
nota de
Notifica
a
la
unidad/dependencia
solicitante y Jefe de Almacén para
realizar control perceptivo.
JEFE DE COMPRAS
No
Conforme?
Conjuntamente con unidad/dependencia
solicitante y Jefe de Almacén verifican
contra la Orden de Compra/Servicio, N/E y
factura la cantidad y calidad del bien o
servicio (control perceptivo), así como
conformidad de factura contentiva según
lo que exige el Seniat.
Pág.
4
de 5
Si
En caso de compra devuelve al proveedor para
hacer arreglos y/o cambios.
Para O/Servicios consulta con la dependencia
requirente la causa de la no conformidad e
informa al proveedor para arreglos necesarios.
Con el expediente que contiene original de
factura y resto de soportes, procede a obtener
validación de la dependencia solicitante y
elaborar Acta Control Perceptivo; enviía a la
Gerencia de Administración para generar la
Orden de Pago.
8
9
Vigente: Septiembre 2012
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPENDENCIA: GERENCIA DE ADMINISTRACION
PROCEDIMIENTO:
PROCESAMIENTO DE ORDENES DE COMPRA Y ORDENES SERVICIOS HASTA 2.500 UT
GERENTE DE
ADMINISTRACION
9
Verifica en portal Seniat tipo de
contribuyente, a fin de verificar
retención
del
IVA.
Gira
instrucciones al Jefe de Compra
para gestionar elaboración de
cheque.
Con la Orden de Pago y el
expediente
procede
a
elaborar cheque.
Pág.
5
de 5
JEFE DE COMPRAS
JEFE DE
PRESUPUESTO
Asigna número de orden y remite al
Analista Administrativo/Gerencia de
Planificación y Presupuesto. Calcula
los impuestos a retener (IVA e ISLR),
en función al tipo de compra o servicio
Ver
Procedimiento
“Elaboración de
cheque”
Genera la Orden de Pago,
Envía a Presidencia O/P junto con resto
de soportes para la aprobación.
Posteriormente recibe de la Presidencia
la O/P aprobada junto con resto de
soportes. y genera 2 juegos de las
planillas de retenciones .
Fin
Vigente: Septiembre 2012