5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS No

SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 1 de 18
1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e
identificación de los documentos y registros del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad
e Higiene en el Trabajo (SG-QHSE) de la Universidad Santo Tomás Seccional
Bucaramanga, con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso
por parte de todos los usuarios del Sistema Gestión QHSE.
2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,
guías, registros, entre otros.) del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el
Trabajo (SG-QHSE) y los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento del SG-QHSE y finaliza con la divulgación
del documento por parte del responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y los líderes de Procesos de
Gestión.
3.1 Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SG-QHSE en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo
con la naturaleza del servicio educativo de la Seccional.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento,
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la dirección.
ELABORÓ:
Nombre: J. ALONSO CELY I.
Cargo: COORD. QHSE
Fecha: 01/05/2013
REVISÓ:
Nombre: ALEXANDRA SANTANDER
Cargo: DIR. DTO GESTIÓN TALENTO
HUMANO.
Fecha: 01/05/2013
APROBÓ:
Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO
ALFARO
Cargo: RECTOR SECCIONAL
Fecha: 01/05/2013
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 2 de 18
3.2 Asistente – Practicante Profesional.
El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben
nuevamente.
- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la
Intranet.
- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
- Se socialicen los documentos.
- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la
información
- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.
3.3 Líderes de procesos
-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES
4.1
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La estructura documental del SG-QHSE de la Universidad Santo Tomás Seccional
Bucaramanga se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel
superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 3 de 18
DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 RESPONSABILIDADES EN LA CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Los documentos del SG-QHSE guardan coherencia con los lineamientos
establecidos en el Estatuto Orgánico, Estatuto Docente, Proyecto Educativo
Institucional, Plan de Desarrollo, Políticas Institucionales y los Programas de Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo y no se aceptan disposiciones contrarias a los
mismos.
Los documentos que no estén aprobados se consideran en elaboración o
actualización y no se permite su aplicación. La divulgación de los mismos solo se
realiza con fines de retroalimentación o de validación según sea el caso bajo, la
responsabilidad del líder del proceso.
Según el tipo de documento, se establece la responsabilidad, así:
VERSIÓN 01
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
TIPO DE
DOCUMENTO
POLÍTICA Y OBJETIVOS
DEL SG-QHSE
MANUAL Y PROGRAMAS
DE SALUD OCUPACIONAL
REGLAMENTOS
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 4 de 18
ELABORA
REVISA
APRUEBA
Coordinador de
Gestion en Salud,
Seguridad e Higiene en
el Trabajo
Director(a) de Recursos
Humanos/Representante de la
Dirección
Consejo Directivo
Director(a) de Recursos
Humanos/Representante de la
Dirección
Consejo Directivo
Coordinador de
Gestion en Salud,
Seguridad e Higiene en
el Trabajo
Según reglamento
Responsable del
proceso
CARACTERIZACIÓN DE
PROCESOS DEL SG-QHSE
PROCEDIMIENTOS,
INSTRUCTIVOS,
MANUALES, MATRICES,
GUÍAS DEL SG-QHSE
Consejos, según el tema.
Según reglamento
Coordinador de Gestion en
Director(a) de Recursos
Salud, Seguridad e Higiene en el Humanos/Representante de
Trabajo
la Dirección
Coordinador de Gestion en
Director(a) de Recursos
Salud, Seguridad e Higiene en el Humanos/Representante de
Trabajo
la Dirección
Quien Elabora
Coordinador de
Gestion en Salud,
Coordinador de Gestion en
Director(a) de Recursos
Seguridad e Higiene en Salud, Seguridad e Higiene en el Humanos/Representante de
el Trabajo /Practicante
Trabajo
la Dirección
Profesional
DOCUMENTOS
OBLIGATORIOS DE LA
NTC-OHSAS 18001:2007
4.3 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS
PROCE
DIMIENTO
INSTRUC
TIVO
OBJETIVO
A
ALCANCE
A
RESPONSABILIDAD
A
CONTENIDO
PROTOC
OLO
GUIAS
DE
MANEJO
A
A
A
O
A
A
A
O
A
A
A
MANUAL
CARACTE
RIZACION
MATRIZ
REGLA
MENTO
LINEAMIEN
TOS
NA
O
O
NA
NA
O
A
A
PLAN
GUIA
FORMATO
A
A
A
NA
NA
A
A
NA
NA
A
NA
NA
O
A
O
NA
NA
O
NA
NA
O
O
NA
NA
O
NA
NA
O
A
A
O
NA
NA
O
NA
NA
O
A
PRECISIONES
A
O
A
O
DESCRIPCION
A
O
A
NA
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
A
O
A
GLOSARIO
A
O
A
O
O
NA
NA
O
NA
NA
O
0
ANEXOS
A
O
A
A
O
NA
NA
O
NA
NA
O
NA
METODOLOGÍA
POBLACIÓN
OBJETO
EPIDEMIOLOGÍA
NA
NA
NA
NA
A
A
A
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
O
A
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
CLÍNICA
NA
NA
NA
A
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
DIAGNÓSTICO
ALGORITMO DE
MANEJO
INDICACIONES
NA
NA
A
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
A
A
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
A
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
A
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
A
A
A
A
A
A
NA
A
NA
A
O
A
COMPLICACIONES
HISTORIAL DE
CAMBIOS
A: APLICA
A
NA: NO APLICA
A
O: OPCIONAL
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 5 de 18
El contenido de los manuales, procedimientos, instructivo, planes, guías, formatos de
registro, matrices y otros institucionales varían de acuerdo con las necesidades de uso y
a la información de los mismos. A continuación algunas orientaciones generales que se
adaptan según sea caso en cada tipo de documento según el cuadro anterior.
4.3.1 Objetivo: describe brevemente el propósito del documento. Además puede incluir la
finalidad de la actividad o proceso. Responde a la pregunta: Para qué.
4.3.2 Alcance: determina quienes deben aplicar el documento, puede hacer referencia a
áreas, cargos o procesos, en todo caso, la referencia debe ser clara, para evitar
ambigüedades. Si hay aspectos que se excluyen, se deben mencionar con precisión.
Incluye los límites de la acción que orienta el documento desde la identificación de
necesidades hasta la divulgación del documento para su implementación.
4.3.3 Responsabilidad: Se definen los principales responsables de la aplicación del
documento, por su cargo.
4.3.4 Precisiones: Se describen los criterios y/o políticas particulares que se deben
considerar en la ejecución de los procesos o las condiciones y requisitos bajo los cuales
debe desarrollarse el mismo (herramientas, equipos y/o instrumentos de control,
actividades especiales, manuales, documentos, normas, etc.). En esta parte del documento
se puede ampliar alguna explicación que se refiera a una actividad descrita en el
flujograma, mencionando el número de la actividad.
4.3.5 Descripción del proceso: Se describe la secuencia de las actividades que se
documentan, indicando que se debe hacer, los responsables del mismo, los registros
resultantes y las observaciones necesarias para una fácil comprensión, aplicando el ciclo
PHVA.
La descripción del proceso se presenta en la siguiente tabla:
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
- Para la columna ACTIVIDAD, se puede utilizar texto, ó, diagrama de flujo; para el
diagrama de flujo se utilizan las siguientes formas:
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
SIMBOLO
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 6 de 18
DEFINICION DE SIMBOLOS
SIGNIFICADO
DEFINICION
INICIO / FIN
CONECTOR DE
LINEA
ACTIVIDAD
PROCESO O
PROCEDIMIENTO
PREDEFINIDO
DECISIÓN
#
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
Se emplea para el inicio o fin de diferentes actividades del procedimiento. En
su interior, se escriben los términos INICIO o FIN.
Con esta figura se representan dos situaciones diferentes:
• La unión entre símbolos.
• El movimiento físico de documentos.
Representa la actividad llevada a cabo para la ejecución o transformación de
información, recursos, bienes, entre otros. Se emplea en las situaciones que
dan nacimiento a un documento o incorporan elementos de información al
mismo.
Representa un proceso o procedimiento predefinido, documentado y
estandarizado, el cual cuenta con un flujograma propio, ya sea del mismo
Proceso o de otros con el cual tenga interacción.
Se emplea para la toma de diferentes caminos de acción que surgen en una
etapa del procedimiento ante una circunstancia planteada. En su interior se
formula una pregunta que genere las diferentes alternativas del procedimiento.
DOCUMENTO
Representa la información que requiera registrase en un formato electrónico o
manual, o los documentos que se deben tener en cuenta al desarrollar la
actividad.
CONECTOR
INTERNO
Representa el vínculo entre actividades que se hallan en diferentes partes de la
página. En su interior se escribe un número arábigo que sirva de vínculo.
CONECTOR DE
PAGINA
Representa el vínculo entre varias páginas. En su interior se escribe un número
arábigo que sirva de vínculo.
4.3.6 Documentos de referencia: Se registra el listado de documentos internos y externos
relacionados con el procedimiento o actividades que se documentan.
4.3.7 Glosario: Se registran las definiciones de aquellos términos utilizados en el
documento, que son importantes para su aplicación y que no son de uso común y fácil
comprensión, algunas definiciones pueden ser tomadas de la NTC-ISO 9000 y NTCOHSAS 18000. La definición de términos no contemplados por las citadas normas, pero
que es necesario incluir por la actividad o procesos que se documentan, deben hacerse de
manera clara y concisa.
4.3.8 Anexos: Sirven para ampliar la información contenida en el documento y facilitar su
comprensión, entre otros: diagramas de flujo, tablas, formatos, cuadros, gráficos, matrices,
etc.
4.3.9 Historial de cambios: Incluye
la fecha de modificación, la versión que fue
modificada y el cambio realizado al documento.
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 7 de 18
4.4 DISPONIBILIDAD
La documentación del SG-QHSE de la Universidad Santo Tomás Seccional Bucaramanga
se maneja en medio digital, por tanto, se consideran vigentes los documentos aprobados,
ubicados en el Menú principal del Sistema de Gestión Salud Ocupacional, Seguridad
Industrial E Higiene Ambiental en la intranet (http://intranet, ó, (http://172.16.7.6:82)
La distribución de los documentos institucionales (Tales como: Estatutos, Reglamentos,
Políticas entre otros) es responsabilidad de los procesos directivos a través de la
Secretaria General.
La fecha de actualización que aparece en la página WEB en los documentos
institucionales, corresponde a la fecha en que se incluyen en la WEB mas no a la fecha
de aprobación del documento la cual deberá ser consultada en el contenido del
documento.
Todo tipo de publicidad se controla a través de la fecha de emisión.
4.5
DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo
casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.
Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación, la Universidad
empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.
4.6. INDICACIONES DE FORMA E IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
4.6.1 Redacción: Usar un lenguaje sencillo y uniforme. Escribir textos en forma explícita,
clara, precisa y coherente, evitando ambigüedades. Emplear siempre el mismo término,
para expresar un mismo concepto.
4.6.2 Encabezado
El encabezado lo llevan todas las páginas de los documentos del SG-QHSE de la
Universidad, consta de:
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 8 de 18
a. LOGO: Logotipo de la Universidad Santo Tomás Seccional Bucaramanga.
b. NOMBRE DEL SISTEMA DE GESTIÓN
c. NOMBRE DEL ÁREA, DEPENDENCIA O DEPARTAMENTO AL CUAL
PERTENECE EL DOCUMENTO.
d. TITULO O NOMBRE DEL DOCUMENTO DEL SG-QHSE
e. VERSIÓN DEL DOCUMENTO: Identifica el número de ediciones que ha tenido el
documento; cuando se modifique la documentación aprobada, la versión aumenta
de la siguiente manera, Versión 01, Versión 02, etc.
f.
CÓDIGO: Identificación alfanumérica que se asigna a cada documento del SGQHSE. Este código se lo asigna la Profesional de Apoyo del SG-QHSE
b SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
TRABAJO (SG-QHSE)
e VERSIÓN 01
f CODIGO
P-SO-OH-XXXXX
a
c GESTIÓN EN SALUD,
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL
TRABAJO
d PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
DOCUMENTOS DE SG-QHSE
Página 1 de 1
Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Santo Tomás
Seccional Bucaramanga dependiendo de las necesidades de los procesos, se identifican
de la siguiente forma:
Estructura del Código: WW-XX-YY-ZZ
WW: Es el prefijo que identifica el tipo de documentos
XX: Es el prefijo que identifica la pertenencia al SG-QHSE.
YY: 2 letras que indican a que proceso pertenece el documento
ZZ: Es un numero consecutivo del documento.
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 9 de 18
4.6.3 Pie de Página
Se ubica en la primera hoja de todos los documentos del SG-QHSE, exceptuando el Plan
de desarrollo que no lo lleva y los formatos que llevan solamente la fecha de creación:
(dd/mm/aaaa) en la esquina inferior derecha.
ELABORÓ:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
REVISÓ:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
APROBÓ:
Nombre:
Cargo:
Fecha:
ELABORÓ, REVISÓ Y APROBÓ
 Nombre De quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento.
 Cargo: Cargo que ocupa quien elabora, quien revisa y quien aprueba el documento,
según sea el caso
 Fecha: día/mes/año de elaboración, revisión y aprobación del documento
4.7. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:



Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.
Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma
digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 10 de 18
La Universidad debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo
son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
4.7.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Los registros apropiados deben garantizar que sean:









Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.
Exactos: debe ser verificado.
Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
Claros: debe ser entendible para todos.
Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
Legible.
No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena
4.7.2. USO DE LOS REGISTROS
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO

Toma de muestras

Procesamiento y análisis de información

Almacenamiento y distribución

Exámenes realizados

Calibración de equipos

Abastecimiento y vigencia de los insumos

Control de calidad

No conformidades

Acciones correctivas

Entrega de informes

Entre otras…
ELABORÓ:
Nombre: J. ALONSO CELY I.
Cargo: COORD. QHSE
Fecha: 01/05/2013
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
REVISÓ:
Nombre: ALEXANDRA SANTANDER
Cargo: DIR. DTO GESTIÓN TALENTO
HUMANO.
Fecha: 01/05/2013
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 11 de 18
APROBÓ:
Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO
ALFARO
Cargo: RECTOR SECCIONAL
Fecha: 01/05/2013
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 12 de 18
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Líder del proceso
Elaborar borrador del documento y
enviar por correo a la Directora del
Departamento de Biblioteca con copia al
Profesional de Apoyo de corrección de
estilo para su respectiva revisión.
INICIO
1
Identifica necesidad de
creación o mejora de
documento
Revisa la adecuación de la
documentación
2
Corrector de Estilo
Las correcciones de ortografía y sintaxis
se hacen de manera directa en la
documentación en los casos donde la
mejora sea evidente. Sin embargo, en
los casos problemáticos para la
interpretación del sentido el corrector
enviará sugerencias y comentarios al
líder del proceso para que intervenga en
el texto antes de su envío como versión
final al Sistema de Gestión de la
Calidad.
De cualquier manera el corrector hará
llegar al líder del proceso la
documentación revisada.
3
La
documentación
requiere
ajustes?
SI
Modifica y envía
nuevamente al
corrector
Líder del proceso
En caso de requerir ajustes en partes
problemáticas para la interpretación el
líder
del
proceso
hará
las
modificaciones en las partes indicadas
por el corrector y le enviará nuevamente
el documento modificado al corrector de
estilo.
Líder del proceso
Enviar por correo al Coordinador de
Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo
con copia a la Profesional de Apoyo del
SG-QHSE el formato Solicitud de
Creación, Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector
de estilo)
NO
Solicita y justifica creación,
mejora o anulación de
documento
4
1
F-SO-OH-12
Solicitud de
creación, mejora
o anulación de
documentos
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Revisa solicitud y verifica
necesidad
NO
6
SI
7
8
Informa al
líder del
proceso
Registra aprobación en la
Solicitud de creación,
Mejora o Anulación de
Documentos
Auxiliar del
SG-QHSE
Se publican los nuevos documentos en
la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos
2
Según corresponda se
presenta al
Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.
Se diligencia la Parte 2 del registro
Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-SO-OH-12,
marcando la casilla de aprobado,
diligenciando
la
fecha
de
implementación del cambio.
Al editar los documentos se deben
registrar las firmas de elaboró, revisó y
Coordinador del Área de
aprobó, si aplica. El coordinador del
Salud, Seguridad e
Área de Salud Ocupacional informa al
Higiene en el Trabajo
líder
sobre
la
aprobación
del
documento.
Profesional de Apoyo
Una vez firmados los documentos se
SG-QHSE
identifican con Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para
Auxiliar SG-QHSE
formatos) y se adaptan en el aplicativo
disponible.
9
11
OBSERVACIONES
Profesional de Apoyo SGPara el caso de creación de
QHSE
documentos se realiza la respectiva
codificación y para mejora se actualiza
Auxiliar del
la versión.
SG-QHSE
Codifica y/o actualiza la
versión
Actualiza Listado Maestro
Control de Documentos
Página 13 de 18
Si es una solicitud de anulación, se
Coordinador del Área de registra y el proceso termina
Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo Cuando se considere necesario define
la intervención de un experto a fin de
retroalimentar el documento antes de su
aprobación final.
3
Emite y Aprueba
Documento
10
CODIGO
PR-SO-OH-006
Profesional de Apoyo SGRevisar la solicitud y evaluar la
QHSE
necesidad de crear, modificar o anular el
documento.
Auxiliar del
SG-QHSE
5
Aprobada la
Solicitud?
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
Profesional de Apoyo SGAl documento físico se le coloca el sello
QHSE
de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye
la versión anterior.
Listado Maestro de
Control de
Documentos
F-SO-OH-013
Profesional de Apoyo SGQHSE
Auxiliar del
SG-QHSE
Actualizar Listado Maestro Control de
Documentos F-SO-OH-013
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
No
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
RESPONSABLE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 14 de 18
OBSERVACIONES
2
12
Coordinador del Área de Se comunica al líder que el documento
Salud, Seguridad e
se encuentra liberado y se autoriza su
Higiene en el Trabajo uso.
Socializa con el líder del
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud
Libera Documento
Aplica documento en el
proceso correspondiente
Líder del proceso
13
3
FIN
Informar
los
cambios
de
la
documentación a los participantes del
proceso.
Socializa
el
contenido
de
los
documentos a fin de garantizar su
debida aplicación.
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 15 de 18
5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS
No
ACTIVIDAD
1
RESPONSABLE
INICIO
Los líderes de proceso con apoyo del
Coordinador de Gestion en
coordinador del Área de salud, seguridad e
Salud, Seguridad e Higiene
Higiene en el trabajo identifican los
en el Trabajo
registros incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e Higiene en el
Líderes de procesos
trabajo
Identificar los registros a
controlar
2
Hay solicitud o
necesidades
de registros
3
NO
1
SI
NO
Aprobación de solicitud
o necesidad de
registros
5
Informa al
líder del
proceso
SI
1
7
Establecer criterios de
control de registros
8
Actualización del listado
maestro
Socializa con el líder del
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud
Libera Documento
1
Si es una solicitud de anulación, se registra y
el proceso termina.
Cuando se considere necesario define la
Coordinador de Gestion en intervención de un experto a fin de
Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el documento antes de su
en el Trabajo
aprobación final.
Según corresponda se presenta al Consejo
Directivo para que autorice la creación,
mejora o anulación.
El Coordinador de Gestion en Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza
Coordinador de Gestion en
los registros que se generaron cambios y
Salud, Seguridad e Higiene
controla los cambios o nuevos documentos
en el Trabajo
relacionados con la estructura de los
documentos del SG-QHSE
Se autoriza y controla los
registros
6
Líderes de procesos
Enviar por correo al Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
con copia a la Profesional de Apoyo del
SG-QHSE el formato Solicitud de Creación,
Mejora o Anulación de Documento
F-SO-OH-12
junto con el documento
sometido a consideración
Coordinador de Gestion en
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de
Salud, Seguridad e Higiene
crear, modificar o anular el documento.
en el Trabajo
Revisar solicitudes o
necesidades de registros
4
9
OBSERVACIONES
El Coordinador de Gestion en Salud,
Coordinador de Gestion en
Seguridad e Higiene en el Trabajo establece
Salud, Seguridad e Higiene
criterios de control sobre los registros del
en el Trabajo
SG-QHSE
Listado Maestro
de Control de
Documentos
Actualizar Listado Maestro Control de
Coordinador de Gestion en
Documentos F-SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo
Se comunica al líder que el documento se
Coordinador de Gestion en
encuentra liberado y se autoriza su uso.
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
No
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
RESPONSABLE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 16 de 18
OBSERVACIONES
1
13
Aplica documento en el
proceso correspondiente
Líder del proceso
Informar los cambios de la documentación a
los participantes del proceso.
Socializa el contenido de los documentos a
fin de garantizar su debida aplicación.
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CODIGO
NOMBRE
F-SO-OH-012
SOLICITUD DE
CREACIÓN, MEJORA O
ANULACION DE
DOCUMENTOS
F-SO-OH-013
LISTADO MAESTRO
CONTROL DE
DOCUMENTOS
RESPONSABLE
DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
Coordinador de Gestion en
Intranet /Proceso Gestión en Salud,
Salud, Seguridad e
Seguridad e Higiene en el Trabajo
Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
Líder del Proceso
Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud,
Salud, Seguridad e
Seguridad e Higiene en el Trabajo
Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
Profesional de Apoyo
7. GLOSARIO
 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la
universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está
autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o
Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 17 de 18
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los
documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura
amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de
Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del
tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en una
oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas
en términos de precisión o claridad en su redacción.
8. ANEXOS
Anexo 1: Listado de códigos de los procesos
XX-YY
SO-DI
SO-OH
SO-GF
SO-GD
SO-GJ
SO-GR
SO-GH
SO-GB
SO-GS
SO-GC
PROCESO
Direccionamiento Institucional
Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Gestión Administrativa y Financiera
Gestión del Conocimiento Aprendizaje y Docencia
Gestión Jurídica y Legal
Gestión de Recursos Físicos
Gestión Humana
Gestión Bienestar Humano y Organizacional
Gestión de Adquisiciones y Suministros
Gestión de Comunicaciones
SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO
(SG-QHSE)
GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E
HIGIENE EN EL TRABAJO
PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS DEL SG-QHSE
Anexo 2: Listado de códigos de los documentos
WW
P
OR
MP
CP
MN
PR
IN
PT
F
MT
RG
OB
PG
CM
FI
CR
G
PL
TIPO DE DOCUMENTO
Política
Organigrama
Mapa de procesos
Caracterización de proceso
Manual
Procedimiento
Instructivo
Protocolo
Formato
Matriz
Reglamento
Objetivos
Programas
Compromiso
Ficha
Cronograma
Guía
Plan
9. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA DE
MODIFICACIÓN
VERSIÓN
MODIFICADA
22/07/2013
01
CAMBIOS REALIZADOS
Original
VERSIÓN 01
CODIGO
PR-SO-OH-006
Página 18 de 18