Facturas Electrónicas, recibos de caja, cuentas de cobro

TENDENCIAS CERO PAPEL
Cumplimiento de la política de Eficiencia Administrativa
FACTURA ELECTRÓNICA,
RECIBO DE PAGO, CUENTAS DE COBRO
Certicámara.
Validez y seguridad jurídica electrónica
Facturas Electrónicas, recibos
de caja, cuentas de cobro
Certicámara cuenta con una plataforma que administra la versión electrónica
equivalente tanto funcional como jurídicamente de las facturas físicas. Las
facturas electrónicas se pueden EMITIR Y RECIBIR, intercambiar, almacenar y
consultar en tiempo real por medios electrónicos, reduciendo los costos de
operación, logísticos y financieros que implican la operación de la factura
tradicional. Además permite emisión y recepción de otros documentos tales
como notas crédito, notas débito, recibos de caja y cuentas de cobro.
Integra firmas digitales y estampas cronológicas que garantizan:
autenticidad, integridad, no repudio y fecha de emisión del documento con
hora legal colombiana , además de tener cubierto el portal con un certificado
SSL.
La plataforma cuenta con la certificación ISO 9001 y aprobación de la DIAN
para operar como proveedores del servicio.
Facturas Electrónicas, recibos
de caja, cuentas de cobro
MODELO DE IMPLEMENTACIÓN
1. El ERP se conecta a la
plataforma por medio de archivo
plano o WS y entrega la
información de la factura
ERP
(SISTEMA
CONTABLE)
2. La plataforma genera un PDF
con la información del documento,
lo firma, lo estampa y lo entrega.
Además le notifica
automáticamente al adquiriente
por correo electrónico
usuario y contraseña para aceptar,
rechazar o consultar los
documentos que le fueron emitidos
CERTIFACTURA
ADQUIRIENTE
3. Ingresa a la plataforma con
Facturas Electrónicas, recibos
de caja, cuentas de cobro
APLICACIÓN:
• Recepción de facturas de proveedores para las entidades públicas
• Emisión de recibos de caja cuando existen recaudos
• Emisión de facturas (Hospitales Públicos)
Facturas Electrónicas, recibos
de caja, cuentas de cobro
BENEFICIOS:
1.Ahorro en costos en la emisión del documento
2.Ahorro en costos de conservación del documento
3.Mejora de la eficiencia del proceso de emisión y entrega
4.Reducción en tiempos de radicación
5.Obtención de información en tiempo real
6. Reducción de volumen de papel a gestionar
7. Optimización del proceso de búsqueda, recuperación y consulta del
documento
CASO DE ÉXITO EN SECTOR PÚBLICO
Uno de nuestros casos de éxito es la implementación de nuestra plataforma en
FONPRECON para emitir electrónicamente las cuentas de cobro (cuotas partes
pensionales). Este proceso ha permitido optimizar la entrega de dichos
documentos a diferentes lugares del país donde se dificulta la entrega física,
por tanto ha facilitado la recuperación de la cartera, reduciendo costos en la
entrega y haciendo más eficiente la gestión administrativa.
Facturas Electrónicas, recibos
de caja, cuentas de cobro
VENCIMIENTO DEL PLAZO SEGÚN LA DIRECTIVA CERO PAPEL
Actividad: Se debe promover el uso preferente de herramientas
electrónicas, evitando el uso y consumo del papel en los procesos de
gestión al interior de la Entidad. Cada entidad debe: formular metas de
reducción de papel y acciones con indicadores que permitan monitorear el
avance de los mismos.
Entregar resultados de las prácticas aplicadas a la Alta Consejería del Buen
Gobierno y a la Eficiencia Administrativa, al Archivo General de la Nación y
al programa de Gobierno en Línea a través del envío del reporte por correo
electrónico.
Vencimiento: Octubre de cada año
Responsable: Entidades