Secretaría General de Gobierno Dirección General del Registro Público de la Propiedad y del Comercio Clave: PC-02-04-04 Fecha de emisión: 01/09/2011 Versión N°. 2 Página: 1 de 4 Plan de calidad de certificación Elaboró Revisó Lic. Adrián Romero Castrejón Lic. Rafael Sevilla Solórzano Coordinador de Calidad Aprobó Lic. José Alberto Peregrina García Director General del Registro Público de la Propiedad y del Comercio Director Jurídico Secretaría General de Gobierno Dirección General del Registro Público de la Propiedad y del Comercio PLAN DE CALIDAD DE CERTIFICACIÓN Clave: PC-02-04-04 Emisión: 01/09/11 Versión: 2 Página 2 de 4 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para garantizar la expedición eficiente y oportuna de las copias certificadas o constancias de certificaciones de los asientos y anotaciones existentes en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio. 2. ALCANCE Aplica a todas las áreas de la dependencia involucradas con la actividad de certificación ya sea vía Web o vía ventanilla. 3. POLÍTICAS 3.1 El personal involucrado revisarán y analizarán los documentos presentados para su expedición con estricto apego al ordenamiento jurídico vigente. 3.2 Para todo trámite de certificación, el tiempo de respuesta no deberá exceder los tres días hábiles. 3.3 La política anterior no aplica en certificaciones con problemas jurídicos. 3.4 La vigencia y control de todo Registro de Calidad emitido por el SIRGA será mediante la fecha de emisión del mismo. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Reglamento Interior del Registro Público de la Propiedad y del Comercio, artículo 70 fracción IX, artículos98, 99 y del 100 al 105. 4.2 Código Civil para el Estado de Colima, articulo 2889. 4.3 Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Colima, se aplica supletoriamente. 4.4 Código Penal para el Estado de Colima, se aplica supletoriamente. 4.5 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001:2008, Requisito 4.2 Requisitos de la Documentación. 4.6 Manual de la Calidad del Registro Público de la Propiedad y del Comercio. Requisito 4. Sistema de Gestión de la Calidad. 5. TERMINOS/ DEFINICIONES Prelación: Antelación o preferencia con que algo debe ser atendido respecto de otra cosa con la cual se compara. Folio: Número progresivo que asigna el Sistema Administrativo Registral cuando se captura el nuevo registro, éste es interno y sirve para búsqueda y modificación de inscripciones. Certificación: Es la hoja que emite el Sistema Integral de Registro cuando un documento se inscribe, dicha certificación se agrega en la parte final del documento, entre ella. Contiene una leyenda que dice: Gobierno del Estado de Colima, otra de la Institución, número de contrato o escritura, ante quien se celebró o ratificó, una breve descripción en el caso de inmuebles, folio, número de registro, foja, tomo, volumen, sección, fecha de inscripción, nombre del Registrador y nombre del Director General, donde ambos estampan su firma para autorizar la Inscripción. Captura: Conjunto de información que se debe insertar en el Sistema dependiendo del tipo de operación. Recibo: Escrito o resguardo firmado en que se declara haber recibido dinero u otra cosa. Escritura: Documento público, firmado con testigos o sin ellos por la persona o personas que lo otorgan, de todo lo cual da fe el notario. Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Secretaría General de Gobierno Dirección General del Registro Público de la Propiedad y del Comercio PLAN DE CALIDAD DE CERTIFICACIÓN Clave: PC-02-04-04 Emisión: 01/09/11 Versión: 2 Página 3 de 4 SIRGA: Sistema de Información Registral y Gestión Administrativa 6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD PROCESO ENTRADA FLUJO RESPONSABLE PUNTOS DE CONTROL VINCULACIÓN SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados Inicio Numero de folio, lote, manzana y superficie. Recibo de pago o solicitud vía Web No. de prelación Certificado de libertad de gravamen y/o asiento registral firmado por el Director General. Recibe solicitud de certificación IT-02-04-06 IT-02-04-07 Elabora el certificado Entrega y/o emisión de certificado Ventanilla de recepción y entrega Portal Web Área de certificación. Área de validación. Ventanilla de recepción y entrega. Portal Web Usuarios Área de sistemas Área certificación Área validación Validación de los datos del propietario Área de archivo Área jurídica Área de sistema Área de consulta Cotejo de información con el acervo histórico registral Firma de quien elabora Usuario Firma de recibido. Registro de impresión en servidor N° de prelación Certificado de libertad de gravamen y/o asiento registral Certificado de libertad de gravamen y/o asiento registral firmado por el Director General. Datos del contribuyente Numero de folio, lote, manzana y superficie Nombre del propietario No. De folio No. De prelación Fecha de certificación Datos generales del predio Datos grales. de la certificación Nombre del propietario No. de folio No. de prelación Fecha de certificación Datos generales del predio Datos grales. de la certificación Fin 7. INDICADORES Indicador Fórmula Frecuencia Responsable Eficacia en cumplimiento del tiempo # de trámites realizados en menos de 3 días / # de trámites normales Semestral Coordinador de Calidad 8. REGISTROS DE CALIDAD Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Secretaría General de Gobierno Dirección General del Registro Público de la Propiedad y del Comercio PLAN DE CALIDAD DE CERTIFICACIÓN Clave: PC-02-04-04 Emisión: 01/09/11 Versión: 2 Página 4 de 4 Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo N/A Solicitud de certificación Permanente Dirección de Organización y Sistemas y Área de Archivo N/A Recibo de pago 5 años Dirección de Organización y Sistemas y Área de Archivo N/A N° de prelación Permanente Dirección de Organización y Sistemas y Área de Archivo N/A Certificado de libertad de gravamen Permanente Dirección de Organización y Sistemas y Área de Archivo Clave 9. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 01/09/2011 Se modifica el alcance. Se modifican los puntos 3.2 y 3.3 de las políticas. Se modifico diagrama. Se elimina el apartado “Responsabilidades”. Al apartado indicadores se le agrega la fórmula, la frecuencia y responsable. La sección de referencias se sustituye por “Marco normativo”. En “Registros de Calidad” se modifican los registros de calidad, se agrega el tiempo de retención y el responsable de conservarlo. Cambia la identificación PC-SI-03 por PC-02-04-04 y estructura del formato de acuerdo a la GI-SG-01 Guía para la emisión de documentos estandarizados. 1 26/11/11 Adición: la referencia a los procedimientos: PR.SI.01 Presentación de solicitudes de certificación en ventanilla. PR.SI.02 Recepción y emisión de solicitudes de certificación vía electrónica 0 N/A 2 Inicia su uso. Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”