DENOMINACIÓN O NOMBRE DEL PROCESO

CÓDIGO:
PAU004
VERSIÓN:
01
MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
MONITOREO
VIGENCIA:
CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIÓ
N
FECHA
01
CAMBIO REALIZADO
SOLICITADO POR
Gerente Área de
Planeación y Gestión
de Riesgos
Elaboración
TABLA DE APROBACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Mary Yazmin Vergel Cardozo
Juan Carlos Parada Jaiquel
José Alejandro Bayona
Gerente Área de Planeación y Subgerente Técnico
Gerente General (E)
Gestión de Riesgos
REVISIÓN ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Carmen Cecilia Henao Espinosa
Subgerente Administrativa, ejerciendo las obligaciones del Gerente del Área de Organización y Métodos
1.
ÍNDICE
OBJETIVO ......................................................................................................................................2
2.
ALCANCE.......................................................................................................................................2
3.
NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS .......................................................................2
4.
DEFINICIONES ..............................................................................................................................2
5.
CONDICIONES GENERALES .......................................................................................................2
6.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES ...............................................................................................4
Página 1 de 11
CÓDIGO:
PAU004
VERSIÓN:
01
MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
MONITOREO
VIGENCIA:
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos, actividades y responsabilidades para efectuar el monitoreo y seguimiento
de los proyectos que ejecuta FONADE.
2. ALCANCE
Inicia con la programación de visitas a los proyectos que ejecuta FONADE y termina con la definición
y seguimiento de las acciones a que haya lugar.
3. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS


NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
NTC ISO 9001:2008. Requisitos Sistema de Gestión de Calidad.
4. DEFINICIONES
M&S: Monitoreo y seguimiento.
Proyecto: Conjunto ordenado de información sistemáticamente procesada, con objetivos claros,
delimitados y coherentes, orientado a la generación de bienes y servicios, que satisfagan necesidades o
aprovechen oportunidades, sobre la base de la optimización de recursos.
Estado Normal: Calificación asignada a proyectos que presentan un desarrollo adecuado, en términos de
calidad y oportunidad, teniendo en cuenta las especificaciones y requerimientos establecidos entre
FONADE y el Cliente.
Estado con observaciones: Calificación asignada a proyectos que presentan novedades que no implican
en primera instancia riesgo alto, sin embargo requieren una acción por parte de FONADE, y/o del Ejecutor
(contratista o ente territorial), cuando aplique, para que se realicen ajustes a los procesos de ejecución de
los proyectos de tal forma que se cumpla con el objeto del mismo acorde con los requerimientos y
especificaciones definidos entre FONADE y el Cliente.
Estado en ejecución crítica: Calificación asignada a proyectos que presentan un riesgo alto de ejecución,
pudiéndose llegar a vulnerar los principios de la función administrativa y/o de la gestión fiscal, como por
ejemplo: uso de recursos por conceptos diferentes a los aprobados, incumplimiento de las directrices del
contrato.
5. CONDICIONES GENERALES

El esquema de monitoreo y seguimiento de proyectos es un esquema preventivo que tiene como
propósito generar alertas tempranas que indiquen la necesidad de adoptar acciones que permitan a
FONADE dar cumplimiento a los objetivos del proyecto. En este sentido es una herramienta
exclusivamente de uso interno, como parte de los mecanismos de autocontrol.

El número de visitas a realizar a cada proyecto se determina en consideración del estado y avance de
los mismos, pudiéndose realizar incluso visitas en la etapa de liquidación si las necesidades de la
Entidad así ameritan. La programación y aprobación de visitas es responsabilidad del(os)
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CÓDIGO:
PAU004
VERSIÓN:
01
MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
MONITOREO
VIGENCIA:
supervisor(es) del área de Planeación y Gestión de Riesgos para el(los) contrato(s) de monitoreo y
seguimiento.

Se establece dentro del esquema, el visitar los proyectos que desarrolla FONADE en cualquier sitio
del territorio nacional, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
–
Las visitas serán previamente notificadas y coordinadas con el gerente del convenio y el
supervisor del proyecto y/o contrato; sin ser indispensable su asistencia a las mismas.
–
Para los proyectos cuya ejecución es responsabilidad del Ente Territorial deben
coordinarse las visitas con dichas entidades y validar el cumplimiento por parte de las
mismas, según las obligaciones previstas en los contratos y/o convenios suscritos con
FONADE.

Es responsabilidad de los interventores y ejecutores (contratista o ente territorial) atender las visitas
programadas de monitoreo y seguimiento, por FONADE, y de los supervisores y gerentes de
convenio apoyar la programación y notificación de las visitas, emitir sus observaciones al informe
preliminar si hubieran a lugar, dar respuesta a las informes finales y gestionar las acciones que
correspondan en conjunto con el supervisor y ejecutor del proyecto para garantizar el cumplimiento
del objeto del mismo.

Es responsabilidad de los gerentes de convenio y/o supervisores proporcionar la información
necesaria para conformar las bases de datos de proyectos que permitan la priorización y
programación de los ciclos de visitas, así mismo, disponer en forma oportuna y ordenada la
documentación necesaria en los sistemas de información y de gestión documental implementados
en FONADE que permitan consolidar la información necesaria para su verificación previa a la
ejecución de la visita por parte de las firmas de monitoreo.

Las gerencias de unidad y de convenio de la Subgerencia Técnica deben apoyar los procesos de
difusión y notificación del esquema de monitoreo y de la programación de los ciclos de visita a sus
equipos de trabajo, al supervisor, interventor y ejecutor del proyecto.

Cuando el proyecto haya sido calificado en estado crítico, las gerencias de convenio deben dar
respuesta en un término máximo de ocho (8) hábiles a partir de la remisión del informe final de
visita en el que se indique las acciones definidas y las iniciadas para mitigar las debilidades
identificadas en el proyecto. La ejecución de este plan debe ser coordinada con los actores del
proyecto según corresponda (ejecutor, interventor, o áreas internas de la Entidad). La verificación
del cumplimiento de las acciones definidas se realizará en siguiente visita en la que se constatará
si se han superado las debilidades identificadas.

Cuando por circunstancias excepcionales o de contingencia, atribuibles a la ejecución del proyecto,
o por condiciones de acceso o seguridad no sea posible adelantar la visita en la fecha programada
el gerente de convenio y/o supervisor debe realizar la notificación correspondiente al(os) Gerente
del área de Planeación y Gestión de Riesgos preferiblemente con un plazo no inferior a dos días
hábiles, exceptuando cuando las condiciones no lo permitan. Igualmente, en los casos que no sea
posible ejecutar la visita por parte de las firmas de monitoreo y seguimiento en la fecha programada,
estas deben notificar la situación a los supervisor(es) del área de Planeación y Gestión de Riesgos
para el(los) contrato(s) de monitoreo y seguimiento, y a los actores involucrados en la visita.

Es responsabilidad de las gerencias de unidad de la Subgerencia Técnica efectuar seguimiento al
cumplimiento por parte de los gerentes de convenio a las respuestas a los informes de visita y a la
gestión de acciones que se requieran y su correspondiente cumplimiento, con el apoyo de sus
gestores de calidad y/o de riesgos.
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CÓDIGO:
PAU004
VERSIÓN:
01
MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
MONITOREO
VIGENCIA:
6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PUNTO DE
CONTROL
REGISTROS
PROGRAMACIÓN DE VISITA
Se solicita a las gerencias de unidad
de la Subgerencia Técnica la
relación de proyectos vigentes a su
cargo.
1
2
3
4
5
6
Gerente área o
profesional
Equipo M &S
Área de
Planeación y
Gestión de
Riesgos.
-Correo
electrónico.
Preparar la
información
Requerida de los proyectos acorde
con las especificaciones definidas,
para efectos de consolidar la base de
datos
necesaria
para
la
programación del ciclo de visitas de
M&S.
Gerentes de
Unidad
Subgerencia
Técnica
-Correo
electrónico.
Recibir información
Enviada por las Gerencias de Área
de la Subgerencia Técnica, Si la
información está completa continúa
en la actividad No.4, en caso
contrario continúa en la actividad
No.1.
Supervisor o
Profesional
soportes de
información
Equipo M &S Área
de Planeación y
Gestión de
Riesgos.
Para identificar y priorizar los
potenciales proyectos para incluir en
la programación de visita.
Gerente o
Coordinador M &
S Área de
Planeación y
Gestión de
Riesgos.
-Formato
Asistencia o
Correo
electrónico
Supervisor M & S
Área de
Planeación y
Gestión de
Riesgos y
Gerentes de
Unidad
Subgerencia
Técnica
-Modelo
de
Informe
de
visita definidos
Supervisor o
Profesional
soporte de
Información M & S
Área de
Planeación y
-Relación
de
proyectos
identificados
(Base de Datos
de proyectos
Excel).
Solicitar
información
Contactar al
Subgerente
Técnico, Gerentes
de Área y/o de
convenio
Establecer criterios
de verificación y
elaborar el modelo
de informe de
visita
Consolidar base
de datos
Nota: El área de Planeación y
Gestión de Riesgos podrá consultar
otras fuentes de información a fin de
alimentar la base de datos para la
programación del ciclo de visitas
M&S.
En coordinación con el gerente de
convenio se establecen los criterios
que se requieren evaluar en la visita
y se elabora el modelo de informe de
visita que utilizará la firma externa
Nota: Sólo se realiza esta actividad
si el gerente de unidad y/o convenio
requiere una evaluación específica
de sus proyectos.
En la cual se identifiquen los
proyectos vigentes.
Nota: la base de datos debe ser
actualizada periódicamente para que
sirva como insumo al seguimiento de
los proyectos.
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-Soportes
X
-Correo
electrónico.
CÓDIGO:
PAU004
VERSIÓN:
01
MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
MONITOREO
No.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
VIGENCIA:
RESPONSABLE
PUNTO DE
CONTROL
REGISTROS
Gestión de
Riesgos
7
Revisar estado y
avance de
proyectos.
Acorde
con
los
lineamientos
definidos por el Gerente o
Coordinador
M & S Área de
Planeación y Gestión de Riesgos. A
fin de seleccionar los proyectos que
se requiere realizar visita.
Nota: Entre los proyectos se
priorizarán aquellos que en visitas
anteriores hayan presentado un
estado crítico o con observaciones.
8
Consolidar el listado
definitivo de
proyectos a visitar
Complementando los datos de
contacto para notificar las visitas
A los responsables de la gerencia y/o
supervisión de los mismos que se
serán incluidos en el ciclo de visitas.
9
10
11
12
Notificar los
proyectos
priorizados
Remitir solicitud de
visita a proyectos
priorizados
Elaborar (o ajustar)
el cronograma de
visitas
Notificar las visitas
Con base en las observaciones se
realizan
los
ajustes
que
correspondan y se genera el informe
definitivo de visitas
A la(s) firma(s) de monitoreo y
seguimiento externa(s).
Incluyendo las fechas y personal
designado y lo entrega al supervisor
M&S de FONADE.
A los involucrados en la ejecución
del proyecto: (contratista o ejecutor e
interventor) solicitando la asistencia
y atención de la misma en la fecha
programada, remitiendo copia de
esta notificación al supervisor del
proyecto, gerente del convenio y
supervisor de M&S del área de
Planeación y Gestión de Riesgos.
Nota: En caso que no sea posible
efectuar la visita en la fecha
programada,
el
supervisor,
Página 5 de 11
Supervisor M & S
Área de
Planeación y
Gestión de
Riesgos
Coordinador o
profesional M & S
Área de
Planeación y
Gestión de
Riesgos
Coordinador o
supervisor M & S
Área de
Planeación y
Gestión de
Riesgos
Supervisor M & S
Área de
Planeación y
Gestión de
Riesgos
Firma(s) de
monitoreo y
seguimiento
externa(s).
Firma(s) de
monitoreo y
seguimiento
externa(s).
-Relación
de
proyectos
priorizados.
- Relación de
proyectos
priorizados.
-Correo
electrónico.
-Correo
electrónico.
-Correo
electrónico o
comunicación.
- Cronograma
de visitas.
-Correo
electrónico
comunicado
enviado
a
responsables
de
los
proyectos
a
visitar.
CÓDIGO:
PAU004
VERSIÓN:
01
MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
MONITOREO
No.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
VIGENCIA:
RESPONSABLE
PUNTO DE
CONTROL
REGISTROS
X
- Cronograma
de
visitas
aprobado.
interventor
o
ejecutor
debe
fundamentar y soportar las razones
para dicha cancelación. La firma(s)
de
monitoreo
y
seguimiento
externa(s) debe remitir estos
soportes al Supervisor M & S Área
de Planeación y Gestión de Riesgos.
Revisa y aprueba el cronograma de
visita y presenta al coordinador M&S
para su visto bueno.
13
14
15
16
Aprobar cronograma
de visitas
Supervisor M & S
Área de
Planeación y
Gestión de
Riesgos
Si el cronograma no presenta
inconsistencias, continúa con la
actividad 13, en caso contrario
continúa con la actividad 10.
Con los involucrados en la ejecución
Firma(s) de
Confirmar y
del proyecto (ejecutor e interventor)
monitoreo y
coordinar las visitas solicitando su asistencia en las
seguimiento
fechas programadas.
externa(s).
CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE PROYECTOS
Buscar en los archivos digitales o
físicos de la Entidad la información y
documentación del proyecto, la
consolida para su entrega al
consultor externo y diligencia la Lista
de chequeo de información de
proyectos.
Recolectar
Apoyo a la gestión
información a
Nota: Cuando no se encuentre
documental
entregar
información se procederá a notificar
equipo de M&S
al gerente de convenio y supervisor
con copia al gerente de unidad a fin
que estos realicen las gestiones
correspondientes para la búsqueda y
disposición de los documentos en el
sistema de gestión documental.
Revisar la
información del
proyecto
En forma aleatoria para garantizar
que los documentos encontrados
correspondan al proyecto a visitar.
Cuando
se
identifican
inconsistencias se informará a los
supervisores y/o gerentes de
convenio
17
Generar los medios
Copiando la información recolectada
del proyecto y la lista de chequeo
para ser entregada a la(s) firma(s)
externa(s) de monitoreo.
18
Entregar la
información
Entrega el medio magnético con la
información recopilada por FONADE
Página 6 de 11
Coordinador /
Supervisor equipo
M&S Área de
Planeación y
gestión de riesgo
Apoyo a la gestión
documental
equipo M & S
Área de
Planeación y
gestión de riesgo
Supervisor
equipo M&S Área
X
- Correo
electrónico.
Lista de
chequeo
diligenciada.
-Correo
electrónico.
- CD /
Información
Recopilada.
- FAP320
Plantilla de
CÓDIGO:
PAU004
VERSIÓN:
01
MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
MONITOREO
No.
ACTIVIDAD
VIGENCIA:
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
a las la(s) firma(s) externa(s) de
monitoreo.
de Planeación y
gestión de riesgo
PUNTO DE
CONTROL
REGISTROS
comunicación
externa.
- FAU006
Lista de
chequeo de
información de
proyectos.
Registra en la Lista de chequeo de
información de proyectos en el
campo
de
observaciones
el
resultado de la verificación.
19
Verificar La
información recibida
20
Conocer la
información de los
proyectos
21
Documentar las
condiciones de los
proyectos
22
Coordinar la logística
previa a la visita de
los proyectos
23
Realizar la visita a
proyectos
Director Firma
Externa de
Nota: La lista de chequeo
monitoreo
diligenciada constituye un soporte
que debe adjuntarse al informe
mensual de actividades por parte de
la firma(s) externa(s) de monitoreo.
PREPARACIÓN VISITA A PROYECTOS
Relacionada con los ámbitos
Auditor Firma
jurídicos, técnicos, ambientales,
Externa
administrativos,
financieros
y
encargada de
sociales del proyecto para conocer el
monitoreo
estado y avance del mismo.
Registrando
la
información
relacionada con los aspectos
jurídicos, técnicos, ambientales,
Auditor Firma
sociales,
administrativos,
y
Externa
financieros en el Informe de visita
encargada de
monitoreo
Nota: esta actividad podrá ser
culminada durante la ejecución de
la visita.
Gestionando
las
actividades
logísticas
y
administrativas
Director de Firma
(itinerarios de viaje, traslado de
Externa
personal, material de apoyo, entre
encargada de
otros) para la realización de la visita
monitoreo
en campo con el personal encargado
del proyecto.
EJECUCIÓN DE VISITA AL PROYECTO
Se desplaza al lugar donde se
encuentra ubicado el proyecto.
Realiza reunión con los que
intervienen en el mismo: ejecutor e
interventor y/o supervisor en los
casos que aplique, diligenciando el
Formato FAU005 Control de
Asistencia.
Nota: En caso que se requiera
solicita y recolecta documentación
complementaria
del
proyecto,
actualizando la lista de chequeo
Página 7 de 11
Auditor Firma
Externa
encargada de
monitoreo
X
x
.
Modelo de
Informe de
visita
prediligenciado
.
- FAU005
Control de
asistencia.
CÓDIGO:
PAU004
VERSIÓN:
01
MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
MONITOREO
No.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
VIGENCIA:
RESPONSABLE
PUNTO DE
CONTROL
Evalúa los criterios y factores
jurídicos,
financieros,
técnicos,
socio-ambientales del proyecto, y
determina el estado y avance del
mismo, estableciendo eventos que
puedan afectar la ejecución del
mismo así como los niveles de alerta
que se puedan presentar.
24
Verificar el estado
del proyecto
Realiza registro fotográfico de los
proyectos visitados, donde se
evidencie el estado de los mismos,
dejando constancia en el Anexo del
Informe Fotografías de avance de
visita.
Auditor Firma
Externa
encargada de
monitoreo
Evalúa el cumplimiento de los planes
que se hayan definido para mitigar
deficiencias
previamente
identificadas.
GENERACIÓN DE INFORMES Y ALERTAS
Consolida el informe incorporando
todos los aspectos identificados en la
revisión documental y los evaluados
durante la visita y formula
recomendaciones o alternativas de
solución con el objetivo de subsanar
las dificultades identificadas.
25
Elaborar informe
preliminar de visita
Remite el informe al supervisor de
M&S del área de Planeación y
Gestión de Riesgos en un término no
superior a tres (3) días hábiles desde
la fecha de ejecución de la visita.
Firma Externa
encargada de
monitoreo
REGISTROS
- Fotografía de
avance de
visita.
X
- Informe
preliminar de
visita
- Informe
preliminar de
visita.
- Anexos y
Soportes.
Nota: En caso que corresponda a la
última visita al proyecto se debe
elaborar el informe de cierre de visita
y remitirlo junto con el informe
mensual de actividades.
26
Verificar Informe
preliminar de visita
Revisa la completitud y calidad del
informe(s) generado(s) solicitando
ajustes en caso que se requiera y
conforma la base de datos de las
visitas realizadas acorde con la
estructura definida por FONADE, y
los remite al Supervisor del equipo
M&S Área de Planeación y gestión
de riesgo.
Nota: el Informe debe comprender
los anexos definidos
Página 8 de 11
- Informe
preliminar de
visita.
Director Firma
Externa de
monitoreo
- Anexo de
Fotografías de
avance de
visita.
- FAU005
Control de
asistencia.
- Lista de
Chequeo
CÓDIGO:
PAU004
VERSIÓN:
01
MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
MONITOREO
No.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
VIGENCIA:
RESPONSABLE
PUNTO DE
CONTROL
REGISTROS
diligenciado de
proyectos
-Informe de
cierre de
visitas
- Base de
datos de
proyectos
visitados
Correo
Electrónico
.
ANALISIS DE RESULTADOS DE MONITOREO
27
28
A
28
B
29
Notificar resultados
de visitas de
monitoreo
Revisar informes de
visita
Emitir observaciones
a los informes
preliminares de visita
Consolidar
observaciones
A los responsables de las gerencias
de convenio en FONADE.
y sus anexos a fin de garantizar su
completitud, consistencia y calidad; y
analiza la información sobre el
avance y estado del proyecto; así
como las alertas emitidas con base
en la evaluación de los factores y
criterios del informe de visita y las
recomendaciones correspondientes.
Notas:
En
los
casos
que
corresponda también se analiza el
Informe de cierre de visitas.
Notificados, aportando al supervisor
de M&S del área de Planeación y
Gestión
de
Riesgos
la
documentación
que
considere
necesaria para aclarar los aspectos
reportados, con el fin que se revise
la calificación emitida por la firma
externa, si es del caso.
Nota: si después de 5 días de
remitido el informe preliminar de
visita, no se emiten observaciones o
aclaraciones por parte del gerente
del convenio, se entenderá que no
se tienen objeciones sobre el mismo.
Propias y las emitidas por los
gerentes
de
convenio
y/o
supervisores y remitirlas a las firmas
de monitoreo y seguimiento, junto
con los documentos aportados, con
el fin que estas realicen las
Página 9 de 11
Correo
electrónico con
el informe
preliminar de
visita
- Informe
preliminar de
visita.
Supervisor de
M & S Área de
Planeación y
gestión de riesgo
Supervisor de
M & S Área de
Planeación y
gestión de riesgo
X
- Informe de
cierre de
visitas
-Cuadro de
Control de
revisión de
informes
Gerentes de
Convenio /
Supervisores
Supervisor de
M&S o
Coordinador Área
de Planeación y
Gestión de
Riesgos
- Correo
electrónico.
-Correo
electrónico
buzón
documentos y
planes M&S.
CÓDIGO:
PAU004
VERSIÓN:
01
MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
MONITOREO
No.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
VIGENCIA:
RESPONSABLE
PUNTO DE
CONTROL
REGISTROS
modificaciones a que haya lugar al
informe preliminar de visita.
Nota: Es responsabilidad de los
gerentes
de
convenio
y/o
supervisores de contratos realizar
las transferencias documentales a
los correspondientes expedientes de
los proyectos o contratos visitados,
siguiendo lo establecido en el
Sistema de Gestión Documental de
la Entidad.
30
31
Gestionar la
realización de
ajustes al informe de
visita
Consolidar la base
de datos de los
proyectos visitados
Remitiendo la versión final al
supervisor de FONADE en un plazo
no superior a dos (2) días hábiles.
Director Firma
Externa de
monitoreo
Informe Final
de Visita
Según los resultados de las visitas
realizadas y se disponen los
informes de las visitas finales para su
consulta así como los demás anexos
y documentos adicionales que se
recopilen durante la visita de
monitoreo y seguimiento.
Supervisor o
Profesional de
soporte de
información de M
& S Área de
Planeación y
Gestión de
Riesgos
- Base de
datos de
proyectos
visitados.
- Informes de
visitas en la
unidad de red
compartida.
A los responsables de las gerencias
de unidad y gerencias de convenio
del proyecto en FONADE.
32
Notificar el informe
final de visita de
monitoreo
Nota: La copia de los informes de
visita, se hará en la Intranet, previo a
la notificación a las respectivas
gerencias.
Los informes en original suscritos por
las
firmas
de
monitoreo
y
seguimiento serán transferidos a la
carpeta del contrato de la firma de
monitoreo y seguimiento.
Gerente de área y
Coordinador de M
& S y profesional
de soporte de
información de
M&S Área de
Planeación y
gestión de riesgos
- Correo
electrónico.
-Informes en la
Intranet.
CONSOLIDACIÓN Y GENERACIÓN DE REPORTES GERENCIALES
33
Consolidar la
información de las
alertas emitidas
sobre los proyectos
visitados
Generando los informes ejecutivos
sobre los resultados de las visitas
realizadas y los factores y criterios
relevantes a los Gerentes de Unidad,
el Subgerente Técnico y la Gerencia
General
Verificar estado del
proyecto
Si el proyecto se encuentra en
estado
normal,
Fin
del
procedimiento.
- Presentación
de los
resultados del
ciclo de visitas
en Powerpoint.
- Informe
gerencial
dirigido al
Subgerente
Técnico
Coordinador de M
& S Área de
Planeación y
gestión de riesgo
DEFINICION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES
34
Página 10 de 11
Supervisor de
contrato o
Gerente de
X
CÓDIGO:
PAU004
VERSIÓN:
01
MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
MONITOREO
No.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
En caso contrario continúa en la
actividad 35.
Para
subsanar
los
aspectos
identificados en los proyectos con
estado con observaciones o crítico,
conservando las evidencias y
soportes sobre su cumplimiento.
35
Gestionar acciones
Realizar seguimiento
36
al estado del
proyecto
37
Reportar avances al
Subgerente Técnico
Nota: En los casos que el proyecto
se califique en estado crítico el
gerente de convenio y/o supervisor
debe remitir respuesta al supervisor
del área de Planeación y Gestión de
Riesgos indicando las acciones
iniciadas; de tal forma que en
siguiente visita se verifique su
cumplimiento.
Verificando el cumplimiento de las
actividades establecidas.
Sobre el estado y avance de los
proyectos
monitoreados y
el
cumplimiento a los planes definidos.
En caso que se requiera se
determinan ajustes o nuevas
acciones
Página 11 de 11
VIGENCIA:
RESPONSABLE
PUNTO DE
CONTROL
REGISTROS
convenio de
FONADE
- Soportes
Gerentes de
Convenio y/o
supervisor
Gerentes de
Unidad y/o su
gestor de riesgo
Gerentes de
Unidad
- Correo
electrónico.
X
- Reporte
informe de
visita
- Reporte de
avance
- Actas de
Reunión