Plan de calidad de certificación Secretaría General de Gobierno

Secretaría General de Gobierno
Dirección General del Registro Público de la Propiedad y del
Comercio
Clave: PC-02-04-04
Fecha de emisión: 01/09/2011
Versión N°. 2
Página: 1 de 4
Plan de calidad de certificación
Elaboró
Revisó
Lic. Adrián Romero Castrejón
Lic. Rafael Sevilla Solórzano
Coordinador de Calidad
Aprobó
Lic. José Alberto Peregrina García
Director General del Registro Público
de la Propiedad y del Comercio
Director Jurídico
Secretaría General de Gobierno
Dirección General del Registro Público de la Propiedad y del Comercio
PLAN DE CALIDAD DE CERTIFICACIÓN
Clave: PC-02-04-04
Emisión: 01/09/11
Versión: 2
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para garantizar la expedición eficiente y oportuna de las copias certificadas o
constancias de certificaciones de los asientos y anotaciones existentes en el Registro Público de la Propiedad y
del Comercio.
2. ALCANCE
Aplica a todas las áreas de la dependencia involucradas con la actividad de certificación ya sea vía Web o vía
ventanilla.
3. POLÍTICAS
3.1 El personal involucrado revisarán y analizarán los documentos presentados para su expedición con
estricto apego al ordenamiento jurídico vigente.
3.2 Para todo trámite de certificación, el tiempo de respuesta no deberá exceder los tres días hábiles.
3.3 La política anterior no aplica en certificaciones con problemas jurídicos.
3.4 La vigencia y control de todo Registro de Calidad emitido por el SIRGA será mediante la fecha de
emisión del mismo.
4. MARCO NORMATIVO
4.1 Reglamento Interior del Registro Público de la Propiedad y del Comercio, artículo 70 fracción IX,
artículos98, 99 y del 100 al 105.
4.2 Código Civil para el Estado de Colima, articulo 2889.
4.3 Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Colima, se aplica supletoriamente.
4.4 Código Penal para el Estado de Colima, se aplica supletoriamente.
4.5 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001:2008, Requisito 4.2 Requisitos de la Documentación.
4.6 Manual de la Calidad del Registro Público de la Propiedad y del Comercio. Requisito 4. Sistema de
Gestión de la Calidad.
5. TERMINOS/ DEFINICIONES

Prelación: Antelación o preferencia con que algo debe ser atendido respecto de otra cosa con la cual se
compara.

Folio: Número progresivo que asigna el Sistema Administrativo Registral cuando se captura el nuevo
registro, éste es interno y sirve para búsqueda y modificación de inscripciones.

Certificación: Es la hoja que emite el Sistema Integral de Registro cuando un documento se inscribe,
dicha certificación se agrega en la parte final del documento, entre ella. Contiene una leyenda que dice:
Gobierno del Estado de Colima, otra de la Institución, número de contrato o escritura, ante quien se
celebró o ratificó, una breve descripción en el caso de inmuebles, folio, número de registro, foja, tomo,
volumen, sección, fecha de inscripción, nombre del Registrador y nombre del Director General, donde
ambos estampan su firma para autorizar la Inscripción.

Captura: Conjunto de información que se debe insertar en el Sistema dependiendo del tipo de
operación.

Recibo: Escrito o resguardo firmado en que se declara haber recibido dinero u otra cosa.

Escritura: Documento público, firmado con testigos o sin ellos por la persona o personas que lo
otorgan, de todo lo cual da fe el notario.
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
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PLAN DE CALIDAD DE CERTIFICACIÓN

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Versión: 2
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SIRGA: Sistema de Información Registral y Gestión Administrativa
6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD
PROCESO
ENTRADA
FLUJO
RESPONSABLE
PUNTOS DE
CONTROL
VINCULACIÓN
SALIDA
(Registros,
Indicadores)
Requerimientos
de Salida de
Resultados
Inicio
Numero de folio,
lote, manzana y
superficie.
Recibo de pago o
solicitud vía Web
No. de prelación
Certificado de
libertad de
gravamen y/o
asiento registral
firmado por el
Director General.
Recibe solicitud
de certificación
IT-02-04-06
IT-02-04-07
Elabora el
certificado
Entrega y/o
emisión de
certificado
 Ventanilla de
recepción y
entrega
 Portal Web
 Área de
certificación.
 Área de
validación.
 Ventanilla de
recepción y
entrega.
 Portal Web
 Usuarios
 Área de sistemas
 Área certificación
 Área validación
Validación de los
datos del
propietario
 Área de archivo
 Área jurídica
 Área de sistema
 Área de consulta
Cotejo de
información con
el acervo
histórico registral
Firma de quien
elabora
Usuario
Firma de
recibido.
Registro de
impresión en
servidor
N° de prelación
Certificado de
libertad de
gravamen y/o
asiento registral
Certificado de
libertad de
gravamen y/o
asiento registral
firmado por el
Director General.
Datos del
contribuyente
Numero de folio,
lote, manzana y
superficie
Nombre del
propietario
No. De folio
No. De prelación
Fecha de
certificación
Datos generales
del predio
Datos grales. de
la certificación
Nombre del
propietario
No. de folio
No. de prelación
Fecha de
certificación
Datos generales
del predio
Datos grales. de
la certificación
Fin
7. INDICADORES
Indicador
Fórmula
Frecuencia
Responsable
Eficacia en
cumplimiento del tiempo
# de trámites realizados en menos de
3 días / # de trámites normales
Semestral
Coordinador de Calidad
8. REGISTROS DE CALIDAD
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
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Registros
Tiempo de
retención
Responsable de
conservarlo
N/A
Solicitud de certificación
Permanente
Dirección de Organización
y Sistemas y Área de
Archivo
N/A
Recibo de pago
5 años
Dirección de Organización
y Sistemas y Área de
Archivo
N/A
N° de prelación
Permanente
Dirección de Organización
y Sistemas y Área de
Archivo
N/A
Certificado de libertad de gravamen
Permanente
Dirección de Organización
y Sistemas y Área de
Archivo
Clave
9. SECCIÓN DE CAMBIOS
No. de versión
Fecha de actualización
Descripción del cambio
01/09/2011
Se modifica el alcance.
Se modifican los puntos 3.2 y 3.3 de las políticas.
Se modifico diagrama.
Se elimina el apartado “Responsabilidades”.
Al apartado indicadores se le agrega la fórmula, la frecuencia y
responsable.
La sección de referencias se sustituye por “Marco normativo”.
En “Registros de Calidad” se modifican los registros de calidad,
se agrega el tiempo de retención y el responsable de
conservarlo.
Cambia la identificación PC-SI-03 por PC-02-04-04 y
estructura del formato de acuerdo a la GI-SG-01 Guía para la
emisión de documentos estandarizados.
1
26/11/11
Adición: la referencia a los procedimientos:
PR.SI.01 Presentación de solicitudes de certificación en
ventanilla.
PR.SI.02 Recepción y emisión de solicitudes de certificación
vía electrónica
0
N/A
2
Inicia su uso.
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”